STR Vision DWM by digitecno

DWM document & workflow management

il futuro che vorresti Il futuro delle applicazioni software è già realtà: STR VISION DWM dà inizio alla nuova era delle soluzioni per il mondo delle costruzioni. STR VISION nasce dalla ricerca e sviluppo di STR e coniuga l’esperienza di oltre 30 anni vissuti a fianco delle PA, Aziende Multiutilities, Committenti pubblici e privati, con le migliori tecnologie informatiche. Il risultato è straordinario: tutto è più semplice, veloce, sicuro, condivisibile. Oggi è possibile decidere e operare con facilità, anche nel campo della gestione documentale con STR VISION DWM. Espandi la tua visione, moltiplica le tue capacità, allarga la tua prospettiva: c’è STR VISION.

SEMPLICE L’interfaccia completamente nuova di STR VISION DWM permette di lavorare massimizzando efficienza e produttività, mettendo a disposizione maschere dinamiche che consentono di utilizzare al meglio tutto lo spazio disponibile, adattando l’applicazione al proprio modo di operare, alla propria visione; con input dati del tutto analoghi a quelli di Microsoft Office 2007.

INNOVATIVO STR VISION DWM sfrutta appieno la tecnologia di Microsoft SharePoint che consente l’utilizzo della procedura in ambienti Intranet, Internet ed Extranet al fine di potenziare al massimo la possibilità di archiviazione e consultazione in realtà distribuite. In questo modo si possono guadagnare notevoli vantaggi in termini di condivisione di informazioni e documenti e miglior collaborazione tra le diverse aree aziendali. Viewer avanzati consentono di poter stampare direttamente fino a 250 tipi diversi di documenti senza bisogno di aprire il documento con il programma originario.

AFFIDABILE La solidità della piattaforma tecnologica di STR VISION DWM consente di gestire le informazioni e i documenti sia delle commesse più semplici nonché di quelle più complesse, sempre inserendo i dati una sola volta, e operando con tutte le funzioni del prodotto in piena sicurezza. Il massimo dell’affidabilità e sicurezza si raggiunge con la tecnologia di Microsoft SharePoint che archivia tutti i dati e le informazioni connesse direttamente in un database di MS SQL SERVER.

COMPLETO STR VISION DWM è la soluzione completa per la gestione dei processi gestionali e documentali. I processi di acquisizione, archiviazione e consultazione sono gestiti anche attraverso l’interoperabilità con Microsoft Office, Microsoft Outlook, Autocad e i gestionali quali STR VISION e Edili/Impiantisti/Immobiliari solutions. In questo modo è possibile acquisire documenti in entrata, in uscita e interni potendoli organizzare per commessa, per cliente/ fornitore, per area, per settore o ufficio.

introduzione

L’archiviazione digitale dei documenti migliora i processi L’era informatica ha portato radicali cambiamenti nella società industriale per quanto riguarda sia gli aspetti produttivi che per quelli prettamente gestionali. Cambiamenti che si configurano non solo in un mutato approccio nei confronti dell’organizzazione del lavoro, ma anche in nuovi supporti e nuove modalità di gestione dei fattori di produzione. Una delle trasformazioni di maggiore impatto nella struttura operativa delle imprese di costruzioni e impiantistiche, società d’ingegneria e pubbliche amministrazioni è quella attinente all’elaborazione e gestione dei documenti, siano essi di natura amministrativa, gestionale oppure tecnica. All’interno delle organizzazioni si è venuto a creare un enorme volume di contenuto non strutturato, ad esempio documenti e messaggi di posta elettronica che spesso è in uno stato di totale disorganizzazione al punto di impedire l’utilizzo adeguato di queste preziose risorse e quindi il miglioramento delle comunicazioni e l’aumento di efficacia dei processi. Anche se non completamente scomparsa, la carta è sempre più supporto di sola “visualizzazione” delle informazioni,

che vengono invece trasmesse, gestite ed archiviate in formato elettronico. Tale cambiamento impone una trasformazione anche nelle procedure di gestione globale dei documenti, introducendo la necessità di fare affidamento su strumenti del tutto nuovi e soprattutto appositamente sviluppati. Una necessità ancora più sentita dove l’interazione tra informazioni e documenti diversi, quali elaborati tecnici, capitolati, prezziari, documenti contabili, è fondamentale per elevare l’efficienza complessiva e di conseguenza la redditività di ogni progetto. Una corretta gestione documentale non può prescindere dal considerare alcuni aspetti quali la gestione dell’archiviazione, la possibilità di recupero delle informazioni in tempi rapidi, il controllo degli accessi, la sicurezza dei dati, la gestione dei flussi, la creazione di nuovi documenti. Ma è soprattutto la condivisione in tempo reale di documenti e informazioni tra tutti gli operatori che, a diverso titolo, partecipano alla progettazione e alla costruzione di un’opera o di un progetto il vero campo di prova contemporaneo per garantire efficienza, precisione e rapidità nella realizzazione dell’intervento previsto.

