Directiva de actividades anuales de la Dirección Genera! de la Defensa Civil de Chile, año 2017
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL DEFENSA CIVIL DE CHILE Dirección General
EJEMPLAR N°
/_§_/ HOJA N° 1 / 18/ on
DGDCCH/DPROEM (P) N02^/a/' SD. SANTIAGO,
Z
DIRECTIVA PARA LAS ACTIVIDADES ANUALES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE LA DEFENSA CIVIL DE CHILE, AÑO 2017.
ANTECEDENTES. A.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE CHILE.
B.
LEY N° 8059 QUE CREA LA DEFENSA REGLAMENTO.
C.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA DIRECCIÓN GENERAL, AÑO 2015.
D.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO PARA LAS SEDES LOCALES, AÑO 2010.
CIVIL
DE
CHILE
Y SU
MISIÓN E IDEA DE EMPLEO DE LOS MEDIOS A.
MISIÓN: Planificar, coordinar, ejecutar y controlar las funciones de mando, conducción y de administración para un eficiente empleo de la Defensa Civil de Chile en el ámbito de la actividad comunitaria y especialmente en la emergencia, integrados en el Sistema Nacional de Protección Civil.
B.
INTENCIÓN: Con el personal y medios de la Dirección General, asesores regionales comunales, dar cumplimiento a las misiones, tareas y rol que le corresponde la Defensa Civil de Chile, en el ámbito de la actividad comunitaria especialmente en acciones de protección civil durante el año 2017, conforme la siguiente idea general:
y a y a
- Con la subdirección asesorar, en el mando, conducción y administración de los procesos de planificación, organización, dirección y control, con el fin de constituir, desarrollar y supervisar las funciones de apoyo ^ la ciudadanía en materias de las actividades comunitarias y especialmente de la emergencia y de protección civil, - Con los departamentos de la Dirección General, proponer y elaborar la planificación en beneficio del cumplimiento de los objetivos y rol institucional en materias de actividades comunitarias y especialmente de la emergencia y de protección civil. - Con los asesores regionales y comunales, desplegar una acción directa de la Defensa Civil de Chile con las autoridades regionales y comunales, en materias de apoyo a la comunidad y coordinar la acción como parte integrante del Sistema Nacional de Protección Civil, incorporando ¡nicialmente las sedes locales en el respectivo Comité de Protección Civil (regional, provincial y comuna!) y posteriormente en el Comité de Operaciones de Emergencia.
Directivo de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° 9 I 9 / M O J A N 0 2 / 1 8 / Todo lo anterior, para inícialmente establecer y definir las directrices del ernp|eo eficiente de los medios de la Defensa Civil de Chile distribuidos en todo el territorio nacional, en materias de actividades en beneficio de la población y posteriormente, como medios de 1ra respuesta ante la ocurrencia de una, emergencia, desastre, o catástrofe, provocada por la naturaleza o por la acción del hombre y acreditar el rol de servicio público que está preparado para actuar desde un primer momento, en el Sistema Nacional de Protección Civil. MISIONES A LOS ORGANISMOS DEPENDIENTES A. SUBDIRECCIÓN. 1. Mando ECC. MANUEL QUINTANA TEPPER 2. Medios Conforme anexo N° 1 y 2. 3. Misión a. Responderá por la reunión de los elementos de juicio, fundamentos legales, operacionales, administrativos y logísticos, para la dirección, conducción, alistamiento operacional, administración y de gestión financiera, para lo cual se constituye en el coordinador, articulador, fiscalizador, de las diferentes misiones y tareas, que deben cumplir los departamentos y organismos dependientes, proponiendo los lineamientos, documentos generales y específicos, en cada una de las materias del ámbito de las actividades comunitarias, de emergencia y de la protección civil. b. Asesorará en el conocimiento, coordinación y proposiciones, respecto a materias técnicas específicas, atingentes a la Dirección General y con los asesores regionales y comunales en relación con el manejo administrativo, logístico y de alistamiento operacional de las sedes locales, para lo cual recurrirá a las instancias técnicas especializadas, para alcanzar los estándares requeridos por parte del personal y voluntariado de la Institución. c. Propondrá las coordinaciones con la Subsecretaría para las Fuerzas Armadas, Instituciones de la Defensa Nacional, Carabineros e Investigaciones de Chile y otras entidades públicas y privadas, para requerir servidumbre y apoyo a los medios institucionales. d. Participará, cuando se disponga, como delegado de la Institución, ante el Comité de Protección Civil de la Intendencia de la Región MetropolitanaJ convocatoria a la cual puede ser representado por el Jefe del DC!, en calidad de suplente. e. Propondrá al Director General la programación preliminar para la celebración del aniversario Institucional, considerando tres lugares alternativos donde se efectuaría, considerando personal que participaría, necesidades logísticas, transportes, financiamíento y otros aspectos que se estime necesario. Plazo: 02.MAY.2017. f. Tendrá bajo su responsabilidad las comisiones que se indican, considerando como apoyo a su gestión al FPP. PATRICIO INOSTROZA HERNÁNDEZ quién se desempeñará como secretario, dando en el desarrollo de sus actividades estricto cumplimiento a la normativa que rige cada uno de los temas señalados : 1)
Procesos de Riesgos
ivíi de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° 7/_9_l HOJA N° 3 / 1 8 / 2) Ley N° 20.730 "Regulación de Lobby" 3) Prevención de Delitos Funcionarios (UAF) f. Conforme a las nuevas guías difundidas por el CAÍGG, reformulará la totalidad de los riesgos, debiendo en las respectivas reuniones de la comisión, analizarlos y de ser pertinente modificarlos conforme a la dinámica que se viva: Plazo reuniones: 21.MAR.2017 - 28.JUN.2017 - 14.DIC.2017. g. Previa revisión propondrá al Director General los siguientes documentos: Proyecto
de presupuesto
institucional
año
2018, hasta el
17.MAY.2017.
Programa de Instrucción para las Sedes Locales año 2018, hasta el 10.NOV.2017.
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General para el año 2018, hasta el 30.NOV.2017. h. Controlará el cumplimiento a los contratos que firme el Director General, para llevar a cabo las tareas y misiones impuestas, referidas a personal de la Institución o actividades y servicios que requiera la Defensa Civil. i. Verificará y mantendrá al día el cuadro de plazos establecidos por la directiva anual y lo dispuesto por el Director General. Plazo: Día 15 de cada mes. j. Cuando ocurra una emergencia significativa, ínicialmeníe se desempeñará como Jefe de la Unidad de respuesta que se desplegará en cualquier parte del país, en cuanto se disponga, con medios de la Dirección General y voluntarios de las distintas sedes locales del país, que estén en condiciones de integrar la unidad. k. Confeccionará la Cuenta Pública Anual Institucional año 2017 para la aprobación del Director General, con las actividades de relevancia e importancia nacional para la Defensa Civil de Chile, incorporando las materias referidas a personal, presupuestos, subvenciones municipales, proyectos adjudicados y participación en hechos importantes, antecedentes que serán solicitados a los diferentes departamentos. Plazo: 20 ENE. 2018. B.
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL
1. Mando 2. Medios 3. Misión
PAC. CARLOS DIEZ EGAÑA Conforme anexo N° 1 y 2.
a. Responderá por la materialización de una gestión integral, en beneficio de las zonas jurisdiccionales y empleo de las sedes locales, considerando las diferentes áreas de acción en cuanto a capacidades de empleo, instrucción, ejercicios y simulacros, proyectos, donaciones, subvenciones, gestión de riesgo y enlace con las organizaciones externas, con el objeto de desarrollar estas funciones en las mejores condiciones y con los recursos adecuados, en el ámbito de las actividades comunitarias, la emergencia y de la protección civil. b. Regulará las actividades que en la normalidad, realizan las sedes locales en beneficio de la comunidad y que soliciten las autoridades comunales, provinciales y regionales, para lo cual solicitará oportunamente a través de los respectivos asesores, los antecedentes correspondientes a las sedes locales involucradas.
