Procesos de agencias
Comencemos a crear un camino óptimo
El siguiente documento muestra algunos de procesos que debemos implementar con las agencias, con el fin de lograr una mayor optimización del uso del recurso, evitar los reprocesos y cambios innecesarios, y lograr disminuir al máximo los desperdicios.
Definición de Reprocesos & Cambios
Como parte nuestro flujo de trabajo con las agencias, procederemos a analizar cuantos reprocesos se están dando y en qué punto se están dando.
Para eso definiremos que es un reproceso y que no lo es.
¿Qué es un reproceso?
Contaremos como un reproceso el momento cuando se debe rehacer una tarea debido a errores o fallos en la ejecución, ya sea por parte de la agencia o del equipo interno.
Algunos casos podrían ser:
• Conceptos creativos deficientes: Que no cumplen con las expectativas y requerimientos solicitados en el brief.
• No uso de brief: Solicitudes creadas sin haber realizado el respectivo
envío del brief.
• Errores en entregas de AF: Artes finales con errores técnicos: que incumplen las restricciones y medidas del documento de Canales Digitales.
• Incumplimientos: En el respeto de libros de marca.
• Riesgos de reputación: Que representan un riesgo de reputación.
• Correcciones omisas: Correcciones mal aplicadas o ignoradas por la agencia a partir de la tercera llamada de atención por parte del Especialista.
• Cambios previamente aprobados: Solicitar un cambio sobre artes finales o videos ya aprobados.
¿Qué es un cambio?
Un cambio será aquello que implique una modificación o ajuste solicitado después de la entrega inicial de una tarea.
Definición de Reprocesos & Cambios
Los cambios no son artes o conceptos que se deban rehacer completamente.
Ejemplo:
• Cambios en la fecha de entrega de una tarea.
• Ajuste de textos o colores específicos.
• Cambios de fotografías (si esta implica re hacer el arte es un reproceso).
• Cambiar un elemento visual por otro (si está alineado con el brief).
• Solicitar un arte adicional.
Desperdicios
Un desperdicio será cuando se generan esfuerzos que no eran necesarios para cumplir con un objetivo. Por ejemplo:
• Materiales solicitados en exceso: Solicitar más artes, videos o versiones de las necesarias para una tarea específica.
• Solicitar más de 2 propuestas
creativas: Solicitar varias propuestas porque se desea tener variedad de opciones o bien, porque a pesar de que la agencia envía propuestas ninguna es del agrado (siempre y cuando esto sea debido a un brief o a un proceso mal gestionado a nivel interno).
• Tiempo no planificado: Retrasos indefinidos, falta de respuesta de solicitudes que obligan a invertir más tiempo en tareas que ya deberían haberse finalizado.
• Solicitudes sin utilizar: Campañas, artes, videos que se solicitaron pero que nunca fueron publicados.
• Uso ineficiente de las agencias: Labores menores que podrían haberse gestionado a lo interno, pero por alguna razón, fueron delegadas a las agencias. (Ver apartado de restricciones de Agencias)
Restricciones de Agencias & Especialistas
De Agencias
Ahora bien, para evitar desperdicios, en este caso de uso de horas, hay cosas que podemos o no podemos solicitar a las agencias, ya que no es la función para la cual están contratadas.
Tareas que se pueden solicitar
1. Creatividad y estrategia:
• Desarrollo de conceptos creativos.
• Creación de campañas digitales completas.
2. Diseño de materiales digitales:
• Desarrollo de artes según concepto creativo.
• Desarrollo de copys / captions creativos.
• Diseño / adaptaciones de artes según formato requerido.
• Creación de videos / animaciones para contenido digital.
• Realización de cambios en editables desarrollados por ellos mismos o creados por otras agencias.
• Reuniones para creación conjunta de ideas (peloteo).
• Reuniones para revisiones de brief o conceptos propuestos por parte de las agencias.
• Carga de archivos con artes en alta calidad (AF) a plataforma Sharefile.
Tareas que no se pueden solicitar.
