Digitalisierung: Die zuk端nftige Rolle des ERP
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Hamburg, 2015
Digitalisierung: Die zukünftige Rolle des ERP
Digitalisierung: die zukünftige Rolle des ERP von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT Unternehmensberatung, Hamburg. Dr. Kampffmeyer ist Mitgestalter und Moderator des Strategiegipfels „IT & Information Management“ von PROJECTnetworks, Berlin. Digitalisierung. Das Modewort unserer Zeit. Digital Business, Digital Transformation, Digital Workplace, Digital Flood, Digital Confusion, Digital Chaos. Die aktuellen, stürmischen Entwicklungen machen die Arbeit mit Information auf den ersten Blick leichter, überfordern aber zunehmend Anwender wie auch Systeme. Alle Kommunikation im Wirtschaftsleben wird in kürzester Frist nur noch digital erfolgen. Die Grenzen der Unternehmen werden durch die Einbeziehung von Partnern, Kunden, Lieferanten, Verwaltung und Öffentlichkeit aufgebrochen. Es geht nicht mehr nur um die Nutzung und Verwaltung eigener Informationen des Unternehmens, sondern um die Einbettung in die neue DiConomy, die digitale Wirtschaftswelt. Die Informationsflut mit immer neuen Formaten in immer größerer Menge stellt die IT-Lösungen in den Unternehmen auf den Prüfstand. Alternativen tun sich längst mit Angeboten in der Private Cloud und der Public Cloud auf. Auch die Rolle des ERP muss daher neu bewertet werden. ERP-Systeme waren bisher der Felsen in der Brandung der Informationsflut. Datenbankgestützt machten sie geschäftsrelevante, strukturierte Daten mit hoher Qualität und durchgängig im Unternehmen nutzbar. ERP Enterprise Ressource Planing ist zur notwendigen Infrastruktur geworden. Kein größeres Unternehmen kann ohne ERP für die geschäftskritischen Daten auskommen. In der Welt der ERPs herrscht Ordnung. ERPs wurden im Laufe der Zeit immer mehr erweitert, funktional um CRM, PLM und andere Disziplinen aber auch anwendungsorientiert um komplette Branchenlösungen. Längst können ERP-Lösungen auch schwach strukturierte Informationsobjekte wie Dokumente nutzen und einbinden. Die zentrale Position des ERP scheint damit auf den ersten Blick ungefährdet, da auch weiterhin alle geschäftsrelevanten Transaktionen ins, durchs und aus dem ERP müssen. Neue Herausforderungen Betrachtet man jedoch die Veränderungen bei Nutzungsmodellen und Informationstypen in der Welt von Mobile, Apps, Analytics, Ubiquitous und IoT (Internet of Things), ergibt sich ein anderes Bild. Herkömmliche, aufwändige Benutzeroberflächen stehen nun in der Konkurrenz mit einfach, intuitiv und fokussiert arbeitenden Apps. Die mobile Nutzung von Kunde: PROJECTnetworks, Berlin Datei: Digitalisierung_ERP_Kff_20150615 © PROJECT CONSULT GmbH 2015
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externen Standorten und unterwegs macht neue Bereitstellungskonzepte für Information erforderlich. Die Einbeziehung von Kunden, Lieferanten und Partnern in die bisher internen Systeme stellt die Berechtigungs- und Informationsklassifikationskomponenten vor neue Herausforderungen, die sich bis in die Gestaltung der Lizenz-Politik niederschlagen. BigData und Analytics beziehen in ihre Auswertungen längst andere Quellen mit ein, die die Vorrangstellung des ERP als Hort der digitalen Wahrheit beeinträchtigen. Gekapselte spezialisierte Lösungen aus der Cloud nagen am allumfassenden Anspruch des heutigen ERP. Einfach nutzbare Mini-Lösungen für kaufmännische Anforderungen überschwemmen die Cloud. Volatilität, ständiges Change Management der Geschäftsprozesse und Geschäftsmodelle und Best-of-Breed-Ansätze