53_office_2007 by Carlos Silva

EDIÇÃO 53 R$ 14,95

WORD

10 truques de formatação EXCEL

Impressione nos gráficos POWERPOINT

Os recursos certos para não estourar o tempo de apresentação PACOTES ONLINE

Os concorrentes do Office

OFFICE2007 COMO GANHAR PRODUTIVIDADE MÁXIMA COM O PACOTE DE ESCRITÓRIO MAIS USADO NO MUNDO 0 0 0 5 3> 9 771807 924004

Capa-Col53-Office2007.indd 1

OUTLOOK | ACCESS | PLUG-INS 29.04.08 17:34:05

conteúdo

OFFICE 2007

OFFICE

De olho na nova interface

10 13

O X marca o arquivo Faixa personalizada

38 42 46 50

Arrase na visualização Um gráfico para muitos dados Funções para distribuir

66 68 70 75

52 54

Marcadores em ordem Hora da legibilidade Monte um estilo bibliográfico

Mais produtividade

EXCEL

56 57 60

Sumário automático Preparação para o show Apresentação para web Dispense o projetor Truques com slides

OUTLOOK Excel do seu jeito

Gravação sob demanda

OUTROS APLICATIVOS

POWERPOINT

20 22 24

Gmail com IMAP

Poder nas barras

WORD Controle total sobre o texto

63 65

A nova cara do Access O essencial dos dados Contatos sob controle O mestre das anotações

DOWNLOADS

Mais força ao Office

CONCORRÊNCIA

Alternativas online e offline

Agenda em todo lugar CO LEÇÃO I NFO I

Conteudo.indd 3

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recado da redação

O OFFICE FAZ ANIVERSÁRIO N o final de janeiro do ano passado chegava ao público a nova versão do Office, que mudou completamente a interface, já velha conhecida dos usuários, e adicionou recursos poderosos a todos os seus programas. Nesse ano, algumas das funcionalidades escondidas do pacote passaram a ser exploradas, com base em informações lançadas a conta-gotas pela equipe de desenvolvedores do Office 2007 ou descobertas de forma individual por programadores e publicadas na web. Com quase um ano e meio de vida, o Office 2007 agora começa a mostrar, além de seus óbvios recursos bacanas, um potencial de desenvolvimento igual ou superior a de seus predecessores. A Coleção INFO Office 2007 tem a missão de mostrar alguns dos tutoriais mais avançados e úteis que surgiram com os conhecimentos adquiridos desde o lançamento do pacote. Nas páginas a seguir, há informações de como adicionar comandos à nova interface do Office, explorar a formatação condicional no Excel, além de várias macros úteis para melhorar a produtividade. Existem opções para fãs de todos os programas principais do Office: Word, Excel, Powerpoint, Outlook e Access. Ainda mostramos alguns detalhes sobre o OneNote, um programa de anotações poderoso e pouco conhecido no pacote de aplicativos. Bom proveito! ERIC COSTA EDITOR DA COLEÇÃO INFO OFFICE 2007

COLEÇÃO INFO Uma publicação mensal da Editora Abril Para contatar a redação: atleitorinfo@abril.com.br Para assinar a Coleção: (11) 3347-2121 — Grande São Paulo 0800-701-2828 — Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

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EQUIPE EDIÇÃO: Eric Costa EDITOR DE ARTE: Maurício Medeiros CAPA: Crystian Cruz COLABORADORES: Carlos Machado, Juliano Barreto, Maria Isabel Moreira (textos), Ulysses Borges de Lima (revisão)

NOTAS 10,0

IMPECÁVEL

9,0 a 9,9

ÓTIMO

8,0 a 8,9

MUITO BOM

7,0 a 7,9

BOM

6,0 a 6,9

MÉDIO

5,0 a 5,9

REGULAR

4,0 a 4,9

FRACO

3,0 a 3,9

MUITO FRACO

2,0 a 2,9

RUIM

1,0 a 1,9

BOMBA

0,0 a 0,9

LIXO

Veja os critérios de avaliação da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com. br/sobre/infolab.shl. A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados está em www.info.abril.com. br/arquivo/onde.shl.

29.04.08 17:09:58

Fundador: Victor Civita (1907-1990) Presidente e Editor: Roberto Civita

Jairo Mendes Leal, Mauro Calliari Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corrêa (Vice-Presidente), Jose Roberto Guzzo Vice-Presidentes:

Conselho Editorial:

Diretora de Publicidade Corporativa:

Thais Chede Soares B. Barreto

Diretor Superintendente: Alexandre Caldini Diretora de Núcleo: Sandra Carvalho

Diretora de Redação: Débora

Fortes

Redator-chefe: Maurício Grego Diretor de Arte: Crystian Cruz Editor Sênior: Carlos Machado

Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Katia Arima, Maria Isabel Moreira e Silvia Balieiro Estagiários: Bruno Ferrari e Marco Aurélio Zanni Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro e Wagner Rodrigues Colaboradores: Dagomir Marquezi e John C. Dvorak Infolab: Luiz Cruz (consultor de sistemas), Maximiano Neto e Vinícius Davanzo (estagiários) Gestor de Comunidades: Virgilio Sousa Info Online: Felipe Zmoginski (editor-assistente), Renata Verdasca e Renato Del Rio (webmasters) e Rodrigo Fonseca (estagiário) www.info.abril.com.br Apoio Editorial: Bia Mendes e Carlos Grassetti

Depto. de Documentação e Abril Press: Grace de Souza PUBLICIDADE

Diretora de Vendas: Selma Souto Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo Diretor de Publicidade Rio de Janeiro: Paulo Renato Simões Gerente de Vendas: Edson Melo (RJ) Gerentes de Publicidade: Francisco Barbeiro Neto e Heraldo Evans Neto Executivos de Negócios: Adriana Nazaré, Ailze Cunha, Andrea Balsi, Carlos Eduardo Brust, Edvaldo Silva, Emiliano Hansenn,

Marcela Dzeren Oréfice, Marcelo Pezzato, Renata Miolli, Sueli Fender (SP), Thais Alfaya Carvalho Oliveira e Leda Costa (RJ) Coordenadores: Douglas Costa (SP) e Christina Pessoa (RJ) PLANEJAMENTO, CONTROLE E OPERAÇÕES Diretor: Fabian S. Magalhães Marketing e Circulação Gerente de Publicações: Silvana Reid Gerente de Marketing de Projetos Especiais: Antônia Costa Gerentes de Eventos: Regina Bernardi e Shirley Nakasone Coordenadora de Eventos: Carol Fioresi Defesa de Mídia: Maria Elena Nitschke Comunicação com o Mercado: Rafael Vívolo Gerente de Circulação - Avulsas: Simone Carreira Gerente de Circulação - Assinaturas: Viviane Ahrens ASSINATURAS Operações de Atendimento ao Consumidor: Malvina Galatovic Diretor de Vendas: Fernando Costa

Em São Paulo: Redação e Correspondência: Av. das Nações Unidas, 7221, 15º andar, Pinheiros, CEP 05425-902, tel. (11) 3037-2000, fax (11) 3037-2355 Publicidade São Paulo www.publiabril.com.br, Classificados tel. 0800-7012066, Grande São Paulo tel. 3037-2302 ESCRITÓRIOS E REPRESENTANTES DE PUBLICIDADE NO BRASIL Central-SP. tel. (11) 3037-2302 Bauru Gnottos Mídia Representações Comerciais, tel. (14) 3227-0378, e-mail: gnottos@gnottosmidia.com.br Belém Midiasolution Belem, tel (91) 3222-2303, e-mail: simone.midiasolution@veloxmail.com.br Belo Horizonte Escritório tel. (31) 3282-0630, fax (31) 3282-0632 Representante Triângulo Mineiro: F&C Campos Consultoria e Assessoria Ltda. tel/fax: (16) 3620-2702, cel. (16) 8111-8159, e-mail: fmc.rep@netsite.com.br Blumenau M. Marchi Representações, tel. (47) 3329-3820, fax (47) 3329-6191, e-mail: mauro@ mmarchiabril.com.br Brasília Escritório: tels. (61) 3315-7554/55/56/57, fax (61) 3315-7558; Representante: Carvalhaw Marketing Ltda., tels. (61) 3426-7342/3223-0736/3225-2946/3223-7778, fax (61) 3321-1943, e-mail: starmkt@uol.com.br Campinas CZ Press Com. e Representações, telefax (19) 3251-2007, e-mail: czpress@czpress.com.br Campo Grande Josimar Promoções Artísticas Ltda., tel. (67) 3382-2139, e-mail: karenb@josimarpromocoes. com.br Cuiabá Agronegócios Comunic. Ltda., tels. (65) 9235-7446/9602-3419, e-mail: lucianooliveir@uol.com.br Curitiba Escritório: tel. (41) 3250-8000/8030/8040/8050/8080, fax (41) 3252-7110; Representante: Via Mídia Projetos Editoriais Mkt. e Repres. Ltda., telefax (41) 3234-1224, e-mail: viamidia@viamidiapr.com.br Florianópolis Interação Publicidade Ltda., tel. (48) 3232-1617, fax (48) 3232-1782, e-mail: fgorgonio@interacaoabril.com.br Fortaleza Midiasolution Repres. e Negoc. em Meios de Comunicação, telefax (85) 3264-3939, e-mail: simone.midiasolution@veloxmail.com.br Goiânia Middle West Representações Ltda., tels. (62) 3215-5158, fax (62) 3215-9007, e-mail: publicidade@middlewest.com.br Manaus Paper Comunicações, telefax (92) 3656-7588, e-mail: paper@internext.com.br Maringá Atitude de Comunicação e Representação, telefax (44) 3028-6969, e-mail: marlene@ atituderep.com.br Porto Alegre Escritório: tel. (51) 3327-2850, fax (51) 3327-2855; Representante: Print Sul Veículos de Comunicação Ltda., telefax (51) 3328-1344/3823/4954, e-mail: ricardo@printsul.com.br; Multimeios Representações Comerciais, tel. (51) 3328-1271, e-mail: multimeiosrepco@uol.com.br Recife MultiRevistas Publicidade Ltda., telefax (81) 3327-1597, e-mail: multirevistas@uol.com.br Ribeirão Preto Gnottos Mídia Representações Comerciais, tel (16) 3911-3025, e-mail: gnottos@gnottosmidia.com.br Rio de Janeiro pabx: (21) 2546-8282, fax (21) 2546-8253 Salvador AGMN Consultoria Public. e Representação, tel. (71) 3341-4992/1765/9824/9827, fax: (71) 3341-4996, e-mail: abrilagm@uol.com.br Vitória ZMR — Zambra Marketing Representações, tel. (27) 3315-6952, e-mail: samuel@zambramkt.com

PUBLICAÇÕES DA EDITORA ABRIL Veja: Veja, Veja São Paulo, Veja Rio, Vejas Regionais Núcleo Negócios: Exame, Exame PME, Você S/A Núcleo Tecnologia: Info, Info Corporate Núcleo Informação: Revista da Semana Núcleo Consumo: Boa Forma, Elle, Estilo, Manequim, Manequim Noiva, Revista A Núcleo Comportamento: Claudia, Gloss, Nova Núcleo Semanais de Comportamento: Ana Maria, Sou Mais Eu!, Viva Mais! Núcleo Bem-Estar: Bons Fluidos, Saúde!, Vida Simples Núcleo Jovem: Almanaque Abril, Aventuras na História, Bizz, Capricho, Guia do Estudante, Loveteen, Mundo Estranho, Superinteressante Núcleo Infantil: Atividades, Disney, Recreio Núcleo Homem: Men’s Health, Playboy, Vip Núcleo Casa e Construção: Arquitetura e Construção, Casa Claudia Núcleo Celebridades: Bravo!, Contigo!, Minha Novela, Tititi Núcleo Motor Esportes: Frota S/A, Placar, Quatro Rodas Núcleo Turismo: Guias Quatro Rodas, National Geographic, Viagem e Turismo Fundação Victor Civita: Nova Escola INTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTATIVES Coordinator for International Advertising: Global Advertising, Inc., 218 Olive Hill Lane, Woodside, California 94062. UNITED STATES: CMP Worldwide Media Networks, 2800 Campus Drive, San Mateo, California 94403, tel. (650) 513-4200, fax (650) 513-4482. EUROPE: HZI International, Africa House, 64-78 Kingsway, London WC2B 6AH, tel. (20) 7242-6346, fax (20) 7404-4376. JAPAN: IMI Corporation, Matsuoka Bldg. 303, 18-25, Naka 1- chome, Kunitachi, Tokyo 186-0004, tel. (03) 3225-6866, fax (03) 3225-6877. TAIWAN: Lewis Int’l Media Services Co. Ltd., Floor 11-14 no 46, Sec 2, Tun Hua South Road, Taipei, tel. (02) 707-5519, fax (02) 709-8348 COLEÇÃO INFO OFFICE 2007, edição 53, (ISSN 18079245) é uma publicação da Editora Abril S.A. Distribuída em todo o país pela Dinap S.A.

Distribuidora Nacional de Publicações, São Paulo

IMPRESSA NA DIVISÃO GRÁFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

Av. Otaviano Alves de Lima, 4400, Freguesia do Ó, CEP 02909-900, São Paulo, SP

Roberto Civita Presidente Executivo: Giancarlo Civita Arnaldo Tibyriçá, Douglas Duran, Márcio Ogliara e Sidnei Basile

Presidente do Conselho de Administração: Vice-Presidentes:

www.abril.com.br

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office I interface

DE OLHO NA NOVA INTERFACE

GUIAS E FAIXAS DE OPÇÕES Os antigos menus foram substituídos pelas guias que, ao serem clicadas, mostram a faixa de opções correspondente a seus recursos. Os nomes das guias não repetiram os títulos dos menus nas versões anteriores do Office. Já as faixas de opções foram boladas para juntar num mesmo lugar comandos relativos a tarefas parecidas. No Word, na guia Layout de Página, por exemplo, tem-se todos os comandos que definem o visual do documento, como temas de formatação, cores, margens, orientação do papel, número de colunas e plano de fundo da página.

Conheça o visual, menus e janelas do Office 2007 POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

interface dos aplicativos do Microsoft Office ficou parada durante muito tempo, com poucas alterações significativas. O padrão era: no alto, a barra de menus; logo abaixo dela, as barras de ferramentas. Por fim, vinha a área de trabalho. Em boa parte dos casos, quando abria um comando, o usuário era levado para uma caixa de diálogo a fim de escolher novas opções. No Office 2007, esse esquema mudou, ao menos para o Word, o Excel e o Powerpoint. Logo à primeira vista se percebe que os menus e as barras de ferramentas deram lugar às guias (espécie de abas ou orelhas) e à faixa de opções. Mas muitas coisas que não estão à vista também se modificaram. Vamos examinar cada um dos principais elementos dessa nova interface.

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A NOVA CARA DO OFFICE BOTÃO OFFICE Reúne boa parte das opções do antigo menu Arquivo

BARRA DE ACESSO RÁPIDO Os principais comandos ﬁcam a um clique do mouse

FAIXA DE GUIAS CONTEXTUAIS OPÇÕES São exibidas somente em Conjunto de função do trabalho em ferramentas execução varia de AJUDA acordo Sempre visível com a guia para a busca aberta de respostas em caso de emergências

GRUPOS Cada faixa de opções é dividida em grupos. Em cada um deles, os comandos também são parecidos entre si. No Excel, no grupo Estilo da guia Início, por exemplo, há diversas opções para mudar o visual e a organização das células, desde a criação de formatação condicional até a mudança de cores com base em estilos predefinidos (no botão Estilos de Célula).

ACESSO RÁPIDO Uma novidade, que veio dar uma opção ao usuário que sente falta das antigas barras de ferramentas são os botões de acesso rápido, que ficam no topo da janela dos aplicativos do Office, à esquerda da barra de título. Os botões de acesso rápido trazem os comandos administrativos mais comuns, como Salvar, Desfazer e Refazer. Mas é possível clicar na seta de personalização e adicionar outras opções. Clique em uma delas, por exemplo, em Novo e esse comando (de criar um novo documento, planilha ou apresentação) passa a fazer parte da barra de acesso rápido.

BOTÃO OFFICE

BARRAS DE STATUS

MODOS DE VISUALIZAÇÃO

Novas funções e possibilidade de personalização

Basta um toque para mudar o modo de visualização

CONTROLE DE ZOOM

PAINEL DE TAREFAS

Empurre o controle para ampliar ou reduzir a área de trabalho

Mais de um painel pode ser aberto ao mesmo tempo

O menu Arquivo das versões anteriores do Office não sumiu. Ele foi substituído por um botão com logotipo do Office, que fica no canto superior esquerdo da janela dos programas que usam a faixa de opções. Clique nele para usar comandos como Novo, Salvar, Salvar Como e Imprimir. Esses comandos também podem ser escolhidos para aparecer na Barra de Acesso Rápido. Também há as opções Preparar e Publicar, que servem para finalizar um documento, planilha ou apresentação, além de enviá-los para servidores da rede, blogs, CDs, entre outras opções, conforme o programa em uso. Outro destaque é o botão Opções (do Word, do Excel ou do Powerpoint), que permite mexer nas configurações dos programas.

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office I interface

DE OLHO NA NOVA INTERFACE

Conheça o visual, menus e janelas do Office 2007 POR CARLOS MACHADO E MARIA ISABEL MOREIRA

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A NOVA CARA DO OFFICE BOTÃO OFFICE Reúne boa parte das opções do antigo menu Arquivo

BARRA DE ACESSO RÁPIDO Os principais comandos ﬁcam a um clique do mouse

BOTÃO OFFICE

BARRAS DE STATUS

MODOS DE VISUALIZAÇÃO

Novas funções e possibilidade de personalização

Basta um toque para mudar o modo de visualização

CONTROLE DE ZOOM

PAINEL DE TAREFAS

Empurre o controle para ampliar ou reduzir a área de trabalho

Mais de um painel pode ser aberto ao mesmo tempo

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REDIMENSIONAMENTO No Ofﬁce 2007, quando se redimensiona a janela dos aplicativos, os comandos são alterados para acompanhar o tamanho da janela. Ou seja, quando a janela está expandida, vê-se os comandos de cada grupo com seus respectivos nomes. À medida que a janela é encolhida, alguns comandos são reduzidos a simples ícones, até o ponto em que se pode ver apenas os grupos. Se o redimensionamento for ainda maior, a faixa de opções some da janela.

DICAS DE TECLA As teclas de atalho conhecidas dos usuários do Office continuam valendo, como Ctrl+B para gravar um arquivo, Ctrl+Z para desfazer a última operação, Ctrl+O para criar um arquivo novo, entre outras. Mas, para descobrir os comandos disponíveis na faixa de opções em uso, há uma maneira rápida: basta teclar Alt. Será exibido sobre cada botão ou guia que conta com um atalho uma letra ou número. Para descobrir os atalhos dentro de cada guia, use o atalho mostrado para ela (por exemplo, Alt+Y para a guia Inserir, no Word) para que sejam exibidas as combinações de tecla de cada botão dela.

GUIAS CONTEXTUAIS São guias que abrem faixas de opções específicas, que aparecem somente quando determinadas tarefas estão sendo executadas. No Word, por exemplo, ao inserir uma tabela, é aberta a guia Ferramentas de Tabela, que traz todas as opções para mexer no visual das células, bordas, entre outras configurações. A nova guia também pode ter subguias. No exemplo citado, a guia Ferramentas de Tabela conta com subguias Design e Layout.

