Hat der Kriterienkatalog ausgedient?
Beratung Dr. Ulrich Kampffmeyer
PROJECT
C O N S U LT
Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Hamburg 2002
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ?
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ? Von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission
Hat der Kriterienkatalog ausgedient? Die Auswahl eines Dokumenten-Management-Systems, jedweder Couleur, ist kein einfacher Prozess. Es geht hier nicht um die Entscheidung für eine Textverarbeitung oder ein Buchhaltungsprogramm. Dokumenten-Management ist langfristig zu sehen und verändert die Organisation des Unternehmens. Aufbewahrungsfristen von 10 und mehr Jahren machen eine Entscheidung schwer und die Veränderungen in der Ablauf-, Aufbau- und Arbeitsorganisation sind schwerwiegender und teurer als Hardund Software. Die Einführung solcher Lösungen ist daher beratungsintensiv und erfordert einen möglichst objektiven, nachvollziehbaren und aufgabenstellungsgerechten Auswahlprozess. Typisch bei der Ermittlung geeigneter Produkte und Anbieter ist die Benutzung von Kriterienkatalogen. Es gibt zahlreiche Publikationen mit solchen Katalogen. Sie bilden auch häufig die Basis für Studien. Letztlich ist es unerheblich, ob der zukünftige Anwender selbst oder aber ein Berater zusammen mit ihm einen solchen Kriterienkatalog erstellt und als Basis für eine Ausschreibung benutzt der Kriterienkatalog selbst ist als Mittel in Frage gestellt. Einem Kriterienkatalog sollten immer eine konkrete Aufgabendefinition, eine IstAnalyse und ein Fachkonzept, in dem beschrieben ist, was eigentlich realisiert werden soll und organisatorisch geregelt werden muss, vorausgehen. Diese Anforderungen lassen sich schlecht in einem Fragenkatalog fassen, den der Anbieter mit ja/nein oder technischen Angaben ausfüllen muss. Die objektive Vergleichbarkeit von technisch orientierten Kriterien ist heute schon nicht mehr gegeben, die Produkte sind von ihrer Funktionalität her kaum zu unterscheiden und die Beantworter des Kriterienkataloges ,,schummeln" auch schon einmal gern mit ihren Antworten, um nicht frühzeitig aus dem Auswahlverfahren herauskatapultiert zu werden. Da wird schon einmal aus einem geplanten oder individuell für einen Kunden realisierten Feature eine Standardeigenschaft des Produktes die ,,natürlich" bereits verfügbar ist. Fragen nach der Architektur, Modularität und Ausbaufähigkeit lassen sich kaum in Einzelkriterien herunterbrechen, geschweige denn in Papierform verifizieren. Auch der Vergleich vorangegangener Beantwortungen eines Kriterienkataloges mit den aktuellen Angaben zieht nicht, dieser Vergleich ignoriert den technologischen Fortschritt und unterschiedliche Produktkonfigurationen für die spezielle Branche oder Aufgabenstellung des Kunden. Allein auf die Auswertung der Antworten in einem Kriterienkatalog eine Produkt- und Lösungsauswahl begründen zu wollen, ist reine ,,Kaffeesatz-Leserei". Es gibt heute ganz andere, viel entscheidendere Kriterien für die Wahl eines Lösungsanbieters: hat er bereits vergleichbare Systeme ,,in-Time" und ,,in-Budget" mit der gleichen Aufgabenstellung durchgeführt? Steht ein qualifiziertes Team aus einem solchen Projekt auch für das eigene Vorhaben zur Verfügung? Wie ist die Kunde: Presse Projekt: Thema: Beratung Topic: Datei: Datum: © PROJECT CONSULT GmbH 2001-2002
Artikel Kriterienkatalog 11.06.2002
Autor: Kff Status: Fertig Version: 2.0 Seite 2 von 6
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ? Qualifikation des angebotenen Projektleiters? Kennt sich der Anbieter in meiner Branche und speziellen Organisationsform aus? Welche Überlebenschance hat das Produkt am Markt? Ist es über Standardschnittstellen mit anderen Lösungen einfach verbindbar? Werden die Informationen so gespeichert, dass Migrationen vermieden werden? Wie ist die Eignung der Tools, damit das System vom Anwender später selbst betrieben werden kann? Wie sind Qualitätssicherung, Release-Planung und Versionierung organisiert? Sind die genannten Referenzkunden zufrieden und wie wurde dort die Einführung bewältigt? - Die Zahl dieser Anforderungen, die sich nicht in einfachen Kriterien in einem Katalog fassen lassen, ließe sich beliebig fortsetzen. Wie geht man jedoch vor, wenn man sich nicht auf einen Kriterienkatalog verlassen will? Zu einer guten Ausschreibung gehört eine detaillierte Beschreibung des Umfeldes und der Aufgabenstellung. Es bietet sich an, diese so zu formulieren, dass man in einfachen Teststellungen oder Prototypen an Hand von Szenarien das Produkt evaluieren und bewerten kann. Die Eignung der Tools ergibt sich schon daraus, wie schnell und gut gelungen ein solcher Prototyp gerät. Hierbei erhält man auch Einblick in die internen Abläufe und die Projektkultur