Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Comité Técnico de Autoevaluación Bogotá, D. C. Septiembre de 2011
1
PRIMERA EDICIÓN: Octubre, 2011 Fundación Universitaria Los Libertadores LOS LIBERTADORES, FUNDACIÓN UNIVERSITARIA Bogotá D.C., Colombia Cra 16 No. 63 A - 68 / Tel. 2 54 47 50
www.ulibertadores.edu.co Hernán Linares Ángel PRESIDENTE DEL CLAUSTRO Néstor Cristancho Quintero RECTOR Isabel Cristina Rincón Rodríguez VICERRECTORA ACADÉMICA Carlos Alberto Correa Gregory VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Fabián Patiño Barragán VICERRECTOR EDUCACIÓN VITUAL Y A DISTANCIA
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
CONTENIDO pág. Presentación 4 Cuadro de registro documental por factor Cuadro siglas y códigos dependencias de la institución Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento
5
34 39
5
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
PRESENTACIÓN El presente documento pretende constituirse en una fuente de información básica que permita efectuar consultas sobre los diferentes documentos que reposan en la Biblioteca, y a su vez sugiere pautas del archivo y codificación de los documentos institucionales y los propios de calidad académicas y administrativas, resultado del esfuerzo realizado por la Dirección de esta unidad, responsable de liderar el manejo y clasificación de la misma, con el apoyo de la Asesora de Rectoría y el Centro de Evaluación y Estadística. El boletín recoge la información necesaria para identificar los documentos institucionales relacionados con los factores o aspectos que se examinan en los procesos de autoevaluación con miras al Registro Calificado o a la Acreditación. Este boletín contiene: 1. Cuadro registro documental por factor. Para la codificación de las dependencias o unidades se tomaron las establecidas por el Oficina de Planeación de la Institución, y para la clasificación documental se adoptaron las definidas por el Archivo Central Institucional. 2. Cuadro de siglas y códigos por dependencias de la Institución. 3. Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento. Es importante señalar que lo contenido en el registro documental por factor es la información básica que los programas académicos deben utilizar como soporte o evidencia al referirse a las condiciones de calidad, tanto en el informe con destino a CONACES (Documento Maestro), como al CNA (Informe Final). Así mismo se constituye en un aporte para los procesos de consulta y utilización de la información por parte de diferentes usuarios.
6
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Documentos
Factor número 1
Misión y Proyecto Institucional
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
16,1
Certificado de existencia y Representación Legal.
2010
Ministerio de Educación Nacional
Estatutos Fundación Universitaria Los Libertadores.
2007
Asamblea General
DASG
10
25.3
Proyecto Educativo Institucional Libertador PEIL 2008.
2008
Rectoría
DREC
30
28.6
Planeación Institucional 2010 - 2014.
2010
Rectoría
DREC
30
28.1
Estudio de mercadeo de programas. Última versión.
2009
Programas
33.1
7
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Documentos
Factor número 2
Estudiantes
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
Reglamento Estudiantil en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo No. 001 de diciembre del año 2008.
2008
Consejo Superior
DCS
10.1
25.1
Reglamentación de la elección y participación de los representantes de la comunidad estudiantil en los cuerpos colegiados de la Institución. Resolución de Rectoría 050, del 11 de julio del año 2007 por el cual se modifica la Resolución 041, agosto 30 de 2005.
2007
Rectoría
DREC
30
30.9
Escuela de monitores.
2010
Vicerrectoría Académica
PVAC
40
Refuerzos en competencias básicas.
2011
Vicerrectoría Académica
PVAC
40
32,1
Formato de acompañamiento a estudiantes repitentes.
2009
Dirección Académica
PDA
40.5
55.1
8
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 2
Estudiantes
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Calendario Académico. Última versión (2011 -I- II).
2011
Vicerrectoría Académica
PVAC
40
Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009.
2009
Rectoría Consejo Académico
DREC
30
25.5
Becas y descuentos para estudiantes otorgados por la Fundación Universitaria Los Libertadores. Resolución 021, septiembre 16 de 2003, Por la cual se modifica la resolución No. 016 del 2001 por la cual se reglamentan las. Incentivos a los estudiantes (Becas).
