MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
INDICE 1.1. 1.2. 1.3. 2.1. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 3.17. 3.18. 3.19. 3.20. 3.21.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3 OBJETIVOS .................................................................................................................................... 3 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL ..................................................................................... 4 ORGANIGRAMA GENERAL....................................................................................................... 5 ADMINISTRADOR GENERAL ...................................................................................................... 6 ASISTENTE ADMINISTRATIVA ...................................................................................................... 8 JEFE DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL AFILIADO ....................................................................10 ASISTENTE DE BACK OFFICE .....................................................................................................12 COORDINADOR OPERATIVO PUNTOS DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL AFILIADO.......14 ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE OFICINA ..............................................................................16 PROMOTOR .................................................................................................................................18 AUXILIAR DE PROMOTORIA .....................................................................................................20 PROMOTOR URI ..........................................................................................................................22 JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO ...................................................................................24 ASISTENTE CONTABLE ................................................................................................................26 AUXILIAR DE MENSAJERIA ........................................................................................................28 AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES .....................................................................................30 JEFE DE TALENTO HUMANO .....................................................................................................32 ASISTENTE DE TALENTO HUMANO ...........................................................................................34 LIDER DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN ...............................42 PROFESIONAL HSE ......................................................................................................................36 JEFE DE EDUCACIÓN ................................................................................................................38 FORMADOR.................................................................................................................................40 LIDER DE COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA ....................................................42 AUXILIAR DE COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA .............................................46
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
1. PRESENTACION DEL MANUAL
1.1.
INTRODUCCIÓN
Este Manual describe las funciones inherentes a todas las áreas que conforman la estructura organizativa de la UNION DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA ENERGÉTICA NACIONAL Y DE SERVICIOS PÚBLICOS UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS y es originado a partir de la necesidad de complementar el trabajo organizacional realizado, en procura de concebir una nueva organización con capacidad gerencial, financiera y con el talento humano óptimo, a los fines de cumplir con los objetivos estratégicos y tácticos establecidos para lograr su visión y misión. Específicamente, el Manual de Funciones es la versión detallada de su estructura organizativa, su naturaleza y objetivos, y por ende, las funciones de las distintas unidades organizacionales que lo integran, permitiendo tener una visión conjunta de la UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS. Dicho documento ha sido preparado con el fin de delimitar las responsabilidades y funciones de las áreas establecidas, procurando el conocimiento por parte de los responsables y evitando la duplicación de funciones, de modo que cada una de las funciones estarán definidas y al mismo tiempo integradas y relacionadas de tal manera que todo el sistema lleve a alcanzar progresivamente los resultados. Este manual es fácil de interpretar por parte de los colaboradores de la organización, ya que constituye una fuente oficial sobre la estructura. Es evidente que por si solo, el Manual de Funciones no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.
1.2.
OBJETIVOS
Constituir un importante instrumento de consulta para todos los colaboradores en general de la UNIÓN DE TRABAJADORES DE LA INDUSTRIA ENERGÉTICA NACIONAL Y DE SERVICIOS PÚBLICOS UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS, suministrando información básica sobre las características funcionales de cada cargo.
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Orientar sobre los fines, naturaleza y el alcance de las funciones de las diferentes áreas que conforman la estructura organizacional.
Exponer una visión global de toda la institución, al mostrar la relación entre sus funciones individuales de cada cargo.
Delimitar las responsabilidades y competencias de las diferentes áreas, sus niveles jerárquicos y la clase de unidades que conforman la estructura organizacional.
1.3.
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
Este Manual contiene en su parte inicial los objetivos y los aspectos generales, en la segunda parte muestra la estructura organizacional general de la compañía, los niveles jerárquicos y los órganos administrativos. La tercera parte presenta los cargos de la organización con las funciones individuales que cada colaborador de UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS debe cumplir, el perfil de cargos donde indica la competencia que cada persona debe poseer para ingresar a la organización e información de salud ocupacional. Este documento será distribuido por el proceso de Talento Humano después de su aprobación a todos los responsables de las diferentes áreas, para su conocimiento y aplicación. Este Manual debe ser objeto de revisiones periódicas en función a las necesidades que surjan a partir de su aplicación, por cuanto debe ser flexible a los cambios que se produzcan en la organización.
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2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS
2.1.
ORGANIGRAMA GENERAL
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3. FUNCIONES DE CARGO 3.1.
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Nº
ADMINISTRADOR GENERAL
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Administrador General N.A. Presidente Seccional Presidente Nacional II. OBJETIVO DEL CARGO
Planificar, organizar, dirigir, supervisar, apoyar y guiar todas las áreas de la organización hacia aquellas oportunidades que permitan alcanzar resultados exitosos basados en la política Sindical Alternativa. III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Dirigir, coordinar, supervisar las normas y procedimientos para el eficiente desarrollo de las actividades de la organización en cumplimiento de las políticas de Sindicalismo Alternativo
2
Presentar a la Presidencia Nacional y Seccional los planes que se requieran para desarrollar los programas de la organización en cumplimiento de las políticas adoptadas
3
Presentar a la Presidencia Nacional y Seccional para aprobación, los planes de desarrollo a corto, mediano y largo plazo
4
Someter a la aprobación de los Presidentes los proyectos del presupuesto de inversión y las operaciones comprendidas dentro de su objeto social, que así lo requieran
5
Velar por la correcta recaudación e inversión de los recursos de la organización y de los Afiliados
6
Adoptar los reglamentos, manuales de funciones y dictar normas y procedimientos necesarios para el cumplimiento de las actividades de la organización
7
Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la organización
8
Presentar a la Presidencia Nacional y Seccional informes de gestión mensual
9
Representar a la organización cuando se requiera ante afiliados, empresas contratistas, subcontratistas, clientes y proveedores
10
Tomar decisiones basadas en la planeación estratégica de la organización
11
Controlar y dirigir las actividades generales y medulares de la organización
12
Velar por el buen funcionamiento de la organización
13
Asistir a las reuniones de seguimientos semanalmente y dar el debido cumplimiento a las tareas asignadas
14
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Profesional en carreras administrativas y/o ingeniería, preferiblemente Especialista en Gerencia y/o administración de proyectos
EXPERIENCIA
Mínima 15 años en ejercicio de la profesión Mínimo 10 años en el sector de la Industria de Hidrocarburos Mínimo 5 años en el sector de Sindicalismo Alternativo
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GC.MN TH 001
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HABILIDADES
Liderazgo Resolución de conflictos Iniciativa propia Capacidad para la toma de decisiones Delegación y seguimiento Planeación Organización
Administración de recursos económicos, administración de personal e inteligencia de negocios.
