Come Gestire un Associazione

CROCE AMICA CASERTA Organizzazione di Volontariato

il Centro di servizio per il volontariato

nasce con l’obiettivo di supportare, sostenere e qualificare le organizzazioni di volontariato e più in generale di essere agente di sviluppo del volontariato e della cultura della solidarietà.

COME GESTIRE UNA ASSOCIAZIONE DI VOLONTARIATO

PREMESSA

La gestione di una OdV (Organizzazione di Volontariato) è evidentemen te argomento ampio e complesso: “gestione” significa obblighi contabili, adempimenti civilistici, prassi e buone pratiche da applicare nell’ammi nistrazione della OdV.

Il presente manuale non intende riportare tutti gli adempimenti relativi alla OdV che sono già stati trattati in altre pubblicazioni (i riferimenti ad altre pubblicazioni saranno quindi frequenti al fine di non ripetere argo menti già trattati più in dettaglio altrove), ma si pone come un documento riassuntivo dei vari settori della gestione e approfondisce in maniera par ticolare adempimenti relativi ai soci e agli organi sociali della associazio ne, che non sono stati affrontati precedentemente in altre pubblicazioni.

La lettura di questo documento, quindi, difficilmente prescinde dall’in tegrazione con le altre pubblicazioni della collana Strumenti, di cui si consiglia vivamente la consultazione.

Al termine di ogni tema trattato vengono presentati alcuni casi concreti raccolti negli anni dai CSV.

L’assolvimento degli adempimenti relativi alla vita associativa, inoltre, è reso più facile dalla elaborazione, ad opera dei CSV, di numerosi modelli e schemi di riferimento.

Si precisa, infine, che i CSV offrono servizi di consulenza e accompagna mento alle Organizzazioni di Volontariato (OdV) e di orientamento alle Associazioni in genere.

come gestire una associazione di volontariato

ASSOCIAZIONE E ORGANIZZAZIONE DI VOLONTARIATO (ODV)

La seguente precisazione è indispensabile per non generare confusione, anche in relazione ai diversi adempimenti: una associazione non profit non è automaticamente una Organizzazione di Volontariato. Spesso si parla di Organizzazioni di Volontariato, in termini generici, stando globalmente ad indicare tutte quelle associazioni che si occupano di finalità solidali senza scopo di lucro: in realtà tali enti associativi sono i così detti “enti non profit”, una categoria molto ampia che compren de svariate tipologie associative e che sta generalmente ad indicare tutte quelle associazioni che non hanno scopo di lucro, ovvero che non hanno fini commerciali. All’interno di questa macro-categoria di genere si pos sono distinguere, poi, tutte le specie associative: associazioni culturali, ONLUS, fondazioni, comitati e, infine, Organizzazioni di Volontariato. L’OdV è quindi una specie ben definita di associazione: il riferimento normativo del “volontariato” in senso tecnico è la Legge 11 agosto 1991, n.266/91: legge-quadro sul volontariato, integrata da Leggi regionali e Delibere, che disciplina quali associazioni siano OdV e quali no1. Le OdV hanno infatti particolari obblighi e prescrizioni in relazione anche alla loro iscrizione presso il Registro regionale del volontariato2.

La presente pubblicazione intende sia fornire informazioni valide per tutte le tipologie associative (verrà quindi indicato, nel testo, la validità dell’applicazione delle regole a tutte le associazioni, indipendentemen te dalla tipologia o denominazione), sia concentrarsi sugli adempimenti specifici delle OdV.

1. L’individuazione della tipologia associativa cui riferire la propria realtà associativa non è affatto immediata e lineare: i riferimenti normativi sono molteplici e la legisla zione regionale è articolata. Per conoscere le differenze tra le associazioni e le diverse discipline si raccomanda l’attenta lettura della pubblicazione Strumenti n. 4 Come co stituire una associazione di volontariato o la consultazione del servizio di Consulenza dei CSV.

2. La trattazione della iscrizione nel Registro regionale del volontariato di una OdV, con i relativi adempimenti e conseguenze dell’iscrizione, è trattato nella pubblicazione nu mero 4 della collana Strumenti del CSV di Verona Come costituire una associazione di volontariato, nel capitolo Iscrizione della OdV nel Registro regionale del volontariato.

DALLA COSTITUZIONE ALLA GESTIONE DELLA ASSOCIAZIONE

Pur senza trattare, in questa sede, l’argomento della costituzione di una Associazione, si ritiene utile riassumere i principali passaggi inerenti alla “nascita” di una realtà associativa, per poi concentrarsi sulla sua gestio ne.

Per la costituzione di qualunque associazione, quindi, sono necessari:

• Atto costituivo;

• Statuto;

• Attribuzione del Codice Fiscale.

Il Legislatore non prescrive una forma particolare per il contratto associa tivo, se non in determinati casi, tuttavia è senz’altro consigliabile redigere atto costitutivo e statuto in forma scritta e provvedere alla registrazione al fine di conferire una certezza legale a tali atti.

È possibile, inoltre, redigere atto costitutivo e statuto nella forma di atto pubblico presso il notaio: la procedura, senz’altro più onerosa, non in fluisce sulla validità dell’atto, ma sulla sua certezza formale. È invece obbligatoria la redazione degli atti nella forma di atto pubblico qualora si intendesse richiedere il riconoscimento della personalità giuridica all’au torità competente, che consente di ottenere l’autonomia patrimoniale (di stinzione del patrimonio dell’associazione da quello dei suoi amministra tori, con conseguenti ricadute sulle dinamiche della responsabilità)3. A questo livello l’associazione è regolarmente costituita e può operare come associazione; non avendo avuto, tuttavia, alcun controllo nel meri to sulla attività svolta, è evidente che non avrà alcun tipo di agevolazione fiscale o accesso a contributi pubblici: per acquisire una maggior forma lizzazione della associazione, questa dovrà iscriversi nel relativo registro competente: Registro regionale del volontariato per le OdV, Registro del le APS per le Associazioni di Promozione Sociale, Anagrafe delle ONLUS per le associazioni che intendano acquisire lo status di ONLUS, ecc. In merito alla forma di atto costitutivo e statuto, inoltre, si precisa che la forma scritta e registrata (o la forma di atto pubblico) sono adempimenti necessari per poter presentare la richiesta di iscrizione ai suddetti registri.

3. La trattazione del riconoscimento della personalità giuridica è trattato nella già citata pubblicazione Strumenti n.4 Come costituire una associazione di volontariato, nel capi tolo Il riconoscimento della personalità giuridica.

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La registrazione degli atti dell’associazione viene effettuata presso gli Uffici dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competenti4: è neces sario aver già ottenuto il rilascio del Codice Fiscale e consegnare dop pia copia originale dell’atto da registrare, dopo aver provveduto al pa gamento, tramite Modello F23, degli oneri relativi alla registrazione. Tali oneri, in genere, corrispondono a imposta di bollo, imposta di registro ed eventuali spese di registrazione.

Modifiche dei dati dell’associazione e atti della vita associativa

Uno degli adempimenti relativi alla vita associativa legato agli atti dell’as sociazione è l’aggiornamento, l’adeguamento e la comunicazione di eventuali variazioni nei documenti dell’associazione.

Per “atti dell’associazione” si intendono tutti i documenti relativi alla vita associativa: a partire da atto costitutivo e statuto e attribuzione del Codice Fiscale, fino ad eventuali contratti di proprietà o di comodato, che devo no essere registrati, come per qualunque altro soggetto giuridico.