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección Genera! de la Defensa Civil de Chile, año 20! 7
EJEMPLAR N° JL/.ÍL/ HOJA N° 4 / 1 8 /
c. Mantendrá el seguimiento y conocimiento a los calendarios y programas de simulacros y ensayos, programados por las respectivas autoridades en sus diferentes niveles, proponiendo para resolución del Director General la participación de la Institución. Como asimismo dispondrá la concurrencia de los Comandantes Locales a las convocatorias que efectúen los Comité de Protección Civil y Emergencias, en cada uno de los niveles, a fin de representar a la Institución, informarse y planificar eficientemente con la autoridad pertinente, el empleo de las sedes locales conforme a sus capacidades y competencias. d. Reunirá los informes semestrales remitidos por las sedes locales, distribuyendo los diferentes apéndices conforme a las materias de responsabilidad de cada departamento. Plazos: 30.ENE.2017- 31.JUL.2017. e. Controlará, en coordinación con los asesores regionales y comunales, que las sedes locales cuenten con su respectivo Plan de Protección Civil actualizado, conforme a las tareas asignadas por la autoridad comunal, de acuerdo a sus capacidades, competencias y mapa de riesgos de cada zona de empleo. Una copia del Plan de Protección Civil debe ser remitido al asesor correspondiente. Plazo: 28.ABR.2017. f. Responsable de analizar las solicitudes de creación de nuevas sedes, si cumplieran con los requisitos exigidos, asesorará en la organización y puesta en funcionamiento, conforme a la normativa vigente. g. Dispondrá cuando se disponga, el llamado de voluntarios para integrar el equipo de primera respuesta de la Dirección General, que concurrirá con el Subdirector o quien se designe, al lugar de empleo ante una situación de emergencia. h. Controlará todas las actividades, en que se empleen las sedes locales a través del asesor regional, comunal y el directivo de turno. i. En cuanto a comunicaciones: 1) Actualizará el plan anual de telecomunicaciones (debe incluir, OTT ITT-), para todas las estaciones integrantes de la red institucional. Plazo: 31.MAR.2017. 2) Mantendrá actualizado el catastro con los antecedentes personales de los asesores de comunicaciones de las sedes locales, que actuarán como interlocutores autorizados por el mando respectivo. 3) Mantendrá permanentemente el cargo de celulares sateütales al día, como también el estado de consumo y fecha de vencimiento de los minutos contratados, con el propósito de efectuar la renovación en forma oportuna. 4)
Realizará revisiones técnicas de las torres de antenas de cargo en la Institución, instaladas en las sede locales a lo largo del territorio nacional, cuando los Comandantes Locales lo requieran.
5) Realizará ejercicios de comprobación y cumplimiento de OTT y de empleo de enlaces, con ía totalidad de las sedes locales, de acuerdo al siguiente cronograma, debiendo elaborar las disposiciones para su ejecución: - Frecuencia VHF: 26.ABR.2017. ; Frecuencia HF: 29.JUN.2017.
Directiva de Actividades /¡míales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° ^_/_9_¡ HOJA N° 5 / 1 8 / -Teléf. Satelital : 17.AGO.2017. - Ejercicio general frecuencias VHF y HF: 30.NOV.2017. 6)
Realizará instrucción a! personal de voluntarios, que cumplan el puesto como radio operadores de las sedes locales de la Región Metropolitana, a fin de unificar criterios en cuanto al desempeño de funciones y disciplina de telecomunicaciones en los enlaces que se materialicen: Plazo: 22.JUL.2017.
C. DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN CIVIL Y EMERGENCIAS 1. Mando 2. Medios 3. Misión
ECH PEDRO OPAZO GALLARDO Conforme anexo N° 1 y 2.
a. Responderá por el desarrollo de las actividades de preparación, planificación, control y evaluación del proceso de capacitación, instrucción y entrenamiento operacional del voluntariado, que permita el cumplimiento de las diferentes tareas que realiza la Institución, particularmente las de carácter preventivo y las orientadas a las fases de ejecución de las acciones en el ámbito de las actividades comunitarias, de emergencia y de la protección civil. b. Actualizará, cuando se disponga conforme a la nueva remodelación de las dependencias de la Dirección General, el Plan de Evacuación y Emergencia respectivo. c. Se desempeñará como delegado institucional ante la Oficina Nacional de Emergencia (ONEMI), cuando lo disponga el Director General, para enfrentar la 1a respuesta. d. Propondrá al Subdirector un plan de trabajo con los diferentes de Jefes de Departamentos, a fin de actualizar el Manual Orgánico y Funcionamiento de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile. Plazo: 31.MAR.2017. e. Propondrá el desarrollo Comandantes Locales y Santiago, para lo cual conforme a orientaciones
y ejecución de un seminario doctrinario para Jefes de Sede, a efectuarse en la ciudad de elaborará las disposiciones correspondientes del Director General.
Plazo: 13.ABR.2017.
f. Propondrá conforme a orientaciones del Director General, las disposiciones para la realización de la ceremonia de! 72° aniversario institucional, tanto para la región metropolitana como en regiones. Plazo: 01.JUN.2017. g. Propondrá las disposiciones para el programa de capacitación, instrucción y entrenamiento operacional para las sedes [ocales 2018, a fin de obtener las competencias en las diferentes áreas de acción en que participa y apoya la Institución. Plazo: 10.NOV.2017.
h. Propondrá al Subdirector la Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General para el año 2018. Plazo: 30.NOV.2017.
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EJEMPLAR N° JL_/_9_/ HOJA N° 6 / 1 8 / i. Asumirá el control, mantenimiento, operacionaüdad y buen estado de la presentación de la sala de operaciones de la Dirección General. j. Será el responsable de activar el Centro de Mando y Control de Emergencia de la Dirección General (CEMACODI) en la sala de operaciones institucional, cuando el Director General lo disponga, en situaciones que se produzcan emergencias o eventos de gran magnitud, considerando como base sismo grado 7,5 y/o superior y presunción de tsunami manteniendo permanente enlace con los Centros de Mando y Contro! de las sedes locales (CEMACOSE) que se conformen. Plazo: hasta 2 hrs. después del comunicado. k. Elaborará la planificación operativa de las siguientes actividades previamente establecidas y que normalmente se solicita ayuda de parte de las instituciones involucradas y que requieren participación de más de una sede: Aniversario de la Defensa Civil de Chile Preparatorias y Parada Militar Peregrinación Virgen de lo Vásquez Peregrinación Sor Teresa de Los Andes Elecciones presidenciales y parlamentarias, cuando corresponda I. Elaborará la documentación operativa que se derive del empleo de la Unidad de respuesta, una vez que la autoridad ministerial o Director General, disponga su concurrencia en cualquier parte del territorio nacional, requiriendo información al Subdirector y a los Departamentos de la Dirección General. D. DEPARTAMENTO GESTIÓN Y PROYECTOS INSTITUCIONALES 1. Mando 2. Medios 3. Misión
: PAC. PATRICIO FREZ SILVA : Conforme anexo N° 1 y 2. :
a. Será el responsable de la gestión para la obtención de recursos mediante la investigación, postulación y presentación de iniciativa en los diferentes organismos públicos y privados que convoquen a proyectos de fondos concursables. b. Desarrollará, evaluará y seleccionará la estrategia adecuada para todos los proyectos institucionales que se efectúen, teniendo en cuenta el rendimiento, costos, tiempo y limitaciones de alcance. c. Propondrá y desarrollará materias relacionadas con las políticas generales de proyectos institucionales, aportando los elementos de juicio para el proceso de toma de decisiones. d. Asesorará, orientará y difundirá instrucciones correspondientes a las sedes locales que lo soliciten, con ocasión de la elaboración y postulación de proyectos concursables que se presenten a diferentes organismos públicos o privados, a fin de obtener recursos que beneficien a la Institución en equipamiento, capacitación y ejecución de actividades en apoyo de la comunidad. e. Llevará un catastro actualizado de los proyectos elaborados por la Dirección General y sedes locales, considerando organismo y fecha de postulación, de ser adjudicado efectuará el seguimiento de su desarrollo y
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EJEMPLAR N° ^_¡_^_l HOJA Nl° 7 / 1 8 / termino, a fin que se dé cumplimiento a !a normativa que rige cada proceso. f. Tendrá la responsabilidad, conforme a orientaciones del Director General, de la elaboración del anteproyecto y posterior ejecución del proyecto para la remodelación de las dependencias de la Dirección General, ubicadas en Alameda N° 1170 piso 10 y terraza. g. Mantendrá un catastro actualizado, de la situación de los inmuebles que ocupan las sedes locales a lo largo del país, considerando que existen locales que encuentra facilitados o en comodato, y que son de propiedad municipal, fiscal ( militar, policial) o de la Defensa Civil de Chile. E.