bei der Wahl von Software bringen starre ERP-Strukturen an ihre Grenzen. Und noch viele andere Gründe für den grundlegenden Wandel in den Informationsarchitekturen und der Informationsnutzung ließen sich anführen. Wie reagiert die ERP-Welt auf diese Herausforderungen? Bei den Reaktionen auf die neuen Herausforderungen muß man die unterschiedlichen Arten von ERP-Lösungen in den Unternehmen unterscheiden. Noch immer finden sich selbst programmierte Systeme, die mit eigenen Programmierern mühsam am Laufen gehalten werden. Dann gibt es die Standard-Lösungen, die nur geringfügig anpaßbar bei kleineren Unternehmen zum Einsatz kommen. Erst dann kommt man zu den großen Boliden, den universellen ERP-Systemen mit zahlreichen ergänzenden Modulen. Diese sind häufig individualisiert und auf Branchen-Spezifika angepaßt. Vielfach sind die Lösungen auch mit unterschiedlichen Modellen outgesourct oder werden über Dienstleister genutzt. Das eine, allgemeingültige ERP gibt es nicht. Dementsprechend unterscheiden sich auch die Antworten, wie ERP auf die neuen Herausforderungen des Digital Business reagiert. Zum einen geschieht dies mit angepaßten, vorgefertigten Lösungen aus der Cloud. Schnell etwas Neues auszuprobieren, sich anzupassen, flexibel zu reagieren, geht mit solchen Lösungen schneller, als das heimische System nachzurüsten. Neben bisherige Modelle mit eher klassischem Outsourcing durch Betrieb der ERP-Lösung in einem Rechenzentrum, kommen neue Lösungen wie z.B. Portal-basiert für Gruppen von Unternehmen und Unternehmensverbünden aber auch echte SaaS-Cloud-Lösungen auf den Markt, die mit geringem Aufwand adaptierbar sind. Schwieriger wird es schon bei den passenden Benutzeroberflächen für diese neue Welt. Hier helfen aber Integratoren und innovative Anbieter aus, die z.B. mit Datenbrillen direkt Informationen aus den ERP-Systemen situationsgerecht nutzbar machen. Schwieriger ist es, in Inhouse-Lösungen langjährig gewachsene Architekturen im Untergrund der Systeme so zu modernisieren, dass sie sich den neuen Umgebungen anpassen. Hier ist z.B. SAP mit Hana einen strategischen Schritt nach vorn gegangen. Dennoch sind in vielen Installationen die gewachsenen und individuell stark angepassten
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ERP-Lösungen in der Gefahr, sich vom „Fels in der Informationsbrandung“ als Legacy zum „Klotz am Bein“ zu entwickeln. Gerade die zahlreichen individuellen Anpassungen machen nicht nur Software-Updates zum Geduldsspiel sondern verhindern auch die schnelle Adaption von neuer Funktionalität. Bei diesen traditionell weitverbreiteten Lösungen fehlt die notwendige Flexibilität. Und da sich ein ERP nicht so einfach und schnell ablösen oder ersetzen läßt, wächst die Abhängigkeit weiter. Hier spielt natürlich auch eine Rolle, daß die kaufmännischen und steuerrelevanten Daten in den ERP-Lösungen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Eine ERP-Ablösung ist so auch häufig mit einem umfangreichen Migrationsvorhaben verknüpft um nicht nur die aktuellen Daten in eine neue Umgebung zu überführen sondern auch aufbewahrungspflichtige ältere Daten und Dokumente zu archivieren. Beim „ERP der Zukunft“ werden Flexibilität, Anpaßbarkeit und einfache Migrationsfähigkeit wichtige Entscheidungskriterien sein. Letzteres ist aber bei vielen ERP-Angeboten aus der Cloud noch nicht zu beobachten, da hier zur Zeit der Verdrängungswettbewerb begonnen hat und man seine Kunden möglichst dauerhaft an die eigene Plattform binden möchte. Einfache Konfiguration und schöne Oberflächen locken hier unter