2003
Rectoría
DREC
30
30.9
Opciones de grado para los programas de formación técnico profesional, tecnólogo, profesional universitario y especialista. Resolución Rectoría 027 del 7 mayo de 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
9
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 2
Estudiantes
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Reglamentación de tutorías y consejerías académicas. Resolución 061 julio 29 de 2008.
2008
Rectoría
DREC
30
25.2
Estímulos para estudiantes que obtengan las mejores pruebas ECAES. Resolución 006 de Septiembre 22 de 2005 del presidente del claustro, por la cual se modifica la resolución No. 004 Noviembre de 2004 relacionada.
2005
Presidente del Claustro
DPRC
20
25.2
Aprobación de la planeación académica. correspondiente a la vigencia 2010, Resolución de Rectoría No. 113 del 2 de octubre de 2009.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
Aprobación y adopta el programa de Escuela de Monitores. Resolución de Rectoría No. 055 del 16 de septiembre de 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
10
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 2
Asunto
Formato Entrevista personal de Admisión por programa académico.
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
2010
Programas
39.5
Perfil de Ingreso del Estudiante, última versión.
2011
Programas
39.5
Instructivo Mesa de Ayuda estudiantes.
2010
Dirección Académica de Aducación a Distancia
PDA
50.1
30.6
Procedimiento programación académica.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
PAF
50.4
30.6
Procedimiento admisiones y matrículas.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
PAF
50.4
30.6
Estudiantes
11
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 2
Estudiantes
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
Procedimiento de grados.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
PAF
50.4
30.3
Formato programación tutorías versión 02.
2010
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.1
30.6
Formato Plan de Estudios Programación SIPA.
2010
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.1
30.6
Formato programación Semáforos.
2010
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.1
30,5
12
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Documentos
Factor número 3
Profesores
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
Estatuto Profesoral en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo 002 del 12 de diciembre de 2008 por el cual se expide el (Procesos de selección, vinculación y contratación docente (Estatuto Profesoral, Procedimiento de selección y Contratación).
2008
Consejo Superior
DCS
10.1
25.1
Estímulo y reconocimiento a la producción académica, investigativa y de proyección social.
2010
Dirección Académica
PDA
40.5
13
Régimen de Personal Docente. Acuerdo 12A del 20 de junio de 2000, (Clasificación y reclasificación catedráticos).
2000
Consejo Superior
DCS
10.1
17.1
Procesos de selección, vinculación y contratación docente (Estatuto Profesoral, Procedimiento de selección de personal y de Contratación de Personal) Digital (DH-= 02).
2009
División Promoción y Desarrollo Humano
ADH
60.1
52
13
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 3
Profesores
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
Plan de Perfeccionamiento docente.
2008
Dirección Académica
PDA
40.5
28
Programa de cualificación docente. Última versión.
2011
Vicerrectoría Académica
PVAC
40
28
Incentivos a la producción académica, investigativa, a la extensión y a la proyección social de personal académico y administrativo de la Institución. Resolución 010, 26 de noviembre de 2009.
2009
Presidente del Claustro
DPRC
20
25.2
Plan y seguimiento al trabajo académico del profesor formato.
2009
Vicerrectoría Académica
PVAC
40
16.14
Reglamentación la actividades de fomento al perfeccionamiento y cualificación permanente del personal académico, administrativo, estudiante y egresados. Resolución 0124 de 26 de noviembre de 2009.
2009
Rectoría
DREC
30
25.7
14
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 3
Profesores
Asunto
Versión
Procedimiento para la categorización de profesores de tiempo completo dentro del escalafón docente. Resolución de Rectoría No. 003 de 20 de enero de 2010 .
2010
Perfil de los Profesores vinculados a la Institución, última versión.
2010
Procedimiento selección de profesores Educación Virtual y a Distancia.
2010
Procedimiento contratación de profesores y de personal por prestación de servicios Educación virtual y a Distancia.
2010
Procedimiento capacitación a docentes en ambientes virtuales de aprendizaje.
2010
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre Rectoría Centro de Evaluación y Estadística Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Unidad de Gestión Administrativa y Financiera Dirección de Educación Virtual
Código Tipo Documento
Sigla
DREC
30
25.7
DEE
30.6
52
PAF
50.4
21.1
PAF
50.4
21.1
PEV
50.1
21.1
15
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 4
Asunto
Lineamientos para una dinámica curricular innovadora en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Implementación de la Reforma Curricular en la Fundación Universitaria Los Libertadores: Guía No. 1 Flexibilidad.
