MANUAL DEL USUARIO
HMV INTERVENTORÍA
CONTENIDO - Módulo de Perfiles de Usuario..................................................................4 - Módulo de Gestión de Usuarios................................................................6 - Módulo Cambiar Contraseña.....................................................................8 - Módulo Consulta de Accesos.....................................................................9 - Módulo Vídeos en Batch...........................................................................10 - Módulo de Gestión Documental...............................................................16 - Módulo Categorías...................................................................................17 - Módulo Documentos.................................................................................20 - Módulo Consultar Documentos................................................................23 - Módulo Cronograma.................................................................................23
La aplicación cuenta con un Front y un Back. Se entiende por Back la parte de la aplicación que permite realizar las configuraciones y acciones necesarias para poder establecer el contenido que se expondrá en el front para los usuarios que se determinen por su nivel de acceso.
Áreas de la aplicación: - Área de acciones: en esta sección encontramos los módulos funcionales centrales de la aplicación, es decir el core ( parte central ) de la lógica del negocio. Entre ellas están: Gestión de Documentos ( Documentos, Consultar Documentos ) y Videos en Batch. - Área de informes: en esta sección existe un reporte por defecto que nos permite obtener un listado de todos los accesos de usuarios a la aplicación y datos relevantes como la Ip desde donde accede, nombre de usuario, fecha y el nombre de cada usuario.
- Área de herramientas: en esta sección encontramos los módulos que servirán para configurar parte del funcionamiento de la aplicación. Entre estas funciones tenemos: Gestión de usuarios (usuarios), Gestión de perfiles de usuarios (perfiles), Gestión de categorías de documentos (categorias) y cambio de contraseña (contraseña).
A continuación daremos un recorrido por la aplicación para poder configurarla, esto es revisaremos el Backend.
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Módulos: Módulo de Perfiles de Usuario Un perfil de usuario es una configuración de un tipo de usuario el cual tiene acceso a los módulos que seleccionamos a través de un listado. Este perfil lo usaremos para asignarlo a un usuario del sistema: Acceso al módulo: Herramientas/Perfiles
Luego de acceder al link de perfiles obtendremos la pantalla de gestión de perfiles. El sistema nos presenta el listado de los perfiles definidos como base de configuración del sistema:
- Perfil ‘ANI’ Es el perfil que le daremos a todos los usuarios de la Agencia Nacional de Infraestructura. - Perfil ‘Administrador del Sistema’ Como su nombre lo indica este está definido para un nivel de administración total del sistema y tiene un perfil técnico. - Perfil ‘Administrativo’ Este perfil tiene un nivel de acceso un poco restringido frente al administrador del sistema pero a su vez es mayor que el de ANI y está destinado un usuario de HMV interventoría (funcionario de HMV).
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En este módulo podremos crear nuevos perfiles. Al dar click en el botón de “Crear nuevo perfil”, el sistema nos arroja la siguiente pantalla:
Aquí podremos introducir un nombre del nuevo perfil y a su vez en el listado seleccionamos todos los módulos que deseamos habilitar para este perfil de usuario. Luego de seleccionar todos los módulos damos click en “Guardar Cambios” y habremos creado un nuevo perfil.
Para editar un perfil en el listado de perfiles damos click en “Editar” y obtendremos la siguiente pantalla:
Aquí podemos seleccionar o des-seleccionar todos los módulos del listado y luego click en “Guardar cambios”. Con estos pasos tenemos nuestros perfiles definidos y ya podemos iniciar la creación de los usuarios del sistema.
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Módulo de Gestión de Usuarios: Este módulo nos permite realizar toda la gestión de los usuarios del sistema, esto es: crear, editar, eliminar, activar o inactivar un usuario.
Acceso al módulo: Herramientas/Usuarios
Para crear un usuario procedemos a darle click al botón “Crear Nuevo usuario”, aquí debemos llenar los datos del formulario para poder obtener datos precisos del usuario. El sistema realizará una validación de datos mínimos requeridos pero la idea siempre será llenar el formulario completo.
En este formulario podemos seleccionar cualquiera de los perfiles que creamos anteriormente. Es aquí en donde se define el nivel de acceso dentro de la aplicación, esto es, a cuales módulos el usuario podrá acceder dentro de la aplicación.Aquí diligenciamos el formulario para todos y cada uno de los usuarios que deseamo tener en el sistema.
