Miniboekje Nooit meer een volle inbox

minder-mail-miniboekje

Nooit meer een volle inbox!

Columns van Taco Oosterkamp en een artikel van Jim Stolze

1 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 1

22-03-11 12:25

* Gebruik deze cijfers als uw baas zich hardop afvraagt of dit seminar nou wel echt nodig is

2 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 2

22-03-11 12:25

Postvak In (389). Ongelezen. En alle ‘gelezen-maar-nog-niets-mee-gedaan’ berichten staan daar gezellig tussendoor. De gemiddelde manager is een kwart van de werkdag (2 uur!) kwijt aan het verwerken van e-mail. E-mail moet u productiever maken, uw werk vergemakkelijken, niet uw werkdag verstoren.

Stelt u toch eens voor. Een lege inbox, waarin alleen nuttige en relevante berichten binnenstromen. Zodat u tijd overhoudt om te werken. Het kan! Nederland heeft twee top-experts in het slimmer gebruiken van e-mail: Taco Oosterkamp en Jim Stolze. Zij zijn uw redders in nood.

Taco Oosterkamp, auteur van ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’, heeft al menig manager verlost van een verstikkende inbox. Hij is expert in slimmer en productiever werken en de koning van de sneltoets. Zijn levensmotto is: ‘muizen is voor mietjes’.

Jim Stolze schreef het boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox?’ en liet zich daarvoor vrijwillig 40 dagen afsluiten van alle online activiteiten. Geen e-mail, geen Google, helemaal niets. Dat is nogal wat voor iemand die aan het roer stond van www.startpagina.nl.

Wat doet dat met je?

Op het seminar ‘Nooit meer een volle inbox!’ staan zij samen op het podium en geven u een overvolle gereedschapskist om veel tijdwinst te behalen met e-mail. In dit miniboekje vindt u vast een voorproefje: enkele tips, columns van Taco en een paper van Jim. Zo kunt u vast een begin maken met het leegmaken van uw inbox. En daarmee uw hoofd.

Veel leesplezier!

DenkProducties www.volleinbox.nl 3 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 3

22-03-11 12:25

4 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 4

22-03-11 12:25

Taco Oosterkamp is hard op weg de nieuwe timemanagementgoeroe van Nederland te worden.

Dagblad de Stentor

Taco Oosterkamp is expert in slimmer werken. In zijn boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ beschrijft hij onder andere hoe u Outlook zo inricht dat u supersnel en efficiënt uw mail en taken verwerkt.

Taco richtte het bureau meereffect op, waarmee hij managers traint/coacht in het – dramatisch – verhogen van hun productiviteit.

Hij geeft u tijdens het seminar een rondleiding langs alle geheime functies en sluiproutes van Outlook. U kent nog maar een fractie van de mogelijkheden om sneller en slimmer te mailen.

5 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 5

22-03-11 12:25

6 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 6

22-03-11 12:25

Slimmer werken krijgt door Jim Stolze een gezicht en we kijken na zijn bezoek met een andere blik naar onze inbox.

Elisabeth Verheijen, PR Adviseur bij Het PR Bureau.

Jim Stolze schreef de bestseller ‘Hoe overleef ik mijn inbox?’. Hij onderging daarvoor een bijzonder expe­riment: gedurende 40 dagen trok hij de stekker uit zijn mailbox en alle andere internetactiviteiten.

Dat is hele opgave voor iemand die jarenlang aan het hoofd stond van www.startpagina.nl. Tijdens het seminar gaat Jim in op de Grote Vragen rond e-mail: hoe kunt u uw collega’s (her)opvoeden? Hoe ontdoet u uw mailbox van allerlei futiliteiten en wis­ se­wasjes? Hoe maakt u van e-mail weer de ‘produc­ ti­v­­i­teitsverbeteraar’ waar het ooit voor bedacht is?

7 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 7

22-03-11 12:25

Ik ben de afgelopen weken 150 managers bij een groot Nederlands bedrijf aan het chanteren.