1. Tareas administrativas:
• Descargar / cargar archivos de plataformas externas: WeTransfer, Google Drive, Dropbox, entre otras.
• Generación de brainstormings sin fundamentos. Esto no puede darse sin objetivos específicos del especialista (Brief)
• Generaciones de SMS, ya que es el
• Adaptaciones de los contenidos audiovisuales a las diferentes plataformas.
Restricciones de Agencias & Especialistas
especialista quién debe crear este contenido.
2. Tareas creativas
• Información faltante: Enviar briefs con información o insumos faltantes.
• Exceso de materiales: Cuando se solicitan materiales que no se van a utilizar se toma como desperdicio. No se permitirá que el backup de artes exceda 2 materiales.
• Despliegue de campañas excesivos: Esto aplica para aquellas tareas operativas de bajo impacto, donde el despliegue de materiales no es acorde a la importancia que esto tiene para la organización.
De Especialistas
Los Especialistas no deberían crear o modificar artes / animaciones, salvo situaciones donde se amerita una ejecución rápida. Si esto sucede debe
considerarse que hacer artes internos puede crear discordancias gráficas entre lo creado por las agencias y lo que se crea por parte del Especialista.
Por tanto, se debe mantener un estándar visual acorde al material existente. Si este escenario sucede, los archivos siempre deben poder estar a disposición de terceros en caso de vacaciones o ausencia del Especialista. Por lo tanto, se plantean los siguientes puntos:
• Acceso al material: Los artes realizados por el especialista deben quedar en Sharefile, no en la computadora de trabajo. El material pendiente debe quedar en un excel detallado, con links de las tareas. Además, debe verificar que su backup tiene acceso a estas plataformas, dejando a su vez a las personas con las que debe tratar ciertos temas pendientes en una lista para que
Restricciones de Agencias & Especialistas
durante su ausencia el desarrollo de la tarea sea exitoso.
• Backup: Deberá indicar quién recibirá el material a la agencia (backup) que quede pendiente de revisiones o seguimientos, así como para responder dudas o consultas si las agencias o cliente interno así lo requiere.
En caso de vacaciones
• Informar a la agencia: Se debe avisar preferiblemente con un mes de anticipación para evitar que los trabajos se realicen en la semana antes de su salida y evitar saturación de solicitudes en ese último plazo.
• Material aprobado: El material aprobado debe quedar a disposición de los encargados para su pauta y publicación, según sea el caso. En caso de que este proceso no suceda, el material se dejará en HOLD y el
Especialista asumirá la responsabilidad de que su distribución, publicación o pauta se vea afectada de forma directa o indirecta por la falta de directrices claras.
Apoyo del Coordinador de Diseño
• Si se da un reproceso que afecta tiempos de entrega.
• Si no hay claridad sobre cómo proceder con una solicitud o corrección.
• Si los tiempos de respuesta de la agencia generan atrasos significativos.
• Si ya no hay recurso de horas con una agencia determinada.
• Si hay desperdicios recurrentes en materiales, tiempo o gestión de recursos.
Categorización según tipo de campaña
Para BAC es muy importante implementar mecanismos internos que nos ayuden a planificar mejor.
Para eso dividiremos las campañas internas en diferentes categorías.
Prioritarias
Campañas con mayor impacto en los objetivos comerciales y que requieren la atención inmediata y principal de todo el equipo.
¿Qué requiere? Asignar más recursos y seguimiento frecuente. Deben ser el eje de equipo.
Estrátegicas
Campañas importantes y que aunque no son urgentes, son cruciales para alcanzar los objetivos.
¿Qué requiere? Se necesita revisar periódicamente para asegurar que están alineadas y ajustar según el proceso.
Operativas
Actividades y campañas de menor impacto y monitoreo que se realizan para mantener la operación diaria o mantenimiento de objetivos.
¿Qué requiere? Menor seguimiento, asegurándose que las tareas se cumplen sin desviar recursos de otras categorías.
Promedio de horas por solicitud
Como parte de los esfuerzos de planning, se ha creado una guía para que la ejecución de una tarea pueda ser calculada.