Ogni documento integrativo o modificativo, infatti, va regolarmente regi strato, applicando, per quelle tipologie associative, le eventuali agevola zioni fiscali che sollevano da imposta di registro o di bollo5.

Si ricorda che l’atto costitutivo non viene mai modificato, essendo un atto che certifica un determinato fatto avvenuto nel tempo (il patto asso ciativo), mentre invece, come illustrato di seguito, i “cambiamenti” più frequenti sono la modifica dello statuto, la variazione dei dati inerenti al Codice Fiscale dell’associazione e la variazione di dati relativi agli ammi nistratori dell’associazione e di altri dati.

A) Modifica dello statuto dell’associazione

Lo statuto può essere modificato, in base all’art.21 c.c.: se non è diver samente disposto, è necessaria una maggioranza dei tre quarti dei soci per costituire validamente l’assemblea che modifica lo statuto e l’appro

4. Per individuare l’ufficio territorialmente competente è necessario guardare al Comune dove si trova la sede legale: si può consultare l’elenco degli uffici al sito www.agen ziaentrate.it.

5. Per le agevolazioni fiscali previste dalle L.266/91 e dal D.Lgs 460/97 si rinvia a Stru menti n.1 Le agevolazioni fiscali per le Organizzazioni di Volontariato edito dal CSV di Verona.

vazione delle modifiche deve avvenire con la maggioranza assoluta dei consensi dei soci presenti, la modifica avverrà, pertanto, ad opera di una assemblea straordinaria, di cui verrà redatto apposito verbale. Lo statuto può prevedere delle maggioranze differenti per modificare lo statuto purché, però, esse non siano così basse da permettere a una ri stretta maggioranza di modificarlo senza garantire la democraticità. Se lo statuto, nella sua prima versione, è stato redatto con scrittura privata registrata, il rappresentante legale dell’associazione (o un suo delegato) provvederà alla registrazione della nuova versione dello statuto (unita mente a copia del verbale di assemblea che approva le modifiche) presso l’Agenzia delle Entrate, con la quale avverrà anche la contestuale sostitu zione del precedente statuto con quello attuale.

Se lo statuto era originariamente redatto nella forma di atto pubblico, si può procedere alla variazione dell’atto sempre con la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate vista sopra, mentre invece è obbligatoria la forma dell’atto pubblico presso il notaio se l’associazione ha la perso nalità giuridica6.

È necessario trasmettere copia del nuovo statuto, unitamente a copia del verbale di assemblea, entrambi registrati, a tutti gli enti che intrattengono rapporti con l’associazione (ad esempio, Registro regionale del volonta riato, Comune, Provincia, ente pubblico con cui si hanno convenzioni, CSV, eccetera).

B) Variazione dei dati inerenti al Codice Fiscale

Il Codice Fiscale viene attribuito gratuitamente all’associazione presso l’Agenzia delle Entrate territorialmente competente facendone richiesta con il Modulo AA5.

Poiché il certificato di attribuzione del Codice Fiscale contiene i dati anagrafici dell’associazione (nome, sede legale, nome del rappresen tante legale), tra gli adempimenti formali dell’associazione durante la vita associativa, vi è quello di aggiornare l’Agenzia delle Entrate, sempre con il medesimo modulo, di ogni variazione che si opera relativa alla richiesta di Codice Fiscale (ad esempio, cambiamento del nome, della sede, del Presidente, e dati analoghi). Le modifiche sono da comunica re entro quindici giorni All’Agenzia delle Entrate: non verrà modificato

6. Si segnala che parte della dottrina ritiene che un atto originariamente redatto per atto pubblico debba essere sempre modificato con la forma di atto pubblico presso uno studio notarile, pur non avendo ottenuto l’associazione il riconoscimento della personalità giu ridica. Per le OdV iscritte al Registro regionale del volontariato, in ogni caso, per l’Ufficio competente è sufficiente la registrazione del nuovo statuto e del verbale di assemblea.

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il Codice Fiscale attribuito ma verranno aggiornati i dati relativi. Anche questi dati sono da comunicarsi agli enti con cui l’associazione ha rapporti.

C) Variazione dei dati relativi agli amministratori dell’associazione e di altri dati

Gli adempimenti da operare a seguito di variazione di altri dati dell’as sociazione sono legati alla tipologia dei dati stessi, e richiedono di appli care un criterio di buon senso e di massima trasparenza della gestione dell’associazione: tralasciando in questa sede le comunicazioni di tipo fiscale, legati alle attività commerciali dell’associazione, dal punto di vi sta civilistico va da sé che ogni variazione rilevante nella gestione della vita associativa è da comunicarsi all’ente di riferimento e, possibilmente, anche ai soci dell’associazione, al fine di garantire la massima trasparen za e partecipazione.

Ad esempio, le variazioni sui volontari o sui beni assicurati andranno tempestivamente comunicati alla compagnia assicurativa, variazioni nell’oggetto di una convenzione con un ente pubblico, andranno comu nicate immediatamente all’ente.

Si segnala, in modo particolare, che la variazione degli amministratori dell’associazione, ad esempio a seguito del rinnovo del consiglio diret tivo (oltre alla modifica del nominativo del rappresentante legale, da co municarsi, come visto, con modifica dei dati relativi al Codice Fiscale), va comunicato ai relativi registri in cui si è richiesta l’iscrizione.

Si ricorda, infine, che le associazioni che fanno parte di altre struttu re, come nel caso di sedi locali di associazioni nazionali o associazioni membri di associazioni di secondo livello, devono tenere costantemente aggiornati gli enti cui sono collegate sulle eventuali variazioni.

ORGANI SOCIALI

Il Codice Civile prevede solamente due tipologie di organi considerati come obbligatori per la vita associativa: assemblea e amministratori (artt. 20 ss.).

Si noti che il termine “amministratori”, evidentemente mutuato dal diritto societario, sta a indicare che è necessaria, oltre all’organo democratico composto dai soci dell’associazione, la presenza di un soggetto operati vo, che segua le indicazioni dell’organo principale (che è evidentemente l’assemblea, essendo una associazione per sua natura il soggetto demo cratico per eccellenza, ove organo sovrano è l’assemblea dei soci) e “di riga” l’associazione. Il Codice Civile si limita però a questa indicazione generica di funzione e lascia all’autonomia della associazione, così come disciplinato nello statuto, il dettaglio della struttura organizzativa. Ecco così che l’associazione può essere composta da un’assemblea dei soci e da un presidente, oppure (più frequente e maggiormente consiglia to) da un’assemblea, da un consiglio direttivo (o “organo esecutivo” o “comitato direttivo”, il nome non ne modifica la funzione) e da un presi dente, a sua volta solitamente membro dell’organo direttivo. Come si vede l’associazione ha sufficiente autonomia nella regolamentazione della sua organizzazione: il riferimento principale è la previsione statutaria, raramente il Legislatore disciplina le dinamiche associative ma, fermi restando i principi ispiratori di democrazia, trasparenza e par tecipazione, l’associazione è libera di disciplinare nello statuto la sua struttura e le sue regole le quali, una volta previste nello statuto, divengo no vincolanti per tutti i soci, fino a eventuale modifica statutaria.

