Medición y Control de las Actividades de un Proyecto
Métricas Una vez que se han establecido los calendarios y el proyecto se encuentra en ejecución, debe enfocarse la atención a asegurar el avance. Esto requiere el monitoreo de lo que está sucediendo, la comparación del logro real con el plan y cuando sea requerido, la realización de ajustes que permitan que el desarrollo enfoque sus desviaciones hacia las metas propuestas. Para establecer el control debe crearse una estructura que asegure que las metas se logren en forma continua, de tal forma que en el monitoreo se consideren: Responsabilidad La responsabilidad completa de asegurar el avance satisfactorio del proyecto normalmente es una actividad de un comité o equipo de proyecto. La responsabilidad del monitoreo diario recae sobre el administrador de proyectos. Los reportes pueden ser formales o informales dependiendo de la naturaleza del proyecto, sin embargo, las métricas más exactas son las que se extraen directamente de las herramientas de apoyo, por ejemplo, una gráfica de avance presentada en MS Project comunicará más elementos que la explicación verbal del avance. Evaluación del avance La evaluación del avance se realiza normalmente en base a la información recolectada en intervalos específicos de tiempo o cuando ocurren eventos especiales. La información debe ser objetiva y tangible y obtenida de los encargados de desarrollar las tareas a través del monitoreo del administrador de proyectos Puntos de revisión Para establecer bases regulares de revisión, es necesario establecer puntos específicos desde la creación del plan del proyecto, utilizando bases regulares como revisiones mensuales y ligados con eventos específicos como la preparación de un reporte o la demostración con herramientas. La frecuencia en la cual los administradores necesitan recibir información del avance depende del tamaño y nivel de riesgo del proyecto. Los líderes del producto requieren por ejemplo, evaluar el avance diario, especialmente cuando el equipo de trabajo no tiene mucha experiencia en el desarrollo del proyecto. Un administrador de proyectos podría necesitar la información semanal o mensualmente por lo que puede deducirse que mientras mas alto sea el nivel administrativo, menor será la frecuencia y el detalle de los reportes. Existen etapas naturales en los proyectos en los que se requiere una evaluación, llamadas puntos de revisión o puntos de control y se deben a las características de la metodología, por ejemplo, en un proyecto para el desarrollo de un sistema de software, un punto de revisión sería cuando se terminan las especificaciones del producto. Recolección de datos Los administradores deben recolectar información sobre el avance de acuerdo a la descomposición de tareas realizada en la planeación ya que la manera lograr la exactitud está relacionada con la cantidad de tareas terminadas y los presupuestos de cuanto trabajo será requerido para completar las que se encuentran en desarrollo.
Diana Isabel Arroyave Vivas Tutor Virtual