Eine f端r alle
Gemeinsame Urlaubs- und Vertretungsplanung
gut, gern und wohlbehalten arbeiten im Evang.-Luth. Dekanatsbezirk Weilheim
Evangelisch-Lutherisches Dekanat Weilheim
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Inhalt Eine für alle! Vorab Allerdings Und so könnte es gehen „Gemeinschafts-Dienst“ Was braucht es, damit das System klappt Und nicht vergessen Zu guter Letzt
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Impressum Herausgeber: Evang.-Luth. Dekanat Weilheim, Am Öferl 8, 82362 Weilheim Redaktion: Michael Stein Layout: Diakon Norbert Räbiger Diese Broschüre ist nur für den internen Gebrauch im Evang.-Luth. Dekanat Weilheim (Pfarrkapitel und theologisch-pädagogisch Mitarbeitende im Gemeindedienst) bestimmt. Eine Weiteregabe an Außenstehende bedarf der Zustimmung des Redakteurs. Titelbild: © Trueffelpix - Fotolia.com
Eine für alle! Früher: Jede/r sitzt am Telefon, schreibt E-Mails … das dauert, bis endlich jemand gefunden ist, der während des eigenen Urlaubs, während einer Fortbildung oder während … die Vertretung übernehmen kann und will. Jetzt: Am Anfang des Jahres melde ich meine An- und Abwesenheitszeiten. In den Wochen, in denen ich weg bin, informiere ich kurz vorher den/die Kollegen/in (… und wegen der Lesbarkeit beschränke ich mich im Folgenden auf eine „Geschlechterform“ — die jeweils andere denke sich jeder nach Gutdünken selbst mit ), der „Gemeinschafts-Dienst“ hat, bzw. in den Wochen, in den ich „dran bin“, bekomme ich eine Meldung von denen, die „dann mal weg sind …“ Alles sehr entspannt, ganz relaxed … und man kann sich ohne schlechtes Gewissen und gemischte Gefühle aufmachen und unter Gottes wunderbarem Himmelszelt Urlaub machen und neu zu Kräften kommen! Darum hier: Eine „Anleitung“, wie eine gemeinsame Urlaubs- und Vertretungsplanung klappen kann. Michael Stein michael.stein@elkb.de
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Vorab Man tue sich mit ungefähr sechs bis acht Pfarrern zusammen (bzw. auch Kollegen anderer Berufsgruppen, die Seelsorge und Beerdigungen in ihrem Dienstauftrag haben). Fallen in den jeweiligen Gemeinden besonders viele Bestattungen an, macht es vermutlich Sinn, sogar zu zehnt zu sein. Günstig ist es, wenn diese einigermaßen nah beieinander Dienst tun, also in Nachbargemeinden oder Regionen. Aber es geht auch „auf Distanz“, im Grunde auch über Dekanats- oder Kirchenkreisgrenzen hinweg. (… grenzwertig dürften einfache Fahrzeiten von über einer Stunde sein.) Ganz besonders günstig ist es, wenn auch Kolleginnen mit dabei sind, die mit ihrem Urlaub nicht an die Schulferien gebunden sind! Und ganz bestimmt besonders wichtig: eine gute Portion gegenseitiges Vertrauen, Zuverlässigkeit, Wertschätzung und kollegiale Einstellung … und das Bewusstsein, dass wir uns mit so einer Vertretungsregelung gegenseitig wirklich was richtig Gutes tun. Dieses System ist für nichtplanbare Kasualien (Bestattungen, Nottaufen …) und dringende Seelsorgefälle gedacht. Mehr kann und will es zunächst einmal nicht leisten.
