[DE] Dr. Ulrich Kampffmeyer - Artikel auf Wikipedia | 2015

Ulrich Kampmeyer auf Wikipedia.de Stand Dezember 2015

Inhaltsverzeichnis 1

Ulrich Kampffmeyer 1.1

2

3

Leben und Wirken

1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

1.1.1

Lehre und Forschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

1.1.2

Beruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

1.1.3

Verbände und Standardisierungsgremien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1.1.4

Autor und Publizist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1.1.5

Auszeichnungen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

1.2

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

1.3

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Elektronisches Dokument

5

2.1

Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

2.2

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

2.3

Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5

2.4

Weblinks

6

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Dokumentenmanagement 3.1

3.2

7

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

3.1.1

Dokumentenmanagement im engeren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7

3.1.2

Dokumentenmanagement im weiteren Sinn

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8

Was ist ein elektronisches Dokument?

3.2.1

Dokument

3.2.2

Formen von Dokumenten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9

3.2.3

Selbstbeschreibende elektronische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

Einsatzgebiete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

3.3.1

Amtliche Dokumente

12

3.3.2

Kaufmännische Dokumente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.3

Technische Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.4

Bibliotheken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.5

Behördenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12

3.3.6

Sonstiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.4

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.5

Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

3.3

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

i

ii

INHALTSVERZEICHNIS 3.6

4

5

6

7

Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

3.6.1

Freie Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

3.6.2

Kommerzielle Software

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

3.10 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

15

Dokumenten-Technologien

17

4.1

Document Related Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

4.2

Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

4.3

Zertifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.4

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.5

Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

4.6

Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18

3.7

Literatur

3.8

Siehe auch

3.9

Weblinks

Dokumentenklasse

19

5.1

Normung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

5.2

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

5.3

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

Elektronische Archivierung

20

6.1

Definitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.1.1

Elektronische Archivierung

20

6.1.2

Elektronische Langzeitarchivierung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.1.3

Revisionssichere elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

20

6.2

Standards für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

6.3

Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21

6.4

Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

6.5

Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

6.6

Speichertechnologien für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23

6.6.1

Herkömmliche WORM-Medien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23

6.6.2

Neuere Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

6.7

Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information . . . . . . . . . . . . . . .

24

6.8

Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . .

25

6.9

Weiterentwicklung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

25

6.10 Spezielle Formen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.11 Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.12 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.13 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

6.14 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

Revisionssicherheit

28

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INHALTSVERZEICHNIS

8

9

iii

7.1

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

. . . . . . . . . . . . . . .

28

7.2

Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . .

28

7.3

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

7.4

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

7.5

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

Langzeitarchivierung

30

8.1

Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2

Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2.1

Haltbarkeit der Trägermedien

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

8.2.2

Schneller Medien- und Systemwandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.3

Weitere Beschränkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.4

Auffinden von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.2.5

Datenkonsistenz

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.3

Verfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

8.4

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

8.5

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

8.6

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

8.7

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Enterprise-Content-Management

34

9.1

Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

34

9.2

Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

9.3

Merkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

35

9.4

Komponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

9.5

Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.6

Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.7

Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

9.8

Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

10 Enterprise-Content-Management-System

39

10.1 Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.1.1 Capture (Erfassung)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.1.2 Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)

39 39

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

10.1.3 Store (Speichern) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

45

10.1.5 Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

10.2 ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.2.1 Kommerzielle ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.2.2 Freie ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.3 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

10.4 Quellen und Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

iv

INHALTSVERZEICHNIS 10.5 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 Schriftgutverwaltung

49 50

11.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

11.2 Elemente der Aktenführung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

11.3 Aktenbildung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

11.4 Siehe auch

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

11.5 Literatur

11.6 Weblinks und Quellen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52

11.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

53

12 MoReq

54

12.1 MoReq1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

12.2 MoReq2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

54

12.3 MoReq2010

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

12.5 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

55

12.4 Weblinks

13 Enterprise Information Management

57

13.1 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57

13.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

57

13.3 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.1 Verbände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.2 Förderung

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

13.5 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

58

14 Informationslebenszyklusmanagement

59

14.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

14.2 Funktionen von ILM-Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

59

14.3 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

14.4 Weblinks

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

14.5 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

15 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

61

15.1 Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer . . . . . . . . . .

61

15.2 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

61

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

62

15.3 Siehe auch 15.4 Weblinks

16 Verfahrensdokumentation

63

16.1 Verfahrensdokumentation nach den GoBD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

63

16.2 Siehe auch

63

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

INHALTSVERZEICHNIS 16.3 Literatur

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17 Verband Organisations- und Informationssysteme 17.1 Geschichte

v 63 65

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

65

17.2 Wichtige Publikationen des Verbandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.3 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.4 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

17.5.1 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

67

17.5.2 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

68

17.5.3 Inhaltslizenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Kapitel 1

Ulrich Kampffmeyer Ulrich Kampffmeyer (* 12. April 1952 in Hameln) ist die zweite Gesellschafterin des Unternehmens ist.[11] ein deutscher Unternehmensberater, Autor, Publizist und Archäologe.

1.1.1 Lehre und Forschung

Seine Wirkensschwerpunkte lagen zuletzt besonders im Bereich der revisionssicheren Archivierung,[1] des Records Management,[2] des Dokumentenmanagements[3] und von ECM Enterprise Content Management.[4] In diesem Umfeld beschäftigte er sich mit der rechtlichen Anerkennung der elektronischen Dokumentenspeicherung und Compliance von Informationssystemen.[5] Sein besonderes Interesse gilt den organisatorischen, kulturellen und gesellschaftlichen Veränderungen durch den Einsatz von elektronischem Informationsmanagement durch die Ablösung von Papier, die Umstellung von Arbeitsweisen, neue Nutzungsmodelle und die Bewahrung des digitalen Wissens.[6]

Seit 1976 war er parallel zum Studium als Lehrbeauftragter an der Universität Göttingen tätig. Der Schwerpunkt seiner Arbeiten lag auf Ausgrabungsmethodik und Einsatz naturwissenschaftlicher Verfahren,[12] wie sie damals unter dem Ansatz “New Archaeology“ bekannt waren. In Kiel war er von 1980 bis 1982 als wissenschaftlicher Assistent am Institut für Ur- und Frühgeschichte an der naturwissenschaftlichen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität tätig. Schwerpunkt seiner Arbeiten neben der Lehrtätigkeit waren bodenkundliche Methoden für Ausgrabungen[13] und der Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung in der archäologischen Forschung und Dokumentation.[14] Am FraunhoferInstitut für Informations- und Datenverarbeitung IITB[15] in Karlsruhe war er von 1983 bis 1987 in verschiedenen Forschungsprojekten zunächst als wissenschaftlicher Mitarbeiter, später als selbstständiger Unternehmer tätig. Schwerpunkt seiner Tätigkeiten waren Systeme zur Bilderfassung, Bildverarbeitung, Mustererkennung, automatischen Klassifikation und digital-optische Speichersysteme für die Archivierung. Hierzu gehörte am Fraunhofer-Institut das Forschungsprojekt ARCOS[16] zur Entwicklung von Dokumentations- und Datenbanksystemen für die Archäologie.[17] Im Rahmen dieser Tätigkeiten betreute er mehrere Diplomarbeiten an den technischen Universitäten in Karlsruhe und Braunschweig, war in verschiedenen Projekten zum Bildverstehen und zum Wissensmanagement tätig und beschäftigte sich mit der Standardisierung von Dokumentationssystemen für die Bodendenkmalpflege.[18] Am MMC Multi Media Campus der Universität Kiel lehrte er 2005/2006 zum Thema Wissensmanagement.

1.1 Leben und Wirken

Ulrich Kampffmeyer besuchte die Volksschule in Hamburg und Bielefeld sowie das Gymnasium in Oerlinghausen. Am Schiller-Gymnasium in Hameln legte er 1972 das Abitur ab. Während seiner Schulzeit erlangte er parallel an der Jahn-Sprachenschule das Diplom zum Handelskorrespondenten in Englisch. Von 1973 bis 1979 studierte Ulrich Kampffmeyer an der Georg-August-Universität Göttingen Ur- und Frühgeschichte und Vorderasiatische Archäologie sowie in den Nebenfächern Informatik, Bodenkunde, Kunstgeschichte und Orientalistik. Seine Studienabschlüsse in Göttingen waren 1978 der Magister Artium[7] und 1988 die Promotion zum Dr. phil.[8] Von 1979 bis 1981 setzte er an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel nebenberuflich seine Studien in Informatik und Bodenkunde fort und schloss diese 1982 mit dem Diplom-Prähistoriker[9] ab.[10] Im Jahr 2000 absolvierte er den internationalen 1.1.2 Beruf Abschluss AIIM MIT Master of Information Technology in Silver Springs, Maryland, USA. Seit 1984 war er selbstständig für verschiedene BeraKampffmeyer wohnt seit 1989 in Hamburg. Seit 1987 tungsunternehmen im In- und Ausland sowie für mehlebt er mit Karin Begemann zusammen, die die kauf- rere Anbieter für Bildverarbeitungs-, Archivierungs- und männische Geschäftsführung seiner Firma innehat und Dokumentenmanagementsysteme tätig. Hierfür wurde 1

2

KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

in Wachenheim die Firma Project Consult gegründet.

Als Produkt- und Marketing-Manager war er von 1989 bis 1992 für die ACS Systemberatung[19] in Hamburg tätig. Er war für die Gestaltung, das Marketing und den weltweiten Vertrieb des Dokumentenmanagementsystems Hyparchiv sowie für mehrere Großprojekte bei neuen Schlüsselkunden verantwortlich. 1992 nahm er wieder seine Beratungstätigkeit auf und etablierte in Hamburg die Project Consult Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH [20] als Managementberatung für Informations-, Archiv-, Dokumenten-, Projekt-, Wissens- und Prozessmanagement. Er ist Geschäftsführer von Project Consult.[21] . Parallel zu seinen Tätigkeiten als Geschäftsführer und Berater war er in Standardisierungsgremien tätig, engagierte sich in Branchenverbänden und betreute mehrere Diplomarbeiten.

Ulrich Kampffmeyer ist als Kongressorganisator, Moderator, Keynote-Sprecher, Referent und Seminarleiter tätig. So begründete er die „DMS EXPO“ Messe und Konferenz[22] mit und begleitet als Mitglied des Beirates diese Veranstaltung seit 1994.

1.1.4 Autor und Publizist In den Jahren 1974 bis 1989 lag der Schwerpunkt der Publikationstätigkeit im Bereich der ur- und frühgeschichtlichen Forschung und zu naturwissenschaftlichen Methoden wie Bodenkunde und dem Einsatz von Computertechnologien in den Kulturwissenschaften. Berufsbedingt verschob sich dieser Schwerpunkt seit 1985 zu den Themen des Informationsmanagements. Seit 1992 entstanden mehrere Bücher: • (mit Barbara Merkel) Grundlagen des Dokumentenmanagements: Einsatzgebiete, Technologien, Trends.

Gabler, Wiesbaden 1997, ISBN 3-409-87940-4; 2.

Auflage: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. Project Consult, Hamburg 1999, ISBN 39806756-0-2.

• Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?

Project Consult, Hamburg 2003, ISBN 3-98067564-5.

• ECM Enterprise Content Management. Project Consult, Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.

1.1.3

Verbände und Standardisierungsund zwei Codes of Practice zur elektronischen Archiviegremien rung und Verfahrensdokumentation:

1989 bis 1994 war er bei der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung als Arbeitskreisleiter aktiv.[23] 1991 gründete er den Verband für Organisations- und Informationssysteme (VOI) als Interessenvertretung der Dokumentenmanagement-Branche, den er anschließend sieben Jahre lang als geschäftsführender Vorstandsvorsitzender leitete. Von 1995 bis 1999 war er Mitglied des Direktoriums des IMC International Information Management Congress, Boulder, USA.

• (mit Jörg Rogalla) Grundsätze der elektronischen Archivierung: „Code of Practice” zum Einsatz von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium.

Bd. 3). 2., überarbeitete und erweiterte Auflage.

Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

• (mit Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow) Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS: Von 1999 bis 2001 leitete er als Executive Director die „Code of Practice“ zur revisionssicheren ArchivieAIIM Europe, Worcester, England. Er organisierte 2000 rung. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 4). und 2002 für die AIIM international zwei Kongresse in Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt Essen. Von 2001 bis 2004 war er Mitglied des Direkto1999, ISBN 3-932898-03-6. riums der AIIM international, Silver Springs, Maryland, USA, und begleitete die Neuausrichtung des Verbandes für ECM Enterprise-Content-Management.

