Escola Secundária Cacilhas-Tejo
Circuito da Documentação
Módulo 14
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Trabalho realizado por: Ana Duarte, nº1 Cristiana Silva, nº5 Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Cristina Santos
Índice
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Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, proposto pela professora Cristina Santos. Neste trabalho pretendemos aprofundar os nossos conhecimentos acerca do Circuito da Documentação, referente ao módulo 14. Vamos abordar um tema principal e vários subtemas, tais como:
Conceito de documento;
Tipos de documentos;
Receção, registo e distribuição de correspondência;
A receção dos documentos;
A abertura da correspondência;
Leitura dos conteúdos;
Arquivo.
Realizámos este trabalho em Word e para a apresentação fizemos em PowerPoint, para ser de mais fácil compreensão.
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Circuito da Documentação O circuito da documentação não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário. As fases da documentação são: 1. Abertura; 2. Registo de entradas; 3. Distribuição; 4. Resposta ou arquivo; 5. Assinatura; 6. Registo de saída; 7. Expedição.
A abertura: No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. A abertura pode ser: Manual;
Com ajuda de máquinas.
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Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis. Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e elétricas) que permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas.
O Registo de entradas: Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. A distribuição: Pode ser feita de diversas formas, mas sempre de forma a poder ser controlada. E, para esse efeito utiliza-se o chamado livro de protocolo. A resposta ou arquivo: Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada. O que significa que: 1. Se não for necessário dar sequência ao assunto, a correspondência vai
imediatamente para o arquivo, com a devida indicação no canto superior esquerdo e a assinatura do ordenando; 2. Se é necessário uma resposta, devem ser feitas as anotações necessárias para a
sua execução ou, então, se for o caso, o próprio destinatário encarregar-se-á de a escrever. Os documentos recolhidos têm três destinos: 1) Arquivo definitivo (fase permanente): processos não descartáveis por possuírem conteúdo relevante ou de caráter histórico para o Tribunal, devendo permanecer preservados fisicamente. 2) Arquivo provisório (fase intermediária): processos ainda detentores de valor arquivístico, passíveis de reabertura, nova apreciação ou ocasionais consultas 5
solicitadas por unidades do Tribunal ou demais interessados. Depois de cumprida a fase intermediária desses documentos, eles são encaminhados ao destino final (descarte ou arquivo definitivo) de acordo com o que estabelece o código de classificação por assunto. 3) Rejeição: processos que, tendo cumprido o objetivo na fase intermediária e desapercebidos de valor permanente, são encaminhados para a fragmentação.
Ciclo de vida dos documentos O ciclo de vida dos documentos é composto por até três fases, nas quais são aplicadas técnicas específicas para a preservação:
Fase Corrente: ocorre na unidade responsável pelo atendimento da
procura relativa do documento. É o período em que o mesmo deve permanecer na Unidade aguardando possíveis intervenções.
Dessa forma, deverá ser considerado como data-base para o cálculo
do prazo de permanência na Unidade o estabelecido na Tabela de Temporalidade, no campo “Prazos de Guarda - Fase Corrente”.
Fase Intermediária: ocorre após o cumprimento do prazo da fase
corrente, quando os processos não destinados a descarte imediato são encaminhados à secção para arquivamento. Os processos devem estar acompanhados da Guia de Transferência de Documentos.
Destino final: ocorre após o cumprimento das fases corrente ou
intermediária, quando os processos serão arquivados permanentemente ou descartados.
Assinatura: Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada.
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Registo de saída: Como já foi dito relativamente à entrada de correspondência, o registo
das
saídas
também
é
normalmente
feito
em
livro
próprio.
Devem ser tiradas cópias aos originais e encaminhadas devidamente. Expedição: Antes da correspondência ser inserida no sobrescrito deve-se verificar se: A carta está datada e assinada; Contém o material referido em anexo; O endereço corresponde ao do sobrescrito.
