Sistema Gerenciador de Representação
SGR
Orientações e Procedimento
Assessoria de Gestão das Representações | Setembro 2013
SGR Sistema Gerenciador de Representação - Orientações e Procedimento|CNC
Sumário INTRODUÇÃO.................................................................................................. 5 CONCEITOS..................................................................................................... 6 Representação Efetiva.................................................................................... 6 Representação Eventual.................................................................................. 6 ACESSO AO SISTEMA GERENCIADOR DE REPRESENTAÇÕES ....................... 7 HOME.............................................................................................................. 8 MÓDULO REPRESENTANTE............................................................................. 9 Criando um novo representante.................................................................... 12 Perfil do representante................................................................................ 14 Perfil para exibição na web.......................................................................... 17 Endereços.................................................................................................. 17 Organização............................................................................................... 18 Mandato/evento......................................................................................... 18 Lista de representantes............................................................................... 19 MÓDULO ÓRGÃO/REPRESENTAÇÃO . .......................................................... 20 Cadastro do órgão ..................................................................................... 23 Contato..................................................................................................... 24 Cadastro da representação efetiva ............................................................... 26 Endereço.................................................................................................... 28 Custeio da representação/evento.................................................................. 28 Contato..................................................................................................... 29 Mandato/evento......................................................................................... 29 Sinopse dos relatórios................................................................................. 32 Arquivos.................................................................................................... 33 SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADE........................................................................ 35 VALIDAÇÃO DE ATIVIDADE........................................................................... 38 RELATÓRIOS................................................................................................. 39 RELATÓRIO DE DIRETORIA............................................................................ 47 LIVRO REPRESENTAÇÕES CNC .................................................................... 49
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INTRODUÇÃO A Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo constitui o vértice da pirâmide do sindicalismo e tem como função básica a defesa dos direitos e interesses, individuais e coletivos do comércio. Por força legal e estatutária compete à CNC eleger ou designar representantes do comércio junto aos órgãos de jurisdição nacional: públicos, privados e organismos internacionais. Esta atuação se realiza através de debates para a formulação de diretrizes, dentre outras, de política econômica, administrativa, social e ambiental. O Sistema Gerenciador de Representações - SGR foi criado pelo Gabinete da Presidência em parceria com a Coordenação de Informática da CNC, com o propósito de armazenar e otimizar todo o processo de gerenciamento das atividades que envolvem as representações da CNC. O presente manual tem por objetivo auxiliar no cadastro de Órgão, Representação e Representante.
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CONCEITOS Representação Efetiva Searas de negociação com o poder público, órgãos internacionais e privados de caráter deliberativo, consultivo, técnico/temático, administrativo, recursal ou controlador, nas quais a CNC se faz representar mediante convite ou por dispositivo legal, cujos trabalhos podem se desenvolver em caráter permanente, durante período determinado ou até o cumprimento de sua finalidade. Representação Eventual Eventos de finalidade decisória ou informativa aos quais a CNC é convidada a se fazer representar e cujos trabalhos se desenvolvem em um único evento.
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ACESSO AO SISTEMA GERENCIADOR DE REPRESENTAÇÕES Após a instalação do Citrix, faça os seguintes passos para ter acesso ao sistema: Próximo ao relógio encontre o ícone do Citrix – Logged on CNC” e em seguida acesse o sistema através da sigla SGR
, vá até a aba “Sistemas .
O sistema vai entrar automaticamente, porém em alguns casos onde existe a possibilidade de se selecionar mais de um usuário ou alterar a base de acesso ao sistema, aparecerá a tela de Logon.
Selecione a filial e o usuário através do ícone
.
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HOME Essa é a tela principal do Sistema Gerenciador de Representações. Aba responsável por gerar etiquetas, compilação de informações de representantes e representações (dados cadastrais, mandatos, eventos e relações), além de possibilitar a visualização dos relatórios de atividades.
Módulo responsável por gerar o Resumo dos Relatórios das Representações CNC. Módulos responsáveis por gerar o livro Representações CNC. Módulos onde são cadastrados todos os insumos necessários para o gerenciamento das representações, desde cadastro do representante, representações, solicitações e validação de atividades, etc.
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MÓDULO REPRESENTANTE Onde estão armazenados todos os dados do representante, identificação pessoal, endereço, dados bancários, identificação profissional, endereços comercial e residencial, perfil acadêmico, perfil profissional, participação em eventos e homenagens.
Constam no Módulo Representante 6 abas. Nelas serão preenchidos todos os dados do representante, excetuando-se o preenchimento das abas: Organização, Mandato/Evento e Lista dos Representantes que são cadastrados no Módulo Órgão/Representação e automaticamente constam no Módulo Representante.