CONTROLES DE ZOOM Não é mais necessário entrar em menus para mexer no nível de zoom. Um controle deslizante posicionado no lado direito da Barra de Status permite reduzir ou ampliar a visualização do trabalho em execução entre 33% e 400%. Para personalizar a visualização, clique no valor do zoom atual, ao lado do controle deslizante, para abrir a caixa de diálogo Zoom. Selecione um dos níveis predefinidos ou então digite um valor intermediário no campo Porcentagem. Também é possível visualizar várias páginas na mesma tela, ao acessar a caixa Zoom no Word 2007.

BARRA DE STATUS Muito mais útil e informativa do que em versões anteriores do Office, a Barra de Status conta com opções de personalização, para mostrar as informações mais relevantes para o usuário. No Word, por exemplo, pode mostrar o número de linha e a seção em edição do documento. Já no Excel, pode mostrar cálculos comuns sobre o conjunto de células selecionadas, como soma, média, contagem de itens, maior e menor valores. No entanto, não é possível sumir com a Barra de Status. Para personalizar os itens que serão mostrados, basta clicar na barra com o botão direito do mouse e marcar os itens a serem adicionados ou removidos.

MODOS DE VISUALIZAÇÃO Junto ao controle de zoom ficam os botões que alternam entre os modos de visualização. No Word, por exemplo, é possível rapidamente passar ao modo de leitura em duas páginas ou à estrutura de tópicos. Já no Powerpoint, os botões mostram os visuais da Apresentação dos Slides e da Classificação deles.

AJUDA PAINÉIS DE TAREFAS MINIBARRA DE FERRAMENTAS É uma barra de ferramentas dinâmica, que aparece quando se seleciona um determinado item, como um trecho de texto no Word ou no Powerpoint ou em uma célula no Excel. Essa barra possibilita a realização de algumas tarefas de formatação sem que seja necessário recorrer às ferramentas da Faixa de Opções. Ela surge como um elemento semitransparente na tela, tornando-se totalmente aparente quando se passa o ponteiro do mouse sobre ela e, então, podendo ser usada normalmente, clicando-se em seus botões ou abrindo caixas de seleção.

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Os painéis de tarefas possibilitam a realização de tarefas determinadas e só aparecem quando essas atividades estão em execução. Eles ficam nas laterais e deixam a área de trabalho (com o texto, células ou slides livres para a edição). É possível ter mais de um painel aberto ao mesmo tempo, caso estejam em curso várias tarefas.

O comando de Ajuda continua acessível pela manjada tecla F1, ou ainda clicando no botãozinho com interrogação à direita da linha de guias. Na janela de ajuda, há um campo de busca que pode ser usado para simplificar as consultas. Mas, para facilitar o trabalho, é conveniente restringir a pesquisa, selecionando o conteúdo que deve ser vasculhado. Para isso, clique na pequena seta ao lado do botão Pesquisar e marque a base que deve ser consultada.

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office I formatos

O X MARCA O ARQUIVO

COMPRESSÃO Como é possível que o formato de arquivos tenha passado de um padrão binário para XML (que é feito em texto puro) com perda de tamanho? O segredo da grande redução de tamanho nos arquivos do Office está em uma tecnologia bastante conhecida por qualquer usuário de computador: a compressão ZIP. Para verificar isso, basta trocar a extensão de um arquivo do Office nos novos formatos para ZIP e abri-lo com um software de compressão de arquivos (como o IZarc, disponível em www.info.abril.com.br/download/3691.shtml). Note que há vários arquivos internos, em formato XML. Quer ver o texto de um documento do Word? Abra o arquivo interno document.xml dentro da pasta Word. Ele estará cheio de tags que mostrarão dados sobre o texto, como a formatação.

Conheça os novos formatos de documentos, planilhas e apresentações baseados em OpenXML POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

o Office 2007, os principais formatos de arquivos, como os de apresentações, planilhas e documentos, mudaram bastante. Passaram a ser baseados em um padrão chamado OpenXML e, segundo a Microsoft, ganharam compressão, o que diminui em até 75% o tamanho final dos arquivos. Outra vantagem do novo formato, segundo a Microsoft, é que os arquivos passam a deixar separados componentes como imagens, vídeos, sons etc. Isso permite abri-los mesmo quando uma dessas partes está corrompida.

NOVOS FORMATOS No Word, Powerpoint, Excel e outros aplicativos do pacote Office, os formatos foram modificados. No Word, por exemplo, em vez do DOC tradicional, o formato novo passa a ter a extensão DOCX. Na planilha Excel, em vez de XLS, é XLSX. No gerenciador de apresentações PowerPoint, a apresentação deixa de ser PPT e passa a PPTX. Os novos formatos não são abertos pelas versões anteriores do Office, a menos que seja usado um plug-in (disponível em www.info.abril. com.br/download/4718.shtml, e compatível com as versões 2000, XP e 2003 do pacote de escritório).

MACROS Além dos arquivos normais, com extensão X, há ainda os arquivos com extensão M, como DOCM, DOTM, XLSM, PPTM, entre outros. Neste caso, há a inclusão de macros nos documentos, planilhas e apresentações. Essa mudança é positiva em relação à segurança. Assim, é possível saber, de cara, quando um arquivo contém macros. E não dá para tentar burlar o sistema. Se houver macros no arquivo, ele só pode ser salvo nos formatos com a extensão terminada em M.

TAMANHO A redução de tamanho nos novos arquivos do Office é fácil de constatar. Basta gravar um mesmo arquivo no formato antigo e no novo e verificar a diminuição. Por exemplo, um documento vazio do Word ocupa 26 KB no formato antigo e 10 KB no padrão novo. É uma redução de 62% no tamanho do arquivo.

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FORMATOS ANTIGOS Apesar da mudança de formato, os programas do Office 2007 ainda podem gravar arquivos no padrão antigo. Todos eles contam com essa opção, clicando-se no botão Office e escolhendo a opção Salvar Como. Quando é usado o padrão antigo, a barra de título do aplicativo do Office mostra o texto “Modo de Compatibilidade”.

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O X MARCA O ARQUIVO

Conheça os novos formatos de documentos, planilhas e apresentações baseados em OpenXML POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

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QUATRO DICAS DE ARQUIVOS MINIATURAS É possível salvar uma imagem reduzida do arquivo durante o processo de salvamento. Vantagem? Nos modos de exibição por ícones no Windows Explorer é possível ver uma prévia do documento como ocorre com as imagens. Para fazer isso, na janela Salvar Como, marque a opção Salvar Miniatura. O recurso não funciona no modo Ícones Pequenos e os arquivos gerados ﬁcam um pouco maiores.

OUTROS FORMATOS Também é possível salvar em outros formatos, como para páginas web, XML, imagens (no caso do PowerPoint), entre outros. Para isso, clique no botão Office e escolha a opção Salvar Como > Outros Formatos. Na janela Salvar Como, abra a caixa Tipo e veja todas as alternativas de formatos disponíveis.

PDF E XPS O Office 2007 também pode salvar nos formatos PDF e XPS. Ambos os formatos são fixos, feitos para visualização e impressão. O PDF dispensa introduções, já que é o mais popular formato de distribuição de documentos na internet. Já o XPS é uma criação da Microsoft. A sigla vem de XML Paper Specification e funciona de forma semelhante ao PDF, apesar de ser lido basicamente no Internet Explorer. Para gravar em qualquer desses formatos, é preciso baixar e instalar um plug-in, com o nome apropriado de Save As PDF and XPS. Ele pode ser encontrado no endereço www.info.abril.com.br/download/4719.shtml. Após instalar o plug-in, surge uma nova opção no menu Salvar Como de todos os programas.

FORMATO PADRÃO Por princípio, o Word 2007 salva os documentos em DOCX, mas pode-se mudar essa definição. Na janela Salvar Como, clique em Ferramentas > Opções de Salvamento e selecione o novo formato no menu Salvar Arquivos Neste Formato. MARCAS É fácil acrescentar marcas (tags) aos documentos. Na janela Salvar Como, clique no campo Adicionar Uma Marca e digite a palavra ou as palavras que quer associar ao arquivo. As marcas facilitam a busca e a localização dos arquivos. IMAGENS REDUZIDAS Se um arquivo possui imagens, use a compactação. Na janela Salvar Como, clique em Ferramentas > Compactar Imagens. Para um controle mais eficiente, clique em Opções para definir outros parâmetros da compactação.

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office I personalização

FAIXA PERSONALIZADA Adicione botões à nova interface do Office 2007 POR ERIC COSTA

Controles personalizados: acesso rápido às macros favoritas

ara quem tem montes de macros que usa no dia a dia, pode ser uma idéia interessante criar uma nova guia no Office, para ter botões e outros controles de acesso rápido às macros. Existem duas maneiras de fazer isso. Uma, envolve desenvolvimento em C# ou VB.NET, com uso do Visual Studio. A outra, que é mais simples e direta, requer apenas um pouco de conhecimento de XML (quem já editou HTML não vai ter grandes problemas também). Neste tutorial, vamos criar uma nova guia usando essa segunda técnica, com um controle que permite executar macros predefinidas. Confira o passo-a-passo, a seguir.

EDITOR 1 Antes de tudo, devemos baixar o programa Office 2007 Custom UI Editor (www.info.abril.com.br/download/5244. shtml), que permite a criação rápida de interfaces personalizadas. A instalação é bem simples e dispensa quaisquer configurações.

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ESTRUTURA DE

6 OMACROS último código a ser adicionado

2 FAIXA E BOTÕES

é o de cada macro. Neste exemplo, as macros simplesmente mostrarão uma mensagem. Para isso, acesse a janela Macros e tecle o código:

Abra o Word e crie um novo arquivo vazio, gravando-o com a extensão DOTM, na pasta C:\ Documents and Settings\Usuário\Dados de aplicativos\Microsoft\Modelos, substituindo Usuário pelo nome do usuário logado no Windows. Para salvar o arquivo no formato desejado, clique no menu Ofﬁce e escolha Salvar Como > Modelo do Word. Na janela arquivo, escolha em Tipo a opção Modelo Habilitado Para Macro do Word. Dê um nome para o arquivo e clique em Salvar. Depois disso, rode o Ofﬁce 2007 Custom UI Editor e abra o arquivo DOTM gravado.

CÓDIGO DA GUIA 3 Agora, vamos teclar o código necessário para organizar a nova interface. Para isso, digite o texto abaixo na janela do Office 2007 Custom UI Editor:

<?xml version=”1.0” encoding=”UTF-8” standalone=”yes”?> <customUI xmlns=”http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui”> <ribbon> <tabs> <tab id=”CT1” label=”Guia-INFO”> <group id=”Grp1” label=” Macros”> <button id=”Btn1” label=”Macro favorita” size=”normal” onAction=”MacroF avorita”/> <dropDown id=”DD” label=”Lista de Macros: “ onAction=”GetDDIndex” getItemCount= “GetDDCount” getItemLabel= ”GetDDLabels”> </dropDown> </group> </tab> </tabs> </ribbon> </customUI> Vale a pena analisar o código. Note que cada nova guia pode ser criada usando as tags <tab></tab>. Aqui, demos o título de Guia-INFO para ela. Analogamente, cada grupo de controles fica entre <group> e </group>. Os controles em nossa guia personalizada são um botão (definido pela tags <button>), que rodará a macro favorita e uma caixa de seleção (indicada pela tag <dropDown>), que listará algumas macros que poderão ser acionadas. O item onAction no botão indica a macro que será executada. Já a caixa de seleção será preenchida pelas macros GetDDIndex, GetDDCount e GetDDLabels, que definiremos posteriormente. Depois de digitar tudo, salve o arquivo e feche o Office 2007 Custom UI Editor.

PRIMEIRA VISUALIZAÇÃO 4 Rode o Word 2007 e abra o arquivo DOTM gravado. Já podemos ver o visual de nossa guia personalizada, clicando em Guia-INFO. No entanto, nenhum dos controles estará funcionando, pois ainda não criamos as macros referidas no código digitado anteriormente. Vamos começar a fazer isso. Tecle Alt+F11 para alternar para a janela de VBA, onde podemos criar as macros desejadas. Clique, então, com o botão direito em ThisDocument e escolha Inserir > Módulo. Acesse a seção Propriedades no canto inferior esquerdo da tela e tecle, no campo Name, o texto RibbonControl. Crie um novo módulo e agora tecle em Name o texto Macros.

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Option Explicit Sub MyFav() MsgBox “Macro favorita!” End Sub

DA FAIXA 5 ÉCONTROLE hora de criarmos as macros relativas aos controles personalizados que definimos. Para isso, clique na janela RibbonControl e tecle o código abaixo:

Option Explicit Sub GetDDIndex(ByVal control As IRibbonControl, selectedID As String, selectedIndex As Integer) Select Case selectedIndex Case 0 Macros.Macro1 Case 1 Macros.Macro2 Case 2 Macros.Macro3 End Select End Sub Sub GetDDCount(ByVal control As IRibbonControl, ByRef count) count = 3 End Sub Sub GetDDLabels(ByVal control As IRibbonControl, index As Integer, ByRef label) Dim i As Long For i = 0 To index label = Choose(i + 1, “Macro 1”, “Macro 2”, “Macro 3”) Next i End Sub Sub MacroFavorita (ByVal control As IRibbonControl) Macros.MyFav End Sub

Sub Macro1() MsgBox “Macro 1” End Sub Sub Macro2() MsgBox “Macro 2” End Sub Sub Macro3() MsgBox “Macro 3” End Sub Aqui o código dispensa maiores comentários. Feche todas as janelas, volte à tela principal do Word, salve e feche o arquivo DOTM.

TESTE FINAL 7 Para testar nossa guia personalizada, clique no botão Office do Word e escolha Novo. Clique em Meus Modelos, escolha o arquivo DOTM usado neste tutorial e, depois, pressione o botão OK. A guia Guia-INFO deve aparecer. Clique nela e teste os controles. Agora, que você já sabe como criar uma nova guia, personalize-a com suas macros favoritas.

Analisando o código, vemos que a função GetDDIndex retorna a macro apropriada para cada item escolhido na caixa de seleção. A função GetDDCount simplesmente retorna o número de itens da caixa de seleção. Já a função GetDDLabels devolve o título de cada um dos itens da caixa de seleção (os quais deﬁnimos apenas como Macro 1, 2 e 3). Por ﬁm, a função MacroFavorita, que é associada ao botão de nossos controles personalizados, simplesmente roda uma macro denominada MyFav.

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ESTRUTURA DE

6 OMACROS último código a ser adicionado

2 FAIXA E BOTÕES

é o de cada macro. Neste exemplo, as macros simplesmente mostrarão uma mensagem. Para isso, acesse a janela Macros e tecle o código:

CÓDIGO DA GUIA 3 Agora, vamos teclar o código necessário para organizar a nova interface. Para isso, digite o texto abaixo na janela do Office 2007 Custom UI Editor:

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Option Explicit Sub MyFav() MsgBox “Macro favorita!” End Sub

DA FAIXA 5 ÉCONTROLE hora de criarmos as macros relativas aos controles personalizados que definimos. Para isso, clique na janela RibbonControl e tecle o código abaixo:

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word I formatação

CONTROLE TOTAL SOBRE O TEXTO Dez truques de formatação para incrementar o visual e agilizar a produção de documentos POR ERIC COSTA

CONSULTOR DE ESTILO Todo mundo conhece o tradicional traço vermelho abaixo de palavras não reconhecidas no dicionário do Word, além do verde para problemas gramaticais. Mas o programa também conta com um veriﬁcador de estilo, que indica, com um traço azul, quando textos em situações semelhantes estão com fontes, tamanhos ou efeitos distintos. Isso é interessante para manter um padrão visual ao longo do documento. Para habilitar esse veriﬁcador de estilo, clique no botão Office e escolha Opções do Word. Passe à seção Avançado > Opções de Edição e marque os itens Manter Registro da Formatação e Marcar Inconsistências de Formatação.

SELEÇÃO DE FORMATAÇÃO PÁGINAS RÁPIDAS

Temas: a cada tema corresponde um conjunto de cores, fontes e efeitos diferentes como se vê nos exemplos acima

á vários recursos para formatar textos no Word, desde os manjadíssimos botões de negrito, itálico e sublinhar, até opções avançadas de estilos e temas. Para quem vive na frente do editor de textos, vale a pena usar alguns truques para agilizar a formatação. Confira, a seguir, dez dicas práticas para deixar os documentos no visual desejado rapidinho.

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Vive reutilizando trechos de documentos? O recurso de partes rápidas do Word é ótimo para facilitar esse trabalho. Para criar uma nova parte rápida, selecione o trecho de texto desejado e acesse a guia Inserir. Clique no botão Partes Rápidas e escolha Salvar Seleção na Galeria de Partes Rápidas. Será preciso preencher um nome e descrição para a parte rápida. Depois, para inserir o texto em outros documentos, basta clicar novamente no botão Partes Rápidas, escolher Gerenciador de Blocos de Construção e selecionar o item com o nome teclado anteriormente.

Quer descobrir rapidamente quantos itens estão com determinado estilo de formatação em seu texto? Isso é bem fácil. Clique com o botão direito do mouse no estilo desejado (na guia Início) e escolha o item Selecionar todas as instâncias de N, onde N já indica o número de ocorrências do estilo. Com esse comando, já ﬁcam selecionados todos os casos. Isso é interessante, por exemplo, para quem já escreveu um texto e quer adicionar itens a um sumário. Se o estilo usado para os capítulos foi o mesmo, basta fazer a seleção por estilo e adicioná-los ao sumário usando o botão Adicionar Texto, na guia Referências.

TEXTO NO ESTILO Uma forma rápida de adaptar um dos estilos do Word à formatação em uso é selecionar o texto e clicar com o botão direito em um dos estilos na seção correspondente na guia Início. Escolha a opção Atualizar nome_do_estilo Para Corresponder à Seleção, onde nome_do_estilo será substituído pelo nome do estilo escolhido. Com isso, o estilo passa automaticamente a usar todos os ajustes do texto selecionado, incluindo fonte, tamanho, espaçamento entre linhas etc. O mais legal é que o Word automaticamente modiﬁca todas as ocorrências do estilo para o novo padrão visual.

EDIÇÃO MANUAL DE ESTILO Quer mexer nos detalhes de um estilo, como o número de pontos após um parágrafo ou o espaçamento entre linhas? Clique com o botão direito do mouse em um dos itens da seção Estilos, na guia Início, e escolha Modificar. Na janela que surge, é possível ver um exemplo do visual do estilo a cada momento, além de modificar a fonte, alinhamento do parágrafo, espaçamento entre linhas e entre parágrafos. Para mexer em mais detalhes, clique no botão Formatar e acesse todas as possibilidades de personalização. Depois de terminar de alterar o estilo, clique em OK para que todas as ocorrências de textos baseados nele sejam modificadas com os novos ajustes.

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word I formatação

CONTROLE TOTAL SOBRE O TEXTO Dez truques de formatação para incrementar o visual e agilizar a produção de documentos POR ERIC COSTA

SELEÇÃO DE FORMATAÇÃO PÁGINAS RÁPIDAS

Temas: a cada tema corresponde um conjunto de cores, fontes e efeitos diferentes como se vê nos exemplos acima

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FORMATAÇÃO DE COLUNA Uma forma rápida de aplicar uma formatação a textos em formato tabular, mas que não estão em uma tabela do Word (que estejam separados por tabulações, por exemplo), é pressionar e segurar a tecla Alt e, usando o mouse, selecionar o texto que receberá a formatação. Depois de escolher o trecho, use os comandos normais de formatação, como botões e atalhos de teclas.

TEXTO JUNTO À IMAGEM Ao adicionar uma imagem a um texto é interessante que as letras fiquem próximas da figura, com um aproveitamento maior da página e menor quebra de atenção do leitor. Para isso, depois de inserir a imagem (acessando a guia Inserir > Imagem), clique nela com o botão direito do mouse e escolha Quebra Automática de Texto > Próximo. Depois disso, aproveite para fazer alguns ajustes, arrastando a imagem com o mouse para determinar o melhor lugar para ela.

