Formalizando a los Representantes de nuestra Comunidad by DAR Perú

Manual

Formalizando a los Representantes de nuestra Comunidad ¿Cómo inscribimos nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?

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Formalizando a los Representantes de nuestra Comunidad ¿Cómo inscribimos nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?

Autores Irene Ramos Urrutia Pilar Camero Berríos Liliana García Acha

Noviembre de 2009

Manual: Formalizando a los Representantes de nuestra Comunidad. ¿Cómo inscribimos nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos? Autores: Irene Ramos Urrutia Pilar Camero Berríos Liliana García Acha Edición, diseño e ilustraciones: Liliana García Acha © DERECHO, AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES - DAR Jr. Coronel Zegarra Nº 260 Jesús María, Lima - Perú Telefax: 511-2662063 www.dar.org.pe dar@dar.org.pe Primera edición: Noviembre 2009 Impreso por: Sonimágenes del Perú SCRL Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2009-16170 ISBN: 978-612-45003-1-2

Documento elaborado en el marco del Proyecto “Fortalecimiento a Doce Comunidades Nativas de Loreto en el Reconocimiento de sus Derechos Territoriales y Uso de sus Recursos Naturales”, ejecutado por CIMA Cordillera Azul; Derecho, Ambiente y Recursos Naturales - DAR y WATU Acción Indígena, con el financiamiento de Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo-AECID, y el apoyo en la adaptación de contenidos y diseño del Manual de la Fundación Charles Stewart Mott. Material validado con líderes indígenas de las Comunidades Nativas de los ríos Pisqui y Cushabatay. Loreto - Perú. La información aquí vertida es de entera responsabilidad de sus autores y no refleja necesariamente la opinión de la Agencia Española de Cooperación para el Desarrollo- AECID, ni de la Fundación Charles Stewart Mott.

Agradecimientos Derecho, Ambiente y Recursos Naturales (DAR) quiere reconocer el apoyo de las personas e instituciones que hicieron posible el desarrollo del presente Manual “Formalizando a los Representantes de Nuestra Comunidad. ¿Cómo inscribimos nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?”, elaborado en el marco del proyecto “Fortalecimiento y Apoyo a Doce Comunidades Nativas de Loreto en el Reconocimiento de sus Derechos Territoriales y Uso de sus Recursos”. Agradecemos el apoyo del Centro de Conservación, Investigación y Manejo de Áreas Naturales (CIMA - Cordillera Azul), WATU Acción Indígena, la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID), así como de la Fundación Charles Stewart Mott por su valiosa colaboración para que esta publicación sea posible. Asimismo, agradecemos a CIMA - Cordillera Azul, por el trabajo y coordinaciones realizadas y especialmente a su equipo de extensionistas de Contamana, sin cuyo apoyo y facilitación no hubiera sido posible el adecuado desarrollo de las actividades del proyecto. Hacemos una mención especial al invalorable apoyo de las Comunidades Nativas de los ríos Pisqui y Cushabatay, con cuya participación a través de sus experiencias y consultas se ha enriquecido el presente material. Igualmente a sus organizaciones representativas locales (la Federación de Comunidades Nativas del Río Pisqui –FECONACURPI y la Federación de Comunidades Nativas del Bajo Ucayali – FECONBU), por su colaboración para la ejecución de los procesos de regularización de Juntas Directivas Comunales de diez comunidades indígenas, así como en la validación del diseño y mejora de este material. Por último, extendemos nuestro agradecimiento a todos los integrantes de DAR por la confianza y el compañerismo permanente que nos permiten crecer día a día.

Índice Agradecimientos Presentación Introducción Sobre el Derecho a la Autonomía Organizativa

Capítulo I. Conociendo nuestra Junta Directiva 1.1 Algunas ideas importantes ¿Qué es la Junta Directiva de nuestra Comunidad? ¿Qué hace la Junta Directiva de nuestra Comunidad? ¿Por qué es importante tener una Junta Directiva? ¿Quién puede ser miembro de nuestra Junta Directiva? ¿Cuáles son los cargos de nuestra Junta Directiva y qué responsabilidades tienen? ¿Cómo ayudamos a que nuestra Junta Directiva trabaje bien? ¿Por qué debemos inscribir nuestra Junta Directiva en Registros Públicos? ¿Quiénes participan en el proceso de Elección e Inscripción de nuestras Juntas Directivas?

1.2 Antes de elegir una nueva Junta Directiva para nuestra Comunidad ¿Qué es una Partida Registral de Comunidad? ¿Qué contiene la Partida Registral de nuestra Comunidad? Modelo: La Partida Registral ¿Cómo sabemos si nuestra Comunidad está inscrita en Registros Públicos? ¿Cómo sabemos si nuestra Junta Directiva está inscrita en Registros Públicos? ¿Qué debemos conocer antes de inscribir nuestra Junta Directiva? Modelo: El Formulario de Solicitud de Publicidad Registral ¿Qué documentos debemos tener para poder inscribir nuestra Junta Directiva? ¿Cómo legalizamos el Libro de Actas de nuestra Comunidad? ¿Qué Libro de Actas debemos usar? ¿Qué hacemos si el Libro de Actas se ha perdido? ¿Qué hacemos si alguien se llevó el Libro de Actas? ¿Cómo obtiene nuestro Jefe su Credencial de la Agencia Agraria? ¿Qué pasos debemos seguir para inscribir nuestra Junta Directiva?

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Esquema: El camino para lograr la inscripción de nuestra Junta Directiva Esquema: Documentos que certifican la inscripción de nuestra Junta Directiva Recordemos

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Capítulo II. ¿Cómo elegimos nuestra Junta Directiva? 2.1 ¿Cómo hacemos la Convocatoria a Elecciones? ¿Quién debe hacer la Convocatoria a Elecciones? ¿Quién más puede hacer la Convocatoria a Elecciones? ¿Cuánto tiempo antes de la Elección hacemos la Convocatoria? ¿Cómo hacemos nuestra Convocatoria? Modelo: La Citación ¿Qué documento certifica ante Registros Públicos que hicimos la Convocatoria? Modelo: La Constancia de Convocatoria (Convocatoria Oral) Modelo: La Constancia de Convocatoria (Convocatoria Escrita)

2.2 ¿Cómo elegimos una nueva Junta Directiva para nuestra Comunidad? ¿Cuándo elegimos una nueva Junta Directiva o a alguno de sus miembros? ¿Cómo elegimos nuestra Junta Directiva o a alguno de sus miembros? ¿Cómo organizamos nuestra Asamblea de Elecciones? ¿Cuántos hermanos comuneros deben asistir a la Asamblea de Elecciones para que su decisión sea válida? ¿Cuándo entra en funciones la nueva Junta Directiva elegida? ¿Qué pasa si los miembros de la Junta Directiva ya no viven en nuestra Comunidad o renuncian antes de elegir una nueva Junta Directiva? ¿Qué documentos certifican ante Registros Públicos que realizamos las Elecciones? Modelo: El Acta de Asamblea General de Elecciones Modelo: La Constancia de Quórum Recordemos

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Capítulo III. ¿Cómo inscribimos nuestra Junta Directiva? 3.1 Legalizando los documentos que certifican nuestra Junta Directiva

¿Por qué debemos legalizar los documentos que certifican nuestra Junta Directiva? ¿Quién puede hacer los trámites para inscribir nuestra Junta Directiva? ¿Qué documentos necesitamos legalizar para certificar nuestra Junta Directiva? ¿Dónde se legalizan los documentos que certifican nuestra Junta Directiva? ¿Qué requisitos necesitamos para legalizar los documentos que certifican nuestra Junta Directiva? ¿Qué más debemos saber acerca de las Constancias de Convocatoria y de Quórum? ¿Cómo sabemos que un documento está correctamente legalizado? Modelo: La Copia Certificada del Acta de Asamblea General de Elecciones Modelo: La Copia Fedateada del Acta de Asamblea General de Elecciones Modelo: La Constancia de Convocatoria a Asamblea con firma legalizada Modelo: La Constancia de Quórum con firma legalizada

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3.2 Solicitando la Inscripción de nuestra Junta Directiva en Registros Públicos

¿En qué Oficinas de Registros Públicos solicitamos la inscripción de nuestra Junta Directiva? ¿Qué es una Oficina Principal o de Destino y qué son las Oficinas Receptoras de Registros Públicos? ¿Qué documentos necesitamos para inscribir nuestra Junta Directiva? ¿Qué procedimiento seguimos para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva en una Oficina Principal? ¿Qué procedimiento seguimos para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva si vamos a una Oficina Receptora? ¿Qué documentos certifican ante Registros Públicos que hemos solicitado la inscripción de nuestra Junta Directiva? Modelo: El Formulario de Inscripción de Título (Oficina Principal) Modelo: El Formulario de Solicitud de Inscripción de Título (Oficina Receptora)

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3.3 La respuesta del Registrador a nuestra solicitud ¿Cómo sabemos si ya tenemos una respuesta a nuestra solicitud? ¿En cuánto tiempo podemos tener una respuesta a nuestra solicitud? ¿Cuáles son las respuestas más comunes que puede tener nuestra solicitud? ¿Qué debemos hacer si el Registrador tiene observaciones a nuestra solicitud? Modelo: La Esquela de Observaciones ¿Cómo sabemos si nuestra Junta Directiva ya está inscrita? ¿Y si se trata de la inscripción de nuestra primera Junta Directiva? Modelo: La Anotación de Inscripción Modelo: La Partida Registral (con nueva Junta Directiva inscrita) Recordemos

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Capítulo IV. Regularización de la inscripción de nuestra Junta Directiva ¿En qué casos nuestra Junta Directiva necesita ser regularizada? ¿Qué debemos hacer antes de inscribir nuestras Juntas Directivas en casos especiales? ¿Qué cambia respecto al proceso normal en cada uno de estos casos especiales? Recordemos

Anexo Fotográfico. Formalizando a los Representantes de Comunidades Shipibas y Yines

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Presentación Derecho, Ambiente y Recursos Naturales - DAR es una institución que tiene como objetivo prioritario contribuir al desarrollo del país a partir del manejo y aprovechamiento sostenible de sus recursos naturales y la gestión del ambiente a través del Estado, la sociedad y sus miembros. Una de las principales líneas de acción de DAR en estos cincos años de existencia institucional ha sido colaborar con las autoridades políticas, instituciones públicas, organizaciones indígenas y organizaciones de la sociedad civil en la protección de las áreas naturales vulnerables y su relación con la protección de los derechos de los pueblos indígenas, especialmente en la Amazonía peruana. El trabajo de DAR está íntimamente relacionado a la planificación de la gestión ambiental, el fortalecimiento de la participación ciudadana en los procesos de decisión y los aportes en la mejora de políticas y propuestas normativas relacionadas con el medio ambiente. Actualmente, DAR está conformado por tres programas: el Programa Bosques, el Programa Industrias Extractivas e Infraestructura y el Programa Social Indígena, éste último dedicado a la promoción de los derechos de los pueblos indígenas con respecto a la gestión y aprovechamiento sostenible de sus recursos naturales. El Programa Social Indígena de DAR ha venido ejecutando el Proyecto “Fortalecimiento y Apoyo a Doce Comunidades Nativas de Loreto en el Reconocimiento de sus Derechos Territoriales y Uso de Recursos”, y conjuntamente con nuestros socios WATU - Acción Indígena y el Centro de Conservación, Investigación y Manejo de Áreas Naturales CIMA - Cordillera Azul, beneficiando a las Comunidades Nativas de la cuenca de los ríos Pisqui y Cushabatay, y a sus organizaciones representativas. La participación de DAR en este proyecto ha permitido apoyar, entre otros, a la formalización de sus Juntas Directivas Comunales y Federativas, permitiendo el ejercicio de su derecho colectivo de representación indígena y de autonomía organizativa. Asimismo, a través del componente de capacitación desarrollado en el proyecto se apostó por hacer sostenible la generación de capacidades en las Comunidades y Organizaciones Indígenas para que continúen exigiendo y ejerciendo sus derechos.

