April 2010
trend
Info
Kostenreduktion in der Übersetzung
Translation: Im Zeitalter der Globalisierung rückt die Welt immer näher zusammen und immer mehr Menschen unterschiedlicher Sprache und Kultur begegnen sich. Allein in der EU haben wir 27 Mitgliedsstaaten mit 23 offiziellen Amtsprachen. Da werden dringend professionelle Übersetzungen gebraucht, die die notwendigen Informationen auch punktgenau in die Zielsprache und -kultur transportieren. Aber auch hier heisst es „Sparen“! Für viele Firmen hat sich – gerade in der Krise – der Wettbewerb um Standorte und Kosten nochmals verschärft. Insofern ist Sparen ein Kernthema, das wir derzeit häufig mit Kunden diskutieren. Dabei geht es sowohl um Kostenreduktion im operativen Bereich, als auch um die Optimierung von Prozessen. Auch im Dienstleistungsbereich Fachübersetzungen können immense Sparpotentiale genutzt werden, etwa durch • die sorgfältige Wahl kompetenter Fachübersetzer – handverlesen, hochspezialisiert und doch fair im Preis! Hier gilt: Auswahl des Übersetzers „im Weizen, nicht in der Spreu“ (weltweit
tummeln sich Tausende semi-professioneller Übersetzer, die zwar auf den ersten Blick günstig sind, aber auf lange Sicht eben doch teuer!). • eine effektive Organisation von Übersetzungsprojekten – für eine effiziente Planung der Ressource Mensch. Dazu gehört auch der Einsatz von EDVWerkzeugen für die Prozess-Steuerung und Qualitätssicherung. • eine Optimierung der Übersetzungsprozesse durch zielgerichtetes Terminologie- und Translation-Memory-Management (Stichwort: datenbankgestütztes Übersetzen). • eine integrierte Qualitätssicherung, um aufwendige Nacharbeiten zu vermeiden! Qualitätskontrolle ist das Gebot der Stunde – auch und gerade bei stagnierenden Absatzzahlen und einbrechenden Märkten!
Inhalt Translation
Kostenreduktion in der Übersetzung Multimedia
Video für modularen Fassadenbau
Technische Dokumentation
Dokumentation für eine Aluminiumfabrik Technische Dokumentation
Risikobeurteilung – Basis für jede Betriebsanleitung
Editorial Aufatmen ist angesagt. Es mehren sich die Zeichen, dass wir langsam aus der grössten Finanz- und Wirtschaftskrise seit 1945 herauskommen. Wussten Sie, dass weltweit innerhalb von nur einem einzigen Krisenjahr die finanziellen und wirtschaftlichen Errungenschaften von ganzen 10 Jahren einfach zunichte gemacht wurden? Diese Krise ist natürlich auch an uns und unseren Kunden nicht vorbeigegangen. Massnahmen zur strikten Kostenkontrolle und -reduktion waren und sind daher ein Gebot der Stunde. Dazu gehören auch Prozessoptimierungen in unseren Dienstleistungen: Technische Dokumentation, Multimedia und Fachübersetzungen. Interessante Beispiele dafür finden Sie in den Artikeln des vorliegenden Infotrends. In der Übersetzung ist die sorgfältige Auswahl des Spezialisten, die effiziente Prozesssteuerung und ein ausgeklügelter Workflow, inklusive bewährter Qualitätssicherungsmassnahmen das A und O möglicher Kosteneinsparungen. Der Schlüssel kann aber auch in der Wahl der richtigen Informationsmittel liegen, z. B. weg von aufwändig geschriebenen/ gezeichneten Anleitungen und hin zu informativen, unterhaltsamen Videos. Mit weniger Geld zu mehr Information, wie das Fassadenbau-Videoprojekt aus unserer Multimedia-Abteilung zeigt. Auch der Praxisbericht zur Dokumentation einer Aluminiumfabrik zeigt, wie sich aus Tausenden von Einzel- und Zulieferunterlagen eine kompakte Anlagendokumentation realisieren lässt – in elektronischer Form, klar strukturiert und verlinkt – zum schnellen Aufrufen von wichtigen Informationen. Und auch unsere Erfahrung und Effizienz bei der Erstellung von Risikoanalysen und deren Berücksichtigung in technischen Dokumentationen helfen, das Risiko zu minimieren und sich damit drohende Folgekosten zu ersparen. Reden Sie mit uns – wir zeigen Ihnen kreative Wege der Kostenkontrolle, -vermeidung und -reduktion in der Technischen Dokumentation, im Multimediabereich und der Fachübersetzung. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen und uns eine vor allem anhaltende Erholung des für den Erfolg so wichtigen, wirtschaftlichen Umfelds. Viel Spass beim Lesen. Arno Gander
Peter Rudnicki
Denken in Kundenprozessen Erfolgreiche Firmen kaufen Übersetzungen nicht um der Übersetzung willen ein, sondern weil sie damit am Markt ein Ziel verfolgen. Aus diesem Grund wird es immer schwieriger, mit einem angebotszentrierten Blickwinkel, der vor allem von der eigenen Übersetzungsleistung ausgeht, neue Kunden zu gewinnen oder Kunden zu halten. Insbesondere Übersetzungsunternehmen müssen weitgehend den Wechsel hin zum Denken in Projekten, Prozessen und Vernetzungen ihrer Kunden vollziehen. Darum spielt immer häufiger die Integration von Übersetzungsdienstleistern in die Geschäftsprozesse der Kunden eine wichtige Rolle. Dabei sind auch technologische und organisatorische Anforderungen an den Schnittstellen zu beachten.