LETRA CAPITULAR Escolha o tema Uma forma de testar diferentes combinações de cores em um documento é usar os temas. Eles são acessíveis pelo botão Temas, na guia Layout de Página. Basta passar o mouse sobre cada um dos temas para ver o resultado automaticamente no documento. Clicando no tema escolhido, ele é aplicado ao texto do documento. Além dos temas que vêm com o Word, há vários outros para download, acessíveis na opção Mais Temas do Microsoft Office Online, no menu que aparece ao clicar no botão Temas. O uso de temas só funciona em documentos do padrão novo do Word 2007 (DOCX). Quem estiver editando textos no formato antigo (DOC) não poderá usar o recurso.

Uma forma bacana de iniciar um capítulo ou seção do texto é usar uma letra capitular. Não sabe do que se trata? É o uso da primeira letra do parágrafo bem grande, o que é mais comum em trabalhos de ficção. Para adicionar esse item nos textos, acesse a guia Inserir e clique no botão Letra Capitular. Há duas opções de visual. Se usarmos o ajuste Capitular, a letra ocupa o mesmo local do texto, o que é o visual mais conhecido. Já usando a opção Na Margem, a letra capitular fica fora do texto, o que é interessante para dicionários ou glossários, com uma letra longe do texto normal indicando a mudança de caractere inicial nas palavras.

CAIXA ALTA, CAIXA BAIXA Um jeito rápido de passar um texto de minúsculas para maiúsculas, ou vice-versa, é selecionar o trecho que será alterado e teclar Shift+F3. Essa combinação de teclas alterna o texto entre todo em maiúsculas, em minúsculas e só as primeiras letras de cada palavra em maiúsculas. Esse truque é interessante para quem copiou um texto somente em maiúsculas de outro documento ou ainda para dar destaque a um trecho com efeito diferente de acionar o negrito.

ATALHOS RÁPIDOS

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CTRL+D

Abre opções de fonte

CTRL+] E CTRL+[

Aumenta e diminui tamanho da fonte

CTRL+E

Centraliza texto

CTRL+J

Justifica texto

CTRL+1, CTRL+5, CTRL+2

Espaçamento entre linhas simples, 1,5 e duplo

CTRL+SHIFT+C

Copia formatação de um trecho de texto

CTRL+SHIFT+V

Cola a formatação

CTRL+Q

Elimina formatação de um parágrafo

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ATALHOS RÁPIDOS

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CTRL+D

Abre opções de fonte

CTRL+] E CTRL+[

Aumenta e diminui tamanho da fonte

CTRL+E

Centraliza texto

CTRL+J

Justifica texto

CTRL+1, CTRL+5, CTRL+2

Espaçamento entre linhas simples, 1,5 e duplo

CTRL+SHIFT+C

Copia formatação de um trecho de texto

CTRL+SHIFT+V

Cola a formatação

CTRL+Q

Elimina formatação de um parágrafo

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word I marcadores de listas

MARCADORES EM ORDEM

NÍVEIS PERSONALIZADOS Outra forma de modificar o estilo normal dos marcadores de lista é alterar o visual e caracteres usados nos níveis dela. Para isso, clique no botão Lista de Vários Níveis, na seção Parágrafo da guia Início. Escolha o item Definir Nova Lista de Vários Níveis. Na janela que aparece, é possível escolher cada tipo de caractere usado nos níveis da lista, desde a numeração até letras e números romanos.

Conheça os principais truques para dominar os marcadores de listas, incluindo o uso de uma imagem personalizada POR ERIC COSTA

m praticamente todo tipo de documento, as listas de itens podem estar presentes. E, apesar de ser um recurso usado de forma universal, pouca gente conhece truques e

manhas para personalizar e explorar ao máximo as listas. Confira, a seguir, cinco dicas para facilitar o uso de listas e diferenciá-las, em visual e funcionamento.

ATALHOS DE TECLADO Uma forma rápida de iniciar listas com marcadores é usar determinados caracteres no começo da primeira linha. Assim, por exemplo, ao iniciar uma linha com traço, “1.”, o Word entende como o começo de uma lista e aciona esse recurso automaticamente. Da mesma forma, é possível começar a linha com “*”, “>”, “=>”, entre outros. Cada um desses atalhos gera um marcador semelhante ao caractere usado. Basta teclar o atalho, uma tabulação (com a tecla Tab), o texto do primeiro item da lista e Enter.

SÍMBOLOS EM LISTAS Além dos marcadores normais, é possível usar símbolos, como os que vêm em fontes como Symbol, Webdings e Wingdings. Para isso, acesse Inserir > Símbolo > Mais Símbolos. Escolha a fonte desejada no campo Fonte e, depois, clique no símbolo que será usado como marcador de lista. Pressione o botão Inserir e feche a janela Símbolo. Agora, tecle Tab e digite o primeiro item da lista, teclando Enter em seguida. Os itens seguintes devem manter o mesmo símbolo escolhido como marcador.

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IMAGEM COMO MARCADOR Além de caracteres de fontes, imagens também podem ser usadas como marcadores de listas. Para isso, a figura deve ter, no máximo, 15 pixels de altura e de largura. Comece acessando Inserir > Imagem. Escolha o arquivo desejado e clique após a imagem, para mostrar o cursor e podermos inserir texto. Tecle Tab e o primeiro item da lista, seguido de Enter. Os próximos itens já seguirão o padrão do primeiro, com a imagem como marcador. No entanto, vale observar que os itens internos não utilizarão a imagem, mas o marcador normal do Word.

FIGURAS PRONTAS O Word traz montes de marcadores prontos, sob a forma de imagens, para serem usados como elementos gráficos diferentes em textos. Eles estão na pasta C:\Arquivos de programas\Microsoft Office\MEDIA\OFFICE12\ BULLETS, considerando o caminho de instalação normal do Office 2007. São 167 imagens, que já estão no tamanho certo e podem combinar com os vários estilos visuais incluídos no Word. É uma idéia interessante para diferenciar o visual de um texto em relação ao padrão do Word, sem precisar do trabalho de importar e reduzir arquivos existentes.

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word I marcadores de listas

MARCADORES EM ORDEM

Conheça os principais truques para dominar os marcadores de listas, incluindo o uso de uma imagem personalizada POR ERIC COSTA

m praticamente todo tipo de documento, as listas de itens podem estar presentes. E, apesar de ser um recurso usado de forma universal, pouca gente conhece truques e

manhas para personalizar e explorar ao máximo as listas. Confira, a seguir, cinco dicas para facilitar o uso de listas e diferenciá-las, em visual e funcionamento.

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word I legibilidade

HORA DA LEGIBILIDADE Use recursos e macros para deixar o texto mais palatável para os leitores POR ERIC COSTA

Legibilidade: o Word ajuda a evitar frases longas e outros problemas

lém de evitar os erros de ortografia e gramática, é importante caprichar na legibilidade do texto, evitando frases longas e outros problemas estilísticos. Para ajudar a resolver esses problemas, o Word conta com alguns recursos e, além destes, trouxemos duas macros que podem dar uma ajuda na hora da edição. Confira a seguir.

CONTROLE AUTOMÁTICO O Word traz um recurso que avisa quando uma frase está longa demais, entre outros elementos de estilo para o texto. Ele funciona de forma automática, a menos que tenha sido desligado explicitamente. Ao detectar uma frase longa, ela é grifada com um traço verde (como os erros gramaticais) e, clicando no trecho com o botão direito do mouse, é mostrado o problema, com a contagem de palavras. Caso o recurso esteja desligado, acesse o botão Office > Opções do Word. Clique na aba Revisão de Texto e marque o item Mostrar Estatísticas de Legibilidade.

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TRECHO MAIS LONGO

TAMANHO DAS FRASES Uma boa idéia para veriﬁcar a legibilidade de um texto é veriﬁcar o tamanho de cada frase. Em regra, quanto mais frases excessivamente longas, pior a legibilidade. Para ter uma idéia dessa ocorrência de frases longas é possível usar a macro abaixo. Para adicionar a macro, tecle Alt+F11, clique com o botão direito no item ThisDocument e escolha Inserir > Módulo.

Sub MostraComprimentoFrases() Dim s As Range Dim maxWords As Integer Dim i As Integer Dim sentenceLengths() As Integer Dim str As String With ActiveDocument maxWords = 0 For Each s In .Sentences If s.Words.Count > maxWords Then maxWords = s.Words.Count End If Next ‘s ReDim sentenceLenghts(maxWords) For Each s In .Sentences sentenceLengths(s.Words.Count - 1) = sentenceLengths(s.Words.Count - 1) + 1 str = “Tamanho da frase:” & vbTab & “Freqüência:” & vbCrLf & vbCrLf For i = 0 To UBound(sentenceLengths) - 1 str = str & IIf(i + 1 < 10, “ “, “”) & i + 1 & IIf(i = 0, “ palavra: “, “ palavras: “) & vbTab & vbTab & sentenceLengths(i) & vbCrLf Next Next MsgBox str End With End Sub

Ao finalizar a edição de um texto, é uma idéia interessante verificar quais são as maiores frases e tentar reduzi-las, para melhorar a legibilidade. Para isso, uma macro simples resolve. O código abaixo localiza a maior frase no documento e a seleciona, facilitando sua edição. Também mostra um aviso indicando o número de palavras da frase, para verificação rápida se ela é efetivamente longa ou não.

Sub AchaMaiorFrase() Dim s As Range Dim maxWords As Integer Dim longestSentence As String With ActiveDocument maxWords = 0 For Each s In .Sentences If s.Words.Count > maxWords Then maxWords = s.Words.Count longestSentence = s.Text End If Next Selection.HomeKey Unit:=wdStory With Selection.Find .ClearFormatting If Len(longestSentence) <= 256 Then .Text = longestSentence .Execute Else .Text = Left(longestSentence, 256) .Execute Selection.MoveEnd Unit:=wdSentence End If End With MsgBox “A frase selecionada é a mais longa do documento, “ & “com “ & maxWords & “ palavras.” End With End Sub

O código acima tem basicamente dois laços. O primeiro, determina a frase mais longa do documento e cria uma lista com esse tamanho máximo e o outro vai contabilizando cada frase na lista. Para rodar a macro, acesse Exibição > Macros > Exibir Macros. Depois, escolha o item MostraComprimentoFrases e clique em Executar.

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word I legibilidade

HORA DA LEGIBILIDADE Use recursos e macros para deixar o texto mais palatável para os leitores POR ERIC COSTA

Legibilidade: o Word ajuda a evitar frases longas e outros problemas

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TRECHO MAIS LONGO

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word I bibliografia

MONTE UM ESTILO BIBLIOGRÁFICO Crie um novo padrão para bibliografias, adaptando o Word às regras usadas em seus trabalhos POR ERIC COSTA

m dos recursos mais poderosos (e pouco conhecido) no Word 2007 é o tratamento de referências bibliográficas, acessível em Referências > Citações e Bibliografia. É possível manter uma lista de livros e criar citações a eles rapidamente, além de gerar uma lista bibliográfica de forma completamente automática. No entanto, as

opções de visual para as citações nem sempre seguem a padronização requerida para os trabalhos, especialmente os que usam as regras nacionais, como as da ABNT. Neste tutorial vamos mostrar como criar um padrão simples para exibição de bibliografia (que também está disponível em www.info. info.abril.com.br/download/5249.shtml), passo-a-passo.

CABEÇALHO 1 Para começar, devemos abrir o WordPad e criar um novo arquivo, com extensão XSL, que deve ser gravado na pasta C:\Arquivos de programas\Microsoft Office\Office12\Bibliography\Style (considerando o caminho normal de instalação do Office 2007). A primeira parte do arquivo é o cabeçalho, que deve seguir o modelo abaixo:

<?xml version=”1.0” ?> <xsl:stylesheet version=”1.0” xmlns:xsl=”http://www.w3.org/1999/XSL/Transform” xmlns:msxsl=”urn:schemasmicrosoft-com:xslt” xmlns:b=”http://schemas.openxmlformats.org/officeDocument/2006/bibliography”> <xsl:output method=”html” encoding=”us-ascii”/> <xsl:template match=”/”> <xsl:apply-templates select=”*” /> </xsl:template> <xsl:template match=”b:StyleName”> <xsl:text>INFO-Biblio</xsl:text> </xsl:template> Aqui, o principal ponto de destaque é o texto após “b:StyleName”, dentro da tag <xsl:text>. Esse texto, que aqui definimos como INFO-Biblio indica o nome da bibliografia, será o que aparecerá na lista de opções do campo Estilo, em Referências > Citações e Bibliografia, independentemente do nome do arquivo XSL. Podemos também notar que, como indica a tag xsl:output method, o Word interpreta as referências como HTML, então podemos usar alguns comandos dessa linguagem para formatar as citações.

3 BIBLIOGRAFIA O próximo passo é definir a forma de mostrar o livro citado na bibliografia ao final do trabalho. Para isso, vamos usar aqui o padrão da ABNT (NBR 10520:2002), ou seja, como no exemplo abaixo: TANENBAUM, Andrew S. Redes de Computadores. 4ª edição. São Paulo: Campus, 2003. Para isso, usaremos o código seguinte:

NECESSÁRIOS 2 CAMPOS Continuando a edição do estilo bibliográfico, vamos criar a categoria bibliográfica para livros, que é o tipo mais usado em citações. Para isso, começamos com os campos que serão exigidos na janela de entrada de item no Word. Os campos definidos aqui ficam visíveis automaticamente, sem que o usuário precise marcar a opção Mostrar Todos os Campos de Bibliografia. Vamos usar o código abaixo:

<xsl:template match=”b:GetImportantFields[b: SourceType = ‘Book’]”> <b:ImportantFields> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Author/b:Author/b:NameList</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Title</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Volume</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Edition</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Year</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:City</xsl:text> </b:ImportantField> <b:ImportantField> <xsl:text>b:Publisher</xsl:text> </b:ImportantField> </b:ImportantFields> </xsl:template>

<xsl:template match=”b:Source[b:SourceType = ‘Book’]”> <p> <xsl:value-of select=”b:Author/b:Author/b:NameList/b: Person/b:Last”/> <xsl:text>, </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Author/b:Author/b:NameList/b: Person/b:First”/> <xsl:text>. </xsl:text> <b> <xsl:value-of select=”b:Title”/> </b> <xsl:text>. </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Edition”/> <xsl:text>. </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:City”/> <xsl:text>: </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Publisher”/> <xsl:text>, </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Year”/> <xsl:text>.</xsl:text> </p></xsl:template> Note que aqui há algumas tags HTML, como <p> e <b>, indicando, respectivamente, parágrafo e o uso de texto em negrito. O restante do código é meramente a indicação de campos do livro e de textos auxiliares (com uso da tag <xsl: text>), como pontos e vírgulas, para separar os campos na bibliograﬁa. Também vale observar que não foi inserido o campo de volume, pois ele exige regras especiais, não estando presente em todas as citações de livros.

Como é possível notar, escolhemos como campos principais o autor, o título, o volume (que pode ou não ser usado, como veremos posteriormente), edição, ano, cidade e editora. Cada categoria de item a ser citado (como páginas web, enciclopédias, dicionários etc.) pode ter campos próprios, que devem ser adicionados aos dos livros caso você vá criar novas categorias com base neste arquivo.

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word I bibliografia

MONTE UM ESTILO BIBLIOGRÁFICO Crie um novo padrão para bibliografias, adaptando o Word às regras usadas em seus trabalhos POR ERIC COSTA

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ESPECIAIS 4 CASOS Como indicamos, as informações de volume não foram incluídas inicialmente, pois elas podem ou não estar presentes. Para tratar esse caso, vamos definir um comando que verifica se há volume definido e, se houver, acrescenta esse item à bibliografia. Para isso, adicione o código seguinte antes da tag </b>, do trecho definido no passo anterior:

<xsl:if test=”b:Volume”> <xsl:text>, </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Volume”/> </xsl:if> Aqui, o código é bem simples. A tag xsl:if test veriﬁca se o campo é diferente de vazio. Se for, aplica as tags internas a ela, acrescentando uma vírgula, um espaço e o campo de volume.

5 CITAÇÃO A seguir, vamos definir a forma de citação dentro do texto, para nosso estilo bibliográfico. Aqui também vamos seguir o padrão da ABNT ou, pelo menos, a versão simplificada dele, já que há várias regras, em especial para citações a diferentes livros do mesmo autor. O formato fica assim:

(TANENBAUM, 2003) Se você já sacou como funciona o código nos passos anteriores, o trecho seguinte não deve ter diﬁculdades:

<xsl:template match=”b:Citation/b:Source[b: SourceType = ‘Book’]”> <html xmlns=”http://www.w3.org/TR/REC-html40”> <body> <xsl:text>(</xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Author/b:Author/b:NameList/b: Person/b:Last”/> <xsl:text>, </xsl:text> <xsl:value-of select=”b:Year”/> <xsl:text>)</xsl:text> </body> </html> </xsl:template>

E TESTE 6 FINALIZAÇÃO Para concluir o arquivo de estilo bibliográfico personalizado devemos adicionar o código seguinte:

<xsl:template match=”text()” /> </xsl:stylesheet> Grave o arquivo e abra o Word. Verifique se o estilo bibliográfico INFO-Biblio está presente, além de aproveitar para incluir um livro, testando se no campo Visualizar a citação e a bibliografia aparecem de forma correta, além do funcionamento do botão Inserir Citação, em Referências > Citações e Bibliografia.

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word I truques

MAIS PRODUTIVIDADE O Dez truques para ganhar agilidade no Word 2007 POR ERIC COSTA

Word, em suas versões, veio ganhando tantos recursos que é normal que haja diversas maneiras de chegar ao mesmo resultado. Para quem trabalha com textos diariamente, usar um atalho rápido ou macro pode economizar minutos que somam horas (ou dias) ao longo do tempo. Confira, a seguir, dez dicas que selecionamos para agilizar a produção de documentos.

ESCONDA A FAIXA Quer mais espaço na tela ao editar uma planilha ou texto no Office 2007? É possível configurar a Faixa, recurso que substituiu os menus na nova versão do Office, de forma que ela fique escondida. Para isso, clique com o botão direito do mouse e escolha Minimizar a Faixa de Opções. Com isso, a Faixa fica escondida, sendo mostrados apenas os títulos de suas abas. Clicando neles, a Faixa volta, permitindo o acesso aos recursos do aplicativo. Para ter mais comandos rápidos, uma idéia é acrescentar mais botões à barra de ferramentas, clicando com o botão direito do mouse e escolhendo Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

COLANDO DO SEU JEITO Uma chatice comum ao copiar trechos de textos de outros documentos ou, em particular, de páginas web, é que o Word tenta manter a formatação original, o que nem sempre é desejável. É possível evitar a perda de tempo em ter de escolher a opção Colar Especial e, depois, Texto sem Formatação. Para isso, clique no botão Office e escolha Opções do Word. Acesse a seção Avançado > Cortar, Copiar e Colar. Escolha, então, no campo Colando de Outros Programas, o item Manter Somente Texto. Se quiser o mesmo efeito para o texto copiado de outros documentos, basta escolher novamente a opção Manter Somente Texto, no campo Colando Entre Documentos.

DICIONÁRIO PERSONALIZADO Durante a edição de textos, é possível adicionar individualmente palavras a um dicionário personalizado. No entanto, quem trabalha com muitos termos técnicos pode agilizar esse processo incluindo vários termos de uma só vez. Para isso, abra o Bloco de Notas do Windows e crie um novo arquivo, com extensão DIC e gravado na pasta C:\Documents and Settings\usuário\Dados de aplicativos\Microsoft\UProof, onde usuário é substituído pelo login de quem está usando a máquina no momento. No arquivo a ser criado, cada linha deve conter uma palavra do dicionário personalizado. Grave tudo e reinicie o Word.