En ese marco, con la experiencia recogida y los aportes de los diversos actores comprometidos con el proyecto, se ha elaborado el Manual “Formalizando a Nuestros Representantes. ¿Cómo inscribir nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?”, con la intención de contribuir en el fortalecimiento organizativo institucional de las Comunidades Nativas y de emancipar capacidades para que puedan conducir por sí mismas los procesos de elección e inscripción de sus Juntas Directivas. A nombre de DAR, quisiera hacer una mención especial a la Federación de Comunidades Nativas de la Cuenca del Río Pisqui – FECONACURPI y la Federación de Comunidades Nativas del Bajo Ucayali – FECONBU, por su apoyo constante para el desarrollo del proyecto. Asimismo, quisiera hacer expreso el agradecimiento por el financiamiento del mencionado proyecto a la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y a la Fundación Charles Stewart Mott. Es necesario expresar mi admiración y reconocimiento por el trabajo desplegado de Pilar Camero Berríos, coordinadora del Programa Social Indígena y el de Irene Ramos Urrutia, miembro de dicho programa, especialmente a esta última por la entrega, dedicación y persistencia en el trabajo, especialmente, en momentos complicados de la cotidianidad y la incomprensión del tiempo. Asimismo, debo mencionar el esfuerzo y preciso trabajo de diseño y edición de Liliana García Acha, miembro del Área de Comunicaciones de DAR, que perfeccionó el presente Manual que tengo la suerte de presentarles. Como representante de DAR, puedo expresar el compromiso institucional de apoyar a los pueblos indígenas y sus organizaciones en alcanzar sus aspiraciones de ejercer sus derechos colectivos e individuales, especialmente el derecho a ejercer la propiedad comunal sobre su tierra y el acceder a los recursos que se encuentran en ella. Asimismo, el compromiso por la conservación de la Amazonía como un área que permita diversas formas de desarrollo sostenible, donde se conserven espacios como el Parque Nacional Cordillera Azul y se promueva el aprovechamiento sostenible de recursos naturales por parte de las Comunidades Nativas que viven alrededor de esta área natural protegida, lo cual les permita en un futuro cercano, llegar a gestionar sus territorios y áreas de conservación de la biodiversidad. Lograr estos puntos comunes en la diversidad cultural y biológica de nuestro país ha sido parte de la agenda institucional de DAR a la cual seguiremos comprometidos. César Leonidas Gamboa Balbín Presidente DAR

Introducción El Manual “Formalizando a Nuestros Representantes. ¿Cómo inscribir a nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?” es un producto elaborado en el marco del Proyecto “Fortalecimiento y Apoyo a Doce Comunidades Nativas de Loreto en el Reconocimiento de sus Derechos Territoriales y Uso de Recursos”, ejecutado por Derecho, Ambiente y Recursos Naturales (DAR), WATU - Acción Indígena, y Centro de Conservación, Investigación y Manejo de Áreas Naturales CIMA - Cordillera Azul, gracias al apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). El presente Manual tiene por público objetivo a los líderes de las Comunidades Nativas. Su objetivo es ser una herramienta de consulta y orientación respecto al proceso de elección de sus Juntas Directivas e inscripción de éstas en Registros Públicos. La finalidad de este Manual es contribuir con el fortalecimiento organizativo institucional de las Comunidades Nativas y generar capacidades en ellas para que puedan conducir por sí mismas, de manera adecuada y oportuna, los procesos de elección e inscripción de sus Juntas Directivas. Debe mencionarse que el Manual recoge la experiencia de gabinete y vivencial del trabajo de campo seguido durante los procesos de regularización de las inscripciones de Juntas Directivas de diez comunidades indígenas ubicadas en las cuencas de los ríos Pisqui y Cushabatay (Loreto), realizado con el apoyo de la Federación de Comunidades Nativas de la Cuenca de Río Pisqui – FECONACURPI, la Federación de Comunidades Nativas del Bajo Ucayali – FECONBU y el equipo de extensionistas de CIMA-Cordillera Azul, en el marco del mencionado Proyecto. El Manual recoge los aportes y comentarios recibidos de los participantes en el Taller “¿Cómo inscribimos a nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos?”, llevado a cabo en Contamana (Loreto), los días 23 y 24 de julio de 2009, donde participaron cuarenta líderes indígenas de Comunidades Nativas provenientes de las cuencas de los ríos Pisqui y Cushabatay (Loreto); en el cual se presentó y validó con su público objetivo, la versión inicial del presente documento, experiencia necesaria y valiosa para la mejora del mismo.

En su conjunto, el Manual resalta la importancia y los beneficios para una Comunidad de contar con una Junta Directiva vigente e inscrita en los Registros Públicos. El documento se organiza en cuatro (04) capítulos, redactados de manera didáctica a través de una secuencia de preguntas y respuestas, ejemplos, secciones de refuerzo de las ideas principales, ilustraciones y modelos de documentos explicativos. El Manual se inicia con una sección donde se hace mención al Derecho a la Autonomía Organizativa o libertad de organización de los pueblos indígenas, en este caso de las Comunidades Nativas, en cuyo marco las Comunidades determinan su organización interna y deciden los mecanismos de elección de sus representantes. Seguidamente el Capítulo I desarrolla nociones básicas sobre las Juntas Directivas para introducir al lector en los Capítulos II y III, referidos a los procesos de elección de las Juntas Directivas e inscripción en los Registros Públicos, respectivamente, en los cuales se han insertado modelos orientadores de los documentos requeridos para llevar adelante la inscripción registral, que servirán de referencia a los miembros de las Comunidades en la elaboración de los mismos. Finalmente, el Capítulo IV señala los casos más comunes de regularización de la inscripción de Juntas Directivas en Registros Públicos.

Sobre el Derecho a la Autonomía Organizativa La autonomía es el poder de tomar decisiones, por ejemplo, nosotros decidimos cómo cultivar nuestra chacra, somos autónomos para tomar esa decisión; para ello tenemos en cuenta los consejos de los ancianos, nuestras experiencias en anteriores cosechas, si tenemos toda la semilla que necesitamos y si es una buena semilla, sin enfermedades, entre otras cosas. De nuestras decisiones dependerá si tenemos una buena cosecha, por lo cual es importante que éstas sean responsables. De igual manera decimos que los pueblos indígenas tenemos autonomía organizativa porque podemos decidir libremente cómo organizarnos, cuáles son nuestras normas o reglas, y quiénes nos representan, entre otras cosas. De nuestras decisiones dependerá cómo será la vida en nuestra Comunidad, por lo cual, también deben ser tomadas con mucho cuidado. El Derecho a la Autonomía Organizativa es un derecho de los pueblos indígenas que consiste en tener el poder y el control para regular los asuntos internos de nuestra Comunidad, es decir, nos da la libertad de elegir cómo organizarnos y poder establecer nuestras propias formas de representación ante el Estado. Esto es importante porque nos permite vivir en Comunidad de acuerdo a nuestras costumbres, sin que nadie pueda imponernos una manera de organizarnos. Ejercemos este derecho mediante nuestra participación en las Asambleas Generales, la elaboración o modificación de nuestras normas en nuestros Estatutos, la elección de nuestros representantes en las Asambleas Generales de Elecciones, la legalización de los documentos de la Comunidad y la inscripción de nuestras Juntas Directivas en Registros Públicos , entre otros. El Derecho a la Autonomía Organizativa es un Derecho Colectivo, es decir, un derecho especial que nos protege como pueblos y que nos ayuda a reforzar los vínculos que nos unen, tales como una identidad cultural, una lengua y un territorio propio. Los derechos colectivos de los Pueblos Indígenas se encuentran reconocidos en la Constitución Política Peruana (Artículo 89º) y en normas internacionales que el Estado peruano tiene por obligación cumplir, como el “Convenio sobre Pueblos Indigenas y Tribales en Países Independientes, Convenio 169 de la Organización Internacional del Trabajo (OIT)” (1989) y la “Declaración de las Naciones Unidas sobre los Derechos de los Pueblos Indígenas” (2007).

Ener Linares, Jefe de la Comunidad Nativa La Cumbre (2007-2009) dirige una Asamblea General ÂŠ DAR

CapĂtulo I

Conociendo nuestra Junta Directiva

Capítulo 1. Conociendo nuestra Junta Directiva

¡Hola!, Soy Juan Mishari, Jefe de la Comunidad Nueva Vida. Juntos aprenderemos todo sobre la inscripción de Juntas Directivas

1.1 Algunas ideas importantes ¿Qué es la Junta Directiva de nuestra Comunidad?

s un grupo organizado de hermanos

comuneros que representa a nuestra

engamos en Cuenta

Comunidad, es decir, llevan nuestra voz y actúan en nombre de la Comunidad. Elegimos nuestra Junta Directiva en Asamblea General, que es la reunión en la que se toman decisiones en beneficio de todos los miembros de nuestra Comunidad. La Junta Directiva es una autoridad importante de nuestra Comunidad y está conformada por hermanos comuneros que respetamos y en quienes confiamos.

La Comunidad tiene otras autoridades importantes que no forman parte de nuestra Junta Directiva, como el Teniente Gobernador y el Agente Municipal, que representan la presencia del Estado en nuestra Comunidad.

¿Qué hace la Junta Directiva de nuestra Comunidad? La Junta Directiva representa a todos los miembros de la Comunidad y pone en práctica las decisiones que toman los miembros de la Comunidad en Asamblea General. Por ejemplo, dirige las Asambleas Generales y las elecciones de las nuevas Juntas Directivas, también presenta pedidos, memoriales y denuncias ante las autoridades (municipales, de educación, salud, policía, fiscalía, agricultura, etc), firma los contratos que aprobamos en Asamblea General, etc. En momentos especiales o casos urgentes toma decisiones que no pueden esperar, pero cuidando de no ir más allá de lo que nuestro Estatuto le permite.

Como miembro de la Junta Directiva, traigo la propuesta de mi Comunidad para que se construya una escuela Bueno, revisaremos su caso y le daremos una respuesta

UGEL - Loreto

¿Por qué es importante tener una Junta Directiva? Es importante tener nuestra Junta Directiva para:

Hacer respetar los derechos de nuestra Comunidad y de nuestras familias. Llevar a cabo las decisiones tomadas en Asamblea General. Conversar y llegar a acuerdos con otras Comunidades, con el Estado, con empresas, con organizaciones de ayuda o con otras que nuestra Comunidad decida. Tener representantes que realicen actividades y servicios en favor de nuestra Comunidad, que presenten pedidos (como la inscripción de nuestras tierras o su titulación) y denuncias. Ser parte de una Federación de Comunidades Nativas y participar, opinar y votar en sus Asambleas.

