61_excel by Carlos Silva

dicas E D I Ç Ã O 6 1 | R $ 1 4 ,9 5

TRANSFORME AS PLANILHAS EM ALIADAS NA EXECUÇÃO DE SEU ORÇAMENTO PESSOAL

9 771807 924004

EXCEL

0 0 0 6 1>

SEU DINHEIRO NO EMPRÉSTIMOS

INVESTIMENTOS

Faça as contas antes de pedir financiamentos

Planilhas ajudam a analisar aplicações

GRÁFICOS

Como causar impacto na exibição de números

DESPESAS

Saiba para onde está indo seu dinheiro

PROTEÇÃO capa_Dicas61.indd 3

MODELOS

BANCO DE DADOS 12/24/08 2:40:59 AM

conteúdo

SEU DINHEIRO NO EXCEL PERSONALIZAÇÃO

06 08

Comandos a um clique Crie sua própria faixa de opções

DICAS

11 16

A regra dita o formato Fique perito em planilhas

GRÁFICOS

24 30 34

Ás nas barras e nas pizzas Ilustre seus gráficos Dois gráficos em um só

55 57 61

PROJETOS

36 40 46 49

Fique atento às despesas Controle gastos diariamente Passe logo o recibo Dublê de planilha e BD

Com a faculdade garantida Um mestre no cálculo de juros Sem esquecer nenhum item

MODELOS

66 70

Templates prontos na web Produza seus próprios modelos

SEGURANÇA

Planilhas bem protegidas

ONLINE

73 75 77

Sem baixar a planilha Aulas de finanças Onde encontrar ajuda

GLOSSÁRIO

O á-bê-cê das planilhas

D I C AS I NFO I

Conteudo2.indd 3

12/24/08 12:38:06 AM

recado da redação

FINANÇAS? ABRA O EXCEL S e fosse criada uma lista dos programas mais relevantes de todos os tempos o Excel figuraria nas primeiras posições com toda certeza. Quando o assunto é debulhar números, não tem para nenhum outro aplicativo. O Excel manda bem em trabalhos com estatística ou lógica e não faz feio em tarefas de engenharia. Outra área em que o programa da Microsoft brilha é em finanças. Não há departamento administrativo, seja de uma empresa minúscula ou de uma grande organização, que sobreviva sem a planilha eletrônica da Microsoft. Mas não precisa ser uma empresa nem fera em Excel para tirar proveito de seus recursos. A planilha pode fazer parte da rotina de qualquer pessoa. É o que propomos com essa edição de Dicas INFO. Nas páginas seguintes, mostramos como ir um pouco além das simples tabelas e apresentamos instruções detalhadas para a realização de uma série de tarefas, como controle de despesas e gerenciamento financeiro. Além de truques e projetos, nesta edição você encontrará uma novidade. Como as outras publicações da Editora Abril, a Dicas INFO já adotou o Novo Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa, que começou a vigorar agora em janeiro e passa a ser obrigatório em 2013. Com ele, mudam algumas regras de grafia. Portanto, não estranhe se você deparar com “ideia” em vez de “idéia” ou “consequência” no lugar de “conseqüência”. Agora, é assim mesmo que se escreve. MARIA ISABEL MOREIRA EDITORA DA DICAS INFO DICAS INFO Uma publicação mensal da Editora Abril Para contatar a redação: atleitorinfo@abril.com.br Para assinar a Dicas INFO: (11) 3347-2121 — Grande São Paulo 0800-701-2828 — Demais localidades abril.assinaturas@abril.com.br

I DI C AS I N FO

Recado.indd 4

EQUIPE EDIÇÃO: MARIA ISABEL MOREIRA EDITOR DE ARTE: Vinicius Ferreira CAPA: Jefferson Barbato e Vinicius Ferreira COLABORADORES: Carlos Machado (textos), Ulysses Borges de Lima (revisão)

NOTAS 10,0

IMPECÁVEL

9,0 a 9,9

ÓTIMO

8,0 a 8,9

MUITO BOM

7,0 a 7,9

BOM

6,0 a 6,9

MÉDIO

5,0 a 5,9

REGULAR

4,0 a 4,9

FRACO

3,0 a 3,9

MUITO FRACO

2,0 a 2,9

RUIM

1,0 a 1,9

BOMBA

0,0 a 0,9

LIXO

Veja os critérios de avaliação da INFO em detalhes na web em www.info.abril.com.br/ sobre/infolab.shl. A lista das lojas onde os produtos testados podem ser encontrados está em www.info.abril.com.br/ arquivo/onde.shl.

12/24/08 8:10:47 AM

VICTOR CIVITA (1907-1990) Presidente e Editor: Roberto Civita Vice-Presidente Executivo: Jairo Mendes Leal Conselho Editorial: Roberto Civita (Presidente), Thomaz Souto Corrêa (Vice-Presidente) e Jose Roberto Guzzo Diretor de Assinaturas: Fernando Costa Diretora de Mídia Digital: Fabiana Zanni Diretor de Planejamento e Controle: Auro Luís de Iasi Diretora-Geral de Publicidade: Thais Chede Soares Diretor-Geral de Publicidade Adjunto: Rogerio Gabriel Comprido Diretor de RH e Administração: Dimas Mietto Diretor de Serviços Editorias: Alfredo Ogawa Fundador:

Diretor Superintendente: Alexandre Caldini Diretora de Núcleo: Sandra Carvalho

Diretora de Redação: Débora

Fortes

Redator-chefe: Maurício Grego Editor Sênior: Carlos Machado

Editores: Airton Lopes, Juliano Barreto, Kátia Arima, Maria Isabel Moreira, Maurício Moraes, Max Alberto Gonzales e Silvia Balieiro Estagiários: Bruno Ferrari, Marco Aurélio Zanni e Talita Abrantes Editor de Arte: Jefferson Barbato Designers: Catia Herreiro, Maurício Medeiros e Wagner Rodrigues Colaboradores: Dagomir Marquezi e John C. Dvorak Infolab: Luiz Cruz (consultor de sistemas), Alberto Pereira e Max Neto e Vinícius Davanzo (estagiários) Gestor de Comunidades: Virgilio Sousa Info Online: Daniela Moreira e Felipe Zmoginski (editores-assistentes), Renata Verdasca e Renato Del Rio (webmasters), Rodrigo Fonseca (estagiário) www.info.abril.com.br

SERVIÇOS EDITORIAIS Apoio Editorial: Carlos Grassetti (Arte), Luiz Iria (Infografia) Apoio Técnico e Difusão: Bia Mendes Dedoc e Abril Press: Grace de Souza Treinamento Editorial: Edward Pimenta PUBLICIDADE CENTRALIZADA Diretores: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio Executivos de Negócios: Marcos Peregrina Gomez, Mariane Ortiz, Robson Monte, Sandra Sampaio Executivos de Negócio: Ana Paula Teixeira, Daniela Serafim, Eliane Pinho, Emiliano Hansenn, Karine Thomaz, Luciano Almeida, Marcelo Cavalheiro,

Marcelo Pezzato, Marcio Bezerra, Maria Lucia Strotbek, Pedro Bonaldi, Renata Mioli, Rodrigo Toledo, Selma Costa, Sueli Fender, Susana Vieira PUBLICIDADE RIO DE JANEIRO Diretor: Paulo Renato Simões Gerente: Cristiano Rygaard Executivos de Negócios: Beatriz Ottino, Caroline Platilha, Henri Marques, José Rocha,

Rodolfo Garcia e Samara Sampaio de O. Reijnders Diretor de Publicidade Regional: Jacques Baisi Ricardo PUBLICIDADE NÚCLEO TECNOLOGIA Gerente: Heraldo Evans Neto Executivas de Negócio: Andrea Balsi, Débora Manzano, Lea Moreira Coordenadora: Christina Pessoa (RJ) PLANEJAMENTO, CONTROLE E OPERAÇÕES Gerente: Victor Zockun Consultora: Adriana Rossi Processos: Clélio Antonio, Valdir Bertholin, Wagner Cardoso MARKETING E CIRCULAÇÃO Gerente de Publicações: Silvana Reid Gerente de Marketing de Projetos Especiais: Antonia Costa Projetos Especiais: Patrícia Steward, Ana Laura Tonin, Edison Diniz Gerente Executiva de Eventos: Regina Bernardi Gerente de Eventos: Shirley Nakasone Coordenadora de Eventos: Bruna Veratti, Carolina Fioresi e Ligia Cano Gerente de Circulação - Avulsas: Simone Carreira Gerente de Circulação - Assinaturas: Viviane Ahrens ASSINATURAS Diretor de Atendimento e Relacionamento com o Cliente: Fabian S. Magalhães Operações de Atendimento ao Consumidor: Malvina Galatovic RH Diretora: Claudia Ribeiro Consultora: Marizete Ambran Operações de Atendimento ao Consumidor: Malvina Galatovic RH Diretora: Claudia Ribeiro Consultora: Marizete Ambran Em São Paulo: Redação e Correspondência: Av. das Nações Unidas, 7221, 17º andar, Pinheiros, São Paulo, SP, CEP 05425-902, tel. (11) 3037-2000 Publicidade São Paulo www.publiabril.com.br Classiﬁcados 0800-701-2066, Grande São Paulo tel. (11) 3037-2700 ESCRITÓRIOS E REPRESENTANTES DE PUBLICIDADE NO BRASIL: Central-SP tel. (11) 3037-6564; Bauru Gnottos Mídia Representações Comerciais, tel. (14) 3227-0378; Belém Midiasolution Belém, tel. (91) 3222-2303; Belo Horizonte Escritório tel. (31) 3282-0630; Triângulo Mineiro F&C Campos Consultoria e Assessoria Ltda., tel. (16) 3620-2702; Blumenau M. Marchi Representações, tel. (47) 3329-3820; Brasília Escritório tel. (61) 3315-7554, Representante Carvalhaw Marketing Ltda., tel. (61) 3426-7342; Campinas CZ Press Com. e Representações, tel. (19) 3251-2007; Campo Grande Josimar Promoções Artísticas Ltda., tel. (67) 3382-2139; Cuiabá Agronegócios Representações Comerciais, tel. (65) 8403-0616; Curitiba Escritório tel. (41) 3250-8000, Representante Via Mídia Projetos Editoriais Mkt. e Repres. Ltda., tel. (41) 3234-1224; Florianópolis Interação Publicidade Ltda., tel. (48) 3232-1617; Fortaleza Midiasolution Repres. e Negoc. tel; (85) 3264-3939; Goiânia Middle West Representações Ltda., tel. (62) 3215-5158; Manaus Paper Comunicações, tel. (92) 3656-7588; Maringá Atitude de Comunicação e Representação, tel. (44) 3028-6969; Porto Alegre Escritório tel. (51) 3327-2850, Representante Print Sul Veículos de Comunicação Ltda., tel. (51) 3328-1344; Recife MultiRevistas Publicidade Ltda., tel. (81) 3327-1597; Ribeirão Preto Gnottos Mídia Representações Comerciais, tel. (16) 3911-3025; Rio de Janeiro tel. (21) 2546-8282; Salvador AGMN Consultoria Public. e Representação, tel. (71) 3311-4999; Vitória Zambra Marketing Representações, tel. (27) 3315-6952

PUBLICAÇÕES DA EDITORA ABRIL: Almanaque Abril, Ana Maria, Arquitetura e Construção, Atividades, Aventuras na História, Boa Forma, Bons Fluidos, Bravo!, Capricho, Casa Claudia, Claudia, Contigo!, Disney, Elle, Estilo, Exame, Exame PME, Frota S/A, Gloss, Guia do Estudante, Guias Quatro Rodas, Info, Info Corporate, Loveteen, Manequim, Manequim Noiva, Men’s Health, Minha Novela, Mundo Estranho, National Geographic, Nova, Placar, Playboy, Quatro Rodas, Recreio, Revista A, Revista da Semana, Runner’s World, Saúde!, Sou Mais Eu!, Superinteressante, Tititi, Veja, Veja Rio, Veja São Paulo, Vejas Regionais, Viagem e Turismo, Vida Simples, Vip, Viva! Mais, Você S/A, Women’s Health Fundação Victor Civita: Nova Escola INTERNATIONAL ADVERTISING SALES REPRESENTATIVES Coordinator for International Advertising: Global Advertising, Inc., 218 Olive Hill Lane, Woodside, California 94062. UNITED STATES: CMP Worldwide Media Networks, 2800 Campus Drive, San Mateo, California 94403, tel. (650) 513-4200, fax (650) 513-4482. EUROPE: HZI International, Africa House, 64-78 Kingsway, London WC2B 6AH, tel. (20) 7242-6346, fax (20) 7404-4376. JAPAN: IMI Corporation, Matsuoka Bldg. 303, 18-25, Naka 1- chome, Kunitachi, Tokyo 186-0004, tel. (03) 3225-6866, fax (03) 3225-6877. TAIWAN: Lewis Int’l Media Services Co. Ltd., Floor 11-14 no 46, Sec 2, Tun Hua South Road, Taipei, tel. (02) 707-5519, fax (02) 709-8348 DICAS INFO SEU DINHEIRO NO EXCEL , edição 61, (ISSN 18079245) é uma publicação da Editora Abril S.A. Distribuída em todo o país pela Dinap S.A.

Distribuidora Nacional de Publicações, São Paulo IMPRESSA NA DIVISÃO GRÁFICA DA EDITORA ABRIL S.A.

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Presidente do Conselho de Administração: Roberto Civita Presidente Executivo: Giancarlo Civita Arnaldo Tibyriçá, Douglas Duran, Márcio Ogliara, Mauro Calliari e Sidnei Basile www.abril.com.br

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12/24/08 12:41:29 AM

personalização I comandos

COMANDOS A UM CLIQUE

ESCOLHA NOVAS OPÇÕES Para facilitar a seleção dos botões, use as opções do menu Escolher Comandos Em, no alto da janela. Ela classifica os comandos pela ordem em que aparecem nas guias do Excel. Se, mesmo assim, você não encontrar o que procura, selecione um dos itens no topo desse menu — Comandos Mais Usados, Comandos Fora da Faixa de Opções, Todos os Comandos — e confira a lista.

Inclua os recursos de uso frequente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e ganhe agilidade POR MARIA ISABEL MOREIRA

Office 2007, pacote do qual o Excel faz parte, já tem mais de um ano de vida, mas muitos usuários ainda têm dificuldade de localizar alguns comandos muito comuns. Poucos sabem, por exemplo, que é possível incluir novos botões na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, aquele pequeno conjunto de ícones que fica na barra de títulos. Desta forma, economiza-se muitos cliques na hora de fazer operações como salvar uma planilha com novo nome, abrir um documento já criado, imprimir etc.

RECURSO DE PERSONALIZAÇÃO Por padrão, a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido traz apenas os botões Salvar, Refazer e Desfazer. O caminho mais rápido para personalizar essa barra é clicar na pequena seta que fica ao lado dela. No menu que surgirá estão alguns comandos que podem figurar nessa barra. Basta selecionar, um a um, aqueles do seu interesse. Na lista aparecem opções para criar planilha nova, abrir, enviar para destinatário de e-mail, fazer impressão rápida, visualizar impressão, verificar ortografia, fazer classificação crescente e fazer classificação decrescente.

REMOÇÃO DE BOTÕES Não precisa mais dos botões que estão na barra de acesso rápido? Simples. Se eles estiverem disponíveis no menu de personalização, basta desmarcá-los. Caso contrário, abra a opção Mais Comandos como indicado anteriormente, selecione o botão que não quer manter na barra e clique em Remover. Como no caso da inclusão de botões, a exclusão precisa ser feita individualmente. Agora vamos supor que você tenha colocado muito coisa na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e não queira ter o trabalho de remover, um a um, os comandos. Na guia Personalizar das Opções do Excel, clique no botão Redefinir. Confirme, em seguida, a restauração da barra-padrão clicando em Sim na caixa de diálogo de confirmação.

MUDANÇA DE LUGAR A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido também pode mudar de lugar. Infelizmente, não dá para deslocá-la para qualquer lugar da tela. O que é possível fazer é colocar essa barra abaixo da Faixa de Opções. A vantagem dessa nova posição é que ela permite incluir mais ícones. Para fazer essa mudança, clique na setinha ao lado da barra para abrir o menu de personalização e selecione a opção correspondente.

MAIS COMANDOS Mas e se o comando que você precisa não estiver nessa lista? Clique na opção Mais Comandos desse menu. Ela abrirá a janela Opções do Excel na guia Personalizar. Aí é só selecionar os comandos desejados na lista à esquerda e clicar no botão Adicionar para passá-la para a lista da esquerda, que representa os botões que ficarão aparentes na barra de acesso rápido.

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ORGANIZE OS BOTÕES Na guia Personalizar da janela Opções do Office é possível também alterar a ordem que os botões aparecem na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, selecione um botão no painel direito e use as setas que estão ao lado para movê-lo para cima ou para baixo. Para organizar a barra, use separadores.

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personalização I comandos

COMANDOS A UM CLIQUE

Inclua os recursos de uso frequente na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e ganhe agilidade POR MARIA ISABEL MOREIRA

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personalização I nova guia

CRIE SUA PRÓPRIA FAIXA DE OPÇÕES Personalize o Excel 2007 com novos botões nas faixas de opções para acesso rápido às suas macros POR ERIC COSTA

o Office 2003, bastava arrastar e soltar botões e comandos de menu com o mouse para acrescentá-los às barras de ferramentas. No Office 2007, porém, o processo é mais complexo por causa da faixa de comando dinâmica, que exibe itens diferentes dependendo da tarefa que está sendo executada. Há basicamente duas maneiras de criar uma nova guia com botões. A primeira, envolve o desenvolvimento em C# ou VB.NET. A outra, mais simples e direta, requer apenas algum conhecimento de XML e VBA. Neste tutorial, vamos criar uma nova guia usando essa segunda técnica, com botões para acesso rápido às macros do usuário. Confira o passo-a-passo a seguir.

EDITOR 1

Antes de tudo, devemos baixar o programa Office 2007 Custom UI Editor (www.info.abril.com.br/ download/5244.shtml), que permite a criação rápida de interfaces personalizadas. A instalação é bem simples e dispensa quaisquer configurações.

CÓDIGO DA GUIA 3 Agora, vamos teclar o código necessário para organizar a nova interface. Para isso, abra o arquivo criado anteriormente no Office 2007 Custon UI Editor e, na janela principal do programa, digite o texto abaixo:

<?xml version=”1.0” encoding=”UTF-8” standalone=”yes”?> <customUI xmlns=”http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui”> <ribbon> <tabs> <tab id=”CT1” label=”Guia-INFO”> <group id=”Grp1” label=” Macros”> <button id=”Btn1” label=”Macro favorita” size=”normal” onAction=”MacroFavorita”/> <dropDown id=”DD” label=”Lista de Macros: “ onAction=”GetDDIndex” getItemCount= “GetDDCount” getItemLabel=”GetDDLabels”> </dropDown> </group> </tab> </tabs> </ribbon> </customUI> Vale a pena analisar o código. Note que cada nova guia pode ser criada usando as tags <tab></tab>. Aqui, demos o título de Guia-INFO para ela. Analogamente, cada grupo de controles fica entre <group> e </group>. Os controles em nossa guia personalizada são um botão (definido pela tag <button>), que rodará a macro favorita e uma caixa de seleção (indicada pela tag <dropDown>), que listará algumas macros que poderão ser acionadas. O item onAction no botão indica a macro que será executada. Já a caixa de seleção será preenchida pelas macros GetDDIndex, GetDDCount e GetDDLabels, que definiremos posteriormente. Depois de digitar tudo, salve o arquivo e feche o Office 2007 Custom UI Editor.

DE FAIXA E BOTÕES 2 ESTRUTURA Abra o Excel e crie um novo arquivo vazio, gravando-o com a extensão DOTM na pasta C:\Documents and Settings\Usuário\Dados de aplicativos\Microsoft\ Modelos (C:\Users\Usuário\AppData\Roaming\ Microsoft\Modelos no Windows Vista), substituindo Usuário pelo nome do usuário logado no Windows. Para salvar o arquivo no formato desejado, clique no menu Office e escolha Salvar Como > Modelo do Excel. Na janela Arquivo, escolha em Tipo a opção Modelo Habilitado Para Macro do Excel. Dê um nome para o arquivo e clique em Salvar. Depois disso, rode o Office 2007 Custom UI Editor e abra o arquivo XLSM gravado.

