Proceso de Optimización de Proyectos de La Fundación Rotaria Preguntas frecuentes Abril de 2012 Preguntas generales P.
¿Qué es el “Proceso de Optimización de Proyectos”?
R.
El Proceso de Optimización de Proyectos (POP)1 es una iniciativa emprendida por La Fundación Rotaria (LFR) con el objeto utilizar estratégicamente a los voluntarios y al personal de Rotary como recurso, a fin de focalizar los esfuerzos de la organización, perfeccionar la calidad técnica de los proyectos, fomentar el diseño de proyectos sólidos, otorgar subvenciones eficaces y medir el impacto alcanzado mediante las áreas de interés. Durante el piloto se dará énfasis al logro de estos objetivos dentro del área de Suministro de agua y saneamiento. EL POP cuenta con seis componentes:
Enunciados de las áreas de interés
Requisitos técnicos
Diseño del proyecto a nivel de club/distrito
Captación de fondos y socios estratégicos
Trámite de la subvención
Monitoreo y evaluación
Los cuatro primeros componentes ofrecen a los rotarios recursos específicos que pueden utilizar en la fase piloto del POP: Enunciados del área de interés de Agua y Saneamiento. Análisis y comparación de tecnologías y actividades en el campo del suministro de agua, saneamiento e higiene que los rotarios pueden aprovechar en la planificación de proyectos. Financiamiento y desplazamiento de equipos de planificación a disposición de los rotarios que emprendan proyectos con presupuestos mínimos de US$200.000. Coordinación del grupo para la gestión de relaciones y lista de contactos 1
Anteriormente “Mecanismo X”. 1
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¿Cómo surge el POP?
R.
Varios líderes sénior de Rotary comunicaron al nuevo secretario general su visión para utilizar más productivamente los recursos de Rotary en apoyo de los proyectos de servicio. Como resultado, el secretario general convocó a un pequeño grupo de rotarios que realizan obras en el área de recursos hídricos para tratar sobre el tema. Para el efecto se realizaron dos reuniones en julio y agosto de 2011 en Evanston, Illinois. El propósito de las reuniones fue identificar un mecanismo que nos permitiera utilizar los recursos de Rotary de manera más productiva y generar un mayor impacto mediante el otorgamiento de subvenciones más eficaces. Tras un detenido análisis del marco de trabajo por parte de los dos órganos rectores de RI y los Comités para la Visión Futura y Planificación Estratégica, el Consejo de Fiduciarios aprobó este programa piloto en su reunión de marzo de 2012, para ser implementado en el transcurso del año rotario 2012-2013.
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¿Cuáles son los objetivos del POP?
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Se han previsto los siguientes resultados: • • • • •
Proyectos de abastecimiento de agua de alta calidad Realce del perfil y la imagen y reputación de Rotary Nuevos recursos para los clubes y voluntarios Mayor financiamiento externo generado por proyectos más sólidos y una mejor imagen pública Transición de proyectos a corto plazo a proyectos a largo plazo y a programas integrales con un enfoque más holístico hacia las necesidades de la comunidad
P.
¿Cuándo se pondrá a prueba el POP?
R.
La fase piloto del POP se llevará a cabo durante el año rotario 2012-2013, el cual abarca del 1 de julio de 2012 al 30 de junio de 2013.
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¿Qué es el Grupo de Acción Rotaria para Agua y Saneamiento?
R.
El Grupo de Acción Rotaria para Agua y Saneamiento (WASRAG, siglas en inglés) fue fundado en 2007 por rotarios interesados en actividades de esta índole. La misión del WASRAG es “apoyar y brindar a los clubes rotarios de todo el mundo los conocimientos necesarios para planificar, financiar y llevar a cabo proyectos sostenibles de suministro de agua, saneamiento y educación sanitaria e higiene donde la carencia sea acuciante, utilizando métodos sencillos, económicos y sostenibles, con la activa participación de los rotarios y en sociedad con las comunidades beneficiarias y organizaciones gubernamentales y no gubernamentales”. Para más información sobre el WASRAG, ingrese a http://www.startwithwater.org. Los Grupos de Acción Rotaria cuentan con el reconocimiento de la Directiva de RI pero funcionan de manera autónoma. 2
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¿Qué papel desempeñará el WASRAG en el POP?
R.
El WASRAG se encargará del desarrollo de recursos técnicos y procesos que pondrá a disposición de todos los rotarios y será responsable de fomentar la activa participación de sus miembros en el logro de los objetivos del POP. El WASRAG ha establecido ya muchos de los elementos del POP, los cuales han sido llevados a la práctica por los integrantes del grupo. En vista de que el WASRAG cuenta en sus filas con un nutrido contingente de rotarios interesados en actividades de agua y saneamiento, muchos de los cuales son expertos en la materia, lo lógico era incluirlos como punto de partida para la elaboración de un mecanismo, a fin de utilizar más eficazmente la experiencia y los recursos de los rotarios.
P.
¿Pueden ayudar también otros rotarios con experiencia en el área de agua y saneamiento?
R.
