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Brújula
Alimentos
Estimado Colaborador: La brĂşjula es un material de apoyo en relaciĂłn a los procesos Internos de Higiene que muestra la interfaces con el departamento de ventas El objetivo principal de esta herramienta es facilitar y agilizar el acceso a un conjunto de reglas y procedimientos referentes a sus actividades. Contar con este material te permitirĂĄ tener una herramienta a la mano de consulta de una forma prĂĄctica y eficaz. Esperamos que sea de utilidad.
Registro de clientes Canal de Comunicación
Etapas
Descripción
Rol de ventas
Interfaces
Alta de nuevos clientes
Para dar de alta a nuevos clientes, ventas es el responsable por conseguir la documentación necesaria (Razón Social, RFC, alta en Hacienda, etc) y entregarla al área de crédito para que se verifique la situación del cliente, se realice el alta en el sistema. Crédito turna a ventas y a servicio a cliente esta información, y genera el número de cliente. La documentación que recibe finanzas se queda en su resguardo y archivo
Entregar la documentación necesaria.
Finanzas Argentina
Crédito / Servicio a Clientes
Políticas de Clasificación de clientes
Existe una clasificación de clientes de acuerdo al monto de ventas, esta categoría nos ayudará a fijar el precio adecuado en base al potencial de compra del cliente. La información se encuentra en la política de precios, disponible en el site de marketing.
Identificar la clasificación del cliente
Marketing
Marketing
Definición de Límite de crédito
A) En base al pronóstico de venta que el vendedor defina con el cliente. b) Si el cliente muestra historial crediticio adecuado con otros proveedores. c) Si su reputación y buen nombre lo avalan
Solicitud de límite de crédito
Finanzas y Dirección de Ventas
Formatos y mayor información en el site de finanzas.
Definición de tiempos de pago
30 Días
NA
Finanzas Argentina
Finanzas / Ventas, cerrar el círculo y avisar formalmente al cliente.
Administración de pedidos Etapas Política de pedido mínimo
Descripción La política establece lineamientos en los siguientes sectores: - Finished Manufacturing, importe mínimo de $1,500.00 + IVA - Canales indirectos, pedidos mayores a $5,000.00 + IVA - Grupo Bimbo beberá ingresar pedidos mínimos de $1,000.00 + IVA
Rol de ventas
Interfaces
Gerentes regionales deberán aprobar las excepciones, con el visto bueno de la Dirección Comercial
Value Chain
Canal de Comunicación
Las excepciones son para los clientes que se establecen con notas de salida BLFacturación mensual. Cualquier excepción a lo antes descrito, podrá solicitarlo el representante de ventas y deberá ser autorizado por el Director Comercial.
Ingreso de pedidos Los pedidos se deberán ingresarse al sistema, ya sea a través de una orden de Requerimiento del pedido y compra, vía correo electrónico y consulta de Portales. El área Comercial deberá enviar el “formato de pedidos” establecido para la captura del mismo. Anexando y/o haciendo referencia de la orden de compra correspondiente. Este formato contiene la información indispensable para programar la entrega en tiempo y forma. - Fecha de solicitud de entrega - Razón Social - Domicilio de entrega - Indicaciones especiales - Producto ( Cantidad, código y descripción) En este documento, debe de indicarse el tipo de documento a emitir: A) SO - Facturación directa de entrega B) BL - Es un envío de productos para servicio, nota de salida c) SA - Es una muestra que se emite con una nota de salida d) ST - Es una transferencia de mercancía entre almacenes. e) SO de No Stock - Es una factura por servicio. El proceso de liberación tiene establecidos horarios para captura: 11:00 am, liberación por parte de crédito : liberación por parte de crédito por parte de crédito a las 12:00 pm y el proceso de facturación, inicia a partir de las 13:00 pm. NOTA: El pedido puede llegar directo de las gestiones de los compradores de nuestros clientes y es necesaria la confirmación de la recepción del pedido y su fecha de entrega.
seguimiento a las órdenes de compra que el cliente le remite directamente a su correo.
Servicio a Cliente
Servicio a cliente 01800 - 90-66900
Administración de pedidos Canal de Comunicación
Etapas
Descripción
Rol de ventas
Interface
Etapas de aprobación del pedido.
La primera etapa es el registro del pedido en el sistema. La segunda es la liberación por parte de crédito, la tercera es la aprobación del pedido, la cuarta es la confirmación del pedido y la quinta es la emisión de la factura en JD Edwards. La última etapa es la factura electrónica. En este inter de las etapas, se considera la liberación de los productos que estuvieron en estatus de back order. La facturación de los pedidos se realiza con base al calendario de rutas de salidas establecido.
En caso de que el pedido esté detenido por crédito, el área comercial, deberá gestionar la liberación del mismo.