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS:
1. Mando 2. Medios 3. Misión
ECH ALFREDO MORALES SOTO Conforme anexo N° 1 y 2.
a. Asesorará en todas aquellas materias que tengan relación con el manejo de recursos humanos institucional, en la contratación de persona!, preparación y ejecución del pago de remuneraciones y bonos a los miembros de la Dirección General, control de finiquitos, mantención y registro de información del voluntariado a nivel nacional, como también realizar procesos administrativos referidos a cometidos laborales tales como: calificaciones, permisos, feriados, licencias, resoluciones, otorgamiento de ascensos, diplomas, medallas, certificados y cuantificación de presupuestos. b. Se desempeñará como delegado de la Defensa Civil ante el Consejo para la Transparencia. c. Fiscalizará el ingreso de los informes de trabajo que mensualmente debe presentar e! personal contratado a honorarios, documentación que deberá ser visada previamente por el respectivo Jefe de Departamento. Plazo: Mensual d. Dará cumplimiento al resguardo datos de la vida privada del personal de la Dirección General y voluntariado", en conformidad a lo dispuesto en la ley N° 19.628. e. Dispondrá la elaboración de los informes, para la declaración jurada anual sobre rentas y retenciones de impuestos del personal remunerado de la Dirección Genera!. Plazo: 15.MAR.2017. f. Como una forma de incentivo y reconocer el trabajo realizado, previa coordinación con e! DCI, propondrá una nómina con los Comandantes Locales destacados, para aprobación del Director General y posterior información al mando institucional que corresponda. Plazo: 29.MAY.2017.
g. Previa recepción y revisión de los listados de acuartelamiento de los disponibles adscritos en las sedes locales, los ingresará al parte de fuerza institucional y propondrá su remisión a la Dirección General de Movilización Nacional. Como también remitirá la relación de aquellos disponibles que cumplieron con el período de "Prestación de Servicios" el año 2016, a fin de regularizar su situación militar. Plazo: 29.MAY.2017.
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EJEMPLAR N° 1 / 9 / HOJA N° 8 / 1 8 / h. Propondrá el cuadro resumen de necesidades de medallas por años de servicio (10, 20 y 30) y diplomas (5 años), para el voluntariado de las sedes locales, para ser entregadas en el aniversario Institucional. Plazo: 29.MAY.2017 Í. Publicará trimestralmente en la página web de la Institución, los antecedentes actualizados de la fuerza del personal a contrata y honorarios de la Defensa Civil de Chile, en cumplimiento a lo establecido en la ley N° 20.285 "Sobre acceso a la información Pública". Plazos: Los 10 primeros días de cada trimestre. j. Dispondrá la elaboración de las tarjetas de identificación, resoluciones de ascenso y diplomas para el voluntariado que cumpla los requisitos, conforme a requerimientos de los asesores regionales y comunales, a solicitud de los respectivos comandantes locales. k. Propondrá oficio a la SS.FF.AA. solicitando a la DGMN. las necesidades institucionales de acuartelamiento de personal de disponibles para el año 2018. Plazo: 29.SEP.2017. I. Cuando se disponga, remitirá al Comando de Personal del Ejército, las postulaciones de personal conforme a bases y requerimientos de llamado a concurso interno para personal a contrata de procedencia militar. m.Propondrá la elaboración de la orden de encuadramiento del personal para el año 2018. Plazo: 04.DIC.2017. n. Mantendrá un archivador con la totalidad de las Resoluciones Exentas de nombramiento de Comandante Locales y Jefes de Sede, debidamente firmadas. ñ. En cuanto a trámites administrativos en general: 1) Revisará diariamente los libros de registro y control del personal a contrata (DCCH y COP) y honorarios (DCCH), debiendo presentarlos para el control del Subdirector y Director General, como sigue: Mensualmente al Subdirector Trimestralmente al Director General. 2) Controlará la elaboración de cheques, informes mensuales de comprobación de saldos, conciliaciones bancarías de la cuenta de remuneraciones y trámites bancarios, como también, el pago y liquidaciones de sueldos (transferencias y boletas electrónicas), pagos previsionales, primas de seguros y entrega de antecedentes de remuneraciones, para considerar en el informe mensual de ejecución presupuestario, que elabora y remite el DFZAS para la SS.FF.AA. Plazo: Mensual (2do. día hábil del mes siguiente). 3)
Elaborará y remitirá el estado de fuerza del personal de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, a la Contraloría General de la República, hasta el tercer dia hábil del mes siguiente. Plazo: Mensual (3er. día hábil del mes siguiente).
4)
Llevará el control permanente de feriado pendiente que mantenga el personal, como también el permiso administrativo.
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EJEMPLAR N° _3_JJU HOJA N° 9 / 1 8 / 5) Elaborará y tramitará ¡a documentación que sea solicitada por el Comando de Personal del Ejército y SS.FF.AA. y las que disponga el Director General. 6) Remitirá y tramitará las solicitudes de feriado legal, permiso administrativo y licencias médicas de! personal activo y a contrata del Ejército, cuando corresponda. 7) Propondrá y elaborará, cuando corresponda, las felicitaciones del personal, conforme a orientaciones del Director General y las remitirá a los calificadores directos. 8) Remitirá los antecedentes para el cierre del período de calificaciones del personal activo de las Fuerzas Armadas que se desempeñe en la Dirección General, en las fechas requeridas por cada institución. 9)
Remitirá los antecedentes para el cierre del periodo de calificaciones del personal a contrata, en las fechas en que sea solicitado por el Comandante del Comando de Personal del Ejército de Chile, cuando corresponda.
10) Tramitará las pólizas de fidelidad funcionarla al persona! que corresponda cumplir funciones y responsabilidades que requieren el trámite de su correspondiente caución. 11) Tramitará la totalidad de la documentación del personal que postule a personal a contrata, cuando corresponda, 12) Consolidará la actualización de la totalidad de la Bases de Datos de las sedes locales a nivel nacional, conforme a formato entregado por el DRRHH. Plazo: 15.MAR.2017. 13) Ante solicitud de certificados de servicios por parte de ciudadanos, revisará en los archivos de personal (listado de licénciamiento), proponiendo dicho documento para la firma del Director General y posterior entrega al peticionario. o. En cuanto a gobierno transparente: Para el soporte técnico y actualizaciones que deban efectuarse en la Página WEB, referidas especialmente a gobierno transparente, contará con la asesoría y apoyo del ECH. VÍCTOR CAMPUSANO CAMPUSANO, quién semanalmente chequeará el correcto funcionamiento de la página WEB institucional. 1) Dará cumplimiento permanente a lo dispuesto en los instructivos difundidos por el "Consejo para la Transparencia sobre el procedimiento administrativo de acceso a la información". 2) Mantendrá actualizado los antecedentes en la página gobierno transparente, a través de la cual una persona puede acceder y requerir la información necesaria, dando respuesta en los plazos establecidos. 3)
Mantendrá expeditos los canales o vías de ingreso a las solicitudes de información, considerando que esta solicitud puede ser por escrito o por vía electrónica.
Directiva de Actividades Anudes de la Dirección General de ¡a Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° _3^/JL/ HOJA N° 1 0 / 1 8 / 4) Actualizará periódicamente en coordinación con los departamentos de la Dirección General, los antecedentes e información que deba difundirse en el acceso directo de "Gobierno Transparente". 5)
Mantendrá actualizado en la solicitud de información de ley de transparencia, el banner "Derecho de acceso a la información pública".
6) Tendrá presente que ¡a "Transparencia activa", se refiere a la obligación que tiene la Defensa Civil de Chile de mantener a disposición permanente del público, a través de su sitio electrónico y actualizado mensualmente, los antecedentes que se definen en el artículo N° 7 de la "Ley de transparencia de la función pública" y de "Acceso a la información de la administración del estado", contenida en el artículo primero de la ley N° 20.285. 7)
En coordinación con el DFZAS trimestralmente actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web. Plazos: 10.ABR.2017 - 10.JUL.2017 - 10.OCT.2017 - 10.ENE.2018.
p. En cuanto a relaciones públicas: Para las actividades inherentes a relaciones públicas, contará con el apoyo del FPP. PATRICIO INOSTROZA HERNÁNDEZ. 1) Difundirá, una vez aprobada, la Cuenta Pública del Director General de la Defensa Civil de Chile año 2017.Esta actividad se efectuará vía digital a través de la página web de la Institución, publicándola en el link "Cuenta Pública". Plazo: 29.ENE.2018. 2) Toda solicitud de publicación (incluida sus fotografías) que reciba RR.PP. de las diferentes actividades, ceremonias, operativos, etc. que efectúen la sedes locales, será trabajada y acotada, para ser presentada al Subdirector, quién previo a su revisión la remitirá para Vo B°del Director General. 3) Toda publicación en la página Web y sus redes sociales asociadas a la Institución, deberá contar con la autorización del Director General y/o Subdirector, según corresponda. 4) Será responsable de mantener una página web actualizada y dinámica, difundiendo oportunamente la información del quehacer institucional a toda la comunidad. 5) Controlará el correcto uso de las redes sociales, informando al Subdirector cuando se detecten publicaciones o comentarios ¡napropiados u ofensivos en contra de la Institución y su personal, especialmente si se tratará de voluntarios activos de la Defensa Civil de Chile. F. DEPARTAMENTO LOGÍSTICO 1. Mando : ECC. LEANDRO RAYGADA CID 2. Medios : Conforme anexo N° 1 y 2. 3. Misión : a. Coordinará, dispondrá y fiscalizará durante el año 2017, las actividades logísticas y administrativas de apoyo a las gestiones que se realicen en la Dirección General y sedes locales, debiendo informar permanentemente de su cometido al Director General.
