ห น้ า | 1
เอกสารประกอบการบรรยาย การใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2007 เบืองต้น รู้จกั กับฐานข้อมูล ฐานข้อมูลเป็นเครืองมือสําหรับการเก็บรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกียวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสังซือ หรือสิงอืนใดก็ได้ ฐานข้อมูลจํานวนมากเริมมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรือโปรแกรม กระดาษคํานวณ เมือรายการมีขนาดใหญ่ขนึ ความซําซ้อนและความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลจะเริมปรากฏขึน การดูขอ้ มูล ในฟอร์มรายการเริมไม่เข้าใจ และมีขอ้ จํากัดในการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลมาตรวจทาน เมือป ัญหาดังกล่าวเกิดขึ น แล้ว จึงเป็นการดีทจะโอนถ่ ี ายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลทีสร้างขึนด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล รู้จกั กับโปรแกรม Microsoft Access เป็ นชุดโปรแกรมทีถูกพัฒนาขึนมาเพือใช้สําหรับการจัดการข้อมูลทีมีรูปแบบเป็ นตารางให้ถูก แปลงและจัดเก็บเอาไว้เป็นรูปแบบของตารางฐานข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูล ซึงง่ายสําหรับผูท้ ต้ี องการจัดทําฐานข้อมูลเพือใช้ ในการจัดเก็บข้อมูลอย่างง่ายและไม่มคี วามซับซ้อนมาก โดยมีจุดเด่นคือ สามารถสร้างแบบสอบถาม (Query), สร้างหน้าจอ สําหรับโต้ตอบกับผูใ้ ช้ (Form), รายงานนํ าเสนอ (Report) หรือแม้แต่แผนภูมนิ ํ าเสนอ (Charts) ก็สามารถสร้างได้เช่นกัน นอกจากนียังสามารถนําฐานข้อมูลเหล่านีไปประยุกต์ใช้กบั โปรแกรมทีพัฒนามาจากแหล่งอืนๆได้ดว้ ย และจุดทีสําคัญคือ จัดระเบียบและเรียกดูขอ้ มูลด้วยวิธตี ่างๆได้นนเอง ั ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางไว้ในแฟ้ มข้อมูลเดียว พร้อมกับวัตถุอนด้ ื วย เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล โดยฐานข้อมูลทีสร้างในรูปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็ น .accdb และฐานข้อมูลทีสร้างในรูปแบบของ Access รุ่น ก่อนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้ มเป็ น .mdb โดยสามารถใช้ Access 2007สร้างแฟ้ มข้อมูลในรูปแบบแฟ้ มของรุ่นก่อนหน้าได้ (ตัวอย่างเช่น Access 2000 และ Access 2002-2003) การใช้งานโปรแกรม 1. ฐานข้อมูลและตารางข้อมูล ตารางฐานข้อมูลจะมีลกั ษณะคล้ายกับกระดาษคํานวณ นันคือข้อมูลจะถูกเก็บไว้ในแถวและคอลัมน์ ดังนัน จึงเป็ นเรือง ค่อนข้างง่ายในการนําเข้าข้อมูลจากกระดาษคํานวณไปยังตารางฐานข้อมูล โดยข้อแตกต่างทีสําคัญระหว่างการเก็บข้อมูลของ คุณในกระดาษคํานวณและการเก็บในฐานข้อมูลจะอยู่ทวิี ธกี ารจัดระเบียบข้อมูล เมือต้องการความยืดหยุ่ นสําหรับฐานข้อมูลให้มากทีสุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลงในตารางเพือไม่ให้เกิดความ ซําซ้อน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะเก็บข้อมูลเกียวกับพนักงาน