Área Comercial, Crédito y Servicio a Clientes
Servicio a Clientes
Datos faltantes del pedido
Los pedidos pueden no ser ingresados al sistema por las siguientes causas: a) Falta el código del cliente - domicilio de entrega b) No hay precio registrado en el sistema c) Código del producto obsoleto
El Área Comercial es responsable en su totalidad de gestionar lo antes descrito
Área Comercial / Servicio a Clientes y Marketing en el tema de falta de
Servicio a clientes
a) En base al pronóstico de venta que el vendedor defina con el cliente. b) Si el cliente muestra historial crediticio adecuado con otros proveedores. c) Si su reputación y buen nombre lo avalan
Plazo de entrega del pedido
Los pedidos se entregan con base al calendario de rutas de salida establecidas. La solicitud de una entrega directa, debe ser autorizada por el Director del Área. En una situación de back order, el pedido se envía fuera de la ruta establecida directamente al cliente, este proceso requiere de la autorización de el director de Value Chain
El Área Comercial, gestiona la autorización para una entrega directa “urgente”
Solicitud incompleta en el sistema
Cuando existe una entrega parcial, la coordinación con el área comercial es directa , entonces se busca la opción de entregar en la siguiente ruta correspondiente o enviar a través de un flete directo.
Coordinación entre servicio a Clientes - Área Comercial
Servicio a Clientes, Área Comercial y Logística
Servicio a Clientes.
Seguimiento al pedido
Toda entrega deberá de constar de: 1) Factura 2) Orden de compra anexa* 3) Hojas y fichas técnicas* 4) Indicaciones especiales del entrega ( Horario, contacto, identi ficación de almacén* *en el caso en el que el cliente lo requiera En el caso de notas de salida, puede aplicar todo lo anterior. Depende de los requerimientos del cliente.
Informar de todos aquellos requerimientos para la entrega del pedido
Área comercial - Servicio a clientes
Servicio a Clientes.
Servicio a Clientes.
Portafolio, Productos y Equipos Etapas
Descripción
Canal de Comunicación
Rol de ventas
Interfaces
Se solicita a Marketing el alta o formulación de un producto con caracteSolicitud de un nuevo producto o rísticas específicas para incorporarse al portafolio. Hay que apegarse al procedimiento. una nueva presentación de un producto existente
Ventas genera un Formato PIA (Product Information Assessment) y entrega a marketing para su gestión
Marketing / Portafolio
Marketing / Portafolio
Planeación de la demanda / S&OP
Retroalimentación a planeación de la demanda acerca del escenario de ventas de los productos existentes y proyectos.
Value Chain / Marketing
Servicio a Clientes
Gestión de piezas, El Área de ventas negocia la venta y comodato de equipos. La solicitud de reposición de refacciones es responsabilidad de ventas y gestionada por repuestos y el área de ingeniería en Interface directa con el cliente. equipos
Solicitar los equipos y piezas
Ingeniería
Servicio a Clientes
Gerenciamiento de Obsoletos
El Área de Value Chain informa de los productos obsoletos a ventas y a Marketing para que en conjunto tomen las acciones correspondientes a estos productos. La estrategia de comercialización de los productos obsoletos es responsabilidad de Marketing y de la Dirección Comercial quienes definen las acciones correspondientes.
Cuando se notifica a ventas, de la oportunidad, deberá de gestionar la promoción de estos productos.
Value Chain, Marketing, Dirección Comercial.
Finanzas / Ventas, cerrar el círculo y avisar formalmente al cliente.
Información de productos ( Fichas Técnicas, Hojas de Seguridad, Brochures, etc)
Todo el material está disponible en el Site de Marketing. En el caso de requerir algún material específico que ahí no se encuentre, hay que solicitarlo a Marketing
Buscar la información en el Site de Marketing y retroalimentación de la información que se encontró o no se encontró.
Marketing
Site de Marketing
El Área de ventas es responsable por informar el escenario de demanda de los clientes y determinar las necesidades de volúmenes requeridos de productos existentes. Los gerentes regionales deben de informar la perspectiva de ventas y junto con los Directores Comerciales participan en la reunión mensual de S&OP
Precios Etapas
Rol de ventas
Interface
Todos los productos existentes tienen fijados un precio de lista. La lista de precios está ubicada en el site de Marketing. Así mismo se encuentra una política de precios, a la qué el Representante de ventas deberá de apagarse para ofertar productos nuevos y clientes nuevos. Cuando existe un proyecto especial o licitación Marketing junto con la Dirección Comercial, pueden revisar y establecer los precios estratégicos en específico. En el caso de las KA es responsabilidad del Gerente de KA establecer los precios adecuados para cada cuenta, marketing puede soportar con la información de costos y análisis necesarios. En algunos casos, es necesario generar un P&L que permita tomar decisiones asertivas para sugerir un precio o precios de productos / equipos / costos garantizados, etc. Por lo que es importante la participación Finanzas.