Assemblea dei soci

L’assemblea dei soci è l’organo sovrano dell’associazione. Il principio di democraticità che rappresenta la “spinta” vitale che porta alla costituzione dell’associazione, trova in questo organo la sua realizzazione: è attraverso le decisioni assembleari che i soci di fatto “gestiscono” l’asso ciazione.

Si possono individuare due momenti dell’assemblea:

A) Convocazione e partecipazione

Al di là della previsione dell’art. 20 c.c. per cui l’assemblea deve essere convocata almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio e ogni volta il consiglio di amministrazione lo ritenga necessario (anche su

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richiesta di almeno un decimo dei soci), l’associazione è libera di decide re quando si convochi l’assemblea dei soci e con che modalità. Gli unici principi ispiratori sono quelli di partecipazione massima dei soci alla vita associativa e di massima comunicazione (ad esempio attraverso mezzi che provino l’avvenuta ricezione) della convocazione e informazione su gli argomenti da trattare. Tutti i soci devono essere convocati e hanno il diritto di partecipare all’as semblea, non possono esservi discriminazioni di alcun tipo, ogni socio ha il diritto di essere convocato ed essere messo nella condizione di po ter agevolmente partecipare e deliberare. Qualunque forma di limite in questo senso rappresenta una causa di annullabilità della decisione as sembleare.

B) Deliberazione

Il principio con cui vengono prese le decisioni è evidentemente il princi pio maggioritario: i soci votano a maggioranza semplice (così detto cin quanta per cento più uno), tranne i casi di assemblea straordinaria che richiedono una maggioranza qualificata. Per legge questi due casi, come visto, sono la modifica dello statuto e lo scioglimento dell’associazione, per i quali le maggioranze richieste sono quelle disciplinate all’art. 21 del Codice Civile e dalle previsioni dello statuto stesso, fermo restando che tale documento può prevedere altri casi di assemblea straordinaria.

La competenza dell’assemblea è massima: si estende a tutti gli aspetti della vita associativa. Generalmente si disciplina nello statuto quale sia l’abito di competenza, ovvero le materie sulle quali è necessario deli berare in assemblea: è evidente che, data la massima democraticità e autorevolezza che la decisione assembleare possiede, è consigliabile che le questioni più complesse o le situazioni più gravose (anche dal punto di vista della responsabilità) vengano attribuite alla competenza della as semblea.

La deliberazione deve risultare da apposito verbale.

NOTA

Delega di voto in assemblea e principio di democraticità

La problematica legata al voto per delega riguarda il principio di de mocraticità, principio ispiratore di tutte le forme associative, per alcune enunciato esplicitamente (art. 10 D.Lgs n. 460/97 per le ONLUS, art. 3 L.266/91 per le OdV), tanto che il suo mancato rispetto può com portare la mancata iscrizione o la cancellazione delle associazioni

dai rispettivi registri. Per conciliare, quindi, la delega di voto con il principio per cui ad ogni socio spetta un voto (una testa un voto) che garantisce la sua partecipazione alla vita associativa, tale meccanismo deve essere utilizzato quale strumento che aumenta la partecipazione del socio, e non la limita. Si può dire, quindi, che l’orientamento sul tema è nel senso di non vietare la delega di voto, ma di impedirne l’abuso.

Se la delega viene attribuita con formalità idonee a garantire la rappre sentanza (delega scritta e documento di identità del delegante), si può configurare una procura, ovvero il delegato vota per il delegante, rap presentando l’esercizio del diritto di voto del socio assente, e quindi riportando comunque il suo voto. Non si ha, pertanto, violazione dei principi di democraticità e partecipazione.

Le modalità di attribuzione della delega di voto devono essere detta gliatamente disciplinate nello statuto o nel regolamento.

Molti dubbi sul rispetto della democraticità sussistono qualora sia conferita la possibilità di numerose deleghe in capo al medesimo delegato o la sua disposizione arbitraria delle deleghe (in merito é critica la po sizione dell’Ufficio del Registro regionale del volontariato per quanto riguarda le OdV).

Organo esecutivo e legale rappresentante (presidente)

Gli amministratori, indipendentemente dal nome che venga dato a questo organo, danno esecuzione alle delibere assembleari e di fatto regolano operativamente la vita associativa. Lo statuto prevede quale dei moltepli ci metodi di amministrazione adottare in relazione alle concrete esigenze dell’associazione e nel rispetto dei principi dell’associazione.

È previsto solitamente un organo direttivo all’interno del quale vi è un legale rappresentante (abitualmente ma non necessariamente il presiden te), che renda più agevole la gestione organizzativa: egli oltre ad avere la rappresentanza legale dell’associazione, convoca operativamente le riunioni (consiliari e assembleari) e dirige il consiglio direttivo. Può essere nominato direttamente dall’assemblea o dall’organo direttivo che, una volta eletto, può individuare al suo interno il legale rappresen tante; lo statuto disciplinerà la procedura più adatta.

Per le OdV iscritte nel Registro regionale del volontariato è necessario che le cariche siano rigorosamente non retribuite e democratiche, con libero accesso di tutti i soci, senza predeterminazioni.

A) Composizione

L’organo direttivo, come visto, può essere composto da una sola persona o da diversi membri a seconda della previsione dello statuto. Anche il numero degli amministratori è variabile: si raccomanda però di optare per un numero dispari al fine di agevolare le deliberazioni e di garantire sempre la democraticità di una deliberazione (non consentendo ad esem pio che, costituito il consiglio direttivo di soli tre membri, sia sufficiente la presenza di soli due per deliberare).

Si consiglia, inoltre, di consentire un ricambio periodico dell’organo di rettivo per garantire democraticità alla gestione dell’associazione: i pri mi amministratori (anche il legale rappresentante) saranno quelli indicati nell’atto costitutivo, nello statuto sarà indicato però il periodo del primo mandato, allo scadere del quale sarà l’assemblea a eleggere i nuovi am ministratori con regolari elezioni.

I consiglieri cessano di ricoprire la carica anche per recesso (o dimissioni dall’incarico). All’interno dell’associazione, possono essere individuate alcu ne funzioni interne, quali il vice-presidente, il segretario (che coadiuva il rap presentante legale nella gestione delle riunioni assembleari o consiliari e ne redige verbale) o il tesoriere (che ricopre il ruolo amministrativo-contabile).

B) Funzioni e responsabilità

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I compiti degli amministratori sono, a eccezione di quelli indicati tas sativamente dalla legge (esecuzione delle delibere assembleari, convo cazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio, rappresentanza dell’associazione), quelli relativi alla buona gestione dell’associazione, in relazione allo scopo perseguito dalla stessa.

Gli amministratori hanno dunque, una funzione di rappresentanza dell’associazione verso l’esterno, nei rapporti con i terzi e conseguen temente determinate responsabilità a essa collegate. Gli amministratori devono operare secondo il principio di diligenza (art. 2392 c.c.) e sono responsabili per le azioni svolte per conto dell’associazione secondo le norme del mandato (artt. 1710 ss. c.c.). Tale responsabilità vige in quanto possa essere imputato agli amministratori un eventuale inosservanza o inadempimento: il dissenso messo a verbale a una eventuale decisione presa collegialmente dal consiglio, quindi, esime il consigliere dissen ziente dalla responsabilità della deliberazione7. Anche le deliberazioni del consiglio direttivo vengono verbalizzate.

