Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Acesso ao SAP •O acesso ao SAP será feito através de link publicado na intranet regional; •Só terá acesso ao sistema usuários previamente cadastrados; •A segurança é integrada com o Windows: a identificação do usuário é pelo login de rede, assim o usuário deve estar autenticado em seu login pessoal para acessar ao sistema; •Caberá ao GCTCE o cadastro de novos usuários; •O acesso às telas do sistema é diferenciado pelo perfil em que o usuário está cadastrado: ▪Pesquisador: Acesso apenas às telas de resultados; ▪Avaliador:
Acesso às telas de Lançamentos + privilégios do perfil Pesquisador;
▪Gestor:
Acesso às telas de Cadastro de Colaboradores e de Unidades do menu
Administração + privilégios do perfil Avaliador ; ▪Adm. Operacional: Acesso a todas as funcionalidade do menu Administrador, exceto ao formulário de Controle de Acesso + privilégios do perfil Gestor; ▪Administrador = Acesso a todas as telas do sistema. Este perfil é exclusivo para o gestor funcional e técnico do sistema. •Sugestão para perfis de acesso e suas atividades: 1.Gestor chefes de CDDs e supervisores; 2.Avaliador avaliadores ocasionais (ex. “padrinho” de CDD); 3.Pesquisador ASCOM, VIOPE e convidados de outras regionais ou gerências; 4.Adm. Operacional GERAE, CTC/CTCE, GEOPE e GECAR; 5.Administrador Gestor funcional e técnico do aplicativo.
Tela de entrada
1
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade •A tela principal apresenta: ◦no lado esquerdo a identificação e perfil do usuário, seguida por um menu que dá acesso às telas do sistema; ◦na parte central uma tela de boas vindas com informações sobre objetivos, prérequisitos, características do sistema quanto a restrições de acesso e auditoria das ações realizadas pelos usuários, seguidos pelos procedimentos a serem adotados pelos gestores no dia-a-dia; ◦na parte inferior dados da Diretoria Regional (nome e endereço).
Perfis de acesso e suas atividades
•Perfil GESTOR: É confiado aos gerente e supervisores da unidade. Permissões por Menu.
•Menu Administração Somente terá acesso às opções: Unidades e Colaboradores
2
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
As primeiras operações a serem realizadas pelo gestor, no sistema, são:
1.Verificar o cadastro de sua unidade, conferindo o horário da unidade e a matrícula do gerente; 2.Verificar o cadastro dos colaboradores: •no momento da implantação é dada uma carga inicial dos colaboradores por CDD, mas cabe ao gestor da unidade manter esse cadastro sempre atualizado.; •verifique cuidadosamente o cadastro dos colaboradores de sua unidade, fazendo os ajustes necessários para que ele reflita a realidade do seu CDD.; •lembre-se de inativar os colaboradores que estiverem afastados por motivos justificados (férias, licença, abono médico, auxílio doença acidentário, etc.) e de reativar quando eles voltarem as suas atividades; P.S.: A operação de Inativar e Reativar deverá ser feita diariamente, pelo gestor, antes da emissão do formulário de avaliação da produtividade.
3
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Menu Administração - Opção Unidades O aplicativo sugere automaticamente que a unidade a ser editada seja a que o usuário está lotado, entretanto é permitido a escolha de outra unidade para alteração de dados. Os seguintes campos são passíveis de alteração: 1.Matrícula do gerente. 2.Efetivo necessário: (qtd. necessária). 3.MOT contratado
4.Horário de funcionamento
4
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Menu Administração - Opção Colaboradores O aplicativo exibirá em um combo box os nomes das unidades e esperará que o gestor selecione-a, mostrando a seguir todos os colaboradores nela cadastrados.
Depois de selecionar a unidade, será exibida uma lista de colaboradres cadastrados no CDD escolhido e um campo matrícula para inclusão de novos colaboradores. Na lista de colaboradores existem 03 ícones para permitir a exclusão, ativação e inativação de um colaborador.
Ativar ou Inativar um colaborador (em situações como: afastamento, férias ou outras): Para tanto basta clicar no link
para Ativar ou no link
para Inativar.
Excluir: O gestor utilizará essa opção nos casos em que o colaborador tenha se aposentado, sido demitido ou transferido para outra unidade.
