BENCHMARKING ¿QUÉ ES EL BENCHMARKING? Benchmarking es el proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizaciones. (Michael J. Spendolini) En la actualidad la aplicación del benchmarking como estrategia para permanecer en el mercado es la más utilizada por las pequeñas y medianas empresas, para realizar una comparación con empresas más grandes y reconocidas en el mercado como líderes, y que desarrollan sus actividades con características similares a las suyas, y como resultado de la misma se pueda obtener resultados positivos para mejorar el comportamiento de los individuos que forman parte de la organización frente al cambio La comparación como tal no es el objetivo principal del benchmarking, sino más bien es el primer paso a seguir para lograr la aceptación al cambio por el personal dentro de cualquier organización, la tarea fundamental es lograr obtener un cambio positivo en el comportamiento del mismo. Las empresas definen su situación en el mercado mediante la rentabilidad, por lo tanto eligen como modelo a seguir a una empresa que en comparación a la misma sea más rentable y se encuentre posicionada en el mercado, todas las actividades dentro la empresa deben generan algún valor agregado al producto o servicio final, sin embargo se debe clasificar cuales son las que permiten dar mayor valor y centrarse en el desarrollo de las mismas y la asignación de recursos, todas las demás actividades si bien no generan ningún valor adicional también son importantes ya que sin ellas no se lograría al cumplimiento de las metas. IMPORTANCIA El Benchmarking es la herramienta que permite detectar y aplicar los mejores procesos para obtener una mejor calidad y una mayor productividad, basándose en las experiencias por las cuales atravesaron las empresas líderes del mercado. Por ello he elegido como tema el tratamiento de esta metodología teniendo en cuenta la integración de materias como: Administración General, Sistemas Administrativos, Administración Financiera, Tecnología de la Información y Gestión y Costos. Comenzare describiendo los distintos tipos de definiciones sobre Benchmarking, los cuales nacen de los estudios, experiencias e investigaciones que han llevado a cabo varios autores. El análisis comenzará con la definición formal elaborada por David t. Kearns; seguirá con la de trabajo, de Robert C. Camp, protagonista de la puesta en marcha de esta herramienta; y culminará con la de Michael Spendolini.
En una segunda etapa haré una breve descripción de sus orígenes comenzando con la experiencia de Francis Cabot Lowell, continuando con la explicación de los casos de Xerox los cuales terminan con la conclusión de que el Benchmarking es la fuente externa de datos para determinar los planes tácticos y estratégicos. Esto llevo a Xerox a ser la única compañía en el mundo que ha ganado los tres premios más importantes de calidad: el premio Deming de Japón; el premio Baldridge de Estados Unidos, y el premio europeo de calidad. CASO DE BENCHMARKING La empresa pionera de la industria xerográfica mundial encontró en el benchmarking la herramienta para salir de su particular crisis. Hasta finales de los setenta, esta empresa había actuado prácticamente como un monopolio y sus beneficios eran muy importantes. Sin embargo, a partir de este momento su cuota de mercado empezó a caer debido, fundamentalmente, a la dura competencia que ejercían las empresas japonesas del sector, que vendían en EE.UU. a precios más reducidos. Para solucionar la crisis, los directivos de la entidad decidieron aplicar un benchmarking cooperativo, ya que éste era el único que le podía poner a la cabeza del sector. El benchmarking competitivo solo llevaría a la empresa al mismo nivel que el resto. La primera función objeto de benchmarking fue la gestión de almacenes. En esta área existía un importante atasco que suponía un obstáculo considerable en el ciclo de envío y recepción. Para la selección del socio, fue de gran utilidad la información aportada por una revista sobre la existencia de un novedoso sistema de gestión de inventarios asistido por ordenador que estaba llevando a cabo una determinada entidad. Así, comenzaron las negociaciones para la realización del proceso de benchmarking y se visitó la empresa socio. De esta visita se extrajeron importantes conclusiones y se implantaron las oportunas mejoras. A partir de este primer proyecto de benchmarking se desarrollaron muchos más. Desde 1989 hasta 1992, tuvieron lugar unos doscientos estudios fundamentalmente de benchmarking con multitud de empresas, algunas de ellas competidoras. Entre las áreas afectadas destacaron las siguientes: - Sistemas de Información - Procesamiento de documentos - Procesos genéricos de automatización para el sistema de embalaje - Estaciones de Trabajo - Logística del servicio de partes Las mejoras introducidas supusieron grandes incrementos en el nivel de satisfacción del cliente, elevadas reducciones en los gastos de personal y material e hicieron merecedora a esta organización del Premio Nacional a la Calidad Malcolm Baldrige (EE.UU.) así como del Premio Europeo a la Calidad.