Fazit Das Sparpotential bei Übersetzungen ist enorm. Es geht nicht nur um präzise Übersetzungen. Genauso wichtig sind ein straffes Prozessmanagement, ein Denken in Kundenprozessen und -projekten und der effiziente Einsatz von EDV-Tools für die Prozesssteuerung und die Übersetzung an sich. Übersetzungsdienstleistungen sind reinstes Komplexitätsmanagement. Diese Aufgabe braucht ein kundenorientiertes Team mit jeder Menge Erfahrung – ein Team wie das der DOGREL Translation. Arno Gander, Geschäftsleitung & Translation Management
Video für den modularen Fassadenbau Multimedia: Um die Verkäufer für den internationalen Vertrieb eines neuen Produktes zu schulen, entschied sich die Jansen AG für den Einsatz eines Videos als Informationsmedium – eine interessante Herausforderung für das DOGREL Multimedia Team.
Die Aufgabenstellung Das modulare Fassadensystem JansenVISS ermöglicht die Herstellung von Fassaden aller Art mit nur wenigen, modular aufgebauten Komponenten. Ziel war es, die einfache Montage mit dem VISS-UniversalT-Verbinder-System in einem Video darzustellen, um damit die Verkäufer für den internationalen Vertrieb zu schulen. Die Länge des Videos wurde mit ca. 3 - 5 Minuten festgelegt. Die Realisierung sollte innerhalb von 1 - 2 Wochen erfolgen. „Klappe, die Zweite“ Nach der genauen Aufgabendefinition und Besprechung mit unseren Auftraggebern, erstellten wir das Konzept für den Aufbau des Videos und auf dessen Basis dann das Drehbuch. Durch die gute Vorbereitung konnten alle benötigten Sequenzen an nur einem Tag mit DOGREL-eigenem Equipment gedreht werden.
Mit Animationen Informationen verdeutlichen Schon während der Konzeptphase wurde klar, dass für die schematische Darstellung der Montageabläufe Animationen am zielführendsten einzusetzen sind. Die Kombination mit Realfilm-Aufnahmen sorgt zudem für erhöhte Aufmerksamkeit beim Zuschauer. Jansen 3D CAD-Daten konnten dazu direkt in die Animations-Software eingelesen und verarbeitet werden. Das Ergebnis sind fotorealistische Animationen mit hohem Informationsgehalt.
Finishing Durch die Einblendung von Informationstexten und die Untermalung mit passender Filmmusik, erhält das Video den gewünschten Charakter und funktioniert als Gesamtpaket aus Realfilm, Animation und Sound. Günther Klammer, Leiter Technische Dokumentation
Praxisbericht: Technische Dokumentation für eine Aluminiumfabrik Technische Dokumentation: Technische Redakteure, welche Betriebsanleitungen für Industrieanlagen erstellen, stehen immer wieder vor dem gleichen Problem: Wie sollen die verschiedenen Anleitungen der Zulieferteile und Einzelkomponenten sinnvoll in die Gesamtbetriebsanleitung integriert werden? Denn in der Regel reicht das einfache Beilegen der Lieferantendokumentationen nicht mehr aus.