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ESCOLHA O FORMATO O Ofﬁce 2007 mudou o formato de seus arquivos para um padrão XML, facilitando a importação por outros programas. No entanto, é fácil esquecer que amigos e colegas de trabalho ainda usam a versão antiga e não instalaram o pacote de conversão (www.info.abril. com.br/download/4718.shtml) para ler no formato novo. Para gravar sempre no formato antigo, no Word, clique no botão Office e depois em Opções do Word. Escolha a seção Salvar e, no campo Salvar Arquivos Neste Formato, selecione Documento do Word 97-2003.

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word I truques

MAIS PRODUTIVIDADE O Dez truques para ganhar agilidade no Word 2007 POR ERIC COSTA

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TEXTO DE TESTE Quer formatar um documento antes de digitar o texto? Uma opção para preencher os espaços vazios e facilitar a organização visual é criar um texto falso. O Word traz uma função perfeita para isso. Basta teclar =rand(par, frases) seguido de Enter, substituindo par pelo número de parágrafos desejados e frases pelo número de frases por parágrafo. O texto resultante indica alguns dos recursos do Ofﬁce 2007, sendo repetido quantas vezes forem requeridas pelo comando digitado. Mas, se você é fã do famoso texto em latim Lorem Ipsum, presente em vários programas de design de páginas, também pode usá-lo como texto falso, teclando o comando =lorem(par, frases), da mesma forma da função rand.

CÁLCULOS NAS TABELAS DO WORD Para operações simples, não é preciso recorrer ao Excel. O Word conta com recursos básicos para cálculos. Por exemplo, para fazer um somatório dos valores acima de uma célula, usamos a fórmula =SUM(ABOVE). Para adicionar uma fórmula a uma célula, clique nela e tecle Shift+F9. A atualização do valor não é automática, como no Excel. Para recalcular o resultado da fórmula, clique no campo e tecle F9. Além de ABOVE, é possível usar BELOW, LEFT e RIGHT, indicando, respectivamente, as células abaixo, à esquerda e à direita da atual. Além da função SUM, há opções extras, como MIN e MAX (para achar valores mínimos e máximos), além PRODUCT e COUNT (para calcular o produto das células e contá-las, respectivamente), entre outras.

TABELAS PELO TECLADO Uma forma pouco conhecida de adicionar tabelas é usando os caracteres “+” e “-”. Para isso, use o “+” para indicar novas colunas e o “-” para deﬁnir a largura delas. Por exemplo, a linha abaixo deﬁne uma tabela com três colunas, com a segunda coluna mais larga que as outras duas:

GRAVAÇÃO AUTOMATIZADA Se o tempo mínimo de um minuto para gravação automática do Word não é suﬁciente, é possível montar uma macro simples para gravar em períodos menores. Para isso, tecle Alt+F11, clique com o botão direito do mouse em ThisDocument e escolha Inserir > Módulo. Na janela que surge, tecle a macro seguinte, substituindo o tempo em TimeValue para o período desejado:

Public Sub SalvaArquivo() ActiveDocument.Save DoEvents Application.OnTime When:=Now + TimeValue(“00:00:20”), Name:=”SalvaArquivo” Application.StatusBar = “Gravei: “ & ActiveDocument.Name End Sub

+---+-----------+--+ Ao teclar Enter, o texto é transformado automaticamente na tabela. É uma técnica interessante para quem quer indicar de forma rápida o visual desejado para a tabela, já que a largura das colunas é diretamente copiada do tamanho deﬁnido no texto.

MANDE AS FONTES Para quem usa fontes próprias em documentos, o Word pode manter o mesmo visual, embutindo o arquivo de fonte no próprio documento. Para isso, acesse o botão Office > Opções do Word. Na janela que surge, acesse a seção Salvar e marque o item Incorporar Fontes no Arquivo. Caso apenas alguns caracteres da fonte sejam efetivamente usados nos documentos (o que é comum em fontes que trazem desenhos em lugar de letras), marque também Incorporar Somente os Caracteres Usados no Documento.

NÚMEROS DE LINHAS Muitas vezes, para facilitar referências ao texto, é interessante adicionar numeração às linhas. Fazer isso no Word 2007 é bem simples. Acesse Layout de Página > Números de Linha. Há várias opções. O item Contínua cria uma numeração única para todo o documento. Já as opções Reiniciar Cada Página e Reiniciar Cada Seção, como seus nomes indicam, criam numerações distintas para cada página ou seção. Para excluir um parágrafo da numeração basta selecioná-lo e escolher o item Suprimir no Parágrafo Atual.

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LINHA DE COMANDO

ARGUMENTO

O Word também permite o uso de argumentos de linha de comando para automatizar seu funcionamento. Conﬁra, na tabela ao lado, alguns dos argumentos mais úteis:

/MMACRO

Abre o Word e roda a macro indicada. Note que não pode haver espaços entre o /m e o nome da macro

Carrega o Word sem rodar quaisquer macros autoexecutáveis definidas previamente

RESULTADO

/F C:\ARQUIVO.DOCX Abre o documento C:\arquivo.docx /T C:\ARQUIVO.DOTX Cria um novo documento com base no modelo arquivo.dotx

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ARGUMENTO

O Word também permite o uso de argumentos de linha de comando para automatizar seu funcionamento. Conﬁra, na tabela ao lado, alguns dos argumentos mais úteis:

/MMACRO

Abre o Word e roda a macro indicada. Note que não pode haver espaços entre o /m e o nome da macro

Carrega o Word sem rodar quaisquer macros autoexecutáveis definidas previamente

RESULTADO

/F C:\ARQUIVO.DOCX Abre o documento C:\arquivo.docx /T C:\ARQUIVO.DOTX Cria um novo documento com base no modelo arquivo.dotx

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excel I personalização

EXCEL DO SEU JEITO

MAIS POPULARES

Personalize o visual e o funcionamento da planilha para combinar com seu gosto POR MARIA ISABEL MOREIRA

CRIE SUAS LISTAS DE PREENCHIMENTO

Em série: categoria de Opções do Excel reúne as conﬁgurações mais comuns

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Recalcular: há três opções em relação ao cálculo de fórmulas

Menos erros: ganhe tempo com a autocorreção e a autoformatação

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Salvar: escolha um formato-padrão para o salvamento de documentos

TEXTOS PERFEITOS Você costuma digitar duas iniciais maiúsculas e quer que o programa corrija automaticamente? Quer ser avisado quando usar uma palavra repetida? Abra a categoria Revisão de Textos e marque as opções correspondentes. Para definir autocorreção ao digitar, clique no botão Opções de AutoCorreção e selecione os itens de seu interesse, estabeleça exceções e crie suas regras. Aproveite e abra as guias AutoFormatação ao Digitar e Marcas Inteligentes para definir outros comportamentos do programa. Por fim, defina o dicionário que será usado na verificação do texto. Se você vai escrever em inglês, selecione uma opção desse idioma na lista Idioma do Dicionário. Se trabalha em português, opte por Português (Brasil).

TUDO SALVO O Excel 2007 salva arquivos no novo formato XLSX por padrão. Se as planilhas que você cria são abertas em versões anteriores do programa, no entanto, convém alterar o formato habitual pelo XLS, que mantém compatibilidade com versões 97 a 2003. Para fazer essa mudança, abra a categoria Salvar da caixa de diálogo Opções Excel e escolha esse ou outro

formato na lista Salvar Arquivos Neste Formato. Nessa mesma janela pode-se habilitar ou desabilitar a opção de auto-recuperaçao de arquivos e, no primeiro caso, o intervalo de tempo entre um salvamento e outro. Também é possível definir o local-padrão onde o Excel salva arquivos ou vai buscá-los quando recebe o comando Abrir. Por definição, é na pasta Documentos. Se quiser mudar esse destino, escreva o novo endereço ou copie e cole o novo endereço no espaço Local Padrão de Arquivo.

OPÇÕES AVANÇADAS Opções de edição, colagem, recorte e cópia, impressão, exibição e fórmulas, entre outros tipos de parâmetro, estão reunidas na categoria Avançado. Há uma infinidade de configurações. Vale a pena avaliar cada item dessa categoria para ver se a alteração vai fazer diferença em seu dia-a-dia. Exemplos? Você prefere ter todas as janelas na barra de tarefas do Windows ou apenas uma? Quantos arquivos deseja manter na lista de documentos recentes? Essas definições estão na área Exibir dessa categoria. Pretende continuar com o sistema de data 1900 ou mudar para o 1904, adotado pelo Excel para Mac? A alteração está disponível na

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área Ao Calcular Essa Planilha de Trabalho. Quer ocultar as barras de rolagem e as guias para uma planilha? É só desmarcar os itens correspondentes em Exibir Opções Para Esta Planilha de Trabalho. Na categoria Avançado de Opções do Excel há várias outras definições importantes, como se o programa deve ou não autocompletar valores em células e se vai dar zoom quando se usa o botão de rolagem do mouse.

ACESSO RÁPIDO A nova Barra de Ferramentas de Acesso Rápido do Excel vem com apenas três botões, mas pode ser incrementada com outros. O jeito mais simples de fazer isso é clicar no ícone Personalizar Barra de Acesso Rápido, representado por uma pequena seta para baixo, e marcar ou desmarcar comandos na lista. Caso queira acrescentar um comando que não esteja nessa relação, clique na opção Mais Comandos para abrir a caixa de diálogo Opções do Excel na categoria Personalizar. No menu Escolher Comandos Em, selecione um grupo ou subgrupo de tarefas para exibir os comandos correspondentes. Selecione um a um os comandos que deseja acrescentar à barra e clique em Adicionar. Para excluir um comando, selecione-o no painel direito dessa mesma janela e pressione Remover. Clique em OK quando terminar. Para deslocar a barra para baixo da Faixa de Opções, marque a opção correspondente. Há uma terceira forma de personalizar a barra de acesso rápido. Basta clicar com o botão direito do

Mais à mão: menu mexe na Barra de Tarefas de Acesso Rápido

Acesso Rápido: volta à barra original do Ofﬁce

COMO ERA ANTES Quer que a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido volte à configuração original? Clique em qualquer ferramenta dessa barra com o botão direito do mouse e selecione Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Se quiser que a alteração se aplique a todos os arquivos, selecione Para Todos os Documentos (Padrão) no menu Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido no alto, à direita. Ou, então, escolha a planilha para a qual quer aplicar a mudança. Em seguida, clique em Redefinir e, em seguida, em Sim para confirmar a restauração.

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mouse sobre a ferramenta de interesse na Faixa de Opções e escolher Adicionar à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido.

SUPLEMENTOS Assim como outros componentes do Microsoft Office, o Excel precisa de add-ins para executar algumas tarefas. Para formatar e converter valores para o Euro, por exemplo, é necessário ter ferramentas específicas. Alguns desses programas extras já vêm com o próprio Office. Outros podem ser baixados da internet. Você pode optar por executar os suplementos sempre que o Excel é carregado, mas essa decisão não é a mais indicada porque esses recursos consomem memória e podem tornar o processamento mais lento. Para executar ou parar alguns suplementos, abra Opções do Excel e vá até a guia Suplementos. No menu Gerenciar, selecione Suplementos do Excel e pressione Ir. Na caixa de diálogo seguinte, marque os add-ins que deseja executar ou desmarque aqueles que deseja interromper e clique em OK. Caso o add-in não esteja instalado, o programa se oferecerá para executar essa tarefa.

Tudo explicadinho Reparou que alguns itens da caixa de diálogo Opções do Excel têm um pequeno círculo com a letra i ao lado? Sempre que vir esse símbolo, passe o mouse sobre o item para visualizar uma dica de tela com informações sobre o que acontecerá se você selecionar a opção e para o que precisa estar atento ao selecionar a configuração.

Suplementos: mais recursos de cálculo para o Excel

STATUS CORRETO A barra de status do Excel pode exibir uma série de informações enquanto você trabalha, além de deixar à disposição alguns recursos úteis, como o controle deslizante de zoom e as opções de visualização da planilha. Gerenciar o que a barra de status deve mostrar é uma tarefa muito simples. Clique com o botão direito do mouse sobre ela e marque ou desmarque os elementos de acordo com suas preferências.

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excel I formatação condicional

ARRASE NA VISUALIZAÇÃO U

Oito dicas para explorar a formatação condicional no Excel POR ERIC COSTA

m dos recursos que ganharam mais inovações no Excel 2007 foi a formatação condicional. Na nova versão do programa, é possível criar gráficos dentro das células, além de mostrar ícones, tudo com base nos valo-

res da planilha. Isso evita, em muitos casos, a necessidade de criar gráficos para ilustrar os dados. Mas, além dos recursos automáticos, há muitos truques para explorar ao máximo a formatação condicional. Conheça, a seguir, oito deles.

MENOR OU MAIOR Um dos recursos essenciais da formatação condicional no Ofﬁce 2007 é o de marcar células com base em seu valor. Para isso, há um comando prontinho. Para usá-lo, selecione as células desejadas e acesse Início > Formatação Condicional > Realçar Regras das Células > É Menor do Que. Será aberta uma janela para teclar o valor limitante. Digite o número desejado e todas as células com valores abaixo dele serão coloridas. O segundo campo da janela permite mudar a cor aplicada às células, incluindo uma formatação própria, escolhendo o item Formato Personalizado.

REGRAS MANUAIS Além de usar os comandos prontos para formatação condicional, é possível criar novas regras, com opções diferentes de visual das células. Para isso, acesse Início > Formatação Condicional > Nova Regra. É aberta a janela Nova Regra de Formatação, com várias opções de criação de regras. A primeira, Formatar Todas as Células com Base em Seus Respectivos Valores, aplica as mudanças para todas as células, permitindo deﬁnir limites inferiores e superiores que interferem no visual. Além dessa opção, outra que merece destaque é a Usar uma Fórmula. Neste caso, você deverá criar uma fórmula que retorne um valor Falso ou Verdadeiro (usando comandos como E, OU e SE) para deﬁnir as células que receberão a formatação desejada.

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DE OLHO NA FORMATAÇÃO Quer mexer nas regras ou adicionar mais condições para a formatação? Acesse Início > Formatação Condicional > Gerenciar Regras. Na janela que surge, é possível visualizar as regras existentes em toda a planilha, além de editá-las e mudar sua ordem de aplicação. O botão Editar Regra leva à janela de edição manual e o comando Excluir Regra remove a formatação condicional correspondente à regra que foi eliminada. Se, antes de acessar o comando Início > Formatação Condicional > Gerenciar Regras houver um conjunto de células selecionadas, é possível clicar o comando Nova Regra e deﬁnir manualmente uma nova formatação condicional. No entanto, não é possível adicionar esse intervalo de células posteriormente.

ÍCONE SIM, ÍCONE NÃO Usando os atalhos normais para formatação condicional, são usados ícones para todas as células. Em muitas situações, é interessante mostrar os ícones apenas em alguns itens, sem poluir o visual da planilha. Isso é interessante, por exemplo, para facilitar a localização de alguns dados que fujam do normal. Aqui, por exemplo, vamos criar uma regra para aplicar ícones somente a valores abaixo de um patamar. Para fazer isso, devemos personalizar as regras de exibição de ícones. Comece escolhendo o conjunto de ícones desejado, acessando Início > Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones. Depois, acesse Início > Formatação Condicional > Gerenciar Regras. Pressione Nova Regra. Escolha a opção Formatar Apenas Células que Contenham, escolha as opções Valor da Célula e É Maior Que, além de teclar o valor desejado, pressionando OK. Marque, então, no primeiro item das regras, a opção Parar Se Verdadeiro e clique em OK. Com isso, ao satisfazer a primeira regra (ser maior do que o valor teclado), a formatação condicional pára e não são aplicados ícones.

TOTAL CONDICIONAL Ao montar uma tabela de itens, pode ser interessante mostrar o total somente quando todas as linhas forem preenchidas. É possível fazer isso com a formatação condicional. Comece tornando o texto da linha de total invisível, selecionando a cor da fonte em Início igual à do fundo da célula. Depois, selecione a célula do total e acesse Início > Formatação Condicional > Nova Regra. Clique no item Usar Uma Fórmula Para Determinar Quais Células Devem Ser Formatadas. Tecle no campo da descrição da regra a fórmula =CONT. VALORES(B2:C4)=6, considerando, claro, que os itens que não devem estar vazios estejam na região delimitada por B2 e C4, que somam seis células. Clique em Formatar, deﬁna a regra de formatação quando todos os valores estiverem preenchidos (como simplesmente mudar a cor da fonte) e pronto.

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excel I formatação condicional

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Oito dicas para explorar a formatação condicional no Excel POR ERIC COSTA

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FORMATAÇÃO CONDICIONAL POR VBA Também é possível deﬁnir uma formatação condicional usando macros. Para isso, há vários comandos possíveis. Um exemplo simples é usar o comando:

Range(“D2:D4”).FormatConditions.AddDatabar Ele cria uma formatação condicional de barra para a faixa de células indicada. Também é possível adicionar ícones com o comando Range(“D2:D4”).FormatConditions.AddIconSetCondition. Pelo editor de código, é possível visualizar todas as opções de adição ao teclar o comando FormatConditions, em ambos os exemplos acima. Também é possível remover a formatação condicional usando o comando Range(“D2:D4”).FormatConditions.Delete. Por ﬁm, ao criar uma formatação condicional, é possível acessar as conﬁgurações internas dela. Por exemplo, ao rodar o primeiro comando desta dica, pode-se usar o comando Range(“D2:D4”).FormatConditions(1).BarColor.ColorIndex = 3, que muda a cor das barras de azul para vermelho. Cada regra de formatação recebe um número, que deve ser referenciado trocando-se o valor entre parênteses após o comando FormatConditions.

LOCALIZE A FORMATAÇÃO Encontrar rapidamente todas as células com formatação condicional pode ser um problema, especialmente em planilhas bastante coloridas. Essa localização pode ser útil para montar uma versão personalizada do arquivo em outro formato (como o do Excel 2003 ou do OpenOfﬁce), com tratamento diferenciado da formatação condicional, não somente eliminando-a. Para isso, há duas formas. A mais simples é acessando Início > Localizar e Selecionar > Formatação Condicional. Outra forma é acessando Início > Localizar e Selecionar > Ir para Especial. Na janela que surge, marque o item Formatos Condicionais. Note que é possível selecionar também Todos e Mesmos. Neste segundo caso, são encontradas somente as células com a mesma regra de formatação condicional da célula selecionada anteriormente.

DESLIGUE OS GRÁFICOS Para desligar a formatação condicional, há algumas opções. Se a idéia é desabilitar algumas células especíﬁcas, selecione o grupo desejado e acesse Início > Formatação Condicional > Limpar Regras > Limpar Regras das Células Selecionadas. Para limpar a formatação condicional de toda a planilha, use o mesmo comando, somente substituindo o último item por Limpar Regras da Planilha Inteira. Outra forma de fazer isso é abrir a janela de gerenciamento de regras, acessando Início > Formatação Condicional > Gerenciar Regras, e remover todas as regras, clicando no botão Excluir Regra.

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excel I gráfico dinâmico

UM GRÁFICO PARA MUITOS DADOS Use funções avançadas para mexer em um gráfico dinamicamente POR ERIC COSTA

DE ORIGEM 1 DADOS Antes de tudo, devemos teclar os dados que serão a base do gráfico. Em nosso exemplo, usamos uma tabela simples, com a primeira coluna indicando o nome de cada vendedor e as colunas seguintes mostrando as vendas a cada mês. Caso você queira primeiro testar as funções da forma exata mostrada aqui, basta seguir o modelo da imagem, renomeando a planilha para Vendas.

