Modulo de Formación de Excel by Diego F Zavala

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FORMATO DE CELDAS Los datos que ingresamos en una hoja electrónica de pueden tomar diferentes formatos según la necesidad del usuario. Para realizar estos cambios debemos seleccionar la celda o grupo de celdas donde se encuentre la información, luego ubicarnos en la banda de herramientas INICIO, en el grupo NÚMERO, y elegir el formato deseado.

Formato General Es el formato de celdas que viene predeterminado, al iniciar Microsoft, tiene un formato específico.

esta categoría no

Formato Número Esta categoría permite al usuario establecer el número de decimales que requiere para sus datos numéricos, así como el separador de miles. Observe los datos numéricos de la COLUMNA A, no tienen formato, mientras que los datos numéricos de la COLUMNA B, tienen formato número.

Además de ser necesario podemos aplicar formato para cantidades negativas este puede ser con color rojo, entre paréntesis o de las dos opciones al mismo tiempo.

Formato Moneda Este formato es similar al formato número, con el adicional que permite al usuario seleccionar el símbolo de moneda según su necesidad.

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Formato Contabilidad A diferencia del formato anterior, el símbolo de moneda es alineado de lado izquierdo de la celda.

Formato Fecha Este formato permite escoger al usuario el tipo de formato de fecha que se ajuste a sus necesidades, para lo cual deberá verificar el formato más utilizado en su región o país. Existen diferentes tipos de formatos de fechas cortas y largas como podemos apreciar en la imagen.

Formato Hora Este formato es similar al de fecha, tiene varios tipos como los que podemos ver en la figura.

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Formato Porcentaje Se puede establecer el símbolo de porcentaje a los datos numéricos, mediante este tipo de formato, además de agregar decimales en caso de ser necesario.

Formato Fracción Nos muestra los datos numéricos como fracciones reales, en lugar de decimales, una vez aplicado este formato a una celda, los números decimales que se escriban en una celda se verán como una fracción.

Formato Texto El contenido de las celdas que aplican este tipo de formato, es utilizado como texto, incluso cuando se encuentren números, ya que estos valores numéricos no pueden ser empleados para cualquier tipo de cálculos. Entre estos datos tenemos: números de cedula, números telefónicos, de facturas, etc.

Cuando ingresamos un dato numérico en Excel este de alinea automáticamente al lado DERECHO, de la celda, es una forma de distinguir los datos numéricos de los alfabéticos; con esta referencia podremos determinar con que datos podemos contar para realizar cualquier tipo de cálculo.

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RELLENAR DATOS AUTOMÁTICAMENTE Para realizar esta operación debemos utilizar el comando RELLENAR, ubicado en la INICIO, grupo de opciones MODIFICAR lo que nos permitirá llenar automáticamente celdas con series de datos, como números, fechas, formulas, etc. Una manera rápida de usar esta opción es utilizando el CONTROLADOR DE RELLENO. Este es un pequeño cuadrito ubicado en la esquina inferior de la celda activa, como puede observar en la imagen.

Rellenar una serie de números 1. Escriba el valor inicial 2. Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, este se transformará en una cruz negra. 3. Mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre. 4. Luego aparecerá en pantalla el botón de OPCIONES DE AUTORELLENO, para elegir el modo en que se rellenará la selección, elija rellenar serie. También puede proceder de la siguiente manera: 1. Escriba el valor inicial de la serie. 2. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un patrón a seguir. Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4,5…… escriba 1 y 2 en las dos primeras celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6,8….., escriba 2 y 4. 3. Utilice el controlador de relleno y arrastre hacia las celdas donde quiere completar la serie.

Rellenar celdas con fórmulas

Una de las ventajas del comando rellenar es que puede aplicar fórmulas una vez y copiarlas a las demás celdas sin necesidad de volverlas a escribir. De la siguiente manera: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea rellenar en las celdas continuas. 2. Arrastre el controlador de relleno por las celdas que desea rellenar.

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ORDENAR DATOS Cuando realizamos una lista de datos, no importa de qué tipo son, estos pueden ser texto, números, fechas, entre otros. Los comandos de ORDENACIÓN, se encuentran en la banda DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR, botones A – Z, Z – A y el botón ORDENAR propiamente dicho, donde existen más opciones.