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
JULIO DE 2015
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO
X BAJO X
MEDIO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
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3.2. NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Nº
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Asistente Administrativa N.A. Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar en tareas administrativas de los diferentes procesos de la Organización, en especial los requerimientos de los miembros de la junta directiva Seccional Hidrocarburos y de la Administración General. III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Apoyar en la organización y realización de tareas administrativas de la junta directiva seccional hidrocarburos
2
Redactar documentación de los directivos
3
Recibir y despachar documentación, facturas, cuentas de cobro y/o correspondencia
4
Protocolizar la documentación interna y externa que direccionan los directivos
5
Atender público en general y colaboradores internos
6
Colaborar en la creación de informes, bases de datos que solicitan los directivos
7
Recibir llamadas internas y externas y direccionar a las áreas
8
Realizar las llamadas solicitadas por los colaboradores
9
Hacer el requerimiento de chequeras de sodexo todos los 20 de cada mes
10
Inspeccionar periódicamente el inventario de papelería y hacer el pedido respectivo
11
Realizar el pedido de aseo y cafetería
12
Realizar actas de entrega de equipos de oficina a los diferentes colaboradores
13
Solicitar ingresos y salidas de personal a campo Rubiales mediante el programa Andrómeda
14
Llevar el control de ingreso de visitantes
15
Asistir a las áreas cuando lo requieran bajo la coordinación del jefe inmediato
16
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Técnico, tecnólogo o profesional en carreras administrativas y/o secretariado sistematizado
EXPERIENCIA Mínimo 1 año en cargos similares
HABILIDADES
8
Servicio al cliente Expresión oral y escrita Trabajo en equipo Prudencia Confidencialidad
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CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
Conocimientos en software de administración y oficina e internet V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO MEDIO BAJO X X X ALTO MEDIO BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
9
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.3.
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
JEFE DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL AFILIADO
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Jefe del Sistema de Atención al Afiliado Sistema de Atención al Afiliado Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Asegurar que el servicio del Sistema de Atención a los afiliados de la organización se efectúe con garantías y de manera eficiente.
Velar por el cumplimiento de los compromisos adquiridos dentro del contrato colectivo sindical que se refiere al monitoreo del acatamiento de las obligaciones laborales que tienen los contratistas y subcontratistas de Pacific Rubiales Energy.
Asesorar en materia laboral y jurídica a la organización para la toma de decisiones exitosas. III.
Nº
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Velar por el cumplimiento de los procedimientos y trámites de las PQR´s recepcionadas e interpuestas por los afiliados a la UTEN y trabajadores en general
2
Hacer seguimiento a las tareas y funciones del personal que interviene en el Sistema de Atención al Afiliado
3
Direccionar por medio de los Coordinadores Operativos, las tareas del SAA en los campos donde tiene presencia la UTEN Seccional Hidrocarburos
4
Realizar reuniones periódicas o extraordinarias con los Gerentes y Lideres de Recursos Humanos de las empresas empleadoras de nuestros afiliados, contratistas y subcontratistas de las empleadoras para seguimiento de acuerdos o solución de PQR´s
5
Velar por el indicador de afiliaciones a la organización
6
Generar informes establecidos dentro de los contratos sindicales y los requeridos por la Administración General para la toma de decisiones
7
Revisar en términos jurídicos todos los contratos que la organización genere con otras entidades
8
Prestar apoyo jurídico a todas las áreas de la organización
9
Controlar y hacer seguimiento a los reportes diarios de las actividades que realizan los promotores de campo
10
Acompañar y apoyar a los afiliados citados por el empleador para diligencia de descargos y/o designar al colaborador para dicha diligencia
11
Direccionar y dar respuesta oportuna a las PQR`s de mayor importancia y complejidad
12
Capacitar al personal nuevo del área
13
Realizar presentaciones empresariales y del nuevo proyecto de sindicalismo a las empresas cuando sea necesario
14
Asistir a las convocatorias de la administración del contrato por parte del contratante
15
Asistir y/o delegar a las jornadas de seguimiento de cumplimiento de los acuerdos UTEN - Empleadoras
10
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO 16
Presentar y sustentar el informe anual de actividades del contrato de monitoreo
17
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
JULIO DE 2015
Abogado, preferiblemente Especialista en Derecho Laboral o Minero Energética
Mínimo 5 años en ejercicio de su profesión Mínimo 3 años en cargos similares Mínimo 3 años en gestión de PRQ´s
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001
Liderazgo Resolución de conflictos Equilibrio para trabajo bajo presión Capacidad de análisis de datos y cifras numéricas Trabajo en equipo Prudencia Confidencialidad Disciplina y organización Orientación a resultados
Conocimientos en laboral, jurídico y software de administración y oficina
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X X ALTO X
MEDIO
BAJO
MEDIO
X BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
11
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.4.
ASISTENTE DE BACK OFFICE
Efectuar el seguimiento al consolidado de PQR´s que se recepciona en los diferentes puntos de Atención al afiliado permanente, para darle oportuna solución a las mismas. III.
Nº 1
JULIO DE 2015
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Asistente de Back Office Sistema de Atención al Afiliado Jefe del Sistema de Atención al Afiliado Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
GC.MN TH 001
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Recibir diariamente las PQR´s escritas y/o verbales de cada punto de atención al afiliado permanente
2
Consolidar en una sólo base de datos todas la PQR´s recepcionadas por lo puntos de atención en los campos Rubiales y por el Back Office
3
Tramitar las PQR´s ante los empleadores del peticionario
4
Conocer y cumplir a cabalidad el procedimiento para la recepción y trámite de sugerencias, peticiones, quejas y reclamos (PQR´s) de UTEN HIDROCARBUROS
5
Redactar comunicados y enviar a las empresas para la solicitud de respuestas ante las PQR´s interpuestas
6
Organizar reuniones con las diferentes empresas contratistas y subcontratistas, con fin de buscar el acercamiento entre empleadores y afiliados
7
Recepcionar las PQR´s que los peticionarios interponen directamente en Back Office
8
Recepcionar Hojas de Vida de los afiliados cesantes y remitirlas a Talento Humano
9
Diligenciar en el software las encuestas de satisfacción al cliente y generar el informe estadístico
10
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
Estudiante de Derecho Abogado recién egresado
Mínimo 6 meses ejerciendo cargos de solución de PQR´s o la carrera profesional
HABILIDADES
12
Resolución de conflictos Equilibrio para trabajo bajo presión Capacidad de análisis de datos y cifras numéricas Trabajo en equipo Disciplina y organización Orientación a resultados
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
Conocimientos en laboral y software de administración y oficina V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO MEDIO BAJO X X X ALTO MEDIO BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
13
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Coordinador Operativo Punto de Atención al Afiliado Sistema de Atención al Afiliado Jefe del Sistema de Atención al Afiliado Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Liderar la operación del Sistema de Atención al Afiliado en Campo o en sus oficinas sucursales, garantizando que se ejecute bajo la política de sindicalismo alternativo empresarial.