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Allerdings E iner muss es machen, nennen wir ihn einfach mal „Koordinator“, das heißt: bei ihm laufen die Daten und Termine zusammen, er verteilt die „Prioritäten“ bei den „Gemeinschafts-Diensten“ so gerecht und fair wie möglich und er gibt den Plan an alle Beteiligten, das Dekanat, gegebenenfalls (nach Absprache) auch noch an die betroffenen Bestattungsunternehmen weiter. Vielleicht können die anderen ihn dafür ja auch einmal entlasten, einen Gottesdienst übernehmen, oder eine Taufe, Hochzeit, Beerdigung, oder …
Und so könnte es gehen Zu einem guten Gelingen benötigt man zunächst: einen übersichtlichen Jahreskalender bzw. Jahresplaner mit Wocheneinteilung und allen Urlaubs- und Feiertagen. … und einer Spalte bzw. Zeile für jede Kollegin, die mitmacht. … der lässt sich auf dem Computer ganz einfach selbst „stricken“ … z. B. so …
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(hier ein einzelnes bereits fertig ausgefülltes Beispielblatt mit der Ver
„Gemeinschafts-Dienst“ für den Südzipfel – Dekana Mai bis Juli 2015
19. Woche 4.5. – 10.5. Freie Tage / Ferien Pfr.in. Susi Sorglos Pfr. Ulf Urlaub Diakon Stefan Strand KH-Pfr. Rick Reise Pfr.in Maike Morgenluft Pfr. Ferdi Fernweh Pfr. Bernd Bergfex Zusätzlich angefragt:
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20. Woche 11.5. – 17.5.
21. Woche 18.5. – 24.5.
22. Woche 25.5. – 31.
14.5. Himmelfahrt P2 Bis 4.5.
Pfings
Ab 14.5. (n.d.Go.) bis 17.5. P1
P1 P1
P2 P2
rteilung für die Pfingstzeit 2015 …)
at Lutherland
e .5.
23. Woche 1.6. – 7.6.
24. Woche 8.6. – 14.6.
25. Woche 15.6. – 21.6.
26. Woche 22.6. – 28.6.
27. Woche 29.6. – 5.7.
st- ferien 3.-7.6. DEKT
P1 P1
Bis 23.6. Ab 24.6. P2 P2
Bis 2.6. 3.-7.6. DEKT
? P2
Bis 4.6. P1 Ab 5.6. P1 P2: (Ruheständlerin)
Renate Rente
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A m besten bereits im Januar/Februar (nach den Weihnachtsferien halt …) überlegt sich jeder seine Urlaubswochen (dazu auch Fortbildungen, Gemeindereisen, längere Gremientreffen, etc.) und gibt die Termine an den Koordinator weiter. Gibt es Wochen, die noch unklar sind … auch benennen! H at der Koordinator alle Termine beisammen, werden sie in den Plan eingetragen (im Beispielplan: grün — anwesend; rot — abwesend, gelb — noch fraglich). Dann verschafft er sich einen Überblick. 1. Sind immer genügend Kolleginnen „daheim“ (also „grün“)? Für ein Gebiet mit „normalem“ Aufkommen an Bestattungen genügen da zwei, bei wirklich hohem Aufkommen wohl drei. 2. Ist immer mindestens ein Kollege auch über die Wochenwechsel „daheim“? (Für den Fall, dass Bestattungen in der einen Woche angefragt werden, aber erst in der darauf folgenden Woche stattfinden.) Wenn beide Fragen mit „ja“ beantwortet werden können: wunderbar; wenn sich tatsächlich einmal ein „nein“ ergibt, muss der Koordinator nun doch Kollegen ansprechen, die (zusätzlich) aushelfen können (Ruheständlerinnen, Kollegen in Sonderpfarrämtern …)1
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Unser Erfahrungswert nach drei Jahren Praxis war dies nur ein einziges Mal für die Schnittstelle an einer Wochen-Grenze nötig!
