GC.PRO TH 001 VERSIÓN 2 PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE ESTUDIOS DE EDUCACION SUPERIOR JUNIO DE 2015 OBJETIVO: Definir los parámetros para autorizar la realización de Estudios de Educación Superior por parte de los empleados y afiliados ejecutores, que impliquen actividades académicas consistentes con jornadas laborales.
ALCANCE Desde la solicitud del permiso de un afiliado ejecutor y empleado directo de la compañía hasta la aprobación del mismo. RESPONSABLE El responsable de hacer cumplir este procedimiento es el Jefe de Talento Humano. DEFINICIÓN 1. Educación Superior: La educación superior se imparte en dos niveles: pregrado y posgrado. El nivel de pregrado tiene, a su vez, tres niveles de formación: • Nivel Técnico Profesional (relativo a programas Técnicos Profesionales). • Nivel Tecnológico (relativo a programas tecnológicos). • Nivel Profesional (relativo a programas profesionales universitarios). La educación de posgrado comprende los siguientes niveles: • Especializaciones (relativas a programas de Especialización Técnica Profesional, Especialización Tecnológica y Especializaciones Profesionales). • Maestrías. • Doctorados. 2. Permiso de Estudio: Se entiende por permiso la suspensión temporal de labores, parcial o total, por parte de un empleado y/o afiliado ejecutor, previa decisión motivada de la autoridad competente. 3. Tipos de Permiso: Los permisos podrán ser con o sin goce de salario. a. Los permisos con goce de salario: son aquellos en que el empleado y/o afiliado ejecutor mantiene, para todos los efectos, su relación laboral y recibe el salario correspondiente. b. Los permisos sin goce de salario: son aquellos en los que el empleado y/o afiliado ejecutor dispone del permiso y no devenga el salario respectivo. 4. Jornada de los Permisos: Los permisos podrán ser otorgados por fracción o por la totalidad de la jornada.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 1 de 3 JUNIO DE 2015 JUNIO DE 2015
GC.PRO TH 001 VERSIÓN 2 PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE ESTUDIOS DE EDUCACION SUPERIOR JUNIO DE 2015 OBJETIVO: Definir los parámetros para autorizar la realización de Estudios de Educación Superior por parte de los empleados y afiliados ejecutores, que impliquen actividades académicas consistentes con jornadas laborales.
POLÍTICAS 1. Los permisos para estudio se otorgarán únicamente al personal vinculado directamente por UTEN HIDROCARBUROS. 2. La organización apoyará la realización de Estudios de Educación Superior, siempre que los mismos sean coherentes con la naturaleza de los cargos desempeñados por los empleados y/o afiliados ejecutores y que su realización no ponga en riesgo el buen funcionamiento de la organización. 3. UTEN HIDROCARBUROS respaldará la realización de estudios que se enmarque de forma clara con los objetivos de la organización, en tal sentido se aprobarán estudios en áreas de Liderazgo y Desarrollo Sindical, Administración de Recursos Humanos, Derecho Laboral y temas afines. 4. Las solicitudes de Permiso de Estudio que sean aprobadas, lo serán teniendo en cuenta en primer lugar que únicamente se autorizará como máximo un programa de estudio por punto de atención en los campos y/o sucursales donde haya presencia del personal directo de la UTEN y para las áreas administrativas regirá de la misma manera. 5. Cuando se presente simultaneidad en las solicitudes de permisos académicos, él comité evaluador aprobará el requerimiento basado en los siguientes criterios ponderados: Desempeño, Antigüedad y horario académico, de existir empate en estos criterios, se aprobará la primera solicitud presentada formalmente. 6. Toda solicitud de Permiso para Estudio, se debe presentar mediante el diligenciamiento del formato “Solicitud de Permiso para estudio (GC.FOR TH 001)” y adjuntar el Horario Académico e información del inicio del programa. 7. El empleado y/o afiliado ejecutor que se le apruebe un permiso por la totalidad de la jornada, deberá asumir la responsabilidad de cubrir el periodo de su ausencia por motivos académicos mediante otro empleado y/o afiliado ejecutor de igual nivel jerárquico en la organización y que se encuentre en periodo de descanso, entre tanto la UTEN suministrará los recursos logísticos para la entrada y salida en días diferentes a los programados tanto del empleado y/o afiliado ejecutor, como de su relevo. Así mismo UTEN reconocerá el salario correspondiente al o los días de relevo a que hubiera lugar para el reemplazo del estudiante beneficiado con el permiso. 8. El comité que aprobará los programas de formación estará conformado por el Presidente de la Seccional Hidrocarburos, el Administrador General, el Jefe de Talento Humano de la Seccional Hidrocarburos, Jefe de Educación y para cada caso el Jefe Inmediato del empleado y/o afiliado ejecutor solicitante, con voz pero sin voto. Las decisiones se tomarán por mayoria entre los miembros, con un número no inferior a 3 votos favorables. 9. Una vez autorizado el Permiso para Estudio, el responsable del procedimiento le notificará al funcionario la decisión. El empleado y/o afiliado ejecutor deberá suministrar al área de Talento Humano copia del pago de la matrícula. Para los permisos de pregrado, el funcionario deberá presentar copia del pago de matricula y horario de clases cada seis (6) meses.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 2 de 3 JUNIO DE 2015 JUNIO DE 2015
GC.PRO TH 001 VERSIÓN 2 PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE ESTUDIOS DE EDUCACION SUPERIOR JUNIO DE 2015 OBJETIVO: Definir los parámetros para autorizar la realización de Estudios de Educación Superior por parte de los empleados y afiliados ejecutores, que impliquen actividades académicas consistentes con jornadas laborales. Trabajador
Jefe de Talento Humano
ACTIVIDAD
Comité Evaluador
INICIO
1. El trabajador debe diligenciar el formato de "Solicitud de Permiso de Estudio (GC.FOR TH 001)" y anexar el Horario Académico e información del inicio del programa a cursar.