III. Nº 1
JULIO DE 2015
COORDINADOR OPERATIVO PUNTOS DEL SISTEMA DE ATENCIÓN AL AFILIADO
3.5.
GC.MN TH 001
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Planear, coordinar y hacer seguimiento al trabajo de los promotores en campo u oficina sucursal
2
Atender las inquietudes de los trabajadores y afiliados en temas laborales y de beneficios proporcionados por la UTEN
3
Acompañar a los afiliados de la UTEN a diligencias de descargos y realizar la orientación necesaria, designar al promotor para que ejerza dicha función
4
Asesorar a los afiliados y trabajadores en materia laboral
5
Responder por el cumplimiento del indicador de afiliaciones
6
Coordinar las visitas de los promotores a campamentos
7
Conocer y cumplir a cabalidad el procedimiento para la recepción y trámite de sugerencias, peticiones, quejas y reclamos (PQR´s) de UTEN HIDROCARBUROS
8
Responder por el adecuado funcionamiento del procedimiento de recepción y solución de PQR´s de los puntos que se encuentren a su cargo
9
Asistir a reuniones con empresas contratistas, subcontratistas, trabajadores, comunidad y afiliados en material laboral y de bienestar
10
Promover la política sindical empresarial
11
Asistir a las reuniones semanalmente que realiza staff y responder por las matrices de hallazgos
12
Coordinar la logística y apoyo para las actividades en beneficio de los trabajadores donde hace presencia la UTEN
13
Velar por los reportes audiovisuales y documentales que se generen semanalmente para el área de comunicaciones
14
Asesorar a los promotores en temas laborales, resolución de PQR´s, reuniones de conflictos laborales y demás funciones que ejerza la promotoría
15
Supervisar la gestión de los puntos de atención y el cumplimiento de procedimientos asignados
16
Revisar y firmar las PQR´s de todos los puntos a cargo
17
Realizar reuniones semanales con el equipo de trabajo
18
Conducir los vehículos al servicio de la organización para el traslado a los diferentes lugares donde deben ejecutar sus funciones y velar por su cuidado
14
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
19
Velar por la protección de los activos fijos de la organización en las sucursales o puntos que tenga a cargo
20
Promover las buenas prácticas laborales y el cumplimiento del reglamento de trabajo y manual de convivencia al interior del grupo
21
Generar los informes solicitados por la Dirección del Sistema de Atención al Afiliado y responder por el envío de los informes diarios y de PQR´S de todos los puntos de atención
22
Ejecutar los planes de bienestar programados y presentar propuestas para los mismos
23
Hacer el informe de empalme a la salida a descanso o ausencia y entregarlo al coordinador operativo de turno, mediante correo electrónico
24
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
Profesional en carreras administrativas y/o tecnólogo Abogado
Mínimo 2 años ejerciendo cargos administrativos y de liderazgo Ejercicio de promoción sindical
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo ELABORO Jefe de Talento Humano
Liderazgo Resolución de conflictos Conciliador Servicio al cliente Equilibrio para trabajo bajo presión Trabajo en equipo Disciplina y organización Orientación a resultados Prudencia y confidencialidad Expresión oral y escrita
Conocimientos en laboral y software administrativo y de oficina V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO MEDIO BAJO X X X ALTO MEDIO BAJO X
REVISO
APROBO
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
15
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.6.
JULIO DE 2015
ASISTENTE ADMINISTRATIVA DE OFICINA
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Asistente Administrativo Oficina Sistema de Atención al Afiliado Coordinador Operativo del SAA Jefe del Sistema de Atención al Afiliado II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
GC.MN TH 001
Apoyar el trabajo de los promotores y coordinadores en los puntos o sucursales donde presta servicio la UTEN.
III.
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Realizar afiliaciones al sindicato cuando el trabajador lo solicite
2
Atender al personal en general que solicite información
3
Apoyar en la organización y realización de tareas administrativas de la oficina sucursal o punto de atención al afiliado
4
Redactar documentación
5
Recibir y despachar documentación, facturas, cuentas de cobro y/o correspondencia
6
Protocolizar la documentación interna y externa que direcciona los directivos
7
Atender público en general y colaboradores internos
8
Colaborar en la creación y digitalización de informes
9
Recibir llamadas internas y externas y direccionar a las áreas
10
Realizar las llamadas solicitadas por los colaboradores
11
Entregar a los auxiliares los bonos sodexo que emite mensualmente Talento Humano
12
Entregar toda la documentación que emita Talento Humano para los colaboradores de la oficina sucursal o punto de atención
13
Realizar las afiliaciones a la caja de compensación del municipio donde se encuentre el punto de atención
14
Apoyar la logística de eventos programados en el punto de atención al afiliado
15
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Técnico, tecnólogo o profesional en carreras administrativas o afines Técnico en secretariado
EXPERIENCIA
Mínimo 1 año de experiencia en cargos similares
16
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
JULIO DE 2015
Servicio al cliente Trabajo en equipo Disciplina y organización Expresión oral y escrita
Conocimientos en software administrativo y de oficina e internet
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO X
X BAJO
MEDIO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
17
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.7.
JULIO DE 2015
PROMOTOR I. IDENTIFICACION DEL CARGO Promotor Sistema de Atención al Afiliado Coordinador Operativo del SAA Jefe del Sistema de Atención al Afiliado II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Promocionar la filosofía de Sindicalismo Alternativo que caracteriza a la organización sindical UTEN.
Velar por el cumplimiento de los requisitos mínimos laborales, de seguridad industrial, higiene, beneficios y convenios colectivos donde tenga presencia la UTEN como representante de los empleados y como ejecutor de contratos colectivos sindicales.