Directiva cíe Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Cliile. año 20! 7
EJEMPLAR N° JL/JL/ HOJA N° 11 / 1 8 /
Elaborará en coordinación con el DFZAS y conforme a orientaciones en fechas y plazos de presentación, los requerimientos de subvenciones municipales año 2017, efectuando un análisis de los montos adjudicados y glosas correspondientes, a fin de lograr un óptimo empleo de los recursos y de esta forma, reemplazar el equipamiento que pierda su vida útil. Plazo: Conforme a fechas fijadas por los municipios. b. Supervisará y coordinará el uso de los vehículos institucionales, para optimizar su empleo en las diferentes comisiones de servicio. Del mismo modo, controlará el cierre de las libretas y bitácoras del kilometraje recorrido por cada móvil. Plazo: Mensual (1er. día hábil del mes siguiente). c. Propondrá e! cuadro de necesidades de elementos de aseo, artículos de oficina, insumos computacionales y vales de gas de la Dirección General. Plazo: Trimestral (5to. día hábil del trimestre que se inicia). d. En cuanto al apoyo logístico y administración de bienes: 1) Propondrá al Director General el despacho, de la totalidad de elementos de vestuario, equipos e inventaríales adquiridos mediante subvenciones municipales y/o fondos internos a las diferentes sedes locales del país. Esta actividad deberá efectuarse con un plazo máximo de 15 días posterior a la recepción total en la Dirección General, de los elementos adquiridos con dichos fondos en cada caso. 2) Mantendrá actualizado un cuadro-planüla referida a la situación logística institucional, con la distribución de las especies de cargo asignadas, tanto a la Dirección General como sedes locales, y llevará el archivo con órdenes logísticas de altas, pases y bajas, recibos de cargo firmados e informes de revistas efectuadas. 3) Coordinará y solicitará a los asesores regionales y comunales, las fechas en las que cada municipio reciba los respectivos proyectos de subvención y elaborará el calendario de plazos respectivo, para el envío de la solicitud y documentación correspondiente. Plazo: 31.MAR.2017. 4) Remitirá a las sedes locales del país, los recibos actualizados de cargo formulado por la Dirección General, con ¡os movimientos de altas, pases, bajas y la codificación correspondiente de cada especie. Plazo: 28.ABR.2017. 5) Aprobada la realización de la ceremonia del 72° aniversario institucional por el Director General y conocido el recinto donde se desarrollará e! acto, efectuará las siguientes actividades ; - Solicitará parte de fuerza de los asistentes (DCI/DPROEM) - Elaborará cuadro de necesidades y presupuesto correspondiente de: vestuario y equipo, alimentación (colaciones y cóctel), transporte y locomoción. - Solicitará de los fondos necesarios para su ejecución.(DFZAS) Plazo: 19.JUN.2017. 6)
Propondrá las disposiciones para que el encargado de inventarios de la Dirección General, efectúe un control físico a todos los elementos de inventario de cargo, con la respectiva hoja mural de cada oficina o dependencia, proponiendo las especies que por su desgaste o pérdida de su vida útil, es recomendable separarlas para trámite de baja. Plazo: 21. JUL.2017.
EJEMPLAR N° 1_l 9 / HOJA N° 12 / 18 / 7) Administrará el cargo de primera respuesta, el cual se encontrará acopiado en sus almacenes, debiendo constatar cada dos meses su eficiencia y estado de conservación. 8) Publicará en la página web institucional, anualmente las subvenciones entregadas por las municipalidades, en coordinación con el DFZAS. Plazo: 20.DIC.2017. e. En cuanto a informática: 1) Mantendrá activos los canales de mensajería de comunicación interna y externa hacia el usuario y los miembros de la Institución. 2) Mantendrá activa la página web, como vitrina virtual para difundir las actividades desarrolladas por los integrantes de la Defensa Civil de Chile, en beneficio de la comunidad. 3) Supervisará permanentemente el desarrollo y adecuado funcionamiento de los sistemas informáticos, verificando que cumplan las normas establecidas, como también, velará por la eficiente utilización, seguridad y conservación del software, hardware e información. 4)
Dispondrá efectuar la materialización de los respaldos digitales, de la documentación elaborada por cada uno de los departamentos de la Dirección General. Plazo: El día 30 de cada mes.
f. En cuanto adquisiciones: 1)
Para el análisis y proposición de adquisición de vestuario y equipamiento para las sedes locales, se efectuará a través del "Comité de Subvenciones y Adquisiciones "de la Defensa Civil de Chile, dispuesta por Resolución Exenta N° 174 de 09.MAY.2016.
2) Para la tramitación y adquisición de requerimientos solicitados por las Sedes Locales y/o Dirección General, dará cumplimiento a lo dispuesto a lo establecido en la ley N° 19.886 "Ley de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios", su reglamento, dictámenes de la CGR. Y Manual de Procedimientos de adquisiciones de la Defensa Civil. 3) Dispondrá, conforme calendario que anualmente difunde la Dirección de Compras Públicas, la concurrencia del personal de la sección adquisiciones, a fin de que acrediten los conocimientos técnicos, que le permitan un adecuado desempeño en sus labores específicas. 4)
Proporcionará los antecedentes a DCONASI referidos a órdenes de compras cursadas en el período, a través del mercado público (portal Chile compra), en cumplimiento a disposiciones emanadas del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno (OF.IST 009-15 de 15.JUN.2015 del CAIGG). Plazo: Trimestralmente
G. DEPARTAMENTO CONTRALORÍA Y ASUNTOS INSTITUCIONALES 1. Mando 2. Medios 3. Misión
: PAC. CARLOS CASTRO VERGARA : Conforme anexo N° 1 y 2. :
EJEMPLAR N° J_/_9_/ HOJA N° 1 3 / 18/
a. Responderá y verificará mediante una estrategia preventiva, sobre la elaboración, implementación y fiscalización de políticas, estrategias y acciones, proponiendo como producto de su acción al Director General, disposiciones, planes, programas y medidas de control, para el fortalecimiento de la gestión institucional y el resguardo de los recursos que les han sido asignados por el Estado, en el ámbito de las actividades comunitarias, la emergencia y la protección civil. b. Cursará aquellas materias institucionales, como asimismo, asesorará en aquellos factores jurídicos que le corresponderá presentar y/o representar; asumirá tareas específicas y su relación con entidades externas tales como la Contraloría General de la República, el Servicio de Impuestos Internos, entidades con y sin fines de lucro, trámites judiciales. c. Asesorará, patrocinará y efectuará un seguimiento a aquellos casos en que la Defensa Civil de Chile intervenga en los Tribunales de Justicia de la República, cualquiera sea su calidad jurídica, debiendo reportar informes del estado de la(s) causa(s) o proceso(s) en curso. Plazo: Mensual (1er. día hábil del mes siguiente). d. Efectuará la revisión de los textos de convenio(s) y/o comodato(s), conforme a orientaciones y disposiciones emanadas por el Director General, como también cuando corresponda su renovación o revocación, derivando al asesor jurídico para que notifique su conformidad o reparos. e. Efectuará, cuando sea requerido, en conjunto con los departamentos involucrados, un estudio, evaluación y mantención del registro de los distintos convenios de cooperación, asistencia y colaboración, con diferentes entidades con o sin fines de lucro, y otras en el ámbito de la protección civil. f. En cuanto a auditoría interna: 1) Propondrá y elaborará el plan anual de auditoría, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad a los objetivos gubernamentales, ministeriales e institucionales, donde se detalla el conjunto de acciones en las áreas relacionadas con auditoria interna, gestión de riesgos y control interno, con énfasis preventivo. Plazo: 01.MAR.2017. 2) Elaborará los informes correspondientes a las auditorias que se realicen, informando los resultados al Director General y al Consejo de Auditoría de los resultados. 3) Mantendrá actualizada la información referida a la auditoría ministerial, respecto de las acciones de control interno preventivo permanente, dando cumplimiento al cuadro de reportes vigentes. g. En cuanto a asesoría jurídica: 1) Patrocinará casos en que la Defensa Civil de Chile intervenga, ya sea como demandante o demandado, ante los Tribunales de Justicia de la República. 2) Asesorará al Director General en coordinación con el Jefe del Departamento, en la redacción y revisión de los contratos, actos administrativos y demás documentos, que deba suscribir en su calidad de autoridad máxima de la Defensa Civil de Chile.