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Luego de haber creado nuestros usuarios podemos ver el listado completo:
En este listado tenemos acciones directas como “Desactivar”, al desactivar un usuario este ya no podrá ingresar a la aplicación hasta cuando decidamos activarlo nuevamente.
Luego aparece la pantalla de ‘Login’ de la aplicación:
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Módulo Cambiar Contraseña: Este módulo le permite a todos los usuarios cambiar su contraseña de acceso en cualquier momento que lo desee. Es altamente recomendable usar este módulo de manera periódica con el fin de obtener mayor seguridad. Es de tener en cuenta que la contraseña de la aplicación y su uso es de total responsabilidad de cada usuario del sistema. Acceso al módulo:
Luego de acceder al módulo el sistema presenta la pantalla principal del mismo:
Aquí se debe introducir los datos solicitados para proceder con el exitoso cambio de contraseña.
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Módulo Consulta de Accesos: Este módulo permite obtener un listado de todos los accesos a la aplicación. Acceso al módulo
Luego de dar click en este link, el sistema nos presentará la pantalla principal del módulo: Aquí podremos seleccionar las fechas del reporte, por defecto la aplicación nos presente las fechas del día en curso. Al obtener el reporte el sistema nos da la opción de descargar un archivo con formato en Excel en donde tendremos todos los detalles de los usuarios que han accedido la aplicación.
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Módulo Vídeos en Batch: Este módulo está pensado para la gestión de videos en puntos de la obra que no cuenten con accesos a la Red Internet y no puedan transferir información en tiempo real al servidor. Esto es: al no contar con la posibilidad de transferir video en tiempo real al servidor de Interventoría HMV se opta por usar un canal de Youtube para subir los vídeos en lotes y poder gestionarlos desde el portal http://hmvinterventorviapastorumi.com/ para su publicación con información adicional sobre el vídeo, tiempo de inicio de la publicación y tiempo final de la publicación (en caso de que se desee manejar un límite de exposición del vídeo ). También se podrán “despublicar“ vídeos por extemporaneidad de la información, así como manejar un perfil de usuario a los que pueden acceder esta información. Prerrequisito: para poder crear un nuevo vídeo en el sistema debe existir en el canal de youtube destinado para este fin. Desde este punto de vista partimos de la existencia del vídeo en Youtube para poder gestionarlo desde nuestro módulo.
Acceso al módulo: Acciones/Videos en Batch
Luego de darle click al link, el sistema nos arroja la siguiente pantalla: En esta pantalla podemos realizar una búsqueda de los vídeos existentes utilizando los criterios del formulario.
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Para crear un nuevo vídeo, solo debemos dar click en el botón “Añadir Nuevo Video” y el sistema nos mstrará el formulario de creación de vídeo:
Los campos que debemos introducir son descriptivos del vídeo, como el título que queremos darle y la descripción del mismo. Enlace Youtube: Este campo es muy importante para el funcionamiento del módulo y debemos prestar especial atención en la información que introducimos aquí. Para tener certeza de la información que debemos digitar debemos seguir los siguientes pasos:
1.) Vamos a youtube en donde tenemos nuestro vídeo, como ejemplo vamos a subir el vídeo
“Proyecto vial de 4G Pasto Rumichaca”
de la ANI.
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2.) Ubicamos en la parte inferior del video la sección de “Compartir”:
3.) Damos click en compartir. El sistema nos arroja tres opciones:
‘Compartir’, ‘Insertar Vínculo’ y ‘Enviar por correo’.
Nos aseguramos de que estamos en la sección compartir y seleccionamos el link que inicia con el protocolo: https://youtu.be/......, este link debemos copiarlo y regresar a nuestra aplicación y pegarlo en el campo “Enlace Youtube” A continuación en el campo “Tags de Búsquedas” podemos digitar palabras que serán sensibles de usarse en el formulario de búsquedas de vídeos nuestra aplicación.
En el campo fecha de Publicación: Debemos digitar la fecha en la cual deseamos que inicie la publicación del vídeo, pudiendo posponer la publicación a una fecha futura. Si deseamos realizar la publicación inmediatamente seleccionamos al fecha del día actual.