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DE FAIXA E BOTÕES 4 ESTRUTURA Rode o Excel 2007 e abra o arquivo DOTM gravado. Já podemos ver o visual de nossa guia personalizada, clicando em Guia-INFO. No entanto, nenhum dos controles estará funcionando, pois ainda não criamos as macros referidas no código digitado anteriormente. Vamos começar a fazer isso. Tecle Alt + F11 para alternar para a janela de VBA, onde podemos criar as macros desejadas. Clique, então, com o botão direito em ThisDocument ou EstaPasta_de_trabalho e escolha Inserir > Módulo. Acesse a seção Propriedades no canto inferior esquerdo da tela e tecle, no campo Name, o texto RibbonControl. Crie um novo módulo e agora tecle em Name o texto Macros.

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personalização I nova guia

CRIE SUA PRÓPRIA FAIXA DE OPÇÕES Personalize o Excel 2007 com novos botões nas faixas de opções para acesso rápido às suas macros POR ERIC COSTA

EDITOR 1

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DA FAIXA 5 CONTROLE É hora de criarmos as macros relativas aos

6 MACROS O último código a ser adicionado é o de

controles que definimos. Para isso, clique na janela RibbonControl e tecle este código:

cada macro. Neste exemplo, as macros simplesmente mostrarão uma mensagem. Para isso, acesse a janela Macros e tecle o código:

Option Explicit Sub GetDDIndex(ByVal control As IRibbonControl, selectedID As String, selectedIndex As Integer) Select Case selectedIndex Case 0 Macros.Macro1 Case 1 Macros.Macro2 Case 2 Macros.Macro3 End Select End Sub Sub GetDDCount(ByVal control As IRibbonControl, ByRef count) count = 3 End Sub Sub GetDDLabels(ByVal control As IRibbonControl, index As Integer, ByRef label) Dim i As Long For i = 0 To index label = Choose(i + 1, “Macro 1”, “Macro 2”, “Macro 3”) Next i End Sub Sub MacroFavorita (ByVal control As IRibbonControl) Macros.MyFav End Sub

Option Explicit Sub MyFav() MsgBox “Macro favorita!” End Sub Sub Macro1() MsgBox “Macro 1” End Sub Sub Macro2() MsgBox “Macro 2” End Sub Sub Macro3() MsgBox “Macro 3” End Sub Aqui, o código dispensa maiores comentários. Feche todas as janelas, volte à tela principal do Excel, salve e feche o arquivo XLSM.

FINAL 7 TESTE Para testar nossa guia personalizada, clique no botão Office do Excel e escolha Novo. Clique em Meus Modelos, escolha o arquivo XLSM usado neste tutorial e, depois, pressione o botão OK. A guia Guia-INFO deve aparecer. Clique nela e teste os controles. Agora que você já sabe como criar uma nova guia, personalize-a com suas macros favoritas.

Analisando o código, vemos que a função GetDDIndex retorna a macro apropriada para cada item escolhido na caixa de seleção. A função GetDDCount simplesmente retorna o número de itens da caixa de seleção. Já a função GetDDLabels devolve o título de cada um dos itens da caixa de seleção (os quais definimos apenas como Macro 1, 2 e 3). Por fim, a função MacroFavorita, que é associada ao botão de nossos controles personalizados, roda uma macro denominada MyFav.

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12/24/08 12:43:57 AM

dicas I formatação condicional

A REGRA DITA O FORMATO Fica muito mais fácil visualizar e analisar dados com a formatação condicional POR MARIA ISABEL MOREIRA

Excel é pródigo em recursos bacanas. Difícil encontrar produto que ofereça tantas possibilidades. Uma das funcionalidades que fazem a diferença no programa da Microsoft é a formatação condicional. Por meio desse recurso, é possível aplicar estilos de formatação a células de planilhas variáveis de acordo com seu conteúdo. Imagine, por exemplo, que você tenha uma meta orçamentária para o ano, que é não ultrapassar um gasto mensal de 1 000 reais. Se você aplicar a formatação condicional poderá, por exemplo, definir que os valores que ultrapassarem

esse teto sejam exibidos em vermelho e aqueles em que você ficou dentro da meta apareçam em verde. Numa planilha com poucos dados, como os 12 meses do ano do exemplo mencionado, o recurso já funciona superbem, porque facilita a visualização dos resultados. Imagine o que a formatação condicional pode fazer naquelas planilhas recheadas de informações. A formatação condicional foi implementada pela Microsoft no Excel 97, mas ganhou um upgrade e tanto na versão mais recente do aplicativo. Neste tutorial vamos mostrar como usar o recurso no Excel 2007.

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SELEÇÃO DE CÉLULAS A tarefa de aplicação da formatação condicional não poderia ser mais simples. Primeiro, selecione o conjunto de células que deverá recebê-la. Em seguida, abra a faixa de opções Início e clique em Formatação Condicional no grupo Estilo para abrir o menu com as opções de formatação disponíveis. Há cinco tipos que você pode usar de acordo com suas necessidades.

Regras próprias

REALCE DE REGRAS O primeiro item do menu de formatação condicional é o Realçar Regras das Células. Com as opções disponíveis sob esse guarda-chuva é possível destacar valores iguais, maiores ou menores do que um valor determinado ou salientar números que estejam entre dois outros que você definir. Outra possibilidade é localizar um texto específico, uma data ou valores duplicados. Seja qual for a opção escolhida, o Excel abre uma caixa de diálogo específica para a regra escolhida, na qual você estabelece os parâmetros e como quer formatar as células para exibi-los. Se você quiser, por exemplo, ressaltar todos os valores que ultrapassaram a meta estabelecida, selecione Início > Formatação Condicional > Realçar Regras de Células > É Maior Do Que e, no primeiro campo, digite o valor da meta e escolha o formato para o realce no menu ao lado.

BARRAS DE DADOS Uma forma bem eficiente de exibir e visualizar números no Excel é escolher o item Barra de Dados da Formatação Condicional. Essa opção mostra barras horizontais em cada célula, em um degradê que vai de uma cor mais escura para o branco. O comprimento de cada barra varia de acordo com o valor expresso nela em relação aos valores das demais células do conjunto que está recebendo a formatação condicional. É importante lembrar que a diferença de tamanho das barras fica mais evidente quanto maior for a largura das células. A dica, então, é aumentar a largura das colunas até encontrar a melhor visualização. O Excel oferece quatro opções de cores. Se não gostar de nenhuma delas, clique em Mais Regras e selecione uma nova, clicando em Cor da Barra.

O Excel oferece algumas sugestões de formatação de células nas caixas de diálogo de algumas opções de formatação condicional. A dica é explorar as várias possibilidades até encontrar a melhor visualização. É possível, por exemplo, escolher formatos que combinam cor de preenchimento e cor de texto ou apenas cor de texto, de borda ou de preenchimento. Mas não se restrinja às sugestões de formatação do programa. Se achar que nenhuma delas satisfaça suas exigências, escolha a opção Formato Personalizado e defina seus próprios formatos.

GRADAÇÃO DE CORES DESTAQUE POR CLASSIFICAÇÃO Agora imagine que você queira apenas ressaltar os piores colocados ou os melhores desempenhos, aqueles que estão acima ou abaixo da média ou os que superaram ou ficaram abaixo de um determinado porcentual. Nesse caso, escolha o item desejado da opção Início > Estilo > Formatação Condicional > Regras de Primeiros/Últimos. Na maioria desses casos (a exceção são as opções que tomam a média como referência), o Excel fornece um valor padrão (dez últimos, dez primeiros, 10% acima ou 10% abaixo), mas você pode alterar esse valor para que atenda suas necessidades.

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Outra forma de representar diferentes valores das células é usar gradações de cores (Início > Estilo > Formatação Condicional > Escalas de Cores). Nessa opção, o Excel 2007 oferece quatro possibilidades de formatação com três cores e outras quatro com duas cores. Nessa opção, as tonalidades representam o valor expresso na célula em relação aos demais valores. Quando se escolhe a primeira escala de cores, por exemplo, o valor mais baixo é representado em vermelho, o intermediário em amarelo e o mais alto em verde. Células com valores que estão entre essas referências são representadas por cores desse degradê. No caso de um valor entre o mínimo e o intermediário, uma cor no degradê que vai do vermelho ao amarelo — portanto, em um tom de laranja.

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Regras próprias

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ÍCONES NAS CÉLULAS Há ainda uma terceira forma gráfica de formatação condicional, além das barras e das escalas de cores. É o uso de ícones (Início > Estilo > Formatação Condicional > Conjuntos de Ícones). O Excel fornece 17 conjuntos de ícones. Há opções de três, quatro e cinco ícones, incluindo setas, sinalizadores, semáforos, classificações, quartos e círculos que vão do vermelho ao preto. Neste caso, não é possível usar ícones personalizados. É possível apenas customizar as regras da correlação entre os valores e o ícone apresentado quando se clica em Mais Regras.

LIMITAÇÕES DO EXCEL A formatação condicional das versões anteriores do Excel tem uma série de limitações quando comparada à soﬁsticação do recurso exibido pelo Excel 2007. Três delas? Até a versão 2003, o Excel permitia aplicar apenas três regras por célula, enquanto na nova versão esse número é ilimitado. Nas versões mais antigas do aplicativo da Microsoft, se você copiar e colar inadvertidamente um conjunto de células em outro com formatação condicional, toda a caracterização previamente deﬁnida é perdida. Anteriormente, se mais de uma regra aplicada à célula resultava verdadeira, apenas a primeira era aplicada. No 2007, todas são aceitas.

GERENCIAMENTO Quem observar as opções do menu que se abre ao se clicar no botão Formatação Condicional notará um item denominado Gerenciar Regras. No Gerenciador de Regras de Formatação Condicional o Excel armazena todas as formatações aplicadas numa seleção ou numa planilha aberta. Por meio dessa caixa de diálogo é possível criar, editar ou excluir regras. Para eliminar a formatação condicional de uma planilha ou célula há outro meio. Clique em Início > Estilo > Formatação Condicional > Limpar Regras e escolha uma das opções.

GRÁFICOS NAS CÉLULAS DO EXCEL 2003 A formatação condicional no Excel 2007 é diferenciado porque pode gerar gráficos nas células. Mas quem conserva em uso o Office 2003 pode usar uma fórmula da planilha para criar um efeito parecido. Trata-se da função REPT. Ela repete um conjunto de caracteres por um número de vezes indicado. Vamos usar o caractere | para os pedaços do gráfico de barras. Para um gráfico com base nas células D2:D6, você poderia usar, na célula D2, o comando REPT(“|”, C2/ MÁXIMO(C$2$:C$6$)*20). Com isso, é criada uma proporção de barras com o máximo de 20 caracteres. Copie o conteúdo para as outras células e você terá um gráfico de barras simples. (Eric Costa)

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dicas I produtividade

FIQUE PERITO EM PLANILHAS

EM CÂMERA LENTA O Excel oferece uma maneira de verificar passo a passo a execução de cálculos de fórmulas. Dessa maneira, fica mais fácil descobrir eventuais erros. Para acompanhar a operação, clique na célula que contém a fórmula e, em seguida, na guia Fórmulas e no botão Avaliar Fórmula do grupo Auditoria de Fórmulas. Na janela Avaliar Fórmula que se abrirá, o item que aparece sublinhado é o que será calculado na sequência. Clique em Avaliar e assim sucessivamente até chegar ao resultado final.

20 truques para arrasar no uso da versão 2007 do programa da Microsoft POR MARIA ISABEL MOREIRA

FUNDO NOVO

empre há um jeito mais rápido ou mais eficiente de fazer uma operação em um programa tão complexo como o Excel. Pode ser um atalho de teclado desconhecido, o uso de um comando que você nem sabia que existia ou uma solução incomum, mas que pode fazer toda a diferença na apresentação da sua planilha. Confira, a seguir, 20 truques desse tipo.

ABRA RÁPIDO Se você trabalha todos os dias simultaneamente nos mesmos arquivos do Excel e eles estão armazenados em diferentes pastas pode contornar a tarefa enfadonha de abrir cada documento de uma vez. Como? Especificando que eles pertencem a um mesmo espaço de trabalho. Feche todos os arquivos do Excel ativos e abra aqueles que quer incluir nesse espaço de trabalho. Abra a guia Exibição e, no grupo Janela, selecione Salvar Espaço de Trabalho. Na janela seguinte, digite um nome para o espaço de trabalho, selecione um lugar e clique em Salvar — os espaços de trabalho são salvos no formato XLW. Feito isso, sempre que você abrir essa área de trabalho o Excel carregará todos os arquivos nela listados. Esteja ciente apenas de que essa operação não integra os arquivos. Mais: se você alterar o nome de qualquer um deles ou movê-lo de pasta precisará refazer os passos anteriores para recriar o espaço de trabalho.

SÍMBOLOS À VISTA Qual é a combinação de tecla para inserir o símbolo do Euro? E da libra? Para escrever esses elementos em células das planilhas é preciso usar uma combinação de teclas. Difícil é gravar na memória os atalhos para símbolos pouco usados. A saída é abrir a guia Inserir e, no grupo Texto, clicar no botão Símbolo. Para facilitar, escolha a fonte e o subconjunto nos menus correspondentes. Quando encontrar o símbolo que procura, clique nele e pressione o botão Inserir e depois Fechar.

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Nem todo mundo gosta do fundo branco padrão do Excel, embora ele seja ideal para a maioria das situações. Se algum dia você quiser incrementar sua planilha com um novo, acione a guia Layout de Página e clique no botão Plano de Fundo. Ele é uma das opções do grupo Configurar Página. Em seguida, selecione uma imagem e clique em Inserir. Pronto! Os fundos são incômodos em planilhas com muitos números e gráficos, mas podem dar um efeito interessante se você reúne várias delas num mesmo arquivo e quer usar uma de introdução, como no exemplo ao lado. Neste caso, a primeira planilha traz links para as demais. Para remover um fundo, basta seguir os mesmos passos dados para a criação e clicar no botão Excluir Plano de Fundo.

GRADE COLORIDA As linhas de grade são úteis para facilitar a visualização dos dados em tabelas. Por padrão, elas são cinza-claro. Se você quiser alterar essa definição, clique no Botão Office e, depois, em Opções do Excel. Na caixa de diálogo seguinte, clique em Avançado no painel esquerdo e, no painel direito, desça até a área Exibir Opções para Esta Pasta. Clique na seta ao lado do item Cor da Linha de Grade para abrir a paleta de cores. É claro que para que o Excel exiba a cor selecionada, a opção Mostrar Linhas de Grade logo acima deve estar marcada. Clique em OK para concluir.

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dicas I produtividade

FIQUE PERITO EM PLANILHAS

20 truques para arrasar no uso da versão 2007 do programa da Microsoft POR MARIA ISABEL MOREIRA

FUNDO NOVO

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ZOOM NO MOUSE

EDIÇÃO RÁPIDA A barra de fórmulas que se encontra logo acima da área de trabalho do Excel exibe a fórmula ou o valor da célula selecionada. Quando se dá um duplo clique na célula ou na própria barra é possível editar seu conteúdo. Mas há um modo de fazer isso sem ter de usar o mouse. Quando quiser alterar uma fórmula ou um valor, vá até a célula desejada, pressione a tecla F2 e comece a fazer a alteração — normalmente na própria célula. Se quiser continuar a usar o atalho F2 para ativar a barra de fórmulas, mas preferir não fazer a edição diretamente na célula, clique no Botão Office, selecione Opções do Excel, clique em Avançado à esquerda e desmarque a opção Permitir Edição Diretamente nas Células.

Assim como o Word e o PowerPoint 2007, o Excel tem um controle de zoom na barra de status para que se focalize melhor detalhes da planilha aberta. Mas o Excel permite também que se use o botão de rolagem do mouse para dar zoom. Para habilitar esse recurso, clique no Botão do Office, selecione Opções do Excel e, em seguida, na opção Avançado à esquerda. Na área Opções de Edição, marque o item Aplicar Zoom ao Rolar Com o IntelliMouse. Assim, quando tiver no Excel, basta rolar o botão para cima para ampliar a área de trabalho e rolar para baixo para reduzi-la.

PAINÉIS ESTÁTICOS Percorrer uma planilha extensa torna-se um problema uma vez que o cabeçalho some durante a rolagem. No Excel 2003, bastava selecionar a linha imediatamente abaixo do cabeçalho e selecionar Janelas > Congelar Painéis. No Excel 2007, clique na guia Exibir e no botão Congelar Painéis do grupo Janela. Selecione, em seguida, Congelar Painéis. Se o cabeçalho estiver na primeira linha da planilha, você pode escolher também Congelar Linha Superior.

NOVA COLUNA Imagine a seguinte situação: nomes e sobrenomes de pessoas estão numa mesma coluna e você gostaria de separá-los em colunas diferentes. O truque aqui é selecionar a coluna que contém os dados, clicar na guia Dados e depois no botão Texto Para Colunas. Marque, na janela seguinte, a opção Delimitado e clique em Avançar. Em seguida, marque o item Espaço e clique em Concluir (se quiser alterar o formato dos dados ou a posição das novas colunas, antes de clicar em Concluir selecione Avançar mais uma vez). A dica é interessante, mas tem um porém. Os nomes compostos ou sobrenomes duplos ficarão separados em mais de duas colunas.

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MODO TELA CHEIA Às vezes, falta espaço para visualizar todas as células de uma planilha. A saída, normalmente, é usar as barras de rolagem ou o controle de zoom. Quer uma terceira opção? Abra a guia Exibição e clique em Tela Inteira no grupo Modo de Exibição de Pastas de Trabalho. Instantaneamente, as guias, a faixa de opções e as barras de fórmula e status desaparecem e a planilha passa a ocupar a tela inteira. Para voltar ao estágio anterior, é só pressionar Esc.

DUAS JANELAS Está trabalhando na célula A1, mas precisa conferir um dado que está na célula M87? Não é preciso rolar a tela na horizontal e na vertical para procurar a informação e voltar à célula inicial. O Excel facilita esse trabalho com a criação de uma nova janela. Na guia Exibição, clique em Nova Janela. Depois, clique em Organizar Tudo e selecione a disposição que achar mais conveniente. O Excel exibe a mesma planilha em duas janelas que podem ser movimentadas independentemente — mas a alteração de dados em uma é refletida automaticamente na outra. Quando não precisar mais das duas janelas, basta fechar uma delas.

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ZOOM NO MOUSE

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ARQUIVO DE RECUPERAÇÃO

EXIBIÇÃO NA BARRA DE TAREFAS

Como comportamento rotineiro, o Excel salva periodicamente uma cópia do trabalho para o caso de algum problema acontecer — o computador falhar, a energia elétrica acabar ou qualquer coisa do gênero. Não convém desabilitar esse recurso, mas se você quiser alterar algumas de suas configurações, pressione o Botão Office, selecione Opções do Excel e clique em Salvar. Para alterar o intervalo entre as ações de salvamento, mude o número de minutos que aparece em Salvar Informações de AutoRecuperação a Cada XX Minutos. É possível mudar também o local onde esses arquivos são armazenados, assim como desabilitar o recurso para a pasta de trabalho aberta.

O Excel pode ser configurado para exibir na barra de tarefas do Windows apenas uma tarefa para todas as pastas de trabalho abertas ou uma tarefa para cada pasta de trabalho. Para configurar esse comportamento do programa, abra o Botão Office e em Opções do Excel, clique em Avançado e marque ou desmarque a opção Mostrar Todas as Janelas na Barra de Tarefas, conforme sua preferência.

MINIATURAS DOS ARQUIVOS

CÓPIA DO ORIGINAL

Quem sente falta de uma opção de visualização dos arquivos na caixa de diálogo Abrir pode solicitar ao Excel para criar miniaturas para exibir nessas ocasiões. Há duas maneiras de fazer isso. A mais simples é marcar a opção Salvar Miniatura na caixa de diálogo Salvar Como. Depois que essa opção é marcada, todos os arquivos salvos passam a contar com uma miniatura para visualização prévia. A opção mais trabalhosa é clicar no Botão Office, selecionar Preparar e, em seguida, Propriedades. O Excel abre algumas opções de propriedade logo acima da área de trabalho. Clique na seta para abrir o menu Propriedades do Documento, selecione Propriedades Avançadas e, na guia Resumo, marque Salvar Miniaturas de Todos os Documentos do Excel. A vantagem é que, nessa opção, você pode aproveitar para alterar outras características do arquivo, como assunto e autor, atribuir palavra-chave, acrescentar comentário etc.

Não é preciso abrir o arquivo e acionar a opção Salvar Como se você quer alterar uma planilha, mas manter a versão original. Clique no Botão Office, selecione Abrir (ou use o botão correspondente na barra de ferramentas de acesso rápido), selecione o arquivo desejado e clique na seta ao lado do botão Abrir para descortinar o menu. Escolha, então, Abrir Como Cópia. O Excel coloca um sufixo no nome original — se o nome do arquivo for Vendas.xlsx, por exemplo, o novo arquivo fica algo como Cópia (1) Vendas.xlsx. O arquivo será salvo com o nome atribuído pelo Excel. Para alterá-lo, acione Salvar Como e dê o nome desejado ou renomeie o arquivo posteriormente.