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil ele Chile, año 2017
EJEMPLAR N° JL/JL/ HOJA N° 147 18 /
3) Cuando se disponga, asesorará y elaborará informes en derecho, en aquellas materias vinculadas con la Institución, con proposición de los procedimientos y resoluciones. 4)
Informará acerca de las causas judiciales en donde la Institución se encuentre comprometida.
h. En cuanto a asuntos institucionales: 1) Desempeñará todas las funciones de naturaleza administrativa y de tramitación de la documentación proveniente de la SS.FF.AA., Fuerzas Armadas, Carabineros y otros ministerios relacionados con la protección civil. 2) Canalizará la tramitación de la documentación que corresponda llevar, en relación con áreas y materias que se originan desde la Contraloría General de la República, Juzgados y de orden jurídico en general. 3) Redactará y refrendará todo documento oficial que emane del Director General. H. DEPARTAMENTO DE FINANZAS: 1. Mando 2. Medios 3. Misiones
ECC.EDGARDO GÓMEZ MARAY Conforme anexo N° 1 y 2.
a. Responderá de todas aquellas materias relacionadas con las estrategias, para administrar de manera transparente y eficiente el patrimonio, las finanzas y los distintos recursos de la Institución, satisfaciendo a las necesidades organizacionales y reportar los resultados de administración y gestión financiera, en el ámbito de las actividades comunitarias, la emergencia y la protección civil. b. Elaborará Resolución Exenta, con las disposiciones del gasto del Fondo Fijo, año 2017. Plazo: 09 ENE.2017 I c. Elaborará y remitirá a la SS.FF.AA, el informe de ejecución presupuestaria correspondiente al ejercicio del año 2016. Plazo: 11.ENE.2017. d. Difundido el presupuesto institucional por parte de la Dirección de Presupuesto (Ministerio de Hacienda), conocido y providenciado por el Director General de la Defensa Civil de Chile, remitirá a la SS.FF.AA, la resolución exenta, con el desglose de los gastos presupuestarios, adjuntando la programación de caja anual. Plazo: 16.ENE.2017.
e. Remitirá al Depto. Recursos Humanos la Resolución Exenta del Director General, con el desglose del monto asignado por concepto del presupuesto año 2017, para la publicación en la página web, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley N° 20.285. Plazo: 16.ENE. 2017.
f. Preverá la realización de las rendiciones de cuenta Trimestral en las fechas que se indican, exposición que será dada a conocer a todo el personal de la Dirección General, de tal forma de dar a conocer la administración, gestión financiera y uso de los recursos asignados a la Institución:
Direcliva cíe Actividades Anuales de Id Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° Rendición Rendición Rendición Rendición
correspondiente correspondiente correspondiente correspondiente
al al al al
7 / 9 / HOJA N° 15 / 18 / 12. ABR.2017. 12. JUL.2017. 12. OCT.2017. 10. ENE. 2018.
1°Trimestre 2°Trimestre 3°Trimestre 4°Trimestre
g. Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes y sus estados de avance : Plazo: 2do informe estado de avance
1er informe estado de avance
31. MAY.2017. 31. JUL. 2017.
Ser informe estado de avance 4to informe estado de avance 5to informe estado de avance
29. SEP.2017. 30. NOV.2017. 20. DIC .2017.
h. Remitirá a la SS.FF.AA., previa revisión del Subdirector y visto bueno del Director Genera!, los siguientes documentos: Plazo: - Informe de ejecución presupuestario. Mensualmente (5to día hábil). - Proyecto de presupuesto institucional - 2018. Plazo; 17.MAY.2017. i. Fiscalizará los gastos e inversiones que se utilicen con el ítem gastos menores (fondo fijo), presentando el resumen del gasto rendido conforme al formato establecido y monto estipulado en la Resolución Exenta respectiva. Del mismo modo, deberá considerar que cualquier otorgamiento de fondos, debe ser autorizado en forma previa y exclusivamente por el Director General. j. Trimestralmente actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web, para su publicación por parte del Depto. Recursos Humanos. Plazos: 10.ABR.2017 - 10.JUL.2017 - 10.OCT.2017 - 10.ENE.2018. SECRETARÍA GENERAL 1. Mando 2. Medios 3. Misiones
ECH. ADRIANA CRUCES AGUAYO Conforme anexo N° 1 y 2.
a. En coordinación con encargada de la Oficina de Partes, verificará el cierre anual del registro digital de la documentación año 2016, debiendo efectuar el respaldo correspondiente con el encargado de informática de la Dirección General. Plazo: 10.ENE.2017. b. Actualizará, el registro de autoridades y personalidades relacionadas con la Defensa Civil de Chile. Plazo: 30.ENE.2017.
c. Efectuará el archivo y custodia de la documentación pasiva año 2016, conforme a los procedimientos establecidos. Plazo: 15.MAR.2017.
d. Será la responsable del protocolo en ceremonias y actos que organice la DCCH. y la confirmación de asistencia de los invitados.
Directivo de Actividades A minies de la Dirección Genera/ de ¡o Defensa Civil de Chile, año 20! 7
EJEMPLAR N° JL/JL/ HOJA N° 1 6 / 1 8 7 e. Realizará los respaldos digitales de la documentación, que trabaje la secretaría y en especial de la que disponga el Director General. Plazo: Primer día hábil del mes. f. Será responsable de los cargos de inventario de la Oficina de la Secretaria General y Dirección, formulados conforme a la plancheta correspondiente. g. Llevará la agenda del Director Genera!, considerando audiencias con autoridades civiles y militares, organismos gubernamentales y actividades de la Dirección General, debiendo actualizarla permanentemente. h. Mantendrá una base de datos con antecedentes de las Fuerzas Armadas, Carabineros y Policía de Investigaciones de Chile, considerando entre otros los siguientes antecedentes : -Mandos institucionales. -Comandantes de unidades divisionarias y regimentarías i. Mantendrá una base de datos con antecedentes de importancia para el Director General, considerando entre otros : 1) Intendencias 2) Gobernaciones 3) Alcaldías 4) Concejales j. Llevará al día la relación del personal de cumpleaños debiendo proponer el saludo correspondiente por parte del Director General. k. Mantendrá una relación de todo aquel personal relacionado con la Institución, externo de la Dirección General, que cumpla años, proponiendo la respectiva tarjeta de saludo. I. Propondrá las tarjetas de saludo protocolar a las instituciones que se encuentren de aniversario y las autoridades gubernamentales y de las FF.AA., presentándolas al Director General con 15 días de antelación. J.
ASESORES REGIONALES Y COMUNALES
1. Mando 2. Medios 3. Misiones
Asesores Regionales y Comunales
a. Representar al Director General en las respectivas sedes locales, con ocasión de ceremonias, visitas inspectivas u otras actividades del servicio b. Deberán tener permanente contacto con los Comandante Locales y Jefes de Sede, a objeto de conocer el funcionamiento, competencias y capacidades de cada sede. c. Tendrán la misión de canalizar y controlar el cumplimiento de las disposiciones, requerimientos y plazos dispuestos por la Dirección General. d. Deberán controlar las actividades de instrucción, servicios y operativos que efectúe la sede, en especial la planificación de empleo en la emergencia y participación del Comandante Local y/o Jefe de Sede en los Comité de Protección Civil y Emergencia a nivel comunal.
