ORGANIGRAMA A lo largo de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y nombres con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de una empresa o institución: 1. Carta de Organización; 2. Diagrama de Organización; 3. Cartógrafa; 4. Organograma; 5. Cuadro jerárquico, y 6. Organigrama, Siendo este último el más utilizado en el sector público. Cada organización tiene una estructura de organización formal e informal. Los ejemplos de estructuras de organización son:
Estructura jerárquica (típica para la organización pequeña, de nuevos emprendimientos).
Estructura del personal de Staff (o de apoyo y/o consultoría).
Estructura funcional o departamental (basada en áreas funcionales, productos/servicios, tipo de cliente, región geográfica).
Estructura matricial (línea de reporte dual).
Estas estructuras formales de las organizaciones muestra gráficamente la jerarquía de autoridades, los roles y las responsabilidades, las funciones y las relaciones dentro de una organización. Para un nuevo empleado, el organigrama ayudará a entender cómo funcionan las Dependencias, Entidades y unidades administrativas (La estructura informal representaría qué está ocurriendo realmente dentro de la organización). Los organigramas tienen por objetivo o finalidad mostrar:
Los principales estratos o niveles jerárquicos o gerenciales;
Las principales áreas orgánicas (unidades de línea o asesoramiento);
Líneas de autoridad y comunicación;
Relación de autoridad con los colaboradores (subordinados);
Vías de supervisión;
Centralización o desconcentración.
Contenido y división Un organigrama puede contener diversos datos para su identificación, entre ellos: 1. Título del documento; 2. Nombre de quien elaboró, dictaminó y autorizó el organigrama, y 3. Gráficos y simbología utilizada en la representación del mismo. Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensión en: Organigrama general: muestran la estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los principales componentes de la institución, Organigrama específico: muestran el nivel de segregación; es decir, la departamentalización en que se divide la organización. Entre más se desagregue, mayor será la comprensión de los mismos. Finalidad En la ciencia de la administración, los organigramas sirven de asistencia y orientación de todas las Unidades Administrativas de la Dependencia al reflejar la estructura organizativa. En el área de organización y métodos, sirve para reflejar la estructura organizativa; así como velar por sus permanentes revisiones y actualizaciones, las cuales se dan a conocer en los manuales de organización. Para la administración de la Dependencia, sirve para:
Elaborar la descripción y análisis de puestos
Ofrece una visión general de la estructura organizativa de la institución y/o representa la más utilizada fuente de consulta con fines de información;
Identifica las relaciones de jerarquía existentes entre los principales órganos de la empresa o institución;
Proporciona al personal el conocimiento de su ubicación y sus relaciones de jerarquía y de subordinación dentro de la estructura orgánica;
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia, de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control, y
Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.
REQUISITOS FUNDAMENTALES. PRECISIÓN.
En los organigramas, los órganos de la Dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. VIGENCIA.
Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración. UNIFORMIDAD.
Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier Dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño. REGLAS PARA CONFECCIONAR UN ORGANIGRAMA
El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor.
De la base inferior del rectángulo debe salir la línea jerárquica central, la cual deberá ser siempre más gruesa que las demás.
En el nivel inmediato inferior, a la administración deberá aparecer las asesorías.
Luego de las asesorías estarán las unidades operativas, con cada una de sus áreas: presupuesto, asesoría legal, tributaria racionalización, otras asesorías.
Un organigrama debe tener: sobriedad en el esquema, equilibrio en la distribución de los rectángulos, tipografía clara y de fácil lectura, proporcionalidad en los tamaños, líneas cuyo trazado no se cruce y debe ser de fácil lectura e interpretación.
Líneas punteadas entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de relaciones de coordinación entre ambas.
Los puentes son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.
Órganos apoyo: Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los procesos técnicos
de
los
sistemas
administrativos.
Entre
las
más
comunes
tenemos:
• Contabilidad. • Tesorería. • Personal. • Abastecimiento (logística) • Ejecución presupuestal. • Seguridad. • Mantenimiento de la infraestructura institucional. • Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas) • Informática. • Secretaria general mesa de partes.