Komende vrijdag stap ik namelijk met een bos bloemen, een taart en een hotelbon in de auto, rij ik naar het werkadres van een nietsvermoedende professional van dat bedrijf en ga ik zijn of haar werkplek inspecteren. Â Wie het precies wordt weet ik nu nog niet. Dat laat ik de computer bepalen vlak voor ik weg rij. Ik weet al wel wat ik ga inspecteren: of de gelukkige geen mail ouder dan 36 uur in haar Outlook inbox heeft staan, of ze een zogenaamde Wachten Op Lijst bijhoudt en of haar Agenda en Takenlijst op orde zijn. Zo niet, dan ook geen cadeaus. Â Die dingen zijn namelijk de beste manieren om met e-mail om te gaan. En in het seminar wat ik vorige maand bij datzelfde bedrijf hield, heb ik in een uurtje uitgelegd hoe dat werkt en wat voor voordelen het heeft. Iedereen ging de zaal uit met een exemplaar van mijn boek, een stukje software om Outlook automatisch goed in te richten, een abonnement op een website met kleine videootjes waarin ik het nog een keer uitleg en een heleboel andere on-line ondersteuning achteraf.

8 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 8

22-03-11 12:25

column taco oosterkamp

En nu ga ik de gelukkige blij maken met een e-mailloos weekend voor twee personen in een vijfsterrenhotel (Als je geen e-mail hebt is het wel zo leuk om met z’n tweeën te gaan, natuurlijk).

‘Te veel e-mail’ is ondertussen zo’n beetje klacht numero 1 in het moderne leven. Op de voet gevolgd door ‘geen tijd meer voor m’n echte werk’. En het frappante is, dat Outlook een ongelofelijke hoeveelheid mogelijkheden heeft om die e-mailstroom in veel soepeler banen te geleiden, maar dat bijna niemand weet hoe je die tools ook gebruikt (“Tjonge Taco, dat is totaal nieuw voor me - dat dat kan.”).

Maar dat is nog niet het enige: als ik het eenmaal heb laten zien en uitgelegd blijkt het nog steeds lastig te zijn om wat tijd vrij te maken om er écht mee te gaan werken.

En nu ben ik dus heel benieuwd of ik die bloemen, taart en bon met recht kan overhandigen aan een blije manager. Dat zou een mooi begin van de zomer zijn.

Alt+

F1

Verbergen en tonen van het Navigatiedeelvenster in Outlook 9 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 9

22-03-11 12:25

column taco oosterkamp Computers zouden zorgen voor het paperless office. En ook voor zoveel vrije tijd, dat we van verveling niet meer zouden weten wat we moesten doen. In principe zijn die voorspellingen wel uitgekomen, maar dan precies in de tegenovergestelde richting: ik zie bij veel klanten meer papier dan ooit tevoren en het woord ‘onthaasten’ staat ook niet voor niks in de Dikke Van Dale.

Ik weet natuurlijk niet hoe het met u persoonlijk zit, maar bijna alle collegaondernemers die ik ken zouden best wat extra tijd kunnen gebruiken, of wat extra rust. Helaas is minder doen niet echt een eenvoudige optie in een wereld met wereldwijde concurrentie, veeleisende klanten en een overheid die nieuwe regelgeving over ons uitstort zoals Prins Carnaval confetti.

Het leuke van het MKB is dat u zelf een heleboel invloed heeft op hoe slim er gewerkt wordt. Want daar zal het dan toch van moeten komen: 10 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 10

22-03-11 12:25

met minder tijd meer bereiken. Bij marketing hebben we daar sinds het boekje van Karen Romme zelfs een aparte naam voor: calimeromarketing.

Maar wat voor marketing geldt, geldt overal: als het slimmer kan — waarom dan niet? De hamvraag: hoe krijg ik die grijze cellen in beweging?

Een boer vertelde me ooit met veel plezier het verhaal van een student uit de stad die bij hem vakantiewerk kwam doen. Dat leek een tricky combinatie, totdat deze jongen één baal stro onder de balenpers op de grond liet liggen. De volgende baal viel daar netjes bovenop, zodat deze bolleboos minder diep hoefde te bukken. Wie lui is moet slim zijn. En vaak is de verbetering te vinden in kleine dingen.