Umständen die Kunden in neue, schwer übersehbare Abhängigkeiten. In dem Maße aber wie sich auch professionelle, große Systeme in der Cloud – sei private, sei es public – einfach und ohne große Eigeninvestitionen nutzen lassen, gewinnt diese Option immer mehr an Bedeutung. ERP als indvidualisierte InhouseLösung kommt so immer mehr unter Druck. Was tun die CIOs? Informationsmanager wie z.B. CIOs stehen heute vor dem Problem, sich den Veränderungen zu stellen – mehr noch den neuen geschäftlichen Anforderungen des „Business“, der Prozesse und der Handhabung der Information, denn der IT unter technischen Gesichtspunkten. Die Entwicklung und das Durchhalten einer Strategie sind immer schwieriger geworden, da Veränderungen bei Technik, Anforderungen und Nutzungsmodellen immer schneller und immer disruptiver auf sie einstürzen. Dabei gehen heute schon bei den meisten Rechenzentren in den Unternehmen weit über 2/3 aller ITKosten in den reinen Erhalt der vorhandenen Lösungen. Systemboliden wie große ERPLösungen sind häufig nicht so schnell anpassbar, dass sie mit den Anforderungen mithalten können und neue sind einfach meistens nicht finanzierbar. Die Rolle des ERP im eigenen Haus, outgesourct oder als Cloud-Angebot ist daher einer der aktuell zentralen Diskussionspunkte bei den Chief Information Officers und anderen C-Level Verantwortlichen. Alle sprechen über Digital Business, Industrie 4.0 und andere innovative Lösungen, aber an der dezentralen Komponente der IT-Systeme, dem ERP, zerschellen viele der neuen Visionen, da die bestehenden Systeme den Wandel in die digitalisierte Welt nur unzureichend unterstützen.
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Auch auf dem Strategiegipfel „IT & Information Management“ vom 24,-25.09.2015 in Berlin (http://project-networks.com/veranstaltung/veranstaltungen/strategiegipfel-it-informationmanagement23-24-september-2015) ist dies ein zentrales Thema, das von namenhaften Forschern, CIOs und IT-Verantwortlichen adressiert wird. Die Rolle des ERP in der digitalen Transformation und als Grundlage für Industrie 4.0 zieht sich dabei wie ein roter Faden durch die Vorträge von Unternehmen wie Volkswagen, KHS, DekaBank, Bosch und anderen. Ohne die Neudefinition der Rolle des ERP lassen sich viele andere Probleme – von der Sicherheit über die Information Governance bis zur Unterstützung innovativer Geschäftsmodelle – nicht lösen.
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Über den Autor Dr. Ulrich Kampffmeyer ist seit über 350 Jahren im Thema Informationmanagement zu Hause. Er gründete und leitete entsprechende Fachverbände, arbeitete bei Standards mit, ist von Anfang an einer der internationalen Verfechter der Vision von Enterprise Content Management und hat mit zahlreichen Publikationen und Vorträgen den InformationManagement--Markt befruchtet. Er gilt als Mentor der Branche in Europa und wird auch der deutsche „ECM-Papst“ genannt. Seit 1992 ist er als Unternehmensberater für Information Management unterwegs und leitet das Beratungsunternehmen PROJECT CONSULT (http://www.PROJECTCONSULT.com). Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie elektronische Archivierung, Records Management, Dokumentenmanagement, Workflow, Rechtsfragen oder Wissensmanagement. Auf zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als Keynote-Sprecher mit. Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 unter die 100 wichtigsten IT Macher Deutschlands gewählt. Sein Curriculum findet sich auf Wikipedia http://bit.ly/WP_DrUKff .
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