La gestione documentale con STR Vision DWM Progetto

• Gli attori coinvolti nel progetto sono molteplici • I documenti sono complessi (DWG) e tra loro correlati

Per le Imprese • Tutti gli operatori devono poter utilizzare il sistema immediatamente

• Necessità di controllare le revisioni dei disegni e dei contratti

• Necessità di integrare le applicazioni aziendali di uso quotidiano (Office, Outlook, CAD, STR Vision)

• Distribuzione dei documenti controllata in base a ruoli

• Crea contenuti arricchiti di metadati attraverso una libreria di modelli aziendali

• Tracciabilità delle informazioni

• Supporto ai processi di Qualità aziendale

• Necessità di condividere documenti di grande dimensione tramite internet

• Workflow approvativi per aumentare l’efficienza aziendale

STR VISION DWM: il primo software di gestione documentale per chi opera nel settore delle costruzioni STR VISION DWM consente di controllare e integrare dati, documenti e informazioni in tutte le fasi della commessa, sia facilitando la collaborazione fra i diversi operatori, sia utilizzando i canali Intranet, Internet o Extranet. Con STR VISION DWM è possibile archiviare, condividere e ricercare qualsiasi documento in modo ordinato con facilità e rapidità. Il software acquisisce e archivia documenti in formato digitale, ne consente la condivisione e la visualizzazione veloce grazie all’integrazione con Office, Outlook e AutoCAD e al viewer integrato, in grado di fornire il miglior supporto disponibile per la lettura dei documenti (Adobe Acrobat,

Autodesk DWF, Microsoft Visio, etc.). Basato su Microsoft SharePoint, soluzione web based per la collaborazione aziendale, completamente integrato con le altre aree, STR VISION DWM, permette la gestione di documenti di qualunque tipo: disegni, preventivi, ordini e contratti, DDT e fatture, comunicazioni, e-mail e altro ancora. Per l’utilizzo di tutte le funzionalità di STR Vision DWM è necessario l’uso di server proprietari. Solamente il modulo Vision Organice è utilizzabile sia su un’infrastruttura proprietaria che online attraverso i Microsoft Online Services.

Architettura di STR VISION DWM

Internet Explorer

Organice

STR Vision DWM - AMD

Internet Explorer

Organice

STR VISION DWM - SYA WINDOWS SHAREPOINT SERVICES 3.0 (WSS) SQL Server Storage

IIS Web

SHAREPOINT ONLINE (BPOS)

WINDOWS SERVER 2008 INFRASTRUTTURA PROPRIETARIA

INFRASTRUTTURA WEB

Applicazioni Microsoft Applicazioni STR Vision DWM SQL Server Storage 5

i processi

STR VISION DWM consente di affrontare efficacemente i tre processi principali che caratterizzano una gestione documentale: l’acquisizione, l’archiviazione e la consultazione dei documenti. Acquisizione E’ il processo riguardante l’acquisizione in formato “digitale” dei documenti che si desidera archiviare. In ogni azienda infatti i documenti possono essere di diversi tipi e formati come pure avere fonti ed origini diverse. In particolare i documenti potrebbero arrivare o essere emessi già in formato “digitale” ( es. Email, file di Word o di Autocad, PDF,etc.) oppure in formato “cartaceo” (es. Fax, lettere, circolari, documenti firmati): nel primo caso il documento viene acquisito facilmente attraverso funzioni semplici come copia-incolla o salvataggi guidati dei file; nel secondo caso invece i documenti dovranno essere prima trasformati in file con strumenti quali scanner e/o stampanti laser multifunzione.

STR Vision DWM offre una soluzione a tutte queste problematiche. Grazie all’integrazione con il gestionale, documenti quali preventivi, ordini, certificati di pagamento, ddt e fatture vengono acquisiti e successivamente archiviati e protocollati automaticamente. Attraverso il modulo ORGANICE EXPLORER è possibile acquisire in modalità integrata documenti da Outlook (email e fax elettronici), da Autocad e da Office. Infine attraverso la procedura di AMD è possibile organizzare un sistema di acquisizione massiva dei documenti con l’utilizzo di etichette barcode e scanner.

Dai gestionali STR basta un clic per l’archiviazione automatica di un documento.