Und jetzt kommt das kleine „Kunststück“: Der Koordinator verteilt für jede Woche, in der Bedarf besteht, den „Gemeinschafts-Dienst“ und zwar mit unterschiedlichen „Prioritäten“: eine der Kolleginnen hat Priorität 1 (P1) und ist grundsätzlich die erste Ansprechpartnerin für in dieser Woche anfallende Bestattungen. Daneben gibt es immer noch einen der Kollegen mit Priorität 2 (P2), der von ihm angesprochen werden kann, wenn einfach zu viele Bestattungen für eine anfallen oder unglückseligerweise zwei auf denselben Termin fallen. (Und wenn tatsächlich regelmäßig sehr viele Bestattungen anfallen, macht es eben vermutlich Sinn, auch noch P3 einzuteilen.) P1 kümmert sich auch um die „Übergabe“, wenn eine Bestattung in seiner Woche anfällt, aber erst in der darauf folgenden Woche gehalten wird.
Was ist für den Koordinator beim Verteilen des „Gemeinschafts-Dienstes“ zu beachten? Natürlich soll er die „Gemeinschafts-Dienste“ soweit es geht fair und gerecht verteilen. Wobei der tatsächliche Arbeitsanfall für die Einzelne im Vorhinein ja gar nicht fest steht. Eine hat vier Wochen P1 im Jahr und es fällt nicht eine einzige Bestattung an … und bei einem kommen in zwei Wochen drei herein … (C’est la vie!) D abei sollte natürlich auch beachtet werden, wie groß der Dienstumfang der einzelnen eigentlich ist: Wenn möglich sollte jemand mit nur 50 % Dienstauftrag auch nur halb so oft für P1 oder P2 eingeteilt werden, wie jemand mit einer vollen Stelle.
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Vielleicht kann im Sinne kollegialer Unterstützung beim Einteilen sogar auf den familiären Hintergrund geachtet werden: Es könnte zum Beispiel Sinn machen, jemanden mit jüngeren Schulkindern eher für P1 während der Schulzeit einzutragen, wenn die Kleinen im Kindergarten oder der Schule sind, und nicht unbedingt in den Ferien, wo die Kinder zu Hause Betreuung brauchen. Hat jemand keine (kleineren) Kinder zu betreuen, macht es ihm vielleicht nichts aus, vermehrt „Gemeinschafts-Dienst“ in den Ferien zu übernehmen. W ichtig: Miteinander reden … ein bisschen Fingerspitzengefühl … und sich als Koordinator immer zurückmelden lassen, ob der Plan für alle so passt. Bei Bedarf macht es auch Sinn, sich ab und zu einmal bei einer gemeinsamen Tasse Kaffee/Tee zusammenzusetzen und auftretende Probleme zu besprechen (… was dem kollegialen Miteinander sowieso von Zeit zu Zeit gut tut). W as auch noch hilft: Eine kurze Zusammenstellung für alle Beteiligten, wann wer P1 oder P2 (oder auch P3) hat, die könnte beispielsweise so aussehen:
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Hier umgesetzt anhand des dargestellten Beispielplans für die Pfingstzeit 2015:
„Gemeinschafts-Dienst“ von ... bis ... : - 2015 Erste/r und zweite/r Ansprechpartner/in = P1 bzw. P2: Pfr.in. Susi Sorglos Pfr. Ulf Urlaub Diakon Stefan Strand KH-Pfr. Rick Reise Pfr.in Maike Morgenluft Pfr. Ferdi Fernweh Pfr. Bernd Bergfex
100 %
P2: 11.-18.5.
P1: 15.-21.6.
50 %
P1: 1.-7.6.
100 %
P1: 11.-17.5.
P2: 8.-14.6.
100 %
P1: 4.-10.5.
P2: 15.-21.6.
75 %
P1: 25.-31.5.
P2: 22.-28.6.
75 %
P1: 8.-14.6.
100 %
P2: 25.-31.5.
P1: 22.-28.6.
Zusätzlich macht: - Renate Rente: „P2“ vom 1.-7.6.