5
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Para Alterar deverá clicar em: E definir na tela de alteração dados como: unidade a qual o colaborador efetivamente se encontra, horário do expediente do colaborador e situação (Ativo ou Inativo), clicando em seguida no botão Gravar Dados
Inclusão de novos colaboradores
Parte-se do princípio de que o colaborador ao apresentar-se na unidade destinada já estará previamente cadastrado no banco Populis da DR-pelo RH. O gestor deverá digitar a matrícula do colaborador e em seguida clicar em Buscar Dados
O aplicativo fará uma busca através de uma view junto ao DPPESSOAL e trará os dados do colaborador cabendo ao gestor definir o horário do expediente e clicar em Gravar Dados para confirmá-lo em seu quadro de colaboradores.
6
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Menu Lançamentos Nesse menu o gestor terá permissão de gerar as seguintes avaliações: 1.Avaliação Diária da Produtividade (ADP) 2.Avaliação de Organização e do Processo Produtivo (AOPP) 3.Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente (ADDC).
1. Lançamentos - Avaliação Diária de Produtividade (ADP): O gestor poderá gerar uma ou mais listas (ADP) por dia, podendo distribuir entre seus supervisores para o processo de mensuração dos dados a serem observados junto aos seus colaboradores(carteiros) e terá até o final do dia para digitálas. Ao fim do dia, as listas ADP serão fechadas automaticamente.
Caso seja necessário reabrir uma lista para realizar um lançamento, o gestor deverá entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lançamentos. A lista será gerada com 20% do efetivo ativo da unidade, sorteado de forma totalmente aleatória. É fundamental que o gestor ajuste diariamente a situação de ativo ou inativo de seus colaboradores, pois somente colaboradores ativos participam do sorteio da avaliação.
7
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Depois de gerar a lista, o gestor deverá imprimi-la para realizar a mensuração manual da produtividade dos carteiros sorteados. Essa mensuração será feita pelo gestor, sem que os carteiros saibam quem está sendo avaliado. Somente ao final do levantamento, o gestor deverá comunicar os carteiros que foram avaliados, elogiando publicamente aqueles que tiveram um bom desempenho e chamando para conversar em particular aqueles que não alcançarem a meta, tentando motivá-los e ajudá-los a superar seus resultados. De posse dos dados mensurados conforme avaliação por 3, 4 ou 5 minutos, o número obtido deverá ser multiplicado por 20, 15 ou 12 respectivamente e anotados em suas respectivas linhas da ADP (a contagem é para estimar o número de objetos por hora). O gestor terá a lista disponibilizada pelo aplicativo para a entrada dos dados até 22 h do dia em questão. Depois disso a lista será fechada automaticamente e somente usuários autorizados poderão reabri-la, como por exemplo usuários com perfil Adm Operacional, reservado ao GERAE/GCTCE.
8
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Para fazer o lançamento, o gestor deverá clicar no ícone
, que está localizado à direita da lista escolhida e será
exibido um formulário de entrada de dados para preenchimento do levantamento realizado.
O gestor poderá digitar os valores e a qualquer momento, enquanto a avaliação estiver aberta, clicando em Gravar para fazer a salva dos dados. Caso um colaborador sorteado não possa ser avaliado, o gestor deverá deixar os dados em branco e registrar no campo de observação o motivo do colaborador não ter sido avaliado. Essa ação não trará prejuízo para o avaliado, desde que o campo tenha sido deixado em branco, caso seja informado o valor como Zero, este terá efeito sobre a média alcançada. Normalmente, todos os sorteados deverão ser avaliados, uma vez que antes de gerar a lista, o gestor deve ter ido ao menu Administração → Colaboradores e ajustado os casos de ausência justificada e retorno à normalidade. Após o lançamento e gravação de todos os dados dos avaliados da ADP do dia, o gestor deverá imprimir a lista novamente, desta vez já preenchida com o resultado da avaliação (R = Referencial, AQ = Altamente Qualificado, Q = Qualificado, TQ = Tende à Qualificação, NA = Não Alinhado), e coletar o ciente de cada colaborador avaliado, aproveitando a oportunidade para elogiar os que tiveram um bom desempenho (DR, DAQ e DQ) e conversar/motivar/orientar/ajudar aqueles que não alcançaram a meta (DTQ e DNA). Para imprimir a lista, o gestor deverá clicar sobre o ícone ,
localizado à direita da lista escolhida.
9
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Logo em seguida o aplicativo abrirรก em PDF a lista jรก com os resultados conforme os dados informados pelo gestor
Essa lista com o ciente do colaborador deverรก ser arquivada em uma pasta de documentos.