Hafenanlage mit Schiffsentlader Das war auch die Ausgangslage bei unserem Kunden, als wir mit der Erstellung einer Anlagendokumentation für die Aluminiumindustrie beauftragt wurden. In einer mehrjährigen Zusammenarbeit haben wir bereits verschiedene Transport-, Lager- und Fördersysteme für Schüttgüter zur Aluminiumerzeugung dokumentiert. Das sind beispielsweise Silolager mit Förderrohren, Schiffsentlader oder Be- und Entladestationen für Tanklastwagen. Zur Zeit arbeiten wir an Dokumentationen für zwei Grossprojekte, welche wir kurz vorstellen wollen: EMAL Das zukünftig weltgrösste, alleinstehende Aluminiumschmelzwerk, wird seit Anfang 2008 im Emirat von Abu Dhabi errichtet. Nach Abschluss der ersten Bauphase im April 2010 wird die Aluminiumproduktion mit einer Jahreskapazität von 700 000 Tonnen beginnen. Nach Abschluss der zweiten Bauphase im Januar 2011 soll sich die Jahreskapazität auf 1,4 Millionen Tonnen verdoppeln. Eine eigene Hafenanlage dient zur Anlieferung der Rohmaterialien in Schüttgutfrachtern und zur Verschiffung der Halb- und Fertigprodukte. QATALUM Auch Qatalum gehört zu den weltgrössten Aluminiumfabriken und wird im Emirat von Katar am Persischen Golf errichtet. Die Grundsteinlegung erfolgte im November 2007 und der geplante Fertigstellungstermin ist der August 2010. Bereits seit Ende 2009 wird hier Aluminium produziert und die Jahreskapazität soll nach der Fertigstellung 585 000 Tonnen Aluminium erreichen.
Das Rohaluminium wird in zwei, jeweils 1,15 km langen Gebäuden mit einem elektrolytischen Verfahren gewonnen. Die dafür benötigte Energie liefert ein eigenes Kraftwerk mit 1 350 Megawatt Leistung. Auch Qatalum besitzt eine eigene Hafenanlage mit einem Schiffsentlader. Die Aufgabenstellung Jede Anlagendokumentation wird in elektronischer Form als PDF-Datei verlangt, manchmal auch zusammen mit einem oder mehreren Ausdrucken. Verlinkte Inhaltsverzeichnisse und Übersichtsbilder zum schnellen Aufrufen von Einzelteil-Informationen sind vorzusehen und ein übergreifender Wartungs- und Schmierplan zu integrieren. Der Kunde stellt uns eine Geräteliste bereit, welche mehrere hundert Positionen umfassen kann, sowie die Lieferantendokumentationen als PDF-Dateien oder vereinzelt noch auf Papier. Unsere Lösung • Jede Anlagendokumentation wird mit dem DTP-Programm Adobe FrameMaker erstellt. • Die Dokumentstrukturen werden mit der Buchfunktion nachgebildet und Vorlageseiten für spezielle Layouts definiert. • Die erstmalige Entwicklung der Formatvorlagen war zwar zeitaufwendig, entfällt dafür aber nun bei den Folgeprojekten. • Die Lieferantendokumentationen werden falls nötig eingescannt und als PDF-Dateien abgespeichert. • Der Redakteur kontrolliert zuerst alle gelieferten PDF-Dateien und kann mit Adobe Acrobat Textauszüge aus mehr-
sprachigen Anleitungen erstellen oder zusätzliche Markierungen zur Typenbezeichnung etc. anbringen. • Ein spezielles Plug-in erlaubt dann den automatischen Import der gesamten PDF-Datei in das FrameMaker-Dokument. • Übersichtsbilder und Schemas werden in das FrameMaker-Dokument übernommen und mit Links zu den Kapiteln versehen. • Jedes Kapitel enthält - die Lieferantendokumentationen für eine bestimmte Bauteilgruppe (z. B. Ventile), - einen Auszug aus der Geräteliste, - auf der Titelseite einen RücksprungLink zum entsprechenden Übersichtsbild. • Nach dem Generieren der Inhaltsverzeichnisse kann das gesamte Dokument zum Schluss als PDF-Datei ausgegeben werden. Tipp Die PDF-Dateien der Lieferanten dürfen weder einen Kennwortschutz, noch nicht darstellbare Schriften enthalten. Bei Problemen sind solche Dateien zuerst in das JPG-Format zu exportieren. Fazit Adobe FrameMaker eignet sich ausgezeichnet zur Ausgabe grosser PDF-Dateien. Mit unserer Lösung lassen sich Anlagendokumentationen realisieren, die einen Umfang von mehreren tausend Seiten aufweisen können. Gerhard Moosbrugger, Technische Dokumentation