Directiva de Actividades Anuales de Iti Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N°
/ L / HOJA N° 1 7 / 1 8 /
e. En cada oportunidad que visite la sede, al margen de entregas o revistas de cargo, deberá interactuar con el voluntariado, a fin de interiorizarse del funcionamiento de la sede, atender inquietudes y verificar el estado de ánimo y moral de los voluntarios, ello permitirá detectar oportunamente situaciones anómalas que puedan afectar el rodaje y prestigio institucional. f. Será el responsable de evaluar el desempeño del Comandante Loca!. X. MATERIAS COMUNES: 1. Los Jefes de Departamentos considerarán que las misiones, tareas y sus respectivos plazos, dispuestos en la presente directiva, deben considerarse complementarias a las responsabilidades permanentes definidas en el Manual Orgánico y Funcionamiento de la Dirección General , Procedimientos Permanentes Institucionales y otras disposiciones que se encuentre vigentes, respecto de las funciones específicas que debe cumplir cada departamento. 2. Los Jefes de Departamentos, entregarán a la Subdirección, los antecedentes correspondientes, para la formulación del proyecto de presupuesto de la Institución para el año 2018. Plazo: 28.ABR.2017. 3. Dispondrán al encargado de la documentación de cada departamento, materializar mensualmente con e! Departamento Logístico (Informática) el respaldo digital de la documentación de importancia elaborada por cada uno de ellos. Plazo: El día 30 de cada mes 4. Los Jefes de Departamentos, remitirán al DRRHH. el último día hábil de cada mes, un informe de desempeño y las actividades más relevantes del personal a honorarios, conforme a modelo establecido. 5. Los Jefes de Departamentos remitirán digítalmente en documento Word (incluido respaldos gráficos y fotografías) a la Subdirección, todas ¡as actividades relevantes efectuadas en el presente año, en sus respectivas áreas, como también aquellas de importancia nacional para la Defensa Civil de Chile, incorporando materias relativas a personal, presupuestos, subvenciones municipales, proyectos adjudicados y otros, a fin de ser consideradas en la Cuenta Pública Anual Institucional año 2017. Plazo: 15.DIC.2017
6. La presente directiva tendrá vigencia desde el 01. ENE. 201 7 y hasta e! 31.DIC.2017. IV.
MATERIAS ADMINISTRATIVAS Y LOGÍSTICAS. A.
ADMINISTRATIVAS.
Todas las actividades de carácter administrativo, se efectuarán conforme a los procedimientos normales dispuestos para la Dirección General en su normativa vigente, basados fundamentalmente en la transparencia, honestidad y una conducta funcionaría intachable que debe tener todo el personal integrante de la Defensa Civil de Chile. B.
LOGÍSTICAS
Todos los requerimientos de apoyo logístico, se efectuarán conforme a la
Direclmi de Actividades Anuales de ¡a Dirección Cent-Tal de la /.V/mm Civil Je Chile, año 20/7
EJEMPLAR N° _5_/_9_/ HOJA N° 1 8 / 1 8 / ~T~
reglamentación , procedimientos normales y canales establecidos para el desarrollo de las actividades institucionales.
V.
ENLACE COORDINACIÓN Y MANDO A.
ENLACE Conforme a procedimientos normales utilizados (telefonía fija, móvil, correo institucional y red de telecomunicaciones).
B.
COORDINACIÓN A través del Subdirector.
C.
MANDO Director G
da B. O'Higgins/N0 1170, 10 piso).
Director General De énsa Civil de Chile
ANEXOS: 1. ORGANIGRAMA DGDCCH 2017. 2. ENCUADRAMIENTO DGDCCH AÑO 2017. 3. CALENDARIO DE PLAZOS. DISTRIBUCIÓN: 1. DIRECCIÓN GENERAL (SECRETGRAL) 2. SUBDIRECCIÓN 3. DEPTO. GESTIÓN Y PROYECTOS INSTITUCIONALES 4. DEPTO. COORDINACIÓN INSTITUCIONAL. 5. DEPTO. LOGÍSTICA 6. DEPTO. RECURSOS HUMANOS 7. DEPTO. CONTRALORÍA Y ASUNTOS INSTITUCIONALES 8. DEPTO. FINANZAS 9. DEPTO. PROTECC.CIVIL Y EMERGENCIAS (Archivo) 9 Ejs/18 Hjs MQT/pog.
AUTENTICADO
V
MANUAL ¡QUINTANA TEPPER Subdirector Defensa Civil de Chile
Directiva de actividades anuales de !a Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
ANEXO N° 1
DIRECCIÓN GENERAL DEFENSA CIVIL DE CHILE ORGÁNICA 2017
SECRETARIA GENERAL DGDCCH
DIRECTOR CONTRALORIA Y ASUNTOS INSTITUCIONALES
SECRETARIA
DEPARTAMENTO PROTECCIÓN CIVIL Y EMERGENCIAS
DEPARTAMENTO GESTIÓN Y PROYECTOS
SUBDIRECTOR
DEPARTAMENTO COORDINACIÓN INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO LOGÍSTICA
DEPARTAMENTO FINANZAS
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N
HOJA N°
I2
ANEXO N°2
ENCUADRAMIENTO DE PERSONAL DGDCCH. AÑO 2017.
1. DIRECCIÓN GENERAL DIRECTOR GENERAL SECRETARIA SECRETARIA OF. DE PARTES ESTAFETA ASISTENTE
CRL. JULIO OSVALDO VALDES VIVEROS ECH. ADRIANA ALIDA CRUCES AGUAYO ECH. CECILIA DEL C. VARGAS BUSTOS ECH. ÓSCAR JESÚS GODOY GÓMEZ ECH. RAMÓN ANTONIO HEVIA SÁNCHEZ
2. DEPARTAMENTO CONTRALORÍA Y ASUNTOS INSTITUCIONALES JEFE DEPARTAMENTO CONTRALORÍA ABOGADO
PAC. CARLOS ALBERTO CASTRO VERGARA PAC. CARLOS ROBERTO RAMÍREZ BURBOA ECH. CARLOS HUGO DÍAZ SÁNCHEZ
3. SUBDIRECCIÓN SUBDIRECTOR SECRETARIO PROCESO RIESGO Y RRPP
ECC. MANUEL JESÚS QUINTANA TEPPER PAC. HÉCTOR A. SALGADO JORQUERA ECP. PATRICIO INOSTROZA HERNÁNDEZ
4. DEPARTAMENTO GESTIÓN Y PROYECTO JEFE DEPARTAMENTO SECC. PROYECTOS
PAC. PATRICIO FREZ SILVA SG1. ALEXIS W. GONZÁLEZ ALVARADO
5. DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN CIVIL Y EMERGENCIAS JEFE DEPARTAMENTO SECC. ESTUDIOS
ECH. PEDRO EDUARDO OPAZO GALLARDO ECH. PEDRO HUGO PUENTES LUENGO
6. DEPARTAMENTO COORDINACIÓN INSTITUCIONAL JEFE DEPARTAMENTO COORDINADOR REGIONAL
COORDINADOR V REGIÓN COMUNICACIONES
PAC. CARLOS MANUEL DIEZ EGAÑA PAC. JOSÉ LUIS CARDOZA DÍAZ PAC. MARIO S. IBARRA RIVEROS PAC. JOAQUÍN E. ARA YA HERMOSILLA ECH. RAÚL H. VALENZUELA SÁNCHEZ ECH. LUIS A BENÍTEZ SALVADOR ECH. JOSÉ M. PAREDES ESCpBAR ECH. RENE A. FUENTES VICUÑA
7. DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS JEFE DEPARTAMENTO SECC. ADM. DE PERSONAL SECC. GESTIÓN RRHH SECC. ATENCIÓN CIUDADANA
ECC. ALFREDO F. MORALES SOTO ECH. CARLOS H. HERRERA MARTÍNEZ ECC. EVA G. REBOLLEDO MARTÍNEZ PAC. JUAN CARLOS VILLALÓN ÁNGULO
8. DEPARTAMENTO LQGÍSTICO JEFE DEPARTAMENTO SECCIÓN APOYO NACIONAL
ECC. LEANDRO ARIEL RAYGADA CID PAC. ANTONIO DEL T. MUÑOZ PONCE
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de ¡a Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° _j(_/_9_/ HOJA N° 2J2J ANEXO N° 2
SUBVENCIONES MUNICIPALES VESTUARIO Y EQUIPO COMPUTACIÓN TELEFONÍA TÉCNICO COMPUTACIÓN APOYO DIRECCIÓN GRL. VM
ECH. EUGENIO C. CASTRO LORCA PAC. VÍCTOR R. MACÍAS REYES PAC. CARLOS VALDEBENITO CAMPOS ECH VÍCTpR CAMPUSANO CAMPUSANO PAC. JOSÉ O. SAAVEDRA QUINTANA
SECCIÓN ADQUISICIONES SECC. RECURSOS FISCALES SECC. RECURS. EXTRA INST. SECC. GESTIÓN CONTRATOS SECC. TRASPORTE CONDUCTOR
ECH. PAC. ECH. ECC. ECC.
