SAPPP - Sistema de Acompanhemento da Padronização do Processo Produtivo - MANUAL DO AUDITOR by CSP-Conlutas Correios SC

SAPPP - Sistema de Acompanhamento da Padronização do Processo Produtivo

Relatório gerado em: 09/06/2011 19:05

MANUAL DO AUDITOR

Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº 1

Item de Verificação A abertura do CDD é realizada 10 minutos antes do horário previsto para a chegada da primeira carga por, no mínimo, duas pessoas, sendo uma delas com função de confiança?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- A Unidade deve ser aberta 10 minutos antes do horário previsto para a chegada da primeira carga. A Gerência Operacional deve definir o melhor horário de abertura das Unidades que recebem a carga simples no dia anterior ou durante a madrugada. 2- Considerar item NA quando a Unidade receber sua primeira carga no transcorrer da madrugada ou o tempo entre a chegada da 1ª carga e a abertura da unidade for superior a 60 minutos.

MANDIS 6/2 - 1.1 , 1.1.1 e 1.2

1- Junto com os responsáveis pela abertura da Unidade, pode ser MANDIS 6/2 - 1.2, 4.1 e destacada uma equipe para fazer a retirada de veículos e 4.6 organizar a Unidade visando otimizar o desenvolvimento das rotinas. 2- Antes do início da TD, as cadeiras devem ser posicionadas após a linha demarcada no piso ao longo do layout das mesas dos carteiros. 3- O abastecimento das posições de trabalho deve ser realizado imediatamente após o recebimento da carga. 4- A equipe de trabalhos preparatórios deve ser definida de maneira que as atividades estejam prontas antes do horário previsto para o início da TD, em situação de carga normal. 5- Considerar NA se a Unidade não possuir equipe destacada por realizar os trabalhos preparatórios no dia anterior, em

Objetivo: Garantir que não haja perda por espera, tanto pela equipe da unidade, quanto pelo veículo da linha que fornece a carga. Forma de avaliação: Os auditores deverão chegar antes do horário previsto para a abertura da unidade e checar se quem está abrindo é o Gerente ou SO. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 2

A equipe destacada para os trabalhos preparatórios realiza todas as atividades antes do horário previsto para o início da TD? Objetivo: Garantir que não haja perda por espera pela equipe da unidade antes do início da TD. Forma de avaliação: Comparar término dos trabalhos preparatórios com o horário previsto de início da TD. Verificar o horário previsto para entrada da maioria dos carteiros, nos cartões de ponto da unidade. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há. Margem de tolerância: Carga recebida acima de 20% do dimensionado em SD ou atraso da linha.

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

função do horário de recebimento da carga. 3

A conferência do recebimento da carga, utilizando-se do documento definido pela área de administração da frota, é realizada de acordo com o previsto?

1- A recepção e a conferência da carga devem ocorrer na MANDIS 6/2 - 2.2 a 2.2.2 presença do motorista. 2- O responsável pela recepção e conferência da carga deve preencher corretamente os campos existentes no documento definido pela área de administração da frota. 3- Para as linhas exclusivas da Unidade, o controle do horário de chegada e partida do veículo pode ser considerado através do documento definido pela área de administração da frota. 4- Considerar item NA caso a Unidade esteja localizada no mesmo prédio da Centralizadora, não havendo necessidade de transporte da carga por veículo.

1-No momento da recepção da carga,deve ser feita verificação visual do possível mau encaminhamento por meio da constatação das informações nos rótulos de que a carga recebida está compatível com a Unidade.Caso a Unidade receba a carga em unitizadores secundários(CAF e/ou CDL),a verificação deve ser feita no rótulo dos mesmos.2-Na dúvida a respeito do conteúdo ou na inexistência da rotulagem,o tratamento do unitizador deve,obrigatoriamente,ser priorizado.3-Os unitizadores ME devem ser devolvidos imediatamente,se possível,no mesmo veículo que tenha trazido a carga.4-Considerar NA se a Unidade receber sua primeira carga no transcorrer da madrugada ou o tempo entre a chegada da 1ª carga e a abertura da unidade for superior a 60 minutos.

Objetivo: Verificação do controle do horário de chegada da carga e da integridade da mesma. Forma de avaliação: Acompanhar o recebimento da carga e o preenchimento correto do documento definido pela área de administração da frota. Período: Nos dias da auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 4

No momento da recepção da carga é feita verificação visual do possível mal encaminhamento de unitizadores? Objetivo: Evitar perda de prazo e retrabalho. Forma de avaliação: Observar se a unidade está verificando os rótulos, no ato do recebimento da carga. Considerar item C se,na ausência de rótulos,o efetivo responsável verificar por amostragem se a carga das caixetas pertence à Unidade. Considerar item NC na constatação de que a carga ME foi verificada no momento da sua recepção,mas não foi reencaminhada no mesmo veículo que a trouxe,caso haja condição de seguir nesse veículo

MANDIS 6/2 - 2.3 a 2.4.2 MANDIS 7/4 - 2.1

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1-No caso de irregularidades, a Unidade deve providenciar a lavratura dos documentos pertinentes (TC/AI/CIE/CIE-eletrônica) que deve ser feita depois que os carteiros forem liberados para a distribuição. 2-Unidades integradas ao SRO/CTS, além dos documentos, devem: a)executar conferência eletrônica; b)gerar relatório de objetos faltantes (ROF); c)executar gestão de eventuais pendências; d)excluir os objetos não localizados; e e)gerar e imprimir o relatório de excluídos (ROE).3-Unidades integradas ao SRO-II, devem gerar e manter um arquivo eletrônico dos Relatórios de Objetos Faltantes (ROF) e Relatórios de Objetos Excluídos (ROE).

MANDIS 7/4 - 2.1, 2.6, 2.6.1, 2.7 a 2.7.4 MANENC 16/4, 5 e 6.

1-Devem ser utilizados carrinhos apropriados e até mesmo MANDIS 6/2 - 2.5, 2.5.1 paleteiras e empilhadeiras,no caso das Unidades que recebem a MANENC 8/2 - 3.5 "c" carga unitizada em contêineres ou páletes. 2-Para evitar acidentes de trabalho, danos aos equipamentos e às partes internas do baú dos veículos, deve-se utilizar, de forma racional e responsável, somente paleteira ou transpaleteira elétrica nas operações de carregamento de carga no interior do baú dos veículos, não sendo permitida a utilização de empilhadeira.

Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Toda a carga recebida. Margem de tolerância: Não há. 5

A unidade realiza todas as verificações necessárias quanto à integridade física, mal encaminhamento ou falta dos objetos sob registro e unitizadores recebidos, e providencia a lavratura dos documentos pertinentes em cada caso? Objetivo: Registrar a ocorrência de qualquer irregularidade afim de resguardar a unidade de qualquer indenização e informar ao cliente. Forma de avaliação: Verificar nos arquivos da Unidade a existência dos documentos relativos às irregularidades e os relatórios ROE e ROF e também pesquisar os objetos excluídos para verificar se a baixa foi feita corretamente. Período: Últimos 3 meses. Amostra: Todos os documentos. Margem de tolerância: Não há.

A unidade utiliza corretamente os recursos existentes para o descarregamento da carga? Objetivo: Evitar que haja desgaste físico dos empregados e dos unitizadores quando do recebimento da carga. Forma de avaliação: Acompanhar visualmente o recebimento e movimentação da carga. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Toda a carga recebida e movimentada. Margem de tolerância: Não há.

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº 7

Item de Verificação A compactação e mensuração da carga local, por gabarito, utilizando o SGDO, é realizada?

Peso

Tipo

1-Em relação a carga local recebida de outras unidades (AC, ACF, MANDIS 6/2 - 3.3 UT de outra UF, ME e MD trocada entre unidades distribuidoras) MANENC 10/4 - Anexo 2 deve ser feita a compactação para efeito de contagem e lançamento no SGDO. Nas unidades de distribuição que recebem objetos de diferentes formatos acondicionados em uma mesma caixeta, exceto FS e FE, deve-se utilizar o gabarito de carga mista. 2-A carga local recebida durante a TD deverá ser lançada no campo "Carga Local" no SGDO e divulgado o novo tempo previsto para a realização da TD. O item deve ser considerado NC se for verificado o lançamento do horário de início da TD sem o registro da carga local no SGDO e/ou se a Unidade inserir no sistema a diferença de gabaritagem relativa à carga compactada/mensurada pelo Centralizador. 3-Considerar NA caso a Unidade não receba carga local.

1-O abastecimento deve ser realizado após o recebimento da MANDIS 6/2 - 4.1 a 4.5.1 carga,distribuindo-a,com os formatos devidamente separados,para MANDIS 6/3 - 2.2 e 2.6 cada dupla de carteiros que compartilhará o mesmo suporte com caixetas(colocado entre cada duas mesas de carteiros,com o lado maior da caixeta disposto perpendicularmente às mesas).2Caixetas devem ser depositadas sobre os suportes para caixetas, priorizando-se os objetos semi-embaraçosos, sendo permitida a colocação de duas caixetas de objetos FS sobre o suporte até que se esgotem as quantidades.3-Posições de trabalho devem priorizar o maior número possível de duplas,de forma sequencial.Se a Unidade possuir quantidade ímpar de carteiros por subsetor,o carteiro sem dupla deverá ocupar a última posição relativa à sequência formada.5-Considerar C se, na utilização de suporte para caixeta,ficar uma caixeta para cada carteiro ou,na

Objetivo: Registrar no SGDO toda a carga a distribuir pela unidade. Forma de avaliação: Observar lançamento no SGDO pelo SO ou Gerente. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Carga local recebida Margem de tolerância: Não há

A carga é distribuída para as posições de triagem com os formatos devidamente separados, cada uma delas correspondendo a uma dupla de Carteiros? Objetivo: Garantir o equilíbrio da carga distribuida entre os participantes da TD. Forma de avaliação: Observar o abastecimento das posições de trabalho. Período: Nos dias da auditoria Amostra: Carga que entrará na TD Margem de tolerância: Não há.

Orientação

Referência

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

utilização do cesto,se ficar uma caixeta para cada dupla de carteiros. 9

É verificada, através de consulta ao SRO-MCL (Módulo de Consulta Local) (unidades com SROI) ou através do menu Gestão - Conferência Eletrônica (unidades com SRO-II), a carga recebida ou a receber?

1- Consultar o SRO/CTS Operacional para verificação da carga recebida ou a receber, ficando substituída a conferência física de objetos e unitizadores pela conferência eletrônica dos objetos, exceto quando a Unidade de destino da carga não estiver integrada ao sistema de SRO-CTS Operacional Módulo de Consulta Local. 2- Nas unidades que utilizam o SRO II, a consulta deve ser verificada na rotina "Conferência Eletrônica" do menu "Gestão".

MANDIS 7/2 - 3.2 e 3.2.1 MANDIS 7/4 - 2.6 MANENC 16/3 e 6

1- A TD deve ser iniciada com o maior número de carteiros possível, no horário previsto para o seu início. Seus participantes devem iniciá-la ao mesmo tempo. 2- O SO e/ou gerente deve avisar quanto ao início da TD e programar o término simultâneo dessa atividade. 3- Avaliar cada subsetor, indicado no SGDO, separadamente, quando houver.