10
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade 2. Lançamento - Avaliação de Organização e do Processo Produtivo (AOPP):
O gestor poderá gerar uma ou mais avaliações da organização e do processo produtivo por mês e terá até o final do dia seguinte em que a avaliação foi gerada para lançar o resultado da pesquisa. Ao fim do dia seguinte em que foi gerada, a lista AOPP será fechada automaticamente. Caso seja necessário reabrir uma lista para realizar um lançamento, o gestor deverá entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lançamentos.
Usuário deverá escolher a unidade e em seguida clicar no botão “Gerar Lista” A lista deverá ser respondida e depois suas respostas lançadas no sistema, através do botão Editar
Exemplo de avaliação gerada:
11
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
12
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade 3. Lançamento – Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente( ADDC): O gestor poderá gerar uma ou mais avaliações da distribuição domiciliária por dia e terá até o final do dia em que a avaliação foi gerada para lançar o resultado da pesquisa, depois disso a lista ADDC será fechada automaticamente. Caso seja necessário reabrir uma lista para realizar um lançamento, o gestor deverá entrar em contato com a GERAE/GCTCE e solicitar a reabertura da respectiva lista, pois somente listas abertas podem receber lançamentos.
Usuário deverá escolher a unidade e em seguida clicar no botão “Gerar Lista” A avaliação deverá ser realizada e depois suas respostas lançadas no sistema, através do botão Editar
O sistema vai selecionar aleatoriamente 03 carteiros que serão objeto de pesquisa pelo CTCE, quanto à satisfação do cliente em relação a sua atuação em campo. A planilha é gerada com o nome dos carteiros, mas os campos distritos e logradouros, além dos resultados, devem ser informados, conforme pesquisa realizada.
Exemplo de avaliação gerada:
13
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
14
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Menu Resultados Neste menu o gestor terá acesso aos seguintes resultados:
Resultados - Avaliação Diária da Produtividade:
ADP – Produtividade Média dos Colaboradores:
15
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade O gestor deverá escolher um período e em seguida selecionar: 1.Um período; 2.Se todos os CDDs ou Apenas um CDD a ser selecionado de um combo box. 3.Definir a classificação dos dados a serem exibidos (por nome, desempenho na TD = Triagem de Distribuição, SL = Separação por Logradouro, OR = Ordenamento, Hora de Entrada = Pontualidade, PTO = Pontuação Total Obtida)
16
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Exemplo de relatório gerado:
Observações: •Através deste relatório o gestor irá obter o resultado do GCR dos avaliados, quanto aos itens TD, SL, OR e pontualidade. •Esse relatório poderá ser gerado pelo gestor semanalmente e afixado em quadro de aviso, para mostrar a lisura da avaliação bem como fomentar concorrência salutar.
ADP – Produtividade Diária de um Colaborador Este relatórios traz o resultado individual de um colaborador escolhido, mostrando todas as avaliações ocorridas em um determinado período. O gestor deverá escolher um período e em seguida selecionar um colaborador. O sistema irá gerar um relatório com o histórico das avaliações do colaborador / período escolhidos.
Exemplo de relatório gerado:
17
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
ADP – Colaboradores Destaques de um Período: Esse relatório traz os colaboradores destaques de um período. Essa escolha é feita a partir do mais alto PTO (Pontuação Total Obtida), dentre os colaboradores que obtiveram assiduidade referencial, altamente qualificada ou qualificada. O cálculo do PTO é feito da seguinte forma: PTO = (3 x TD + 2 x SL + 1 x OR)/ 6
Exemplo do relatório gerado:
ADP – Resumo de um Período: Esta consulta traz um resumo das avaliações diárias de produtividade em um período, mostrando a quantidade de avaliações realizadas por CDD, quantos colaboradores foram avaliados, quantos não foram, quantidade de colaboradores x quantidade de repetições, link em
18
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade avaliações efetuadas para quantas vezes cada colaborador foi avaliado, etc. Exemplo de resultado gerado:
ADP – Acompanhamento da Produtividade das Unidades: Esta consulta traz um gráfico com o resultado médio das avaliações diárias de produtividade em um período. O gestor deverá escolher um período, tipo da totalização e o agrupamento. O resultado é um gráfico comparativo entre as unidades, meta definida e realizada, para cada um dos itens avaliados (TD, SL e OR).
19
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade ADP – Listas Geradas:
Exemplo de resultado gerado:
20
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
21
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Resultados - Avaliação da Organização e do Processo Produtivo
AOPP – Itens de Não Conformidade – última avaliação: Este relatório traz os itens de não conformidade encontrados na última avaliação realizada para o CDD escolhido.