¿Quién puede ser miembro de nuestra Junta Directiva? Todo hermano o hermana de la Comunidad puede ser miembro de la Junta Directiva, siempre que cumpla con los requisitos que exige nuestro Estatuto. Estos requisitos podrían ser, por ejemplo, que sea mayor de edad, que tenga DNI , que viva en la Comunidad o que sea una persona responsable, dependerá de lo que señale nuestro Estatuto.

¿Cuáles son los cargos de nuestra Junta Directiva y qué responsabilidades tienen? Nuestro Estatuto establece el número de miembros de nuestra Junta Directiva y señala sus responsabilidades. Los cargos básicos que puede tener una Junta Directiva son:

El Jefe o Presidente

El Secretario

Es la autoridad máxima de nuestra Junta Directiva y el representante legal de nuestra Comunidad. Comúnmente convoca y dirige las reuniones de la Junta Directiva y las Asambleas Generales. Cuida que se cumplan los derechos de la Comunidad.

Tiene a su cargo guardar todos los libros, sellos, cartas, registros, padrones, expedientes, planos y archivos de nuestra Comunidad. Debe hacer las Actas de Asamblea General y tener al día el Libro de Actas y Libro Padrón de Comuneros.

El Subjefe o Vicepresidente

El Tesorero

Reemplaza al Jefe en sus responsabilidades cuando se ausenta o deja el cargo.

Tiene a su cargo llevar las cuentas y cuidar las pertenencias de la Comunidad (dinero, motor, bote, motosierra, local comunal, etc.) También se encarga de recolectar los ingresos, multas, rentas y de hacer los pagos de la Comunidad.

* Otros cargos que puede tener una Junta Directiva son “Vocal” o “Fiscal”, u otros que la Comunidad decida.

¿Cómo ayudamos a que nuestra Junta Directiva trabaje bien?

Ya nos vamos a la Asamblea de la Federación

Vayan tranquilos que nosotros cuidamos sus huertas mientras vuelven

Asistiendo, opinando y preguntando en las Asambleas Generales que convoque nuestra Junta Directiva, y apoyando los acuerdos tomados en estas Asambleas. También podríamos ayudar a los miembros de la Junta Directiva con sus labores cotidianas mientras se encuentran de viaje por cumplir sus actividades como Junta Directiva.

¿Por qué debemos inscribir nuestra Junta Directiva en Registros Públicos? Porque cuando inscribimos nuestra Junta Directiva en Registros Públicos adquiere respaldo legal ante el Estado.

La inscripción en Registros Públicos asegura a cualquiera fuera de la Comunidad (autoridades, empresarios, vecinos, etc.) que los miembros de nuestra Junta Directiva realmente representan a la Comunidad y, por ello, pueden actuar en nombre de ella, siempre que lo que hagan esté permitido en el Estatuto, o sea lo que ha decidido la Comunidad en Asamblea. Además, es importante inscribir nuestra Junta Directiva porque hace pública su elección, es decir, la elección de los representantes de la Comunidad podrá ser conocida por cualquier persona o institución. Así, si alguien está interesado en relacionarse con la Comunidad sabrá con quién o quiénes debe conversar.

¿Quiénes participan en el proceso de Elección

La Comunidad

2 La Junta Directiva Entrante

La Junta Directiva en Funciones

e Inscripción de nuestras Juntas Directivas? 5 Registros Públicos (SUNARP)

La Notaría

ría

Participan en la Elección e Inscripción de nuestras Juntas Directivas: 1. 2. 3. 4. 5.

La Junta Directiva en Funciones La Junta Directiva Entrante La Comunidad La Notaría Registros Públicos (SUNARP)

¿Quiénes participan en el proceso de Elección e Inscripción de nuestras Juntas Directivas?

La Junta Directiva en Funciones Es la Junta Directiva que tiene actualmente nuestra Comunidad. Realiza la Convocatoria a Elecciones al terminar el tiempo de trabajo que señala nuestro Estatuto, o en caso de vacancia o ausencia de alguno de sus miembros. Debe ayudar en la inscripción de la Junta Directiva Entrante, es decir, de la siguiente Junta Directiva que la Comunidad elija. Debe entregar toda la documentación oficial de la Comunidad y de los trámites que ha realizado durante su tiempo de trabajo a la Junta Directiva entrante en el tiempo que señale el Estatuto.

La Junta Directiva entrante Es la nueva Junta Directiva que elegimos. Debe conocer nuestro Estatuto para poder dirigir adecuadamente la Comunidad. Al ser las nuevas autoridades, comúnmente se encargan de realizar los trámites necesarios para lograr su inscripción en los Registros Públicos.

Nuestra Comunidad Se reúne y elige a cada Junta Directiva en Asamblea General. Los hermanos comuneros debemos estar atentos a que nuestra voluntad comunal se respete y se cumplan todos los pasos para inscribir nuestra Junta Directiva, y que se elija una nueva Junta Directiva cada vez que lo señale nuestro Estatuto.

¿Quiénes participan en el proceso de Elección e Inscripción de nuestras Juntas Directivas?

La Notaría, el Juzgado de Paz o el Fedatario de Registros Públicos El Notario (en las capitales de provincia), el Juez de Paz (en los distritos) o el Fedatario (en las oficinas de Registros Públicos) “dan fe”, es decir, declaran que nuestra Comunidad cuenta con los documentos necesarios para inscribir la nueva Junta Directiva. El Notario, el Juez de Paz o el Fedatario dan fe por los documentos donde la Comunidad dice que realizamos la Convocatoria a Elecciones; donde señalamos el número de comuneros que asistieron a la Asamblea de elección y donde elegimos nuestra nueva Junta Directiva. Para ello verificará el Acta de Asamblea y las Constancias de Convocatoria y de Quórum que se le presenten.

Registros Públicos La Superintendencia Nacional de Registros Públicos (SUNARP) es una institución del Estado que se encarga de registrar y hacer pública la información importante, para que cualquier ciudadano pueda acceder a ella. Comúnmente se le llama “Registros Públicos” y sus oficinas se encuentran en todo el país. Una de las tareas de Registros Públicos es guardar y hacer público el registro de los representantes de las personas jurídicas, como son nuestras Comunidades, por lo cual la inscripción de las Juntas Directivas de nuestra Comunidad se realiza en esta institución. En Registros Públicos también encontramos información importante para nuestra Comunidad. Por ejemplo, podemos encontrar información sobre el título de propiedad de la Comunidad, si hay una concesión forestal o minera dentro del territorio comunal, o quiénes son los representantes actuales y anteriores de nuestra Comunidad.

1.2 Antes de elegir una nueva Junta Directiva para nuestra Comunidad Antes de elegir una nueva Junta Directiva, visitamos la oficina de Registros Públicos de la capital de la Región o de la ciudad más cercana. Por ejemplo, si estamos en Loreto, podemos ir a la Oficina de Registros Públicos de Iquitos o Contamana para saber si estamos o no al día con la inscripción de nuestras Juntas Directivas. Esta información la encontraremos en la “Partida Registral” de nuestra Comunidad.

¿Qué es una Partida Registral de Comunidad?

s un documento donde se encuentra el resumen de todos los hechos importantes de nuestra

Comunidad que han sido inscritos en los Registros Públicos. Cada Partida Registral tiene un número

único que sirve para identificarla (Ver página 25).

¿Qué contiene la Partida Registral de nuestra Comunidad? Contiene un resumen de los hechos más importantes que hemos inscrito de nuestra Comunidad, por ejemplo, la Resolución de Reconocimiento de nuestra Comunidad, nuestro Estatuto, o la inscripción de las Juntas Directivas que ha tenido nuestra Comunidad, entre otros. La Partida Registral de nuestra Comunidad, sin embargo, no contiene información sobre las tierras y territorio de la Comunidad. Dicha información también se encuentra en Registros Públicos, pero en un área diferente llamada Registro de “Propiedad Inmueble”.

engamos en Cuenta Cada hecho importante que inscribimos en nuestra Partida Registral se llama “Asiento”. Así, la inscripción de la Comunidad irá en el primer asiento, la inscripción de su Estatuto y primera Junta Directiva podría ir en el segundo asiento, si se modifica el Estatuto iría en el tercer asiento, y así sucesivamente.

Es el número que identifica a la Partida Registral de nuestra Comunidad

Debemos tomar nota de esta información para saber cuándo debemos elegir nuestra siguiente Junta Directiva.

Libro de Actas Tomamos nota de su número y fecha de legalización, ya que deben ser los mismos que usemos en la inscripción de la siguiente Junta Directiva.

La Partida Registral

Periodo de la última Junta Directiva inscrita

Un Modelo de...

Nº de Partida Registral

¿Cómo sabemos si nuestra Comunidad está inscrita en Registros Públicos?

Sabremos que nuestra Comunidad está inscrita en Registros Públicos si tiene una Partida Registral

La Partida Registral, podemos buscarla, yendo a la Oficina de Registros Públicos y realizando los siguientes pasos:

Pedimos orientación Le decimos al encargado que queremos saber si nuestra Comunidad está inscrita en Registros Públicos, y para ello, pedimos el formulario para hacer una “Búsqueda Registral”. Esta búsqueda tiene un costo.

Recibimos el formulario El encargado nos entrega el Formulario, que es gratuito.

Llenamos el formulario y hacemos el pago Llenamos el Formulario como el encargado nos explique y pagamos en Caja para que se haga la Búsqueda Registral.

- realiza la Búsqueda Registral Se El encargado hace la Búsqueda Registral y cuando encuentra nuestra Comunidad, nos da su número de Partida Registral, que debemos apuntar y guardar bien. Si no la encuentra es que no está inscrita en esa oficina. Podemos hacer la búsqueda más fácil, dando varios datos acerca de nuestra Comunidad, como su nombre completo y su ubicación ( distrito, provincia o río más cercano).

¿Cómo sabemos si nuestra Junta Directiva está inscrita en Registros Públicos? Sabremos que nuestra Junta Directiva está inscrita en Registros Públicos si aparece registrada en nuestra Partida Registral. Para ver esta información en nuestra Partida Registral tenemos dos (2) opciones:

Pedir una copia de nuestra Partida Registral Para ello llenamos el formulario de “Solicitud de Publicidad Registral”, tal como se indica en la página 28, y nos entregarán la copia solicitada. Este trámite tiene un costo.

Visualizar nuestra Partida Registral Es decir, verla en la computadora del encargado; para ello le damos el número de nuestra Partida Registral. Este trámite es gratuito.

¿Qué debemos conocer antes de inscribir nuestra Junta Directiva? Debemos conocer cuál es la situación de la inscripción de las Juntas Directivas de nuestra Comunidad, la cual podría ser: Que nuestra Comunidad no inscribió ninguna de sus Juntas Directivas Este será nuestro caso si en nuestra Partida Registral no aparece registrada ninguna Junta Directiva o si nuestra Comunidad no tiene Partida Registral o no está inscrita en Registros Públicos.

