FOLLETO DE PLANEACIÓN ACADÉMICA 2010

enero

febrero

marzo

abril

mayo

junio

julio

agosto

septiembre

octubre

noviembre

diciembre

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2010

2010

Planeación Académica

Grados Institucionales ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• • •

Inscripción de aspirantes.

Presentación de listados de aspirantes.

Revisión de cumplimiento de requisitos y paz y salvos.

•

Publicación oficial de graduandos.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

ADMISIONES Inscripciones, homologaciones ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• • •

Validación planes de estudios a ofrecer.

Estudio de homologación.

Oferta de programas.

•

Sólo deben ser propuestos como aspirantes a grado aquellas personas que previamente cumplieron con el lleno de requisitos legales y reglamentarios.

•

Se deben cumplir estricta y fielmente las fechas establecidas en los Calendarios de Grado correspondientes, independientemente de la metodología bajo la cual se desarrollarán los Programas.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Toda actualización de planes de estudio debe presentarse a Registro y Control antes de iniciar el proceso de admisiones con la correspondiente aprobación del Consejo Académico.

•

Las facultades deben abstenerse de crear expectativas en aquellos estudiantes que no ingresaron oportunamente en las fechas establecidas en los calendarios de Grado.

•

Toda homologación producto de reintegro o transferencia debe ajustarse a los planes de estudio vigentes.

•

•

El código del período de homologación corresponde al período en que se realiza el estudio de homologación.

En el mes que exista aprobación de grados Institucionales no habrá grados por ventanilla, en este último caso deberá presentarse la solicitud a la Secretaría General desde la Facultad por lo menos con 5 días de anticipación a la correspondiente fecha de sesión del Consejo Académico.

•

Toda homologación debe ser avalada por el correspondiente Decano de Facultad o Director de Programa, quienes son los responsables del proceso y puede delegar en su respectivo Coordinador de Programa o Jefes de Área.

•

Todos los estudiantes de pregrado, posgrado, presencial, distancia, deben ingresar por el Centro de Admisiones y Promoción, como proceso institucional, en el período correspondiente a su ingreso. La gestión de los procedimientos inherentes al ingreso a la Institución estarán a cargo del Centro de Admisiones.

Certificado Nº SC 5677-1

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•

La presentación de docentes nuevos, debe ser realizada por el Decano de Facultad o Director del Departamento a la Vicerrectoría Académica, teniendo en cuenta el “Perfil del Docente Libertador” emanado por Rectoría.

Una vez cerrada la fecha límite de carga de horas de docencia, las modificaciones se realizan en la Oficina de Planeación, previa aprobación de Vicerrectoría Académica

•

La proyección de contratación de profesores debe ser presentada Vicerrectoría Académicas con por lo menos un mes de anterioridad al inicio de clases.

•

Ausencias: El Decano o Director de Departamento es el único autorizado para aprobar ausencias de los docentes por máximo un (1) día, previa socialización con Directores y Coordinadores de Programa Académico. Para mayores ausencias deberá surtirse todo el procedimiento administrativo vigente. Los Decanos y Directores de Departamentos, deben garantizar el cumplimiento de la Intensidad horaria de cada espacio académico.

Reuniones de Docentes por Facultad ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Información académica institucional.

Información por programa académico y facultad.

ENTREVISTAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

admisiones

•

Proceso de entrevista.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

En el proceso de entrevista se debe diligenciar en su totalidad el formulario correspondiente de acuerdo con la escala de puntajes definida por Vicerrectoría Académica y Decanos o Directores de Programa.

REINTEGROS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Estudio de solicitud de reintegro.

Proceso de preinscripción de asignaturas.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

El Director del programa o quien haga sus veces debe verificar la vigencia de la cohorte en la cual inscribirá espacios académicos el estudiante y autorizar el plan de estudios al cual ingresará.

•

En caso de no existir cohorte vigente el Director presentará al estudiante el nuevo plan de estudios y de ser aceptado por éste, mediante su firma, se procederá al estudio de homologación.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

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•

Informar oportunamente al cuerpo de profesores las decisiones que atañen a la academia y hacer el correspondiente seguimiento a través de actas.

•

Es deber de los Directivos de la Facultad o Departamento informar a los Docentes sobre los procesos académico-administrativos para facilitar la comunicación y efectividad de los mismos al interior de la Institución.