7. Sul tema della responsabilità si rimanda alla pubblicazione specifica del CSV di Verona Strumenti n.11 La responsabilità degli amministratori e degli enti di volontariato.

NOTA

Prima del termine del mandato del consiglio direttivo, alcuni consiglieri si sono dimessi, comportando così il mancato rispetto del numero di consiglieri richiesto dallo statuto. Come si può organizzare l’associazione?

Il caso in questione è molto frequente e non esiste una previsione legi slativa specifica, si configurano pertanto diverse soluzioni.

Se, nonostante le dimissioni di alcuni membri, permane la maggioran za dei consiglieri, l’organo direttivo può seguire integrando, nella prima assemblea utile, il numero legale con elezione dei consiglieri mancanti per raggiungere il numero previsto: questi rimangano in carica fino allo scadere del mandato dell’intero consiglio (come originariamente pre visto, indipendentemente dalle sopravvenute dimissioni) fungendo da “consiglieri sostitutivi”. È bene illustrare questo passaggio nell’ordine del giorno della assemblea, onde precisare la funzione sostitutiva.

Se, in seguito alle dimissioni, non permane la maggioranza dei mem bri, l’associazione dovrebbe effettuare nuove elezioni per ricomporre il consiglio direttivo ex novo.

Un’altra soluzione, senz’altro più gravosa, può consistere nella modifi ca dello statuto, riducendo il numero legale di consiglieri, adeguando così lo statuto alla nuova situazione.

È consigliabile prevedere nello statuto o nel regolamento interno questa evenienza statuendo che, in caso di dimissioni di consiglieri, possano subentrare automaticamente i primi consiglieri non eletti nell’assemblea, ovvero quelli che, nell’ordine, hanno ricevuto più voti dopo gli eletti.

Organi facoltativi

Oltre agli organi obbligatori visti, l’associazione può prevedere ulteriori organi al fine di garantire maggior efficacia alla struttura associativa. Tali organi devono essere previsti dallo statuto ed è necessario anche un arti colo che ne disciplini le funzioni e i poteri.

Gli organi facoltativi più frequenti sono i seguenti:

• Collegio dei probiviri Organo istituito con previsione statutaria, cui viene affidato il potere di dirimere eventuali controversie tra soci o tra associazione e soci. Questo organo si riunisce solo al verificarsi di determinate condizioni, tuttavia è opportuno regolamentarne, nello statuto, il numero di com ponenti, la elezione degli stessi e le modalità di arbitrato.

• Organo di controllo

Questo organo di controllo interno, particolarmente consigliato qua lora l’associazione gestisca ingenti risorse finanziarie, ha il compito di vigilare sulla amministrazione e sul rispetto delle leggi e dello sta tuto. Può essere articolato in un Organo monocratico (un solo Revi sore unico) oppure in un Organo collegiale (più Revisori contabili), a seconda delle disposizioni dello statuto8. Il ruolo dell’Organo di controllo è molto importante perché svolge funzioni di tutela di tutti i portatori di interesse che si relazionano con l’associazione (donatori, enti pubblici, collettività, soci). Le norme di riferimento sono natu ralmente quelle relative alle società che, ad ogni modo, contengono delle interessanti direttive, nella gestione di tale organo, anche per le Associazioni. Proprio per questo ruolo fondamentale, il Consiglio Na zionale dei Dottori Commercialisti, che si è espresso in tema di non profit con le Linee guida per i revisori delle associazioni, si è orientato a favore di una maggior qualificazione professionale dei revisori e una indipendenza dell’organo di controllo che può essere assicurato anche, eventualmente, individuando il Revisore o i Revisori in sogget ti esterni alla associazione ed eventualmente anche retribuiti.

Le funzioni dell’organo di controllo, quindi, sono di due tipi: attività di revisione contabile: oltre che effettuare controlli perio dici sui libri contabili, i Revisori si riuniscono prima dell’approva zione dell’assemblea annuale del bilancio e compiono una valuta zione (di cui redigono apposita relazione da presentare all’assem blea) sul bilancio redatto dall’organo direttivo; attività di vigilanza: l’organo è il soggetto preposto alla vigilanza del rispetto dello statuto, delle norme civilistiche e fiscali, dei vari principi di democraticità e uguaglianza e di quanto altro è corretta gestione della vita associativa.

Lo statuto deve disporre la composizione dell’organo, i compiti e le modalità di funzionamento.

• Comitato scientifico

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Organo prettamente tecnico, ricorrente specialmente in associazioni che operano con finalità di tipo scientifico-sanitario, coadiuva con nozioni tecniche l’organo direttivo.

8. Per le Linee Guida del Consiglio Nazionale dei commercialisti, ad esempio, si fa riferimento, per l’individuazione della composizione dell’organo, ai parametri dell’art. 2435-bis c.c. che “tempera” l’obbligo di vigilanza e di revisione contabile, affidando lo a un organo collegiale o a un organo monocratico, a seconda della complessità e delle dimensioni dell’ente.

LIBRI SOCIALI

Dal punto di vista amministrativo, qualunque associazione deve tenere i libri contabili e i libri sociali9.

I libri contabili, ovvero, il Libro Giornale, il Piano dei Conti (Libro Mastro) e il Libro degli Inventari, sono necessari alla tenuta di una contabilità ordinata e trasparente. La loro presenza e modalità di tenuta variano a seconda delle diverse tipologie associative e relativi obblighi contabili e a seconda delle diverse condizioni (presenza di attività commerciale, apertura di posizione IV…).

I libri sociali si possono raggruppare in due categorie: Libri dei verbali e Libri dei soci e volontari e rappresentano la memoria della vita associa tiva.

Per tutte le associazioni è raccomandata la tenuta di questi libri ma, nella maggior parte dei casi, la loro presenza non è obbligatoria bensì è strumentale ad una corretta gestione dell’associazione.

In merito ai libri dei verbali delle adunate, non esiste ad esempio una previsione specifica che obblighi alla loro tenuta, e ancor meno alle sue modalità ma, in caso di impugnazione da parte di un socio di una deli bera assembleare, gli amministratori non avrebbero modo di dimostrare la legittimità di quella decisione assembleare in assenza di un libro dei verbali delle assemblee, redatto con certe formalità che ne garantiscano l’attendibilità.

Esistono alcune norme formali comuni alla tenuta di tutti i libri sociali, in particolare è utile che tutti i libri:

• riportino l’indicazione del nome e delle generalità dell’associazione (sede legale, Codice Fiscale);

• abbiano la numerazione progressiva delle pagine che contengono, al fine di evitare eventuali manipolazioni;

• vengano conservati presso la sede dell’associazione o comunque in un posto unico e certo agli amministratori;

• rispettino regole formali di compilazioni univoche, riferibili a quelle della tenuta dei libri nel diritto societario, ciò vale in modo particolare, per i libri dei verbali (chiarezza delle annotazioni, completezza della trascrizione, assenza di abrasioni o interli nea).

I libri sociali, non essendovi alcuna previsione specifica per il non profit,

9. Nei siti dei CSV sono disponibili modelli di libri sociali da adeguare alle diverse esigen ze e alle modalità di gestione.

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mutuando la disciplina dal diritto societario, vanno conservati per un periodo di dieci anni10

Non esistono regole rigide sulle modalità di tenuta dei libri: possono es sere elenchi telematici, archivi, schedari o libri rilegati.

NOTA

È obbligatorio vidimare i libri sociali?