Unwägbarkeiten: Natürlich wird auch mal jemand krank … da hilft dem Betroffenen ein Blick in den Plan, um herauszubekommen, wer den für anstehende Kasualien ansprechbar wäre. Und wenn P1 krank würde … wäre ja P2 da … und wenn tatsächlich einmal beide … dann muss in diesem doch sehr unwahrscheinlichen Fall einmal herumtelefoniert werden.
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Was braucht es, damit das System klappt Eine klare Absprache mit der Dekanin (bzw. dem Dienststellenleiter): Das System des „Gemeinschafts-Dienstes“ muss natürlich mit der jeweils gebräuchlichen Handhabung der Urlaubsbeantragung harmonieren. Im einfachsten Fall wird der Plan für den „Gemeinschafts-Dienst“ einfach vom Koordinator ins Dekanat übermittelt, und in den Anträgen (Urlaub, Fortbildung, Befreiung vom Dienst vor Ort, etc.) wird dann, statt jeweils einzeln die Vertreter zu benennen, einfach nur noch auf den Plan verwiesen. Aber dies Prozedere muss wie gesagt jeweils an die Gepflogenheiten vor Ort angepasst und mit der Dekanin abgestimmt werden. Und dann eine ganz große Hilfe: eine „Beschreibung“, wie in den verschiedenen betroffenen Gemeinden und Kirchen Bestattungen bzw. Urnenbeisetzungen in der Regel gestaltet werden. Dazu gehören: Anfahrtsbeschreibung, Kontaktdaten Pfarramt, Messner, Organist, gegebenenfalls klare Regelungen, ob der Sarg in der Kirche aufgestellt werden darf, eventuell Übersicht über die Kasualgebühren, liturgische Hinweise, falls Musik elektronisch zugespielt wird, entsprechende Aufstellung der verfügbaren Musikstücke und Lieder Hinweis, ob Gesangbücher vorhanden sind (und welche) … und was sonst eben noch wichtig sein könnte. Diese Übersicht muss einmal am Anfang erstellt werden und sollte jedes Jahr dann jeweils aktualisiert und einmal an alle Beteiligten per E-Mail verschickt werden.
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Und nicht vergessen 4 - 5 Tage vor der eigenen Abreise eine kurze Nachricht an die P1-Kollegen, dass man demnächst „verschwindet“, mit der Bitte um Bestätigung — dass ist so eine Art „Erinner-mich“ und zugleich der „Sicherheitsgurt“, falls a) tatsächlich beim Planen ein Fehler aufgetreten ist und b) tatsächlich überhaupt keiner ihn beim Gegencheck bemerkt hat. J eder der mitmacht, sollte das eigene Pfarramt informieren, wie die Vertretung geregelt ist (!) … und natürlich bei Abreise den eigenen Anrufbeantworter mit den Zeitfenstern und den Kontaktdaten der P1-Kollegen besprechen.
Und dann … … „ab in den Urlaub“ … und dann erholt und ☻ wiederkommen!
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Foto: Michael Stein
Zu guter Letzt Wir haben dieses System für die gemeinsame Urlaubsplanung seit 2013 in der Region Nord des Dekanats Weilheim praktiziert. Natürlich haben auch wir zwischendurch „nachjustiert“ und das eine oder andere noch verbessert. Vor allem aber haben wir damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Natürlich gibt es bestimmt noch Ideen, wie man das ganze noch einfacher, besser, sicherer … machen kann. Ich würde mich freuen, entsprechende Rückmeldungen zu bekommen. Und natürlich kann man sich auch überlegen, ob sich dieses System noch ausweiten bzw. verfeinern lässt: z. B. in Richtung auf einzelne freie Tage und Wochenenden, … oder als Art Notfallseelsorgeplan, als Grundlage für einen gemeinsamen Gottesdienst- bzw. Kasulalienplan (Taufen und Hochzeiten) in den Ferienzeiten … oder, oder, oder … und auch das würde mich natürlich sehr interessieren. Auf ein gutes Gelingen, gute und wohlbefindliche Arbeitsund erholsame Urlaubstage! Michael Stein michael.stein@elkb.de
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