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Inducción ción a estudiantes studiantes td nuevos nuev y transfere transferen transferentes nt

Presentación asignación carga docente

ACTIVIDADES DES ACADÉMICAS

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• • •

Aperturaa de grupos Apert g pos para eestudiantes sstudiantes nu nnuevos.

Proceso horarios. oceso eso de selección se óón de hor r Inglés.

Examen xamen de cclasificación de Inglé diagnóstica de Matemáticas.

Prueba diag diagn

LINEAMIENTOS PARA ELL DESARROLLO DESARR DESARRO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Las Facultades, el Centro ent de Admisiones y la Oficina de Planeación deben establecer los límites máximos de admisión por período académico en el semestre inmediatamente anterior al que inicia.

•

Las Facultades y Departamentos deben establecer estrategias oportunas para garantizar los cupos de estudiantes nuevos.

•

La Facultad debe garantizar acompañamiento permanente y continuo en el proceso de selección de horarios (inscripción de espacios académicos) el cual se programará durante los días previstos en la semana de inducción. Este proceso debe programarse posteriormente a los encuentros de inducción de los estudiantes con Rectoría, Vicerrectoría Académica y Decanaturas.

• •

4

Todos los estudiantes nuevos deben presentar examen de clasificación de inglés y prueba diagnóstica de matemáticas.

Las Facultades deben asegurar los mecanismos para la comprensión de los elementos curriculares que el estudiante manejará en el desarrollo de su programa académico (plan de estudios, electividad, flexibilidad, movilidad, transversalidad, interdisciplinariedad).

•

La atención a los grupos de estudiantes transferentes debe ser independiente a los estudiantes de primer semestre, garantizando acogida y acompañamiento permanente.

•

Las Facultades y Departamentos deben garantizar cupos de estos transferentes en los espacios académicos según normatividad y criterios Institucionales.

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•

Asignación de carga docente según contratación y criterios académicos definidos.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

HORARIOS. El Coordinador de Programa, Director de Departamento o Centro programará los horarios de los docentes en cualquier franja de 6.00 a.m. a 10.10 p.m. Es deber del Decano o Director de Departamento el correspondiente seguimiento al cumplimiento de los compromisos horarios de los docentes.

•

CARGAS ACADÉMICAS. Los Decanos, Directores de Departamento, o, determinarán de acuerdo con el plan de desarrollo de cada unidad académica las dedicaciones y las cargas académicas de los docentes de planta, para lo cual tendrán en cuenta:

•

Docente de tiempo completo. Mínimo veinte horas (20) en orientación de espacios académicos presenciales. Las 23 horas restantes en funciones y sub-funciones de docencia, investigación, asesoría trabajos de grado, proyección social/extensión, diseño de proyectos académicos y apoyo académico.

•

Catedráticos. Mínimo ocho y máximo veintidós horas semanales en cátedra. Tutorías autorizadas únicamente para la Facultad de Ingenierías y Departamento de Ciencias Básicas.

•

Los docentes deben dar cuenta de las horas dedicadas a las diferentes es categorías, a través de informes de gestión mensuales y semestrales. trale ales.

•

El seguimiento a las funciones de los docentes es responsabilidad del Decano y Director del Departamento, con el acompañamiento de la Dirección Académica, el Centro de Extensión y el Departamento de Investigaciones.

•

Las variaciones a las horas dedicadas a las funciones asignadas pueden hacerse con la respectiva justificación, visto bueno del Decano, Director del Departamento y el aval correspondiente de la Vicerrectoría Académica, siempre y cuando se ajusten a las funciones establecidas por la Institución.

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otras actividades

•

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Exámenes de clasificación Inglés para estudiantes nuevos

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Evaluación por parte de estudiantes, docentes,

•

directivos.

Expedición de paz y salvos a docentes catedráticos.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

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El estudiante debe diligenciar los formatos de evaluación Institucional, físicos o digitales, a través del módulo Seven, según fechas establecidas en el Calendario Académico.

•

Todo docente, debe diligenciar autoevaluación y guía reflexiva Institucional una vez por semestre.

•

Decanos, Directores y Coordinadores deben evaluar a los docentes en el formato institucional, una vez por semestre.