Kampffmeyer verfasste mehrere Studien und Von 2006 bis 2011 war er einer der Manager des DLM Whitepapers[26] sowie zahlreiche Artikel und OnlineNetwork EEIG, der Trägerfirma des DLM Forum,[24] so- Publikationen.[27] wie von 2008 bis 2011 Mitglied des MoReq Governance Board des DLM Forum, das sich mit der Standardisierung von Records Management und Archivierung 1.1.5 Auszeichnungen in Europa beschäftigt. Er war Leiter des Organisationskomitees der internationalen DLM Forum Confe- Von der ComputerWoche wurde er 2003 und 2011 zu den rence in Barcelona 2002 und veröffentlichte mehrere einhundert wichtigsten IT-Persönlichkeiten Deutschlands Schriften des DLM Forum.[25] Im Bereich der Nor- gezählt.[28] Die internationalen Fachverbände für Dokumung und Standardisierung wirkte er an verschiedenen mentenmanagement, AIIM und IMC, verliehen ihm für Dokumentenmanagement- und Records-Management- sein Wirken mehrere Awards. Er ist “Fellow of Merit” des Standards wie DMA, ISO 15489, MoReq, MoReq2, Mo- IMC und Mitglied der “Company of Fellows” der AIIM Req2010 u.a. mit. international[29] .

1.3. EINZELNACHWEISE

1.2 Weblinks • Literatur von und über Ulrich Kampffmeyer im Katalog der Deutschen Nationalbibliothek • Profil bei Project Consult

1.3 Einzelnachweise [1] Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. VOI Code of Practice 1, Darmstadt 1997.

[2] Zusammenfassend Ulrich Kampffmeyer: Records Management: Prinzipien, Standards und Trends. Project Consult Newsletter Sonderausgabe Januar 2012, (PDF; 1,3 MB) [3] Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. Hamburg, 1999.

[4] Ulrich Kampffmeyer, “Enterprise Content Management – Herrscher über Informationen”. ComputerWoche, CW-exktraKT, München, 24. September 2001; Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content Management.

Hamburg, 2006.

[5] u.a. zur Anerkennung digitaler Speicherung: Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan: “Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS".

Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4; zum Thema GDPdU in Ernst&Young (Hrsg.): “Steuerliches Risikomanagement”. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5, in Hentschel, Bernd (Hrsg.): “Digitale Betriebsprüfung – eDatenzugriff der Finanzverwaltung”. 2. überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5 und “Neue rechtliche Anforderungen an die elektronische Archivierung” (PDF; 648 kB), “Information Management Compliance” (PDF; 423 kB) [6] In zahlreichen Artikeln und Vorträgen u.a. Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise? Hamburg, 2003.

[7] In den beiden Hauptfächern Ur- und Frühgeschichte und Vorderasiatische Archäologie, publizierte Magisterarbeit: Ulrich Kampffmeyer: Das Hügelgräberfeld auf dem Fuchsberg bei Desingerode/Werxhausen : Untersuchungen zur älteren Bronzezeit im Unteren Eichsfeld.

NAFN Neue Ausgrabungen und Forschungen in Niedersachsen, Band 13, Göttingen 1978, S. 3–99.

[8] In den Fächern Ur- und Frühgeschichte sowie Kunstgeschichte und Vorderasiatische Archäologie. Im Dissertationsdruck: Ulrich Kampffmeyer: Die Keramik der Siedlung Hüde I am Dümmer. Untersuchungen zur Neolithisierung des nordwestdeutschen Flachlands. Diss. Göttingen 1988, 4 Bd. [9] Der Dipl.-Prähist. war nur kurzzeitig an der Universität Kiel als naturwissenschaftlicher Abschluss eingeführt worden. Angestrebt worden war der Abschluss

3

als Diplom-Informatiker. Teile der ursprünglichen Informatik-Diplomarbeit wurden in verschiedenen Artikeln veröffentlicht.

[10] In den Fächern Informatik, Bodenkunde und Urund Frühgeschichte. Gedruckte Diplomarbeit: Ulrich Kampffmeyer, Archäologische und bodenkundliche Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres 1980. Wachholtz Verlag, 1985.

[11] Karin Begemann, Profil bei Project Consult [12] Ausgrabungsmethodik, Einsatz von bodenkundlichen Dokumentationsmethoden, Computer-basierte Fund- und Befundkartographie, rechnergestützte Klassifikation von archäologischen Funden [13] Ulrich Kampffmeyer, Archäologische und bodenkundliche Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres 1980. Wachholtz Verlag, 1985.

[14] Michael Gebühr, Ulrich Kampffmeyer: Überlegungen zum Einsatz von Kleinrechnern in der Ur- und Frühgeschichtsforschung. APA Acta Praehistorica et Archaeologica 11/12, 1980/81, S. 3–20; Bernhard Kalhoff, Ulrich Kampffmeyer: Die Auswertung von archäologischen Daten mit graphischen Computer-Darstellungen. APA Acta Praehistorica et Archaeologica 16/17, 1984/85, S. 237– 268.

[15] Heute Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnik und Bildauswertung [16] Ulrich Kampffmeyer, Ulrich Lübbert: ARCOS 1: Eine Dokumentation zum “Gerät zur automatischen bildhaften Erfassung der Form von Keramik“. BAIK, Karlsruhe, 1985.

[17] Ulrich Kampffmeyer (Hrsg.): Untersuchungen zur rechnergestützten Klassifikation der Form von Keramik. Arbeiten zur Urgeschichte des Menschen, Bd. 11, P. Lang Verlag, 1988.

[18] Unter anderem als Leiter der Arbeitsgemeinschaft Quantitative Methoden in der Archäologie 1984 bis 1986.

[19] Die Fa. ACS Systemberatung wurde von der GFT Gruppe übernommen. Das Produkt Hyparchiv mit dem dazugehörigen Team wurde an die Firma DataGlobal verkauft.

[20] PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH [21] Ulrich Kampffmeyer. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH. Abgerufen am 29. Mai 2013.

[22] Messe Stuttgart [23] AWV/Ulrich Kampffmeyer: Automatische Erfassung von Schriftgut. AWV Schriftenreihe, Eschborn, 1994.

[24] Englischsprachige Webseite des DLM Forum

4

[25] Industry White Paper Series on Records, Document and Enterprise Content Management. For the Public Sector, AIIM / DLM Forum / Project Consult, 7 B채nde, 2002 2004.

[26] Whitepaper, Website von Project Consult, abgerufen am 1. September 2012.

[27] Publikationen, Website von Project Consult, abgerufen am 1. September 2012.

[28] ComputerWoche 2011 Hier.

[29] AIIM Company of Fellows

Normdaten (Person): GND: 121725650 | LCCN: n87948646 | VIAF: 47625613 |

KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

Kapitel 2

Elektronisches Dokument Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlentabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination von Texten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren (Umwandlung in einen Binärcode) in Dateiform angelegt oder überführt wurden. Im weiteren Sinne bezieht sich der Begriff auf alle Arten von schwach strukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen[1] .

dann als wirksam behandelt, wenn der Aussteller eine qualifizierte elektronische Signatur angefügt hat, die ihn zweifelsfrei als Urheber des Dokuments legitimiert und die mit den übermittelten Daten so verknüpft ist, dass eine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkannt werden kann.

Fortgeschrittene Signaturen können den Nachweis erbringen, dass bestimmte Angriffe gegen die Echtheit des Dokuments nicht zutreffend sind, und können so den Beweiswert faktisch erhöhen. Der vorlegende Empfänger muss, bei Zweifeln an der technischen oder organisatorischen Sicherheit dieses Signaturverfahrens, die erforderlichen Details zu seiner Sicherheit und Leistungsfähigkeit behaupten und beweisen. Regelmäßig wird es ihm hierzu an Informationen und Beweismitteln mangeln, so dass er oft den Beweis auch nicht mit Hilfe elektronisch signierter Dokumente wird führen können – zumindest nicht ohne eine Beweiserleichterung. So wären Beweiserleichterungen durch Anschein oder Vermutung immer dann gerechtfertigt, wenn die Sicherheit des Signaturverfahrens gewährleistet und überprüft worden ist. Der 2005 neu eingefügte § 371a ZPO gewährt nun ebendiese Beweiserleichterungen; allerdings nicht für einfache oder fortgeschrittene, sondern eben nur für qualifizierte Signaturen nach § 2 Nr. 3 SigG und hier auch für private und öffentliche unterschiedlich. Sie ersetzt damit den früheren § 292a ZPO a.F., der damit entfallen ist.

2.1 Definition Der Gesetzgeber hat § 130a Zivilprozessordnung (ZPO) mit dem Titel „elektronisches Dokument“ überschrieben, wobei er an dieser Stelle auf eine Legaldefinition genauso verzichtet wie auf eine Verweisung. Aber auch in anderen Normen der ZPO oder in anderen Gesetzen wird der Begriff des elektronischen Dokuments schlichtweg vorausgesetzt. Darunter ist jede potenziell dauerhafte Fixierung von Daten auf einem Datenträger unter Einsatz elektronischer Signalverarbeitung zu verstehen.

Elektronische Dokumente können vielfach verwendet werden, wenn das Gesetz für die entsprechende Erklärung oder Handlung die Schriftform vorschreibt wie in § 126a und § 130a ZPO. Rechtsgeschäfte (Verträge) können durch Austausch elektronischer Dokumente abgeschlossen werden. Im gerichtlichen Verfahren können dem Gericht gegenüber Schriftsätze, Anträge, Erklärungen, Aussagen und Gutachten in elektronischer Form abgegeben werden.

Umgekehrt können Verfügungen und Zustellungen durch das Gericht elektronisch erfolgen. Schließlich können durch Behörden Verfügungen, Bescheide und andere Verwaltungsakte statt in schriftlicher auch in elektronischer Form erlassen und elektronisch zugestellt werden.

Das elektronische Dokument ist damit zentrales Instrument zur Umsetzung des sogenannten E-Justice.

2.2 Siehe auch • Elektronische Akte • EDI-Vereinbarung • Definition von Dokumentenmanagement

Voraussetzung ist in jedem Fall, dass derjenige, der ein elektronisches Dokument erhalten soll, mit dieser Form der Kommunikation einverstanden ist und einen entsprechenden Zugang für das elektronische Dokument eingerichtet hat.

Dokument

in

2.3 Fußnoten [1] nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement. Grundlagen und Zukunft. 2. Auflage, Hamburg 1999, ISBN 3980675602, Seite 27; siehe auch Dokumentenmanagement

Ein elektronisches Dokument wird in der Regel nur 5

6

KAPITEL 2. ELEKTRONISCHES DOKUMENT

2.4 Weblinks • Definition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010 • Justizkommunikationsgesetz (BGBl. 2005 I S. 837) (PDF; 205 kB)

Kapitel 3

Dokumentenmanagement Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

hen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kundenoder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, CheBei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man ckin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentenvon Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung suche. wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, Unter den klassischen DokumentenmanagementsysteEDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenma- men im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, nagementsysteme (engl. document management system, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, VerwaltungsDMS) eingesetzt. funktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu Im englischen Sprachgebrauch steht „document manage- stellen. Hierzu rechnet man ment“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-ManagementSystemen vorzufinden sind.[1]

• Compound Document Management, • Electronic Filing und • dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]

3.1 Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Do- 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jekumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerika- doch keine Bedeutung erlangte.[5] nischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmey- Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanageer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weite- ments im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der ren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisie- aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengerung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie führt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuDokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klas- ert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente sischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prä- und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die gung, unterschieden.[2] dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.

3.1.1

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-

Dokumentenmanagement im enge- Produkte von Produkten für Document Imaging, ren Sinne Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen ste7

8

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleichSystem eine Komponente der übergreifenden Strategie zeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Aufdes Enterprise Content Management (ECM).[6] träge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Abfolge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungssystem, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente und 3.1.2 Dokumentenmanagement im weite- Geschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, um möglichen Missbrauch zu vermeiden. ren Sinn Unter einem Dokumentenmanagementsystem im weiteren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorien und deren Zusammenspiel verstanden wie • Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),

3.2 Was ist ein elektronisches Dokument?

3.2.1 Dokument

• Bürokommunikation,

Mit Dokumentenmanagementsystemen werden elektronische Dokumente verwaltet.[9] Der Begriff Dokument wird heute noch sehr unterschiedlich inScannen, terpretiert. Im Angelsächsischen wird er häufig für Textdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispiel Computer Output on Laserdisk (COLD), deutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Dateinamen von Textdokumenten. Es wird daher auch Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow- zwischen „Document Imaging”, der Verwaltung von Management), gescanntem Schriftgut, und „Document Management”, der Verwaltung von bereits digital erzeugten Texten Groupware und unterschieden.

• Document Imaging, • • • •

• elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind in starkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammenhang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung, Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten) unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hierbei nur um eine spezielle Art von Dokumenten handelt. Die elektronische Archivierung wird dem Umfeld Dokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenmanagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigen Raum häufig mit Enterprise Content Management (ECM) gleichgesetzt.[8]

Im Deutschen hat der Begriff des Dokuments einen konkreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter einem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit hoher inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung verstanden. Das Dokument wird nah an die im Gesetz verankerte Urkunde gerückt. Dies zeigt sich besonders in abgeleiteten Begriffen wie „Dokumentenechtheit“. Deutsche Anwender denken daher beim Begriff Dokumentenmanagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewegen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik.

Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem inhaltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff „Record“. „Records Management“ wird daher dort auch nicht mit „Document Management“ gleichgesetzt.[10] Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sich im Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die als geschlossene Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11] Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digital übermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einem Textverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug oder eine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogen Format, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitalisierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarer Datenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nichtcodierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durch Zeichensätze kodiert sind und von Programmen direkt ausgewertet werden können, spricht man von Codierter Information (CI). Durch Techniken wie OCR werden NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt.

Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsysteme als Informationsbasis für Organisationsprogramme eingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung von Dokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispielsweise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledigung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zusammenhang mit den entsprechenden Dokumenten ermöglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten Eine weitere Quelle für den Begriff „Dokument“ in Zu-

3.2. WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT?

9

sammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen ist 3.2.2 Formen von Dokumenten die Bezeichnung „Dokumentation”, die sich auf eine Zusammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmten Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein DoSachverhalt bezieht. Einige „klassische” Dokumenten- kumentenmanagementsystem gelangen: Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel, aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unter• von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien schiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem de(zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Datenfinierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelle sätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank), Dokumentation zusammenzustellen.[12] • analoge, in ein digitales Format gewandelte Objekte Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Dokuwie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilme ment wird auch verständlich, wie sich bei Anbietern mit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikround Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der unfon erfasst werden.[15] terschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten.[13] Wichtig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eine Dokumentenmanagement-Lösung überführt werden solEin Dokument kann weiterhin aus einem oder mehreren len und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebaut Einzelobjekten bestehen, wie beispielsweise: sind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner der Nutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dyna• Dokumente aus Textverarbeitung, mische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind von Tabellenkalkulation oder Grafik, unveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Dokumenten zu unterscheiden.

• Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumente Ein Dokument hat daher in der Regel folgende und Fotos, Merkmale:[14] • physische Eigenschaften (Papier, Datei), • formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung), • Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge, Version, Einordnung in einen Aktenplan), • Inhalt (inhaltlicher Bezug), • Charakter (Archivierungswürdigkeit, Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter, Bearbeitungsmöglichkeiten), • Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Benutzung), • Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor), • Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, letzter Bearbeiter).

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus dem Dokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für die Verwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt.

Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerkmale für das Dokumentenmanagementsystem. Attribute wie „Ordnung” oder „Charakter”, die für alle Dokumente einer Klasse gelten, z. B. Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte, gemeinsame Schlagworte, Berechtigungen etc., können über Dokumentenklassen vererbt werden.

Im Folgenden wird der Begriff Dokument für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

• Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchange (EDI), • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk), • ASCII- oder XML-Textdateien, • Video-Clips oder • Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufgezeichnetes Interview.

Nach ihrer Komplexität können elementare Dokumente, Compound Documents und Container-Dokumente unterschieden werden.[16] • Elementare Dokumente, die aus einem Objekt bestehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keine eingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe anderer Objekte.

• Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Dokumente werden auch als Compound Documents bezeichnet. Compound Documents bestehen aus zusammengesetzten Dateien, die Text, Formatinformation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oder Verweise auf andere Komponenten beinhalten können.

• Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinformationen, Links, Metadaten und interne Verwaltungsdaten können zur besseren Handhabung auch in Containern zusammengefasst werden.

10

3.2.3

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

Selbstbeschreibende Dokumente

elektronische

Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.

Formatinformationen werden zur Reproduktion der Information ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige, Bearbeitung und Druck).

Container-Dokumente können in der Regel nur vom erzeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigt Nutzungsinformationen Beispiele für Nutzungsinforwerden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokument mationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzeraus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oder gruppe, Status der Information oder Verknüpfung über andere als das erzeugende Programm auf einzelauf zulässige Bearbeitungsoperationen. ne Komponenten des Containers zugegriffen werden, muss das Container-Dokument alle benötigten Struktur-, Schutzinformationen Hierzu gehören Prüfsummen, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sich Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eine tragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet man elektronische Signatur und andere Attribute. die Dokumente als „selbstbeschreibend“.[17] Referenzinformationen Referenzinformationen beEin selbstbeschreibendes elektronisches Dokument beinhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wie steht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten), Folgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatz die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisieanderer Dokumente durch ”logische Löschung”, rung erlauben. Diese werden heute meistens in XML auf Notizen, Versionsmanagement, HintergrundBasis einer DTD oder eines Schemas abgebildet. Im engFaksimile, etc. lischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als „Selfcontained Document Object“ bezeichnet. Im Deutschen Inhaltliche Informationen Das sind beschreibende Atheißen sie auch „selbstbeschreibende Informationsobjektribute und Ordnungsmerkmale, die in der Regel in te“. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskompoder Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriff nente (Einzelobjekt, Container, Liste u. ä.) und einem benutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungsvorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbunde, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen. nen „Header” zusammen. Der Header kann selbst aus verschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Er beginnt Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn die in der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welche Verwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das InMerkmale und Attribute im Header erwartet werden könformationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeunen. genden Systems versandt wurde.

Ein Header beinhaltet im Allgemeinen folgende Attribute, die als Metadaten zum Dokument gehören[18] :

3.3 Einsatzgebiete

Codes für die Selbsterklärungsfunktion Hierzu gehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge der Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systefolgenden Attribute, Attributnamen, Attributformame aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, te etc., heute meistens in XML definiert und extern Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungsin einer DTD oder einem Schema referenziert zustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ geEindeutige Identifizierung des Objektes Dies wird in nannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf deder Regel durch einen „Unique Identifier“, einen nen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, eindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedes Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im LangObjektes gehandhabt. Für Unique Identifier existie- zeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, ren sowohl allgemeine Standardisierungen als auch die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzbrancheninterne Festlegungen. Der Unique Identi- werkprozessebene verwalten.[19] fier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifen Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Clientund es als einmalig vorhandenes Dokument zu iden- Programme auf der Grundlage der Client-Servertifizieren. In der Regel sind im Unique Identifier Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die Entstehungsort und -datum des Objektes mit Uhr- dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in zeit kodiert. deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der einzelnen Teile der Inhaltskomponente Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zu verstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile, aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einem mehrseitigen Dokument oder einem zusammengesetzten Container bestehen kann.

das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.

Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, SchlagwortFormatinformationen Hierzu gehören beschreibende Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.

3.3. EINSATZGEBIETE Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 Level u. ä.

11 jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.

Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären „Koffer-Packen“- und „Synchronisations“-Funktionen mit z. B. projektweisen Kopien von DokumentenbestänDer wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren den auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektro- erforderlich. Solche Funktionserweiterungen moderner nische System sichergestellt, sondern durch die Aufstel- Systeme halten jedoch immer mehr Einzug. lung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassi- Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsystefizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und me an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im die entsprechende Verschlagwortung bei der Abla- System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt ge/beim Speichern von Dokumenten. es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammenDieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um den Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.

gebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u. ä.). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflösbar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität solDer eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach cher Mehrfachinstanzen. langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder- Ein Problem stellen Pflege und Schulung der Schlagwortaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauf- Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder finden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, Thesauri genannt) dar. Die für die Pflege des Thedie für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch saurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den können durch das Auffinden alter Dokumente kostenin- inhaltlichen Bedeutungen der Schlagwörter und damit tensive Doppelentwicklungen vermieden werden. mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit- Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb häufig Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. den Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtfertig Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumenten- nach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus den managementsystemen kaufmännisch nur schwer ermit- Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der Schlagwortstruktur. Die Folge ist ein babylonisches telbar.

Gewirr an Schlagwortsystemen und -redundanzen, das Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls den Vorteil des leichten Wiederauffindens von Dokuschwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor al- menten in einem Dokumentenmanagementsystem nach lem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kom- inhaltlichen Kriterien schnell in Frage stellt. Hier könmen. nen Dokumentenklassen mit Vererbungsmechanismen Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stel- Abhilfe schaffen. len die Fixkosten für Softwarelizenzen, Betrieb und Be- Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren treuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro An- und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die wender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfigurati- Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. on, Training und für das „interne Marketing“ der Einfüh- Solche Techniken werden heute aber noch nicht bei rung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar. führen bei einer zu großen Menge von Dokumenten Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl ste- zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Betig zunehmen können, sinkt mit steigender System- einträchtigung der Performance seiner Suchanfragen, anwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht- weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration des Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.

Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten

12

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

muss mit einem entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Berichtsmäßige Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.

Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z. B. per Klärungen durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann.

Es ist häufig schwierig, die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzusetzen. Dies gilt für die Anwendung elektronischer Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmaßnahmen heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen.

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt, ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.

Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftlichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus.

formationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (in Deutschland z. B. Abgabenordnung, GoBD und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails können kaufmännische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlösungen zu verwalten.

3.3.3 Technische Zeichnungen In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen und ähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungen aufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hunderttausende von oftmals großformatigen Zeichnungen handeln, die typischerweise in großen Schubladen flach aufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeichnungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlen sein. Das technische Dokumentenmanagement erlaubt in diesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbesondere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungsnummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Produktionshinweise, etwa geeignete Maschinen, mit angegeben. Die Zeichnungen werden meist formatabhängig abgespeichert.

3.3.4 Bibliotheken Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen man den Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Dokumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Medien) selbst, sondern nur Verweise auf deren Inhalte und Standort; hierzu wird heutzutage häufig der OPAC benutzt.

Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nach Art der Dokumente und Anwendungsbereiche, die sich wiederum überschneiden können:[20] 3.3.5

Behördenakten

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden.

Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise in der Registratur verwahrt und vom Sachbearbeiter an→ Hauptartikel: Elektronisches Dokument gefordert. Die Anforderung erfolgt meistens über das Aktenzeichen, und die Ausgabe wird oftmals über eine Registratur-Software verwaltet. Über die Art des Aktenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedoch 3.3.2 Kaufmännische Dokumente von Behörde zu Behörde verschieden sind. Basis für die Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kauf- Aktenzeichen ist der jeweilige Aktenplan der Verwalmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steu- tung, basierend auf den einheitlichen Aktenplänen der jeerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsin- weiligen Länder. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte in

3.3.1

Amtliche Dokumente

3.5. WEITERENTWICKLUNG DES DOKUMENTENMANAGEMENTS

13

der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Für die Verwaltung elektronischer Akten bei Behörden wurde das DOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedoch weniger für die Anwendung in kleineren Verwaltungen und Verwaltungsverbänden auf kommunaler Ebene.

• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, DokumentbeauftragungsWorkflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)

3.3.6

• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten

Sonstiges

Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutionen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäuser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige, Forschungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Probleme des Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleichwohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Anzahl der Dokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, ob nur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumenten verwaltet werden müssen. Die Vertraulichkeit der Dokumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim, andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumente sucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssen die Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständlich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist dies nicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagen auch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Dokumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwachsen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zugegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumentenmanagementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.

Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen auch Bereiche wie Qualitätsmanagement, Leistungsmanagement und Ressourcenmanagement technisch zu unterstützen und damit effizienter zu machen.

• Gewährleistung Zugriffsberechtigungskonzeptes sicherheit und Datenschutz)

eines (Informations-

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail) • Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken) • Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen • Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

3.5 Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements

3.4 Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21] : • Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren) Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifenden

• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Enterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult Dokumenten (durch automatische Konvertierung in 2003 aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A) Durch die Zusammenführung herkömmlicher Techni• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfris- ken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn) mit Internettechniken, Web-Content-Management und ten (teils bis zu 30 Jahren) Portalen entstand Ende der 1990er Jahre ECM Enterprise • Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen) Content Management. Dokumentenmanagement gilt

14

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT • Alfresco (Community Edition)

heute nur noch als eine integrierte Komponente von übergreifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Records Management, elektronischer Archivierung, Inputmanagement und Outputmanagement. Übergreifend hat sich seit etwa dem Jahr 2000 der Begriff DokumentenTechnologien oder (engl.) Document Related Technologies (DRT) eingebürgert. Information Lifecycle Management (ILM) überlappt sich zunehmend mit den traditionellen Funktionen von Dokumentenmanagement.[22]

• bitfarm-Archiv • EcoDMS (Free4Three) • LogicalDOC (Community Edition) • Nuxeo EP • Open-Xchange • PLMWORX

3.6 Dokumentenmanagementsysteme 3.6.2 Kommerzielle Software 3.6.1

Freie Software

Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für DMS (unter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie DMS-Software kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser, die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen.

Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in der Möglichkeit, das Programm selbst seinen Bedürfnissen anzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kann das Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Die entstehenden Freiräume innerhalb des Budgets können intensiver für die meist erforderlichen Anpassungen genutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies System der Länge des gewählten Einführungszeitplans neutral gegenüber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auch in der Folge der Investition ist die beliebige und prinzipiell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil (abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung der Infrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationen zu berücksichtigen sind).

Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchaus konkurrenzfähig, von Bedeutung bei der Auswahl sind jedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiterentwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeine Verfügbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systeme ansonsten prinzipiell eine größtmögliche Unabhängigkeit vom Hersteller und damit eine zumindest theoretisch größere Zukunftssicherheit, die ausschließlich von den dauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und Anwender abhängig ist. Ein für die Zukunftssicherheit wichtiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von Know-How bezüglich der Systeme. Eine große Community sorgt dabei für die gewünschte Unabhängigkeit und Verfügbarkeit des Wissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in öffentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheit besonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten auf archivierte Dokumente zugreifen zu können. Dies wird durch die Verwendung von freier Software und offenen Dokumentenformaten begünstigt.