ควรป้ อนข้อมูลของพนักงานแต่ละคนเข้าไปในตารางทีใช้เก็บ ข้อมูลพนักงานเพียงครังเดียว ข้อมูลเกียวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บในตารางของผลิตภัณฑ์ และข้อมูลเกียวกับทีอยู่ของสาขาจะ เก็บในตารางอืน กระบวนการนีเรียกว่า การทํา Normalization แต่ละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็นหนึงระเบียน ระเบียนคือทีทีใช้เก็บข้อมูลแต่ละส่วน แต่ละระเบียนจะประกอบด้วย เขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางหนึงทีชือ "พนักงาน" ซึงแต่ละระเบียน (แถว) จะมีขอ้ มูลต่างๆ เกียวกับพนักงานหนึงคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์ ) จะมีชนิดข้อมูล ทีต่างกัน เช่น ชือ นามสกุล ทีอยู่ และอืนๆ เขตข้อมูลนันต้องได้รบั การออกแบบให้มชี นิดข้อมูลทีแน่ นอน ไม่ว่าจะเป็ น ข้อความ วันทีหรือเวลา ตัวเลข หรือชนิดข้อมูลอืนๆ
ห น้ า | 2 1.1 การสร้างฐานข้อมูล
- ภาพ 11. คลิกที “สร้างฐานข้อมูลเปล่า” 2. ตังชือฐานข้อมูล 3. กรณี เลือกทีจัดเก็บข้อมูล 3.1 ตังชือฐานข้อมูล 3.2 เลือกประเภทการบันทึกฐานข้อมูล 3.3 กด “ตกลง” เพือบันทึก
-ภาพ 24. กด “สร้าง” เพือสร้างฐานข้อมูล
ห น้ า | 3
-ภาพ 3ระบบก็จะทําการสร้างฐานข้อมูลขึนมาให้ 1 ฐานข้อมูล ( ชือฐานข้อมูล.accdb ) พร้อมด้วยตารางข้อมูลเปล่ามาให้ ด้วย( Table 1 ) (ภาพ 3) 1.2 การสร้างตารางข้อมูล หลังจากทีได้ฐานข้อมูลแล้ว ขันตอนการสร้างตารางสามารถทําได้โดยให้เลือกที tab “สร้าง” จากนันเลือกที icon “ตาราง” (ภาพ 4) แล้ว จากนัน ระบบจะทําการสร้างตารางขึนมาให้ 1 ตารางซึงเป็นตารางเปล่าเช่นกัน(ภาพ 3)
-ภาพ 41.3 การเพิมเขตข้อมูล หลังจากทีได้ตารางมาแล้ว ขันตอนต่อมาคือการสร้างเขตข้อมูล โดยทัวไปหลังจากสร้างตาราง ระบบจะทําการ สร้างเขตข้อมูลมาให้อยู่แล้ว 1 เขตข้อมูล คือ เขตข้อมูล “ID” ซึงสร้างขึนมาเพือใช้อา้ งอิงระเบียนข้อมูลทีถูกบันทึกไว้ในแต่ละ ระเบียน เพือไม่ให้ขอ้ มูลทีมีอยู่เกิดความซําซ้อนกัน ในกรณีทีมีขอ้ มูลชุดเดียวกันบรรจุอยู่ นอกจากนี ตัวมันเองยังทําหน้าที เป็นคีย์หลักเพือใช้สาํ หรับการเชือมข้อมูลกันระหว่างแต่ละตารางอีกด้วย โดยขันตอนการเพิมเขตข้อมูลสามารถทําได้ดงั นี
ห น้ า | 4
-ภาพ 5ไปทีแผ่นตารางข้อมูล แล้วคลิกขวาที tab ชือตาราง จากนันเลือกทีเมนู “มุมมองออกแบบ” แล้วระบบจะให้ทํา การตังชือตาราง(ภาพ 6) เมือตังเสร็จแล้วกด “ตกลง” ก็จะเข้าสูห่ น้ามุมมองออกแบบของตารางนี (ภาพ 7)
-ภาพ 6-
ห น้ า | 5 -ภาพ 7ทีหน้าออกแบบจะประกอบด้วย 4 ส่วนหลักๆ ได้แก่
1
2
3
4
-ภาพ 81. ชือเขตข้อมูล เป็นการสร้างชือไว้สําหรับอ้างถึงเขตข้อมูลนันๆ ข้อแนะนํา ควรตังให้เป็นภาษาอังกฤษและ สือความหมายให้เข้าใจได้ชดั เจน 2. ชนิดของข้อมูล เป็นการเลือกชนิดของข้อมูลทีต้องการเก็บ โดยแต่ละชนิดมีความหมายดังนี ประเภท
ขนาด
Text
สูงสุด 255 ตัวอักษร
Memo
สูงสุด 65,635 ตัวอักษร