Si nuestra Comunidad está al día con la inscripción de sus Juntas Directivas Quiere decir que cumplimos con inscribir todas nuestras Juntas Directivas, así que sólo tenemos que estar atentos para inscribir a tiempo a nuestra nueva Junta Directiva.

Si nuestra Comunidad no está al día con la inscripción de sus Juntas Directivas Puede suceder que haya pasado mucho tiempo desde la última inscripción de una Junta Directiva; o que tenemos actualmente una Junta Directiva en funciones diferente a la que está inscrita en los Registros Públicos. Si tenemos Juntas Directivas elegidas que no hemos inscrito en Registros Públicos, debemos ponernos al día con su inscripción, es decir, regularizarla (Ver Capítulo IV).

Cómo llenar...

El Formulario de Solicitud de Publicidad Registral

Aquí va los dos apellidos y los nombres de quien hace el trámite, escritos exactamente igual que en su DNI Nº de su Documento de Identidad

Aquí escribimos el nombre completo de nuestra Comunidad

Visualización de Partida Registral

Comunidades Nativas

Nº de Partida Registral Comunal

Día, mes y año en el que hacemos la Solicitud

Aquí va la firma del hermano comunero que hace el trámite

¿Qué documentos debemos tener para poder inscribir nuestra Junta Directiva? Libro de Actas Contiene las Actas o registros de acuerdos de la Comunidad tomados en Asamblea General, por ejemplo, quiénes fueron elegidos como nueva Junta Directiva, la aprobación o modificaciones al Estatuto, las donaciones, o los permisos forestales que hemos permitido. Cada Libro de Actas que usemos tiene que estar legalizado (Ver página30).

Estatuto Comunal Contiene las reglas de la Comunidad, entre ellas el modo en que convocamos a Asamblea General y realizamos la elección de nuestras Juntas Directivas. Podemos encontrarlo en nuestro Libro de Actas. Nuestro Estatuto, al igual que nuestras Juntas Directivas, debe ser inscrito en Registros Públicos.

Libro Padrón de Comuneros Contiene la información exacta de quiénes tienen derecho a votar en las Asambleas Generales. Es diferente al censo comunal que registra a todos los habitantes de la Comunidad (niños, adultos, ancianos). Es necesario legalizar el Libro Padrón de Comuneros. Si no lo tenemos, podemos usar una lista actualizada de los hermanos comuneros que pueden votar. No es necesario legalizar esta lista.

engamos en Cuenta Cada Comunidad decide en su Estatuto qué requisitos debe cumplir un Comunero para que tenga derecho a votar en las Asambleas. La lista de Comuneros con derecho a votar la encontramos en nuestro Libro Padrón de Comuneros.

¿Cómo legalizamos el Libro de Actas de nuestra Comunidad? Lo legalizamos en la Notaría de la ciudad, o en el Juzgado de Paz si es que no hay Notaría. Si existieran los dos, el Juez de Paz sólo nos atenderá cuando el Notario Público le haya avisado que estará ausente de la ciudad por más de quince (15) días.

Si se trata de la legalización de nuestro primer Libro de Actas

Tenemos que llevar: Una fotocopia del DNI del Jefe en funciones. Si la Notaría lo pide, una fotocopia de la Credencial de Jefe otorgada por la Agencia Agraria (por ejemplo para el caso de las comunidades del Pisqui y el Cushabatay, la Agencia Agraria de Ucayali).

Si el Libro de Actas que aparece en la Partida Registral ya no tiene hojas vacías Tenemos que llevar: Una fotocopia de la primera y la última hoja del Libro de Actas que terminamos de llenar. Una fotocopia del DNI de la persona que lleva los documentos a la Notaría. Si la Notaría lo pide, una fotocopia del Credencial de Jefe otorgada por la Agencia Agraria.

El Libro de Actas a legalizar.

El nuevo Libro de Actas que hemos comprado.

Y, si hemos ido a la Notaría, realizar el pago que nos indiquen.

engamos en Cuenta Los pagos a la Notaría se realizan en su misma oficina. En el caso de que los trámites se hagan en el Juzgado de Paz, la norma indica que deben ser gratuitos, sin embargo, dado que los Juzgados tienen gastos que cubrir en papel, tinta, etc., en algunos casos se realiza un pequeño pago que le permitirá al Juez de Paz cumplir con la función solicitada.

¿Qué Libro de Actas debemos usar? Debemos usar sólo el último Libro de Actas inscrito en Registros Públicos (el último que aparece en nuestra “Partida Registral”, ver página 25). Si no tenemos ese último Libro inscrito, o ese Libro ya se cerró (es decir, se acabó) o se nos perdió; debemos abrir (es decir, empezar) un nuevo Libro, cuyo número será el que sigue al anterior, por ejemplo, si perdimos o cerramos el Libro Nº 2, abrimos el Libro Nº 3. Si estamos usando un Libro diferente porque cerramos o perdimos un Libro de Actas, debemos señalarlo en el Acta de Asamblea de Elecciones para que la inscripción de nuestra Junta no sea observada por el Registrador (quién nos pedirá una aclaración).

¿Qué hacemos si el Libro de Actas se ha perdido?

¡Uyuyuy! ¡Se me perdió el Libro de Actas! ¡Ahora perdimos nuestros acuerdos de las Asambleas!

Andrés, hay que tener cuidado con nuestros Libros... Bueno, mañana tempranito nos vamos a poner la denuncia y legalizar un nuevo Libro

Se debe realizar una Denuncia Policial en la Comisaría más cercana

La persona que perdió el Libro de Actas o la encargada de hacer el trámite debe hacer la Denuncia Policial de pérdida, es decir, contarle a la Policía cómo y dónde se le perdió el Libro de Actas, y por qué tenía el Libro. Para tener una copia de la denuncia, debe ir al Banco de la Nación y decir que hará el pago por una copia de Denuncia Policial. Además, debe dar su número de DNI al cajero del Banco. Es mejor si este pago se hace antes de ir a presentar la denuncia, para entregarlo en ese momento. El recibo o comprobante de pago del Banco de la Nación se entrega a la Policía, y al día siguiente se recoge la copia de la Denuncia Policial. Con ella podemos ir a la Notaría o al Juez de Paz y pedirle que legalice un nuevo Libro de Actas.

¿Qué hacemos si alguien se llevó el Libro de Actas? Si una persona se llevó el Libro de Actas y no lo quiere devolver, el Jefe de la Comunidad debe hacer una denuncia en la Policía e indicar los datos de la persona que tiene el Libro de Actas, como su nombre y dónde vive, para que la Policía pueda pedirle el Libro de Actas.

Cuando demora mucho en ser recuperado, es recomendable que se legalice un nuevo Libro de Actas

Para legalizar un nuevo Libro de Actas, llevamos a la Notaría:

Una fotocopia del DNI del Jefe en funciones. Si la Notaría lo pide, una fotocopia del Credencial de Jefe otorgada por la Agencia Agraria. El nuevo Libro de Actas que hemos comprado. Y, si hemos ido a la Notaría, realizar el pago que nos indiquen.

engamos en Cuenta Debemos cuidar nuestro Libro de Actas y procurar que sólo lo tengan personas de confianza de la Comunidad. Si decidimos prestarlo es recomendable que hagamos un documento que señale a quién se lo hemos dado, por cuánto tiempo y por qué se lo dimos.

¿Cómo obtiene nuestro Jefe su Credencial de la Agencia Agraria? Para que nuestro Jefe obtenga su Credencial de la Agencia Agraria, debe ir a la oficina de la Agencia Agraria de nuestra localidad y llevar:

Una fotocopia del Acta de Asamblea General de Elecciones donde dice a quiénes se eligieron como miembros de la Junta Directiva. Dos (2) fotos tamaño pasaporte a colores. Una solicitud donde escribimos el nombre del Jefe que ha sido elegido, el tiempo de trabajo por el cual ha sido elegido y cuándo se hizo la Asamblea General de Elecciones.

engamos en Cuenta Debemos revisar que en la Credencial esté bien escrito el nombre de nuestro Jefe y que su periodo o tiempo de trabajo sea el correcto, es decir, que sea el mismo periodo que señala nuestro Estatuto.

Y realizar el pago que la Notaría indique.

Antes de tres (3) días, la Agencia Agraria de nuestra localidad le entregará su Credencial a nuestro Jefe.

¿Qué pasos debemos seguir para inscribir nuestra Junta Directiva? Debemos seguir cuatro (4) pasos para elegir e inscribir nuestra Junta Directiva:

En nuestra Comunidad

Hacer la Convocatoria a Elecciones Avisamos con anticipación a todos que habrá una Asamblea General para elegir nuestra Junta Directiva.

Elegir a la nueva Junta Directiva Proponemos y elegimos en Asamblea General a los miembros de nuestra nueva Junta Directiva.

En la ciudad más cercana o la capital de la Región

Llevar a legalizar nuestros documentos Vamos donde el Notario, Juez de Paz o Fedatario de Registros Públicos para que legalice los documentos necesarios para inscribir nuestra nueva Junta Directiva.

Solicitar la inscripción en Registros Públicos de nuestra Junta Directiva Vamos a la Oficina de Registros Públicos y solicitamos la inscripción de nuestra nueva Junta Directiva.

Esquema. El Camino para lograr la inscripción de una Junta Directiva

Éste es el camino para lograr la inscripción de nuestra Junta Directiva

4 3

2 1

Legalización de nuestros documentos

Elección de la Nueva Junta Directiva

Convocatoria a Elecciones

Vamos a la Oficina de Registros Públicos y solicitamos la inscripción de nuestra Junta Directiva. Vamos donde el Notario, Juez de Paz o Fedatario para que legalice los documentos necesarios para inscribir nuestra Junta Directiva.

Proponemos y elegimos en Asamblea General a los miembros de la nueva Junta Directiva Avisamos a todos que habrá una Asamblea General para elegir una nueva Junta Directiva

Inscripción en Registros Públicos

Esquema. Documentos que certifican la inscripción de nuestra Junta Directiva

Documentos que certifican la inscripción de nuestra Junta Directiva 3 2 1

Legalización de nuestros documentos

Elección de la Nueva Junta Directiva

Convocatoria a Elecciones

Anotación de Inscripción de Título y Partida Registral de la Comunidad con la nueva Junta Directiva Registrada Copia Certificada o Fedateada o Escritura Pública del Acta de Asamblea General de Elecciones

Acta de Asamblea General de Elecciones Constancia de Convocatoria

Inscripción en Registros Públicos

Constancia de Quórum

Constancia de Convocatoria con firma legalizada Constancia de Quórum con firma legalizada

Recordemos

El derecho a la Autonomía Organizativa es el derecho a decidir los asuntos internos de la Comunidad, sus formas internas de organización administrativa y social. Se ejerce en actividades como la elección de sus representantes, elaboración o modificación de sus Estatutos, participación en las Asambleas Generales, etc. Está reconocida en la Constitución, en el Convenio 169 de la OIT y en la Declaración de las Naciones Unidas sobre Derechos de los Pueblos Indígenas. Necesitamos inscribir en Registros Públicos nuestra Junta Directiva para que todos sepan que le hemos dado el poder de llevar nuestra voz y de actuar por nuestra Comunidad. Las Juntas Directivas tienen un poder o reconocimiento inmediato desde su elección, es decir, son legítimas socialmente. El procedimiento de inscripción de las Juntas Directivas en Registros Públicos sólo les da un respaldo formal adicional y las hace públicas a nivel nacional, pero no las invalida ni las cambia.