MANDIS 6/3 - 2.5, 2.9 "a" e "d"

1- O SO e/ou gerente deve preencher os campos relativos à rotina Dados de Carga e Informações Adicionais no SGDO. 2- O campo Início da TD deve ser lançado imediatamente após o início da TD. 3- O SO e/ou gerente deve repassar verbalmente à equipe o tempo calculado pelo SGDO e o horário previsto para o

MANDIS 6/3 - 2.9 "b" e "c"

Objetivo: Ter conhecimento da carga de objetos registrados a ser tratada e distribuida pela unidade. Forma de avaliação: Observar se o procedimento está sendo realizado. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 10

O processo da TD inicia e termina ao mesmo tempo? Objetivo: Garantir a produtividade coletiva nesta etapa do processo. Forma de avaliação: Observar toda a TD Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há.

O cálculo de produção (tempo de TD) realizado no SGDO é divulgado à equipe imediatamente após o início da TD? Objetivo: Dar conhecimento a equipe do tempo que deve durar a TD. Forma de avaliação: Observar o procedimento

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Os objetos semi-embaraçosos são triados por todas as posições de trabalho, quando possível, antes dos objetos de formato normal?

1- Inicialmente devem ser triados os objetos de formato semiembaraçoso (FS) e em seguida os de formato normal (FN). Os objetos FS não podem ser triados por posições de trabalho distintas. 2- As caixetas devem ser depositadas sobre os suportes para caixetas, priorizando-se os objetos semi-embaraçosos, sendo permitida a colocação de duas caixetas de objetos FS sobre o suporte até que se esgotem as quantidades. 3- Considerar o item C sempre que respeitada a prioridade do FS sobre o FN. 4- Considerar NA caso a Unidade receba a segunda carga após o início da TD e de maneira que inviabilize a separação dos formatos durante o processo.

1- O SO e/ou Gerente deve acompanhar toda a TD e intervir, MANDIS 6/3 - 2.4, 2.7, 2.9 quando necessário, para garantir a eficiência dessa fase do "a", "e", "f" e "g" processo que, por ser atividade coletiva, influencia decisivamente as demais etapas. 2- Todos os participantes, cada um em sua atividade, devem estar concentrados, evitando dispersões que prejudiquem o equilíbrio do processo produtivo, garantindo o ritmo e a disciplina das operações. 3- Considerar NC se a equipe de carteiros ultrapassar o tempo previsto para realização desta atividade. 4- Avaliar cada subsetor, indicado no SGDO, separadamente,

Objetivo: Garantir que os objetos FS sirvam de base para os objetos FN no desabastecimento. Forma de avaliação: Observar a TD Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Ver observações de NA.

O SO e/ou o Gerente acompanham toda a TD dos objetos simples e intervêm, quando necessário, para garantir a eficiência dessa fase do processo? Objetivo: Garantir a eficiência dessa fase do processo. Forma de avaliação: Observar toda a TD. Período: Nos dias da auditoria Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há.

Referência

término da TD, tão logo tenha essas informações. 4- Caso o SGDO esteja inoperante ou o Centralizador não tenha informado a carga no SGDO, a unidade deverá utilizar o formulário de controle de produção (FP0043/05). 5 - Caso as observações acima não tenham sido cumpridas, o item será NC.

de cálculo de produção. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há Margem de tolerância: Observar orientação 4.

Orientação

MANDIS 6/2 - 4.5 MANDIS 6/3 - 2.6

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

quando for o caso. 14

Os participantes da TD permanecem de pé durante a realização dessa operação?

1- Os participantes da TD devem ficar em pé durante a realização dessa operação, em razão da padronização do fluxo produtivo, o qual deve visar melhor grau de acessibilidade aos escaninhos e, consequentemente, o aumento da produtividade. 2- Para a avaliação desse item, deve ser desconsiderada a TI, caso a Unidade atue como subcentralizadora e execute essa operação.

1- O desabastecimento intermediário pode ser realizado quando MANDIS 6/4 - 1.1 "g" houver escaninhos, durante a TD, com o mínimo de ¾ de seu espaço preenchido e/ou quando a maior parte dos distritos receber mais de uma CTA-04 de carga, podendo, neste caso, ser previsto o desabastecimento intermediário estilo dominó após o término da triagem dos objetos FS e antes que se inicie a triagem dos objetos FN. 2- Deve ser designado empregado, exceto gerente e SO, para o desabastecimento intermediário destes escaninhos durante a realização da TD. 3- Considerar item NA quando não houver necessidade do desabastecimento intermediário.

1- Deve ser empregado o sistema de desabastecimento no estilo dominó, no qual cada participante recolhe dos objetos com a utilização de caixetas do tipo CTA-04. Havendo distrito em que seja necessário mais de duas CTA-04, devido ao volume de

Objetivo: Garantir o maior grau de acessibilidade dos escaninhos por parte dos carteiros. Forma de avaliação: Observar toda a TD. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há. 15

A Unidade executa o desabastecimento intermediário quando necessário? Objetivo: Evitar a ocorrência de escaninhos cheios, prejudicando o bom andamento desta etapa do processo. Forma de avaliação: Observar a realização do procedimento. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há.

O desabastecimento é realizado utilizando-se a CTA-04 para recolher os objetos de todas as direções da TD?

MANDIS 6/3 - 2.3

MANDIS 6/4 - 1.1 "a" a "e", "h" e "i"

Objetivo: Garantir a organização dos objetos. Forma de avaliação: Observar a realização do Página 7 de 43

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Item de Verificação

Peso

Tipo

A fila é mantida durante o dominó? Objetivo: Manutenção da organização do processo. Forma de avaliação: Observar o desabastecimento. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há.

Referência

objetos, podem ser utilizadas as CTA-06 para o volume excedente, desde que estas sejam devolvidas para o Centralizador no mesmo dia. 2- O recolhimento deve obedecer ao sentido horário, iniciando após autorização da supervisão. 3- Considerar C se a Unidade utilizar outro tipo de unitizador ou se utilizar caixetas. 4- Considerar NC se o dominó for iniciado sem autorização, se não for utilizada toda força de trabalho disponível na Unidade ou se não forem passadas as CTA-04 para o recolhimento das demais direções da TD (GU, ME, CP, etc).

procedimento. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há.

Orientação

1- Durante o desabastecimento, os participantes devem MANDIS 6/4 - 1.1 "b", "c", deslocarse "f", "k" e ao longo do leiaute (conforme configuração), recolhendo "l" sequencialmente os objetos triados para o seu distrito. O processo de recolhimento deve encerrar exatamente na posição de trabalho inicial. 2- Os participantes devem manter-se em fila, sem ultrapassar os seguintes, evitando assim a quebra do ritmo e mantendo a organização da operação. 3- Durante o desabastecimento, o trajeto definido pelo rodízio do dominó deve estar livre de qualquer obstáculo. 4- Se no recolhimento das direções extras da TD forem passados os cestos CTA-04, o ritmo e a organização da operação devem ser mantidos. 5- Considerar NC se, durante o desabastecimento, os procedimentos não forem realizados e/ou se houver mais de

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

um carteiro ou cesto por posição de trabalho (gargalos), quebrando o ritmo da operação.

Os objetos (inclusive os das direções GU, CP, ME, etc), no desabastecimento, são colocados no cesto de forma organizada, mantendo a separação de formatos (FN e FS), e sem comprometer o andamento das demais atividades?

1 - Os objetos, inclusive os das direções Grandes Usuários, Caixas Postais, Mal Encaminhados e Mal Endereçados, são colocados na caixeta de forma organizada mantendo a separação de formatos (FN e FS), sem atrasar o andamento do processo.

1- Deve ser feita verificação visual diária, da carga destinada a MANDIS 6/7 - 1.8 Caixas Postais e Grandes Usuários, visando minimizar a ocorrência de mal encaminhados. A verificação deve ser feita, nos objetos, após o desabastecimento. 2- Considerar NA se no plano de TD não forem previstos GUs e/ou Cx. Postais.

MANDIS 6/4 - 1.1 "j"

Objetivo: Garantir a separação dos formatos para a próxima etapa do processo. Forma de avaliação: Observar o procedimento. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 19

É realizada a verificação de ME junto aos objetos destinados à Caixa Postal e aos Grandes Usuários de TD? Objetivo: Evitar a ocorrência de objetos ME destinados a Caixa Postal e aos Grandes Usuários de TD. Forma de avaliação: Observar se a verificação foi realizada e, após, conferir amostralmente os objetos. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: No mínimo,10 objetos em cada cesto (CTA-04). Margem de tolerância: Não há.

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Item de Verificação

Os objetos simples ME/MD recebem o tratamento adequado (carimbo/pesquisa e reendereçamento) para cada caso e são reexpedidos no mesmo dia?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1-aplicar carimbo datador e carimbo ME na frente dos objetos ME. Preferencialmente, usar carimbo datador já com a menção ME.Carimbação deve ser feita de forma a não inutilizar e rasurar as informações contidas no objeto.Unitizadores ME devolvidos à centralizadora, aplicar carimbo datador no rótulo do unitizador e lavrar CIE. Todo objeto será pesquisado (apenas CEP), exceto impresso simples, não ocorrendo no horário da TD, SL e Ord. 2-Objetos MD aplicar carimbo datador no verso e o de pesquisa na frente, anotar CEP correto e reendereçar. O CEP original deve ser inutilizado com um único traço horizontal, de forma que continue possibilitando a sua leitura. Lançar diariamente a quantidade de ME e MD no SGDO. Triar ME e MD conforme Plano de Expedição da unidade e expedir no mesmo dia. 3-Considerar NC se objetos ME/MD permaneçam no CDD de um dia p/ o outro e/ou se os procedimentos estiverem errados.

MANDIS 6/9 - 1.2 a 1.4 MANDIS 6/10 - 1.2, 1.3, 1.4, 2.1 a 2.6, 2.8 e Anexo 2

1- O horário previsto de liberação da correspondência destinada MANDIS 6/13 - 1.2 às caixas postais deve ser rigorosamente obedecido pela Unidade, caso a mesma esteja instalada em outra unidade. 2- Caso a Caixa Postal esteja instalada na mesma unidade, deve haver a disponibilização dos objetos para ela destinados imediatamente após a etapa de sua extração (TD ou SL). 3- Considerar item NA quando a Unidade não atender nenhuma agência com Caixas Postais.

1- Ainda deve ser mantida a separação por formato dos objetos, sendo triados os objetos de formato semi-embaraçoso (FS) e em

Objetivo: Garantir a correta destinação desses objetos. Forma de avaliação: Selecionar amostra de objetos já triados e verificar cumprimento da carimbação e da pesquisa Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Objetos do dia. Margem de tolerância: 3 objetos.

Os objetos destinados à Caixas Postais são liberados e encaminhados logo após a TD/SL? Objetivo: Imediata disponibilização destes objetos de modo a não haver espera por parte do veículo destinado a entrega. Forma de avaliação: Verificar o horário de liberação no documento, definido pela área de administração da frota, do veículo responsável pelo transporte dessa carga. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todos os objetos. Margem de tolerância: Não há.

É mantida a separação de formatos (FN e FS) durante a SL?

MANDIS 6/5 - 1.9

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Item de Verificação

Peso

Tipo

O conteúdo do escaninho condiz com o plano de SL (com o etiquetamento)?

1- Considerar item NC se o item 10 da lista de Leiaute e Sinalização/Organização/Documentação tiver sido avaliado como NC por não haver etiquetas de SL ou se os logradouros estiverem ilegíveis ou rasurados.