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Para que el vídeo quede activo en nuestro sistema seleccionamos “Activar Publicación” en Sí y quedaría algo como esto: En este punto estamos listos para crear nuestro video en el sistema. Solo nos resta dar click en
‘Guardar Cambios’.
El sistema nos notificará a través de un mensaje de éxito como este: Al buscar nuestro vídeo por la fecha seleccionada o por cualquier otro campo del formulario de búsqueda podremos verlo en nuestra lista de resultados así:
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Dentro de las acciones que nos permite el sistema por cada vídeo creado está: la eliminación y la edición de la información del vídeo. Una acción muy importante es la posibilidad de compartir nuestros vídeos a través del envío del mismo vía mail, esta opción la encontramos a la derecha en la columna de acciones a través del link: “Enviar video”, al darle click en este link el sistema nos arroja la pantalla para enviarlo:
En la parte superior encontramos un campo para seleccionar al usuario al cual queremos enviarle este vídeo, el sistema nos brinda dos opciones: a) Introducir directamente el mail del usuario, esto es en caso de que tengamos el mail en mente. b) Introducir el nombre del usuario y el sistema buscará en los registros de usuario y nos mostrará la información que cumpla con este criterio.
Las dos opciones son válidas. En los dos casos el sistema enviará un link via mail para que el usuario pueda ingresar a la aplicación y visualizar el vídeo. Un ejemplo de este mail es algo como esto:
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Las dos opciones son válidas. En los dos casos el sistema enviará un link via mail para que el usuario pueda ingresar a la aplicación y visualizar el vídeo. Un ejemplo de este mail es algo como esto:
El usuario que recibe este mail, debe dar click en el link o copiar y pegar el link en su navegador. Paso seguido debe ingresar al sistema con su usuario y contraseña, en caso contrario el sistema no le permitirá visualizar el vídeo. Una vez hayamos subido todos los vídeos al sistema, este está listo para permitirle el acceso a los usuarios de consulta, esto es los usuarios que tienen perfil definido en el sistema como “ANI”, este perfil le permite realizar búsquedas de videos publicados, visualizarlo, pero no editarlos ni crear nuevos en el sistema. Este módulo presente la suficiente flexibilidad para que al ingresar un usuario con el perfil ANI le brinde las opciones de consulta con la debida seguridad e integridad de la información.
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Módulo de Gestión Documental: Este módulo como su nombre lo indica nos permite realizar gestión de documentos cómo: cargar documentos al sistema, realizar búsquedas de estos documentos, descargar documentos, compartir documentos, publicar documentos. Para que este módulo pueda operar es prerrequisito del sistema primero configurar las categorías o las clasificaciones que le daremos a los documentos, así que primero revisaremos el módulo de categorías y luego volveremos a la gestión documental.
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Módulo Categorías: Este módulo nos permite crear, modificar o eliminar las clasificaciones que queremos darle al material de documentos que vayamos a manejar en nuestra aplicación. Cada clasificación que le demos al sistema se llama “categoría”. Acceso al módulo: Herramientas/categorías
Luego de darle click al link de acceso el sistema nos arroja la siguiente pantalla: Para agregar una nueva categoría: Basta con posicionarnos en la categoría padre y luego darle click en el botón “Crear” y el sistema nos crea una nuevo nodo e introducimos el nombre. Para renombrar una categoría: Seleccionamos el nodo correspondiente y damos click en el botón “Renombrar”, luego introducimos el nuevo nombre de la categoría y presionamos enter. Para eliminar una categoría: Seleccionamos el nodo correspondiente y damos click en el botón “Eliminar”, el sistema nos pedirá una confirmación en donde podemos cancelar esta acción. Respecto a los nombres de las categorías se recomienda un breve texto por el cual reconozcamos esta clasificación, debemos activarla si deseamos que el sistema la ponga a disposición de manera inmediata y por último debemos asignar un perfil de usuario.