U kunt ook de beschikbare tijd inkorten. Stel dat u nooit meer mag overwerken. Hoe zou dat dan moeten? Wat zou u veranderen om dat vol te houden? Of wanneer u uzelf nog maar één uur de tijd geeft voor een klus, in plaats van de gebruikelijke drie uur, wat zou u dan doen om dat doel te halen?

Een tijdje in de gaten houden waar de bottlenecks in uw eigen werkproces zitten levert vast genoeg aanknopingspunten om dingen te verbeteren. Bij

Alt+

F2

veel kenniswerkers zal het dan gaan om het elke dag sneller leegmaken van de e-mail inbox. Dat kan gelukkig heel goed met Outlook.

Nee, hard werken alleen is niet genoeg. Dan was u allang rijk geweest en had u vast andere dingen gedaan met deze 5 minuten.

Verbergen en tonen van de Takenbalk in Outlook 11

Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 11

22-03-11 12:25

paper jim stolze Volgens internetdeskundige Jim Stolze is het tijd voor wat meer gezond verstand in internetland. “We kunnen de televisie niet aanzetten of we worden geïnformeerd over gezond eten, calorieën tellen en verantwoord omgaan met onze voeding. Als we met een zelfde urgentie kijken naar de manier waarop we digitaal communiceren, kunnen we Nederland ook bevrijden van de wurggreep die e-mail heet. Het is tijd dat met name kantoormedewerkers serieus gaan kijken naar hun e-maildieet.”

12 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 12

22-03-11 12:25

Niet meer, maar slimmer mailen Brits onderzoek toont aan dat op een gemiddelde werkdag ongeveer een uur arbeidsproductiviteit wordt verprutst doordat medewerkers niet hebben geleerd om te filteren, zich overvallen voelen door de hoeveelheid informatie en er nooit gesproken is over email-etiquette bij het bedrijf.

“Dat bedoel ik ook met gezond verstand. Meer dan 70% van de ondervraagden vindt dat zijn collega te veel mails verstuurd.

Grappig dat men dus wel klaagt als men de ‘ontvanger’ is, maar dat direct vergeten wordt zodra men de rol van ‘verzender’ aanneemt. Het slachtoffer is dus wel degelijk tegelijkertijd dader.”

Gezond verstand zou je moeten helpen om te beoordelen wanneer je een e-mail juist wel of niet moet versturen. Stolze ontwikkelde een speciale placemat waarop tips staan om niet teveel of te onduidelijk te versturen. Want daar zit de crux: hoe slechter jij mailt, hoe meer mail je terugkrijgt. Klagen over een volle inbox is dus voor een deel klagen over jezelf.

Tips bij het versturen E-mail is een prachtig medium om jouw document of boodschap bij iemand anders te krijgen, terwijl je tijd en plaats overbrugt. Toch is er een set ongeschreven regels waar je rekening mee moet houden zodat jouw e-mail iets verduidelijkt en niet vertroebelt. De volgende tips komen uit het boek ‘Hoe overleef ik mijn Inbox?’: 13 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 13

22-03-11 12:25

Tip #14: de ideale e-mail… lengte doet ertoe Het klinkt misschien wat vreemd, maar sommige mensen roepen zelf een volle mailbox over zich af. Hun e-mailberichten zijn dan vaak te kort of onduidelijk. Op die manier werkt e-mail alleen maar averechts. Probeer iets meer tijd te steken in het opstellen van je berichten. Maak je duidelijk wat je wilt? Geef je antwoord op de vraag? Ben je concreet genoeg? Mailtjes met het bericht: ‘Ja, dat ga ik doen,’ hebben een heel ander effect op de ontvanger dan: ‘Ik heb het gedaan.’ Het ene voorbeeld vraag om een nieuwe vraag, het andere voorbeeld sluit de kwestie.