III. Nº
GC.MN TH 001
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Realizar afiliaciones al sindicato y notificar las afiliaciones semanalmente al área encargada de procesarlas, bajo el procedimiento establecido
2
Realizar reuniones para promover la política sindical empresarial
3
Asesorar y atender las inquietudes de los trabajadores y afiliados en temas laborales y de beneficios proporcionados por la UTEN
4
Acompañar a los afiliados de la UTEN a diligencias de descargos y realizar la orientación necesaria
5
Recepcionar PQR´s verbales y escritas, tramitarlas, gestionarlas y hacer seguimiento
6
Conocer y cumplir a cabalidad el procedimiento para la recepción y trámite de sugerencias, peticiones, quejas y reclamos (PQR´s) de UTEN HIDROCARBUROS
7
Realizar visitas a los campamentos previa autorización de la empresa empleadora, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales y condiciones de trabajo
8
Asistir a reuniones con empresas contratistas, subcontratistas, trabajadores, comunidad y afiliados en material laboral y de bienestar
9
Socializar los acuerdos y convenios que se firmen y que tengan derecho los afiliados y trabajadores que laboran en los campos donde tenga presencia Pacific Rubiales Energy
10
Realizar y enviar los informes diarios y los demás solicitados por el Jefe del Sistema de Atención al Afiliado
11
Auxiliar a las entidades con las que se hacen convenios de bienestar social cuando requieren hacer campañas masivas en los diferentes puntos donde están laborando los afiliados y a los programas desarrollados por las demás áreas de la organización
12
Preparar y entregar semanalmente material noticioso audiovisual para el área de comunicaciones
13
Conducir los vehículos al servicio de la organización para el traslado a los diferentes lugares donde deben ejecutar sus funciones y velar por su cuidado
14
Proteger los activos fijos de la organización en las sucursales o puntos que tenga a cargo
15
Asistir de manera activa a las capacitaciones que organice la Organización en pro de la labor diaria
18
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
16
Hacer el informe de empalme consolidado por turno a la salida a descanso o ausencia y entregar a los promotores de turno mediante correo electrónico
17
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
Profesional, técnico o tecnólogo en derecho, administración, ingeniería, psicología, filosofía y trabajo social
Mínimo 1 año ejerciendo cargos administrativos, de derecho, trabajo social, solución de PQR´s
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
Resolución de conflictos Conciliador Servicio al cliente Equilibrio para trabajo bajo presión Trabajo en equipo Disciplina y organización Orientación a resultados Prudencia y confidencialidad Expresión oral y escrita Conducción de vehículo
Conocimientos en laboral y software administrativo y de oficina V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO MEDIO BAJO X X X ALTO MEDIO BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
19
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.8.
AUXILIAR DE PROMOTORIA
Apoyar el trabajo de los promotores y coordinadores en los puntos o sucursales donde presta servicio la UTEN. III.
Nº 1
JULIO DE 2015
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Auxiliar de Promotoria Sistema de Atención al Afiliado Coordinador Operativo del SAA Jefe del Sistema de Atención al Afiliado II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
GC.MN TH 001
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Realizar afiliaciones al sindicato y remitirlas a los promotores del punto de atención donde esté ejerciendo
2
Ayudar y reforzar el acercamiento de la UTEN hacía los trabajadores y realizar la promoción del sindicato ante aquellos trabajadores que aún no son afiliados a la organización
3
Recepcionar PQR´s verbales y escritas y remitirlas a los promotores del punto donde esté asignado
4
Apoyar a los promotores y coordinadores operativos en las visitas a los campamentos
5
Acompañar a los promotores a reuniones con empresas contratistas, subcontratistas, trabajadores, comunidad y afiliados, en material laboral y de bienestar
6
Auxiliar a los promotores y coordinadores en la logística para atender a las entidades con las que se hacen convenios de bienestar social cuando requieren hacer campañas masivas en los diferentes puntos donde están laborando los afiliados y a los programas desarrollados por las demás áreas de la organización
7
Auxiliar los puntos de atención al afiliado que lo requiera y cuando el coordinador lo solicite
8
Proteger los activos fijos de la organización en las sucursales o puntos que tenga a cargo
9
Asistir de manera activa a las capacitaciones que establezca la Organización en pro de la labor diaria
10
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Bachiller
EXPERIENCIA
No requiere experiencia
HABILIDADES
20
Conciliador Servicio al cliente Trabajo en equipo Disciplina y organización Prudencia y confidencialidad Expresión oral Conducción de vehículo
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
Conocimiento de la región donde va a laborar.
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO
X ALTO X
MEDIO X X
BAJO
MEDIO
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
21
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
3.9.
JULIO DE 2015
PROMOTOR URI
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Promotor URI Sistema de Atención al Afiliado/Jefatura Administrativa y Financiera Jefe del Sistema de Atención al Afiliado/Jefe Administrativo y Financiero Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Velar por el cumplimiento de los compromisos laborales en los diferentes campos donde tiene operación Pacific Stratus Energy.
Ejecutar los diferentes planes de bienestar que programa la compañía para sus afiliados, colocarlos en marcha y hacer el seguimiento respectivo. III.
Nº 1
GC.MN TH 001
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Monitorear la situación laboral de los trabajadores de los campos de PSE
2
Atender las inquietudes de los trabajadores de los campos de PSE y del personal administrativo de Pacific Rubiales Energy en temas laborales y de beneficios de la UTEN para sus afiliados
3
Acompañar a los afiliados de los campos de PSE o administrativos de PRE a diligencias de descargos y realizar la orientación necesaria
4
Asesorar a los afiliados y trabajadores de los diferentes campos de PSE en materia laboral
5
Realizar afiliaciones o desafiliaciones a la organización
6
Visitar los campos de PSE periódicamente, recibir PQR´s y solucionar en los tiempos estipulados
7
Conocer y cumplir a cabalidad el procedimiento para la recepción y trámite de sugerencias, peticiones, quejas y reclamos (PQR´s) de UTEN HIDROCARBUROS
8
Enfrentar de manera positiva situaciones laborales en los campos
9
Asistir a reuniones con empresas contratistas, subcontratistas de personal que se encuentre en los campos de PSE
10
Promover la política sindical en los diferentes campos de PSE
11
Brindar apoyo al Back Office en cuanto a diligenciamiento de PQR´s, comunicaciones a empresas y gestión de inquietudes de trabajadores de la compañía, sus contratistas y subcontratistas
12
Apoyar en todo lo que requiera el Sistema de Atención al Afiliado, trabajadores administrativos y operativos de la compañía, sus contratistas y subcontratistas
13
Planear conjuntamente con la Dirección Administrativa y Financiera los programas de bienestar social enfocados hacia el afiliado Llevar a cabo los planes de bienestar social Generar los informes solicitados por la Dirección del Sistema de Atención al Afiliado y la Dirección Administrativa y Financiera Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
14 15 16
EDUCACIÓN
Estudiante de últimos semestres de Derecho Abogado
22
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
EXPERIENCIA
Mínimo 6 meses ejerciendo cargos de solución de PQR´s o la carrera profesional
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
JULIO DE 2015
Resolución de conflictos Servicio al cliente Conciliador Equilibrio para trabajo bajo presión Trabajo en equipo Disciplina y organización Orientación a resultados Prudencia y confidencialidad Expresión oral y escrita
Conocimientos en laboral y office
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO X
X BAJO
MEDIO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
23
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.10. JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Jefe Administrativo y Financiero Administrativo y Financiero Administrador General Presidencia Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Administrar en forma eficiente los recursos físicos, financieros y económicos con que cuenta la organización, para el logro de los objetivos y metas planeadas.