Documento Documento é tudo aquilo que represente ou expresse por meio de sinais gráficos (escrita, diagramas, mapas, algarismos, símbolos) um objeto, uma ideia ou uma impressão. A Documentação é o conjunto de documentos, que são todas as fontes contendo informações que ajudem a tomar decisões, comuniquem decisões tomadas, registem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo. Com a documentação escolhemos a sequência apropriada para desenvolver sistemas. Podemos gerenciar projetos, educar, antecipar, executar planeamento de capacidade, gerenciar expectativas.
Tipos de Documentação Documentação Comercial; Fatura Nota de encomenda Nota de débito Nota de crédito 7
Recibo Carta comercial
Documentação Administrativa; Interna Requerimento Aviso Circular Ata Relatório Reclamação 8
Externa Oficio Notificação Memorial Petições Protocolos Atestado Certidão 9
Declaração Anuncio Leilões Hasta pública
Ofícios: São comunicações oficiais de carácter administrativo e tem habitualmente a estrutura da carta comercial. Notificações: É a ação e o efeito de notificar. O conceito também é utilizado para designar o documento em que se faz constar a resolução comunicada. Memoriais: Refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto. Petições: Formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com que o faz. Procuração: É o documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Protocolo: Significa, algo que se predispõe a por algo pronto a ser utilizado, através de recursos a ele atribuídos, ou ainda, é a padronização de leis e procedimentos que são dispostos a execução de uma determinada tarefa. Atestado: Documento firmado por escrito, por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento a favor de pessoas, mesmo que não haja registo formal. Certidões: Afirmação feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Certificados: É um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado que possui o diploma.
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Declaração: É a afirmação verbal ou escrita, declaratória da existência ou não de um direito ou de um fato em relação a algo ou alguém, não importando se é favorável ou não. Anuncio: É uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. Leilões: É
uma
modalidade
de
negociação,
muito
difundida
em órgãos
públicos e empresas privadas, do qual administradores e servidores necessitam solucionar de maneira simples e rápida a compra ou venda de bens. Hasta pública: É a alienação forçada de bens penhorados, realizada pelo poder público, por leiloeiro devidamente habilitado, pelo porteiro ou por um auxiliar da justiça. Documentação Bancária; Cheque Letra Transferência bancária Livranças Extratos de fatura Cartões de crédito Cartões de débito
Cheque: É a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao sacado (banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro (beneficiário) uma determinada quantia. Letra: É um título de crédito à ordem sujeito a formalidades, através das quais uma pessoa (sacador) ordena á outra, que lhe pague a si ou a terceiro (tomador) uma certa importância em determinada data. 11
Transferência bancária: São operações bancarias em que uma pessoa ou empresa toma a iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de outrem utilizando uma Instituição Bancária. Livranças: É um documento através do qual o subscritor ou signatário e compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado valor numa determinada data. Extratos de fatura: É um documento emitido pelo vendedor, do qual constam as condições gerais da transação (isto é, a relação dos artigos compreendidos numa operação comercial) e o apuramento do valor a pagar pelo comprador. Cartões de crédito: É um meio que possibilita o pagamento à vista ou parcelado de produtos e serviços, obedecidos requisitos pré-determinados, tais como, validade, abrangência, limite do cartão, etc. Foi criado com a finalidade de promover o mercado de consumo, facilitando as operações de compra. Cartões de débito: É uma forma de pagamento eletrónica que permite a dedução do valor de uma compra diretamente na conta corrente ou poupança do possuidor do cartão.
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Receção dos Documentos Correio eletrónico: É um modo fácil e conveniente de comunicação. Podemos utilizar o correio eletrónico para: 1.
Enviar e receber mensagens de texto.
2.
Enviar e receber ficheiros.
3.
Enviar mensagens para grupos de pessoas
4.
Reencaminhar mensagens.