Versión
2010 2010
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre Rectoría-Consejo Académico
Código Tipo Documento
Sigla
DREC
30
28.6
Vicerrectoría Académica
PVAC
40.5
28
Programas
30.6
Procesos Académicos
Proyecto Educativo del Programa, PEP.
Docencia
Políticas y Criterios Académicos y Administrativos para la implementación del sistemas de créditos de los programas de pregrado. Resolución Rectoral de Nº 095 del 14 de dic./2007.
2007
Rectoría
DREC
30
25.7
Propuesta del modelo pedagógico para la educación a distancia modalidad virtual.
2010
Vicerrectoría de Educación Virtual
PEVD
50
32.2
16
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 4
Procesos Académicos
Docencia
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Formatos Planes analíticos.
2009
Vicerrectoría Académica
PVAC
40.5
30.6
Formatos Syllabus.
2009
Programas
40.5
30.6
Formato Guías de cátedra.
2009
Dirección Académica
PDA
40.5
30.6
Reglamento de Prácticas Profesionales por programa.
2010
Todos los programas
40.5
25
Reglamento de Laboratorios por programa.
2010
Programas
40.5
25
Reglamentación de opciones de grado para los programas de formación técnico profesional, tecnólogo profesional universitario y especialista. Resolución 027, 7 de mayo de 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
17
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 4
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
PAF
50.4
21.1
Procesos Académicos
Manuales de procesos de educación virtual y a distancia.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
Docencia
Manuales de funciones de educación virtual y a distancia.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
PAF
50.4
21.2
Creación y reglamentación del sistema general de investigaciones de la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo 005 de enero 26 de 2009.
2009
Consejo Superior
DCS
10.1
25.1
Documentos específicos sobre investigación (líneas y proyectos).
Programas
48
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.1
56
Procesos Académicos
Investigación
Formatos relacionados con investigación (Proceso en Educación Virtual y a Distancia).
2010
18
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 4
Procesos Académicos
Proyección Social
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Código Tipo Documento
Nombre
Sigla
Política y reglamento de la función de extensión y proyección social. Acuerdo 02 del 27 de enero de 2009.
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Internacionalización).
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
Actualización política institucional de extensión y proyección social en la Fundación Universitaria Los Libertadores y reglamentación de su organización. Acuerdo 001 enero 18 2011.
2011
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
19
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 4
Procesos Académicos
Recursos de Apoyo
Asunto
Versión
Nombre
DEE
30.6
52
Biblioteca
PBI
40.7
50
2010
Rectoría Consejo Académico
DREC
30
25,1
Procedimiento producción y vitalización de contenidos.
2010
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.1
21.1
Formato Guía Tutorial.
2010
Unidad de Gestión Administrativa y Financiera
PAF
50.4
16.9
2007
Centro de Evaluación y Estadística
Lineamientos y estrategias de selección, adquisición y descarte del material bibliográfico.
2010
Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Biblioteca y recursos de apoyo a los procesos de enseñanza y aprendizaje).
Sigla
Código Tipo Documento
Uso de las tecnologías multimediales en la pedagogía universitaria.
Código Dependencia
Fuente emisora
20
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 5
Bienestar institucional
Asunto
Código Dependencia
Fuente emisora
Versión
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
30
25.7
Reestructuración el Centro de Bienestar Universitario. Resolución Nº 017 del 10 de mayo de 2006. (deroga Resolución 023, septiembre 2002).
2006
Rectoría
DREC
Reglamento para un Bienestar Integral en la Institución. (en construcción).
2011
25.8
Políticas un Bienestar Integral en la Institución en construcción.
2011
21
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 6
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Procedimientos y tarifas para gastos de viaje para quienes presten servicios a programas académicos bajo la modalidad virtual y a distancia. Resolución de Rectoría 012 de febrero 12 de 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
Protocolo para la aprobación de gastos de viaje y se establecen sus tarifas. Resolución de Rectoría No. 013 de febrero 17 de 2010.
2009
Rectoría
DREC
30
25.7
Se nombra Vicerrector de Educación Virtual y a Distancia en la Institución. Resolución de Presidencia No. 009 de septiembre 19 de 2009.