Satisfacer de manera oportuna las necesidades de apoyo logístico y de servicio que demandan las diferentes áreas organizativas de la empresa.
Planear, organizar, dirigir y controlar los programas de bienestar social de la seccional hidrocarburos.
III. Nº
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Responder ante la Administración General por la eficaz y eficiente administración de los recursos financieros y físicos de la empresa
2
Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la Administración General de los estados financieros
3
Elaborar el presupuesto de la seccional, ejecutarlo y garantizar el cumplimiento
4
Generar los informes de gestión que la Administración General solicite
5
Responder por el recaudo de cartera de la cuota sindical
6
Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas y las relacionadas con la prestación de los servicios generales requeridos por las diferentes áreas
7
Formular, evaluar y proponer a la administración general, políticas y normas de funcionamiento que regulen la actividad financiera y administrativa
8
Asistir, colaborar y dar apoyo a la Administración General en la dirección, ejecución y seguimiento de los proyectos, programas y actividades de índole administrativo que se desarrollan
9
Supervisar, vigilar y controlar las gestiones administrativas desarrolladas por el personal bajo su responsabilidad
10
Procurar el cumplimiento de las normas o disposiciones de carácter administrativo que reglamentan la organización
11
Custodiar los activos fijos de la organización
12
Discriminar los gastos o cuentas por pagar de acuerdo al rubro presupuestal
13
Controlar la gestión de gastos
14
Generar semanalmente el informe de cuentas por pagar para la cuenta seccional
15
Garantizar la correcta aplicación de las operaciones contables
16
Organizar la logística de las reuniones de junta directiva
17
Planear, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de bienestar social para los afiliados
24
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
JULIO DE 2015
18
Administrar los contratos de vehículos que la organización requiera
19
Administrar la caja general
20
Ejecutar los requerimientos de cotización y compra de cada departamento
21
Asistir a las reuniones de seguimientos semanalmente y dar el debido cumplimiento a las tareas asignadas
22
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO Profesional en Administración de Empresas, contaduría Pública, finanzas y/o comercio exterior o carreras afines, EDUCACIÓN preferiblemente Especialista en Gerencia
EXPERIENCIA
Mínimo 3 años en ejercicio de su profesión Mínimo 5 años en cargos similares
HABILIDADES
Software administración oficina, internet, contratación por prestación de servicios y estatuto tributario
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
Liderazgo Toma de decisiones bajo presión Negociación Análisis y resolución de conflictos Capacidad de análisis de datos y cifras numéricas Delegación y seguimiento Comunicación y trabajo en equipo Prudencia y confiabilidad Capacidad de aprendizaje Orientación a resultados Disciplina y organización
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO
X BAJO
MEDIO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
25
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.11. ASISTENTE CONTABLE
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Asistente Contable Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Administrador General / Asesor Contable II. OBJETIVO DEL CARGO Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la organización.
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Generar informes contables periódicos y/o cuando se requiera para la toma de decisiones. III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Recibir, examinar, clasificar, codificar y efectuar el registro contable de documentos
2
Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas
3
Archivar documentos contables para uso y control interno
4
Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos
5
Transcribir información contable en Excel o sistema contable
6
Hacer seguimiento a las cuentas por cobrar
7
Generar informes periódicos
8
Generar los archivos exepago y exenomina
9
Verificar detalladamente la cuenta de cobro mensual contra el pago recibido por parte de las empresas empleadoras de nuestros afiliados.
10
Realizar certificados de ingresos y retenciones
11
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Contador
EXPERIENCIA Mínimo 1 año en cargos similares
HABILIDADES
26
Capacidad de análisis de datos y cifras numéricas Trabajo en equipo Prudencia Confidencialidad Disciplina y organización Orientación a resultados
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
Software administración oficina, internet, paquete contable Siigo y estatuto tributario
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X X ALTO
MEDIO
BAJO
MEDIO
X BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
27
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.12. AUXILIAR DE MENSAJERIA
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Auxiliar de Mensajería Administrativa y Financiera Jefe Administrativo y Financiero Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO Contribuir con el desarrollo de las actividades de todas las áreas a través de la distribución y entrega efectiva de la información física interna y externa III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Nº 1
Recoger y entregar documentación programada en el día
2
Radicar las cuentas cobro mensualmente dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes
3
Realizar las radicaciones de las afiliaciones a EPS, AFP y caja de compensación a más tardar el mismo día de ingreso del colaborador
4
Enviar y radicar todas las cartas necesarias a los afiliados, clientes y proveedores
5
Radicar las incapacidades a tiempo, para el respectivo reconocimiento económico
6
Realizar los trámites notariales que requiera la organización
7
Efectuar las compras por caja menor cuando se requiera, previa autorización del Jefe Administrativo y Financiero
8
Hacer los trámites bancarios asignados por los colaboradores en general
9
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Bachiller
EXPERIENCIA
Mínimo 1 año en cargos similares
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
28
Servicio al cliente Expresión oral Recursividad Trabajo en equipo Disciplina y Organización Confidencialidad Manejo de motocicleta
Conocimientos de las rutas en Bogotá Conocimiento de las empresas del sector Conocimiento de trámites básicos de bancos
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO
X ALTO X
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
MEDIO X X
BAJO
MEDIO
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
29
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.13. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Auxiliar de Servicios Generales Administrativo y Financiero Jefe Administrativo y Financiero Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Mantener las instalaciones de la organización en perfecto estado, cumpliendo con las tareas asignadas por el jefe inmediato y de forma correcta. III.
