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10 Y 11 de marzo de Marzo de 2018
360 grados / Empleo
Así se organiza una reunión efectiva
Deben plantearse objetivos claros y cumplir los tiempos estimados para la reunión.
Pablo Alejandro Alzate contenido@elempleo.com
SEGURAMENTE LE ha pasado que lo citan a reuniones de trabajo que son insulsas y que le hacen perder el tiempo. Las personas que las agendan tienen la responsabilidad de planearlas y hacer que sean efectivas. Carol Becerra, VP de Gestión Humana de Terranum, dice que las reuniones son efectivas y generan productividad siempre y cuando se cumpla el objetivo planteado. Esto es el resultado de “una buena metodología, planeación e implementación. Esto debe incorporarse como un hábito sano en las compañías y poco a poco debe convertirse en una cultura, en modo de ser y actuar”, afirma. Una reunión no es un fin, sino un instrumento para ayudar a lograr una meta, solucionar una situación o informar un tema. Las reuniones reflejan las características de las personas que
las conducen y las organizaciones que representan. “La solución a la falta de efectividad de las reuniones no es reducir su número sino hacerlas más eficientes”. La finalidad de una reunión es facilitar el diálogo, la inclusión y la resolución de problemas o exposición de proyectos. Algunos consejos que Becerra ofrece para que sean efectivas son, por ejemplo, fijar un propósito, llegar cinco minutos antes, organizar la logística, definir agenda y compartirla, asistir preparado, no
Mantenga el foco y la dinámica de la reunión y promueva la participación”.
usar el celular y programarla entre las 9:00 a.m. y 4:00 p.m. Es importante hacerle seguimiento a la agenda, asignar roles, plantear temas, permitir opiniones, ser conciso y mantener el enfoque. Además, llegar a acuerdos, definir próximos pasos, asegurarse de transmitir las tareas. Finalmente, agradecer, terminar a tiempo y plasmar acciones de mejora. Para Becerra, las reuniones deben tener un antes, en el que se debe tener claro el propósito, los resultados esperados, los insumos necesarios y las personas requeridas. Un durante, que reconecta y donde se comparte el trabajo acordado en la reunión anterior, además se resumen decisiones adoptadas. Y un después, que consiste en preparar y enviar las minutas de lo conversado, apoyar y monitorear la implementación de las acciones acordadas, y retroalimentar con ideas para la próxima reunión.