2009
Presidente del Caustro
DPRC
20
25.2
Comité asesor de virtualidad CAV. Resolución de Rectoría No. 117 de octubre 21 de 2009 por la cual se crea.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
22
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 6
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Procedimiento para el desarrollo de proyectos de Educación Virtual y contenidos virtuales y se reestructura el Comité Técnico Académicos de Expertos COTAE. Resolución de Rectoría No. 116 de octubre 21 de 2009, por la cual se define.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
Lineamientos administrativos y sobre los recursos financieros.
2010
Dirección Financiera
DDF
20.3
Aprobación nueva estructura orgánica de la Fundación Universitaria Los Libertadores. Resolución de Presidencia Nº008 de Septiembre de 2009.
2009
Presidencia del Claustro
DPRC
20
25.2
Se establecen los criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Promoción y divulgación de los programas y servicios ofrecidos).
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25.1
23
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 6
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Certificado SC 5677-1 ISO 9001:2008.
2008
Icontec
16.1
Formato Informe de Gestión Académica y Administrativa en Región (elaborado por los Tutores en el momento del encuentro presencial).
2010
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.2
16.3
Procedimiento Creación Aulas Virtuales.
2007
Dirección Académica de Educación a Distancia
PDA
50.2
21.1
Reglamento Interno de Trabajo.
2006
División Promoción y Desarrollo Humano
ADH
60.1
25,8
Manual de Calidad.
2009
Gestión de Calidad
DCG
30,5
21.2
24
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 7
Asunto
Política de egresados de la Fundación Universitaria Los Libertadores Acuerdo 004 del 25 de febrero/2009. Política y se reglamenta la función de extensión y proyección
Egresados e social. Acuerdo 02 del 27 de enero de 2009, por el cual se define. impacto sobre el medio Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Seguimiento a egresados). Estudio de Impacto con Empleadores, última versión.
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Código Tipo Documento
Nombre
Sigla
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
2010
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
2010
Oficina de Egresados
DOE
30,9
39.9
25
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 8
Recursos Físicos y Financieros
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
Informe de presupuesto de proyectos aprobados. Última versión.
2010
Oficina de Planeación
DOP
30.2
36.4
Protocolo para la aprobación de gastos de viaje y se establecen sus tarifas. Resolución No. 26 de Rectoría de 09 de mayo de 2011.
2011
Rectoría
DREC
30
25.7
Se adiciona la resolución No.15 de marzo 07 de 2011 por la cual se fijan los valores por concepto de prestación de servicios profesionales de tutoría educación a distancia. Sede Cartagena para la vigencia del 2011. Resolución No. 37 de Rectoría junio 02 del 2011.
2011
Rectoría
DREC
30
25.7
Valores por concepto de prestación de servicios profesionales de tutoría de educación a distancia en la sede Cartagena para la vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 018 del 04 de marzo del 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
26
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Asunto
Versión
Factor número 8
Valores para contratación de algunos servicios o labores académicas no contempladas ni asignadas expresamente dentro del plan de trabajo de los contratos docentes. Resolución de Rectoría No. 050 de septiembre de 2006, deroga las resolución 045 del 08 de noviembre de 2005. Valores por concepto de prestación de servicios profesionales académicos para la vigencia 2011. Resolución No.11 del 05 de marzo 2011. Fijan los valores por concepto de prestación de servicios profesionales como investigadores para la vigencia 2011. Resolución No.12 del 05 de marzo del 2011. Fijan los valores honorarios por concepto de servicios profesionales para orientación de módulos de seminarios de grado. Resolución No. 055 del 20 de septiembre del 2010.
Recursos Físicos y Financieros
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
2006
Rectoría
DREC
30
25.7
2011
Rectoría
DREC
30
25.7
2011
Rectoría
DREC
30
25.7
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
27
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Asunto
Versión
Factor número 8
Valores por las labores de cátedra para vigencia 2011. Resolución de Rectoría No. 14 del 07 de marzo del 2011. Se adiciona el acuerdo 002 de 2010 mediante el cual se establecen los valores correspondientes a los derechos pecuniarios para la vigencia 2011 en la Fundación Universitaria Los Libertadores. Acuerdo No. 001 de enero 28 del año 2011. Valores correspondientes a los derechos pecuniarios para los programas académicos que durante la vigencia 2011 fueron objeto de resolución de registro calificado por parte del Ministerio de Educación Nacional. Acuerdo 03 del 26 de mayo 2011.
