[DE] Grundsätze Der Elektronischen Archivierung | Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla by Ulrich Kampffmeyer

Kompendium Band 3

Grunds채tze der elektronischen Archivierung Zweite 체berarbeitete und erweiterte Ausgabe

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V.

VOI • Kompendium Band 3 Grundsätze der elektronischen Archivierung

0Impressum Herausgeber VOI Regionalgruppe Hamburg c/o Cocq Datendienst GmbH Jörg Rogalla Ruseler Weg 19 21033 Hamburg Tel: 040 / 725 60 946 Fax: 040 / 721 55 99 E-Mail: rogalla@cocq.de VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. Feldbergstraße 38 64293 Darmstadt Tel.: 06151 / 89 86 40 Fax: 06151 / 89 57 52 CompuServe: 100544,547 Redaktion VOI l Kompendium Band 3 PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Barbara Merkel Büro Hamburg Oderfelder Str. 17 20149 Hamburg Tel. 040 / 46 07 62-20 Fax 040 / 46 07 62-29 CompuServe 100422,3614 Autoren Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla Mitarbeit Detlev Bräuer, Matthias Ederhof, Wolfgang Feierabend, Dr. Ivo Geis, KarlHeinz Klönne, Peter Kraaibeek, Silvia Kunze Kirschner, Barbara Merkel, Heinz Müller-Saala, Dietmar Perau, Michael Prachtel, Gernot SchultzBerndt, Sven Seeger, Hans-Dieter Skottki, Otto Twesten CopyRight  VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. 1997. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen aller Art, auch auszugsweise, bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Herausgebers oder der Autoren. Erscheinungsjahr 1997 Druck 3er Druck 64354 Reinheim-Sprachbrücken Auflage 1. Auflage (White Paper) März 1997: 500 2. überarbeitete und erweiterte Ausgabe September 1997: 1000 Preis DM 98,00 inkl. 7% MwSt. Preis zuzüglich Versandkosten. ISBN 3-932898-03-6

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Verband Optische Informationssysteme e.V.

Grundsätze der elektronischen Archivierung „Code of Practice“ zum Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen Zweite überarbeitete und erweiterte Ausgabe

Dr. Ulrich Kampffmeyer Jörg Rogalla

VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. Regionalgruppe Hamburg

1997

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

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Autoren Dr. Ulrich Kampffmeyer

PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH, Hamburg, Berlin, Darmstadt Vorsitzender des Vorstands des VOI

Jörg Rogalla

Cocq Datendienst GmbH, Hamburg Mitglied des Vorstands des VOI Leiter der Regionalgruppe Hamburg

Mitarbeit Detlev Bräuer

FileNet GmbH, Hamburg

Matthias Ederhof

ACS SYSTEMBERATUNG GMBH, Hamburg

Wolfgang Feierabend

Cocq Datendienst GmbH, Hamburg

Dr. Ivo Geis

Rechtsanwalt, Hamburg

Karl-Heinz Klönne

OSB GmbH, Darmstadt Geschäftsführer des VOI Mitglied des Vorstands des VOI

Peter Kraaibeek

CCI Competence Center Informatik GmbH, Meppen

Barbara Merkel

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Heinz Müller-Saala

FMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V., Eching

Dietmar Perau

Minolta GmbH, Langenhagen

Michael Prachtel

MPU Unternehmensberatung, Winsen (Luhe) Mitglied des Vorstands des VOI

Gernot Schultz-Berndt

IDL ScanArchiv GmbH, Ahrensburg

Sven Seeger

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Hans-Dieter Skottki

Kodak AG, Stuttgart

Otto Twesten

FileNet GmbH, Bad Homburg

Redaktion Silvia Kunze-Kirschner

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

Barbara Merkel

PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg

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Editorial

Verband Optische Informationssysteme e.V.

zur zweiten, überarbeiteten und erweiterten Ausgabe

Die Schaffung einer einheitlichen, verläßlichen Rechtsgrundlage für die Speicherung von Dokumenten in Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen ist eine der wichtigsten Aufgaben des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. Im Jahr 1996 wurde vom VOI eine breitangelegte Initiative zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung auf digitalen optischen Speichern und für einen sicheren Dokumentenaustausch durchgeführt. Vorbereitet und organisiert wurde die VOI-Rechtsinitiative von den Mitgliedern der Regionalgruppe Hamburg. Das Echo auf diese Initiative war sehr groß und überwiegend positiv. Mehr als 40.000 Informationsschriften wurden auf Messen, Kongressen oder per Post durch die VOI-Mitglieder an wichtige Institutionen, Behörden, Parlamente, Ministerien, Großunternehmen und Verbände verteilt. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ geben die Antwort auf die häufige Frage, „wie mache ich es denn nun richtig“. Sie basieren auf Veröffentlichungen des VOI wie dem Kompendium 2 und Ausarbeitungen von Mitgliedern des VOI. Die vorliegende zweite Ausgabe der „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ schließt Anregungen und Ergänzungen ein, die aus der VOI-Mitgliedschaft und von den Partnerverbänden eingebracht worden sind. Diese betreffen besonders Aussagen zur Eignung bestimmter Speichertechnologien und eine Aktualisierung der Rechtssituation. Der Code of Practice wurde hierdurch vollständiger und kleinere Inkonsistenzen konnten beseitigt werden, ohne daß sich die grundsätzliche Aussage der ersten Auflage geändert hat. Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen Anwendern, Behörden, Systemintegratoren und Herstellern aufzeigen, wie heute eine ordnungsgemäße, sichere Ablage von elektronischen Dokumenten durchgeführt wird. Sie tragen damit dazu bei, daß der Betreiber von elektronischen Dokumenten-Management- und Archivsystemen eine höchstmögliche Qualität und Rechtssicherheit beim Einsatz dieser Systeme erhält.

Dr. Ulrich Kampffmeyer

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Jörg Rogalla

VOI â&#x20AC;˘ Kompendium Band 3 GrundsĂ¤tze der elektronischen Archivierung Vorsitzender des Vorstands

Mitglied des Vorstands Leiter der Regionalgruppe Hamburg VOI Rechtsinitiative

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Vorwort Elektronische Archivierung entwickelt sich zu einem Wettbewerbsfaktor und ist damit eine Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns. Das Recht gerät durch diese technologische und ökonomische Entwicklung in die Defensive. Es entsteht eine rechtlich-technologische Lücke, die vielschichtig und nuancenreich ist. Diese unterschiedlichen Rechtsaspekte werden mit dem Kompendium Band 3 des VOI „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ aufgezeigt. Entscheidend ist der Hinweis, daß die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung für eine globale Wirtschaft internationale Dimensionen haben. In diesem internationalen Aspekt liegt der Schlüssel für die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung. Aus der Diskussion um die Rechtsfragen der elektronischen Archivierung bilden sich zwei Standards der technologischen Sicherheit und damit der Rechtssicherheit heraus: die digitale Signatur und in Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln, Code of Practice. Die digitale Signatur wird durch das Signaturgesetz als Bestandteil des Informations- und Kommunikationsdienstegesetz gesetzliche Qualität erhalten. Sie entwickelt sich also zum gesetzlichen Standard elektronischer Archivierungssicherheit. Internationalen Charakter erhält die digitale Signatur durch eine Öffnungsklausel, nach der die digitalen Signaturverfahren durch andere Staaten anerkannt werden können. Das gesetzliche Signaturverfahren ist nicht der einzige elektronische Archivierung zu erlangen. Code of Practice, auch hierzu führen. Wenn diese Verhaltensregeln Rechtssicherheit abbilden, dann kann sich jeder auf Archivierung berufen, der diese Verhaltensregeln befolgt.

Weg, um Rechtssicherheit für die freiwillige Verhaltensregeln, können den Stand der technologischen die Sicherheit der elektronischen

Es ist zu begrüßen, daß mit dem Kompendium ein Code of Practice vorgelegt wird. Nach Gesetzesinitiative des VOI wird damit ein Beitrag geleistet, um durch freiwillige Verhaltensregel, Code of Practice, Rechtssicherheit für elektronisch archivierte Dokumente zu erreichen.

Dr. Ivo Geis Rechtsanwalt Mitglied des VOI Beirates

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Ziele und Leistungen des Der VOI, gegründet 1991, ist der Fachverband der Hersteller, Anbieter und Berater von Dokumenten-Management-, elektronischen Archiv-, optischen Speicher-, Workflow-, Groupware-, Intranet-, Multimedia- und Mikrofilm-Hybrid-Systemen. Solche modernen Informationssysteme sind der Zukunftsmarkt der elektronischen Informationsverarbeitung. Sie verfügen häufig über digitale optische Speicher zur Handhabung großer Informationsmengen und stellen besondere Anforderungen an Systeme, Organisationen und Benutzer. Der VOI hat sich zum Ziel gesetzt, den nutzbringenden Einsatz dieser Technologien zu unterstützen und den Anwendern Entscheidungshilfen zu bieten. Die Verbreitung qualifizierter Informationen und gemeinsame Aktionen zur Einführung von Dokumenten-ManagementSystemen sollen dem Anwender helfen, den Stellenwert und die Einsatzmöglichkeiten dieser Technologien realistisch einzuschätzen und nutzbar zu machen. Daraus ergeben sich folgende Leistungen: • Veröffentlichungen und Publikationen • VOI l NEWS in der Zeitschrift INFOdoc • VOI l NEWSLETTER mit Mitteilungen für VOI-Mitglieder • VOI l KOMPENDIUM mit grundsätzlichen Themen für das Fachgebiet • VOI l Online-Forum mit aktuellen Informationen des VOI, der VOI-Mitglieder und ihren Leistungen sowie zum DMS-Markt

• VOI l Mitglieder und Leistungen mit Firmen- und Leistungsprofilen der Verbandsmitglieder • Messen und Werbung • Fachliche Trägerschaft des DMS, Fachausstellung Management-Systeme • Beteiligung an internationalen Messen und Kongressen • Organisation von Partnerständen für VOI-Mitglieder • Pressemitteilungen zu aktuellen Themen

und

Kongreß

für

Dokumenten-

• Informationsvermittlung und Beratung • Marktbeobachtung und -analysen • Objektive Beratung der Anwender und Vermittlung von geeigneten Anbietern für detaillierte Fachberatung, Systemlösungen und Dienstleistungen • Vermittlung von Sachverständigen und Gutachtern für Systemerprobungen, Verfahrensdokumentationen und Rechtsfälle • Informationsvermittlung zu verbandsrelevanten Fachthemen

• Interessenvertretung der Mitglieder • Mitarbeit in Fachkommissionen und Normierungsgremien der ISO, des DIN, der Document Management Alliance (DMA) und der Workflow Management Coalition (WfMC) • Kooperation mit anderen Fachverbänden und Interessenvertretungen

• Regionalgruppenarbeit • Intensive Bearbeitung von Fachthemen (z.B. VOI-Rechtsinitiative) • Durchführung lokaler Messen, Seminare und Ausstellungen (z.B. Berliner Archivtage) • Veranstaltung von Spezialisten-Workshops in enger Zusammenarbeit mit führenden Hard- und Software-Herstellern

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Mitglieder

(Stand Juli 1997)

A.I.S. GmbH AADS Aktenarchiv Datenservice GmbH Abass GmbH ABC Microfile GmbH acp GmbH & Co. KG ACS SYSTEMBERATUNG GMBH Adecco Outsourcing GmbH AIC Softwareprojekte GmbH AIIM Association for Information and Image Management International ALOS GmbH Anacomp GmbH ARTEC GmbH ASM GmbH & Co. KG AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. Bell and Howell Ltd. Bull AG Business Partners GmbH BVB Bundesverband Büro- und Kommunikations-Systeme e.V. C+O Consulting + Organisation CE Computer Equipment GmbH Cocq Datendienst GmbH COM Service Mannheim COMPAREX Informationssysteme GmbH Competence Center Informatik Computer Partner Team Systemhaus Köln GmbH Cornerstone Imaging GmbH CRR Datensysteme GmbH daa GmbH data design Wegener & Peters GmbH Data General GmbH DataGate Ingenieurbüro DGD Deutsche Gesellschaft für Dokumentation Dialog Imaging Software GmbH DICOM Deutschland GmbH DOCUNET AG Dr. Materna GmbH Dr.Schardt Consilium DSA Informations- und Archivsysteme Develop GmbH dsk Beratungs-GmbH DSM Handelssysteme GmbH & Co. Eastman Software EASY Elektronische Archivierungssysteme GmbH Eckmann GmbH & Co. KG Europart Imaging EDV Consulting GmbH FileNet GmbH FMI Fachverband Mikrographie und Informationsverarbeitung e.V. Gabler OFFICE Verlag GDI Gesellschaft für Digitale Informationstechnik mbH Gentriqs GmbH GERONO Computer-Technik und -Service GmbH GID Global Information Distribution GmbH Gora, Hecken & Partner Corporate Systems GOS Gesellschaft für Organisation und Systeme mbH GROUP GmbH Grundig Professional Electronics GmbH GRUPPE 21 Informations-GmbH H + H Zentrum für Rechnerkommunikation GmbH Hard- und Software Consulting GmbH Headway Technology HEITEC Datentechnik Systemsoftware IBM Deutschland Informationssysteme GmbH

ICON GmbH ICR GmbH Software und Systeme IDL ScanArchiv GmbH IHP Handel u. Partner GmbH IMACO GmbH IMC International Information Management Congress Information Management & Workflow Consulting Ltd. Informix Software GmbH Infosoft Computersysteme GmbH InoTec GmbH IOT Dr. Sorg Unternehmensberatung IWiS Consult GmbH iXOS Software GmbH Kleindienst Datentechnik GmbH & Co. KG Kodak AG KPMG Unternehmensberatung GmbH Lanier Deutschland GmbH Liske Hardware, Software & Beratung GmbH Macrotron AG Magellan Software GmbH Marabu EDV-Beratung u. -Service GmbH MBG GmbH MFM Dipl.-Ing. Dietrich Hofmaier GmbH & Co. MHI Mikro-Univers GmbH Mikrofilm-Center Klein Minolta GmbH MPU Marion Prachtel Unternehmensberatung MVS GmbH Mikrofilm Verbund Service NovaSoft Systems GmbH NSM Jukebox GmbH OptiCom Computersysteme GmbH optimal systems GmbH ORNETIX Network Computing GmbH OSB GmbH Paperlink GmbH Plasmon Data Limited PROJECT CONSULT GmbH PROMPT! Informationssysteme GmbH PSI QS QualitySoft GmbH Rechtsanwälte Graefe & Partner Rost & Partner EDV Unternehmensberatung GmbH SACHSE Archiv Systeme GmbH SAGA GmbH SER Systeme AG SHD Sattler Hüning Datentechnik GmbH Siemens AG SIGNUM Office Service GmbH SNI Siemens-Nixdorf-Informationssysteme AG Software Union SYSECA Unternehmensberatung mbH Software Ley GmbH SRZ Berlin Satz-Rechen-Zentrum Technologie Consulting the electronics forms holding company GmbH UBH Unternehmensberatung Härle Verbatim GmbH VIW Verband der Informationswirtschaft e.V. VTV Anwenderfachverband Bürokommunikation e.V. Win! GmbH

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Inhalt

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Einleitung Ziel und Zweck des Dokumentes Die Grundsätze der elektronischen Archivierung stellen die aktuelle Rechtssituation und den Stand der Technik von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen aus der Sicht der Autoren und Mitarbeiter an dieser Ausarbeitung dar.

Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift. Sie ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften.

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung dienen zur Klarstellung der Bedingungen für den sicheren und ordnungsgemäßen Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen. Der Begriff „Archivierung“ wird hier auf die elektronische Archivierung, d.h. die Langzeitspeicherung von Daten und Dokumenten in DV-Systemen beschränkt. Das Dokument orientiert sich an internationalen Bestrebungen wie dem „Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems“.

Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland.

Die Grundsätze der elektronischen Archivierung sollen • Anwendern als Richtlinie für die Auswahl geeigneter Produkte und für einen ordnungsgemäßen Einsatz sowie • Anbietern als Richtlinie für die Bereitstellung geeigneter Lösungen dienen.

Ziel ist, die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten-Managementund elektronischen Archivsystemen zu verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale zukünftig besser genutzt werden können.

Wesentliche Zwecke des Einsatzes von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen sind die Vermeidung und Einsparung von Papier, Überwindung des Medienbruches zwischen analogen und digitalen Systemen, schnelle, aktuelle und vollständige Bereitstellung von Informationen am Arbeitsplatz sowie die Absicherung des Zugriffes und der Schutz von archivierten Dokumenten. Der Einsatz moderner Dokumenten-Management- und elektronischer Archivsysteme ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit, die Beschleunigung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen und eine langfristige Informationsverfügbarkeit mit gezielter Zugriffsmöglichkeit.

Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen.

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Internationales Umfeld der Normierung und Standardisierung Auch in den USA oder in anderen Staaten der EG gibt es zum jetzigen Zeitpunkt keine durchgängige Anerkennung oder Lösung für eine elektronische Archivierung. Aus diesem Grund haben sich auch in diesen Staaten Initiativen zur rechtlichen Anerkennung von elektronisch archivierten Dokumenten gebildet. In Großbritannien existieren vereinzelte Normen und Standards, die Teilbereiche der Problematik abdecken. Die Norm BS 7768 aus dem Jahre 1994 ist eine Norm für das Management von optischen Speicherplattensystemen, die zur Ablage von beweiskräftigen Dokumenten genutzt werden sollen. Die Norm BS 7799 stellt einen Code of Practice für „Information Security Management“ dar. Diese beiden Normen bilden die Grundlage für den „Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems“ der Group5/BSI-DISC. Das niederländische Normierungsinstitut (NNI) steht in engem Kontakt mit der britischen Initiative und wird deren Code of Practice weitgehend übernehmen. In den USA ist es in erster Linie die Association for Information and Image Management (AIIM), die dieses Thema behandelt. Die AIIM ist im Unterschied zum VOI ein Verband für Anwender und Hersteller und steht in direkter Verbindung mit dem American National Standards Institute (ANSI). Zum jetzigen Zeitpunkt wird auch dort ein Entwurf behandelt, der im Gegensatz zum europäischen Entwurf auch den Einsatz von magnetischen und magneto-optischen Medien vorsieht. Der VOI wird den Kontakt zu den Partnerverbänden intensivieren und mit diesen gemeinsam für eine europäische oder gegebenenfalls weltweite Lösung eintreten.

Definitionen Da die Begriffe „Dokument“, „Dokumenten-Management“ und „Elektronische Archivierung“ heute noch sehr unterschiedlich interpretiert werden, ist hier zunächst eine Konkretisierung dieser Begriffe erforderlich.

Dokument Ein Dokument ist durch verschiedene Merkmale gekennzeichnet: • physische Eigenschaften (Papier, Datei u.ä.), • formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung u.ä.), • Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version u.ä.), • Inhalt (inhaltlicher Bezug u.ä.), • Charakter (Archivierungswürdigkeit, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten u.ä.), • Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung, Aufbewahrungsfrist u.ä.), • Erzeuger (Absender, Ersteller u.ä.), • Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter u.ä.).

Dokumente sind Objekte, die durch ihre Merkmale gekennzeichnet und identifiziert werden können.

Dokumente mit gleichen Eigenschaften werden in Dokumentenklassen zusammengefaßt.

Konventioneller Dokumentenbegriff Im deutschen hat der Begriff Dokument einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird damit sehr nah an den im Gesetz verankerten Urkundenbegriff gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie Dokumentenechtheit. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumenten-Management zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technologie.

Dokumenten-Management- und Archivsysteme verwalten nicht herkömmliche Dokumente, sondern beliebige Dokument-Objekte.

nur

Dokumente in DV-Systemen Dokumente in DV-Systemen beinhalten nicht nur die herkömmlichen Papierdokumente, ein Dokument kann daneben jede andere digitale Form von Informationen verschiedenster Herkunft mit unterschiedlichen Verbindungen und Referenzen beinhalten. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise

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• • • • • • • • • • •

Dokumente aus Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Grafikprogrammen, Images, z.B. gescannte Papierdokumente und Fotos, eingehende digitale Fax-Übermittlungen, Formulare, z.B. Electronic Data Interchange (EDI), List-Output und COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk), Daten aus Meß- und anderen Erfassungssystemen, Datensätze und Tabellen aus Datenbanken, ASCII Textdokumente, digitalisierte Video-Clips, Screen-Shots, die einen Bildschirm mit den aktuellen Daten einfrieren, oder Sound und Sprach-Clips, z.B. ein aufgezeichnetes Interview.

Ein elektronisches Dokument stellt zusammengehörige Informationen dar, die zu einem definierten Zeitpunkt eindeutig und authentisch sind.

Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte. Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können. Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links und Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefaßt werden. Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt werden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument aus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt, oder soll über andere als das erzeugende Programm auf einzelne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muß das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Identifizierungsund Verwaltungsinformationen mit sich tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man Dokumente als selbstbeschreibend. Elementar

Compound

einseitiges FAX

Datei mit

Textdatei gescannte Seite

Bild / Grafik

Container Information 1

Datei mit Bild / Grafik Audio

Tabelle Information 2

eingebunden

einseitiges FAX Information 3

Tabelle Abbildung 1:

Formen von Dokumenten

Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

Charakter elektronischer Dokumente Bei elektronischen Dokumenten ist zwischen verschiedenen Formen der Dateien, ihrer Speicherung und ihrer Verwaltung zu unterscheiden. Datei Herkömmliche Dokumente werden einfach als Datei archiviert und nur über die Datenbank referenziert.

Bei der Archivierung wird nur die Datei gespeichert und über eine Dokumenten-ID in der Datenbank referenziert.

Datei mit Merkmalen Dateien aus Büroautomationsanwendungen besitzen in der Regel eigene „Header“, in denen Verwaltungsinformationen gespeichert sind. Diese können auch für Dokumenten-Managementund Archivsysteme als Indexinformation genutzt werden.

Bei der Archivierung wird die Datei gespeichert und über eine Dokumenten-ID in der Datenbank referenziert. Zusätzlich werden die beschreibenden Daten als separater Datensatz oder als Datenbankauszug mit dem Dokument auf dem Medium gespeichert.

Die gespeicherten Merkmalsdaten erlauben die Wiederherstellung des Verwaltungssystems im Störungsfall.

Im „TIFF-Header“ eines gescannten Dokumentes lassen sich ebenfalls beschreibende Merkmale speichern. Selbstbeschreibende Dokumente Selbstbeschreibende Dokumente setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskomponente (Einzel objekt, Container, Liste u.ä.) und einem vorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbundenen Header mit selbstbeschreibenden Attributen zusammen.

Header

Selbstbeschreibende Formatund Attributinformationen

z.B. gescanntes Bild, TIFF, WinWord-Datei, Liste u.ä.

Inhaltskomponente

Abbildung 2:

Selbstbeschreibendes Dokument

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Selbstbeschreibende Dokumente tragen alle wichtigen beschreibenden Daten mit sich und sind auf Veränderungen prüfbar.

Die Headerkomponente beginnt in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Merkmale und Attribute im Header erwartet werden können. Auf dieser Beschreibung beruht der selbsterklärende Charakter der Dokumente. Zu den beschreibenden Daten des Headers gehören unter anderem: • Codes für die Selbsterklärungsfunktionalität, z.B. Anzahl und Reihenfolge der folgenden Attribute, Attributnamen, Attributformate etc., • eindeutige Kennung des Objektes (Unique Identifier), die sicherstellt, daß jedes Dokument nur ein einziges Mal vorkommt und die jedes Dokument identifiziert, • Erfasser, Autor oder Erzeuger des Dokumentes, • Datum und Uhrzeit der Entstehung des Dokumentes, • zugeordnetes elektronisches Archiv, • Dokumentenklasse, die das Dokument mit seinen Eigenschaften beschreibt, • Systemmerkmale wie das Dokument aufgebaut, erzeugt worden und verlustfrei reproduzierbar ist, • Indexmerkmale, die das Dokument identifizieren und klassifizieren, • Zugriffsschutzklassen, • Referenzinformationen, die z.B. ein Dokument als Kopie aus dem Archiv kenntlich machen, • Prüfsummen, die eine Veränderung des Dokumentes sofort erkennbar machen. Durch das selbstbeschreibende Format der Headerkomponente können zusätzliche Merkmale jederzeit und nach anwenderspezifischen Erfordernissen hinzugefügt werden. Ein Grundbestand sollte jedoch langfristig und konsistent beibehalten werden. Der objektorientierte Ansatz erlaubt die abgesicherte Verteilung von Informationen, eine Offline-Bearbeitung und die asynchrone Bereitstellung in großen, verteilten Systemen.

Selbstbeschreibende Dokumente können auch in „Offline“-Situationen korrekt verarbeitet und geschützt werden.

Durch die Bildung selbstbeschreibender Dokumente kann eine langfristige revisionssichere Verfügbarkeit archivierter Dokumente sichergestellt werden.

Selbstbeschreibende Dokumente erlauben Verwaltungssystems im Störungsfall.

die

Wiederherstellung

und

des

Für selbstbeschreibende Dokument-Objekte und -Architekturen existieren verschiedene Standards wie DFR Document Filing and Retrieval (ISO 10166), SGML (ISO 8879, siehe Abschnitt 4.2.3), ODA Open Document Architecture (ISO 8613), das CORBA-Objektmodell und das DMA-Dokumentmodell (siehe Abschnitt 4.6.2). Bestimmte Archivsysteme speichern die gesamte Umgebung der Systeme zusammen mit den Dokumenten und erreichen damit eine vergleichbare Selbstbeschreibungsfunktionalität.

Elektronische Urkunde mit digitaler Signatur Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im Prinzip eine elektronische Urkunde. Durch das Signaturgesetz (SigG) ist der Einsatz der digitalen Signatur geregelt. Eine digitale Signatur (häufig auch noch „elektronische Unterschrift“ genannt) macht den Urheber der Signatur und die Unverfälschtheit eines elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Die Signatur ist abhängig vom Urheber und dem jeweils zugehörigen Dokument. Die digitale Signatur sichert lediglich die technische Umsetzung in Form binärer Zeichen, jedoch nicht die Repräsentation und Interpretation des Inhaltes ab. Durch ein Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlüssel die Signatur erzeugt und an das Dokument angehängt. Der Nachweis der Authentizität entsteht durch die Prüfung der Signatur durch einen öffentlichen Schlüssel. Der öffentliche Schlüssel soll von besonders vertrauenswürdigen und zertifizierten Instanzen (Trusted Third Party, Trust Center) verwaltet werden.

Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht elektronischen Dokument eine elektronische Urkunde.

aus

einem

Wie die digitale Signatur mit einem mehrfach strukturierten elektronischen Dokument (mehrere zusammengehörige Seiten, komplexes Dokument mit dynamischen Komponenten wie „Links“ oder Container) unauflösbar und nicht verfälschbar verknüpft werden soll, ist durch den Gesetzesentwurf nicht geregelt.

Das Verfahren der digitalen Signatur kann jedoch nicht oder nur eingeschränkt zur rechtlichen Absicherung von Dokumenten in der herkömmlichen Archivierung genutzt werden.

Zum einen ist der Private Key wirklich privat, er ist einer Person zugewiesen. In einem Unternehmen werden ihn daher nur unterschriftsberechtigte Mitarbeiter verwenden können. Zum anderen ist er keine Lösung z.B. beim Erfassen von Massendaten oder bei der Entstehung von Dokumenten aus DV-Prozessen wie COLD. Mit Sicherheit wird die Erfassungskraft am Stapelscanner keine elektronische Unterschriftsberechtigung erhalten.

Die digitale Signatur ist keine Lösung für die elektronische Archivierung gescannter Dokumente, digital eingehender Fax-Mitteilungen, Listen aus Hostoutput und anderer Informationsarten, die in großen Mengen anfallen und den Haupteinsatzbereich der elektronischen Archivierung darstellen.

Die Bundesnotarkammer sieht daher auch die digitale Signatur in ihrem Umfeld beschränkt auf elektronische Urkunden. Elektronische Dokumente hoher Qualität Der Begriff „elektronische Dokumente hoher Qualität“ wurde aus Erkenntnis der mangelnden Eignung der elektronischen Unterschrift für „normale“ Dokumente eingeführt.

„Elektronische Dokumente hoher Qualität“ können beliebige Bestandteile, auch „elektronische Urkunden“, beinhalten.

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Bei elektronischen Dokumenten hoher Qualität handelt es sich um selbstbeschreibende Dokument-Objekte, die unveränderbar auf nur einmal beschreibbaren Speichern abgelegt werden. Diese Objekte tragen neben der eigentlichen Information beschreibende Merkmale mit sich. Hierbei handelt es sich um Attribute wie Autor, Systemumgebung, in der das Dokument erzeugt und wieder angezeigt werden kann, Index, Zugriffsschutzmerkmale und andere. Diese Attribute werden in einer führenden Komponente (Header) dem Inhalt vorangestellt. Durch ein Prüfsummenverfahren werden sowohl der Header, die Information selbst als auch beide zusammen abgesichert, so daß Veränderungen sofort feststellbar sind. Da auf nur einmal beschreibbaren optischen Speichern Veränderungen ausgeschlossen sind, läßt sich eine Verfälschung der Information vor der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker sicher nachweisen. Selbstbeschreibende Dokument-Objekte dieser Art sind wesentlich sicherer als herkömmliche Dokumente, die einfach als Datei archiviert und nur über die Datenbank referenziert werden. Aus den selbstbeschreibenden Dokument-Objekten läßt sich im Störungsfall auch eine Datenbank wiederherstellen oder ein Konsistenzabgleich durchführen. Solche Dokumente lassen sich über Leitungen versenden und tragen alle identifizierenden Informationen mit sich.

Von einem „elektronischen Dokument hoher Qualität“ wird dann gesprochen, wenn: a) der gesamte Entstehungs-, Speicherungs-, Wiederfindungs- und Reproduktionsprozeß sicher, nachvollziehbar, ordnungsgemäß und dokumentiert ist und b) das Dokument auf einem Medium gespeichert ist, das von sich aus Veränderungen ausschließt (nur einmal beschreibbare, digitale optische Medien).

Header mit Selbstbeschreibungsfunktionalität und den zugehörigen Attributen sind teilweise in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen bereits vorhanden. Sie sind dort jedoch häufig proprietär realisiert und orientieren sich an der dynamischen Verwaltung von Dateien. Solche Header eignen sich daher nur bedingt für die elektronische Langzeitarchivierung. Die Dokumentenformate werden nur in einer „statischen“ Ausprägung für die revisionssichere Archivierung geeignet sein.

Ein „elektronisches Dokument hoher Qualität“ darf keine dynamischen Komponenten oder Verweise besitzen, die bei der Reproduktion am Bildschirm oder auf dem Drucker Veränderungen des ursprünglichen Inhalts oder Aussehens bewirken.

Ziel der Einführung des Begriffes „elektronisches Dokument hoher Qualität“ ist, durch den Nachweis der Verfälschungssicherheit und der verlustfreien Reproduktion diesen elektronischen Dokumenten zukünftig den Charakter von Beweisen in Zivilprozeß-, Schiedsund anderen Verfahren zukommen zu lassen.

Dokumenten-Management Allen Dokumenten-Management-Technologien ist gemeinsam, daß unterschiedliche Arten von Dokumenten - gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, MultimediaObjekte usw. - datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist z.B. der Bereich Imaging unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, daß es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Unter einem Dokumenten-Management-System im weiteren Sinn sollen daher verschiedene Systeme und deren Zusammenspiel wie • dynamisches Dokumenten-Management, • Bürokommunikation, • Document Imaging, • Workflow, • Groupware oder • elektronische Archivierung verstanden werden. Unter Dokumenten-Management im engeren Sinn sind die klassischen oder dynamischen Dokumenten-Management-Systeme zur Verwaltung von Compound Documents und Dateien zu verstehen. Wesentliche Merkmale sind hier die Bildung von Dokumentengruppierungen (Con tainer), Check-in und Check-out, Versionsmanagement und selbstbeschreibende DokumentObjekte. Ursprünglich sind diese Systeme aus der Notwendigkeit entstanden, Managementfunktionen und Services für die enorm wachsenden Dateibestände zur Verfügung zu stellen.

Dokumenten-Management-Systeme dienen der Verwaltung von dynamischen, veränderlichen Informationen. Sie decken den Lebenszyklus der Dokumente von ihrer Entstehung bis zur Archivierung ab.

Elektronische Archivierung Elektronische Dokumenten-Management- und elektronische Archivsysteme dienen zur Langzeitspeicherung und Bereitstellung von Daten, Dokumenten und anderen Informationen. Elektronische Archivsysteme verwalten einzelne Informationen und Container (Daten, NCIDokumente, Dateien und/oder Listen) mittels einer Datenbank. Elektronische Archivsysteme besitzen darüber hinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen online, nearline und offline in Jukeboxen zu handhaben. In der Vergangenheit wurden zur Archivierung Papier und Mikrofilm eingesetzt. Um Medienbrüche zu vermeiden und Dokumente elektronisch am Arbeitsplatzrechner zur Verfügung stellen zu können, werden heute digitale optische Speichermedien zur Verwaltung großer Informationsmengen eingesetzt. Diese Technologie wurde vor mehr als zehn Jahren entwickelt und gilt heute als ausgereift.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Neben dem technologischen Umfeld muß immer auch die rechtliche Situation der Archivierung berücksichtigt werden. Der Gesetzgeber verlangt, daß Dokumente - ungeachtet des Mediums, das eingesetzt wird - ordnungsgemäß, nachvollziehbar und verfälschungssicher archiviert werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von der „Revisionssicherheit“ der Archivierung.

Elektronische Dokumente.

Archivsysteme

verwalten

statische,

unveränderliche

„Langzeitarchivierung“ und „revisionssichere Archivierung“ Langzeitarchivierung Der Begriff „Langzeitarchivierung“ ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die Dokumente entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB/AO mindestens sieben und mehr Jahre vorhalten müssen.

Langzeitarchivierung heißt, daß Dokumente mindestens sieben Jahre bereitgehalten werden.

Bei der Langzeitarchivierung ist die rechtzeitige Migration entsprechend der technologischen Weiterentwicklung einzuplanen, damit die archivierten Dokumente langfristig zur Verfügung stehen.

Unter Migration ist der Wechsel von Komponenten wie Betriebssysteme, Geräte, Anwendungssoftware und die Speichersysteme selbst zu verstehen (siehe Abschnitt 8.7). Bei jeglicher Veränderung eines Archivsystems ist sicherzustellen, daß auf bereits vorhandene Informationen zugegriffen werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob bei einem Technologiewechsel Dokumente umkopiert oder durch parallelen Betrieb älterer und neu eingeführter Speichersysteme bereitgestellt werden. Der Verfügbarkeitszeitraum richtet sich nicht nur nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, sondern hängt auch von der inhaltlichen Bedeutung und Nutzung der Informationen ab. Revisionssichere Archivierung Der Begriff „revisionssichere Archivierung“ ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) genügen, ordnungsgemäß betrieben werden und Dokumente unveränderbar und verfälschungssicher archivieren.

Die Archivierung entsprechend den Vorgaben der GoB und der GoBS wird als revisionssichere Archivierung bezeichnet.

Rechtliche Grundlagen Ein wichtiger Nutzen der elektronischen Archivierung ergibt sich besonders dadurch, daß nach der Erfassung der Dokumente das Papier entsorgt und damit Platz, Ressourcen und Mittel eingespart werden können. Dies ist im Moment allerdings nicht ohne weiteres möglich, da die elektronische Archivierung nicht vollständig im deutschen Recht verankert ist. Es gibt eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben und Fristen, die berücksichtigt werden müssen. Dies gilt nicht nur für in Deutschland operierende Unternehmen, auch im europäischen Ausland ist die Gesetzeslage nicht eindeutig.