Nº 1 2 3 4 5 6
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES Atender a los visitantes, colaboradores y personal directivo de la organización en el servicio de cafetería, almuerzos y refrigerios Realizar el aseo de los pisos, baños, ventanas y oficinas Velar por el aseo e higiene de la compañía en cuanto lo requerido Reportar al jefe inmediato a tiempo los daños de la infraestructura Reportar a tiempo al jefe inmediato los faltantes de elementos de aseo para el respectivo suministro Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Bachiller
EXPERIENCIA
Mínimo 6 meses en cargos similares
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
30
Comunicación y trabajo en equipo Servicio al cliente Proactiva Capacidad de aprendizaje Disciplina y organización Prudencia
Conocimientos básicos en servicio al cliente Conocimientos en higiene
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO
JULIO DE 2015
MEDIO
BAJO X
X X ALTO
MEDIO X
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
31
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.14. JEFE DE TALENTO HUMANO I. IDENTIFICACION DEL CARGO Jefe de Talento Humano Talento Humano Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO Velar por el cumplimiento de las políticas establecidas por la compañía y por el bienestar de los colaboradores.
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Garantizar el pago oportuno del salario de los trabajadores con su respectiva prestación y su seguridad social.
Seleccionar y mantener el personal adecuado para cumplir con las funciones requeridas en cada cargo de la organización.
Responder por la base de datos de los afiliados a la organización. III.
Nº
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Velar por el cumplimiento del proceso de Reclutamiento, Selección, contratación, capacitación y administración del personal
2
Asegurar que los colaboradores cuenten con la dotación y elementos de trabajo antes de iniciar sus labores
3
Presentar al personal nuevo a las diferentes áreas
4
Responder por el proceso de logística de ingreso a campo Rubiales
5
Asignar el personal en los diferentes puntos de atención al afiliado y realizar la rotación de los promotores
6
Elaborar e implantar la política de personal, para conseguir que el equipo humano de la organización sea el adecuado, motivado y comprometido con los objetivos establecidos, profesionalizado y contribuir individualmente y como equipo a los resultados generales.
7
Velar por el cumplimiento de elaboración, organización y ejecución de programas y/o actividades de previsión social, higiene y seguridad en el trabajo, recreación y bienestar social para el colaborador.
8
Recepcionar las solicitudes de préstamos de dinero de los colaboradores y comunicar la respuesta al solicitante y a contabilidad
9
Aplicar los procesos disciplinarios estipulados por la Organización con su respectiva documentación (acta de descargos, llamadas de atención, sanciones) cuando se presenten situaciones que violen el código sustantivo de trabajo, el reglamento interno de trabajo y el manual de convivencia
10
Responder por la realización y el pago oportuno de los salarios y prestaciones sociales
11
velar por el pago oportuno de la misma
12
Resolver asertivamente los conflictos internos
13
Realizar y suministrar las certificaciones laborales del personal activo y retirado.
14
Controlar el indicador de ausentismo (permisos, retardos, incapacidades) de todos los colaboradores
15
Notificar los ascensos, promociones y traslados a toda la organización y garantizar que se lleve a cabo el proceso y documentación necesaria
16
Coordinar y controlar el programa anual de vacaciones
17
Auditar mensualmente la base de datos de los afiliadas generada por el líder de información
32
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
JULIO DE 2015
18
Solicitar mediante comunicación escrita a las empresas empleadoras de nuestros afiliados, la deducción mensual de cuota sindical
19
Responder por los informes mensuales que solicitan las diferentes áreas sobre el estado de la base de datos de los afiliados
20
Asistir a las reuniones de seguimientos semanalmente y dar el debido cumplimiento a las tareas asignadas
21
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
Profesional en Administración de empresas, Ingeniería Industrial o Carreras afines, preferiblemente Especialista en Gerencia de Recursos Humanos
Mínimo 3 años en el ejercicio de su profesión Mínimo 5 años en cargos similares
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
Liderazgo Análisis y resolución de conflictos Delegación y seguimiento Comunicación y trabajo en equipo Expresión oral y escrita Servicio al cliente Prudencia y confiabilidad Capacidad de aprendizaje Orientación a resultados Disciplina y organización
Conocimientos básicos en office Conocimiento en liquidación de nómina, seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales Conocimiento y manejo de la ley 100 y código sustantivo de trabajo. Manejo de técnicas de Administración de personal
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO
X BAJO x
MEDIO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
33
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.15. ASISTENTE DE TALENTO HUMANO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Asistente de Talento Humano Talento Humano Jefe de Talento Humano Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
Ejecutar planes y programas pertinentes a la administración de personal, aplicando técnicas administrativas relacionadas con el talento humano, a fin de contribuir con el desarrollo de los procesos administrativos. III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Citar a los aspirantes a cargos vacantes
2
Aplicar pruebas a los candidatos programados para concursos de cargos vacantes
3
Verificar las referencias de los aspirantes a los cargos
4
Notificar al personal seleccionado para proceso de contratación
5
Generar las remisiones para examen médico de ingreso, periódicos o de retiro del personal cuando se requiera
6
Generar la carta de apertura de cuenta de nómina para el personal nuevo
7
Afiliar al personal nuevo y sus beneficiarios a las entidades de seguridad social
8
Carnetizar a todo el personal que labora en la organización al momento de ingresar
9
Solicitar a logística el primer vuelo de ingreso a campo para el personal que ejercerá en este sitio de trabajo.
10
Actualizar y registrar en los expedientes del personal, incapacidades y licencias de maternidad y paternidad, permisos, inasistencias y demás información relacionada con el personal de la organización
11
Entregar y hacer firmar a los empleados los desprendibles por todos los pagos que la organización le efectúe.
12
Legalizar los documentos de préstamo a los empleados cuando estos se generen
13
Tramitar ante las EPS y ARL las incapacidades y licencias de maternidad y paternidad de los colaboradores de la organización
14
Liquidar la seguridad social mensualmente y entregar dicha liquidación los primeros cinco días hábiles del mes al jefe inmediato.
15
Generar y entregar las novedades de ingresos y retiros de los afiliados reportados por el empleador al líder de información
16
Mantener actualizado el archivo físico de las afiliaciones y cuentas de cobro enviadas mensualmente a las empresas
17
Realizar los informes solicitados por la Jefe de Talento Humano
18
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo
34
GC.MN TH 001
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO IV.