Een ander punt: hoe lang moet een e-mail zijn? Het moet in elk geval geen eenregelig mailtje zijn. Afgezien van mailtjes zoals: ‘Ik ben even naar het postkantoor,’ roepen ultrakorte mailtjes meer vragen op dan ze beantwoorden. De ontvangende partij kan de summiere boodschap bijvoorbeeld verkeerd interpreteren, waardoor een misverstand ontstaat. Of de ontvanger kan (via e-mail) om een verduidelijking vragen, wat dus weer leidt tot extra mailverkeer. Een e-mail langer dan vier alinea’s zit weer aan de andere kant van het spectrum. Vraag je heel serieus af of je wel zo veel tekst wilt versturen. In de praktijk worden alleen de eerste paar alinea’s gelezen en vervolgens wordt met de muis naar beneden gescrold. Sowieso is het beter om niet te mailen als je zo’n verhaal kwijt moet. Ga gewoon lekker langs of bel de persoon in kwestie op.

14 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 14

22-03-11 12:25

paper jim stolze

Tip #15: kies je onderwerpregel Zorg dat je bij het opstellen van een e-mailbericht al in de onderwerpregel duidelijk maakt wat de intentie van je e-mailbericht is. Dat kan met woorden: “Spoed: gegevens van je belastingaangifte,” of: “Leuk: foto’s vakantie.” Nog slimmer is echter om met de mensen met wie je vaak mailt afspraken te maken over hoe je de titels gebruikt. In sommige bedrijven is er zelfs beleid opgesteld waarin beschreven staat hoe iedere medewerker met e-mail om hoort te gaan.

Kantoor-padvindersboek Als je op kantoor werkt, kun je bijvoorbeeld onderling een ‘air’- afspraak maken: A = voor actie vereist, I = ter informatie en R = reactie gewenst op termijn. Op die manier kan de ontvangende partij zijn inbox scannen om te zien welke berichten de hoogste prioriteit verdienen, welke hij nog even moet bewaren en welke e-mails na lezing het archief in kunnen.

Tip #17: verstuurd geen ongevraagde CC’s Op kantoor is het een beruchte strategie: zodra een e-mailconversatie moeilijk dreigt te worden, wordt terloops een sluw gekozen hogergeplaatste ingekopieerd. Het is alsof de verzender op dat moment hulp gaat vragen bij zijn grote broer. De ontvanger zal zich niet laten kennen en zijn e-mail ook weer ‘reply to all’ verzenden, inclusief hogergeplaatsten.

Geen wonder dat iedereen klaagt over de CC-cultuur.

15 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 15

22-03-11 12:25

De betekenis van CC gaat terug naar de tijd van de typemachine met carbonpapier. Door zo’n velletje te gebruiken kon je eenvoudig ‘doorslagen’ maken, die ‘carbon copieën’ werden genoemd. Tegenwoordig wordt een CC ook wel ‘copy conform’ (volgens afspraak) genoemd. Wanneer iemand letterlijk heeft gevraagd om een CC, is er niet zo veel mis mee. Sterker nog, soms is het fijn om CC’s te zien verschijnen, want daardoor blijf je op de hoogte zonder dat je verplicht bent om aan de conversatie deel te nemen.

Linda Stone, ex-manager bij Microsoft, waar zij verantwoordelijk was voor de bedrijfscultuur, raadt ten zeerste af om op CC’s te reageren. Volgens Stone is een CC een e-mail die uit beleefdheid is verzonden en frustreer je de boel alleen maar als je je ermee gaat bemoeien. Veel managers hebben tegenwoordig een berichtregel (filter) in Outlook aangemaakt die ervoor zorgt dat CC’s automatisch naar een apart mapje worden verplaatst. Op die manier verstoren ze de gewone e-mailcorrespondentie niet en kun je later op de dag even lezen wat jou allemaal ‘uit beleefdheid’ is toegezonden. bcc Een variant op de CC is de bcc, waarbij de B voor ‘blind’ staat, omdat de originele ontvanger niet ziet dat een andere persoon meeleest. Een bcc heeft over het algemeen iets stiekems, je doet net alsof je een geheimpje doorvertelt. Als je per se iets wilt delen zonder dat de andere ontvanger dat ziet, kun je je al verzonden e-mail alsnog naar die andere persoon doorsturen (forwarden).

Zet er dan wel bij wat je van die persoon verwacht.