Ordenar Texto 1. Seleccione la columna donde está el texto que vamos a ordenar. 2. Elija el tipo de operación, ascendente de (A – Z) o descendente de (Z – A). 3. En caso de necesitar distinguir las letras mayúsculas de las minúsculas, puede hacer clic en la opción ORDENAR para obtener más criterios, luego pulse el botón OPCIONES y marque la casilla correspondiente.

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS Para buscar texto o números damos clic en la ficha INICIO, banda MODIFICAR, botón BUSCAR Y SELECCIONAR, opción BUSCAR o también puede escoger la opción REEMPLAZAR.

En este cuadro debemos escribir el texto o número que se desea buscar. De ser necesario reemplazar algún dato, se lo digita en la casilla reemplazar y deberá hacer clic en uno de los botones de la parte inferior del cuadro de dialogo, según sus necesidades. 15

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Si se requiere de más criterios de búsqueda, como por ejemplo coincidir mayúsculas y minúsculas, entre otros; pulse el botón OPCIONES.

OPERACIONES CON ARCHIVOS Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar, guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajo Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar. Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el Botón Office y elige la opción Guardar como...

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Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos pasos: 1. En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad dónde vas a grabar tu trabajo. 2. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. 3. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo. 4. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. 5. Por último haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la modificación. Para ello:

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Selecciona la opción Guardar del Botón Office.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Más opciones al guardar libros de trabajo. Vamos a ver con más detalle las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de guardar un libro de trabajo, como puede ser la creación de copias de seguridad, o la protección de libros de trabajo.

Botones del cuadro de diálogo Guardar Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como aparecen varios botones en la parte superior. A continuación te los explicamos:

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Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, a la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de

la derecha, elegiremos entre: Iconos pequeños Para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño.

Iconos grandes Para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande.

Lista Para ver únicamente los nombres de los archivos.

Detalles Para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación.

Propiedades Para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado.

Vista previa Para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado.

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Cerrar un libro de trabajo Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de ellas consiste en utilizar el Botón Office Selecciona el Botón Office y elige la opción Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente cuadro de diálogo:

Haz clic sobre el botón: Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que guardamos. Sí para almacenar el documento antes de salir de él.

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En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el nombre que tenía. Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar barra de título que cerraría el programa Excel.

de la barra de menú, cuidado no el de la

Cerrar todos los libros de trabajo. Vamos a ver la forma disponible para cerrar varios libros de trabajo al mismo tiempo.

Cerrar todos los libros abiertos. Si tenemos abiertos varios libros de trabajo, podemos decirle a que cierre automáticamente todos ellos con una sola operación. Para ello:

1. Haz clic en el Botón Office. 2. Haz clic en el botón Salir de Excel. 3. Si al cerrar algún libro encuentra alguna modificación no guardada, nos avisará como vimos en la operación normal para cerrar un libro. Se cerrarán automáticamente todos los libros abiertos.

Empezar un nuevo libro de trabajo Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el Botón Office y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U. 21

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En el cuadro que aparecerá deberás seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

Más opciones al crear libros de trabajo Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creación de libros de trabajo.

Usar plantillas. Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: 1. Seleccionar el Botón Office. 2. Elegir la opción Nuevo...

Hacer clic sobre la categoría Plantillas instaladas en el cuadro de diálogo Nuevo Libro.

Aparecerán las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habría que volver a instalar Excel2007 con las opciones de plantillas activadas. 22

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Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Informe de Gastos. Hacer clic sobre el botón Crear. Posiblemente nos avise de la habilitación de macros junto con la plantilla, y al final aparecerá una copia de nuestro modelo elegido.

Rellenar la plantilla. Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.

Crear plantillas. Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos: Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. 1. Seleccionar el Botón Office. 2. Elegir la opción Guardar como... 3. Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de .

Hacer clic sobre el botón Aceptar. Excel2007 cambia automáticamente a la carpeta de plantillas, para que tu nueva plantilla esté siempre disponible al seleccionar la opción Nuevo del Botón Office.

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Abrir un libro de trabajo ya existente Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir. Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

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Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

1. 2. 3. 4.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 5. Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir. Nota: En el entorno de Windows Vista, este diálogo no es igual, aunque las opciones son prácticamente las mismas. Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abierto anteriormente.

Selecciona el menú Botón Office. A la derecha de la ventana del menú, Excel presenta una lista con los últimos documentos abiertos.

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Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Documentos recientes haz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijará en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Más opciones al abrir libros de trabajo. Vamos a conocer y manejar con más precisión las opciones disponibles en Excel2007 a la hora de abrir un libro de trabajo, como puede ser la apertura de varios libros a la vez o la apertura de libros de trabajo como libros de sólo lectura.