Non è obbligatorio vidimare i libri sociali: come si è detto, eccezion fatta per alcuni casi, non è obbligatoria nemmeno la tenuta dei libri sociali, ma essa viene raccomandata al fine di garantire trasparenza e corretta gestione dell’associazione.

La vidimazione è una formalità aggiuntiva per dare certezza legale al libro sociale ed è strumentale alla “forza” legale che l’associazione intende dare al libro sociale: un’informazione annotata su un libro vidimato è resa maggiormente efficace di fronte ad eventuali critiche di invalidità, in virtù della bollatura formale del libro.

La richiesta di vidimazione, che quindi è opzionale per l’associazione, viene fatta presso la Camera di Commercio (Ufficio Vidimazioni) pa gando le relative spese.

Come si vedrà vi è un unico caso in cui esiste un obbligo legale di tenuta di un libro sociale e di vidimazione dello stesso: il caso del libro dei vo lontari per le OdV.

Libri dei verbali

I libri dei verbali sono i libri ove viene trascritto lo svolgimento e il con tenuto della adunate degli organi sociali:

1) Libro dei verbali delle assemblee

Riporta le verbalizzazioni degli incontri dell’assemblea dei soci, a partire dall’elenco dei presenti (è possibile indicarne il numero o, pre feribilmente, allegare un elenco con le firme e l’indicazione di even tuali deleghe), fino ai contenuti della discussione in merito all’ordine del giorno (che verrà riportato e che deve corrispondere a quanto

10. Per le Associazioni di Promozione Sociale è espressamente previsto un obbligo di con servazione dei libri per un periodo di tre anni (art. 4 L. 383/00).

indicato nella convocazione dell’assemblea) e alle decisioni prese. È consigliabile redigere verbale sul libro dei verbali dell’assemblea anche qualora l’adunanza non si sia validamente costituita, redigendo un appo sito verbale di assemblea deserta.

Ogni verbale riportato in questo libro dovrà essere numerato e archiviato in ordine progressivo.

Il libro è liberamente accessibile da parte dei soci in un’ottica di traspa renza e partecipazione degli stessi.

Si ricorda che, visto l’obbligo civilistico di riunirsi almeno una volta all’anno per l’approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, in que sto libro verrà riportato almeno un verbale all’anno.

2) Libro dei verbali del consiglio direttivo

Riporta le verbalizzazioni delle adunanze dell’organo direttivo, con i me desimi contenuti e formalità visti per il libro dei verbali delle assemblee. Esso contiene la memoria delle scelte gestionali e la volontà esecutiva dell’organo amministratore dell’associazione.

La peculiarità di questo libro è che nei verbali in esso contenuti è neces sario indicare se le delibere vengono prese all’unanimità dei consiglieri o a maggioranza e, nel caso di presenza di dissensi, annotare espressa mente il dissenso nel verbale, per limitare la loro responsabilità in caso la delibera comporti danni all’ente.

Anche in questo caso è consigliato redigere il verbale qualora l’organo non abbia raggiunto il numero legale per costituirsi validamente. Questo libro, a differenza di quello dei verbali delle assemblee, non è liberamente accessibile ai soci, in quanto potrebbe contenere notizie ri servate.

3) Libro dei verbali dell’organo di controllo

Come visto nella trattazione degli organi sociali, l’organo di controllo non è un organo obbligatorio ma è facoltativo, strumentale a un maggior controllo sulla trasparenza dell’associazione e sul rispetto delle norme. Si ritiene, tuttavia, che quando esso sia previsto, sia buona norma ag giornarlo al fine di avere memoria delle discussione e delle deliberazioni prese dall’organo.

In considerazione del fatto che la funzione dei revisori è quella di vigila re sul buon andamento della gestione amministrativa dell’associazione, il libro deve descrivere dettagliatamente, all’interno dei verbali, tutti gli accertamenti e i controlli che siano stati effettuati.

In modo particolare in esso vanno riportate integralmente le relazioni al bi lancio elaborate dall’organo direttivo, che vengono effettuate annualmente.

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Anche questo libro non è in libera visione ai soci, in quanto può riportare informazioni riservate.

4) Libro dei verbali dei probiviri Anch’esso è organo facoltativo, atto a dirimere eventuali controversi in seno all’associazione, rappresentando un arbitrato super partes. È utile mantenere traccia delle riunioni dei probiviri attraverso questo libro, per mezzo della redazione di verbali che riportino le discussioni di adunanze in merito a determinati conflitti, soprattutto relativamente alla deliberazione da applicare successivamente alle controversie.

Il libro non è in libera visione ai soci, contenendo informazioni riservate.

NOTA

Come si redige correttamente un verbale?

In capo alle associazioni non esistono disposizioni tassative in merito alle modalità di redazione dei verbali (anche in considerazione della non obbligatorietà di questi), tuttavia qualora l’associazione tenga i verbali, esistono delle convenzioni formali per la corretta redazione.

Il verbale deve essere in forma scritta e riportare tutti i dati necessari ad identificare gli argomenti trattati (data e luogo della adunanza, i sog getti presenti ed eventuali assenze e deleghe, le modalità di costituzio ne della adunanza, l’ordine del giorno richiamato dalla convocazione, la discussione, la deliberazione adottata).

I verbali devono essere numerati, senza interlinee, spazi bianchi o abrasioni, il testo e le correzioni devono essere leggibili.

Ogni verbale deve riportare, in calce, le firme del presidente dell’or gano e del segretario, che materialmente trascrive e rilegge il testo del verbale e che può essere scelto di volta in volta tra i presenti o essere sempre il medesimo soggetto11.

11. Esistono in commercio libri verbali già impostati a seconda delle diverse esigenze e si rimanda, anche al sito web del CSV di Verona, sezione Formulari, menu Consulenza, per la consultazione di diversi tipi di schema di verbali.

Libri dei soci e dei volontari

Pur trattandosi di due libri differenti, la trattazione dei libri dei soci e dei volontari è unitaria, poiché di regola il volontario (chi presta l’attività di volontariato) è prima di tutto socio (o aderente) dell’associazione, ciò nonostante gli adempimenti e le formalità per gli uni e per gli altri spesso differiscono.

Questi libri non sono obbligatori per le associazioni in genere, ma certamente vivamente consigliati. È invece obbligatorio per le OdV il libro dei volontari

L’art.4 della L. 266/91, prescrive per le OdV l’obbligo di assicurazione da parte dell’associazione per malattia, infortunio e responsabilità ci vile verso terzi in capo ai volontari, ovvero coloro che svolgono di fatto l’attività di volontariato.

È obbligatorio, inoltre, tenere un apposito libro dei volontari assicurati, con le modalità disciplinate dal D.M. 14 Febbraio 1992, vidimato (unico caso di obbligo legale di vidimazione dei libri sociali).

Acquista così importanza per le OdV distinguere i soci, intesi come semplici aderenti all’associazione che possono essere annoverati in un semplice elenco non vidimato, dai volontari attivi assicurati che vanno elencati in questo libro12.

Il libro dei soci, si ripete, non è obbligatorio ma è consigliato per avere sotto controllo il numero totale dei soci (oltre ai loro nominativi e dati) ed è utile per la convocazione delle assemblee, in particolare qualora sia necessario avere un numero legale per garantire la valida costituzione di un’assemblea (quorum costitutivo dell’assemblea straordinaria): è essen ziale per definire i soggetti che possono intervenire alle assemblee (e de vono essere convocati) ed esercitare i diritti di elettorato attivo e passivo. In questo libro vanno annotati dati e informazioni relative ai soci (nome, residenza, Codice Fiscale, data di adesione all’associazione e qualunque altra notizia che l’associazione intenda raccogliere).