Zur freien Software gehören die Programme

Zur kommerziellen Software gehören die Programme • Alfresco (Enterprise Edition) • BSCW • Document Control Center • dotiga • EcoDMS • Elektronischer Leitz Ordner • Fabasoft Folio • IBM FileNet • LogicalDOC (Enterprise Edition) • Main Pyrus DMS • Microsoft SharePoint Server (nur Teilfunktionen eines DMS) • Xerox DocuShare

3.7 Literatur • Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte des elektronischen Dokumentenmanagements. Nomos, 2009, ISBN 978-3-8329-4627-2.

• Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Dokumenten-Management. Dpunkt Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5.

• Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans StrackZimmermann: Dokumenten-Management. Springer, Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8.

• Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen: DokumentenManagement & Archivierung. Prozessunterstützung für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen.

1. Aufl. BPX Edition, März 2007, ISBN 978-3905413-70-0.

3.10. EINZELNACHWEISE • Martin Böhn, Maximilian Gantner, Michael Schiklnag: Enterprise Content Management.Systeme für Dokumentenmanagement und Archivierung im Vergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3937818-35-1.

• Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv. dsk Studie ECM/BPM Edition. Teil 1, dsk BeratungsGmbH, Pfaffenhofen 2006.

15

[5] Einschätzung nach Ulrich Kampffmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 157).

[6] Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Management. Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 13ff).

• Wolfgang Limper: Dokumenten-Management.

DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3.

[7] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 38).

• Bernhard Zöller et al.: Dokumenten-Management – vom Archiv zum Enterprise Content Management.

Code of Practice. Schriftenreihe des VOI e. V., 1.

Aufl., Juni 2005, ISBN 3-932898-11-7.

[8] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 9783-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der GoogleBuchsuche, S. 88f).

• EN 82045-1/2 Dokumentenmanagement; Teil 1 Prinzipien und Methoden, Teil 2 Metadaten und Informationsreferenzmodelle

[9] Der Abschnitt “Dokument” wurde Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4. entlehnt

3.8 Siehe auch 3.9 Weblinks Commons: Dokumentenmanagement – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien

• Definition der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010 • • Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagement bei DMOZ • Qualitäts-Umweltmanagement: OnlineDokumentenmanagement - So lebt das Managementsystem

3.10 Einzelnachweise [1] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18 [2] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18 [3] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 36 [4] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 37).

[10] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [11] Definition nach Ulrich Kampffmeyer: DokumentenManagement - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [12] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.

[13] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 27 [14] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des DokumentenManagements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.

[15] Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-02 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 29 [16] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 30 [17] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f; siehe auch die hieraus abgeleitete Definition von AIP Archive Information Object der ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Information System [18] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects siehe Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 39806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der GoogleBuchsuche)., S. 30f

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[19] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, http://www.pc.qumram-demo.ch/Files/ Dokumentenmanagement_W2005.pdf, S. 10ff [20] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 8ff [21] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 10 [22] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wohin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 9783-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der GoogleBuchsuche, S. 215ff).

Normdaten (Sachbegriff): GND: 4303691-0

KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

Kapitel 4

Dokumenten-Technologien Dokumenten-Technologien ist die Übertragung des englischsprachigen Begriffes DRT Document Related Technologies. Dokumenten-Technologien dienen zur Erzeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbereitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Bewahrung von elektronischen Dokumenten[1] .

Im Gegensatz zu den Anbietern klassischer DM-Systeme oder ECM-Systeme positionieren sich Anbieter von digitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen und anderen dokumentenorientierten Produkten eher unter dieser Klassifikation. Hier wird dieser Begriff z.T. auch auf Verfahren und Technologien angewendet, die nicht auf elektronischer Informationstechnik basieren, und sich am Begriff des Papierdokumentes orientieren.

4.1 Document Related Technologies 4.2 Beispiele Dokumenten-Technologien sind Dienste einer ITInfrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischer Dokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit und Erzeuger. Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auch Dokumentenmanagement) ist dabei aus inhaltlicher und rechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andere Qualität als Daten, Information oder Content im Umfeld der Informationstechnik. Elektronische Dokumente definieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichen Charakter und können in unterschiedlicher Form als strukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturierte digitale Information vorliegen[2] .

Beispiele für den weitgefaßten Anspruch von Dokumenten-Technologien sind Content-ManagementSysteme und Dokumentenmanagement, Methoden des Informationsmanagement und der Dokumentation, beispielsweise in Bibliotheken und Archiven. DokumentenTechnologien stellen die Basisfunktionen für EnterpriseContent-Management bereit.

Beispiele für die funktionalen Elemente und Komponenten von Dokumenten-Technologien entsprechend der aufgeführten Begriffe in der Definition sind:

Das Akronym DRT und der Begriff Document Related Technologies wurde 1998 von Ulrich Kampffmeyer eingeführt[3] . Der Begriff Dokumenten-Technologien ist aus technologischer Sicht geprägt und damit im Unterschied zu Dokumentenmanagement wesentlich weitergefaßt. DRT Document Related Technologies beinhaltet nach Kampffmeyer zwei unterschiedliche Ansätze[2] : • Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturierter oder schwach strukturierter Information („Dokumente“) spezialisiert sind • dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden Letzterer Ansatz setzt sich zunehmend durch, da Dokumenten-Technologien als Server-Komponenten in modernen Dienste-Architekturen zur Infrastruktur werden.

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• Erzeugung: z. B. Textbausteinsysteme

Textverarbeitung,

E-Mail,

• Erfassung: z. B. Scannen, Dateiimport, COLD • Erschließung: z. B. Indizierung, Kategorisierung, Klassifikation, Registratur • Verwaltung: z. B. Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, Datenbank, Dateisystem • Aufbereitung: z. B. Konverter, OCR, PDF, Single Source Publishing • Bereitstellung: z. B. Intranet, Portale, Webseiten, Druck, Elektronische Publikation, Output Management, Cross Media Publishing, Computer Output on Laserdisk • Verteilung: z. B. Workflow, E-Mail, Groupware, Business Process Management

18 • Sicherung: z.

Datensicherung

KAPITEL 4. DOKUMENTEN-TECHNOLOGIEN B.

elektronische

Signatur,

• Bewahrung: z. B. elektronische Archivierung, Information Lifecycle Management, Langzeitarchivierung

4.3 Zertifizierung • CompTIA CDIA+ Zertifizierung

4.4 Literatur • Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5.

• Öghan Karakas: Document Related Technologies: Das Fundament für E-Business. Hansebuch Verlag, Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X

4.5 Fußnoten [1] Quelle [2] Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003 [3] Vortrag Paradigmenwechsel im Dokumenten-Management auf der DMS EXPO 1998

4.6 Weblinks • AIIM international, Association for Information and Image Management international . Internationaler Verband für Enterprise Content Management und Dokumententechnologien • BIT Fachzeitschrift für Dokumententechnologien; BIT-Verlag Stuttgart.

• DOXNET - The Document X-perts Network e.V. .

Deutscher Verband für Dokumententechnologien • DLM-Forum Vereinigung der europäischen Nationalarchive • VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. . Deutscher Verband für Dokumentenmanagement

Kapitel 5

Dokumentenklasse Eine Dokumentenklasse beschreibt im Dokumentenmanagement, bei der elektronischen Archivierung und beim Records-Management Gruppierungen von Objekten mit gleichen Attributen oder Eigenschaften.[1]

greifende Klassifikation und Identifikation von Dokumenten.

5.2 Siehe auch

Die Nutzung von Dokumentenklassen ist eine der wesentlichen Eigenschaften von Systemen, um Dokumente und Informationsobjekte zu schützen, zu strukturieren und zu ordnen, in geeigneter Form in elektronischen Akten zu visualisieren und effizient zu verwalten.[2] Die Attributwerte der Klasse werden auf alle zugeordneten Dokumente und Informationsobjekte durch Zuordnung der Dokumentenklasse vererbt. Dies vereinfacht und beschleunigt die Indizierung und dient zur Vermeidung von Fehlern bei manuellen Attributeingaben. Einzelnen Objekten müssen nur noch individuelle Attribute zugeordnet werden. Auch bei späteren Änderungen an Attributwerten einer Klasse vererben sich die Änderungen auf alle zur Klasse gehörigen Objekte. Dies trägt zur Konsistenz von Dokumentensammlungen bei.

• Dokumentation • Dokumentenmanagement • DTD • Elektronisches Dokument

5.3 Einzelnachweise

Typische Attribute von Dokumentenoder Informationsobjektklassen[3] sind Schlagworte, Ordnungskriterien, Berechtigungen, Speicherorte, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte etc.

Bei diesen Attributen handelt es sich in der Regel um Metadaten, die für Zugriff, Schutz und Verwaltung der Objekte benötigt werden. Die Klasse, bzw. eine Referenz auf die Klassendefinition, wird zum Attribut des klassifizierten Objektes.

Den Prozess der Zuordnung von Objekten zu einer Klasse bezeichnet man als Klassierung, Klassifizierung oder Kategorisierung. Im Dokumentenmanagement gebräuchlicher für die Zuordnung von Attributen und Klassen zu Dokumenten und Informationsobjekten sind jedoch die Begriffe Indizierung, Indexierung oder Attributierung, die auch die Klassifizierung einschließen.

5.1 Normung • DIN EN 61355 Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Einrichtungen regelt die einheitliche und Hersteller über19

[1] Stephan Schüttler: Unternehmensweites Dokumentenmanagement. Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elektrofachgroßhandels. GRIN Verlag, 2011, ISBN 9783-640-84003-8, S. 7 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).

[2] Ulrich Kampffmeyer: Dokumentenmanagement in der Verwaltung. In: Martin Wind, Detlev Kröger (Hrsg.): Handbuch IT in der Verwaltung. Springer, 2006, ISBN 3-540-21879-3.

[3] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management Grundlagen & Zukunft. PROJECT CONSULT, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).

Kapitel 6

Elektronische Archivierung Elektronische Archivierung steht für die unverän- 6.1 Definitionen derbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information im Sinne des Enterprise Content Manage- In Deutschland haben sich für die elektronische Archiment. Für die elektronische Archivierung werden in der vierung drei Definitionen [1] eingebürgert: Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten eines Enterprise Content Management Sys- 6.1.1 Elektronische Archivierung tems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und Elektronische Archivierung ist die datenbank„Preservation“ bezeichnet werden. Der wissenschaftliche gestützte, langzeitige, sichere und unveränderBegriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierung bare Aufbewahrung von jederzeit wieder reist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der produzierbaren elektronischen InformationsDokumentenmanagement-Branche verwendet wird. objekten.

Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen. Angesichts der sich ständig verändernden Techniken, immer neuer Software, Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die Informationsgesellschaft.

6.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung Elektronische Langzeitarchivierung ist die Aufbewahrung elektronischer Informationen für mehr als 10 Jahre.

Der Begriff Langzeitarchivierung ist im Prinzip ein Pleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereits impliziert, er hilft aber den Unterschied zur Kurzzeitarchivierung, bzw. Backup hervorzuheben.

Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltun- 6.1.3 Revisionssichere elektronische Argen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer chivierung Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesentRevisionssichere Archivierung ist die Aufbelich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als wahrung von elektronischen, geschäftsrelevandies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Regaten Informationsobjekten, die den Anfordelen möglich war. Immer mehr Information entsteht digirungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257 tal und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche HGB sowie der Abgabenordnung § 146, § Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Doku147,§ 200 und den GoBS (zukünftig Goments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erbIT) an die sichere, ordnungsgemäße Aufhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtschabewahrung von kaufmännischen Dokumenten rakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftentspricht und die Aufbewahrungsfristen von stücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtssechs bis zehn Jahren erfüllt. kräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich verDas Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung stärkt mit dem Thema elektronische Archivierung aus(AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung, einanderzusetzen. unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder 20

6.2. STANDARDS FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

21

6.2 Standards für die elektronische Archivierung Der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung ist das OAIS “Reference Model for an Open Archive Information System”. Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind. OAIS wurde von den Weltraumbehörden entwickelt und 2003 als ISO Standard 14721 übernommen. Die Version 2 von OAIS, das sogenannte “Magenta Book”[3] wurde im August 2012 als ISO Norm 14721:2012 übernommen[4] .

6.3 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. [5] : 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden 2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen Tape Library (Innenansicht)

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden 5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden

elektronischen Systemen, vor (siehe Revisionssicherheit).

Die Anforderungen sind in dem Code of Practice „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.