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Nota Importante: Los nombres de categorías no deben tener caracteres especiales ( tildes, guiones, apóstrofes, entre otros ). Para que tenga efecto en el sistema debemos guardar nuestra configuración presionando el botón “Guardar Cambios”. Todas las categorías tienen unos atributos importantes como son: Activa/No Activa y Perfil de usuario(s) al (a los) que le damos privilegios de accesos, estos accesos se ven reflejados en los módulos de “Documentos” y “Consultar Documentos” y la aplicación los utiliza para ser más flexibles en cuanto a quienes les publicamos los documentos o a quienes los ocultamos y quienes pueden crear o no documentos en una categoría en particular. Para gestionar los atributos de las categorías: luego de haber guardado nuestra configuración de categorías, podemos dar click en el botón: “Gestionar Atributos”. Luego nos aparece la siguiente pantalla:
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Aquí podemos seleccionar cuáles categorías activamos o inactivamos. Para activar una categoría solo debemos verificar que este chequeada en la lista que se presenta en la columna de “Activar”. En la columna: “Privilegios: Modulo de Documentos” podemos seleccionar por categoría los perfiles que deseamos tengan acceso a la funcionalidad de “creación de documentos” dentro de este módulo y dentro de esta categoría. Para seleccionar más de un perfil debemos tener presionado la tecla CTRL + click en cada perfil. En la columna: “Privilegios: Modulo Consultar Documentos” podemos seleccionar por categoría los perfiles que deseamos tengan acceso a la funcionalidad de consulta dentro de este módulo y dentro de esta categoría. Para seleccionar más de un perfil debemos tener presionado la tecla CTRL + click en cada perfil. En todos los casos si deseamos que todos los perfiles tengan acceso a la categoría indicada, simplemente seleccionamos en el cuadro de perfiles la palabra “Todos”. El sistema le otorgará permisos a cualquier perfil dentro del sistema a esa categoría. Esto aplica para la columna del módulo Documentos o el de consulta. Ahora que ya creamos nuestras categorías podemos volver a nuestro módulo de Documentos:
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Módulo Documentos: Este módulo nos permitirá realizar todas las acciones requeridas con nuestros documentos. Acceso al módulo: Acciones/Documentos
En esta pantalla podemos realizar búsquedas de documentos por diferentes criterios, el sistema nos arrojará una lista con todos los documentos que cumplan con los criterios seleccionados. Para subir un nuevo documento en el sistema solo basta con darle click en el botón: “Añadir Nuevo documento”
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En esta pantalla seleccionamos el archivo del documento que deseamos subir al sistema, seleccionamos la categoría a la cual pertenece el documento, le damos un título a nuestro documento, una descripción y tenemos dos opciones de publicación: - Publicar: Esta opción nos permite publicar inmediatamente el documento. - Solicitar Aprobación: Nos permite a través de dos campos nuevos en el formulario como son: “Comentario de aprobación” y “Buscar Usuario” seleccionar un usuario del sistema como por ejemplo un funcionario de HMV al cual queremos enviarle un comentario para que revise el documento. El sistema enviará un mensaje via mail con el enlace del documento para que este usuario pueda ingresar a la aplicación, descargar el documento y luego publicarlo.
Cabe anotar que la opción b es total mente opcional y siempre que estemos seguros de querer publicar nuestro documento podemos seleccionar “Publicar”. NOTA IMPORTANTE: Los archivos que se suban a la aplicación deben tener nombres de archivos sin espacios y sin caracteres especiales. El sistema los puede subir sin problemas pero algunos navegadores pueden presentar inconvenientes al momento de la descarga.
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Luego de crear o añadir nuestro documento obtendremos un mensaje de éxito como el siguiente:
Podremos realizar una búsqueda del documento y el sistema nos mostrará las opciones que podremos ejecutar con los documentos añadidos:
En la columna de acciones podemos editar, publicar o despublicar este documento, eliminarlo o simplemente compartirlo vía mail. Nota Importante: Para compartir un documento vía mail a más de un usuario solo debemos ingresar los mails separados por coma uno de otro. El sistema automáticamente enviará el correo a cada destinatario. El módulo de documentos constituye un módulo netamente de gestión documental y pertenece al backend (parte administrativa de la aplicación) de la misma. Para efectos de consultas por parte de usuarios externos el módulo a usar es:
“Consultar Documentos”.
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Módulo Consultar Documentos: Acceso al módulo: Acciones/ Consultar Documentos Este módulo es en esencia el mismo que el anterior pero con la particularidad de no permitir ninguna acción sobre los documentos. Por eso este módulo se considera de consulta y estará ubicado en el FrontEnd de la aplicación (parte expuesta al público).
Módulo Cronograma: Acceso al módulo:
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