12. L’obbligo di assicurare i volontari, adempimento necessario per l’iscrizione al Registro regionale del volontariato, è approfondito e illustrato in Strumenti n. 2 Le assicurazioni per le Organizzazioni di Volontariato edito dal CSV di Verona.

come gestire una associazione di volontariato

Si ricorda che i dati anagrafici raccolti dall’associazione in questo do cumento, seppur dati comuni e non sensibili (tranne rare eccezioni), sono relativi ai soci, pertanto si devono acquisire e trattare solo in for za di una informativa sulla privacy, rilasciata dal socio medesimo che consente l’archiviazione e il trattamento dei suoi dati ai sensi del D.Lgs n. 196/200313.

Nel libro soci si può segnalare, qualora sia presente, il pagamento della quota associativa per l’anno in corso, in modo da monitorare lo stato dei rinnovi delle adesioni.

I libri possono essere telematici, su fogli elettronici e stampati all’occor renza, specie per quanto riguarda il libro volontari obbligatorio da vidi mare delle OdV.

L’articolazione di questi libri è varia e in relazione alle esigenze dell’as sociazione vi possono essere differenti possibilità:

• l’associazione, non avendo necessità di distinguere tra soci e volonta ri, ad esempio perché tutti i soci svolgono attività di volontariato, può compilare un libro unico che viene così ad essere un’unica anagrafe dei soci;

• l’OdV, sussistendo nell’ex art. 4 L. 266/91 un preciso obbligo di tenuta e di vidimazione del libro dei volontari ai fini assicurativi, può tenere un libro dei volontari rispettoso delle prescrizioni viste e un libro dei soci in forma libera;

• l’associazione può tenere un unico libro dove, all’interno dell’elenco dei soci, saranno segnalati appositamente i volontari; se si tratta di una OdV vidimerà questo unico libro.

Come si è visto, a parte il caso della OdV, in generale le associazioni hanno sufficiente autonomia nella scelta delle modalità di tenuta e di redazione dei libri dei soci e volontari, in relazione alle diverse strutture organizzative e alle diverse esigenze di gestione14.

13. La disciplina in tema di privacy e la relativa modulistica sono illustrati in Strumenti n.3 La privacy per le Organizzazioni di Volontariato edito dal CSV di Verona.

14. Così come per i libri dei verbali, anche per i libri dei soci e dei volontari esistono in commercio documenti già impostati a seconda delle differenti esigenze. Nel sito web del CSV di Verona, alla sezione Formulari del menu Consulenza, sono scaricabili diver si modelli di libri.

NOTA

Socio non volontario o volontario non socio?

Da quanto trattato sopra è evidente che la composizione ideale dell’as sociazione, anche in relazione ai libri sociali, sarebbe quella modella ta su una distinzione tra soci (o aderenti) e volontari, ove il volontario è prima di tutto un socio, con un rapporto di genere a specie per cui si avrebbero soci che non sono volontari e volontari che sono, prima di tutto, soci.

Nella prassi le dinamiche sono spesso varie e non riconducibili a que sto schema: esistono associazioni ove il volontario non è socio e non ha pertanto il diritto di voto, pur prestando attività di volontariato; vi sono associazioni nelle quali è prevista un’unica categoria, quella di socio, nella quale tutti svolgono attività di volontariato.

Si nota in questa sede come in capo a un volontario si debba necessa riamente riconoscere lo status di socio, in quanto già il fatto di prestare l’attività di volontariato implica di per sé un’adesione (se non altro morale) alla associazione.

La soluzione verso la quale muovono prassi e dottrina, nonché l’Uf ficio del Registro regionale del volontariato per le OdV, è quella di considerare il volontario prima di tutto socio e di distinguere tra i semplici aderenti all’associazione (soci) e i soci-volontari che prestano il servizio all’interno dell’associazione.

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RAPPORTI ASSOCIATIVI

Il fondamento di un’associazione è il rapporto associativo, ovvero quella rete di rapporti che si instaura tra soci, tra socio e organi sociali e tra vari soci che compongono a loro volta gli organi sociali. Essi sono i soggetti che costituiscono e compongono l’associazione: sono soci coloro che si candidano e vengono eletti per le cariche sociali e sono soci i volontari che compiono l’attività di volontariato e permettono all’associazione di perseguire le finalità istituzionali. È essenziale, pertanto, esaminare chi e con quali modalità possa essere socio dell’associazione e quali siano i diritti e i doveri del socio all’inter no dell’associazione.

Socio e adesione

La qualifica di socio si assume mediante adesione: qualora l’associazione sia di nuova costituzione, il socio è anche costituente (ha aderito cioè all’atto costitutivo), qualora invece l’associazione sia già esistente, sarà necessario presentare una domanda di ammissione come socio dell’asso ciazione, secondo le modalità previste dalla stessa, ad esempio, nel rego lamento.

La domanda di ammissione, che deve essere preferibilmente scritta con i dati del richiedente e possibilmente con l’informativa sulla privacy per il trattamento dei dati, verrà valutata dall’organo preposto alla ammissione (consiglio direttivo o assemblea, a seconda di quanto prevede lo statuto).

La valutazione sarà in base ai requisiti previsti dallo statuto e in confor mità con lo spirito associativo. Nonostante, infatti, l’associazione sia un contratto a struttura aperta, è naturalmente possibile condizionarne l’in gresso a seguito di opportuna valutazione, in quanto l’ammissione non è un diritto soggettivo ma una mera proposta contrattuale.

Nella ammissione, ma anche per tutti i momenti del rapporto associativo, è necessario che l’associazione si adegui ad un principio di democraticità e non discriminazione: tali principi sono tassativamente previsti solo per alcune tipologie associative, quali le OdV della L. 266/91, ma in realtà possono essere applicati a tutte le associazioni, in quanto, in realtà, l’associazione non può compiere atti discriminatori illegittimi.

In cosa consiste praticamente tale principio di democraticità, nel mo mento della richiesta di ammissione?

Per il completo rispetto del principio di democraticità, ricordiamo, tassa tivo per le OdV, è necessario prevedere la completa libertà da parte di

chiunque di richiedere l’adesione, senza limitazioni di genere (ad esem pio, limitazioni in merito a fede religiosa o a ideali politici). Non è assolutamente possibile, per le OdV, prevedere lo status di socio di diritto: la procedura di ammissione deve essere equiparata per poter garantire parità di trattamento.

La eventuale non ammissione del richiedente deve essere giustificata e motivata da parte dell’organo competente: sono nulle le clausole che rimettono l’ammissione al mero arbitrio dell’organo competente o che esonerano dall’obbligo di motivazione. In caso di ammissione, il socio aderendo all’associazione, accetta impli citamente tutti i diritti e i doveri riferibili ad esso in forza della previsione statutaria; va da sé, quindi, che gli unici diritti che potrà vantare sono quel li, e solo quelli, previsti nello statuto e che, per contro, l’associazione non potrà gravare il socio di ulteriori obblighi rispetto a quanto disciplinato. Qualora sia prevista una quota associativa, al momento dell’ammissio ne, il socio versa la quota per l’anno in corso e verrà registrato tra i soci nell’apposito libro sociale.