Organigrama con órganos territoriales: En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas líneas quebradas cuyo propósito es señalar los órganos desconcentrados con relativa autonomía del nivel central.
TIPOS, CLASIFICACIÓN Y REPRESENTACIÓN DE ORGANIGRAMAS En la actualidad, los organigramas por su amplitud y debido a la complejidad de las Dependencias, deben ser clasificados en dos grandes grupos de acuerdo con su:
Contenido
Presentación
Por su contenido: Este primer grupo, a su vez se subdivide en organigramas generales, específicos, analíticos, estructurales, funcionales y de integración de puestos, plazas y unidades.
Generales: consiste en presentar la estructura organizacional de una Dependencia Entidad hasta Dirección General o equivalente. Es aquel que se limita únicamente a las unidades de mayor importancia.
Específicos: consiste en presentar la estructura organizacional de una unidad administrativa hasta jefatura de departamento o equivalente. Es aquel en el que se refleja un nivel más de desagregación de los procesos de trabajo.
Analíticos: se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, dentro de una unidad administrativa pueden tener varias áreas como Dirección de Área, Subdirección o Departamento, en donde todas ellas deberán representarse a través de sus respectivos organigramas, que muestren las relaciones hasta el último nivel de la organización. Además, para lograr identificar la composición de los puestos y tener claramente las funciones que desarrollan, se deberá citar el puesto funcional, de tal forma que si en un Órgano Administrativo existe un coordinador técnico, que realiza funciones de chofer, en el puesto deberá citarse chofer; un jefe de departamento, que realiza funciones secretariales, en el puesto deberá citarse secretario o secretaria; un analista técnico, que realiza funciones de limpieza de oficina, en el puesto deberá citarse intendente; y así sucesivamente. Además, deberán definirse las líneas de mando de forma analítica para cada uno de los diferentes puestos funcionales, con su correspondiente nivel jerárquico. Es sumamente importante destacar la relevancia de plasmar mediante este medio a toda la organización, incluyendo los órganos desconcentrados, y en su caso, se deberá determinar la conveniencia de acuerdo a la complejidad de una unidad administrativa u órgano desconcentrado de desagregar los organigramas de las áreas que lo ameriten.
Funcionales: son llamados también “organigramas de funciones”, y tiene por objeto indicar en el cuerpo de la gráfica, las unidades prioritarias que componen la unidad o Dependencia, sus relaciones y sus principales funciones o funciones vital que deberán desempeñar cada una de ellas. Esto facilita el análisis y comprensión de todo lo que se lleva a cabo en dichas áreas orgánicas que conforman a la organización; éstas pueden transcribirse con arreglo a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso. Indican, además de las unidades y sus interrelaciones, las funciones principales que realizan los órganos representados.
POR SU PRESENTACIÓN: Se subdividen en verticales, horizontales, mixtos, de bloque y circulares.
Verticales: En este tipo de organigrama, la ramificación de los órganos se representa de arriba hacia abajo, colocando al titular en el nivel superior, en tanto que las demás jerarquías de la organización, se ubican en renglones cuyo distinto nivel traduce diferenciación en sus rangos. Las líneas que representan las relaciones entre las unidades, se disponen verticalmente. Por la facilidad de su interpretación y por ser los más generalizados se recomienda el uso de este tipo de organigrama en los manuales de organización.
Horizontales: Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ubican en columnas y las relaciones entre las unidades se representan por líneas dispuestas horizontales. Este tipo de organigrama resulta de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base.
Mixtos: Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales, con el objeto de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo. Este tipo de organigramas es recomendable en organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base, pues permite representarlas en poco espacio y en la medida que el número de éstas aumenta se puede replegar su diseño.
De bloque: Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de los órganos ubicados en los últimos niveles.
Circulares: Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica, y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía.
Referencias: Guía técnica para elaborar organigramas 2010. Contraloría de normatividad y situación patrimonial. Departamento de soporte jurídico. Zacatecas, México. Organigrama. http://thesmadruga2.blogspot.mx/2012/01/organimetriaorganigrama-un-organigrama_3038.html