Ricevimento documenti

Scansione

Segreteria Uff. Acquisti

Integrazione con i gestionali STR

Amministrazione Uff. Vendite Uff. Tecnico Classificazione

Distribuzione / Archiviazione

Impaginazione

Il processo di acquisizione dei documenti Archiviazione Comprende le attività che servono per protocollare e salvare in raccolte definitive i documenti una volta acquisiti. Il processo di archiviazione è dato dalle seguenti attività: instradamento e salvataggio nelle raccolte/cartelle di destinazione; aggiunta di informazioni/metadati ad ogni file archiviato in base a parametri definiti; protocollazione; avvio di processi di workflow autorizzativi. STR Vision DWM consente di configurare la struttura di archiviazione dei documenti mediante la definizione di aree, archivi (siti) e cartelle (raccolte). In particolare sono

disponibili già delle configurazioni tipo a seconda del tipo di utente (Impresa, Studio ingegneria) nonché annessi modelli di siti e raccolte.

Ogni documento viene salvato con tutte le informazioni e il proprio protocollo.

i processi

In sostanza, ad ogni commessa avviata è possibile associare automaticamente un archivio di cartelle corrispondenti alle tipologie di documenti ed elaborati relativi alla commessa stessa: piani di sicurezza, comunicazioni, disegni, certificati di pagamento, fatture, ordini, preventivi, contratti. E’ possibile ovviamente modificare i modelli proposti, scegliere di definirne di nuovi nonché modificare e personalizzare ogni sito e raccolta con l’aggiunta di nuove cartelle o di nuovi campi. All’integrazione di STR VISION DWM con i gestionali STR consegue in automatico sia la predisposizione della struttura di organizzazione dei documenti suddividendoli per cantiere, cliente, e fornitore, sia l’archiviazione dei documenti; negli altri casi l’utente viene guidato nell’effettuazione dell’operazione. Per esempio, un ordine fornitore creato dal modulo Approvvigionamenti di STR Vision Admin, una volta lanciata la stampa, verrà

automaticamente salvato nella cartella Ordini del Fornitore con tanto di informazioni annesse quali data ordine, oggetto, importo, commessa e n°protocollo; diversamente, per archiviare una e-mail ricevuta, l’utente accederà direttamente da Outlook all’elenco delle cartelle del sistema documentale, deciderà dove salvarla e contemporaneamente ne indicherà le informazioni. Del documento è infatti possibile memorizzare non solo l’immagine, ma una serie predefinita di attributi, espandibile dall’utente, utili ad identificarlo, classificarlo, organizzarlo e ricercarlo. STR VISION DWM dispone di funzioni per la protocollazione dei documenti, con possibilità di definirne la struttura in modo parametrico. Parallelamente al processo di archiviazione per ogni cartella di destinazione è possibile gestire altre funzioni importanti quali versioning, notifiche automatiche e workflow autorizzativi.

Strumenti di ricerca, filtri e preview consentono di trovare e visualizzare ogni documento.

Consultazione E’ l’insieme delle attività che consentono di ricercare, visionare e modificare i documenti precedentemente archiviati. STR VISION DWM offre diverse modalità d’accesso all’archivio documentale nonché la possibilità di attivare criteri di ricerca multipli, filtri e ordinamenti, viste appositamente studiate. Il modulo ORGANICE EXPLORER in particolare permette di accedere ai siti e alle raccolte attraverso la scelta degli archivi da consultare, una navigazione per cartelle all’interno delle quali è possibile ordinare e filtrare i documenti in base alle informazioni collegate ai singoli documenti. Un’altra funzione importantissima di ORGANICE EXPLORER è quella di permettere la consultazione in preview e stampa di circa 250 tipi diversi di file quali PDF, Word, Excel, e-mails, DWG e tanti altri, senza bisogno di aver installato l’applicativo originario che li ha creati.

La consultazione dei documenti è possibile anche attraverso Internet Explorer o Firefox; in questi casi si possono vedere, ordinare o filtrare le informazioni relative ai documenti ma per visualizzarli occorre avere installati i relativi applicativi. Per quanto riguarda la possibilità di effettuare ricerche estese, nel caso il sistema sia installato in un ambiente WSS il programma consente di ricercare per una o più parole a livello di nome file e metadati all’interno di tutto l’archivio. Per necessità di ricerche Full Text occorre installare STR Vision DWM in un ambiente MOSS 2007 (vedi pag.14). Su richiesta è possibile realizzare delle personalizzazioni di viste di navigazione dei documenti e dei relativi metadati. L’attività di consultazione comprende anche le funzioni di modifica e visibilità di chi sta in quel momento utilizzando un documento.