Este tiempo se anota también en el brief y ayudará a ser más conscientes del tiempo que se ejerce sobre la agencia y lo que conlleva cada tarea.
A continuación, una media de tiempo.
• Media baja: De 1.5 h.
• Media alta [mayor creatividad]: 3h.
¿Qué quiere decir esto? Quiere decir que, si se tiene X cantidad de materiales, se multiplican esos materiales por la cantidad de tiempo que podría conllevar según el tipo de tarea.
Ejemplo: 15 materiales (de una continuidad de concepto) puede tomar
alrededor de 22.5h horas, tomando como valor más bajo 1,5h, si la tarea es de media baja.
¿Qué brinda esto? Tiempos estimados del uso de agencia.
Puedo detectar si las solicitudes y el tiempo que requieren las tareas son acordes a la categorización que se le está dando a la campaña (véase Prioritaria, Estratégica u Operativa).
Además, permite conocer si el despliegue que está tomando la tarea merece tanto recurso de tiempo y materiales, o si hay otras que requieren enfoque de forma que se vuelva más estratégica.
Tabla de estimaciones
Ahora bien, tomando como base esas medias se creó el siguiente cuadro para estimar tiempos por material. Esto es únicamente para uso del Especialista.
Tipo de material Requerimiento Duración estimada
Post estático Diseño simple con imagen 1h a 1.5h
Post estático Diseño con mayor complejidad 3h
Carrusel
Serie de imágenes 2.5h
Banner Con creatividad 1.5h a 2h
HTML Con creatividad 2h
Infografía
Visualización de datos 3h
Post animado Tipo video GIF 4h
Video 30s Material stock 4h-5h
Tiempos de antelación
Se debe conocer los tiempos que se requieren para crear campañas de mayor demanda. Por esta razón se crearon tiempos estimados de anticipación desde que una campaña
De 14 - 20 materiales aprox.
Escenarios contemplados:
- Se cuenta con más tiempo para trabajar
- Se utilizarán conceptos ya desarrollados o KV.
- Son campañas nuevas (pequeñas o medianas)
- Hay un nivel de urgencia intermedio
- La complejidad creativa es media.
De 20 materiales aprox.
Escenarios contemplados:
- Se cuenta con más tiempo para trabajar
- Se utilizarán conceptos ya desarrollados o KV.
- Son campañas nuevas (pequeñas o medianas)
- Hay un nivel de urgencia intermedio
- La complejidad creativa es media.
De 22 materiales aprox.
Escenarios contemplados:
- Con menor tiempo de trabajo
- Diseño predeterminado.
- AO y tareas pequeñas
- La complejidad creativa es baja.
es solicitada hasta que es entregada. Es importante mencionar que estos plazos son estimados, pero permiten planificar con mayor detalle.
Tiempos estimados:
- Creatividad: De 2 a 3 días
- Diseño: 1, 5 a 3 días
- Total: 8 días aprox.
Tiempos estimados:
- Creatividad: 2.5 días
- Diseño: 3 días
- Total: 6 días aprox.
Tiempos estimados:
- Creatividad: 2.5 días
- Diseño: 2.5 días
- Total: 6-7 días aprox.
De 35 - 40 materiales aprox.
Escenarios contemplados:
- Se cuenta con más tiempo para trabajar
- Se utilizarán conceptos ya desarrollados o KV.
- Son campañas nuevas (pequeñas o medianas)
- Hay un nivel de urgencia intermedio
- La complejidad creativa es media.
Tiempos estimados:
- Creatividad: De 3.5 días
- Diseño: 3.5 días
- Total: 7.5 - 9 días aprox.
* Se contemplan animaciones. Plazos varían según complejidades o rondas de cambios.
* Campañas AO: se requieren solicitar con 45 días mínimo de contra fecha de entrega.
Key Visual
Siempre se deberá solicitar 2 conceptos de Key Visual, con la adaptación de máximo 3 medios (artes) para cada uno.
Una vez aprobado el concepto gráfico, se gestionará la producción de todos los demás artes.