DO NOME 2 ESCOLHA Passe a uma nova planilha e troque seu nome para Gráfico. Agora, devemos criar um controle para escolher o vendedor que servirá de base para o gráfico. Para isso, Clique na célula A2 e depois acesse Dados > Validação de Dados > Validação de Dados. Na janela que aparece, escolha, no campo Permitir, a opção Lista. Depois, tecle, no campo Fonte, a lista de células que traz os nomes dos vendedores que, no exemplo dado aqui, é obtida pela fórmula =Vendas!$A$3:$A$6. Clique em OK e observe que foi criado um controle que lista os vendedores existentes.

Gráﬁco dinâmico: use funções para fazer referências indiretas na planilha

m dos segredos dos usuários avançados do Excel está no uso de referências dinâmicas. Esse recurso permite acessar uma tabela de forma incremental, ou seja, indicar, com base em uma referência inicial, um deslocamento de um número de colunas ou linhas, para frente ou para trás. Pode parecer complicado, mas não é, especialmente quando se pega o jeito de usar as funções. Para mostrarmos o funcionamento das referências dinâmicas, vamos montar uma planilha que cria um gráfico que varia conforme o item selecionado em um controle. Em nosso exemplo, o gráfico dinâmico mostra, com base no vendedor escolhido, um gráfico com as vendas dele nos meses do ano. Confira o passo-a-passo, a seguir.

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PARA O GRÁFICO 3 DADOS Para facilitar a construção do gráfico, vamos montar uma tabelinha na planilha Gráfico. Para isso, siga o modelo da imagem, preenchendo os meses na primeira linha. Com isso, não precisaremos fazer ajustes em nosso gráfico para importar os nomes de coluna da planilha Vendas e a criação dele será praticamente automática, depois de, claro, importarmos os dados de vendas de cada mês do vendedor escolhido.

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excel I gráfico dinâmico

UM GRÁFICO PARA MUITOS DADOS Use funções avançadas para mexer em um gráfico dinamicamente POR ERIC COSTA

Gráﬁco dinâmico: use funções para fazer referências indiretas na planilha

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DAS INFORMAÇÕES 4 BUSCA É hora de usarmos uma função para trazer os dados da planilha Vendas. Para isso, vamos usar a função PROCV, que busca um dado de forma vertical e retorna o valor de uma coluna, na linha onde a informação foi encontrada. Em outras palavras, ao encontrar o nome do vendedor, a função pode retornar as colunas seguintes, que serão usadas em nosso gráfico. Em nosso exemplo, usamos, na célula B2 da planilha Gráfico, a fórmula =PROCV($A$2;Vendas!$A$3:$M $6;2;FALSO). Aqui, o item a ser procurado é o primeiro parâmetro, com valor A2 (a célula com o nome do vendedor). Os limites da busca estão no segundo parâmetro e são as células de dados (na planilha Vendas). O terceiro parâmetro indica a coluna a ser retornada, no caso, o valor das vendas em janeiro e, por fim, o quarto parâmetro indica que queremos um resultado idêntico (em relação ao nome do vendedor) e não o mais próximo. Repita a fórmula para as células C2 a M2, trocando o terceiro parâmetro por 3, 4, 5, ..., até 13.

5 MONTANDO O GRÁFICO Com nossa tabela pronta, podemos montar o gráfico. Para isso, selecione as células de A1 a M2. Acesse o item Inserir > Colunas e escolha o primeiro tipo de gráfico de colunas 3D (colunas 3D agrupadas). O gráfico deve surgir prontinho. Agora, aproveite para aumentar o tamanho dele, além de trocar as cores, se preferir. Também clique com o botão direito do mouse na legenda com o nome do vendedor e escolha Excluir. Essa informação é desnecessária, já que o nome do vendedor está como título do gráfico.

FINAL 6 TESTE Para fazer o teste de funcionamento do gráfico dinâmico, abra as opções no campo A2, com o nome do vendedor, e escolha outro item. O gráfico deve ser modificado automaticamente. Caso seja necessário aumentar o número de vendedores posteriormente, basta clicar na célula A2, acessar Dados > Validação de Dados > Validação de Dados e trocar os limites no campo Fonte.

DADOS DINÂMICOS CONHEÇA AS FUNÇÕES PARA REFERENCIAR DADOS DE FORMA INDIRETA NAS PLANILHAS CORRESP

Retorna a posição relativa de um item em uma lista de células. Assim, por exemplo, se buscarmos na lista (“Carlos”, “Antônio”, “Juca”, “Marcos”) o texto “Juca”, a função CORRESP retorna como resultado o número 3.

DESLOC

Devolve uma célula com base em uma referência e um deslocamento. Por exemplo, DESLOC(A1, 0, 2) retorna o valor de A3, pois toma como base A1 e desloca zero linha e 2 colunas.

PROCH / PROCV

Busca uma célula com base em um item procurado, como a função CORRESP, mas retorna não a posição, mas o conteúdo de outra célula, na mesma linha (PROCV) ou coluna (PROCH) da que tem o conteúdo desejado.

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excel I gráficos

PODER NAS BARRAS

Conheça oito truques para dar um show ao mostrar dados da planilha POR ERIC COSTA

m dos pontos fortes do Excel em relação às planilhas concorrentes sempre foi a versatilidade de seus gráficos. O resultado é que, no Office 2007, o Excel é responsável por gerar os gráficos em todos os outros

FATIAS PERSONALIZADAS Além de permitir o uso de imagens de fundo nos gráficos, o Excel também pode usá-las para ilustrar os elementos do próprio gráfico. Para isso, clique no gráfico com o botão direito do mouse e escolha Formatar Série de Dados. Na seção Preenchimento, escolha a opção Preenchimento com Imagem ou Textura. Pressione o botão Arquivo e escolha a imagem desejada. Antes de pressionar Fechar, é interessante usar a opção Linha Sólida na seção Cor da Borda, já que a imagem escolhida pode não deixar claros os limites de cada fatia da pizza.

programas, se estiver instalado. Com tanto poder, há montes de truques bacanas para gerar gráficos diferentes no Excel. Selecionamos algumas das melhores dicas de gráficos. Confira a seguir.

PIZZA COM DESTAQUE Quando alguns dos dados do gráfico de pizza contam com pouca participação numérica, pode valer a pena colocálos em outro gráfico, que destaque de forma mais visível a diferença entre os participantes “pequenos”. Para isso, podemos usar dois tipos de gráfico: o chamado Pizza de Pizza e o denominado Coluna de Pizza. Para criá-los, selecione os dados e acesse Inserir > Pizza. Os dois gráficos são a terceira e quarta opções da primeira seção de gráficos de pizza. Note que o Excel automaticamente seleciona os itens com menor porcentual para formar a coluna ou segunda pizza. Para mexer nessa escolha, clique com o botão direito do mouse na pizza e escolha Formatar Série de Dados. Na janela que surge, é possível escolher, no campo A Segunda Plotagem Contém o Último, o número de elementos no segundo gráfico.

GRÁFICO DE TERMÔMETRO

HISTOGRAMA COMPARATIVO Uma forma poderosa de visualizar dados divididos em dois grandes grupos é usar um histograma comparativo, que nada mais é do que dois gráficos de barras, juntos e invertidos. Esse tipo de gráfico é muito usado nas chamadas pirâmides etárias. Para montar um histograma comparativo, comece definindo a tabela e invertendo o sinal dos itens da primeira coluna. Assim, todos os dados de lá passam a ter sinal negativo. Selecione todos os dados e acesse Inserir > Barra, escolhendo a primeira opção de gráfico de barra. Clique no eixo horizontal do gráfico com o botão direito do mouse e escolha Formatar Eixo. Acesse a seção Número e clique em Personalizado. Tecle, no campo Código de Formatação, o código 0,00%;0,00%;0,00%, pressione o botão Adicionar e, depois, Fechar. Clique agora no eixo vertical com o botão direito do mouse e escolha Formatar Eixo. Escolha, nas opções Tipo de Marca, o item Nenhum e, em Rótulos do Eixo, o item Inferior. Agora, clique em uma das barras com o botão direito do mouse e escolha Formatar Série de Dados. Use 100% para Sobreposição de Séries e 0% para Largura do Espaçamento. Pressione Fechar e pronto.

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Para mostrar um dado porcentual, um tipo de gráfico que pode dar um visual bacana à planilha é de termômetro. Fazê-lo não é complicado, usando como base o gráfico de colunas. Clique na célula com o porcentual que servirá de base para o termômetro e acesse Inserir > Colunas e escolha a primeira opção da lista. Remova as legendas e o título do gráfico. Então, clique na barra com o botão direito do mouse e escolha Formatar Pontos de Dados. Na janela que aparece, acesse a seção Opções de Série e arraste o controle no campo Largura do Espaçamento para o lado esquerdo (junto a Sem Intervalo). Clique no eixo vertical (com os porcentuais) com o botão direito do mouse e escolha Formatar Eixo. Na seção Opções de Eixo, troque a opção dos campos Mínimo e Máximo para Fixo e tecle os valores 0 e 1, respectivamente. Com isso, o gráfico fica pronto. Se quiser, troque as cores e adicione um círculo na parte inferior para que o resultado fique mais parecido com um termômetro.

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excel I gráficos

PODER NAS BARRAS

Conheça oito truques para dar um show ao mostrar dados da planilha POR ERIC COSTA

programas, se estiver instalado. Com tanto poder, há montes de truques bacanas para gerar gráficos diferentes no Excel. Selecionamos algumas das melhores dicas de gráficos. Confira a seguir.

GRÁFICO DE TERMÔMETRO

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MODELO DE GRÁFICO

VELOCÍMETRO Usar um velocímetro pode ser interessante para mostrar, claro, velocidade, ou o porcentual onde se encontra uma tarefa ou projeto. Fazer um gráfico no estilo de velocímetro não é difícil. Primeiro, usaremos, além do dado da célula com o porcentual, três outras células. A primeira, deve ter valor fixo de 50%. A segunda, tem a fórmula =MÍNIMO(B2, 100%)/2, considerando que o porcentual desejado está na célula B2, e a terceira, a diferença entre 50% e a célula anterior (por exemplo, =50%-B5, como na imagem). Selecione essas três células auxiliares, acesse Inserir > Pizza e escolha o primeiro gráfico de pizza da lista. Agora, clique no pedaço correspondente a 50% e com o botão direito do mouse acesse a opção Formatar Ponto de Dados. Passe à seção Opções da Série e mude o valor em Ângulo até que o pedaço de 50% fique na parte inferior do gráfico. Mude para a seção Preenchimento, escolha a opção Sem Preenchimento e pressione Fechar. O velocímetro está pronto. Se quiser, aproveite para remover as legendas e adicionar um texto descritivo.

FORMAS NAS COLUNAS Um truque rápido para mudar o visual de um gráfico é usar, como colunas, algumas das formas predefinidas do Excel. Para isso, primeiro crie o gráfico de barras normalmente. Depois, adicione a forma desejada, acessando Inserir > Forma, escolhendo um dos itens e, depois, clicando e arrastando o mouse até gerar a forma em um tamanho qualquer. Aproveite para mexer nas cores e outros detalhes visuais da forma. Depois, selecione-a e tecle Ctrl+C. Clique na primeira barra do gráfico, para selecionar todas elas, e tecle Ctrl+V. Com isso, a forma será aplicada a todas as barras, esticando-se conforme necessário.

Com tantos recursos para gerar e personalizar os gráficos, depois de montar um visual bacana, você pode querer reutilizálo em outras planilhas. Para isso, após editar o gráfico, acesse a guia Design e clique no botão Salvar Como Modelo, no grupo Tipo. Aceite o local sugerido pelo Excel e dê um nome ao modelo. Quando for preciso usar o gráfico posteriormente, basta acessar Inserir > Outros Gráficos > Todos os Tipos de Gráfico e, na janela que surge, acessar a seção Modelos.

O GRÁFICO CERTO Nem todo tipo de gráfico é indicado para a informação que se pretende representar. Para não errar, saiba qual é a função de cada um deles.

METAS E RESULTADOS Uma forma interessante de visualizar a realização ou não de metas é mostrar ambos os dados em um gráfico de barras, com os objetivos sendo mostrados como limites para as colunas. Para isso, comece com uma tabela semelhante à da imagem, com duas colunas de dados, uma para as metas e outra para os resultados alcançados. Selecione todos os dados e acesse Inserir > Barras e escolha o primeiro gráfico da lista. Clique, então, em uma das barras de dados de metas, acesse a guia Design > Alterar Tipo de Gráfico. Clique em X Y Dispersão e escolha o primeiro gráfico da lista. Clique em um dos pontos dos dados de metas com o botão direito do mouse e escolha Formatar Série de Dados. Marque a opção Eixo Principal e pressione OK. Agora, acesse a guia Layout > Barras de Erros > Mais Opções de Barras de Erros. Caso apareça a opção de barras de erro verticais, feche a janela e clique nas barras horizontais com o botão direito do mouse e escolha Formatar Barras de Erro. Na janela, tecle o número 0,2 em Valor Fixo. Mude para a seção Estilo da Linha e, no campo Largura, tecle 3. Pressione o botão Fechar e selecione novamente os pontos de metas. Clique neles com o botão direito do mouse e escolha a opção Formatar Série de Dados. Acesse a seção Opções de Marcador, escolha a opção Nenhum e pressione Fechar.

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XY – DISPERSÃO É muito usado em estatísticas e trabalhos científicos para mostrar a relação entre duas variáveis quantitativas.

COLUNAS

AÇÃO

Desenha barras para comparar valores no decorrer de um período de tempo — as vendas nos últimos três anos, por exemplo.

É ideal para ilustrar a flutuação de ações, mas pode exibir outros tipos de variações, como a temperatura ao longo de um período.

LINHAS

SUPERFÍCIE

Exibe dados não cumulativos para demonstrar sua evolução no tempo. Exemplo: as vendas de um setor nos quatro trimestres de um ano.

Deve ser usado quando o objetivo é encontrar as melhores combinações entre dois conjuntos de dados numéricos.

PIZZA

ROSCA

É indicado para a análise de porcentagens de um número total, como a participação de cada linha de produto no faturamento total.

Como nos gráficos de pizza, exibe a relação das partes com o todo. A diferença é que pode conter mais de um série de dados.

BARRAS

BOLHAS

Tem a mesma função do gráfico de colunas, só que dispõe os dados na posição horizontal em vez da vertical.

Comparam três conjuntos de dados, e esses dados são exibidos na forma de bolha. O terceiro valor determina o tamanho da bolha.

ÁREA

RADAR

Salienta a tendência de valores ao preencher a porção do gráfico abaixo das linhas que conectam os vários pontos.

Compara os valores coletados de diversas séries de dados. As linhas conectam os valores das mesmas séries.

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MODELO DE GRÁFICO

O GRÁFICO CERTO Nem todo tipo de gráfico é indicado para a informação que se pretende representar. Para não errar, saiba qual é a função de cada um deles.

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XY – DISPERSÃO É muito usado em estatísticas e trabalhos científicos para mostrar a relação entre duas variáveis quantitativas.

COLUNAS

AÇÃO

Desenha barras para comparar valores no decorrer de um período de tempo — as vendas nos últimos três anos, por exemplo.

É ideal para ilustrar a flutuação de ações, mas pode exibir outros tipos de variações, como a temperatura ao longo de um período.

LINHAS

SUPERFÍCIE

Exibe dados não cumulativos para demonstrar sua evolução no tempo. Exemplo: as vendas de um setor nos quatro trimestres de um ano.

Deve ser usado quando o objetivo é encontrar as melhores combinações entre dois conjuntos de dados numéricos.

PIZZA

ROSCA

É indicado para a análise de porcentagens de um número total, como a participação de cada linha de produto no faturamento total.

Como nos gráficos de pizza, exibe a relação das partes com o todo. A diferença é que pode conter mais de um série de dados.

BARRAS

BOLHAS

Tem a mesma função do gráfico de colunas, só que dispõe os dados na posição horizontal em vez da vertical.

Comparam três conjuntos de dados, e esses dados são exibidos na forma de bolha. O terceiro valor determina o tamanho da bolha.

ÁREA

RADAR

Salienta a tendência de valores ao preencher a porção do gráfico abaixo das linhas que conectam os vários pontos.

Compara os valores coletados de diversas séries de dados. As linhas conectam os valores das mesmas séries.

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excel I suplementos

FUNÇÕES PARA DISTRIBUIR

3 GRAVAÇÃO Agora, devemos gravar o suplemento. Para isso, acesse o botão Office > Salvar Como > Outros Formatos. Na janela Salvar Como, escolha, em Salvar Como Tipo, a opção Suplemento do Excel. Note que a pasta de gravação muda automaticamente para C:\ Documents and Settings\usuário\ Dados de aplicativos\Microsoft\ Suplementos, onde usuário é o login usado no Windows. Tecle um nome para o arquivo e clique em Salvar. Lembre-se do caminho da pasta acima, pois para distribuir o suplemento é preciso copiar o arquivo gravado lá. Feche o Excel.

Crie um suplemento para compartilhar funções personalizadas do Excel com outras pessoas POR ERIC COSTA

ara quem trabalha com funções personalizadas nas planilhas, uma forma prática de distribuílas é criar um suplemento do Excel. Para isso, não é preciso nenhum conhecimento avançado, bastando usar alguns dos recursos do próprio Excel. Confira o passo-a-passo a seguir.

Suplementos: mais funções para a planilha

DA PLANILHA 1 CRIAÇÃO Primeiro, devemos criar uma planilha e adicionar as funções desejadas. Neste exemplo, como o foco é na criação do suplemento, vamos usar apenas uma função bem simples, que calcula uma média ponderada, com pesos 3, 3 e 4. Então, tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Módulo e tecle a função abaixo:

Function CalculaMedia(P1, P2, P3 As Long) CalculaMedia = P1 * 3 + P2 * 3 + P3 * 4 End Function Clique no botão de Salvar e acesse Ferramentas > Propriedade de VBAProject. Acesse a aba Proteção e, se quiser, crie uma senha para evitar que outras pessoas mexam no código de suas funções. Depois de fazer isso, clique em OK e feche a janela do Visual Basic.

DO SUPLEMENTO 2 PROPRIEDADES Agora, vamos teclar as propriedades da planilha, que serão usadas no suplemento, para definir seu nome na lista que aparece no Excel, assim como a descrição. Para isso, acesse o botão Office > Preparar > Propriedades. Tecle um nome curto em Título e uma definição mais detalhada do suplemento em Comentários. Clique no X para fechar a janela.

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VERIFICAÇÃO E 4 HABILITAÇÃO Rode novamente o Excel e acesse o botão Office > Opções do Excel. Na janela que surge, acesse a seção Suplementos e pressione o botão Ir. Marque a opção com o nome dado anteriormente e clique em OK. Com isso, o suplemento passa a funcionar para as planilhas em edição.

DO SUPLEMENTO 5 TESTE Para concluir o tutorial, devemos apenas fazer o teste de funcionamento do suplemento usando a função deﬁnida. Para isso, crie uma nova planilha acessando o botão Office > Novo, e escolha o modelo Normal. Então, tecle em uma célula qualquer a fórmula =CalculaMedia(6,5,8). O resultado, que é de valor 6,3, deve ser mostrado, indicando que o suplemento está funcionando. Para passar o suplemento para outras pessoas, basta copiar o arquivo XLAM na pasta indicada anteriormente.

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excel I suplementos

FUNÇÕES PARA DISTRIBUIR

Crie um suplemento para compartilhar funções personalizadas do Excel com outras pessoas POR ERIC COSTA

Suplementos: mais funções para a planilha

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powerpoint I slide de sumário

SUMÁRIO AUTOMÁTICO

MODELO 2 GRAVANDO A seguir, vamos gravar a macro em um arquivo de modelo, facilitando a criação de novos arquivos que já incluam esse recurso. Para isso, acesse o botão Office > Salvar Como > Outros Formatos. Na janela que aparece, digite um nome para o arquivo e, em Salvar Como Tipo, escolha Modelo Habilitado Para Macro do PowerPoint. Clique em Salvar para gravar o novo modelo.