16 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 16

22-03-11 12:25

paper jim stolze

Tips bij het ontvangen Ben jij iemand die graag mailtjes bewaard, voor wie de inbox een soort bureaublad is, een overzicht van de dingen waar je mee bezig bent? Dan is deze tip waarschijnlijk speciaal voor jou. Door telkens door je inbox heen en weer te scrollen verspil je nuttige energie en kostbare tijd. De beste manier om te overleven in de digitale jungle komt van Merlin Mann (43folder.com). Hij heeft een techniek ontwikkeld die je in staat stelt om zo effectief mogelijk met al het binnenkomende mailverkeer om te gaan. Die methode heet inbox zero.

Volgens inbox zero laat je geen mailtjes in je inbox staan. Zodra er een mail binnenkomt, moet je deze direct verwerken. Doordat je meteen een beslissing neemt over de binnengekomen berichten voorkom je dat je telkens dezelfde mailtjes bekijkt en je afvraagt wat je daar ook alweer mee moet doen. De grootste problemen lijken te ontstaan in mailboxen waarin je moet scrollen.

Een mail verwerken betekent niet per definitie dat je hem moet beantwoorden. Je kunt vijf dingen met een e-mailbericht doen.

1. Verwijderen/achiveren De meeste mailtjes vallen in deze categorie. Meestal ‘hoef’ je niks met een mailtje. Door het te verwijderen of naar een doorzoekbaar archief te verplaatsen ben je alweer klaar voor de volgende mail.

Laat hem dus niet in je inbox staan! Elke keer dat je hem tegen zou komen, is dat zonde van je kostbare tijd.

17 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 17

22-03-11 12:25

2. Doorsturen (delegeren) Als het mailtje niet verwijderd is, doet het er blijkbaar toe. Maar ben jij het eindstation van deze mail? Pas op dat je niet als een hondje van Pavlov bij elke mail gaat kwijlen. Ben jij niet de aangewezen persoon om de taak uit voeren, dan zul je de actie moeten delegeren. Het doorsturen van de mail naar de juiste persoon zorgt ervoor dat hij weg is uit jouw inbox. Het is overigens wel handig om een systeem te hebben waarmee je de voortgang van dit soort doorgestuurde acties kunt bewaken, een zogenaamde waiting for-lijst.

3. Antwoorden Als je de mail niet hebt doorgestuurd, ben jij blijkbaar de ideale persoon om de mail te behandelen. Als het een korte vraag is of een verzoek om input, kun je dat het best meteen doen. Het zal je trouwens verbazen hoe vaak dezelfde soort vragen worden gesteld. Echte mailtijgers hebben dan ook een lijstje met standaardantwoorden klaar dat ze gebruiken in combinatie met een persoonlijke aanhef in hun antwoord. Programma’s zoals Outlook en Gmail kennen zulke sjablonen (snippets) en het kan je heel veel tijd schelen als je die slim inzet.

4. Uitstellen (later) Niet alle mailtjes zijn met een paar regels of een standaardtekst te beantwoorden. Vaak wil je er even de tijd voor nemen of wacht je nog op de reactie van iemand anders. In dit geval verplaats je het bericht van je inbox naar een andere map. Sommige mensen noemen die map ‘te beantwoorden’, of ze koppelen er in Outlook een taak aan. Ook zijn er mensen die projecten in mapjes bewaren; dan kun je deze mail dus naar dat specifieke mapje verplaatsen. Wanneer ga je het bericht dan wel beantwoorden?

18 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 18

22-03-11 12:25

een weekplanning of bijvoorbeeld je online kalender. Uitstellen betekent dus niet dat je een mailtje verstopt! Het gaat erom dat de aanleiding uit je inbox verdwijnt en dat je het juiste moment

paper jim stolze

Dat zet je op je planning. Dat kan in een papieren agenda,

gebruikt om hem op te volgen.

5. Doen (nu) Het leukste is in deze opsomming voor het laatst bewaard.

Niets is lekkerder dan een mailtje direct oppakken, uitvoeren en triomfantelijk antwoorden dat het klaar is. Als een taak ongeveer 5 minuten kost, voer je hem direct uit! Als het langer gaat duren, kun je beter voor ‘uitstellen’ kiezen.