INTERNET SEDE PRINCIPALE

CANTIERE Pc scanner SEDE SECONDARIA Pc scanner

STR VISION DWM consente la ricerca e la consultazione dei documenti agli operatori sia interni che esterni all’azienda

PARTNER O COLLABORATORI ESTERNI Pc

SYA - system automation

STR VISION DWM è composto da 3 moduli: SYA – System Automation ORGANICE EXPLORER AMD – Acquisizione Massiva Documenti

SYA: system automation SYA (SYstem Automation) è il modulo di STR VISION DWM basato su Microsoft Share Point che include le funzioni principali della gestione documentale e permette: L’archiviazione in modelli di siti e raccolte L’integrazione con STR VISION e le linee Solutions La gestione del protocollo

Modelli di siti e raccolte SYA consente di archiviare documenti prodotti dal gestionale o acquisiti dall’esterno in “siti” e “raccolte” generati da modelli predefiniti. Sono disponibili differenti modelli di sito in relazione alla tipologia di realtà organizzativa considerata (Studi Tecnici, Imprese, etc.). All’interno di questi modelli i siti sono ulteriormente suddivisi in Clienti, Fornitori, Cantieri (Progetti). I documenti confluiscono in raccolte presenti nei siti e diversificate per tipologia di documento. In ciascuna di esse è possibile memorizzarne non solo l’immagine

del documento ma una serie predefinita di attributi, espandibili dall’utente, utili ad identificarlo, classificarlo, organizzarlo e ricercarlo. I documenti possono essere archiviati manualmente o automaticamente mediante l’integrazione con altri applicativi. Gli attributi del documento possono riferirsi a definizioni provenienti dagli applicativi STR (automatismi) oppure essere costruiti dinamicamente (protocollo) o ancora valorizzati manualmente.

Navigazione siti con dettaglio raccolta ordini fornitore.

Integrazione con i gestionali STR SYA è integrato con STR VISION e con Edili, Impiantisti e Immobiliari solutions. I principali documenti prodotti o acquisiti da tali applicativi vengono archiviati nella Gestione Documentale in modo completamente trasparente oppure su richiesta all’utente finale (opzione configurabile). I siti e le relative raccolte vengono creati in modo automatico alla generazione della relativa anagrafica (Cliente/Fornitore/Cantiere) oppure alla archiviazione di un primo

documento. Tutti gli attributi dei documenti archiviati automaticamente sono compilati in autonomia dal sistema di archiviazione senza necessità di input manuale dell’utente. L’integrazione inoltre aggiorna automaticamente sul sistema documentale una rubrica contatti, l’anagrafica delle aziende, l’elenco dei siti, l’elenco generale protocolli e altre informazioni a supporto dell’intero processo di archiviazione.

Gestione del protocollo SYA fornisce inoltre un sistema di protocollazione documenti altamente parametrico. La struttura del protocollo, definibile in modo univoco per tutti i documenti della Gestione Documentale così da garantire la stabilità e la correttezza dei codici generati, può essere composta in modo flessibile dall’amministratore del sistema.

Tramite l’Elenco Generale Protocolli i documenti archiviati possono essere visualizzati in un’unica raccolta ordinabile e raggruppabile per differenti attributi quali l’Azienda, la Data del Protocollo, il Tipo di Sito (Cliente, Fornitore, Cantiere),

Sistema di protocollazione documenti.

Organice Explorer

Organice Explorer Organice Explorer è il modulo che consente l’accesso ai siti e alle raccolte del sistema di gestione documentale attraverso efficaci strumenti che aumentano la produttività degli operatori e facilitano l’integrazione con le applicazioni del mondo Office e CAD. Sistema di ricerca e navigazione Il sistema di ricerca può essere per struttura di progetto, per metadati o per blocchi di testo. Il motore di ricerca di Organice Explorer permette quindi di disporre di diverse modalità per trovare i documenti velocemente senza liste o librerie: è impostato quindi per ricer-

che full text con la possibilità di ricerche multiple per criterio e logica Booleana. I risultati sono poi presentati in un’apposita Finestra di Ricerca, dalla quale è possibile approfondire partendo dai risultati.

Ordinamento e filtro dei documenti nella modalità preferita.

Integrazione con MS Office Organice Explorer integra Microsoft Office con SharePoint, rendendo più semplice il salvataggio e recupero dei documenti di Office in e da SharePoint. Grazie alla Organice Explorer toolbar installata in ogni applicazione Office (Word, Excel, Powerpoint, Project, Visio) gli utenti possono aprire facilmente i documenti da SharePoint e salvarli dentro lo

stesso SharePoint, compresi i file CAD. La creazione di nuovi documenti Office può avvenire anche direttamente da Organice Explorer: sono a disposizione modelli specifici di layout quali lettere, fax, disegni e e-mail. I documenti possono poi essere agilmente salvati da Windows Explorer a Organice Explorer utilizzando la funzione “drag and drop”.