Los documentos que debemos tener en la Comunidad para poder inscribir nuestra Junta Directiva son el Libro de Actas (donde se anotan los acuerdos de las Asambleas), el Estatuto (donde están las reglas internas de la Comunidad) y el Libro Padrón de Comuneros (donde está el registro de los comuneros que tienen derecho a votar en las Asambleas Generales).

Hermana de la Comunidad Nativa Tres Unidos- Loreto votando durante la Elecci贸n de la nueva Junta Directiva de su Comunidad 漏 CIMA - Cordillera Azul

Capítulo II

¿Cómo elegimos nuestra Junta Directiva?

Capítulo 2. ¿Cómo elegimos nuestra Junta Directiva?

ara elegir una nueva Junta Directiva seguimos dos (2) pasos:

Hacer la Convocatoria a Elecciones. Realizar la Elección de la nueva Junta Directiva.

2.1 ¿Cómo hacemos la Convocatoria a Elecciones?

1 Convocatoria a Elecciones

4 3

Inscripción en Registros Públicos

Legalización de nuestros documentos

Elección de la nueva Junta Directiva

Hacer la Convocatoria a elecciones es avisar a toda la Comunidad qué día, a qué hora, en qué lugar y qué temas trataremos en la Asamblea en que elegiremos nuestra nueva Junta Directiva. A esta Asamblea especial la llamamos “Asamblea General de Elecciones” y todos los miembros de la Comunidad deben asistir a ella.

¿Quién debe hacer la Convocatoria a Elecciones? Debe hacer la Convocatoria a Elecciones el Jefe en Funciones de nuestra Comunidad, a menos que nuestro Estatuto señale algo diferente.

¿Quiénes más puede hacer la Convocatoria a Elecciones?

Puede hacerla otro miembro de la Junta Directiva Cuando el Jefe no puede o no quiere hacer la Convocatoria, la puede hacer otro miembro de la Junta Directiva, siempre que nuestro Estatuto lo permita. Si ese miembro de la Junta Directiva tampoco quiere o puede hacer la Convocatoria, debemos revisar qué señala nuestro Estatuto y actuar de acuerdo a ello.

Podemos hacer una “Asamblea Universal” La “Asamblea Universal” es la Asamblea a la que asisten todos los hermanos comuneros con derecho a votar. En Asamblea Universal se puede elegir una nueva Junta Directiva o tratar cualquier tema. En este caso no es necesario demostrar ante Registros Públicos que hubo una Convocatoria previa, basta con informar en el Acta de la Asamblea que estuvieron todos los hermanos comuneros con derecho a votar, mencionando también que estuvieron de acuerdo con que la Asamblea se realice en ese momento y con los temas tratados en ella.

Podemos pedirle al Juez de Paz que realice una “Asamblea Eleccionaria” Encontramos al Juez de Primera Instancia en la Corte Superior de Justicia, institución ubicada en las principales provincias de cada Región.

¿Cuánto tiempo antes de la Elección hacemos la Convocatoria? Depende de lo que señale el Estatuto de nuestra Comunidad. Por ejemplo, podría decir que hagamos la convocatoria una o dos semanas antes de las Elecciones. Algunos Estatutos fijan fechas exactas o plazos para hacer las elecciones; sin embargo, no es recomendable poner una fecha exacta en el Estatuto ya que si no hacemos la Convocatoria en la fecha o plazo señalado podría dificultarse la inscripción de nuestra Junta Directiva. Es importante que avisemos con tiempo para que la mayoría de los miembros de nuestra Comunidad asista a la Asamblea y elija a la nueva Junta Directiva, votando por quiénes prefieran.

¿Cómo hacemos nuestra Convocatoria? Nuestro Estatuto nos dirá cómo debemos hacer la Convocatoria: Si es una Convocatoria escrita, será mediante una Citación. Si es una Convocatoria usando los medios tradicionales de nuestra Comunidad, la haremos según nuestras costumbres para avisar de los hechos importantes. Por ejemplo, llamando a la Comunidad usando una bocina o altoparlante, o usando instrumentos musicales o sonidos especiales para llamar a Asamblea. Toda Convocatoria debe mencionar lo siguiente: Fecha: El día, el mes y el año en el que se realizará la Asamblea General de Elecciones. Hora: La hora exacta en la que se realizará esta Asamblea. Lugar: El lugar donde se hará la Asamblea. Agenda: La Agenda de la Asamblea, es decir, los temas que se tratarán en la Asamblea. Si la Convocatoria es escrita, debemos mencionar también el día, mes y año en que se hizo la Citación, el nombre completo de nuestra Comunidad y el nombre completo de quien hace la Convocatoria (Ver página 44).

Tipos de Convocatoria En la Comunidad vecina...

CONVOCATORIA POR MEDIOS TRADICIONALES (ORAL)

CONVOCATORIA ESCRITA

En la Comunidad Nueva Vida...

Citación (Convocatoria Escrita)

Asamblea de Elecciones En la Citación debe ir de manera clara el lugar, fecha y hora en que se realizará la Asamblea en la que se elegirá a la nueva Junta.

Un Modelo de...

Agenda de la Asamblea

Señalamos los temas a tratar en la Asamblea.

Nota: Este documento es ficticio, se ha creado exclusivamente con fines explicativos.

Nombre y cargo de quien hizo la Convocatoria

¿Qué documento certifica ante Registros Públicos que hicimos la Convocatoria?

La Constancia de Convocatoria certifica ante Registros Públicos que hicimos la Convocatoria.

Esta Constancia formará parte de los documentos que debemos entregar a Registros Públicos para certificar la inscripción de nuestra Junta Directiva.

En dicha Constancia, el Jefe que hizo la Convocatoria “dará fe” o declarará que convocó a Asamblea de Elecciones de acuerdo a lo que señala nuestro Estatuto (Ver páginas 46 y 47).

Esta Constancia debe ser firmada por dicho Jefe ante un Notario o Juez de Paz, como veremos en el Capítulo 3.

Nota Antes del 30 de junio de 2009, a la Constancia de Convocatoria se le llamaba “Declaración Jurada”, pero a partir de esa fecha, la Resolución de la SUNARP Nº 0862009-SUNARP/SN estableció el cambio de nombre; el documento mantiene las mismas características que recomendamos en este Manual.

Un Modelo de...

Constancia de Convocatoria (Oral)

Cambio de nombre Recordemos que el nombre debe ser “Constancia de Convocatoria”.

Datos de quien firmará la Constancia

Libertad

Debe aparecer el n o m b r e c o m p l e t o, cargo y Nº de DNI de quien hizo la Convocatoria.

Forma de Convocatoria Debemos mencionar que la Convocatoria se hizo con la anticipación y en la forma que señala el Estatuto. En este caso, la forma en que se hizo la Convocatoria fue oral.

Agenda de la Asamblea Ponemos los temas a tratar en la Asamblea de Elecciones.

Lugar y fecha en la que se firma la Constancia La firma del documento se debe hacer delante de un Notario o Juez de Paz.

Un Modelo de...

Cambio de nombre Recordemos que el nombre debe ser “Constancia de Convocatoria”.

Transcripción literal de la Citación

Constancia de Convocatoria (Escrita)

Colocamos una copia exacta de la Citación que hicimos.

Firma Debe aparecer el n o m b r e c o m p l e t o, cargo y Nº de DNI de quien hizo la Convocatoria. Nota: Este documento es ficticio, se ha creado exclusivamente con fines explicativos.

2.2 ¿Cómo elegimos una nueva Junta Directiva para nuestra Comunidad?

2 Elección de la Nueva Junta Directiva 3

Inscripción en Registros Públicos

Legalización de nuestros documentos

2 1

Convocatoria a Elecciones

Elegir la nueva Junta Directiva quiere decir que la Comunidad se reúne en Asamblea General y decide quiénes serán los miembros de la nueva Junta Directiva, que trabajarán con la Comunidad el tiempo que señale nuestro Estatuto.

¿Cuándo elegimos una nueva Junta Directiva o a alguno de sus miembros? Cuando ya va a terminar el tiempo de trabajo de la Junta Directiva actual, según lo que señala nuestro Estatuto, por ejemplo, dos (2) ó tres ( 3) años.

Cuando el Jefe, algún miembro de la Junta Directiva o toda la Junta Directiva renuncia antes de terminar su plazo o tiempo de trabajo.

Cuando la Comunidad decide cambiar al Jefe, a otro miembro de la Junta Directiva o a toda la Junta por haber cometido alguna falta.

¿Cómo elegimos nuestra Junta Directiva o alguno de sus miembros? Nuestro Estatuto señala de qué manera debemos elegir nuestra nueva Junta Directiva:

Elección a mano alzada Una manera puede ser levantando la mano para votar, es decir, “Elección a mano alzada”.

Elección por voto secreto Otra manera puede ser escribiendo el nombre de nuestro candidato o grupo de candidatos que elegimos (lista), evitando que otro lo lea, poniendo cada voto en una caja y contando todos los votos al final, es decir, “Elección por voto secreto”.

Elección por métodos tradicionales Nuestro Estatuto también podría decir que elijamos nuestra nueva Junta “por métodos tradicionales”, es decir, como es costumbre en nuestra Comunidad, como podría ser ponernos en fila detrás del candidato que elegimos.

Tipos de Elección En la Comunidad Nueva Vida...

ELECCIÓN A MANO ALZADA

En la Comunidad vecina...

ELECCIÓN POR VOTO SECRETO

¿Cómo organizamos nuestra Asamblea de Elecciones? Nuestro Estatuto señala cómo debemos organizar nuestra Asamblea de Elecciones. Por ejemplo, puede decirnos que las Elecciones las organizará un “Comité Electoral”, o que podemos hacerlas según nuestras costumbres.

¿Cuántos hermanos comuneros deben asistir a la Asamblea de Elecciones para que su decisión sea válida? Deben asistir todos los hermanos comuneros. Si no pueden asistir todos, por lo menos debe haber Quórum. El Quórum es el número mínimo de comuneros con derecho a votar que debe estar presente para que pueda iniciarse una Asamblea, aprobarse un acuerdo o realizar una elección en las Asamblea Generales. El Quórum para cada una de estas situaciones siempre dependerá de lo que señale nuestro Estatuto.

¿Cuándo entra en funciones la nueva Junta Directiva elegida? Las Juntas Directivas elegidas por cada comunidad son “legítimas socialmente”, es decir empiezan a cumplir sus funciones al día siguiente de su elección sin ninguna otra formalidad adicional a las establecidas en nuestro Estatuto. Por ejemplo, si elegimos nuestra Junta Directiva el 20 de abril de 2010, puede cumplir sus funciones desde el día siguiente, 21 de abril de 2010.