1- Primeiramente, devem ser processados os objetos destinados MANDIS 6/5 - 1.11 e aos DA/GUs e, quando prontos, disponibilizados imediatamente MANDIS 6/6 - 1.3 após serem confeccionados, de modo a não haver atraso na saída dos veículos. Os DAs em que serão incluídos objetos registrados deverão ser disponibilizados, imediatamente, após a inclusão deste(s) objeto(s). Para tanto, devem ser priorizados os objetos dos escaninhos cujas etiquetas de SL estão identificadas com o sinal vermelho/preto. 2- Para este item, não existe tolerância de tempo, devendo ser considerado NC no caso de pelo menos 1 GU ou DA não ser

Objetivo: Evitar a ocorrência errônea de separação por logradouro. Forma de avaliação: Fazer a pesquisa retirando objetos dos escaninhos diferentes para verificar se o endereçamento está condizente com o plano de SL. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: No mínimo 3 distritos em 3 escaninhos. Margem de tolerância: Até 10% dos objetos estiverem com o endereçamento em desacordo com a etiqueta de SL. 24

Os GUs e os DAs são priorizados no ordenamento e disponibilizados, imediatamente, após confeccionados e de forma a respeitar o horário estabelecido em documento, definido pela área de administração da frota, para saída da linha? Objetivo: Evitar a disponibilização de GU e/ou DA após a saída da linha. Forma de avaliação: Observar o ordenamento. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os GUs e DAs. Margem de tolerância: Não há.

Referência

seguida os de formato normal (FN).

Objetivo: Facilitar o manuseio dos objetos no ordenamento. Forma de avaliação: Observar a SL. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 23

Orientação

MANDIS 6/5 - 1.4.1

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

priorizado imediatamente após confeccionado ou ser disponibilizado após o horário estabelecido para saída da linha 3- Considerar item NA somente nos casos de a Unidade não possuir GUs e/ou DAs cadastrados.

Os GUs extraídos na SL que serão entregues por distrito especial são amarrados e acondicionados de forma a evitar o contato direto com o piso, após o término da SL?

1- À medida que os amarrados de GU de SL que serão entregues por distrito especial forem sendo confeccionados, devem ser dispostos em CTA-04, ou diretamente nos suportes para caixeta ou em qualquer outro equipamento destinado para esse fim, de forma a evitar o contato direto com o piso até o momento de disponibilização para carregamento. 2- Considerar item Conforme se os amarrados de GU forem depositados diretamente na área definida para o carregamento do veículo do distrito especial, desde que não haja grande perda por movimentação interna. 3- Considerar Item NA no caso não haja na Unidade GUs de SL entregues por distrito especial.

MANDIS 6/5 - 1.10

1- A integridade dos objetos deve ser obrigatoriamente mantida. 2- Entende-se por objetos íntegros aqueles que não possuem vinco(s), fissura(s) e/ou dilaceramento(s), desde que não tenham sido causados na Unidade e sejam lavrados os documentos pertinentes, assim como o Termo de Constatação.

MANDIS 6/6 - 1.6 "a" e "b" MANENC 16/4 e 5

1- A existência de serviços adicionais de AR e MP deve ser destacada pelo emissor da LOEC, antes da impressão da

MANDIS 6/14 - 1.3 e 1.3.1 MANDIS 8/4 - 3.13

Objetivo: Garantir a integridade dos objetos de GU. Forma de avaliação: Observar se os GUs foram dispostos em CTA-04, ou diretamente nos suportes para caixeta ou em qualquer outro equipamento destinado para esse fim. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os GUs. Margem de tolerância: Não há.

É obedecida a proibição de dobrar os objetos simples e registrados? Objetivo: Garantir a integridade física dos objetos Forma de avaliação: Observar visualmente os amarrados confeccionados. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Carga da unidade. Margem de tolerância: Não há.

São indicados na LOEC os serviços adicionais de AR/MP e a quantidade das Caixas de Coleta

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Objetivo: Destacar para chamar a atenção dos carteiros sobre a existência dos serviços adicionais. Forma de avaliação: Verificar LOECs. Período: Últimos 30 dias. Amostra: No mínimo, 50% dos distritos em mais de 1 dia. Margem de tolerância: 3 LOECs com irregularidade. O recebimento dos objetos sob registro pelos carteiros é realizado de modo a não haver espera por parte dos carteiros para a sua retirada?

1- A prioridade na emissão da LOEC deve obedecer à ordem habitual de saída dos carteiros para entrega, de modo a evitar esperas. O carteiro deverá receber os objetos no balcão da área de tratamento de objetos sob registro. 2- O Gestor da unidade distribuidora pode definir a melhor forma de retirada dos objetos sob registro, pelos Carteiros, de modo a evitar a formação de filas, se for o caso. 3- Considerar NC quando for verificada espera por parte dos carteiros ou formação de fila para retirada dos objetos registrados.

MANDIS 8/4 - 3.17, 3.23 e 3.24

1- No momento do recebimento, o carteiro deve conferir a quantidade de objetos lançados com a quantidade de objetos recebidos, bem como a integridade destes e, em seguida, receber a LOEC, dar recibo na mesma na presença do responsável pela entrega dos objetos sob registro. 2- Devem ser identificados e devolvidos, de imediato, ao empregado que fez a passagem, aqueles objetos que eventualmente não pertencem à sua percorrida. 3- Considerar NC se, pelo menos, 1 carteiro não fizer a conferência ou se os objetos forem disponibilizados para conferência juntamente com a LOEC.

MANDIS 8/4 - 3.26 e 3.27

Objetivo: Evitar perda por espera no ato de recebimento dos objetos sob registro. Forma de avaliação: Observar o recebimento dos objetos sob registro. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos. Margem de tolerância: Não há 29

Há conferência dos objetos sob registro, por parte dos carteiros, no ato do recebimento dos mesmos? Objetivo: Garantir a segurança dos objetos sob registro recebidos pelos carteiros. Forma de avaliação: Observar o ato de recebimento dos objetos sob registro Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Não há.

Referência

mesma. Deve ser lançada a quantidade de caixas de coleta do distrito na LOEC, no campo OUTROS antes da entrega das chaves ao carteiro, devendo a quantidade estar de acordo com a relação de caixa de coleta.

(no campo OUTROS)?

Orientação

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

No momento do lançamento das informações na LOEC, os carteiros realizam as verificações conforme previsto?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Os Carteiros devem comparar os dados de endereçamento do remetente contidos nos ARs com os dos objetos. Caso não exista o endereçamento do remetente no AR e no objeto, deve ser comunicado de imediato ao Gerente ou SO da unidade que, por sua vez, deverá anotar no final da LOEC, o número de ordem de entrega do objeto, a informação da falta do endereçamento do remetente e assinar. Exemplo: Item 20: Não possui endereço do remetente, no AR e no objeto, para devolução. 2- Devem ser conferidos também, em momento posterior ao recebimento dos objetos sob registro, as marcações dos serviços adicionais AR e MP e, também, a anotação da quantidade de AR/MP e caixa de coleta que deve estar lançada no campo específico da LOEC.

MANDIS 8/4 - 3.29 e 3.30

1- Os Carteiros deverão lançar na LOEC, de forma abreviada ou por extenso, o endereço de entrega constante nos objetos. Não devem ser lançadas somente as iniciais indicando todos os nomes do logradouro. Quando se tratar de mesmo logradouro, poderão ser utilizadas aspas, no entanto, se houver quebra de página, o logradouro deverá ser reescrito. No caso de objetos destinados a áreas rurais ou onde a nomenclatura dos logradouros se assemelham, também deverá ser lançado o nome do destinatário.

MANDIS 8/4 - 3.31

1- Redistribuição da Carga consiste na passagem dos objetos de um distrito que eventualmente fique sobrecarregado ou desguarnecido entre um grupo de distritos, que realizarão a distribuição destes objetos. Deve ser acionado sempre que um distrito não esteja coberto por seu carteiro titular ou reserva. 2- Esta redistribuição de carga deve estar prevista formalmente, através do Plano de Redistribuição de Carga. 3- Considerar NA quando não houver necessidade de realização da Redistribuição de Carga.

MANDIS 13/3 - 2 e 3

Objetivo: Garantir o correto preenchimento da LOEC com as informações contidas no objeto. Forma de avaliação: Confrontar as informações contidas no objeto com o lançamento na LOEC antes da saída do carteiro. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: No mínimo, 3 LOECs Margem de tolerância: Não há

Na LOEC, os carteiros realizam as anotações e indicações conforme previsto? Objetivo: Garantir o correto preenchimento da LOEC com as informações contidas no objeto. Período: Últimos 30 dias. Amostra: Aleatoriamente, pelo menos, 50% dos distritos em mais de 1 dia. Margem de tolerância: 3 LOECs com irregularidade.

A unidade realiza o Plano de Redistribuição de Carga conforme o previsto? Objetivo: Garantir a menor ocorrência de distritos parados. Forma de avaliação: Verificar se ocorreu a redistribuição de carga através das informações da Planilha de Redistribuição de Carga e do SGDO. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Só é permitida inclusão de objetos sob registro em DAs para os distritos em que a quantidade ou o volume de objetos sob registro for tal que estes objetos não caibam todos dentro da bolsa do carteiro e/ou extrapolem o peso máximo permitido da bolsa. 2- Nesses casos, os objetos sob registro destinados a DA devem ser lançados em LOEC própria. Deve ser utilizada mala própria para inserção dos objetos sob registro, fechada com selo plástico numerado. O carteiro ficará encarregado de conferir os objetos e inseri-los na mala que, por sua vez, deverá ser inserida dentro da mala de DA de objetos simples. 3- A gerência operacional (GECAR, GEOPE ou GCTCE) deve analisar criteriosamente as condições dos distritos antes de autorizar, por escrito, a criação de DAs de objetos sob registro. 4- Considerar NA quando não houver necessidade de inclusão de objetos sob registro em DA.

MANDIS 6/8 - 2.10 a 2.10.6

1- O carteiro deve lançar no SGDO, diariamente, todos os dados pertinentes à sua distribuição. 2- No momento em que o carteiro chegar à Unidade, deve lançar seu retorno com os dados referentes à sua percorrida. 3- Considerar NC se, pelo menos, 1 carteiro deixar de cumprir o previsto ou se o SGDO não estiver implantado. 4- Considerar item NA caso o SGDO esteja inoperante nos dias de auditoria.

MANDIS 6/7 - 1.15 MANDIS 6/8 - 2.11 MANDIS 6/15 - 1.1.1 MANDIS 10/3 - 4.1

Margem de tolerância: Não há. 33

Quando da inclusão de objetos sob registro em DA, os procedimentos definidos são realizados? Objetivo: Garantir que seja cumprido o peso de bolsa definido em ACT e a entrega de todos os objetos. Forma de avaliação: Verificar os procedimentos definidos para a inclusão de objetos qualificados em DA. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todos os DAs em que utilizaram o procedimento. Margem de tolerância: Não há.

Os carteiros lançam corretamente todos os campos no SGDO previstos para o distrito, no momento de sua saída para a distribuição externa e quando do retorno para a unidade? Objetivo: Garantir o correto lançamento das informações lançadas pelos carteiros no SGDO. Forma de avaliação: Observar os pesos aferidos na balança e confrontar com os pesos lançados no SGDO. Comparar quantidade de objetos qualificados lançados no SGDO com o relatório "Estatística por Distrito", retirado no SRO. Verificar o lançamento de todos os campos, inclusive, se os lançamentos estão corretos. Período: Nos dias de auditoria e nos últimos 30 dias.

