UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
LA PLANIFICACIÓN Y SU IMPORTANCIA
Autores: Enrique Dávila C.I.:11324.362 Profesora: Maria Isabel Leal
Maturín, febrero de 2015.
INTRODUCCIÓN El ser humano está permanentemente obligado a tomar decisiones. En el plano personal como profesional, su éxito o fracaso está determinado en parte por sus aciertos o desaciertos. Las organizaciones, como agrupaciones humanas, no escapan a este proceso: evolucionan, involucionan y en su extremo desaparecen como consecuencia de lo "bien" o "mal" que hayan conducido su gestión. Conducir bien una organización supone decidir correctamente. Pero la decisión en sí misma es producto de un proceso de reflexión que involucra diversas actividades. Esta reflexión sistemática, ordenada, abarca lo que conocemos como planificación. Entendida así la planificación constituye una herramienta metodológica e instrumental que contribuye a mejorar la calidad de las decisiones. La planificación se populariza después actividades totalitarias de control social. Gradualmente se expande su uso y hoy se considera una actividad relacionada con la consecución de fines. Así por ejemplo, se planea o planifica el desarrollo de un país o de una empresa, la construcción de obras de ingeniería, la educación y hasta la familia. La Planificación se refiere al hecho de diseñar un plan de trabajo en un espacio geográfico y en un tiempo determinado, referente a asuntos que corresponden a una organización. El punto de partida de la planificación debe ser el diagnostico de la realidad de cualquier organización.
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos. Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.
DESARROLLO DEL DOCUMENTO REFERENTE A LA PLANIFICACIÓN ¿Qué es planificar? La planificación se hace necesaria cuando se llega a la identificación de un problema o de una realidad que debe ser modificada, para lo cual se hace necesario diseñar una estrategia de intervención para la cual hay que realizar determinadas actividades. En este sentido, se entenderá por estrategia de intervención, toda actividad, plan, programa, proyecto o política con el cual se pretende solucionar un problema o transformar una situación o realidad y convertirlo en una situación deseada.
La planificación es una herramienta que facilita el logro de los objetivos, señalando el camino y el final del mismo, atendiendo permanentemente a los cambios que puedan
ocurrir tanto en la realidad como en el entorno. Es la planificación global que permite administrar un proceso, proporcionando un esquema sobre lo que se está haciendo y dónde se quiere llegar.
¿Por qué es importante planificar? La importancia de la planificación estriba precisamente en que señala la mejor forma de cómo hacer las cosas, cuándo, con qué recursos, con quiénes, en qué lapso de tiempo, con qué resultados. Implica la priorización de las actividades cuyos resultados sean más factibles de conseguir y que tengan un mayor impacto sobre el problema a resolver. Es preciso tener en consideración que las instituciones son dinámicas, están en permanente cambio, que puede ser originado por una multiplicidad de factores, tales como por ejemplo, las nuevas necesidades de los/as beneficiarios/as, las relaciones con otras instituciones, incorporación de nuevos enfoques, establecimiento de nuevas alianzas, acceso a tecnologías más modernas, etc.
Aspectos generales de la planificación Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además la planificación es la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros. Clases de planificación:
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y la planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle. La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular una estrategia. Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales. Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados de la estrategia y d) evaluación de la estrategia. Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En que tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el futuro?
La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo. Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970). "Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país. Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural. Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año. Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco. Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez C., 1982). Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Pasos del proceso de planificación: El proceso de planificación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar donde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados, adicionalmente tenemos otros pasos.
Planificación y niveles gerenciales: Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir a la planificación que la alta dirección. Los administradores de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior. El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado. Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas: •
Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste.
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Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate.
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Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado,
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. A estas tres grandes etapas es conveniente añadir otras dos que resultan básicas para el desarrollo del proyecto: •
Fase de iniciación. Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución.
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Fase de control. Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias.
¿Por qué es importante la planificación en Venezuela? En Venezuela de hoy parece más que necesario instrumentar este tipo de metodologías. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho “una imagen vale más que mil disculpas” por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino también para los negocios. La Planificación en Venezuela, Proceso Histórico y Bases Legales. El sistema nacional de planificación se inicia con la creación de la Oficina Central de Coordinación y Planificación de la Presidencia de la República (CORDIPLAN), mediante Decreto Ley Nº 492, promulgado el 30 de diciembre de 1958. Esta oficina,
auxiliar del Ejecutivo Nacional para las tareas relativas a la planificación, establece las condiciones para crear oficinas sectoriales y regionales de planificación y asesora en cuanto al diseño y ejecución de la política y la coordinación de las mismas, dentro de un plan general de cooperación administrativa. La organización del proceso de planificación se dirige al ámbito regional y se van creando progresivamente las Corporaciones de Desarrollo: La Corporación Venezolana de Guayana (CVG) en 1960, Consejo Zuliano de Planificación (CONZUPLAN) en 1963, Corporación de Desarrollo de los Andes (CORPOANDES) 1964, Fundación para el Desarrollo Centro Occidental (FUDECO) 1965, y así se continúa con la corporaciones de Desarrollo de la Región Zuliana, de la Región Central y de la Región Nor-Oriental. Niveles Que Conforman El Sistema De Planificación Venezolano. •
Nivel Central: Conformado por el Presidente de la República en Consejo de Ministros, representando la suprema autoridad o instancia de decisión política del sistema. A diferencia del nivel técnico administrativo, representado por CORDIPLAN; que tiene como función fundamental asistir en materia de planificación al Presidente de la República y al Consejo de Ministros. Expresamente le corresponde coordinar, promover, orientar y compatibilizar, en las distintas instancias del sistema, el proceso de formulación de los planes de largo, mediano y corto plazo.