Abrir varios libros de trabajo a la vez. Podemos abrir varios archivos a la vez desde el cuadro de diálogo Abrir. Para ello: Seleccionar el Botón Office... y elegir la opción Abrir.

Seleccionar un archivo a abrir. Pulsar la tecla CTRL del teclado, y manteniéndola pulsada seleccionar otro archivo. Repetir este último pasó hasta que estén seleccionados todos los archivos que deseamos abrir. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Todos los archivos se abrirán solo que uno de ellos se visualizará en pantalla, los demás estarán por debajo.

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Abrir libros de trabajo de sólo lectura. Para evitar modificar la versión de un archivo al guardarlo en disco, podremos abrir como archivo de sólo lectura. Para ello:

Seleccionar el Botón Office y elegir la opción Abrir.

Seleccionar el archivo a abrir. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Abrir para que se abra la lista desplegable.

Elegir la opción Abrir como de sólo lectura. Excel2007 abrirá el archivo, lo podremos leer e incluso modificar, pero no podremos guardarlo con el mismo nombre. A la hora de guardarlo nos pedirá otro nombre mediante el cuadro de diálogo Guardar como.

Botones del cuadro de diálogo Abrir. Cuando se abre el cuadro de diálogo aparecen varios botones en la parte superior. 27

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A continuación te los explicamos: Este botón sólo estará disponible en caso de haber cambiado de carpeta, y nos permitirá volver atrás, es decir, la carpeta abierta anteriormente. Nos permite ir al nivel anterior. Por ejemplo si estamos en la carpeta Mis documentos, como ésta se encuentra en el disco duro C:, irá directamente a éste. Permite borrar el archivo seleccionado de la lista. Nos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra abierta. A continuación habrá que especificarle un nombre. Permite cambiar la forma de visualizar la lista de archivos. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha, elegiremos entre:

Iconos pequeños Para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño pequeño. Iconos grandes Para ver únicamente los nombres de los archivos con su icono de tamaño grande. Lista Para ver únicamente los nombres de los archivos. Detalles Para ver además del nombre, el tamaño, el tipo y la fecha de modificación. Propiedades Para que aparezca una serie de propiedades del archivo en la parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado. Vista previa Para que en la parte derecha del recuadro aparezca una vista del archivo seleccionado. Además, en la parte izquierda, aparecen las carpetas más usadas, como Historial, Favoritos, Mis documentos,... para acceder directamente a ellas.

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FÓRMULAS BÁSICAS Antes de aplicar una fórmula en obtener el resultado.

es importante ubicar la celda activa donde se quiere

Fórmulas Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS Se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^

OPERADOR TIPO TEXTO Se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES Se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <>

OPERADORES DE REFERENCIA Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

- Operador de rango Indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

- Operador de unión Indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras.

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Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis.

Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos. Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN Igualdad (=) Desigualdad (<> ) Menor Que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=) Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a Menor):

ARITMÉTICOS Exponenciación (^) Negación (-) Multiplicación (*) y División (/) Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&)

LÓGICOS Not And Or

Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

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En la siguiente imagen, la celda activa ha sido ubicada en C3 para obtener el resultado de la suma de las calificaciones 8 y 5.

En las formulas generalmente se hace referencia a los nombres de celdas, por ejemplo en lugar de escribir =8+5, se hace referencia a las celdas donde están estos valores es decir =A3+B3.

NO PODEMOS OLVIDAR QUE EN MICROSOFT EXCEL, TODA FÓRMULA COMIENZA CON SIGNO IGUAL ( = ). RECORDEMOS QUE CON EL MOUSE SE PUEDE SELECCIONAR LOS VALORES QUE SERÁN PARTE DE UNA OPERACIÓN MATEMÁTICA ESTOS SE VERÁN REFLEJADOS EN LA BARRA DE FORMULAS.