Per le associazioni in genere possono essere soci sia le persone fisiche che quelle giuridiche, mentre per le OdV, sul principio che l’attività di volontariato è personale, la Regione Veneto ha precisato che possano essere soci solamente le persone fisiche15.

NOTA

Possibilità di un minore di essere socio

Se da un lato la possibilità che il minore divenga socio di una asso ciazione è contemplata dal fatto che, avendo il minore la capacità giuridica di agire ex art. 2 c. c., possa compiere atti che non gli rechino pregiudizio e quindi anche quegli atti che permettono di associarsi li beramente, dall’altro è pur vero che alcuni aspetti della partecipazione possono comportare alcuni pregiudizi per il minore.

Si ritiene, dunque, che esso possa essere socio ma con alcune limi tazioni, anche, eccezionalmente, contro la democraticità dell’asso ciazione, quali ad esempio, la possibilità di essere eletto alle cariche associative e quindi di divenire responsabile dell’associazione.

15. L’unico caso in cui soci di una OdV possono essere persone giuridiche, è il caso della OdV di secondo livello, ovvero una OdV formata a sua volta da altre OdV.

È necessario sempre ottenere, inoltre, il consenso all’ammissione dell’esercente la patria potestà.

L’associazione deve prevedere nello statuto la possibilità di associare persone minorenni e, nel regolamento, deve disciplinarne modalità di partecipazione alla vita associativa ed eventuali limitazioni (ad esem pio, deleghe per il voto al genitore, possibilità di ricoprire le cariche associative, assicurazione ad hoc, eccetera).

Posizione del socio

I rapporti interni dell’associazione devono conformarsi ai principi di uguaglianza e parità dei diritti e dei doveri: non è possibile prevedere differenze di trattamento tra associati.

Questo principio di uguaglianza si applica soprattutto al principio del diritto di voto: “una testa un voto” è principio inderogabile, come visto non violato dalla possibilità di delegare il proprio voto, nell’ottica in cui l’associazione è organo democratico ove tutti perseguono nella stessa misura il fine istituzionale.

Si ribadisce che non è possibile limitare il diritto di voto a un soggetto socio, nemmeno considerandolo come “voto consultivo”: qualora si in tenda formalizzare la posizione dei soggetti che sostengono l’associazio ne senza attribuire loro il diritto di voto, non si conferirà loro la tessera o la denominazione di “socio”, ma si creeranno altre categorie, quali ad esempio “Amici di…” o “Sostenitori di…”.

Come visto, come unica eccezione al principio di parità di diritti e do veri, è possibile, su deliberazione dell’organo competente, ammettere alcuni soci al pagamento ridotto della quota associativa, per adeguare la partecipazione associativa alle possibilità materiali dei soci.

I diritti che conseguono automaticamente dal fatto di aderire all’associa zione sono i seguenti:

• diritto al riconoscimento della propria condizione di socio;

• diritto di voto;

come gestire una associazione di volontariato

• diritto a essere convocato alle assemblee e di intervenirvi;

• diritto al rispetto del contratto associativo;

• diritto di impugnare le delibere.

Oltre a questi diritti lo statuto dell’associazione può prevederne altri; in ogni caso il socio non potrà mai far valere diritti sul patrimonio dell’as sociazione, esigendo ad esempio la restituzione della propria quota di adesione.

I doveri che gravano sul socio che aderisce alla associazione sono i se guenti:

• dovere di non commettere atti contrari allo scopo della associazione;

• obbligo di versare la quota associativa;

• obbligo di adeguarsi alle disposizioni dello statuto.

Scioglimento del rapporto associativo

La cessazione del rapporto associativo si ha per diversi motivi:

• vizio originario del patto associativo (si chiede quindi la risoluzione del contratto associativo);

• morte dell’associato;

• recesso del socio;

• esclusione del socio.

La qualità di associato è intrasmissibile, in quanto strettamente personale: non è trasmissibile pertanto nemmeno mortis causa.

In merito al recesso, il socio può recedere liberamente, in qualunque momento dalla associazione, anche qualora ricopra cariche associative: è sufficiente che il socio comunichi per iscritto all’organo competente (organo direttivo o assemblea) la volontà di recedere e, dal momento della ricezione della comunicazione, il recesso è effettivo. L’esclusione del socio da parte dell’organo sociale competente, consi glio o assemblea, a seconda delle previsioni statutarie, deve rispettare il principio di democraticità di cui sopra. Ciò implica che il socio non può essere escluso arbitrariamente ma solo in base a gravi motivi (art. 24 c. c.); l’esclusione, inoltre, non può mai essere automatica ma sempre deli berata dall’organo competente all’esclusione. Fermo restando il diritto di adire l’autorità giudiziaria contro il provvedimento di esclusione, inoltre, di prassi per garantire massima democraticità e trasparenza al provvedi mento di esclusione, si prevede che esso sia deliberato in prima istanza dall’organo direttivo e comunque ratificato dall’assemblea.

NOTA

È possibile escludere un socio che non paghi la quota associativa?

Certamente il cosciente e ripetuto mancato pagamento della quota as sociativa del socio può essere un “grave motivo” per cui un socio può essere escluso dall’associazione ex art. 24 c.c. Tuttavia per le OdV, la

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L. 266/91 all’art. 3 stabilisce che lo statuto debba prevedere quali sia no, nella fattispecie, i criteri di ammissione e di esclusione del socio. Si ritiene perciò che debba essere previsto, nello statuto, che il mancato pagamento comporti l’esclusione del socio. Si ricorda, inoltre, che il socio ex art. 24 c.c. ha comunque il diritto di ricorrere all’autorità giudiziaria contro il provvedimento di esclusione. Si nega che l’esclu sione abbia effetto automatico: l’art. 24 c.c., infatti, attribuisce alla assemblea il compito di deliberare l’esclusione del socio, seppure sul la base del grave motivo di cui sopra. L’attribuzione di questa facoltà alla assemblea, tuttavia, è derogabile dalla previsione dello statuto che attribuisce tale competenza al consiglio direttivo.

È ’buona norma, come già detto, prevedere nel regolamento interno dell’associazione non soltanto l’importo della quota associativa an nuale, ma anche il termine entro la quale questa debba essere pagata perché non si verifichi il ritardato o mancato pagamento. È evidente, infatti, che senza alcuna indicazione più precisa, un socio è legittimato a pagare la quota di un determinato anno, fino al 31 dicembre dell’anno stesso, senza che gli amministratori dell’associazione possa no in alcun modo contestargli un ritardo nel pagamento.

REGOLAMENTO DELL’ASSOCIAZIONE

Nella trattazione della gestione della vita associativa una posizione pri maria la ricopre il regolamento associativo.

Il regolamento dell’associazione è un documento interno utile proprio per disciplinare gli aspetti organizzativi della gestione, in conformità con lo statuto dell’associazione, nei confronti del quale il regolamento non può porsi in contraddizione. Nonostante, quindi, statuto e regolamento siano due atti diversi, sono senz’altro complementari e si integrano vicen devolmente, l’uno a porre le norme principali e rigorose (si ricorda che lo statuto si può modificare solo con il procedimento aggravato dell’art. 21 c.c.), l’altro a disciplinare le modalità con cui i principi dello statuto vengono sviluppati.