Recursos Físicos y Financieros
Protocolo de gastos de viaje y tarifas. Resolución de Rectoría No. 013 de febrero 17 de 2010.
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
2011
Rectoría
DREC
30
25.7
2011
Consejo Superior
DCS
10.1
25.1
2011
Consejo Superior
DCS
10.1
25.1
2010
Rectoría
DREC
30
25.1
28
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 8
Recursos Físicos y Financieros
Asunto
Valores por concepto de prestación de servicios profesionales, académicos por la vigencia 2010 en la Modalidad Virtual y a Distancia. Resolución de Rectoría No. 016 de marzo 4 de 2010, última versión. Valores por labor de cátedra para la vigencia 2010 en la Modalidad Virtual y a distancia. Resolución de Rectoría no. 017 de marzo 4 de 2010, última versión. Presupuesto de ingresos y gastos o inversiones por programa, última versión. Proyecto de crecimiento institucional - construcciones - PRM, última versión. Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010 Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Infraestructura física).
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
2010
Rectoría
DREC
30
25.1
2010
Rectoría
DREC
30
25.1
2010
Dirección Financiera
DDF
20.3
36.4
2010
Oficina de Planeación
DOP
30.2
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
29
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 8
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Código Tipo Documento
Nombre
Sigla
Criterios para viabilizar el plan de acción hacia el 2010. Acuerdo 006 de abril 17/2009 - (Estrategias financieras).
2009
Rectoría-Consejo Académico
DREC
30
25,1
Lineamientos de uso de planta física.
2010
Oficina de Planeación
DOP
30.2
25
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
2006
Rectoría
DREC
30
25.7
Valor correspondiente a los derechos pecuniarios. Resolución
Recursos Físico 025, abril 30 de 2010. y Financieros
Valores para contratación de algunos servicios o labores académicas no contempladas ni asignadas expresamente dentro del plan de trabajo de los contratos docentes. Resolución de Rectoría No. 050 de septiembre de 2006, deroga las resolución 045 del 08 de noviembre de 2005.
30
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 8
Recursos Físicos y Financieros
Asunto
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Código Tipo Documento
Sigla
Valores por concepto de prestación de servicios profesionales como investigadores para vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 011 de febrero 10 de 2010 .
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
Valores para prestación de servicios profesionales académicos para la vigencia 2010. Resolución de Rectoría No. 028 del 19 de mayo de 2010 modificatoria de la Resolución No. 016 del 04 de marzo de 2010.
2010
Presidente del Claustro
DPRC
20
25.2
Valores de honorarios por servicios profesionales para orientación de módulos de seminarios de grado. Resolución de Rectoría No. 055 del 20 de septiembre de 2010.
2010
Rectoría
DREC
30
25.7
Lineamientos administrativos y sobre recursos financieros.
2010
Vicerrectoría Administrativa
AVAD
60
25
31
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Factor número 9
Asunto
Código Dependencia
Fuente emisora
Nombre
Sigla
Código Tipo Documento
2010
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17
2008
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
2009
Rectoría
DREC
30
25.7
Los procesos de evaluación institucional como fundamento de la acreditación: Soporte condiciones de calidad.
2009
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
Informe de resultados percepción del cliente externo con respecto a los servicios prestados por los procesos de dirección y apoyo Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
2010
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
Modelo Institucional de Autoevaluación.
Autoevaluación
Versión
La Universidad en cifras: Seguimiento estadístico a componentes del desarrollo institucional, última versión. Reglamenta la estructura de participación para el desarrollo del proceso de autoevaluación. Resolución Rectoral Nº 0102 de 2009.
32
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Autoevaluación
Código Dependencia
Fuente emisora
Código Tipo Documento
Asunto
Versión
Informe de resultados percepción del cliente interno con respecto a los servicios prestados por los procesos de dirección y apoyo Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001.
2009
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
Factores que inciden en la deserción y mortalidad de los estudiantes universitarios, última versión.
2005
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
2007
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
2010
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
2011
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
2010
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.2
Los egresados graduados universitarios en 43 promociones: Seguimiento estadístico desde 1985, última versión. Percepción evaluativa sobre algunos componentes del desarrollo institucional desde los estudiantes como soporte para la cualificación universitaria, última versión. Evaluación del desempeño de los profesores en el intermedio del semestre, última versión. Evaluación del desempeño de los profesores al final del semestre, última versión.