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Os campos Nº Representante, Nome, RG, Órgão Emissor, Data Emissão, CPF e Data Nascimento são inseridos através do sistema SLC e importados para o SGR através do botão .
Controle de registros com Data do Cadastro, Data da última atualização e o usuário responsável por essa.
Os campos em amarelo não podem ser editados.
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Clique em Incluir Registro para a criação de um novo representante ou em Editar Registro para alterar qualquer informação do representante já cadastrado. Após qualquer uma dessas ações os campos Salvar Operações e Cancelar operações ficam habilitados, para se finalizar ou cancelar as ações realizadas.
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CRIANDO UM NOVO REPRESENTANTE Após clicar em Incluir Registro
, será aberta uma pagina em branco.
Importe
os dados do SLC.
Sob qualquer linha da coluna Nome, clique em Localizar Representante
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Digite o nome desejado, aguarde a localização e feche o
Verificando que o nome desejado esta selecionado, pressione dados cadastrados no SLC, serão importados para o SGR.
, com isso os
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Preencha os campos em destaque com as informações repassadas pelo Representante.
O campo Login de Usuário deve ser preenchido com o login de acesso cadastrado na base de dados e repassado pela GTI.
PERFIL DO REPRESENTANTE São cinco os tipos de Perfis a serem preenchidos de acordo com os dados da Ficha Curricular do Representante. Formação acadêmica do representante (graduação, pósgraduação, cursos de especialização, mestrado, doutorado), títulos acadêmicos e idiomas que o mesmo domina.
Perfil Acadêmico Perfil profissional Participação em Eventos Trabalhos Publicados Homenagens
Informações sobre a vida profissional do representante, descrição da experiência profissional e atuação em áreas e setores específicos; descrição de funções com mandatos eletivos exercidas em organizações como: fundações, associações, partidos políticos, ONG´s, câmaras, conselhos, institutos etc., mesmo que na atualidade. Eventos relevantes para complementar à especialidade e atuação profissional, como cursos, seminários, congressos, etc. Produções intelectuais publicadas no decorrer de sua vida profissional e/ou acadêmica como livros, artigos, trabalhos acadêmicos, teses etc. Homenagens concedidas ao representante como reconhecimento público pelos seus serviços ou mesmo por sua contribuição com desenvolvimento do país.
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Clique em Incluir Registro
, para cadastrar o perfil.
Selecione a linha para que o ícone de seleção perfil a ser preenchido.
apareça e possibilite a escolha do
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O administrador do sistema deve atentar-se quanto à padronização das informações cadastradas, utilizando o a seguinte ordem: DATA – NOME DO CURSO OU EVENTO – NOME DA INSTITUIÇÃO OU LOCAL. Conforme os exemplos abaixo.
Após o preenchimento do perfil, salve a operação
e atualize a página , o processo deve ser repetido para cada perfil que for cadastrado. Para editar, selecione Editar Registro , altere o que for necessário e salve a operação .
Ao final do processo os perfis serão apresentados da seguinte forma:
Clique no ícone para expandir a árvore com os perfis cadastrados e possibilitar a visualização de todas as informações.
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PERFIL PARA EXIBIÇÃO NA WEB Também na aba Perfil, é possível a criação de um mini currículo para ser disponibilizado no sitio eletrônico da Confederação Nacional do Comércio, além de aparecer no Resumo dos Relatórios das Representações CNC, quando o representante tiver participado de atividades, que compõe a Reunião da Diretoria.
Clique no ícone de Incluir Registro , preencha o campo com as informações pertinentes e logo após clique em Salvar Operações . Disponibilize essas informações na Web para que se tornem públicas. ENDEREÇOS
Preencha os campos com os endereços comercial e residencial do representante, ao final salve a operação .
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Selecione a aba INTERNET para inserir os e-mails de contato do representante. ORGANIZAÇÃO A aba organização é um resumo de algumas informações do representante, ou seja, trata-se de uma aba de mera consulta.
MANDATO/EVENTO A aba Mandato/Evento caracteriza-se como de mera consulta trazendo compiladas informações sobre a atuação do representante, como a entidade que representa, o tipo do (mandato ou evento), o status na representação (ativo ou inativo), qual a representação, sua função e período do mandato.
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LISTA DE REPRESENTANTES Também se caracteriza como uma aba de mera consulta, onde se lista o nome dos representantes e fica possível a observação de seus dados ao acessar as outras abas.
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MÓDULO ÓRGÃO/REPRESENTAÇÃO Onde estão armazenados todos os dados dos Órgãos e das Representações interligadas: endereço, site, mandato e etc.
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Listagem de Órgãos e Representações. Dados da Representação. Filtro de situação dos Órgãos/Representações.
Método de busca de Órgãos e Representações através do nome.