des Anbieters. Es ist daher sinnvoller, im Vorwege sich auf drei oder vier geeignete Anbieter zu beschränken und diese intensiv zu evaluieren. Eine Vielzahl von Anbietern anzuschreiben erhöht den eigenen Aufwand ohne für mehr Transparenz zu sorgen. Anbieter, die sich bei einer Vorprüfung oder Marktbetrachtung als wenig geeignet erweisen dennoch einzubeziehen, erscheint sogar unfair schließlich kann nur einer gewinnen, aber alle anderen haben die gleiche Arbeit der Beantwortung der Ausschreibung zu bewältigen. Die seriöse Bearbeitung einer größeren Ausschreibung für eine unternehmensweite Lösung für Behörden, Banken, Industriekonzerne oder Versicherungen kann gut-und-gerne 30 oder mehr Arbeitstage beim Anbieter binden. ,,Totgesagte leben länger" - zu einer Ausschreibung gehört auch ein Kriterienkatalog, nicht als Kernstück, jedoch als ,,notwendiges Übel". Der Kriterien- oder Fragenkatalog erhält jedoch eine gänzlich andere Bedeutung und Gewichtung: detailliert vom Anbieter beantwortet, in Besprechungen überprüft - ob die Antworten auch der Fragestellung entsprechen - gegen das Fachkonzept gespiegelt und als Zusammenfassung der vom Anbieter zugesagten Funktionalität dient er nunmehr als vertragliche Absicherung des Kunden. Der Kriterienkatalog wird bindender Bestandteil des Auftrages oder Realisierungsvertrages. Deshalb ist es auch wichtig, in einem Kriterienkatalog zu unterscheiden, was Standardlieferumfang im Produkt ist, was konfiguriert oder parametrisiert werden muss und welche Funktionalität individuell für den Kunden bereitgestellt wird. Letztlich leitet sich hieraus der Maßstab ab, wie hoch der individuelle Anteil einer Lösung ist und in welche Abhängigkeit man sich bei Updates der Standardsoftware begibt. War früher die Erstellung und Auswertung eines Kriterienkataloges der am meisten Zeit fressende Anteil einer Ausschreibung, so können solche Kataloge heute vollständig, individualisiert und aufgabenstellungsgerecht über Datenbanken erstellt und verarbeitet werden. Dies erleichtert das Vorgehen nicht nur für den Kunden, sondern auch für den Anbieter, der nicht selten unter über 100-Seiten starken, häufig immer gleichförmigen Ausschreibungen leidet. Die gewonnene Zeit kann für Überprüfungen bei Referenzen, die Entwicklung realistischer Szenarien und die organisatorische Vorbereitung der Einführung genutzt werden. Kunde: Presse Projekt: Thema: Beratung Topic: Datei: Datum: © PROJECT CONSULT GmbH 2001-2002
Artikel Kriterienkatalog 11.06.2002
Autor: Kff Status: Fertig Version: 2.0 Seite 3 von 6
Hat der Kriterienkatalog ausgedient ? Fazit: Der Kriterienkatalog ist nicht tot, er wird aber nicht mehr als alleinige Entscheidungsgrundlage genutzt oder gar zum Selbstzweck erstellt, sondern einer sinnvollen Verwendung als Bestandteil des Realisierungsvertrages zugeführt. Nur bei Divergenzen und bei der Abnahme eines Systems - als Grundlage für die Tests und Nachweis für die tatsächlich gelieferte Funktionalität - wird er noch einmal hervorgeholt.
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Kunde: Presse Projekt: Thema: Beratung Topic: Datei: Datum: © PROJECT CONSULT GmbH 2001-2002
Artikel Kriterienkatalog 11.06.2002
Autor: Kff Status: Fertig Version: 2.0 Seite 4 von 6
Profil des Autors Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London.
Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des DokumentenManagement-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote-Vorträge “Document Management as IT-Infrastructure” (1995), “The Future of Document Management” (1997), “Paradigm Shifts in Document Management” (1998), “The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions” (1999), “Market Transitions: DRT Document Related Technologies” (1999) und “Dokumenten-Management im Wandel – und wo bleibt der Mensch?” (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche. Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der “Award of Excellence”, 1994 der Award “Fellow of IMC” und 1997 der “Award of Merit”, sowie von der AIIM International 1999 der Award „Fellow of AIIM“ und 2000 die Auszeichnung „Master of Information Technology“ verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift “edoc”. Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland. Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des DokumentenManagements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert. Er ist Autor des Buches “Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements” sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice “Grundsätze der elektronischen Archivierung” und “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS”. Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen “Codes of Practice” und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien.