Ist-Analyse und Auswertung von Analysen fĂźr die EinfĂźhrung von DokumentenManagement-Systemen Beratung Dr. Ulrich Kampffmeyer Barbara Merkel
PROJECT
C O N S U LT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 1998
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen Von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission Und Barbara Merkel Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
Inhalt Bedeutung von Ist-Analysen Zweck von Ist-Analysen Durchführung von Analysen Aufwände für die Durchführung von Analysen Vorgehen Erfassungslisten Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten Dokument-Analyse (Dok_A) Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A) Archiv-Analyse (Arc_A) Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Organisations-Analyse (Org_A) Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Technik-Analyse (Tec_A) Auswertung der Listen Zählwerte Skalierungen oder Wertebereiche Ja/Nein-Fragen „Document-Life-Cycle“-Analyse Besondere Ergebnistypen Übergreifende Auswertungen Auswertungsbereiche Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung Kosten/Wirtschaftlichkeit Zeitverhalten Mengengerüste Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit Speicherformate Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation Organisationsstruktur Nutzungskomfort Auslegung der Infrastruktur Einbindung vorhandener Systeme Sonstiges Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 2 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Ergebnis Ausblick Nutzung von Tools Strategien
Bedeutung von Ist-Analysen Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprägung ist aufgrund der Komplexität eines solchen Systems und der mit der Einführung verbundenen notwendigen Anpassung der Arbeitsabläufe eine unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher muß bereits im Vorfeld der Systemeinführung eine umfassende Planung durchgeführt werden. Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zukünftigen DokumentenManagement-Systems müssen die in einem Unternehmen verwendeten Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und ausgewerteten Daten können Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das zukünftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung bestimmt werden. Zweck von Ist-Analysen Die sorgfältig durchgeführte Ist-Analyse liefert alle Informationen für Anwender und Anbieter, um eine technische Lösung erfolgreich einführen zu können: Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen, Mengengerüste für Lösungen, Erschließung der Information, Planung der organisatorischen Veränderungen, Abschätzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines geeigneten Systems, Maßstab für den Projekterfolg, Planungsgrundlage für Soll-Konzeption und Pflichtenheft, Vergleichsdaten für Ist und Soll, Planung der Durchführung von Projekten. Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten. Durchführung von Analysen Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise: Welche Informationen und Dokumente entstehen? Wer bearbeitet sie? Wann und wo werden sie erstellt? Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 3 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen? Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, geändert, vernichtet? Wer darf Dokumente vernichten? Wann wird eine Information benötigt und woher kommt sie? Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt? Welche Ablagen und Archive sind vorhanden? Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien, erforderliche Organisationsanpassungen u.a. bestimmen. Auch die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen bezüglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet werden: Dokument-Analysen, Ordnungsmittel-Analysen, Archiv-Analysen, Nutzungs-Analysen, Organisations-Analysen, Vorgangs-Analysen und Technik-Analysen. Bei jeder Detailanalyse können alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit Hilfe von Fragebögen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der Ist-Bestandsaufnahme durchzuführenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten sind und die Analysebereiche Überschneidungen aufweisen, werden Informationen in unterschiedlichen Zusammenhängen auftreten. Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes, kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse, beschränkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch Interviewtechniken zu ergänzen. Aufwände für die Durchführung von Analysen Der Aufwand für die Durchführung von Analysen mit entsprechender Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschätzen. Vor Beginn der Untersuchung sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder Tabellenkalkulation derart festzulegen, daß vergleichbare Ergebnisse erzielt werden können. Die Qualität der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem Zusatzaufwand beschafft werden können und damit Implementierungszeitpläne verzögern. Der Aufwand für die Durchführung einer Ist-Analyse ist von Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 4 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhängig. Folgende Faktoren sind bei der Aufwandsabschätzung zu berücksichtigen: Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung, Umfang des zu untersuchenden Bereiches, Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise Übersichten über die Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen, Umfang der durchzuführenden Detailanalysen, Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung, Höhe des Budgets, gewünschtes Ergebnis und Kenntnisstand der Projektmitarbeiter. Aufwand und zu erreichendes Ziel müssen dabei in einem gesunden und wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwände für die Durchführung der Analysen steigen mit der Komplexität des Systems. Schalenmodell Synergien mit anderen Anwendungen
Nutzen Workflow
Kosten
Groupware DokumentenManagement Retrieval und Recherche
Archiv Datensicherung
Integrationsgrad
Komplexität
Abb. 1: Schalenmodell
Die Auswertungen der Detailanalysen ermöglichen die Abschätzung der Komplexität der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich für unterschiedliche Strategien entscheiden wie z.B. einfachere technische Lösung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere Nutzenpotentiale, oder z.B. umfassende technische Lösung - hoher Implementierungsaufwand - geringer organisatorischer Aufwand für den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz höhere Nutzenpotentiale. Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 5 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufwände der verschiedenen Analysen für unterschiedliche Systemkategorien. Dokumen Ordn. t mittel +
Nutzung
Analysen Archiv Org.
Vorgang
Datensicherung ssystem COLD+ + + Archiv Image+++ ++ ++ +++ + + Archiv Gemischt +++ +++ ++ +++ + + es Archiv Dynam+++ + ++ ++ ++ ++ isches Dokumen -tenManage ment Group+ + ++ ++ ++ ware ohne Archiv Group++ ++ ++ ++ ++ ++ ware mit Archiv Ad hoc ++ ++ ++ + + + Workflow Productio +++ +++ +++ ++ +++ +++ n Workflow Integriert +++ +++ +++ +++ +++ +++ e Lösungen aus Workflow, Archiv etc. Abb. 2: Aufwände für die Durchführung von Analysen nach Systemkategorien
Technik
GesamtAufwand
+
sehr gering
+
gering
++
mittel
++
mittel
++
hoch
+
mittel
++
hoch
++
mittel
++
sehr hoch
+++
sehr hoch
Vorgehen Bei der Planung der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt sich im allgemeinen folgendes Vorgehen: Grobanalyse Eignung der untersuchten Bereiche für die Einführung einer technischen Lösung Ermittlung der Dimension des Projektes Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 6 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Entscheidung für grundsätzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware, elektronisches Archiv Abschätzung der Aufwände für Detailanalysen Planung Einführungs- und Realisierungsprojekt Ressourcenbindung Detailanalysen Durchführung der benötigten Analysen Auswertung und Bewertung Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung Betriebskonzept Qualifizierungskonzept Projektplan Soll-Konzept, Pflichtenheft Ausschreibung, Auswahl Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Für Vorgangs-Analysen können entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt werden. Es sollte jedoch nach Möglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik gewählt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS. Die grundsätzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept bildet die Grundlage für die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes für eine anschließende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundsätzlich gilt bei einer Ausschreibung, daß der Aufwand für die Auswertung der Angebote, die Herstellergespräche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhältnis zum Gesamtumfang des Projektes stehen müssen. Man kann davon ausgehen, daß sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien erfolgen. Die auftragsgemäße Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter Formulierung der geforderten Systemfunktionalität und Arbeitsabläufe gewährleistet sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr, daß der Anbieter zwar die technische Funktionalität bereitstellt, die aber als Gesamtlösung unter Umständen nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 7 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Erfassungslisten Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet: Dokument-Analyse (Dok_A), Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A), Archiv-Analyse (Arc_A), Nutzungs-Analyse (Nutz_A), Organisations-Analyse (Org_A), Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und Technik-Analyse (Tec_A). Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten für die Detailanalysen beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfügung, so daß sie für jede Anforderung angepaßt werden können (siehe Kapitel 7 Anlagen „Erfassungslisten“). Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen einheitlichen, formalen Rahmen für die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenführung und Auswertung der Listen. Alle Erfassungslisten sind in einen allgemeinen Kopfteil, einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und einen listenspezifischen Hauptteil gegliedert. Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaßen aufgebaut: PCKunde
Ist-Analyse
Projekt
Fachber eich
Thema
ProjektNr.
Abteilung
Listentyp
Autor
Listennr.
IstAnalyse
Datum Version
Stellenzeich. Telefon In das Feld „Listentyp“ ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse, Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse, Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 8 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer Detailanalyse mehrere Listen, ist auch das Feld „Listennr.“ auszufüllen (lfd. Nummer der Listen). Das Feld Version enthält die unterschiedlichen Überarbeitungsstände der Liste, z.B. „Ersterhebung“ oder „Konsolidiert“. In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen Erfassungsliste gemacht. Für die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste beispielsweise folgendermaßen aus: Sachgebiet Ordnungsmittel
Der Hauptteil der Erfassungslisten enthält die auszuwertenden Felder, wobei prinzipiell drei Möglichkeiten für die Auswertungen und Zusammenfassungen der einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 „Auswertung der Listen“): Zählwert oder Meßwert Skalierung oder Wertebereiche
Ja/Nein-Fragen
Beispiel Anzahl Dokumente in einem Ordnungsmittel Scanbarkeit von Dokumenten von 1 bis 9 (1 bedeutet gute Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht scanbar) Einseitiges oder mehrseitiges Dokument: 0 bedeutet einseitiges Dokument 1 bedeutet mehrseitiges Dokument
Auswertungsmöglichkeiten Bildung von Summen Qualitative Aussagen Bildung von Mittelwerten
Prozentwerte
Dokument-Analyse (Dok_A) Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien, Papier, Fax, Mikrofilm etc.) für Dokumente vorliegen, welche Merkmale und Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu ermöglichen. In Abhängigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente können bei der Dokument-Analyse formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout, inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende Merkmale und rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen, unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind außerdem qualitative Aspekte wie Papierstärken, Farben, Opazität, Beschriftung oder Formate, bei Dateien dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu erheben.
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 9 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Dokumentanalyse
Formalanalyse
Inhaltsanalyse
Qualitätsanalyse
Rechtsanalyse
Datenträger Bestand Zuwachs Aktualisierung Erstellung Layout-Struktur
Logische Struktur Datenträger Bestand Zuwachs Aktualisierung Erstellung Art Volumen
Beschaffenheit Lesbarkeit Scannbarkeit
Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist Art der Aufzeichnung
Abspeicherung
Wiederfinden
Abb. 3: Dokument-Analyse
Ziele der Dokument-Analyse Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der Informationen im Hinblick auf das zukünftige Dokumenten-Management-System vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung können Dokumente in verschiedene Typen zusammengefaßt werden. Es kann festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente überhaupt archivierungswürdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezüglich der elektronischen Archivierung werden frühzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der DokumentAnalyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an die Indizierung für den Zugriff auf Dokumente. Erfassungsliste Dok_A Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung für alle Dokumente 1 bis n anzulegen, die auch für die späteren Tests verwendet wird. PC-Kunde Dok_A Dokument-Analyse Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Datum Dokument-Analyse (Dok_A) Version
Dok_A05 Merkmale
Dok_A06 Format
Sachgebiet Ordnungsmittel Lfd. Nr.
Bezeichnung
Dok_A01 Name
Dok_A02 Typ
Dok_A03 Form
Dok_A04 Klasse
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Dok_A07 Beidseitig
Dok_A08 Rückseite
Dok_A09 Eine Seite
Dok_A10 Vordruck
Datei DOK_A.XLS
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 10 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Sachgebiet Ordnungsmittel
Ausfüllen Zugehöriges Sachgebiet Zugehöriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Bezeichnung Dok_A01Nam e Dok_A02Typ Dok_A03Form Dok_A04Klass e Dok_A05Merk male Dok_A06Form at Dok_A07Beids eitig Dok_A08Rück seite Dok_A09Eine Seite Dok_A10Vordr uck Dok_A11Vordr ucknr. Dok_A12Hinte rgrund Dok_A13Scan bar
Ausfüllen Laufende Nummer Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung) 0: einseitig1: beidseitig 0: Rückseite wird nicht benötigt1: Rückseite wird benötigt 0: mehrere Seiten1: eine Seite 0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck 0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar 0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch oder beim Scannen abziehbar Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, daß ein Dokument sehr gut scanbar ist,9 bedeutet, daß ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B. Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weißer, dichter Papierqualität bedeutet mittlere Scanbarkeit von „4“ Papierqualität Beschriftung weiß, dicht Durchschlagdu helle Dunkle rchsichtig, Farben(gelb, Farben(rot, dünn grün, rosa u.ä.) grau u.ä.) Hand, Bleistift 4 8 5 8
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 11 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte
Ausfüllen Hand, 3 7 4 7 Kugelschreiber oder Filzstift Hand, 6 9 9 9 Durchschlag, blaß Hand, farbige 5 7 9 8 Eintragungen hell (gelb, rosa u.ä.) Hand, farbige 2 3 4 8 Eintragungen dunkel (rot, grau u.ä.) Computereindr 1 2 6 uck Laser, sauber oder Schreibmasch. gut Computereindr 3 5 7 9 uck Matrix, blaß Schreibmaschi 1 4 4 6 ne sauber gute Kopie 1 2 9 schlechte 4 6 9 Kopie Schrift > 10 1 2 4 6 Pkt. Schrift < 10 2 5 6 8 Pkt. Dok_A14Ränd 0: ausgefranste Ränder 1: glatte Ränder er Dok_A15Farb 0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare en Stempel oder Unterschriften Dok_A16OCR/ 0: OCR/ICR nicht möglich (Scanqualität schlechter „5“)1: OCR/ICR möglich ICR (Scanqualität mindestens „7“ und Maschinenschrift) Dok_A17Zuor 0: keine Zuordnung zu Kunde o.ä.1: Zuordnung zu Kunde, o.ä. dnung Dok_A18Schla 0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1: gworte Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor Dok_A19Kopi 0: Original1: Kopie e Dok_A20Origi 0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original nal erforderlich Dok_A21Aufb Aufbewahrungsfrist in Jahren ew.frist Dok_A22Arch. 0: nicht archivierungswürdig1: archivierungswürdig würd. Dok_A23Sign 0: keine elektronische Unterschrift möglich1: elektronische Unterschrift möglich atur Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 12 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte Dok_A24Anno tation Dok_A25Statu s Dok_A26Redu ndanz
Ausfüllen 0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf Papier vorhanden 0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung 0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und Kopie etc.
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A) Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der DokumentAnalyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht: Ordnungskriterien, Zugriffskriterien, Laschen und Deckblätter, Reihenfolge des Inhalts, Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.
Ordnungssystem Fallbeispiel
Inhaltlich (Schlagworte, Thesaurus)
Verwaltungsbezogen ("Aktenplan")
formal (alphabetisch, chronologisch, numerisch)
Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel
Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale, -dimensionen und -klassen im gegenwärtigen Zustand zur Ablage verwendet werden. Anhand dieser Informationen können verschiedene Kategorien gebildet werden, die für eine Klassifikation innerhalb des künftigen DMS notwendig sind. Weiterhin werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehört der Anteil redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezüglich der Nutzung der Akten sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen, Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 13 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren ist. Ziele der Ordnungsmittel-Analyse Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien für die Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind. Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf mögliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse bildet außerdem die Grundlage für die Visualisierung der Dokumente im elektronischen System und beeinflußt die Durchführung des Scannens. Daneben bildet sie die Basis für die Ermittlung der Mengengerüste. Erfassungsliste Ord_A Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen. PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-Analyse Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Datum Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version
Archivbezeichnung (AA) Sachgebiet(e)
Lfd. Nr.
Ordnungsmittelbezeichnung
Ord_A01 Typ
Ord_A02 Ord_A03 Beschriftung Klassen
Ord_A04 Ord_A05 Organisation Aufteilung
Ord_A06 Deckblatt
Ord_A07 Ord_A08 Inhaltsverz. Aktenplan
Ord_A09 Sortiert
Ord_A10 Reihenfolge
Datei ORD_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Archivbezeichnung Sachgebiet(e)
Ausfüllen Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A) Sachgebiet(e) des Archivs
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Ordnungsmittelbezeichnung
Ausfüllen Laufende Nummer Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B. Kreditordner Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner, Hängeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Rückenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Liste zugeordneter Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur
Ord_A01Typ
Ord_A02Beschriftung Ord_A03Klassen Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 14 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte
Ausfüllen statistischen Auswertung) Grundsätzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2: thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5: sonstige Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2: Register3: Zwischenblätter4: Einhängemappen5: Papierstreifen6: sonstige 0: kein Deckblatt1: Deckblatt 0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis 0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan vorhanden (beilegen) 0: enthaltene Dokumente nicht in Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in Sortierreihenfolge 0: Sortierreihenfolge muß nicht elektronisch abgebildet werden1: Sortierreihenfolge muß elektronisch abgebildet werden 0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend minimale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv maximale Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv 0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in anderer Akte 0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser Akte 0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen entfernt werden muß
Ord_A04Organisation
Ord_A05Aufteilung
Ord_A06Deckblatt Ord_A07Inhaltsverz. Ord_A08Aktenplan Ord_A09Sortiert
Ord_A10Reihenfolge
Ord_A11Aufbau Ord_A12Min. Seiten Ord_A13Max. Seiten Ord_A14Seiten Ord_A15Redundanz Ord_A16Original Ord_A17Heftung
Archiv-Analyse (Arc_A) Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale Archive zu berücksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf Redundanz, Vollständigkeit, Sicherheit und Aktualität zu analysieren. Weiterhin sind die gegenwärtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und Rücksortierung von Dokumenten aufzunehmen. Ziele der Archiv-Analyse Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einführung eines DokumentenManagement-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein, Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhängend Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfügbarkeit eines elektronischen Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 15 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu können. Dokumenten-Management-Systeme bieten auch Vorteile hinsichtlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit der archivierten Informationen, da keine physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfällt (nur Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der DokumentAnalyse soll anschließend die Aufbewahrungswürdigkeit der Information festgestellt werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshäufigkeit). Erfassungsliste Arc_A Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufüllen. PC-Kunde Arc_A Archiv-Analyse Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Archiv-Analyse (Arc_A)
Datum Version
Arc_A06 Aktenkz
Arc_A08 Abschluß
Archivbezeichnung Archivart Archivtyp Standort Größe Organisation Zuständigkeit Aufbewahrungstypen Lfd. Nr.
Ordnungsmittel
Arc_A01 Anzahl
Ars_A02 Meter
Arc_A03 Zuwachs
Arc_A04 Arc_A05 Entsorgung Vorgang
Arc_A07 Temporär
Arc_A09 Zugriff 1T
Arc_A10 Zugriff 1W
Datei ARC_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Archivbezeichnung Archivart Archivtyp Standort Größe Organisation Zuständigkeit Aufbewahrungstypen
Ausfüllen Bezeichnung des Archivs Fachliche Kennzeichnung CI, NCI, Microfilm, Papier etc. Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc. qm oder Räume zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung Abteilung, Person, Stelle, Tel. Regale, Schränke, Hängeregister etc.
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Ordnungsmittel
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Ausfüllen Laufende Nummer Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel (Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl. Zusammensetzung Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 16 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte Arc_A01Anzahl Arc_A02Meter Arc_A03Zuwachs Arc_A04Entsorgung Arc_A05Vorgang
Ausfüllen Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln Entsorgung nach wieviel Jahren 0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel pro Vorgang 0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden 0: tote/fertige Akte1: lebende/temporäre Akte 0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1: Ordnungsmittel kommt erst nach Abschluß Vorgang in das Archiv Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten Tag Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten Woche Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Monat Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten halben Jahr Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten Jahr Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten 7Jahren 0: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rücksortierungen durch Sachbearbeiter
Arc_A06Aktenkennzeichen Arc_A07Temporär Arc_A08Abschluß
Arc_A09Zugriff 1T Arc_A10Zugriff 1W Arc_A11Zugriff 1M Arc_A12Zugriff 6M Arc_A13Zugriff 1J Arc_A14Zugriff 7J Arc_A15Rücksort.
Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten) unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei großen Altbeständen und/oder einem großen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der Archivierungswürdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestände notwendig ist. Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heißt es wird festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehört, ob beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird. Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heißt, ob sie überwiegend auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf Zentralarchive. Auch Zugriffshäufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der Erfolg von Suchvorgängen müssen untersucht werden. Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mögliche Effizienzpotentiale schließen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ältere Version oder ein Dokument mit ähnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mühsam, so daß erst gar nicht gesucht wird. Schließlich sind im Rahmen der NutzungsAnalyse auch die bestehenden Verfahren zur Rücksortierung von Dokumenten und zur Dokumentation von Ergänzungen und Änderungen aufzunehmen. Ziele der Nutzungs-Analyse Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen für verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit Eindeutigkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Übersichtlichkeit des Suchergebnisses, sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von Ergänzungen, Löschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshäufigkeiten können außerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden. Erfassungsliste Nutz_A Für jedes ‘Archiv’ (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller, Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufüllen. PC-Kunde
Nutz_A Nutzungs-Analyse
Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Datum Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version
Nutz_A06
Nutz_A07
Archivbezeichnung (Arc_A) Lfd. Nr.
Dokument
Nutz_A01 Sicht
Nutz_A02 Nutz_A03 Nutz_A04 Nutz_A05 Referenzen Suchkriterien Arb.schritt Dokumente Eindeutig Namen
Sachgebiet Jahrgang
Nutz_A08
Nutz_A09 Zugriffsart
Nutz_A10 Nutz_A11 Zugriffshäuf. Benutzer
Sonstige
Datei NUTZ_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Archivbezeichnung
Ausfüllen Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Dokument Nutz_A01Sicht
Ausfüllen Laufende Nummer Dokument aus Dokument-Analyse Verschiedene Sichten der Nutzung von Dokumenten (mehrere Angaben möglich): E: ErfasserQ: QualitätskontrolleA: AnwenderK: KontrolleP: PrüfenV: Verwalten/AdministratorF: Fremdanwender (andere Abteilung etc.) allgemeine Angaben, nicht zur statistischen Auswertung Zugehöriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse
Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03) Nutz_A02Arbeitsschritt Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 18 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte
Ausfüllen (Vorg_A) Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente der Dokument-Analyse (Dok_A)
Nutz_A03Dokumente Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08) Nutz_A04Eindeutig
0: Zugriff auf Dokument nicht über eindeutige Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument über eindeutige Kennzeichnung 0: Zugriff auf Dokument nicht über Namen1: Zugriff auf Dokument über Namen, z.B. Kunde 0: Zugriff auf Dokument nicht über Sachgebiet1: Zugriff auf Dokument über Sachgebiet 0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1: jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument 0: Zugriff auf Dokument nur über genannte Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument über sonstige Kriterien 1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug des Dokumentes) Zugriffshäufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes 0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1: Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das Dokument 0: Zugriff auf das Dokument zwingend1: alternativer Zugriff auf andere Dokumente 0: Statisches Dokument1: Dokument in Bearbeitung Häufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2: Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00 bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5: Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach 16.00 Uhr7: nicht spezifiziert Heutige Suchzeit für das Dokument in Minuten Heutige Transportzeit für das Dokument in Minuten Liegezeiten, in denen das Dokument nicht bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch Informationsanforderung von einem Dritten) Zeit für die eigentliche Bearbeitung des Dokumentes in Minuten Zeit für die Ablage des Dokumentes in Minuten 1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes während des Arbeitsschrittes3: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Arbeitsschrittes4: Ablage des Dokumentes nach Abschluß des Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes 0: eine Version des Dokumentes1: Ablage verschiedener Versionen des Dokumentes 0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage
Nutz_A05Namen Nutz_A06Sachgebiet Nutz_A07Jahrgang Nutz_A08Sonstige
Nutz_A09Zugriffsart
Nutz_A10Zugriffshäuf. Nutz_A11Benutzer
Nutz_A12Alternative Nutz_A13Status Nutz_A14Zeitpunkt
Nutz_A15Suchzeit Nutz_A16Transportzeit Nutz_A17Liegezeit
Nutz_A18Bearb.zeit Nutz_A19Ablagezeit Nutz_A20Abl.zeitpkt.
Nutz_A21Versionen Nutz_A22Wiedervorlage Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 19 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30) Nutz_A23Lesen
Ausfüllen 0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1: Dokument wird nur gelesen / angezeigt 0: keine Annotationen1: Anbringen von Annotationen 0: Dokument wird nicht geändert1: Dokument wird geändert 0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1: Dokument wird neu erstellt / erzeugt 0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument wird abgezeichnet 0: Dokument wird nicht gelöscht / vernichtet1: Dokument wird gelöscht / vernichtet 0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1 mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3: Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4 mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6: Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7 mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9: Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert 0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1: sonstige Bearbeitung des Dokumentes Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1: dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: HostAnwendungen4: manuell (Schreibmaschine u.ä.)5: Sonstige6: keine Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung
Nutz_A24Annotation Nutz_A25Ändern Nutz_A26Erstellen Nutz_A27Abzeichnen Nutz_A28Löschen Nutz_A29Kopieren
Nutz_A30Sonstiges Nutz_A31Hilfsmittel
Nutz_A32Weiterleit.
Organisations-Analyse (Org_A) Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens, insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien für den Austausch von Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben. Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einführung kann festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten für den jeweiligen Mitarbeiter zugänglich sein müssen. Daneben müssen im Rahmen der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt werden. Zu diesem Zweck können Organigramme erstellt werden, die Auskunft über die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben. Ziele der Organisations-Analyse Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschließlich der durch ein DMS neu entstehenden Profile für zusätzliche Funktionen wie Scannen, Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 20 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Organisationsanweisungen festzuhalten. Außerdem werden die Auswirkungen eines DMS auf Hierarchien, Arbeitsverträge u.ä. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der Organisations-Analyse können bei der DMS-Einführung auch die Rechte- und Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der Organisations-Analyse kann weiterhin für jeden involvierten Mitarbeiter der Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprägten Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits können schon während der Systemeinführung gezielte Schulungsmaßnahmen vorgenommen werden. Durch diese Zeitplanung wird es möglich, daß mit der Systemrealisierung die sofortige Nutzung gewährleistet ist. Erfassungsliste Org_A Für jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste auszufüllen. PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Datum Organisations-Analyse (OrgA) Version
Org_A06 Zugriff DV
Org_A07 Rechte DV
Abteilung Lfd. Nr.
Funktion
Org_A01 Vorges.
Org_A02 Nach
Org_A03 Neben
Org_A04 Archiv
Org_A05 Rechte A.
Org_A08 Fax
Org_A09 Ablage
Org_A10 Suchen
Org_A11 Ext.Empf.
Datei ORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Org_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Abteilung
Ausfüllen Bezeichnung der Abteilung
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Funktion Org_A01Vorges.
Ausfüllen Laufende Nummer Funktion/Rolle Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff
Org_A02Nach Org_A03Neben Org_A04Archiv
Org_A05Rechte A. Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 21 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte
Ausfüllen nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3: Lesen und Ändern von Informationen4: Lesen und Erstellen von Informationen 5: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen6: Lesen, Ändern, Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7: Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsmöglichkeiten Zugriff auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: überwiegend auf dem Großrechner2: überwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler PC, PC-Netz)3: überwiegend E-Mail4: überwiegend CD-ROM Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0: kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur Lesen2: Lesen und Ändern von Informationen3: Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen, Ändern und Erstellen von Informationen5: Lesen, Ändern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6: zusätzlich Berechtigung zur Vergabe von Zugriffsrechten 0: kein Zugriff auf Informationen über Fax1: direkter Zugriff auf Informationen über Fax2: FaxZugriff über Hauspost durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung Ordnungsmittel, Sortieren, Rücksortieren, Ablegen usw.) durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag für die Suche nach Informationen Informationsempfang von externen Stellen0: keine Informationen von externen Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch Informationsempfang von anderen Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine Informationsweitergabe an externe Stellen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen0: keine Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter/Abteilungen1: überwiegend Papier2: überwiegend Fax3: überwiegend elektronisch
Org_A06Zugriff DV
Org_A07Rechte DV
Org_A08Fax
Org_A09Ablage
Org_A10Suchen Org_A11Ext. Empf.
Org_A12Int. Empf.
Org_A13Ext. Weiterg.
Org_A14Int. Weiterg.
Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden Vorgänge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Tätigkeiten, die Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 22 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die notwendigen Tätigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfüllung seiner Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln für die einzelnen Arbeitsabläufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen und Beziehungen zwischen den Vorgängen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der jeweiligen Geschäftsprozesse und die Nutzung von internen und externen Ressourcen zu dokumentieren.
Vorgangsanalyse und Informationsbedarf Vorgang Eingang Richtlinien - Formell Hilfe? - Kollege - Muster - Erfahrung
Dokumente z.B. - Eingang - Hinzuziehung - Ausgang
Arbeitspakete - Name, Bezeichnung - Häufigkeit - Einzelmodul mit Wiederholung oder - Einzelbestandteil Arbeitsfluß
Hierarchische Position - Qualifikation - Rolle - Kompetenz
Kommunikation z.B. - muß - nach Erfordernis - zufällig
Dateneingabe Datenausgabe
Host
Dateneingabe Datenausgabe
Lokal
Welche Anwendungen?
Sonstige Werkzeuge Bearbeitungs- interne zeit Lieferzeit
Wer
Vorgang Ausgang
Anstoß Weitergabe - wenn fertig - wenn abgefordert
Art des Ergebnisses
Wegezeit Wege Weitergabe entsprechend Ergebnis
Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf
Ziele der Vorgangs-Analyse Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der für das Archivsystem relevanten Geschäftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und künftiger Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur Aufwandsabschätzung für die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den Ergebnissen der VorgangsAnalyse können auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden. Erfassungsliste Vorg_A Für jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, geändert, gelesen oder gelöscht werden, ist folgende Liste auszufüllen.
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 23 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen PC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-Analyse Projekt Projekt-Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Datum Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version
Vorgangsbezeichnung Vorgangsbeschreibung
Lfd. Nr.
Arbeitsschritt
Vorg_A01 Beschr.
Vorg_A02 Vorgänger
Vorg_A03 Nachfolger
Vorg_A04 Vorg_A05 Dokumente Kommuni.
Vorg_A06 Vorg_A07 Hilfsmittel Programme Abfragen
Vorg_A08
Vorg_A09
Vorg_A10
Vordruck
Textbaust.
Mitarbeiter
Datei VORG_A.XLS
Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A Teil 1 Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt „Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten“ beschrieben auszufüllen. Teil 2 Feld Vorgangsbezeichnung Vorgangsbeschreib.
Ausfüllen Bezeichnung des Vorgangs kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs
Teil 3 Spalte Lfd. Nr. Arbeitsschritt Vorg_A01Beschr.
Ausfüllen Laufende Nummer Arbeitsschrittbezeichnung kurze inhaltliche Beschreibung des Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Bezeichnung des/der Vorgängerarbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Liste der benutzten Dokumente aus der Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Vorg_A02Vorgänger
Vorg_A03Nachfolger
Vorg_A04Dokumente
Vorg_A05Kommunikation
Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10) Vorg_A06Programme
0: keine unterstützenden Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes1: unterstützende Programme zur Ausführung des Arbeitsschrittes 0: keine Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken und andere Informationssysteme 0: kein Vordruck1: Papiervordruck2: elektronischer Vordruck
Vorg_A07Abfragen
Vorg_A08Vordruck Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 24 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Spalte Vorg_A09Textbaust. Vorg_A10Mitarbeiter
Ausfüllen 0: keine Textbausteine1: Textbausteine 0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter / Abteilungen
Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13) Vorg_A11Inf.Anzeige
Vorg_A12Inf.Erstellen
Vorg_A13Dateneingabe
Vorg_A14Richtlinien
0: keine Anwendungen für die Anzeige von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Anzeige von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Anzeige von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Anzeige von Dokumenten 0: keine Anwendungen für die Erstellung von Dokumenten1: Anwendung 1 für die Erstellung von Dokumenten2: Anwendung 2 für die Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 für die Erstellung von Dokumenten 0: keine Anwendungen für die Dateneingabe1: Anwendung 1 für die Dateneingabe2: Anwendung 2 für die Dateneingabe3: Anwendung 3 für die Dateneingabe 0: keine Richtlinien für die Ausführung des Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2: Richtlinien in elektronischer Form
Technik-Analyse (Tec_A) Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden können. Die frühzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle Verständnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die bestehende technische Infrastruktur geprägt wurden. Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den folgenden Gegebenheiten: IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards), vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker), vorhandene Software (Datenbanken, fachspezifische Anwendungen),
Büroautomatisierungsanwendungen,
Arbeitsplätze (Ausstattung und Aufteilung), Sicherungssysteme (Software, Hardware, Räume). Ziele der Technik-Analyse Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmöglichkeiten vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der Anforderungen an neue Arbeitsplätze wie Scannen oder Großbildschirme. Auch erforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmaßnahmen werden aus der TechnikKunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 25 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die Grundlage für die technischen Pflichtenhefte. Erfassungslisten Tec_A Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung verschiedener Listen erfaßt. Erfassungsliste Tec_A für Arbeitsplatzrechner Für die Erfassung vorhandener Arbeitsplätze ist folgende Liste auszufüllen. PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner) Projekt Projekt-Nr.
Arbeitsplatzrechner Lfd. PC Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Tec_A01 Masch.nr.
Tec_A02 Standort
Tec_A03 Prozessor
Tec_A04 RAM
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Technik-Analyse (Tec_A)
Datum Version
Tec_A05 SCSI
Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Netzanschl. HD Gesamt HD Frei
Tec_A09 Monitor
Tec_A10 Farbe
Datei TEC_A_AP.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen: Spalte Lfd. Nr. PC Tec_A01Masch.nr.
Ausfüllen Laufende Nummer Bezeichnung Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen Auswertung) Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium RAM ausbaubar bis (MB)0: 32 MB1: > 32 MB 0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden 0: kein Netzanschluß1: Netzanschluß Gesamtkapazität der Festplatte freier Festplattenspeicher Bildschirmgröße in Zoll0: 15“1: 17“2: 19“3: 21“ 0: Schwarzweißmonitor1: Farbmonitor Monitorauflösung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682: 1.600 * 1.200 0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur 0: keine Maus1: Maus vorhanden
Tec_A02Standort Tec_A03Prozessor Tec_A04RAM Tec_A05SCSI Tec_A06Netzanschluß Tec_A07HD Gesamt Tec_A08HD Frei Tec_A09Monitor Größe Tec_A10Farbe Tec_A11Auflösung Tec_A12Tastatur Tec_A13Maus
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 26 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Erfassungsliste Tec_A für Drucker In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen. PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker) Projekt Projekt-Nr.
Drucker Lfd. Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Drucker
Tec_A01 Masch.nr.
Tec_A02 Standort
Tec_A03 Video-Int.
Tec_A04 Auflösung
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Technik-Analyse (Tec_A)
Datum Version
Tec_A05 Skalierbar
Tec_A06 Tec_A07 Tec_A08 Geschwind. Netzanschl. Speicher
Tec_A09 Aufrüst
Tec_A10
Datei TEC_A_DR.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen: Spalte Lfd. Nr. Drucker Tec_A01Masch.nr.
Ausfüllen Laufende Nummer Druckerbezeichnung Inventar-Nummer des Laserdruckers
Tec_A02Standort Tec_A03Video-Int.
Standort des Laserdruckers 0: kein Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte 1: Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface / Image-Beschleunigerkarte nachrüstbar Auflösungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi 0: Auflösung nicht frei skalierbar1: Auflösung frei skalierbar Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute Netzwerkanschluß Typ0: keiner1: Ethernet2: TokenRing Interner Speicher vorhanden (MB) Interner Speicher aufrüstbar (MB)
Tec_A04Auflösung Tec_A05Skalierbar Tec_A06Geschwindigkeit Tec_A07Netzanschluß Tec_A08Speicher Tec_A09Aufrüst.
Netzwerke Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten. Server- und Host-Systeme Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
mit
der
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 27 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Erfassungsliste Tec_A für Software Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfaßt. PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software) Projekt Projekt-Nr.
Software Lfd. Nr.
Fachbereich Abteilung Autor Stellenzeich. Telefon
Installierte Software
Tec_A01 Installat.
Tec_A02 Speichern
Tec_A03 Sichern
Tec_A04 Sp.bedarf
Thema Listentyp Listennr.
Ist-Analyse Technik-Analyse (Tec_A)
Datum Version
Tec_A05
Tec_A06
Tec_A08
Tec_A07
Tec_A09
Tec_A10
Datei TEC_A_SW.XLS
Die Spalten dieser Liste sind folgendermaßen auszufüllen: Spalte Lfd. Nr. Installierte Software Tec_A01Installat.
Ausfüllen Laufende Nummer Bezeichnung der Software Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral
Tec_A02Speichern
Verzeichnisse für Datenspeicherung:0: lokal1: dezentral2: zentral Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral Speicherbedarf der Programme auf Festplatte (MB)
Tec_A03Sichern Tec_A04Sp.bedarf
Auswertung der Listen Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der durchgeführten Detailanalysen. Für die Auswertung und Zusammenfassung der einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der Spalte Zähl- oder Meßwert, Skalierung oder Wertebereich, Ja-/Nein-Frage verschiedene Auswertungsmöglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten kurz erläutert werden. Zählwerte Bei Zähl- oder Meßwerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte gebildet werden. Muster einer Auswertung von Zählwerten Lfd. Nr 1 2 3
Bezeichnung Bezeichnung 1 Bezeichnung 2 Bezeichnung
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Merkmal 1 100
Merkmal 2 800
Merkmal 3 0
... ...
Merkmal n 1.000
10
20
4
...
10
100
10.000
11
...
1.000
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 28 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen 3 X
Bezeichnung x Summe Min. Max.
20
16
1
... ...
407 10 100 20
100.560 16 10.000 4732
108 0 11 5
... ... ... ...
7 16.031 10 1.000 780
Erläuterung zur Auswertung von Zählwerten Spalten Spalte Lfd. Nr. Bezeichnung
Erläuterung Laufende Nummer Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt ) Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Merkmal 1 bis n
Auswertungszeilen Zeile Summe Min. Max.
Erläuterung Summe der entsprechenden Spalten minimaler Wert der verschiedenen Spalten maximaler Wert der verschiedenen Spalten jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
(Durchschnitt)
Beispiel Archiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv Lfd. Nr
Ordnungsmittel
1 2 3 4 5
Ordner Kredit Handakte Kredit xxx xxx xxx Summe Min. Max.
Arc_A01 Anzahl 50 100 50 10 40 250 10 100 50
Skalierungen oder Wertebereiche Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Durchschnittswerte und Häufigkeiten eines Merkmals ermittelt werden. Muster einer Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen Lfd. Nr 1
Bezeichnung Merkmal 1 Bezeichnung 1 1
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Merkmal 2 8
Ist-Analyse 12.01.1998
Merkmal 3 2
... ...
Merkmal n 1
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 29 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen 2
Bezeichnung 5 2 Bezeichnung 7 3
3
x
Bezeichnung 9 x 4
Ausprägung „1“ Ausprägung „2“ Ausprägung „3“ Ausprägung „4“ Ausprägung „5“ Ausprägung „6“ Ausprägung „7“ Ausprägung „8“ Ausprägung „9“
20 10 10 10 5 10 5 5 5
9
4
...
2
9
5
...
5
9
4
... ...
2
3,5
4
...
3,1
30 20 5 5 5 5 5 0 10
0 10 20 30 10 5 1 2 2
... ... ... ... ... ... ... ... ...
1 30 30 11 1 2 4 1 0
Erläuterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen Spalten Spalte Lfd. Nr. Bezeichnung Merkmal 1 bis n
Erläuterung Laufende Nummer Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt ) Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Auswertungszeilen Zeile
Erläuterung jeweiliger Durchschnittswert der Spalten
(Durchschnitt) Ausprägung „0“ bis „9“
jeweilige Häufigkeit Ausprägung „0“ bis „9“
Beispiel Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13: Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar) Lfd Bezeichnung . Nr
Dok_A13
Scanbar 2 3 7 8 2
1 Lieferschein Vordruck 1 2 Lieferschein Vordruck 2 3 Rechnung 1 4 Rechnung 2 5 Mahnung 1 4,4 Ausprägung „1“ Ausprägung „2“ Ausprägung „3“ Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
0 2 1 Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 30 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Ausprägung „4“ Ausprägung „5“ Ausprägung „6“ Ausprägung „7“ Ausprägung „8“ Ausprägung „9“
0 0 0 1 1 0
Ja/Nein-Fragen Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten können Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden. Muster einer Auswertung von Ja/Nein-Fragen Lfd. Nr 1
Bezeichnung Bezeichnung 1 Bezeichnung 2 Bezeichnung 3
2 3
x
Merkmal 1 1
Merkmal 2 0
Merkmal 3 1
... ...
Merkmal n 1
0
0
0
...
1
0
1
0
...
1
0
0
... ...
1
25%
10%
...
80%
Bezeichnung 1 x Prozent 50%
Erläuterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen Spalten Spalte Lfd. Nr. Bezeichnung Merkmal 1 bis n
Erläuterung Laufende Nummer Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel, Arbeitsschritt ) Merkmale der entsprechenden Detailanalysen
Auswertungszeilen Zeile Prozent
Erläuterung Prozentwert der entsprechenden Spalten
Beispiel Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Ränder (ausgefranst: 0, glatt: 1) Lfd. Nr
Ordnungsmittel
1 2 3 4 5 Prozent
Lieferschein Vordruck 1 Lieferschein Vordruck 2 Rechnung 1 Rechnung 2 Mahnung 1
Dok_A14 Ränder 1 1 1 0 1 80%
80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Ränder. Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 31 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen „Document-Life-Cycle“-Analyse Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshäufigkeit der Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die Zugriffshäufigkeit über den Tag gesehen sehr unregelmäßig. Erfahrungswerte und Statistiken belegen, daß sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und zwischen 13.30 und 15.30 Uhr häufen. Hohe Zugriffshäufigkeiten bedeuten gleichzeitig auch eine erhöhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen Vorgaben zu berücksichtigen ist. Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgängen benötigt, bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.
Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung Zugriffe 10
5
Zugriffshäufigkeit
8.00 U h r
10.00 U hr
12.00 U h r
14.00 U hr
16.00 U Ih r
Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag
Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfügbarkeit im System wird auf ein Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmäßig zugegriffen. Danach verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu verzeichnen. Die Nutzungsprofile bestimmen zusammen mit den Dokumentenmengen die Speicherkapazität der Ablage-Ebene (Festplatten zur Zwischenspeicherung) für den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg über optische Speicher, auf denen die archivierungswürdigen Dokumente abgelegt sind.
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 32 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen
Nutzungsprofil eines Dokumentes über seine Lebensdauer Zugriffe 10
Zugriffshäufigkeit 1 Ta g
10 Tage
1 M onat
6 M o nate
5 Jahre
Abb. 7: Zugriffsprofile über die Lebensdauer eines Dokumentes
Besondere Ergebnistypen Für die anschließenden Übersichten zu bilden:
übergreifenden
Auswertungen
sind
verschiedene
Dokumentenklassen, Ordnungskriterien, Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende), Zugriffs- und Rechteprofile.
Übergreifende Auswertungen Die übergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhänge der Erfassungslisten untereinander. Für die übergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der Detailanalysen ist Voraussetzung, daß alle wichtigen Informationen vollständig, konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen muß bereits erfolgt sein. Bei den übergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen, sondern das Ergebnis in Form von Übersichten und Kategorien (Informationstypen, Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) berücksichtigt. Auswertungsbereiche Auswertungen können nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein. Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen können folgenden elf Auswertungsbereichen zugeordnet werden: Kosten / Wirtschaftlichkeit, Zeitverhalten, Mengengerüste, Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation, Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit, Speicherformate, Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 33 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen rechtliche Absicherung, Organisationsstruktur, Nutzungskomfort, Auslegung der Infrastruktur und Einbindung vorhandener Systeme. Zusammenführung der Ergebnisse mit Gewichtung Für jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese ergeben sich sowohl aus der übergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als auch aus grundsätzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhängig voneinander durch die betroffenen Fachabteilungen, die Organisation und die Geschäftsführung. Aus dem Vergleich der unterschiedlichen Einschätzungen wird der Bedarf für ein elektronisches Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden Schwerpunkte bei der Einführung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen. Die Checklisten sind folgendermaßen aufgebaut: die erste Spalte enthält die Beschreibung der Schwachstelle; in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5 Werten von niedrig bis hoch; Auszufüllen vom Projektteam, das die Analysen durchgeführt hat); die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufüllen unabhängig voneinander durch die betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschäftsführung). Kosten/Wirtschaftlichkeit Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens für eine spätere Auswertung im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des SollZustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenübergestellt werden. Schwachstellen Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und Papierkopien Raumkosten durch Papierablage Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuerlangwierig Lizenzkosten Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 34 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Zeitverhalten Unter Zeitverhalten werden die Aufwände für das Ablegen, Wiederfinden, Bereitstellen, Rücksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden. Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und entgegennimmt. Diese Zeiten können erheblich voneinander abweichen, da Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu berücksichtigen sind. Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einführung eines Archivsystems behoben werden. Schwachstellen Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv
Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit Liegezeiten verlängern die Bearbeitungszeit Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlängern die Bearbeitungszeit Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen Tag verfügbar Archiv nicht ständig während der Arbeitszeit zugänglich Informationen gelangen zu spät in das allen zugängliche Archiv (z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung) Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen Keine Regelung für zeitgerechte Ablage Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr ’in Erinnerung’ ist Nichtverfügbarkeit aufgrund von ‘Benutzung’
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Mengengerüste Die Mengengerüste einschließlich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend für die Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler Lösungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie für Art und Wege der Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen für die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufähigkeit sowie Abschätzungen bezüglich der Lebenszeit des Archivs möglich. Schwachstellen
vorhanden niedrig-hoch Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse 1- Informationsklasse 2 Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax und Brief mit unterschiedl. Annotationen) Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, für die eine elektronische Archivierung keinen Sinn macht Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 35 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Schwachstellen
vorhanden niedrig-hoch
Informationen haben einen geringen Informationsgehalt
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur Für das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig. In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein elektronisches System überführen, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des übergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation bestehender Papierarchive muß aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine geeignete Systematik für ein elektronisches Archiv überführt werden. Schwachstellen Unterschiedliche Systematiken der Ablage Zugriffshäufigkeit auf Informationen Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden) Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhängig) Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B. Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten) Fehlende inhaltliche Erschließung Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht eingehalten) Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will) Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell
Konkurrierende Zugriffe Parallelzugriffe Anteil erfolgloser Recherchen Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu spät gefunden) Fehlerhafte Rücksortierung Akten sind nicht vollständig (es wird z.B. anhand unvollständiger Aktenlage entschieden) Unzureichende Aktenverfolgung Bei Rückgabe von Akten erfolgt keine Prüfung auf Vollständigkeit und ordnungsgemäße Ergänzung mit neuen Dokumenten Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder mündliche Anforderung durch andere Mitarbeiter Unvollständige Suchergebnisse Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien Rückfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig Kein übergreifender Zugriff auf Informationen aus verschiedenen Ablagen / Archiven Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 36 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Schwachstellen Vermengung von temporären und endgültigen Informationen ungeeignete Ordnungsmittel Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf ein Ordnungsmittel) Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollständigkeit und Originalität Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehörig bearbeitet werden sollen Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist Unzusammenhängende Ablagen / Archive Weit entfernte Archivstandorte Ungleichmäßige Auslastung der vorhandenen Ablagen / Archive Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind Kopien werden durch manuelle Ergänzungen zu Originalen Generationswechsel, Versionswechsel
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme müssen daraufhin geprüft werden, ob sie um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergänzt werden können oder ob eine eigene Benutzerverwaltung für das Archivsystem erforderlich ist. Die Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Für eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die Protokollierung von Aktionen und Veränderungen erforderlich. Schwachstellen Unzureichende Berechtigungsprofile Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile Zuständigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig Keine Berechtigung auf die erforderlichen- AnwendungenInformationen Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen Informationszugriff Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht möglich Keine Prüfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv Aus dem bestehenden Archiv können unkontrolliert Dokumente und Akten entnommen werden Mehrmaliges Anmelden für die verschiedenen Anwendungen erforderlich Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht gewährleistet Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 37 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Schwachstellen Person abhängig Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet Vertretungsregelung nicht eindeutig Sicherungen erfolgen in langen Zeitabständen
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Speicherformate Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch vorliegenden Informationen sowie deren mögliche Umsetzung in digitale Formate für das auszuwählende Archivsystem. In Abhängigkeit des Informationseingangs aus verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu berücksichtigen. Diese beeinflussen z.B. Mengengerüste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und Migration. Schwachstellen
vorhanden niedrig-hoch
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten Datenträgern
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation Für die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klären, für welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und für welche eine elektronische Aufbewahrung ausreicht. Maßgeblich hierfür sind gesetzliche Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und gesamte Akten angewendet werden müssen. Dies beeinflußt ebenfalls Mengengerüste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf die Behandlung des Löschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezüglich der rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengeführt, die hierfür von Bedeutung sind. Schwachstellen Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht abgesichert - Zugang, Ergänzung, Verlust) Aufbewahrungszeitraum ist höher als die Lebensdauer der Speichermedien Regelungen zur Löschung personenbezogener Daten gemäß § 5 BDSG fehlen Verfahrensbeschreibung bezüglich Datensicherheit nicht vorhanden Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und Vernichten von Akten
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Organisationsstruktur Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen berücksichtigt, die Rückschlüsse auf Veränderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 38 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Organisationsstruktur betreffen insbesondere den übergreifenden Zugriff auf Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch Änderungen der Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie Scannen, Qualitätssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang oder Datenerfassung) oder zusätzliches Personal durchzuführen sind. Schwachstellen Unzureichende Regelungen für die Ablage / Archivierung Doppelarbeiten werden durchgeführt Mangelnde Transparenz bei Arbeitsabläufen Individuelles Arbeiten Mitarbeiter beschäftigen sich mit Aufgaben (Suchen, Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich gehören Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z. B. vom hausinternen Postweg abhängig) Posteingangs- / Postausgangsübersicht (nicht vorhanden oder mühsam zu erstellen) Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder Laufzettel verloren Postlaufzeit (dauert zu lange) Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig) Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle) Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten) Mangelnde Unterstützung von Standardaufgaben (z.B. Briefe werden jedes Mal individuell neu geschrieben) Prüfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. VierAugen-Prinzip) Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar Herkömmliche, papiergestützte Arbeitstechniken Verteilungs- und Zuordnungsprobleme Keine Vergleichs- und Auswertungsmöglichkeiten zur Arbeitsplanung Nur wenige Abläufe sind standardisierbar Überlastung der Mitarbeiter Häufige Abwesenheit von Entscheidern Unzureichende Regelung für ‘Entsorgung’ alter Archivbestände Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Nutzungskomfort Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Für den Nutzungskomfort des geplanten Systems sind Informationen über die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende Schwachstellen festzustellen. Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 39 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Schwachstellen Erfüllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an Arbeitsplätze Anwender muß in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit verschiedenen Oberflächen und Retrievalmöglichkeiten arbeiten Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, übergreifende Benutzungsoberfläche)
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Auslegung der Infrastruktur Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn vorhandene Komponenten in dem künftigen Archivsystem weiterverwendet werden sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche erweitert und welche neu beschafft werden müssen. Diese Angaben sind im Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen notwendig. Schwachstellen Heterogene Hardware-Umgebung Heterogene Software-Umgebung Einsatz von ähnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere Textverarbeitungsprogramme) Pflege von Layout-Versionen EDV-Unterstützung bei der Ablage- / Archivierung Fehlende Speicherplatzkapazität Unzureichende Performance Archivraumproblem (Räume nicht ausreichend oder zu teuer) Archivräume in verschiedenen Stockwerken oder Gebäudeteilen Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv Unzureichende Räume und Raumausstattung, um ArchivsystemPC-Arbeitsplätze aufzunehmen Parallelbetrieb von Speichermedien
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
Einbindung vorhandener Systeme Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn neben dem Archiv auch andere Systeme eingeführt werden sollen (z.B. SAP, Groupware, Workflow, Mail). Schwachstellen
vorhanden niedrig-hoch Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme Eigenständige Archivsysteme sind vorhanden Die Einführung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall eine digitale Ablage benötigt
Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
bewertetunwichtigsehr wichtig
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 40 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Schwachstellen Ein vorhandenes älteres Mikrofilm-Archiv muß kurz- oder mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgerät Unzureichende termingerechte Bereitstellung von Faxmitteilungen Faxkopien im Archiv sind nach längerer Lagerung nicht mehr lesbar
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtigsehr wichtig
vorhanden niedrig-hoch
bewertetunwichtig -sehr wichtig
Sonstiges Schwachstellen Qualität- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilderder Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen
Verwendung kleiner Schriftarten Geringe Auflösung von Bildern Bearbeitungsvermerke auf Informationen Belege werden separat von anderen Informationen gehalten Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu bearbeiten
Ergebnis Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das künftige Archivsystem, die die Grundlage für das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein SollArchiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschließung, Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien für übergreifenden Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung). Die Auswertungen dienen verschiedene Bereiche wie:
zudem
als
notwendige
Planungsgrundlage
für
Budget für Systemrealisierung, Entscheidungsvorlage für die gewünschte Systemkategorie Ressourcen, Termine, Erfassung von Altbeständen, aufbau- und ablauforganisatorische Veränderungen, Qualifikationsmaßnahmen, Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 41 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Integration vorhandener und künftiger Anwendungen. Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungsträger weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen für Anbieter und Produkte. Ein Beispiel veranschaulicht eine mögliche Auswertung. Für die Schwerpunkte bei der Einführung des Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden. Schwachstellen Abteilung 1 Abteilung 2 Entsch. vorhanden bewertetunwichtigbewertetunwichtig- faktor niedrig-hoch sehr wichtig sehr wichtig Retrieval/ Wiederfinden/ Klassifikation Unterschiedliche 5 5 Punkte 3 40 Punkte Systematiken der Ablage Punkte Punkte Speicherformate Unterschiedliche 5 4 Punkte 2 30 Punkte Speicherformate auf Punkte Punkte unterschiedlichsten Datenträgern Einbindung vorhandener Systeme Medienbruch durch 3 4 Punkte 2 18 Punkte Einsatz unterschiedlicher Punkte Punkte Systeme
Ausblick Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der IstAnalyse nicht zu unterschätzen. Der Umfang läßt sich erfahrungsgemäß abschätzen, wenn die Vorbereitung für die Ausgabe der Fragebögen oder Erfassungslisten durchgeführt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten. Nutzung von Tools Zur Unterstützung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgröße der Einsatz verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch vorher sinnvoll und sorgfältig erfaßt wurden. „A fool with a tool is still a fool!“ Für PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfügbar. Der Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschätzt werden. Nur eine ständige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich. Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Gründen nur bei relativ großen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 42 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen im allgemeinen neben den Aktivitäten im Projekt weiterhin ihre üblichen Tätigkeiten auszuüben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazität der Mitarbeiter verplant werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools für kleinere Projekte stellen mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektpläne oder ein systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar. Bei größeren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch visuelle Darstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse aus und besitzen im allgemeinen Möglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung. Sie bieten die Grundlage für Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher Tools ist, daß der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rückführung von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden sollte bei BPR-Tools auf Möglichkeiten zur Generierung aussagekräftiger Dokumentationen. Außerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig, damit die Geschäftsprozesse und Arbeitsflüsse mit diesen nicht noch einmal generiert werden müssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Für die Einführung von Production Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmäßig. Für die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PCDatenbanken. Für kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets ausreichend. Diese können jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten nicht entsprechend „flach“ strukturiert sind. Bei größeren Vorhaben erlauben PCDatenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenführung der Ergebnisse verschiedener Fragebögen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen können die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefaßt und dokumentiert werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten können anhand verschiedener Szenarien verglichen werden. Für ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen. Für das Ausfüllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmißverständlich zu erklären. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfüllen der Fragebögen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von Einzelfragebögen sind für kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso können Listen für die Zusammenführung der Ergebnisse einzelner Fragebögen verwendet werden. Strategien „Buy experience instead of reinventing the wheel!“ Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken für die Ist-Analyse vorhanden, und es können Erfahrungen für den späteren Betrieb genutzt werden. Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 43 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Sichtweise und können Ergebnisse realistisch einschätzen. Zudem kann auf diese Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption unterstützt und vereinfacht werden. „Just do it, then fix it!“ Der Trend geht zum Prototyping, das heißt ein System zunächst in einem kleinen Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschließenden Auswertung zu entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu muß der „Normalbetrieb“ jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand zurückgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt sein, die Aufgaben müssen auch hier wohl definiert sein. „Flexibility versus predefined structure!“ Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen Prozeßdesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine aufwendige Modellierung der Geschäftsprozesse, der Anwender muß sich nicht an Vorgaben halten und die Vorgänge „automatisieren“ sich durch Wiederholung seitens des Anwenders. „Pull is easier than Push!“ Eine Alternative zur automatisierten Bereitstellung und aufwendigen Prozeßautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollständige Informationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der Arbeitsabläufe.
Anlagen „Erfassungslisten“ Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur Verfügung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefügt: Erfassungsliste „Dok_A Dokument-Analyse“ Datei Dok_A.XLS Erfassungsliste „Ord_A Ordnungsmittel-Analyse“ Datei Ord_A.XLS Erfassungsliste „Arc_A Archiv-Analyse“ Datei Arc_A.XLS Erfassungsliste „Nutz_A Nutzungs-Analyse“ Datei Nutz_A.XLS Erfassungsliste „Org_A Organisations-Analyse“ Datei Org_A.XLS Erfassungsliste „Vorg_A Vorgangs-Analyse“ Datei Vorg_A.XLS Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 44 von 47
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen für die Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen Erfassungslisten „Tec_A Technik-Analyse“ Dateien Tec_A_AP.XLS, Tec_A_DR.XLS, Tec_A_SW.XLS
Anschrift der Autoren PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg Oderfelder Str. 17 D-20149 Hamburg Tel.: 040 / 460 762 20 Fax: 040 / 460 762 29 E-Mail: Presse@PROJECT-CONSULT.com Web: www.PROJECT-CONSULT.com
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Kunde: Intern Thema: DMS-Einführung Datei: © PROJECT CONSULT GmbH 1998
Projekt: Topic: Datum:
Ist-Analyse 12.01.1998
Autor: Kff/BM Status: Fertig Version: 2.1 Seite 45 von 47
Profile der Autoren Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des DokumentenManagement-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions: DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche. Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “edoc”. Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland. Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des DokumentenManagements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert. Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS”. Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien.
Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994 Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.
Beraterin
der
PROJECT
CONSULT
Zu ihren Aufgabengebieten gehören Market Research, Pressearbeit, Projektmitarbeit und Qualitätssicherung. Daneben hat sie als Autorin für Zeitschriften wie Info21, INFOdoc, Office Management, Computerwoche u.a. zahlreiche Beiträge zu Themen des Dokumenten-Managements veröffentlicht. Zusammen mit Dr.Kampffmeyer ist sie Autorin des Buches „Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete Technologien Trends“.