•

Docentes con evaluación inferior a 3.5 que continúen por decisión del Comité de Selección Docente, deben tener acompañamiento y seguimiento por parte de Directores, Coordinadores y Decanos. La Institución apoyará el proceso de cualificación docente.

•

Es deber del Decano y de los Directores de Departamento informar a Vicerrectoría Académica y al Comité de Selección Docente sobre casos académicos y disciplinarios especiales para toma de decisiones con respecto a contratación, seguimiento, estímulos. Es responsabilidad del Decano y Director hacer evaluación personal a sus profesores con base en las funciones y sub-funciones asignadas.

•

Es deber del Decano hacer seguimiento y atender el debido proceso a partir del insumo dado por las evaluaciones institucionales.

•

Los Decanos o los Directores de Programa y los Jefes de Departamento son los responsables de la gestión académica para la expedición del Paz y Salvo a docentes catedráticos, según programación de cierre académico consignada en el Calendario Institucional. La División de Promoción y Desarrollo Humano con base en la información recibida, adelantará la gestión administrativa respectiva, a fin de efectuar el último pago a docentes catedráticos.

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•

Implementación del examen en la plataforma.

• • •

Realización de la prueba.

Depuración de información.

Emisión de resultados, reporte a Registro y Control de estudiantes clasificados y ubicación de estudiantes en el nivel correspondiente

periodo académico

EVALUACIÓN DOCENTE

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

El examen de clasificación de Inglés tienen derecho a presentarlo todos los estudiantes nuevos.

•

La nota cuantitativa de un espacio académico validado a través del examen de clasificación corresponderá a CINCO PUNTO CERO (5.0) y así se registrará en la respectiva hoja académica. Un estudiante que es clasificado a un nivel superior al que inicialmente ingresó, libera tiempo más no créditos académicos.

•

Se consideran casos extemporáneos los exámenes presentados en la tercera fecha. Los estudiantes que por su resultado queden clasificados en un nivel diferente a Inglés I, sólo podrán programar el espacio académico correspondiente al nivel alcanzado en el semestre siguiente.

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Prueba Diagnóstica de Matemáticas

CURSOS INTERSEMESTRALES

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Implementación del examen en la plataforma.

• • •

Realización de la prueba.

Depuración de la información.

Sistematización de datos y análisis de la información.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

En el proceso de entrevista se le debe informar al estudiante, el día del examen de acuerdo a las fechas consignadas en el Calendario Académico.

•

Debe existir una comunicación permanente desde el Departamento de Ciencias Básicas con las Facultades y Programas para la coordinación y aplicación de la prueba diagnóstica.

•

Dentro de cada período académico el Departamento de Ciencias Básicas, socializará los resultados con las diferentes unidades académicas.

Dentro del período académico el Departamento de Ciencias Básicas revisará y ajustará los diversos componentes de la prueba.

Preinscripción y matriculas para cursos intersemestrales.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

El punto de equilibrio para apertura de estos grupos es de (7) estudiantes.

•

Sólo se programarán cursos intersemestrales en el periodo vacacional de mitad de año.

•

Los programas académicos y los departamentos deberán presentar a la Dirección Académica el plan analítico del espacio académico, hoja de vida del docente y sus correspondientes soportes, listado de estudiantes inscritos para el aval de las Vicerrectorías Académica y Administrativa.

•

Los cursos intersemestrales deberán contemplar la intensidad horaria según el plan de estudios.

•

La programación de cursos intersemestrales (horario, docente, aula) se realiza en coordinación con la Oficina de Planeación, antes de la entrega de recibos. cursos intersemestrales

•

•

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Selección de horario de espacios académicos según fecha establecida para la Facultad.

Iniciación de Clases

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

14

Consulta de turno para selección de horario de las asignaturas registradas.

Selección de horario por internet.

•

Conformación de grupos.

• •

Asignación de docentes.

Asignación de aulas.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

El Estudiante debe estar atento a la publicación de turnos de selección de horarios, a través del portal Institucional o el módulo Ulises (módulo estudiantes) y carteleras institucionales.

•

•

Si se pierde una o más asignaturas por segunda vez, se debe registrar ésta(s) como carga única.

