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Wie IT-Systeme helfen, den Überblick zu behalten

„Lerne Ordnung, liebe sie. Sie erspart dir Zeit und Müh.“ –das ist heute aktueller denn je. Wer in einem oder gar mehreren komplexen Projekten den Überblick behalten will, stößt oft auf mehr Fragen als Antworten. Doch mit moderner Software kann man Transparenz schaffen, Projektbeteiligte einbeziehen und Informationen sicher dorthin bringen, wo sie gebraucht werden. Solche Systeme sind mehr als Datendrehscheiben; sie steuern komplette Abläufe von der Akquisition bis zum Exit.

Jedes Projekt startet mit besten Absichten und organisatorischen Überlegungen: Nach der Wirtschaftlichkeitsberech-

nung und der Entscheidung über die Realisierung müssen Ordnerstrukturen geschaffen werden, es gilt u.a., Vereinbarungen über Informationsflüsse, Arbeitsabläufe und organisatorische Vorgaben zu treffen. Doch die Planung wird schnell obsolet: Da wird eine E-Mail nicht abgespeichert, Dateien werden umbenannt. Auf einmal gibt es verschiedene Pläne auf der Baustelle, von denen keiner aktuell ist. So entstehen Zeitverzögerungen und Mehrkosten. Lässt sich das wirklich abstellen?

Von der Akquise bis zum Exit

Moderne Projektmanagementplattformen wollen in jeder Phase des Projekts allen Beteiligten die aktuellen Daten zur Verfügung stellen und gleichzeitig gewährleisten, dass die Daten korrekt verarbeitet werden: Zum Beispiel Rechnungen prüfen , den Mittelabflussplan simulieren, Pläne bereitstellen, Nachträge prüfen, Mängel erfassen, Unterlagen für einen Verkauf vorbereiten. Beim Wechsel von einer Projektphase zur nächsten stellt die Software sicher, dass die richtigen Daten weitergegeben werden und nichts erfasst wird, was es schon gibt. Das große Ziel: Redundanzen vermeiden. Denn von der Entscheidungsvorbereitung über die Akquisition bis zum Verkauf sollte das Management jederzeit über den Zustand jedes Projekts bestmöglich informiert sein – idealerweise über ein zentrales Dashboard.

CDE: Die Plattform für Daten aller Art

Lösungen dieser Art heißen CDE – „Common Data Environment“, gemeinsame Datenumgebung. Dabei nutzen Menschen im eigenen Unternehmen, bei Partnern und Dienstleistern Daten gemeinsam, und gleichzeitig befinden

sich unterschiedliche Daten gemeinsam in einem virtuellen Topf: E-Mails, Termine, Verträge, Kostenvoranschläge, Protokolle usw. Manche dieser Informationen verändern sich ständig; andere gelten bis zur Übergabe; manche sind statisch. Ein CDE wird all dem gerecht: Es kann jedes gängige Datenformat lesen und verarbeiten – vom Text über das Foto bis zum digitalen 3D-Modell handelt. Und es kann korrekt mit den Daten umgehen: Ein Protokoll stellt z. B. andere Anforderungen als ein Haustechnik- oder Tragwerksplan, der freigegeben werden muss.

Modular und skalierbar

Die meisten Plattformen sind modular aufgebaut, und die Anwender können ihr System wachsen lassen – sie setzen nur die Module ein, die sie tatsächlich brauchen. Typische Module sind Plan- und Dokumentenmanagement, digitale Freigabeprozesse, Kostenverfolgung, Rechnungsprüfung, BIM-, Nachtrags-, Ausschreibungs-, Mängel- und Protokollmanagement und ein projektübergreifendes Berichtswesen. Die Module greifen ineinander: So können

Mit einem Common Data Environment (CDE) managt Bauwens erfolgreich die Entwicklung von Immobilien und Quartieren. Fotocredits: © Bauwens

Daten einer Rechnung oder eines Nachtrags, die sich noch im Prüflauf befindet, schon „prophylaktisch“ in der Projektkostenverfolgung und auch in deren Prognose berücksichtigt werden.

Wer darf was?

Eine durchdachte Rechteverwaltung stellt sicher, dass nur befugte Personen Daten einsehen oder gar ändern können. Es lohnt sich, sich beim Aufsetzen des Systems darüber intensiv Gedanken zu machen, auch wenn ein Rechtesystem nicht in Stein gemeißelt ist und wieder korrigiert werden kann: Wer darf welche Einträge anschauen, wer darf was bearbeiten, wer darf Auswertungen abrufen, Informationen verteilen, Prozesse starten?

Flexibel dank Cloud

Die hauseigene IT-Abteilung wird durch ein CDE kaum belastet, denn die Anbieter stellen die Systeme in der Cloud bereit. Mit einem Internetzugang und einem Browser oder einer App kann daher jede und jeder auf die Daten zugreifen. Damit stehen die Informationen beim Umsetzen auf der Baustelle oder beim Erfassen von Mängeln ebenso zur Verfügung wie dem Geschäftsleitungsteam am Arbeitsplatz oder unterwegs.

Klug verbunden

Was aber geschieht mit den Daten, die in Buchhaltungsprogrammen, AVA-Lösungen, ERP-Systemen, Autorensoftware für die Planung usw. vorhanden sind? Sie werden durch ein CDE nicht abgelöst, und man will sie auch nicht manuell von einem zum anderen System übertragen. Hier helfen Schnittstellen, um Daten automatisiert auszutauschen, und auf diese Weise sicherzustellen, dass sich die korrekten, aktuellen Informationen dort befinden, wo sie gebraucht werden.

Zeit, Geld, Sicherheit

Lohnt sich der Aufwand? Ja! Durch die gemeinsame Datennutzung erhalten die Projektbeteiligten schneller als bisher alle aktuellen, korrekten Daten, und sie sprechen früher miteinander. Entwurfsvarianten, Nutzungsideen, Ausstattungen, Kosten und Termine pro Variante, Marktbedürfnisse – für jede Entscheidung gibt es fundierte Grundlagen. Missverstände sind eher ausgeräumt oder entstehen erst gar nicht. Die Software stellt sicher, dass Abläufe eingehalten werden. Das spart in jeder Projektphase Zeit. Gleichzeitig vermeidet man Fehler, die oft aus der Intransparenz resultieren. Das wiederum spart Geld. Und schließlich lassen sich alle Entscheidungen und Planungen exakt nachverfolgen: Man weiß jederzeit, wer wann was gemacht hat. Das erhöht die Rechtssicherheit.

Strategische Entscheidung

Der Weg von einer „variantenreichen“ Datenhaltung mit vielen individuellen Vorlieben zu einer einheitlichen, skalier-

baren Projektmanagementplattform kann zwar von Fachabteilungen initiiert werden. Entscheidung, Umsetzung und Support in finanzieller und „mentaler“ Hinsicht liegen jedoch oft bei der Geschäftsführung oder höheren Leitungsebenen. Wer auf ein CDE umsteigt, muss bereit sein, die Abläufe im eigenen Unternehmen genau anzuschauen und möglicherweise zu verändern. Allein diese Arbeit kann sowohl zu überraschenden Erkenntnissen und einer weit besseren Positionierung führen als auch zu einer nachweisbaren Kosten- und Zeiteinsparung, die – ganz ungeachtet der Kosten für das CDE und dessen Verwaltung – oftmals bis zu 1% des Bauvolumens betragen kann.

Informationen über den Einsatz von CDE-Systeme in der Projektentwicklung, Best practices, technische Einzelheiten und nächste Schritte: https://bit.ly/39MsgjX