1. Realizar y entregar la solicitud
Solicitud de Permiso para Estudio (GC.FOR TH 001)
2. El Jefe de Talento Humano de la seccional Hidrocarburos debe recibir la solicitud, verificar los soportes entregados por el trabajador y citar mediante correo electrónico a los integrantes del Comité Evaluador para realizar el respectivo estudio. El comité se realizará dentro de los primeros 10 días hábiles a partir del recibido de la solicitud.
2. Recibir la solicitud y enviar citación al Comité Evaluador
3. El Comité Evaluador conformado por El Presidente de la Seccional Hidrocarburos, el Administrador Genral, el Jefe de Educación, el Jefe de Talento Humanode la Seccional Hidrocarburos y el Jefe Inmendiato del empleado y/o afiliado ejecutor solicitante, determinaran a través de las políticas definidas en este proceso si la solicitud es aceptada o declinada.
3.El comite determinara si es aprobada o declinada la solicitud
4.¿La decision es aprobada?
4. Si la decision fue declinada, el Comité Evaluador mediante el responsable del procedimiento notificará el dictamen con la justificacion del caso al funcionario.
NO FIN
SI
5.Solicitud Aprobada como Jornada Fraccionada
6. Solicitud Aprobada por la Totalidad de la Jornada.
7. Notificación de la aprobación de la solicitud
5. Si la solicitud es aceptada como jornada fraccionada, accedera al tipo de permiso con goce de salario, siempre y cuando se acuerde con el Jefe Inmediato la sustitucion del tiempo otorgado, dicho acuerdo deberá ser notificado al responsable del procedimiento.
6. Si la solicitud es aceptada por la totalidad de la jornada, accedera al tipo de permiso sin goce de salario y deberá asumir la responsabilidad de cubrir el periodo de su ausencia por motivos académicos mediante otro empleado y/o afiliado ejecutor de igual nivel jerárquico en la organización y que se encuentre en periodo de descanso.
7. Si la decision fue aceptada, el Comité Evaluador mediante el responsable del procedimiento notificará dentro de los 3 días hábiles siguentes al comité, el dictamen con la justificacion del caso al empleado y/o afiliado ejecutor.
8 El solicitante debera suministrar al Area de Talento Humano copia del pago de la matrícula y proporcionar a su vez el el formato de "Notificacion de Reemplazo por Ausencia Academica (GC.FOR TH 002)", donde informará las fechas de inasistencia y la persona que se hará responsable de cubrirla (o), estos documentos deben ser entregados en un termino de 30 días calendario posterior a la aprobación de la solicitud o 3 días hábiles antes de la primera ausencia programada.
8.Legalizacion de documentos, Pago de matricula y formato de "Notificacion de Reemplazo por ausencia academica". "Notificacion de Reemplazo por ausencia academica" (GC.FOR TH 002)
9. Suministro de Recursos Logisticos.
FIN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Una vez notificada la negacion de la solicitud se dará por terminado el procedimiento.
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
9. Una vez recibido la notificacion de la programación de ausencias, Talento Humano suministrará el apoyo logístico necesario para la entrada y salida en días diferentes a los programados, tanto del funcionario como de su relevo cuando se trate del personal en Campo.
Se dará por terminado el proceso, generando novedades de nomina.
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 3 de 3 JUNIO DE 2015 JUNIO DE 2015