Exemplo de resultado gerado:
22
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade AOPP – Itens de Não Conformidade – Média de um período: Este relatório traz a quantidade de avalizações realizadas em um período e a quantidade de vezes em que o item apareceu não conforme. O gestor deverá escolher um período, unidade e se quer listar item x CDD ou CDD x item.
Exemplo de resultado gerado:
23
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade AOPP – Resumo de um período: Este relatório vai mostrar um resumo das avaliações da organização e do processo produtivo em um período a ser escolhido pelo gestor. O resultado mostrará a pontuação média, a classificação por CDD x mês e a quantidade de avaliações efetuadas.
Resultado do relatório gerado.
24
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade AOPP – Acompanhamento de Unidades Esta consulta vai exibir um gráfico de acompanhamento das unidades quanto às avaliações da organização e do processo produtivo realizadas em um período. O gestor deverá escolher o período e o agrupamento, conforme mostrado na tela ao lado.
Exemplo de resultado gerado.
25
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
26
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade AOPP – Listas Geradas: Lista todas as Avaliações da Organização e do Processo Produtivo em um período, possibilitando sua reimpressão a qualquer momento, independente de estar aberta ou fechada. O gestor deverá escolher o período e unidade e clicar no botão “Mostrar Listas”.
Exemplo de resultado gerado:
Resultado da reimpressão:
27
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Resultados – Avaliação da Distribuição Domiciliária pelo Cliente AOPP – Acompanhamento de Unidades Esta consulta vai exibir um gráfico de acompanhamento das unidades quanto às avaliações da distribuição domiciliária efetuadas pelos clientes em um período. O gestor deverá escolher o período. Exemplo do resultado da consulta:
28
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Perfil Adm. Operac. O perfil Administrador Operacional é confiado ao GERAE e CTCE. São responsáveis pela abertura/fechamento manual das listas, quando da solicitação pelo gestor. Tem acesso a tudo que o perfil Gestor acessa, além de acessar também quase tudo no menu Administração.
Menu Administração
29
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Acessa todas as opções do menu Administração, exceto a opção Controle de Acesso, que é exclusiva para o perfil Administrador, que é confiado aos gestores técnico e funcional do sistema.
Menu Administração - Opção Usuários Informe a matrícula e clique em procurar:
O sistema irá fazer uma busca no banco DBPessoal e exibirá os dados, caso a matrícula esteja cadastrada no Populis.
Confirme os dados, informe o login de rede precedido pelo domínio, selecione um Perfil e, se quiser, informe a unidade de atuação. O login de rede não poderá ser alterado depois. Clique em “Incluir” se fôr um usuário novo ou em ”Alterar”, se fôr um usuário já cadastrado. P.S.: Esta seleção de unidade restringia o acesso à unidade escolhida. Essa restrição foi desabilitada, por solicitação do gestor funcional, mas poderá ser reativada em uma nova versão do sistema. Se o usuário não estiver cadastrado no DBPESSOAL (que é uma visão do POPULIS para a regional), caso dos usuários da Administração Central, é possível cadastrar o Login, Perfil e Unidade assim mesmo.
30
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Caso a matrícula não seja encontrada no DBPESSOAL, o aplicativo irá apresentar a tela abaixo, permitindo a inclusão do usuário mesmo assim. Preencha cuidadosamente o campo Login, com o domínio, seguido da barra invertida (\) e do login de rede (ex. PE\JoseMS).
Obs. É de extrema importância no campo login as iniciais da DR que o cadastrado pertença, inclusive com a barra ( \ ) invertida. Será pelo login pessoal e não pelo da unidade que o usuário será identificado para acessar o aplicativo.
Menu Administração - Opção
Listas ADP Geradas
Adm. Operac. irá clicar nesta opção e selecionar a unidade a ser acompanhada
O resultado em tela permitirá o acompanhamento da assiduidade do gestor, uma vez que a orientação é que o formulário de acompanhamento de produtividade seja gerado logo na chegada do gestor à unidade. Os ícones ao lado da lista permitirão a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista Abrir ou fechar lista
31
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade
Menu Administração - Opção
Listas AOPP Geradas
Adm. Operac. irá clicar nesta opção e selecionar a unidade a ser acompanhada
O resultado em tela permitirá a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista Abrir ou fechar lista
Menu Administração - Opção
Listas ADDC Geradas
O resultado em tela permitirá a exclusão, a reabertura ou o fechamento manual de uma lista. Excluir lista
32
Manual do SAP - Sistema de Acompanhamento da Produtividade Abrir ou fechar lista
33