¿Qué pasa si los miembros de la Junta Directiva ya no viven en nuestra Comunidad o renuncian antes de elegir una nueva Junta Directiva? Cuando un miembro de nuestra Junta Directiva renuncia o deja su cargo, se dice que su cargo está “vacante” o libre. Entonces revisamos nuestro Estatuto para saber qué debemos hacer. Algunas veces nuestro Estatuto nos dice quién puede reemplazar el cargo que ha quedado vacante. Por ejemplo, si nuestro Jefe renunció, el Sub-Jefe podría reemplazarlo si nuestro Estatuto así lo señala. Si no, debemos convocar a una Elección para elegir al nuevo Jefe. Si un miembro de nuestra Junta Directiva renuncia, sólo elegimos a quien ocupará el cargo vacante hasta que termine el tiempo de trabajo de la Junta Directiva en funciones. Si renunció toda la Junta Directiva, tenemos que elegir una nueva para que cumpla un nuevo tiempo de trabajo.

¿Qué documentos certifican ante Registros Públicos que realizamos las Elecciones? El Acta de Asamblea General de Elecciones y la Constancia de Quórum certifican ante Registros Públicos que realizamos las Elecciones.

Con el Acta de la Asamblea General de Elecciones demostramos que la nueva Junta Directiva fue elegida respetando la voluntad de nuestra Comunidad. (Ver página 53)

Con la Constancia de Quórum demostramos que asistieron a la Asamblea y tomaron la decisión por lo menos el número mínimo de hermanos comuneros que señala nuestro Estatuto. Al ser un número significativo de comuneros, se asegura que la mayoría tuvo la oportunidad de expresar su voluntad en la Asamblea, participando en la Elección. (Ver página 56)

Estos documentos deben ser legalizados por un Notario, Juez de Paz o Fedatario de Registros Públicos, como veremos en el Capítulo 3.

Nota Antes del 30 de junio de 2009, a la Constancia de Quórum se le llamaba “Declaración Jurada”, pero a partir de esa fecha, la Resolución de la SUNARP Nº 086-2009SUNARP/SN estableció el cambio de nombre; el documento mantiene las mismas características que recomendamos en este Manual.

Fecha, lugar, hora donde se realizó la Asamblea.

Colocamos su nombre, cargo y Nº de DNI.

Número de asistentes En este caso fueron a la Asamblea 18 hermanos comuneros.

Nombre del Secretario de la Junta Directiva

Agenda Colocamos los temas tratados en la Asamblea.

Acta de Asamblea General de Elecciones (Hoja 1)

Datos de quien hizo la Convocatoria

Un Modelo de...

Datos de la Asamblea

Un Modelo de...

Acta de Asamblea General de Elecciones (Hoja 2)

Datos de postulantes Es necesario que la elección sea clara, por eso señalamos el nombre de los postulantes a cada cargo y el número de votos que obtuvieron, así como los datos de los ganadores.

Colocamos el nombre y Nº de DNI de los nuevos miembros de la nueva Junta Directiva

Aquí debemos escribir el nombre completo tal como aparece en su DNI, Nº de DNI, firma y huella digital de todos los hermanos comuneros que estuvieron en la Asamblea.

Acta de Asamblea General de Elecciones (Hoja 3)

Datos de los Asistentes a la Asamblea

Un Modelo de...

Resultado de las Elecciones

Un Modelo de...

Constancia de Quórum)

Cambio de nombre Recordemos que el nombre debe ser “Constancia de Quórum”.

Datos de quien firmará la Constancia Debe aparecer el n o m b r e c o m p l e t o, cargo y Nº de DNI de quien hizo la Convocatoria.

Nº total de comuneros activos Colocamos el número de comuneros con derecho a votar en las Asambleas.

Datos del Libro Padrón Si fue legalizado, indicamos su Nº, fecha de legalización y nombre del notario que lo legalizó. Si no fue legalizado, colocamos que “consta en los archivos de la Comunidad”.

Nº de comuneros que asistieron a la Asamblea

Datos de los asistentes Colocamos el nombre completo de cada comunero, tal como aparece en su DNI.

Recordemos

Es importante que hagamos la Convocatoria a Asamblea General con tiempo para que la mayoría de hermanos comuneros pueda asistir, opinar y votar.

Debemos hacer la Elección de nuestra Junta Directiva según lo que señala nuestro Estatuto. Es importante que en ella demos nuestra opinión y que respetemos el acuerdo de la mayoría.

Los documentos con que demostramos ante Registros Públicos que cumplimos con hacer nuestra Convocatoria y Asamblea General de Elecciones son: La Constancia de Convocatoria a Asamblea, el Acta de Asamblea General de Elecciones y la Constancia de Quórum.

Fachada de la Oficina Receptora de Registros Públicos - SUNARP Contamana - Loreto © DAR

Capítulo III

¿Cómo inscribimos nuestra Junta Directiva?

Capítulo 3. ¿Cómo inscribimos nuestra Junta Directiva?

a elegimos nuestra nueva Junta Directiva, ahora debemos inscribirla en Registros Públicos. Para ello seguimos tres (3) pasos:

Legalizar nuestros documentos. Solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva en Registros Públicos. Recibir la respuesta del Registrador.

3.1 Legalizando los documentos que certifican nuestra Junta Directiva

3 Legalización de nuestros Documentos

Inscripción en Registros Públicos

3 2 1

Elección de la Nueva Junta Directiva

Convocatoria a Elecciones

Legalizar los documentos que registran la Convocatoria y Elección quiere decir que el Notario, el Juez de Paz o el Fedatario de Registros Públicos “da fe” o declara que nuestra comunidad cuenta con los documentos adecuados para la inscripción de nuestra Junta Directiva.

¿Por qué debemos legalizar los documentos que certifican nuestra Junta Directiva? Necesitamos legalizar nuestros documentos para darles mayor respaldo y así puedan ser reconocidos por Registros Públicos. La Legalización es la declaración que hacen las instituciones autorizadas por el Estado garantizando la realización de un acto y que éste cumpla todos los requisitos establecidos. En este caso, quiere decir que el Notario, el Juez de Paz o el Fedatario “dan fe” o declaran que los documentos que presentamos, como el Acta de Asamblea de Elecciones o la Constancia de Quórum son verdaderos. En el caso de las Declaraciones Juradas de Convocatoria a Asamblea y de Quórum se legaliza la firma del Jefe para dar fe que es verdadera.

¿Quién puede hacer los trámites para inscribir nuestra Junta Directiva? Juan, a mí me gustaría ayudar a inscribir la nueva Junta Directiva, ¿Puedo hacerlo? ¡Claro, Antonio! No olvides proponerte como encargado de hacer los trámites en la próxima Asamblea

Todo hermano o hermana de la Comunidad puede hacer los trámites, siempre que lo hayamos nombrado en Asamblea. Este encargo debe quedar registrado en el Acta de esa Asamblea. Para registrar el acuerdo en el Acta de la Asamblea, colocamos en la agenda de la Asamblea: “Elección de la persona que inscribirá la Junta Directiva elegida en Registros Públicos”. Es recomendable que quede registrado también el nombre completo y DNI del hermano comunero elegido para hacer los trámites, que podría ser, por ejemplo, el nuevo Jefe o cualquier otro miembro de la nueva Junta Directiva. El hermano elegido debe ser acompañado por el Jefe de la Comunidad que hizo la Convocatoria porque debe estar presente en la Notaría para firmar las Declaraciones Juradas y así darles validez.

¿Qué documentos necesitamos legalizar para certificar nuestra Junta Directiva? Necesitamos legalizar: El Acta de Asamblea General de Elecciones. La firma de la Constancia de Convocatoria a Asamblea. La firma de la Constancia de Quórum.

¿Dónde se legalizan los documentos que certifican nuestra Junta Directiva? Hay instituciones a las que el Estado les da el poder de “dar fe” o legalizar los documentos (como las Actas de Asamblea) y las firmas de las personas que hacen Constancias, (como en la Constancia de Convocatoria a Asamblea de la nueva Junta Directiva).

¡Buen viaje!

Ya nos vamos a la ciudad donde el fedatario y la notaria , y ya luego para la SUNARP

Estas instituciones son la Notaría Pública y el Juzgado de Paz. También, en las oficinas principales de Registros Públicos, hay un encargado de “dar fe” sobre los documentos llamado “fedatario”. En la Notaría, debemos hacer un pago por legalizar cada documento. En el Fedatario de Registros Públicos, los trámites son gratuitos. En el caso de los Juzgados de Paz también son gratuitos, pero en algunos casos se realiza un pequeño pago que cubra los gastos en papel, tinta, etc.

Debemos tener en cuenta que el Juez de Paz sólo nos atenderá si es que el Notario Público le ha avisado que estará ausente de la ciudad por más de 15 días. También cuando la Notaría está muy lejos (a más de 10 kilómetros de nuestra Comunidad). A continuación, veremos qué debemos llevar a la Notaría, Juzgado de Paz o Registros Públicos (Fedatario), para tener estos documentos legalizados.

¿Qué requisitos necesitamos para legalizar los documentos que certifican nuestra Junta Directiva?

Para legalizar el Acta de Asamblea General de Elecciones a. Si vamos a la Notaría Le pedimos al Notario una “Copia Certificada del Acta de Asamblea General de Elecciones”, que es una copia de nuestra Acta de Asamblea General de Elecciones tipeada en computadora por la Notaria (Ver página 66). Para este trámite, debemos llevar: El DNI del hermano encargado de hacer el trámite. El Libro de Actas donde está el Acta de la Asamblea General de la Elección de la Junta Directiva. * Este trámite tiene un costo.

b. Si vamos al Juzgado de Paz Le pedimos al Juez de Paz una “Escritura del Acta de Asamblea General de Elecciones”. Para este trámite, debemos llevar: El DNI del hermano encargado de hacer el trámite. El Libro de Actas donde está el Acta de la Asamblea General de la Elección de la Junta Directiva. * Este trámite es gratuito, pero en algunos casos se realiza un pequeño pago que cubra los gastos en papel, tinta, etc.

c. Si vamos donde el Fedatario de la oficina de Registros Públicos Le pedimos al Fedatario una “Copia Fedateada del Acta de Asamblea General de Elecciones” (Ver página 68). Para este trámite, debemos llevar: El Libro de Actas donde está el Acta de la Asamblea General de la Elección de la Junta Directiva. Una fotocopia del Acta de Asamblea General de Elecciones Una fotocopia de la primera hoja del Libro de Actas (la que tiene el sello de legalización del Libro). * Este trámite es gratuito

engamos en Cuenta El servicio de hacer Copias Fedateadas sólo lo ofrecen las Oficinas Principales de Registros Públicos de cada Región. Por ejemplo, en Loreto sólo lo hace la Oficina de Registros Públicos de Iquitos; y en Ucayali, la Oficina de Registros Públicos de Pucallpa.

