[DE] ECM: Was auch immer das ist | Datasec Keynote | Ulrich Kampffmeyer

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Kundentag der DATASEC information factory GmbH

ECM: was auch immer das ist Dr. Ulrich Kampffmeyer

Siegen, 6.11.2015

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Agenda © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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ECM: was auch immer das ist •

State of the Art •

•

•

Von ECM zu EIM und darüber hinaus

12 & 1 Herausforderung •

Agiler Content und der Tod des traditionellen Dokumentes

•

Infrastruktur und die Verlagerung in den Untergrund der Anwendungen

•

Integration und das Verschwinden vom Desktop

•

Mainstream und die Unbekümmertheit der traditionellen ECM-Anbieter

•

Mobilität und das neue Nutzungsparadigma

•

Natürliche Sprache und der Niedergang des Keyboards

•

Multilingualität und die Bedeutung von Metadaten

•

Cloud und das Ende lokaler Speicher

•

Information Governance und ihre letzte Festung: Records Management

•

Automation und die Änderung der Arbeit

•

Big Data und die Revolution von Search & Analytics

•

Allgegenwärtigkeit und das neue Informations-Universum

•

Deutsche Sonderlocken und die Abkopplung von der Globalisierung

Digital Transformation •

ECM: was auch immer das ist

Die Auswirkungen auf Planet, Gesellschaft, Wirtschaft, Kultur, Branche – und Sie persönlich Dr. Ulrich Kampffmeyer

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1. Einführung

State of the Art ECM: was auch immer das ist

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Von ECM zu EIM &

darüber hinaus ECM: was auch immer das ist

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Der Begriff ECM ist unter Druck!

Um die disruptiven Kräfte zu verstehen, müssen wir zum Ursprung von ECM zurückkehren.

ECM: was auch immer das ist

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State of the Art

Enterprise Content Management (ECM) sind die Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstßtzung von organisatorischen Prozessen. Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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ECM-Werkzeuge und -Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation, wo auch immer diese sich befinden.

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State of the Art

Das ECM-Komponenten-Modell, PROJECT CONSULT, 2002 © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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MANAGE MANAGE Collab DM

STORE STORE

CAPTURE

WCM

DELIVER

WF/ BPM RM

PRESERVE ECM: was auch immer das ist

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State of the Art Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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MANAGE MANAGE Collaboration

Document Management Collab DM

STORE STORE

CAPTURE

Input Management

WF/ BPM Workflow / Business Process Management

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WCM

DELIVER

Information Lifecycle Management RM

PRESERVE ECM: was auch immer das ist

Web Content Management

Records Management

Output Management

Archiving

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State of the Art © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Ein großes Problem des Begriffes ECM: “ECM-Strategien und -Werkzeuge erlauben die Verwaltung aller

unstrukturierten

Informationen im Unternehmen, wo auch immer diese sich befinden.” ●

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State of the Art

Manche Anbieter versuchen neue Begriffe zu etablieren: #nextECM #ECMnext #next_gen_ECM #CloudECM #postECM #AgileECM #SocialECM #SmartECM #… © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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State of the Art

Der ursprüngliche Ansatz von ECM © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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CAPTURE MANAGE

Business Data Processes

Unstructured Content

STORE

DELIVER PRESERVE

AIIM International, 2003 ECM: was auch immer das ist

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State of the Art

Enterprise Information Management Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

EIM

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CAPTURE MANAGE

Business Data Processes

Unstructured Content

STORE

DELIVER PRESERVE

AIIM International, 2003 AIIM International, 2003 International, AIIM International, 2003 AIIM International, 2003 AIIM International, International, 2003 2003 ECM: was auch immer das ist

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Angereichert mit Funktionalität ECM MANAGE

EIM

DM

Collab

STORE STORE

CAPTURE WF/ BPM

WCM

DELIVER

RM

PRESERVE

zur Handhabung & Erschließung aller Arten von Information.

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EIM STORE

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EIM

Natural Language Information Governance Security & Safety

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MultiChannel Communication

Universal Access

STORE

Knowledge Management

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Semantics

Identity Management

ein Ökosystem Kundentag der DATASEC information factory GmbH

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Enterprise Information Management hat wenig mit Technologien und Systemen zu tun: Technologien und Systeme sind nur Services zur Unterstützung eines ganzheitlichen Informationsmanagementskonzeptes.

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Brauchen wir das Wort “Enterprise” noch für den neuen Ansatz? © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Das “E” für “Enterprise” in EIM

(welches “im Unternehmen”, “für das Unternehmen”, „des Unternehmens“ oder “unternehmensweit” meint),

sollte zukünftig wegfallen.

"Information Management" ist ausreichend!

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12 plus 1

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1 Twelve Challenges

Herausforderung ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Dynamische Inhalte

ECM: was auch immer das ist

& der Tod des traditionellen Dokuments Dr. Ulrich Kampffmeyer

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Das klassische Dokument - PDF, Scan, Word usw. -

stirbt aus.

Das virtuelle Dokument

- Daten angezeigt in einem Layout oder einer App -

simulieren nur noch ein Dokument.

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12 plus 1 Herausforderung

Es gibt keine scharfe Trennung mehr zwischen strukturierten Daten und unstrukturierten Dokumenten. © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Heutige Systeme müssen mit allen Typen von Daten und Informationsobjekten umgehen können.

Wenn aber Dokumente sich in Daten verwandeln, hat dies gravierende Auswirkungen auf die daraus resultierenden Informationsobjekte.

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Infrastruktur

& der Abstieg zum Fundament ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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ECM Enterprise Content Management verwandelt sich in eine Middleware-Schicht unterhalb der Geschäftsanwendungen.

ECM bietet den Zugang zu einem einheitlichen, übergreifenden Speicherort – unabhängig von der erzeugenden, ursprünglichen Anwendung.

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Integration

& das Verschwinden vom Desktop ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Standard-Interfaces für alle wichtigen Plattformen und führenden Anwendungen sind eine Grundvoraussetzung für ECM-Produkte.

Cloud und Mobile tragen maßgeblich zu den Problemen von Architekturen und Standard-Interfaces von ECM-Lösungen bei.

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Die tiefe Integration in Anwendungen ist entscheidend für den erfolgreichen ECM-Einsatz.

Es gibt keine Notwendigkeit mehr für überbordende Funktionalität von ECM-Clienten: „Enabling“ mit Viewern, elektronischen Akten und anderen eingebetteten Modulen reicht für die Benutzerschnittstelle.

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Der Mainstream & die Obsoleszenz der traditionellen ECM-Anbieter ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung

Der ECM-Markt verändert sich!

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Keine Herausforderer ?

Keine Innovation?

Gartner Magic Quadrant Enterprise Content Management 2015 ECM: was auch immer das ist

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Die traditionellen ECM-Anbieter haben den Zug verpasst.

Sie laufen bei der Adaption neuer Technologien hinterher und es gibt nur wenig eigenständige Innovation.

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Die Schlacht um Marktanteile wird nicht nur die traditionellen ECM-Anbieter sondern auch die großen Standard-Softwarehersteller, Cloud-Service-Anbieter, Internet-Giganten und viele andere ITK-Anbieter einschließen.

Die Anbieter von Fachanwendungen und StandardSoftware werden fortfahren, immer mehr ECMFunktionen in ihre Produkte zu integrieren.

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Mobile & das neue Anwendungsparadigma ECM: was auch immer das ist

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Mobile verändert alles!

• Kleine Geräte mit kleinen Displays.

• Apps sind die Wiedergeburt des “Fat Client”.

• Neue Nutzungsmodelle mit fokussierter, einfacherer Funktionalität.

• “Information at your fingertips”: jederzeit, überall, aus beliebiger Quelle, in beliebigem Format.

• Intuitive Benutzeroberflächen.

• usw.

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Mobile überholt den Desktop!

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Aber es gibt Einschränkungen für EIM: • Kleine Displays und schwache, langsame Verbindungen sind für die Nutzung traditioneller Dokumente kaum geeignet.

• Es gibt reichlich Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme.

• Die Integration in Fachanwendungen lässt häufig zu wünschen übrig.

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Natürliche Sprache & der Abschied von der Tastatur ECM: was auch immer das ist

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Die Steuerung von Systemen und die Eingabe von Daten wurden in der Vergangenheit von Tastatur und Maus dominiert.

Neue Softwaresysteme nutzen Finger und Sprache sowie andere akustische, visuelle und sensorische Erfassungs- und Steuerungsfunktionen.

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Zukünftige Informationsmanagement-Lösungen müssen: • Grafik-, Audio-, Video-, 3D-, Geo- und MultimediaObjekte verwalten, • komplexe Informationsobjekte finden, erschließen und auswerten können, und • mit deutlich größeren Objekten, steigenden Mengen von Objekten und der Anzeige unterschiedlichster Formate umgehen können.

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Multilingualität & die Bedeutung von Metadaten ECM: was auch immer das ist

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Die Globalisierung des Informationsaustauschs und der Wirtschaft funktioniert nur mit multilingualen Informationssystemen.

Die Inhalte und das Wissen des Internets können nur durch die Überwindung der Sprach- und Kulturbarrieren wirklich effektiv genutzt werden.