DE OLHO NAS CÉLULAS Quando você precisa monitorar de perto os resultados exibidos numa célula ou num conjunto de células e a planilha é suficientemente grande para dificultar essa tarefa, selecione as células que precisa controlar, abra a guia Fórmulas e clique no botão Janela de Inspeção no grupo Auditoria de Fórmulas. Na janela correspondente, clique em Adicionar Inspeção de Variáveis. O Excel exibe a caixa de diálogo correspondente já com os endereços das células que serão vigiadas. Clique em Adicionar mais uma vez. Quando não precisar mais do recurso, é só fechar a janela. Se quiser eliminar uma das variáveis, selecione-a e clique em Excluir Inspeção de Variável.

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ASSINATURA DIGITAL Uma planilha criada no Excel 2007 pode contar com uma assinatura que confirme sua autenticidade. Só que, para isso, é preciso adquirir antes uma assinatura digital de uma autoridade certificadora. Para fazer isso, na guia Inserir, no grupo Texto, clique em Linha de Assinatura e Adicionar Serviço de Autenticação. O Excel abre a página do Office Online na qual é possível selecionar um fornecedor e fazer a compra. Depois de instalado o certificado, clique novamente em Inserir > Linha de Assinatura e, desta vez, selecione Linha de Assinatura do Microsoft Office. Preencha as informações solicitadas na caixa de diálogo Configuração da Assinatura. Feito isso, para assinar digitalmente, dê um duplo clique na linha de assinatura do documento. Na caixa de diálogo Detalhes da Assinatura, digite seu nome do lado do X. Clique em Selecionar Imagem e selecione a imagem de sua assinatura que deverá ter sido criada anteriormente. A melhor opção para criar uma assinatura manuscrita é usar um tablet PC.

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ARQUIVO DE RECUPERAÇÃO

EXIBIÇÃO NA BARRA DE TAREFAS

MINIATURAS DOS ARQUIVOS

CÓPIA DO ORIGINAL

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TRADUZA AÍ A versão mais recente do Excel também permite que se traduzam palavras diretamente das células com a ajuda do WorldLingo. Como todo tradutor eletrônico, o WorldLingo não é perfeito, mas quebra o galho quando o conteúdo de uma célula está num idioma totalmente incompreensível e você quer ter noção do que se trata. Clique na célula que contém a palavra que deseja conhecer a tradução, abra a guia Revisão e clique em Traduzir. No painel lateral que surgirá, selecione o idioma de origem (De) e de destino (Para). Se quiser fazer nova pesquisa, digite a palavra ou expressão no campo Procurar Por e clique na seta verde ao lado.

ARQUIVOS CONFRONTADOS Quando você tem dois arquivos muito parecidos e quer confrontá-los há um jeito bem fácil. Feche todos os arquivos, abra a primeira pasta de trabalho que será examinada, depois a segunda. Acione, em seguida, a guia Exibição e clique no botão Exibir Lado a Lado no grupo Janelas. Se a tela aparecer dividida horizontalmente e você quiser vê-las lado a lado, clique em Organizar Tudo, no mesmo grupo Janelas, e escolha a opção Lado a Lado. Aí é só começar a rolar uma planilha para fazer a análise, já que as duas telas se movimentam simultaneamente. Se a rolagem sincronizada não funcionar (isso pode acontecer se uma das planilhas tiver recebido novas linhas ou colunas), clique no botão Rolagem Sincronizada do mesmo grupo Janelas para desabilitar o recurso temporariamente, alinhe as planilhas manualmente e clique novamente em Rolagem Sincronizada para ativá-lo.

CÓPIA SEM FORMATO Que copiar o conteúdo de uma célula ou conjunto de células, mas deseja descartar as formatações? Selecione as células, use o comando Ctrl + C para copiá-las, posicione o cursor no ponto em que deseja inserir a cópia e, em vez de pressionar Ctrl + V, abra a guia Início e, no grupo Área de Transferência, clique em Colar. No menu que surgirá, selecione Fórmulas.

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gráficos I como usar

ÁS NAS BARRAS E NAS PIZZAS Explore os principais recursos que o Excel 2007 oferece para a produção de gráficos POR MARIA ISABEL MOREIRA

maneira mais eficiente de representar conjuntos de números é por meio de gráficos. Nesse ponto, o Excel 2007 evoluiu por um lado, mas ficou na mesma por outro. Quem sentia falta de mais tipos de gráfico não ficou nada feliz com a versão mais recente, que traz exatamente as mesmas opções que as anteriores. Mas, no quesito acabamento, os gráficos atuais estão bem mais apurados e as possibilidades de edição estão infinitamente superiores.

ESCOLHA DO GRÁFICO Quando seus dados estiverem preparados para o gráfico, abra a guia Inserir e selecione um dos gráficos no grupo correspondente para abrir o menu e escolher uma das opções do tipo escolhido. O Excel oferece 11 tipos de gráficos (leia o quadro O gráfico certo). Nem todos eles aparecem nesse grupo de menu Inserir. Para ver todos, selecione a opção Todos os Tipos de Gráfico que aparece nos menus que surgem quando se clica em qualquer botão do grupo Gráficos ou então clique na setinha localizada no canto inferior direito do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogo Inserir Gráfico. Nessa janela, selecione um tipo à esquerda e o layout desejado à direita. Clique em OK para conferir.

NOVA ESCOLHA Caso considere depois que o gráfico escolhido não é o adequado para suas necessidades, clique na guia Design e no botão Alterar Tipo de Gráfico do grupo Tipo (para que esta guia apareça, o gráfico precisa estar selecionado na planilha). Isso faz você retornar à caixa de diálogo Inserir Gráfico para fazer uma nova escolha. É mais rápido do que percorrer todo o caminho indicado no passo anterior.

REAPROVEITE O TRABALHO

Gráficos: Excel 2007 oferece muito mais possibilidades de formatação que as versões anteriores

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Dá para gastar um bom tempo no Excel se esmerando na apresentação dos gráficos. Se no fim desse trabalho você achar que o resultado é tão bom a ponto de querer aproveitá-lo em outras ocasiões, clique no gráfico, abra a guia Design e clique no botão Salvar Como Modelo no grupo Tipo. Aceite o local que o Excel sugere para armazenar o modelo e dê um nome a ele. Quando quiser usar esse modelo de gráfico, clique na guia Inserir e depois na setinha do grupo Gráficos para abrir a caixa de diálogos Inserir Gráficos. Na lista à esquerda, selecione Modelos e escolha o template criado.

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gráficos I como usar

ÁS NAS BARRAS E NAS PIZZAS Explore os principais recursos que o Excel 2007 oferece para a produção de gráficos POR MARIA ISABEL MOREIRA

REAPROVEITE O TRABALHO

Gráficos: Excel 2007 oferece muito mais possibilidades de formatação que as versões anteriores

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LINHA POR COLUNA A faixa de opções Design traz outras ferramentas que você pode usar para ajustar o gráfico. Vamos supor, por exemplo, que queira trocar os eixos — passar o que está no eixo vertical para o horizontal e vice-versa. Basta clicar no botão Alternar Linha/Coluna para ver o efeito na tela. Clique novamente para voltar à versão original.

Lugar do gráfico

EIXOS E FUNDOS As ferramentas dos grupos Eixos e Plano de Fundo da guia Layout têm funções semelhantes às do grupo Rótulos. No primeiro deles estão as ferramentas Eixo e Linhas de Grade. No segundo, ficam os botões de acesso às ferramentas Área de Plotagem, Parede do Gráfico, Base do Gráfico e Rotação 3D. Clique e escolha uma opção do menu e, se for o caso, do submenu para configurar esses elementos. Em Eixos, por exemplo, é possível selecionar o padrão ou escolher uma nova escala de valores (milhares, milhões, bilhões e escala logarítmica), além de se chegar à caixa de diálogo de estilos de formatação (Mais Opções...).

MUDANÇAS NO LAYOUT O Excel 2007 não traz a caixa de diálogo Opções do Gráfico, na qual é possível definir título do gráfico e dos eixos, posição da legenda, linhas de grade, rótulos de dados e folha de dados até o Excel 2003. Na nova versão, você pode clicar no gráfico, abrir a guia Design e selecionar uma das opções disponíveis no grupo Layout de Gráfico. Os ícones são ilustrativos. Se um deles traz título e legenda, por exemplo, esses itens aparecem em seus respectivos lugares quando a opção é selecionada. Clique naquele que achar melhor para aplicar o layout ao gráfico e, se for o caso, clique depois nos elementos no gráfico para preenchê-los. Lembre-se também de que esses elementos do layout podem ser excluídos ou deslocados posteriormente.

OBJETOS DO GRÁFICO

AJUSTES NOS RÓTULOS Quaisquer outras alterações nos elementos do gráfico podem ser feitas com as ferramentas do grupo Rótulo da guia Layout. Clique, por exemplo, no botão Título do Gráfico. No menu que se abrirá, você poderá excluí-lo (opção Nenhum), sobrepô-lo ao gráfico ou posicioná-lo acima dele. Poderá também selecionar Mais Opções de Título para alterar detalhes como preenchimento, cor de borda, estilo de borda, sombra, efeito 3D e alinhamento. Faça o mesmo para definir detalhes dos eixos horizontal e vertical, legendas, rótulo de dados e tabela de dados, clicando nos botões correspondentes do grupo.

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Se você criou o gráfico na mesma planilha onde estão os dados, mas deseja colocálo numa planilha separada, na guia Design, clique no botão Mover Gráfico. Na caixa de diálogo, selecione uma das planilhas já criadas no menu Objeto Em ou, se quiser criar uma nova planilha para inserir o gráfico, marque a opção Nova Planilha e dê um nome para ele.

Há outras maneiras de formatar linhas de grade, rótulos de dados, legendas, títulos, parede do gráfico, eixos etc., além das próprias séries de dados. Um jeito é acionar a guia Layout, abrir o menu dropdown Elementos do Gráfico, situado no canto superior esquerdo da faixa de opções, selecionar um dos itens da lista e depois clicar no botão Formatar Seleção, que fica logo abaixo desse menu. Outra, é clicar no elemento no próprio gráfico e depois no botão Formatar Seleção. Essa ação abrirá as mesmas caixas de diálogo acionadas pela opção Mais Opções... mencionada anteriormente.

NOVOS ESTILOS Se quiser mudar o estilo do gráfico, o caminho é abrir a guia Design e selecionar uma opção no grupo Estilos do Gráfico. Para ver todas as possibilidades, clique nas setinhas para cima ou para baixo para rolar o menu ou clique no botão com a seta e um traço para abrir o leque completo. Os estilos combinam cores de preenchimento, bordas e fundos diferentes.

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Lugar do gráfico

OBJETOS DO GRÁFICO

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O GRÁFICO CERTO Nem todo tipo de gráfico é indicado para a informação que se pretende representar. Para não errar, saiba qual é a função de cada um deles.

COLUNAS Desenha barras para comparar valores no decorrer de um período de tempo — as vendas nos últimos três anos, por exemplo.

LINHAS Exibe dados não cumulativos para demonstrar sua evolução no tempo. Exemplo: as vendas de um setor nos quatro trimestres de um ano.

LINHA DE TENDÊNCIA Em alguns tipos de gráfico, como área, dispersão e linha, um elemento adicional pode contribuir na análise dos números. Uma linha de tendência, por exemplo, ajuda a prever o faturamento de um período tendo por base os resultados dos anos anteriores. Para acrescentar um desses recursos, clique no gráfico, abra a guia Layout e clique no botão Análise para abrir o menu. Selecione um dos tipos e, em seguida, uma das opções predefinidas.

ESTILO DIFERENCIADO Mas e se você quiser mudar o preenchimento, o contorno e o efeito de forma de uma série de dados, título, fundo ou outro elemento do gráfico? Selecione o gráfico, clique em Formatar. Em seguida, selecione o elemento que quer alterar no gráfico — ou use o menu situado no canto superior esquerdo da faixa de opções Formatar para escolhê-lo — e, depois, clique na opção desejada do grupo Estilos de Forma. Há alguns estilos predefinidos. Se preferir, clique em Preenchimento de Forma, Contorno da Forma ou Efeitos da Forma para fazer ajustes personalizados.

PIZZA É indicado para a análise de porcentagens de um número total, como a participação de cada linha de produto no faturamento total.

BARRAS Tem a mesma função do gráfico de colunas, só que dispõe os dados na posição horizontal em vez da vertical.

ÁREA Salienta a tendência de valores ao preencher a porção do gráfico abaixo das linhas que conectam os vários pontos.

XY – DISPERSÃO É usado muito em estatísticas e trabalhos científicos para mostrar a relação entre duas variáveis quantitativas.

AÇÃO É ideal para ilustrar a flutuação de ações, mas pode exibir outros tipos de variações, como a temperatura ao longo de um período.

SUPERFÍCIE Deve ser usado quando o objetivo é encontrar as melhores combinações entre dois conjuntos de dados numéricos.

ROSCA Como nos gráficos de pizza, exibe a relação das partes com o todo. A diferença é que pode conter mais de uma série de dados.

BOLHAS Comparam três conjuntos de dados, e esses dados são exibidos na forma de bolha. O terceiro valor determina o tamanho da bolha.

RADAR Compara os valores coletados de diversas séries de dados. As linhas conectam os valores das mesmas séries.

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gráficos I dicas

ILUSTRE SEUS GRÁFICOS Truques para acrescentar imagens nos gráficos produzidos no Excel POR MARIA ISABEL MOREIRA

IMAGEM NA PIZZA

e uma imagem vale mais do que mil palavras, o que dizer então da combinação entre gráficos e fotos? Ou de gráficos e ilustrações? Nem sempre é preciso incluir mais esse artifício nas representações gráficas, mas em algumas situações o uso de imagens de fundo ou no próprio gráfico pode dar uma ajuda e tanto na hora de transmitir seu recado. A seguir, algumas instruções para trabalhar com imagens e textos nos gráficos do Excel 2007.

Que tal colocar uma imagem preenchendo o próprio gráfico em vez do fundo? Esse recurso funciona bem, por exemplo, em gráficos de pizza, nos quais se representam porcentagens de um total. Para fazer isso, selecione o intervalo de células que será usado no traçado do gráfico e escolha o gráfico Pizza Destacada 2D. Depois, clique na própria pizza com o botão direito do mouse e selecione Formatar Série de Dados. Escolha, em seguida, Preenchimento. Marque Preenchimento Com Imagem ou Textura, clique em Arquivo e escolha a foto ou ilustração desejada. É possível ainda usar imagens armazenadas na área de transferência ou cliparts. Basta clicar nos botões correspondentes.

Fundo novo: uma imagem de segundo plano pode valorizar o gráfico

IMAGEM DE FUNDO O Excel permite que se incremente o plano de fundo do gráfico de diferentes formas. Além da opção de fundo branco, pode-se acrescentar fundo sólido, fundo gradual, imagem ou textura. No exemplo acima, criamos um gráfico de barras 3D agrupadas, clicamos com o botão direito do mouse numa área vazia do gráfico e selecionamos Formatar Área do Gráfico no menu de contexto. Escolhemos, em seguida, Preenchimento e marcamos Preenchimento Com Imagem ou Textura. Clicamos em Arquivo e selecionamos a imagem do fundo. É muito comum, neste caso, que o fundo atrapalhe a visualização dos dados. Para minimizar o problema, use o controle deslizante Transparência até obter o efeito desejado. Uma dica é arrastar a caixa de diálogo Formatar Área do Gráfico para um espaço livre da tela para poder conferir o efeito de desbotamento diretamente no gráfico.

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ESCONDER GRÁFICO Em algum momento, você pode querer imprimir uma planilha, mas esconder o gráfico que ela contém. Apagar o gráfico e perder todo o trabalho de formatação? Nem pensar. Você até poderia dar um Ctrl + Z e reaver o trabalho, mas a chance de que se esqueça e feche o arquivo sem o gráfico é grande. Então, tente este truque. Clique no Botão Office, escolha Opções do Excel e selecione Avançado. Procure no lado direito da caixa de diálogo Exibir Opções Para Esta Pasta de Trabalho. Na item Para Objetos, Mostrar, marque Nada (Ocultar Objetos). Com isso, o gráfico continuará na planilha, mas ficará fora da visão. Depois é só fazer o mesmo caminho e marcar a opção Tudo.

BARRAS ILUSTRADAS As barras de um gráfico podem transmitir melhor o recado se estiverem preenchidas com uma ilustração que tenha a ver com a informação que representam. No gráfico acima, por exemplo, usamos carros, casas e tomates para ilustrar as séries transporte, habitação e alimentação, respectivamente. Para fazer isso, criamos um gráfico de barras 2D. Em seguida, com o botão direito do mouse clicamos numa das barras do gráfico para selecionar todos os elementos daquela série e escolhemos Formatar Série de Dados. Na caixa de diálogo seguinte, clicamos em Preenchimento à esquerda. No painel à direita, marcamos a opção Preenchimento com Imagem ou Textura, clicamos em Arquivo para selecionar a imagem definida anteriormente, e marcamos, logo abaixo, a opção Empilhar. Para concluir, clicamos em Fechar. Repetimos a operação para selecionar as imagens para as demais séries de dados.

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gráficos I dicas

ILUSTRE SEUS GRÁFICOS Truques para acrescentar imagens nos gráficos produzidos no Excel POR MARIA ISABEL MOREIRA

IMAGEM NA PIZZA

Fundo novo: uma imagem de segundo plano pode valorizar o gráfico

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GRÁFICO COMO IMAGEM Um truque simples, mas interessante, do Excel 2007 é a possibilidade de gerar uma imagem a partir de células de uma planilha ou de um gráfico. Para isso, selecione a área que será copiada como imagem. Tecle Ctrl + C para copiar o conteúdo para a área de transferência. Clique na seta do botão Colar que fica na faixa de opções da guia Início. Escolha Como Imagem > Copiar Como Imagem. Na janela que surge, marque os itens Como Mostrada na Tela e Bitmap. Clique em OK e pronto. Agora é só colar a imagem gerada em qualquer aplicativo, como um editor de textos ou em uma mensagem.

DISTRIBUIR GRÁFICOS Alinhar vários gráficos na mesma planilha fica mais fácil se você usar as ferramentas de organização do próprio Excel. Caso tenha quatro gráficos e queira alinhá-los horizontalmente, por exemplo, posicione os gráficos que ficarão à esquerda e à direita da sequência, mas não se preocupe em ser muito preciso. Em seguida, selecione os quatro gráficos, mantendo pressionada a tecla Ctrl enquanto clica neles. Com isso, o Excel mostra a guia Formatar. Selecione, então, a opção Alinhar do grupo Organizar e selecione no menu que surgirá Distribuir na Horizontal. O programa se encarrega de distribuir proporcionalmente os dois gráficos do meio em relação aos dois dos extremos.

TEXTO NO GRÁFICO Os gráficos também podem conter textos. É conveniente usar esse recurso quando o objetivo é ganhar espaço ao eliminar as legendas, por exemplo. Para executar essa tarefa, abra a guia Inserir e selecione Caixa de Texto no grupo Texto. Em seguida, trace a caixa de texto sobre o elemento do gráfico e digite o texto desejado. Repita o procedimento em outros elementos se for do seu interesse. Como em outros itens do gráfico, você pode clicar com o botão direito do mouse sobre a caixa de texto, selecionar a opção Formatar Efeitos de Texto e fazer ajustes de formação. Mas esteja ciente de que qualquer alteração no gráfico — redimensionamento, retirada da legenda, exclusão ou inclusão de títulos etc. — faz o texto desalinhar-se em relação ao elemento sobre o qual foi colocado.

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gráficos I combinação

DOIS GRÁFICOS EM UM SÓ Use dois gráficos quando um não é suficiente para transmitir o que você precisa POR MARIA ISABEL MOREIRA

s vezes, combinar mais de um gráfico em um único é uma forma mais eficiente de passar a informação completa. Imagine o diretor de controle de qualidade de uma indústria. A empresa incrementou a produção e sua meta foi não apenas manter a qualidade

como reduzir ainda mais o índice de defeito. Na mesma empresa, o diretor comercial foi incumbido de melhorar a negociação com clientes para aumentar as margens de lucro. Vamos ver como eles poderiam demonstrar o desempenho de suas respectivas áreas.

Segundo eixo: solução para trabalhar com séries de escalas de valores diferentes

MESMA ESCALA No caso do diretor comercial, a melhor combinação é usar um gráfico de barras para o faturamento e outro de linha para a evolução da produção. A solução é fácil. É preciso traçar um gráfico de barras simples (usamos a opção 2D de colunas agrupadas). Na sequência, marcar uma das séries de dados (escolhemos o de produção em milhões de unidades), clicar na guia Design e, depois, no botão Alterar Tipo de Gráfico. Na caixa de diálogo seguinte, escolher uma das opções do tipo Linha (elegemos a primeira delas). O gráfico está pronto. Aí é só fazer os ajustes de formação que achar mais convenientes.

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DIFERENTES 2 ESCALAS O diretor de qualidade não pode simplesmente usar dois tipos de gráfico como descrito anteriormente. Como as escalas de valores são diferentes, o uso de um gráfico de linhas na segunda série não garantiria a visualização do desempenho de seu setor. O melhor é usar um novo eixo para a segunda série. Assim, o gráfico ficará com duas escalas verticais — uma à esquerda, para a primeira série, e outra à direita, para a segunda série.

NOVO EIXO Para fazer isso, crie um gráfico de barras simples (usamos a opção Colunas Agrupadas). Depois, selecione a segunda série (no exemplo, a série qualidade) no próprio gráfico (ou abra a guia Formatar, clique no menu Formatar Elementos do Gráfico à esquerda da faixa de opções), selecione a série desejada e clique em Formatar Seleção. Primeiro, marque a opção Eixo Secundário na área Plotar Série No. Depois, desloque a janela para um lado para poder visualizar o gráfico na planilha enquanto usa o controle deslizante Largura de Espaçamento para reduzir a largura da coluna.

AJUSTES DE COR E LARGURA Repita o procedimento para selecionar e formatar a outra série de dados. Nesse caso, procure apenas aumentar a largura da coluna para melhorar a visualização das barras sobrepostas. Na caixa de diálogo Formatar Série de Dados, clique em Preenchimento para alterar a cor das barras. É interessante selecionar cores contrastantes. Para a primeira série, usamos um azul-claro, que garante boa visualização e destaca o vermelho usado na segunda série.

TROCA POR LINHAS Mas o gráfico de linha não está descartado para o diretor de qualidade. Se preferir, depois de estabelecido o segundo eixo (e até depois de ajustada a formatação), selecione a segunda série no gráfico, abra a guia Design e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico. Selecione, por fim, um gráfico de linhas (escolhemos Linhas com Marcadores).

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projetos I controle financeiro mensal

FIQUE ATENTO ÀS DESPESAS Controle as entradas e saídas de dinheiro para manter as finanças em dia POR MARIA ISABEL MOREIRA

em gente que nunca perde o controle financeiro. São pessoas que identificam os principais sorvedouros de dinheiro e ficam atentas para não ir além do que permitem seus salários. Mas a maioria gasta aqui e ali e só percebe que as despesas superaram as receitas quando confere o extrato da conta bancária no fim do mês. Nes-

ses casos, um bom exercício é anotar numa planilha, no final de cada mês, todos os ganhos e os gastos. Assim, fica fácil saber quais setores têm problemas e fazer os ajustes orçamentários necessários. A seguir, mostramos como montar um controle financeiro. Se preferir, faça o download da planilha em www.info.abril.com.br/download/4756.shtml.

MESES Comece criando um arquivo novo em branco no Excel. Para facilitar a identificação, dê um título à planilha — Controle financeiro, por exemplo. Em nosso projeto, selecionamos o intervalo de células que vai de A1 (onde o título foi inserido) a M1 e demos o comando Início > Mesclar Células para melhorar o título. Uma ou duas linhas abaixo, a partir da coluna à esquerda da qual o título foi posicionado, insira os meses do ano. Para facilitar, use o recurso de autopreenchimento do Excel. Para isso, digite Jan ou Janeiro na primeira célula, selecione-a, posicione o cursor em sua alça de preenchimento e arraste-a até que todas as células sejam preenchidas com todos os meses do ano.

LISTA DE RECEITAS Na linha imediatamente abaixo, na coluna mais à esquerda, digite Receitas. Abaixo dela, liste todas as fontes de ganho possíveis. No nosso exemplo, incluímos salário, receita de aluguel, pensão e outras receitas. Sua lista pode incluir outros itens ou mesmo eliminar alguns dos sugeridos, caso você prefira. Reserve a última linha para o item Total de Receitas.

RELAÇÃO DE DESPESAS

Controle financeiro: no final de cada mês, anota as receitas e as despesas em cada categoria

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Na linha abaixo, escreva Despesas e, abaixo dela, comece a descrever as despesas por área: moradia, alimentação, saúde, transporte, educação, lazer, vestuário e cuidados pessoais, animais e obrigações financeiras são as categorias que figuram na planilha de exemplo. Inclua também a categoria Outras para registrar as despesas que não se enquadrem em nenhum outro grupo. Abaixo de cada uma delas, enumere os tipos de gastos. Com moradia, por exemplo, listamos aluguel, condomínio, água, energia elétrica, gás, telefone, internet, TV a cabo, manutenção de imóvel, impostos e taxas, seguro e outras despesas. Coloque também um total para a subcategoria. Essa é a forma mais fácil de perceber quais despesas impactam mais seu orçamento. Repita a mesma operação para as demais subcategorias.

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projetos I controle financeiro mensal

FIQUE ATENTO ÀS DESPESAS Controle as entradas e saídas de dinheiro para manter as finanças em dia POR MARIA ISABEL MOREIRA

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Controle financeiro: no final de cada mês, anota as receitas e as despesas em cada categoria

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FORMATO DOS NÚMEROS É preciso indicar ao Excel que tipo de valor as células conterão para que ele adote o formato de número certo. Para isso, selecione o intervalo de células dedicadas às receitas (de B5 a M9 no exemplo), clique com o botão direito do mouse sobre a seleção e escolha Formatar Células no menu de contexto. Abra a guia Números e, na lista Categoria, selecione Moeda. No campo Símbolo, escolha a opção Nenhuma. Repita a operação para as células na área de Despesas (B12 a M74 no nosso caso).

QUAL É O SALDO? É preciso acrescentar um cálculo final para saber como foi o resultado de cada mês — ou seja, se sobrou ou se faltou dinheiro. Logo abaixo da linha Total de Despesas, escreva Total de Receitas para tornar mais clara a visualização dos dados. Para fazer isso, digite o sinal =, seguido do endereço da primeira célula com o total de ganhos situado no alto da tabela (é a célula referente ao mês de janeiro). Com isso, você está pedindo para o Excel repetir o valor expresso naquela célula. Copie essa célula para os demais meses do ano. Na linha de baixo, escreva Resultado. Na primeira célula à direita, referente a janeiro, escreva o símbolo = (igual), seguido imediatamente da referência da célula em que está o total de receitas, o símbolo – (menos) e a célula em que está o total de despesas. Na planilha de exemplo, a fórmula digitada foi =B78-B77. Tecle Enter. Copie a fórmula para os demais meses. Não se esqueça de verificar se o intervalo de células que receberá esses valores está no formato Moeda. Caso contrário, use o procedimento indicado anteriormente para alterá-lo.

INSERÇÃO DOS CÁLCULOS Com todas as categorias e subcategorias das despesas e receitas enumeradas, é hora de definir os totais parciais. Vamos começar pelas receitas. Clique na célula referente ao total de receitas do primeiro mês da planilha (B9 no exemplo), abra a guia Fórmulas e clique no botão AutoSoma para que o Excel insira a função =SOMA, seguida de um parêntese. Selecione então as células que conterão as informações das receitas e tecle Enter para incluir a informação na fórmula. Outro jeito é usar o recurso de autopreenchimento de fórmulas do Excel 2007. Digital = (sinal de igual) na célula, selecione com um duplo clique a função desejada no menu que aparecerá logo abaixo e selecione o intervalo de células em seguida.

REALCE NOS RESULTADOS

CÓPIA DOS CÁLCULOS Para copiar a fórmula nos demais meses, selecione a célula que a contém, posicione o mouse no canto inferior direito até o cursor virar uma cruz. Clique nesse ponto e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste pelas células seguintes. Repita a operação para criar a soma em cada total das subcategorias de despesas. Se ficar difícil visualizar os dados na lista, aplique um negrito nos nomes das categorias.

Para tornar mais nítidos os resultados positivos e negativos, aplique a formatação condicional. Selecione as células que vão conter os valores de resultado, abra a guia Início e clique na opção Formatação Condicional. No menu, selecione Realçar Regras de Células e, em seguida, É Menor Do Que. O primeiro campo deve conter o valor 0,00 e, no segundo, abra a lista, selecione a opção Texto Vermelho e clique em OK. Em seguida, com as mesmas células selecionadas, clique novamente em Formatação Condicional, escolha mais uma vez Realçar Regras de Células, e, desta vez, a opção É Maior Do Que. Novamente, o primeiro campo deve ter o valor 0,00. Como no segundo não existe a opção predefinida para formatação com texto em azul, selecione Formato Personalizado para abrir a caixa de diálogo Formatar Células. Abra a guia Fonte e clique no menu Cor para abrir a galeria e selecionar o tom de azul de sua preferência. Clique em OK duas vezes para concluir.

FORMATAÇÃO TOTAL DE GASTOS O próximo passo é definir a fórmula para calcular a despesa total. No fim da lista de despesas, deixe uma linha em branco e repita a sequência de meses para facilitar a visualização das informações. Na primeira coluna da linha de baixo, escreva Total de Despesas. Na célula ao lado, logo abaixo do mês de janeiro, escreva a fórmula =SOMA e as referências de cada célula que contém os totais das subcategorias de despesas. Para não correr o risco de errar na digitação, use o autopreenchimento de fórmulas e selecione as células necessárias clicando nelas enquanto mantém a tecla Ctrl pressionada. Quando concluir a seleção, tecle Enter. Copie a fórmula para os demais meses como indicado anteriormente.

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Em termos funcionais, sua planilha está pronta para ser usada. Mas a formatação faz toda a diferença, e o Excel 2007 oferece recursos de sobra para que você cuide da aparência da sua planilha. No exemplo, usamos basicamente formatações predefinidas, disponíveis em Estilos de Célula, do grupo Estilo da faixa de opções Início. Em algumas situações, substituímos tamanhos e estilos de fontes (aplicamos negrito nas subcategorias, por exemplo) e alteramos a cor de algumas linhas. Caso queira aproveitar a planilha como modelo para usar no futuro, salve-a como modelo, conforme indicado no tutorial Produza seus modelos, na página 70.

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REALCE NOS RESULTADOS

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projetos I despesas

CONTROLE GASTOS DIARIAMENTE

CABEÇALHO Depois de dar um título à planilha — Controle diário de despesas, no nosso exemplo — acrescentamos um cabeçalho para a anotação do período de dias, mês e ano controlado. O período — de 7 a 13, por exemplo — deverá ser digitado, mas acrescentamos dois controles de formulário: um para o mês e outro para o ano. Assim, durante o preenchimento, você ou outra pessoa que for usar a planilha poderá selecionar esses dados em vez de digitá-los. Para os meses, crie uma lista em Plan5. Antes, você terá de acrescentar mais duas planilhas à pasta de trabalho, já que vamos usar as três existentes e mais uma, a Plan4, para nosso controle. No Excel 2007, acione Início > Inserir > Planilha ou simplesmente clique no ícone ao lado da última planilha existente para criar uma nova.

Com uma planilha de despesas diárias fica mais fácil manter o orçamento com rédea curta POR MARIA ISABEL MOREIRA

ocê sabe quanto gasta com a prestação da casa, com a faculdade e com o financiamento do carro. Mas não tem nenhum controle sobre as despesas miúdas. Apesar de parecerem insignificantes, essas despesas do dia-a-dia podem ter grande impacto no orçamento se não forem comedidos. Com a planilha que vamos montar você

anota todos os valores despendidos com itens como estacionamento, gorjeta, almoços fora de casa, cafezinho etc. Cada planilha da pasta de trabalho conterá as despesas de uma semana e, uma quinta planilha, consolida os dados das outras. Se quiser aproveitar a planilha pronta, faça o download em www.info.abril.com.br/download/5554.shtml.

LISTA DE MESES A lista em Plan5 deverá ter o nome Meses na primeira linha da coluna A, uma linha em branco e depois a relação de janeiro a dezembro. Feito isso, selecione toda a coluna, exceto a linha 1 do título, e acione Fórmulas > Definir Nome. O título Meses deverá aparecer no campo Nome e, em Refere-se A, o intervalo de células selecionado. Clique em OK. Volte a Plan1, abra a guia Desenvolvedor (se ele não estiver aparente, proceda como indicado no tópico Ferramentas para desenvolvedores), clique em Inserir e, no leque de opções que surgirá, clique em Caixa de Combinação, na área Controles de Formulário (é o segundo item, da esquerda para a direita, da primeira linha de ferramentas). Trace, em seguida, a caixa na célula desejada. Clique em seguida nela com o botão direito do mouse, selecione Formatar Controles e, no campo Intervalo de Entrada, digite Meses, que é o intervalo nomeado anteriormente. Aproveite para trocar o valor em Lista Suspensa para 13, assim você não terá de usar a barra de rolagem para fazer a seleção.

OPÇÕES DE ANO Diário de gastos: anote na planilha as despesas efetuadas em cada dia da semana e veja a consolidação mensal

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Para a seleção do ano, usaremos um controle de formulário diferente. Acione a guia Desenvolvedor > Inserir mais uma vez, mas agora escolha Botão de Rotação em Controles de Formulário. Deixe uma célula em branco ao lado da caixa de combinação dos meses e, na seguinte, desenhe o botão de rotação. Clique nele com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle. Abra a guia Controle e, no campo Valor Mínimo, digite 2009, que é o primeiro ano que aparecerá na lista de opções. Em Valor Máximo, escolha o último ano que deseja exibir — selecionamos 2015 no nosso exemplo. Em Alteração Incremental mantemos o valor 1 porque queremos que ele exiba a sequência 2009, 2010, 2011 e assim por diante. Em Vínculo de Célula, clique no quadrado ao lado do campo e, depois que a tela se retrair, clique na célula reservada ao lado do botão de controle. Por fim, dê OK. Teste o botão. Você verá que o ano muda.

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projetos I despesas

CONTROLE GASTOS DIARIAMENTE

Com uma planilha de despesas diárias fica mais fácil manter o orçamento com rédea curta POR MARIA ISABEL MOREIRA

OPÇÕES DE ANO Diário de gastos: anote na planilha as despesas efetuadas em cada dia da semana e veja a consolidação mensal

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INCLUSÃO DAS FÓRMULAS Chegou o momento de incluir as fórmulas que cuidarão dos cálculos. Neste projeto, as fórmulas são bem simples. Na célula correspondente ao total de gastos da segunda-feira, digite a fórmula =SOMA(C9:C30), sendo que C9:C30 deve ser alterado para corresponder ao intervalo de células em sua planilha que receberá os registros dos gastos da segunda-feira. Em seguida, copie essa fórmula para as demais células correspondentes à linha Total Diário para os demais dias da semana. Repita o procedimento na célula de Total Semanal referente ao primeiro item de despesa. Neste caso, o intervalo selecionado conterá as células referentes aos dias da semana. No nosso exemplo, a fórmula ficou =SOMA(C9:I9).

Ferramentas para desenvolvedores A guia Desenvolvedor abre a faixa de opções correspondente, que reúne o instrumental necessário à criação e ao gerenciamento de macros e ao uso de controles de formulários como as caixas de combinação que usamos no cabeçalho, além de ferramentas XML. Mas essa guia pode estar desabilitada e, consequentemente, não aparecer na barra de guias do Excel. Para ativá-la, clique no Botão Office, selecione Opções do Excel e, na categoria Mais Usados, marque a caixa ao lado de Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções. Clique em OK e pode começar a usar seus recursos.

LISTA DE ITENS

FORMATO PERSONALIZADO

O próximo passo é relacionar os gastos comuns no dia-a-dia. Na planilha de exemplo, incluímos despesas como feira, padaria, açougue, estacionamento, jornais e revistas, almoços, jantares etc., mas é importante que você inclua os desembolsos que faz com frequência para que a planilha dê realmente conta de seus gastos. Não deixe de acrescentar também o item Outros para gastos que, eventualmente, não estejam previstos em nenhuma outra. Abaixo de Outros, digite Total. Essa linha apresentará o resultado das despesas diárias.

Agora reserve um tempinho para dar um trato no visual da planilha. Para nosso projeto, optamos por um visual limpo, destacando com fundo a linha de total diário e a coluna de total semanal. Colocamos borda nas células nas quais os gastos serão registrados, mas eliminamos a linha de grade da tabela (para isso, clique no Botão Office, selecione Opções do Excel, abra a categoria Avançada e, na área Exibir Opções Para Esta Planilha, desmarque Mostrar Linhas de Grade). Escolha a formatação que achar mais agradável.

DIAS DA SEMANA Na coluna ao lado da coluna de categorias ficarão os totais de gastos para cada dia da semana. Escreva, na linha, acima, na primeira coluna a contar daquela que contém as categorias, os nomes dos dias da semana. Depois do último dia, escreva Total Semanal para somar todos os gastos por categoria efetuados nos últimos sete dias. Como todas essas células receberão dados monetários, formate o intervalo adequadamente. Selecione todas as células que correspondem a cada dia da semana, para cada categoria, clique na seleção com o botão direito do mouse, escolha Formatar Células, abra a guia Número e escolha Moeda. Em nosso projeto, optamos por não exibir nenhum símbolo.

NOVAS PLANILHAS Com a tabela pronta, selecione todo o conjunto de células, incluindo eventuais colunas e linhas em branco que você tenha deixado à esquerda da lista de categorias e acima do título, dê Ctrl + C para copiá-la. Abra a planilha Plan2, posicione o cursor em A1 e dê Ctrl + V para colá-la. Repita o procedimento nas planilhas Plan3 e Plan4, que vão comportar os controles para as outras semanas do mês. Nesse procedimento, a cópia não é exata. Talvez você tenha de ajustar largura de colunas e, se optou por esconder as linhas de grade como indicamos, terá de refazer o passo em cada uma das planilhas.

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ANALISE COM O GRÁFICO CONSOLIDAÇÃO DO MÊS A próxima etapa é a construção da tabela de consolidação dos dados. Ela pegará os totais de cada categoria em cada semana para que você saiba o que gastou com cada tipo de despesa ao longo do mês e, depois, somará todos esses gastos para fornecer o resultado final. Copiamos e colamos a lista de itens exatamente no mesmo endereço na planilha Plan5 e substituímos o Total diário por Total Mensal. Para facilitar os resultados, nomeamos essa planilha para Consolidação. Trocamos os nomes das outras planilhas para facilitar a identificação. Copie também o título e o cabeçalho, mas retire a informação referente ao período. Deixe apenas os controles para escolha do mês e do ano.

Nosso controle de despesas pode ter mais um recurso. Como para visualizar números, nada melhor do que um gráfico. Vamos criar um a partir da planilha de consolidação. Selecione a lista de despesas e os valores dessa planilha, menos o nome da coluna (Total mensal) e o próprio total. Acessamos a guia Inserir e selecionamos um gráfico de pizza. O gráfico até poderia ficar posicionado nessa planilha de consolidação, mas decidimos migrá-lo para uma nova planilha. Para isso, selecione o gráfico, abra a guia Design e clique em Mover Gráfico. Na caixa de diálogo seguinte, marque Nova Planilha e, em seguida, dê um nome para ela e clique em OK. O gráfico é transferido para a nova planilha criada. Use os recursos abordados em Ás nas barras e nas pizzas, na página 24, para formatar o gráfico como quiser.

PROTEÇÃO OPCIONAL A planilha de controle de gastos diários está pronta. Para usá-la a cada mês, a melhor saída é salvá-a como um modelo, conforme indicado em Crie seus modelos, na página 70. Se preferir que ninguém mude a estrutura da pasta de trabalho, você pode protegê-la. Para isso, acesse Revisão e clique em Proteger Pasta de Trabalho. Marque os itens Estrutura e Janela e se quiser, forneça uma senha. Para outros métodos de proteção, leia Planilhas bem protegidas, na página 71.

EXPLORE AS PLANILHAS 3D

FÓRMULAS FINAIS Feitas todas essas mudanças, a planilha Consolidação está pronta para receber as fórmulas que buscarão as informações das outras planilhas e permitirão a soma dos gastos mensais por categoria e o total geral. A fórmula que deve ser inserida na primeira linha de total é ='Primeira_semana'!J9+'Segunda_semana'!J9+'Terceira_semana'!J9+'Quarta_semana'!J9, no nosso exemplo. Nessa fórmula, os argumentos “Primeira_semana”, “Segunda_semana” etc. indicam os endereços das planilhas e J9, a célula de cada uma delas que está sendo considerada. Como a fórmula está extraindo dados das quatro tabelas, é necessário referir-se a cada uma delas. O ponto de exclamação (!) indica o vínculo a uma referência externa. Concluída a inserção, copiamos o conteúdo da célula para os outros campos, incluindo o do resultado mensal.