2. Para legalizar la firma de la Constancia de Convocatoria Este trámite lo realiza la Notaría y el Juzgado de Paz. (Ver página 70). Para este trámite debemos llevar: El DNI del Jefe que hizo la Convocatoria y una fotocopia del mismo. La Constancia de Convocatoria (2 ejemplares)

3. Para legalizar la firma de la Constancia de Quórum Este trámite lo realiza la Notaría y el Juzgado de Paz. (Ver página 71). Para este trámite debemos llevar: El DNI del Jefe que hizo la Convocatoria y una fotocopia del mismo. La Constancia de Quórum (2 ejemplares)

SUNARP Oficina del Fedatario

Aquí tienen su copia fedateada

Notaría

Firme las dos Declaraciones Juradas y listo

¿Qué más debemos saber acerca de las Constancias de Convocatoria y de Quórum? Podemos ir a una Notaría o un Juzgado de Paz para hacer el trámite. Las Constancias pueden ser escritas a mano, para ello es importante que quien las escriba tenga una letra clara y ordenada. En ese caso, sólo necesitamos que el Notario declare que la firma es verdadera; para ello, el Jefe que hizo la Convocatoria y dirigió la Asamblea de Elecciones debe firmar la Constancia delante de él. También podemos pedirle al Notario o Juez de Paz que redacte las Declaraciones Juradas, pero ello tendrá un pago. Recordemos que la Notaría cobra por cada hoja que transcribe y por cada firma que legaliza. La firma que haga el Jefe en Funciones en las Constancias debe ser igual a la de su DNI. Si el Jefe que debe firmar la Constancia no sabe o no puede firmar, puede poner la huella de su dedo o “huella digital” en ella, pero debe ser ayudado por alguien que sí pueda firmar, quien pondrá su firma al lado de la huella digital. Esta persona que lo ayuda no puede ser de su familia. Esta modalidad se llama “firma a ruego” y podemos solicitarla al Notario o al Juez de Paz.

¿Cómo sabemos que un documento está correctamente legalizado? Debemos revisar que cumpla con algunas características, especialmente que toda copia o transcripción diga exactamente lo mismo que los documentos originales que llevamos. A continuación veremos qué características debe tener cada documento correctamente legalizado.

Un Modelo de... Copia Certificada de Asamblea General de Elecciones (Hoja 1)

Transcripción literal de los datos Re v i s a m o s q u e e l contenido y los nombres de quienes firmaron el Acta de Asamblea estén exactamente iguales en la Copia Certificada.

No debe haber ningún espacio en blanco en el texto del documento

Sello de “Hoja en Blanco” Este sello debe aparecer al reverso de cada página.

Firma y sello del Notario Revisamos que aparezcan en todas las páginas.

Un Modelo de... Copia Certificada de Asamblea General de Elecciones (Hoja 2)

Un Modelo de... Copia Fedateada de Asamblea General de Elecciones (Hoja 1)

Sello del Fedatario Debe aparecer en cada página de la Copia Fedateada.

Primera página La primera página de la copia fedateada debe ser una fotocopia de la primera página del Libro de Actas.

Sello de “Hoja en Blanco” Este sello debe aparecer al reverso de cada página.

Folios El Fedatario debe colocar el número de los folios (páginas) del Libro de Actas en los que aparece el Acta de la Asamblea de Elecciones, junto con su sello y firma.

Fecha del Acta de Asamblea Revisamos que sea la fecha exacta del Acta de Asamblea que se está fedateando.

FECHA

Firma y sello del Fedatario Revisamos que aparezcan en todas las páginas.

Debemos revisar que aparezca el nombre completo de cada comunero, su Nยบ de DNI, firma y huella digital.

Copia Fedateada de Asamblea General de Elecciones (Hoja 2)

Datos de los asistentes

Un Modelo de...

Fotocopia del Acta de la Asamblea de Elecciones

DOCUMENTO NO REDACTADO EN LA NOTARÍA

Sello de “Hoja en Blanco” Este sello debe aparecer al reverso de cada página.

Sello de “Documento no redactado en la Notaría”

Un Modelo de...

Constancia de Convocatoria con firma legalizada

Fecha de la firma de la Constancia

Firma y sello del Notario Nota: Este documento es ficticio, se ha creado exclusivamente con fines explicativos.

Revisamos que aparezcan en todas las páginas.

Un Modelo de...

DOCUMENTO NO REDACTADO EN LA NOTARÍA

Constancia de Quórum con firma legalizada (Hoja 1)

Sello del Notario Debemos revisar que aparezca en todas las páginas.

Nota: Este documento es ficticio, se ha creado exclusivamente con fines explicativos.

Un Modelo de... DOCUMENTO NO REDACTADO EN LA NOTARÍA

Constancia de Quórum con Firma Legalizada (Hoja 2)

Nota: Este documento es ficticio, se ha creado exclusivamente con fines explicativos.

Ahora que ya tenemos la Copia Fedateada del Acta de Elecciones y las 2 Declaraciones Juradas con firma legalizada, Antonio ya puede ir a Registros P煤blicos y solicitar la inscripci贸n de nuestra nueva Junta Directiva

3.2 Solicitando la Inscripción de nuestra Junta Directiva en Registros Públicos

a tenemos legalizados el Acta de Asamblea General de Elecciones, la Constancia de Convocatoria a Asamblea y la Constancia de Quórum; así que estamos listos para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva en Registros Públicos.

4 Inscripción en Registros Públicos 3

2 1

Legalización de nuestros documentos

Elección de la Nueva Junta Directiva

Convocatoria a Elecciones

El hermano encargado de hacer los trámites va a la Oficina de Registros Públicos y solicita inscribir nuestra Junta Directiva, dejando nuestros documentos ya legalizados; y luego, de ser necesario, hace las aclaraciones que el Registrador solicite.

¿En qué oficinas de Registros Públicos solicitamos la inscripción de nuestra Junta Directiva? Debemos solicitar su inscripción en la Oficina Principal de Registros Públicos en la que está inscrita nuestra Comunidad, o en una Oficina Receptora que enviará nuestra solicitud a la Oficina Principal.

¿Qué es una Oficina Principal o de Destino y qué son las Oficinas Receptoras de Registros Públicos? La Oficina Principal o de Destino Es la oficina donde el Registrador Público analiza nuestras solicitudes y les da respuesta. Comúnmente se encuentra en la capital de cada Región. Por ejemplo, la Oficina Principal de Loreto está en Iquitos.

Las Oficinas Receptoras

engamos en Cuenta La Oficina Principal de Registros Públicos de Loreto está en Iquitos y la Oficina Receptora más cercana a los ríos Pisqui y Cushabatay está en Contamana.

Son las oficinas que sólo reciben nuestras solicitudes y documentos, desde donde los envían a la Oficina Principal. Se encuentran en las diferentes ciudades de cada Departamento.

¿Qué documentos necesitamos para inscribir nuestra Junta Directiva? Necesitamos los siguientes documentos: La Copia Certificada o la Escritura o la Copia Fedateada del Acta de Asamblea General de Elecciones. La Constancia de Convocatoria a Asamblea con firma legalizada. La Constancia de Quórum con firma legalizada. Fotocopia del DNI del hermano encargado de hacer los trámites.

¿Qué procedimiento seguimos para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva en una Oficina Principal? Cuando llegamos a la Oficina Principal de Registros Públicos con estos documentos, debemos: Llenar el formulario gratuito de Solicitud Inscripción de Título (Ver página 78). Hacer el pago por el servicio de inscribir nuestra Junta Directiva.

Cuando hacemos el pago también entregamos en Caja, el Formulario que hemos llenado y todos los documentos que llevamos. La persona que atiende en Caja nos debe dar: Un “cargo” o copia sellada del Formulario que hemos llenado. Un “ticket” que dice cuánto hemos pagado, la fecha, la hora y el “Número de Título” o número de nuestro trámite. Este número y la copia del formulario son muy importantes porque con ellos podremos preguntar por la respuesta a nuestra solicitud. Es recomendable que le saquemos fotocopia al ticket y que lo guardemos muy bien.

Registros Públicos

Tengo que llenar con cuidado el Formulario

Registros Públicos

Aquí tiene los documentos, el formulario y el pago

¿Qué procedimiento seguimos para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva si vamos a una Oficina Receptora? Cuando llegamos a la Oficina Receptora de Registros Públicos con los documentos legalizados, debemos: Llenar el formulario gratuito de Solicitud de Inscripción de Título en Oficina Receptora (Ver página 79). Hacer el pago por el servicio de inscribir nuestra Junta Directiva. Hacer un pago adicional por traslado de documentos, porque desde allí enviarán nuestros documentos hasta la Oficina Principal del Departamento. Y seguir el trámite de la misma forma que en las Oficinas Principales.

Es recomendable sacar dos (2) fotocopias a cada documento legalizado que llevamos, ya que la Oficina Receptora de Registros Públicos se quedará con una fotocopia de cada uno y enviará los originales a la Oficina Principal del Departamento, y nosotros podemos guardar las demás copias como prueba de que hicimos este trámite.

¿Qué documentos certifican ante Registros Públicos que hemos solicitado la inscripción de nuestra Junta Directiva? El “Cargo” o copia sellada del Formulario, o el “ticket” que señala el número de nuestro trámite y el pago realizado certifican que hemos solicitado la inscripción de nuestra Junta Directiva en Registros Públicos.

Un Modelo de...

Solicitud de Inscripción de Título (Oficina Principal)

Aquí va el lugar donde está la Oficina En esta sección se colocan los datos personales de quien hace el trámite

Elección de Junta Directiva para el periodo 2009 - 2011 (Aquí colocamos el año de inicio y el año del final del tiempo de trabajo de la nueva Junta Directiva)

Aquí se coloca el nombre de quien convocó a la Asamblea de Elecciones, que generalmente es el Jefe de la Comunidad

Copia Certificada /Escritura/ Copia Fedateada del Acta de Elecciones Constancia de Convocatoria y Constancia de Quórum

Aquí va la firma de quien hace el trámite

Oficina donde se enviarán la solicitud y los documentos

Elección de Junta Directiva para el periodo 2009 - 2011 (Aquí colocamos el año de inicio y el año del final del tiempo de trabajo de la nueva Junta Directiva)

Aquí se coloca el nombre del hermano que está haciendo el trámite

Copia Certificada /Escritura/ Copia Fedateada del Acta de Elecciones Constancia de Convocatoria y Constancia de Quórum

Aquí va la firma de quien hace el trámite

Solicitud de Inscripción de Título (Oficina Receptora)

Donde está ubicada la comunidad

Un Modelo de...

Oficina donde se ingresan la solicitud y los documentos

3.3 La respuesta del Registrador a nuestra solicitud ¿Cómo sabemos si ya tenemos una respuesta a nuestra solicitud? Vamos a la Mesa de Partes de la Oficina de Registros Públicos, llevando el cargo o copia sellada del Formulario y el ticket que nos dieron, y preguntamos si nuestra solicitud ha sido respondida. Allí nos entregarán un documento con la respuesta. También podemos obtener esta información llamando por teléfono a la Oficina de Registros Públicos o entrando al sitio Web de Registros Públicos: www.sunarp.gob.pe (En la sección “Seguimiento de Estado de Título”).

¿En cuánto tiempo podemos tener una respuesta a nuestra solicitud? Si presentamos nuestra solicitud en una Oficina Principal, como la de Iquitos, podremos tener una respuesta más o menos en una semana. Si presentamos nuestra solicitud en una Oficina Receptora como la de Contamana, la respuesta demorará un poco más porque desde allí enviarán nuestros documentos hasta la Oficina Principal y luego traerán la respuesta del registrador desde allá. Es importante que estemos atentos y vayamos a preguntar si ya tenemos una respuesta.

engamos en Cuenta Todo trámite de inscripción que hacemos en Registros Públicos puede durar hasta 35 días hábiles (todos los días de la semana menos sábados, domingos y feriados), contando desde que presentamos la solicitud hasta que se realiza la inscripción de nuestra Junta Directiva. Ello a menos que solicitemos una prórroga, es decir, que nos alarguen el plazo. Si se nos pasan los 35 días nos devolverán nuestros documentos y tendremos que solicitar la inscripción de nuevo.