Use uma macro para gerar resumos dos slides automaticamente POR ERIC COSTA

1 MACRO Para começar, abra o Powerpoint, e tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Módulo e tecle o código abaixo:

Sumário: ista automática dos títulos dos slides

o começo ou no final de uma apresentação é útil mostrar um resumo do que foi ou será exposto para permitir que a platéia acompanhe o andamento do feito. Para esse fim, um slide de sumário resolve bem. E, com ajuda de uma macro, é possível criar esse slide automaticamente. Veja como fazer isso, a seguir.

Sub CriaSlideSumario() Dim objSlide As Slide Dim objShape As Shape Dim strSlideTitle As String Dim strSummary As String Dim nVerticalTabPos As Integer For Each objSlide In ActiveWindow.Selection.SlideRange strSlideTitle = “” For Each objShape In objSlide.Shapes If objShape.HasTextFrame Then strSlideTitle = objShape.TextFrame.TextRange.Text nVerticalTabPos = InStr(strSlideTitle, Chr(11)) If nVerticalTabPos <> 0 Then strSlideTitle = Left(strSlideTitle, nVerticalTabPos - 1) End If Exit For End If Next If strSlideTitle = “” Then strSlideTitle = objSlide.Name End If strSummary = strSummary & strSlideTitle & vbCrLf Next With ActivePresentation.Slides .Add Index:=.Count + 1, Layout:=ppLayoutText With ActivePresentation.Slides(.Count) .Shapes(1).TextFrame.TextRange.Text = “Sumário” .Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = strSummary End With End With End Sub

3 MONTAGEM DO SUMÁRIO Agora, com o modelo pronto, acesse o botão Office > Novo > Meus Modelos e escolha o arquivo que gravamos. Crie a apresentação e, depois, segure a tecla Ctrl e clique nos slides que farão parte do sumário, na ordem inversa da desejada. Depois, acesse Exibição > Macros, escolha a macro CriaSlideSumario e pressione o botão Executar. O slide de sumário deve ser criado automaticamente.

O código consiste em um laço principal que passa por todos os slides selecionados e guarda os títulos deles em strSummary.

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powerpoint I slide de sumário

SUMÁRIO AUTOMÁTICO

Use uma macro para gerar resumos dos slides automaticamente POR ERIC COSTA

1 MACRO Para começar, abra o Powerpoint, e tecle Alt+F11. Acesse Inserir > Módulo e tecle o código abaixo:

Sumário: ista automática dos títulos dos slides

O código consiste em um laço principal que passa por todos os slides selecionados e guarda os títulos deles em strSummary.

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powerpoint I recursos para a apresentação

PREPARAÇÃO PARA O SHOW Dicas para treinar para a apresentação dos slides e automatizar recursos do PowerPoint POR ERIC COSTA

riar os slides é apenas parte das tarefas para montar uma apresentação. A preparação e treinamento prévio podem definir o sucesso ou o fracasso na hora da exposição dos slides. Para facilitar algumas das técnicas de preparação para a apresentação e automatizar o PowerPoint há vários truques. Confira alguns deles, a seguir.

TREINO DE TEMPO Antes de fazer a apresentação ao vivo, é sempre uma boa idéia praticar sozinho, ou com a equipe que fará a exibição. Para isso, um recurso bastante útil do PowerPoint é o de testar intervalos. Ao acioná-lo, o PowerPoint passa a gravar o tempo usado em cada slide. Assim, por exemplo, é possível detectar slides que usam muito pouco tempo (e que precisam de mais informações ou devem ter seus dados unidos a outro slide). Outra informação importante é o tempo total de apresentação, que pode servir de base para alongar ou encurtar o número de slides. Para usar esse recurso, acesse Apresentação de Slides > Testar Intervalos. O PowerPoint mostrará a apresentação com uma barra no canto superior esquerdo da tela, que exibe o tempo no slide atual e total até o momento. Caso você erre algo durante a apresentação, clique no botão Repetir, para recomeçar o tempo no slide atual. No ﬁnal, o PowerPoint mostrará o tempo gasto em cada slide, além do tempo total de apresentação.

MAIS MINUTOS COM UMA MACRO Depois de determinar o tempo de cada slide e treinar a apresentação pode-se adicionar alguns segundos ou minutos. Para isso, uma macro simples resolve o problema. Tecle Alt+F11, acesse Inserir > Módulo e digite o código abaixo:

Sub AjustaTempos() Dim objSlide As Slide Dim varAdjustTime As Variant varAdjustTime = InputBox(“Tecle o número de segundos para “ & “ajustar os tempos dos slides:”) If varAdjustTime = “” Then Exit Sub For Each objSlide In ActivePresentation.Slides With objSlide.SlideShowTransition .AdvanceTime = .AdvanceTime + Int(varAdjustTime) End With Next ActiveWindow.ViewType = ppViewSlideSorter End Sub O código é bem simples. Ele começa pedindo o número de segundos para ajuste e, depois, passa por todos os slides adicionando o valor entrado (que pode ser negativo, para redução do período) nos tempos de exibição deles.

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CONTROLE DE PROGRESSO TEMPO MÉDIO POR SLIDE Uma informação importante, especialmente ao fazer apresentações em grupo, é o tempo médio por slide. Para calcular isso, é possível fazer uma macro bem simples e direta. Como sempre, para adicionar macros, tecle Alt+F11, acesse Inserir > Módulo e digite o código abaixo:

Sub TempoMedio() Dim objSlide As Slide Dim nTotalTime As Integer Dim nAverageTime As Integer nTotalTime = 0 For Each objSlide In ActivePresentation.Slides nTotalTime = nTotalTime + objSlide. SlideShowTransition.AdvanceTime Next nAverageTime = nTotalTime / ActivePresentation.Slides.Count MsgBox “Tempo total: “ & Format(TimeSerial(0, 0, nTotalTime), “h:mm:ss”) & vbCrLf & _ “Tempo médio: “ & Format(TimeSerial(0, 0, nAverageTime), “h:mm:ss”) End Sub

Um recurso que ajuda a controlar a ânsia e o sono da platéia é mostrar, a cada instante, o progresso da apresentação. Em outras palavras, quantos slides faltam para o ﬁnal. Para fazer isso de forma automatizada, uma macro simples resolve bem. Use o código abaixo, que adiciona ao rodapé de cada slide o texto “Slide n de t”, onde n é o slide atual e t o total.

Sub AdicionaProgresso() Dim s As Slide With ActivePresentation For Each s In .Slides s.HeadersFooters.Footer.Visible = msoTrue s.HeadersFooters.Footer.Text = “Slide “ & s.SlideNumber & “ de “ & .Slides.Count Next End With End Sub

O código acima simplesmente soma os tempos de cada slide e depois divide pelo total de slides, mostrando uma janela de mensagem com a média.

ATALHOS DE TECLADO TECLA

EFEITO

Passa ao próximo slide ou animação. Também pode ser usada a barra de espaços, setas para direita e para baixo ou ainda Page Down.

Volta ao slide anterior. Também podem ser usados Backspace, setas para esquerda e para cima, além de Page Up.

NUM + enter

Vai ao slide de número num.

Dá pausa na exibição dos slides.

C ou ,

Pausa a exibição, deixando a tela branca.

E ou .

Dá pausa na exibição, deixando a tela preta.

Desliga e liga a exibição da seta do mouse e dos atalhos para anotações e rabiscos nos slides.

ESC

Finaliza a apresentação.

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powerpoint I recursos para a apresentação

PREPARAÇÃO PARA O SHOW Dicas para treinar para a apresentação dos slides e automatizar recursos do PowerPoint POR ERIC COSTA

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O código acima simplesmente soma os tempos de cada slide e depois divide pelo total de slides, mostrando uma janela de mensagem com a média.

ATALHOS DE TECLADO TECLA

EFEITO

Passa ao próximo slide ou animação. Também pode ser usada a barra de espaços, setas para direita e para baixo ou ainda Page Down.

Volta ao slide anterior. Também podem ser usados Backspace, setas para esquerda e para cima, além de Page Up.

NUM + enter

Vai ao slide de número num.

Dá pausa na exibição dos slides.

C ou ,

Pausa a exibição, deixando a tela branca.

E ou .

Dá pausa na exibição, deixando a tela preta.

Desliga e liga a exibição da seta do mouse e dos atalhos para anotações e rabiscos nos slides.

ESC

Finaliza a apresentação.

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powerpoint I internet

APRESENTAÇÃO PARA A WEB Q

Na internet seu trabalho não fica restrito a um grupo POR MARIA ISABEL MOREIRA uando a apresentação tem caráter público, um bom lugar para ela é na internet. Qualquer pessoa com um computador conectado poderá compartilhar suas idéias. Recurso para isso o PowerPoint tem. O gerador de apresentações pode salvar em HTML e ainda abrir arquivos nesse formato para edição e novo salvamento.

ESCOLHA O FORMATO Clique no Botão Office e selecione Salvar Como e Outros Formatos na seqüência. Há dois tipos de arquivo que podem ser selecionados. Quem escolher Página da Web ( *.mht; *.mhtml ) vai obter um único arquivo com tudo o que é preciso para que a apresentação seja exibida em um browser. Quando se escolhe Página da Web (*.htm: *.html) é produzido um arquivo HTML e uma pasta contendo vários arquivos para imagens, efeitos e outros elementos. Apesar de inconveniente, essa opção é a mais indicada para quem quer garantir que internautas com qualquer navegador possam ver seu trabalho. Dê um novo nome para o arquivo ou mantenha o nome atual e clique em Salvar. O PowerPoint usa o título do primeiro slide como o

da página — ou seja, o título que vai aparecer na barra correspondente do browser. Para mudá-lo, clique em Alterar e digite o novo nome.

COMPLETA OU NÃO? Na caixa de diálogo Publicar Como Página da Web é possível fazer algumas escolhas. Por padrão, o programa salva a apresentação completa e o faz em um formato suportado pelo IE 4.0 ou posterior. Também por definição exibe anotações do orador. Você pode, no entanto, estabelecer quais slides serão apresentados — marque Número do Slide e indique o slide inicial e o final. Altere a configuração do suporte ao navegador. Marque a opção Abrir Página da Web no Navegador para que o browser abra a página tão logo ela seja publicada.

Slides: seleção do todo ou de parte

OPÇÕES

Formato: escolha entre MHTML ou HTML

Clique no botão Opções da Web para determinar como a página da web será exibida. É a hora de decidir, por exemplo, se as animações serão mostradas, se haverá controles de navegações no slide, qual é a resolução do monitor de destino etc. Percorra as guias Geral, Navegadores, Arquivos, Imagens, Codificação e Fontes para ver se aceita as configurações predefinidas ou se quer fazer outras escolhas. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções da Web e em Publicar. Depois disso, é só fazer o upload para o servidor de seu provedor de hospedagem.

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powerpoint I dvd

DISPENSE O PROJETOR Transforme a apresentação em um DVD que roda em qualquer player POR MARIA ISABEL MOREIRA Wondershare. O vídeo gerado inclui até animações, efeitos de transição, recursos de áudio e outros elementos usados na produção do show de slides. O DVD Presenter tem uma versão de testes, que funciona por 15 dias (www.info.abril.com. br/download/4905.shtml). O inconveniente é que essa versão de experimentação coloca uma espécie de marca d’água em cada slide. Quem quiser ficar livre da chateação tem de pagar 100 dólares para adquirir o software. Usar o DVD Presenter é bem simples. O trabalho é executado em cinco passos com a ajuda de uma espécie de assistente. Dificuldade? Uma lida no arquivo de ajuda (em inglês) pode sanar muitas dúvidas.

IMPORTAÇÃO DOS ARQUIVOS

Abra o programa e clique no botão Browse para selecionar o arquivo ou o conjunto de arquivos. O DVD Presenter aceita vários formatos de apresentação, incluindo PPTX, POTX e PPTM da nova versão PowerPoint. O programa permite importar até oito apresentações em um único projeto. Quando concluir a inserção do arquivo, clique no botão Next para abrir o próximo assistente.

ode acontecer com qualquer profissional. Você não leva seu notebook para a apresentação e descobre, na hora H, que não há um computador por perto ou que o projetor não funciona. A situação pode ser contornada sem grandes embaraços se houver um aparelho de TV e um DVD player disponíveis e você tiver tido antes o cuidado de transformar sua apresentação em um vídeo. Vários programas fazem esse trabalho, entre eles o DVD Presenter, da

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Arquivos: programa permite incluir oito arquivos por projeto

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CONFIGURAÇÃO DE SAÍDA

Na janela Output Properties, selecione a opção Burn To DVD/MiniDVD Disc. Em Standard, escolha o padrão disponível no país onde o vídeo será exibido. Em caso de dúvida, clique no botão Select Country Here, escolha o país na lista e clique em OK . No caso do Brasil, o padrão de vídeo é PAL. O programa seleciona, por definição, o modo Standard DVD. Os outros modos disponíveis são 480p, 720i, 720p, 1 080i e 1 080p.

Modo: há três opções de visualização — cheia, normal e segura

Saída: escolha do padrão depende do país

LAYOUT

Em seguida, clique em Edit Video Layout para configurar o layout do vídeo. Em Video Size, selecione o tamanho que a apresentação ocupará na tela da televisão ou do computador. Na opção Full Mode, ela será exibida em toda a tela, não deixando nenhuma borda. O Normal Mode permite o ajuste correto da apresentação para o tamanho de tela da maioria dos televisores, mas ainda pode não adequá-la corretamente em aparelhos muito antigos. O Safe Mode garante o ajuste perfeito, mas a borda em torno da apresentação fica maior e a visualização dos detalhes do trabalho pode ser prejudicada. Se você não escolheu o modo de apresentação em tela cheia (Full Mode) pode ainda selecionar uma cor ou uma imagem para a borda, usando as opções Background Color e Background Image, respectivamente, sob a área Background Setting. Por fim, é necessário colocar na posição correta os botões de navegação. Essa operação pode ser feita de duas formas: alterando os valores dos eixos X e Y de cada um dos botões (Back/Previous e Forward/Next) ou clicando e arrastando cada um dos dois botões na janela de visualização. Clique em OK ao terminar.

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CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS

De volta à tela principal do DVD Presenter, clique em Advanced Settings. Na guia PowerPoint Settings, selecione o tamanho de saída do slide. Uma opção é manter o tamanho real (opção Keep the Actual Slide Size) ou ajustá-lo à tela (opção Fit To Screen). Defina também a duração, em segundos, de cada slide na área Slide Timing. Se a apresentação incluir animações e efeitos de transição, é recomendável estabelecer um tempo de transição mais longo. Em seguida, abra a guia Video Settings para ajustar as configurações de vídeo. Na área Video Quality, escolha uma das opções (Low, Moderate ou High), lembrando-se de que quanto mais rápida a codificação, menor a fidelidade. Em seguida, defina uma das opções de codificação ( Use

Progressive Scan , Use MP3 Audio Codec ou Use 44.1KHz Sample Rate ). Clique em OK para concluir e em Next para avançar.

no botão Edit Main Menu para formatar o título, o estilo dos itens do menu e o fundo. Se você estiver incluindo mais de uma apresentação no disco, terá de fazer esses ajustes e tomar essas decisões para cada uma das apresentações. Basta, para isso, selecionar cada uma delas no menu Select a File. No caso de múltiplas apresentações o programa apresentará também a opção Edit Title Menu para fazer os acertos do menu principal do DVD. Nesse caso, clique no botão, digite e formate o título, escolha um estilo e, se for do seu gosto, uma cor ou um padrão de fundo e clique em OK. Clique em Next para passar para o próximo assistente.

levar algum tempo até processar o trabalho e apresentá-lo no Windows Media Player. Se quiser ganhar tempo e pular essa etapa, simplesmente clique em Next.

QUEIMA DO DVD

Coloque o DVD na unidade de gravação e, na janela Burn Disk do programa DVD Presenter, marque a opção Burn To DVD/MiniDVD Disc. No menu CD/DVD Burner, selecione a unidade em que a mídia foi inserida. Em Program, escolha, se for o caso, a opção Built-in para usar o mecanismo de gravação do próprio DVD Presenter ou outro programa. Em Volume Label, defina um nome lógico para o volume do CD. Se quiser criar uma imagem ISO para queimar posteriormente CDs com base nesse arquivo, marque também a opção Create ISO Image e, em seguida, clique nos três pontinhos no final da linha Output Folder para selecionar uma pasta onde a imagem será armazenada e, no final desse caminho, dê um nome para o arquivo e clique em Salvar. Por fim, clique em Next mais uma vez.

Menu: escolha os elementos, o fundo e a cor dos botões

PREVIEW

Se quiser dar uma conferida no trabalho antes de enviar para o CD, selecione a apresentação e clique no botão Preview para ver uma prévia dela. Dependendo do tamanho e dos elementos incluídos na apresentação, o programa pode

Queima: a gravação no DVD pode ser bastante demorada

VÍDEOS EM MPEG

Ajustes: qualidade e ﬁdelidade adequadas

O passo seguinte é a configuração do menu do DVD. Marque ou desmarque as opções de reprodução (Playback Options) e os itens de menu (Main Menu Itens) que deseja apresentar. Clique

Preview: é possível conferir o trabalho antes de queimar o DVD

SE VOCÊ NÃO QUISER QUEIMAR UM DVD, MAS APENAS TRANSFORMAR UMA OU MAIS APRESENTAÇÕES DO POWERPOINT EM VÍDEOS, NA JANELA OUTPUT PROPERTIES, MARQUE A OPÇÃO MPEG E, EM SEGUIDA, SELECIONE UM DOS DOIS FORMATOS DE CONVERSÃO (MPEG-2 OU MPEG-1). SIGA OS PASSOS DO ASSISTENTE PARA COMPLETAR O TRABALHO.

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CONFIGURAÇÃO DE SAÍDA

Modo: há três opções de visualização — cheia, normal e segura

Saída: escolha do padrão depende do país

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CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS

Progressive Scan , Use MP3 Audio Codec ou Use 44.1KHz Sample Rate ). Clique em OK para concluir e em Next para avançar.

levar algum tempo até processar o trabalho e apresentá-lo no Windows Media Player. Se quiser ganhar tempo e pular essa etapa, simplesmente clique em Next.

QUEIMA DO DVD

Menu: escolha os elementos, o fundo e a cor dos botões

PREVIEW

Queima: a gravação no DVD pode ser bastante demorada

VÍDEOS EM MPEG

Ajustes: qualidade e ﬁdelidade adequadas

O passo seguinte é a configuração do menu do DVD. Marque ou desmarque as opções de reprodução (Playback Options) e os itens de menu (Main Menu Itens) que deseja apresentar. Clique

Preview: é possível conferir o trabalho antes de queimar o DVD

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powerpoint I dicas avançadas

TRUQUES COM SLIDES Conheça cinco dicas para incrementar as apresentações do PowerPoint POR ERIC COSTA

pesar de ser um dos aplicativos mais intuitivos do Office, o PowerPoint também tem seus segredos. Para aproveitar ao máximo alguns recursos e efeitos do programa, é preciso ter experiência e criatividade. Mas, com a ajuda de algumas dicas, é possível explorar ao máximo as apresentações do PowerPoint sem precisar de muita experiência. Confira algumas das melhores dicas avançadas de PowerPoint, a seguir.