Uma vantagem do correio eletrónico sobre os telefones ou as cartas normais é a conveniência. O correio eletrónico é gratuito. Contrariamente ao envio de uma carta normal, uma mensagem
de
correio
eletrónico
não
necessita
de
selos
ou
taxas,
independentemente do local de residência do destinatário. Os únicos encargos aplicáveis são os relativos à ligação à Internet.
Por mão própria Carta Normal: É toda a correspondência que segue fechada, não podendo ser verificado o conteúdo, e que contém uma mensagem pessoal e atual. A franquia é o conjunto de taxas que é necessário pagar para a correspondência ser enviada. Pode ser concretizada de três formas:
Através da compra de selos;
Pela utilização de uma máquina de franquiar;
Com pagamento de uma avença.
Bilhete-postal Distingue-se da carta pelo facto do seu conteúdo poder ser exposto, embora a mensagem seja também pessoal e atual. 13
Pacote Postal e Impressos É obrigatória a designação do seu conteúdo e normalmente no seu exterior é colocado a designação “pacote postal”. Os impressos contêm no seu exterior a designação “impressos” abrange objetos como revistas, jornais, livros e outros documentos que não contenham mensagem pessoal e atual.
Correio registado Registo Simples A razão que nos leva a registar uma carta estão ligadas:
À importância do seu conteúdo;
Ao material que com ela é inserido;
À necessidade de comprovar que foi expedida ou quando se preveja
essa necessidade.
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Encomendas Mesmo quando não são utilizadas embalagens normalizadas é necessário acondicionar os objetos transportados de modo a:
Ficarem bem protegidos (de acordo com o peso, natureza e volume);
Não haver espaços vazios (introduzir nos espaços vazios, papeis, palha,
algodão, etc.;
Que o fio ou corda que ata a encomenda, a atravessa em cruz (as
pontas devem ser cortadas curtas). No que diz respeito à endereçagem e colagem de etiquetas deve-se:
Escrever os endereços em letra maiúscula de imprensa, bem legíveis;
Serem bem coladas;
Deixar espaços para a franquia.
Fax Receber um fax O modo como podemos receber faxes depende se o computador está ligado a um servidor de fax ou a um modem de fax. Se o computador estiver ligado a um servidor de fax, não necessita de efetuar qualquer ação para receber um fax. Se o computador estiver ligado à rede, os faxes novos são automaticamente entregues na pasta A Receber de Fax e Scan do Windows. Se estiver a utilizar um modem de fax incorporado ou externo tem de selecionar como pretende receber faxes. Efetue estes procedimentos apenas se estiver a utilizar um modem de fax incorporado ou externo.
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Telex: Foi um sistema internacional de comunicações escritas que prevaleceu até ao final do século XX. Consistia numa rede mundial com um plano de endereçamento numérico, com terminais únicos que poderia enviar uma mensagem escrita para qualquer outro terminal. Ainda está em funcionamento em muitos países apesar do número de subscritores do serviço se encontrar em queda, pela introdução do e-mail, mais barato. Os terminais pareciam e funcionavam como máquinas de escrever ligadas a uma rede igual à telefónica.
Conclusão 16
Com a realização deste trabalho, concluímos que o Circuito da Documentação é um tema bastante complexo e que exige muito trabalho. É também um tema muito interessante, pois podemos pesquisar tudo sobre como a documentação é tratada dentro de uma empresa. Este trabalho foi muito produtivo para nós, pois podemos ver como ocorre tudo dentro de uma empresa, para um dia mais tarde podermos pôr em prática todas estas coisas.
Webgrafia 17
http://www.ctt.pt/fectt/wcmservlet/ctt/particulares/correio/correio_registado/correi o_registado.html http://pt.wikipedia.org/wiki/Telex http://douglasddp.files.wordpress.com/2010/03/aula-01-introducao-e-importanciada-documentacao.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++Tipos+de+Documenta%C3%A7%C3%A3o+T%C3%A2nia+Le%C3%A3o.pdf
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