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Antes da saída do Carteiro o gerente ou SO deve verificar se o MANDIS 10/3 - 4.2.1 Carteiro: a) se no momento de lançamento do evento saída no SGDO, todos os campos foram preenchidos corretamente b) se o Carteiro realizou todas as pesquisas de endereçamento nos objetos MDs, quando essa atividade for de sua responsabilidade c) se todas as anotações de devolução dos objetos foram realizadas; d) se há resíduo na mesa do Carteiro; e) se o Carteiro organizou sua posição de trabalho; f) a boa apresentação pessoal, a correta utilização do uniforme, do Equipamento de Proteção Individual (EPI) e do crachá pelo Carteiro.

1- No momento em que o carteiro chegar à unidade, o gerente ou MANDIS 6/15 - 1.1 o SO deve verificar a existência de resíduo de distribuição em bolsas, baú das motos e/ou interior de veículos, conforme o tipo de locomoção utilizado na percorrida. 2- Para os distritos motorizados, a verificação pode ser feita após o último retorno.

Amostra: Mais de 1 dias, aleatoriamente. Margem de tolerância: Não há. 35

O SO e/ou Gerente faz as verificações necessárias antes da saída do carteiro? Objetivo: Garantir que o SO e/ou Gerente exerça a gestão sobre todos os procedimentos previstos antes da saída para a distribuição. Forma de avaliação: Observar se as atividades estão sendo verificadas pelo SO ou Gerente no decorrer das atividades internas. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Considerar item C se, para as alíneas: a)Se o SO ou Gerente corrigir as informações antes da saída dos carteiros d)Se o resíduo na mesa foi previamente negociado com o SO ou Gerente f)Se o SO ou Gerente tem conhecimento e possui documentos que comprovem a solicitação de fornecimento do uniforme, equipamento de uso obrigatório e crachá.Para as alíneas "b", "c" e "e",não há tolerância.Se a Unidade não tiver o SGDO implantado e/ou o SGDO estiver inoperante,considerar as demais atividades previstas.

No retorno dos carteiros à unidade, o SO ou o gerente verifica a existência de resíduo em suas bolsas, baús de motos e veículos, diariamente? Objetivo: Garantir que o SO e/ou Gerente tenha conhecimento da existência ou não de resíduo

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Ao retornar à Unidade o carteiro deve: a) ordenar os AR e os objetos não entregues de acordo com a seqüência de lançamento na LOEC; b) conferir na LOEC e nos objetos não entregues as anotações dos motivos de não entrega e das tentativas de entrega feitas durante a percorrida;

MANDIS 8/4 - 6.1 "a" e "b"

1- Ao retornar à Unidade o carteiro deve: a) apor nos ARs o carimbo datador de forma legível no campo carimbo de entrega, adicionando rubrica e matrícula, preferencialmente, fazendo uso de carimbo individual, no campo rubrica e matrícula do empregado; b) nos objetos para devolução, anotar e carimbar; c) nos AR para devolução, anotar e carimbar;

MANDIS 8/4 - 6.1 "c", "d" e "e"

de bolsa. Forma de avaliação: Observar se o SO e/ou Gerente faz as verificações. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Não há 37

Os carteiros realizam as anotações e atividades necessárias, na LOEC, para a posterior prestação de contas dos objetos sob registro? Objetivo: Garantir a qualidade das informações prestadas aos clientes. Forma de avaliação: Verificar LOECs. Período: Nos dias de auditoria e no últimos 30 dias. Amostra: Aleatoriamente, pelo menos, 50% dos distritos em mais de 1 dia. Margem de tolerância: 3 LOECs com irregularidade.

Os carteiros realizam as anotações e atividades necessárias, nos ARs, para a posterior prestação de contas dos objetos sob registro? Objetivo: Garantir a qualidade das informações prestadas aos clientes. Forma de avaliação: Verificar ARs Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo,100 ARs ou todos, quando a quantidade for menor que 100. Margem de tolerância: A cada 100 ARs aceita-se tolerância de 1 AR não conforme. Caso haja menos de 100 ARs na unidade, não há

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Anotações nos objetos em devolução devem MANDIS 6/11 - 1.2.3 e 2 a ser feitos pelo empregado encarregado da distribuição no mesmo 2.6.1 dia da tentativa de entrega.2- Não deve haver rasuras nos objetos em devolução e a aplicação dos carimbos deve ser feita legivelmente de forma a não inutilizar o endereçamento do destinatário e do remetente, o código CIF e a etiqueta de registro. 3- Quando a devolução se der pelos motivos MUDOUSE/FALECIDO/DESCONHECIDO/RECUSADO,o carteiro deve identificar a pessoa que prestou a informação,anotando seu nome na nota de devolução. Exceto nos casos de pessoa jurídica onde a informação esteja afixada em cartaz e não tenha pessoa no endereço para prestar a informação.Caso a pessoa se recuse a informar o nome, o carteiro deve escrever "negou identificar-se".

1- Anotações nos objetos em devolução devem MANDIS 6/11 - 1.2.3 e 2 a ser feitos pelo empregado encarregado da distribuição no mesmo 2.6.1 dia da tentativa de entrega.2- Não deve haver rasuras nos objetos MANDIS 8/2 - 5.1 e 5.4 em devolução e a aplicação dos carimbos deve ser feita legivelmente de forma a não inutilizar o endereçamento do destinatário e do remetente, o código CIF e a etiqueta de registro. 3- Quando a devolução se der pelos motivos MUDOUSE/FALECIDO/DESCONHECIDO/RECUSADO,o carteiro deve identificar a pessoa que prestou a informação,anotando seu nome na nota de devolução. Exceto nos casos de pessoa jurídica onde a

tolerância. 39

Os objetos simples em devolução "AO REMETENTE" são carimbados e anotados corretamente? Objetivo: Garantir que sejam prestadas todas as informações corretas aos clientes. Forma de avaliação: Verificar objetos Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo,100 objetos ou todos, quando a quantidade existente for menor que 100. Margem de tolerância: A cada 100 objetos aceita -se tolerância de 1 objeto não conforme. Caso haja menos de 100 objetos na unidade, não há tolerância.

Os objetos sob registro em devolução "AO REMETENTE" são carimbados e anotados corretamente? Objetivo: Garantir que sejam prestadas todas as informações corretas aos clientes. Forma de avaliação: Verificar objetos Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo,100 objetos Margem de tolerância: A cada 100 objetos aceita -se tolerância de 1 objeto não conforme. Caso haja menos de 100 objetos na unidade, não há tolerância.

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

informação esteja afixada em cartaz e não tenha pessoa no endereço para prestar a informação. No caso de objetos qualificados, deve-se anotar o nome completo no objeto e, também, na LOEC. Caso a pessoa se recuse a informar o nome, o carteiro deve escrever "negou identificar-se". 41

Os objetos simples e sob registro em devolução "AO REMETENTE" são devolvidos no mesmo dia?

1- Os objetos em devolução devem ser triados e amarrados separadamente. O encaminhamento deve ser feito por meio de expedição conjunta com os demais objetos para o Centralizador, de acordo com o previsto para a sua categoria (urgentes/nãourgentes, automatizáveis/não-automatizáveis). 2- Os objetos em devolução devem ser expedidos no mesmo dia da tentativa de entrega, do vencimento do prazo de guarda, quando em entrega interna, ou repassados ao entregador responsável, quando o endereço para devolução pertencer à mesma unidade. 3- Caso não seja possível o encaminhamento de todos os objetos em devolução no mesmo dia da tentativa de entrega, pelo fato de o horário de retorno dos carteiros ser incompatível com o horário previsto para encaminhamento da expedição, esses objetos devem, obrigatoriamente, estar prontos no mesmo dia (carimbados, anotados e triados) para encaminhamento.

1- Anotação do motivo para devolução deve ser realizada pelo MANDIS 6/11 - 4.1 a 4.6 responsável pela tentativa de entrega, no verso de cada objeto, individualmente. Não é necessário o nome do informante quando a devolução se der pelos motivos MUDOUSE/DESCONHECIDO/FALECIDO/RECUSADO. 2- Apor somente o carimbo e rubrica do responsável pela tentativa de entrega. O carimbo deve possuir a matrícula e o nome do funcionário. Se o funcionário não possuir carimbo,

Objetivo: Garantir que não haja perda de prazo na devolução destes objetos aos clientes. Forma de avaliação: Verificar objetos Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há

Os objetos com chancela de devolução eletrônica (CEDO) recebem o tratamento e são baixados no sistema conforme o previsto? Objetivo: Garantir as corretas informações aos clientes Forma de avaliação: Verificar objetos CEDO e

MANDIS 6/11 - 2.7 a 2.9

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Os objetos sob registro ME/MD recebem o tratamento adequado (carimbo/pesquisa e reendereçamento) para cada caso e são reexpedidos no mesmo dia?

1-Aplicar carimbo datador e carimbo ME na frente dos objetos ME. Preferencialmente, usar carimbo datador já com a menção ME.Carimbação deve ser feita de forma a não inutilizar e rasurar as informações contidas no objeto.Unitizadores ME devolvidos à centralizadora, aplicar carimbo datador no rótulo do unitizador e lavrar CIE. 2-Objetos MD serão pesquisados (apenas CEP). Objetos MD aplicar carimbo datador no verso, o de pesquisa na frente, anotar CEP correto e reendereçar. Unitilizar CEP original com um único traço horizontal, de forma que possa ser lido. Lançar no SRO com registro na função H (Motivo Mal Endereçado) e no comentário a expressão "CEP incorreto". Unidades com SRO-II lançar objetos ME/MD na função "Funções Complementares". 3-Considerar NC se objetos ME/MD permaneçam no CDD de um dia p/ o outro ou tenha baixa/lançamento incorreto no sistema.

1- Para a prestação de contas dos objetos de Caixa de Coleta MANDIS 6/14 - 1.7 a 1.8 deve-se: a) obliterar e carimbar os objetos; b) Triar em MANDIS 6/15 - 1.2 "c" e local pré-definido pela Unidade (unitizador ou mesa de expedição). "d" 2- Os objetos devem ser tratados e encaminhados no mesmo dia da coleta, de acordo com o plano previsto para a sua categoria (urgente/não urgente), no mesmo momento da expedição dos objetos em devolução. 3- Os objetos que, excepcionalmente, não possam ser

Objetivo: Garantir a correta destinação desses objetos. Forma de avaliação: Verificar nos objetos já triados o cumprimento da carimbação, da pesquisa e também o devido lançamento no SRO. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Objetos do dia. Margem de tolerância: Não há

Os objetos recolhidos nas Caixas de Coleta recebem o tratamento adequado e são expedidos no mesmo dia de acordo com o previsto? Objetivo: Garantir o prazo para o cliente Forma de avaliação: Verificar se o procedimento foi realizado Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há.

Referência

devem ser apostas matrícula e rubrica. 3- Caso não existam no objeto os motivos pré-impressos, deve ser anotada a insígnia designativa do motivo da não entrega. Não deve haver rasura nos objetos em devolução. 4- Os objetos CEDO devem ser triados por motivo de devolução, lançados no sistema até o dia útil seguinte e encaminhados para refugo.

consultar baixa no sistema. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há.