33
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Documentos
Asunto
Las encuestas como estrategia de indagación en los procesos de certificación de calidad de los programas académicos en la Fundación Universitaria Los Libertadores.
Autoevaluación
Análisis de la encuesta adelantada para el seguimiento de egresados a través de la Red Seis sobre factores salariales en el año 2011. Informe Maestro para Registro Calificado. Informe Final para Acreditación de Programas. Plan de Mejoramiento según Registro Calificado. Plan de Mejoramiento según Acreditación. Informe respuesta auto. Última. Cualidades Sensibles. Ideales Realistas. Ponderación de Características y Justificación.
Versión
Código Dependencia
Fuente emisora
Código Tipo Documento
2010
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17.11
2011
Centro de Evaluación y Estadística
DEE
30.6
17,11
2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010 2010
Programas Programas Programas Programas Programas CTA CDA Programas
18.3 18.3 28.4 28.4 18.3
34
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Recomendaciones para el manejo de la documentación: •
Todo documento que se describe dentro de los factores, debe reposar copia en físico y en formato electrónico en la Biblioteca de la Institución con su correspondiente clasificación.
•
Cada vez que la documentación se actualice o sustituya por una nueva versión, previo filtro del Centro de Evaluación y Estadística se debe enviar a la biblioteca copia en medio físico y medio magnético.
35
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cuadro Siglas y Códigos Dependencias de la Institución En las siglas se antepuso la identificación propia de la unidad D. Unidad de dirección P. Unidad Académico Pedagógica A. Unidad Administrativa Sigla DASG DCS DRF DPRC DAP DCO DDF DTE DREC DSG DRC DOP
Código 10 10,1 10,2 20 20,1 20,2 20,3 20.3.1 30 30,1 30.1.1 30,2
Nombre de Dependencia Unidades de dirección Asamblea General Consejo Superior Revisoría Fiscal Presidencia del Claustro Asesoría Presidencia Contraloría Dirección Financiera Tesorería Rectoría Secretaria General Centro de Registro y Control Académico Oficina de Planeación
36
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Sigla DBU DSD DSC DSS DOA DGC DEE DAA DPI DPR DRI DGU DOM DCA DOE DEP
Código 30,3 30.3.1 30.3.2 30.3.3 30,4 30,5 30,6 30,7 30,8 30.8.1 30.8.2 30.8.3 30.8.4 30.8.5 30,9 30,10
Nombre de Dependencia Centro de Cultura y Bienestar Universitario Subdirección de Recreación y Deporte Subdirección de Cultura y Promoción Socioeconómica Subdirección de Salud Integral y Desarrollo Humano Oficina de Acreditación y Registro Calificado Sistema de Gestión de Calidad Centro de Evaluación y Estadística Auditoría Académica Gerencia de Promoción Institucional Oficina de Prensa y Relaciones Públicas Oficina de Relaciones Interinstitucionales Centro de Gestión Universitaria Oficina de Mercadeo Centro de Admisiones y Promoción Oficina de Egresados Escuela de Postgrados
37
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Sigla PVAC PFH PCB PID PEM PDA PDI PBI PEU PFCE PEC PCP PFCC PCS PPM PDG
Código 40 40,1 40,2 40,3 40,4 40,5 40,6 40,7 40,8 40,9 40.9.1 40.9.2 40,10 40.10.1 40.10.2 40.10.3
Nombre de Dependencia UNIDADES PEDAGÓGICAS (VAC) Vicerrectoría Académica Departamento de Formación Humana Y Social Departamento de Ciencias Básicas Departamento de Idiomas Departamento de Desarrollo Empresarial Dirección Académica Dirección de Investigaciones Biblioteca Centro de Extensión Universitaria Facultad de Ciencias Económicas y Contables Economía y Comercio Exterior Contaduría Publica Facultad de Ciencias dela Comunicación Comunicación Social y Periodismo Publicidad y Mercadeo Diseño Gráfico
38
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Sigla PFCE PEE PEP PPI PFCA PAE PGC PAT PFPS PPS PFIN PII PIS PIE PIM PIA PFDE