V. 1996 zusammengefasst worden. Die Definition für revisionssichere Archivierung stammt ursprünglich von Ulrich Kampffmeyer bereits aus dem Jahr 1992. International ist die Funktionalität und der Umfang von elektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAIS Open Archival Information System und der von RecordsManagement-Systemen in der ISO 15489−1/−2 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung definiert. In Deutschland können unter dem Aspekt der Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen die IT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen werden. Werden E-Mails nicht revisionssicher abgespeichert, müssen geschäftsführende IT-Verantwortliche u.U. persönlich haften, was Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren oder Geldstrafen mit sich bringen kann.[2]

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können 7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden 8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden 9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden 10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

22

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

6.4 Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimile über Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLDDokumenten oder ganzen Datenbankinhalten

Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsysteme bestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlreichen Herstellern und Systemintegratoren angeboten werden. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz, über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen, in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Diese sogenannte Referenz-Datenbank-Architektur war notwendig, um große Mengen von Informationen von den zwar schnellen aber kostenintensiven Online-Speichern in separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbank erlaubt über den Index dabei jederzeit, das Dokument wieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen. In den Frühzeiten dieser Technologie handelte es sich meistens um sehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktisch zu „Inseln“ in der IT-Landschaft führten. Heute gliedern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste (→ Serviceorientierte Architektur) in die IT-Infrastruktur ein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fachanwendungen bedient und stellen diesen Anwendungen auch die benötigten Informationen zur Verarbeitung und Anzeige wieder zur Verfügung. Für den Anwender ist es dabei unerheblich, wo die benötigte Information gespeichert ist. Die Diskussion um das „richtige“ Speichermedium für die elektronische Archivierung führen meistens nur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsabteilungen, wenn es um die Auswahl und Einführung eines elektronischen Archivsystems geht.

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden

6.5 Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgende eigenständige Merkmale aus: • programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelne Informationsobjekte, landläufig auch Dokumente genannt, oder Informationskollektionen, z. B. Listen, Container mit mehreren Objekten etc.

• datenbankgestützte Verwaltung der Informationsobjekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Informationsobjekte • Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Information direkt zugreifen zu können

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann • Bereitstellung von Informationsobjekten unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme • Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis • Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Informationsobjekten, für die die ursprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht • Absicherung der gespeicherten Informationsobjekte gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information • Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Zwischenspeicher (Caches) schnellen Zugriff und zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten • Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können • Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können • Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden • Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf Speichern mit WORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumente und für die Informationsobjekte beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten

6.6. SPEICHERTECHNOLOGIEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

23

• Unterstützung von automatisierten, nachvollziehbaren und verlustfreien Migrationsverfahren All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archivsysteme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordnete Dienste in jede IT-Infrastruktur gehören.

6.6 Speichertechnologien für die elektronische Archivierung Bei den elektronischen Speichertechnologien ist eine Trennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungssoftware einerseits und den eigentlichen Speichermedien andererseits notwendig. Herkömmliche magnetische Speichermedien galten in der Vergangenheit als nicht geeignet für die revisionssichere elektronische Archivierung, da die gespeicherten Informationen jederzeit geändert und überschrieben werden können. Dies betrifft in besonderem Maße Festplatten, die von Betriebssystemen dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einflüsse, „Head-Crashs“ und andere Risiken wiesen den Festplatten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Magnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu, dass diese Medien hohen Belastungen und Abnutzungen, sowie magnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbewahrung unterliegen.

6.6.1

CD-R-Medium

DVD-WORM Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-ROM die Speicheroberfläche irreversibel im Medium verändert. DVDs sind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bieten unterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 17 GigaByte. Beim Einsatz für die Archivierung ist daher darauf zu achten, dass Laufwerk und Medien den Anforderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht werden. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meisten Laufwerke werden auch direkt von den gängigen Betriebssystemen unterstützt.

Herkömmliche WORM-Medien

In den 80er Jahren wurden spezielle digital-optische Speichermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit einem Laser berührungsfrei nur einmal beschrieben werden können. Diese Speichertechnologie bezeichnet man als WORM „Write Once, Read Multiple Times“. Die Speichermedien selbst sind durch ihre physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und bieten eine wesentliche höhere Lebensdauer, als die bis dahin bekannten magnetischen Medien.

In diese Kategorie von Speichermedien fallen folgende Typen: CD-WORM Bei der nur einmal beschreibbaren Compact Disc mit etwa 650 MegaByte Speicherkapazität wird die Speicheroberfläche des Mediums beim Schreiben irreversibel verändert. CD-Medien sind durch ISO 9660 standardisiert und kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medien ist aber für eine Langzeitarchivierung als nicht ausreichend zu erachten. Für Laufwerke und Medien gibt es zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerke wird von den Betriebssystemen direkt unterstützt.

5¼“ WORM Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich um die traditionelle Technologie, die speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien befinden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Umwelteinflüsse besser gesichert als CD und DVD, die für den Endverbraucher-Markt entwickelt wurden. Die Medien werden mit einem Laser beschrieben und bieten eine äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitige Stand der Technik sind sogenannte UDO-Medien, die einen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazität von 60 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlich höheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Nachteilig ist, dass Medien jeweils vorangehender Generationen der 5¼“-Medien in neuen Laufwerken nicht verwendet werden können. Für den Anschluss von 5¼“-Laufwerken ist spezielle Treibersoftware notwendig.

Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind sogenannte Jukeboxen, also Plattenwechselautomaten gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigten Informationen von den Medien bereit. Die Software ermöglicht es in der Regel auch, diejenigen Medien mit zu verwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden

24

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

und auf Anforderung manuell zugeführt werden müssen. ne entsprechende Beanspruchung der Hardware und der Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direkt Bänder selbst. in die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhängige Ansteuerungssoftware, angeboten. Zum Anschluss von Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Ser- 6.7 Strategien zur Sicherstellung ver, die auch die Verwaltung und das Caching übernehder Verfügbarkeit archivierter men. Inzwischen können solche Systeme aber auch als NAS Network attached Storage oder integriert in SAN Information Storage Area Networks genutzt werden.

6.6.2

Neuere Technologien

Neben den klassischen Archivspeichern, die auf rotierenden, digital-optischen Wechselmedien basieren, treten inzwischen zwei weitere Technologien auf: Content Addressed Storage (CAS) Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durch spezielle Software die gleichen Eigenschaften wie ein herkömmliches WORM-Medium erreichen. Ein Überschreiben oder Ändern der Information auf dem Speichersystem wird durch die Kodierung bei der Speicherung und die spezielle Adressierung verhindert. Bei diesen CAS-Speichersystemen handelt es sich um abgeschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wie herkömmliche Festplattensysteme direkt in die ITUmgebung integriert werden können. Sie bieten Speicherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByteBereich.

WORM-Bänder WORM-Bänder sind Magnetbänder, die durch mehrere kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderungen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen.

Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschützte Kassetten und besondere Laufwerke, die die Einmalbeschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereits vorhanden sind, stellen die WORM-Bänder eine einfach zu integrierende Komponente für die Langzeitarchivierung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit den Medien umgehen und auch entsprechendes Umkopieren und Sichern automatisieren. Besonders für größere Unternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellen Festplatten- oder WORM-Bandarchive eine Option dar, da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrieren lassen. Der Einsatz von WORM-Bändern für den OnlineZugriff ist jedoch zweifelhaft, da Wartezeiten sowohl für das Einlegen des Bandes per Roboter als auch Umspulzeiten anfallen. Sind die Daten in Containern organisiert, kann es zusätzlich innerhalb des Containers zu mehreren Umspulvorgängen für ein einzelnes Datenobjekt kommen (Lesen des Inhaltsverzeichnisses, Lesen des Datenobjektes, Lesen einer Checksumme). Damit verbunden ist ei-

Standardisierung Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein. Beispiele für standardisierte Formate sind XML-Dateien, TIFF und PDF/A-Archive.

Für Metadaten gibt es verschiedene standardisierte Metadatenformate. Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Informationsobjekten ist durch die ISO 14721 OAIS Open Archival Information System Spezifikation standardisiert worden. Für den Anschluss vom Archivspeichern wird durch die SNIA, den Dachverband der Speicherhersteller, eine XML-basierte Schnittstelle (XAM) bereitgestellt.

Migration Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Information in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder findbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Information verfügbar zu halten. Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche Migration“ ist zurzeit die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten. Das Thema Migration wurde durch die Veränderungen und die Konsolidierung des Dokumentenmanagement-Marktes mit dem Verschwinden von zahlreichen Anbietern häufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte zwingt zur Migration auf andere Formate, manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms.

6.8. RECHTLICHE UND REGULATIVE VORGABEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

25

Wer ein Archivsystem einführt, muss sich daher von Anbeginn an mit dem Thema Migrationsplanung beschäftigen.

6.8 Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung

Emulation In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation.

Emulation heißt, die Eigenschaften eines älteren Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden können. Beispiele gibt es einige, zum Beispiel bei Computerspielen oder Apple-Computern. Diese Lösungsstrategie wird im Bereich der langfristigen Datenspeicherung aber noch nicht in größerem Ausmaß eingesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand künftiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei einem zu großen Paradigmenwechsel eines Tages vielleicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese Nachteile gelten in ähnlicher Form auch für nicht rechtzeitig durchgeführte Migrationen.

Das Thema Archivierung und Langzeitspeicherung hat in den letzten Jahren besonders durch rechtliche und regulative Vorgaben an Bedeutung gewonnen.

Die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mit elektronischer Signatur wie herkömmlichen Papierdokumente, der Sarbanes-Oxley Act und andere ComplianceAnforderungen in den USA, die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den GDPdU in Deutschland machen revisionssichere Archivund Speichersysteme erforderlich. Im Rahmen der Diskussion der gesetzlichen Anforderungen stellte sich häufig die Frage nach dem „richtigen“ Speichermedium. Traditionelle WORM-Medien, die physisch nur einmal beschreibbar sind, erhoben den Anspruch die einzig richtigen Speichermedien zu sein. Die Hersteller von Festplattensystemen und WORM-Tapes konterten. Grundsätzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen medienneutral sind (oder sein sollten), da angesichts der langfristigen Aufbewahrungszeiträume auch Technologiewechsel berücksichtigt werden müssen. Das „richtige“ Speichermedium gibt es daher nicht. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher sein. Dies geht über die Frage der Speicherlaufwerke und -medien hinaus und bezieht auch die organisatorischen Prozesse mit ein.

Kapselung Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oder dem Informationsobjekt auch noch die Software, mit der man es visualisieren und reproduzieren kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer „Kapsel“ gespeichert. Damit sind alle für die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort zusammenhängend gespeichert. Durch diese Methode können die zu speichernden Objekte sehr groß werden, ohne dass jedoch vollständig sichergestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist.

Konversion zur Laufzeit Lassen sich die Formate der zu speichernden Informationsobjekte nicht kontrollieren und nicht auf wenige Langzeitformate einschränken, sind Konverter und Betrachter systemseitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wandeln. Dies führt mittelfristig zu einer Vielzahl von bereitzuhaltenden Konvertern und Betrachtern, für die eine eigenständige Verwaltung erforderlich ist, um zu einem älteren Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zu können. Die Konversion zur Laufzeit unterscheidet sich von der Emulation dadurch, dass nicht eine ältere Umgebung aufgerufen, sondern das Objekt für die aktuelle Umgebung gewandelt wird. Spezielle Eigenschaften von Formaten, elektronische Signaturen und Komponenten digitaler Rechteverwaltung können hierbei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu Problemen führen.

6.9 Weiterentwicklung

Die Elektronische Archivierung entspricht der „Preserve“Komponente im Enterprise-Content-Management-Modell. [6]

Entscheidend für den Einsatz von ArchivSpeichertechnologien ist inzwischen die Software geworden. Sie sichert unabhängig vom Medium die Unveränderbarkeit der Information, sie ermöglicht

26 den schnellen Zugriff und sie verwaltet gigantische Speichermengen. Bisher waren elektronische Archive eine spezielle Domäne der Archivsystemanbieter.

Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbst immer intelligenter. Systemmanagement- und Speicherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch die elektronischen Archive. Zusätzlich kann immer noch ein herkömmliches Archiv-, Records-Management- oder Content-Management-System für die inhaltliche Strukturierung, die Ordnung, Erschließung und Bereitstellung der Informationen eingesetzt werden. Die Speichersystemanbieter rüsten jedoch auf. Ihr Ziel ist es, Archivspeicher als Infrastruktur betriebssystemnah und für alle Anwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend im Jahr 2003 wird Informationslebenszyklusmanagement (engl. information lifecycle management, ILM) genannt und soll die elektronische Archivierung einschließen.

Besonders das Versprechen, das ILM Migrationen unnötig macht oder automatisiert, weckt bei vielen Anwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabei deutlich jenseits des herkömmlichen, Hierarchisches Speichermanagement (HSM), angesiedelt. Es geht zunehmend um die Software zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Information anstelle von reiner Speicherhardware. Elektronische Archivierung wird als nachgeordneter Dienst eingesetzt, der in EnterpriseContent-Management-Lösungen (ECM) integriert wird, aber als Archivierungskomponente allen Anwendungen zur Verfügung steht, deren Informationen langfristig und sicher aufbewahrt werden müssen.

6.10 Spezielle Formen • E-Mail-Archivierung • Datenbankarchivierung

KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

6.12 Literatur • Uwe Borghoff, Peter Rödig, Jan Scheffczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. dPunkt-Verlag, 2003, ISBN 3-8986-4245-3.