Integrazione con MS Outlook L’integrazione con Microsoft Outlook, e la presenza della toolbar di Organice Explorer all’interno di questo, fa sì che gli utenti possano salvare e-mail e allegati di queste direttamente all’interno di SharePoint, i cui metadati vanno a formare automaticamente le proprietà delle e-mail. È possibile creare nuove e-mail anche da Organice Explorer, utilizzando i modelli disponibili e si ha la possibilità di allegare qualsiasi documento da SharePoint. La funzione “send and save” permette di inviare e salvare contemporaneamente le e-mail all’interno di SharePoint. Archiviazione diretta delle e-mail.

Integrazione con le applicazioni AutoCAD L’integrazione con Autodesk e gli altri sistemi CAD consente un supporto completo sia per i file XREF e TITLE BLOCK. I meta dati di SharePoint possono essere collegati direttamente

al tuo CAD cosicché il documento è automaticamente sincronizzato con il disegno nel suo progredire sfruttando Autodesk Real DWG Technology.

Barra degli strumenti di Organice in Autocad.

Organice Explorer

Viewer Organice Explorer possiede un Viewer integrato che supporta oltre 250 formati di file diversi. Questo permette a tutti gli utenti di aprire e vedere immediatamente i documenti desiderati, compresi anche i disegni CAD, senza necessariamente possedere le applicazioni originarie. Altri Viewer quali Adobe Acrobat Reader, Autodesk Design Review e Microsoft Visio possono essere utilizzati per vedere nel modo ottimale specifici formati file. I tempi

di ricerca vengono quindi fortemente ridotti e diminuisce anche il rischio di modifiche ai documenti non volute o autorizzate. Lo stesso strumento dĂ la possibilitĂ di effettuare stampe e di attivare funzioni tipiche del tipo di file: per esempio, per i file di Autocad, Ă¨ possibile sia stampare in diversi formati sia attivare e disattivare differenti layers.

Il Viewer di Organice Explorer permette di visualizzare e stampare circa 200 tipi diversi di formati file.

AMD

AMD: acquisizione massiva documenti AMD fornisce, sia in modalità integrata agli applicativi di STR VISION e delle linee Solutions, sia in modalità stand alone, un sistema di archiviazione massiva dei documenti ricevuti in azienda. Questi vengono etichettati con un barcode sulla prima pagina oppure su foglio a se stante e successivamente riposti nel cassetto di alimentazione di uno scanner multi pagina (*) così da evitare scansioni manuali dei singoli fogli. Tramite il barcode i documenti vengono automaticamente rintracciati in tutte le successive fasi di elaborazione. Le gestioni di linea Solutions e Vision alle quali è possibile associare documenti esterni o per mezzo delle quali è possibile emetterne sono state dotate della capacità di acquisire i barcode da dispositivo di lettura ottica (in emulazione tastiera). Tramite apposita

applicazione è possibile generare e stampare i barcode, verificare l’esito delle operazioni di acquisizione immagini ad opera dello scanner, valorizzare tutte le informazioni associate anche quando i documenti siano destinati a raccolte definite autonomamente dall’utente. E’ inoltre possibile etichettare documenti prodotti dagli applicativi di linea Solutions e Vision con barcode così che, una volta inviati al destinatario, questi possano ritornare in azienda sottoscritti e confluire in modo completamente automatizzato nelle raccolte di destinazione (consultare i requisiti di sistema per verificare compatibilità dell’hardware).

(*) L’hardware non è compreso nel modulo.

AMD - Acquisizione Massiva Documenti Generazione barcode etichette Classificazione e scansione asincrone Riconciliazione metadata ed immagine

Applicazione per la generazione delle etichette barcode e per la valorizzazione dei metadata nel processo di AMD.

accessori hardware per AMD Per ottimizzare al meglio il modulo AMD del sistema documentale STR Vision DWM, grazie alla collaborazione con EPSON e DACOM, proponiamo un pacchetto hardware costituito da: Componente hardware Scanner EPSON GT-S50 Stampante EPSON TM-L90 Lettore barcode lineare Honeywell 3200

Scanner EPSON GT-S50 Affidabile ed economico, Epson GT-S50 consente un’acquisizione rapida e di altissima qualità dei documenti aziendali con velocità di scansione fino a 25 pagine e 50 immagini al minuto. Grazie all’alimentatore automatico di documenti è possibile acquisire grandi quantità di documenti proprio per soddisfare le esigenze di AMD. E grazie alla tecnologia Epson ReadyScan si può cominciare a lavorare fin da subito.

Stampante EPSON TM-L90 Assicura velocità e prestazioni di massimo livello. Costituisce un elemento indispensabile per la stampa dei barcode e la catalogazione dei documenti.