Los docentes son los directos responsables de admitir en clase únicamente estudiantes relacionados en el listado oficial el cual se emite después de tres semanas de iniciado el semestre. Quién asista sin estar en el listado, debe ser remitido inmediata y oportunamente a la Coordinación.

•

El proceso de selección de horarios es responsabilidad del estudiante con acompañamiento del Consejero asignado; sin embargo es deber de la Coordinación del Programa Académico el seguimiento a dicho proceso.

•

•

Todo ajuste que el estudiante realice después de habérsele expedido su recibo de pago, generará un nuevo recibo con el siguiente vencimiento (ordinario o extraordinario).

Los coordinadores deben gestionar oportunamente el proceso de inscripción que realizan los estudiantes que no aparecen reportados en los listados. Los estudiantes con dificultades en su proceso de inscripción tienen derecho a ser escuchados y atendidos de manera amable y oportuna por las diferentes instancias involucradas en el proceso. Es función del consejero asistir a los estudiantes que le fueron asignados.

•

El Decano y Directores de Departamentos deben garantizar la asistencia y cumplimiento del docente en las franjas horarias y espacios físicos programados por la Facultad y el Departamento de Planeación respectivamente, según Calendario Académico.

•

Es deber de los Decanos informar oportunamente a Vicerrectoría Académica y/o Planeación, según el caso, cualquier inconveniente presentado y no solucionado en el proceso de iniciación de clases.

•

No se admiten estudiantes en calidad de asistentes.

•

Desde la iniciación de clases, el docente debe hacer el acompañamiento a través del instrumento respectivo con los estudiantes repitentes que previamente ha reportado la Facultad.

•

La apertura de grupos no programados, deberá contar con el aval de la Vicerrectoría Académica, previo cumplimiento de las condiciones académico administrativas vigentes.

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7

Registro de asignaturas ó espacios académicos, estudiantes antiguos.

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Solicitud de adición.

Aval de la solicitud.

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Emisión de recibo de pago Selección de horario en el sistema.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Los estudiantes pueden adicionar asignaturas siempre y cuando hayan pagado su matrícula y existan cupos y grupos disponibles.

•

El estudiante podrá realizar el proceso de adición mediante ULISES únicamente en las fechas establecidas en el Calendario Académico.

No se admiten excepciones en este proceso.

•

El proceso de adiciones no incluye reajustes del horario previamente establecido. Únicamente, se adicionarán espacios académicos que se ajusten al horario registrado durante su proceso de matrícula. Estas adiciones deben basarse en los cupos y grupos ya existentes. Por otro lado, en caso de solicitarse devolución de dinero por materias adicionales, esta se otorgará de acuerdo a la resolución de Rectoría No. 038 del 25 de Marzo de 2009.

• •

Consulta de turnos para registro de asignaturas.

Registro de asignaturas o Espacios Académicos.

•

El estudiante debe estar atento a la publicación de turnos de registro de asignaturas o espacios académicos, a través del portal Institucional o el módulo Ulises (módulo estudiantes)

•

El sistema auditará el registro en el proceso de Cierre Académico, co de tal forma que si se omiten los criterios contemplados en el Reglamento Estudiantil se anulará el registro y se habilitará para quee se realice nuevamente en los tiempos designados para selección de horarios.

•

El número de asignaturas o créditos a registrar dependerá del valor que el estudiante ha decidido pagar (media matrícula o matrícula completa).

calificaciones

ADICIONES

Publicación calificaciones a través del Portal Institucional ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Publicación de calificaciones a través del Portal Institucional.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

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Las facultades deben garantizar la entrega del correo Institucional a cada uno de los estudiantes.

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CALIFICACIONES Digitación de notas ACTIVIDADES ACADÉMICAS

CANCELACIONES ACADÉMICAS

• •

Registro de asistencia de estudiantes.

Socialización con estudiantes del desarrollo de la

•

Evaluación.

Actualización de notas en el sistema.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

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•

El registro de asistencia a clases del estudiante lo efectúa cada docente.

•

Antes del proceso de digitación de notas el docente deberá socializar con el grupo respectivo el desarrollo y retroalimentación de la evaluación correspondiente.

•

El docente debe calificar únicamente a aquellos estudiantes que se encuentran en listas oficiales.