¿Cuáles son las respuestas más comunes que puede tener nuestra solicitud? Podemos tener como respuesta que nuestra solicitud se encuentra:

En Calificación (Estudio) Quiere decir que el Registrador está analizando nuestra solicitud y comprobando que nuestros documentos tengan las características necesarias para inscribir nuestra Junta Directiva.

Observado y prorrogado Quiere decir que el Registrador ha encontrado un error en nuestros documentos o que falta alguno. En su respuesta, llamada Esquela de Observaciones, nos explicará qué falta o cuál es el error que encontró.

Inscrito Quiere decir que el Registrador no tuvo ninguna duda respecto a nuestros documentos o que nuestra respuesta a su Esquela de Observaciones resolvió las dudas que tenía.

¿Qué debemos hacer si el Registrador tiene observaciones a nuestra solicitud? Registros Públicos Oficina del Registrador

El Registrador observó la solicitud así que he pedido una reunión con él para que me explique sus observaciones

Si el Registrador tiene observaciones a nuestra solicitud, tenemos que responderlas mediante una carta, la cual irá acompañada del documento que falte, o del documento que el Registrador nos pide que corrijamos. El Registrador nos podría pedir en sus observaciones, por ejemplo, que presentemos una nueva Constancia de Quórum o que corrijamos algún error en la Constancia de Convocatoria. Adicionalmente, debemos tener en cuenta lo siguiente: El Registrador puede hacer una o más observaciones a nuestros documentos. Es importante estar atentos a las observaciones del Registrador, pues el tiempo que tenemos para responderlas es corto. Si no lo hacemos a tiempo nuestro pedido será tachado, es decir, nos devolverán todos los documentos y tendremos que empezar de nuevo. Si no tenemos claro cómo responder las observaciones del Registrador, podemos preguntarle a él directamente. También podemos recurrir a la Defensoría del Pueblo de la ciudad para que nos asesore o explique con mayor detalle. Puede suceder que nuestro pedido sea observado varias veces. Este proceso puede repetirse hasta que se resuelvan las dudas del Registrador, o que se termine el plazo de los 35 días que mencionamos anteriormente.

Observaciones del Registrador Cada observación debería tener dos partes: En la primera el Registrador nos dice cuál fue el problema encontrado y en la segunda, lo que debemos hacer para solucionarlo.

Derechos Pendientes de pago Debemos revisar si falta hacer algún pago.

Esquela de Observaciones (Hoja 1)

Nos dice hasta cuándo tenemos plazo para responder las o b s e r va c i o n e s d e l Registrador.

Un Modelo de...

Máxima fecha de reingreso

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Esquela de Observaciones (Hoja 2)

Firma del Registrador Nos permite saber quiĂŠn estĂĄ revisando nuestros documentos.

¿Cómo sabemos si nuestra Junta Directiva ya está inscrita?

Sabremos que nuestra Junta Directiva ya está inscrita cuando nos entregan la “Anotación de Inscripción”, junto con una copia de nuestra Partida Registral.

La “Anotación de Inscripción” es el documento que señala que nuestra Junta Directiva ya está inscrita. (Ver página 86). En ella el Registrador anota la inscripción del “Título de inscripción de la Junta Directiva”, luego de haberlo revisado y aprobado. Lo hace dos veces, una de ellas se queda en el Archivo Registral y el otro se entrega a quien solicitó la inscripción. Se puede recoger en la Mesa de Partes de Registros Públicos. La copia de la Partida Registral de nuestra Comunidad debe tener registrada nuestra nueva Junta Directiva (Ver página 87).

¿Y si se trata de la inscripción de nuestra primera Junta Directiva?

Debemos seguir los mismos pasos. Lo único que debemos agregar al presentar nuestros documentos en Registros Públicos es una Fotocopia de la Resolución de Reconocimiento de nuestra Comunidad

La Resolución de Reconocimiento es el documento que nos entregó la Dirección Regional Agraria o el Ministerio de Agricultura, donde se señala el nombre, ubicación y otros datos importantes de nuestra Comunidad. Comúnmente la tenemos guardada con los documentos importantes de nuestra Comunidad. Si se nos perdió, podemos solicitar una copia a la Dirección Regional Agraria de la Región o en Registros Públicos.

Un Modelo de...

Anotaci贸n de Inscripci贸n

Miembros de la nueva Junta Directiva Revisamos que los nombres estén bien escritos.

Nº de Libro de Actas Revisamos que sea el número correcto.

Partida Registral (con nueva Junta Directiva inscrita)

Revisamos que corresponda al periodo real de nuestra nueva Junta Directiva.

Un Modelo de...

Periodo del Consejo Directivo

ยกBienvenidos!

ยกHola a todos! ยกLes traemos la Anotaciรณn de la inscripciรณn de nuestra nueva Junta Directiva!

Recordemos

Antes de llevar nuestros documentos a Registros Públicos para inscribir nuestra Junta Directiva, debemos llevarlos a la Notaría, Juzgado de Paz o con el Fedatario de Registros Públicos para que los legalicen o “den fe” que son verdaderos. Para solicitar la inscripción de nuestra Junta Directiva en la oficina de Registros Públicos, entregamos nuestros documentos, llenamos el Formulario de Inscripción de Título y hacemos el pago correspondiente.

Como respuesta a nuestra solicitud, podemos recibir una Esquela de Observaciones, en la cual el Registrador señala si falta algún documento o si alguno de los que presentamos tiene algún error. Debemos aclarar o levantar cada observación del Registrador para que se realice la inscripción solicitada. Si el Registrador no tiene ninguna observación, recibiremos la Anotación de Inscripción de nuestra Junta Directiva, junto con la Partida Registral de nuestra Comunidad con nuestra nueva Junta Directiva ya inscrita.

El Sr. Reyno Arcentales, Jefe de la Comunidad Nativa Nuevo Irasola - Loreto (2008-2010), dirige la Asamblea para llevar a cabo la regularizaci贸n de la inscripci贸n de las Juntas Directivas de su Comunidad 漏 CIMA - Cordillera Azul

Cap铆tulo IV

Regularizaci贸n de la Inscripci贸n de nuestras Juntas Directivas

Capítulo 4. Regularización de la inscripción de nuestra Junta Directiva

sí como nosotros contamos la historia de nuestra Comunidad a nuestras familias, sin omitir ningún hecho importante; Registros Públicos guarda la “historia inscrita” de nuestra Comunidad; pero para que esa historia esté completa, también necesita conocer todos los hechos importantes de nuestra Comunidad, en este caso, todas las Juntas Directivas que hemos tenido. Por eso, si al revisar la Partida Registral de nuestra Comunidad, encontramos que faltan inscribir Juntas Directivas, debemos regularizar su inscripción, es decir, ponernos al día con su inscripción hasta inscribir a la Junta Directiva en funciones.

¿En qué casos nuestra Junta Directiva necesita ser regularizada? Hay dos ( 2) casos especiales que podemos encontrar usualmente:

Caso 1. Cuando tenemos una o más Juntas Directivas sin inscribir en Registros Públicos y tenemos un Jefe en funciones (no inscrito). Caso 2. Cuando tenemos una o más Juntas Directivas sin inscribir en Registros Públicos y no tenemos un Jefe.

engamos en Cuenta Debemos estar siempre al día con la elección de nuestras Juntas Directivas y su inscripción en Registros Públicos para que nuestros representantes tengan respaldo formal cuando actúen en nombre de nuestra Comunidad.

¿Qué debemos hacer antes de inscribir nuestras Juntas Directivas en casos especiales? Para identificar en qué caso se encuentra nuestra Comunidad, revisamos en nuestros Libros de Actas cuántas Juntas Directivas hemos tenido, si no inscribimos a alguna, o si hubo tiempos en que no tuvimos Junta Directiva, y buscamos los siguientes datos de cada Junta Directiva: Su periodo o tiempo de trabajo. Los nombres y DNI de cada uno de sus miembros. La fecha en que la elegimos en Asamblea General. Si hubo tiempos en que no tuvimos Junta Directiva, también los anotamos. Así podemos reconstruir la historia de las Juntas Directivas de nuestra Comunidad.

¿Qué cambia respecto al proceso normal en cada uno de estos casos especiales? En todos los casos, debemos hacer una Asamblea especial, llamada Asamblea General de Reconocimiento, que es la Asamblea que se realiza para reconocer y confirmar como válida la elección de las Juntas Directivas no inscritas en Registros Públicos. Además se reconocen los actos o decisiones que estas Juntas Directivas hayan realizado. Veamos qué más cambia en cada caso.

Caso 1. Cuando tenemos una o más Juntas Directivas sin inscribir en Registros Públicos y tenemos un Jefe en funciones (no inscrito)

Al hacer la Convocatoria a la Asamblea de Reconocimiento, colocamos en la Agenda o temas a tratar: El reconocimiento de las Juntas Directivas anteriores. El reconocimiento de los actos realizados por las Juntas Directivas anteriores. El reconocimiento y ratificación de la Junta Directiva actual o en funciones. El reconocimiento de los actos realizados por la Junta Directiva actual o en funciones.

Debe convocar a la Asamblea General de Reconocimiento el Jefe actual o, si no puede, otro miembro de la Junta Directiva en funciones , sin importar que no esté inscrito en Registros Públicos.

¿Qué cambia respecto al proceso normal en los casos especiales?

Caso 2. Cuando tenemos una o más Juntas Directivas sin inscribir en Registros Públicos y no tenemos un Jefe en funciones.

Al hacer la Convocatoria a la Asamblea de Reconocimiento, colocamos en la Agenda o temas a tratar: El reconocimiento de las Juntas Directivas anteriores, si es que existen. El reconocimiento de los actos realizados por las Juntas Directivas anteriores, si es que existen. La Elección de la Junta Directiva.

Debe convocar a la Asamblea General de Reconocimiento el último Jefe inscrito en Registros Públicos o, si no puede o no quiere convocar, puede hacerlo otro miembro de la Junta Directiva, si nuestro Estatuto lo permite. En todo caso, podemos actuar como se explica en la página 41.

Se debe mencionar en el Acta de la Asamblea la no existencia de Juntas Directivas anteriores.

Recordemos

Es recomendable realizar la inscripción de la Junta Directiva en funciones antes de que acabe el tiempo de trabajo por el que fue elegida.

Debemos recoger la información existente sobre las Juntas Directivas que no hayamos podido inscribir, la fecha de elección de ellas, los tiempos de trabajo de cada una de ellas y los nombres de los integrantes. La regularización de las Juntas Directivas inscritas se basa en el reconocimiento y ratificación de una decisión antigua de la Comunidad, mediante la cual eligieron a sus representantes, y en reconocer todos los actos de las Juntas Directivas no inscritas.

Con el apoyo de