Number
1 – 8 ไบท์
Date/Time
8 ไบท์
ความหมาย ตัวอักษร ตัวเลข หรือเครืองหมายต่างๆ ทีไม่ได้ใช้ในการคํานวณ ตัวหนังสือ หรือตัวเลขทีเป็ นคําอธิบาย หรือบักทึกทีมีความยาวมากๆ ข้อมูลตัวเลขทังจํานวนเต็ม หรือทศนิยม ทีต้องใช้ในการคํานวณ ดังนี 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Byte : ตัวเลขจํานวนเต็ม 0-255 Integer : จํานวนเต็ม -32,768 ถึง 32,768 Long integer : จํานวนเต็ม -2,147,483,648 ถึง 2,147,483,647 Single : เก็บตัวเลขทศนิยม 7 ตําแหน่ง Double : เก็บตัวเลขทศนิยม 15 ตําแหน่ง Decimal : เก็บตัวเลขทศนิยม 28 ตําแหน่ง
วันทีและเวลาซึงมีรูปแบบการแสดงผลหลายแบบ และสามารถกําหนดแบบของการ
ห น้ า | 6
Currency Auto Number
8 ไบท์ 4 Byte
Yes/No
1 บิท
OLE Object Hyperlink Lookup Wizard Attachment
1 GB สูงสุด 2,048 ตัวอักษร 4 ไบท์
แสดงผลเองได้ เก็บข้อมูลทีเป็ นจํานวนเงิน เพือป้ องกันเรืองการป ัดเศษทศนิยม กําหนดตัวเลขทีเรียงลําดับต่อเนืองกันโดยอัตโนมัติ โดยโปรแกรม เก็บข้อมูลในรูปทีเป็ นได้ 2 อย่าง เช่น จริง/เท็จ ชาย/หญิง ถูก/ผิด เก็บข้อมูลทีถูกสร้างโดยโปรแกรมอืน เช่น รูปภาพ เป็ นต้น จุด Link ต่างๆ ข้อมูลทีเลือกจากตารางอืนๆ ทีสัมพันธ์กนั เก็บข้อมูลทีเป็ นรูปภาพ
3. คําอธิบายเขตข้อมูล ใช้สาํ หรับอธิบายความหมายของแต่ละเขตข้อมูล 4. คุณสมบัตเิ ขตข้อมูล จะเป็นส่วนของการกําหนดคุณสมบัตเิ พิมเติมให้กบั แต่ละเขตข้อมูลนัน โดยมี รายละเอียดดังนี ขนาดเขตข้อมูล รูปแบบ คําอธิบาย ชือแสดงแทน ค่าเริมต้น ข้อความตรวจสอบ จําเป็น อนุญาตให้เป็นศูนย์
ขนาดของ ตามชนิดทีเลือกไว้ใน ชนิดข้อมูล รูปแบบของข้อมูลใน Field นัน ๆ รูแปแบบทีใช้บงั คับป้ อนข้อมูล เช่น กําหนดให้ป้ อนได้เฉพาะตัวเลขได้ไม่เกิน 5ตัวเลข ป้ ายชือทีติดแทนชือ Field ทีหัวคอลัมนืเมือแสดงข้อมูลแบบ Datasheet View การกําหนดค่าเริมต้น แสดงกรอบข้อความเมือข้อมูลทีป้ อนเข้าไปไม่เป็นไปตามเงือนไงทีกําหนดไว้ใน Validation Rule กําหนดว่าต้องป้ อนข้อมูลหรือไม่ กําหนดว่าสามารถป้ อนค่าว่าง (Null Value) ได้หรือไม่
1.4 การบันทึกตารางข้อมูล 1. คลิกที icon บันทึก 2. ตังชือตาราง 3. ตกลง เพือบันทึก
-ภาพ 9-
ห น้ า | 7 2. ฟอร์ม ในบางครังฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็ น "หน้าจอสําหรับป้ อนข้อมูล" ซึงเป็ นส่วนติดต่อทีคุณใช้ทํางานกับข้อมูลของคุณ และฟอร์มมักมีปุ ่ มคําสังทีใช้ดําเนินการคําสังได้หลากหลายคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์มด้วยการแก้ไข ข้อมูลของคุณอย่างง่ายๆ ในแผ่นข้อมูลตาราง อย่างไรก็ตาม ผูใ้ ช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ต้องการทีจะใช้ฟอร์มเพือดู ป้ อนข้อมูล และแก้ไขข้อมูลในตารางมากกว่า ฟอร์มจะให้รูปแบบทีง่ายต่อการใช้สําหรับทํางานกับข้อมูล และคุณสามารถเพิมองค์ประกอบการใช้งาน เช่น ปุ ่ ม คําสัง ลงในฟอร์มได้ดว้ ย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กบั ปุ ่ มต่างๆเพือใช้กําหนดว่าจะให้ขอ้ มูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิ ด ฟอร์มหรือรายงานอืนๆ หรือดําเนินงานอืนหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีฟอร์มชือ "ฟอร์มลูกค้า" ทีคุณใช้ ทํางานกับข้อมูลลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ ่มทีใช้เปิดฟอร์มใบสังซือทีคุณสามารถป้ อนรายการสังซือใหม่สําหรับลูกค้ารายนัน ได้ นอกจากนี ฟอร์มยังอนุญาตให้คณ ุ สามารถควบคุมวิธที ผูี ใ้ ช้รายอืนจะโต้ตอบกับข้อมูลในฐานข้อมูลด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มทีแสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุ ญาตให้มกี ารดําเนินการได้เพียงบางอย่างเท่านัน สิงนีจะช่ว ย ป้ องกันข้อมูลและทําให้แน่ใจได้วา่ ข้อมูลจะถูกป้ อนอย่างถูกต้อง 2.1 การสร้างฟอร์มเอง 1. เลือกตารางทีต้องการสร้าง 2. เลือก สร้าง 3. เลือกที icon ฟอร์ม
-ภาพ 10-
ห น้ า | 8 4. บันทึก ฟอร์ม
-ภาพ 112.2 การสร้าง ฟอร์มด้วย wizard
-ภาพ 12-
ห น้ า | 9 1. เลือก สร้าง 2. เลือก form wizard 3. เลือกตารางทีต้องการ 4. เลือกเขตข้อมูลทีต้องการให้แสดงใน ฟอร์ม 5. เลือก ถัดไป
-ภาพ 136. เลือกรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูล 7. เลือก ถัดไป
-ภาพ 14-
ห น้ า | 10 8. เลือกรูปแบบของ ฟอร์ม 9. เลือก ถัดไป
-ภาพ 1510. ตังชือให้กบั ฟอร์ม 11. เลือกที เสร็จสิน
-ภาพ 16-
ห น้ า | 11 3. รายงาน รายงานเป็นสิงทีคุณใช้เพือสรุปและนําเสนอข้อมูลในตาราง บ่อยครังทีรายงานจะตอบคําถามตามทีระบุไว้ เช่น "เรา รับเงินจากลูกค้าแต่ละรายเป็ นจํานวนเท่าไรในปี นี " หรือ "ลูกค้าของเราอยู่ทีเมืองใดบ้าง" แต่ละรายงานสามารถกําหนด รูปแบบให้นําเสนอข้อมูลในรูปแบบทีอ่านง่ายทีสุดได้ รายงานสามารถถูกเรียกใช้เวลาใดก็ได้ และจะแสดงข้อมูลป ัจจุบ นั ในฐานข้อมูลเสมอ โดยทัวไปรายงานจะถู ก จัดรูปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แต่คณ ุ ก็ยงั สามารถดูรายงานบนหน้าจอ ส่งออกไปยังโปรแกรมอืน หรือส่งเป็ นข้อความ อีเมล์ได้เช่นกัน 3.1 การสร้างรายงานเอง
-ภาพ 17โดยเลือกที สร้าง จากนันก็เลือกที icon รายงาน จากนัน ระบบก็จะแสดงหน้ารายงานเปล่าขึนมา
-ภาพ 18หากต้องการบันทึกรายงาน ก็เพียงทําตามขึนตอนดังภาพ 18 ซึงวิธกี ารบันทึกจะเหมือนกับการบันทึกฟอร์ม นันเอง
ห น้ า | 12 3.2 การสร้างรายงานด้วย wizard
-ภาพ 191. เลือกที สร้าง 2. เลือกที Report wizard 3. เลือกตารางทีต้องการออกรายงาน 4. เลือกเขตข้อมูลทีต้องการใช้งาน 5. เลือก ถัดไป
-ภาพ 206. เลือกการอ้างอิงจากข้อมูล
ห น้ า | 13
-ภาพ 217. เลือกการจัดกลุ่มของข้อมูลทีจะแสดง 8. คลิกปุ ่ม ถัดไป (Next)
-ภาพ 229. เลือกรูปแบบเค้าโครงและรูปแบบการวาง คลิกปุ ่ ม ถัดไป(Next)
-ภาพ 23-
ห น้ า | 14 10. เลือกรูปแบบ คลิกปุ ่ม ถัดไป (Next)
-ภาพ 2411.ตังชือรายงาน
-ภาพ 25-