ROBINSON W. GARRIDO VENEGAS MIGUEL A. LEIVA BASTÍAS RAMÓN E. VALDEBENITO CIFUENTES ÓSCAR CASTILLO TORO GUILLERMO PARADA MIRANDA
ECC. ECH PAC. ECC. ECH.
EDGARDO ANTONIO GÓMEZ MARAY JORGE P. BENAVIDES BARRIENTOS DAVID EDUARDO LILLO MUÑOZ IVON KARINAALCAYAGA ABARCA LUIS BECERRA MIRANDA
9. DEPARTAMENTO DE FINANZAS JEFE DEPARTAMENTO PRESUPUESTO INST. SECCIÓN SUBVENCIONES SECCIÓN CONTABILIDAD CONTABILIDAD
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N
HOJA N°
/8/
ANEXO N ° 3
CALENDARIO DE PLAZOS A.
B.
SUBDIRECTOR MATERIA
PLAZO
- Verificará el cumplimiento de plazos establecidos por presente directiva anual. -Efectuará el respaldo digital con encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por la Subdirección. Propondrá al Director General - Programa preliminar ceremonia aniversario institucional. - Reunión Comisión Procesos de Riesgos (CAIGG) Propondrá al Director Genera! : - Proyecto de presupuesto institucional año 2018 - Reunión Comisión Procesos de Riesgos (CAIGG) Propondrá al Director General: - Programa de instrucción Sedes Locales año 2018 Propondrá a! Director General : - Directiva de actividades anuales de la dirección general para el año 2018 - Reunión Comisión Procesos de Riesgos (CAIGG) Propondrá al Director General para Vo B° y publicación; - Cuenta Pública Anual Institucional año 2017.
Día 15 de cada mes 30 de cada mes 02.MAY.2017 21. MAR. 2017 17.MAY.2017 28.JUN.2017 10.NOV.2017
30.NOV.2017 14.DIC.2017
20.ENE.2018
DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INSTITUCIONAL MATERIA - Efectuará el respaldo digital con encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto. - Remitirá el informe del personal de honorarios a DRR.HH. - Informe 2° Semestre 2016 de las Sedes Locales - Actualización Plan de Telecomunicaciones - Ejercicio Telecomunicaciones con sedes locales frecuencia VHF. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Plan de Protección Civil actualizado por cada sede.
PLAZO 30 de cada mes 30 de cada mes 30. ENE. 2017 31.MAR.2017 26.ABR.2017 28.ABR.2017 28.ABR.2017
- Ejercicio Telecomunicaciones con sedes locales frecuencia HF.
29.JUN.2017
- Instrucción de radioperadores sedes R.M.
22.JUL-2017
- Informe 1er. Semestre 2017 de las Sedes Locales - Ejercicio comunicaciones con sedes locales con teléfonos satelitales. - Ejercicio Telecomunicaciones con sedes locales frecuencia VHF y HF. - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección.
31.JUL.2017 17.AGO.2017 30.NOV.2017 15.DIC.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° _7_/_9_/ HOJA N° _2_/_8_/ ANEXO N° 3
C.
DEPARTAMENTO DE PROTECCIÓN CIVIL Y EMERGENCIAS MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes
- Remitirá el informe del personal de honorarios a DRR.HH.
30 de cada mes
- Será el responsable de activar el centro de mando y control de emergencia de la Dirección General (CEMACODi) cuando el Director General lo disponga, en situaciones de emergencia o eventos de gran magnitud, considerando como base cuando se produzca un sismo qrado 7,5 v/o superior v presunción de tsunami , manteniendo permanente enlace con los centros de mando y control de las sedes locales (CEMACOSE) que se conformen. - Presentará al Subdirector Plan de Trabajo para actualización del MOF. Déla DGDCCH. - Propondrá al Director Genera! programa de ejecución de seminario para Comandante Locales y Jefes de Sede 2017. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Elaborará conforme orientaciones del Director General las disposiciones para el 72° aniversario institucional. - Propondrá el Programa de Capacitación, Instrucción y Entrenamiento Operacionaí para sedes locales año 2018. - Propondrá al Subdirector la Directiva para Actividades Anuales de la Dirección General. - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. D.
31.MAR.2017 13.ABR.2017 28.ABR.2017 01.JUN.2017 10.NOV.2017 30.NOV.2017 15.DiC.2017
DEPARTAMENTO GESTIÓN Y PROYECTOS INSTITUCIONALES MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes 30 de cada mes
- Remitirá el informe del personal de honorarios a DRR.HH. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Remitirá los antecedentes para Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. E.
Hasta 2 hrs. después del comunicado
28.ABR.2017 15.DIC.2017
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, ano 2017
EJEMPLAR N° 7 / 9 / M O J A N 0 3 / 8 / ANEXO N° 3
MATERIA
PLAZO
- Controlará los informes de trabajo que mensualmente debe presentar el personal contratado a honorarios, documentación que deberá ser visada previamente por el respectivo jefe de departamento. ___ _____ - Controlará la elaboración de cheques, informes mensuales de comprobación de saldos, conciliaciones bancarias de la cuenta de remuneraciones y trámites bancarios, como también, el pago y liquidaciones de sueldos (transferencias y boletas electrónicas), pagos previsionales, primas de seguros y entrega de antecedentes de remuneraciones, para considerar en el informe mensual de ejecución presupuestario, que elabora y remite el DFZAS para la SS.FF.AA.
Mensual (1er. día hábil del mes siguiente)
- Elaborará y remitirá el estado de fuerza del personal de la Dirección Genera! de la Defensa Civil de Chile, a ía Contraloría General de la República. - Llevará el control permanente de feriado pendiente que mantenga el personal, como también el permiso administrativo.
- Revisará diariamente los libros de registro y control del personal a contrata (DCCH y COP) y honorarios (DCCH), debiendo presentarlos para el control del Subdirector y Director General. - Publicará trimestralmente en la página web institucional, los antecedentes actualizados de la fuerza del personal a contrata y honorarios de la Defensa Civil de Chile (Ley N° 20.285) - Dispondrá que el encargado de informática, efectúe un chequeo permanente del correcto funcionamiento de la página web institucional. - Dispondrá la elaboración de los informes, para la declaración jurada anual sobre rentas y retenciones de impuestos del personal remunerado de la Dirección General. - Consolidará la actualización de la totalidad de la Bases de Datos de las sedes locales a nivel nacional, conforme a formato entregado por DRRHH. - Publicará en coordinación con DFZAS. la actualización del "Informe de ejecución presupuestaria ", en la página web institucional. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Como una forma de incentivo y reconocer el trabajo realizado, previa coordinación con el DCI, propondrá una nómina con ios comandantes locales destacados, para aprobación del Director General y posterior información al mando institucional que corresponda.
Mensual (2do. Día hábil del mes siguiente).
Mensual (Ser. día hábil del mes siguiente). Mensual (4to. día hábil del mes siguiente). Mensualmente al Subdirector (hasta el 05 de cada mes) Trimestralmente al Director General 10 primeros días de cada trimestre. Semanalmente 15.MAR.2017 15.MAR.2017
10.ABR.2017 28.ABR.2017
29.MAY.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de ¡a Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° ^J_QJ HOJA N° _4/JL/ ANEXO N° 3
MATERIA Remitirá a la Dirección General de Movilización Nacional de los siguientes documentos : - Relación de disponibles acuartelados 2017. - Relación de disponibles que cumplieron el período de prestación de servicios, 2016/2017 - Propondrá el cuadro resumen de necesidades de medallas por años de servicio (10, 20 y 30) y diplomas (5 años), para el voluntariado de las sedes locales. - Publicará en coordinación con DFZAS. la actualización del "Informe de ejecución presupuestaria ", en la página web institucional. - Propondrá oficio a ia SS.FF.AA. solicitando a la DGMN. Las necesidades institucionales de disponibles para el año 2018. - Publicará en coordinación con DFZAS. la actualización del "Informe de ejecución presupuestaria ", en la página web institucional. Propondrá la elaboración de la orden de encuadramiento del personal para el año 2018. - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. - Una vez aprobada por el Director General, publicará la Cuenta Pública Anual año 2017 en la página web institucional. F.