OPERACIÓN SUMA (+) Cuando realizamos este tipo de operación podemos hacerlo de diferente manera, la primera puede ser escribiendo la fórmula que queremos calcular; la otra es: 1. Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. 2. Busque el botón autosuma en la ficha INICIO, grupo MODIFICAR. 3. El programa crea la fórmula automáticamente y el usuario debe confirmar si es correcta, presionando la tecla ENTER, como nos muestra la imagen:

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Si los valores indicados por el programa no son los que el usuario requiere sumar, este deberá seleccionarlos con el botón del mouse. Las celdas expresadas por los dos puntos ( : ), indican el rango en el que se encuentran los números. Ejemplo: =SUMA(A3:B3) lo que significa que sume los valores que están desde la celda A3 HASTA B3. Otra forma de realizar esta operación, es utilizando el operador suma. Para ellos realice los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. Dé clic dentro de la barra de formulas. Digita el signo igual (=) para comenzar a escribir la fórmula. Seleccione con el mouse el primer valor a sumar. Digite el operador de suma (+). Seleccione con el mouse el próximo valor a sumar y así sucesivamente. En caso de existir otras cantidades, continúe enlazándolas con el signo (+). 7. Por último presione ENTER para confirmar y aparecerá en la celda el resultado. 8.

OPERACIÓN RESTA, MULTIPLICACIÓN Y DIVISIÓN. Para realizar estas operaciones debe realizar los mismos pasos anteriormente descritos, con la DIFERENCIA de que operador matemático sea reemplazado, según el tipo de operación a realizar. Como indica la siguiente tabla:

TIPO DE OPERACIÓN OPERADOR MATEMÁTICO RESTA

MULTIPLICACIÓN

DIVISIÓN

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EJERCICIOS DE OPERACIONES BÁSICAS 1. Calcular de la siguiente tabla:

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SUMAS 1. Durante el encuentro de fútbol realizado l día domingo 07 de noviembre de 2001, entre las selecciones de Ecuador vs Argentina, se desea saber cuál es la cantidad total de hinchas asistentes al mismo.

2. El tren realiza un viaje de Quito a Riobamba, se desea saber con cuantos pasajeros llega a su destino final, si: de Quito sale con 39 pasajeros, en Machachi recoge 45 pasajeros, en Lasso recoge 12 pasajeros, en Latacunga recoge 32 pasajeros, en Ambato recoge 29 pasajeros y en Mocha recoge 7 pasajeros. A

1 2 3 4 5 6 7 8 34

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RESTAS 1. ¿Cuál es la diferencia entre la capacidad del estadio Modelo de Guayaquil, y la de olímpico Atahualpa de Quito?

2. Completa la tabla que sigue hallando el crecimiento natural mediante la siguiente frecuencia.

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MULTIPLICACIONES 1. ¿Cuánto dinero se recaudó en el partido según los boletos vendidos?

2. Completa la columna PRECIO TOTAL, multiplicando la cantidad vendida por el PRECIO UNITARIO de cada artículo.

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DIVISIONES 1. En la FECYT, hay 960 estudiantes. ¿Cuántos equipos de 15 estudiantes podemos formar?

2. Hallar las densidades de población de la capital federal Argentina y de las siguientes provincias.

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VARIOS 1. Crea una tabla con las fórmulas necesarias para que calcule lo totales de cada mes y el total del trimestre, utilizando formato de texto, bordes y relleno.

2. Completa los siguientes datos: a. Completar los códigos de artículo como serie, ingresando AR1 y luego arrastre desde el controlador de relleno. b. Calcular el SUBTOTAL multiplicando la cantidad vendida por el precio unitario. c. Calcular el IVA multiplicando el subtotal por 12% d. Calcular el TOTAL sumando el subtotal + el IVA

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CALCULAR PORCENTAJES Cuando necesitamos calcular en tanto porciento de una cantidad, se emplea la operación de multiplicación y adicionalmente el símbolo de porcentaje (%). Para esto hacemos lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Ubique la celda activa donde desee ver el resultado. Comience la fórmula con el signo (=). Seleccione con el mouse la cantidad a la que se va a calcular el tanto por ciento. Escriba el símbolo de la multiplicación (=). Digite le valor del porcentaje acompañado del símbolo (%), por ejemplo: 10%, 12%, presione ENTER y obtendrá el valor correspondiente.

FUNCIONES Una función es una fórmula ya escrita que viene predefinida en Microsoft Su objetivo es simplificar las operaciones, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos complejos. Para activar la ventana insertar Función, que contiene una lista de todas las funciones, organizadas por categorías, existen algunas alternativas. 1. 2. 3. 4.

