工作不是變魔術
掌握關鍵規劃的 7 步驟
每天疲於奔命，卻績效甚微？ 這是一個工作只會變多、不會變少的時代， 要有效率完成工作， 必須打破迷思，改變超浪費的工作習慣！
做 先 ， 畫 計 間 時 我們沒有 你不夠彈性 你還有工作 了再說 做就很 不錯了
這些話，你是否耳熟能詳？ 你沒有團隊 精神 這份工作比較 趕， 我不想聽到 截止日很近 任 何人說「不 」 功 半 事 會 學 得 你 化 文 這就是這裡的 倍的方法 。 了 對 就 做
◎ 超時加班，真的可以讓事情更快完成嗎？ ◎ 優先事項永遠在變； 常常需要其他部門當「救火 隊」 ◎ 讓員工同時負責多項專案，節省成本？ ◎ 為什麼大家這麼辛苦，年底還這麼多未完成 的目標？ 事實上， 缺乏規劃、重做工，以及同時軋上多份工作，
超浪費現象發生的原因。
都是導致
聰明工作術 Step 1
避免組織營運的浪費 老闆們都很喜歡多工— 就是千萬別讓員工太閒。 事實上，多工是個很糟糕的想法。 就生產力來看，如果能將一週五天的時間專注在單一工作上， 生產力將會激增，工作便能大幅進展。 將正在上手的工作放下，再去做新工作， 另外會衍生「放下— 撿起 」的成本。 若必須同時進行超過 4 個工作，工作幾乎很難進展。 個人生產力將急速下降，組織生產力也會降落。
聰明工作術 Step 1
避免組織營運的 5 大浪費 1. 多工並進
••減少甚至完全避免多工並進，浪費。 減少甚至完全避免多工並進，浪費。
2. 漠視供需
•• 有多少工作量就應用多少人力完成， 有多少工作量就應用多少人力完成， 應了解供給與需求，避免浪費。 應了解供給與需求，避免浪費。
3. 不了解工作量與 工時差別
••適當規畫專案，確認規畫時程也考慮工 適當規畫專案，確認規畫時程也考慮工 作內容， 作內容，而非只是以工時來計算。 而非只是以工時來計算。
4. 我們不再打仗
••捨棄當英雄的想法，不勉強接受不可能 捨棄當英雄的想法，不勉強接受不可能 專案。 專案。
5. 找不到更好的方法 做事
••不再墨守成規、 不再墨守成規、扼殺創意，尋求創新方 扼殺創意，尋求創新方 式，避免組織的浪費。 式，避免組織的浪費。
聰明工作術 Step 2
展開工作前的第一步 怎樣才能在有限的時間、人力和預算內，把工作確實做好？ 不用再因為擔心做不好或做不完，只好懲罰自己，把下班時間 也用來奉獻給公司。
從展開工作前的第一步 ── 規劃著手。 比盲目工作成效提升 1 倍以 上！
聰明工作術 Step 2
執行工作前先釐清 7 件事 1 . 了解組織現況
••了解各項工作內容與工作進度。 了解各項工作內容與工作進度。
2. 評估需求
• 計算各項工作需要的人力及物力。
3. 評估供給
• 計算 組織可供應的人力及物力。
4 . 排定優先順序
• 決定待辦事項的輕重緩急、利益及決策 ，決定順序。
5. 忍痛下手
• 割捨一些工作，或網羅更多人力資源。
6. 重新進行專規劃
• 重新評估專案可行度，並做適當修正。
7. 追蹤專案
• 掌握進度，遇有狀況善加處理。
並做相關報告
聰明工作術 Step 3
植入零浪費系統，打造零浪費組織 只要多做 10% 的規畫 不論你是帶團隊、在大企業或政府部門工作 ， 都能更有效、更敏捷的完成工作、 達成目標！
超效率工作專家、奧林匹克專案顧問
佛格斯．歐康納 (Fergus O’Connell) 真心推薦 台灣微軟產品行銷經理 教育部國家講座、交通大學終身講座教授 PMI 國際專案管理學會台灣分會理事長
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