Controle de registros com Data do Cadastro, Data da última atualização e o usuário responsável por essa.
Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações apenas os itens ativos . Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações apenas os tens inativos .
Ficarão disponíveis na Listagem de Órgãos e Representações todos os itens cadastrados, tanto ativos quanto inativos .
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Clique no ícone para expandir a árvore dos Órgãos e visualizar as Representações e possibilitar a visualização de todas as informações.
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CADASTRO DO ÓRGÃO
s e r o d dica
n i s o i car f
colo Clique em Incluir Registro
, para cadastrar o Novo Órgão .
Selecione a opção Órgão.
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Preencha a tela gerada com todas as informações do Órgão que esta sendo cadastrado, ao finalizar Salve a Operação e atualize o sistema . CONTATO A aba contato deve ser preenchida com informações do Ministro e ou Presidente da entidade.
Para incluir um novo contado, ainda não cadastrado, clique em Cadastrar Contato
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.
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Clique em Incluir Registro , feche a tela
, preencha os dados do contato e salve a operação .
Com o contato devidamente cadastrado na base de dados, importe-o ele clicando em Selecionar Contato e utilizando os mesmos comandos de localização do cadastro do representante. Ocorrendo algum erro, remova o contato, selecionando e clicando em Cancelar Contato .
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CADASTRO DA REPRESENTAÇÃO EFETIVA
Clique em Incluir Registro
, para cadastrar a nova Representação Efetiva.
Selecione a opção Representação.
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Informações da Representação que estarão disponíveis no sitio eletrônico da CNC.
Descrição da razão de ser da representação, seus objetivos e finalidades.
Contém a URL, onde estão contidas as principais características da Representação. Estas podem ser encontradas, na maioria das vezes, em seu Regimento Interno.
Contém a URL, onde está localizada, no site da representação, a composição daquela representação, que é constituída por entidades, órgãos e pessoas.
Contém a URL, endereço do site/página, onde estão localizadas as informações sobre legislação que afeta à Representação.
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ENDEREÇO
A aba Endereço deverá ter todos os seus campos preenchidos, utilizando como fonte de coleta de informação através da internet, contato telefone, e-mail e etc. Caso o endereço se assemelhe ao de outra representação, clique em Seleção e importe as informações, lembre-se de verificar se os telefones, fax e e-mail são os mesmos. CUSTEIO DA REPRESENTAÇÃO/EVENTO Nesta aba aparecem os itens que a representação ou a CNC custeiam como: Passagem, Diária, Translado, Ajuda de Custo, Remuneração e Hospedagem.
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Essas informações podem ser obtidas no ato que constituiu a representação ou no regimento interno. Caso contrario, entre em contato com o Órgão.
para que Clique no ícone sejam disponibilizadas as opções de seleção. Salve a Operação e atualize o sistema .
Após salvar a operação, encerra-se a primeira etapa de cadastramento da representação. Serão disponibilizadas 4 novas abas para se completar o cadastramento.
CONTATO Para o cadastramento dos contatos, utilize os mesmos passos da página 23. MANDATO/EVENTO Informações sobre o período de mandato dos representantes, sua função na representação, além de quando e por quem foi indicado
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Clique em Incluir Registro , para cadastrar um novo representante ou selecione o representante, clique em Editar Registro , preencha todos os campes e salve . a operação Clique no ícone para que sejam disponibilizadas as opções de seleção. Representantes que estão com o mandato dentro do prazo de validade. Representantes que estão com o mandato fora do prazo de validade.
Clique no ícone para que seja disponibilizado o nome de todos os representantes cadastrados no sistema e selecione o correspondente.
Clique no ícone para que seja disponibilizado as opções de funções que podem ser atreladas ao representante e selecione o correspondente.
Digite o número de dias ou anos em que o mandato do representante estará vigente.
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Clique no ícone para que sejam disponibilizadas as opções de seleção.
para que seja Clique no ícone disponibilizado o calendário de seleção ou digite as datas de início e término do mandato, conforme o tipo.
Digite o nome da pessoa ou da entidade que indicou o representante.
Clique no ícone para que seja disponibilizado o calendário de seleção ou digite a data que consta na minuta assinada pelo Presidente.
Preencha o campo observação caso haja alguma questão importante, como número de portaria, motivos de inativação e etc.
Os campos automaticamente pelo sistema.
são preenchidos
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SINOPSE DOS RELATÓRIOS Local onde ficarão registrados os relatórios enviados pelo representante, para substituição após correção pela ASCOM e publicação na Web.
Clique em editar registro , com a tela liberada faça as correções depois clique em SIM e Salvar Operação .
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ARQUIVOS Dados relativos à documentação digitalizada e anexada ao registro.