Presionamos el botón INSERTAR FUNCIÓN, ubicado junto a la barra de fórmulas. Utilizar la combinación de teclas SHIFT + F3 A Través de la ficha FÓRMULAS , grupo BIBLIOTECA DE FUNCIONES; o, Ir al menú INICIO, grupo de opciones MODIFICAR; damos clic en el botón AUTOSUMA, del que se desplegará un menú, en el cual podemos seleccionar más funciones.

Utilizando cualquiera de estas alternativas, excepto por la FICHA FÓRMULAS, el usuario obtendrá en pantalla una ventana, cuya barra de título es INSERTAR FUNCIÓN. En esta ventana se podrá ver una lista completa de funciones organizadas por categorías, como por ejemplo categoría Matemáticas y Trigonometría, financieras, lógicas, estadísticas, entre otras.

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En la categoría usadas recientemente se ubican las funciones que al aplicarlas por primera vez, quedan registradas para sus usos posteriores.

A continuación veremos algunas de estas funciones.

FUNCIÓN PROMEDIO Pertenece a la categoría ESTADÍSTICAS, Promedia para el número de valores que estén ingresados en las celdas. De encontrar una celda vacía, esta no es tomada en cuenta. Observe la diferencia de resultados. En la columna B, solo se promediaron 4 valores, mientras que en la columna C, se promediaron 5 valores, por lo tanto los resultados son distintos.

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Al usar la función Promedio, del cuadro de dialogo INSERTAR FUNCIÓN, aparecerá una nueva ventana donde se solicita los argumentos para efectuar esta operación.

Las celdas donde están estos valores a promediar pueden ser seleccionadas en forma individual o como rango. OBSERVE LAS DOS IMÁGENES Y COMPARE.

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1. Para escoger los valores, presione el botón que se encuentra el final de la casilla CONTRAER CUADRO DE DIÁLOGO.

2. La ventana se minimiza y con ayuda del mouse puede seleccionar la celda o el rango de celdas que desee promediar. 3. Vuelva a presionar el mismo botón o la tecla ENTER, para que la ventana se restaure. 4. Presione el botón Aceptar y obtendrá el resultado. Existe una forma sencilla, es escribir la función en la barra de fórmulas y especificar el rango de celdas donde se encuentran los valores a promediar. Como nos muestra la siguiente imagen.

SINTAXIS: =PROMEDIO(número 1; número 2;…)

FUNCIÓN MIN (MÍNIMO) Y MAX (MÁXIMO) Pertenecen a la categoría estadística, En el primer caso se obtiene el valor mínimo y en el segundo el valor máximo de un grupo de datos.

SINTAXIS: =MAX(número 1; número 2;…) =MIN(número 1; número 2;…) Los pasos a seguir son similares a los descritos anteriormente. Si el usuario desea escribir la función en la barra de fórmulas, esta debe ser precedida por el signo igual. =MAX(B2:B5)

=MIN(E2:E5)

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Como resultado podemos ver en la siguiente imagen que el valor máximo es 20 VEINTE y el valor mínimo es 15 QUINCE.

FUNCIÓN CONTAR Pertenece a la categoría estadística y cuenta la cantidad de celdas que contienen números inclusive fechas y horas, excepto números cuyo formato de celdas, sea tipo TEXTO.

SINTAXIS: =CONTAR(valor 1; valor2;…) El resultado de esta función es cinco, porque todas las celdas comprendidas en el rango A3:A6, incluyen números.

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FUNCIÓN REDONDEAR Pertenece a la categoría Matemáticas y Trigonométricas. Redondea una cantidad a un número de decimales especificado.

SINTAXIS: =REDONDEAR (número; número de decimales)

Es este ejemplo, las cantidades de la Columna A, tienen varios decimales. En la Columna C se aplicó la función redondear, según las instrucciones indicadas en la Columna B. Observe también la barra de fórmulas donde se visualiza la función aplicada la Celda C5. NOTA: Cabe anotar que existe una diferencia entre la función REDONDEAR y el formato de la celda número.

En la COLUMNA C, solo hay cantidades redondeadas a 0, 1, 2, y 3 decimales, pero no tienen un formato de celdas. En la COLUMNA E, adicionalmente a estas mismas cantidades, se les aplico un formato de celdas de 7 decimales. Por tratarse de cantidades ya redondeadas, los siguientes números son ceros.

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FUNCIÓN SUMA Pertenece a la categoría Matemáticas y Trigonométricas y SUMA los valores numéricos de un grupo de celdas.