Allgemeine Rechtsgrundlagen in Deutschland Die Gesetzgebung kann nicht immer sofort mit der stürmischen technischen Entwicklung Schritt halten. Dies führt dazu, daß beim Einsatz moderner Systeme zwischen den rechtlichen Gegebenheiten, dem technisch Machbaren und der Realität Lücken entstehen. Die Anwendungen für elektronische Archivierung sind vielfältig, häufig werden nur kaufmännische Belege archiviert, doch manchmal sind es auch Personalakten, die in großen Unternehmen im direkten Zugriff gehalten werden müssen. Aus diesem Grund sind neben dem BGB und dem HGB/AO auch das BDSG und weitere Gesetze zu berücksichtigen, die im folgenden inhaltlich zusammengefaßt und in Bezug auf den Einsatz der elektronischen Archivierung bewertet werden. BGB Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) kommt dem schriftlichen, mit einer Unterschrift versehenen Dokument eine besondere Bedeutung zu. Der Einsatz und somit auch die Archivierung einer „elektronischen Unterschrift“ bemißt sich danach, inwieweit der Gesetzgeber im BGB eine eigenhändige, handschriftliche Unterschrift vorschreibt. §126 Abs. 1 BGB Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muß die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden. Es scheidet somit eine elektronische Unterschrift in jedem Fall aus, wenn Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist. Die Schriftform wird durch zahlreiche gesetzliche Regelungen vorgeschrieben, wie z.B. §368 BGB (Erteilung einer Quittung durch den Gläubiger gegen Empfang der Leistung), §§410, 409 BGB (Abtretungsurkunde), §416 Abs.2 BGB (Mitteilung des Veräußerers über die Übernahme einer Hypothekenschuld), §§780, 781 BGB (Schuldverspre chen, Schuldanerkenntnis) oder §4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz (Abschluß eines Kreditvertrages). Ein Teil dieser Vorschriften erlaubt aber auch Ausnahmen. So wird etwa der §4 Abs.1 Verbraucherkreditgesetz durch den §3 des gleichen Gesetzes eingeschränkt. In den Fällen wo keine Schriftform vorliegen muß, ist eine elektronische Unterschrift möglich. Inwieweit diese allerdings im Zivilprozeß die gleiche Beweiskraft wie eine eigenhändige Unterschrift hat, kann derzeit nicht eindeutig beantwortet werden.

Reproduzierte Dokumente aus elektronischen Archivsystemen werden derzeit nicht als Beweis anerkannt.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

HGB Nach Handels- und Steuerrecht (HGB) sind Eröffnungsbilanz, Jahresabschluß, Lagebericht, Konzernabschluß, Konzernlagebericht, Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genannten Punkten, empfangene Handels-/Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels-/Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich relevante Unterlagen (nur nach Abgabenordnung (AO)) aufzubewahren. Grundsätzliche Voraussetzungen Für elektronische Archive gelten im Prinzip die gleichen Grundsätze wie für herkömmliche Papierarchive: • Ordnungsmäßigkeit, • Vollständigkeit, • Sicherheit des Gesamtverfahrens, • Schutz vor Veränderung und Verfälschung, • Sicherung vor Verlust, • Nutzung nur durch Berechtigte, • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, • Dokumentation des Verfahrens, • Nachvollziehbarkeit, • Prüfbarkeit.

Die Archivierung von Dokumenten, die unter das HGB fallen, ist auf elektronischen Medien zulässig.

Die Archivierung auf digitalen optischen Speichern impliziert nicht, daß Bestimmungen, die die Papierform zwingend vorschreiben, aufgehoben sind. Bestimmte Dokumente müssen auch nach dem Scannen aussortiert und in Papierform weiterhin aufbewahrt werden. Diese sind in der Anwendung im Einzelfall zu definieren und in der Verfahrensdokumentation aufzuführen. Aufbewahrungsform Durch das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977 (AO) wurden Bild- und Datenträger steuer- und handelsrechtlich als Aufbewahrungsmedium anerkannt, wenn die Aufbewahrung den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht. § 257 Abs. 3 HGB Unterlagen können auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den § 147 Abs. 2 AO Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Die an dem Medium Papier orientierten GoB wurden mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Speicherbuchführung (GoS) durch das BMF-Schreiben vom 5.7.1978 für digitale Medien, d.h. für die damalige Zentralrechnertechnologie, fortgeschrieben. Eine Aktualisierung für dezentrale Informationsverarbeitung und digitale optische Speichermedien war dringend erforderlich. Durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7.11.1995 (BStBl. 1995 I S. 738ff) hat das Bundesfinanzministerium inzwischen die offizielle Interpretation und Aktualisierung der GoB geliefert. Nicht ausschließlich elektronisch archiviert werden dürfen dabei Eröffnungsbilanz, Jahresabschluß, Lagebericht, Konzernabschluß, Konzernlagebericht sowie Arbeitsanweisungen und relevante Dokumente zu den genannten Unterlagen. Diese Unterlagen müssen zusätzlich in Urschrift vorliegen.

Die Allgemeine Abgabenordnung gibt die Aufbewahrungsfristen für handelsrechtlich relevante Dokumente vor.

Für steuerrelevante Unterlagen, Handels-/Geschäftsbriefe und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, für alle anderen im HGB/AO genannten Unterlagen ein Zeitraum von 10 Jahren. Das laufende Jahr ist jeweils auf die Aufbewahrungspflicht zu addieren.

Für die Archivierung der anderen Unterlagen müssen die Daten nach GoB vollständig, richtig und fälschungssicher gespeichert sein, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und in einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Bei empfangenen Handelsbriefen und Buchungsbelegen muß dabei eine bildliche Übereinstimmung mit der Urschrift sichergestellt werden.

Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweiskraft zukommt. Bei allen anderen Unterlagen wie z.B. ausgehende Geschäftsbriefe oder interne Mitteilungen ist dagegen eine inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original ausreichend, wenn sie lesbar gemacht werden. Es ist für jedes installierte System individuell zwischen Dokumenten zu unterscheiden, die nach der Archivierung vernichtet werden und nur noch auf dem elektronischen Speichermedium vorhanden sind, und solchen, die entsprechend HGB/AO weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen. Diese Unterscheidung ist nur für den Zeitpunkt der Wiedergabe und nicht für die Dauer der Speicherung von Bedeutung.

Durch das eingesetzte System ist sicherzustellen, daß aufbewahrungspflichtige Dokumente, die nicht mehr als Papieroriginal vorliegen, während ihrer vorgesehenen Lebensdauer nicht gelöscht, nicht verändert und durch einen eindeutigen und unveränderbaren Index wiederaufgefunden werden können.

Durch organisatorische Maßnahmen ist ein ordnungsgemäßer Betrieb sicherzustellen.

Eine bildlich vorzulegende Information darf inhaltlich gespeichert werden, wenn durch das Verfahren der Aufzeichnung und Wiedergabe keine Veränderung des ursprünglichen Bildes und kein Informationsverlust eintritt.

Die Speicherung von empfangenen Handelsbriefen und Buchungsunterlagen erfolgt in der Regel als vollständiges Bild („Brutto-Image“).

Die Speicherung kann auch als Bild ohne Hintergrund („Netto-Image“) erfolgen, wenn zum Zeitpunkt der Wiedergabe die bildliche Übereinstimmung sichergestellt wird. Es dürfen keine Daten oder Netto-Image-Dokumente mit einem ungültigen oder falschen Hintergrund gemischt werden.

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Die Wiederherstellung des ursprünglichen bildhaften Erscheinungscharakters kann z.B. durch Hinzufügen eines gescannten Hintergrundbildes (z.B. Buchungsträger-, Geschäftspapier-, Rechnungs- oder andere standardisierte Vordrucke) oder eines elektronisch erzeugten Layouts ermöglicht werden. Es muß gewährleistet sein, daß das hinterlegte Formular zum Zeitpunkt der Reproduktion demjenigen entspricht, das bei der Entstehung des Dokumentes verwandt wurde. GoBS Durch die Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme im Bundessteuergesetzblatt vom 14.12.1995 wurden neue, sehr konkrete Vorgaben für den Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen geschaffen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Ausdehnung des Gültigkeitsbereiches der GoBS: Tz. 1, GoBS I. Anwendungsbereich c) Die GoBS beziehen sich nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (z.B. COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden. Dort sind auch die Bestandteile der Verfahrensdokumentation vorgegeben, auf die in Abschnitt 9 näher eingegangen wird. Tz. 2., GoBS II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation zu erbringen.

Durch die Vorgaben der GoBS ist es erforderlich, für jedes elektronische Dokumenten-Management- und Archivsystem eine Verfahrensdokumentation zum Nachweis des ordnungsgemäßen Einsatzes zu erstellen, sofern Dokumente archiviert oder Indexdaten genutzt werden, die dem HGB unterliegen.

ZPO Auch wenn in der Zivilprozeßordnung (ZPO) die Gleichwertigkeit der Beweismittel Zeugenaussage, Sachverständigengutachten und Urkunde verankert ist, ist die Urkunde das sicherste Beweismittel im Zivilprozeß, da der Richter an deren Inhalt gebunden ist. Da die Zivilprozeßordnung jedoch in wesentlichen Teilen aus dem vorigen Jahrhundert stammt, wird dort von einem Urkundenbegriff ausgegangen, der die Vorlage eines Originaldokumentes in Papier vorsieht.

Die Urkunde wird als Verkörperung einer Gedankenäußerung definiert und muß eigenhändig unterschrieben werden.

Dokumente aus elektronischen Archivsystemen besitzen nicht diesen Originalcharakter, da sie bei der Anzeige am Bildschirm nicht verkörpert sind. Als Ausdruck sind sie zwar verkörpert, tragen jedoch nicht die Unterschrift des Ausstellers, der Austeller muß folglich keine Kenntnis von dem konkreten Schriftstück haben. In einem Zivilprozeß muß ein solches elektronisches Dokument nicht als Urkunde im Sinne des §416 ZPO anerkannt werden. Die Rechtsprechung spricht dann von einem „Objekt des Augenscheins“ (§286 ZPO), das der freien richterlichen Beweiswürdigung unterliegt. Der Richter kann selbst im Einzelfall entscheiden, ob er eine Reproduktion eines elektronischen Dokumentes als Beweis anerkennt oder nicht. 14

Dies kann erhebliche Auswirkungen bei der Beweisführung in Zivil- und Strafprozessen haben. Das Prozeßrisiko läßt sich heute nur einschränken, indem nachgewiesen wird, daß das gesamte Archivierungsverfahren verfälschungssicher ist und ein reproduziertes Dokument mit dem Original bildhaft übereinstimmt. Hierfür ist der gesamte Vorgang von der Entstehung, eindeutigen Indizierung, verfälschungssicheren Archivierung bis zur verlustfreien Reproduktion zu dokumentieren. Der Anwender muß das rechtliche Risiko gegen die Wirtschaftlichkeitsaspekte eines elektronischen Archivs abwägen. Bestimmte Dokumente werden auch in Zukunft in Papier aufbewahrt werden müssen, das Risiko der freien Beweiswürdigung wird jedoch angesichts der fortschreitenden technologischen Entwicklung und den Anpassungen von Gesetzen auf nationaler und europäischer Ebene immer kleiner.

Eine höhere Sicherheit ist durch Dokumenten hoher Qualität“ gegeben.

die

Nutzung

von

„elektronischen

BDSG Die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) betreffen die elektronische Archivierung im Hinblick auf Datenschutz, Datensicherheit sowie Auswertbarkeit und Löschung personenbezogener Daten.

Für die Einhaltung der Vorgaben ist ein Sicherheitssystem erforderlich, das über die Benutzerverwaltung bei Bedarf den Schutz auf Archive, Dokumentenklassen, Datenbanken, Datenbankfelder und Inhalte bis hin zu Einzeldokumenten ermöglicht.

Das System muß sowohl auf Host-Rechnern und Servern als auch auf den Clienten über eine Zugangskontrolle verfügen. Der Zugang zum System muß zumindest auf Host- und Server-Ebene protokolliert werden.

Steht ein anderes Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift im Widerspruch zum BDSG, können die betroffenen Regelungen des BDSG außer Kraft gesetzt und durch eine adäquate Regelung ersetzt werden.

Datenschutz Die Auswertung personenbezogener Daten, insbesondere die Aggregation von Daten und die Erstellung von Profilen mit personenbezogenen Daten, ist sowohl hinsichtlich des Nutzungsverhaltens seitens der Anwender als auch hinsichtlich der gespeicherten personenbezogenen Daten Dritter zu unterbinden. Hierfür sind entsprechende Vereinbarungen mit den Personalvertretungen erforderlich.

Das System darf keine statistischen und anderen Auswertungen zulassen, die den Vorschriften des BDSG zuwiderlaufen.

Anspruch auf Löschung personenbezogener Daten Das Bundesdatenschutzgesetz sieht den Anspruch vor, daß personenbezogene Daten auf Anforderung gelöscht werden können. Dies steht zum Teil im Widerspruch zur Forderung der revisionssicheren Archivierung.

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Es ist ein „logisches Löschen“ vorzusehen, bei dem nur die Referenz auf das Dokument in der Datenbank gelöscht wird.

Das Dokument ist damit dem Zugriff der Benutzer entzogen, jedoch physikalisch noch gespeichert. Es ist mit normalen Zugriffsmethoden nicht mehr auffindbar und erfüllt damit die Vorgaben des BDSG.

Logische Löschvorgänge sind nachvollziehbar mit der Referenz auf das gelöschte Dokument, Datum, Uhrzeit und der Kennung des Administrators, der die Löschung vornahm, zu protokollieren.

Im Bedarfsfall und sofern durch die Revisionsanforderungen notwendig, kann durch Recovery und Auswertung der Protokolle das logisch gelöschte Dokument durch speziell autorisierte Administratoren an geschützten Arbeitsplätzen wieder sichtbar gemacht werden. Auch dieser Vorgang ist nachvollziehbar zu protokollieren.

Zum Teil wird noch auf der physikalischen Zerstörung des Mediums bestanden, nachdem nicht zu löschende Daten und Dokumente auf ein neues Medium umkopiert wurden.

Dieses Verfahren ist sehr aufwendig und durch die heute verfügbaren Absicherungstechniken elektronischer Dokumenten-Management- und Archivsysteme nicht mehr zeitgemäß. In einigen Bundesländern existieren zum Thema Datenschutz unabhängige Ländergesetzgebungen. Hierzu sollte der jeweilige Datenschutzbeauftragte befragt werden. SigG Auch im Signaturgesetz (SigG, Bestandteil des Informationsund Kommunikationsdienstegesetz, IuKDG) sind archivrelevante Themen berührt. Hierzu gehören die Verbindung von elektronischen Dokumenten mit einer digitalen Signatur und der Dokumentenaustausch. Das SigG regelt den Rechtscharakter und die Form von digitalen Signaturen sowie die Vergabe der Schlüssel und die Autorisierung von Zertifzierungsstellen. §1, Art.3 SigG (1) Zweck des Gesetzes ist es, Rahmenbedingungen für digitale Signaturen zu schaffen, unter denen diese als sicher gelten und Fälschungen digitaler Signaturen oder Verfälschungen von signierten Daten zuverlässig festgestellt werden können. (2) Die Anwendung anderer Verfahren für digitale Signaturen ist freigestellt, soweit nicht digitale Signaturen nach diesem Gesetz durch Rechtsvorschrift vorgeschrieben sind. §2, Art.3 SigG (1) Eine digitale Signatur im Sinne dieses Gesetzes ist ein mit einem privaten Signaturschlüssel erzeugtes Siegel zu digitalen Daten, das mit Hilfe eines zugehörigen öffentlichen Schlüssels, der mit einem Signaturschlüssel-Zertifikat einer Zertifizierungsstelle oder der Behörde nach §3 versehen ist, den Inhaber des Signaturschlüssels und die Unverfälschtheit der Daten erkennen läßt. (3) Ein Signaturschlüssel-Zertifikat im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signatur versehene digitale Bescheinigung über die Zuordnung eines öffentlichen Signaturschlüssels zu einer natürlichen Person. (4) Ein Zeitstempel im Sinne dieses Gesetzes ist eine mit einer digitalen Signatur versehene digitale Bescheinigung einer Zertifizierungsstelle, daß ihr bestimmte digitale Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgelegen haben.

Die digitale Signatur wird durch Verwendung eines geheimen Schlüssels, wie in Abschnitt 2.1.3 beschrieben, erzeugt. Damit der Schlüssel geheim bleibt, muß er besonders sicher aufbewahrt werden. Für die Speicherung des Private Key wird eine Chipkarte benutzt, auf der sich der jeweilige Schlüssel befindet.

Die digitale Signatur ist im Regelfall nicht geeignet für Archivanwendungen, in denen große Mengen von gescannten Dokumenten, Datensätze und Listen archiviert werden.

Die digitale Signatur dient dazu, aus einzelnen elektronischen Dokumenten „elektronische Urkunden“ zu erzeugen.

Betr.VG Unterrichtsrecht bei Planung digitaler Informationssysteme Entsprechend §90 Abs.1 Nr. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (Betr.VG) sind DokumentenManagement- und elektronische Archivsysteme als DV-Systeme einzuordnen. Damit hat der Betriebsrat ein Unterrichtsrecht nach §90 Betr.VG. Nach dem Informationsrecht des Betriebsrates ist dieser rechtzeitig und umfassend unter Vorlage der erforderlichen Unterlagen zu informieren. Das Informationsrecht reicht von Übersichten über die eingesetzten Hard- und Softwaresysteme bis zu den zugriffsberechtigten Personengruppen und den Arbeitsverfahren.

Bei der Planung der Einführung eines Systems ist die Personalvertretung rechtzeitig einzubinden. Für den Einsatz besteht hinsichtlich der Tarifverträge, Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplatztypen und ergonomischen Ausstattung der Arbeitsplätze eine Mitwirkungspflicht seitens der Personalvertretung.

Unterrichtung des Betriebsrates über Arbeitnehmerdaten Nach der Rechtsprechung des BAG (Bundesarbeitsgericht) gilt das Informationsrecht uneingeschränkt. Nach Auslegung des §80 Abs.2 Betr.VG ist dieses Informationsrecht jedoch eingeschränkt zu betrachten. Da hier offensichtlich eine technologisch bedingte Gesetzeslücke bezüglich digitalisierter Informationen entstanden ist, bedarf es einer Regelung, in der die Zugriffsrechte des Betriebsrates in einer Betriebsvereinbarung zwischen Geschäftsleitung und dem Betriebsrat zu klären sind. Hierbei sind die Bestimmungen des BDSG zu beachten. Mitbestimmungsrecht Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht nach §87 Abs.1 Nr.6 Betr.VG, sofern mit der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwacht werden (z.B. Personalaktenverwaltung). Ausreichend hierfür ist, daß die Anlage objektiv zur Überwachung geeignet ist. Das bedeutet, daß hier schon die Möglichkeit der Kontrolle ausreicht. Die Auslegung des Mitbestimmungsrechtes geht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes sogar so weit, daß der Betriebsrat das unmittelbare Recht auf Unterlassung verlangen und den Einsatz solcher Systeme auch ablehnen kann.

Eine Kontrolle und Auswertung des Benutzungsverhaltens des Systems darf nur im Rahmen der Zulässigkeit und entsprechend den Vorgaben der Personalvertretung erfolgen.

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Dokumente mit personenbezogenem Inhalt dürfen nur mit geeigneten Sicherheits-, Zugangs- und Zugriffsschutz sowie entsprechend den Vorgaben der Personalvertretung elektronisch archiviert werden.

Vorschriften für bestimmte Branchen Die folgende allgemein gehaltene Zusammenstellung gibt einen Überblick über wichtige gesetzliche Vorschriften und Standards in bestimmten Branchen. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die jeweiligen Vorschriften und deren Auswirkungen sind im Einzelfall zu prüfen. Sozialversicherungsträger Für Sozialversicherungsträger gelten die Bestimmungen des Sozialgesetzbuches (SGB). In Anlehnung an die GoBS sind in den „Allgemeinen Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung“ (SRVwV) Aufbewahrungspflichten und Archivierungsregelungen in herkömmlichen Papier- und Mikrofilmarchiven zusammengefaßt. Diese Regeln sind für die elektronische Archivierung zu interpretieren und anzuwenden. Krankenhäuser Für die Patientenakten in Krankenhäusern gelten besondere Aufbewahrungs-, Vertraulichkeitsund Sicherheitsvorschriften. Die Aufbewahrungszeitraum kann bis zu 100 Jahren betragen. Die Aufbewahrungsverpflichtung ergibt sich durch mögliche Rechtsansprüche von Patienten aufgrund fehlerhafter Behandlung oder unerlaubter Handlungen seitens des behandelnden Personals. In diesen Fällen kommen die §§195 bzw. 852 des BGB zur Anwendung, für die eine Verjährungsfrist von 30 Jahren bestehen. Pharma In der pharmazeutischen Industrie gelten für Forschungs-, Produktions- und Antragsdokumentationen besondere Regeln. Diese orientieren sich an den Vorgaben der Federal Drug Administration (FDA, USA). Für Europa sind die Grundsätze für die Qualität der Software, Datensicherheit und -schutz, Aufbewahrung und Archivierung in „Codes of Practice“ festgelegt (z.B. GMP, GLP u.a.). Diese Regeln beziehen sich nicht ausdrücklich auf elektronische Dokumenten-Management- und Archivsysteme, sondern sind entsprechend zu interpretieren und auf die genannten Systeme anzuwenden. Verteidigung Im militärischen Umfeld gilt für Dokumentationen und deren Formate, Gestaltung und Aufbewahrung der sogenannte CALS-Standard (Computer-aided Acquisition and Logistic Support) des amerikanischen Department of Defense (DoD). In CALS sind die Basis-Standards SGML für Text, IGES (International Graphics Exchange Standard) für Raster- und Vektorgrafiken aus CAD- und Grafik-Systemen, CGM (Computer Graphics Metafile) für BüroLiniengrafik und ITU-T Gruppe IV (ehemals CCITT/4) für Rastergrafik zusammengefaßt (die wichtigsten Standards werden in Abschnitt 4 näher erläutert). S-Finanzgruppe Für die Institute der Sparkassenorganisation (S-Finanzgruppe) gelten die Richtlinien (soge nannte OPDV-Richtlinie) des für Revisionsfragen zuständigen Ausschusses des Deutschen Sparkassen- und Giroverbandes (DSGV).

Ausblick auf die ausländische Gesetzgebung Zum Zeitpunkt der Drucklegung liegt in der Europäischen Union kein Gesetzentwurf vor, der eine vollständige Anerkennung der elektronischen Archivierung verspricht. Der VOI wird in Zusammenarbeit mit Normungsinstituten wie dem britischen BSI, dem niederländischen NNI und dem DIN bei der Europäischen Union darauf drängen, schnellstmöglich eine zeitgemäße Gesetzgebung zu entwickeln. In den USA, Großbritannien und der Schweiz wird das elektronische Dokument unter bestimmten Bedingungen bereits heute wie eine Urkunde behandelt. Im US-amerikanischen Recht in den „Uniform Rules of Evidence, Rule 1001“ heißt es hierzu: 1001, URE If data are stored in computer or similar device, any printout or other output readably by sight, shown to reflect the data accurateley, is an original. Im britischen Recht (Civil Evidence Act, 1995) liegt eine Definition des elektronischen Dokumentes als Beweismittel vor. Die Definition berücksichtigt die Vorlage von Kopien aus elektronischen Archiven, die Art des Nachweises und die Verfahrensdokumentation einschließlich der Beachtung von Migrationen von Systemen und Dokumenten selbst: Section 8, CEA (1) Where a statement contained in a document is admissible as evidence in civil proceedings, it may be proved: a) by the production of that document, or b) wether or not that document is still in existence, by the production of a copy of that document or of the material part of it, authenticated in such manner as the court may approve. (2) It is immaterial for this purpose how many removes there are between a copy and the original. Section 9, CEA

(1) A document which is shown to form part of the records of a business or public authority may be received in evidence in civil proceedings without further proof. (2) A document shall be taken to form part of the records of a business or public authority if there is produced to a court a certificate to that effect sign by an officer of the business or authority to which the records belong. Im schweizerischen Obligationenrecht wurde folgendes definiert: Artikel 962 Abs. 4 Aufzeichnungen auf Bild- oder Datenträgern haben die gleiche Beweiskraft wie die Unterlagen selbst. Es ist wünschenswert, wenn die bereits in anderen Ländern anerkannten und in den „Grundsätzen der elektronischen Archivierung“ beschriebenen Verfahren auch in Deutschland zur Anwendung kommen. Eine generelle Lösung, die dem weltweiten Informationsaustausch gerecht wird, ist anzustreben.

Eine einheitliche, Europa-weit gültige Regelung ist erforderlich.

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Sonstige Vorgaben Neben den Vorgaben des Gesetzgebers gibt es von Fachverbänden, Initiativen und Normungs gremien weitere Vorgaben und Empfehlungen zur rechtlichen Anerkennung der Archivierung. Zehn Merksätze des VOI Der VOI hat als Fachverband der Anbieter von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen zehn Merksätze für eine sichere, ordnungsgemäße Archivierung herausgegeben: 1. Merksatz Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden. 2. Merksatz Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Merksatz Jedes Dokument muß wiederauffindbar sein.

mit

geeigneten

Retrievaltechniken

4. Merksatz Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist. 5. Merksatz Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können. 6. Merksatz Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. 7. Merksatz Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können. 8. Merksatz Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Merksatz Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist. 10.Merksatz Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen. „Code of Practice“ von DISC / BSI Der vom britischen Normungsinstitut BSI zusammen mit dem „Document Management Forum“, der „Image and Document Management Association“, dem „Legal Images Initiative Consortium“ und der „United Kingdom Association für Information and Image Management“ herausgegebene „Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems“ legt die Grundlagen für eine rechtssichere elektronische Archivierung im europäischen Rahmen (British Standards Institution 1996, ISBN 0 580 25705 3).

Der britische „Code of Practice“ ist in sechs Abschnitte und mehrere Anhänge gegliedert. Er berücksichtigt derzeit nur die rechtliche Situation in England.

Die hier vorgelegten Grundsätze der elektronischen Archivierung orientieren sich am Code of Practice, berücksichtigen jedoch speziell die Rechtssituation in Deutschland und werden in die europäischen und amerikanischen Initiativen zur rechtlichen Anerkennung der elektronischen Archivierung eingebracht.

Dieser Code of Practice soll für eine allgemeingültigere Form in 1997 derart angepaßt werden, daß er um Anhänge mit den rechtlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Staaten der Europäischen Union ergänzt werden kann. Technical Reports der AIIM Die AIIM Association for Information and Image Management International, USA, hat in einem vierteiligen „Technical Report: Performance Guideline for the Legal Acceptance of Records Produced by Information Technology Systems“ Empfehlungen für den Einsatz von DMSLösungen ausgesprochen. Das Dokument wurde gemeinsam mit dem ANSI American National Standardization Institute als Empfehlung TR31-1992ff veröffentlicht. Im ersten Teil wird die Beweiskraft elektronischer Dokumente behandelt. Die Ausführungen beziehen sich auf das „United States Uniform Law“, Rules 801-803, 901-902, 1001-1006: 3.5.6 Legal Status of records offered as evidence When determining the admissibility of records into evidence, the court will consider the reliability and accuracy of the process or system used to produce the records. The particular form or format of the records shall have no bearing on their legal status regarding admissibility. Likewise, the destruction of the original records after reproduction shall not affect the legal status of duplicate records regarding their admissibility. Der zweite Band beschäftigt sich mit der Anerkennung von digitalen Dokumenten im Bereich von öffentlichen Verwaltungen auf Regierungsebene. Im dritten Band sind die Regeln für die Implementierung von DMS-Lösungen enthalten. Hierbei werden besonders die Anforderungen an die Dokumentation von Verfahren definiert. Der vierte Teil gibt einen Überblick über die Umsetzung der Vorschläge von ANSI und AIIM durch verschiedene Bundesstaaten in den USA und gibt Empfehlungen für die Umsetzung eines „Uniform Records Act“, der bestehende Gesetze und Verordnungen wie die „Federal Rules of Evidence“ und die „Uniform Rules of Evidence“ ergänzen soll. Die Umsetzung erfolgt nur schrittweise, da Teile dieser Rechte durch die Gesetzgebung der Bundesstaaten beeinflußt sind.

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Normen und Standards Normen und Standards bieten sowohl für Anwender als auch für Hersteller eine Reihe von Vorteilen. Für den Anwender bedeuten Normen und Standards • Investitionssicherheit, • Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller, • Prüfbarkeit und • Migrationssicherheit. Für Hersteller sind Normen und Standards aus folgenden Gründen wichtig: • Standardschnittstellen und Formate für die Produktentwicklung und Modularisierung des Produktangebotes, • Qualitätssicherung, • langfristige Einhaltung von Formaten und Vereinfachung der Gewährleistung, • Produktakzeptanz.

Es werden nur diejenigen Normen und Standards realisiert, die vom Anwender auch eingefordert werden!

Trotz des unbestrittenen Nutzens von Standards und Normen muß der Anwender berücksichtigen, daß diese nur eine begrenzte Lebensdauer besitzen und durch zukünftige Normen und Standards abgelöst werden können.

Was sind Normen, was sind Standards? Der deutsche Sprachgebrauch unterscheidet zwischen „Norm“ und „Standard“, wobei ein Standard einem Industriestandard entspricht. Der englische Sprachgebrauch kennt nur Standards, wobei offiziell durch Normierungsgremien gesetzte Standards und Industriestandards zu unterscheiden sind. Normen werden von nationalen und internationalen Normierungsgremien wie ISO, IEEE, DIN, ITU und anderen durch ein festgelegtes Erstellungs-, Abstimmungsund Genehmigungsverfahren verabschiedet.

Normen benötigen eine längere Zeit bis zu ihrer Verabschiedung. Sie entsprechen daher häufig nicht dem sogenannten „State of the Art“.

Industriestandards werden entweder von einzelnen führenden Herstellern gesetzt (z.B. Microsoft, IBM u.a.) oder von Standardisierungsgruppen definiert (z.B. innerhalb der AIIM Association for Information and Image Management oder durch die WfMC - Workflow Management Coalition). Die Durchsetzbarkeit eines Industriestandards hängt von der Güte und Anzahl verfügbarer Produkte und deren Verbreitung ab.

Industriestandards sind häufig aktueller als Normen.

Dateiformate Um innerhalb der Aufbewahrungspflicht Dokumente wiederfinden, anzeigen und drucken zu können, kommt der Einhaltung von Normen und Industriestandards eine besondere Bedeutung zu. Zu beachten ist, daß bei der Konvertierung von Dokumenten aus dem Quellformat in ein Standardformat Informationsinhalte verloren gehen können (z.B. bei RTF Formatierungen, bei TIFF unterschiedliche Auflösung, bei Farb- und Graustufen Informationsverlust). TIFF TIFF steht für „Tagged Image File Format“ und wurde von der Firma Aldus, USA, entwickelt. Die Struktur besteht aus einem Header mit „Tags“, die Parameter wie die Auflösung und verwendete Kompression beschreiben. Neben den „standardisierten Tags“ können sogenannte „Private Tags“ angemeldet und beschrieben werden. Die Bildinformationen werden im Rasterformat abgelegt. Große Images können in „Stripes“ (Streifen) oder als „Tiled“ (Kacheln) organisiert werden. Außerdem besteht grundsätzlich die Möglichkeit, mehrere Images in einer TIFF-Datei zu speichern. Hiervon ist jedoch abzuraten, da viele Viewer diese „Multi-ImageTIFFs“ nicht anzeigen können. TIFF-Dateien können mit Standardkomprimierungsprogrammen komprimiert werden.

TIFF wird von den akzeptiert.

meisten Komprimierungsverfahren als Eingangsformat

TIFF-Dateien speichern verlustfrei binäre Formate Einschränkungen auch für Grauwertdokumente geeignet.

(schwarz/weiß)

und

sind

mit

TIFF ist gut geeignet für reine Schwarz/Weiß-Images. Es ist weniger gut für Farb- und Grauwertbilder geeignet.

TIFF wird als Eingangsformat für alle digitalen Faxgeräte benutzt und ist weltweit verbreitet.

Das TIF-Format ist weltweit verbreitet. Trotz unterschiedlicher Spezifikationen wird es von den meisten Programmen verarbeitet.

Das Format wird von allen Herstellern von Dokumenten-Management-, Archiv- und WorkflowSystemen sowie von Text-, Grafik- und Präsentationsprogrammen unterstützt.

TIFF ist in komprimierter Form als Langzeitarchivierungsformat geeignet.

GIF Das Graphics Interchange Format (GIF) ist ein Format für Rasterbilder, das von CompuServe eingeführt wurde. Durch die Nutzung im Internet ist es weit verbreitet und kann von Standard-Browsern (Netscape, Explorer, Mosaic u.a.) angezeigt werden. Die meisten Web-Server benutzen GIFGrafiken, um Bildinformationen darzustellen. Die Lizenzierung von GIF ist derzeit noch nicht abschließend geregelt.

GIF ist zum Zeitpunkt der Drucklegung nur mit Einschränkungen als Langzeitarchivierungsformat geeignet, da sich die Standards im InternetUmfeld noch in der Weiterentwicklung befinden.

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SGML SGML (Standard Generalized Markup Language, ISO 8879) ist eine herstellerunabhängige, international normierte Dokumentenbeschreibungssprache für die logische Struktur und den Inhalt von Dokumenten. SGML legt nur die Regeln fest, nach denen elektronische Dokumente aufgebaut werden.

Die Nutzung von SGML erfordert die Definition von Strukturen und Inhalten. Daher ist SGML häufig auf bestimmte Anwendungsgebiete oder auf geschlossene Benutzergruppen beschränkt. Eine solche Definition wird als Document Type Definition (DTD) bezeichnet.

Da SGML die Dokumentinhalte (Semantik) von der Information zur späteren Weiterverarbeitung (Syntax) der Dokumente trennt, können die Inhalte auf verschiedene Arten wiederverwendet werden: • Teildokumente in unterschiedlichen Produkten, • datenbankbasiertes Publizieren oder auch die • Generierung unterschiedlicher Produkte (Print-, Online- oder CD-ROM-Versionen) aus einem strukturierten Datenbestand. Durch die Trennung von Layout und logischen Datenstrukturen können mit Hilfe von SGML neue, passende Layouts unter Beibehaltung der Datenintegrität zu jeder Zeit erstellt werden und Dokumente und Daten ohne Verlust von Format- und Layoutinformationen ausgetauscht und für andere Applikationen genutzt werden.

SGML ist für die unabhängige Darstellung und Speicherung von strukturierten Textdokumenten geeignet.

Auf diese Weise können interner und externer Informationsaustausch eines Unternehmens durch verbesserte Datenintegrität und Kontrolle vereinfacht werden. Durch die plattform- und applikationsunabhängige Einbeziehung der internen Dokumentstrukturen erlaubt die SGMLSpezifikation auch eine effizientere Suche nach Informationen.

SGML kann direkt für die Abbildung von Strukturen in DokumentenManagement-Systemen genutzt werden.

Da SGML die Konstruktion beliebiger Dokumente erlaubt, die alle Formatinformationen mit sich tragen und deren Merkmale und Inhalte für Datenbanken ausgelesen werden können, ist SGML ein ideales Basisdokumentenformat für Dokumenten-Management-Systeme. SGML geht somit über eine reine Beschreibungssprache hinaus und bietet ein Mittel für die Kontrolle von Informationsbeständen. Die Stärken von SGML kommen dann zum Tragen, wenn Dokumente von Arbeitsgruppen erstellt, als umfangreiche Kollektionen verwaltet und elektronisch in unterschiedlichen Formaten verteilt werden sollen. HTML HTML (HyperText Markup Language) ist der soft- und hardwareunabhängige Standard zur Verteilung, Organisation und Verbindung von Dokumenten im World Wide Web. HTML wurde auf Basis von SGML entwickelt. Während SGML die Regeln für individuelle Dokumentformate in Gestalt von ! DTDs erfordert, ist HTML eine allgemeingültige Beschreibungssprache.

Als spezielle SGML-Applikation hat HTML eine eigene DTD und eine festgelegte Anzahl von Markierungen zur Modellierung präsentationsorientierter generischer Dokumentstrukturen. Da jede Applikation ihre individuellen Anforderungen hat und umfangreiche Formatierungen mit HTML nicht möglich sind, ist HTML als generelles Repository-Format zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht umfassend genug. Die einzigen Merkmale, die HTML zur Verfügung stellt, sind einige wenige Überschriften und Absatzformatierungen. Zum Aufbau eines unternehmenseigenen Repositories ist daher SGML besser geeignet, da es die Definition eigener DTDs erlaubt. HTML ist dagegen lediglich für die Verteilung der im Repository enthaltenen Informationen über das Web zweckmäßig. Es gibt inzwischen drei Generationen von HTML-Tools. Der Schwerpunkt der ersten Generation der HTML-Publikationstools liegt auf dem Seitenlayout. Diese Tools erfordern Kenntnisse in HTML. Zwischen den Dokumenten gibt es keine Integrationsmöglichkeiten und die Größe und Bandbreite der Web-Site wird durch die Tools begrenzt. Die zweite Generation der HTML-Publikationstools unterstützt einen Import aus herkömmlichen Textverarbeitungen. Trotz Grenzen von HTML wird das Layout beibehalten. Diese Tools erfordern geringe oder weniger fachliche Kenntnisse in HTML und können eine Schnittstelle zwischen Dokumenten-ManagementSystemen und dem Web schaffen. Die zweite Tool-Generation ist unabdingbar für Sites, die mehrere Liveinformationsquellen nutzen. Hyperlinks werden verwaltet und auf dem neuesten Stand gehalten.

Bei der Archivierung von HTML-Dokumenten dürfen keine aktiven Links mehr vorhanden sein. Die Dokumente müssen „eingefroren“ und statisch sein.

Die Entwickler von HTML 3.0 haben dafür gesorgt, daß der Standard nicht ähnlich komplex wie CALS oder andere klassische Spezifikationen für die technische Dokumentation wird. Dies führt allerdings dazu, daß von den Programmierern oft anwendungsspezifische Erweiterungen des HTML-Standards für die erheblich differierenden Anforderungen von WWW-Anwendungen gefordert werden.

HTML ist zum Zeitpunkt Langzeitarchivierungsformat.

der

Drucklegung

nicht

geeignet

als

Kompressionsverfahren In der Regel benutzen die meisten Komprimierungsverfahren TIFF als Eingangsformat. In bestimmten Umgebungen können abweichende Eingangsformate in Abhängigkeit spezieller Erfassungskomponenten vorkommen. Für sogenannte NCI-Dokumente (non-coded information, nichtkodierte Informationen) ist die Kompression allgemein verbreitet, da die Dokumente im Speicher mehrere MegaByte belegen können. Die meisten Kompressionsverfahren sind standardisiert.

Komprimiert werden sollten alle Objekte, die grafische, bildliche, akustische oder Video-Formate besitzen und bei denen die Komprimierung eine Speicherplatzreduktion von 80% oder mehr mit sich bringt.

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Für die Komprimierung von CI-Daten (coded information, kodierte Informationen) sind verschie dene proprietäre Verfahren in Gebrauch. Der Einsatz von Festplattenoptimierungstools und ZIP-Programmen ist für die Archivierung nicht geeignet. Unkomprimierte Dateien bieten außerdem die Möglichkeit, im Inhalt selbst zu suchen oder diesen für die Indizierung auszuwerten.

Dateien mit strukturierten oder unstrukturierten Daten, bei denen die Komprimierungsrate unter 50% liegt, sollten nicht komprimiert werden.

ITU (CCITT) Zur Komprimierung von Faksimiles (gescannten Images) wird meistens das weltweit anerkannte, normierte und verlustfreie Komprimierungsverfahren nach ITU (International Telecommunications Union), ehemals CCITT, Gruppe 4 verwendet. Die ITU-Norm wird von allen Archivsystemanbietern sowie von allen Faxgeräte- und Faxkartenherstellern unterstützt. Die ITU-Kompression benutzt TIFF als Eingangsformat.

CCITT Gruppe 4 ist der Weltstandard für Kompression im Bereich der Archivierung.

Die Gruppe 4-Kompression bringt bei normalen Textdokumenten einen Kompressionsfaktor von ca. 1:40. Das Dokument wird zeilenweise Bildpunkt für Bildpunkt analysiert. Dabei werden Bildpunkte gleicher Art zusammengefaßt. Das Verfahren ist daher für die Kompression von binären Dokumenten (schwarz/weiß) besonders gut geeignet.

CCITT Gruppe 4 ist besonders für die Archivierung von Schwarz/WeißFaksimiles geeignet.

CCITT Gruppe 4 komprimiert ein TIFF verlustfrei.

Das Gruppe 3-Kompressionsverfahren wird bei herkömmlichen analogen Faxgeräten für die Übertragung erzeugt. Es hat einen deutlich geringeren Kompressionsfaktor als Gruppe 4. Dies liegt darin begründet, daß unkomprimierte Referenzzeilen als Wiederaufsetzpunkte benutzt werden. Von den meisten Anbietern werden Konvertierungen von Gruppe 3 in Gruppe 4 angeboten.

CCITT Gruppe 3 ist aus Speicherplatzgünden weniger für die Archivierung geeignet und sollte vor der Speicherung in ein Gruppe 4-Dokument gewandelt werden.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, Textdokumente aus verschiedenen Programmen in TIFF-Images mit Komprimierung nach Gruppe 4 zu wandeln. Hiermit ist ein unveränderliches, von der erzeugenden Anwendung unabhängiges und standardisiertes Format gegeben. Der Speicherbedarf erhöht sich jedoch hierdurch deutlich.

In Abhängigkeit der Anwendung kann es auch sinnvoll sein, Datei-Dokumente in ein TIFF mit Komprimierung nach CCITT Gruppe 4 zu wandeln, um eine sichere Langzeitarchivierung zu ermöglichen.

JPEG JPEG ist ein Standard für die Speicherung und Kompression von Farb- und Grauwertbildern, der von der Joint Photographic Experts Group entwickelt wurde. Diese Gruppe stand unter der Schirmherrschaft der drei Standardisierungsgremien ISO, CCITT (heute ITU) und IEC.

JPEG ist besonders für Farb- und Grauwertbilder geeignet.

Das JPEG-Verfahren ist besonders bei Grauwert-, Farb- und Halbtonbildern effizienter als ITU Gruppe 4. JPEG wird auch für bestimmte Bildformate im Internet verwendet. Viele Web-Server enthalten JPEG-Bilder.

JPEG komprimiert nicht grundsätzlich verlustfrei. Auf die Einstellung der Verarbeitung ist daher besonders zu achten.

Im Unterschied zu anderen Kompressionsverfahren kann der Benutzer von JPEG den Kompressionsfaktor über das Setzen von Parametern einstellen. Bei Einsatz von JPEG in Archivsystemen ist auf die Implementierung eines verlustfrei komprimierenden Verfahrens zu achten. Besonders für die bildhafte Wiedergabe dürfen durch die Kompression keine Informationen unterdrückt werden.

Für eine revisionssichere Archivierung darf nur eine verlustfreie Kompression nach JPEG zum Einsatz kommen.

JBIG JBIG (Joint Bitonal Image Group) ist eine Norm (ISO/IEC 11544) für die verlustfreie Komprimierung von Schwarz/Weiß-Bildern im TIF-Format.

JBIG komprimiert Schwarz/Weiß-Faksimiles verlustfrei.

Die JBIG-Komprimierung basiert auf einer arithmetischen Kodierung. Während man mit der Hoffmann-Kodierung bei CCITT Gruppe 4 nicht in der Lage war, Symbole auch unterhalb der Ein-Bit-Grenze zu komprimieren, konnte dieses Problem durch die arithmetische Kodierung gelöst werden. Das JBIG-Kompressionsverfahren kann Bilder bis zu 70% effektiver komprimieren als das der TIFF Gruppe 4. Das bedeutet, daß der Anwender durch die JBIGKompression mehr Bilder (kleinere Schwarz/Weiß-Bilder) auf einen optischen Speicher derselben Größe abspeichern kann, als mit einem anderen Kompressionsverfahren. Ein weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeitserhöhung bei der Übertragung von Bildern.

JBIG ist nicht so weit verbreitet wie ITU Gruppe 4 und wird derzeit nur von wenigen Anbietern unterstützt.

Mehrere Anbieter von Dokumenten-Management-Technologien haben eine Allianz gegründet, mit dem Ziel, das neue JBIG-Kompressionsverfahren bekannter zu machen und dem Anwender näher zu bringen.

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Für die Langzeitarchivierung muß abgewogen werden, ob die bessere Komprimierungsrate im Verhältnis zur weiten Verbreitung von ITU Gruppe 4 bevorzugt werden soll.

MPEG Die Motion Pictures Expert Group (MPEG) ist innerhalb der ISO für die Bearbeitung weltweiter Standards zur Kompression digitalisierter Bewegtbilder verantwortlich. Haupteinsatzgebiet ist die Speicherung, der schnelle Transport und die „Real-Time“-Darstellung digitalisierter VideoSequenzen.

MPEG ist für die Bereitstellung und Verteilung von digitalisierten FarbbildSequenzen gut geeignet.

Das MPEG-Verfahren steht im Wettbewerb zur CCITT/6 und DVI-Kompression. MPEG reduziert Farbbilder im wählbaren Verhältnis 1:2 bis 1:200 bis auf etwa 50 KB pro Bild. Dabei werden redundante Informationen auf Halbbildern einer Video-Sequenz entfernt. Bei der Präsentation am Bildschirm wird dies durch die Eigenschaften des menschlichen Auges ausgeglichen.

MPEG arbeitet nicht verlustfrei. MPEG ist für die revisionssichere Dokumenten-Archivierung nicht geeignet.

Die Farbkompression ist generell noch in der Entwicklung, und es ist nicht abzusehen, welches Verfahren sich durchsetzen wird. Die vorhandenen Verfahren arbeiten nicht verlustfrei, so daß sie für eine Archivierung von Dokumenten nicht in Frage kommen.

Medienformate Die folgende Beschreibung bezieht sich nur auf die Standards digitaler optischer Speicher und deren Formate. Die Aufzeichnungsverfahren sind in Abschnitt 4.5, die Speicherverfahren sind in Abschnitt 5.2 beschrieben. Digitale optische Medien, Laufwerke und Jukeboxen sind in einer engen Abhängigkeit zu sehen und bilden in der Regel ein in sich geschlossenes System. Für digitale optische Speichermedien relevante Normen sind in Abschnitt 11 „Normenverzeichnis für digitale optische Speicher“ aufgeführt. CD-Format Die CD-ROM-Technologie wurde ausgehend von dem Aufzeichnungsverfahren der für die Unterhaltungsindustrie eingeführten Audio-CD-Technik entwickelt. Die Herstellung der CDROM ist identisch mit den Kopierverfahren für Audio-CDs. CD-ROM-Medien wurden daher zunächst nicht für eine individuelle Speicherung, sondern für die Herstellung vieler Kopien von einer Masterdisk entwickelt. Die Kapazität einer CD-ROM beträgt ca. 650 MB. Für die Archivierung werden Schreib-/Lese-Laufwerke (sogenannte CD-R) eingesetzt. Im Gegensatz zur industriellen Vervielfältigung von CDs erlauben diese die individuelle Aufzeichnung von Daten und Dokumenten. Diese Technik wird von zahlreichen Anbietern unterstützt. Es werden sowohl Nur-Lese- als auch Schreib- und Lese-Laufwerke sowie passende Jukeboxen angeboten.

! 28

Das CD-Medien-Format ist durchgängig standardisiert und weltweit verbreitet.

Die CD-Technologie ist für die Archivierung von Dokumenten in kleinen bis großen Anwendungen geeignet.

DVD-Format Die DVD (Digital Versatile Disk, ursprünglich auch Digital Video Disk) ist eine neue, seit 1995 in Entwicklung befindliche und von verschiedenen Firmen vorangetriebene Technologie, die vor allem für den Unterhaltungsmarkt - ähnlich wie seinerzeit die Compact Disk - bestimmt ist. Die physikalischen Abmessungen der DVD-Platte sind identisch mit der CD oder CD-ROM. Das Aufzeichnungsformat ist jedoch anders und erlaubt die Speicherung von 4 bis 17 GByte pro Platte. Dabei werden mehrere Speicherschichten (Layers) je Plattenseite für die Speicherung verwendet. Die Zielrichtung bei der Entwicklung ist der Ersatz der Video-Tape-Recorder, weil auf einer DVD Spielfilme in voller Länge und höchster Qualität aufgezeichnet werden können. Es ist anzunehmen, daß sich diese Technologie auch für die Datenspeicherung einsetzen läßt. Dabei werden sowohl maschinell kopierte als auch individuell beschreibbare Verfahren in den nächsten Jahren zur Verfügung stehen. Diese neue Technologie kann möglicherweise die CDund die 5¼“-Speichertechnologie ersetzen.

Das DVD-Format ist noch nicht abschließend definiert. Es werden zum Zeitpunkt der Drucklegung nur wenige Produkte angeboten.

3½“-Format Das 3½“-Format (90 mm) wird für magneto-optische Medien verwendet. Sowohl das Gehäuse als auch das Medium ist durch den ISO-Standard 10090 definiert. Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung nach ISO-Standard 128 oder 256 MegaByte pro Medium. Es werden keine Jukeboxen für 3½“-Medien und -Laufwerke angeboten.

Das 3½“-Format ist aufgrund der geringen Speicherkapazität für die professionelle Archivierung nicht geeignet.

5¼“-Format Das 5¼“-Format (130 mm) wird für TrueWORM- und SoftWORM-Aufzeichnungsverfahren verwendet (siehe Abschnitt 5.2). Gehäuse und Medienformat sind durch die ISO-Normen 10089 und 9171 definiert. Die Medien und das Aufzeichnungsformat selbst sind nicht normiert. Daher können die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauscht werden. Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung je nach Typ und Aufzeichnungsverfahren zwischen 1300 und 2600 MegaByte pro Medium. Es werden zahlreiche Jukeboxen für 5¼“-Medien und -Laufwerke angeboten.

Die 5¼“-Technologie ist nicht durchgängig normiert.

Die 5¼“-Technologie ist für die Archivierung von Dokumenten in kleinen bis großen Anwendungen geeignet.

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12“-Format Das 12“-Format (300 mm) wird von verschiedenen Anbietern in unterschiedlicher Technologie angeboten. Das Format ist nicht normiert, und mit einer Normierung ist auch nicht mehr zu rechnen. Daher können die Medien nicht zwischen verschiedenen Laufwerken ausgetauscht werden. Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 2600 und 16000 MegaByte pro Medium je nach Typ. Die meisten Medien werden als TrueWORM angeboten (siehe Abschnitt 5.2). Es werden zahlreiche Jukeboxen für 12“-Medien und -Laufwerke angeboten.

Die 12“-Technologie ist nicht durchgängig normiert. Die technischen Aufzeichnungsverfahren sind inkompatibel.

Die 12“-Technologie ist besonders für die Archivierung von Dokumenten in sehr großen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, große Dokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die täglich zu archivierende Dokumentenmenge die Kapazität eines kleineren Mediums übersteigt.

14“-Format Das 14“-Format (356 mm) wird nur von einem Hersteller angeboten und ist ISO-normiert. Die Medienkapazität beträgt zum Zeitpunkt der Drucklegung zwischen 6800 und 25000 MegaByte pro Medium je nach Typ. Es werden Jukeboxen für 14“-Medien und -Laufwerke von einem Hersteller angeboten.

Die 14“-Technologie ist besonders für die Archivierung von Dokumenten in sehr großen Anwendungen geeignet, wo es darauf ankommt, große Dokumentenmengen im direkten Zugriff zu haben oder die täglich zu archivierende Dokumentenmenge die Kapzität eines kleineren Mediums übersteigt.

Aufzeichnungsverfahren Die Unterschiede der einzelnen Aufzeichnungsformate und -verfahren zwingen zu einer Entscheidung für ein System auch bei teilweise vorhandenen und eingehaltenen Normen und Standards.

Im Prinzip ist für kein Medium die Austauschbarkeit gewährleistet, da diese von der Anwendung, mit der die Dokumente archiviert werden, abhängig ist.

ISO 9660 Das Aufzeichnungsverfahren für CDs ist standardisiert und in verschiedenen „farbigen Büchern“ geregelt. Wesentlich für den CD-ROM- und CD-Recordable-Bereich ist das Red und das Yellow Book. Das Green Book enthält vorwiegend Festlegungen für den Multimedia-Bereich. Das Orange Book legt die Aufzeichnungsverfahren und -formate für CD-R und CD-Rewritable-Medien fest.

Das ISO 9660-Verfahren gilt für alle CDs, ist weit verbreitet und relativ zukunftssicher.

Compact-Disc-Standards Red

Book

CD-

AUDIO

IEC

908

Green

Book

CD-I

1. Data 2. Audio & Video (Compressed)

Operating System

Yellow CD-ROM Physical Format ISO 10149

Book CD-ROM Mode 1 File Format ISO 9660 CD-ROM XA Data Mode 2 File Format 1. Data 2. Audio & Video (Compressed)

Orange

Book

1. CD-MO

2. Write Once CD

04050103

Abbildung 3:

Compact Disk Standards

ISO 13446 Bei der Standardisierung von Aufzeichnungsverfahren besitzt die Norm ISO 13446 (UDF) in ihrer Ausprägung „Micro-OSTA-Standard“ gute Chancen, sich künftig durchzusetzen. Sie ermöglicht die sichere Aufzeichnung mit automatischer Prüfung, ob richtig und vollständig geschrieben worden ist. Das Verfahren ist betriebssystemunabhängig und definiert im Gegensatz zur ISO 9660 auch die File-Formate. UDF ist die Grundlage für die Aufzeichnung im DVD-Verfahren (siehe oben).

Die ISO 13446 beseitigt die Unzulänglichkeiten der ISO 9660 und wird sich in Zukunft durchsetzen. Zum Zeitpunkt der Drucklegung ist sie jedoch erst in wenigen Produkten realisiert.

IEEE ECMA 167 Bei der ECMA 167 und 184 handelt es sich um die Beschreibungen von Aufzeichnungs- und Fileformaten für nur einmal beschreibbare Medien (siehe Abschnitt 5.2). Das Format wird von zahlreichen Archivsystemanbietern unterstützt. Die Norm garantiert allerdings nicht den Austausch zwischen den Systemen verschiedener Anbieter. Im Störungsfall können die Medien jedoch mit einfachen Tools ausgelesen werden.

ECMA 167 und 184 sind die professionellen Archivsystemen.

Basisaufzeichnungsformate in

vielen

Standards für Dokumenten-Management-Software Verschiedene Gremien arbeiten zur Zeit an einer Vereinheitlichung der Speicherung und des Retrievals von Dokumenten. Hierzu gehören als wichtigste Gruppen ODMA, DMA und WfMC. ODMA Die ODMA-Gruppe (Open Document Management API) setzt sich aus führenden Herstellern zusammen und ist als Standardisierungsgremium innerhalb der AIIM (Association for Information and Image Management, USA) organisiert. ODMA ist ein standardisiertes Highlevel-Interface zwischen Desktop-Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen.

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ODMA ermöglicht die einfache Einbindung von DMS-Funktionen in ClientAnwendungen.

Es handelt sich um Schnittstellen und Funktionen auf der Client-Seite für den Zugriff auf Dokumenten-Management-Systeme und die Anzeige von Informationen. DokumentenManagement-Systeme und Anwendungen können mit Hilfe der ODMA-Spezifikationen nahtlos integriert werden.

ODMA ist ein weit verbreiteter Standard, der von den meisten Anbietern von Dokumenten-Management-Systemen unterstützt wird. Anwendung

Anwendung Editor o. a.

Editor o. a.

...

Anwendung Editor o. a.

ODMA Dokument Manager Client

...

Dokument Manager Client

API DMA - Middleware Layer SPI Dokumentraum (Repository/Engine) #1 Abbildung 4:

......

Dokumentraum (Repository/Engine) #n

ODMA im Verhältnis zu DMA

Applikationen können die ODMA-Funktionsschnittstellen nutzen, um Aktionen in einem Dokumenten-Management-System zu starten. Dem Benutzer von Desktop-Applikationen erscheinen die durch ODMA bereitgestellten Dokumenten-Management-Services wie Erweiterungen der Applikationen. ODMA-Funktionen arbeiten mit einer universellen DokumentID für eine persistente und portable Identifikation der Dokumente. Die Dokument-ID ersetzt in den Applikationen den Dokumenten-Dateinamen. ODMA ist plattformunabhängig, lediglich die benötigten Datentypdefinitionen und BindeInformationen sind plattformspezifisch. Die Schnittstellen sind relativ einfach ohne größere Restrukturierungsmaßnahmen in existierende Applikationen einzufügen. ODMA reduziert dadurch den Aufwand und die Komplexität, die für die Installation und den Betrieb von Dokumenten-Management-Systemen erforderlich sind. Was die Nutzung unterschiedlicher Dokumenten-Management-Systeme anbelangt, wird die Entwicklungslast der Applikationsentwickler verringert. Durch Nutzung von ODMA integriert eine Anwendung potentiell alle unterstützenden Dokumenten-Management-Systeme. Dies gilt genauso umgekehrt für Dokumenten-Management-Systeme und ODMA-kompatible Anwendungen. DMA Die DMA (Document Management Alliance), die als Projektgruppe innerhalb der AIIM (Association for Information and Image Management, USA) organisiert wurde, ist das Ergebnis des Zusammenschlusses von drei vorangegangenen Standardisierungsinitiativen im „klassischen“ Dokumenten-Management-Umfeld: ISO-Gruppe DFR (Document Filing and Retrieval, ISO 10166), DEN (Document Enabled Networking) und Shamrock Document Management Coalition. 32

Die DMA, der sich mittlerweile über 130 Unternehmen angeschlossen haben, entwickelt diese Ansätze weiter und hat zum Ziel, eine Interoperabilitätsinfrastruktur zur Verfügung zu stellen, um konsistente Such- und Zugriffsmöglichkeiten und ein plattformunabhängiges Management gemeinsam genutzter Dokumentenbestände zu gewährleisten. Über ein DMA-System haben Benutzer einen einheitlichen, transparenten, kontrollierten und zuverlässigen Zugriff auf Dokumente verschiedenster Quellen, unabhängig von ihrem Ort und der Form, in der sie existieren. Mit Hilfe der DMA-Spezifikationen können neue Dokumentsammlungen und neue Dokumenten-Management-Software über verschiedene Plattformen und Systeme hinweg einfach integriert werden. Daneben erlaubt das Modell, daß Dokumenten-ManagementSysteme mit verschiedenen Fähigkeiten und unterschiedlicher Performance in einem einzigen DMA-System nebeneinander existieren können.

Die DMA standardisiert eine Middleware für Dokumenten-Management-Systeme.

Das DMA-Objektmodell beinhaltet ein skalierbares, robustes Datenmodell, das die Integration verschiedenster Dokumenten-Management-Applikationen und -Dienste vereinfacht. Objekte werden dabei im klassischen objektorientierten Sinn betrachtet - als Abstraktion von Daten und Methoden, die mit diesen Daten operieren. Auf die Merkmale und Methoden der DMA-Klassen wird über Microsoft-COM-Interfaces zugegriffen. Die DMA-Architektur umfaßt drei Interface-Ebenen für die Integration von DMA-Middleware: • DMA-Application-Interface (API), das sich über der DMA-Middleware befindet, • DMA-System-Integration-Interface, über das im Auftrag von Applikationen auf DMASysteme zugegriffen wird, • DMA Service-Integration Interface zur Plug-and-Play Integration von Diensten in verschiedenen Systemimplementationen. Der Zugriff auf ein DMA-System wird über Zugriffspunkte (wenn Clienten mit dem DMA-System zusammenarbeiten) und Servicepunkte (für Dienste, die unter dem DMA-System integriert sind) bereitgestellt. Client Desktop Document Application

Doc-Space Document

Uniform View Delivered by DMA

Property

Vertical applications Desktop utilities Administration tools Companion applications

Value

Point of Access Connectivity DMA Coordination

DMA Middleware Network Servers DMA

Abbildung 5:

Point of Service Pluggable Service

...

Document Spaces Conversions Content Services Libraries, Databases, File Systems

Client-Server-Modell der DMA

DMA-Middleware sorgt für die Verteilung der Zugriffe, so daß sich Clienten und Server entweder auf derselben Plattform, auf verschiedenen Systemen eines Netzwerkes, in verschiedenen Netzwerken oder an entfernten Orten eines unternehmensweiten oder unternehmensübergreifenden WANs befinden können.

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Für den Client bietet DMA eine einheitliche Sicht auf alle Dokumententypen, unabhängig von ihrem Ort, ihrer Erstellung usw. Die DMA-Spezifikationen umfassen zudem ein ContainmentModell, das die Semantik von Objekten, die andere Objekte beinhalten, beschreibt.

Der DMA-Standard ist zukünftig die Grundlage für die Nutzung von Clientund Server-Programmen sowie Dokumenten-Repositories verschiedener Hersteller in einem übergreifenden System (EDMS Enterprise Document Management System).

Es wird erwartet, daß die Schwerpunkte der Arbeit der DMA künftig insbesondere bei der Interoperabilität mit ODMA und den Spezifikationen der WfMC, in der Intensivierung der Arbeit an der DMA/Internet-Interoperabilität sowie in zusätzlicher Unterstützung im Bereich zusammengesetzter, komplexer Dokumente (Compound Documents) liegen werden. WfMC Das wichtigste Standardisierungsorgan im Workflow-Bereich ist die WfMC (Workflow Management Coalition, Belgien), ein internationaler Zusammenschluß von mittlerweile über 180 Workflow-Anbietern, Anwendern, Systemintegratoren, Beratern und Wissenschaftlern. Das Ziel der Koalition ist die Entwicklung von Softwarespezifikationen und Standards, um so die Voraussetzungen für die Interoperabilität verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten in unterschiedlichen Umgebungen zu schaffen. Auf diese Weise sollen der Investitionswert gesteigert und das Risiko bei der Beschaffung von Workflow-Produkten vermindert werden. Daneben soll der Workflow-Markt durch ein steigendes Bewußtsein für Workflow weiter expandiert werden. Die Workflow Management Coalition gliedert sich in zwei Hauptkomitees, in denen es jeweils mehrere Arbeitsgruppen gibt. Eine Arbeitsgruppe der Koalition beschäftigt sich mit der Entwicklung eines Referenzmodells für Workflow-Management-Systeme, das die Grundlage für die übrigen Arbeitsgruppen ist. In dem Modell werden allgemeine Charakteristiken, Funktionen und Schnittstellen von Workflow-Systemen beschrieben. Process Definition Tools Interface 1

Workflow Engine(s)

Workflow Enactment Service Interface 2

WfMC

Workflow Client Applications

Interface 4

Administration & Monitoring Tools

Interface 5

Workflow API and Interchange formats

Workflow Engine(s)

Other Workflow Enactment Service(s)

Interface 3

Invoked Applications 03070106

Abbildung 6:

Workflow Reference Model

Das Modell beinhaltet fünf Kategorien von Standards, die die Interoperabilität und Kommunikation verschiedener Workflow-Produkte und -Komponenten gewährleisten sollen:

• Interface 1: Process Definition Tools, • Interface 2: Workflow Client Applications, • Interface 3: Invoked Applications, • Interface 4: weitere Workflow-Enactment-Services, • Interface 5: Administration und Monitoring Tools. Das Interface 1 der Workflow Management Coalition soll für eine größere Flexibilität bei den Tools zur Prozeßdefinition sorgen. Die Runtime-Umgebung für die Prozeßausführung wird von dem Workflow-Enactment-Service, der ein oder mehrere Workflow-Engines beinhalten kann, zur Verfügung gestellt. Der Enactment-Service unterscheidet sich von den Applikationen und Endbenutzer-Tools, die benutzt werden, um die eigentlichen Arbeitsschritte auszuführen. Zur Bereitstellung eines kompletten Workflow-Systems sind oft mehrere Standard- oder applikationsspezifische Tools in den Enactment-Service zu integrieren. Diese Integration kann zwei Formen annehmen: • Invoked Application Interface (Interface 3), mit Hilfe dessen die Workflow-Engine bestimmte Applikationen aktivieren kann. Typischerweise ist diese Integration serverbasiert und ohne Benutzerinteraktion, wie etwa die Weitergabe von Daten zu einem Host-System. • Workflow Client Application Interface (Interface 2), durch das die Workflow-Engine mit den Applikationen zusammenarbeitet, die die Benutzer bei der Ausführung ihrer Arbeit unterstützen. Das Interface 2 stellt z.B. API-Aufrufe für Verbindungsaufbau und Verbindungsauflösung, Kontrollfunktionen für Prozesse und Aktivitäten, Statusfunktionen oder Kommandos zur Manipulation der Worklists zur Verfügung. Ein Hauptziel der Koalition ist die Definition von Standards, die den Austausch von Arbeitsschritten verschiedener Workflow-Systeme unterschiedlicher Hersteller erlauben (Interface 4 des Referenzmodells).

Die WfMC garantiert das Zusammenwirken von Systemen unterschiedlicher Hersteller.

Die Interoperabilität kann von einer einfachen Weiterleitung von Aufgaben bis hin zu WorkflowSystemen mit dem kompletten Austausch von Prozeßdefinitionen und allen workflowrelevanten Daten reichen. Eine Ausprägung der Kommunikationsschnittstelle (Interface 4 des Referenzmodells) ist das MAPI-basierte (Messaging Application Programming Interface) Workflow-Framework von Microsoft. Das MAPI-Workflow-Framework (MAPI-WF) ist ein Standard für die Definition der Kommunikation und Interoperabilität zwischen verschiedenen Workflow-Systemen. Das Interface 5 der Workflow Management Coalition soll die Kombination der Administrationsund Monitoring-Tools eines Herstellers mit der Workflow-Enactment-Service-Engine eines oder mehrerer anderer Hersteller gestatten. Eine standardisierte Schnittstelle würde die komplette Aufzeichnung des Arbeitsflusses durch die gesamte Organisation erlauben, unabhängig davon, mit welchen Systemen gearbeitet wird.

Die WfMC setzt die Standards für alle Workflow-Systeme.

In den nächsten Jahren wird wohl kaum ein Workflow-Produkt konkurrenzfähig sein, das die Standards der WfMC nicht einhält.

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Qualitätsicherung Bei der Qualität der Dokumenten-Management- und Archivsoftware ist zwischen • der Qualität von Standardsoftware, • der Qualität von individuell erstellter Software für die jeweilige Anwendung und • der Qualität der Prozesse und Verfahren beim Anwender selbst zu unterscheiden. ISO 9000 Das Normenwerk der DIN EN ISO 9000 umfaßt verschiedene Abstufungen bezüglich: • Qualitätsmanagement (QM), • Qualitätssicherung (QS) und der • Qualitätsdarlegung. Entsprechend des Tätigkeitsbereiches eines Unternehmens kommt die ISO 9001 (Design, Entwicklung, Produktion und Montage und Wartung) bzw. 9002 (Produkte und Montage) zum Tragen. DIN EN ISO 9004 ist ein Leitfaden für das Qualitätsmanagement und stellt die Elemente eine QM-Systems vor. Anliegen der Normengruppe DIN EN ISO 9000 ist es, das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunde zu regeln. Um der Normengruppe gerecht zu werden, müssen im Unternehmen eine Ablauforganisation (beschriebene und beherrschte Abläufe) und eine Aufbauorganisation (definierte und beschriebene Aufgaben und Verantwortlichkeiten) bestehen. Die ISO-Norm macht in diesem Zusammenhang keine festen Vorgaben, vielmehr sind es die Unternehmen selbst, die ihren Qualitätsbegriff definieren, dokumentieren und darlegen. Im Rahmen der ISOZertifizierung wird jedoch ein Qualitätsmanagement-System entwickelt, welches Abweichungen von der selbst definierten Qualität verhindern soll. Das System zeigt nicht nur Abweichungen vom Qualitätsstandard auf, sondern gibt entsprechende Verfahren zur Korrektur und Einhaltung des Qualitätsstandards vor. Die vorliegenden „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollten als Grundlage für die Ausgestaltung der Qualität der Archivierung von Dokumenten im Rahmen eines ISO 9000Systems verwendet werden.

Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt eine Aussage über die Qualität der Prozesse dar. Eine Zertifizierung nach ISO 9001 stellt keinen Qualitäts- und Sicherheitsmaßstab für ein Produkt dar.

CMM Vom amerikanischen Softwareinstitut wurden Regeln (CMM) für die Erstellung von Produkten aufgestellt, die einer ISO-9000-Zertifizierung vergleichbar sind. Im Gegensatz zu ISO 9000 beinhaltet CMM auch einen Qualitätsmaßstab für das Produkt. CMM schließt Programmierungsrichtlinien, Wartbarkeit, Versionsmanagement, Modularität, Prüfverfahren etc. ein.

CMM beinhaltet auch einen Qualitätsmaßstab für die Programmierung.

Hardwarekomponenten Erfassungssysteme In Abschnitt 2 wurde ausgeführt, daß in einem Dokumenten-Management-System eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumentarten verwaltet werden können. Codierte Information kann direkt in das DV-System übernommen werden, analoge Informationen, die in unstrukturierter Form vorliegen, müssen mit Hilfe von Erfassungssystemen digitalisiert werden. Die zur Zeit wichtigste Erfassungseinheit für analoge Dokumente ist der Scanner, mit dessen Hilfe alle Arten von Papierdokumenten konvertiert werden können. Zukünftig werden möglicherweiser auch Sprachdokumente und Bewegtbilder Gegenstand der Archivierung werden. Diese werden durch Mikrofone bzw. Kameras erfaßt. Daneben besteht die Möglichkeit des Imports von Dateien beliebigen Formates. Scanner Der Scannprozeß ist im Grunde bei allen Geräten ähnlich. Der Scanner tastet mit Hilfe von opto-elektronischen Elementen die Helligkeits- oder Farbwerte des Dokumentes ab. Die derart entstehenden analogen Spannungssignale werden im nächsten Schritt digital gewandelt. In der Regel werden Zeilenscanner mit einer Reihe von lichtempfindlichen Sensoren eingesetzt. Auflösung Unter der Auflösung ist die Anzahl der abgetasteten Bildpunkte pro Längeneinheit zu verstehen. In der Praxis wird diese in „dots per inch“ (dpi) angegeben und bewegt sich zwischen 200 und 400 dpi bei Schwarz/Weiß-Scannern und 200 bis 1200 dpi bei Farbscannern. Die notwendige Auflösung ergibt sich bei Schriftgut insbesondere aus der zugrundeliegenden Schriftgröße. Die Auflösung hat nennenswerten Einfluß auf die entstehende Dateigröße und sollte deswegen so klein wie möglich gehalten werden, ohne daß es zu einem Informationsverlust kommt.

Das vom Scanner abgetastete, unkomprimierte und an das Archivierungssystem übergebene Pixelformat gilt als Originalquelle, die verlustfrei komprimiert werden muß.

Für Dokumente im Büroumfeld (s/w) ist eine Auflösung von 200 bis 300 dpi in der Regel ausreichend.

Bi-Level, Graustufen, Farbe Neben der Auflösung ist die Tonalität ein entscheidender Faktor für die bildgetreue Wiedergabe eines Papierdokumentes. Während Schwarz/Weiß-Scanner für die Beschreibung eines Bildpunktes ein Bit benötigen, sind für die Wiedergabe von Halbtondokumenten je nach Anzahl der Graustufen 4 (16 Graustufen) bis 8 Bit (256 Graustufen) notwendig. Bei der Farbdarstellung wird jedem Bildpunkt eine der Farben Rot, Grün oder Blau zugeordnet. Bei einer Farbtiefe von 8 Bit entstehen so 16,8 Millionen Farben. Die meisten professionellen Dokumentenscanner arbeiten heute als Schwarz/Weiß-Scanner, da die Datenmengen beim Halbton- oder Farbscanning sehr groß sind und heutige Netzwerkstrukturen und Arbeitsplatzrechner stark belasten. Zudem ist die erreichte Qualität für die verlustfreie, bildhafte Wiedergabe des zu erfassenden Belegguts in der Regel ausreichend.

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Ausgabetechnik bzw. Schnittstellen Es muß hier zwischen Video- und SCSI-Scannern unterschieden werden. Die verwandte Technik hängt in erster Linie von der zu übergebenden Datenmenge ab. Die Übertragungsrate des SCSI-Interface und die Geschwingkeit des Bus-Systems des eingesetzten Arbeitsrechners sind begrenzt. High-Speed-Scanner sind deswegen über ein sogenanntes Video-Interface mit dem Rechner verbunden. Die intelligente Interface-Karte übernimmt dann die Kompression und Dekompression der Raster-Images.

Es wird eine Ausgabe als TIFF-Datei mit ITU-Kompression empfohlen.

Bauarten Im Bereich des Dokumenten-Managements werden vorrangig Flachbett- und Einzugscanner verwendet. Flachbettscanner eignen sich für Belegmengen von einigen hundert bis zu zweitausend Dokumenten pro Tag. Die Abtastung ist ähnlich wie bei einem Fotokopierer, die Abtasteinheit wird unter dem auf dem Flachbett liegenden Dokument durchgezogen. Es können einzelne Blätter oder gebundene Dokumente gescannt werden. Hochwertige Flachbettscanner können auch mit einem Einzelblatteinzug (Automatic Document Feeder ADF) für den Stapelbetrieb ausgerüstet werden. Sollen mehr als 1000 Dokumente pro Tag gescannt werden, kommen sogenannte Einzugscanner zum Einsatz. Diese haben nominale Leistungen bis zu 200 Belege/Minute und können in Handanlage oder mit einem Feeder betrieben werden. Der Durchsatz bei der Handanlage ist durch die Geschwindigkeit der Bedienperson begrenzt, doch auch im Feederbetrieb ist der Durchsatz deutlich niedriger als die Nominalleistung, da es hier zu Papierstau und Doppeleinzug kommen kann. Wenn gleichzeitig die Vorder- und Rückseite der Belege gescannt werden müssen, können Duplexscanner (beidseitiges Scannen) eingesetzt werden. Diese habe zwei Abtastzeilen und verarbeiten ein solches Dokument in einem Arbeitsgang.

Beim Einsatz eines Duplexscanners kann eine geeignete Software eingesetzt werden, die bei Bedarf leere Rückseiten verläßlich erkennt und löscht.

Grundsätzlich ist bei den Durchsatzzahlen der Hersteller zu berücksichtigen, daß auch das organisatorische Umfeld optimal auf den Prozeß angepaßt sein muß. Der reale Durchsatz wird je nach Einsatzfeld und Anwendung erheblich von den technisch möglichen Werten abweichen. Weitere Scannertypen Für bestimmte Anwendungen, z.B. Kundenakten, kann es sinnvoll sein, vorliegende Mikrofilmarchive zu konvertieren. Hierfür können spezielle Mikrofilmscanner eingesetzt werden, die alle Arten von Mikroformen wie Mikroplanfilm, Rollfilm, Filmlochkarten etc. mit Auflösungen bis zu 400 dpi scannen. Die Bildqualität ist stark von der Güte der Mikrofilme abhängig. Kamerascanner werden zur Aufnahme von Grauwert- und Farbbildern eingesetzt. Daneben sind sie auch für die Aufnahme dreidimensionaler Objekte geeignet. Kamerascanner werden inzwischen auch in digitalen Fotoapparaten eingesetzt. Da sie ein Bild in einem Arbeitsgang vollständig erfassen können, sind sie wesentlich schneller als Zeilenscanner.

Trommelscanner arbeiten mit teuren Photomultiplier-Röhren (PMTs), die extrem lichtempfindlich sind. Sie sind für professionelle Anwendungen, wie die Digitalisierung von Luftbildern und großformatigen Vorlagen (Formate A1, A0) geeignet. Durch versetzte Mehrfachabtastung erlauben Trommelscanner eine sehr hohe Auflösung. Trommelscanner werden außerdem beim Fotosatz benutzt. Bildverbesserung und Blindfarben Die Qualität eines Scanners wird in erster Linie durch dessen Verarbeitungsgeschwindigkeit und die Bildqualität bestimmt. Durch den Einfluß der Marketing- und Werbeabteilungen entstehen immer individuellere Dokumente, die sich durch verschiedenartige Farben und Schattierungen auszeichnen. So muß beim Scannen z.B. die Entscheidung getroffen werden, ob ein blauer Hintergrund schwarz oder weiß dargestellt werden soll. Hier kommen dann speziell entwickelte Karten (Image-Boards) und Algorithmen zum Einsatz, die neben dem einzelnen Bildpunkt auch dessen Umgebung betrachten und auf dieser Basis den Kontrast und die Helligkeit des Scanners steuern. In der Regel führt der Einsatz einer solchen Karte zu deutlich besseren Ergebnissen. Vor Einsatz des Scanners muß trotzdem in einem Test mit repräsentativen Belegen entschieden werden, inwieweit solche Optionen aktiviert werden dürfen. Dabei ist selbstverständlich ausschließlich darauf zu achten, daß der Informationsgehalt des Dokumentes vollständig erhalten bleibt, auch wenn dadurch die Dateigröße ansteigt. Die meisten Scanner werden (häufig optional) mit zusätzlichen Funktionen zur Verbesserung der Bildqualität ausgerüstet, damit auch schlechte Vorlagen verarbeitet werden können. Einige Farben führen bei Schwarz/Weiß-Scannern zu Erkennungsschwierigkeiten. In Abhängigkeit von der eingesetzten Lichtquelle können bestimmte Farben nicht erkannt werden und verschwinden in der Wiedergabe. Müssen Informationen in diesen Farben übernommen werden, ist dies ein wichtiges Prüfkriterium bei der Scannerwahl. Diese Eigenschaft von Scannern kann aber auch gezielt eingesetzt werden, um z.B. bei Formularen den Hintergrund auszublenden. Man spricht dann von „Blindfarben“. Auf diese Weise kann der erforderliche Speicherplatz erheblich reduziert werden. Standardmäßig werden die Scanner mit einer grünen Lampe ausgerüstet, wodurch als Blindfarbe grün zur Verfügung steht. Ein grüner Hintergrund von Formularen, wie er z.B. bei Banken und Versicherungen vorkommt, wird dann weiß dargestellt. Für die meisten Scanner sind andere Lampen einsetzbar, so daß auch andere Farben als Blindfarbe gewählt werden können (typischerweise gelb oder rosa).

Mit der Revision ist abzustimmen, ob eine Bildverbesserung vor der Archivierung zulässig ist. Sie kann im Bedarfsfall auch nur bei der Darstellung am Bildschirm eingesetzt werden, um die Lesbarkeit zu erhöhen.

Mikrofon Durch die zunehmende Abwicklung von Geschäften am Telefon steigt auch die Bedeutung der Archivierung von Sprachaufzeichnungen. Die Menge der Informationen wird dabei so weit reduziert, daß Speicherplatzbedarf und Erkennbarkeit in einem ausgewogenen Verhältnis stehen. Für den Anschluß von Mikrofonen werden Standardinterfaces genutzt. Die Aufzeichnung erfolgt softwaregestützt und parametrisierbar zunächst auf Festplatte. Eine anschließende Archivierung der erzeugten Sprachdatei ist möglich. Derzeit existieren noch keine allgemeingültigen Formate, Komprimierungsverfahren und Mindestqualitätsvorschriften für Sprachaufzeichnungen.

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Für die Speicherung und Komprimierung existieren noch keine Normen und Standards.

von

Sprachaufzeichnungen

Kamera Seit geraumer Zeit werden kompakte und bezahlbare Digital-Fotokameras angeboten, die sich in ihren Ausführungen kaum von normalen Kompaktkameras unterscheiden. Ein Bildsensor liest das Motiv elektronisch ein. Die Aufnahme wird auf Chipkarten mit Kapazitäten von 2 bis 20 MB gespeichert und kann dann direkt an einen Computer weitergegeben werden. Einstellungen bezüglich der Belichtung erfolgen automatisch. Der Bildsensor, der die Foto-Informationen aufnimmt, besteht aus einer Vielzahl von CCDs (Charge Coupled Devices, zu deutsch: ladungsgekoppelte Elemente). Die CCDs wandeln die Informationen in digitale Signale. Je höher die Anzahl der CCDs, desto besser ist die Schärfe des Bildes. Die Auflösungen sind derzeit noch schlechter als die von Diafilmen. Sie werden in Linienpaaren angegeben, welche je nach Hersteller zwischen 195 und 364 Linienpaaren variieren. Dies entspricht einer Auflösung von maximal 768 x 576 Pixel bei 16,7 Millionen Farben. In der Regel werden die Aufnahmen in den Formaten TIFF, BMP und JPEG erzeugt. Über eine entsprechende Software werden die Aufnahmen an einen Computer übergeben, wobei darauf zu achten ist, daß die Software einen Überblick der Bilder zur Vorauswahl anbietet.

Die Verwendung von digitalen Aufnahmen für die Archivierung von Bildern ist dann zulässig, wenn erwiesenermaßen keine Bildmanipulationen erfolgt sind. Digitale Aufnahmen von herkömmlichen A4-Dokumenten aus dem Büroumfeld sind für eine revisionssichere Archivierung nicht geeignet.

Video Mittels Spezialinterfacekarten und zugehöriger Software ist die Wandlung von analogen, farbigen Videos möglich. Die Software bietet in der Regel umfangreiche Bildmanipulationsmöglichkeiten. Videos können auch mit digitalen Video-Kameras aufgezeichnet werden. Als Speicherformat werden unterschiedliche Standards wie DVI, MPEG und andere benutzt. Zur Verringerung der Datenmenge wird bei der Speicherung häufig mit Halbbildern, Veränderungsdifferenzen von einem Bild zum nächsten, Farbtiefenreduktion und anderen Datenreduktionsverfahren gearbeitet. Bei der Kompression erfolgt eine weitere Datenreduktion, die individuell parametrisierbar ist. Beim Bewegtbild wird die Reduktion durch die Eigenschaften des menschlichen Auges ausgeglichen. Die Qualität liegt dabei heute häufig noch unter der eines Fernsehbildes.

Die Verwendung von Video-Techniken und zugehörigen Komprimierungsverfahren ist für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten weder geeignet noch zulässig.

Digitalisierte Videos werden häufig auf optischen Speichermedien angeboten. Dieses Verfahren dient der Distribution und ist nicht mit einer Archivierung zu vergleichen.

Speichersysteme Durch die Speicherung auf digitalen optischen Medien ist ein elektronisches Dokument im Prinzip besser vor Verlust, unberechtigtem Zugriff und Veränderung geschützt als Papier in einem herkömmlichen Aktenordner.

Der Gesetzgeber schreibt nicht den Einsatz digitaler optischer Speichersysteme vor. Es wird kein spezielles Medium für die Archivierung vorgegeben.

Speichertechnologien Digitale optische Speicher erzeugen die zu speichernden Informationen mit optischen Mitteln (d.h. vorwiegend durch Laser-Licht) und benutzen auch für die Lesevorgänge Halbleiter-Laser. Die digitalen optischen Speicher sind in folgende Bereiche unterteilt: • rotierende Plattenspeicher (Optical Disk), • Bandspeicher (Optical Tape), • Kartenspeicher (Optical Card) und • Festkörperspeicher (holografische Speicher). Die beiden erstgenannten werden als Massenspeicher für DV-Systeme wie Archiv-, Dokumenten-Management- und Workflow-Systeme eingesetzt. Holografische Speicher befinden sich erst in der Entwicklung. Kartenspeicher haben für die Archivierung und die genannten Systeme keine Bedeutung.

Digitale Optische Speicher O Card ptical Rotierend

Band

Löschbar (Rewritable)

Nicht löschbar (WORM)

3½" 5¼"

Multifunction Rewritable / WORM 5 1/4"

Holographie

Nur Lesen (ROM)

5¼"

CD-ROM

Nicht löschbar (WORM)

12"

DVD

12"

14"

CD-R

Abbildung 7:

Karte

Löschbar (Rewritable)

Übersicht optische Speicher

Die Aufzeichnungsverfahren der ersten drei oben genannten Medientypen sind vergleichbar, lediglich das Trägermaterial ist unterschiedlich. Optische Platten-, Band- und Kartenspeicher sind als nur einmal beschreibbare Speicher (z.B. als WORM, Write Once Read Many) verfügbar. Für die optischen Plattenspeicher werden außerdem wiederbeschreibbare (vergleichbar den magnetischen Speichern) und industriell kopierte Nur-Lese-Speicher (z.B. CD-ROM) angeboten. Daneben gibt es multifunktionale Laufwerke für den Einsatz von Rewritable- und WORM-Medien.

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Das WORM-Verfahren wird im Deutschen mit „einmal beschreibbar“ umschrieben. Mit einmal beschreibbaren Aufzeichnungsverfahren arbeiten 5¼“-, 12“- und 14“-Laufwerke mit mit TrueWORM und SoftWORM sowie CD-R. Die Verfahren werden in den folgenden Abschnitten näher erläutert.

Es ist zu beachten, daß weder durch das Aufzeichnungsverfahren noch durch das eingesetzte Medium an sich die notwendige Sicherheit gegeben ist. Das gesamte Verfahren der Archivierung mit allen Hardund Softwarekomponenten muß sicher sein!

Digitale optische Speicher, besonders im TrueWORM- und CD-R-Format, stellen ein zusätzliches Sicherheitsmerkmal dar, da hier bereits durch das Medium eine Veränderbarkeit einmal gespeicherter Informationen ausgeschlossen wird.

WORM Das traditionelle WORM-Verfahren (Write Once Read Many) ist das am längsten am Markt befindliche Verfahren für den Einsatz nur einmal beschreibbarer digitaler optischer Medien. Es wurde Anfang der achtziger Jahre entwickelt, um große Datenmengen sicher und unveränderbar über einen langen Zeitraum zu speichern und zu archivieren. Die ersten Geräte wurden für die Verwendung von ein- und doppelseitig zu beschreibenden 12“-Medien entwickelt. Ab Mitte der achtziger Jahre wurden auch Geräte für 5¼“- und 14“-WORM-Medien entwickelt, wobei hier sowohl Glas als auch Kunststoff als Träger für die Speicherschichten angeboten wurden. In der Praxis hat sich allerdings bei diesen Medien nur der Kunststoff als Trägermaterial durchgesetzt. Die Speicherschichten selbst sind im Inneren der beiden, wie ein Sandwich zusammengeklebten oder -gepreßten Trägerplatten aufgebracht und dadurch weitgehend vor Umwelteinflüssen geschützt. Die Vorteile der WORM-Technologie sind: • sehr große Speicherkapazität, • Unveränderbarkeit der gespeicherten Information, • wahlfreies und direktes Schreiben und Zugreifen über eindeutige Adressen, • sofortige systeminterne Prüfung, ob korrekt und fehlerfrei geschrieben worden ist, • integrierte Fehlererkennung und automatische Korrekturmechanismen, • Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, höchstens 1 Bit falsch interpretieren, • in fester Hülle geschütztes Medium, • Aufzeichnung unter der Oberfläche innerhalb des Mediums, • keine „Head-Crash“-Gefahr wie bei Festplatten, • unempfindlich gegen magnetische Einflüsse, • Wechselmedium, Sicherheitskopien können ausgelagert werden, • in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar. Bei nur einmal beschreibbaren digitalen optischen Speichern wird bei traditionellen WORMVerfahren zwischen TrueWORM und SoftWORM unterschieden. Bei der TrueWORM wird beim Aufzeichnen innerhalb des Mediums durch einen Laserstrahl eine physikalisch irreversible Veränderung erzeugt.

Die CD-R-Technik besitzt ein ähnliches, nur einmal beschreibbares Aufzeichnungsverfahren und zählt damit im Prinzip auch zur Kategorie der TrueWORM-Medien. Bei der SoftWORM wird ebenfalls mit einem Laser gearbeitet, die Information wird jedoch durch andere Verfahren vor Veränderungen geschützt. Die Veränderbarkeit der SoftWORM wird durch spezielle Software und Erkennungseigenschaften des Laufwerks unterbunden. TrueWORM Im TrueWORM-Verfahren beschriebene Medien werden hauptsächlich für die dauerhafte Archivierung über einen langen Zeitraum eingesetzt. Dieses Verfahren bietet die höchste Sicherheit gegen Datenverlust und Verfälschungen.

Beim TrueWORM-Verfahren wird die Information physikalisch irreversibel aufgezeichnet.

Bei dieser Technologie wird die Informationsspeicherung dauerhaft und irreversibel, d.h. nicht mehr rückgängig zu machen, auf das Medium übertragen. Durch die Unveränderbarkeit der einmal aufgezeichneten Information bei den TrueWORM-Medien sind erhebliche Unterschiede in der Aufzeichnungstechnik gegenüber wiederbeschreibbaren oder Festplattenspeichern erforderlich. Jede Änderung und Ergänzung der Zuordnungstabellen und Directories kann nur durch Markieren des ungültigen Sektors und Neuschreiben an einen anderen physikalischen Ort des Mediums erfolgen. Um nicht mehr gültige oder falsche Informationen aus dem Zugriff des Benutzers zu entfernen, werden diese in den Referenztabellen als „ungültig“ gekennzeichnet und erlauben dann entweder keinen Zugriff auf die gespeicherte Information mehr (sog. „logisches Löschen“) oder geben nur den Zugriff auf die geänderte Information (sog. „logisches Überschreiben“) frei. Die gelöschte oder überschriebene Information ist jedoch weiterhin physikalisch auf der Platte vorhanden und kann mit entsprechenden Softwarewerkzeugen auch wieder ausgelesen (aber nicht verändert!) werden. Für die Verwaltung und Ansteuerung der WORM-Medien sind spezielle, herstellerspezifische Software- und Treiberroutinen erforderlich, um den besonderen Eigenschaften der TrueWORM-Technologie gerecht zu werden.

Die Verwaltung von WORM-Medien geschieht durch spezielle Software, da die Eigenschaften von WORM inkompatibel mit herkömmlichen, magnetplattenorientierten Betriebssystemen sind.

Um die geforderte hohe Datensicherheit und die Unveränderbarkeit über einen langen Zeitraum zu erreichen, wurden die Speicherschichten zunächst auf Glas-Datenträgern (getempertes Glas, unempfindlich gegen mechanische Stöße und chemische Veränderungen) aufgebracht. Als Formate für die Medien wurden zuerst 12“, später aber auch in Anlehnung an die Formfaktoren der magnetischen Festplattenspeicher, 14“ und 5¼“-Medien entwickelt. Für die verschiedenen Gerätetypen wurden unterschiedliche Speichertechnologien angewendet, von denen sich vor allem das Ablative- (abtragende) und das Phase-ChangeVerfahren (diese vor allem für 5¼“- und 14“-Medien) am Markt durchsetzen konnten. Daneben wurden andere Verfahren wie das Bubble-Forming und Alloying (Bildung von Legierungen durch Erhitzung zweier Schichten) von einigen Herstellern propagiert. Bei der TrueWORM-Aufzeichnung werden vier verschiedene Verfahren ! unterschieden: Ablative, Bubble-Forming, Alloying und Phase-Change.

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Beim Ablative-Verfahren schmilzt der Laser Vertiefungen in die Speicherschicht. Diese Veränderungen sind irreversibel, so daß Informationen unveränderbar gespeichert werden. Beim Lesevorgang werden die Vertiefungen dann als „1“ interpretiert, Zwischenräume als „0“. Beim Bubble-Forming-Verfahren wird durch den Laser die untere der beiden Schichten stärker erhitzt als die obere Schicht (unterschiedliche Ausdehnungskoeffizienten des Materials). Dadurch entstehen Aufwerfungen in Form von Blasen (Bubble). Diese Blasen reflektieren den Laser anders als die normale Speicherschicht und erlauben die Auswertung als binäre „1“ oder „0“. Als Nachteile dieses Verfahrens sind zum einen der sehr aufwendige und schwer zu beherrschende Produktionsprozeß für derartige Medien und zum anderen die sehr häufige Beeinflussung benachbarter Speicherelemente zu nennen. Eine Alternative zu diesem Zweischichtenverfahren ist das sogenannte Alloying-Verfahren. Vorteilhaft ist hier, daß Luftlöcher (Blasen) zwischen den beiden Aufzeichnungsschichten vermieden werden. Dadurch ist die Gefahr der Beeinflussung benachbarter Speicherdomänen geringer als bei dem Bubble-Forming. Das neugebildete Alloy (Legierung) ist korrosionsbeständig. Beim Phase-Change-Verfahren verändert ein Laserstrahl durch Erhitzen die amorphe Speicherschicht in einen irreversiblen kristallinen Zustand. Der Laserstrahl wird - je nach Zustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch die Unterscheidung zwischen einer binären „1“ oder „0“. Diese Technik kann sowohl bei einer Legierung (Alloy) als auch bei anderen Mineralstoffen verwendet werden. Bei einigen Verfahren wird das erhitzte Material für die dauerhafte Speicherung der Information auch verfärbt.

TrueWORM ist für die elektronische Archivierung geeignet. Die Revision ist über die spezifischen Herstellerabhängigkeiten zu informieren.

SoftWORM SoftWORM-Verfahren sind aus der Rewritable-Technologie entwickelt worden, wobei es keine Rolle spielt, ob die MO- oder Phase-Change-Technologie verwendet wird. Im Gegensatz zu TrueWORM-Verfahren lassen sich bei der Initialisierung und Formatierung bereits alle schlechten - nicht verwendbaren - Sektoren durch entsprechende Testschreibvorgänge erkennen. Rewritable-Medien, die als WORM verwendet werden sollen, dürfen nur einmal initialisiert werden.

Bei SoftWORM-Verfahren wird die Information mit einem Laser geschrieben und ausgelesen, jedoch mit anderen, nicht grundsätzlich irreversiblen Mitteln vor Veränderungen geschützt.

Am Ende der Initialisierung sind alle beschreibbaren Sektoren im gelöschten (erased) Zustand. Für die Verwendung von wiederbeschreibbaren Medien als SoftWORM-Datenträger sind vom Hersteller der Medien bzw. Laufwerke besondere Bedingungen einzuhalten, um ein Löschen oder Überschreiben bereits gespeicherter Daten auszuschließen und damit ein TrueWORMMedium zu simulieren.

Durch integrierte Firmware wird sichergestellt, daß ein einmal beschriebener Teil eines SoftWORM-Mediums nicht erneut beschrieben werden kann.

Dabei sind folgende Punkte (entsprechend ECMA 184 Standard) zu beachten, die durch die Firmware des SoftWORM-Laufwerks einzuhalten sind: • Beim Einlegen eines Mediums in ein Laufwerk muß automatisch erkannt werden, ob dieses Medium bereits als SoftWORM-Medium initialisiert wurde. Dazu müssen bestimmte Sektoren des Mediums gelesen und entsprechend interpretiert werden. Medien, die diesen Bedingungen nicht entsprechen, müssen zurückgewiesen werden. Da die Initialisierung in der Regel beim Hersteller der Medien erfolgt, können andere Medien, auch vom selben Hersteller, nicht als SoftWORM-Medium eingesetzt werden. • Bei der ersten Inbetriebnahme der noch nicht beschriebenen Medien wird eine Formatierung, Partitionierung und Bezeichnung des Mediums vom Operator veranlaßt. Diese Daten werden dann automatisch als DDS (Disk Definition Structure) aufgezeichnet und müssen bei späterer Benutzung des Mediums jedesmal gelesen werden, damit sichergestellt ist, daß das Medium bereits als SoftWORM-Medium eingerichtet ist. • Eine zweite Initialisierung darf nicht mehr möglich sein. • Vor dem Schreiben jedes Sektors ist zu prüfen, ob der betreffende Sektor bereits beschrieben ist. Beschriebene Sektoren werden so vor einem erneuten Schreiben geschützt. • Befehle, die vom Rechner an das Laufwerk übermittelt werden und die ein direktes Überschreiben oder Ändern der SoftWORM-Daten bewirken könnten, dürfen vom Laufwerk nicht ausgeführt werden (z.B. die SCSI-Befehle „Erase“, „Reassign Blocks“, „Update Blocks“ etc.). Ebenso darf der SCSI „Writelong“-Befehl nicht zugelassen werden, damit die Nutzdaten sektorweise immer zusammen mit den 12(FF) Bytes, CRC- und ECC-Feldern geschrieben werden. • SoftWORM-Medien müssen von anderen wiederbeschreibbaren oder multifunktionalen Laufwerken eindeutig als nicht wiederbeschreibbar erkannt und entsprechend den genannten Punkten behandelt werden.

SoftWORM-Medien sind für die elektronische Archivierung einsetzbar, wenn die Revision des Anwenders zustimmt und die entsprechenden Betriebsvoraussetzungen gegeben sind.

CD-R Die CD-Technologie verwendet einseitig beschichtete CD-Medien, die mit einer dünnen lichtdurchlässigen Kunststoff-Schutzschicht versehen sind.

Die CD-R-Technologie basiert auf den gleichen Medienformaten wie die herkömmliche CD.

Auf der Rückseite sind diese Medien mit einer reflektierenden lichtundurchlässigen Schicht versehen, die auf dem eigentlichen Trägermaterial durch verschiedenartige Prozesse (Sputtering, Verdampfen) aufgebracht wird. Die Qualität dieser Reflektionsschicht hat ebenso großen Einfluß auf die Datensicherheit wie die eigentliche Speicherschicht. Bei der CDTechnologie wird die Information sequentiell durch sogenannte „Pits“ (Vertiefungen) auf der spiralförmig angeordneten Spur repräsentiert. Dabei sind unterschiedlich lange Bereiche als Pits (lange Vertiefungen) und „Lands“ (keine Vertiefungen, nicht weggeschmolzene Bereiche) vorhanden.

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Die Interpretation der gespeicherten Information erfolgt durch die Erkennung von Anfang und Ende der Pits (jeweils als binäre „1“), während die Länge der Pits und Lands die Anzahl der jeweiligen binären „0“ repräsentiert. Vorteile der CD-R-Technologie sind: • große Speicherkapazität, • Unveränderbarkeit der gespeicherten Information, • Fehlerrate kleiner 10-12 Bit, d.h. 1.000.000.000.000 Bits speichern, höchstens 1 Bit falsch interpretieren, • Aufzeichnung unter der Oberfläche innerhalb des Mediums, • keine „Head-Crash“-Gefahr wie bei Festplatten, • unempfindlich gegen magnetische Einflüsse, • Wechselmedium, Sicherheitskopien können ausgelagert werden, • in Plattenwechselautomaten (Jukeboxen) einsetzbar. Hinsichtlich der Qualität der Medien und der Aufzeichnungsgeräte existieren Qualitätsschwankungen bei Laufwerken und Rohlingen. Die Gefahr der Beschädigung der ungeschützten Medien ist wesentlich größer als bei den durch eine Cartridge geschützten Medien. Für den Einsatz der CD-R-Technologie sind daher zusätzliche Sicherheitsvorschriften einzuhalten: • Die Zwischenspeicherung von Dokumenten vor dem Schreiben muß zusätzlich abgesichert werden. • Es werden unterschiedliche Qualitäten der Medienrohlinge angeboten. Es ist sicherzustellen, daß Medium und Laufwerk optimal übereinstimmen. • Prüf- und Sicherheitsverfahren der korrekten und fehlerfreien Aufzeichnung sind beim Einsatz von CD-R durch die Betriebssoftware bereitzustellen. Es ist per Software nach jedem Schreibvorgang zu prüfen, ob die Information korrekt und vollständig aufgezeichnet worden ist (Verify after Write). Beim „Single-Session“Verfahren wird das Medium nur einmal geschrieben und das gesamte Medium geprüft. Beim „Multiple-Session“-Verfahren ist nicht nur die betreffende Session zu prüfen, sondern die Lesbarkeit des Gesamtmediums einschließlich bereits vorhandener Sessions. Die Anzahl der Sessions ist eingeschränkt. • Das Verfahren „Burning on the Fly“ sollte nicht eingesetzt werden. • Die Software muß den gesamten Inhalt einer CD zwischenspeichern können, um gegebenenfalls eine komplette CD neu schreiben zu können. Erst wenn die Vollständigkeit und Lesbarkeit des gesamten CD-Mediums sichergestellt ist, dürfen Daten und Dokumente im Zwischenspeicher gelöscht werden. • Die Medien besitzen keine eigene Schutzhülle. Sie sind daher nur in den vorgesehenen Transport- und Lagerbehältnissen einzusetzen. Oberflächen dürfen nicht berührt werden. CD-R-Medien sind für die elektronische Archivierung einsetzbar, wenn die Revision des Anwenders zustimmt und die entsprechenden Betriebsvoraussetzungen gegeben sind. Für den Einsatz in CD-R-Laufwerken sollen in Zukunft auch wiederbeschreibbare Medien zur Verfügung stehen.

ROD Im Gegensatz zu CDs sind wiederbeschreibbare Medien (ROD Rewritable Optical Disk) ebenso wie WORM-Medien aus zwei einzelnen Platten zusammengesetzt. Die Speicherschichten selbst sind im Inneren der beiden wie ein Sandwich zusammengeklebten oder -gepreßten Trägerplatten aufgebracht und dadurch weitgehend vor äußeren Umwelteinflüssen geschützt.

RODs können vom Anwender wie eine herkömmliche Diskette beliebig beschrieben, geändert oder gelöscht werden.

Wiederbeschreibbare Medien sind vom Anwender selbst beschreibbar, löschbar und wiederbeschreibbar. Ein ISO-Standard erleichtert den Austausch der wechselbaren Medien. Sie können zum Teil auch als SoftWORM-Medien eingesetzt werden (siehe oben). Anwendungsgebiete für wiederbeschreibbare Medien sind z.B. der Ersatz von Floppy Disk und Streamer als Backup-Medium, Ergänzung zur Festplatte, Desktop Publishing und Computer Aided Design, Datensicherung, aktive Archive (d.h. für in Arbeit befindliche Dateien als Ablage) oder die Informationsverteilung (durch Datenträgeraustausch).

Rewritable-Medien sind nur für die Speicherung von dynamisch veränderlichen Informationen und für die zusätzliche Datensicherung geeignet.

Beim Einsatz für die Archivierung ist die Revision des Anwenders auf die mögliche Löschbarkeit hinzuweisen und hat dem Verfahren ausdrücklich zuzustimmen.

Für diese Technologie haben sich in der Praxis vor allem zwei Verfahren bewährt, das Magneto-Optische- (MO) und das Phase-Change- (PD) Verfahren. Erst Ende 1996 ist noch ein zusätzliches Verfahren entwickelt worden, welches als eine Weiterentwicklung der MOTechnologie anzusehen ist, die Light-Intensity-Modulation (LIMDOW). Das MO-Verfahren ist die älteste und bewährteste Aufzeichnungsmethode für Rewritables und wird von vielen Anbietern unterstützt. Um Daten auf eine MO-Platte zu schreiben, werden die auf der speicheraktiven Schicht vertikal angeordneten magnetisierbaren Domänen durch einen Laserstrahl punktuell so hoch erhitzt (auf etwa 180°), daß mit Hilfe eines gleichzeitig angelegten Magnetfeldes eine Umorientierung der Magnetisierungsrichtung bewirkt wird. Nach der Abkühlung behalten die Domänen ihre neue Polarität bei. Zum Lesen der Daten tastet ein schwächerer Laserstrahl (etwa 10% der Schreibintensität) die Speicherschicht ab. Bei einem Wechsel der Polarität zweier benachbarter Domänen wird die Phase des reflektierten Laserstrahls minimal gedreht. Diese Veränderung wird für die Erkennung der Information als binäre „1“ ausgewertet. Bei der ersten Initialisierung der MO-Medien werden zunächst alle Domänen in die gleiche Polarität gebracht. Beim Phase-Change-Verfahren für RODs verändert ein Laserstrahl durch Erhitzen die Kristalle der Speicherschicht vom amorphen in einen kristallinen Zustand und umgekehrt. Der Laserstrahl wird - je nach Zustand der Kristalle - anders reflektiert und erlaubt dadurch die Unterscheidung zwischen einer binären „1“ oder „0“. Dieser Umkehrvorgang kann bei PhaseChange-Medien mindestens 100.000 mal wiederholt werden. Bei diesem Verfahren ist somit im Gegensatz zum MO-Verfahren ein direktes Überschreiben in einem Durchgang möglich.

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Die LIMDOW-Technologie erlaubt ein direktes Überschreiben der gespeicherten Information auf MO-Medien. Hierbei werden die Medien mit zwei übereinander angeordneten Schichten (Layers) versehen. Eine Schicht dient als Referenzschicht, die andere als eigentliche Aufzeichnungsschicht, die durch Laserstrahlen unterschiedlicher Leistung moduliert werden. Während des Schreibvorgangs wird ein externes Magnetfeld (Bias-Feld) angelegt. Je nach Intensität des Laserstrahls richtet sich die Speicherschicht nach den Feldeigenschaften der Referenzschicht oder dem externen Bias-Feld aus. Dieses Verfahren ist noch sehr neu und dürfte bei Bewährung auch von anderen Herstellern übernommen werden.

Das ROD-Verfahren ist nicht für die revisionssichere Archivierung geeignet.

Jukeboxen Unter einer Jukebox wird ein Plattenwechselautomat verstanden, in dem eine Robotik programmgesteuert Medien in Laufwerke und Aufbewahrungsfächer transportiert, einlegt, wendet, entnimmt oder über eine sogenannte „Mailbox“ empfängt und ausgibt. Es wird zwischen folgenden Betriebsmodi unterschieden: • Online: Das Medium befindet sich im Laufwerk unter dem Schreib/Lese-Kopf. • Nearline: Das Medium befindet sich in der Jukebox und kann mit der Robotik sofort eingelegt werden. • Offline: Das Medium befindet sich außerhalb der Jukebox und muß auf Anforderung durch einen Operator eingelegt werden

Die Jukebox-Steuersoftware muß die Verwaltung von Online-, Nearline- und Offline-Medien unterstützen.

Eine manuelle, unkontrollierte Entnahme von Medien aus der Jukebox muß aus Sicherheitsgründen unterbunden werden.

Jukeboxen werden für die Medienformate 14“, 12“, 5¼“ und CD angeboten. Entsprechend den Anforderungen des Systems können sie mit mehreren Laufwerken ausgerüstet sein. Je mehr Laufwerke enthalten sind, desto mehr Information befindet sich im Online-Zugriff. Zur Optimierung der Performance können bestimmte Laufwerke dediziert zum Schreiben, Erzeugen der Sicherheitskopie und zum Lesen voreingestellt werden. Die Anzahl der Laufwerke ist abhängig vom Dokumenten-Volumen, von der Anzahl der Benutzer und vom Benutzungsverhalten. Eine generelle Empfehlung für Typ, Fassungsvermögen und Anzahl der Laufwerke ist daher für Jukeboxen nicht möglich. Die Konfiguration ist mit einem fachkundigen Berater oder Anbieter dieser Technologie festzulegen.

Eine Jukebox muß immer mindestens zwei Laufwerke besitzen, damit ein Notbetrieb bei Ausfall eines Laufwerkes und die parallele Aufzeichnung der Dokumente auf der Sicherheitskopie möglich ist.

Jukeboxen und Laufwerke unterliegen einem mechanischen Verschleiß. Sie sind daher regelmäßig auf Abnutzung und Dejustage zu überprüfen. Jukeboxen sind gesichert und entsprechend den Vorgaben des Herstellers aufzustellen und zu betreiben. Für Jukeboxen ist eine präventive Wartung sinnvoll. !

RAID RAID-Systeme gehören nicht in die Gruppe digitaler optischer Speicher, spielen für die sichere Bereitstellung der zugehörigen Indexdatenbanken jedoch eine wichtige Rolle. Bei RAID (Redundant Array of Independent Disks) handelt es sich um Verfahren, bei denen durch verschiedene Strategien der Festplattenspiegelung oder Verteilung von Daten auf verschiedene Sicherheitsbereiche eines Plattenstapels eine größtmögliche Ausfallsicherheit der Festplatten erreicht werden kann. Das am weitesten verbreitete Verfahren ist RAID Level 5, bei dem Differenzdateien von mehreren Platten auf einer weiteren Platte gespeichert werden.

Für die Haltung von Indexdatenbanken sollten RAID-Speicher eingesetzt werden.

RAID-Speicher sind für dynamische Dokumenten-Management-Repositories mit wichtigen, nicht zur Langzeitarchivierung vorgesehenen Dokumenten einsetzbar.

Für eine ausreichende Datensicherung ist auch bei Einsatz von RAID Sorge zu tragen.

Hybridsysteme Unter Hybridsystemen werden Lösungen verstanden, in denen analoge und digitale Archivierungskomponenten gemeinsam genutzt werden. Hybridsysteme können unterschiedlichen Charakter haben: • CAR-Systeme • Nutzung von Mikroformen (Rollfilm, Mikroplanfilm o.ä.) für die Speicherung der Dokumente. Der Zugriff erfolgt über Datenbanken. Die Informationen auf dem gefundenen Mikrofilm werden digitalisiert und am Bildschirm angezeigt. Solche Systeme werden häufig auch als CAR Computer-Aided-Retrieval-Systeme bezeichnet. Auch für Mikroformen werden Jukeboxen angeboten. • Parallele Nutzung von digitalen und analogen optischen Speichern • Moderne Scannersysteme erlauben die gleichzeitige Erfassung von digitalen Images und Aufzeichnung auf Mikrofilm. Der Mikrofilm dient hier als Sicherheitskopie. • Mikrofilm als Endablage in einer Speicherhierarchie • Während der Nutzung mit häufigem Zugriff werden die Dokumente auf digitalen optischen Speichern bereitgehalten. Erst wenn keine Nutzung mehr erfolgt, werden die Dokumente aus aufbewahrungsrechtlichen Gründen auf Mikroformen ausgelagert.

Der Einsatz von Mikrofilm stellt weiterhin eine Archivierungsalternative dar, wenn sehr selten auf Dokumente zugegriffen werden muß oder nur eine Datensicherung erfolgen soll.

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Ausgabesysteme Als Ausgabesysteme werden hier nur Monitore und Drucker behandelt. Andere Systeme wie Fax, Plotter, CD und ähnliche sind im Einzelfall gesondert zu betrachten. Monitore Monitore stellen die wichtigste und am häufigsten genutzte Schnittstelle zum Benutzer dar. Sie müssen besonderen ergonomischen Bedingungen genügen. Die Anforderungen an Monitore sind in folgenden Empfehlungen, Normen und Gesetzesvorschriften zusammengefaßt: • MPR II Empfehlung des schwedischen Normungsinstitutes • TCO 91/92/95 Empfehlungen der schwedischen Gewerkschaftsorganisation • NUTEK Norm des „Swedish National Board for Industrial and Technical Development“ • ISO 9241 geringere Anforderungen als MPR und TCO • DIN 66234 Arbeitsplatzgestaltung • 90/391/EWG Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmarbeitsplätzen 90/270/EWG 89/391/EWG • ASIG Arbeitssicherheitsgesetz, besonders §1, §3 und §16 • Arbeitsstättenverordnung (bindend für den öffentlichen Dienst) • Bundesverwaltungsamt (Ergonomie: Arbeitsplätze und Bürosysteme)

Monitore für den Einsatz in Dokumenten-Management- und Archivsystemen sollten MPR II und TCO entsprechen. Die EU-Richtlinien sind zu beachten.

Beim Einsatz von Monitoren ist zu unterscheiden zwischen Arbeitsplätzen, an denen ständig mit Faksimiles gearbeitet wird und zahlreiche Fenster geöffnet sind, und solchen, an denen nur gelegentlich mit Dokumenten gearbeitet wird. Ziel ist, auf dem Bildschirm formatgerecht und gut lesbar eine Seite A4 Hochformat ohne Scrolling, Verschieben oder Fensteroperationen darzustellen.

An Arbeitsplätzen mit ständiger Nutzung eines Dokumenten-Managementoder Archivsystems sollten Bildschirme mit 21“-Diagonale, Bildwiederholfrequenz > 70 Hz und entsprechend Standard MPR II/TCO95 eingesetzt werden.

Für gelegentliches Arbeiten mit Faksimiles sind Monitore mit 17“-Diagonale geeignet. Für ständiges Arbeiten mit Faksimiles, z.B. im Bereich der Qualitätskontrolle beim Scannen, sollten spezielle Schwarz/Weiß-Monitore eingesetzt werden. Bei der Benutzung von Großbildschirmen ist in jedem Fall auf eine ergonomische Aufstellung entsprechend den Vorgaben des Gesetzgebers zu achten. Ferner ist zu berücksichtigen, daß die Monitor-Interfacekarte hinsichtlich Auflösung und Bildwiederholfrequenz optimal auf den Monitor abgestimmt ist. Von der Qualität des Monitors ist häufig auch die Akzeptanz des Systems selbst abhängig.

Bei der Anschaffung des Bildschirms und der dazu passenden Bildschirmkarte darf nicht an der Qualität gespart werden, da der Monitor die Hauptschnittstelle zum Anwender darstellt.

Die Auswahl der Monitore und Tastaturen Mitbestimmungspflicht der Personalvertretung.

unterliegt

der

Drucker Beim Ausdruck von Dokumenten, bei denen durch den Gesetzgeber die bildhafte Wiedergabe verlangt wird, ist sicherzustellen, daß • alle gespeicherten Informationen ohne Verlust ausgegeben werden, • die bildhafte Übereinstimmung in Form und Layout gegeben ist und • formatgetreu ausgedruckt wird. Dies bedeutet, daß keine Bildpunkte oder Grauwerte unterdrückt werden, genau eine Seite reproduziert wird und der gleiche visuelle Eindruck wie beim Original vorhanden ist.

Die Reproduktion muß verlustfrei und formatgetreu sein.

Bedingt durch den bedruckbaren Bereich verkleinern Drucker oder schneiden Randbereiche ab. Diese technische Restriktion ist derzeit nicht vermeidbar. Durch geeignete Parametrisierung des Druckbereiches ist ein möglichst originalgetreuer Ausdruck zu erzeugen.

Zur Gewährleistung eines originalgetreuen Abbildes darf das erzeugte Abbild beim Ausdruck bezogen auf die Gesamtfläche höchstens 3% kleiner als das ursprüngliche Original sein.

Beim Einsatz von neuen oder anderen Druckern muß die gleiche Qualität und Formattreue der Ausgabe erzielt werden.

Bei größeren Druckvolumina ist ein geeigneter, mit einer speziellen Karte ausgerüsteter Drucker vorzusehen. Es ist zu beachten, daß allein eine einzelne A4-Seite mit 300 dpi 1,1 MegaByte groß ist. Für Dokumenten-Management-Anwendungen muß der Seiten-Drucker über einen entsprechenden Puffer von mindestens 2 MegaByte verfügen.

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Softwarefunktionalität und Nutzung Die Funktionalität von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen läßt sich auf folgende fünf Grundfunktionen abbilden: • Erfassen und Indizieren, • Verwalten und Speichern, • Suchen und Finden, • Visualisieren und Reproduzieren, • Pflegen und Administrieren. Die wichtigste Aufgabe eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems ist die datenbankgestützte, konsistente Verwaltung der Dokumente, die einen direkten Zugriff auf gesuchte Informationen sicherstellt.

Erfassen und Indizieren Definitionen Unter Erfassung ist zu verstehen: • Erfassen und Wandeln von analogen Informationen (Scannen), • Importieren von Daten und Dateien, • Vorverarbeitung von Informationen bei der Erfassung. Unter Indizierung ist zu verstehen: • manuelle Vergabe von Identifizierungs- und Suchbegriffen, • halbautomatisierte Indizierung mit Prüfung gegen vorhandene Daten, • automatisierte Indizierung.

Die Qualität der Erfassung und der Indizierung bestimmt die Nutzbarkeit des gesamten Systems!

Protokollierung der Erfassung und Indizierung

Erfassungs- und Indizierungsvorgänge, die die Konsistenz und Vollständigkeit der Dokumente betreffen können, sind zu protokollieren.

Zu den gängigsten Erfassungsprotokollen gehören Eingangsjournal, Indexkorrekturjournal sowie ein Journal über gelöschte und logisch gelöschte Dokumente.

Journale müssen auswertbar und nachvollziehbar sein.

Zu den Merkmalen in einem Erfassungsjournal gehören: • eindeutige Dokument-ID, • Erfassungsdatum, • Erfasser, • zugeordneter Index oder zugeordnete Dokumentenklasse, • Typ der Operation (Erfassung, Index-Änderung, Löschung etc.).

Es empfiehlt sich, die Journale als eigene Dokumentenklasse ebenfalls revisionssicher zu archivieren. Scannen Der Scannprozeß muß organisatorisch in mehrere Schritte aufgeteilt werden. Vor dem eigentlichen Scannen liegt die Aufbereitung der Belege. Diese ist softwareunabhängig, aber von elementarer Bedeutung für ein einwandfreies Scannergebnis und die Lebensdauer des Scanners. Die Erfassung ist neben dem Scannen ein großer Kostenfaktor bei der Konvertierung von Papierbelegen. Daher ist es sehr sinnvoll zu prüfen, inwieweit automatisierte Indizierungsverfahren angewendet werden können und welche organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen sind. Die Mindestauflösung für kaufmännisches Beleggut sollte 200 dpi betragen. Sind häufig Dokumente mit kleinen Schriftarten zu verarbeiten, sollte 300 dpi als Auflösung gewählt werden. Vorbereitung des Schriftguts Auch die Belegvorbereitung ist in mehrere Schritte zu unterteilen. Ziel ist es, eine leichte und schnelle Verarbeitung zu gewährleisten und eine ausreichende Bildqualität zu erreichen. • Zuerst müssen die Belege aus den Ordnungsmitteln wie Mappen oder Ordnern entnommen, entklammert und entheftet werden. • Zweiter Schritt der Belegvorbereitung ist das Glätten der Belege. Es ist sicherzustellen, daß Informationen nicht durch Falten oder umgeknickte Ecken verdeckt werden. • Im nächsten Schritt ist zu prüfen, inwieweit ein inhomogener Beleg scannbar ist, oder ob das Ergebnis durch Erstellen einer Fotokopie möglicherweise verbessert werden kann (soweit rechtlich zulässig). Hierbei ist insbesondere auf mögliche Blindfarben zu achten. • Wenn Einzugscanner verwendet werden, ist es notwendig, sehr kleine Belege wie Kassenbons und Quittungen aufzukleben. Die kleinstmögliche Verarbeitungsgröße kann dem Manual des verwendeten Scanners entnommen werden. Auch auf die Stärke der Papierbelege ist zu achten, zu dünne Belege sind zuvor zu kopieren. • Beim Feederbetrieb ist es unabdingbar, zunächst die Anzahl der zu scannenden Belege festzustellen, damit im Rahmen der Qualitätssicherung ein möglicher Doppeleinzug erkannt wird. Hierfür können unterschiedliche Verfahren wie Einsatz von Barcodes, Paginierstempeleindruck und andere eingesetzt werden. • Schriftgut, das im Original weiterhin aufbewahrt werden muß, ist auszusortieren.

Auch wenn die Scannertechnik fortwährend weiterentwickelt wird, gibt es Belege, die nicht ausreichend lesbar scannfähig sind.

Als Beispiel sind dünne Belege zu nennen, die beidseitig beschrieben wurden. Bei der Abtastung scheint dann grundsätzlich die Information der Rückseite durch und macht das Scannen unmöglich. Für diesen Fall muß eine eindeutige Arbeits- bzw. Organisationsanweisung erstellt werden, die die Vorgehensweise in diesem Fall festlegt.

Die Qualität der erfaßten Dokumente und die Vollständigkeit der Erfassung ist

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ständig zu überwachen. Arbeitsanweisungen für die Durchführung der Vorbereitung zum Scannen sind regelmäßig auf ihre Einhaltung zu kontrollieren.

Online-Scannen im eigenen Haus Unter Online-Scannen soll hier das Scannen und nachfolgende Indizieren der Belege verstanden werden. Dieses Verfahren liegt in der Hand einer Person und beinhaltet den geringsten organisatorischen Aufwand, das Vier-Augen-Prinzip für die Qualitätskontrolle kann so jedoch nicht realisiert werden. Nachteilig ist auch der geringe Durchsatz. Aus diesem Grund wird Online-Scanning auch nur bei geringen Belegmengen und relativ langsamen Flachbettscannern eingesetzt. Für den Nachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- und Indizierungsjournale.

Online-Scannen ist nur für geringe Mengen und stark individuelles Schriftgut geeignet.

Stapel-Scannen im eigenen Haus Große Belegmengen können am wirtschaftlichsten mit Durchzugsscannern im Feeder- oder Stapelbetrieb verarbeitet werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, daß die Anforderungen an die Belegvorbereitung sehr hoch sind. Auch wenn die heutigen Feeder bereits heterogenes Beleggut verarbeiten können, dürfen die Unterschiede nicht zu groß sein, da dann die Gefahr des Doppeleinzugs und des Papierstaus überproportional steigt. Zu beachten sind: • Prüfung der Vollständigkeit mit Ermittlung von nicht gescannten Dokumenten, • Prüfung der Anzeigequalität mit den Funktionen Verwerfen und Nachscannen, Ersetzen, Einfügen, Anfügen, Neuzuordnen, • Prüfung der richtigen Zuordnung von Dokumentgruppen innerhalb von Stapeln. Die Indizierung erfolgt manuell, halbautomatisch oder automatisch in einem separaten Arbeitsgang. Solange dieser Arbeitsgang nicht vollständig und nachweislich abgeschlossen ist, muß das erfaßte Papiergut weiterhin zum Nachscannen vorgehalten werden. Für den Nachweis der Abarbeitung dienen Eingangs- und Indizierungsjournale.

Stapel-Scannen ist ein mehrstufiger Prozeß, der in allen seinen Schritten organisatorisch abgesichert sein muß, um die vollständige und richtige Erfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

Scannen mit einem Dienstleister Altbestandskonvertierungen oder das Scannen von großen Tagesmengen können auch durch ein Dienstleistungsunternehmen vorgenommen werden. Bei der Auswahl des Partners ist darauf zu achten, daß dieser seine Mitarbeiter gemäß BDSG zur Geheimhaltung verpflichtet und daß die Vorgaben für die Erfassung genau definiert werden. Vor Beginn der Produktion sind Imagequalität und Importprozeß in einem Test zu prüfen. Die erforderliche Qualität ist schriftlich zu definieren und durch Muster von Orginalen und zugehörigen Ausdrucken zu dokumentieren.

Der Einsatz eines Scanndienstleisters ist für die Altbestandserfasssung oder ständig anfallende große Dokumentenmengen häufig kostengünstiger als die Erfassung durch eigenes Personal.

Der Datenaustausch kann über Bänder, traditionelle digitale optische Speicherplatten, CD-R oder per Datenfernübertragung abgewickelt werden.

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Auch beim Dienstleister müssen alle notwendigen Informationen zum Scannprozeß dokumentiert und bei der Übergabe bereitgestellt werden. Es ist zu protokollieren, welche Dokumente (oder Ordner) angeliefert und welche zugehörigen Dokumente auf welchen Medien zurückgeliefert wurden. Ferner sind schriftlich die Qualität der Erfassung (Lesbarkeit der gescannten Seiten und Indizierung) sowie Maßnahmen zur Gewährleistung der vollständigen Erfassung von Dokumenten zu vereinbaren. Die Bereitstellung von Sicherheitskopien durch den Dienstleister sollte berücksichtigt werden. Sofern die Entsorgung der angelieferten Dokumente beim Dienstleister erfolgt, ist von diesem ein Nachweis der Vernichtung zu erbringen. Empfehlenswert ist eine vertragliche Regelung, wer bei mangelhafter Qualität oder unvollständiger Erfassung die Aufwände für die Nacherfassung trägt. Die Qualität der erfaßten Dokumente sollte vom Auftraggeber unverzüglich nach der Bereitstellung der Medien zumindest in einer repräsentativen Stichprobe geprüft werden, bevor die zugehörigen Papierdokumente eventuell vernichtet sind.

Die Qualität sowie die korrekte, vollständige Erfassung der Dokumente sind regelmäßig zu überprüfen.

Der Einsatz eines Scanndienstleisters stellt besondere Anforderungen an die Verfahrensdokumentation (siehe Abschnitt 9), da an unterschiedlichen Standorten, mit unterschiedlichem, teils fremden Personal und in einem mehrstufigen Prozeß innerhalb des Gesamtverfahrens gearbeitet wird. Scan-Nachverarbeitung Unter Scan-Nachverarbeitung wird z.B. das Auslesen von Indizes oder die Textübersetzung (siehe Barcode und OCR/ICR), die Bildverbesserung und die Speicherplatzreduzierung verstanden. Bildverbesserung Einfache Bildverbesserungsfunktionen sind: • Despeckle: Entfernen einzelner Punkte, besonders Verunreinigungen • Deskew: Geradestellen eines schräg eingescannten Dokumentes • Black Border Removal: Entfernen schwarzer Ränder bei unformatigen Dokumenten • Contrast Enhancement: Verstärkung und Ergänzung (Tracing) von Linien in Dokumenten • Level Reduction: Reduzierung von Farb- und Graustufen in einem farbig oder mit Graustufen gescannten Dokument

Bildverbesserung stellt eine nachträgliche Veränderung des Eingangsbildes dar.

Bei Einsatz von Bildverbesserungsverfahren ist sicherzustellen, daß kein bildlicher und kein Informationsverlust eintreten kann.

Speicherplatzreduzierung Bei der Reduzierung des Speicherplatzes spielt die Diskussion um die Zulässigkeit der Bruttooder Netto-Bildarchiverung eines besondere Rolle: • • Brutto: Es werden alle erfaßten Bildpunkte verlustfrei komprimiert und wieder dargestellt. • • Reduziertes Brutto: Die Bildpunkte werden reduziert. Es entsteht ein Informationsverlust, der jedoch nicht zwingend den bildhaften Charakter des Dokumentes verändern muß. • • Netto: Der Bildhintergrund, in der Regel ein standardisierter Vordruck, wird abgezogen und nur der reine Dateneintrag als Bild archiviert. Es entsteht ein Informationsverlust, der durch Wiederherstellung des ursprünglichen Brutto-Bildes mit einem Hintergrundbild bei der Reproduktion ausgeglichen wird. Bei der Speicherplatzreduzierung sind folgende Verfahren zu unterscheiden: • Verlustfreie Kompression (z.B. ITU) des Eingangsbildes (Brutto-Bild) • Reduzierung der Informationsmenge durch Voreinstellung oder nachträgliche Reduzierung: • Kontrastveränderung durch Schwellwerteinstellung zur Ausblendung von Hintergründen (reduziertes Brutto-Bild) • Abzug eines definierten Hintergrundes durch Blindfarbenausblendung oder Subtraktion eines Layouts per Software (Netto-Bild). Hierbei kann das Netto-Bild durch Referenzierung mit dem Layout für Anzeige und Druck gemischt und damit das Brutto-Bild rekonstruiert werden. • Skalierung mit Reduktion der ursprünglichen Auflösung auf eine geringere Auflösung (z.B. von 300 dpi auf 200 dpi, Brutto-Bild) • Reduzierung von Farb- und Grauwerttiefe durch Interpolation (reduziertes Brutto-Bild) • Einsatz eines nicht verlustfrei arbeitenden Kompressionsverfahrens (reduziertes Brutto-Bild) Zulässigkeit der Speicherung als Brutto-, reduziertes Brutto- oder Netto-Bild

Die Speicherung als verlustfreies Brutto-Bild ist immer zulässig.

Die Speicherung als reduziertes Brutto-Bild ist nur dann zulässig, wenn keinerlei Informationsverlust und die Wahrung des ursprünglichen bildhaften Charakters sichergestellt sind.

Die Speicherung als Netto-Bild ist nur dann zulässig, wenn a) keine bildhafte Wiedergabe erforderlich ist oder b) die verlustlose, bildhafte Rekonstruktion des ursprünglichen Brutto-Bildes aus Netto-Bild und eindeutig zugeordnetem Hintergrundlayout sichergestellt ist.

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Daten- und Datei-Import Beim Importieren von Daten und Dateien ist zu unterscheiden zwischen • einem manuell initiierten Datei-Import und • einem automatisierten Daten- und Datei-Import (Batch). Datei-Import aus Büroanwendungen Beim interaktiven Import von Dateien in das Dokumenten-Management- oder Archivsystem ist besonders darauf zu achten, daß keine aktiven Verbindungen (OLE oder HTML-Links) zu anderen Dokumenten, Daten, Anwendungen oder Teilen von Dokumenten aktiv sind. In einem dynamischen Dokumenten-Management-System wird dies gegebenenfalls durch die Versionsverwaltung (siehe Abschnitt 6.6.2) abgefangen. Für Dokumente, die langfristig archiviert werden sollen, sind die Verbindungen aufzuheben und betroffene Komponenten einzubetten.

Beim Import von Dateien aus „Office-Anwendungen“ ist das Dokument „einzufrieren“, und alle dynamischen Komponenten sind zu „embedden“.

Daten- und Datei-Import Beim automatisierten oder teilautomatisierten Import, häufig verallgemeinernd auch COLD (Computer Output on LaserDisk) genannt, erfolgt die Übernahme in das Archivsystem entweder über eine Schnittstelle (API) oder durch die Abarbeitung der Dateien in einem Übergabeverzeichnis. Hierbei ergeben sich unterschiedliche Arten der Verarbeitung: • Speicherung der Datei im Originalformat, • Umsetzung in ein Archivformat mit automatischer Ermittlung von Indizes aus dem Datenstrom, • getrennte Übergabe der Dokumente und Indexdaten, • Verarbeitung des Datenstroms nach vorgegebenen Regeln. Grundsätzlich gilt, daß jeder Import- und Verarbeitungslauf • nachvollziehbar, • ohne Daten- und Dokumenten-Verlust, • erneut startbar und • protokolliert durchgeführt wird.

Jede Art von Import muß fehlerfrei, nachvollziehbar und verlustlos durchgeführt werden.

Datei-Import im Originalformat Beim Datei-Import im Originalformat werden die Quelldateien nicht verändert. Es kann sich dabei um beliebige Listen, Datensätze, komplette Datenbanken, Druckoutput in Spezialformaten (z.B. AFP, BETA93, SAP OTF) oder Meßdaten handeln. In der Regel wird die Dokumenten-ID nach der Archivierung an die erzeugende Anwendung zurückgegeben.

Die archivierten Datei-Dokumente sind in der Regel nur mit dem erzeugenden Programm erschließungs-, anzeige- und verarbeitungsfähig.

Datei-Import mit Verarbeitung Bei der Verarbeitung der Quell-Dateien sind unterschiedliche Verfahren zu berücksichtigen: • Wandlung des Zeichensatzes (z.B. von EBCDIC in ANSI oder ASCII), • Wandlung in ein Rasterformat (z.B. TIFF mit Kompression), • Ermittlung und Zuordnung eines Hintergrundbildes für das Mischen von Daten mit einem Layout bei der Reproduktion, • Umformatierung in ein neutrales Archivformat, • Aufbau von Strukturen mit Sekundärindizes (z.B. zum Zugriff auf einzelne Datensätze einer Liste). Bei der Verarbeitung werden Indizes an die Datenbank übergeben. Die Dokument-ID kann auch an die erzeugende Anwendung zurückgegeben werden. Unter COLD (Computer Output LaserDisk) ist folgendes zu verstehen: • • im weiteren Sinn alle Arten der Speicherung von Daten, List- und Druckoutput, Dateien etc. • • im engeren Sinn Speicherung strukturierter oder formatierter Daten, die durch ihre Formatinformation, ihre Struktur oder die Hinterlegung mit einem Hintergrundbild die Visualisierung und Reproduktion des Druckoutputs gestatten.

Das COLD-Verfahren ist für die Archivierung zulässig, wenn der ursprüngliche Charakter des Outputs durch das System verlustfrei visualisiert und reproduziert werden kann.

Screen Shot Häufig werden Entscheidungen auf Basis einer bestimmten Anzeige von Daten und Dokumenten getroffen. Diese können in verschiedenen Fenstern dargestellt werden. Zur Dokumentation der gesamten Situation kann ein sogenannter „Screen Shot“ oder „Screen Dump“ erzeugt werden. Dieser ist als Bilddatei archivierbar.

Die Archivierung von Screen Shots erlaubt die Dokumentation eines Bildschirminhaltes mit allen Daten und Dokumenten, die bei der Aktivierung der Funktion angezeigt werden.

Indizierung Bei der Indizierung ist zwischen manueller, halbautomatischer und automatischer Indizierung zu unterscheiden.

Die Indizierung ist in erster Linie ein Thema der Organisation eines Verfahrens, das lediglich optimal durch die Software unterstützt werden muß. Konzeptionelle Fehler und unzureichende Qualität bei der Indizierung lassen sich durch die Software allein nicht vermeiden.

Die Qualität und Eindeutigkeit der Indizierung entscheidet darüber, ob ein Dokument wiederauffindbar ist.

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Manuelle Indizierung Unter interaktiver Indizierung ist das Ablesen und die manuelle Eingabe der relevanten Indexinformationen zu verstehen. Dieser Prozeß ist grundsätzlich fehleranfällig, wenn nicht entsprechende organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Bei der manuellen Indizierung ist daher zwischen einer freien und einer kontrollierten Eingabe zu unterscheiden.

Wichtige Voraussetzung einer Indizierung ist, daß Erfasser und Bearbeiter das gleiche inhaltliche Verständnis der Indizes haben.

Bei einer unkontrollierten freien Mißzuweisungsrate zu erwarten.

Eingabe

ist

eine

Fehler-

und

Wird eine unkontrollierte Indizierung gewählt, ist sicherzustellen, daß jedes Dokument durch weitere automatisch ermittelte Daten eindeutig identifizierbar wird und eine geeignete Datenbank zur Erschließung der Informationen eingesetzt wird.

Ein kontrolliertes Verfahren ist in jedem Fall vorzuziehen.

Bei einer kontrollierten Erfassung sind folgende Verfahren möglich: • Anwahl eines Begriffes aus einer Auswahlliste oder einem Thesaurus, • Prüfung der Eingaben gegen eine hinterlegte Liste mit gültigen Begriffen, • Abgreifen der Inhalte von angezeigten Feldern, die aus einem kontrollierten Stammdatenbereich stammen, • Doppelerfassung mit Abgleich der Differenzen, • Eingabe eines Kürzel mit anschließender Anzeige des Begriffes und Bestätigung, • Prüfziffernverfahren bei rein numerischer Eingabe. Für die Indizierung muß definiert werden, welche Fehlerquote toleriert werden kann. Hierbei ist zu berücksichtigen, daß gerade die Ablage in Papierordnern keinesfalls fehlerfrei ist. Ein falsch abgelegter Beleg kann genauso wenig mit „vertretbarem Aufwand“ wiedergefunden werden wie ein falsch indiziertes Dokument in einem Dokumenten-Management-System.

Der Gesetzgeber fordert für alle Dokumente, die dem HGB unterliegen, daß diese unter einem zugeordneten, unveränderbaren Index eindeutig wiedergefunden werden können.

Zur Reduzierung der Fehlermöglichkeiten empfiehlt sich die Definition einer eindeutigen Nomenklatur, die in Auswahllisten und Thesauri angeboten wird. Diese Nomenklatur sollte zentral gepflegt werden.

Halbautomatische Indizierung Unter halbautomatischer Indizierung sind folgende Verfahren zu verstehen: • Ermittlung eines eindeutigen Schlüssels mit automatischer Prüfung und Ergänzung fehlender Angaben (Online oder Batch), • Eingabe von Schlüsseln über Barcode-Leser mit manueller Bestätigung und automatischer Ergänzung fehlender Werte aus Stamm- und Bewegungsdaten, • Vorgabe einer eindeutigen Identifizierung (Barcode, OCR, Deckblatt u.ä.) mit manueller Ergänzung und Vervollständigung.

Fehlerbearbeitung und Korrektur erfolgen manuell.

Halbautomatische Verfahren erlauben eine sehr sichere Indizierung bei gleichzeitiger manueller Kontrolle.

Automatische Indizierung Unter automatischer Indizierung ist die Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe und mit automatischer Fehlerbehandlung und -korrektur zu verstehen: • vollständige Übergabe der Indexdaten mit dem Dokument aus einer Anwendung, • Ermittlung der Daten aus dem Inhalt des Dokumentes (z.B. bei SGML oder strukturierten Listen), • Zuordnung von Stammdaten zu einem eindeutigen Identifizierungsmerkmal, • vollautomatisierte Barcode und OCR-Indexverfahren. Indizieren mit OCR Der Einsatz von OCR oder ICR verspricht eine hohe Automatisierung der aufwendigen und kostenintensiven Indizierung. Bei diesen Verfahren ist allerdings zu berücksichtigen, daß sie nur unter bestimmten Rahmenbedingungen zum Erfolg führen.

OCR ist zum heutigen Zeitpunkt als alleinige Methode nicht fehlerfrei. Eine Erkennungsrate von 99% (gleich 1% Fehler) bedeutet, daß jedes hundertste Zeichen falsch erkannt wird und sich damit durchschnittlich in jedem zwanzigsten Wort ein Fehler befindet.

Zunächst ist zu unterscheiden, • ob der gesamte Inhalt für eine Weiterverarbeitung oder Volltextdatenbank-Speiche rung extrahiert werden soll oder • ob nur bestimmte Werte, die an definierter Position stehen und gegen andere Stammdaten prüfbar sind, für eine Indizierung verwendet werden sollen (OCRIndexverfahren). Die zweite Alternative kann halbautomatisch mit manueller Kontrolle oder vollautomatisch durchgeführt werden. Beim OCR-Indexverfahren muß sichergestellt sein, daß die indexrelevante Information immer an der gleichen Stelle vorliegt oder immer die gleiche Struktur hat. Dies ist bei heterogenen Eingangsbelegen nicht der Fall. Besonders kritisch ist es, wenn die OCR-Software Zeichen falsch erkennt und diese als richtig interpretiert. Diese Werte werden in der Regel bei der Erkennungsrate nicht berücksichtigt. Falsch erkannte Werte sind im Rahmen der Qualitätskontrolle aufzudecken. Inwieweit ein solches Verfahren noch kostensparend ist, muß im Individualfall geprüft werden.

OCR-Verfahren sind vor einem produktiven Einsatz hinsichtlich der Richtigkeit der ermittelten Werte umfassend zu erproben. Bei nicht ausreichender Qualität der Erkennung ist ein anderes Verfahren zu wählen oder OCR mit anderen Techniken zu kombinieren.

Selbstlernende OCR-Verfahren sowie die Hinterlegung von Referenzdateien und die Prüfung gegen vorhandene Stammdaten können das OCR-Indexverfahren ausreichend sicher machen.

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Indizieren mit Barcode Die Indizierung mit Barcode kann sowohl halbautomatisch am Arbeitsplatz mit manueller Ergänzung als auch vollautomatisch mit Ergänzung weiterer Merkmale im Hintergrundbetrieb erfolgen. Bei Verwendung ausreichend großer und sauber gedruckter Barcode-Label ist das Verfahren sehr erkennungssicher. Schwierigkeiten treten immer dann auf, wenn die Barcodes mit geringauflösenden Nadeldruckern direkt auf das Dokument gedruckt werden und dann das Farbband im Laufe der Verarbeitung immer schwächer wird. Im Vorwege muß festgestellt werden, welche Zeichen (numerisch, alpha oder gemischt) mit Hilfe des Barcodes abgebildet werden müssen und welche der gängigen Barcodes wie Interleaf 2/5, Code 39 oder EAN von der eingesetzten Software verarbeitet werden können.

Der Einsatz von Barcodes ist für eine identifizierende Indizierung mit nachträglicher manueller, halbautomatischer oder automatischer Indizierung gut geeignet.

Zukünftige Indizierungsverfahren Durch die Weiterentwicklung der Spracherkennung ist für die Zukunft auch eine halbautomatische Indizierung am Arbeitsplatz denkbar. Bei selbstbeschreibenden Dokumenten oder Übermittlungen nach dem MIME-Standard lassen sich Indizes automatisch aus dem Dokument-Header oder -Inhalt gewinnen. Durch den Einsatz von Expertensystemen können die Nachteile von OCR/ICR künftig weitgehend ausgeglichen werden.

Verwalten und Speichern Definitionen Unter Verwalten sind folgende Funktionen zu verstehen: • Indexdatenbank, • Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur. Unter Speicherung sind folgende Funktionen zu verstehen: • Cache, • Ablage, • Archiv.

Die Komponenten Verwalten und Verfügbarkeit der Dokumente sicher.

Speichern

stellen

die

konsistente

Verwalten Indexdatenbank In Standard-Archivsystemen wird in der Regel mit einer Referenzdatenbank gearbeitet, von der aus Pointer auf die Dokumente im eigentlichen Dokumenten-Verwaltungssystem (IRS Information-Retrieval-System oder JMS Jukebox-Management-System) verweisen.

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Eine Referenzdatenbank ist zur Verwaltung großer Dokumentenmengen besonders gut geeignet.

In einer Referenzdatenbank werden nur die Indizes gehalten und nicht die Dokumente selbst. Datenbanken, in denen auch die Dokumente als BLOB (Binary Large Object) gespeichert werden, sind durch den verfügbaren Festplattenspeicher in ihrer Größe begrenzt. Bei einer Referenzdatenbank ist es unerheblich, ob die Pointer satzweise in einer herkömmlichen Datenbank gehalten oder in einem Volltextsystem mitgespeichert sind. Bei strukturierten Daten ist der Einsatz einer feldorientierten Datenbank vorzuziehen, da diese Prüfungen, Auslagerung, Protokollierung, Historisierung und Optimierung vereinfacht. Neben relationalen Datenbanken werden häufig spezialisierte Datenbanken eingesetzt, die auf die Referenzierung großer Dokumentenmengen optimiert sind.

Für die revisionssichere Archivierung auf Basis strukturierter Indizes ist eine feldorientierte Datenbank besonders geeignet.

Insbesondere wenn die Indexinformation nicht mit auf den Archivmedien gespeichert wird, müssen entsprechende mehrstufige Datensicherungen der Datenbank sowie Programme zur Überprüfung und Wiederherstellung der Konsistenz verfügbar sein.

Der Index ist ausschlaggebend für das Wiederfinden der Dokumente. Die Indexdatenbank ist daher besonders sorgfältig zu sichern.

Änderungen in der Datenbankstruktur (z.B. neue Felder oder Wegfall von Feldern, für die bereits Indizes vorliegen) sind derart zu protokollieren und historisieren, daß das Wiederfinden jedes Dokumentes gewährleistet ist.

Über die Indexdatenbank wird häufig auch der Schutz der Dokumente durch die Vergabe entsprechender Schreib- und Leserechte realisiert (siehe Abschnitt 8.2). Profile von Dokumentenklassen und kontrollierte Nomenklatur Für die Klassifizierung von Dokumenten und die Verschlagwortung werden Profile oder Referenztabellen angelegt, die von der Datenbank verwaltet oder zumindest von ihr genutzt werden: • Profile von Dokumentenklassen besitzen in der Regel folgende Merkmale: • Benennung und systeminterne Kennzeichnung, • zulässige Benutzergruppe, • Aufbewahrungsfrist, • Speicherort, • zugeordnete Indizes, • Anzeigeparameter (z.B. Sortierung etc.). • Referenztabellen von Auswahllisten und Thesauri besitzen in der Regel folgende Merkmale: • Benennung und systeminterne Referenzvariable, • zugeordnete Begriffe (beim Thesaurus Ober- und Unterbegriffe, hierarchische Anordnung, Link-Beziehungen, Synonyme, Homonyme, Akronyme etc.), • Sortier- und Anzeigeoptionen. Veränderungen der Nomenklatur sowie in der Struktur und den Inhalten von Dokumentenklassen sind zu protokollieren und zu historisieren.

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Dokumentenklassen und Nomenklatur müssen langfristig sicherstellen, daß jedes Dokument eindeutig identifiziert, geschützt, wiedergefunden und zur Anzeige gebracht werden kann.

Speichern Cache Unter einem Cache ist ein temporärer Zwischenspeicher zu verstehen, der den Zugriff auf Dokumente (Bereitstellungscache) oder die Zwischenspeicherung bei der Erfassung und Indizierung (Erfassungscache) ermöglicht. In einem Bereitstellungscache existieren nur Kopien bereits archivierter Dokumente. Der Zwischenspeicher ist dem Anwender nicht transparent. Beim Umkopieren von einem Speicherbereich in einen anderen dürfen keine Dokumente verloren gehen. Dokumente im Ausgangsbereich werden erst dann gelöscht, wenn ihre Speicherung im Zielbereich bestätigt worden ist.

Dokumente in einem Cache Sicherheitskriterien unterliegen, befindliche Dokumente.

müssen den gleichen Schutz- und wie bereits auf dem Archivspeicher

Ablage Unter einer Ablage wird im Gegensatz zum Caching ein dynamisches Dokumenten-Management-System mit eigener Verwaltung verstanden. Dieses verfügt über eine Schnittstelle für die Übergabe und die Anforderung archivierter Dokumente. Die Ablage kann als „Middleware“ zwischen Anwendung und Archiv zum Einsatz kommen. Beim Übergang von Dokumenten aus der Ablage in das Archiv muß sichergestellt sein, daß diese „eingefroren“ sind (ohne aktive Links zu Versionen, Reversionen oder OLE-Objekten). Als Ablage werden häufig traditionelle Dokumenten-Management- und Groupware-Systeme eingesetzt.

Eine Ablage hat eine eigenständige Verwaltung von Dokumenten und nutzt das Archiv nur als nachgeordneten Dienst.

Idealerweise werden Dokumente in der Ablage und im Archiv mit den gleichen Verwaltungssystemen (Indexdatenbanken) erschlossen, so daß es für den Anwender unerheblich ist, ob ein Dokument in der Ablage oder im Archiv gespeichert ist.

Ablagesysteme werden zur Verwaltung dynamischer Informationen und Dokumente und nicht für die revisionssichere Archivierung statischer Dokumente eingesetzt.

Archiv Unter einem elektronischen Archiv wird hier das revisionssichere Langzeitarchiv mit digitalen optischen Speichern verstanden. Wesentliche Komponenten sind daher das Management von Jukeboxen und die Ansteuerung optischer Speicherlaufwerke. Diese Systeme verfügen meistens über eine eigene, für den Benutzer unsichtbare Datenbank, in der die Referenzen zwischen den Dokumenten-IDs aus der Indexdatenbank und dem physikalischen Speicherort abgelegt sind. Die Jukebox wird in der Regel über eine eigene Betriebssoftware angesteuert, da nur einmal beschreibbare Medien, die Verwaltung großer Datenmengen und zahlreicher Laufwerke in einer Einheit nicht von herkömmlichen Betriebssystemen unterstützt werden. Es ist sicherzustellen, daß die Ansteuerungs- und Betriebssoftware für Jukeboxen entweder direkt in die Archiv- oder Dokumenten-Management-Software integriert ist oder aber optimal mit dieser Software zusammenarbeitet. Die Jukeboxsoftware muß über Funktionen wie Einlegen, Kopieren und „Labeln“ von Medien, Duplizieren, Konsistenzprüfung, Verwaltung von OfflineMedien, Operating- und Überwachungstools etc. verfügen. Die Medien und Laufwerke in der Jukebox sollten nur durch die Archiv- und Dokumenten-Management-Software zugänglich sein. Zugriffe über das Betriebssystem auf Daten und Dokumente sind auszuschließen. Archive sind keine Hierarchischen Speicher-Management-Systeme (HSM), sondern Systeme, die den datenbankgestützten Zugriff auf einzelne Objekte erlauben. Ein Archiv kann auf mehrere fachlich oder nach anderen Kriterien geordnete Bereiche aufgeteilt werden. Dies erlaubt die Optimierung für die Speicherung, den Zugriff und die Organisation der Dokumente (z.B. zwecks Entnahme von Medien nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist).

In Archiven ist unabhängig von den eingesetzten Medien die Veränderung oder Löschung archivierter Dokumente auszuschließen.

Auf Basis einer Kopie erstellte oder veränderte Dokumente sind als neue Dokumente zu archivieren. Archive können als eigenständige Anwendung oder als unabhängiger, nachgeordneter Dienst, auf den aus anderen Anwendungen zugegriffen wird, eingesetzt werden.

Elektronische Archive dienen zur optimierten Verwaltung und Speicherung großer Mengen von Dokumenten aller Art.

Suchen und Finden Die Möglichkeiten des Retrievals sind von den eingesetzten Clienten, der Datenbank und der Anwendungssoftware abhängig. Folgende Clienten sind auseinanderzuhalten: • „Fat-Client“: vollständige Implementierung für LAN- und WAN-Umgebungen • „Applet“: vollständige Implementierung für Internet/Intranet-Umgebungen • „Browser“: Zugriff über standardisierte Internet-Mechanismen Bei Einsatz eines Browsers bestehen Restriktionen bei den Zugriffs- und Anzeigemöglichkeiten.

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Beim Zugriff ist zu unterscheiden: • Suche mit einer Maske über die Inhalte von Feldern (strukturierte Suche), • Suche in einer Volltextdatenbank (unstrukturierte Suche), • Zugriff über visualisierte Strukturen (Ordnungsmittel, z.B. Ordner, Mappen, Register u.ä.), • Zugriff über Links auf verbundene Dokumente oder Dokumentengruppen.

Strategie eines gut organisierten Systems ist nicht das „Suchen“ sondern das einfache „Finden“.

Bei der Suche ist ferner zu unterscheiden: • Suche nach einem eindeutigen Kriterium (z.B. Beleg-Nr.), die genau ein Dokument als Ergebnis hat, • Suche nach einem nicht-eindeutigem Kriterium (z.B. Schlagwort), die eine Auswahl von Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste), • Suche nach einer Kombination von Kriterien, die genau ein oder eine definierte Anzahl von Dokumenten als Ergebnis hat (Trefferliste oder Ordnungsmittel), • Suche nach einem Gruppierungsmerkmal (z.B. Kunde), die eine definierte Gruppe von Dokumenten als Ergebnis hat (z.B. Kunden-Ordner). Das Ergebnis einer Suche kann demzufolge die sofortige Anzeige eines Dokumentes, eine Hitliste, ein „virtueller Aktenordner“, eine Auswahl von Verbindungen oder ein negatives Ergebnis („kein Dokument mit diesen Suchkriterien gefunden“) sein.

Das Ergebnis einer Suche ist durch die vergebenen Indexwerte und die Art der Suchanfrage vorherbestimmt.

Es können keine Dokumente gefunden werden, die nicht korrekt indiziert wurden. Bei der Einführung eines Archivsystems und der Konzeption der Indizierung ist daher zu beachten, mit welchen Suchstrategien die Dokumente wiederaufgefunden werden sollen. Undifferenzierte Indexkriterien haben zu große Hitlisten zur Folge und sind ebenso wie eine zu tiefe Detaillierung bei der Verschlagwortung zu vermeiden. Zu große Hitlisten können ferner zu technischen Problemen bei der Anzeige führen.

Sowenig Indexinformation wie möglich, soviel Indexinformation wie nötig.

Bei der Konzeption ist allerdings auch zu berücksichtigen, daß Dokumente künftig auch unter anderen Merkmalen oder mit geänderten Nutzungsarten auffindbar sein müssen.

Eine zu detaillierte Indizierung ist aufwendig, kostenintensiv, führt zu Speicher- und Performanceproblemen und stellt nicht sicher, daß jedes Dokument korrekt indiziert wurde. Eine zu knappe Indizierung führt zu großen Hitlisten und verhindert den gezielten Zugriff auf Einzeldokumente. Der „goldene Mittelweg“ ist schwierig zu treffen. Die Gestaltung der Indizierung ist daher sorgfältigst zu planen. Die Lebensdauer des Archivs, die erwartete Dokumentenmenge, die benötigten Strukturen und eine eindeutige Benennung sind dabei zu beachten. Die Konzeption der Struktur muß auch zukünftige Arten der Nutzung des Systems ermöglichen und konsistent erweiterbar sein.

Ein revisionssicheres Archiv muß sicherstellen, daß jedes Dokument identifizierbar und wiederfindbar ist.

Der Zugriff auf die Dokumente muß entsprechend den Benutzerrechten und den Zugriffsberechtigungen der Archive und Dokumentenklassen schützbar sein.

Es darf kein Dokument gefunden oder zur Anzeige gebracht werden, wenn der angemeldete Benutzer hierauf keinen Zugriff haben darf.

Visualisieren und Reproduzieren Definitionen Unter Visualisieren ist zu verstehen: • Anzeige einer Arbeitsumgebung für Dokumente, • Anzeige von Dokumenten. Unter Reproduktion ist zu verstehen: • Drucken von Dokumenten, • Faxen von Dokumenten. Visualisieren Arbeitsumgebung Die Arbeitsumgebung kann ein eigener Desktop der Dokumenten-Management- oder Archivsystem-Anwendung oder das „Enabling“ (Bereitstellung der DMS-Funktionalität in einer vorhandenen Anwendung) sein. Zu einer Arbeitsumgebung gehören in der Regel Anzeigemöglichkeiten für: • Such- und Indiziermasken, • Hitlisten, • gegebenenfalls visualisierte Ordnungsmittel, • Funktionen zur Dokument-Darstellung und Reproduktion, • Ablage- und Archivierungsfunktionen, • Import und Export von Dokumenten. Die Bereitstellung der unterschiedlichen Funktionen muß über die Benutzerrechte oder die Arbeitsplatzkonfiguration steuerbar sein.

Eine einfache, strukturierte und individuell auf den Benutzer oder Arbeitsplatz anpaßbare Arbeitsumgebung erleichtert die Handhabung von Dokumenten und die Arbeit mit dem System.

Individuell eingerichtete Anwendungen erlauben die Nachbildung von herkömmlichen Aktenstrukturen. Dies kann die Einführung eines Systems erleichtern.

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Dokument-Darstellung Bei der Darstellung von Dokumenten sind folgende Möglichkeiten gegeben: • • „Spawnen“ Starten der Anwendung, mit der das Dokument erzeugt wurde. Hierbei ist auszuschließen, daß ein bereits archiviertes Dokument verändert wird. Erfolgt eine Veränderung, ist das Dokument als „neu“ zu speichern. • • „Viewer“ Hier wird eine Programmkomponente gestartet, die nur die Anzeige, den Export und den Druck der Dokumente erlaubt. Eine Veränderung der Dokumente ist ausgeschlossen. Bei Viewern sind unterschiedliche Anwendungsbereiche zu unterscheiden: • Datei-Viewer: z.B. für WinWord und andere Dokumente • TIFF-Viewer: Dekompression und Anzeige von Faksimiles • • Multifunction-Viewer: Spezielle Viewer mit mehreren Darstellungs- und Konvertierungsmöglichkeiten Viewer für die Anzeige nicht-kodierter Informationen (Faksimiles) müssen Funktionen wie die Anzeige mehrerer Seiten, Blättern, Vergrößern, Verkleinern, Zoomen, Verschieben und andere besitzen.

In einer Dokumenten-Management- und Archivsystem-Anwendung müssen mehrere Dokumente parallel und zusammen mit ihren Daten oder anderen Anwendungen angezeigt werden können.

Reproduzieren Drucken Beim Ausdruck von Dokumenten muß eine Wahlmöglichkeit besonders dann gegeben sein, wenn nicht jeder Drucker in einem Netzwerk für den schnellen Dokumentendruck geeignet ist . Einzelne Seiten, mehrseitige Dokumente und Dokumentengruppen (mit unterschiedlichen Dokumenttypen) müssen in einem Auftrag gedruckt werden können. Beim Drucken mehrerer Seiten sollte ein Deckblatt mit identifizierenden Angaben zusätzlich gedruckt werden. Sofern die Anforderung seitens der Revision des jeweiligen Anwenders besteht, sind Ausdrucke als „Kopie aus dem System“ zu kennzeichnen. Dies geschieht durch den Eindruck von Daten am Kopf oder Fuß direkt auf dem Dokument. Zu diesen Daten gehören üblicherweise der anfordernde Benutzer, der Name des Dokumentes, Seitennummer, Erfassungsdatum, Druck-Datum und -Uhrzeit sowie eine Kennung des zugehörigen elektronischen Archivs oder des zugeordneten Ordnungskriteriums (Vorgang, Kunden-Nummer u.ä.). Die Kennzeichnung ist aus folgenden Gründen wichtig: • Vermeidung der erneuten, irrtümlichen Erfassung, • Identifizierung des Dokumentes beim Ausdruck auf Gruppen- oder Abteilungsdruckern, um Verwechslungen bei der Entnahme zu vermeiden, • Identifizierung des Dokumentes als Kopie aus dem Archiv. Durch die Benutzerrechte muß steuerbar sein, ob ein Anwender Zugang zu einem Drucker haben soll. Dies ist besonders dann wichtig, wenn durch den Einsatz eines elektronischen Archivsystems die Benutzung von Papierunterlagen vermieden werden soll.

Faxen Die Möglichkeit, gefundene Dokumente zu faxen, muß individuell über die Benutzerrechte steuerbar sein. Bei der Nutzung der Fax-Funktionalität ist zu unterscheiden zwischen • Dokumenten, die bereits im ITU-Format vorliegen, und • solchen, die erst in ein Fax-Format gewandelt werden müssen.

Pflegen und Administrieren Definitionen Unter Pflege sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen: • Einrichtung und Pflege der Datenbank, • Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur, • eingeschränkte Benutzerverwaltung. Unter Administration sind folgende Funktionsgruppen zu verstehen: • Benutzerverwaltung, • Systemadministration, • Auswertungen und Statistiken, • Operating. Pflegen Einrichtung und Pflege der Datenbank Für die Einrichtung und Pflege der Datenbank werden in der Regel vom Archivsystemanbieter oder Datenbankhersteller entsprechende Tools mitgeliefert.

Der Einsatz von Datenbanktools kann zu irreversiblen Störungen des Systems führen und die Konsistenz der Dokumentenhaltung beeinträchtigen.

Es ist nur ein kontrollierter Einsatz dieser Tools von speziell ausgebildetem Personal zulässig. Insbesondere Operationen wie Ergänzen von Feldern, globales Ändern von Feldinhalten, Teilen und Zusammenführen von Datenbanken, Aus- und Eingliedern von Tabellen etc. sind nur nach entsprechender Sicherung sowie mit Protokollierung und Historisierung durchzuführen, um die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes sicherzustellen.

Veränderungen in der Datenbank dürfen nur nach sorgfältiger vorheriger Prüfung der Auswirkungen auf bereits archivierte Dokumente durchgeführt werden.

Sind die Auswirkungen auf die Datenbank nicht absehbar, ist vor der Durchführung der Maßnahmen unbedingt der Anbieter oder Systemintegrator des eingesetzten Systems zu konsultieren.

Für die Pflege der Datenbank ist nur Personal mit einem Verantwortungsbewußtsein für die Bedeutung der Aufgabe einzusetzen.

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entsprechenden

Einrichtung und Pflege von Dokumentenklassen und Nomenklatur Für die Pflege von Dokumentenklassen und Schlagwortlisten oder Thesauri werden entsprechende Tools mitgeliefert. Diese sind mit großer Sorgfalt und nur nach entsprechender Schulung durch geeignetes Fachadministrationspersonal einzusetzen. Bei der Pflege ist zu berücksichtigen, daß Löschungen von Dokumentenklassen und Begriffen nur zu einem Ausblenden bei der Erfassung neuer Dokumente führen dürfen. Für die Suche müssen die Begriffe weiterhin zur Verfügung stehen. Einmal verwendete Begriffe dürfen nicht mit neuer, geänderter Bedeutung verwendet werden. Es sind nur Ergänzungen zulässig.

Durch unsachgemäße Veränderungen der Dokumentenklassen und Nomenklatur können bereits archivierte Dokumente nicht mehr aufgefunden werden.

Veränderungen an Dokumentenklassen und Nomenklatur sind zu protokollieren und zu historisieren.

Eine sorgfältige Planung und Konzeption verringert die Notwendigkeit von Änderungen.

Pflege der Benutzer mit einer eingeschränkten Benutzerverwaltungsfunktionalität Für die Pflege der Benutzerberechtigungen wird häufig den Fachadministratoren eine eingeschränkte Funktionalität der Benutzerverwaltung eingeräumt. Diese erlaubt lediglich das Zuordnen, Entfernen und Neueinrichten von Benutzern. Eine Möglichkeit der Änderung von Strukturen oder vorgegebenen Gruppen ist nicht gegeben. Administrieren Administration der Benutzerverwaltung Zugriffsrechte und Zugriffsschutz werden durch die Benutzerverwaltung kontrolliert. Der Zugang zur Benutzerverwaltung ist durch einen zusätzlichen Paßwort-Schutz zu sichern. Alle Einrichtungen und Veränderungen von Rechten müssen nachvollziehbar protokolliert werden.

Die Benutzerverwaltung ist das wichtigste Instrument für Zugriffsschutz und Sicherheit des Systems.

Die vollständige Verwaltung und Administration liegt in der Verantwortung eines Systemadministrators. In seiner Zuständigkeit liegen das Einfügen, Löschen oder Ändern von Gruppenprofilen, die Protokollierung und Historisierung von Änderungen und die Vergabe von umfassenderen Rechten, wie z.B. Fach- und Systemadministration.

Systemadministration Der Systemadministrator eines Dokumenten-Management- und Archivsystems hat in der Regel folgende Aufgaben: • Administration des Netzwerks, • Administration des Archivsystems, • Netzwerküberwachung, • Nutzungs- und Auslastungsüberwachung des Archivsystems, • Notbetrieb und Wiederherstellung (Restart, Recovery), • systembezogene Auswertungen und Statistiken. Der Systemadministrator hat eine besonders verantwortungsvolle Position. Durch seine Rechte kann er in alle Module und Funktionen des Archivsystems eingreifen. Die unsachgemäße oder widerrechtliche Nutzung seiner Rechte kann zum vollständigen Verlust der Indexdatenbank und der Anwendung führen.

Die Funktion des Systemadministrators ist nur durch eine speziell ausgebildete und verantwortungsbewußte Persönlichkeit zu besetzen.

Für die unterschiedlichen Aufgaben stehen meistens verschiedene Tools zur Verfügung. Bestimmte Funktionen können sich überschneiden (z.B. bei Netzwerk- und Archivsystemtools).

Beim Einsatz von Tools des Archivsystemanbieters sind Warnungen auszugeben, wenn versucht wird, Operationen durchzuführen, die die Konsistenz des Archivsystems beeinträchtigen können.

Der Administrator ist ebenfalls für die ordnungsgemäße Sicherung und Erstellung bzw. Auswertung der Protokolle verantwortlich. Der Administrator muß für seine Aufgaben ausreichend geschult werden. Bei größeren oder komplexeren Systemen empfiehlt sich für eine Übergangs- oder Einführungsphase die direkte Unterstützung der Administration durch den Anbieter. Auswertungen und Statistiken Zur Planung des benötigten Speicherplatzbedarfes, zur Optimierung der Bereitstellung von Dokumenten sowie zur Ermittlung der Nutzung bestimmter Dokumentenklassen und Begriffe sind für ein Archivsystem in jedem Fall Auswertungen und Statistiken notwendig. Die Werte werden für den ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb benötigt. Sie müssen keine individuell zuordnungsfähigen Nutzungsdaten enthalten.

Auswertungen und Statistiken, die Aufschluß über die Nutzung des Systems durch individuelle Anwender erlauben, dürfen nur im Rahmen der Vereinbarungen mit der Personalvertretung erstellt werden.

Statistiken und Auswertungen dürfen nur durch autorisiertes Personal und zum vereinbarten Zweck erstellt werden.

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Operating Zu den Aufgaben des Operating gehören in der Regel: • Überwachung und Pflege der Jukebox, • Nachlegen und Entnehmen von Medien, • Durchführung von Datensicherungen, • Erstellen von Sicherheitskopien und Auslagern von Sicherheitsmedien. Bei kleineren Installationen oder in der Anfangsphase eines größeren Archivs kann diese Funktion vom Systemadministrator mit übernommen werden. Bei Einsatz einer relativ kleinen Jukebox und vielen ausgelagerten Medien, die noch in häufigem Zugriff sind, ist in jedem Fall an einen eigenen Jukebox-Operator zu denken.

Besondere Softwarefunktionalität oder Module Die nachstehend aufgeführten Module sind nicht Bestandteil jeder Dokumenten-Managementoder elektronischen Archivsystem-Lösung. Notizen Bei Notizen ist zwischen verschiedenen Optionen zu unterscheiden: • manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Speicherung als veränderbarer Text in der Datenbank, • manuelle Eingabe mit einem integrierten Texteditor und Archivierung als separates Dokument mit Referenz auf das zugehörige Dokument, • Eingabe von Text, farbigen Markierungen, Positionierung von Textkästen oder grafischen Elementen, Abdeckungen etc. als Overlay zum Faksimile-Dokument. Im letzten Fall muß bei der Anzeige und beim Druck unterscheidbar sein, ob die Annotationen mit ausgegeben werden oder nicht. Das Dokument selbst wird durch das Overlay nicht verändert. Die Entscheidung für eine oder mehrere der aufgezeigten Varianten ist von dem geplanten Einsatzgebiet und dem Leistungsumfang des eingesetzten Produktes abhängig.

Ein typisches Problem bei der Handhabung von Notizen ist die Vergabe von Rechten für Einsicht, Ergänzung, Änderung und Löschung.

Versionsmanagement Beim Versionsmanagement sind zwei Varianten zu unterscheiden: • Versionsmanagement eines klassischen Dokumenten-Management-Systems mit der Verwaltung von Dokument-Versionen, Reversionen und „Renditions“ (unterschiedliche Speicherformate des gleichen Dokumentes) auf Basis von Dateien aus Büroanwendungen, • Versionsmanagement von Layouts, Dokumentenklassen, Benutzerklassen und anderen historisierten beschreibenden Daten eines Archivsystems mit dem Ziel, ein Dokument verlustfrei und eindeutig zugeordnet wieder zur Anzeige zu bringen.

Ein Versionsmanagement für Layouts, bestimmte Klassen und andere wichtige Zuordnungsmerkmale in einem Archivsystem ist in jedem Fall notwendig. Ein Versionsmanagement im Sinne des klassischen Dokumenten-Manage-

ments ist f端r ein reines Archivsystem nicht notwendig.

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Postkorb Zahlreiche Dokumenten-Management- und Archivsysteme verfügen heute über eine integrierte oder eingebundene Mail-Komponente. Bei der „Postkorb“-Funktionalität ist zu unterscheiden: • Integrierte Mail-Funktionalität, bei der ein Dokument unter der Kontrolle des Dokumenten-Management- oder Archivsystems verbleibt. Dokumente können speicherplatz- und performancesparend als Pointer mit Referenz auf den Speicherort versendet werden. Hierbei muß vom Programm sichergestellt sein, daß ein Zugriff über die Referenz auf das Dokument möglich ist. • Angebundene Mail-Funktionalität mittels eines Mail-Standardproduktes. Hier erfolgt der Austausch mittels Import und Export (manuell oder teilautomatisiert). Die Dokumente verlassen dabei den Kontrollbereich des Dokumenten-Managementoder Archivsystems und werden physikalisch als Kopie versandt.

Der Versand von Referenzen ist dem physikalischen Transport von Kopien vorzuziehen, da er konsistenter, speicherplatzsparender, asynchron und performanter ist.

Benutzungsoberflächen und Dokumentation Benutzungsoberflächen, Ergonomie und Hilfefunktionalität Die Benutzungsoberfläche sollte in Fenstertechnik ergonomisch und übersichtlich gestaltet sein. Standardbefehle und Funktionen dürfen nicht mißverständlich (im Verhältnis zu den Bezeichnungen in Standard-Office-Anwendungen) vergeben sein. Die Benutzungsoberfläche muß vollständig in Deutsch realisiert sein. Alle Meldungen und Hilfetexte sind für den Anwender verständlich und als Klartext in Deutsch auszugeben.

Programmversion, Hilfetexte und Dokumentation müssen übereinstimmen.

Die Hilfefunktion muß kontextsensitiv, um anwenderspezifische Texte ergänzbar und in Deutsch realisiert sein.

Im Umfeld der Systemadministration können Benutzungsoberflächen, Meldungen und Hilfetexte auch in Englisch zugelassen werden.

Dokumentationen Zu jedem Programmsystem gehört eine Dokumentation, die mit dem jeweiligen Softwarestand und der Betriebsumgebung übereinstimmen muß. Die Dokumentationen unterliegen damit naturgemäß einer Fortschreibung bei Veränderungen des Systems.

Das Programmsystem muß vollständig und in der richtigen Version dokumentiert sein.

Anwenderdokumentationen müssen in Deutsch vorliegen und konkrete, nachvollziehbare Beispiele und deutliche Hinweise für notwendige Aktivitäten im Störungsfall enthalten. Zu den Anwenderdokumentationen gehören: • Standard-Anwendungshandbuch des Anbieters, • anwendungsspezifisches Handbuch oder Handbücher für spezielle Aufgaben, • Kurzanleitungen für häufig eingesetzte Funktionen und Abläufe und • Schulungsunterlagen. Dokumentationen für die Systemadministration können in Englisch zugelassen werden. Für die fachliche Administration sollten ebenfalls deutsche Handbücher vorliegen. Die Handbücher müssen Hinweise für notwendige Aktivitäten im Störungsfall enthalten, die auch als separate Checkliste verwendet werden können. Zu den Systemdokumentationen gehören: • Archivsystem-Administrationshandbuch, • Operating-Handbuch (sofern erforderlich und separat vorhanden), • Datenbank-Dokumentation, • Dokumentationen zu den eingesetzten Tools wie Restart, Recovery, Statistik, Pflege von Dokumentenklassen, Benutzerverwaltung etc.,

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• Dokumentationen zur eingesetzten Software (Nachweis der Programmidentität), zu den installierten Datenbanktabellen, Auswahllisten und Thesauri, Benutzerprofilen, Konfigurationsparametern etc., • Dokumentationen zur eingesetzten Hardware, Systemkonfiguration, Systeminstallation etc., • Schulungsunterlagen und • Checklisten für den Betrieb und für die Störungsbehandlung.

Die Dokumentationen müssen geeignet sein, den ordnungsgemäßen Betrieb des Systems sicherzustellen.

Zu den Dokumentationen, die seitens des Anwenders bereitgehalten werden müssen, gehören: • Verfahrensdokumentation nach GoBS, • Arbeitsanweisungen, • Prüfanweisungen. Zu den vertraglich relevanten Dokumentationen gehören: • Pflichtenheft oder Detailkonzept, • Vertrag über die Realisierung, • Wartungsvertrag, • Testdokumentation einschließlich der Testfälle, Testdaten und -dokumente, • Abnahmeerklärung, • Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit.

Sicherheits- und Betriebsvoraussetzungen Die Sicherheit der elektronischen Archivierung ist nicht allein durch das Medium bestimmt. Die vorgegebenen Betriebs- und Lagerbedingungen sind einzuhalten. Das gesamte Verfahren der Archivierung muß abgesichert und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

Prozesse Der Absicherung der Prozesse, besonders der Transport von Dokumenten im System, die Einstellung von Indizes in die Datenbank, die Archivierung und Rückmeldungen, die zum Löschen von Cachebereichen führen, ist besondere Aufmerksamkeit zu schenken. In einem Archivsystem ist zu unterscheiden zwischen Prozessen, die • im Umfeld des Betriebssystems und solchen, die • im Umfeld des eigentlichen Archivsystems liegen. Die Verantwortung für das störungsfreie Verhalten des Archivsystems liegt beim Anbieter, die Verantwortung für die Verfügbarkeit und das fehlerfreie Funktionieren der Netzwerk-, Betriebssystem- und sonstigen Anwendungsumgebung liegt beim Anwender. Abgrenzungen der Verantwortlichkeiten für die Fehlerbehandlung und gegebenenfalls daraus abzuleitende Gewährleistungs- und Haftungsverpflichtungen sind vertraglich zu fixieren.

Das eingesetzte Archivsystem muß derart sicher sein, daß durch Betriebsstörungen keine Inkonsistenzen oder Dokumentenverluste auftreten können. Dies ist durch Tests nachzuweisen.

Für die fehlerfreie und sichere Funktion des Gesamtsystems müssen das Umfeld des Betriebssystems und das eigentliche Archivsystem optimal zusammenwirken und aufeinander abgestimmt sein.

Eine wichtige Funktion kommt dabei der Überwachung des Systems zu. Hierfür sind Transak tionsmonitore und eine geeignete Protokollierung notwendig.

Alle Prozesse in einem Archivsystem, wie Erfassung, Indizierung, Transport im System, Archivierung, Anzeige, Reproduktion und Prozesse, die Veränderungen in der Struktur des Systems bedingen, müssen gegen unbefugte Eingriffe besonders gesichert sein.

Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung regelt den Zugang und die Nutzungsmöglichkeiten des Systems.

Über die Benutzerverwaltung und die vergebenen Rechte muß die mißbräuchliche und unautorisierte Benutzung des Systems ausgeschlossen sein.

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Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sind folgende Ausschlußkriterien zu berücksichtigen: • Die Rechte der System- und Fachadministration liegen nicht in Personalunion. • Die Rechte der Indizierung und der Qualitätssicherung der Indizierung, insbesondere Änderung von Indizes sowie Nachscannen, Ersetzen oder Löschen von Dokumenten liegen nicht in Personalunion. • Anwendungsnutzer des Systems haben keine Berechtigungen, die die Konsistenz der Lösung beeinträchtigen können. Ein direkter Zugriff von Anwendern auf Speichersysteme und Medien unabhängig vom Archivoder Dokumenten-Management-System ist auszuschließen. Zugriffe dürfen nur unter Kontrolle des Archiv- oder Dokumenten-Management-Systems erfolgen.

Die Benutzerrechte müssen ausreichend differenziert sein.

Bei der Vergabe von Rechten sind folgende Gruppen von Funktionen zu unterscheiden, die für die Benutzergruppen entsprechend kombiniert sein können: • • Benutzungsrechte: Suchen und Anzeigen, Notiz anlegen, Notiz ändern, Notiz löschen, fehlende Inhalte von Indexfeldern ergänzen, Drucken, Faxen (FaxAusgang) • • Erfassungsrechte: Scannen, Dateien importieren, Nachscannen mit Ersetzen und Ergänzen von Dokumenten • • Indizierungsrechte: Indizieren, Ändern von Indizierungen • • Fachadministrationsrechte: eingeschränkte Benutzerverwaltung mit Zuordnen von Benutzern zu Gruppen, eingeschränkte Benutzerverwaltung mit Sperren von Benutzern, Eingabe neuer Schlagworte, Sperren von Schlagworten für die Erfassung, Eingabe neuer Dokumentenklassen, Sperren von Dokumentenklassen für die Erfassung, Auswertungen und Statistiken, logisches Löschen von Dokumenten • • Systemadministrationsrechte: alle Rechte für die Pflege des Netzwerkes, Pflege der Datenbank ohne Löschen oder Ändern von Feldern oder Feldinhalten, alle Rechte für die Pflege der Datenbank, Pflege des Archivsystems ohne Löschen von Dokumentenklassen, Dokumenten und Caches, alle Rechte für die Pflege des Archivsystems, alle Rechte der Benutzerverwaltung, alle Rechte für Restart- und Recovery-Funktionen, Auswertungen und Systemstatistiken, logisches Löschen von Dokumenten • • Operatorenrechte: Betrieb der Jukebox mit Monitoring, Wechsel von Medien etc. • • Sonstige Rechte: Fax-Eingangsverwaltung mit Weiterleiten, elektronische Unterschrift etc.

Bei der Einrichtung von Benutzergruppen sollten möglichst neutrale Klassen gebildet werden, damit ein langfristiger Zugriff auf die Informationen unabhängig von Individuen und Organisationseinheiten gegeben ist.

Werden persönliche Rechte vergeben, kann der Fall eintreten, daß bestimmte Dokumente nach dem Ausscheiden oder der Versetzung des Mitarbeiters nicht mehr angezeigt werden können.

Die Benutzerverwaltung muß durch Historisierung von Profilen und Benutzerdaten in der Lage sein, den Zugriff auf jedes archivierte Dokument zu ermöglichen.

Die Anforderungen an eine Benutzerverwaltung für ein Dokumenten-Management- oder elektronisches Archivsystem gehen über die angebotene Funktionalität und Tiefe herkömmlicher Benutzerverwaltungssysteme im Netzwerk- und Datenbankumfeld hinaus.

Die Benutzerverwaltung muß über die herkömmlichen Rechte im Netzwerkund Datenbankumfeld hinaus auch den Schutz auf der Ebene neutraler Benutzerklassen, Dokumentenklassen und über bestimmte Indizes ermöglichen.

Datensicherung

Der Datensicherung kommt bei elektronischen Archivsystemen eine besonders wichtige Bedeutung zu. Der Einsatz von nur einmal beschreibbaren optischen Speichermedien allein ist nicht als Datensicherung ausreichend!

Folgende Vorgaben für die Sicherung der Daten, Dokumente und Medien des Systems sind zu beachten: • Die digitalen optischen Speichermedien in der Jukebox sollten nur softwaregesteuert entnommen oder eingeführt werden können. Eine unkontrollierte manuelle Entnahme sollte nicht möglich sein. • Die Medien sollten ausschließlich entsprechend der Herstellerempfehlung und genau zum benutzten Laufwerk passend eingesetzt werden. • Es ist ein Verzeichnis mit den eingesetzten Medien zu führen. Die Medien sind ordnungsgemäß und unverwechselbar zu beschriften. • Nicht in der Jukebox befindliche Medien (Offline-Medien) sind in einem verschlossenen Stahlschrank aufzubewahren. Der Schlüssel sollte nur den Administratoren und Operatoren zugänglich sein. • Sicherheitskopien der Medien sind in einem anderen Raum in einem verschlossenen Stahlschrank aufzubewahren. Dieser Raum darf auch im Katastrophenfall bei vollständiger Zerstörung der Räumlichkeiten mit der Systeminstallation nicht betroffen oder gefährdet sein. Sicherheitsmedien sind unverzüglich nach ihrer Erstellung in diesen Raum auszulagern. Über die ausgelagerten Medien ist ein Verzeichnis zu führen. Der Raum ist nur berechtigten Administratoren und Operatoren zugänglich. • Es ist eine regelmäßige Datensicherung des Netzwerkes und der Datenbank durchzuführen. Hierzu ist z.B. folgendes Verfahren sinnvoll: • Tagessicherungen (automatische Differenzsicherungen werktags), • Wochensicherungen (automatische Differenzsicherungen) und • Gesamtsicherungen bei Einrichtung und Änderungen der Konfiguration.

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• Es sind jeweils die Sicherungen der letzten 7 Tage, 10 Wochen und alle Gesamtsicherungen über die Lebensdauer des Systems verfügbar zu halten. Die Sicherungen sind ordnungsgemäß und verwechslungsfrei zu beschriften. • Die Sicherungen sollten regelmäßig auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfähigkeit überprüft werden. Die letzten zwei Gesamtsicherungen sind mindestens einmal jährlich auf ihre Lesbarkeit und Verarbeitungsfähigkeit zu überprüfen. • Einmal jährlich sowie bei Konfigurationsänderungen sollten Restart- und Recoveryverfahren unter Verwendung von Sicherungen getestet und das Testergebnis dokumentiert werden. • Sicherungsbänder oder andere Sicherungsmedien sind regelmäßig entsprechend den Herstellerempfehlungen zeitgerecht durch neue zu ersetzen. • Die Sicherungen werden aus dem Raum mit den Systemkomponenten ausgelagert. Sie sind brandgeschützt und verschlossen aufbewahrt. • Die ausfallsicheren Stromversorgungen (USV) werden in regelmäßigen Abständen entsprechend den Herstellervorgaben überprüft und getestet. • Auch bei Einsatz von digitalen optischen Speichermedien, unabhängig von der eingesetzten Technologie, sind Sicherheitsmaßnahmen, wie die redundante Haltung von Daten und Dokumenten bis zur Erstellung mindestens einer Sicherheitskopie und deren sicherer Auslagerung, erforderlich. • Die Verfahren der Datensicherung sind als Handbuch und kurzgefaßte Arbeitsanweisungen an den jeweiligen Arbeitsplätzen vorzuhalten. Auf die Benutzung der Anleitungen ist ausdrücklich zu verweisen. • Das zuständige Personal ist in die Durchführung der Sicherungen und das Verfahren der Auslagerung einzuweisen. Die ordnungsgemäße Durchführung der Sicherungen und Medienauslagerung sind regelmäßig zu überprüfen.

Es ist regelmäßig zu prüfen, ob die Datensicherungsverfahren ausreichend sind, eingehalten werden und ob die eingesetzten Medien im Störungsfall zur Behebung der Störung verwendungsfähig sind.

Betriebsbedingungen

Die Einhaltung der vom Anbieter vorgegebenen Betriebsbedingungen ist sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung können Gewährleistungsansprüche und der Nachweis der Ordnungsmäßigkeit verfallen.

Aufstellung Die folgenden allgemeinen Betriebsbedingungen sind zu berücksichtigen: • Server und optische Speichereinheiten (Laufwerke, Jukeboxen) sind in einem Raum mit Zugangskontrolle aufzustellen. Der Zugang ist nur berechtigten Mitarbeitern wie Fach- und Systemadministratoren, Operatoren etc. zu gestatten. Über die Zugangsberechtigten ist ein Verzeichnis zu führen. • Die Geräte sind nach den technischen Vorgaben der jeweiligen Hersteller aufzustellen. Verkabelung und Stromversorgung müssen den entsprechenden VDE- und den betrieblichen Bestimmungen genügen.

• Server und Jukebox müssen abschließbar sein und dürfen nur eigens autorisiertem, geschulten Personal zugänglich sein. • Die Server und digitalen optischen Speichersysteme (Laufwerke, Jukebox) sind erschütterungsfrei und gegen elektrostatische Aufladung gesichert aufzustellen. • Der Raum soll klimatisiert oder mit anderen geeigneten Mitteln gegen Aufhitzung geschützt sein. Die normalen Betriebsbedingungen dürfen die für die eingesetzten Geräte vorgegebenen Betriebstemperaturen nicht über- oder unterschreiten. Statische Aufladungen sind durch eine adäquate relative Luftfeuchtigkeit zu verhindern. • Die Betriebsbedingungen sind als Handbuch und kurzgefaßte Arbeitsanweisungen an den jeweiligen Arbeitsplätzen vorzuhalten. Auf die Einhaltung der Anweisungen ist ausdrücklich zu verweisen. • Der Raum ist auf eine geringstmögliche Staubentwicklung auszulegen. Das Rauchen ist zu untersagen. • Die Ausstattung des Raumes sowie Wände, Türen und Fenster sind brandhemmend auszulegen. • Für die regelmäßige Reinigung der Räumlichkeit und der Geräte ist das zuständige Personal gesondert einzuweisen. Kritische Komponenten sollten nur durch die Administratoren und Operatoren selbst gereinigt werden. Durchführung der Reinigung und Eignung des Reinigungspersonals sind regelmäßig zu kontrollieren. Kabelverbindungen sind nach jeder Reinigung und Umstellung von Komponenten zu überprüfen. Handhabung von Speichermedien

Auf den Speichermedien befindet sich das wichtigste Gut eines Unternehmens - die archivierte Information. Die Behandlung und Lagerung der Medien muß daher mit aller gebotenen Sorgfalt durchgeführt werden.

Die Speicherung von Dokumenten und Indexdaten auf einem Medium allein ist nie ausreichend - eine Sicherheitskopie ist immer erforderlich!

Im Gegensatz zu anderen magnetischen Datenträgern oder Mikrofilm sind für die Lagerung und Benutzung der optischen Datenträger (sowohl ROD als auch WORM und CD-R) normale Büroumgebungen ausreichend. Es wird wie folgt bei der Behandlung unterschieden: • • Transport der Medien: Diese Zeitspanne ist nur für 2 bis 4 Wochen vorgesehen. In dieser Zeit können die Medien extremen Bedingungen (Schockbelastungen, Druck- und Temperaturschwankungen) ausgesetzt sein, ohne daß die spezifizierten Werte für die anschließende Benutzung eingeschränkt werden. Bei CD-R-Medien ist zu berücksichtigen, daß diese keine eigene Schutzhülle besitzen. CD-R-Medien sind ausschließlich in der „Jewel-Box“ oder in vom Hersteller vorgesehenen Containern zu transportieren.

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• • Benutzung der Medien: Hierunter wird vor allem die Benutzung der Medien zum Schreiben und/oder Lesen verstanden. Die Medien befinden sich dabei in einem Laufwerk oder einer Jukebox. Dadurch wird das Medium erwärmt, zur Rotation und wieder zum Stillstand gebracht und innerhalb einer Jukebox automatisch in das Laufwerk eingeführt oder aus diesem entnommen. Bei CD-R-Medien ist zu berücksichtigen, daß die Oberfläche zugänglich und nur durch einen Lackfilm geschützt ist. Die Oberflächen dürfen nicht berührt werden, und beim Einführen der Medien dürfen die Kanten nicht beschädigt werden. • • Lagerung der Medien: Darunter wird die Lagerung der Medien sowohl in einer Jukebox als auch in Lagerräumen nach Auslagerung als Offline- oder Sicherheitsmedium verstanden. CD-R-Medien sollten nur innerhalb der Jukebox, in einem vorgesehenen Container oder in der „Jewel-Box“ aufbewahrt werden. Alle gelagerten Medien müssen in bestimmten Abständen überprüft werden, ob die Daten mit den vorhandenen Anlagen (Laufwerke, Jukeboxen und Betriebssysteme) noch einwandfrei gelesen und interpretiert werden können. Dies betrifft nicht die Sicherheit der aufgezeichneten Daten auf den Medien selbst.

Die von den Herstellern gegebenen Garantien beziehen sich in erster Linie auf die Lebensdauer der fehlerfrei gespeicherten Daten unter Verwendung der zum Zeitpunkt der Datenaufzeichnung vorhandenen Maschinen und Softwarekonfigurationen.

Die Überprüfung der gelagerten Medien muß daher mindestens dann erfolgen, wenn neue Geräte und Softwareversionen eingesetzt werden. Von Fall zu Fall ist dann zu entscheiden, ob eine Migration der Archivdaten erforderlich ist oder ob vorhandene Konfigurationen noch über eine bestimmte Zeit vorgehalten werden können. Überprüfungen und Wartung

Für einen sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb eines Archivsystems ist eine regelmäßige Wartung erforderlich. Bestimmte Komponenten müssen auch präventiv gewartet werden.

Für folgende Komponenten sind regelmäßige Überprüfungen und eine präventive Wartung durch geschultes Personal des Betreibers erforderlich: • Außer der täglichen Routineüberprüfung und Reinigung der Zuführungen und Abtastauflagen der Scanner wird eine präventive Wartung entsprechend Herstellerangaben empfohlen. • Überprüfung und Reinigung der Schreib-/Lese-Einrichtungen der optischen Speicherlaufwerke mindestens einmal im Monat. Überprüfung auf Staubfreiheit der Gehäuse und gegebenenfalls Reinigung. • Überprüfung der Mechanik der Laufwerke und der Jukebox hinsichtlich akkurater Einführung der Medien sowie Überprüfung aller Verbindungen der Jukeboxmechanik auf lose Komponenten und Verschleiß entsprechend Herstellerangaben.

• Überprüfung und Reinigung der Ventilatoren/Luftfilter aller Server und der optischen Speichersysteme (Laufwerke, Jukebox) entsprechend Herstellerangaben. • Überprüfung und Reinigung der Laufwerke für die Bandsicherung entsprechend Herstellerangaben. • Regelmäßige Überprüfung aller Kabel- und Steckverbindungen an den Archivsystemkomponenten (empfohlen wird die routinemäßige Prüfung aller Kabel- und Steckverbindungen nach jeder durchgeführten Reinigung von Geräten und Räumlichkeiten). Prüfungen und Reinigungen (außer den täglichen Routineprüfungen) sind mit ausführender Person, Datum und durchgeführten Tätigkeiten zu dokumentieren. Folgende präventive Wartungen und Tests sind durch autorisiertes, geschultes Personal des Anbieters oder des Komponentenherstellers durchzuführen: • Wartung der Jukebox mit Überprüfung von Mechanik, Laufwerken und Justagen mit gegebenenfalls notwendigem Ersatz von Teilen, die einem Verschleiß unterliegen können, alle 12 Betriebsmonate, • Funktionstestzyklus von Laufwerken und Jukeboxen einschließlich Einlesen älterer oder ausgelagerter Medien alle 12 Betriebsmonate. Wartungs-, Justage- und Austauscharbeiten an Komponenten des Archivspeichersystems sind ausschließlich vom autorisierten Personal des Anbieters oder des Komponentenherstellers durchzuführen. Die ausgeführten Arbeiten sind nachvollziehbar mit ausführender Person, Datum, betroffenen Komponenten, durchgeführten Tätigkeiten und Aufzeichnung des verwendeten Testmaterials zu dokumentieren. Teile der Überprüfung können durch RemoteServices seitens des Anbieters durchgeführt werden. Die Überprüfung schließt auch die regelmäßige Kontrolle der magnetischen Zwischenspeicher ein. Dies ist besonders dann wichtig, wenn größere Mengen von Daten und Dokumenten vor einem Schreiben auf digitale optische Speicher gesammelt werden.

Restart Unter Restart wird der Wiederanlauf nach einer Betriebsstörung verstanden.

Jedes Archivsystem muß über eine konsistente Wiederanlauffunktionalität verfügen.

Die Ursache kann sehr einfach sein, wie der Verlust einer Netzwerkverbindung, die Störung der Indexdatenbank, unzureichende Bemessung des Speicherraums, Störungen der optischen Speichereinheit usw. Für diesen Fall muß es gesicherte Prozeduren geben, die das System wieder hochfahren und den konsistenten Zustand wiederherstellen. Solange die optischen Speicher auf dem letzten Stand und vollständig sind, werden in der Regel herkömmliche DVMittel verwendet. Es ist teilweise aber auch notwendig, solche Wiederanlaufmaßnahmen durch ein Teilrecovery zu ergänzen, um gegenzuprüfen, ob alle Dokumente wirklich in der vorgesehenen Form in einem System vorhanden sind.

Bei einer Betriebsstörung darf maximal das letzte erfaßte und noch nicht archivierte Dokument verloren gehen. Batch-Aufträge (z.B. bei COLD) müssen konsistent und ohne doppelte Speicherung von Dokumenten erneut aufsetzbar sein.

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Recovery

Unter Recovery wird die Wiederherstellung des Archivsystems einschließlich der Indexdatenbank von den Speichermedien selbst verstanden.

Jedes revisionssichere Archivsystem muß über eine Recoveryfunktion verfügen.

Bei der Wiederherstellung eines Archivsystems wird zwischen einem Teilrecovery und einem Vollrecovery unterschieden. Teilrecovery Ein Teilrecovery geht über den Wiederanlauf mit herkömmlichen DV-Mitteln hinaus und nutzt die auf den optischen Speichern abgelegten Informationen. Beim Wiederanlauf muß man in der Regel nicht die Informationen auf den optischen Speichern selbst auswerten, damit das System in der Lage ist, weiterzuarbeiten. Ganz anders ist die Situation, wenn das System - z.B. die Datenbank - so gestört ist, daß die optischen Speicher kontrolliert werden müssen, ob alle Dokumente noch referenziert sind und wenn nicht, wie der ursprüngliche Zustand wieder hergestellt werden kann. Das ist immer der Fall, wenn eine Datenbanksicherung beispielsweise drei Tage zurückliegt, wenn die Sicherungsbänder nicht mehr gelesen werden können oder ganz einfach der Operator die Bänder vertauscht hat, man also eine Datenbank hat, die vom Stand her nicht zwei Tage sondern drei Wochen alt ist. Damit das System wieder konsistent hergestellt werden kann, muß das Softwaresystem in der Lage sein, mit geeigneten Tools unter verschiedenen Gesichtspunkten Daten auf den optischen Medien für den Abgleich und die Wiederherstellung zu nutzen. Am häufigsten kommt es vor, daß ein Teilrecovery über einen bestimmten Zeitraum erforderlich ist, daß also alles, was z.B. in den letzten zwei Tagen erfaßt wurde, mit der Datenbank abgeglichen werden muß. Es kann aber auch sein, daß nur ein Medium betroffen ist. In diesem Fall ist festzustellen, welche Informationen noch benutzbar sind, ob die Sicherheitskopie eingesetzt werden kann oder welche Maßnahmen zur Rückgewinnung der Information getroffen werden müssen. Ist das Archiv beispielsweise nach Abteilungen oder bestimmten Dokumentengruppen aufgeteilt, muß auch ein Teilrecovery nach diesen Kriterien möglich sein. Durch das Zusammenwirken der Teilrecovery- und der Wiederanlaufsoftware kann man ein Archivsystem in der Regel nach wenigen Stunden problemlos wieder in Betrieb nehmen.

Das Teilrecovery ist für die Konsistenzsicherung und die Wiederherstellung eingegrenzter Bereiche der Speicher und der Indexdatenbank vorgesehen.

Vollrecovery Wesentlich gefährlicher für den Informationsbestand ist, wenn z.B. ein komplettes Archivsystem ausgefallen ist und nicht mit herkömmlichen Wiederanlaufmitteln wiederhergestellt werden kann. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit eines Vollrecoveries. Ein Vollrecovery kann jedoch sehr lange dauern und ist eigentlich nur eine Notmaßnahme für den Katastrophenfall. Es sollte sowohl in organisatorischer als auch in technischer Hinsicht alles getan werden, damit dieser Fall nicht eintreten kann. Insbesondere in diesem Zusammenhang ist mit Recovery die Wiederherstellung des Systems von den optischen Speichermedien selbst gemeint. 84

Das Vollrecovery ist nur als letzte Absicherung für den Katastrophenfall vorgesehen.

Recoveryverfahren Die Hersteller bieten verschiedene Möglichkeiten für den Recoveryfall. Es gibt herkömmliche Systeme, bei denen Datenbank, Netzwerk usw. über Bänder gesichert werden und nur die Dokumente selber auf die optischen Medien geschrieben werden. Das System verläßt sich in diesem Fall darauf, daß über die Referenzierung eine sichere Beziehung zwischen dem Inhalt und den Retrievalinformationen vorhanden ist. Daneben nutzen die professionellen Anbieter zusätzlich die optischen Speicher selbst, um das Verfahren abzusichern. Auch hier werden in der Regel Datenbank, Netzwerk etc. über Bänder gesichert, nämlich für den Restart-, aber nicht für den Recoveryfall. Für den Recoveryfall gibt es verschiedene Lösungen. Es gibt Hersteller, die „sehr nahe bei der TIFF-Datei“ eine Extradatei als „String“ speichern, in der die wichtigsten Merkmale mit ablegt sind. Hier ist auf jeden Fall sichergestellt, daß auf einer Mediumseite das eigentliche Dokument mit der entsprechenden beschreibenden Komponente liegt. Andere Hersteller schreiben Teile der Datenbank in Blöcken auf die gleiche Seite der optischen Medien, auf denen sich die dazugehörigen Dokumente befinden. Dieses Verfahren, auf den Medien etwas Platz frei zu lassen und am Ende die Verwaltungsinformationen dann nochmals darauf zu schreiben, hat sich jedoch häufig nicht als praktikabel erwiesen, da unter Umständen der verfügbare Speicherplatz auf den inneren Spuren des Mediums nicht mehr reichte, um alle zugehörigen Informationen schreiben zu können. Weiterhin gibt es Hersteller, die von vornherein auf selbstbeschreibende Dokumente setzen, bei denen die inhaltliche Information zusammen mit einem Header als ein Objekt gespeichert wird. Dieses Verfahren bietet natürlich noch eine Reihe weiterer Vorteile, beispielsweise für Dienstleister oder auch für die Versendung von Informationen, weil man diese komplett mit ihren beschreibenden Informationen auch über Netze verbreiten kann. In diesen Fällen wird für ein Teilrecovery und für ein Recovery zusätzlich zu den Sicherungen, sei es als Differenzprüfung oder Abgleich, die Information auf den optischen Speichern benutzt. Im echten Katastrophenfall kann man hier von den Medien selbst das gesamte dynamische System wieder aufbauen. Abgestufte Sicherheit bei der Speicherung: ! a) Speicherung nur der Dokumente ohne Indexund Verwaltungsinformationen auf dem Speichermedium (nur relativ sicher, zusätzliche Sicherungen des dynamischen Systems und Absicherung der eindeutigen Referenzierung zwischen Indexdatenbank und archivierten Dokumenten erforderlich) b) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation mit auf dem gleichen Speichermedium, jedoch nicht direkt beim Dokument (sicher) c) Speicherung der Index- und Verwaltungsinformation als separater Datensatz direkt beim Dokument (sehr sicher) d) Speicherung von selbstbeschreibenden Dokument-Objekten, bei denen alle Informationen zum Index, zur Verwaltung, zur Wiederanzeige und zum Schutz im Header mitgespeichert sind (sehr sicher) e) Erzeugung von Medien (sog. selbsttragende Archive), die zusätzlich zu den Dokumenten alle beschreibenden Merkmale, Anzeigekomponenten und Verwaltungssoftware mit sich tragen (sehr sicher)

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Für die revisionssichere Archivierung werden die besonders sicheren Varianten empfohlen, da alle für das Recovery benötigten Informationen direkt beim Dokument auf dem Medium vorhanden sind.

Ein grundsätzliches Problem bereitet der Änderungsdienst bei Informationen, die auf den optischen Speichern mit abgelegt sind. Wenn sich Merkmale ändern, steht unter Umständen irgendwo auf einem anderen Medium eine Information, die Dokumente auf einem anderen Medium referenziert. Sind Änderungen nicht sehr häufig, speichert man in der Regel das Objekt erneut und erklärt das alte über eine Referenzierung für ungültig. Die gespeicherten Informationen sind der eigentliche Wert eines Archivsystems. Deshalb empfiehlt sich bei wirklich wichtigen Installationen, möglichst alle wichtigen Systemkomponenten redundant auszulegen. Dies beginnt beim Spiegeln der Medien und kann damit enden, daß man beispielsweise ein komplettes Sicherheitsrechenzentrum, wie etwa im Banken- oder Versicherungswesen häufig üblich, an einen anderen Ort ausgliedert. Dazwischen gibt es, abhängig davon, wieviel man bereit ist, für die Sicherheit auszugeben, ein sehr breites Spektrum - angefangen mit RAID 5 über Dual Homing von Servern, gespiegelte Server, fehlertolerante Rechner, gespiegelte Jukeboxen, gespiegelte Netze oder doppelte FDDI-Ringe.

Vom Anwender ist zu entscheiden, welcher Aufwand für die Absicherung des Systems getroffen werden muß.

Wer dabei nicht in die Sicherheit seiner Daten investiert, muß damit rechnen, daß er für den Restartfall z.B. mit herkömmlichen Bandsicherungen, die natürlich - insbesondere bei mehr als einem zu sichernden Server - nie aktuell sein können, immer Lücken zwischen den verschiedenen Bandsicherungen von Systemen hat. Es besteht das Risiko, daß man gerade Teile der aktuellen Informationen und die Bereiche, wo eigentlich der Fehler aufgetreten ist, nicht wiederherstellen kann. In der Regel ist in diesem Fall ein Teilrecovery mit einem zusätzlichen Konsistenzabgleich erforderlich.

Migration

Strategie bei der Einführung eines Archivsystems muß sein, über die jeweiligen Realisierungs- und Produktionsphasen hinaus Weiterentwicklung, langfristige Nutzung von Informationen und Migrationen unterschiedlichster Art einzuplanen.

Migration ist die rechtzeitige, organisierte Überführung von Dokumenten aus einem bestehenden System in ein vollständig neues, teilweise neues oder geändertes vorhandenes System. Unter Migration wird nicht der Ersatz von Geräten durch gleichartige Komponenten verstanden. Folgenden Ursachen können eine Migration erforderlich machen: • Kostengründe, • verbesserte Funktionalität, • Fehler in vorhandenen Komponenten, • technologische Weiterentwicklung, • Wechsel von Speichersystemen oder Speichermedien, • Unterstützung von Standards, • Reorganisation (Sortieren, Löschen, Konvertieren) von Datenbeständen oder • der Wegfall von Supportdiensten oder Herstellern.

Es kann durchaus wirtschaftlicher sein, nach einigen Jahren eine Jukebox durch ein moderneres, schnelleres und kostengünstigeres Modell zu ersetzen, wenn die Wartungs- und Betriebskosten zu hoch geworden sind oder absehbar ist, daß Medien und Laufwerke bald nicht mehr verfügbar sein werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, jederzeit auf gespeicherte Dokumente zugreifen zu können und die Dokumente ohne Verluste in ein neues System zu überführen. Migration ist eine permanente Aufgabe während der Gesamteinsatzdauer eines Archivsystems, und die Probleme der Migration müssen bei Archivsystemen bereits bei der Konzeption und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigt werden. Bei mangelnder Vorplanung können die Folgekosten eines Projektes die Realisierung und Einführung um ein Vielfaches übertreffen.

Mit dem Anbieter ist rechtzeitig zu vereinbaren, für welche Komponenten des Systems wann spätestens eine Migration oder ein Update erfolgen muß, damit die Betriebsbereitschaft und Verfügbarkeit der Informationen nicht eingeschränkt wird.

Durch die Migration wird die Verfügbarkeit des Archivsystems und der archivierten Dokumente über die Einsatzzeit der ursprünglich eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten für die gesamte vorgesehene Lebensdauer entsprechend den Aufbewahrungsfristen des HGB sichergestellt.

Migrationen führen in der Regel zu Veränderungen der Konfigurationen und Betriebsbedingungen. Die Verfahrensdokumentation ist daher bei den meisten Arten der Migration fortzuschreiben.

Hardware-Migration Server Der Wechsel der Serversysteme stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Bei der Server-Migration sind die verschiedenen Typen von Servern zu unterscheiden (Jukebox-Server, Datenbank-Server, Archivsystem-Server, Scan-Server, Druck-Server). Client Clienten können seitens des Betreibers selbst ersetzt werden, sofern sie hinsichtlich Plattform und Betriebssystem der usprünglichen Konfiguration entsprechen oder die Plattform eine kompatible Weiterentwicklung der installierten Konfiguration darstellt. Speichersysteme Der Wechsel der Speichersysteme stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Bei der Migration der Speichersysteme wird unterschieden zwischen: • der Migration der Laufwerke mit Ersatz durch neue Laufwerke, • der Migration der Jukebox mit Ersatz durch eine neue Jukebox, • der Migration der Treibersoftware auf Basis einer geänderten Geräte- oder Betriebssystemsoftwarekonfiguration. Das Speichersystem ist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial und vorhandenen Medien zu testen und abzunehmen.

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Speichermedien Der Wechsel der Speichermedien stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Werden Laufwerke installiert, die bereits vorhandene Medien nicht mehr lesen können, oder sollen andere Medien eingesetzt werden, ist das Kopieren aller oder derjenigen Dokumente, die noch einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, erforderlich. Aufgrund der großen Menge archivierter Dokumente ist diese Migration rechtzeitig zu planen. Die Migration ist in jedem Fall durchzuführen, bevor das Ende der vom Hersteller angegebenen Liefer- und Verfügbarkeitsfristen für Laufwerke und Medien erreicht ist. Die Durchführung der Migration, besonders die verlustfreie und konsistente Übertragung von Daten und Dokumenten sind nachvollziehbar zu protokollieren. Das Migrationsergebnis ist unter den gleichen Bedingungen wie die ursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen. Netzwerk Die Netzwerk-Migration betrifft die Netzwerk-Topologie, IEEE Netzwerk-Standards und die verwendeten Netzwerk-Protokolle. Die Änderung der Netzwerkplattform stellt eine erhebliche Änderung des Archivsystems dar. Das vollständige System ist unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial zu testen und abzunehmen. Scanner Bei der Scanner-Migration müssen neben der Eignung des Scanners für das einzuscannende Schriftgut auch die Anschluß- und Ansteuerungsmöglichkeiten berücksichtigt werden. Bei Einsatz eines neuen Scanners sind ausschließlich Produkte zu wählen, die vom Anbieter für die installierte Version freigegeben sind. Es ist mindestens die gleiche Qualität der Erfassung wie im ursprünglich installierten Scanner zu gewährleisten. Das vollständige Erfassungssystem ist unter den gleichen Bedingungen, mit dem gleichen Testmaterial und vorhandenen Medien zu testen und abzunehmen. Drucker Beim Wechsel der Drucker ist sicherzustellen, daß hinsichtlich Auflösung und Qualität ein vergleichbares Ergebnis mit dem ursprünglich installierten Drucker erzielt wird. Der Drucker ist unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial zu testen. Software-Migration Vor jeder Softwareänderung ist zu prüfen, ob die neu anzuschaffende, zu ändernde, auszutauschende oder zu ersetzende Software mit anderen Archivsystem-Komponenten zusammenarbeitet. Zusätzlich ist jede Softwareänderung auf künftige geplante oder denkbare Schnittstellen zum Archivsystem zu prüfen. Betriebssystem Der Wechsel eines Betriebssystems oder einer Betriebssystemversion stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Die Betriebssystem-Migration unterteilt sich in die verschiedenen Server- und Client-Hardwareplattformen. Sind für die gleichen Hardwareplattformen unterschiedliche Betriebssysteme oder Versionen von Betriebssystemen vorhanden, müssen auch diese separat betrachtet werden. Die Lösung ist auf dem geänderten Betriebssystem unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen.

Serversoftware Bei Migration der Serversoftware ist die Lösung auf dem geänderten Betriebssystem unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen. Archivsoftware Client Bei Wechsel einer Client-Version der Archivsystemsoftware ist die Kompatibilität zur ursprünglich installierten Version sicherzustellen und zu testen. Hinsichtlich Funktionalität, Sicherheitskriterien und Konsistenz muß die neue Software der ursprünglich installierten mindestens entsprechen. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechende Anpassungen für die individuelle Installation durchzuführen. Die Lösung ist unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung sowie mit den vorhandenen Daten und Dokumenten zu testen und abzunehmen. Applikationen Die Migration von Applikationen, die mit dem Archivsystem zusammenarbeiten oder in dieses über Schnittstellen integriert sind, muß sowohl hinsichtlich der verwendeten Hardwareplattformen und Betriebssystemversionen als auch bezüglich der Schnittstellen zum Archivsystem unterschieden werden. Gegebenenfalls sind durch den Anbieter entsprechende Anpassungen durchzuführen. Die Lösung ist unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung sowie mit den vorhandenen Daten und Dokumenten zu testen und abzunehmen. Datenbank Die Migration der Datenbank stellt eine erhebliche Veränderung des Archivsystems dar. Dies gilt besonders für den Wechsel der Datenbanksoftware oder den Einsatz eines neuen Release mit erheblicher Funktions- und Architekturänderung. Das Migrationsverfahren ist vor Migration der Echtdaten ausführlich zu erproben. Eine Migration muß konsistent und verlustfrei durchgeführt werden. Es dürfen keinerlei Referenzen auf bereits vorhandene Dokumente verlorengehen. Dies ist durch Tests nachzuweisen. Es muß gewährleistet sein, daß das ursprüngliche System kurzfristig wieder re-installiert werden kann. Das Migrationsverfahren ist zu protokollieren und zu dokumentieren. Die Lösung ist auf der geänderten Datenbank unter den gleichen Bedingungen und mit dem gleichen Testmaterial wie die ursprüngliche Lösung zu testen und abzunehmen. Wechsel des Archivsystemproduktes Für den Wechsel des Archivsystems auf ein Produkt eines anderen Herstellers sind Exportmöglichkeiten der Daten und Dokumente erforderlich. Die gespeicherten Dokumente müssen verlustfrei und konsistent umgesetzt werden. Die verlustfreie und konsistente Migration ist vor Durchführung der Maßnahme mit Echtdaten ausführlich zu testen und zu dokumentieren. Das Migrationsverfahren selbst ist zu protokollieren und zu dokumentieren und das Ergebnis der Migration zu überprüfen. Das ursprüngliche System muß dabei kurzfristig reinstalliert und wieder in Betrieb genommen werden können. Für das neue System ist eine neue Verfahrensdokumentation einschließlich der Migrationsbeschreibung zu erstellen.

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Migrationszeitpunkte Für die Abschätzung, wann Migrationen sinnvoll oder erforderlich sind, können folgende Trends herangezogen werden: • Standardsoftwarepakete gibt es fast jedes Jahr in einer neuen Version. • PC-Rechner haben heute eine realistische Lebensdauer von etwa drei bis vier Jahren. Für Server können fünf bis sieben Jahre angesetzt werden. • Bei Magnetplatten verdoppelt sich die Kapazität etwa alle zwei Jahre. Es sollte daher zur Performanceverbesserung nicht an Zwischenspeichern für die Ablage gespart werden. • Bei digitalen optischen Speichermedien gibt es etwa alle drei Jahre eine Verdopplung der Kapazität. • Auch Peripheriekomponenten wie Scanner und Drucker werden immer leistungsstärker und günstiger und in der Qualität der Erfassung und Wiedergabe besser. Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von Anwendungs- und Betriebsprogrammen (z.B. Treibern) werden daher wie folgt definiert: • Sicherstellung, daß die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeicherten Formate mindestens fünf Jahre oder vier Generationen lesen zu können, • Sicherstellung, daß die Anwendungsprogramme in der Lage sind, die gespeicherten Formate mindestens drei Jahre oder zwei Generationen schreiben zu können. Die Forderungen an die Hersteller und Anbieter von digitalen optischen Speicherlaufwerken und Medien sind folgende: • Sicherstellung, daß Medien über mindestens zwei Generationen des Laufwerks gelesen werden können, • Sicherstellung, daß Medien mit mindestens einer Generation in den neuen Laufwerken beschrieben werden können, • Sicherstellung, daß der Betrieb von Laufwerken durch Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Wartung und Betriebssoftwarepflege mindestens sieben Jahre oder zwei Generationen nach Installation gewährleistet wird, • Sicherstellung, daß der Anbieter Konvertierungssoftware zur Migration (Umkopieren, Umformatieren, Optimieren der Speicherauslastung) bereitstellt, • vertragliche Definition der Aufwände für eine Migration bei Medienwechsel (Zeit, Kostenschätzung) mit testweiser Demonstration des Zeitaufwandes, • Empfehlung seitens des Herstellers, wann aus seiner Sicht eine Migration sinnvoll und wann in jedem Fall erforderlich ist.

Eine Migration ist spätestestens dann zu planen, wenn das eingesetzte Betriebssystem, die eingesetzte Datenbank, das eingesetzte Release der Archivsystemsoftware oder das eingesetzte Archivspeichersystem nicht mehr vom Anbieter unterstützt wird. Wird eine Migration vom Anbieter empfohlen und vom Betreiber nicht durchgeführt, liegt das Risiko der Informationsverfügbarkeit beim Betreiber. Die Ordnungsmäßigkeit des Verfahren ist hierdurch gefährdet.

Verfahrensdokumentation In den GoBS ist vorgesehen, daß für jedes Dokumenten-Management- und elektronische Archivsystem eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist, wenn Dokumente und Daten, die den Aufbewahrungspflichten von HGB/AO unterliegen, archiviert werden (siehe Abschnitt 3).

Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers des Systems.

Umfang und Struktur einer Verfahrensdokumentation Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Die GoBS legen nur den Mindestinhalt fest (BStBl. 1995 I S. 738ff). Dieser ist auf die speziellen Eigenschaften eines Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystems (im Unterschied zu einer Buchhaltungssoftware) anzupassen. Tz. 6., GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit a) Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). Tz. 6.2 der GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation insbesondere erstrecken muß. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein.

Tz. 6.1, GoBS

Aus der zugrunde zu legenden Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein. Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technisch geführt wird, kann der Buchführungspflichtige individuell entscheiden. Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Komplexität der DV-Buchführung. Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind unabhängig von der Größe/Kapazität der genutzten DV-Anlage zu stellen, das heißt, sowohl bei Großrechnersystemen als auch bei PCSystemen ist für eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen. Es empfiehlt sich, ein aufgeteiltes Dokument zu erstellen, in dem veränderliche oder sehr stark individuelle Teile Anlagen zugeordnet sind. Bei der notwendigen Fortschreibung müssen lediglich die Anlagen ergänzt werden. Für den Aufbau der Verfahrensdokumentation empfiehlt sich folgende Struktur: • eigentliche Verfahrensdokumentation mit Anlagen der individuellen Komponenten, Verzeichnisse etc., • Testdokumentation mit Abnahmevereinbarung, • Bescheinigung der Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Verfahrensdokumentation • • • • • • •

organisatorische Teile des Betreibers Technik einschließlich Subsysteme Dritter Software-Grundmodule des Herstellers individuelle Anpassungen des Systemintegrators Betriebsvoraussetzungen für den Anwender Sicherheit, Wiederherstellung und Migration Qualitätssicherung

Abnahme und Testdokumentation • •

Testmaterial und Szenarien Abnahmedokument

Bescheinigung der Ordungsmäßigkeit/ Prüfbericht(e) Abbildung 8:

Struktur einer Verfahrensdokumentation

Eine Reihe von Anbietern und Systemintegratoren verfügen über Musterverfahrensdokumentationen, die die individuelle Anpassung und Ergänzung erleichtern.

Wesentliche Komponenten einer Verfahrensdokumentation Inhalt der Verfahrensdokumentation Tz. 6.2, GoBS Die Verfahrensdokumentation muß insbesondere beinhalten: - eine Beschreibung der sachlogischen Lösung, - die Beschreibung der programmtechnischen Lösung, - eine Beschreibung wie die Programmidentität gewährt wird, - Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird, - Arbeitsanweisungen für den Anwender. Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Punkte muß den Umfang und die Wirkungsweise des IKS erkennbar machen. Beschreibung der sachlogischen Lösung Tz. 6.2.1, GoBS

Die sachlogische Beschreibung enthält die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus der Sicht des Anwenders. Zur Beschreibung der sachlogischen Lösung gehören unter anderem folgende Abschnitte: Allgemeines Verfahren Im allgemeinen Verfahren erfolgt eine kurze Beschreibung des Anwenders und dessen Geschäftszweck. In diesem Teil der Verfahrensbeschreibung sind weiterhin die betroffenen Bereiche, die Aufgabenstellung und die Einbindung in die vorhandene Organisation kurz zu skizzieren. Dies ist zumindest für den Bereich zu beschreiben, in dem das DokumentenManagement-System eingeführt wird.

Organisation In diesem Abschnitt wird das allgemeine organisatorische Umfeld, in dem das DokumentenManagement- oder elektronische Archivsystem eingesetzt wird, beschrieben. Hierzu gehört auch eine Beschreibung der Aufbauorganisation, wie sie für die Benutzerverwaltung mit Rechten umzusetzen ist. Ferner sind die Abläufe darzustellen, die mit dem System unterstützt werden. Inhalt und Nutzung des Archivs Die zu archivierenden Dokumente sind mit ihrer Archivierungspflicht (Aufbewahrungsfrist) und Archivierungswürdigkeit zu beschreiben. Hierzu gehört ebenfalls die Zuordnung zu bestimmten Dokumentenklassen, Benutzergruppen oder Indizes. Auch die Behandlung des Schriftgutes vor und nach der Erfassung ist zu beschreiben (z.B. Regeln für die Entsorgung). Beschreibung der programmtechnischen Lösung Tz. 6.2.2, GoBS

Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung hat zu zeigen, wo und wie die sachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind. Kommentar b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar. Zur Beschreibung der programmtechnischen Lösung gehören folgende Abschnitte: Eingesetzte Standard-Softwarekomponenten Hierunter fallen die Betriebssystemumgebung, benutzte Programmierwerkzeuge, eingesetzte Komponenten und Standardmodule des Archivsystems. Individuelle Teile der Anwendung Die Beschreibung der individuellen Teile der Anwendung umfaßt alle eigens erstellten Module, integrierte Anwendungen und die Implementierung der Datenbank. Für bestimmte Funktionalitäten gibt es detaillierte Vorgaben der GoBS. Scannen Für die Beschreibung des Scannvorgangs ist im Detail auf Benutzerberechtigungen, den Charakter der zu erfassenden Dokumente, die Aufbewahrungspflicht, die eindeutige Indizierung und die Qualitätssicherung einzugehen. Ein besonderes Augenmerk ist auf die Protokollierung und die Erstellung von Journalen zu legen, in denen Fehlersituationen dokumentiert und der Nachweis zu den erfaßten, indizierten oder verworfenen Dokumenten geführt wird. Eine Beschreibung des vollständigen Ablaufs mit Sicherstellung der Unveränderbarkeit der erfaßten Dokumente bis zur Archivierung ist beizufügen. In einem gesonderten Abschnitt sollte auf die Qualitätsanforderungen an die Erfassung und auf die gespeicherten Formate eingegangen werden. Im Anschluß an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem ! gespeicherten Beleg erfolgen. 2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Tz. 8, GoBS

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen 1. Speicherung von analogen Dokumenten Analoge Dokumente werden im Anschluß an den Scannvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darüber, - wer scannen darf, - zu welchem Zeitpunkt gescannt wird, - welches Schriftgut gescannt wird, - ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, - wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und - wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen. Hard- und softwaremäßig muß sichergestellt sein, daß das Scannergebnis unveränderbar ist. Im Anschluß an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen.

Erfassung von originär digitalen Dokumenten Hierunter ist der Import von Dateien zu verstehen. Die Bedingungen gelten sowohl für Einzeldateien aus Büroanwendungen als auch für Massendatenimporte in COLDAnwendungen und für die Listenarchivierung. Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen 2. Speicherung von originär digitalen Dokumenten Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert. Bei originär digitalen Dokumenten muß hardund softwaremäßig sichergestellt sein, daß während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen. Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu kennzeichnen. Die Vorgaben enthalten wichtige Hinweise, die sich in der Verfahrensdokumentation wiederfinden müssen. Die Vorgabe folgt dem Vorgehen beim Scannen und sollte analog beschrieben werden. Es wird ferner die Beschreibung der Übertragung von Inhalts- und Formatierungsdaten auf den Datenträger gefordert. Dies schließt die Definition der Daten, die zusammen mit dem Dokument archiviert werden und die Reproduktion des Dokumentes ermöglichen sollen, ein. Ebenfalls ist eine detaillierte Angabe der Protokollierungsvorgänge erforderlich. Die Anforderungen an den Ausdruck sind gegebenenfalls in einem eigenen Abschnitt zusammen mit den Anforderungen der Wiedergabe von Faksimiles zusammenzufassen.

Indizierung und Datenbank Der korrekten und eindeutigen Indizierung kommt eine besondere Bedeutung zu, da sie das Wiederfinden aller Dokumente sicherstellen muß. Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen Auszüge Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen. Das so archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Tz. 6.2, GoBS

Die Verfahrensdokumentation muß insbesondere beinhalten: ... - Beschreibung wie die Integrität von Daten gewahrt wird ...

Tz. 5.4, GoBS

Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen. Vom Unternehmen ist zu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternen Gründen eine längere Aufbewahrungsfrist gelten soll. In der Verfahrensdokumentation ist eine genaue Beschreibung der implementierten Datenbank mit ihren Strukturen und Inhalten enthalten. Wird ein kontrollierter Wortschatz eingesetzt, sind die zulässigen Begriffe, gegebenenfalls im Anhang, aufzulisten. Gleiches gilt für Dokumentenklassen und andere Zuordnungsmerkmale für Dokumente. Für die Wahrung der Integrität der Datenbank und der Indexdaten ist ein geordnetes Verfahren einzuführen, das bei Änderungen an der Datenbank zu keinen Dokumentenverlusten führen darf.

Jedem Dokument ist mindestens ein unveränderbarer, eindeutiger Index zuzuordnen.

Archivierung Tz. 8, GoBS

VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen b) §147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen Datenträgern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewußt so gefaßt worden, daß sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung/Archivierung der aufbewahrungpflichtigen Unterlagen auf digitalen Datenträgern als sog. andere Datenträger zulässig. Die GoBS schreiben kein bestimmtes Speichermedium vor. Daher sind das Archivierungsverfahren, die eingesetzte Technik und die technischen Komponenten derart zu beschreiben, daß eine Prüfung der sicheren, unveränderlichen und nachvollziehbaren Speicherung der Dokumente möglich ist. Technische Detailbeschreibungen können auch in einem Anhang zusammengefaßt werden.

Der Einsatz nur einmal beschreibbarer optischer Speicher, bei denen eine Veränderung oder Löschung der archivierten Informationen ausgeschlossen ist, stellt ein zusätzliches Sicherheitsmerkmal dar.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Reproduktion Tz. 8, GoBS VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen a) Der Buchführende, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf das Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen. Aus der Dokumentation muß hervorgehen, welche Dokumente (Dokumentenklassen oder bestimmten Indizes zugeordnet) der Aufbewahrungspflicht unterliegen und ob eine inhaltliche oder bildhafte Übereinstimmung erforderlich ist. Der Qualitätsmaßstab für die Wiedergabe am Bildschirm und auf dem Drucker ist zu definieren. In der Dokumentation der Testfälle und Testunterlagen sollten geeignete Beispiele von Originalen und deren Ausdruckqualität enthalten sein. Protokollierung Die Entstehung, Indizierung und Nutzung der Dokumente ist zu protokollieren. In der Verfahrensdokumentation sind Erzeugung, Auswertung und Archivierung der Protokolldateien zu beschreiben. Ist keine eigenständige Protokollfunktion implementiert, müssen die erforderlichen Protokolle zumindest über die in der Datenbank zu speichernden Merkmale und Transaktionsdaten bei Bedarf generiert werden können. Die GoBS sehen vor, daß Bearbeitungsprotokolle zusammen mit den Dokumenten archiviert werden. Tz. 8, GoBS ... Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Datensicherheit und Zugriffsschutz In den GoBS wird auf die Dokumentation des internen Kontrollsystems, des Datensicherheitskonzeptes und des Datenschutzes besonderes Augenmerk gelegt. Unter einem „Internen Kontrollsystem“ ist das Benutzerverwaltungs- und Zugangskontrollsystem des Archivsystems zu verstehen. In der Verfahrensdokumentation sollten explizit die folgenden Abschnitte aufgeführt sein. Internes Kontrollsystem / Benutzerverwaltung Tz. 4, GoBS IV. Internes Kontrollsystem (IKS) Das interne Kontrollsystem ist nur eines von vielen Kriterien zur Erfüllung der Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung. Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DV-gestützten Buchführung. Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Eine Wahlmöglichkeit für den Buchführungspflichtigen, welche Beschreibung er für erforderlich hält, besteht nicht. Tz. 5.5.1, GoBS

Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veränderungen ist durch wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewährleisten.

Tz. 6.2.4, GoBS

Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, daß Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können.

Zur Beschreibung des IKS sind die Benutzerverwaltung, das Zugangsschutzverfahren (Login), besondere Schutzmechanismen beim Zugriff, Zugangskontrolle zu den Räumlichkeiten sowie die Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen an das IKS zu dokumentieren. Datensicherheit Die Anforderungen an die Datensicherheit sind in den GoBS sehr detailliert aufgeführt und sollten sich in entsprechender Tiefe auch in der Verfahrensdokumentation wiederfinden. Tz. 5, GoBS 5 Datensicherheit 5.1 Die starke Abhängigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen macht ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept unabdingbar. 5.2 Zu sichern und zu schützen sind neben den auf Datenträgern gespeicherten, für die Buchführung relevanten Informationen zugleich die weiteren Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Belege und sonstige Aufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Form aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schützen. 5.3 Diese Informationen sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Veränderung zu schützen. Über die Anforderungen der GoBS hinaus sind die sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen. 5.4 Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen. Vom Unternehmen ist zu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternen Gründen eine längere Aufbewahrungsfrist gelten soll. Da zur Erfüllung der Anforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu können, nicht nur die Verfügbarkeit der Daten und der Software, sondern auch der Hardware gewährleistet sein muß, muß das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auch die Sicherung der EDV-technischen Installation umfassen. 5.5 Wie im einzelnen Unternehmen die erforderliche Datensicherheit hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischen Bedingungen sowie den sich aus diesen ergebenden Möglichkeiten abhängig. 5.5.1 Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veränderungen ist durch wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewährleisten. 5.5.2 Die Sicherung der Informationen vor Verlust erfordert im ersten Schritt die Durchführung von Datensicherungsprozeduren zu den auf dem EDV-System geführten Programmen und Daten. Es ist zweckmäßig, periodische Datensicherungsprozeduren vorzusehen und ergänzend zu diesen ad hoc Sicherungen durchzuführen. Der zweite Schritt der Sicherung der Informationen vor Verlust umfaßt Maßnahmen, durch die für die gesicherten Programme/Datenbestände die Risiken hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl im erforderlichen Maß reduziert werden. 5.6 Da das Wie der Datensicherheit von dem jeweils gegebenen Stand der EDVTechnik abhängt, ergibt sich aus der technischen Entwicklung für das Unternehmen die Notwendigkeit, ihr Datensicherheitskonzept den jeweils aktuellen Anforderungen und Möglichkeiten anzupassen. 5.7 Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist zu dokumentieren. In der Verfahrensdokumentation muß die Einbettung des Dokumenten-Management- oder Archivsystems in das Datensicherheitskonzept des Betreibers dargestellt werden.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Hierzu gehören Systemauslegung, Softwareschutz, Wahrung der Datenintegrität, Benutzerverwaltung, Zugangsschutz, technische Sicherheit der eingesetzten Komponenten, Aussagen zur Systemverfügbarkeit und andere relevante Informationen. Datenschutz Die Belange des Datenschutzes, bezogen auf die gespeicherten Daten von Mitarbeitern des Betreibers sowie von Dritten, sind in einem eigenen Abschnitt zu beschreiben. Formate Speicher-, Komprimierungs- und Aufzeichnungsformate sind zu dokumentieren. Damit soll abgesichert werden, daß die gespeicherten Informationen wieder zur Anzeige gebracht und reproduziert werden können. Geforderte und im Produkt realisierte Normen und Standards sind aufzuführen. Migrationskonzept In einem Migrationskonzept ist darzustellen, wie in Abhängigkeit der technologischen Weiterentwicklung und der Releaseplanung des Anbieters die langfristige Sicherheit der gespeicherten Informationen, Konsistenz und Integrität sowie deren Verfügbarkeit gesichert werden sollen.

Das Sicherheitskonzept Verfahrensdokumentation.

ist

ein

wesentlicher

Bestandteil

der

Datenintegrität Ein Abschnitt zur Sicherung der Datenintegrität ist gesondert auszuweisen. Tz. 6.2.4, GoBS Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, daß Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können. Hinsichtlich der Datenintegrität sind neben den bereits unter Datenschutz aufgeführten Anforderungen auch die technischen Voraussetzungen durch eine sichere Auslegung der Hardware, verlustfreie Restart- und Recoveryverfahren, Konsistenzprüfungsprogramme, die eindeutige Zuordnung von Indizes zu Dokumenten, Schutz vor intentioneller und versehentlicher Veränderung, Einsatz von „View-Only“-Modulen und andere Maßnahmen, die im System implementiert sind, zu beschreiben. Programmidentität In diesem Abschnitt ist in der Verfahrensdokumentation der Nachweis zu erbringen, daß die eingesetzte Software und Betriebsumgebung mit der Dokumentation und der beschriebenen Funktionalität in der Verfahrensdokumentation übereinstimmt. Dies ist durch entsprechende Verzeichnisse der installierten Komponenten nachzuweisen. Tz. 6.2.3, GoBS In der Beschreibung, wie die Programmidentität gewahrt wird, hat der Buchführungspflichtige nachzuweisen, daß die eingesetzten Programme erbracht werden bzw. erbracht worden sind. Zum Nachweis der Programmidentität gehört im wesentlichen die Freigabeerklärung in Verbindung mit vorhandenen Testdatenbeständen. Aus der Freigabeerklärung muß sich ergeben, welche Programmversion ab welchem Zeitpunkt für den produktiven Einsatz vorgesehen ist.

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Zur Verfahrensdokumentation gehören ebenfalls die Beschreibungen der Testfälle, der Testdaten und Testdokumente sowie die Abnahmeerklärung.

Die Vorgabe bedeutet, daß in einem Anhang zur eigentlichen Verfahrensdokumentation auch die Testdokumentation mit Testfällen und Testmaterial sowie die Abnahmeerklärung aufbewahrt werden müssen. Die Testdatenbestände und Testfälle dienen dazu, die Tests bei Programm- oder Systemänderungen unter gleichen Bedingungen nachvollziehen zu können. Tz. 6, GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar. Bei Änderungen der Systemumgebung ist die Dokumentation fortzuschreiben. Betriebskonzept Zum Betriebskonzept gehören Abschnitte mit Dokumentationen zum Einsatz der Software (Handbücher), Pflege von Hard- und Software, Betriebsvoraussetzungen, Arbeitsanweisungen und Anweisungen zum Verhalten bei Störungen des Systems. Arbeitsanweisungen Tz. 6.2.5, GoBS Die Arbeitsanweisungen, die für den Anwender zur sachgerechten Erledigung und Durchführung seiner Aufgaben vorhanden sein müssen, gehören ebenfalls zur Verfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren. Zu den Beschreibungen im Abschnitt Betriebsbedingungen gehören auch detaillierte Arbeitsanweisungen und Vorgaben für die Prüfung der Einhaltung dieser Anweisungen.

Eine Verfahrensdokumentation wird zeitpunktbezogen erstellt. Der Anspruch auf die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens kann jedoch dann verloren gehen, wenn die Vorgaben der Verfahrensdokumentation nicht umgesetzt werden (z.B. Beachtung von Arbeitsanweisungen).

Dokumentationen Zu den Bestandteilen einer Verfahrensdokumentation gehören auch Verweise auf zugeordnete Dokumente, in denen die Lösung beschrieben ist. Hierzu können Pflichtenhefte, Handbücher und andere Dokumente gehören. Eine Liste derjenigen Dokumente, die zur installierten Programmversion gehören (Programmidentität) sollte Anlage der Verfahrensdokumentation sein und bei Änderungen des Systems fortgeschrieben werden. Ferner muß aus den Dokumentationen hervorgehen, welche zulässigen Anpassungen am System durchgeführt werden können, welche Parametrisierungsund Konfigurationsmöglichkeiten bestehen und welche Werte bei der Installation eingestellt wurden. Tz. 6, GoBS VI. Dokumentation und Prüfbarkeit b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. c) Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Wartung Zum Betriebskonzept gehört ebenfalls eine Beschreibung der durchzuführenden Prüfungs- und präventiven Wartungsmaßnahmen.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

Prüfung der Verfahrensdokumentation Die Prüfung der Verfahrensdokumentation ist nicht eindeutig geregelt. Für Buchhaltungssoftware wird von einem sachverständigen Dritten gesprochen. Tz. 6, GoBS 6. Dokumentation und Prüfbarkeit 6.0 Die DV-Buchführung muß von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Weiterhin muß sich aus der Dokumentation ergeben, daß das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist. Für die Prüfung der Verfahrensdokumentation eines Dokumenten-Management- oder elektronischen Archivsystems bedarf es einer Umsetzung oder Interpretation des „neutralen Dritten“.

Der „neutrale Dritte“, der die Verfahrensdokumentation prüft und die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens bescheinigt, kann weder der Betreiber noch der Anbieter sein.

Die Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Durchführung der Tests kann vom Betreiber zusammen mit dem Anbieter oder einem fachkundigen Dritten vorgenommen werden. Die praktische Prüfung am System prüft zunächst die Übereinstimmung der Verfahrensbeschreibung und der Dokumentation mit dem Programmsystem. Ferner werden Tests zur Erfassung, Indizierung, Recherche und Reproduktion durchgeführt, die mit der Verfahrensbeschreibung und der Dokumentation übereinstimmen müssen. Die Ergebnisse müssen auch in Ausnahmesituationen mit versuchten Eingriffen in das System immer konsistent, vollständig und richtig sein. Besonders wird geprüft, ob das System gegen unberechtigte Zugriffe, Veränderungen der Indizierung, Verfälschung von Dokumenten und Fehlbedienung ausreichend abgesichert ist. Ein weiterer Punkt der Prüfung ist das verlustfreie und konsistente Wiederanlaufen nach einem Störungsfall. Ein Test der Recoveryverfahren muß die vollständige, richtige und konsistente Wiederherstellung des Systems im Störungsfall sicherstellen. Vorgabe ist, daß unter keinen Bedingungen ein Dokument verloren gehen, verändert oder nicht wiedergefunden werden darf. Tests des Ausdrucks stellen die Übereinstimmung der Reproduktion mit dem erfaßten Original in Größe, Form, Inhalt, Qualität und Originalitätscharakter fest.

Die Prüfung des Verfahrens ist eine formale Prüfung der Verfahrensdokumentation. Sie bescheinigt nicht die Qualität und Sicherheit des eingesetzten Systems, sondern die formgerechte Durchführung der Tests und die Vollständigkeit der Verfahrensdokumentation.

Die formale Prüfung vergleicht die Verfahrensbeschreibung mit der System- und Anwendungsdokumentation. Sie prüft insbesondere, ob die Verfahren des Scannens und Datenimports gegen Veränderung abgesichert sind, die Indizierung konsistent und eindeutig ist und das zielgerechte Wiederfinden mit einer originalgetreuen Reproduktion gewährleistet ist. Im Prüfungsdokument oder Zertifikat sind das Verfahren der Prüfung, benutzte Dokumentation, Testmaterial, Testfälle und die Ergebnisse festzuhalten.

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Form und Inhalt des Zertifikates sind mit der jeweils zuständigen Revision zu klären. Gleiches gilt für die Festlegung, wer als „neutraler Dritter“ die Bescheinigung ausstellt.

Literaturverzeichnis AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 06 506 Rechtliche Rahmenbedingungen für den Einsatz optischer Speicherplattensysteme - Anregungen, Stellungnahmen, Fallbeispiele, AWV-Eigenverlag, Eschborn 1992 AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., AWV-Schrift 09 546 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS, AWV-Eigenverlag, Eschborn 1995 British Standards Institution, Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems, BSI/DISC, London, 1996 Geis, Dr. I., Das digitale Dokument, AWV-Eigenverlag, Eschborn, 1995 Kampffmeyer, Dr. U., Anforderungen an Verfahrensbeschreibungen für Archivsysteme mit digitalen optischen Speichern, PROJECT CONSULT GmbH, Hamburg, 1996 Kampffmeyer Dr. U., Merkel B., Grundlagen des Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete, Technologien, Trends, Wiesbaden: Gabler, 1997 (Edition Dokumenten-Management) VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 1, Darmstadt, 1995 VOI Verband Optische Informationssysteme e.V., VOI-Kompendium Band 2, Darmstadt, 1996

Standard- und Normendokumente sowie Gesetze und Verordnungen sind im Text zitiert. Die Normen zu digitalen optischen Speichern sind im folgenden Abschnitt aufgeführt. Soweit nicht anders gekennzeichnet, wurden die Abbildungen von der PROJECT CONSULT GmbH zur Verfügung gestellt.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

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Normenverzeichnis f端r digitale optische Speicher ISO 9660 ISO/WD 15 525

CD-ROM CD-ROM

Life Expectancy of CD-ROM

ISO 10 885/1993

WORM 356 mm

OD Cartridge

ISO 13 403/1995

WORM 300 mm

ISO 13 614/1995

WORM 300 mm

Interchange using CCS Method (Continous Composite Servo) Interchange using SSF Method (Sample Servo Tracking)

ISO 9171-1/1990 ISO 9171-2/1990 ISO 10 089/1991 ISO/TR 10 091/1995 ISO 11 560/1992 ISO/DIS 12 654 ISO 13 481/1993 ISO 13 549/1993 ISO 13 842/1995 ISO/DIS 14 517 ISO/WD 15 286 ISO/DIS 15 486

WORM 130 mm WORM 130 mm MO 130 mm WORM 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm MO 130 mm

Cartridge Recording Format Cartridge Technical Aspects Recording Format Information Interchange Electronic Imaging as used as evidence Data Interchange, Capacity 1,0 GB Data Interchange, Capacity 1,3 GB Cartridge, Capacity 2,0 GB Cartridge, Capacity 2,6 GB Information Interchange, Capacity 5,2 GB Data Interchange, Capacity 2,6 GB (Irreversible Effects)

ISO 10 149/1995 ISO/DIS 15 485

CD 120 mm PD 120 mm

Data Interchange Data Interchange, Capacity 650 MB

ISO/TR 13 841/1995 ISO/TR 13 561/1994

MO 90 mm MO 90 mm

ISO 10 090/1992 ISO 13 963/1995 ISO/DIS 15 041 ISO/DIS 14 760 ISO/DIS 15 498

MO 90 mm MO 90 mm MO 90 mm PD 90 mm MO 90 mm

Guidance on Measurement Techniques Guidelines for Effective Use (Conforming ISO/IEC 10 090) Data Interchange Data Interchange, Capacity 230 MB Data Interchange, Capacity 640 MB Information Interchange, 1,3 GB Data Interchange, 640 MB, HS-1 Format

ECMA 15994 ECMA 154 ECMA 167/1994 ECMA 238/1996

WORM 130 mm MO 90 mm WORM WORM 130 mm

Information Interchange Data Interchange Volume and File Structure Data Interchange, Capacity 2,6 GB

ISO/IEC 13 490-1/1995 ISO/IEC 13 490-2/1995

WORM WORM

Information Technology, General Information Technology, Volume/File Structure

DIS - Draft International Standard TR - Technical Report WD - Working Draft

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Glossar Ablage

Die Ablage dient der kurz- und mittelfristigen Aufbewahrung und Verwaltung von Dokumenten zum Zweck des schnellen und einfachen Zugriffs und ist als dynamischer und veränderlicher Teil eines DMS zu betrachten. Sie ist mit einem „klassischen“ Dokumenten-ManagementSystem im engeren Sinn gleichzusetzen.

Akronym

Abkürzung/Kurzwort eines Begriffes.

API

Application Programming Interface. Programmierschnittstelle zur Kommunikation zwischen einer Anwendung und einem Service.

Applet

Anwendungen auf Basis von Java, die von Web-Servern auf Clienten geladen werden können (Thin Client).

Archiv

Das Archiv dient der langfristigen, geordneten und statischen Aufbewahrung von Dokumenten. Die Dokumente werden unveränderbar gespeichert und sind archivierungspflichtig oder zumindest archivierungswürdig.

Archivsystem

Archivsysteme werden im allgemeinen als Endablage eingesetzt und dienen zur revisionssicheren, unveränderbaren Speicherung von Informationen. Elektronische Archivsysteme gehen von einem ähnlichen Ansatz wie die klassischen DokumentenManagement-Systeme i.e.S. aus. Auch hier werden mittels einer Datenbank einzelne Dokumente und Container verwaltet. Archivsysteme besitzen darüberhinaus die Möglichkeit, große Informationsmengen in Jukeboxen zu verwalten. Anstelle eigenständiger Archivsysteme wird die elektronische Archivierung zunehmend zu einem nachgeordneten Service und in vorhandene Anwendungen integriert (Enabling).

ASCII (ISO 8859)

American Standard Code for Information Interchange. 7-Bit Code zur Darstellung von Zeichen (Buchstaben, Ziffern, Steuer- und Sonderzeichen). Mit dem 7-Bit ASCII Code können 128 verschiedene Zeichen dargestellt werden.

Attribut

Identifizierende oder beschreibende Eigenschaft eines Dokumentes.

Auditing, Audit Trail

Protokollierungsverfahren, z.B. Datum, Zeit und Art der ausgeführten Arbeitsschritte.

Barcode

Codierungsverfahren, bei dem nach einem festgelegten Schema grafische Informationen (Balken) in Zahlen und Buchstaben gewandelt werden können und umgekehrt.

Batch

Engl.: Stapel. Im Gegensatz zum Dialogbetrieb werden Batch-Programme ohne Benutzerinteraktion vom Rechner abgearbeitet und liefern das Verarbeitungsergebnis als Datei ab.

Blindfarbe

In Abhängigkeit von der eingesetzten Lichtquelle können bestimmte Farben von Schwarz/WeißScannern nicht erkannt werden und verschwinden in der Wiedergabe. Wird diese ScannerEigenschaft gezielt eingesetzt, um z.B. bei Formularen den Hintergrund auszublenden, spricht man von „Blindfarben“.

BLOB

Binary Large Object. Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in einer Datenbank.

Browser

Engl.: Blättern. Navigationsinstrument für das World Wide Web. Der Browser setzt den HTML-Code in das eigentliche Dokumentenformat für die Bildschirmdarstellung um und interpretiert die Aktionen des Benutzers.

Brutto-Image

Vollständiges Abbild, das nach dem Scannvorgang zur Verfügung steht. Durch spezielle Verfahren kann der Hintergrund anschließend ausgeblendet werden, es verbleibt das NettoImage. Das Vollbild kann durch die Kombination mit dem Hintergrundlayout (Overlay) wieder erzeugt werden.

Bürokommunikation (BK)

Aus einzelnen Modulen wie Text, Tabelle, Grafik, Datenbank, Kalender oder Mail bestehendes Softwarepaket. Unterschieden werden oft die im Hintergrund liegenden Module wie Mail- oder Datenbankkomponenten als „Back-Office“ und auf der anderen Seite Module wie Text, Tabelle oder Grafik als „Front-Office“.

Cache

Zwischenspeicher.

Caching

Zwischenspeicherung aktueller oder in Bearbeitung befindlicher Dokumente auf schnellen Speichermedien (Festplatte oder Arbeitsspeicher des lokalen Rechners), um zeitaufwendige Zugriffe auf Medien mit längeren Zugriffszeiten zu vermeiden.

CALS

Computer-aided Acquisition and Logistics Support. Zusammenfassung von Standards im DMSUmfeld für technische Dokumentationen durch das amerikanische Department of Defense (DoD). Maßgeblich für viele öffentliche Auftraggeber, die Flugzeug- und andere Industrien.

2., überarbeitete und erweiterte Auflage

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CCITT

Comité Consultatif International Telegraphique et Telephonique. Gemeinschaft der Postgesellschaften (heute ITU), die Standards für das Post- und Fernmeldewesen definiert.

CCITT/3 (CCITT T4 Gruppe 3)

Heute ITU-T Gruppe III (T4). Von der Gemeinschaft der Postgesellschaften (früher CCITT, heute ITU) normiertes, verlustfreies Komprimierungsverfahren für Schwarz/Weiß-Bilder im Bereich Faxübertragung und Scanneranwendungen.

CCITT/4 (CCITT T6 Gruppe 4)

Heute ITU-T Gruppe IV (T6). Standard für die verlustlose Komprimierung von Schwarz/ Weiß-Bildern im Bereich Faxübertragung und Scanneranwendungen. Wesentlich höherer Kompressionsfaktor als CCITT/3.

Compact Disc. Industriell gefertigte Nur-Lese-Speicher. Ursprünglich von Philips und Sony als Audio-CD entwickelt.

CD-R

Compact Disc - Recordable. Optische Speichermedien, die vom Anwender selbst einmal beschrieben werden können.

CD-ROM

Compact Disc - Read Only Memory. Industriell gefertigte optische Speichermedien, die vom Anwender nur gelesen werden können.

Checkin

Kontrolliertes Einbringen von Dokumenten mit Vergabe von Attributen in DokumentenManagement-Systeme.

Checkout

Kontrollierter Export von Dokumenten aus Dokumenten-Management-Systemen in andere Umgebungen, z.B. zur erneuten Bearbeitung.

Coded Information. Kodierte, das heißt vom Rechner direkt interpretierbare und weiterverarbeitbare Zeichen im Gegensatz zu NCI, nichtkodierte Bild- oder Sprachinformation. Coded Information wird in der Regel durch ASCII, EBCDIC oder verwandte, erweiterte Zeichensätze dargestellt.

Client

System (Hardware oder Anwendung) in einer Netzverbindung, das einen Dienst nicht selbst erbringen kann und daher die Dienstleistungen eines Servers in Anspruch nimmt.

Client-Server-Modell

Zusammenspiel zwischen Ressourcen eines Arbeitsplatzes (Client) mit speziellen Ressourcen einer vom Client aus gesehen zentralen Instanz (Server). Ein Server kann wiederum zu einem Client werden, indem er andere Dienste nutzt. Typische Client-Funktionen sind Benutzeroberflächenunterstützung oder lokales Dokumenten-Management. Server-Funktionen sind z.B. zentrale Datenbankverwaltung oder Kommunikationsmanagement.

Code

Vorschrift für die eindeutige Zuordnung (Codierung) der Zeichen eines Zeichenvorrates (Urmenge) zu denen eines anderen Zeichenvorrates (Bildmenge).

Code of Practice

In Anwendergruppen geltende Verhaltensregeln.

Codierung

Umsetzung am Bildschirm angezeigter oder über Tastatur eingegebener Zeichen in ein vom Computer verarbeitbares binäres Schema. Bei der Softwareerstellung wird der Begriff für die Umsetzung von logischen Anweisungen in Programmbefehle verwendet.

COLD

Computer Output Laser Disk. Verfahren zur Massendatenarchivierung auf digitalen optischen Speichern. COLD-Systeme nehmen Dateien (per Magnetband oder Dateitransfer) entgegen, extrahieren Indexdaten und speichern die Informationen. Die Daten können formatgetreu unter Verwendung von Overlays oder Hintergrundlayouts angezeigt werden.

COM

Computer Output Microfilm. Direkte Verfilmung kodierter Rechnerinformationen Mikroform-Medien. Component Object Model. Ebene zur plattformübergreifenden Applikationsentwicklung.

Compound Document

Aus beliebigen Objekten wie Text, Bild, Tabelle, Audio, Video etc. zusammengesetztes Dokument.

Container

Objekt, das aus verschiedenen inhaltlich zusammenhängenden strukturierten und unstrukturierten Informationen, elementaren und zusammengesetzten Dokumenten mit internen und externen Referenzen und Zugriffsinformationen besteht.

CORBA

Common Object Request Broker Architecture. Standardisiertes Objektmodell.

Dekompression, Dekomprimierung

Wiederherstellung der ursprünglichen reduzierten Datenmenge.

DEN

Document Enabled Networking. Middleware-orientierter Ansatz für die Standardisierung der Schnittstelle vom DMS-Client zu den Applikationen und vom DMS-Server zum Dokumentenspeicher. Abgelöst durch DMA.

Desktop

Desktop-Computer: Rechner, die auf dem Schreibtisch (Desk) aufgestellt werden und aus einzelnen Baugruppen bestehen, die über Kabel miteinander verbunden werden.

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Information

der

durch

auf

Kompressionsverfahren

Desktop-Programm: elektronischer Schreibtisch, der den herkömmlichen Büroarbeitsplatz objektorientiert am Bildschirm nachbildet. DFR (ISO 10166)

Document Filing and Retrieval. ISO-Norm zur Definition von Protokollen und zum Aufbau von selbstbeschreibenden elektronischen Dokumenten.

Dienst

Service.

Digitale Signatur

Der Einsatz einer digitalen Signatur ist durch das Signaturgesetz (SigG) geregelt. Durch ein Berechnungsverfahren wird mit einem privaten Schlüssel die Signatur erzeugt und an das Dokument angehängt. Der Nachweis der Authentizität entsteht durch die Prüfung der Signatur durch einen öffentlichen Schlüssel. Eine digitale Signatur macht den Urheber der Signatur und die Unverfälschtheit eines elektronischen Dokumentes nachweisbar kenntlich. Durch die Verwendung der digitalen Signatur entsteht aus einem elektronischen Dokument im Prinzip eine elektronische Urkunde.

DIN

Deutsches Institut für Normung. Nationales Normierungsgremium.