Orientação

MANDIS 6/9 - 1.2 a 1.4 MANDIS 6/10 - 1.2, 1.3, 1.4, 2.1 a 2.6, 2.8 e Anexo 2

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

expedidos no mesmo dia, em função de o carteiro retornar da distribuição após o horário limite de expedição da Unidade, devem receber os carimbos datador e DH e ser depositados em local definido e identificado, no mesmo dia. 4- Considerar item NA caso a Unidade não realize coleta em nenhuma Caixa de Coleta.

Os carteiros realizam corretamente os procedimentos da Baixa Expressa?

Objetivo: Garantir que os procedimentos sejam realizados corretamente. Forma de avaliação: Observar preparação para a prestação de contas. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos postais. Margem de tolerância: Não há.

A prestação de contas dos objetos sob registro é realizada no mesmo dia, em local apropriado, de forma a facilitar a supervisão e na presença do carteiro? Objetivo: Garantir que os procedimentos sejam realizados corretamente. Forma de avaliação: Observar prestação de contas Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Não há

1- Para a utilização da Baixa Expressa, os carteiros devem inserir os objetos juntamente com a LOEC no malote, fechar com cadeado ou lacrar o malote, entregá-lo no setor de objetos registrados, assinar o formulário de controle de entrega de malote Baixa Expressa. Após estes procedimentos, o carteiro deve registrar o TPC (Tempo de Prestação de Contas) no SGDO. 2- Considerar item NC se o item 37 e/ou 38 desta lista tiver sido avaliado como NC ou se a Regional já tiver implantado a Baixa Expressa, mas a unidade não está utilizando. 3- Considerar item NA caso a Unidade não utilize a Baixa Expressa, por ainda não ter sido implantado pela DR.

1- O carteiro deve efetuar a prestação de contas ao empregado designado para esta atividade. 2- A prestação de contas deve ocorrer em local definido para esta atividade na presença do carteiro. 3- Para não gerar esperas, no horário de pico deve ser designada a maior quantidade de funcionários possível para a execução da prestação de contas, e também determinados locais alternativos para a mesma, desde que esses locais reúnam as condições de segurança necessárias (local que mantenha a supervisão efetiva).

MANDIS 8/4 - 6.1.1

MANDIS 8/4 - 6.1 "g", 6.2 e 6.3

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

4- Para unidades que utilizam a Baixa Expressa, avaliar os procedimentos dos distritos especiais. 5 - Considerar item NA caso a Unidade que realize o procedimento de Baixa Expressa, não possua distrito especial ou a Baixa Expressa não tenha, ainda, sido implantada. 47

O conferente verifica todas as informações nas LOECs, ARs e objetos, a quantidade de decalques e chaves de caixa de coleta pertinentes para a prestação de contas dos objetos sob registro e assina as LOECs atestando a regularidade das informações contidas?

1- Deve ser verificado NA LOEC: anotações referentes à MANDIS 8/4 - 6.4 e 6.5 entrega,tentativas e não entrega;devolução da chave da caixa de MANDIS 6/14 - 1.1 coleta,se a quantidade de caixas de coleta lançada coincide com a MANDIS 6/11 - 2.3.4 de decalques retirados e a hora da coleta. NO AR: preenchimento correto dos campos e,quando for o caso,indicação do RG do recebedor e se a quantidade de ARs confere com a lançada na LOEC. NO OBJETO: anotação das tentativas de entrega ou,em caso de devolução,se as notas estão claras; e se objetos com MP foram entregues conforme previsto. 2- Se o CDD utiliza a Baixa Expressa, avaliar o preenchimento correto do formulário de controle,incluindo os dos últimos 30 dias.Para a Baixa Expressa, havendo qualquer irregularidade neste formulário,o item deve ser NC, independente da quantidade de irregularidades encontradas nas LOECs.

1- O empregado encarregado da baixa deverá: a) transcrever, no momento da baixa, os motivos de não entrega e as outras anotações informadas na LOEC exigidas pelo serviço.

Objetivo: Garantir a qualidade das informações prestadas aos clientes. Forma de avaliação: Verificar LOECs. Período: Nos dias de auditoria e no últimos 30 dias. Amostra: Aleatoriamente, pelo menos, 50% dos distritos em mais de 1 dia. Margem de tolerância: 3 LOECs com irregularidade.

A baixa, no SRO, dos objetos sob registro está sendo feita corretamente (qualidade da informação)?

MANDIS 8/4 - 6.10

Objetivo: Garantir a qualidade da informação Forma de avaliação: Verificar LOECs e comparar com as baixas no SRO. Período: Nos dias de auditoria e também na Página 22 de 43

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Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Os objetos postados sob registro sujeitos a entrega interna devem ser lançados em LDI, no mesmo dia em que foi disponibilizado. 2- Os objetos registrados devem ser entregues mediante assinatura em LDI que deve ocorrer imediatamente após o recebimento da carga. Devem ser colhidos na LDI o nome legível, a assinatura e o número do documento de identificação do recebedor. 3- A baixa da LDI deve ocorrer imediatamente após a entrega. 4- Considerar item NA caso a Unidade não realize entrega interna por encaminhar os objetos para a unidade de atendimento.

MANDIS 9/7 - 3 MANDIS 9/5 - 1.1 a 1.1.2 MANDIS 9/2 - 2.5 a 2.6

1- Após a prestação de contas, os ARs devem ser passados para MANDIS 8/5 - 2.7, 2.8 e a área de objetos simples, tratados e encaminhados ao 2.8.2 Centralizador como objeto simples urgente e não automatizável, de acordo com o plano de triagem já determinado, sendo incluído em unitizadores contendo objetos dessa natureza. 2- Os ARs devem ser expedidos para a centralizadora em até D+1 (até o dia útil seguinte ao dia da entrega do objeto com AR e do seu preenchimento). 3- Considerar item NC para qualquer caso em que ARs permaneçam na Unidade além do dia útil seguinte ao da entrega do objeto e do seu preenchimento (D+2) e/ou se os ARs não forem expedidos conforme previsto.

semana anterior a auditoria. Amostra: 10 objetos Margem de tolerância: Não há. 49

Para os objetos sob registro entregues internamente, é emitida a LDI e realizada a sua baixa no SRO? Objetivo: Garantir que os objetos de entrega interna não sejam encaminhados para entrega externa. Garantir também a qualidade da informação. Forma de avaliação: Verificar LDIs e consultar baixas Período: Últimos 30 dias. Amostra: 10 LDIs. Margem de tolerância: Não há

Os ARs são tratados e encaminhados para a centralizadora dentro do prazo, juntamente com os objetos simples urgentes e não automatizáveis? Objetivo: Garantir o prazo de encaminhamento dos ARs Forma de avaliação: Verificar existência dos ARs na mesa do plano de expedição dos objetos simples e dos objetos sob registro. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os ARs Margem de tolerância: Não há

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Item de Verificação

O plano de triagem definido pelo Centralizadora para expedição é obedecido?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Os objetos em devolução devem ser triados e amarrados separadamente. O encaminhamento deve ser feito por meio de expedição conjunta com os demais objetos para o Centralizadora, de acordo com o previsto para a sua categoria (urgentes ou nãourgentes). 2- Em Unidades onde está prevista a expedição separada em automatizáveis e não-automatizáveis, os objetos em devolução devem ser expedidos juntos aos objetos não-automatizáveis. 3- A expedição deve ser fechada antes do seu horário, que deve estar em documento definido pela área de administração da frota para o veículo responsável pelo seu transporte. 4- Considerar item NC se for verificado, por meio do relatório "CIEs recebidas por unidade de destino", do sistema de CIE eletrôncia, este tipo de ocorrência contra a unidade nos últimos 30 dias.

MANDIS 6/11 - 2.7, 2.7.1 e 2.8.1

1- Os objetos destinados a refugo devem: a) ser separados pelo próprio carteiro, b) ser depositados em local previamente definido (preferencialmente em CTA-04), c) possuir insígnia designativa do motivo de não entrega e d) ter identificação (matrícula/rubrica) do carteiro que encaminhou o objeto para refugo. 2- A destruição ou o encaminhamento para destruição deve ser diária, depois da conferência dos objetos feita pelo SO ou gerente da Unidade que confirma essa destinação. 3- A abertura e destruição dos objetos devem ser realizadas sempre por dois empregados, sendo um deles,

MANDIS 4/2 - 3.12.1.5.9 MANDIS 6/12 - 3.1 a 3.3, 3.5 e 3.6 MANDIS 7/10 - 3.1 a 3.3.2.1

Objetivo: Garantir que a expedição seja realizada no prazo. Forma de avaliação: Observar o plano de expedição definido pela Centralizadora e consultar também o sistema de CIE Eletrônica Período: Nos dias de auditoria e nos últimos 30 dias. Amostra: Objetos em devolução. Margem de tolerância: Não há.

Os objetos simples e sob registro destinados a refugo recebem o tratamento previsto? Objetivo: Evitar o acúmulo de objetos para serem refugados. Forma de avaliação: Observar o procedimento. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todos os objetos destinados a refugo Margem de tolerância: Não há.

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Lista: 1 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE CARTAS / OBJETOS SIMPLES / REGISTRADOS E AR Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

obrigatoriamente, o SO ou o gerente da Unidade e em local reservado. 4- Entende-se por local reservado aquele em que não permite que a realização do procedimento seja vista por clientes.

O SO e/ou Gerente realiza diariamente no SGDO os lançamentos, verificações e correções pertinentes a sua gestão?

1 - O SO e/ou Gerente deve: a) Verificar e corrigir (se for o caso) as informações lançadas pelos carteiros; c) Inserir as justificativas de não retorno, caso necessário; d) Lançar as quantidades de ME/MD; e) Lançar o resíduo de mesa simples e qualificado; f)Realizar o compartilhamento de distritos, quando necessário.

Objetivo: Garantir a fidedignidade das informações de resto. MANENC 10/4 - Anexo 2 Forma de avaliação: Contar exaustivamente o resíduo de mesa FS MANENC 10/7 - Anexo 1 e todo o resíduo de bolsa. Compactar e aplicar gabarito do resíduo de FN. Verificar o SGDO e comparar com a quantidade de resto na unidade aferida na unidade. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Lançamentos Margem de tolerância: 5% de diferença.

Objetivo: Garantir a qualidade das informações contidas no SGDO Forma de avaliação: Verificar o SGDO Período: Nos dias de auditoria Amostra: Lançamentos Margem de tolerância: Não há. 54

O resto de objetos simples e qualificado informado no SGDO é condizente com a real quantidade existente na unidade?

MANDIS 6/9 - 1.4 MANDIS 6/10 - 1.2 MANDIS 10/3 - 4.2.1.1

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Lista: 2 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS TELEMÁTICOS Nº 1

Item de Verificação As saídas para a entrega de telegramas estão de acordo com o estabelecido no Plano de Saídas Programadas disposto em local visível?

Peso

Tipo

1- O horário de entrada dos empregados dos distritos especiais MANDIS 8/2 - 1.4 a telemáticos deve ser ajustado às suas saídas sempre planejadas 1.4.2.1 através do Plano de Saídas Programadas, feito em função do prazo de entrega e da quantidade de telegramas, mesmo que levem outros tipos de objetos. 2- Caso a Unidade não possua motociclista cuja atividade principal é a distribuição de telegramas, os horários de pelo menos um dos motociclistas existentes devem ser organizados de acordo com o Plano de Saídas Programadas. Nesse caso, o Plano de Saídas Programadas pode conter, pelo menos, a primeira e a última saídas, desde que não prejudique o prazo de entrega. 3- O Plano de Saídas Programadas deve estar disposto em local visível.