SINTAXIS: =SUMA(número 1; número2;…) En este ejemplo se está sumando los valores comprendidos en el rango de celdas A2 hasta A5 y el resultado de esta operación es 414.

FUNCIÓN PRODUCTO Perteneciente a la categoría Matemáticas y Trigonométricas y MULTIPLICA todos los valores numéricos que se especifiquen.

SINTAXIS: =PRODUCTO(número 1; número2;…)

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FUNCIÓN LÓGICA SI Esta función es utilizada para establecer pruebas a valores o fórmulas y su resultado dependerá se la condición es verdadera o falsa.

SINTAXIS: =Si(prueba lógica; valor_si_verdadero;valor_si_falso) PRUEBA LÓGICA: Es la condición que se establece. En ella se emplean los operadores racionales como mayor o igual que, menor que, entre otros.

VALOR SI VERDADERO: Se refiere al resultado que se obtendrá, mientras la condición se cumpla.

VALOR SI FALSO: Se refiere al resultado que se obtendrá, si la condición no se cumple.

FUNCIÓN LÓGICA SI Es aquella que solo establece una condición. Observe el siguiente ejemplo:

En la imagen podemos observar promedios de una institución educativa, donde deberá agregarse una observación, según lo determinado en la siguiente tabla de valores.

Puntos Observación 14 – 20 Aprobado 0 – 13 Reprobado

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Recuerde ubicarse en la celda activa donde quiere obtener el resultado, en este caso es la celda B3 Siga la sintaxis indicada anteriormente, para evaluar si el promedio del estudiante es de alguien aprobado o reprobado.

EN RESUMEN: PRUEBA LÓGICA: Comparar si el valor de la CELDA A3 es mayor o igual a 14 puntos. Esta condición puede variar de acuerdo al criterio del usuario. VALOR SI VERDADERO: En este caso la respuesta fue el mensaje APROBADO, el mismo que debe ir entre COMILLAS. VALOR SI FALSO: La respuesta fue el mensaje REPROBADO, ubicado también entre COMILLAS.

FUNCIÓN LÓGICA SI ANIDADA La diferencia de la función lógica SI simple, es que esta puede establecer más de una condición y una condición contiene otra condición.

SINTAXIS: =SI(prueba_lógica;valor _si_verdadero;SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)) Observe en la sintaxis, como en lugar de una respuesta por falso, se abre una nueva condición y así sucesivamente, hasta que no tenga más condiciones por establecer. Al final se cerrará con paréntesis la función. Tantos SI abrió en usuario, será el número de paréntesis por cerrar.

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Una vez obtenido el resultado del primer estudiante, podemos rellenar con el mouse las demás celdas.

EJERCICIOS 1. El coordinador general desea saber si el presupuesto planteado para el 2010 cubrió los valores que se generan como gasto mensual. Para esto crea un cuadro de Excel en cual se muestre a detalle el MES, GASTO, PRESUPUESTO Y OBSERVACIONES. Utilizando la función SI, determina lo siguiente en la columna OBSERVACIONES, si es la GASTO es menor que PRESUPUESTO la celda quedará en BLANCO, pero si el GASTO supera el PRESUPUESTO deberá mostrarse en la celda el texto SOBREPASO EL PRESUPUESTO.

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2. El supervisor de ventas de un almacén de computadoras desea saber, cuáles de sus vendedores comisionaran este mes, la condición que ellos deberán cumplir, es vender $20.000 o más, y se le entregará un 5% de su venta adicional a su sueldo. Determinar mediante la FUNCIÓN SI, cuáles de estos vendedores COMISIONAN y 5% de comisión que recibirán de sus ventas.

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3. Realiza una tabla de 15 estudiantes, en la cual constará N°, Estudiante (Nombre/Apellido), Calificación, Status, las calificaciones serán de 0 a 100 puntos. Utilizando la función SI, determina su estatus dentro del curso, cumpliendo la siguiente condición: de 90 a 100 ptos EXCELENTE, de 80 a 89 ptos MUY BIEN, de 70 a 79 ptos BIEN, de 0 a 69 ptos INSUFICIENTE.

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4. En otra hoja de Excel y con el mismo listado de estudiantes, realiza una segmentación de años de básica y género, en la cual deberán constar las siguientes variables: N°, ESTUDIANTE, EDAD, SEXO, AÑO DE BÁSICA, GÉNERO. Utilizando la función SI determina a que AÑO DE E.B. deberá asistir cada niño de la lista cumpliendo la siguiente condición: 5 años EDUCACIÓN INICIAL, 6 años PRIMER AÑO, 7 años SEGUNDO AÑO. además determina el género de cada niño en FEMENINO Y MASCULINO, usando los siguientes condicionantes 1 = FEMENINO y 2 = MASCULINO.