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.

• Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumentenmanagements. Gabler Verlag 1997, ISBN 34098794-0-4.

• Ulrich Kampffmeyer: Elektronische Archivierung und Storage-Technologien. Speicherguide, 2004.

• Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten, ISBN 3-9806756-4-5.

6.13 Weblinks • • Linkkatalog zum Thema Archivierung bei DMOZ • Nestor: Deutschsprachiges Portal zur elektronischen Archivierung • ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Information System http://www.iso.org/iso/home/store/ catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber= 57284, basierend auf dem CCSDS Standard OAIS (Magenta Book), freier Download http://www.project-consult.de/files/ISO_14721_ OAIS_V2.pdf(PDF, 1,4 MB)

• Web-Archivierung

6.14 Einzelnachweise 6.11 Siehe auch • ArchiSafe • CompTIA-CDIA+-Zertifizierung • MoReq, Model Requirements • OAIS, Open Archive Information System • OPENARCHIVE - Open Source Langzeit Archiv Lösung • OAI Open Archives Initiative • Temporale Datenhaltung • Verfahrensdokumentation nach GoBS

[1] In Anlehnung an die Grundsätze der elektronischen Archivierung. Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

[2] http://www.finance-magazin.de/risiko-it/it/ finance-ratgeber-revisionssichere-e-mail-archivierung-1352789/ [3] CCSDS, The Consultative Committee for Space Data Systems, Recommendation for Space Data System Practice, Reference Model for an Open Archive Information System (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 pdf [4] ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model [5] Quelle: Verband Organisation und Information e.V. (www.voi.de)

6.14. EINZELNACHWEISE

[6] Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

27

Kapitel 7

Revisionssicherheit Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

7.1 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit: • Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detail den GoBS bzw. den GoBD zu entnehmen.

Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch auf die Archivierung von Informationen außerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit der verfälschungssicheren, langzeitigen Archivierung elektronischer Informationen benutzt.

7.2 Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. gibt es hierfür mit den IDW RS FAIT 3 (Fachausschuss für Informationstechnologie) eigene Vorgaben.

Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch TÜViT zertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V. Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie z. B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle

28

7.5. WEBLINKS Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

7.3 Literatur • Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Code of Practice Band 1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3932898-03-6.

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (PDF; 58 kB). Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Oberfinanzbehörden der Länder vom 7. November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.

• Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampffmeyer, Jan Prochnow: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-03-6.

• PK-DML Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., Bonn, 2. Auflage 2004.

• T. Brand, I. Geis, S. Groß, B. Lindgens, B. Zöller: Steuersicher archivieren. Gabler, Wiesbaden, 1.

Auflage 2011. ISBN 978-3-8349-2237-3

7.4 Siehe auch • Elektronische Archivierung • Langzeitarchivierung • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) • Compliance • Corporate Governance • Verfahrensdokumentation

29

7.5 Weblinks • Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) • Quelle der Definition des Begriffes (PDF-Datei; 676 kB)

Kapitel 8

Langzeitarchivierung Unter Langzeitarchivierung (LZA) versteht man die Erfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhaltung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.

Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegender Informationen (digital preservation) stellen sich neue Probleme. „Langzeit“ bedeutet für die Bestandserhaltung digitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieerklärung über fünf oder fünfzig Jahre, sondern die verantwortliche Entwicklung von Strategien, die den beständigen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel bewältigen können.[1]

8.1 Definition Eine allgemein gültige Definition des Begriffes existiert bislang nicht. Da Archive Archivalien zunächst immer für die Ewigkeit aufbewahren, handelt es sich bei dem Begriff Langzeitarchiv zudem eigentlich um einen Pleonasmus.

Da viele der Probleme der digitalen Langzeitarchivierung erst nach etwa 10 Jahren auftreten, etwa große Versionssprünge der verwendeten Software, wird dieser Wert als Schranke für die Überlegungen zur Langzeitarchivierung verwendet. Zudem lässt sich so die Langzeitarchivierung von der Datensicherung abgrenzen.

8.2 Probleme Während physische Objekte seit langer Zeit unter anderem in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrt und erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Publikationen ganz neue Probleme. Daten, die auf digitalen Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kurzer Zeit nicht mehr lesbar sein („digitales Vergessen“).

Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die begrenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelle Medien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieser Schranken bereiten unter anderem proprietäre Formate und urheberrechtliche Beschränkungen Probleme.

8.2.1 Haltbarkeit der Trägermedien Während beispielsweise altes Pergament und Papier bei guter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifft dies auf neue Speichermedien nicht zu. Die meisten Publikationen aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts sind auf Papier gedruckt, das sich durch Säurefraß zersetzt. Bei älteren Druckwerken und Handschriften stellen sich andere Probleme: Wurde eisenhaltige Tinte bei der Herstellung verwendet, können die Buchstaben durch Feuchtigkeitseinwirkung einfach wegrosten und Löcher in den Seiten zurücklassen. Feuchtigkeits- und Temperaturschwankungen können auch Pergamenthandschriften zusetzen, weil durch Dehnung und Kontraktion die aufgetragene Schrift abplatzen kann.

Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur eine begrenzte Haltbarkeit. Noch kürzer ist die Lebensdauer digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplatten und gebrannte CDs/DVDs. Datenträger verlieren ihre Informationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durch Magnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnetbändern) oder sie werden durch chemische oder physikalische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine Informationen mehr speichern können oder nicht mehr auslesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs).

Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einem späteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Programme nicht mehr vorhanden sind. Um den vorgenannten Problemen zu entgehen, kann es sinnvoll sein, bestimmte ausgewählte elektronische Informationen (wieder) in die nichtelektronische Form (zurück) zu wandeln und diese – sozusagen als modernes Äquivalent der Sitte unserer Vorväter, wichtige Informationen dauerhaft in Stein zu meißeln – per Ionenstrahl in eine nahezu unverwüstliche Nickelplatte einzugravieren.

Ein anderes Verfahren, Bilder und Texte analog dauerhaft aufzubewahren, ist, diese mittels keramischer Farbkörper auf Steinzeugplatten aufzubrennen. Das Projekt Memory Of Mankind (MOM) speichert museales Kulturgut sowie Alltagskultur auf Steinzeugplatten und lagert diese in Kammern im Salzberg von Hallstatt ein. Die Haltbarkeit ist mit hunderttausenden Jahren angegeben. Belegt ist die Haltbarkeit eines keramischen Informationsträgers zumindest für 5000 Jahre (Keilschrift).

30

8.3. VERFAHREN

8.2.2

31

Schneller Medien- und Systemwan- kumenten ist es notwendig, Kopien zu erstellen und evtl.

Originaldokumente zu verändern. Daher ist das Einverdel

ständnis des Urhebers mit solchen Maßnahmen vorab einInsbesondere bei digital gespeicherten Informationen be- zuholen. Weitere Kopien, die an Leser von Dokumensteht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehr ten ausgehändigt werden, sind angemessen zu honorieren zugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist. und müssen gegebenenfalls mit Sperrvermerken verbunden werden, wenn eine unentgeltliche Weitergabe nicht erlaubt ist.[13] Auslesbarkeit des Speichermediums Um auf gespeicherte Informationen zugreifen zu können, muss das jeweilige Trägermedium (aus)gelesen werden können. Bei einigen Medien wie Steintafeln oder Büchern kann dieses einem Menschen auch ohne Hilfsmittel möglich sein. Bei digital gespeicherten Medien ist zumeist ein entsprechendes Lesegerät, oft ein Laufwerk, notwendig. Sind keine Lesegeräte mehr erhältlich, ausgelöst beispielsweise durch technologischen Wandel, so können die Daten nicht mehr, oder nur noch unter Schwierigkeiten, ausgelesen werden. Ein Beispiel sind veraltete Bandformate.

8.2.4 Auffinden von Informationen Es ist nicht ausreichend, Originaldaten nur zu kopieren: Sie müssen auf dem neuen Medium auch wiedergefunden werden können. Daher müssen Informationen über die Originaldaten, sogenannte Metadaten, in Kataloge, Datenbanken oder andere Findmittel eingetragen werden, um für eine spätere Suche zur Verfügung zu stehen.

8.2.5 Datenkonsistenz

Ein oft übersehenes Problem bei der Langzeitarchivierung wie auch bei der Kurzzeitarchivierung ist die Überprüfung der Fehlerfreiheit der Daten. Daten können abAuch wenn das Speichermedium erhalten und noch les- sichtlich modifiziert werden, aber auch durch Systemfehbar ist, könnte unter Umständen ein Zugriff auf die ge- ler unbemerkt verändert werden. speicherten Informationen unmöglich sein. Da digital geEin Ausweg könnte hier die verteilte Speicherung an speicherte Informationen nicht unmittelbar zugänglich verschiedenen Orten bei verschiedenen Organisationen vorliegen, sondern binär codiert sind, ist es nur möglich, und die Absicherung mit verteilt gespeicherten kryptodie Informationen zu lesen, wenn ein Programm und ein graphischen Prüfsummen sein. Dies wird u.a. mit der Betriebssystem vorliegen, die den Inhalt einer Datei „verOpen-Source Lösung LOCKSS praktiziert. In Deutschstehen“. Da viele Betriebssysteme und Programme ein land existiert ebenfalls ein deutsches Projekt (LuKII), das eigenes (proprietäres) Verfahren einsetzen, um die Dadieser Forderung nachkommt. ten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehr sicher gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Programm nicht weiter gepflegt wird. Verschärft wird dieses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller, 8.3 Verfahren neue Programmversionen mit veränderten Datenformaten zu veröffentlichen, die ältere Datenformate des glei- Grundsätzlich lassen sich bei der elektronischen Archichen Programms nicht vollständig nutzen können. vierung Methoden der Migration/Konversion und der Emulation unterscheiden.

Veraltete Datenformate

8.2.3

Weitere Beschränkungen

Proprietäre Systeme und urheberrechtliche Beschränkungen erschweren das zur Langzeitarchivierung notwendige Umkopieren und Migrieren von Daten, weil die dafür notwendigen Schritte nicht bekannt bzw. erlaubt sind. Vor allem die Einführung von Digitaler Rechteverwaltung (DRM) wird das Problem in Zukunft noch verstärken. Ein derartiges Regelwerk für digitale Daten bzw. Dokumente ist deshalb notwendig, weil ebenso wie bei herkömmlichen Daten urheberrechtliche Fragen vor einer möglichen Archivierung geklärt werden müssen.

Der Unterschied zwischen herkömmlichen Daten und elektronischen Dokumenten ergibt sich daraus, dass bei letzteren Kopie und Original praktisch nicht zu unterscheiden sind. Insbesondere bei der Migration von Do-

Durch den Einsatz von offenen Standards wie zum Beispiel Grafikformaten (TIFF, PNG, JFIF) oder freien Dokumentenformaten (XML, PDF/A, OpenDocument), die als relativ langlebig betrachtet werden und deren Aufbau öffentlich bekannt ist, sind die Zyklen, nach denen eine Information umformatiert werden muss, länger. Die Wahrscheinlichkeit, dass es in einigen Jahren noch Systeme und Programme gibt, die die Daten lesen können, ist deutlich höher.

Um den Verlust von Daten durch die Alterung von Datenträgern zu verhindern, müssen die Daten regelmäßig innerhalb der garantierten Datensicherheitsdauer eines Mediums auf neue Datenträger kopiert werden. Dadurch kann auch auf ein neues Trägerformat gewechselt werden, wenn das bisher genutzte durch die technische Weiterentwicklung obsolet geworden ist.

32 Die hohen Kosten, die durch diese Pflege der Datenbestände entstehen, haben allerdings zur Folge, dass nur die wichtigsten Daten derart konserviert werden können.

Die Informationsflut, die nicht zuletzt durch die neuen digitalen Datenverarbeitungssysteme entsteht, verschärft das Problem zusätzlich. Der Anteil der langfristig gespeicherten Daten wird notwendigerweise relativ gering sein, was an die Auswahl der gesicherten Informationen hohe Anforderungen stellt. Ein zusätzliches Problem entsteht durch das Auseinanderdriften des Verhältnisses zwischen Datenvolumen und Bandbreite. Das Volumen wächst deutlich schneller als die zur Verfügung stehende Bandbreite, um Daten von einem Medium auf ein anderes zu überspielen.

Dies betrifft nicht nur die Daten im staatlichen und kommerziellen Bereich. Auch im Privatbereich werden herkömmliche, oftmals langfristig lagerfähige Medien durch leichter handhabbare digitale Medien ersetzt (Fotografien und Negative durch digitale Bilder auf einer CD-ROM).

Für die Langzeitarchivierung sind in Deutschland die Pflichtexemplarbibliotheken und die Archive zuständig.