1- Os telegramas destinados a Caixa Postal ou Posta Restante devem ser entregues ao funcionário da Agência que efetuará a entrega interna, que deve dar recibo na LR. 2- No caso de entrega pela própria Unidade ou em AGC, ou Unidades que não disponham de SRO/RCR o lançamento deve ser feito em LDI. 3- Considerar NA quando não houver telegramas destinados a entrega interna nos últimos 30 dias.

MANDIS 9/7 - 1.2

1-O empregado responsável pela prestação de contas deve verificar se os dados dos telegramas anotados e recibos de entrega estão corretamente preenchidos.O recibo do telegrama ou o telegrama não-entregue deve ser entregue

MANDIS 8/2 - 6.2 a 6.4.2

Objetivo: Garantir o prazo de entrega dos telegramas. Forma de avaliação: Verificar horário das saídas, no SGDO, para entrega de telegramas com o disposto no Plano de Saídas Programadas. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há.

A passagem dos telegramas para a unidade de entrega interna é feita mediante lançamento em LR ou LDI? Objetivo: Garantir o correto encaminhamento e controle dos objetos destinados a Caixa Postal e Posta Restante. Forma de avaliação: Verficar LR e/ou LDI Período: Nos dias de auditoria e nos últimos 30 dias. Amostra: 10 LRs/LDIs. Margem de tolerância: Não há.

O conferente verifica nos recibos se os dados dos telegramas estão preenchidos corretamente?

Orientação

Referência

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Lista: 2 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS TELEMÁTICOS Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

A baixa de telegramas no SGM e no SRO é efetuada conforme o previsto, com o preenchimento correto dos campos, preferencialmente, após a prestação de contas? Objetivo: Garantir a correta informação aos clientes Forma de avaliação: Consultar baixas no SGM e SRO e verificar e equivalência entre as informações nos comprovantes de entrega e as registradas na baixa do SGM. Período: Nos dias de auditoria e também nos últimos 30 dias. Amostra: No mínimo, 20 comprovantes em datas aleatórias. Margem de tolerância: Não há

Referência

ao responsável por prestar contas,para conferência e baixa no SRO e SGM.Se efetivada a entrega,o recibo deve estar devidamente preenchido com DATA, HORA da entrega e NOME COMPLETO E LEGÍVEL DO RECEBEDOR,informações registradas pelo recebedor,além da MATRÍCULA e RUBRICA DO CARTEIRO responsável pela entrega. Pode ser utilizado o carimbo com a matrícula do carteiro de maneira a não sobrepor as demais informações do recibo.2-Se houver tentativa de entrega,devem estar preenchidas as informações nos campos do registro das tentativas,incluindo DATA,HORA e CÓD. DO MOTIVO.Se a não efetivação da entrega se der pelo motivo AUSENTE a informação das 3 tentativas deve estar clara.No caso de telegramas agrupados verificar as respectivas anotações na LOEC.

Objetivo: Garantir a fidedignidade das informações Forma de avaliação: Observar os recibos Período: Nos dias de auditoria e também nos últimos 30 dias. Amostra: 20 recibos em datas aleatórias. Margem de tolerância: Não há

Orientação

1-A baixa no SGM e SRO deve ser feita diariamente,de MANDIS 8/2 - 7.1 a 7.2 preferência logo após a prestação de contas,conforme informações no recibo ou registro de tentativas.A cada tentativa de entrega,os campos MOTIVO,DATA e HORA,no SGM,devem ser preenchidos com as devidas informações colhidas,conforme constante no recibo.Se o motivo for Outros ou Endereço insuficiente,necessariamente,deve estar preenchido o campo OBSERVAÇÃO.Sendo as 3 tentativas de entrega infrutíferas ou mesmo em casos da 1ª tentativa de entrega por motivos que não justifiquem novas tentativas,devem ser dadas as baixas no SRO e SGM,informando os respectivos motivos. 2-Considerar NC se constatada informação incorreta na baixa dos sistemas e/ou se houver algum recibo de telegrama pendente de baixa por

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Lista: 2 CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS TELEMÁTICOS Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

mais de um dia em relação a data de entrega ou tentativa.

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº 1

Item de Verificação A unidade possui local apropriado para o carregamento/descarregamento de motos e veículos, evitando a movimentação destes na área das demais atividades?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1-ÁREA DE ESTACIONAMENTO deve ser demarcada e identificada,quando possível,em área externa.Caso contrário,deve situar-se na entrada do imóvel, junto à área de carga/descarga,ocupando o menor espaço possível,considerando também área para manobras e corredor de fluxo de pessoas.ÁREA DE CARGA/DESCARGA deve ter portão com dimensões suficientes para a movimentação da carga.Onde há atividades de entreposto,deve haver espaço para triagem de unitizadores e consolidação das linhas.2-Não é permitida a movimentação de veículos dentro do CDD,para evitar ocorrência de acidentes e condições insalubres.Empilhadeira elétrica deve ser utilizada apenas nas áreas para esse fim demarcadas.3Considerar C se constatada que as instalações prediais não permitem a criação dessas áreas e que a movimentação de motos e veículos,desde que desligados,não ocorra nas áreas de tratamento de objetos simples e registrados e/ou na de atendimento a clientes.

MANDIS 4/2 - 3.9.1 a 3.9.3 e 3.11.1 , 3.11.2, 3.11.4 e 3.11.5 MANDIS 7/5 - 1.4 a 1.4.1

1- A entrada e circulação na área reservada para o tratamento dos MANDIS 4/2 - 3.12.2.1 a objetos sob registro devem ser restritas aos empregados do setor 3.12.2.3 e às pessoas previamente autorizadas pelo gestor. 2- O espaço físico desta área pode ser fechado com divisórias e/ou paredes ou pode-se utilizar o próprio mobiliário e demarcações no piso para o isolamento. 3- Considerar item NC se verificado acesso dos carteiros no setor de registrados sem supervisão. 4- Para avaliação do item, desconsiderar a área de tratamento de encomendas (pacotes) e malotes, quando estes forem tratados em área distinta daquela onde são tratados os demais objetos

Objetivo: Evitar condições insalubres e acidente de trabalho Forma de avaliação: Verificar leiaute da unidade e avaliar item durante todo o processo Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há

Existe local reservado para a área de tratamento de objetos sob registro? Objetivo: Garantir a segurança no setor de registrados. Forma de avaliação: Verificar leiaute da unidade Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

sob registro. 3

Existe área definida e identificada para a entrega interna de objetos/atendimento ao público, que não permita o acesso dos clientes externos à área de tratamento de objetos?

1- A área destinada ao atendimento a clientes externos deve possuir via de acesso independente das vias de acesso à carga e descarga da Unidade. Deve ser dotada de um balcão de atendimento ligado, preferencialmente, à área de tratamento de objetos registrados. Deve estar localizada de forma a impedir o acesso físico e visual de clientes ou seus prepostos às áreas de tratamento de objetos. 2- Verificar se a Unidade restringe a entrada dos clientes externos à área operacional. 3- Considerar item NC se for constatada a não restrição e/ou não identificação da área de atendimento ao cliente. 4- Considerar item NA caso a Unidade não realize entrega interna por possuir Unidade de atendimento no mesmo imóvel.

MANDIS 4/2 - 3.15.1 a 3.15.3

1- Devem ser previstos, demarcados e identificados, locais para a armazenagem de unitizadores vazios e para a armazenagem dos equipamentos de movimentação interna de carga. 2- Os rótulos das caixetas devem estar retirados, a fim de evitar retrabalho e possíveis encaminhamentos errôneos. As caixetas devem estar empilhadas em unitizador secundário (CAF ou CDL), emborcadas, separadas por tamanho (CTA-05 e CTA-06) e com as tampas agrupadas, quando possível, em igual quantidade, nesse mesmo local. 3- Os unitizadores devem ser devolvidos à centralizadora diariamente.

MANDIS 4/2 - 3.11.3 MANDIS 7/4 - 2.16 e 2.17

Objetivo: Proporcionar segurança e facilitar o atendimento. Forma de avaliação: Verificar leiaute da unidade Período: Nos dias de auditoria Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há

A unidade possui e utiliza local definido e identificado para a guarda dos unitizadores (caixetas), que devem ser devolvidos à centralizadora diariamente? Objetivo: Evitar que as caixetas fiquem parados na unidade de um dia para o outro. Forma de avaliação: Observar se há caixetas na unidades Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há.

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

4- Considerar item C se observado unitizador parado na unidade de um dia para o outro devido a falta de cubagem da linha que realizada a devolução das caixetas. 5

Há local definido, demarcado e identificado para a disposição das malas/caixetas de GU que serão entregues por outro distrito (especial ou DA/GU) e malas de DA?

1- Deve ser prevista, demarcada e identificada área para o armazenamento dos DAs e GUs que serão entregues por distrito especial. A demarcação deve prever a separação por linha, quando a unidade possuir mais de uma. 2- A área definida para o armazenamento dos DAs e GUs que serão entregues por distrito especial deve estar próxima da área definida para o armazenamento dos equipamentos de movimentação interna para facilitar o deslocamento desses objetos até o veículo, e próxima das mesas de carteiro, para diminuir a movimentação interna dos carteiros. 3- Considerar NA somente no caso de a Unidade não possuir DAs e/ou GUs cadastrados. 4- Considerar C, caso a identificação esteja em carrinhos.

1-Se ocorrer atraso no transporte,esse deve ser registrado através MANDIS 6/2 - 2.2.1 e de anotação no documento definido pela área de administração da 2.2.2 frota e lavrada CIE.Para linhas exclusivas do CDD,o controle dos horários pode ser feito através do preenchimento do documento definido pela área de administração da frota.Deve ser considerada tolerância de 10min para registro de atraso na chegada do veículo caso:a)o CDD receber a carga através de veículos de outra Unidade;b)Se o CDD coleta sua carga com veículo próprio,o atraso deve ser considerado quando da disponibilização da carga para embarque no veículo.c)Se o CDD estiver localizado no mesmo prédio do Centralizador,o

Objetivo: Evitar o desgaste mental e facilitar a localização do local. Forma de avaliação: Observar leiaute Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há Margem de tolerância: Não há.

Caso existam irregularidades no transporte (atraso), é lavrada a CIE? Objetivo: Garantir que a unidade tome as providências em caso de atraso no transporte. Forma de avaliação: Consultar sistema de CIE Eletrônica Período: Nos dias de auditoria e também no últimos 30 dias Amostra: CIEs do período Margem de tolerância: 10 minutos

MANDIS 4/2 - 3.12.1.5.10 e 3.12.1.5.11

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

atraso deve ser considerado quando da disponibilização da carga.2Considerar NA caso não tenha ocorrido atraso no período avaliado. 7

Caso a Unidade centralizadora não tenha feito a compactação, é lavrada CIE?

1- A carga oriunda do Centralizador destinada à Unidade deve estar compactada, em unitizadores rígidos, e mensurada pelo próprio Centralizador. 2- Caso a unidade centralizadora não tenha feito a compactação conforme prescreve o MANENC 10/7-Anexo1, deve ser lavrada CIE. 3- Considerar NA se não forem constatadas nos arquivos de CIE irregularidades na compactação da carga nos últimos 30 dias.