OTRAS FUNCIONES Función AHORA() Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora. Ejemplo: =AHORA() devuelve la fecha y hora actual.

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Función FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado. Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.

Función MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas la cadena de texto. Ejemplo: =MAYUSC("conviérteme a mayúscula") devuelve "CONVIÉRTEME A MAYÚSCULA"

Función MINUSC(texto) Convierte a minúsculas la cadena de texto. Ejemplo: =MINUSC("VENGA Y AHORA A MINUSCULA") devuelve "venga y ahora a minúscula"

Función MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a texto un número usando el formato de moneda. Ejemplo: =MONEDA(25;2) devuelve "25,00 € "

Función NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano, el parámetro forma indica el estilo de simplificación de la conversión. El parámetro forma puede tener los siguientes valores. 0 u omitido - Clásico 1 - Más conciso 2 - Más conciso 3 - Más conciso 4 – Simplificado

Función PI() Devuelve el valor de la constante pi con 15 digitos de precisión. Ejemplo: =PI() devuelve 3,141592654

Función POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada. Ejemplo: =POTENCIA(2;5) devuelve 32

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FORMATO CONDICIONAL El formato condicional resalta datos que cumplen con una determinada condición. Estos datos pueden ser resaltados mediante rellenos de color en las celdas, cambios de tipo de tamaño y color de fuente, aplicación de bordes, barras de datos, escalas de color, iconos, entre otros. Esta opción esta ubicada en la ficha INICIO, grupo de opciones ESTILOS, botón FORMATO CONDICIONAL. A continuación se despliega un menú de opciones y el usuario podrá escoger lo que se ajuste a sus necesidades. El formato condicional ya tiene preestablecidas algunas reglas, las mismas que pueden ser modificadas, en le caso de ser necesario.

Así también el usuario podrá crear sus propias reglas, dando CLIC en la opción NUEVA REGLA. A continuación observe la ventana donde podrá hacerlo.

En esta ventana el usuario puede seleccionar dentro de seis tipos de reglas: 53

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APLICAR FORMATO A TODAS LAS CELDAS SEGÚN SUS VALORES. 1. Seleccionar la celda o rango de celdas al que va aplicar este formato. 2. Puede aceptar las opciones predefinidas por el programa o modificarlas, escogiendo un nuevo estilo de formato, colores para los valores mínimos y máximos. 3. Al aceptar los datos presentarán los colores escogidos que se representan los valores más bajos y altos. También podrá apreciar degradados de esos dos colores.

APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LAS CELDAS QUE CONTENGAN…….

En esta ventana el usuario puede especificar operaciones de relación como: entre, mayor que, mayor o igual que, menor que, entre otros. También podrá digitar los valores numéricos que desea resaltar y especificar el formato a su criterio.

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APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LOS VALORES CON RANGO INFERIOR O SUPERIOR.

Se puede especificar cuantos valores de un rango de datos deben ser resultados, mediante un formato específico. Por ejemplo en esta ventana se indica que de un grupo de datos se resalten los diez valores más altos. Una vez más, el usuario puede modificar estas especificaciones según sus necesidades.

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APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LOS VALORES QUE ESTÉN POR ENCIMA O POR DEBAJO DEL PROMEDIO. De un rango de datos, se puede resaltar los valores que estén por encima o por debajo del promedio. Para comprobarlo, primero obtenga el promedio de un rango de números, en este caso es 15,75 y luego aplique este formato; solo los valores mayores al promedio quedarán resaltados o los menores dependiendo de lo escogido por el usuario.

APLICAR FORMATO ÚNICAMENTE A LOS VALORES ÚNICOS Y DUPLICADOS Es claro que de un rango de datos, quedarán resaltados los valores que se repitan o que sean únicos, dependiendo lo seleccionado por el usuario. En este ejemplo podemos observar de color rojo y estilo cursiva los números duplicados.