FOLHETOS PERSONALIZADOS Apesar de facilmente acessível, um recurso pouco conhecido no PowerPoint é o de criar, no Word, folhetos para acompanhar a apresentação. Isso é interessante para obter um visual mais apurado e criar capas e outros elementos no documento final. Para criar esse folheto, depois de terminar a elaboração da apresentação, acesse o botão Office > Publicar > Criar Folhetos no Microsoft Office Word. Escolha um design inicial e clique em OK. Será gerado um documento, que pode ser modificado livremente. Os slides são vinculados ao PowerPoint. Assim, se eles forem modificados, o documento do Word reflete as mudanças automaticamente.

DO WORD PARA O POWERPOINT Muitas vezes tem-se um texto pronto que precisa ser apresentado. Uma forma rápida de começar o trabalho é usar o próprio documento como base da apresentação. Por sorte, o PowerPoint permite importar diretamente o documento do Word, desde que ele esteja formatado com base em algumas regrinhas. Considerando o modelo Normal do Word, cada texto formatado com o estilo Título 1 vira um slide. Os trechos formatados com Título 2 tornam-se listas de itens, com os textos formatados com Título sendo os itens. E, para criar a apresentação, o caminho é bem simples. Clique no botão Office > Abrir. Na janela que aparece, escolha, em Arquivos do Tipo, a opção Todas as Estruturas de Tópicos, e pressione Abrir.

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LISTAS COM IMAGENS Ao montar uma lista de itens no PowerPoint há várias opções de marcadores. Mas, para um visual personalizado, pode ser interessante usar uma imagem como marcador. Para mudar esse estilo em todos os slides, comece acessando Exibição > Slide Mestre. Clique no texto do item que esteja no nível de lista que receberá o marcador personalizado. Acesse a guia Início e clique na seta ao lado do botão de lista de marcadores, selecionando Marcadores e Numeração. Na janela que aparece, pressione o botão Imagem e depois Importar. Escolha o arquivo de imagem desejado, clique em Adicionar e, em seguida, em OK.

SLIDE VIRA JPG Para usar somente um ou alguns slides em um documento ou página web pode ser interessante gravá-los como arquivos de imagens. Fazer isso não é difícil. Comece clicando duas vezes no slide desejado, para visualizá-lo no PowerPoint. Depois, acesse Exibição > Anotações. Será mostrado o slide junto com as anotações dele. Clique no slide com o botão direito do mouse e selecione Salvar Como Imagem. Tecle um nome e escolha o formato desejado em Salvar Como Tipo.

FINAL NO ESTILO HOLLYWOOD Um efeito bacana para concluir uma apresentação é mostrar o nome de todos os participantes em um projeto como os créditos de um filme. Por sorte, o PowerPoint conta com um recurso feito para esse fim. Comece adicionando uma caixa de texto e teclando nela o texto dos créditos. Depois, acesse Animações > Animação Personalizada. Clique em Adicionar Efeito > Entrada > Mais Efeitos. Na janela que surge, acesse a seção Empolgante e escolha o item Créditos e clique em OK. Depois, na seção Início, em Personalizar Animação, escolha Com o Anterior, para que os créditos comecem a rolar assim que o slide é mostrado.

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powerpoint I dicas avançadas

TRUQUES COM SLIDES Conheça cinco dicas para incrementar as apresentações do PowerPoint POR ERIC COSTA

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outlook I sincronia

AGENDA EM TODO LUGAR

Sincronize os compromissos do Outlook com o Google Calendar POR ERIC COSTA

ara acessar compromissos em qualquer lugar, é uma boa idéia manter a agenda online. Mas, com duas cópias dos compromissos, fica difícil saber qual delas está atualizada. Para resolver esse problema, é preciso sincronizar os dados. Quem usa Outlook pode escolher a Google Agenda (em inglês, Google Calendar) como alternativa online, contando com um software oficial e gratuito para sincronia. Confira como usá-lo, a seguir.

1 INSTALAÇÃO Comece baixando o Google Calendar Sync no endereço www.info.abril.com.br/download/5254.shtml. A instalação é bastante simples, dispensando quaisquer configurações ou ajustes, exceto pela pasta onde o software será instalado. Em seguida, o Google Calendar Sync é executado automaticamente.

CONFIGURAÇÃO 2

A janela principal de configuração do Google Calendar Sync requer o preenchimento do e-mail e senha usados para fazer o login na agenda online, além da forma de sincronia. Se todos os seus compromissos já estão no Outlook, selecione 1-Way: Microsoft Outlook Calendar to Google Calendar inicialmente, depois mudando para a sincronia total. Caso já existam dados na Google Agenda, escolha desde já 2-Way. Clique em Save para gravar as configurações.

3 SINCRONIA Com tudo instalado, é hora de fazer a primeira sincronia de informações. Para isso, clique com o botão direito do mouse no ícone do Google Calendar Sync na Área de Notificação do Windows e escolha a opção Sync. Caso você queira mudar as opções de sincronia (como habilitar a opção 2-Way), clique com o botão direito do mouse no ícone do programa e escolha Options.

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outlook I gmail

GMAIL COM IMAP Acesse os e-mails no serviço do Google com o máximo de recursos POR ERIC COSTA

Gmail no Outlook: etiquetas e estrelas são adaptadas na interface do programa

Gmail, além de ser um excelente webmail, passou a oferecer uma opção que só era encontrada praticamente em soluções corporativas. Trata-se de um servidor IMAP, que permite o acesso direto às mensagens sem precisar baixá-las ao computador local. Além disso, dá para manter informações de pastas disponíveis para programas compatíveis com esse protocolo. Configurar o Outlook 2007 para funcionar com o servidor IMAP do Gmail não é difícil. No entanto, até o fechamento desta edição, o acesso IMAP para o Gmail estava disponível apenas para quem escolhia o inglês como língua das páginas do webmail. Assim, caso o recurso não esteja disponível em sua conta do Gmail, tente mudar a língua para inglês.

1 CONFIGURAÇÃO DO GMAIL Comece acessando o Gmail e clicando, no topo da página, no link Settings e, depois, na seção Forwarding and POP/IMAP. Marque a opção Enable IMAP e pressione o botão Save Changes. Com isso, poderemos acessar o servidor IMAP do Gmail.

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CONTA 2 NOVA Abra o Outlook e acesse Ferramentas > Configurações de Contas. Passe à aba Email e pressione o botão Novo. Agora, mantenha marcada a opção Microsoft Exchange, POP3, IMAP ou HTTP e pressione Avançar. Marque, então, a opção Definir Manualmente As Configurações do Servidor ou Tipos de Servidor Adicionais. Pressione Avançar e escolha a opção Email da Internet. Clique em Avançar.

DADOS BÁSICOS 3

Agora, tecle seu nome e endereço de e-mail do Gmail, além do nome de usuário, que é o endereço de e-mail completo, e a senha. Em Tipo de Conta, escolha a opção IMAP. No campo Servidor de Entrada de Emails, digite imap. gmail.com e, em Servidor de Saída de Emails (SMTP), tecle smtp.gmail.com. Pressione, então, o botão Mais Configurações.

AVANÇADOS 4 AJUSTES Na janela Configurações de Email na Internet, passe à aba Geral e dê um nome descritivo para a conta, que pode ser o endereço do Gmail ou o uso normal da conta (por exemplo, “pessoal” ou “trabalho”). Acesse a aba Servidor de Saída e marque o item Meu Servidor de Saída (SMTP) Requer Autenticação, mantendo selecionada a opção Usar as Mesmas Config. do Servidor de Entrada de Emails. Não feche ainda a janela Configurações de Email na Internet.

PORTAS E CRIPTOGRAFIA 5

Passe, então, à aba Avançado. Na seção Servidor de Entrada (IMAP) escolha, no campo Usar o Seguinte Tipo de Conexão Criptografada, a opção SSL. Tecle, então, no campo ao lado direito do texto Servidor de Entrada (IMAP) o valor 993. Já na seção Servidor de Saída (SMTP) escolha, em Usar o Seguinte Tipo de Conexão Criptografada, a opção TLS, e tecle, no campo, o valor 587. Clique em OK e, depois, em Avançar e em Concluir.

CONEXÃO 6 PRIMEIRA Depois de conﬁgurar as informações de conexão, deve ser iniciada automaticamente a ligação com os servidores do Gmail, com o download das mensagens na caixa de entrada, lista de etiquetas (labels) e outras informações. Essa primeira conexão leva alguns minutos, por baixar todos esses dados.

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outlook I controle de envio

GRAVAÇÃO SOB DEMANDA Escolha as mensagens que ficam na caixa Itens Enviados POR ERIC COSTA

m comunicações sigilosas, manter uma cópia da mensagem na pasta Itens Enviados pode ser um problema. Para evitar isso, é possível usar um ajuste do Outlook, que desliga

completamente a gravação de mensagens ou uma macro para escolher o que é armazenado na pasta. Confira como fazer essas duas alternativas, a seguir.

MACRO PARA ESCOLHA Outra forma de evitar a gravação de tudo é permitir a escolha das mensagens que serão gravadas, vamos criar uma macro. Para isso, tecle Alt+F11 e acesse Inserir > Módulo. Na janela que surge, digite o código a seguir.

DESLIGUE A GRAVAÇÃO Para desligar completamente a gravação, comece acessando Ferramentas > Opções. Na aba Preferências, clique no botão Opções de E-mail. Na janela que aparece, desmarque a opção Salvar Cópias de E-mails na Pasta Itens Enviados. Pressione OK duas vezes. Com isso, nenhuma mensagem será gravada na pasta indicada. É um ajuste um pouco radical, mas que pode ser necessário para algumas pessoas.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) Dim nResult As Integer nResult = MsgBox(“Gravar essa mensagem?”, vbSystemModal + vbYesNoCancel) If nResult = vbCancel Then Cancel = True End If If nResult = vbNo Then Item.DeleteAfterSubmit = True End If End Sub A macro acima simplesmente mostra uma caixa de diálogo com as opções Sim, Não e Cancelar. Se for pressionado Sim, a mensagem é gravada, como é o normal do Outlook (ou seja, nada é feito). Se for escolhido Cancelar, a mensagem não é enviada. E, se for pressionado Não, a mensagem é deletada após o envio.

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access I novidades

A NOVA CARA DO ACCESS

Veja as principais mudanças na versão 2007 do banco de dados POR ERIC COSTA

alvez por ser um dos aplicativos menos explorados do pacote Office, o Access ganhou mudanças grandes na versão 2007, especialmente na facilidade de uso, que ficou compatível com os outros programas do pacote. Conheça, a seguir, as principais mudanças e melhorias no novo Access.

INTERFACE MELHORADA Como todos os aplicativos do Ofﬁce 2007, o Access também ganhou interface nova, mudança dos menus para as abas e faixas, o que ajuda a reunir operações comuns em uma mesma seção do programa. Como o Word, Excel e Powerpoint, o Access também ganhou a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, no topo da janela, que pode receber botões dos comandos mais usados.

MODELOS PRONTOS Não é preciso começar um banco de dados do zero, com o Access 2007. Há diversos modelos que podem servir de base para criar o banco desejado, com tabelas, consultas e formulários prontos. De cara, ao rodar o Access, há links para dez modelos prontinhos para uso, que vão desde a criação de um banco de questões (para provas, por exemplo) até o gerenciamento de projetos. O site oficial do Office conta ainda com mais opções, tanto para uso pessoal quanto para ajudar nos negócios.

NAVEGAÇÃO RÁPIDA Alternar entre tabelas, consultas, formulários e outros elementos do Access ficou mais fácil com a janela de navegação rápida. Ela fica ao lado esquerdo da tela e lista todos os componentes do banco de dados. Para abrir um deles, basta clicar duas vezes em seu nome. Também é possível agrupar os elementos não pelo tipo, mas de forma lógica, como, por exemplo, todas as tabelas, consultas e formulários relativos aos estudantes separados desses itens relacionados aos professores, em um banco de dados escolar.

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CAMPOS NA MÃO Há diversos campos que são comuns em bancos de dados, como a entrada de CEP, telefone, datas etc. O Access traz alguns desses campos prontos, na janela de Modelos de Campo. Basta clicar duas vezes em um dos modelos para adicioná-lo à tabela sendo criada ou editada. Caso essa janela não esteja visível, acesse Início > Modo de Exibição > Modo de Exibição de Folha de Dados e, depois, clique em Folha de Dados > Novo Campo.

TABELAS ESTILO EXCEL Uma forma rápida de esboçar uma tabela é usar o modo de Folha de Dados. Esse modo lembra o Excel, com um desenho tabular dos campos e permitindo, com poucos cliques, adicionar novas opções de entrada de dados. Depois, com calma, passa-se ao modo Design e lá são deﬁnidas regras de validação e de limitação dos campos.

OBJETOS EM ABAS Além da janela de navegação rápida, no Access 2007, ao abrir diversos elementos do banco de dados, eles são mostrados em abas, no centro da tela. Assim, fica fácil verificar rapidamente se um campo ficou fora do relatório. O único tipo de elemento que não aparece nas abas é o formulário. Por ter objetivo de servir como interface do banco de dados, ele é mostrado em uma janela própria.

FILTROS PRÁTICOS Ao clicar com o botão direito do mouse em um campo da tabela, são mostrados vários ﬁltros automáticos, que podem substituir consultas, para uma análise rápida dos dados. Para datas, por exemplo, é possível exibir somente os itens com dia na última semana, mês, trimestre e ano, além de criar limites manuais.

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access I principais operações

O ESSENCIAL DOS DADOS A

Conheça os principais elementos nos arquivos do Access POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

ntes de começar a mexer no Access, é importante repassar alguns conceitos de bancos de dados e dos principais objetos de trabalho do programa. Só dessa forma é possível compreender o funcionamento do banco de dados e poder explorá-lo ao máximo. Conheça, a seguir, os seis objetos fundamentais do Access.

MACROS

TABELAS São os elementos essenciais dos bancos de dados, armazenando as informações que se deseja incluir neles. No jargão dos bancos de dados, as colunas de uma tabela são conhecidas como campos e as linhas como registros. O campo contém sempre informações do mesmo tipo, enquanto as linhas trazem as informações relativas ao mesmo item. Numa tabela de clientes, por exemplo, há campos como Nome, Endereço, Telefone etc. A coluna Cidade só pode ter nomes de cidades, sem poder abrigar um número de telefone. Cada linha corresponde ao registro de um cliente.

FORMULÁRIOS Apesar de ser possível entrar dados diretamente na tabela, essa não é a forma mais adequada. Para isso, existe o formulário, especialmente para acesso pelo usuário do banco de dados. Uma das formas de criar um formulário é clicar na tabela que servirá de base para ele e, depois, acessar Criar > Formulário. O formulário pode receber visual diferente, com títulos e imagens de fundo, tudo para facilitar o acesso pelo usuário. Outra forma prática de criar formulários é usar o assistente do Access, acessando Criar > Mais Formulários > Assistente de Formulários. Nesse caso, o Access ajuda no design, dando algumas opções prontas e já podendo restringir os campos que aparecerão no formulário.

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RELATÓRIOS É uma espécie de formulário voltado para a impressão. Como nos formulários, você pode criar um relatório do zero ou usar os atalhos do Access. Por exemplo, clicando em uma tabela e acessando Criar > Relatório, é gerado um visual básico de relatório. Depois, é só fazer os ajustes ﬁnos. Também há o assistente de relatório, que permite a restrição dos campos e agrupar dados (por cidade, por exemplo, no caso de uma lista de clientes).

Apesar de, nos outros aplicativos do Ofﬁce, os termos Macros e Módulos serem usados de forma quase intercambiada, no Access há uma diferença forte entre os dois itens. As macros são feitas, no banco de dados, somente com o mouse, clicando nos comandos desejados e gravando sua seqüência para repetição posterior. Para isso, acesse Criar > Macro > Macro.

CONSULTAS Refere-se às perguntas que fazemos aos bancos de dados. Por exemplo, em uma lista de clientes, pode-se perguntar quais são de São Paulo, ou quantos têm entre 20 e 40 anos. No Access, essas perguntas são feitas por consultas, que podem ser construídas, entre outras formas, acessando Criar > Design da Consulta. Depois, basta escolher as tabelas e os campos desejados. A seguir, na seção Critérios de cada campo, tecle as restrições desejadas. Cada consulta pode ser gravada, para poder ser executada novamente no futuro.

MÓDULO Os módulos são feitos usando a linguagem Visual Basic for Applications (VBA). Para isso, como é de se esperar, é necessário ter algumas noções de programação, ao contrário das macros, que são feitas somente clicando e selecionando comandos com o mouse. Para adicionar um módulo, tecle Alt+F11 e, depois, acesse Inserir > Módulo. O Access ﬁca pronto, então, para receber o código desejado.

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access I principais operações

O ESSENCIAL DOS DADOS A

Conheça os principais elementos nos arquivos do Access POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

MACROS

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access I agenda de contatos

CONTATOS SOB CONTROLE Aprenda a explorar o Access 2007 montando um banco de dados simples POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

TABELA 1 PRIMEIRA Para começar, vamos criar a primeira tabela, que receberá os dados dos contatos. Para isso, acesse Criar > Design de Tabela. O Access abre espaço para você digitar, um a um, os campos da tabela. Siga o modelo da imagem, adicionando todos os campos, com a segunda coluna, que identifica o tipo de dados, também como indicado.

Lista de contatos: um banco de dados simples para treinar os conhecimentos do Access 2007

melhor forma de conhecer um programa, especialmente um software complexo à primeira vista, como o Access, é colocar a mão na massa e fazer alguns testes. Neste tutorial, vamos mostrar como montar um banco de dados útil mas simples: uma agenda de contatos. Ela trará, além das tabelas básicas, algumas consultas, formulários e relatórios. Se você preferir acompanhar o tutorial com o arquivo prontinho na mão (que também inclui outros itens não mostrados aqui), ele pode ser encontrado em www.info.abril.com.br/download/5257. shtml. Pronto? Então, mãos à obra.

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NOS CAMPOS 2 RESTRIÇÕES Alguns dos campos precisam ser modificados para que os dados entrados sejam corretos. Clique no campo Estado e, na seção Tamanho do Campo, tecle o valor 2. Dessa forma, só poderão ser usadas duas letras para definir o texto do campo Estado. Outro ajuste útil é usar o ajuste Valor Padrão. Ele indica um valor pré-estabelecido para o campo. Por exemplo, se a maioria dos contatos de nosso banco de dados é de Goiás, podemos teclar GO em Valor Padrão. Agora, passe à aba Pesquisa, selecione Lista de Valores em Tipo de Origem da Linha e, em Origem da Linha, tecle as siglas dos estados brasileiros, separadas por pontoe-vírgula. Dessa forma, ao editar o dado, será mostrada automaticamente a lista de estados brasileiros. Grave a tabela com o nome tabContatos.

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access I agenda de contatos

CONTATOS SOB CONTROLE Aprenda a explorar o Access 2007 montando um banco de dados simples POR CARLOS MACHADO E ERIC COSTA

Lista de contatos: um banco de dados simples para treinar os conhecimentos do Access 2007

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LIGADAS 3 TABELAS Agora, vamos usar como origem do campo TipoContato uma outra tabela, que deﬁnirá as categorias de contatos em nosso banco de dados. Para isso, acesse Criar > Tabela e crie uma tabela com nome tabTipoContato. Ela só terá uma coluna, denominada TipoContato. Tecle também os registros, conforme a imagem. Volte à tabela de contatos e selecione no campo Tipo de Origem de Linha, na aba Pesquisa, a opção Tabela/Consulta. Acesse Ferramentas de Bancos de Dados > Relações. Na janela que surge, tecle Ctrl, selecione as duas tabelas, pressione Adicionar e feche a janela. Clique, então, no único campo de tabTipoContato e arraste-o sobre o campo Tipo Contato da outra tabela. Na janela Editar Relações, marque as duas primeiras caixas.