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Planilhas de consolidação de dados como a que criamos não precisam, necessariamente, usar dados de outras planilhas da mesma pasta de trabalho. Elas podem fazer referência a células de outros arquivos do Excel armazenados no computador, num drive de rede ou até mesmo num servidor web. Como vimos, a referência a uma célula da mesma pasta de trabalho ﬁca =Plan3!E5. Nas referências a células de outra pasta de trabalho encontramos algo como =’c:\meus documentos\[Vendas.xls]Plan3’!E5. Quando a célula referenciada está num servidor web, precisamos escrever algo como =’http://www. servidor.com.br.br/docs/[Vendas.xls.xls]Plan3’!E5. O Excel permite até que se façam cálculos sobre valores localizados numa região da planilha externa. Por exemplo, a fórmula para calcular a média aritmética dos valores das células E5 e E10, na Plan3 do arquivos Vendas.xls armazenado num drive da rede, por exemplo, ﬁca =MEDIA(‘N:\Vendas\[Vendas.xls]Plan2’!E5:E10).

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EXPLORE AS PLANILHAS 3D

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projetos I recibos

PASSA LOGO O RECIBO Com uma planilha e um código VBA, a emissão de documentos fica fácil POR CARLOS MACHADO

ma das características marcantes do Vi- idéia é montar uma frase do tipo: “Recebemos” sual Basic for Applications (VBA) são as — e aí vem a dúvida: de quem? Do senhor? Da múltiplas possibilidades que ele ofere- senhora? Do professor? Portanto, a coluna Trace para expandir as funções do aplicativo. Um tamento indica: “do Sr.”, ”da Sra.” etc. exemplo simples. Você tem uma planilha com um Além da planilha contendo o cadastro, chacadastro de clientes: nome do cliente, endereço, mada Clientes, vamos criar outra, chamada Retelefone, e-mail etc. Com base nesse cadastro, cibo, para abrigar a estrutura do recibo. Para os e na mesma pasta de trabalho, é possível cons- propósitos de demonstração, essa planilha é de truir aplicações que automatizem a emissão de uma simplicidade franciscana. Ela contém apenas documentos como cartas de cobrança, recibos, três células que vão merecer atenção. A primeira relatórios da situação dos clientes — e o que sua contém a palavra “Recibo”, que é o título do docabeça for capaz de imaginar. cumento. Mais abaixo, vem uma célula que discriVamos partir de uma pasta de trabalho con- mina o valor do recibo. Por fim, a célula que vai tendo um cadastro e construir uma aplicação que abrigar o texto principal do documento. Somente ajude a localizar os clientes no banco de dados e, essa célula contém algo especial: ela está formaprincipalmente, automatize a emissão de recibos tada para exibir texto em múltiplas colunas. Para de pagamento. Para isso, o cadastro deve con- isso, em Início > Formatar > Formatar Células ter duas colunas fundamentais. Uma é o valor que o cliente deve pagar — digamos, um valor de aluguel ou um valor fixo por serviço prestado. A outra é uma forma de tratamento para o cliente, para facilitar a montagem automática dos recibos. Nesse caso, em vez de assinalar no banco de dados o sexo do cliente e daí deduzir a forma de tratamento, a tabela contém uma coluna na qual esse A aplicação Recibo: navegação no banco de dados e impressão item esteja explícito. A

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Planilha Clientes: base para desenvolver a aplicação

(Formatar > Células nas versões anteriores), na guia Alinhamento, ligue a caixa Quebrar Texto Automaticamente. As três células básicas do recibo pertencem todas à coluna B da planilha, que foi devidamente ampliada para ficar da largura do texto principal. Naturalmente, ao bolar um documento para sua atividade comercial, você vai torná-lo menos espartano: incluirá, pelo menos, um cabeçalho com seu nome ou o logotipo de sua empresa e colocará o endereço no rodapé. Vamos adiante. Nosso objetivo é montar automaticamente o recibo de pagamento de um cliente, combinando informações do banco de dados (planilha Clientes) com a estrutura básica do recibo que acabamos de montar. Seria possível criar uma macro que capturasse os dados de um cliente selecionado na planilha e montasse o recibo desejado. Isso é bem simples. Vamos, então, apimentar um pouco mais a aplicação. Que tal construir um formulário no Visual Basic que leia o cadastro, exiba-o como uma tela de gerenciamento de bancos de dados? Nessa tela, o usuário escolherá o cliente e dará o comando para a impressão do recibo. O primeiro passo, nesse caminho, é desenhar o formulário. Abra o ambiente do Visual Basic (Alt + F11) e dê o comando Inserir > UserForm. O formulário deve ter aparência similar ao mostrado na ilustração da página ao lado. Ao entrar

em ação, ele lê o banco de dados e exibe as informações referentes ao primeiro cliente — aquele que ocupa a linha 2 da planilha. Como qualquer tela para gerenciamento de bancos de dados, o formulário tem botões de navegação (Primeiro, Último, Anterior e Próximo) que permitem a passagem para outros registros. Outra forma de navegação que ele oferece está numa caixa de verificação que exibe o código do cliente. Basta que o usuário escolha o código e os dados do cliente aparecem na tela. O último objeto do formulário está ligado ao objetivo final do projeto. Trata-se do botão Imprimir Recibo. Ao ser pressionado, esse botão dispara uma rotina que captura os dados do cliente ativo e monta o recibo, utilizando a estrutura do documento que está na planilha Recibo. Como funciona, nos bastidores, esse gerador de recibos? Ao ser inicializado, o formulário de dados (frmRecibo) torna ativa a planilha Clientes e lê, na coluna A, os códigos de identificação de cada cliente. Todos esses códigos (números, no caso) são armazenados na caixa de verificação Código. Em seguida, ele move o ponteiro do banco de dados para o primeiro registro. Em cada

Estrutura para o recibo: apenas três células numa planilha

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projetos I recibos

PASSA LOGO O RECIBO Com uma planilha e um código VBA, a emissão de documentos fica fácil POR CARLOS MACHADO

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Planilha Clientes: base para desenvolver a aplicação

Estrutura para o recibo: apenas três células numa planilha

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Macro: clique em Executar para abrir o formulário Recibo

movimentação para um registro específico, uma rotina, chamada MoveRegistro, lê todos os dados do cliente e os exibe nas caixas de texto do formulário. Ao mesmo tempo faz a caixa Código exibir o número associado àquele cliente. Ler os dados significa percorrer a linha da planilha, capturar o valor de cada célula e exibi-los no formulário. Quando o usuário aciona o botão Primeiro, ou Último, a rotina associada a esse objeto simplesmente diz a MoveRegistro para ir para um dos registros extremos do banco de dados. Quando o clique ocorre num dos botões de movimento um a um (Anterior, Próximo), então é necessário verificar se existe registro anterior ou próximo. Esse teste evita o erro de tentar ir aquém do início ou além do fim da base de dados. Se o registro existe, então o ponteiro avança ou recua uma linha na planilha. Um clique numa opção da caixa Código remete o banco de dados para o registro correspondente ao número selecionado. Em todos os movimentos, a rotina MoveRegistro é chamada. Ela é, portanto, o eixo da navegação. Por fim, vem a rotina associada ao clique no botão Imprimir Recibo. A primeira operação dessa rotina é tornar ativa a planilha Recibo. Em seguida, ela preenche a segunda célula básica do recibo com o valor e monta o texto principal do documento, combinando nome do cliente, forma de tratamento e valor pago. Para escrever esse valor por extenso, a rotina pede a ajuda de uma biblioteca externa, o arquivo Extens32.dll, de INFO, que deve estar disponível no diretório de sistema do Windows. Na comunicação com a DLL, a rotina

de impressão do recibo chama a função PassaExtenso, localizada em outro módulo dentro da pasta de trabalho. Se você usa uma biblioteca desse tipo, que pode ser consultada por diferentes aplicações do Excel, o procedimento mais correto é deixar a função PassaExtenso num suplemento ou na pasta Pessoal.xls. Em ambos os casos, a função poderá ser chamada de qualquer arquivo do programa. Confira o código do gerador de recibos, fazendo o download da planilha e da DLL no arquivo gerarecibo.zip em www.info.abril.com. br/download/5007.shtml. Após preencher o recibo, o formulário de dados se fecha e exibe o documento, já pronto, na janela de visualização de impressão. O usuário pode conferi-lo visualmente e, se tudo estiver bem, comandar a impressão. Um detalhe: as informações do último recibo ficam na planilha. O módulo de programação que abriga a função de ligação com a DLL também pode incluir uma rotina, ImprimirRecibo, cujo código total é o seguinte:

Sub ImpimirRecibo () frmRecibo.Show False End Sub Essa rotina abre o formulário de dados. O parâmetro False, na linha acima, garante que o formulário seja aberto em modo não restrito. Ou seja, com a janela do formulário aberta, você também pode ter acesso à planilha. No entanto, esse parâmetro só poder ser usado na versão 2000 ou posteriores. Na 97, ele produz erro. A macro ImprimirRecibo, acima, aparece na janela de macros. Para executá-la, basta acionar Alt + F8 e clicar no botão Executar. Se você preferir, pode tornar as coisas mais simples, associando essa tarefa a um botão na barra de ferramentas. O funcionamento do formulário de dados também pode ser expandido. Neste exemplo, ele apenas exibe o que está no banco de dados. Com alguma adaptação, ele pode passar a não somente exibir com também modificar o conteúdo da planilha. É um bom exercício fazer essa modificação.

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projetos I banco de dados

DUBLÊ DE PLANILHA E BD O Excel também pode ser usado como um gerenciador de bases de dados POR MARIA ISABEL MOREIRA

lanilha é planilha e banco de dados é banco de dados, certo? Depende. Apesar de ser um programa de planilhas, o Excel pode muito bem assumir o papel de aplicativo para gerenciar bases de dados não muito complexas. O segredo está no recurso dos filtros de dados. Pouca gente conhece e usa essa funcionalidade do produto da Microsoft. Com os filtros, fica fácil identificar grupos de informações, classificá-las em diferentes categorias e fazer pesquisas. Para mostrar o recurso, va-

mos montar um banco de dados para controlar uma coleção de discos de vinil e CDs. Apesar de simples, um inventário desse tipo é útil principalmente no caso de coleções muito grandes. Uma consulta antes de ir às compras pode evitar a aquisição de um item em duplicidade. Como incluímos também um campo para anotar os empréstimos, você poderá controlar muito bem os itens da sua coleção que estão circulando por aí. Dificuldades? Nenhuma. Os filtros de dados são extremamente fáceis de usar.

Filtros: recurso ajuda a identificar e classificar informações em diferentes categorias

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LINHA DE TÍTULOS O primeiro passo para gerar um banco de dados no Excel é criar uma planilha comum. A primeira linha dessa planilha deve conter os títulos. No nosso projeto, vamos organizar essa planilha de modo que tenha colunas para artista, álbum, ano de lançamento, ano de aquisição, tipo (CD ou vinil), gravadora, empréstimo e mês do empréstimo. O programa não exige entrada de nenhum registro para a criação dos filtros, mas insira pelo menos algumas informações para verificar logo o resultado.

TESTE OS FILTROS Verifique se os filtros funcionam. Clique, por exemplo, na seta Artista e você verá uma lista de todos os artistas ou bandas que aparecem na planilha. O mesmo acontecerá nas outras colunas. Agora desmarque o item Selecionar Tudo e marque um dos itens da lista logo abaixo. Você verá que a lista diminui automaticamente, apresentando somente as informações referentes ao artista selecionado. Note que a seta ao lado do título da coluna muda, mostrando que a listagem que está sendo exibida é baseada num critério dessa coluna. Para remover esse filtro, clique no seu ícone, ao lado do nome da coluna, e depois em Limpar Filtro de “Nome da Coluna”.

COLOCAÇÃO DOS FILTROS Com a estrutura inicial da planilha definida, clique numa de suas células, abra a guia Dados e clique em Filtros. Se você quiser ganhar tempo e aproveitar para aplicar um formato à tabela, tente os passos a seguir em vez do anterior: selecione todo o intervalo de dados que contém informações, incluindo o cabeçalho, abra a guia Início, clique em Formatar Como Tabela e escolha um dos estilos de tabela. Na caixa de diálogo, marque o item Minha Tabela Tem Cabeçalhos e clique em OK. Feito isso, cada item do cabeçalho vira uma caixa de combinação. Se você optou pela segunda alternativa, como fizemos, ela terá também uma formatação especial.

EXPLORE OS FILTROS É possível também classificar os resultados em ordem alfabética crescente ou decrescente e por cor, se tiver sido aplicado uma cor de preenchimento à célula (as cores adotadas quando se usa o recurso Formatar Como Tabela não são levadas em conta nessa classificação). No caso das colunas que contenham números, a classificação por ordem alfabética é substituída pelas classificações do maior para o menor e vice-versa.

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FILTROS COMBINADOS O Excel permite que se combinem dois ou mais filtros. Clique, por exemplo, em Artista, selecione um artista ou banda e, depois, clique em Tipo e selecione CD. Se você tem trabalhos do mesmo artista em CD e em vinil, no primeiro estágio ele mostrará todos os álbuns do artista selecionado e, no segundo estágio, exibirá apenas as produções desse artista na sua coleção que estão disponíveis em CD. Neste caso, tanto o ícone ao lado da coluna Artista quanto o da coluna Tipo serão alterados para indicar que critérios das duas colunas foram usados como filtro. O jeito mais simples de remover os critérios de filtragem é abrir a guia Dados e clicar em Limpar no grupo Classificar e Filtrar.

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HABILITE O RECURSO Até o Excel 2003, bastava clicar em Dados > Formulário para ver um ficha com todos os dados de uma entrada. No Excel 2007, o recurso continua à disposição. Antes de usá-lo, porém, é preciso incluir o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para isso, clique no Botão Office, e em Opções do Office, selecione Personalizar. No menu Escolher Comandos Em, selecione Todos os Comandos e, na lista abaixo, encontre a opção Formulário, marque-a e clique em Adicionar e em OK.

VÁRIOS CRITÉRIOS Outra forma de usar mais de um critério para filtrar as informações é clicar no botão Classificar no grupo Classificar e Filtrar da faixa de opções Dados. Ela abre a caixa de diálogo Classificar. Nela, é possível usar uma classificação simples ou adicionar vários níveis de classificação (clique, para isso em Adicionar Nível). Para cada nível, é necessário selecionar a coluna que será usada como filtro, no que consistirá a classificação e em que ordem será apresentada. Para mudar a ordem dos níveis, use as setas para cima e para baixo até posicionar o nível no lugar desejado.

FILTROS ADICIONAIS Mas as possibilidades destacadas anteriormente não são as únicas. É interessante clicar em Filtros de Texto, no caso das colunas com texto, Filtro de Números, nas colunas com valores numéricos, e Filtro de Datas, nas colunas preenchidas com esse tipo de conteúdo. Esses itens abrem novos leques de escolhas. No caso dos textos, por exemplo, é possível encontrar um único elemento do nome, localizar registros que não contenham um determinado elemento, procurar pelos textos que comecem ou terminem de uma determinada forma e localizar os que são iguais ou diferentes a uma informação fornecida.

FORMULÁRIOS PERSONALIZAR AUTOFILTRO Se nenhum desses filtros for suficiente, o Excel oferece ainda uma opção de personalização. Clique em Personalizar Filtro dos menus Filtro de Texto, Filtro de Número ou Filtro de Data. Na caixa de diálogo correspondente, é possível fazer indicações para pesquisar um mesmo registro com dois critérios. Por exemplo, pode-se buscar todos os álbuns que contenham a palavra jazz, mas não contenham blues.

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Com o botão Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, explore esse recurso. Selecione qualquer célula da tabela e clique no botão Formulário. Ele abre uma espécie de ficha com todos os dados da linha da célula selecionada. Se, antes de clicar em Formulário, você selecionar apenas algumas colunas da tabela, somente os dados das colunas escolhidas aparecerão no formulário. Por meio desse recurso, é possível também acrescentar novas linhas à tabela. Para isso, clique em Novo e preencha o formulário e em branco. Se clicar em Critérios e fornecer um parâmetro — o nome de um artista, por exemplo —, você poderá usar os botões Localizar Anterior e Localizar Próxima para avançar ou retroceder em todos os registros que obedecerem ao critério fornecido.

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ACRÉSCIMOS NA TABELA Os filtros são atualizados à medida que novos dados são inseridos imediatamente abaixo do último da lista ou se uma nova linha for acrescentada entre as existentes. No caso de uma nova coluna, se ela tiver de ser posicionada entre duas colunas existentes, o recurso de filtro é automaticamente aplicado a ela. Se a melhor posição para a coluna nova for depois da última, simplesmente coloque o novo título e clique em Dados > Filtro. Isso eliminará os filtros em todas as colunas. Clique em Dados > Filtro mais uma vez e o Excel colocará o filtro de volta em todas as colunas, inclusive na nova.

FORMATAÇÃO AMPLIADA Mas o que fazer para expandir a formatação? Para repetir a formatação aplicada pelo recurso Formatar Como Tabela, posicione o mouse no canto inferior direito da tabela (você perceberá que esse canto tem o contorno demarcado, ao contrário dos outros) e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para baixo para crescê-la na altura, para o lado se quiser aumentar sua largura ou na diagonal se quiser aumentá-la nas duas direções. A vantagem desse recurso é que ela já cria uma nova coluna com filtro. Aí é só dar um novo nome a ela de acordo com seu interesse.

CÁLCULOS COM FÓRMULAS É possível usar fórmulas para ajudar na análise de dados com filtros. Vamos supor que você queira saber quantos dos seus CDs foram adquiridos em 2008. Neste caso, use a fórmula =CONT. SE(D5:D632;”2008”), sendo D5:D632 o intervalo de células em que a informação sobre as datas de aquisição estão armazenadas. Se você acrescentasse uma coluna I para registrar o valor pago por CD ou vinil e quisesse saber, por exemplo, quanto já gastou com as obras de Paulinho da Viola, poderia usar a fórmula =SOMASE(A5:A632; “Paulinh o da Viola”;I5:I632).

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projetos I futuro

COM A FACULDADE GARANTIDA Com uma planilha simples você simula quanto deve economizar para assegurar os estudos do seu filho POR CARLOS MACHADO

amos fazer um exercício financeiro. Imagine o seguinte: você quer fazer uma poupança para assegurar, no futuro, o pagamento da faculdade de seu filho, mas não tem muita ideia de quanto deve economizar e por quanto tempo para que o dinheiro seja suficiente para ele con-

cluir o curso. Então vamos montar uma planilha que calcula o valor a ser poupado todo mês com base na duração do curso e numa estimativa de gastos mensais com os estudos. Siga as instruções ou baixe a planilha pronta em www.info.abril.com.br/ download/5556.shtml.

Planejamento: quanto poupar para gasto futuro com estudos

DEFININDO A ESTRUTURA A planilha tem cinco células fundamentais, que estão na coluna D. Nas células contíguas da coluna C estão os títulos das variáveis que essas células vão conter. Os formatos necessários são os seguintes: a célula D6 tem o formato de porcentagem, e D10, moeda. Para alterar esse formato, clique na célula com o botão direito do mouse, selecione Formatar Célula, abra a opção Número no painel direito, escolha o formato desejado e clique em OK para sair da caixa de diálogo.

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FÓRMULA ÚNICA A planilha tem apenas uma fórmula, que deve ser digitada em D13. A fórmula é =PPGTO(D6;1;D4*12;0;VP(D6;D8*12; D10;0;0)). Vamos destrinchar essa fórmula. A função PPGTO calcula o valor dos pagamentos mensais para atingir determinado montante num tempo definido. Há também a função VP (valor presente). VP calcula o montante para efetuar uma série de pagamentos de valor fixo durante um período predefinido. A associação de PPGTO com VP dá a fórmula para estimar o investimento mensal.

SIMULANDO CÁLCULO Vamos ver um exemplo da fórmula em ação. Digite em D3 o tempo de aplicação em anos. Se seu filho tem três anos, podemos considerar 15 anos o tempo de aplicação. Em D6, indique o rendimento médio mensal da aplicação. Em D8, escreva o tempo estimado para a conclusão da faculdade. Por fim, em D10, digite a expectativa de gastos mensais com os estudos. Feito isso, o valor estimado de aplicação mensal aparece no campo D13.