•

Es responsabilidad de Registro y Control informar a las Unidades Académicas los docentes que no hayan digitado notas oportunamente.

•

Los listados de notas definitivas se generarán después del cierre Académico y en cada Facultad se imprimirán y legalizarán con las firmas de los respectivos docentes.

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ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Solicitud de cancelación.

Aval de la solicitud.

•

Remisión de la solicitud a Registro y Control.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Sólo se pueden cancelar asignaturas o créditos que se estén cursando por primera vez y que no hayan sido canceladas anteriormente. Las excepciones que se presenten serán autorizadas únicamente por Vicerrectoría Académica.

•

Sólo se cancelan asignaturas del período académico lectivo.

•

El plazo para cancelar asignaturas o espacios académicos lo establece el Calendario Académico.

•

Las cancelaciones no dan lugar a reversar el proceso.

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•

No se aceptan cambios en la programación académica posteriores a la confirmación de la misma.

•

Una vez confirmada la creación de grupos en el sistema, con base en la fecha establecida en el Calendario Académico, la única dependencia autorizada para apertura o cancelación de grupos es la Oficina de Planeación, con base en los criterios establecidos por la Vicerrectoría Académica y las fechas límite contempladas en el Calendario Académico.

•

Frente al crecimiento de grupos no proyectados por el programa, la Facultad y Departamentos solicitarán a Vicerrectoría Académica la apertura de nuevos grupos, bajo los tiempos estipulados en el Calendario Académico y de acuerdo con la disponibilidad de recursos.

•

Es responsabilidad del Decano, Director y Coordinador del Programa Académico y/o Director de Departamento, garantizar a los estudiantes los derechos adquiridos en el momento de la matrícula.

•

Los grupos con número de estudiantes menor al punto de equilibrio establecido deben ser justificados ante Vicerrectoría Académica para estudio y posterior aprobación o negación. Esta validación solo se hará (1) una vez al semestre finalizado el proceso de adiciones.

Programación de grupos y horarios.

ACTIVIDADES ACADÉMICAS

• •

Proyección de creación de grupos.

Apertura de grupos con horarios y docentes.

• • •

Programación de planta física.

Validación de programación académica.

Confirmación de la programación académica.

LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

Los programas académicos harán la apertura de grupos de acuerdo a la proyección del semestre anterior, con base en el registro de asignaturas o espacios académicos.

•

Es necesario validar los reportes de registro arrojados por el sistema y ajustar la programación a la demanda. Es responsabilidad de los programas ofertar los grupos de las asignaturas registradas por los estudiantes.

•

Son responsables de apertura de grupos: Programas Académicos para espacios académicos disciplinares.

Departamentos de Idiomas, Formación Humana y Social, Ciencias Básicas y Desarrollo Empresarial, para espacios académicos transversales.

•

El punto de equilibrio para apertura de grupos de primer semestre es de 15 (quince) estudiantes y para grupos reducidos es de 9 (nueve).

•

Se debe tener en cuenta que docentes catedráticos deben tener una carga mínima de 8 horas y máximo de 22 horas.

•

Se deben reservar cupos para los grupos de primer semestre para el proceso de selección de horario en la semana de inducción. Es responsabilidad de los Coordinadores de Programa y los Directores de Departamentos garantizar cupos suficientes para primer semestre y transferentes.

•

La Oficina de Planeación validará la creación de grupos y realizará la asignación de aulas según los grupos creados en el sistema.

•

Los Decanos y Directores de Departamento serán los encargados de avalar la programación académica enviada por la Oficina de Planeación, para su respectiva confirmación.

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Solicitud y presentación de suficiencias LINEAMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS

•

El estudiante presentará solicitud de suficiencia al Director de Programa o a quien haga sus veces o al Director de Departamento.

•

Sólo podrá presentar la suficiencia el estudiante que de manera autónoma y voluntaria considere que tiene las competencias necesarias para demostrar el nivel de conocimiento requerido, a la luz de lo normado en el Reglamento Estudiantil.

•

Es deber del Director de Programa o Departamento presentar al estudiante el plan analítico del espacio académico, para que éste determine si presenta la prueba.

•

La nota obtenida en la suficiencia deberá ser reportada a Registro y Control, máximo una semana después de la presentación de la misma.

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