Se invita también a participar en los diferentes aspectos del POP a los rotarios que no son miembros del WASRAG. Para más información contactar con Krista Batey en krista.batey@rotary.org o al teléfono + 1 847 425 5657.
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¿Qué distritos participarán en la fase piloto del POP? ¿Cómo se seleccionará a los distritos?
R.
Como parte de esta iniciativa, la Fundación ha seleccionado como “distritos receptores” a los siguientes distritos piloto de la Visión Futura.
D-2430 D-3140 D-3360 D-3810 D-4250 D-4651 D-4915 D-9200 D-9600
Los rotarios de tales distritos tendrán a su disposición los recursos del POP a lo largo del año rotario 2012-2013. Sin embargo, no es obligatorio que los distritos receptores usen los recursos del POP. Los distritos seleccionados son una muestra representativa, y fueron elegidos de manera similar al proceso utilizado en la fase piloto de la Visión Futura.
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¿Qué implica el POP para los distritos receptores?
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Los distritos receptores y sus socios de Subvenciones Globales podrán aprovechar varios de los nuevos recursos creados para el POP, a saber: • • •
Enunciados del área de interés de Agua y Saneamiento Análisis y comparación de tecnologías y actividades en el campo del suministro de agua, saneamiento e higiene (WASH, siglas en inglés) Financiamiento y desplazamiento de equipos de planificación a disposición de los rotarios que emprendan proyectos con presupuestos mínimos de US$200.000
Aunque no es mandatorio que los distritos receptores utilicen tales recursos, el piloto del POP constituye para los participantes una oportunidad inigualable de acceso a recursos financieros y técnicos que les permitirán realzar la planificación de los proyectos y obtener resultados sostenibles. Por otro lado, se prevé que con tales recursos se reducirá el nivel de comunicaciones necesarias previo a la aprobación de las Subvenciones Globales, contribuyendo así a un trámite más eficiente de solicitudes. P.
¿Podrá mi club o distrito participar en la fase piloto del POP a pesar de no ser un distrito receptor?
R.
Los distritos que no sean seleccionados como distritos receptores, podrán participar de la siguiente manera: • •
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Ser el patrocinador internacional, a nivel de club o distrito, de un proyecto de Subvención Global que utiliza los recursos del POP. Obtener y utilizar los recursos del POP para las actividades del club o distrito, incluidos la normativa del área de interés de Agua y Saneamiento y el Análisis y comparación de tecnologías y actividades de suministro de agua, saneamiento e higiene Contribuir con su tiempo y experiencia como parte de un equipo de planificación de proyectos para los distritos receptores.
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¿Participará el Equipo de Asesores Técnicos en el concepto del POP?
R.
A fin de mantener su autonomía y objetividad, el Equipo de Asesores Técnicos no participará en esta nueva iniciativa. Los integrantes del equipo continuarán con sus funciones regulares como revisiones técnicas, visitas a la sede de proyectos, y auditorías de las subvenciones para elevar sus informes a los fiduciarios. No habrá duplicación de esfuerzos entre el Equipo de asesores técnicos y el POP.
P.
¿De qué manera coinciden el POP y el Plan Estratégico de Rotary International?
R.
Los objetivos del POP coinciden con las siguientes prioridades y metas del Plan Estratégico de Rotary International: Prioridad estratégica 2: Mayor enfoque en el servicio humanitario 4
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Meta 4: Emprender proyectos significativos en el ámbito local e internacional
Prioridad estratégica 3: Fomentar el reconocimiento y la imagen pública de Rotary •
Meta 2: Difundir el servicio destinado a la acción
P.
¿Qué sucederá tras concluir la fase piloto?
R.
Al concluir la fase piloto, se realizará una evaluación para determinar el plan de acción que se seguirá. Es posible que el concepto deba afinarse, se ponga a disponibilidad de todos los distritos rotarios y/o se aplique a las otras áreas de interés. Como parte de esta evaluación integral, se documentarán las mejores prácticas y lecciones aprendidas a lo largo del piloto para luego elaborar un plan para llevar adelante el concepto del POP.
P.
¿Hay sesiones de capacitación para los interesados en obtener más información sobre esta iniciativa?
R.
En la Convención de Bangkok (mayo de 2012) se ofrecerán dos talleres: Planificación de proyectos de agua, saneamiento e higiene Lunes 7 de mayo, 14:30 a 16:00 Sala Sapphire 202 Cómo lograr el máximo impacto con proyectos de suministro de agua y saneamiento Miércoles 9 de mayo, 12:30 a 14:00 Sala Sapphire 202 Visite el mostrador del WASRAG en Bangkok para enterarse de otras oportunidades de servicio. Si desea ser incluido en la lista de envíos del POP y recibir noticias sobre capacitación y otras oportunidades disponibles, contacte con Krista Batey en krista.batey@rotary.org.
P.
¿A quién dirijo mis consultas sobre el POP?
R.
Dirija sus consultas sobre el POP a Krista Batey a krista.batey@rotary.org o al teléfono + 1 847 425 5657.
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