Ventas consulta el precio correspondiente en la lista de precios. El Gerente correspondiente, autoriza el precio para que finanzas lo ingrese en el sistema.
Marketing / Finanzas
Precios / Política de precios. Ubicada en el site de Marketing.
Definición de propuestas comerciales. ( Fuera
Ventas analiza con el Director, Gerente Regional y Marketing.
Realizar las propuestas y obtener la autorización del Gerente o Director
Ventas
Ventas
Notas de Salida, Remesas
Esta dentro de la política de facturación. Acción más común para venta de equipos de activo fijo, envío de muestras fuera de sistema, etc.
Servicio a Clientes / Fiscal
Servicio a Clientes
Muestras
Existe una política de muestras a la cuál se deberá de apegar cualquier solicitud que se realice a Servicio a Clientes
Generar la solicitud correspondiente.
Marketing / Calidad / R&D / Servicio a Clientes
Servicio a Clientes.
Política para solicitud de equipo en comodato
Se debe de realizar la solicitud de finanzas correspondiente, entregando el soporte de ventas y financiero que respalde la viabilidad del proyecto de inversión y obtener el visto bueno de la Dirección Comercial.
Ventas debe realizar los cálculos de viabilidad (P&L) y validarlos con Finanzas.
Finanzas
Finanzas
Listas de precios / Política Comercial / Promociones y Descuentos Adicionales
Descripción
Canal de Comunicación
de políticas de precios)
Etapas
Canal de Comunicación
Descripción
Rol de ventas
Interface
El analista de crédito y cobranza que además es responsable de cada negocio , da seguimiento a los adeudos vencidos del cliente y a las liberaciones o detenciones de los pedidos. Ningún cliente se libera si tiene adeudos vencidos o ha excedido sus límites de crédito.
Ventas debe revisar con el cliente cuando sea necesario
Finanzas Argentina
Revisar la adecuada facturación de los productos.
Servicio a clientes
Servicio a clientes
La política de entregas está alineada a la clasificación del cliente y a código referido en el sistema. En general, la empresa entrega el producto a Zimag y/o a la transportadora asignada a la ruta geográfica que entregará los productos. Cuando el pedido se requiere urgente o directo, tiene que ser aprobado por la Dirección Comercial, para lo cuál es necesario generar una solicitud de flete directo por parte del vendedor. Servicio a Clientes es el responsable de gestionar todo el proceso.
El vendedor es responsable de generar la solicitud correspondiente.
Servicio a Clientes
Servicio a Clientes
El servicio de asistencia técnica, abarca: la instalación, puesta en marcha , pruebas y piezas de reposición. El apoyo de ingeniería para la implementación de innovaciones no es cobrado. Previa autorización del Director Comercial. Para solicitar servicios de asistencia técnica, es necesario contactar directamente al responsable del área.
Contactar al área correspondiente para coordinar el apoyo necesario.
Ingeniería
Ingeniería
Crédito Verificación de las deudas pendientes y vencidas
Facturación de productos Facturación de productos
Servicio a clientes emite la relación de facturas verificando problemas de: crédito, fechas de entrega o condiciones especiales. Si es necesaria alguna acción específica, ventas es notificado.
Políticas de entrega Políticas de Entrega
Servicios Ingeniería y Equipos
Etapas
Descripción
Rol de ventas
Interface
El entrenamiento para las mejores aplicaciones de productos químicos es un componente de la propuesta de valor, por lo que los entrenamientos no son cobrados siempre y cuando, formen parte de la propuesta de valor o implementación de un producto nuevo / aplicación nueva en el cliente. Sin embargo; se deberá de analizar el costo de inversión en el P&L de la propuesta correspondiente. En el caso de las KA las negociaciones son específicas de cada cuenta.
Solicitar y coordinar el entrenamiento correspondiente.
Especialistas en aplicaciones / marketing / líder de Sector.
Marketing
Gestión de recla- El vendedor deberá notificar a las áreas de calidad, portafolio y marketing mos por temas de acerca del reclamo del producto, para que el equipo esté enterado y de seguimiento y solución puntual a la queja correspondiente. calidad en el producto.
Ventas genera el reporte en el formato correspondiente a la reclamación y dará seguimiento a la respuesta aclaratoria.
Calidad
Calidad
Acceso solamente a nivel gerencial
Finanzas
Finanzas
Servicios Entrenamiento a clientes.
Canal de Comunicación
Calidad
Reportes de Ventas / Financieros Solicitud de reportes de ventas
Los reportes de ventas se emiten de manera mensual y se encuentran disponibles en el site de finanzas. De ahí se puede descargar toda la información a detalle ( Mes, Cuenta, Corporativo, Sector, Sub Sector, Período, etc). Además los P&L del negocio y de cada cliente están disponibles.