8.4 Siehe auch • ArchiSig und ArchiSafe – Deutsche Regierungsprojekte zur Langzeitarchivierung • Barbarastollen – Größtes europäisches Archiv zur Langzeitarchivierung • Informationslebenszyklusmanagement • Internet Archive, Web-Archivierung • KEO – Satellit als Zeitkapsel • Mikrofilm – Eine alternative und ältere Form der Langzeitarchivierung • OPENARCHIVE – Open Source Langzeitarchivsoftware • Langzeituntersuchung • Stein von Rosette – Beispiel jahrhundertealter Langzeitarchivierung, moderner Verbesserungsversuch im Rosetta-Projekt

8.5 Literatur • Heike Neuroth, Achim Oßwald, Regine Scheffel, Stefan Strathmann, Mathias Jehn: nestor Handbuch Eine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitarchivierung, Hülsbusch, Mai 2009, ISBN 3-94031748-9.

KAPITEL 8. LANGZEITARCHIVIERUNG • Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 5., völlig neu gefasste Ausgabe. München: Saur, 2004.

• Uwe M. Borghoff, Peter Rödig, Jan Scheffczyk, Lothar Schmitz: Langzeitarchivierung. Dpunkt Verlag, 2003 ISBN 3-89864-245-3.

• Ralf Blittkowsky: Archivieren der Berechnungsformeln?. In Telepolis. Heise-Verlag 14. Februar 2004.

• Georg Hohmann: Digitale Ewigkeit und virtuelle Museen. In: Telepolis. Heise-Verlag 30. Oktober 2003.

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Band 3. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-93289803-6.

• Roy Rosenzweig: Scarcity or Abundance? Preserving the Past in a Digital Era. In: American Historical Review 108, 3. Juni 2003, S. 735–762.

• Guidelines for the Preservation of Digital Heritage.

UNESCO, March 2003.

• Digital Preservation Tutorial. Cornell.

• Helfer, Bernward & Lupprian, Karl-Ernst (Bearb.): Dateiformate. Eigenschaften und Eignung für die Archivierung elektronischer Unterlagen. Eine Handreichung für Archivarinnen und Archivare. Wiesbaden und München 2004.

• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (Hrsg.), IT-Grundschutzhandbuch. (Hier: Abschnitt M 4.170: Auswahl geeigneter Datenformate für die Archivierung von Dokumenten, Stand 2007).

• [https//www.bsi.bund.de/cln_174/ContentBSI/ Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/ index_htm.html BSI Technische Richtlinie 03125: Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente.]

• Digitale Archivierung von fotografischen Sammlungen – Ein Grundlagenbericht der Uni Basel und des Schweizerischen Kulturgüterschutzes.

• Katherine Skinner, Matt Schultz: A Guide to Distributed Digital Preservation (PDF, 156 S.; 3,1 MB), Educopia Institute Atlanta, 2010, Lizenz: CC-BYNC-ND-3.0, ISBN 978-0-9826653-0-5.

• Thorsten Wetzenstein: Digitale Langzeitarchivierung unter dem Aspekt des Access. Diplomarbeit.

Universität Heidelberg. 2010.

8.7. EINZELNACHWEISE

8.6 Weblinks Wikibooks: Langzeitarchivierung – Lern- und Lehrmaterialien • DigitalPreservationEurope (DPE) • NESTOR Kompetenznetzwerk zur Langzeitarchivierung digitaler Quellen in Deutschland • kopal – Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivs digitaler Informationen • Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen des Schweizer Archivarsverbandes u.a. mit Details zu Archivformaten

8.7 Einzelnachweise [1] Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 5., völlig neu gefasste Ausgabe. München: Saur, 2004, S. 567.

[2] Archiv-DVDs im Langzeittest -c't-Archiv, 16/2008, Seite 116. In: heise.de. 2011-16-08, abgerufen am 20. Februar 2015.

[3] mp: Ein einheitlicher Standard für die Flut digitaler Daten.

10. März 2008, abgerufen am 27. Oktober 2012.

[4] Michael W. Gilbert: Digital Media Life Expectancy and Care. www.oit.umass.edu. 1998. Archiviert vom Original am 22. Dezember 2003. Abgerufen am 4. Januar 2011.

[5] Bit Rot. Software Preservation Society. 7. Mai 2009. Abgerufen am 4. Januar 2011.

[6] Google-Studie zur Ausfallursache von Festplatten. In: heise.de. 16. Februar 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.

[7] Google Studie zur Haltbarkeit von Festplatten im Dauerbetrieb (Memento vom 13. Februar 2009 im Internet Archive) (PDF; 247 kB): Abschnitt 3.1, Figure 2(engl.)

[8] kfr: Festplatten & Flash-Speicher: Spaß mit Risikopotenzial. In: speicherguide.de. 29. Juni 2006, abgerufen am 17.

September 2015.

[9] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.

In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.

[10] Henrik Stamm: MO-Technologie. 26. Mai 2001, abgerufen am 17. September 2015.

[11] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.

In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.

[12] Hartmut Gieselmann: DVDs im Langzeittest – c't. In: heise.de. 21. Juli 2008, abgerufen am 20. Februar 2015.

33

[13] Uwe M. Borghoff u.a.: Langzeitarchivierung. Methoden zur Erhaltung digitaler Dokumente. dpunkt.-Verl., Heidelberg 2003, S. 21.

Kapitel 9

Enterprise-Content-Management Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.[1] ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen.

schließt dabei herkömmliche Techniken wie InputManagement, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.[3] ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist ein Informationen, die[4]auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. modernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sich Besonders das Internet veränderte den bisherigen aus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kom- Dokument-Begriff und die damit verbundenen Lösungsbination eine spezielle Bedeutung haben: angebote. Man spricht modern von Content und den dazugehörigen Systemen wie Content-Management, • Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberech- Web-Content-Management oder Enterprise-Contenttigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zu- Management. Dokument und Content haben eine griffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungs- unterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nicht synonym verwenden. Bei Content wird der geschlossene privilegien differenziert werden.

Charakter des elektronischen Dokumentes aufgelöst. beschreibende Metadaten, • Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Strukturinformationen, Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt verSystemen. waltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen, • Management steht für die Verwaltung, Verarbeitung für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann. und Kontrolle von Systemen.

Enterprise-Content-Management selbst ist nur einer der vielfältigen Begriffe im Umfeld des ContentEs wurden mehrere Versuche unternommen, den Begriff Managements. Enterprise-Content-Management hat den Enterprise-Content-Management in die deutsche Sprache Anspruch, auch Web-Content-Management mit einzuzu übertragen, z. B. Unternehmenscontentverwaltung oder schließen (siehe die einzelnen ECM-Komponenten). JeUnternehmensinhaltemanagement. Diese Versuche leiden doch muss man auch angesichts des allumfassenden Andarunter, dass sie selbst ungewohnte Begriffsbildungen spruchs und der zahllosen Komponenten von Enterpriseund nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteil Content-Management konstatieren, dass ECM allenfalls beinhalten. Inzwischen hat sich der Begriff Enterprise- als Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branche Content-Management und das zugehörige Akronym ECM dienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder ein einzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECM im deutschen Sprachraum etabliert. gleichbedeutend mit DRT Document Related Technologies oder DLM Dokumentlebenszyklusmanagement (Document Lifecycle Management) nur als eine mög9.1 Definition liche zusammenfassende Gruppenbezeichnung für die verschiedenen Techniken, Produktansätze und Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und Unternehmen positionieren.[5] des Begriffes Enterprise-Content-Management stammt Der Begriff Enterprise-Content-Management beinhaltet vom Branchenverband AIIM International: „Enterprisedie Wortkombination Content-Management und überContent-Management umfasst die Technologien zur schneidet sich so zugleich mit dem Anspruch von Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Content-Management. Bevor man sich einer DefinitiBereitstellung von Content und Dokumenten zur on von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der [2] ECM Unterstützung organisatorischer Prozesse.“ 34

9.3. MERKMALE

35

Begriff Content-Management (CM) und die Abgren- Komponentenansatz, der in mehreren Schichten die zung zum Web-Content-Management (WCM) betrachtet notwendige Infrastruktur für beliebige Anwendunwerden.[6] gen bereitstellt. Es positioniert sich als Middleware, deren Dienste allen Anwendungen zur Verfügung stehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die auf Infrastrukturkomponenten von Enterprise-Content9.2 Anspruch Management basieren, sind z. B.:[7] ECM-Portal Browser-basierte, personalisierte Oberfläche zum Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen internen und externen Quellen sowie zur Ablösung bisheriger Host- und/oder ClientBenutzeroberflächen.

ECM-Data/Document-Warehouse Agenten, Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusammenführung und Verdichtung von unstrukturierten Informationen aus verschiedenen Quellen im Unternehmen.

ECM-Workflow Prozessgesteuerte Zusammenführung und Nutzung von Informationen.

Enterprise-Content-Management: ECM Architektur. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM-Knowledge-Management Aufbereitung von strukturierten und unstrukturierten Informationen, automatische Klassifikation sowie Computer Based Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatz Training (CBT). aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („UnifiedFederated-Repository“, Data-/ Document-/ Content- 9.3 Merkmale Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informationstechniken wie Dokumentenmanagement, Know- Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichen ledge Management (Wissensmanagement), Workflow- Anwendungsbereiche von ECM und WCM, wird deutManagement, Archivierung, etc. und integriert die lich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede in Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und ande- den Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhalten ren Internet-Techniken. Ziel von ECM ist, Daten- und werden können. Dies gilt für die Produkte und die techniDokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information schen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle. existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informa- soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglich tionen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heutigleichförmig zur Verfügung zu stellen. gen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals soll ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Be- morgen bereits die Plattform für die interne Informatireitstellung der erforderlichen Informationen und Steue- onsbereitstellung sein. rung der Prozesse.

ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler AnwenMit dem Begriff Enterprise-Content-Management wer- dungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der Anden daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auch wender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECMInternet-Techniken benutzen, aber schwerpunktmäßig Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“, auf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lö- die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichen sungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise-Portale für Host- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECM B2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl der die notwendige Infrastruktur. Für die Einführung und bisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- und Nutzung von ECM spielt daher Enterprise Application Workflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nicht Integration (EAI) eine besondere Rolle. vollständig umgestellt haben und lediglich einen Web- Der Anspruch eines Enterprise-Content-ManagementServer vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch in Systems im Unterschied zu reinem Web-Contentdieser Kategorie wieder.

Management manifestiert sich nach Ulrich KampffmeyEnterprise-Content-Management verfolgt dabei einen er, 2001, in drei wesentlichen Konzepten:[8]

36

KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

• Enterprise Content Management Komponenten als unabhängige Dienste: ECM soll Informationen unabhängig von der Quelle und unabhängig von der benötigten Nutzung verwalten. Die Funktion wird hier als Dienst bereitgestellt, der von den verschiedensten Anwendungen im Rahmen einer Serviceorientierten Architektur (SOA)[9] genutzt werden kann. Der Vorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jede Funktion jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Verfügung steht und redundante, aufwendig zu pflegende und teure Parallelität gleicher Funktion vermieden wird.

• Enterprise Content Management als einheitliches Repository für alle Typen von Informationen: ECM soll als ContentWarehouse (übergreifend für DataWarehouse und DocumentWarehouse) Informatio- Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: nen des Unternehmens in einem einheitlich struk- AIIM / PROJECT CONSULT 2003 turierten Repository zusammenführen. Aufwendige Redundanz und damit verbundene Probleme der • Verwaltung (Manage), Konsistenz von Informationen werden überwunden.

• Speicherung (Store), Alle Anwendungen liefern ihren Content in einem einheitlichen Repository ab, das wiederum allen • Ausgabe (Deliver) und Anwendungen die benötigten Informationen bereitstellt.

• Bewahrung (Preserve) • EAI Enterprise Application Integration verbindet Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffen alle Komponenten: ECM ordnet sich so als eider Definition der AIIM International. Die bisherigen ne Sammlung von Infrastrukturkomponenten in ein klassischen Anwendungsfelder Mehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRT Document Related Technologies zur Handhabung, Er• Document Management (DM, DMS, schließung und Verwaltung schwach strukturierter Dokumentenmanagement), Daten. ECM Enterprise-Content-Management stellt damit eine der notwendigen Basiskomponenten des • Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende übergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar.

Systeme, Groupware), Enterprise-Content-Management funktioniert dann richtig, wenn der Anwender praktisch nichts davon merkt. ECM-Techniken sind Infrastruktur, die als nachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.

ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationen eines WCM mit zu verwalten und als universelles Repository die Anforderungen der Archivierung mit abzudecken.[10]

9.4 Komponenten Für ECM-Lösungen werden die unterschiedlichsten Techniken und Komponenten kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System nutzbar sind.[11]

• Web-Content-Management (WCM, CMS, einschließlich Portale), • Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) und • Workflow / Business Process Management (BPM, Vorgangsbearbeitung) bilden die eigentlichen Manage-Komponenten (Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), die Capture, Store, Deliver und Preserve verbinden und kombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.