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Automatisierte, synchrone Übersetzung und inhaltliche Interpretation werden obligatorisch.

Nur strukturierte und kontrollierte Metadata nebst Thesauri liefern im multilingualen Umfeld verlässliche Ergebnisse für Übertragungen rechtlich und kommerziell wichtiger Informationen sowie für die Klassifikation von Informationsobjekten.

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The Cloud & das Ende von On-Premise ECM: was auch immer das ist

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Die Cloud ist da!

Und sie geht nicht mehr weg!

Cloud-basierte Lösungen stellen eine große Herausforderung für traditionelle “On-Premise” ECM-Lösungen dar.

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Die Cloud besitzt viele Fazetten, um moderne EIMLösungen zu nutzen: • Outsourcing in ein Rechenzentrum (gab es schon immer), • IaaS und PaaS in der “Private” wie auch in der “Public Cloud”, • Vorkonfigurierte, sofort nutzbare SaaS-Lösungen in der “Public Cloud”, • Hybride Lösungen mit “On-Premise” kombiniert mit Cloud, • und beliebig viele Kombinationen dieser Modelle.

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AIIM Marktstudie 2015 zu ECM in der Cloud ECM: was auch immer das ist

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Nur EIM-Anbieter, die auch Cloud-Lösungen in sicheren, verlässlichen, vertrauenswürdigen Rechenzentren anbieten, werden auf längere Sicht durchhalten.

Aber die Cloud-Service-Anbieter selbst werden auch – zusätzlich zu Speicherplatz und InformationSharing –

Archivierung, Collaboration, Workflow und weitere EIM-Dienste anbieten.

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Der EuGH-Beschluss vom 6.10.2015 beendet das Safe-Harbor-Abkommen.

Wo sind die Alternativ-Angebote deutscher ECM-Anbieter für Archivierung aus einer sicheren Cloud in Deutschland?* *außer DATASEC  ECM: was auch immer das ist

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Information Governance & ihre letzte Hochburg: Records Management ECM: was auch immer das ist

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Ein Kampf zwischen Dunkelheit und Licht?

Enterprise Search versus Records Management?

Enterprise Search und Content Analytics versprechen alles zu finden, auch ohne strukturierte Ablagen und ohne organisierte Metadaten.

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AIIM Marktstudie 2015 zu ECM Kundentag der DATASEC information factory GmbH

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Records Management bleibt wichtig!

Rechtliche und regulative Vorgaben – und die natürliche, menschliche Eigenschaft, große Mengen von Objekten ordnen und organisieren zu wollen – machen Records Management unabdingbar.

Metadaten, Steuerung, Sicherheit, Kontrolle, Prozesse und Qualität sind herausragende Merkmale von Records-Management und Information-Governance-Lösungen.

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Aber – Records Management ist in Deutschland als Begriff und als Lösung kaum bekannt!

Begriffe wie Schriftgutverwaltung, revisionssichere Archivierung oder Aktenverwaltung substituieren den Begriff nur unzureichend.

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Automatisierung

&

die Veränderung der Arbeit ECM: was auch immer das ist

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Das letzte Paradies?

Das Büro ist der letzte Platz in den Unternehmen, der noch nicht automatisiert ist.

Automatisierung ist die Schlüsseltechnologie um den Flaschenhals der Informationserfassung, die Medienbrüche, die Beschränkungen bei der übergreifenden Informationsbereitstellung, die fehlende Durchgängigkeit der Prozesse und die mangelnde Effizienz am Arbeitsplatz selbst zu überwinden.

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Business Process Management und automatische Klassifikation sind heute Schlüsselkomponenten von EIM-Systemen.

Selbstlernende Workflow-Systeme sind verfügbar, müssen aber um collaborative Funktionen ergänzt sein.

Automatisierung und Steuerung enden sonst in intransparenten, statischen “hart verdrahteten” und unflexiblen Lösungen.

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Big Data & die Revolution von Suche und Analyse ECM: was auch immer das ist

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Eine Differenzierung ist dringend notwendig, Nicht alles “Big Data” ist gleich: • Big Data – ein Speichungs- und Verwaltungsproblem bei steigender Datenflut • Big Data – Analyse- and “Predictive Analytics”Werkzeuge • Big Content … brauchen wir diesen Begriff wirklich?

Es sind doch alles nur Daten, oder?

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Big Data eröffnet neue Wege zur Informationsverarbeitung: • dynamisches Erzeugen von Sichten, Kontext und Ergebnissen zur Laufzeit, • Analysieren von Informationen jenseits vordefinierter Strukturen, • Auffinden von Beziehungen und Zusammenhängen in großen Datenmengen, • Automatisieren von Klassifizierungs-, Indizierungs- und Ordnungsprozessen, und • Erschließen von Kontext und Beziehungen für Prozesse, Zusammenarbeit und Wissensnutzung.