ATINGIR META O recurso Atingir Meta, do Excel, permite fazer outros cálculos com esta mesma planilha. Um exemplo. Com um investimento mensal de 1 000 reais, em quanto tempo se acumula um montante suficiente para financiar uma faculdade de cinco anos com custo de 2 000 reais por mês? Para obter a resposta, escreva o rendimento médio (0,5%) em D6, o número 5 em D8 e 2 000 em D10. Agora, na guia Dados, grupo Ferramentas de Dados, acione Teste de Hipóteses > Atingir Meta. Surge a janela Atingir Meta. Nela, clique no botão ao lado da caixa Definir Célula e clique na célula D13. Clique outra vez no botão à direita do campo para retornar à tela Atingir Meta. No campo seguinte (Para Valor), digite 1000. Para o campo Alternando Célula, clique na caixa ao lado, clique na célula D4 e retorne. Por fim, dê OK. Agora, o resultado aparece no campo Tempo de Aplicação. Resumo da ópera: se você aplicar 1 000 reais por mês, à taxa de 0,5% ao mês, precisará poupar durante 6,96 anos — ou seja, 7 anos — para poder pagar 2 000 reais por mês num curso de cinco anos.

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projetos I financiamento

CALCULE JUROS COMO UM MESTRE Antes de pedir um financiamento, veja quanto terá de desembolsar em cada prestação POR CARLOS MACHADO

ocê sabe que o Excel oferece uma série completa de funções para todo tipo de cálculos financeiros. Números de empréstimos, investimentos, taxas de juros e datas de pagamentos — tudo isso o programa tritura num piscar de olhos. Há apenas um detalhe: as fórmulas estão lá, mas é preciso usá-las adequadamente para obter algo útil e interessante. Neste tutorial, vamos mostrar como criar uma aplicação para calcular e montar tabelas detalhadas

para a amortização de empréstimos. Você, que vai construir o sisteminha, terá de encarar todas as fórmulas e truques necessários pra fazê-lo funcionar. Mas o objetivo é esconder as complexidades, criando um resultado final que qualquer usuário possa utilizar. Na verdade, se você não está nem aí para fórmulas, a planilha desenvolvida por INFO está pronta para usar, e disponível online no site da revista no endereço www.info.abril. com.br/download/5008.shtml. Mãos à obra.

Financiamento: planilha cácula empréstimos de até 30 anos

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VISÃO DA ESTRUTURA

ENTRADA DE DADOS

Preenchido;Prazo_meses;””). A rigor, o número de pa-

Para começar, vamos definir o formato geral de nossa planilha. Ela deve conter três áreas. Primeiro, as células nas quais o usuário deve digitar os dados básicos do financiamento (valor, taxa de juros, prazo e data inicial). Depois, um painel-resumo, com o valor de pagamento mensal, número de pagamentos, total de juros e custo total do financiamento. O terceiro bloco apresenta uma tabela com a discriminação dos dados de cada pagamento previsto. Cada linha dessa tabela mostra a previsão de pagamento de um mês, evoluindo desde o valor financiado total até o saldo final zero. Na elaboração dessa planilha, tomamos como ponto de partida um modelo publicado no site da Microsoft, que foi redefinido para este tutorial. Para acompanhar as tarefas, é aconselhável que você faça o download de nossa planilha no site da INFO. A principal técnica utilizada na elaboração do projeto é a definição de nomes para células, grupos de células e fórmulas. Assim, em vez de operar com endereços, trabalha-se com variáveis, o que facilita bastante a compreensão. É muito mais confortável, por exemplo, lidar com itens como Valor_Financiado e Taxa_Juros do que com E4 e C7. Vamos, então, montar a área 1 da planilha, dedicada à entrada de dados. Em nosso exemplo, ela ocupa as células de E4 a E7. Vamos dar um nome a cada uma dessas células.

Coloque o cursor em E4 e acione o comando Fórmulas > Definir Nome. Na caixa de diálogo Definir Nome, digite, em cima, Valor_Financiado (o nome não pode ter espaços). Embaixo, o programa já inclui, automaticamente, o endereço de E4. Acione OK. Repita a operação para as células de E5, E6 E E7, nomeando-as, respectivamente, como Taxa_Juros, Prazo_Meses e Data_Inicio. Faça as adequadas formatações nas quatro células, ajustando cada uma conforme o conteúdo esperado: moeda, decimal, inteiro e data. Para isso, clique na célula com o botão direito do mouse, escolha Formatar Células e abra guia Números. Para orientar o usuário da calculadora de financiamentos, escreva, à esquerda de cada célula, as indicações dos dados a serem digitados (consulte a planilha no início).

gamentos é igual ao valor digitado na célula Prazo_Meses. No entanto, ele só deve aparecer quando o usuário tiver preenchido as células da área 1 para o cálculo de novo financiamento. Por extensão, as células da área 2 e da área 3 só devem exibir alguma informação se as quatro células da área 1 estiverem preenchidas. Para garantir isso, vamos criar uma fórmula nomeada (Fórmulas > Definir Nome), chamada Tudo_Preenchido. Ela funciona como um teste lógico, do tipo sim/não, ou verdadeiro/falso:

RESUMO DAS INFORMAÇÕES Passemos à segunda área. Na mesma coluna, no intervalo E11:E14, vamos nomear quatro células: Pagamento_Mensal, Num_Pagamentos, Total_Juros e Custo_Total. A cada um desses nomes deve corresponder uma fórmula: =-PGTO(Taxa_Juros;Num_Pagamentos;Valor_Financiado). Esta é a fórmula para Pagamento_Mensal. Ela usa a função PGTO e baseia-se em outras variáveis nomeadas. Observe o sinal de menos: ele indica que cada pagamento será subtraído do valor financiado. A fórmula para Num_Pagamentos é =SE(Tudo_

=SE(Valor_Financiado*Taxa_Juros*Prazo_Meses*Data_ Inicio>0;1;0) Aqui, o truque é o seguinte: multiplicam-se os quatro valores das células na área 1. Se todos estiverem preenchidos, o resultado será um número positivo; se pelo menos um estiver em branco, será zero. Assim, se a fórmula Tudo_Preenchido responde sim (valor1), os cálculos devem ser executados para preencher as áreas 2 e 3. Se for não (valor 0), aquelas regiões são mostradas em branco. O valor da célula Total_Juros (E13) é dado pela fórmula abaixo:

=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num; NumPagamentos;Valor_Financiado) Por sua vez, a célula Custo_Total (E14) contém a seguinte fórmula:

=SE(Tudo_Preenchido;ARRED(Pagamento_ Mensal;2)*Num_Pagamentos;””) Em Total_Juros, use a função IPGTO, do Excel, que fornece os juros acumulados de um investimento. Também nesse caso, como se trata de débitos, o sinal é negativo. Na fórmula do Custo_Total, preste atenção para a função ARRED (arredondamento), aplicada apenas ao valor do pagamento mensal. Ela garante que a multiplicação dos valores calculados para Pagamento_Mensal e Num_Pagamentos produz, exatamente, o número mostrado em Custo_Total. Sem essa função, apareceria um número aproximado.

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Definir nomes: as fórmulas podem receber um nome

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A área 3 da planilha, que apresenta a discriminação de cada pagamento, é encimada por um cabeçalho com sete títulos de colunas: Número, Data do Pagamento, Balanço Inicial, Pagamento, Principal, Juros e Balanço Final. Selecione essas sete células

e nomeie-as como Linha_Cabeçalho, definida pela seguinte fórmula:

=LIN(‘Tabela de Amortização’!$17:$17) Ainda não havíamos dito que nossa folha de cálculo foi batizada com Tabela de Amortização. Nessa tabela, o cabeçalho corresponde à linha 17. Como a área 3 pode se estender por mais de uma página impressa, acione Layout de Página e, no grupo Configurar Página, clique na setinha à direita para abrir a guia Planilha, na caixa Linhas a Repetir na Parte Superior, digite Linha_Cabeçalho.

DISCRIMINAÇÃO DOS PAGAMENTOS Avancemos, agora, para o miolo da área 3. Vamos construir a primeira linha, logo abaixo do cabeçalho. Naturalmente, as sete células dessa linha têm fórmulas específicas. A célula Número apresenta apenas o valor Pagamento_Num, ou seja, a sequência 1,2,3 etc. Sua fórmula é:

=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido;Pagamento_Num;””) Aqui, entra em cena novo teste lógico, que é a variável Nao_Pago, também definida por uma fórmula nomeada:

=SE(Pagamento_Num<=Num_Pagamentos;1;0) Esse teste indica se a linha deve ou não ser preenchida. A resposta será sim enquanto o número do pagamento for menor ou igual ao total de pagamentos. A célula Data do Pagamento deve exibir a data inicial do financiamento acrescido de um mês:

=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido;Data_Pagamento;””) Ela se baseia na fórmula nomeada Data_Pagamento:

=DATA(ANO(Data_Inicio);MÊS(Data_Inicio)+Pagamento_ Num;DIA(Data_Inicio)) A célula Balanço Inicial também depende de outra fórmula nomeada Balanço_Inicial, que, por sua vez, aplica a fórmula do valor futuro:

=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num-1;-Pagamento_ Mensal;Valor_Financiado) Balanço Final, a última célula, tem base idêntica:

=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num;-Pagamento_ Mensal;Valor_Financiado) O valor a ser exibido na coluna Pagamento é sempre o mesmo e corresponde a Pagamento_Mensal. Como em todas as células da área 3,

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Preenchido;Prazo_meses;””). A rigor, o número de pa-

=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num; NumPagamentos;Valor_Financiado) Por sua vez, a célula Custo_Total (E14) contém a seguinte fórmula:

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e nomeie-as como Linha_Cabeçalho, definida pela seguinte fórmula:

=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido;Pagamento_Num;””) Aqui, entra em cena novo teste lógico, que é a variável Nao_Pago, também definida por uma fórmula nomeada:

=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido;Data_Pagamento;””) Ela se baseia na fórmula nomeada Data_Pagamento:

=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num-1;-Pagamento_ Mensal;Valor_Financiado) Balanço Final, a última célula, tem base idêntica:

=-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num;-Pagamento_ Mensal;Valor_Financiado) O valor a ser exibido na coluna Pagamento é sempre o mesmo e corresponde a Pagamento_Mensal. Como em todas as células da área 3,

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ele só deve ser escrito se os dados para o cálculo foram preenchidos e se a linha se refere a uma prestação não paga:

=SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido;Pagamento_Mensal;””) Por fim, vêm as células para os valores Principal e Juros, que discrimina, no valor da prestação, quanto equivale à restituição do capital e quanto corresponde a juros. Principal e Juros são, também, duas fórmulas nomeadas. A primeira baseia-se na fórmula PPGTO, do Excel:

=-PPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_ Pagamentos;Valor_Financiado) Juros, por sua vez, utiliza a função interna IPGTO:

=-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_ Pagamentos;Valor_Financiado) Todas as células da primeira linha ativa da área 3 da planilha devem ser copiadas para as linhas seguintes. Na planilha-exemplo, essas cópias foram estendidas até a linha 377, que corresponde à prestação número 360 — ou seja, um financiamento de 30 anos. A essa altura, sua calculadora de financiamentos já está completa. Faltam apenas detalhes de acabamento (veja o quadro ao lado). Para finalizar, selecione as células ativas da área 1, clique com o botão direito do mouse e escolha Formatar Células. Na guia Proteção dessa caixa de diálogo, desligue a caixa Bloqueadas. Agora, acesse Dados > Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho. Você acaba de criar uma espécie de formulário. Isso significa que as células para entrada de dados estão livres e todas as outras, protegidas.

TRUQUE DE IMPRESSÃO Embora, em muitos casos (financiamentos até cerca de 30 meses), a planilha não passe da primeira página impressa, ela efetivamente ocupa oito páginas — o correspondente ao prazo máximo, 360 meses. Assim, na hora de imprimir, o Excel vai sempre produzir oito páginas. Para evitar esse desperdício, vamos usar mais três fórmulas nomeadas, Uma, Impressao_Total, define todo o documento, até a última célula teórica, H377: =’Tabela de Amortização’!$A$1:$H$377 Outra fórmula, Ultima_Linha, fornece a linha correspondente à da última prestação em cada financiamento. Ela é dada por: =SE(Tudo_Preenchido;Linha_Cabeçalho+Num_ Pagamentos;Linha_Cabeçalho) Agora, vamos criar a fórmula Area_de_ Impressao, que se baseia na função Desloc, do Excel. No caso, ela fornece uma região variável da planilha, partindo da área Impressao_ Total e ajustando-a com a informação Ultima_Linha: =DESLOC(Impressao_Total;0;0;Ultima_Linha) Detalhe: a fórmula nomeada acima deve se chamar, exatamente, Area_de_Impressao (sem espaços). Com isso, o valor dela, em cada momento, é transferido para a guia Planilha da caixa de diálogo Configurar Página em Layout de Página. Resultado: sempre que você mandar imprimir, o Excel tomará como referência a última linha preenchida e enviará à impressora somente o número de páginas correspondente à área útil da planilha. A função DESLOC — OFFSET, em inglês — revela-se utilíssima quando é preciso determinar áreas variáveis numa planilha, especialmente a área ativa.

Proteção: sua planilha fica livre de alterações

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projetos I lista de compras

SEM ESQUECER NENHUM ITEM Use os controles de formulário para criar uma lista de compras bem eficiente POR MARIA ISABEL MOREIRA

m recurso muito prático, mas pouco explorado, do Excel são as caixas de combinação. Elas são indicadas para simplificar a elaboração de documentos quando há itens que se repetem em um ou mais campos. Com o uso das caixas de combinação, em vez de obrigar o usuário a digitar as informações, ele simplesmente escolhe uma opção. Fica muito mais fácil, concorda? Além disso, evitam-se erros no preenchimento. Para demonstrar o recurso,

vamos montar uma lista de compras, composta das seguintes colunas: produto (variável), quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. As caixas de combinação serão usadas nas colunas que se referem a produtos e unidade de medidas. Você pode usar as instruções para criar outros formulários, como uma lista de pedidos, caso tenha uma empresa. Se não quiser ter nenhum trabalho, faça o download da planilha pronta em www.info.abril.com.br/download/5555.shtml.

Caixas de combinação: opção para facilitar a entrada de dados repetitivos

DE PRODUTOS 1 LISTAS O primeiro passo é definir as listas de produtos. Como vamos organizar o formulário por categoria para facilitar a busca no supermercado, criaremos listas separadas por categoria também. Essa organização tem outra vantagem: ela não deixa as caixas de combinação muito longas, o que poderia ser um transtorno na hora da seleção. Se preferir, no entanto, você poderá criar uma lista única com todos os produtos.

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Crie a primeira lista na planilha Plan2. Na coluna A, linha 1, escreva o título: Higiene pessoal. Deixe em branco a linha seguinte (A2) e escreva a especificação de cada item começando pela linha A3 e continuando nas linhas A4, A5 e assim por diante. Volte para a planilha Plan1. Nela, vamos começar a montar o formulário de compras – ou seja, inserir as caixas de combinação para a seleção dos produtos de higiene pessoal.

E CÓPIA 5 TESTE Feito isso, abra a caixa de combinação e você verá

ORDEM ALFABÉTICA DA CAIXA 3 DESENHO Em Plan1, escreva um título para o formulário (Lista de Compras de Supermercado, por exemplo) e, abaixo desse nome, digite Higiene pessoal. Se a guia Desenvolvedor não estiver aparente em seu Excel, clique no Botão Office e, na nova janela, acione Opções do Excel. Clique na categoria Mais Usados à esquerda, ative a caixa Mostrar Guia Desenvolvedor na Faixa de Opções à direita. Dê OK para fechar as Opções do Excel. Na guia Desenvolvedor, clique em Inserir > Caixa de Combinação no grupo Controles de Formulário. Trace a caixa na primeira célula, logo abaixo do título Higiene pessoal.

Uma dica para facilitar a localização de itens na lista é classificá-la por ordem alfabética. Assim, na hora do preenchimento, não é preciso ficar procurando aleatoriamente os itens desejados. Basta seguir a sequência do alfabeto. Para classificar as listas, selecione o conjunto de células, deixando de lado a primeira linha em branco, acione a guia Dados e clique em Classificar de A a Z no grupo Classificar e Filtrar. Repita a operação toda vez que inserir um novo item a uma lista.

a lista. A linha em branco é a primeira opção. Por que essa linha? Ela poderá ser escolhida quando você quiser cancelar a inclusão de um item selecionado erroneamente. O próximo passo é copiar a caixa de combinação. Clique nela com o botão direito do mouse e selecione Copiar. Em seguida, posicione o cursor na linha abaixo e dê o comando para colar. Repita esse procedimento para copiar para quantas linhas julgar necessário.

ELÁSTICA 6 LISTA O procedimento adotado nos passos anteriores funciona, mas tem um problema. Se você tiver de acrescentar algum item nos campos A32, A33, A34 etc. da lista da Plan2 precisará voltar posteriormente à planilha Plan1 e alterar a referência de células em todas as caixas de combinação para incluir aquelas que contêm os novos itens. Então, vamos usar outro truque antes de dar sequência às outras listas. É a função DESLOC. Esse recurso do Excel define uma região da planilha de forma elástica. Para ver como ela funciona, volte à Plan2, selecione toda a lista de produtos de higiene pessoal, incluindo a linha em branco, mas deixando de fora o título (A1). Na guia Fórmulas, clique em Definir Nome. Na tela seguinte, na caixa Nome, digite Higiene_pessoal e no campo Refere-se A, digite a fórmula =DESLOC(Plan2!$A$2;0;0;CONT. VALORES(Plan2!$A:$A);1). Clique em OK.

INSERÇÃO DO CONTEÚDO 4 A caixa de combinação está criada, porém vazia. É hora de incluir nela a lista de produtos. Clique na caixa com o botão direito e, no menu, escolha Formatar Controle. Na guia Controle dessa caixa de diálogo, clique no botão ao lado da caixa Intervalo de Entrada. Com isso, a janela se retrai. Clique então na planilha Plan2, marque a lista de produtos, de A2 até a última célula (no nosso exemplo, A31). Com esse intervalo marcado, clique de novo no botão ao lado do campo e depois dê OK na janela Formatar Objeto.

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E CÓPIA 5 TESTE Feito isso, abra a caixa de combinação e você verá

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POR DENTRO DA DESLOC A fórmula DESLOC usada durante a nomeação das listas de produtos de higiene pessoal define a região de células da lista. A Função CONT.VALORES, por sua vez, conta as células preenchidas na coluna A, sem o título. A função DESLOC usa essa contagem para definir o intervalo. Com isso, a área chamada Higiene_pessoal vai refletir o total de produtos da respectiva lista, independentemente do número de itens relacionados.

NOVO INTERVALO Volte à Plan1 porque essa mudança exige a alteração da referência nas caixas de combinação. Pressione a tecla Ctrl e clique com o mouse em cada uma das caixas de combinação criadas. Com todas elas selecionadas, abra a guia Desenvolvedor e clique em Propriedades. Na guia Controle da caixa de diálogo que aparecerá, em Intervalo de Entrada, escreva Higiene_pessoal e dê OK. Se você abrir qualquer caixa de combinação verá que a lista continua lá. E se voltar à Plan 2 e incluir um item na relação de produtos, ao voltar para Plan1 poderá conferir que ele já faz parte da lista suspensa.

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Crie outras listas em Plan3, Plan4, Plan5 etc. que reflitam suas necessidades. Neste projeto, criamos as listas Limpeza (Plan3), Laticínios e carnes (Plan4), Bebidas (Plan5), Congelados (Plan6), Frutas (Plan7), Verduras, legumes e temperos (Plan8), Matinais (Plan9) e Outros alimentos (Plan10), sempre colocando um título, deixando uma linha em branco e iniciando na célula A3 a relação de produtos. Para todas elas, usamos o mesmo procedimento para dar um nome para o intervalo de células e inserir nele a função DESLOC. É preciso apenas tomar o cuidado de mudar o nome atribuído (cada categoria deverá ter seu nome, sem espaços, no campo correspondente) e a referência da planilha na fórmula (onde antes havia Plan2, vai ficar Plan3, Plan4 e assim por diante).

FINAIS 9 COLUNAS A lista de compras ainda não está pronta. Falta adicionar as colunas referentes às quantidade, unidade de medida, preço unitário e observações. Delas, a unidade de medida é a única que também receberá caixa de combinação. A de quantidade será usada durante o preenchimento da lista e a de observações poderá ser útil para fazer alguma indicação de marca ou outro comentário. A de preço poderá ser preenchida no próprio supermercado, se for do seu interesse efetuar algum controle. Para a coluna de medida, criamos a lista na planilha Plan11, com itens como litro, pacote, quilo, frasco, caixa etc. e procedemos do mesmo modo como indicado anteriormente para criar nome, incluir a função DESLOC, desenhar a caixa de combinação e informar a referência de células na Plan1.