Clique em Incluir Registro
, digite a sigla do órgão, onde está arquivado o documento, no campo Local Física. No campo Descrição coloque a data, o assunto e o nome do representante, conforme exemplo acima, e Salve a operação
Clique em Anexar
.
aparecerá à janela Anexar documentos.
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Busque o documento digitalizado e clique em Open. Durante a busca, atentese ao seguinte detalhe: Os drives apresentados inicialmente são os do próprio sistema e não os do computador que esta sendo utilizado.
Os drives que apresentam a seguinte estrutura “Nome do Drive $ on ‘Cliente’” são os drives onde estão salvas as informações do computador utilizado.
Se for anexado o documento errado, selecione o documento e clique em Deletar arquivo.
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SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADE As atividades devem ser solicitadas pelo representante, seguindo o passo a passo encaminhado no kit do representante. O administrador irá realizar alterações nas solicitações, quando as mesmas possuírem algum tipo de erro, além de realizar as solicitações quando o representante não possui acesso.
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Clique no ícone para que seja disponibilizado o nome de todos os representantes cadastrados e selecione o correspondente.
Após selecionar o representante, dê um clique duplo na representação na qual a atividade encontra-se vinculada.
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Aparecerá a ultima atividade solicitada na representação, Edite o Registro
ou Inclua
um novo Registro
, conforme seja o caso. Após realizar todas as ações necessárias
Salve a Operação
.
Após realizar a solicitação, a mesma deve ser impressa através dos formulários, conforme for o caso , repassado para o responsável por cada área temática que irá conferir, validar, assinar e repassar a solicitação para a secretária da AGR que irá realizar as devidas providências.
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VALIDAÇÃO DE ATIVIDADE Após a realização dos tramites de viagem, a solicitação retorna devidamente assinada, para validação no sistema.
Clique com o botão direito do mouse sobre a atividade correspondente, será disponibilizado a lista de ações. Valide a atividade.
A partir do momento que as atividades são validadas no sistema, fica disponível para o representante a inserção do relatório da atividade e prestação de contas.
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RELATÓRIOS
Clique na aba relatórios para que sejam disponibilizadas as opções de ação.
Selecione a opção Representantes e clique para que seja disponibilizado o em filtro que gera as etiquetas.
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Filtre as etiquetas à partir das opções disponibilizadas e clique em Imprimir para que as mesmas possam ser geradas.
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Clique para imprimir as etiquetas.
As etiquetas devem ser geradas em PDF e repassadas para o SAA, área responsável pela expedição dos matérias. Para tanto, siga os seguintes passos:
Na barra superior, clique sobre o ícone Printer Setup .
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Será disponibilizado o painel de configurações de impressão, faça as alterações necessárias e finalize o processo clicando em . Feito isso, clique no ícone de impressão , conforme mencionado acima.
Selecione a opção Dados cadastrais/Mandatos/ Eventos e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera as informações acerca das representações. À partir da seleção Relação Árvore é possível visualizar todas as vinculações das representações a seus respectivos órgãos.
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Selecione a representação na qual deseja obter as informações.
Realize o filtro da situação e do tipo da representação. Selecione as informações que deseja que conste do relatório.
Após a realização dos filtros clique em Imprimir
para que o relatório possa ser gerado.
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Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.
Selecione a opção Dados cadastrais/Mandatos/Eventos e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera as informações acerca dos representantes.
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Selecione o representante no qual deseja obter as informações.
Selecione as informações que deseja que conste do relatório.
Após a realização dos filtros clique em Imprimir para que o relatório possa ser gerado. Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.
Selecione a opção Relatório de Atividade SGR e clique em para que seja disponibilizado o filtro que gera os relatórios de atividades enviados pelos representantes e que deve ser distribuído para a Sra. Chefe da AGR e aos responsáveis por cada áreas temática.
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Clique para que sejam disponibilizados todos os relatórios enviados pelos representantes.
Selecione os relatórios desejados e clique em Imprimir possam ser gerados.
para esses
Gerado o relatório, siga os passos disponibilizados anteriormente para impressão ou para gerar o PDF.
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RELATÓRIO DE DIRETORIA
Selecione para que seja disponibilizado o filtro.
A Data Final é definida durante a montagem do Cronograma do Relatório de Diretoria. A Data Inicial é definida a partir da Data Final de envio dos relatórios do mês que se passou. Número da edição que será gerada. Mês em que esta sendo produzido o Relatório.
Após preencher rodas as informações, selecione Gerar Relatório para que o arquivo possa ser gerado.
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Salve o arquivo em Word no local desejado, aguarde a mensagem . Após esse passo é possível realizar as devidas revisões e alterações no documento.
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LIVRO REPRESENTAÇÕES CNC
Realize o filtro para que o livro Representações CNC possa ser gerado.
Após preencher os campos, gere e salve o livro.
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