Wees streng voor jezelf. Eén uitzondering en je mailbox zal weer langzaam dichtgroeien. Dwing jezelf bij elke nieuwe e-mail om een keus te maken. Dat zal je er ook van weerhouden om telkens je e-mail te ‘checken’. In dat geval kijk je namelijk alleen even wat er binnenkomt, maar het is beter om direct actie te ondernemen – je maakt het jezelf dan een stuk makkelijker.

19 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 19

22-03-11 12:25

Vanwege mijn vak denk ik regelmatig na over mijn eigen werk.

Hoe het gaat en hoe het beter kan natuurlijk. Eén van de dingen die ik de afgelopen jaren heb gefikst is het overleggen met mijn medewerkers. Om hun werk goed te kunnen doen hebben ze nu en dan mijn input of beslissing nodig. En verder wil ik graag horen hoe dingen gaan en weten wanneer ik ze kan stimuleren met wat extra hulp, ideeën of aanscherping.

Goed communiceren dus. Maar toch is ‘open-door management’ niet aan mij besteed. Het concept dat je als leidinggevende altijd je deur open laat staan om binnen te lopen is volgens mij geïntroduceerd door een manager die zijn werkelijke roeping als maatschappelijk werker of therapeut was misgelopen. Fulltime communiceren met je team is funest voor de kwaliteit.

Teamleden die weten dat ze op elk gewenst moment kunnen overleggen, zullen veel te afhankelijk worden van hun leidinggevende. Dat is niet alleen slecht voor de leidinggevende, maar ook voor de medewerker. Ik leer mijn mensen liever om in de loop van de tijd steeds grotere knopen zelf door te hakken en slimme oplossingen te verzinnen.

Daarom werken wij niet alleen met zeer beperkte overlegtijd, maar ook met de eis van ‘ja/nee mails’. Praktisch elke nieuwe medewerker begint e-mails te sturen waarin één of ander 20 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 20

22-03-11 12:25

column taco oosterkamp

probleem wordt geschetst met daarna de vraag wat we eraan zullen doen. Maar in mijn bedrijf betalen mijn medewerkers mij niet om hun problemen op te lossen, maar betaal ik hen wel om mijn problemen op te lossen. En dus antwoord ik vriendelijk met de vraag om een zogenaamd ja/nee mailtje te formuleren.

In een ja/nee mailtje wordt het probleem geschetst, maar komt de afzender daarna meteen met een mogelijke oplossing die hij of zij zou aanraden. “Taco, het hotel waar we volgende maand training geven is niet heel handig te bereiken per openbaar vervoer. Ik stel voor dat we een taxibusje laten rijden voor onze deelnemers - dat kost ons ongeveer 500 euro. Is dat oké?”

Dat soort mails zijn voor mij veel sneller te beantwoorden. Ik hoef alleen ‘ja’ of ‘nee’ te zeggen en kan het dan weer uit m’n hoofd zetten. Op deze manier kost e-mail beantwoorden mij veel minder tijd, groeit mijn team steeds verder qua verantwoordelijkheid en heb ik zelf tijd vrij om lekker inhoudelijk aan nieuwe dingen te bouwen of dromen te dromen. En dat is dan precies waar ik als

Ctrl+ 1

ondernemer wèl voor word betaald.

E-mail weergeven (vanuit bijv. Agenda) 21 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 21

22-03-11 12:25

De afgelopen weken heb ik een aantal boeken gelezen over hoe hersenen werken. Best cool om na bijna 40 decennia eindelijk eens een handleiding te lezen over een lichaamsdeel wat je zo beïnvloedt.

Jaren geleden al had ik eens bedacht dat ik later graag twee werkruimtes wilde hebben. Eén voor routinewerk en één voor het bedenken en maken van nieuwe dingen.

En nu ik die boeken heb gelezen snap ik nog beter waarom.

Als je tijdens je creatieve werk steeds wordt afgeleid door rompslomp, gaat de flow er al snel uit.

Maar nu de afgelopen jaren het Nieuwe Werken ook diep is doorgedrongen in mijn bestaan (ik schrijf dit in een hotelkamer in Londen), is de werkruimte voor mij niet meer zo bepalend, maar eerder de lijst met dingen om te doen.

En dus heb ik mijn takenlijst nu opgesplitst in twee afzonderlijke lijsten: één met regelklusjes (“batterij camera opladen”) en één met creatief werk (“nieuwe Microsoft column schrijven”).