Código 40,11 40.11.1 40.11.2 40.11.2 40,12 40.12.1 40.12.2 40.12.3 40,13 40.13.1 40,14 40.14.1 40.14.2 40.14.3 40.14.4 40.14.5 40,15
Nombre de Dependencia Facultad de Ciencias de la Educación Educación Especial Educación Preescolar Licenciatura en Pedagogía Infantil Facultad de Ciencias Administrativas Administración de Empresas Tecnología en Gestión Comercial y Financiera Administración Turística y Hotelera Facultad de Psicología Psicología Facultad de Ingeniería Ingeniería Industrial Ingeniería de Sistemas Ingeniería Electrónica Ingeniería Mecánica Ingeniería Aeronáutica Facultad de Derecho
39
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Sigla PDE
Código 40.15.1
PEVD PEV PDA PDP PAF
50 50,1 50,2 50,3 50,4
AVAD ADH ALM AIT APE AMA AGS ABC ABA ABF
60 60,1 60,2 60,3 60,4 60,5 60,6 60,7 60,8 60,9
ESCA
70
Nombre de Dependencia Derecho UNIDADES PEDAGÓGICAS (VEVD) Vicerrectoría de Educación Virtual y a Distancia Dirección de Educación Virtual Dirección Académica de Educación a Distancia Dirección de Promoción de Educación Virtual y a Distancia Unidad de Gestión Administrativa y Financiera UNIDADES ADMINISTRATIVAS (VAD) Vicerrectoría Administrativa División de Promoción y Desarrollo Humano División de Logística y Mantenimiento Centro de Informática y Tecnología Centro de Producción Editorial Centro de Medios Audiovisuales Unidad de Gestión de Seguridad Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Compras Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Almacén Unidad de Gestión y Adquisición de Bienes y Servicios-Activos Fijos UNIDADES EXTERNAS Sede Cartagena
Fuente: Oficina de Planeación
40
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Tabla de clasificación de la serie, subserie y tipo de documento Cod. Serie
Serie
16
Informes
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie 16.3
Tipología
Informe General de Gestión
* Informe
* Soportes
*Anexos
Clasificación Docente
*Formato Clasificación Docente
17
Instrumentos de Evaluación
*Formación y Experiencia Laboral
*Clasificación por Programa
17.2
Estadísticas/Indicadores de Gestión
*Estudio
*Informe
17.3
Datos Poblacionales
*Snies
*Reporte de Población
*Información por Área Institucional
*Población Demográfica
17.1
41
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Derechos Pecuniarios
*Balance General
*Estado de Pérdidas y Ganancias
*Comunicaciones
17.7
Evaluación Individual de Docente
*Evaluación Histórica del desempeño del Docente
*Formato Evaluación
17.8
Evaluación Institucional
*Evaluación
17.9
Evaluación Seminario
*Formato de Evaluación Individual por Estudiante
*Informe
*Cuadros Estadísticos
17.10
Instrumento de Evaluación
*Formato de Evolución
17.11
Matrices de Autoevaluación
18
Instrumentos de Control
18.1
Planillas de Control
*Planilla Asistencia Docentes
*Planilla Control Empalme de Turnos
42
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
*Planilla Asistencia Clases
*Formatos
18.2
Registro Calificado
*Soportes
18.3
Acreditación
*Soportes
21
Manuales
21.1
Procedimientos
21.2
Funciones
21.3
Usuarios
*Planilla Seguridad Social
25
Normatividad Institucional
25.1
Acuerdos
*Acuerdo
25.2
Resoluciones
*Resolución
25.3
Asamblea General
*Actas
*Acuerdos
*Resoluciones
25.4
Consejo Superior
*Actas
Tipología
43
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
*Acuerdos
*Resoluciones
25.5
Consejo Académico
*Actas
*Acuerdos
*Resoluciones
25.6
Presidencia del Claustro
*Resoluciones
Tipología
25.7
Rectoría
*Resoluciones
28
Planes
28.1
Plan de Desarrollo
*Documentos Soporte
28.2
Planes de Estudio
*Folletos
28.3
Plan de Medios
*Acta Plan de Medios
28.4
Plan de Mejoramiento
*SNIES
*Información por Área Institucional
*Población Demográfica
*Formatos
44
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Reportes