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Auch Big-Data-Kollektionen, -AnalyseErgebnisse und aufbereitete -Extrakte müssen gespeichert, erschlossen und verwaltet werden.

Eine Aufgabe für EIM! ECM springt hier zu kurz – auch wenn es bei Big Data um “unstrukturierte” Informationen geht.

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Ubiquität & das neue Universum der Information ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Es ist keine Informationsflut mehr – es ist eine Informationsexplosion!

Information überall, auf Millionen und Milliarden von Geräten.

Heute ist diese Information weitgehend unkontrolliert, unsicher, unzureichend erschlossen und schlecht verwaltet.

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12 plus 1 Herausforderung Das Internet der Dinge Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Weltweites Informationswachstum 2015: 12 ZettaByte

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Wer managed die Explosion?

Videos, IoT Daten, Audio, Multimedia, E-Mails, Bilder, Tweets, Posts, …

Kann dies EIM leisten?

Oder braucht es Architekturen und Systeme jenseits herkömmlicher ECMund EIM-Konzepte?

ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Deutsche Sonderlocken

& die Abkoppelung von der Globalisierung ECM: was auch immer das ist

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12 plus 1 Herausforderung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Mit nationalen Entwicklungen wie: • Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung (qeS), • Nachsignieren (BSI TR 03125 TR-ESOR), • Signieren beim Scannen (BSI TR 03138 TRResiscan), • De-Mail, • ZUGFeRD (in der derzeitigen Ausgestaltung), • und anderen (siehe Gesetzgebung ...) koppelt sich Deutschland von der globalen Entwicklung ab!

ECM: was auch immer das ist

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Ceterum censeo Carthaginem – qeS, De-Mail, TR-ESOR, TR-ResiScan usw. –

esse delendam!

ECM: was auch immer das ist

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Die Digitale Transformation

3 Digital Transformation

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Die Auswirkungen auf die Erde ECM: was auch immer das ist

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Digitale Transformation Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Ca. 10% des Gesamtenergieverbrauchs für Kommunikation & Informationssysteme.

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Extrem steigende Weltbevölkerung © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Der Einfluss auf die Erde

und steigender Energieverbrauch …

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und dazu generieren wir © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Der Einfluss auf die Erde

einen Berg von Giftmüll.

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Die Auswirkungen auf die Gesellschaft

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„Information at your Fingertips.“ Aber die Kontrolle der Technologie und Informationen plus Geld teilt unsere Gesellschaft in neue Fraktionen.

Die digitale Kluft entsteht.

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In unserem Land in neue Schichten,

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global in eine „Digital Divide“.

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Die Auswirkungen auf die Kultur ECM: was auch immer das ist

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Globalisierung und Informationsüberfluss vernichten lokale und regionale Kulturen.

Wir verlieren unsere Identitäten!

Und wir könnten sogar das Buch verlieren!

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Die Auswirkungen auf die Wirtschaft ECM: was auch immer das ist

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Wir sind zu 100% von der Verfügbarkeit und Richtigkeit elektronischer Information abhängig!

Es gibt keinen Weg zurück!

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Keine Zivilisation! © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft.

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Die Auswirkungen auf die Branche ECM: was auch immer das ist

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Immer schneller, immer komplexer, Š PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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immer mehr ineinandergreifend.

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Informationstechnologie: • alles durchdringend • allgegenwärtig • alles erfassend • alles lernend • alles steuernd • alles … © PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH 2011

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Die Auswirkungen auf Sie persönlich ECM: was auch immer das ist

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Wir werden zu Informationsjunkies, immer online.

Der Arbeitsplatz verändert sich, Roboter und Software-Agenten werden zu Kollegen.

Unser Konzept dessen, was eine Person ausmacht, verändert sich.

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Wird es noch Rückzugsorte von der digitalen Welt und noch Privatsphäre geben?

Wir werden durch Information manipuliert und verbogen.

1984 war ein Klacks …

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Wir sind alle als Akteure an der Veränderung beteiligt!

Zugleich als Individuen sind wir auch alle Opfer der digitalen Transformation.

1984 war ein Klacks …

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Wohin auch immer dies uns führt!

ECM: was auch immer das ist

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Dr. Ulri ch Kampffm eyer GmbH

Viel Spaß noch auf dem Kundentag der DATASEC information factory GmbH! Dr. Ulrich Kampffmeyer Email: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com www.PROJECT-CONSULT.com

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