22 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 22

22-03-11 12:25

column taco oosterkamp

Zo kan ik ‘s ochtends even fluks door alle administratieve rompslomp kijken en aanvinken welke taken ik daarvan vandaag wil doen. In de loop van een dag kan ik die taken afwerken, bijvoorbeeld in een uurtje achter elkaar.

De rest van de dag kan ik mijn aandacht zo volledig mogelijk richten op de dingen waar ik écht voor wordt betaald: artikelen en boeken schrijven, software ontwerpen en natuurlijk slimme trucjes uitvinden in Outlook, zoals het werken met een extra takenlijst.

Die kun je trouwens aanmaken met Ctrl+Shift+E (vergeet niet om de optie ‘Takenlijst’ te kiezen). Dat kun je nu meteen binnen 1 minuut doen, dan is dat ook maar vast weer geregeld en kun je verder met dat waar jíj voor betaald wordt.

Ctrl+ 2 Agenda weergeven (vanuit bijv. E-mail) 23 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 23

22-03-11 12:25

Hebt u last van hetzelfde probleem als ik? Op sommige dagen ben ik hyperproductief, maar op andere dagen lijkt het alsof ik de hele dag door stroop moet waden. Dat vind ik niet alleen frustrerend, het is ook niet goed voor het werk dat ik wil doen.

En toen herontdekte ik een paar jaar geleden het werk van Mihaly Csikszentmihalyi. Deze Hongaarse professor in de psychologie deed in de jaren zeventig een onderzoek naar de geluksbeleving van mensen. Als je meedeed in zijn onderzoek kreeg je een pieper mee. Elke keer dat het apparaat ging piepen vulde je een vragenlijst in over hoe je je voelde en wat je aan het doen was.

Zijn conclusie? Mensen die geconcentreerd en intensief aan het werk zijn, voelen zich het gelukkigst. Hij noemde dit ‘flow’, omdat het lijkt op meegenomen worden in een stroom water. Datzelfde fenomeen kom je bijvoorbeeld ook tegen bij sporters, musici en comedians.

En wat kunnen wij ondernemers doen om in flow te werken?

Volgens mij hangt het erg van uw persoonlijkheid af; verschillende mensen werken op verschillende manieren. Dus is het handig om eerst in de gaten te krijgen wanneer u al automatisch in flow werkt.

24 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 24

22-03-11 12:25

column taco oosterkamp

Ik heb dat zelf bijvoorbeeld als ik langere tijd geconcentreerd aan één ding kan werken. Nu ik dat weet, kan ik erop plannen. Dus was ik afgelopen januari een week in Zwitserland om voor m’n nieuwe website tientallen korte video’s over slimmer werken met Outlook op te nemen. Dat had ik misschien ook op kantoor kunnen doen, maar door ergens anders te gaan zitten raak ik heel veel afleiding kwijt en kan ik veel sneller werken. Daar heb ik lol in, dus gaat het gemakkelijker en werk ik niet alleen effectiever, maar ook met meer plezier. In flow dus.

En hoe werkt u het beste? Misschien dat u juist veel drukte om u heen nodig hebt, of heel veel afwisseling om echt in flow te komen. Het mooie van ondernemer zijn is dat u uiteindelijk zèlf de kans hebt om uw eigen werkomgeving te scheppen. En als u meer in flow gaat werken, is dat goed voor het hele bedrijf.

Ctrl+ Shift +E Maak nieuwe map aan in Outlook 25 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 25

22-03-11 12:25

Deelnemers aan de vorige editie van ‘Nooit meer een volle inbox’ vonden er het volgende van:

Fantastisch. Ik start nu!

Robert de Winter, manager, KvK Rotterdam

Geweldig veel tips, nu aan de slag!

Janine Ritzen, Rabobank Dommelstreek

Vele inzichten om weer overzicht en plezier te creëren. Dankjewel.

Kees de Bie, manager nipa perf, KPN

Soms is het leven zo simpel, mits je ogen open zijn.

Rombout Mastenbroek, senior engineer, Nedtrain

Satisfaction! Een vol hoofd van alle aangereikte tips en tools. Zin in actie!