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UTILICE UNA FÓRMULA QUE DETERMINE LAS CELDAS PARA APLICAR FORMATO. Este formato resaltará únicamente celdas que contengan fórmulas, pero según lo especificado por el usuario en la siguiente ventana:

En el ejemplo, el usuario desea resaltar celdas que contengan la fórmula =A2*B2, con el color naranja. En la casilla, DAR FORMATO a los valores donde esta fórmula sea verdadera: se especifica la fórmula, cualquiera que fuera esta. No olvidar que toda fórmula empieza con el signo igual.

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Los gráficos estadísticos son un medio visual que representan datos, con la finalidad de facilitar su interpretación y comprensión.

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Existen varios tipos de gráficos estadísticos. Cada tipo de gráfico a su vez, tiene subtipos o diferentes modelos. A continuación una lista de ellos.

Columna Línea Circular Barra Área X Y (Dispersión) Cotizaciones Anillos Burbuja Radial Los más utilizados son COLUMNA, LÍNEA, CIRCULAR, por su sencillez a la hora de representar datos.

PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO ESTADÍSTICO En primera instancia se debe ingresar los datos en un ahoja de cálculo.

A continuación seleccione el rango de celdas, como lo indica la imagen anterior. Donde se ha resaltado el rango A3:D8, el mismo que indica con que datos se elaborará el gráfico estadístico. 58

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De clic en la ficha INSERTAR, grupo de opciones GRÁFICOS, botón OTROS GRÁFICOS. Del menú desplegable, seleccionar TODOS LOS TIPOS DE GRÁFICOS, para que aparezca la siguiente ventana:

Una vez escogido el tipo de gráfico, a criterio del usuario, presione aceptar y observará en pantalla el siguiente resultado.

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El gráfico estadístico constituye a su vez un plano cartesiano. En el eje de las X, podemos observar los diferentes tipos de programas y en el eje de las Y, los valores numéricos que representan las preferencias por un determinado grupo de personas. Las columnas tienen diferentes colores y es la leyenda, ubicada a la derecha del gráfico, la que facilita su interpretación. Mujeres, representadas por un color, los hombres de un color diferente y los niños (as) por otro color.

MODIFICACIÓN DE UN GRÁFICO ESTADÍSTICO El usuario puede hacer modificaciones en su gráfico, como agregar títulos, reubicar el cuadro de leyenda, cambiar los colores del gráfico, modificar los datos, entre otros. Una vez insertado el gráfico estadístico, se activan nuevas fichas en la cinta de opciones como:

DISEÑO

PRESENTACIÓN

FORMATO

Cada una de las fichas tiene sus propias opciones para modificar el gráfico según las necesidades del usuario

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Trabajo Práctico Estadístico de los productos más consumidos en el mercado

Alimento Supermercad Supermercad Supermercad Suma Promedi Precio s o1 o2 o3 o Mínimo Azúcar

$ 0,90

$ 1,00

$ 0,50

Fideos

$ 2,10

$ 3,20

$ 1,80

Harina

$ 2,60

$ 2,80

$ 1,66

Precio Máximo

Totales

1) Calcular el valor que contendrá la celda suma (recuerde que lo puede hacer en forma manual siempre colocando primero el símbolo =, o utilizar la opción Auto suma que se encuentra en la barra de herramientas.) 2) El promedio es igual a la suma dividido 3 (recuerde que lo puede hacer en forma manual siempre colocando primero el símbolo = , o utilizar la función promedio que se encuentra en el menú insertar  Función, luego elegir la opción todas y buscar Promedio y le indicamos con el mouse las celdas de las cuales queremos calcular el promedio que en este caso es por ejemplo el valor del Yogurt para el supermercado 1, supermercado 2 y supermercado 3 ) 3) Calcular cual es el mayor y el menor precio de cada uno de los productos. (recuerde que debe insertar una función que se encuentra en el menú insertar  Función, luego elegir la opción todas y buscar min o max según corresponda) 4) Columna Descuento contendrá un 30% del Precio mínimo. 5) La fila Totales deberá contener la sumatoria de todas las columnas. 6) Realizar un gráfico entre las columnas Alimentos y Supermercado 1 (recuerde que debe seleccionar las dos columnas pero nunca seleccionar el título de las mismas (Como por ejemplo “alimentos” y “supermercado1”). 7) Realizar un gráfico entre las columnas Alimentos y Precio Máximo supermercado 1 (recuerde que debe seleccionar la primer columna presionar la tecla Control y sin soltar la tecla seleccionar la otra columna. Luego debe insertar el gráfico que se encuentra en el menú insertar  Grafico.

Descuento