NÚMERO DE ITENS Por padrão, as caixas de combinação exibem apenas oito itens, mas você pode alterar esse valor para que, uma vez clicadas, elas exponham mais elementos e não exijam tanto o uso da barra de rolagem. Clique com o botão direito do mouse na caixa de combinação e selecione Formatar Controle. No campo Linhas Suspensas da guia Controle, altere o número para a quantidade de itens que deseja exibir.

RESTANTES 8 CAIXAS Na Plan1, crie novas caixas de combinação para as demais categorias de produto, usando as instruções dadas anteriormente. Não deixe de adotar o mesmo procedimento indicado no tópico Novo intervalo para referir-se aos novos intervalos definidos. Para melhorar a visualização da lista depois de impressa, distribua as categorias de modo que nenhuma seja dividida por uma quebra de página. O Excel facilita isso ao incluir uma linha que assinala a quebra. Se ela não estiver aparente, clique no Botão Office > Opções do Excel > Avançado. Localize a área Exibir Opções Para Esta Planilha e marque o item Mostrar Quebras de Páginas.

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COMO MODELO 10 SALVE Agora falta a formatação. Aplique as fontes, cores e tamanhos de fonte e padrão de preenchimento que julgar mais interessantes. Como a lista será impressa, não é muito bom abusar no uso de fundos para economizar tinta ou toner. Quando tudo estiver pronto, salve sua lista como modelo, como indicado em Crie seus modelos, na página 70, e use-a quando avaliar o estoque doméstico antes de ir ao supermercado.

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modelos I download

TEMPLATES PRONTOS NA WEB No Office Online ou em outros endereços da web é possível encontrar a planilha que você procura POR MARIA ISABEL MOREIRA

Excel tem grandes vantagens sobre seus concorrentes. A complexidade e a abrangência de seus recursos o deixam à frente de qualquer outra planilha eletrônica, offline ou online. Outro diferencial do produto da Microsoft é a variedade de modelos prontos para uso, que permitem que seus usuários saiam fazendo cálculos e executando uma série

de tarefas sem ter de se preocupar em pensar em fórmulas, criar tabelas e cuidar da formatação. Tem de tudo na internet, desde um simples calendário até planilha para calcular o quanto você está contribuindo para o aquecimento global. Veja como usar e baixar modelos e confira uma seleção de templates que vale a pena instalar em seu PC.

ARQUIVO NOVO Para usar um modelo, é só acessar o Botão Office e pressionar Novo. No painel direito da caixa de diálogo Nova Pasta de Trabalho você encontra uma lista. Em Brancos e Recentes é possível optar por criar um novo arquivo do zero ou selecionar rapidamente um modelo usado há pouco. Em Modelos Instalados ficam todos os modelos que vieram com o Office e em Meus Modelos, aqueles que você criou. Mas a lista é mais extensa. Ela traz uma série de itens. Clique num deles e veja as opções no painel central. Quando se seleciona uma dessas opções, uma prévia maior aparece no painel direito. Se for um modelo instalado, basta dar um duplo clique (ou selecionar o modelo e clicar em Criar) para abri-lo no Excel.

BAIXAR DIRETO Se o modelo que você julgar interessante não estiver instalado e quiser usá-lo, basta clicar no botão Baixar. Quando clica nessa opção, você logo é avisado de que só poderá continuar com a operação se tiver a cópia original do Office 2007. Se este é seu caso, pressione Continuar para fazer automaticamente o download e abrir o modelo no programa. O arquivo é baixado da página Office Online. Se preferir, escolha os modelos diretamente nessa área do site da Microsoft, em office.microsoft.com/pt-br/templates. Se você não se preocupar com os templates em inglês pode visitar também a página da Microsoft nos EUA (office.microsoft.com/en-us/templates). A variedade lá é bem maior.

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SEM POLUIR RÉDEA CURTA NAS REFORMAS Reformas em casa sempre causam rombos no orçamento, principalmente se não forem controladas com rigor. Há dois modelos que podem dar uma mão nessa tarefa. Os templates Planilha de Custo de Reforma de Cozinha (www.info.abril.com.br/download/5546.shtml) e Calculadora de Custo de Reforma de Banheiro (www.info.abril.com.br/ download/5547.shtml) garantem um controle detalhado dos gastos, com espaço para o valor estimado e o real. A planilha para a reforma de cozinha só tem um problema: como foi traduzida do inglês, algumas unidades de medida usadas para cálculo de determinados itens continuam em pés lineares e pés quadrados.

SEM ESTRESSE NA VOLTA A viagem dos sonhos exige um planejamento para que não vire um pesadelo. Montado com o recurso de filtros de dados, o Planejador de Orçamento de Férias (www.info.abril.com.br/download/5548.shtml) permite que seus usuários façam uma previsão de cada gasto e, posteriormente, registrem as despesas reais. As diferenças são visuais. Usando o recurso de formatação condicional do Excel 2007, a planilha sinaliza com um ícone verde quando o gasto com um item ficou abaixo do esperado, um ícone amarelo quando ultrapassou apenas um determinado limite e um sinal vermelho quando o estouro da meta foi grande. A planilha não fica apenas no básico, como passagem e hospedagem. Inclui até gastos com presentes e o empacotamento dos mimos e com as fotos tiradas durante o período de descanso.

Seu carro tem motor 1.0 a álcool ou 2.0 a gasolina? Quantas viagens de avião você fez ao longo do ano? Quantas delas eram de percurso curto, médio e longo? E o número de cigarros que fumou? Você só precisa responder a perguntas sobre essas e outras quatro modalidades de consumo para estimar quanto contribuiu para a emissão de carbono e o consequente aquecimento global e quanto deve plantar para neutralizar o impacto causado no meio ambiente no decorrer do ano. Isso é o que avalia a calculadora Neutralização de Carbono (www.info.abril.com.br./ download/5545.shtml).

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MILIONÁRIO QUANDO? Chegar ao primeiro milhão de reais não é fácil para a maioria dos mortais, mas fica um pouco mais tangível quando se sabe quanto é preciso economizar para atingir o objetivo. É isso o que faz o modelo Meu Primeiro Milhão (www.info.abril.com.br/download/5552. shtml). A planilha parte da poupança atual e da aplicação mensal para calcular o número de anos necessários para que se alcance a meta, usando para essa conta o retorno efetivo dos investimentos e os juros compostos. Você pode simular também quanto precisaria poupar para chegar ao seu milhão no prazo desejado. Funciona para Excel 2003 ou superior.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DESPESA Os profissionais que viajam sempre a trabalho com o notebook na mão não podem deixar de ter um controle de despesas instalado na PC para listar todos os gastos e prestar conta na volta. O Relatório de Despesas (www.info.abril.com.br/ download/5549.shtml) cumpre bem essa função. Além de cabeçalhos com objetivo da viagem, dados do funcionário e o período fora, ele traz campos para registro de gastos com transporte, hospedagem, combustível, alimentação, telefone e lazer. Quando uma despesa não se encaixa em nenhuma dessas categorias ela pode ir para o campo Diversos. Um espaço para descrição permite que se faça o detalhamento de cada gasto para não haver erro na hora de justificar as despesas ou pedir reembolso de valores pagos.

CONTROLE RÍGIDO DO CARTÃO Uma boa para quem perde o controle dos gastos com cartão de crédito, a Planilha de Registro de Gastos Com Cartão (www.info.abril.com.br/download/5550.shtml) aceita anotações de todas as movimentações. É possível marcar a data da despesa ou do pagamento, descrever a operação, inserir os valores e relacionar os credores e as taxas. Assim também fica fácil conferir a fatura do final do mês. As contas ficam a cargo do Excel.

GASTO ESTIMADO VERSUS REAL Detalhado e funcional, o Orçamento Mensal Pessoal (www.info.abril.com.br/download/5551.shtml) vai além do simples registro das receitas e despesas mensais. Ele inclui também colunas para estimativa de gastos, despesas efetivas e um balanço entre os valores projetados e realizados para cada item da lista. A planilha também totaliza os gastos mensais reais e projetados e estampa a diferença entre eles. O recurso de formatação condicional gráfica do Excel 2007 foi adotado no modelo para facilitar a visualização do desempenho financeiro.

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HORA DOS RESULTADOS Empresários podem ganhar tempo na hora de fazer a contabilidade de seus negócios com o uso do modelo Planilha de Demonstrativo de Resultados (www.info.abril.com.br/download/5553. shtml) para Excel 2003 ou 2007. Esse relatório computa receitas, custos de produção, despesas operacionais e administrativas, encargos financeiros, lucro operacional e lucro líquido do mês corrente e do acumulado do ano, devolvendo tanto os saldos quanto os porcentuais sobre as vendas.

PLANILHAS DE GRAÇA Além de modelos, a internet está repleta de planilhas que você pode baixar e salvar como modelo na sua máquina. Um endereço que vale a pena visitar é o site da Vertex42 (www. vertex.com). Esse endereço oferece quase 60 planilhas do Excel para diferentes usos. Há orçamentos, faturas, inventários, calculadoras de empréstimos e ﬁnanciamentos, relatórios de acompanhamento escolar, cálculo de horas trabalhadas, calendários, controle ﬁnanceiro, controle de despesas pessoais e gerenciadores de projetos. Tudo de graça e em inglês.

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modelos I personalização

PRODUZA SEUS MODELOS Gostou do resultado da planilha? Então salve-a como um template POR MARIA ISABEL MOREIRA

ão é preciso partir do zero para criar um novo documento. Para ganhar tempo e padronizar os trabalhos, a melhor saída é criar modelos (templates, em inglês). Os modelos no Excel nada mais são do que arquivos de planilha salvos com uma extensão diferente do padrão. O Excel já traz alguns modelos para diferentes necessidades e permite que você baixe outros da internet, como mostramos em Templates prontos na web. Se nenhum desses modelos prontos atende suas necessidades, no entanto, você pode partir para a produção própria. Siga os passos abaixo para criar um modelo.

E SALVE 1 CRIE A base do modelo pode ser uma pasta de trabalho que você criou do nada, uma pasta de trabalho modificada ou mesmo outro modelo. Quando tiver todo o conteúdo e a formatação desejados, clique no Botão Office e escolha a opção Salvar Como. Na caixa de diálogo que aparecerá, clique no menu Tipo e escolha Modelo do Excel (*.xltx) se estiver criando um modelo simples. Feito isso, o Excel busca automaticamente a pasta onde armazena por padrão os modelos. Se quiser que o Excel armazene uma miniatura do modelo para facilitar sua visualização posterior, marque a opção Salvar Miniatura. Clique em Salvar.

USE O MODELO 2 Para usar um modelo criado anteriormente, clique no Botão Office, selecione Novo e, na lista Modelos à esquerda, clique em Meus Modelos e depois escolha o template desejado. Depois, clique em OK para abri-lo.

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Outros formatos de modelo Na hora de salvar o modelo, há dois outros tipos disponíveis além do Modelo do Excel (*.xltx). Se o modelo contiver macros, você deverá selecionar a opção Modelo Habilitado Para Macros do Excel (*.xltm). Se ele será usado em versões mais antigas do Excel, escolha a opção Modelo do Excel 93-2003 (*.xlt).

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segurança I proteção

PLANILHAS BEM PROTEGIDAS Ponha a salvo suas fórmulas, planilhas e macros e passe um pente-fino no arquivo antes do envio POR MARIA ISABEL MOREIRA

uando você tem uma planilha recheada de fórmulas, pode ser prudente permitir a entrada de dados, mas impedir alterações das fórmulas se ela será compartilhada com outras pessoas. Mas e se você não quer nem mesmo que alguém abra o arquivo? Aí, a dica é protegê-lo com a atribuição de uma senha. Confira as instruções para realizar essas duas tarefas no Excel 2007, além de dicas para preservar macros e sua privacidade.

FÓRMULAS A SALVO Caso você queira coibir as pessoas que terão de preencher planilhas que você criou de alterar as fórmulas nela contidas, proceda da seguinte forma: selecione as células de entrada de dados, ou seja, que poderão ser alteradas pelas pessoas. Clique na guia Início e, no grupo Células dessa faixa de opções, clique em Formatar > Formatar Células. Na guia Proteção, desmarque o item Desbloqueadas e clique em OK. Em seguida, na mesma faixa de opções Início, clique em Formatar novamente e selecione Proteger Planilha. Digite a senha no campo indicado, clique em OK e insira mais uma vez a senha para confirmá-la. Depois disso, quando se tenta entrar em quaisquer células que não sejam aquelas liberadas, o Excel exibe um aviso de que estão disponíveis apenas para leitura e que para qualquer modificação é preciso desproteger a planilha — e que para isso é preciso fornecer a senha.

SÓ ABRE COM SENHA Além da proteção da planilha, abordada no tópico anterior, o Excel oferece outro recurso de segurança. É a possibilidade de resguardar a pasta de trabalho com uma senha. Para usá-lo, clique no Botão Office, selecione Preparar e escolha Criptografar Documento. Na caixa de diálogo correspondente, digite uma senha e clique em OK. Repita a operação para confirmar o registro da senha. Tenha em mente, no entanto, que a estratégia de atribuir senhas no Excel não é 100% segura. Há na web diversos programas capazes de descobrir senhas registradas no aplicativo.

ESTRUTURAS E JANELAS A SALVO Há outras maneiras de proteger pastas de trabalho. Para experimentar outra, clique na guia Revisão e, nessa faixa de opções, em Proteger Pasta de Trabalho. Na caixa de diálogo, você pode escolher o que proteger e como. Se marcar Estrutura, impedirá que outros usuários exibam planilhas ocultas, movam, excluam ou mudem os nomes das planilhas, criem novas, gerem gráficos e movam planilhas para outras pastas de trabalho, entre outras possibilidades. Ao marcar Janelas, você evitará que o tamanho e a posição das janelas sejam modificados. A atribuição de uma senha, neste caso, é opcional. Mas se você não definir um código secreto outros usuários poderão facilmente alterar as configurações de segurança do arquivo.

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DOCUMENTO FINAL

ESCONDA AS MACROS

Outro método de proteção é marcar o documento como final. Isso significa que a pasta de trabalho poderá apenas ser lida, mas não editada nem salva com o mesmo nome. Em outras palavras, o Excel não permitirá a entrada de dados e desabilitará a maioria dos comandos. Quem abrir uma pasta de trabalho marcada como documento final perceberá logo. Quando um documento está nesse estado, ao lado de seu nome na barra de títulos surge a indicação [Somente Leitura]. Além disso, aparece a indicação Marcado Como Final na barra de status. Para habilitar essa proteção, clique no Botão Office, selecione Preparar e, depois, escolha o item correspondente.

Quando uma pasta de trabalho contém uma macro também é possível impedir que ela seja vista ou modificada por outros usuários. Para isso, abra o editor do Visual Basic (guia Desenvolvedor, grupo Código), localize o projeto no painel correspondente, abra o menu Ferramentas e selecione Propriedades de VBA Project. Abra a guia Proteção e marque a opção Bloquear Projeto Para Exibição. Digite uma senha duas vezes e clique em OK. Pronto!

MACROS MAIS SEGURAS As macros são ótimas para automatizar tarefas repetitivas. O problema é que, como são escritas em VBA, acabam abrindo portas para hackers. Como saber quais macros são confiáveis? Por padrão, o Centro de Confiabilidade do Office 2007 avalia a macro, considerando a assinatura digital, o certificado e o editor. Se quiser ajustar as opções de segurança da macro, clique no Botão Office e escolha Opções do Excel. À esquerda, selecione Central de Confiabilidade e clique em Configurações da Central de Confiabilidade. Na tela seguinte, fique com Configurações de Macro, marque o que deseja habilitar e clique em OK.

INSPEÇÃO DO DOCUMENTO Comentários, anotações, propriedades do documento, linhas, colunas e planilhas ocultas, conteúdo invisível... Antes de compartilhar um documento, nunca deixe de verificar se ele contém alguns elementos que você não gostaria que fossem do conhecimento de outros. Mas não é preciso percorrer a planilha à cata desses itens. Clique no Botão Office e selecione Preparar > Inspecionar Documento. Na caixa de diálogo Inspetor de Documento, marque os itens que quer verificar e clique no botão Inspecionar. O Excel faz a análise e mostra os resultados. Você pode então remover os itens encontrados. Mas lembre-se de que os itens removidos não podem ser recuperados. Portanto, se você pretende mantê-los, faça antes uma cópia do documento para compartilhá-la.

DOCUMENTOS COMPARTILHADOS O Excel não é propriamente um programa colaborativo, mas tem um recurso que permite o trabalho de várias pessoas em pastas de trabalho. Mas quando ativado, ele impõe um número de restrições muito grande ao arquivo, de tal modo que fica difícil usá-lo. Os arquivos compartilhados não podem conter tabelas nem podem receber uma série de alterações. As planilhas e os gráficos não podem ser deletados, células não podem ser mescladas nem receber formatação condicional, apenas para ficar em algumas limitações. Se mesmo assim você quiser usar o compartilhamento de pastas de trabalho, abra a guia Revisão e clique no item Compartilhar Pasta de Trabalho do grupo Alterações. Marque o item Permitir Alterações Por Mais de Um Usuário ao Mesmo Tempo. Permite Também Mesclar a Pasta de Trabalho. Na guia Avançado você pode definir alguns parâmetros do controle de alterações.

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online I simuladores na web

SEM BAIXAR A PLANILHA Quem não quer ter trabalho de baixar a planilha pode fazer cálculos rápidos na própria web POR MARIA ISABEL MOREIRA

ão é necessário dar um duplo clique no ícone do Excel nem baixar nada da web para estudar possibilidades de investimento, analisar o impacto de uma compra ou fazer o acompanhamento do caixa. Há na web calculadoras e planilhas que fazem isso sem exigir nenhum esforço adicional. Você só precisa ter as informações em mãos e digitar os dados solicitados. Em pouco tempo tem a resposta de que precisa.

Puxe a calculadora Precisa usar as funções de valor do dinheiro no tempo de sua HP ou do Excel e não tem nenhum dos dois recursos por perto? A calculadora online baseada na HP 12C, disponível em uma página do site do Departamento de Matemática da Universidade Estadual de Maringá (www.dma.uem.br/kit/ matfin/calc fin/calc fin.htm), pode quebrar o galho. Para quem não sabe muito bem usar essas funções a página traz as instruções básicas.

QUAL É A DÚVIDA? Práticas e fáceis de usar, as calculadoras encontradas do InfoMoney (www2.uol.com.br/infopessoal/calculadoras. shtml) ajudam quem não é muito bom com as contas a tomar decisões sobre investimentos e finanças pessoais. Devo consolidar minhas dívidas? Que seguro de vida preciso ter? Para todas essas questões o site traz um simulador que ajuda a respondê-las. As calculadoras estão divididas por categoria. São 21 simuladores no total. Pena que não é possível sequer imprimir algumas delas. O UOL Economia ( economia.uol.com.br/calculadoras) traz os mesmos simuladores e alguns outros que não estão disponíveis no site do InfoMoney.

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QUERO SER MILIONÁRIO

CONTROLE NA PONTA DO MOUSE Quais foram as despesas saldadas e qual foi a forma de pagamento? Quanto dinheiro entrou em caixa e em qual banco? Os assinantes do Terra contam, há muito tempo, com uma planilha financeira online (www.terra.com.br/cash) para gerenciar as despesas e as receitas não importa onde estejam. A aplicação criada pelo Invertia ainda manda avisos com a antecedência definida pelo usuário e gera diversos relatórios e gráficos.

Seu objetivo atual na vida é conquistar o primeiro milhão? O site da Você S/A (www.vocesa.abril.uol.com.br/finanças) traz dois simuladores para que você calcule quanto deve poupar e em quanto tempo vai atingir sua meta. Há ainda duas outras calculadoras — para aposentadoria e simulação de investimentos. Na área de finanças pessoais do site da revista é possível ainda tirar dúvidas sobre investimento, fazer um teste para saber qual é seu perfil de investidor e obter dicas sobre como controlar o orçamento.

PRESTAÇÕES E EMPRÉSTIMOS O enfoque do WebCalc (www.webcalc.com.br) não é controle orçamentário e sim calculadoras em geral. Há de tudo um pouco, incluindo cálculo de índice de massa corporal, composição do valor energético de alimentos, dilatação térmica de materiais e fuso horário. No que se refere a finanças, o endereço oferece três simuladores — prestações, empréstimos e aplicações —, além de uma calculadora financeira para cálculos com dinheiro em geral. Mas o layout da página é um pouco desanimador.