Nathalie Sanchez Baena-Daalhuizen, manager/strategisch adviseur, Belastingdienst

Zeer goede inhoud, heeft mijn verwachtingen overtoffen.

Marjolein van Leeuwen, HR assistent, De Nederlansche Bank

Zeer inspirerende dag. Morgen meteen aan de slag!

Ellis Gobel, supervisor, KPN 26 Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 26

22-03-11 12:25

Nooit meer een Het seminar ‘Nooit meer een volle inbox!’ is

Daar hebben we wat op gevonden: de

bomvol. Van Taco en Jim leert u onder andere:

Kluizenaarsochtend. Die werkt als volgt:

• waarom een mailbox geen to-do list is • hoe u het reply to all virus stopt • hoe u drie keer zo snel uw mail verwerkt • typen zonder te typen • dat u ja/nee mails kunt eisen van uw collega’s • wat te doen als uw collega (of baas) de grootste spammer is Nerd-expo Daarnaast is er een heuse Nerd-expo. Wizzkids-met-sociale-vaardigheden laten u de beste (gratis!) online hulpprogrammaatjes zien waarmee u ernstig veel tijd kunt besparen. Ooit gehoord van Evernote, Yammer, Tweetdeck of Fingertips? Na dit seminar gaat u ze meteen downloaden. Superhandig!

Inclusief Kluizenaarsochtend Kent u dat? U bent naar een seminar geweest en komt de volgende dag met een fris hoofd en vol goede moed naar kantoor. U wilt meteen aan de slag, opent u e-mail en … 64 nieuwe

• U laat op kantoor weten dat u de ochtend na het seminar niet bereikbaar bent. U mag veinzen dat het seminar anderhalve dag duurt. Onze telefonistes weten ervan.

• U krijgt een kant en klaar plan mee waarmee u ongestoord de belangrijkste stappen naar een bullshit-vrije inbox zet.

• Taco en Jim zijn de hele ochtend beschikbaar als uw virtuele coaches. U kunt ze mailen en krijgt per omgaande antwoord.

• Aan het einde van de ochtend heeft u de stortvloed aan e-mail ingedamd tot een overzichtelijk stroompje relevante en nuttige berichten. Heerlijk!

Voor elke deelnemer: 2 boeken + video-abonnement Uiteraard krijgt u de boeken van Taco en Jim mee naar huis. Daarnaast krijgt u een jaarabonnement op de Outlookvideo’s van Taco t.w.v. 149 euro. Alle Outlook-tips-en-trucs komen hierin voorbij.

berichten. Als u niet oplet verliezen u mooie plannen het van de waan van de dag.

Kijk op www.volleinbox.nl voor alle informatie over het seminar, de locatie en veel extra’s.

Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 27

27 22-03-11 12:25

Postvak In (0). Het kan! In het seminar ‘Nooit meer een volle inbox!’ leert u ultrasnel uw mail verwerken en maakt u kennis met sluipwegen en geheime functies in Outlook.

Maar u pakt ook de e-mailcultuur in uw organisatie aan.

E-mail is namelijk alleen voor ‘communicatie’ en niet voor ‘ conversatie’. Het wordt hoog tijd dat uw collega’s (en uw baas!) dat ook beseffen!

In dit miniboekje vindt u vast een voorproefje op het seminar: enkele tips, columns van Taco Oosterkamp en een paper van Jim Stolze. Zij weten wel raad met een volle inbox. www.volleinbox.nl

1 uur per dag bespaargarantie!

Als u de inzichten uit het seminar ’Nooit meer een volle inbox!’ toepast, garanderen we dat u 1 uur werktijd per dag kunt besparen. U mailt -minimaal- twee keer zo slim en creëert daarmee tijd voor dingen die écht belangrijk zijn in uw werk. Heeft u na het toepassen van de lessen uit dit seminar onvoldoende tijd bespaard? Dan krijgt u gewoon uw geld terug.

(Bluf ? Nou nee. Dit programma maakt het waar. Er is nog geen deelnemer geweest die een beroep heeft willen doen op deze garantie. Dat zegt wel iets over het seminar.)

Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 28

22-03-11 12:25