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
REQUISITOS GENERALES DEL CARGO Administración de empresas Ingeniería Industrial Tecnólogo en Recursos Humanos Carreras afines
Mínimo 6 meses de experiencia en cargos administrativos, en especial en el área de Recursos Humanos
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo ELABORO Jefe de Talento Humano
JULIO DE 2015
Capacidad de análisis y resolución de problemas Equilibrio para trabajo bajo presión Servicio al cliente Trabajo en equipo Innovación y creatividad Organización Expresión oral y escrita
Conocimientos básicos ofimática Conocimientos básicos en liquidación de nómina, seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales. Técnicas de administración de Recursos Humanos
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
MEDIO
BAJO
X ALTO
X BAJO X
MEDIO
REVISO
APROBO
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
35
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.16. PROFESIONAL HSE Y BIENESTAR I. IDENTIFICACION DEL CARGO Profesional HSE y Bienestar Talento Humano Jefe de Talento Humano Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO Garantizar que los recursos físicos y humanos de la empresa presenten las condiciones de seguridad necesarias, diseñando e implementando estrategias y programas de seguridad, higiene industrial, medio ambiente y bienestar. III. DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Nº 1
Promover y mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los trabajadores y afiliados ejecutores en todas las ocupaciones
2
Mejorar las condiciones de vida y salud de todos los trabajadores y afiliados ejecutores y mantenerlos en su más alto nivel de eficiencia, bienestar físico, mental y social
3
Prevenir los daños en salud de los trabajadores derivados de las condiciones de trabajo
4
Proteger al trabajador y afiliado ejecutor de los riesgos relacionados con agentes físicos, químicos, biológicos, mecánicos y otros que puedan afectar la salud individual o colectiva en los sitios de trabajo
5
Identificar y controlar los factores de riesgo presentes en los lugares de trabajo que pueden afectar la salud del individuo y colectiva de los trabajadores y afiliados ejecutores
6
Ubicar y mantener al trabajador y afiliado ejecutor según sus aptitudes fisiológicas y psicológicas, en ocupaciones que puedan desempeñar con un grado adecuado de eficiencia sin poner en peligro su salud o las de sus compañeros
7
Planear, organizar, implementar y verificar el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo
8
Atender las auditorías internas y externa
9
Atender los requerimientos y necesidades del comité paritario de salud ocupacional
10
Coordinar las actividades con la ARL y otras entidades prestadoras de servicios en formación de seguridad e higiene industrial y medio ambiente.
11
Garantizar el cumplimiento del cronograma de actividades y capacitación de HS&E
12
Generar el panorama de factores de riesgo
13
Hacer las inspecciones a los puestos de trabajo conforme a lo establecido dentro del panorama de factores de riesgo
14
Crear el profesiograma de todos los cargos de la Organización
15
Registrar, reportar, investigar y hacer seguimiento a todo incidente/accidente ocurrido en las actividades de la Organización
16
Cooperar con los equipos de investigación de accidentes e incidentes
17
Realizar planes de evacuación y emergencia
18
Conformar y entrenar las brigadas de emergencia y primeros auxilios
19
Realizar y coordinar programas de manejo defensivo
20
Administrar y cumplir con el cronograma de entrega de elementos de protección de todos los trabajadores y afiliados ejecutores
36
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
21
Participar en la elaboración, organización y ejecución de programas de recreación y bienestar social para el trabajador, socio ejecutor y afiliado UTEN
22
Todas las actividades inherentes al cargo IV.
EDUCACIÓN
REQUISITOS GENERALES DEL CARGO Tecnólogo o Profesional en Salud Ocupacional Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, química o ambiental Mínimo 2 año de experiencia en Salud ocupacional o HSE
EXPERIENCIA
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
Expresión oral y escrita Innovación y creatividad Manejo y orientación del personal Trabajo en equipo Equilibrio para el trabajo bajo presión
Formación en Sistemas Integrados de Gestión en Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad Formación en Salud ocupacional, preferiblemente con licencia en SO. Conocimiento e interpretación de la legislación en Salud Ocupacional y Riesgos Profesionales, Normas Técnicas Internacionales y procedimientos para la prevención y control de riesgos profesionales. Competencias en Identificación de Peligros, evaluación y control de riesgos existentes en una organización empresarial, identificación y análisis de las causas de los accidentes de trabajo Conocimientos avanzados en Ofimática
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X X ALTO X
MEDIO
BAJO
X MEDIO
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
37
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.17. JEFE DE EDUCACIÓN I. IDENTIFICACION DEL CARGO Jefe de Educación Educación Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Facilitar la transformación cultural de nuestros afiliados acorde a la filosofía de la UTEN, a través del diseño y desarrollo de programas educativos. Apoyar el mejoramiento continuo de la organización, implementando sistemas de gestión necesarios y los programas de formación para los colaboradores de la seccional. III.
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Coordinar el diseño del programa de formación sindical
2
Coordinar el programa de formación sindical
3
Llevar registros
4
Evaluar programas
5
Presentar informes del programa de formación sindical
6
Implementar el sistema integrado de gestión
7
Diseñar y ejecutar conjuntamente con Talento Humano los planes de capacitación para colaboradores
8
Diseñar y ejecutar programas de formación para afiliados
9
Asistir activamente a las reuniones de seguimiento de áreas
10
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Profesional en Administración de Empresas, Ciencias Económicas o Ciencias Humanas, preferiblemente Especialista en Docencia
EXPERIENCIA
Mínimo 3 años en el ejercicio de su profesión Mínimo 5 años en cargos similares Mínimo 2 años en implementación de sistemas de gestión
HABILIDADES
38
Liderazgo Análisis y resolución de conflictos Delegación y seguimiento Comunicación y trabajo en equipo Expresión oral y escrita Manejo de recursos Servicio al cliente Capacidad de aprendizaje Disciplina y organización
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
JULIO DE 2015
Manejo software de administraci贸n de oficina, internet, pedagog铆a para adultos y sistemas de gesti贸n de la calidad y salud ocupacional
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual F铆sico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
ALTO X
MEDIO
BAJO
X X MEDIO
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
39
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.18. FORMADOR
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Formador Educación Jefe de Educación Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Ejecutar los programas de transformación cultural de nuestros afiliados acorde a la filosofía de la UTEN, a través del desarrollo de programas educativos. III.
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Realizar talleres de formación
2
Evaluar los talleres de formación y generar los respectivos informes
3
Efectuar la logística de los programas de formación
4
Realizar la convocatoria de afiliados, confirmación de invitaciones, permisos y demás logística de los talleres programados
5
Llevar registro de las capacitaciones (Asistencia, evaluación, compromisos y audiovisuales)
6
Apoyar la implementación del Sistema Integral de Gestión
7
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Profesional en cualquier área
EXPERIENCIA
Experiencia mínima de 6 meses en docencia o capacitación e indispensable experiencia en cargos de promotoría en la organización mínimo 2 meses
HABILIDADES
Análisis y resolución de conflictos Comunicación y trabajo en equipo Expresión oral y escrita Servicio al cliente Capacidad de aprendizaje Conducir vehículo 4X4 Gestionar y administrar recursos
Software de administración de oficina, internet, pedagogía y ayudas audiovisuales
CONOCIMIENTOS
40
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X
ALTO X
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
MEDIO
BAJO
X X MEDIO
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
41
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.19. LIDER DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Líder de Tecnología de la Información y Comunicación Informática y Sistemas Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Gestionar y coordinar los recursos necesarios relacionados con el desarrollo e implementación de sistemas de información. III.