MANDIS 6/2 - 3.1 , 3.1.1 MANENC 10/4 Anexo 2 MANENC 10/7 Anexo 1

1- Verificar nos arquivos da Unidade a existência de SIE (Solicitação de Informações ao Empregado) emitida nos últimos 6 meses. 2- Considerar NA caso não haja registro de ocorrência ou se a Unidade não tiver implantada a Baixa Expressa.

MANDIS 8/4 - 6.2.1 "d"

1- As direções de triagem devem estar convenientemente assinaladas com etiquetas de cor amarela, conforme modelo previsto, afixadas acima de cada escaninho, ao lado esquerdo dos mesmos. Para localidades sem codificação por logradouro, as etiquetas devem possuir somente o número do distrito. 2- Considerar item NC se houver etiqueta rasgada, rasurada, se

MANDIS 6/3 - 2.1 e Anexo 1

Objetivo: Garantir que a unidade tome as providências em caso de carga não compactada. Forma de avaliação: Verificar se a unidade registra a CIE nestes casos Período: Nos dias de auditoria e nos últimos 30 dias Amostra: CIE do sistema Margem de tolerância: Não há. 8

Caso seja constatada irregularidade (falta de objeto) no malote da prestação de contas da Baixa Expressa, é realizada a apuração? Objetivo: Garantir a realização do procedimento em caso de irregularidade. Forma de avaliação: Verificar documentação Período: Últimos 6 meses. Amostra: Todos os documentos. Margem de tolerância: Não há.

As etiquetas da TD dos objetos simples e sob registro estão padronizadas? Objetivo: Facilitar a identificação das direções e evitar a ocorrência de mal encaminhamento. Forma de avaliação: Observar etiquetamento nos escaninhos. Período: Nos dias de auditoria

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

As etiquetas da SL dos objetos simples estão padronizadas?

1- As direções de separação devem estar convenientemente MANDIS 6/5 - 1.2 a 1.3.1 sinalizadas por etiquetas de cor branca, conforme o modelo e Anexo 1 previsto, afixadas do lado superior direito de cada escaninho. 2- Se o número de logradouros destinados à direção for maior a 3 e menor que 6, podem ser afixadas 2 etiquetas de SL na parte externa do escaninho, uma no lado superior direito e outra no meio do escaninho. Se a quantidade for maior que 6, deve ser afixada na parte interna do escaninho relação complementar de logradouros, devendo ser indicados os logradouros mais representativos nas etiquetas da frente. Para direções em que não haja etiquetas de TD, poderá haver três etiquetas de SL na parte externa do escaninho. 3- Considerar item NC se houver etiqueta rasgada, rasurada, se não houver etiqueta, se os logradouros estiverem ilegíveis ou se as mesmas estiverem fora do padrão, não havendo tolerância.

1- Em localidades codificadas por logradouros, a TD deve ser feita sempre com base no CEP, dispensada sua memorização, tornando mais ágil a sua execução e compatibilizando-a com uma eventual mecanização. 2- Considerar item NC caso a Unidade pertença a localidade codificada por logradouro e não realize a TD por CEP ou se o item

Objetivo: Facilitar a identificação das direções e evitar a ocorrência de mal encaminhamento. Forma de avaliação: Observar etiquetamento nos escaninhos. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todas as etiquetas Margem de tolerância: Não há.

Nas localidades codificadas por logradouros a TD dos objetos simples e sob registro é organizada a partir do CEP? Objetivo: Garantir a maior produtividade nesta etapa do processo. Forma de avaliação: Fazer a pesquisa retirando objetos dos escaninhos diferentes para verificar

Referência

não houver etiqueta, se o CEP estiver ilegível ou se as mesmas estiverem fora do padrão, não havendo tolerância.

Amostra: Todas as etiquetas. Margem de tolerância: Quando o móvel de triagem do setor de registrados possuir somente a etiqueta de TD e não houver outra etiqueta, a mesma pode ficar fixada no centro. 10

Orientação

MANDIS 6/3 - 1.3.1 MANDIS 7/5 - 1.5

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

São previstas direções na TD dos objetos simples e sob registro para extração de objetos destinados à Caixa Postal, Posta Restante e ME/MD, tantas quantas forem possíveis ou necessárias?

1- Na elaboração do Plano de TD, devem ser previstas algumas direções fixas, que são as seguintes: ME/MD (escaninho onde devem ser lançados objetos sem CEP, com CEP genérico e objetos mal encaminhados), e Caixa Postal, quando a quantidade for equivalente a de um distrito. A direção de Caixa Postal deve ser definida no escaninho A1 e a posição ME/MD no escaninho A2. Caso haja direções disponíveis, podem ser criadas outras direções. Se a maioria dos objetos com CEP genérico já estiver sendo separada na Triagem de Importação, o escaninho reservado para eles pode ser eliminado.

MANDIS 6/3 - 1.3.2 MANDIS 7/5 - 2.2.1 e 2.2.1.1

1- Todas as CTA-04 utilizadas para o desabastecimento devem estar identificadas de acordo com as direções previstas de extração na TD (Distritos, Grandes Usuários, Caixas Postais, Posta Restante e ME/MD). 2- Considerar item C se a Unidade utilizar outro tipo de unitizador e/ou caixeta devidamente identificados. Para o desabastecimento dos distritos, caso haja necessidade, poderá ser utilizada outra caixeta, sem identificação.

MANDIS 6/4 - 1.3

Objetivo: Garantir que haja direções para disponibilização dos objetos nesta etapa do processo. Forma de avaliação: Verificar se há as direções identificadas nos escaninhos. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Não há. Margem de tolerância: Não há. 13

Os cestos (CTA-04) utilizados para o recolhimento dos objetos previstos para extração na TD dos objetos simples, durante o desabastecimento, estão devidamente identificados? Objetivo: Garantir a organização e o correto encaminhamento destes objetos Forma de avaliação: Observar se as caixetas estão identificadas Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todas as caixetas Margem de tolerância: Observações 2.

Referência

9 desta lista tiver sido avaliado como NC por haver impossibilidade de leitura do CEP (ilegível ou rasurado) nas etiquetas ou ausência das mesmas. 3- Considerar item NA caso a Unidade pertença a localidade com CEP único.

se o sufixo do CEP está condizente com o plano de TD. Período: Nos dias de auditoria. Amostra: No mínimo, 3 escaninhos de 3 distritos diferentes. Margem de tolerância: 10% dos objetos.

Orientação

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Todos os distritos da unidade possuem pasta individual com os documentos atualizados pertinentes à distribuição, estando ambos em bom estado de conservação e nas respectivas estações de trabalho?

Peso

Tipo

1- Todos os distritos existentes na Unidade devem possuir em sua MANDIS 10/3 - 4.14 estação de trabalho pasta individual com os seguintes documentos atualizados: a) Croqui; b) Plano de Redistribuição de Carga (para os distritos em que há planejamento de redistribuição); c) Planilha de Reordenamento (para os distritos que possuem logradouros irregulares); d) Boletim de Itinerário. 2- Considerar item NC caso a documentação esteja desatualizada, mal conservada ou em caso de falta de algum dos documentos citados, em qualquer distrito. 3- Entende-se por mal conservada a documentação que esteja suja, ragada, rasurada ou ilegível.

1- Todo DA/GU, com entrega motorizada, deve estar cadastrado e numerado conforme previsto. 2- Além dos DAs Diários, devem ser cadastrados os DAs Eventuais, de modo a atender sobrecargas. Os objetos destinados aos DAs devem sempre estar acondicionados em malas de DA identificadas e fechados. Quando o DA for na Unidade, os objetos (já amarrados) podem ficar nos escaninhos. A Unidade deve ser também cadastrada como ponto de DA. 3- Só devem ser carregados nas linhas os DA/GUs com rótulo padrão, exceto os GUs esporádicos. As etiquetas devem ser numeradas em ordem crescente e múltiplo de cinco. Havendo mais de uma linha para DA/GU, devesse utilizar cores diferenciadas nos rótulos, a fim de facilitar a

Objetivo: Garantir que haja a documentação pertinentes a distribuição dos distritos. Forma de avaliação: Verificar a existência da documentação nas pastas individuais dos distritos Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os distritos Margem de tolerância: Não há

Os GUs que serão entregues por outro distrito (especial ou DA/GU) e os DAs estão devidamente etiquetados e cadastrados na Relação de DA/GU? Objetivo: Garantir a organização e a identificação dos DAs/GUs. Evitar a entrega errada dos DAs/GUs. Forma de avaliação: Comparar os rótulos com a relação. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os DAs/GUs Margem de tolerância: Não há.

Orientação

Referência

MANDIS 6/7 - 1.4, 1.5, 1.10, 1.11 e 1.12, MANDIS 6/8 - 2.2, 2.2.1, 2.8, 2.15, 2.16 e 2.17

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

identificação. 4- Considerar NC se for verificado carregamento de GU e DA sem o rótulo, com rótulo fora do padrão ou se houver divergência entre a relação de DA/GU e os rótulos. 5- Podem ser carregados GUs além dos previstos, desde que o volume e/ou peso justifiquem.

As malas de DA estão em bom estado de conservação?

1- Os unitizadores de DA/GU devem estar em bom estado de MANDIS 6/7 - 1.14 conservação, objetivando garantir a segurança e a integridade dos objetos. 2- Entende-se por bom estado de conservação aquele cuja mala de DA não esteja rasgada, desfiada, descosturada ou sem condições de ser fechada. 3- Para este item não há tolerância. 4- Considerar item NA caso a Unidade não possua DA cadastrado.

1- A Unidade deve possuir arquivados os documentos definidos pela área de administração da frota relativos aos veículos e às motos que a atendem. 2- Verificar nos arquivos da Unidade a existência de tais documentos.

MANDIS 6/2 - 2.7

1- Não se admite arremessar, nem arrastar objetos e unitizadores, a fim de evitar dano ao conteúdo, mal encaminhamento, acidente e retrabalho. 2- Considerar item C no caso de o setor de registrados da

MANDIS 8/4 - 1.5

Objetivo: Garantir a segurança e a integridade dos objetos. Forma de avaliação: Verificar malas Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todas as malas Margem de tolerância: Não há.

A Unidade possui atualizados os documentos, definidos pela área de transporte, dos veículos e motos dos distritos e/ou de entrega de DA/GU? Objetivo: Garantir que a unidade possua os documentos das linhas que a atendem. Forma de avaliação: Verificar a existência da documentação na unidade Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todas as linhas Margem de tolerância: Não há

A unidade faz o manuseio correto dos objetos em qualquer momento do processo? Objetivo: Evitar dano

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

O almoxarifado está organizado funcionalmente, e as fichas de estoque estão atualizadas?

1- A guarda de material deve estar MANDIS 4/2 - 3.14.1 a dispostos em armários ou prateleiras. Os arquivos operacionais 3.14.2 podem estar dispostos em armários na área de tratamento de objetos sob registro/telemática. 2- Em Unidades que possuem espaço físico adequado, recomenda-se que a guarda de material esteja próximo da sala da gerência, uma vez que os gerentes de Unidade ou seus auxiliares diretos geralmente são responsáveis pelo controle de estoques. 3- Os materiais e formulários devem estar dispostos de modo a facilitar sua rápida localização. 4- As fichas de estoque, ou outro tipo de controle utilizado na Unidade, devem apresentar exatamente o estoque físico existente. 5- Considerar NC se houver diferença entre a quantidade física e a indicada no controle.