5 FORMULÁRIO Primeiro, vamos construir um formulário para alimentação da tabela tabTipoContato, que será bem simples. Acione Criar > Mais Formulários > Assistente de Formulários. A tabela base é tabTipoContato. Avance duas vezes, escolha um estilo e siga. Escreva um título para o formulário e clique na opção Modificar o Design do Formulário. Pressione Concluir. Clique em uma área livre do formulário e escolha Sim nas propriedades Pop-Up e Janela Restrita. A primeira opção faz a janela ﬁcar em primeiro plano e a segunda mantém o foco até que a janela seja fechada. Feche o formulário, salvando-o como frmTipoContato. Se quiser testá-lo, dê um clique duplo em seu nome e pressione o botão Novo para adicionar um novo tipo de contato.

DE 6 ENTRADA CONTATOS Como deﬁnimos bem os campos da tabela tabContatos, a criação do formulário para entrada de dados nela será bem fácil. Para isso, acesse Criar > Formulário. Note que o Access fez todo o trabalho sozinho. Passe ao modo Design, e faça as mudanças visuais que achar interessantes. Grave o resultado com o nome frmContatos.

CONSULTA 4

Com as tabelas prontas, vamos começar a criar consultas. A primeira delas mostrará todos os contatos que são clientes. Para isso, acesse Criar > Design da Consulta. Na janela que surge, marque tabContatos, pressione Adicionar e depois Fechar. Com a tecla Shift pressionada, escolha todos os campos e arrasteos para a primeira coluna da linha Campo. Agora, na coluna TipoContato, linha Critérios, escreva Cliente. Clique no botão Salvar e grave a consulta como cnsClientes. Depois disso, dê um duplo clique na consulta salva para exibir a lista de contatos que são clientes.

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RELATÓRIO 7

Vamos começar a montar os relatórios. Para isso, acesse Criar > Assistente de Relatório. Indique a tabela tabContatos e clique em cada campo que entrará no relatório, seguido do botão >. Pressione Avançar e escolha um campo para agrupar as informações. Por exemplo, selecione o campo TipoContato para dividir o relatório pelo tipo de contato. Avance e escolha o campo Nome para classiﬁcar os contatos. Avance, escolha um estilo e dê o título relContatos-Geral ao relatório.

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8 CLIENTES Repita o procedimento acima para criar um relatório listando os clientes. No entanto, em vez de escolher uma tabela, selecione a consulta cnsClientes, criada anteriormente. Outra diferença é que não usaremos campos para agrupar os registros, já que, ao contrário do relatório anterior, há somente um tipo de contato, que são os clientes.

9 ETIQUETAS Um tipo especial de relatório é o aplicado para emitir etiquetas de endereçamento. Para criá-lo, acesse Criar > Etiquetas. No assistente que surge, escolha o modelo de etiqueta e indique o fabricante. Avance. Agora, indique a fonte e os detalhes visuais para impressão. Defina o layout das etiquetas e escolha, se quiser, um ou mais campos para classificá-las. Por fim, dê um nome ao relatório, como relEtiquetas, e pressione Concluir. Para imprimir as etiquetas, basta dar um clique duplo no relatório gravado e dar o comando Imprimir.

DE BOTÃO 10 EXEMPLO Para concluir nosso tutorial, vamos mostrar como adicionar um botão simples, atrelado a uma macro, para automatizar algumas tarefas no banco de dados. Clique com o botão direito no formulário frmContatos e escolha Modo Design. Pressione o item Botão, na seção Controles da faixa, e crie um botão no formulário, com o texto Lista de Contatos. Clique duas vezes no botão criado e, à direita da tela, passe à aba Eventos. Abra a caixa da linha Ao Clicar e escolha Construtor de Macros. Na primeira linha, na coluna Ação da janela que aparece, escolha Abrir Relatório. Na seção Argumentos da Ação, escolha, em Nome do Relatório, o item relContatos-Geral e, em Exibir, selecione Visualização de Impressão. Ainda, em Modo Janela, escolha Diálogo.

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onenote I recursos

O MESTRE DAS ANOTAÇÕES A Conheça os recursos mais poderosos do OneNote POR ERIC COSTA pesar de ser um dos poucos programas (junto com o Outlook) do Office que ainda mantêm o menu tradicional e não a faixa de opções, o OneNote é uma pérola pouco conhecida no pacote da Microsoft. O programa é um prodígio das anotações, sendo útil tanto para estudantes quanto para profissionais que querem reunir informações e manter controle de reuniões e projetos. Confira, a seguir, os recursos mais interessantes do OneNote.

OneNote: montes de recursos para anotações

ABAS Existem nada menos do que três níveis de abas no OneNote. O primeiro, do lado esquerdo da tela, permite alternar rapidamente entre os blocos de anotações criados. O segundo, no topo da tela, tem abas denominadas seções e permite agrupar anotações por assunto, por exemplo. Por ﬁm, o terceiro nível de abas, as quais são chamadas de páginas, serve para tópicos dentro do mesmo assunto e ﬁca do lado direito da tela. As seções ainda podem ser unidas em grupos e as páginas podem ter subpáginas. Com isso, é possível criar estruturas complexas de anotações.

TEXTO EM IMAGENS Ao adicionar uma imagem às anotações, o OneNote tenta utilizar o reconhecimento óptico de caracteres para encontrar texto nela. Se achar algo, ele indexa o conteúdo automaticamente, facilitando as buscas posteriores, mesmo que a palavra desejada esteja em uma imagem. Como qualquer sistema de reconhecimento de caracteres, o do OneNote não é perfeito, especialmente se a fonte usada nas palavras da imagem for muito diferente (imitando escrita à mão, por exemplo). Mas, para textos em fontes comuns, o recurso funciona bem.

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IMPRESSORA VIRTUAL GRAVAÇÃO DE SOM E VÍDEO Para quem gosta de gravar o áudio ou vídeo de uma reunião ou palestra, o OneNote pode incluir o arquivo diretamente nas anotações. Melhor ainda, se você digitar texto durante a gravação, o programa, ao tocar o áudio, grifa a seção do texto que era digitado naquele momento da palestra. É uma ferramenta poderosa para o estudo e para transcrição e elaboração de trabalhos sobre reuniões ou exposições.

INTEGRAÇÃO COM OUTLOOK Ao usar o OneNote para gerenciar o estudo ou projetos, pode ser interessante criar tarefas e compromissos. Para quem também usa o Outlook, isso é bem fácil. Basta acessar Inserir > Tarefa do Outlook e escolher o item conforme o prazo da tarefa. Além de ser criado o item no Outlook, surge um link no OneNote, para facilitar a manutenção dos prazos e seções de um projeto.

Uma forma simples de copiar conteúdo de outros aplicativos é imprimir o item desejado usando a impressora virtual do OneNote. O conteúdo é automaticamente copiado em uma página nova do OneNote, que pode ser movida para o bloco de anotações desejado. O reconhecimento de caracteres também é aplicado de forma automática.

MARCAS SOB MEDIDA Além dos modelos de blocos de anotações, o OneNote também conta com atalhos prontos para inserir tipos de dados comuns, como ficha de um contato, links para sites, listas de filmes e músicas, entre outros. Esses atalhos são acessíveis em Inserir > Marca. Também é possível criar novas marcas, formatando um texto com o visual desejado e acessando Inserir > Marca > Personalizar Minhas Marcas. Selecione o texto formatado e pressione Adicionar, na janela que surge, dando um nome para o novo tipo de marca.

MODELOS PRONTOS Como a maioria dos programas do pacote Ofﬁce, o OneNote conta com modelos prontos, para facilitar a criação rápida de blocos de anotações com temas comuns, como para controle de projetos ou para o estudo. Para acessar esses modelos, acesse Arquivo > Novo > Bloco de Anotações. Além de mostrar os modelos existentes, a janela que aparece conta com o link para o site oﬁcial do produto, que também traz opções de blocos de anotações de exemplo.

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downloads I suplementos

MAIS FORÇA AO OFFICE

Adicione recursos aos programas do pacote com suplementos POR ERIC COSTA

pesar da avalanche de recursos do Office, ainda é possível aumentá-los com suplementos disponíveis para download. Há várias opções disponíveis na internet, desde os que simplesmente adicionam suporte a algum formato de arquivo até mudanças radicais na interface dos programas do Office 2007. Conheça, a seguir, seis opções legais de suplementos.

CLASSIC MENU FOR OFFICE 2007 3.91 ADDINTOOLS Se você já usava os menus do Office 2000 ou 2003 sem pensar e vive se embolando com os novos comandos, uma alternativa é simplesmente adicionar o menu antigo no Office 2007. Usando esse suplemento, todos os atalhos das versões anteriores ficam acessíveis. O programa simula inclusive as diferenças de teclas usadas nas versões em outras línguas do Office, incluindo o português. Os novos menus ficam em uma aba da faixa. Assim, quem quiser ir treinando com os comandos do Office novo não ficará na mão. SHAREWARE (30 DÓLARES)

3,5 MB

EM PORTUGUÊS

www.info.abril.com.br/download/4826.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

SALVAR EM PDF E XPS MICROSOFT Esse suplemento, que é da própria Microsoft, é quase obrigatório, por adicionar ao Ofﬁce um recurso para lá de útil: a geração de PDFs. Para usá-lo depois de instalado, basta acessar o botão Office > Salvar Como > PDF ou XPS. Dá para diminuir o tamanho do PDF, se necessário, ou mandar a versão padrão, que é boa para a web e para a impressão. O suplemento também gera arquivos no concorrente do PDF, o XPS, da Microsoft. O formato, apesar de menos prevalente na web, também funciona bem, apesar de só poder ser aberto no Internet Explorer. FREEWARE

934 KB

EM PORTUGUÊS

www.info.abril.com.br/download/4719.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

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VEXTENSO 1.6 WILLIAM DOUGLAS KNAK FILHO Esse suplemento traz funções para transformar número em sua versão por extenso, o que é útil ao montar planilhas que geram recibos e outros tipos de documentos que exigem a forma literal da cifra mostrada. O suplemento gera as versões por extenso de cifras em dólares, euros e, claro, reais. Os textos podem ser em português (do Brasil ou de Portugal) ou em inglês. O fabricante ainda criou um fórum para tirar dúvidas e dar dicas sobre o uso do produto. O VExtenso é gratuito para uso pessoal e o fabricante pede uma doação simbólica para uso em empresas. FREEWARE

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EM PORTUGUÊS

www.info.abril.com.br/download/4170.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

MICROSOFT MATH MICROSOFT Para quem precisa de gráficos matemáticos em seus documentos, esse suplemento da Microsoft é uma boa. Ele aumenta os recursos do Word nessa área, gerando gráficos bidimensionais e tridimensionais com base nas equações tecladas. No entanto, a versão gratuita do suplemento não soluciona as equações, exigindo, para esses recursos, a compra do produto completo (com preço de 20 dólares). Mas, para resolver uma necessidade rápida de um gráfico, a versão gratuita quebra o galho muito bem. FREEWARE

2,38 MB

EM PORTUGUÊS

www.info.abril.com.br/download/5258.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,2

CUSTO/BENEFÍCIO

ASAP UTILITIES BASTIEN MENSINK Para os viciados no Excel, esse pacote traz montes de atalhos rápidos para funções que exigem vários comandos. É possível, por exemplo, transpor linhas para colunas sem perder referências de fórmulas, converter as fórmulas em um conjunto de células para ser valor calculado, remover acentos, entre outras dezenas de opções. FREEWARE

10,3 MB

EM INGLÊS

www.info.abril.com.br/download/5259.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,0

CUSTO/BENEFÍCIO

STATISTIXL STATISTIXL Para quem acha as funções de estatística do Excel muito simplórias, o suplemento StatistiXL adiciona cálculos avançados de correlação, variância, testes, entre outros. O suplemento não ganha prêmios em interface, apesar de criar uma seção nova na aba Suplementos do Excel 2007. Há opções para formatar automaticamente os resultados das análises estatísticas e algumas funções criam gráﬁcos nas células do Excel de formas criativas. O suplemento, na versão de testes, pode ser usado por 30 dias. SHAREWARE (75 DÓLARES)

8 MB

EM INGLÊS

www.info.abril.com.br/download/3776.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,1

CUSTO/BENEFÍCIO

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concorrência I serviços e programas

ALTERNATIVAS ONLINE E OFFLINE A Conheça programas e serviços para substituir (ou complementar) o Office

pesar do poder de fogo do Office 2007, há quem prefira usar opções gratuitas ou online, seja como software principal, para suplementar o Office em outros PCs ou para manter os arquivos sempre disponíveis online. Há downloads e serviços com bons recursos e que resolvem bem todas essas necessidades. Selecionamos as melhores opções, online e offline. Confira as análises a seguir.

OPENOFFICE.ORG OPENOFFICE.ORG O OpenOffice amadureceu e já consegue substituir bem as versões do Office anteriores à 2007, o que, para muita gente, é mais do que suficiente. O programa ainda traz há muito tempo recursos que só recentemente foram adicionados ao Office, como a geração de PDFs. Outro trunfo do OpenOffice é o número crescente de extensões, que adicionam recursos úteis, como a integração com o Google Docs. . O OpenOffice pode ganhar funções feitas em várias linguagens, como Python e JavaScript. LIVRE

107 MB

EM PORTUGUÊS

www.info.abril.com.br/download/3671.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,8

CUSTO/BENEFÍCIO

LOTUS SYMPHONY IBM Recém-chegado na disputa dos pacotes de escritório, o Symphony é recheado de boas intenções, mas peca no consumo de memória. Sua base vem do OpenOfﬁce.org, colocando as ferramentas na mesma janela e separando planilhas, apresentações e documentos por abas, no estilo consagrado pelo Firefox. De acordo com a tarefa em execução, uma barra lateral surge, mostrando opções avançadas. Apesar da idéia ser boa, falta ainda um pouco de acabamento. LIVRE

133 MB

EM INGLÊS

www.info.abril.com.br/download/4992.shtml AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

CO LEÇÃO I NFO I 79

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GOOGLE DOCS

EVERNOTE

GOOGLE

EVERNOTE CORPORATION

Entre os aplicativos de escritório online, o Google Docs é um daqueles que pelo menos imita um programa comum, mas mantendo a leveza tradicional dos serviços do Google. As opções de colaboração são um destaque, funcionando de forma completamente automática e transparente. Fica faltando, no entanto, opções avançadas de formatação e uma opção maior de fontes e outros elementos visuais nas planilhas e documentos.

O principal concorrente do OneNote tem bons recursos e, recentemente, lançou em fase beta uma versão online do programa, que faz sincronia automática com a contraparte ofﬂine. O programa faz reconhecimento de caracteres em imagens coladas nas anotações, pode capturar trechos de páginas web com um clique (usando uma extensão para o Firefox) e pode gravar áudio, apesar de não fazer a sincronia com o que estiver sendo digitado no momento, como o OneNote.

SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

FREEWARE

52 MB

EM PORTUGUÊS E INGLÊS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

http://docs.google.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

EM INGLÊS

www.info.abril.com.br/download/4860.shtml

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

THINKFREE ONLINE THINKFREE

GOOGLE AGENDA GOOGLE O forte do Google é colocar o máximo de funcionalidade em uma interface limpa e agradável. Sua agenda online não é diferente, trazendo tanto funcionalidade básica, acessível com o mínimo de cliques, quanto recursos avançados de compartilhamento e publicação de compromissos. A Google Agenda também pode enviar avisos por e-mail ou SMS (neste caso, somente funciona com duas operadoras, a Oi e a TIM). Outro ponto forte é a possibilidade de visualizar várias agendas simultâneas na mesma página, facilitando o agendamento de compromissos. SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

EM PORTUGUÊS E INGLÊS

http://calendar.google.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

É fácil confundir o Thinkfree Online com o Ofﬁce 97. Apesar dos aplicativos rodarem no browser, o visual é quase idêntico ao dos aplicativos de desktop. Infelizmente, essa idéia de simular com perfeição um programa normal na internet acabou reﬂetindo no peso do Thinkfree. Algumas tarefas simples chegam a levar minutos para mostrar os resultados desejados. Mas, se deixarmos de lado a lentidão e a falta de uma interface em português, o Thinkfree é show de bola, especialmente nos recursos, quesito em que ganha fácil dos concorrentes. SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

EM INGLÊS

www.thinkfree.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,4

CUSTO/BENEFÍCIO

ZOHO ZOHO O fabricante dos serviços da linha Zoho acredita em levar tudo para a web, pois oferecem nada menos do que 13 opções para a produtividade online. Além do trio básico com editor de planilhas, textos e apresentação, a empresa oferece serviços como CRM e banco de dados. Tudo é controlado por uma interface central. Um dos serviços que chamam atenção é o Zoho Show, gerenciador de apresentações que oferece 45 temas, além de montes de opções de cliparts. SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

EM INGLÊS

www.zoho.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,4

CUSTO/BENEFÍCIO

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GOOGLE DOCS

EVERNOTE

GOOGLE

EVERNOTE CORPORATION

SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

FREEWARE

52 MB

EM PORTUGUÊS E INGLÊS

AVALIAÇÃO TÉCNICA

http://docs.google.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

EM INGLÊS

www.info.abril.com.br/download/4860.shtml

7,5

CUSTO/BENEFÍCIO

THINKFREE ONLINE THINKFREE

GRATUITO

EM PORTUGUÊS E INGLÊS

http://calendar.google.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

GRATUITO

EM INGLÊS

www.thinkfree.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,4

CUSTO/BENEFÍCIO

GRATUITO

EM INGLÊS

www.zoho.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

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CUSTO/BENEFÍCIO

80 I CO LEÇ Ã O IN FO

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SPRESENT SPRESENT Além de ser fácil de usar, o Spresent agrada aos olhos com seus ícones sombreados e transparências. Além disso, responde na hora aos comandos, um diferencial em aplicativos web. A interface deixa a desejar apenas na falta do suporte ao botão direito e na interação limitada com o teclado. Uma prática barra no lado direito é usada para inserir textos, gráﬁcos e outros elementos. É possível inserir vínculos nas apresentações para arquivos MP3 que estejam online e vídeos do YouTube. Para compartilhar os resultados online, pode-se empregar um link direto ou colocá-los em blogs e páginas usando um código fornecido no Spresent. SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

7,4

Alterne entre formatos de arquivos com esses serviços

EM INGLÊS

ZAMZAR

www.spresent.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

CONVERSÃO PELA INTERNET www.zamzar.com Transforma entre formatos de documento, apresentação, planilha, áudio, vídeo, entre outros. Manda o arquivo resultante por e-mail.

CUSTO/BENEFÍCIO

DOCX CONVERTER www.docx-converter.com Feito para documentos, o serviço lê arquivos no novo formato do Word e gera resultados em DOC, PDF, RTF, ODF (OpenOfﬁce), entre outros.

BUZZWORD ADOBE O visual estiloso do Buzzword já mostra quem é seu fabricante: a poderosa Adobe, dona de algumas das melhores ferramentas de design do mercado. Criado em Flash, o serviço conta com diversos efeitos bacanas ao mostrar seus menus e barras de ferramentas. Em recursos, ele não faz feio em relação aos concorrentes online. Permite fazer formatação básica de textos e parágrafos, além de inserir listas, tabelas e imagens. Ficam faltando mais opções de fontes, com apenas sete disponíveis. Depois de terminada a edição, os textos podem ser exportados nos formatos DOC, XML e RTF. A Adobe promete para breve uma versão em AIR do serviço, que poderia ser rodada em uma janela do desktop, dispensando o browser. SERVIÇO ONLINE

GRATUITO

EM INGLÊS

www.getbuzzword.com AVALIAÇÃO TÉCNICA

7,2

CUSTO/BENEFÍCIO

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