Nº
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
1
Mantener en operación la red informática bajo los parámetros y funcionalidad establecidos para la misma
2
Coordinar y programar el uso de terminales y redes
3
Operar consola para monitorear la operación de los sistemas de cómputo y redes
4
Hacer mantenimiento al hardware y software
5
Verificar conexiones lógicas, mecánicas, eléctricas y electrónicas del sistema
6
Operar el equipo de computación, terminales e impresoras
7
Instalar software y formatos para impresión
8
Mantener y actualizar los programas existentes a partir de requerimientos especificados
9
Instalar unidades periféricas de sistemas de información
10
Realizar Back-Up de Toda la información importante de cada una de las áreas de la Organización
11
Mantener registros de trabajo de mantenimiento y reparaciones
12
Entrenar a los usuarios en nuevos paquetes y sistemas
13
Instalar y configurar programas de seguridad de Internet y la computadora
14
Solucionar los problemas de escritorio y conectividad a Internet
15
Analizar los problemas de rendimiento de la red y las fallas de los sistemas y equipamiento periférico
16
Elaborar listas de control de mantenimiento preventivo
17
Responder consultas de todo el personal de la empresa con respecto a las redes informáticas, PC, internet, impresoras, entre otros.
18
Establecer cuentas de correo electrónico
19
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Ingeniero de Sistemas
EXPERIENCIA
Con más de 2 años de experiencia en tareas de soporte técnico, microinformática, HelpDesk y Redes básicas.
42
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
HABILIDADES
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
Capacidad de auto-aprendizajes Capacidad Organizativa Habilidad numérica Capacidad de análisis y síntesis Capacidad de asesorar en oportunidades informáticas Servicio al cliente Trabajo en equipo Equilibrio para el trabajo bajo presión
Lenguajes de programación Bases de datos Redes Ingeniería de software Comunicaciones Software Hardware Conocimientos generales de electrónica Administración de servidores V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO MEDIO BAJO X X X ALTO MEDIO BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.20. LIDER DE COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA I. IDENTIFICACION DEL CARGO Líder de Comunicación e Imagen Corporativa Comunicación Administrador General Presidente Seccional II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Comunicar al público en general la gestión que realiza la UTEN con base en la política de Sindicalismo Alternativo III.
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Recopilar la información general mediante medios audiovisuales
2
Realizar reporteria cuando se requiera
3
Realizar la pre, producción y post producción para los informativos audiovisuales semanalmente
4
Planear, organizar, dirigir y controlar todo tipo de producción audiovisual
5
Velar por la divulgación de los informativos o noticias de interés
6
Producir notas extras
7
Redactar artículos para el boletín impreso quincenalmente
8
Realizar cuñas radiales
9
Divulgar información de la UTEN, a través de internet y redes sociales
10
Coordinar el proceso de generación de notas audiovisuales en cada uno de los puntos de atención al afiliado
11
Custodiar los equipo del departamento de comunicaciones
12
Promover la imagen corporativa de la UTEN
13
Realización programación y locución de radio
14
Efectuar presentación como, maestro de ceremonia en eventos que se requiera
15
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
EXPERIENCIA
Tecnólogo en medios audiovisuales Profesional en comunicación social y/o productor audiovisual
Mínimo 2 años en producción de televisión y radio
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
HABILIDADES
JULIO DE 2015
Comunicación y trabajo en equipo Expresión oral y escrita Redacción Ortografía Capacidad de aprendizaje Creatividad y diseño Proactivo Tacto para identificar talentos relacionados con el medio
Software administración de oficina, internet, programas de edición de video, audio e imagen y programas para diseño de multimedia. Manejo de cámara fotográfica y video
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X X ALTO
MEDIO
BAJO
X MEDIO X
BAJO
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
GC.MN TH 001 JULIO DE 2015
3.21. AUXILIAR DE COMUNICACIÓN E IMAGEN CORPORATIVA
I. IDENTIFICACION DEL CARGO Auxiliar de Comunicación e Imagen Corporativa Comunicación e Imagen Corporativa Líder de Comunicación e Imagen Corporativa Administrador General II. OBJETIVO DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO DEPARTAMENTO JEFE INMEDIATO SUPERIOR EN SIGUIENTE NIVEL
Apoyar la labor del departamento de comunicación, en cuanto a redacción, presentación, edición básica y difusión de informativos y notas al público en general. III.
DESCRIPCION DE RESPONSABILIDADES FUNCIONES
Nº 1
Redactar de todo tipo de textos informativos
2
Diagramar el boletín informativo
3
Editar el texto gráfico para el informativo audiovisual
4
Presentar en cámara
5
Redacción de correos electrónicos y mensajes de difusión
6
Difundir los informativos y notas por medio de redes sociales y correo electrónico
7
Redacción de actas asignadas
8
Apoyar la función de presentación como, maestro de ceremonia en eventos que se requiera
9
Presentar propuestas de comunicación interna y externa
10
Apoyar la locución en radio
11
Todas las actividades asignadas por el jefe inmediato e inherentes al cargo IV. REQUISITOS GENERALES DEL CARGO
EDUCACIÓN
Estudiante de comunicación social y periodismo y carreras afines
EXPERIENCIA
No requiere experiencia
HABILIDADES
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Comunicación y trabajo en equipo Expresión oral y escrita Redacción Ortografía Capacidad de aprendizaje Creatividad y diseño
MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGO
JULIO DE 2015
Software administración oficina, internet, redes sociales, programas de diagramación. Manejo de cámara fotográfica y de video
CONOCIMIENTOS
NIVEL DE ESFUERZO Mental Visual Físico NIVEL DE RIESGO Condiciones de trabajo
GC.MN TH 001
V. NIVELES DE ESFUERZO Y RIESGO ALTO X X ALTO
MEDIO
BAJO
MEDIO
X BAJO X
ELABORO
REVISO
APROBO
Jefe de Talento Humano
Administrador General
Presidente Seccional Hidrocarburos
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