*Derechos Pecuniarios
*Balance General
*Estado de Pérdidas y Ganancias
*Comunicaciones
28.5
Plan de Trabajo
*Plan de Trabajo
*Horario
*Memorandos
28.6
Plan Educativo Institucional
*Política Institucional
28.7
Plan de Trabajo Docentes
*Informes
*Informe de Horarios
28.8
Plan de Trabajo Facultades
*Programas Académicos
*Proceso Seguimiento Aulas
45
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Políticas
*Proyectos
*Mallas Curriculares
28.9
Plan de Trabajo Departamentos
*Políticas
*Procesos
*Proyectos
29
Presupuesto
29.1
Presupuesto Académico
*Comunicaciones
30
Procesos Académicos
30.1
Tutorías
*Programación
30.3
Grados
*Programación Grados y Posgrados
*Consolidados Grados
*Protocolos Grados
*Paz y Salvo Estudiantes
30.4
Horarios
*Formato Horario por Aulas
*Formato Disponibilidad Docentes
46
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
30.5
30.6
Tipología
Programación Académica
*Formato de Programación Aulas
*Guía Catedrática
Currículo
*Documentos de Sustentación
*Planes de Estudio o Pénsum
*Programas de Asignaturas o Planes Analíticos
*Guías de Cátedra
*Syllabus
*Contenido Programático
30.9
Descuento Mejor Promedio
*Listado General Registro y Control
*Listado por Programa
*Historia Académica Postulados
30.10
Planeación y Calendario Académico
*Inscripciones Asignaturas Estudiantes
*Información Centros de Apoyo
47
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
32
Programas Académicos
32.3
33
Promoción e Imagen Institucional
Tipología
*Planeación Académica por Facultades
32.1
Cursos Libres
32.2
Cursos de Extensión y/o Diplomados
*Propuesta
*Comunicaciones
Educación a Distancia
33.1
Estudios de Mercado
*Propuesta
*Contrato
*Publicidad
Proyectos Administrativos
*Proyectos Vicerrectoría
36
Proyectos
*Estudios Reportes
*Avances e Informes
*Ofertas
*Planos (si es necesario)
36.1
48
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Actas de Comité
*Informes Mensuales y Semanales
36.4
Proyectos de Investigación Financiados
*Proyecto
*Hoja de Vida Investigadores
*Actas de Trabajo
*Producto Investigación
*Informe Avance
*Informe Final
36.5
Proyectos de Investigación Docentes
*Proyecto
*Hoja de Vida Investigadores
*Actas de Trabajo
*Producto Investigación
*Informe Avance
*Informe Final
49
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
39.5
Entrevistas Estudiantes
*Formatos Entrevista Estudiantes
39.6
Certificaciones
*Formato Solicitud Certificado de Notas
39.9
Egresados
*Formatos
56
Programas Investigación
56.1
Semillero de Investigación
*Actas de Constitución e Integrantes
*Informe de Tutores
*Diseño y Programa Módulos de Formación
*Hojas de Vida Tutores y Conferencista
*Soportes Difusión y Convocatoria
*Encuentro Institucional
*Encuentros Interinstitucionales
*Redcolsi
*Proyectos Semilleros
56.2
Curso Intersemestral
*Convocatoria
50
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Cronograma
*Protocolo
*Hojas de Conferencistas y Talleristas
*Listados de Asistencia Diaria
*Relación Elaboración Diplomas
56.3
Jóvenes Investigadores
*Hoja de Vida
*Hoja Académica
*Rut
*Ensayo del Proyecto
*Informe Mensual
*Copia Contrato
56.4
Grupos de Investigación
*Información General de Grupo CVLAC
*Información General de Grupo GRUPLAC
*Acta Institucional
51
Guía de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluación Institucional
Cod. Serie
Serie
CLASIFICACIÓN DE LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DE DOCUMENTO Cod. Subserie Subserie
Tipología
*Línea de Investigación
*Actas de Reunión
*Reporte de Producción por Investigadores
*Producto
56.5
Pasantes de Investigación
*Convocatoria
*Acta de Selección
*Proyecto de Investigación y Plan de Trabajo
*Informe de Avances
*Informe Final
*Producto
*Acta de Evaluación
52
Gu铆a de archivo y consulta documental en los procesos de Autoevaluaci贸n Institucional
56