Honeywell 3200 Lettore barcode lineari Il 3200 consente una elevata qualità di lettura dei codici a barre lineari ed una piacevole ergonomia, integrata in una soluzione economica ed affidabile per un’ampia gamma di applicazioni. Il 3200 rappresenta la soluzione ideale sia che si desideri automatizzare una procedura ancora manuale (carta e penna), sia che si necessiti di un lettore di codici a barre di qualità elevata, ma economicamente conveniente, per sostituire dispositivi già in uso.

guida alla scelta della piattaforma

Funzionalità aggiuntive di Business Intelligence and Content Management

Conservazione sostitutiva

Acquisizione massiva documenti AMD

Visualizzazione stile Outlook Organice Explorer

Protocollazione e integrazione con il gestionale STR SYA

Workflow

Condivisione documenti

Grazie alla scelta dell’architettura Microsoft, STR propone diversi livelli di software e servizio in base alle esigenze. Tutte le soluzioni garantiscono la massima sicurezza e affidabilità proprio perché basate su standard di mercato. Grazie a Live Workspace è possibile iniziare a scambiare sul web i documenti senza costi mentre attivando i Microsoft Online Services puoi avere più funzionalità di profilazione dei dati, di ricerca e di workflow. La scelta di una soluzione proprietaria permette in più l’attivazione di tutti i moduli DWM sia sui Windows Sharepoint Services (già compresi all’interno di Windows 2003/2008 Server) che su Moss 2007 (Microsoft Office Sharepoint Server 2007). La scelta di Moss 2007 consente di migliorare gli strumenti di ricerca e workflow e aggiungere funzionalità di business intelligence e content management.

Servizi gratuiti: Microsoft Office Live Work Space Servizio online (in affitto) Servizi a pagamento: Microsoft Online Services

Server proprietario

WSS: Windows Sharepoint Services 3.0 - Microsoft Windows Server 2008

MOSS: Microsoft Office Sharepoint Server 2007

Contesto applicativo: gli studi professionali

L’introduzione del sistema STR VISION DWM nello studio tecnico e nella società di ingegneria permette di soddisfare nuove esigenze organizzative. Di seguito un esempio concreto di come STR VISION DWM può migliorare i processi aziendali all’interno dell’ufficio e nella condivisione con l’esterno. Gestione documentale interna all’ufficio Tutti i documenti digitali prodotti in ufficio, con qualsiasi applicazione software, diventano oggetti del sistema documentale con attributi quali autore, data di inizio, data di ultimazione, versione (revisione), categoria, stato, etc.. Anche i documenti provenienti dall’esterno vengono acquisiti tramite scanner per l’immediata fruibilità di tutti. In questo modo sia i documenti delle singole commesse che i documenti di rilevanza aziendale sono sempre disponibili e di facile consultazione per tutti coloro che sono autorizzati ad accedervi. A distanza di anni rimangono disponibili le informazioni relative ai progetti, che aiutano a comprenderne meglio il significato: partecipanti, autori dei disegni, responsabile di una relazione, etc. Le notevoli quantità di tempo risparmiate per la ricerca dei documenti possono essere finalmente investite in attività produttive. La semplicità di utilizzo di STR VISION DWM e la possibiltà di accedere tramite interfaccia browser (internet explorer, firefox, etc) o tramite la intuitiva interfaccia stile outlook (STR vision DWM modulo Organice Explorer) consente a tutti i dipendenti di iniziare immediatamente ad utilizzare il sistema e, ai collaboratori esterni che operano per talune commesse, di lavorare accedendo solo ai loro documenti senza perdite di tempo e costi aggiuntivi. La possibiltà di integrare la soluzione di gestione documentale con i servizi di posta elettronica e chat di Microsoft permettono di avere un sistema di collaborazione e condivisione dei documenti completamente integrato. 18

Gestione documentale esterna La necessità di gestire i documenti scambiati con l’esterno (collaboratori, clienti, fornitori, enti appaltanti, etc.) diventa ogni giorno più impellente. I modi per risolvere questa problematica sono molteplici: si va dall’apertura della propria intranet aziendale all’esterno con un sistema VPN, all’affitto di server o porzioni di essi presso server farm attrezzate. L’affitto all’esterno di una porzione di server su tecnologia Microsoft Sharepoint Services consente di utilizzare sia in ufficio che fuori lo stesso tipo di interfaccia browser o stile outlook. E’ possibile acquistare lo spazio e destinarlo alla condivisione dei dati di uno o più progetti per consentire ai propri partner, fornitori e clienti di accedere alle informazioni; oppure, è possibile acquistare lo spazio e destinarlo all’archiviazione di tutta la propria documentazione.