PLAZO
29.MAY.2017
29.MAY.2017
10.JUL.2017
29.SEP.2017
10.OCT.2017
04.DIC.2017 15.DIC.2017
29.ENE.2018
DEPARTAMENTO LOGÍSTICA MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes 30 de cada mes
- Remitirá el informe del personal de honorarios a DRR.HH. - Supervisará y coordinará el uso de los vehículos institucionales, para optimizar su empleo en las diferentes comisiones de servicio. Del mismo modo, controlará el cierre de las libretas y bitácoras del kilometraje recorrido por cada móvil. - Dispondrá efectuar la materialización de los respaldos digitales, de !a documentación elaborada por cada uno de los departamentos de la Dirección General. - Propondrá el cuadro de necesidades de elementos de aseo, artículos de oficina, ¡nsumos computacionales y vales de gas de la Dirección General. - Proporcionará a DCONASI los antecedentes referidos a órdenes de compras cursadas en el período, a través del mercado público (Portal Chile compra), en cumplimiento a disposiciones emanadas del Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno. (CAIGG). - Coordinará y solicitará a los asesores regionales y comunales, las fechas en que cada municipio reciba los respectivos proyectos de subvención y elaborará el calendario
Mensual (1er. día hábil del mes siguiente) 30 de cada mes Trimestral (5to. día hábil del trimestre que se inicia). Trimestral (6to. Día hábil del trimestre que se inicia). 31.MAR.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° jL/_9_/ HOJA N° _5_/JL/ ANEXO N° 3
MATERIA de plazos, para el envió de la solicitud y documentación correspondiente. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Remitirá a las sedes locales del país, los recibos actualizados de cargo formulado por la dirección general, con los movimientos de altas pases, bajas y la codificación correspondiente a cada especie. - Aprobada la realización de la ceremonia del 72° aniversario institucional , elaborará el cuadro de necesidades y el presupuesto correspondiente para la ejecución de dicha actividad - Propondrá las disposiciones para que el encargado de inventarios de la Dirección General, efectúe un control físico a todos los elementos de inventario de cargo, con la respectiva hoja mural de cada oficina o dependencia, proponiendo las especies que por su desgaste o pérdida de su vida útil, es recomendable separarlas para trámite de baja. - Remitirá antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. - Publicará en la página Web institucional las subvenciones entregadas en el año 2017 por las diferentes municipalidades, en coordinación con el Depto. Finanzas
G.
PLAZO
28.ABR.2017
28.ABR.2017
19.JUN.2017
21. JUL.2017
15.DIC.2017 20.DIC.2017
DEPARTAMENTO CONTRALORIA Y ASUNTOS INTERNOS MATERIA
PLAZO
- Efectuará respaldo digital con el encargado de informática , de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes
- Remitirá el informe del personal de honorarios a DRR.HH.
30 de cada mes
- Asesorará, patrocinará y efectuará un seguimiento a aquellos casos en que la Defensa Civil de Chile intervenga en los Tribunales de Justicia de la República, cualquiera sea su calidad jurídica, debiendo reportar informes del estado de la(s) causa(s) o proceso(s) en curso. - Propondrá y elaborará el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad a los objetivos gubernamentales, ministeriales e institucionales, donde se detalla el conjunto de acciones en las áreas relacionadas con auditoria interna, gestión de riesgos y control interno, con énfasis preventivo. - Remitirá los antecedentes para el proyecto presupuesto 2018 a la Subdirección. - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección.
Mensual (1er. Día hábil del mes siguiente).
01.MAR.2017
28.ABR.2017 15.DIC.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N°
?/ 9 / HOJA N° 6 / 8 / ANEXO N° 3
H.
DEPARTAMENTO DE FINANZAS Y ADQUISICIONES: MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por el Depto.
30 de cada mes 30 de cada mes
- Remitirá informe del personal de honorarios a DRR.HH. - Remitirá a la SS.FF.AA., previa revisión del Subdirector y visto bueno del Director General, lo siguiente : Informe de ejecución presupuestario. - Elaborará Res. Ex. con las disposiciones del gasto del Fondo Fijo para el año 2017. - Elaborará y remitirá a la SS.FF.AA., el informe de ejecución presupuestaria correspondiente al ejercicio del año 2016. - Difundido el presupuesto institucional por parte de la Dirección de Presupuesto (Ministerio de Hacienda), conocido y providenciado por el Director General, remitirá a la SS.FF.AA., la resolución exenta con desglose de los gastos presupuestarios, adjuntando la programación de caja anual. - Remitirá al Dpto. Recursos Humanos la resolución exenta del Director General, con el desglose del monto asignado por concepto del presupuesto año 2017, para la publicación en la página web, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley N° 20.285. En coordinación con el Depto. Recursos Humanos actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web. - Rendición de cuentas correspondiente al 1°Trimestre
Mensualmente (5to día hábil) 09 ENE.2017 11.ENE.2017
16. ENE. 2017
16.ENE.2017
10.ABR.2017 12. ABR.2017
- Remitirá a la SS.FF.AA, previa revisión del Subdirector y visto bueno del Director General, los siguientes documentos: Proyecto de presupuesto institucional - 2018 - Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901 798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes estados de avance: 1er informe estado de avance - En coordinación con el Depto. Recursos Humanos actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web.
31. MAY.2017
- Rendición de cuentas correspondiente al 2°Trimestre
12. JUL.2017
- Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901 798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes estados de avance: 2do. informe estado de avance - Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901 798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y
17.MAY.2017
10.JUL.2017
31. JUL.2017
29. SEP.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° _£j_JL/ HOJA N° 7JAJ ANEXO N D 3
MATERIA gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes estados de avance: 3er. informe estado de avance - En coordinación con el Depto. Recursos Humanos actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web. - Rendición de cuentas correspondiente al 3er. trimestre - Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes estados de avance: 4to. informe estado de avance - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. - Supervisará los movimientos contables de la cuenta N°901798-4 "Subvenciones", efectuando las rendiciones de cuentas documentadas sobre los montos otorgados y gastados, para lo cual deberá considerar los siguientes informes estados de avance: 5to. informe estado de avance
PLAZO
10.OCT.2017 12. OCT.2017
30.NOV.2017
15.DIC.2017
20.DIC.2017
- Rendición de cuentas correspondiente al 4to. trimestre
10.ENE.2018
- En coordinación con el Depto. Recursos Humanos actualizará, el "Informe de ejecución presupuestaria", en la página web.
10.ENE.2018
SECRETARIA GENERAL
MATERIA
PLAZO
- Efectuará el respaldo digital con el encargado de informática, de la documentación de importancia trabajada por la secretaría.
30 de cada mes
- Control cierre anual registro digital oficina de partes. -Actualizará, el registro de autoridades y personalidades relacionadas con la Defensa Civil de Chile. - Efectuará el archivo y custodia la documentación pasiva de! año 2016 conforme a los procedimientos establecidos. - Remitirá los antecedentes para la Cuenta Pública Institucional 2017 a la Subdirección. J.
10.ENE.2017
30. ENE. 2017 15. MAR. 2017 15.DIC.2017
ASESORES REGIONALES Y COMUNALES
MATERIA
PLAZO
- Informe 2do. Semestre 2016, gestión y funcionamiento de las sedes locales.
30.ENE.2017
Directiva de Actividades Anuales de la Dirección General de la Defensa Civil de Chile, año 2017
EJEMPLAR N° 7_/_9_/HOJA N° JL/JL/ ANEXO N° 3
MATERIA
PLAZO
- Base de datos actualizada de personal de las sedes locales
15.MAR.2017
- Programa anual de instrucción de las sedes locales
30.MAR.2017
- Fechas de recepción de subvenciones municipales de cada sede local. - Remitir copia de Plan de Protección civil actualizado de cada sede, conforme a su empleo comunal.
30.MAR.2017 28.ABR.2017
- Relación de persona! de disponibles acuartelados año 2017.
Hasta 30 días después del proceso
- Relación para licénciamiento de disponibles 2016/2017.
02.MAY.2017
- Relación de disponibles que no cumplió con el periodo 2016/2017.
02.MAY.2017
- Solicitud de medallas por años de servicios
02.MAY.2017
- Informe 1er. Semestre 2017, gestión y funcionamiento de las sedes locales.
31.JUL.2017