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Nivel Sectorial: Este nivel se incorpora formalmente al sistema de planificación a partir de 1971, de acuerdo a lo pautado en el Reglamento del Estatuto Orgánico de Ministerios, donde se establece las Direcciones de Planificación y Presupuesto en todos los Ministerios, con expresas funciones como órganos sectoriales de planificación, pero sin estar vinculados funcionalmente a CORDIPLAN.
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Nivel Regional: Este nivel fue considerado importante en
el proceso de
planificación por su relevante contribución al proceso de desarrollo nacional. los
límites regionales, como a los organismos y mecanismos para operar la planificación regional. •
Nivel Estadal: Tiene su fundamento en la Ley de descentralización, delimitación y transferencias de competencias de los poderes públicos y la Ley Orgánica de Ordenación del Territorio.
Características de la planificación actual: Algunas de las características de la planificación que podemos citar son: •
La Flexibilidad.
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Objetividad y Realismo.
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Integridad.
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Continuidad
Concertación, Sectorización y regionalización. La concertación: es un acuerdo, pacto o convenio que se hace sobre alguna cuestión. Sectorización: La sectorización permite a los planificadores familiarizarse con los problemas y las oportunidades de áreas reconocibles y homogéneas
Regionalización: implica la división de un territorio en áreas menores con características comunes y representa una herramienta metodológica básica en la planeación ambiental, pues permite el conocimiento de los recursos para su manejo adecuado. La ley de planificación pública se sustenta en cinco premisas: 1.- La institucionalización de una metodología que procure centrar su accionar en la coordinación entre los entes para que la planificación pública, como instrumento de la política oriente la acción del Estado y la participación de los sectores y factores sociales, acorde con las estrategias para la transformación en todos los órdenes que promueva el Plan de Desarrollo. 2. La producción debe ser planificada y organizada para satisfacer las necesidades de la sociedad y de sus miembros. 3. Integrar a todos los miembros de la sociedad en el desarrollo, las revisiones, las correcciones y la ejecución del plan como parte integral de la vida en sociedad. 4. La amplia participación de las masas sociales para determinar los objetivos y las metas del plan; estudiar su aplicación, revisarlo cuando la necesidad lo exija, e iniciar nuevos proyectos para el futuro. 5. Una planificación pública genuina es inseparable del tipo de democracia que se quiere construir; se trata de la democracia protagónica revolucionaria la que se basa en la defensa, conservación, equidad, justicia para el desarrollo de la vida humana y en la corresponsabilidad solidaria por la vida del otro en comunidad. El sistema nacional de planificación: Es el conjunto articulado de órganos, entes e instancias de participación popular que, actuando bajo la coordinación del Ministerio del Poder Popular con competencia en materia de planificación pública, y a través de normas, instrumentos, procesos y recursos, definen, formulan, priorizan, direccionan y armonizan las políticas públicas de gobierno y la ciudadanía de conformidad con la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la Ley.
Entre los planes estratégicos se destaca: • El Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social de la Nación. • Los Planes de Desarrollo Regional • Los Planes de Desarrollo Estadal. • Los Planes Municipales de Desarrollo. • Los Planes Comunales de Desarrollo • Los Planes estratégicos de los órganos y entes del Poder Público. • Los Planes sectoriales elaborados por los órganos de la Administración Pública Nacional. • Los demás planes que demande el proceso de planificación estratégica de políticas públicas. Entre los planes operativos se destaca: • El Plan Operativo Anual Nacional. • Los Planes Operativos Anuales Estadales. • Los Planes Operativos Anuales Municipales. • Los Planes Operativos Comunales • Los Planes Operativos Anuales de los Órganos y Entes del Poder Público. Tipos de Planes de Desarrollo: El proceso de planificación es uno solo y se materializa mediante la elaboración de planes, los cuales se clasifican de acuerdo al ámbito económico, área geográfica o según el tiempo que contemplan para su ejecución. •
De Acuerdo al Ámbito Económico: Los planes pueden ser globales y sectoriales. Los planes globales son aquellos que abarcan todas las actividades productivas, de distribución e inversión realizadas a nivel nacional.
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De Acuerdo al Ámbito Geográfico: Son los planes que abarcan determinadas áreas geográficas como región, estado, municipio o las regiones político – administrativas en que se divide al país.
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De Acuerdo al Tiempo: Son aquellos planes que se establecen de acuerdo con el horizonte temporal de los procesos que se planifican.
CONCLUSIÓN Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos de la organización. Actualmente la planificación en Venezuela es totalmente imperativa, por lo tanto las metas y las estrategias del plan son obligatorias y deben ser seguidas por todos los órganos del Estado, así como los particulares, a tal punto de que al no ajustarse a ellas puede aplicar sanciones por parte del Estado. Se ha comprobado que la planificación estratégica es una herramienta de la Investigación Operativa, basada en la Teoría de Sistemas, que permite realizar un trabajo a largo, mediano y corto plazo, a todo nivel con el fin de optimizar una organización en todos sus aspectos. La planificación estratégica es aplicable a cualquier tipo de organización. La planificación táctica estratégica implica el trabajo de equipos interdisciplinarios y herramientas propias de las disciplinas que participan en su elaboración e implantación.
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Mercado, Salvador: Administración Aplicada. Teoría y Práctica.
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Rue y Byars: Administración: Teoría y Aplicaciones.
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Stoner y Otros: Administración. (6ª edición)
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Obregón, Sonia. Método Altadir de Planificación Popular. Fundación ALTADIR,
Caracas, 1989.