O TAMANHO DA MORDIDA Não é para ficar mais irritado, mas se você quiser saber quanto paga de tributos faça as contas com a Calculadora do Imposto (www.contribuintecidadao.org.br/olhoImposto), criada pela Associação Comercial de São Paulo como parte da iniciativa de conscientização do contribuinte brasileiro. Você só tem de dizer se é trabalhador da iniciativa privada, funcionário público, autônomo/profissional liberal ou trabalhador informal e depois informar seus ganhos, gastos, número de dependentes e o valor de seus bens. Quando você clica em Segue, a calculadora devolve um resumo de tudo o que você paga em impostos, desde aqueles que são descontados de seu salário até os que incidem sobre seus bens e sobre o consumo. Mais, a calculadora diz quanto tudo isso representa do seu ganho. É de arrepiar.

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online I educação financeira

AULAS DE FINANÇAS N

Dominar o Excel não basta. É preciso aprender a controlar e investir o dinheiro POR MARIA ISABEL MOREIRA

ão sabe planejar nem investir? Aprenda. A internet oferece muitos recursos para quem quer dar uma guinada na vida financeira. Além de informações, há vídeos com orientações de consultores, conselhos para não cair em armadilhas e cursos para quem pretende aplicar o que sobra no final do mês. Conheça a seguir alguns endereços que trazem conteúdo relevante sobre finanças para quem quer deixar de ser leigo no assunto.

APRENDA COM OS ESPECIALISTAS Um bom começo para entender o que fazer com o dinheiro é visitar o Portal do Investidor (www.portaldoinvestidor.gov. br), da Comissão de Valores Mobiliários. Na parte de vídeo, o professor de finanças pessoais José Dutra Sobrinho faz recomendações sobre como controlar o orçamento familiar e administrar recursos, além de trazer ponderações sobre dilemas como compras à vista ou a prazo, cheque especial versus cartão de crédito e financiamentos de curto e longo prazos. Outra sequência de vídeos aborda algumas opções de investimento, compara as diferentes possibilidades e dá o caminho das pedras de como investir. Vale a pena ouvilos. Na mesma página de vídeos, não deixe de clicar no link E-learning. Há dois cursos disponíveis — Administrando seu orçamento e Matemática financeira básica. O portal da CVM dispõe de vários outros recursos, como testes, histórias interativas e em quadrinhos. Tudo sobre dinheiro, é claro.

ENTRADA NO MERCADO DE AÇÕES A Bovespa anda empenhada na educação do investidor brasileiro. O projeto Educar é parte dessa iniciativa, com cursos voltados para diferentes perfis. Há treinamento para jovens, adultos, idosos, famílias, mulheres e instituições, todos presenciais. Mas a iniciativa também está na web. Os cursos online, todos de nível básico, tratam do mercado de ações, mercado a vista e mercado de opções. À medida que você aprende é convidado a testar seus conhecimentos. Mas o material didático não se resume a isso. Um guia online ensina os principais conceitos do mercado de ações e do funcionamento da bolsa e algumas palestras virtuais em vídeos tratam de temas como a Bovespa e o mercado de ações, governança corporativa, clube de investimento, mercado de renda fixa e conta investimento. O endereço para ter acesso a esses materiais é www.bovespa.com.br/Investidor/CursoBasico/curso bov.htm.

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SAIBA COMO INVESTIR Se a sua dúvida é sobre finanças pessoais, fundos, ações ou debêntures, digite www.comoinvestir.com.br para entrar no portal Como investir, da Associação Nacional dos Bancos de Investimento, a ANBID. Durante a navegação, é importante percorrer todas as abas e menus de navegação para ter uma visão completa do assunto. Na área de finanças pessoais, por exemplo, há guias sobre orçamento, patrimônio, planejamento e investimento. Se você selecionar o guia do orçamento encontrará artigos sobre fluxo de caixa, orçamento familiar, salário, despesas e dívidas. Seria melhor ainda se o portal fornecesse ferramentas como calculadoras e planilhas — há apenas um simulador de investimentos para aposentadoria.

CONTEÚDO MASTIGADO Você sabe calcular juros? O site Finanças Práticas (www.financaspraticas.com.br), mantido pela Visa, explica. E ajuda você a entender uma série de assuntos relacionados a crédito, orçamento financeiro, serviços bancários e necessidade de dinheiro em diversas etapas da vida. Fazer todo esse percurso é um bom começo para pôr a vida financeira em ordem e pensar o futuro. Não deixe de clicar também no link Simuladores, à direita da tela. Nessa área o site oferece uma seleção de questionários sobre investimentos e gerenciamento de dinheiro e calculadoras online.

RESPOSTAS E GUIAS Entre a leitura de uma notícia e outra, reserve um tempo para visitar o UOL Economia (economia.uol.com.br). Além do acompanhamento diário do mercado, o canal do portal UOL é uma fonte de consulta. Duas áreas que merecem destaque são a de finanças pessoais e os guias. Na primeira é possível encontrar respostas a uma série de perguntas sobre aposentadoria, carros, condomínio, defesa do consumidor, dívidas, família, financiamentos, imóveis, investimentos e planos de saúde. Como as respostas são divididas em subcategorias, então fica fácil encontrar o que se procura. Fora isso, é possível também postar suas próprias perguntas. Os guias são roteiros didáticos para questões ligadas a dívidas, bens, trabalho, aposentadoria, planos de saúde, abertura de empresa, investimentos e macroeconomia. O UOL Economia também traz todas as calculadoras de finanças pessoais do InfoMoney e outras não disponíveis no site do parceiro.

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Online I dicas e instruções

ONDE ENCONTRAR AJUDA M Dúvidas sobre como usar o Excel? Confira alguns endereços úteis POR MARIA ISABEL MOREIRA

esmo quem manja muito de Excel vez ou outra depara com um problema que não consegue solucionar. Que dirá quem é leigo ou tem um nível de conhecimento apenas intermediário. O jeito é pedir socorro. Na web há uma série de fontes de informação sobre o programa, incluindo dicas, tutoriais e cursos. Selecionamos alguns desses endereços abaixo.

CURSOS NA MICROSOFT Para quem acabou de instalar o Excel 2007 e quer conhecer as particularidades da nova ferramenta, a Microsoft oferece o curso online gratuito Familiarizese com o Excel 2007, com duração estimada de 40 minutos. Esse é o módulo inicial para a nova versão do Excel na área de treinamento do site Office Online (office.microsoft.com/pt-br/training/CR100479681046.aspx). Mas há vários outros para a edição atual e a antiga da planilha. Quem percorrer o site aprenderá também noções básicas de fórmulas e gráficos, terá instruções sobre como assinar macros e ficará por dentro do uso de tabelas dinâmicas. Para empresas, há uma série de cursos sobre o uso de bibliotecas de documentos do SharePoint. As demonstrações (office.microsoft.com/ pt-br/excel/HA101983081046.aspx ) também dão uma boa ideia de como usar e explorar alguns recursos. No Microsoft Learning (learning.microsoft.com ) os cursos sobre Excel são pagos.

GUIA DE COMANDOS O que as pessoas mais reclamam quando partem do Excel 2003 para o 2007 é que não conseguem encontrar os comandos que usavam. O remodelamento radical da nova interface deixou muitos usuários totalmente perdidos. Para reduzir essa curva de aprendizado, a Microsoft oferece em seu site um Guia Interativo (office.microsoft. com/pt-br/excel/HA101491511046.aspx) para a nova versão da sua planilha. Desenvolvido em Flash, esse guia mostra uma tela do Excel 2003. Basta então que você acione o menu ou a ferramenta como costumava fazer para que, em seguida, o programa mostre a tela do Excel 2007 e indique as guias e os botões que você deve acionar para executar a mesma tarefa. Quer testar outro comando? Clique em qualquer ponto da tela do guia interativo para que ele volte a exibir a interface do Excel 2003.

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PAPO DE DESENVOLVEDOR O Blog da MSDN (Microsoft Developer Network) é outro bom endereço para buscar informações. Mas não espere encontrar o básico nos posts nem nos comentários. Nesse espaço para troca de experiências, mantido por desenvolvedores, o papo é profundo. Se você domina bem a planilha, mas acha que ainda tem o que aprender, vale a pena passar pelo blog periodicamente para conferir as novidades ou então assinar o RSS. Além de informações gerais para a comunidade, o espaço traz tutoriais e dicas sobre tabelas, fórmulas e funções, programação, tabelas dinâmicas, formatação, gráficos e diversos outros tópicos. Torne mais ágil a consulta usando a nuvem de tags para filtrar as entradas por assunto. O endereço é blogs.msdn.com/excel.

Excel na INFO Online Quem deseja sanar dúvidas ou deixar sua contribuição sobre o Excel pode frequentar o Fórum INFO (www.info.abril.com.br/forum). O espaço dedicado à planilha da Microsoft é uma das mais agitadas. A área de Dicas do site da INFO (www.abril.com.br/dicas/ escritorio/planilhas) também pode ser vasculhada em busca de truques e instruções sobre o uso do Excel e de outras planilhas eletrônicas.

SOBRE O QUÊ? A área dedicada a planilhas do site About.com (spreadsheets.about.com) é um bom ponto de parada para quem quer ganhar habilidade no uso do Excel, seja um usuário principiante ou de nível intermediário. O endereço reúne dicas e tutoriais sobre como usar recursos do Excel 2003 e do 2007 e executar uma série de tarefas. A quase totalidade das instruções combina texto e imagens, mas há também uma área com vídeos. Caso sua audição do inglês não seja boa, mas a leitura dê para o gasto, o endereço oferece transcrições de tudo o que é dito nos vídeos.

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O Á-BÊ-CÊ DAS PLANILHAS Para dominar o Excel é preciso conhecer primeiro o jargão POR MARIA ISABEL MOREIRA

ALÇA DE PREENCHIMENTO Nas células ativas, é o pequeno quadrado preto situado no canto inferior direito. Quando se posiciona o mouse sobre ele, o ponteiro do mouse assume a forma de uma cruz. É possível, então, arrastá-lo para outras células, copiando-se assim valores, fórmulas e funções. ARGUMENTO As informações que uma função usa para realizar cálculos. Os argumentos podem ser números, textos, referências de células e nomes. Eles aparecem entre parênteses e separados por ponto-e-vírgula. ATINGIR META Método usado para encontrar um valor específico para uma célula por meio da variação do valor de outra. É uma forma de testar hipóteses. AUTOCOMPLETAR FÓRMULAS Recurso introduzido no Excel 2007 que facilita o preenchimento de funções. Quando se digita o sinal igual (=) e a primeira letra de uma função ele abre um menu suspenso para que se selecione a função desejada, apresenta sua descrição e os passos que devem ser seguidos para inseri-la na célula. AUTOFILTRO Esse recurso consiste na inclusão de um menu no alto de cada coluna de uma tabela para que seja possível selecionar que tipo de conteúdo será exibido. AUTOPREENCHIMENTO Recurso que automaticamente preenche células selecionadas com um tipo de dado. É preciso apenas digitar o primeiro termo de uma sequência, selecionar a célula, apontar para sua alça de preenchimento e deslizar o mouse pelo conjunto de células logo abaixo ou à direita para que o Excel preencha todo o resto. Para isso, o programa usa séries predefinidas, como os dias da semana, os meses do ano ou outras listas definidas pelo usuário.

BARRA DE FÓRMULA Localizada logo acima da área de trabalho da planilha, exibe o dado ou a fórmula contida na célula ativa. Essa barra também pode ser usada para a entrada ou a edição de fórmulas, funções ou dados.

BOTÃO OFFICE Está localizado no campo superior esquerdo da janela do Excel 2007 e de outros programas do pacote Office 2007. Uma vez clicado, ele abre um menu com vários comandos antes reunidos no menu Arquivo, além de outros novos. Também inclui dois botões — Opções do Excel e Sair do Excel.

CÉLULA Cada um dos pequenos retângulos nas planilhas do Excel, formado pela interseção de uma coluna e uma linha. Cada célula é identificada pela coluna e pela linha em que se situa, como A1, F53 e R18.

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CÉLULA ATIVA É a célula que está com a borda ressaltada. Neste caso, a célula está preparada para receber dados ou edição, caso já contenha alguma informação. Mesmo que várias células estejam selecionadas, apenas uma célula fica ativa por vez. CÉLULAMESCLADA Uma célula criada com a combinação de duas ou mais células. É um recurso usado, por exemplo, para dar títulos a tabelas. No caso das células mescladas, a referência é a célula superior esquerda do intervalo selecionado originalmente para criá-la. CENÁRIO Recurso de gravação dos dados de uma planilha usados em simulações de situações. CRITÉRIO Condições especificadas para que se faça a filtragem de células ou registros numa consulta a um banco de dados.

FAIXA DE OPÇÕES É a área no topo da tela do programa, logo abaixo das guias, que reúne os botões de acesso aos seus recursos. Substitui os menus e as barras de ferramentas das versões anteriores. Para cada guia corresponde uma Faixa de Opções. Na versão em inglês, é denominada Ribbon.

FILTRO Ferramenta que seleciona os dados que serão apresentados de acordo com um critério estabelecido pelo usuário. FONTE DE DADOS Conjunto de informações utilizado para o estabelecimento de uma conexão com um banco de dados. Essa fonte de dados pode incluir o nome e a localização do servidor de BD, o nome do driver de banco de dados e as informações que ele solicita na hora do logon. FORMATAÇÃO CONDICIONAL Recurso usado pelo Excel que consiste em aplicar um formato diferenciado a células (cor de fonte, de borda, de preenchimento) que respeitam a uma determinada condição. O recurso foi ampliado na versão 2007 para permitir o uso de formatos mais gráficos, como barras, ícones e escalas de cores. Na versão em inglês, é denominada Ribbon. FORMATO DE VALORES Define como serão exibidos os valores numéricos numa célula ou em um conjunto de células. Se for uma moeda, por exemplo, podese definir pela inclusão ou não de um símbolo, qual símbolo será exibido e o número de casas decimais. FÓRMULA Em planilhas, é uma equação matemática usada para o cálculo de um valor. Contém referências de células, valores, nomes, de funções ou operadores e, no Excel, começa sempre com um sinal de igual (=), como =(C2*C4)*4. FORMULÁRIO Planilha montada para que os dados sejam inseridos em campos específicos ou que determinadas informações sejam

DADOS DE ORIGEM A lista ou tabela usada na geração de um relatório de tabela ou gráfico dinâmico. Esses dados podem estar numa lista ou num intevalo do Excel, num banco de dados ou em outro relatório de tabela dinâmica.

EIXOS São as linhas de referência para o posicionamento dos valores nos gráficos. As representações bidimensionais têm dois eixos — X, ou horizontal, e Y, ou verticial. Os gráficos 3D incluem o eixo de profundidade Z. ESPAÇO DE TRABALHO É um arquivo que salva informações de exibição de pastas de trabalho abertas no momento de sua criação para que se possa retornar a elas de uma única vez. Os arquivos de pasta de trabalho não contêm as pastas propriamente ditas, apenas referências a elas.

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selecionadas. Os formulários podem incluir controles deslizantes, caixas de combinação, menus suspensos e botões de rotação. FUNÇÃO É uma fórmula predefinida que executa uma operação, retornando um ou vários valores. Seu uso é indicado para reduzir fórmulas longas e complexas. Como as fórmulas, o primeiro elemento de uma função é o sinal de igual (=), seguido do nome da função (SOMA, por exemplo) e dos argumentos, que ficam entre parênteses, como em =SOMA(D1:D4).

GRÁFICO DINÂMICO É o gráfico associado a uma tabela dinâmica usado como ferramenta de análise de dados. Essas representações podem ser alteradas por meio de menus e deslocamentos de rótulos de dados. Com isso, permite diferentes visualizações dos dados para a extração de informações. Ver verbete Tabela dinâmica.

INTERVALO DE CÉLULAS Endereço de um conjunto de células. Ele é formado pelo nome da primeira célula do canto superior esquerdo e da última do canto inferior direito, separados pelo sinal dois-pontos (:).

MACROS Programa que roda sobre um aplicativo e consiste, em linhas gerais, numa lista de comandos da planilha complementada com instruções de programação. Quando uma macro é ativada, os comandos são executados na ordem em que foram estabelecidos. MESCLAGEM DE CÉLULAS Recurso que consiste em combinar duas ou mais células numa única. Para que isso seja feito, as células selecionadas precisam ser contíguas.

MODELO Arquivo usado como base para a criação de outros. Até a versão 2003, os modelos eram salvos no formato XLT. Na versão 2007, há dois formatos: XLTX e XLTXM, para modelos sem macros e com macros, respectivamente. MÓDULO Folha que armazena macros escritas na linguagem Visual Basic for Applications (VBA) do Excel e de outros aplicativos do pacote Office.

OPERADOR É um sinal ou símbolo que determina o tipo de cálculo que deve ser executado dentro de uma expressão. Numa expressão booleana, por exemplo, usam-se os operadores AND, OR, e NO (ou E, OU, NÃO).

PASTA DE TRABALHO É um arquivo de planilha. Por padrão, cada arquivo do Excel contém três planilhas, mas é possível criar outras. Até a versão 2003, o programa limitava o número de planilhas a 255. O Excel 2007 não impõe nenhuma restrição. PLANILHA Ou folha de cálculo, é usada para armazenar, apresentar e analisar diferentes tipos de dados. Para facilitar a organização, os dados são arranjados em linhas e colunas. Cada pasta de trabalho do Excel tem três planilhas (Plan1, Plan2 e Plan3), mas o usuário pode criar novas e renomeálas de acordo com seu interesse. Para alternar entre elas é preciso clicar nas guias situadas na parte inferior esquerda da janela do Excel. PLANILHA 3D Planilhas compostas de várias tabelas sobrepostas, todas contendo o mesmo tipo de dados e na qual se usam fórmulas para a realização de operações que tomam por base as várias tabelas empilhadas.

REFERÊNCIA 3D É a referência que define a mesma célula ou o mesmo grupo de células em várias planilhas diferentes. REFERÊNCIA ABSOLUTA É adotada em fórmulas e funções para indicar a localização fixa de uma célula ou um conjunto de células. Para

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representar uma referência absoluta usa-se o símbolo do cifrão ($). Se a posição da célula que contém a fórmula ou função muda na tabela, sua referência permanece inalterada. REFERÊNCIA CIRCULAR É chamada de referência circular quando uma fórmula ou função faz referência, direta ou indiretamente, à própria célula que a contém. É o que acontece, por exemplo, se a célula C28 contiver a fórmula =SOMA(C22:C30). Quando ocorre uma referência circular, o Excel emite um aviso. REFERÊNCIA EXTERNA Referência a uma célula ou um conjunto de célula de outra planilha ou pasta de trabalho do Excel. REFERÊNCIA RELATIVA São usadas em fórmulas e funções para identificar a localização de uma célula ou um conjunto de células que contém a fórmula e a célula referenciada. Dessa maneira, se a fórmula for copiada, a referência é automaticamente modificada para refletir a nova posição.

VÍNCULO Outro nome dado à referência externa, indica a origem de um valor em outra planilha ou pasta de trabalho. Essa referência normalmente é representada por um ponto de exclamação, como em Vendas!D18.

XLS Formato padrão das planilhas do Excel até a versão 2003. A sigla deriva de Excel Spreadsheet.

SEQUÊNCIA DE DADOS Nome dado ao conjunto de células de uma planilha que servirá de base para o traçado de um gráfico. SMARTARTS É como são denominados, no Excel 2007, as representações gráficas que ajudam a organizar e a apresentar ideias de forma mais eficiente. Os SmartArts estão presentes também no Word 2007 e no PowerPoint 2007.

TABELA DINÂMICA Tabela em que as informações podem ser organizadas por meio de menus e operações de arrastar os dados com o mouse. Ver o verbete Gráfico dinâmico.

VALIDAÇÃO Recurso usado para definir restrições quanto aos dados que podem ou devem ser inseridos em uma célula. VBA Sigla de Visual Basic for Applications, linguagem de programação usada para a criação de macros em programas do pacote Microsoft Office, entre eles o Excel.

XLSM Formato da versão 2007 para salvar arquivos que contenham macros. Não pode ser lido pelas versões anteriores do programa sem uma conversão. XLSX Novo formato padrão do Excel inaugurado com a versão 2007. Como os outros formatos novos, não pode ser lido pelas versões anteriores do programa e, neste caso, também não armazena códigos em VBA. XLT Formato usado para salvar modelos de documentos até a versão 2003 do programa. A sigla vem de Excel Template. XLTX Formato da versão mais recente do Excel para o salvamento de modelos sem macros. XLTM Se o modelo criado no Excel 2007 contém macros, deve ser salvo neste formato, que está habilitado para códigos VBA. XLW A sigla vem de Excel Workspace. É o formato usado pelo Excel para salvar espaços de trabalho. Ver o verbete Espaço de Trabalho. XML Vem de Extensible Markup Language, linguagem que possibilita codificar documentos, simplificando o intercâmbio de dados entre diferentes sistemas. Os novos formatos do Excel, que estrearam com a versão 2007 do programa, são baseados em XML.

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