1- Todas as pastas ou caixas devem estar identificadas e o conteúdo deve coincidir com o especificado na identificação. 2- Os documentos no interior das pastas ou caixas devem estar organizados e arquivados de acordo com os prazos definidos.

Objetivo: Garantir a organização e o controle do material no estoque da unidade Forma de avaliação: Comparar a quantidade existente com a informada no controle da unidade. Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo, em 4 controles Margem de tolerância: Não há.

As pastas e caixas do arquivo estão identificadas e organizadas? Objetivo: Garantir a organização e o controle das pastas e arquivo Forma de avaliação: Comparar conteúdo existente nas pastas com as etiquetas das mesmas.

Referência

Unidade não possuir o dimensionamento adequado para o tratamento de encomendas e malotes e os procedimentos referentes a estes objetos serem feitos de maneira correta e organizada.

ao seu conteúdo do objeto, mal encaminhamento, acidente e retrabalho. Forma de avaliação: Observar manuseio dos objetos Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há 19

Orientação

MANCOM 7/3 anexos 6 e 20

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- A Unidade deve obter uma carta de autorização para a alocação MANDIS 6/8 - 2.3, 2.3.1 do DA, inclusive para os DAs Eventuais, no endereço escolhido, conforme previsto. 2- As cartas de autorização devem ser preenchidas corretamente e assinadas pelo responsável do estabelecimento ou, no caso de recusa deste, devem ser assinadas pelo gerente da Unidade, desde que haja o consentimento por parte do responsável do estabelecimento para a utilização do espaço. Quando o ponto de DA for a própria unidade, o mesmo não necessita de carta de autorização. 3- Considerar item NC se houver divergência entre os DAs cadastrados e as cartas de autorização. 4 - Considerar item NA se não houver DAs cadastrados na Unidade.

1- Os objetos simples sob contratos específicos entre ECT e outros órgãos públicos ou entidades privadas deverão ter seus trabalhos preparatórios adaptados às condições definidas nas cláusulas contratuais, apresentadas nos seus Guias Resumo de Serviço. A DR deve possuir os Guias Resumo de Serviço de seus contratos e disponibilizar para todas as Unidades envolvidas. 2- A Unidade deve possuir os Guias de Resumo de Serviço disponibilizados em link da Regional, no e-mail da Unidade ou arquivados, caso os Guias tenham sido disponibilizados via CI ou Nota Técnica (BI, Rede Urgente, BT etc). 3. Considerar NC caso a Unidade não possua os guias arquivados, e-mail ou não saiba acessar o link destes

Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo, 4 pastas Margem de tolerância: Não há. 21

Todos os pontos de DA possuem carta de autorização de guarda de mala? Objetivo: Garantir a existência de local seguro e autorizado para a guarda dos objetos postais Forma de avaliação: Verificar as cartas de autorização e comparar com a relação DA Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos as cartas de autorização Margem de tolerância: Não há

A unidade possui os Guias de Resumo de Serviço dos objetos sob contrato com os quais a unidade trabalha? Objetivo: Facilitar a consulta operacional de objetos com distribuição diferenciada, conforme contrato. Forma de avaliação: Verificar arquivo físico, digital ou se o Gerente o SO conhece a página onde estão disponibilizadas as guias. Período: Nos dias de auditoria Amostra: No mínimo, 3 objetos no fluxo postal da unidade. Margem de tolerância: Não há

MANDIS 6/1 - 2.4 e 2.4.1

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

documentos. 23

As chaves das caixas de coleta estão devidamente identificadas e em conformidade com a Relação de Caixa de Coleta?

1- As chaves devem estar acompanhadas da etiqueta de MANDIS 6/14 - 1.2 e 1.9 identificação, constando o nome e endereço da unidade subordinada, o número do distrito, os números das plaquetas e o endereço de todas as caixas de coleta do distrito, conforme modelo definido. 2- A Unidade deve manter uma relação atualizada com os dados das caixas de coleta, conforme modelo definido. 3- Considerar item NC na inobservância de qualquer dado em pelo menos 1 etiqueta e/ou se houver divergência entre etiquetas, relação e decalques das caixas de coleta. 4- Considerar item NA no caso de a Unidade não realizar coleta em nenhuma caixa de coleta.

1- Deve ser reservado local de fácil acesso e visualização para MANDIS 4/2 - 3.12.1.5.13 expor (...) os mapas da área de distribuição da Unidade, pintados por distrito. 2- Além do mapa pintado por distrito postal convencional, a Unidade deverá possuir o mapa dos distritos acoplados, caso haja trabalhos aos sábados, que podem ser pintados no mesmo mapa dos distritos postais, desde que as demarcações sejam legíveis. 3- Os mapas devem estar atualizados de acordo com a quantidade de distritos existentes na unidade, que devem estar legíveis e possuir as legendas dos distritos.

1-Toda unidade deve realizar uma pesquisa semestral por distrito ou na ocorrência de reclamações,tanto para os

Objetivo: Facilitar a coleta dos objetos pelos carteiros, bem como a organização e o controle das chaves. Forma de avaliação: Verificar etiquetas das chaves e comparar com a relação Período: Nos dias de auditoria. Amostra: Todas as chaves Margem de tolerância: Não há

A unidade possui os mapas de sua circunscrição expostos em local visível? Objetivo: Demonstrar de forma clara e objetiva a configuração dos distritos da unidade. Forma de avaliação: Verificar a existência e a legibilidade dos mapas Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os mapas Margem de tolerância: Não há

A pesquisa externa e o acompanhamento são realizados pelo Gerente

MANDIS 6/11 - 3.1 a 3.2 MANDIS 10/2 - 4.4 Página 39 de 43

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Lista: 4 CDD-LEIAUTE SINALIZAÇÃO / ORGANIZAÇÃO / DOCUMENTAÇÃO Nº

Item de Verificação e/ou SO da Unidade conforme o previsto? Objetivo: Garantir a qualidade na prestação dos serviços Forma de avaliação: Verificar os formulários das pesquisas e comparar com o lançamento no campo "Agenda do Gestor" no SGDO Período: Último semestre fechado civil (janeiro a junho ou julho a dezembro) Amostra: Igual a frequência prevista (1 pesquisa por distrito em cada semestre). Margem de tolerância: Não há. Considerar item NC se constatado que não há registro de realização das pesquisas na frequência prevista.

Peso

Tipo

Orientação

Referência

objetos entregues quanto para as anotações de não entrega feitas pelo carteiro,utilizando o formulário Pesquisa Externa.A pesquisa deve ser registrada no campo Pesquisa de Objetos,do menu "Agenda do Gestor" no SGDO,no mesmo dia de sua realização. 2-Preferencialmente,devem ser pesquisados aqueles objetos cujos destinatários não estão esperando seu recebimento (catálogos, prospectos etc). 3-Para o registro do Boletim de Acompanhamento,deverá ser utilizado o formulário Resumo de Acompanhamento.A periodicidade é a mesma da Pesquisa Externa e deve ser registrada no campo Boletim de Acompanhamento,do menu "Agenda do Gestor" no SGDO,no mesmo dia de sua realização. 4-Os supervisores e/ou gerente da Unidade devem efetuar visitas aos DA,visando manter os controles necessários.

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Lista: 5-CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS PERIÓDICOS (CORREIO ENTREGA DIRETA) Nº 1

Item de Verificação Os protocolos de entrega dos objetos periódicos entregues estão devidamente preenchidos?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Considerar NA quando houver formalização autorizando a unidade a fazer a baixa na centralizadora do tratamento.

MANDIS 12/2 - 6.1.1 e 6.1.2; 6.1.5 e 6.1.6

1- Considerar NA quando houver formalização autorizando a unidade a fazer a baixa na centralizadora do tratamento.

MANDIS 12/2 - 6.2.1 e 6.2.2

Objetivo: Garantir a qualidade da informação e realização correta do procedimento Forma de avaliação: Verificar se consta no (s) protocolo (s) os seguintes dados legíveis: nome do recebedor e rubrica; data e horário do recebimento; indicação de entrega em portaria ; nome, rubrica e matrícula do responsável pela entrega Período: Nos dias de auditoria e nos ultimos 30 dias Amostra: Todos os protocolos do período Margem de tolerância: Não há 2

Os acompanhamentos de entrega dos objetos periódicos estão devidamente preenchidos? Objetivo: Garantir a qualidade da informação e realização correta do procedimento Forma de avaliação: Verificar se consta no acompanhamento de entrega os seguintes dados legíveis: data e horário da entrega; local de colocação do periódico; nome, rubrica e matrícula do responsável pela entrega Período: Nos dias de auditoria e nos ultimos 30 dias Amostra: Todos os acompanhamentos do período Margem de tolerância: Não há

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Lista: 5-CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS PERIÓDICOS (CORREIO ENTREGA DIRETA) Nº 3

Item de Verificação Quando do retorno de objetos periódicos que não puderam ser entregues, os carteiros fazem as anotações previstas, de maneira correta e entregam os periódicos para a pessoa encarregada?

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Considerar NA quando não houver objeto periódicos não entregue nos dias da auditoria.

MANDIS 12/2 - 7.1 e Anexo 4

1- Considerar NA quando houver formalização autorizando a unidade a fazer a baixa na centralizadora do tratamento ou não houver objeto não entregue nos dias da auditoria.

MANDIS 12/2 - 6.1.4 e 6.1.5

1- Considerar NA quando houver formalização autorizando a unidade a fazer a baixa na centralizadora do tratamento ou não houver objeto não entregue nos dias da auditoria.

MANDIS 12/2 - 8.1

Objetivo: Garantir a qualidade da informação e realização correta do procedimento Forma de avaliação: Observar se os carteiros devolvem os referidos objetos ao supervisor ou funcionário responsável, com as devidas anotações previstas no Anexo 4 do documento referenciado Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há. 4

Os protocolos de entrega dos objetos periódicos não entregues estão preenchidos corretamente? Objetivo: Garantir a qualidade da informação Forma de avaliação: Verificar se consta no(s) protocolo(s) os seguintes dados legíveis: anotações das duas tentativas de entrega; nome, rubrica e matrícula do responsável pela entrega Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os protocolos Margem de tolerância: Não há.

A baixa dos objetos periódicos não entregues foi efetuada no SISPER? Objetivo: Garantir a qualidade da informação ao cliente Forma de avaliação: Verificar se o funcionário

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Lista: 5-CDD-DISTRIBUIÇÃO DE OBJETOS PERIÓDICOS (CORREIO ENTREGA DIRETA) Nº

Item de Verificação

Peso

Tipo

Orientação

Referência

1- Considerar NA quando houver formalização autorizando a unidade a fazer a baixa na centralizadora do tratamento.

MANDIS 12/2 - 8.2.2 , 8.2.3 e 8.2.4

responsável efetuou no SISPER, até o dia útil seguinte, o registro de dados de não entrega. Período: Nos dias de auditoria Amostra: Todos os objetos Margem de tolerância: Não há. 6

A baixa, no SISPER, dos protocolos/acompanhamentos de entrega foram feitas corretamente? Objetivo: Garantir a qualidade da informação ao cliente Forma de avaliação: Verificar se há protocolos/acompanhamentos baixados fora do prazo através do Relatório de "P/A Baixados Fora do Prazo" do sistema SISPER. Neste relatório, na coluna "Fora do Prazo", se houver indicativo "SIM", ficará constatado que há baixas fora do prazo. Período: Nos dias de auditoria e nos ultimos 30 dias Amostra: Todos os protocolos/acompanhamentos do período Margem de tolerância: Não há

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