Dall’intervista a NCA Enginnering Srl di Milano, cliente STR per la procedura STR Vision DWM: “In una struttura articolata come la vostra, quanto è importante utilizzare uno strumento di gestione documentale come STR VISION DWM?” “Una gestione efficiente è molto importante: siamo abituati a lavorare con società multinazionali con diverse sedi in Italia e all’estero. Questa piattaforma ci ha offerto l’opportunità di lavorare trovando una soluzione a questa esigenza”

Contesto applicativo: l’impresa

L’introduzione del sistema STR VISION DWM nell’impresa di costruzioni edili e d’impiantistica, consente l’integrazione dei dati con i documenti. Di seguito alcuni esempi concreti di utilizzo di STR Vision DWM.

La gestione documentale nei contesti applicativi Nell’azienda la gestione documentale avviene in modo naturale e secondo le procedure prestabilite, nello svolgimento delle attività quotidiane, contestualmente alla gestione dei dati strutturati: i documenti disponibili in formato digitale (quelli prodotti dai vari moduli di STR VISION, dal CAD, da MS Office, da Outlook, etc.) sono archiviati

automaticamente nel database di STR VISION DWM; quelli ricevuti in formato cartaceo (dai fornitori, dai partners, dai collaboratori, etc.) sono trasformati in formato digitale e anch’essi archiviati. Tutti i documenti sono indicizzati e Il sistema di gestione documentale permette all’impresa di interagire con rapidità e sicurezza con i suoi interlocutori esterni. COMMITTENTI

INTERNET

• Appalto: valutazione costi, offerta, contratto, ...

PROGETTISTI • Elaborati di progetto preliminari, deﬁnitivi, esecutivi: disegni CAD, ...

FORNITORI

Cliente - DOMANDA FASE PRELIMINARE

Industria delle Costruzioni - RiSPOSTA FASE DI PROGETTO

FASE ESECUTIVA

Cliente - UTILIZZO FASE DI ESERCIZIO E GESTIONE

Feedback

SUBAPPALTATORI

CONSULENTI • Tecnologia, ﬁnanza, legale, amministrativa, ...

• Approvvigionamenti: fabbisogni, RDA, RDO, Ordini, DDT, Fatture, ...

ENTI DI CONTROLLO • Leggi, regolamenti, comunicazioni, autorizzazioni, ... • Subappalto: valutazione prezzi, contratto, ...

STR VISION DWM: enterprise content repository

Contesto applicativo: l’impresa organizzati in cartelle per facilitarne la ricerca e la consultazione; inoltre la generazione e l’archiviazione sono integrate con il sistema di workflow approvativo. I committenti, il ciclo attivo Con STR VISION si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti inerenti le relazioni con i clienti: dall’acquisizione dei bandi di gare, alla presentazione delle offerte e dei documenti di partecipazione alle gare d’appalto, alla trasmissione degli elaborati dei SAL, delle fatture, etc. Le funzioni per la gestione documentale

si affiancano a quelle per la gestione dei dati, a quelle di MS Office e Outlook e rendono le attività più veloci, e affidabili. Infatti i documenti e la corrispondenza sono archiviati automaticamente, sono reperibili e consultabili rapidamente e il sistema di workflow approvativo regola l’autorizzazione degli atti relativi ai documenti (Offerte, Contratti, Fatture, etc.).

Il sistema di gestione documentale supporta e migliora i processi interni dell’impresa.

PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

INTRANET

• Pianiﬁcazione commessa • Controllo commessa • Controllo di gestione • Controllo direzionale

COMMERCIALE

FORNITORI E RISORSE INTERNE • Appalti • Sviluppo immobiliare

Cliente - DOMANDA FASE PRELIMINARE

Industria delle Costruzioni - RiSPOSTA FASE DI PROGETTO

FASE ESECUTIVA

Cliente - UTILIZZO FASE DI ESERCIZIO E GESTIONE

Feedback

CERTIFICAZIONE E NORMATIVA

AMMINISTRAZIONE

• Contabilità generale • Dichiarazioni ﬁscali • Tesoreria e ﬁnanza • Bilanci

• Sicurezza • Certiﬁcazione energetica • Sistema qualità

STR VISION DWM: enterprise content repository

• Richiesta d’acquisto • Acquisti • Rilevazione costi: manodopera, subappalti e prestazioni, materiali, attrezzature, noli

Gli Enti di controllo e regolatori Nell’iter di realizzazione delle costruzioni occorre effettuare azioni di segnalazione, richiesta di autorizzazioni, presentazione di certificazioni, etc., previste dai regolamenti vigenti. Ognuno di questi adempimenti richiede la predisposizione di specifici elaborati (ad es. certificazione antimafia, piani di sicurezza etc.): il loro invio, la conservazione ordinata, lo scambio di comunicazioni, e altre attività sono efficacemente supportate dalla gestione documentale di STR VISION. I fornitori, il ciclo passivo Con DWM si gestisce in modo integrato il flusso di dati e documenti che va dalla richiesta d’acquisto al pagamento al fornitore: RDA, Ordini, DDT, Fatture, corrispondenza, etc. Come per il ciclo attivo le funzioni di STR VISION migliorano le attività e ne supportano il governo con il sistema automatico di workflow approvativo sui documenti (RDA, Ordini, Fatture, Pagamenti, etc.). La documentazione tecnica STR VISION consente di gestire i documenti predisposti nella progettazione (nelle fasi preliminare, definitiva, ed esecutiva), negli adempimenti sulle norme di Sicurezza, nella rendicontazione sulle forniture di materiali e di prestazioni d’opera, etc. In particolare i disegni ottenuti con il CAD sono visibili con appositi viewer, senza dover installare il prodotto software con cui sono stati realizzati.