Risikobeurteilung – Basis für jede Betriebsanleitung Technische Dokumentation: Die CE-Kennzeichnung gewinnt in sämtlichen Branchen zunehmend an Bedeutung. Marktaufsichtsbehörden schauen nicht länger weg, wenn es um Sicherheitsaspekte bei Maschinen und Anlagen geht. Sicherheit als integraler Bestandteil der Konstruktion muss daher stets im Vordergrund stehen. Hersteller und Betreiber haben nicht nur die moralische Pflicht, sichere Maschinen zu bauen, die CE-Kennzeichnung und die Einhaltung der Sicherheitsanforderungen ist auch eine Frage der ökonomischen Vernunft. Als Folge eines Unfalls, der von einer widerrechtlich gekennzeichneten Maschine ausgeht, drohen happige Bussen, Stilllegung und natürlich ein angeschlagener Ruf. Zur Gewährleistung des freien Warenverkehrs auf dem Europäischen Binnenmarkt wurden seit 1987 diverse Produktrichtlinien erlassen. Es dürfen nur Produkte in Verkehr gebracht werden, die den wesentlichen Anforderungen der Richtlinien genügen. Konkretisiert werden diese durch harmonisierte Normen sowie durch eine Risikobeurteilung. Die Risikobeurteilung beschreibt alle Gefährdungen einer Maschine sowie die Massnahmen zur Abwehr. Eine genau erarbeitete und strukturierte Risikobeurteilung ist deshalb für das Erstellen einer sicherheitstechnisch einwandfreien Betriebsanleitung unabdingbar. Technische Redakteure erleben aber in der Praxis oft, dass die Risikobeurteilung in der Konstruktion mehr schlecht als recht behandelt wird. Herstellern ist oft gar nicht bewusst, welche Rechtsfolgen eine fehlende oder mangelhafte Risikobeurteilung haben kann. Risikobeurteilung Hilfestellung hierzu bieten harmonisierte Sicherheitsgrundnormen wie • EN ISO 14121-1 (Risikobeurteilung) • EN ISO 12100-1 (Gestaltungsgrundsätze) Festlegung der Grenzen der Maschine (Abschnitt 5) Identifizierung der Gefährdungen (Abschnitt 6)
Risikoanalyse
Risikoeinschätzung (Abschnitt 7)
Risikobeurteilung
Risikobewertung (Abschnitt 8) Wurde das Risiko hinreichend vermindert? NEIN Risikominderung (ISO 12100-1:2003 Abschnitt 5)
JA
ENDE
Die Risikobeurteilung in 5 Schritten: 1. Grenzen der Maschine nach EN ISO 12100 festlegen • Räumliche Grenzen: zum Beispiel Bewegungsraum, Platzbedarf für Installation und Instandhaltung usw. RISIKO
bezogen auf die betrachtete Gefährdung
5. Risikominderung In der Maschinenrichtlinie gelten für die Integration der Sicherheit drei Grundsätze die der Reihe nach zu befolgen sind: 1. Beseitigung oder Minimierung der Gefahren durch sichere Konstruktion 2. Ergreifen von technischen Schutzmassnahmen
ist eine EINTRITTSWAHRSCHEINLICHKEIT Funktion SCHADENS- und dieses Schadens AUSMASS von das aus der betrachteten Gefährdung verursacht werden kann
• Verwendungsgrenzen: bestimmungsgemässe Verwendung, Verwendungs- und Betriebsphasen, unterschiedliche Bedienphasen sowie Fehlanwendungen • Zeitliche Grenzen: voraussichtliche Lebensdauer der Maschine 2. Gefährdungen identifizieren • Gefährdungen in allen Lebensphasen und Betriebsarten der Maschine • mögliche Fehlfunktionen • die bestimmungsgemässe Verwendung • Ausbildungsstandard des Personals 3. Risikoeinschätzung Sind alle Gefährdungen ermittelt, erfolgt die Risikoeinschätzung. Hierzu nennt EN ISO 14121-1 vier Risikoelemente, die für jede identifizierte Gefährdung zu bestimmen sind (siehe Abbildung oben). 4. Risikobewertung Nach der Risikoeinschätzung muss eine Risikobewertung durchgeführt werden, um zu entscheiden, ob eine Risikominderung notwendig ist. Da die Risikobewertung subjektiven Gesichtspunkten unterliegt, braucht man Experten, die anhand von Erfahrungen ein noch akzeptables Restrisiko festlegen. Auch Unfallstatistiken sollten dafür einbezogen werden.
Häufigkeit und Dauer der Gefährdungsexposition Eintrittswahrscheinlichkeit eines Gefährdungsereignisses Möglichkeit zur Vermeidung oder Begrenzung des Schadens
3. Unterweisung der Benutzer in Restgefahren mit Gefahrenschildern oder der Betriebsanleitung. Nur wenn sich mit dem ersten Grundsatz das Risiko nicht ausreichend vermindern lässt, ist der nächste Grundsatz anzuwenden usw. Viele Restrisiken lassen sich dennoch nur mit entsprechender Instruktion verhindern. Peter Rudnicki, Geschäftsleitung Im nächsten Infotrend Der richtige Baustein im Redaktionssystem Haftpflichversicherung und Technische Dokumentation Praxisbericht: Visuelle Anleitungen Praxisbericht: Übersetzungen für Medizintechnik & Healthcare Änderungen vorbehalten
Bahnhofstrasse 7 · CH 9443 W idnau · Phone +41 (0)71 727 98 98 · Fax +41 (0)71 727 98 99 · marketing@dogrel.com · www.dogrel.com