Mentre lo statuto viene approvato e modificato da parte dell’assemblea, il regolamento può essere adottato dal consiglio direttivo se indicato nello statuto, se invece mancano espresse previsioni, il regolamento deve es sere adottato dall’assemblea ordinaria, per il principio di sovranità della stessa.

Il regolamento non è obbligatorio per le associazioni, ne è tuttavia rac comandata la redazione in tutte quelle realtà in cui si renda necessario regolamentare modalità di gestione e di comportamento all’interno della vita associativa.

I modelli di regolamento esistenti16, quindi, più di altri modelli, sono assolutamente indicativi e orientativi: solamente gli amministratori o i soci dell’associazione conoscono le dinamiche interne alla vita associativa e sono a conoscenza delle regole pratiche che ne agevolano lo svolgimento.

A parere di chi scrive, infatti, è utile attendere un primo periodo di “ro daggio” della vita associativa: potrebbe risultare controproducente redi gere un regolamento nel momento della costituzione dell’associazione, quando ancora non si è pienamente consapevoli delle problematiche e delle dinamiche che, nel corso della vita associativa, si presenteranno. Può essere utile, invece, redigere una prima bozza di regolamento con l’impegno ad aggiornarlo periodicamente, ad opera dell’assemblea ordi naria o del consiglio direttivo, onde adattarlo all’effettive esigenze.

16. Sul sito web del CSV di Verona, menu Consulenza, sezione Formulari, è disponibile un regolamento-tipo, ma si raccomanda di adattarlo alla propria realtà associativa e alle proprie esigenze, onde evitare di caricare l’associazione di un ulteriore atto assoluta mente privo di utilità, se assunto in maniera acritica e non personalizzata.

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È chiaro, quindi, che ferma restando la sua non contraddittorietà con i principi enunciati nello statuto, il regolamento avrà forme e contenuti assolutamente liberi: può contenere, tra gli altri, ad esempio, le modalità di presenza presso la sede dell’associazione (specialmente se si tratta di locale condiviso con altri soggetti), la procedura di formazione e prepa razione dell’aspirante volontario, le modalità di utilizzo del logo e del nome dell’associazione, le modalità di partecipazione e l’organizzazione ad eventi, le regole di comportamento all’interno dell’associazione, la possibilità di instaurare rapporti di lavoro e le modalità e altro ancora.

Di seguito si riporta un elenco, si ribadisce, puramente indicativo, degli argomenti che, nella prassi, molte associazioni hanno rilevato utile disci plinare attraverso il regolamento. Per ogni argomento l’associazione può regolamentere liberamente modalità, tempi e regole.

POSSIBILI ASPETTI ORGANIZZATIVI DA DISCIPLINARE NEL REGOLAMENTO

Quota associativa: modalità di determinazione annuale, scadenza entro la quale effettuare il versamento, modalità di versamento, possibilità di deliberare l’esenzione dal pagamento, effetti del mancato pagamento.

Modalità elettive: procedura per candidarsi alle cariche associative, modalità di votazione, gestione e procedura per le deleghe, possibilità di voto per delega per soci minori, procedure di spoglio dei voti, pubblicità dei risultati delle elezione delle cariche.

Funzionamento degli organi sociali: periodicità delle adunate, modalità di svolgimento delle riunioni, eventuale partecipazione di altri soggetti o organi, attribuzione delle cariche interne e delle modalità di svolgimento dei compiti (ad esempio, tesoriere, segretario), modalità di redazione dei verbali, assenze, modalità di deliberazione.

Libri sociali: modalità di tenuta dei libri, modalità di gestione dei dati raccolti (anche alla luce della normativa sulla privacy), soggetti responsabili dei libri sociali.

Rimborso spese ai volontari: condizioni e modalità, presentazione dei documenti giustificativi di spesa, organo preposto all’autorizzazione generale e alla valutazione dei singoli rimborsi, massimo importo rimborsabile.

NOTA

Rimborso spese ai volontari

Si ricordano le principali regole in materia di rimborso delle spese ai volontari.

Talune tipologie associative possono retribuire i volontari, strutturan do il rapporto in un regolare contratto di lavoro (rapporto subordina to, collaborazione occasionale, eccetera). Altre associazioni, invece, come le OdV, hanno ex L. 266/91, il divieto assoluto di retribuire in qualunque modo, anche indiretto, i soci o i volontari. Fatta salva questa precisazione, qualunque associazione, anche l’OdV, può comunque prevedere nel proprio statuto la possibilità di rimborsare le spese effettivamente sostenute nello svolgimento della propria attività di volontariato, entro i limiti preventivamente stabiliti dall’as sociazione e con le modalità previste, per l’appunto, dal regolamento dell’associazione.

Non è assolutamente ammesso il così detto “rimborso forfettario”, in quanto si configura come una retribuzione non giustificata da alcun tipo di rapporto lavorativo. Le tipologie di spese devono essere preven tivamente previste dall’organo direttivo o dall’assemblea (ad esempio, con apposita lettera di incarico) e ogni spesa deve essere autorizzata per poter usufruire del rimborso. Per il rimborso da parte dell’associazione, come l’associazione prevederà nel regolamento, il volontario dovrà esibire idonea documentazione della spesa sostenuta. In merito alle spese per gli spostamenti sostenuti dal volontario, l’as sociazione può elaborare un modello di rimborso spese chilometrico e le tariffe del rimborso saranno liberamente determinate dall’organo direttivo. Si tenga presente che il limite massimo di rimborso sono le tariffe ACI.

Si raccomanda, comunque, un atteggiamento prudenziale nella ge stione del rimborso spese, onde evitare che si configuri una “forzatura” del meccanismo del rimborso per consentire una qualche forma di retribuzione.

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RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI

Altre pubblicazioni utili per approfondire le tematiche trattate, come già indicato nel testo, sono reperibili nella collana Strumenti edita dal CSV di Verona e scaricabili dal sito www.csv.verona.it:

N. 1 Le agevolazioni fiscali per le organizzazioni di volontariato

N. 2 Le assicurazioni per le organizzazioni di volontariato

N. 3 La privacy per le organizzazioni di volontariato

N. 4 Come costituire una associazione di volontariato

N. 11 La responsabilità degli amministratori e degli enti di volontariato

INDICE

Premessa pag. 3

Associazione e Organizzazione di Volontariato (OdV) pag. 4

Dalla costituzione alla gestione della Associazione pag. 5

Modifiche dei dati dell’associazione e atti della vita associativa pag. 6

Organi sociali pag. 9

Assemblea dei soci pag. 9

Organo esecutivo e legale rappresentante (presidente) pag. 11 Organi facoltativi pag. 13

Libri sociali pag. 15

Libri dei verbali pag. 16

Libri dei soci e dei volontari pag. 19

Rapporti associativi pag. 22

Socio e adesione pag. 22 Posizione del socio pag. 24 Scioglimento del rapporto associativo pag. 25

Regolamento dell’associazione pag. 27

Riferimenti per approfondimenti pag. 30

CROCE AMICA CASERTA ODV

Finito di stampare nel luglio 2011 da Cierre Grafica via Ciro Ferrari 5, Caselle di Sommacampagna (VR) tel. 045 8580900 fax 045 8580907 www.cierrenet.it

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Autore Elena D'Alessandro, Ufficio Consulenze CSV Verona Edizione aggiornata giugno 2011