Il miglioramento dei processi e i risparmi sui costi Le soluzioni così predisposte conseguono risparmi effettivi sui costi dovuti ai tempi di archiviazione e ricerca dei documenti, alla duplicazione, al consumo di carta, agli archivi fisici, alla comunicazione con i fornitori ed i

partner, etc. Con la progressione nell’uso del sistema di gestione documentale i processi aziendali diventano più rapidi, ed efficaci; ad esempio gli operatori ed i responsabili di attività – come il pagamento delle fatture passive – per le quali sia stato stabilito di sottoporle a workflow approvativo, controllando a video lo stato del documento interessato stabiliscono immediatamente lo stato di avanzamento dell’iter relativo. La redazione controllata dei documenti è un altro esempio di attività svolta con maggior efficienza tramite la gestione documentale e le sue funzioni di attribuzione della versione, dei compiti specifici agli attori implicati (il redattore, il verificatore) e di esecuzione del workflow approvativo.

Dall’intervista a Leonardo Gherardi di Galfea Costruzioni di Roma, cliente STR: “Quali sono i principali vantaggi che avete dall’utilizzo dell’applicativo?” “Sicuramente il recupero in tempi rapidi delle informazioni: i documenti sono tutti archiviati e protocollati digitalmente e accessibili a tutti coloro che li utilizzano e che hanno i diritti per accedervi. Quando viene inserito un nuovo documento di commessa o viene modificato uno esistente, si genera in automatico una e-mail di notifica a tutte le persone che fanno capo a quella commessa. In questo modo tutti gli interessati vengono avvisati in tempo reale della disponibilità di nuove informazioni. Questa velocità di accesso alle informazioni e condivisione in tempo reale tra tutti gli operatori coinvolti in un processo, aumenta la collaborazione e accelera i tempi di risposta e di realizzazione degli interventi previsti.” 21

Collaborazione e Comunicazione Le soluzioni per la collaborazione e la comunicazione di STR sono basate sulla tecnologia Microsoft. Come nell’area gestione documentale anche in questo contesto è possibile scegliere tra due tipi di modalità: server proprietario o servizio online. La scelta di un server proprietario richiede di dotarsi di hardware e software appropriati (oggi STR fornisce questo servizio tramite una rete di partner sul territorio) mentre la scelta di servizi online consente di utilizzare server Microsoft che garantiscono la massima affidabilità e sicurezza per soddisfare le proprie esigenze. Di seguito verranno presentate due differenti strade per iniziare a collaborare e comunicare online: Microsoft Windows Live servizi gratuiti di base per la posta elettronica e chat e Microsoft Online Services servizi a pagamento per aziende e studi professionali che richiedono maggiore potenza e customizzazione del servizio.

Microsoft Live Queste soluzioni sono pensate per gli utenti che ricercano facilità d’utilizzo, accesso semplificato e flessibilità. I servizi Live sono ideali nelle situazioni in cui gli utenti non hanno accesso al supporto di esperti tecnici

e non richiedono elevati livelli di gestione del sistema. In termini generali, le offerte Microsoft Live sono servizi gestiti dall’utente, senza mediazione IT, che interessano l’intrattenimento, la comunicazione, la produttività. Il servizio prevede posta elettronica (Live Hotmail) e chat (Live Messanger) .

Microsoft Online Services Microsoft Online Services è l’offerta di servizi per le aziende e gli studi professionali che presentano esigenze più avanzate dove potenza e flessibilità sono di importanza cruciale e dove la capacità di controllare l’accesso ai dati, gestire gli utenti, applicare criteri aziendali e soddisfare elevati standard di disponibilita hanno un’importanza fondamentale. Microsoft Online Servicies sono progettati per fornire le prestazioni, la scalabilita, la protezione, le funzioni di gestione e i livelli di servizio necessari per supportare le applicazioni e i sistemi utilizzati dalle aziende e dai professionisti. Tra questi servizi sono inclusi la posta elettronica (Exchange Online), le chiamate VOIP e la chat (Office Communications Online) e i meeting virtuali (Office Live Meeting).

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