Während Document Management, Web-ContentManagement, Collaboration, Workflow und Business Process Management eher für den dynamischen Teil des Lebenszyklus von Information zuständig sind, ist die Aufgabe des Records Management die Verwaltung nicht Diese ECM-Komponenten und -Techniken lassen sich in mehr zu verändernder Information. Über allem schwebt fünf Hauptkategorien einordnen: die Nutzung der Information, sei es durch eigenständige Clienten der ECM-System-Komponenten oder sei es • Erfassung (Capture), in Gestalt eines “Enabling” vorhandener Anwendungen

9.6. EINZELNACHWEISE (Funktion wird in eine vorhandene Anwendung so integriert, so dass keine eigene Client-Oberfläche notwendig ist), die auf die Funktionen der ECM-Dienste und die gespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durch die Integration bestehender Techniken wird deutlich, dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt, sondern sich als integrierende Kraft positioniert.[12]

37

9.6 Einzelnachweise [1] AIIM international, erste Definition 2001, aktuell Version von 2008.

[2] AIIM Association for Information and Image Management international, 2005, AIIM Webseite. Zur Entwicklung der Definition siehe auch deren Geschichte auf der Diskussionsseite.

9.5 Siehe auch

[3] Siehe hierzu auch die einzelnen ECM-Komponenten im Detail.

Detailseite zu den Komponenten von Enterprise Content Management Systemen

[4] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien – Wohin geht die Reise?. Hamburg, 2003a.

• Enterprise-Content-Management-System Kommerzielle und freie ECM Produkte • Enterprise-Content-Management-System#ECMSoftware Andere thematisch zugehörige Seiten auf Wikipedia • Prozessmanagement • CompTIA CDIA+ Zertifizierung • Content-Management • Content-Management-System (CMS) • Compliant Transaction Recording (CTR) • Digitalisierung

[5] Ulrich Kampffmeyer: Enterprise-Content-Management – Zwischen Vision und Realität. Hamburg 2003b. “Enterprise Content Management - die unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft"; freier Download PDF [6] Folgender Abschnitt nach Kampffmeyer, 2003a [7] Kampffmeyer, 2003a.

[8] Ulrich Kampffmeyer, “Enterprise Content Management – Herrscher über Informationen”. ComputerWoche, CWexktraKT, München, 24. September 2001 [9] Als der Begriff ECM Middleware geprägt wurde, gab es den Begriff SOA Service orientierte Architektur noch nicht. Diese Ableitung wurde später dem originalen Zitat hinzugefügt.

[10] Kampffmeyer, 2001.

[11] Kampffmeyer, 2003b.

• Digital-Asset-Management (DAM)

[12] Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise ContentManagement. Hamburg 2006; freier Download PDF

• Dokumentenmanagement (DM Document Management oder EDM Electronic Document Management)

9.7 Literatur

• Dokumenten-Technologien • Dokumentlebenszyklusmanagement (DLM Document Lifecycle Management) • Elektronische Archivierung (Digital Preservation) • Groupware • Informationslebenszyklusmanagement (ILM Information Lifecycle Management) • Informationslogistik • Informationsmanagement • Langzeitarchivierung (Preservation) • Output Management • Wissensmanagement (KM Knowledge Management) • Workflow-Management

• Enterprise Content Management – unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft. IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach, 2003, ISBN 3936052-24-7.

• Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?. Hamburg, 2003 (a), ISBN 39806756-4-5.

• ders.: ECM Enterprise Content Management. Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8. PDF. • ders.: Enterprise Content Management – Herrscher über Informationen. Computerwoche Extra, 24.

September 2001.

• ders.: Enterprise Content Management – Zwischen Vision und Realität. PDF Hamburg, 2003 (b).

• Renate Karl: dsk Studie: ECM/BPM Edition. Teil 1+2, dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen, 2006.

38 • Nicole Scheidegger, Pascal Sieber, Heiner Grüter, Simon Scheurer, Roger Gomol, Thomas Frey: Enterprise Content-Management: Von der Vision zur Realität. Dr. Pascal Sieber & Partners AG, 2004.

• Hans-Peter Fröschle, Siegfried Reich (Hrsg.): Enterprise Content Management, dpunkt.verlag 2007, ISBN 978-3-89864-456-3 • Martin Böhn, Michael Schiklang: Enterprise Content Management, Oxygon Verlag 2008, ISBN 9783-937818-35-1 • Stefan Otto Sorg: Wegweiser für Manager: Das papierarme Büro. ISBN 978-3-00-026672-0 • Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Management – Konzepte und Techniken rund um Dokumente, Vieweg+Teubner 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7

9.8 Weblinks Verbände • AIIM Seite des internationalen Dachverbandes für ECM Enterprise Content Management (englisch), Herkunft der Definition von ECM • BITKOM Seite des Kompetenzbereich ECM im Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V., Sprachrohr der ECM-Branche • VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., deutscher Fachverband zu ECM Anbieter • • Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagement bei DMOZ

KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

Kapitel 10

Enterprise-Content-Management-System • Web Content Management (WCM, WCMS, einschließlich Portal)

Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und -Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.[1] Die ECMKomponenten und -Techniken lassen sich nach der Definition[2] des Dachverbandes AIIM international[3] in fünf Hauptkomponenten einordnen[4] :

• Records Management (RM, Schriftgut- und Ablageverwaltung) • Workflow / Business-Process-Management (BPM, Vorgangsbearbeitung)

10.1 Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module, Komponenten, Subsysteme, Baukasten, geschlossene Komplettlösung oder integriert als „Suite“ angeboten.[5] Der Umfang von Enterprise Content Management und die Zusammenstellung der Komponenten kann variieren und wurde bereits mehrfach erweitert.[6] Im Sinne einer Serviceorientierten Architektur werden die Komponenten meistens als Dienste aufgefasst.

10.1.1 Capture (Erfassung) Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Erfassung (Capture) • Verwaltung (Manage) • Speicherung (Store) • Bewahrung (Preserve) • Ausgabe (Deliver) Die „Manage“-Komponente umfasst die fünf Unterkomponenten: • Document Management Dokumentenmanagement)

(DM,

DMS,

ECM-Komponenten: Capture. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Systeme, Groupware) Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung 39

40

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

und Verarbeitung von analogen und elektronischen In- Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) formationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unHierbei werden die Bildinformationen in maschiterschieden, von der einfachen Erfassung der Informatinenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird für Maschinenschrift eingesetzt. on bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst Bildbearbeitung und als „Input Management“ bezeichnet.

Manuell erzeugte und gescannte Informationen Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, E-Mails, elektronischen Office-Dokumenten, Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. Die Erfassung von papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmen bezeichnet man als Scannen.

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern (Faksimiles), sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse der Erkennung. Document-Imaging-Funktionen werden im Erfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang von digitalen Faxübermittlungen bei der Qualitätskontrolle eingesetzt.

Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Informationen Formularverarbeitung Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein. Die automatische Übernahme von Daten erfolgt in der Regel im sogenannten COLD-Verfahren.

Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann:

Forms Processing (Vordruckverarbeitung) Das „Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung von Techniken zur Be- und Verarbeitung erfasster Inforindustriell oder individuell gedruckten Vordrucken mationen mittels Scannen. Hierbei kommen anschließend häufig Erkennungstechniken zum Einsatz, da gut Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles gestaltete Vordrucke eine weitgehend automatische (Bildverarbeitung) werden verschiedene ErkennungsVerarbeitung ermöglichen. techniken (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt.

Zu Ihnen gehören: E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare) Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eine automatische Verarbeitung möglich, wenn Layout, Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden von Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystem Vordrucken können beim Einlesen der Rückläufer bekannt sind. automatisiert erkannt und zugeordnet werden.

Handschrifterkennung (Handprint Character Recognition, HCR) Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiter- COLD/ERM entwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtexten immer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisse COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarliefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhalten beitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff ist die Methode doch bereits sehr sicher.

COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat ICR (Intelligent Character Recognition) ICR ist eine sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit JahWeiterentwicklung von OCR und HCR, die die ren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht Qualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Verglei- für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht che, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Refe- es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass renzlisten oder Prüftabellen verbessert. sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und Optical Mark Recognition (OMR) OMR, z. B. für an eine Speicherkomponente wie eine dynamische AblaStrichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Mar- ge (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden kierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich können. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsbei Fragenbogenaktionen und anderen Vordrucken prozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-, bewährt.

Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

41

ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfasster Informationen Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und Klassifikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören: Categorization (automatische Klassifikation oder Kategorisierung) Auf Basis der in den elektronischen Informationsobjekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles, ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM / Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenen PROJECT CONSULT 2003 Informationen können Programme zur automatischen Klassifikation selbstständig Index-, • Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung und Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren. zum Schutz von Informationen sowie Solche Systeme können auf Basis vordefinier• Datenbanken für die Verwaltung und das Wiederter Kriterien oder selbstlernend Informationen auffinden (Information Retrieval). auswerten.

Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung) Anders als im Deutschen beschränkt sich im Angloamerikanischen der Begriff Indexing auf die manuelle Vergabe von Indexattributen, die in der Datenbank von einer „Manage“-Komponente für Verwaltung und Zugriff auf die Informationen benutzt wird. Im Deutschen werden hier auch Begriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder „Verschlagworten“ benutzt.

Ziel eines geschlossenen ECM-Systems ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document-Management, Collaboration, Web-Content-Management, RecordsManagement und Workflow-/Business-ProcessManagement als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen Input-Designs (Eigenschaften beschreibende Profile, den Komponenten verfügen.

Erfassungsmasken) Sowohl die automatische als auch die manuelle Attributierung kann durch hinterlegte Profile DM Document Management (Dokumentenmanageerleichtert und verbessert werden. Solche Profile ment) können z. B. Dokumentenklassen beschreiben, die die Anzahl der möglichen Indexwerte beschränken Unter Document Management ist hier nicht die Branoder bestimmte Kriterien automatisch vergeben. chenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern die im „klassischen“ oder Input Designs schließt auch die Eingabemasken und Dokumentenmanagementsysteme [7] Die Aufgabe dieser Systeme ist es, „engeren Sinn“. deren Logik bei der manuellen Indizierung ein. den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum DoZiel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten In- cument Management gehören unter anderem folgende formationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung Funktionen: den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.

10.1.2

Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung)

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür

• Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz der gespeicherten Informationen • Suchen und Navigieren zum Auffinden von Informationen und zugehörigen Informationskontexten • Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände gleicher Information mit Versionen, Re-

42

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM Groupware entwickelt haben, geht weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagements mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen: • Gemeinsam nutzbare Informationsbasen • Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Bearbeiten von Informationen • Integration von Informationen aus anderen Anwendungen im Kontext der gemeinsamen Informationsbearbeitung • Kommunikationsanwendungen Conferencing

wie

Video-

ECM-Komponenten: Document Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Verwaltungskomponenten wie Whiteboards für Ideensammlungen, Terminpläne, Projektmanagement und andere

visionen und Renditionen (gleiche Information in einem unterschiedlichen Format)

• Wissensbasen über Fertigkeiten, Ressourcen und Hintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitung von Informationen

• Visualisierung zur Anzeige von Informationen in Strukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen und Web-Content-Management (WCM) Übersichten Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der anderen ECM„Manage“-Komponenten, mit der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen[8] mit den Eigenschaften von „Library-Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen (siehe unten) und durch die Integration weiterer DokumentenTechnologien.

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Systeme, Groupware)

ECM-Komponenten: Web Content Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Enterprise-Content-Management schließt Web-ContentManagement (Web-Content-Management-Systeme WCMS) ein. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum Web-Content-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:

ECM-Komponenten: Collaboration. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Automatische Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Versionierung

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der

• Bereitstellung und Verwaltung der Informationen für die Web-Präsentation

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

43

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener Information in einem kontrollierten Erstellungs- und Veröffentlichungsprozess

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung und Klassifizierung von Informationen

• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche und nicht-öffentliche Informationen

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)

• Visualisierung für die Präsentation mit InternetMitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u. a.)

Workflow (Wf) / Business-Process-Management (BPM, Vorgangsbearbeitung) Records-Management (Schriftgutverwaltung, Ablage- und Archivverwaltung)

ECM-Komponenten: Records Management. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

ECM-Komponenten: Workflow / Business Process Management.

Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; elektronische Schriftgutverwaltung, Electronic Records Management, ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records-Management ist durch die ISO 15489 normiert und in Europa durch den MoReq-Standard spezifiziert. Schriftgutverwaltung ist Speichermedien-unabhängig und kann z. B. auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zur elektronischen Schriftgutverwaltung (ERM) gehören unter anderem folgende Funktionen:

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff Business Process Management (BPM) eindeutig.

• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen (z. B. in einer Registratur (Akten)anwendung) • Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Metadaten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so z. B. den • „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbst zur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt, und den • „Production Workflow“, der auf Basis vordefinierter Abläufe die Prozesse steuert und kontrolliert.

Workflow-Lösungen können als • „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clienten realisiert werden, mit dem Anwender hauptsächlich arbeitet, oder aber in Gestalt einer • „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrund der Systeme den Informations- und Datenfluss steuert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlich ist.

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskompo- Zum Workflow-Management gehören unter anderem folgende Funktionen: nenten in Dokumenten

44 • Abbildung von AblaufAufbauorganisationsstrukturen

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM und

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung und Anzeige von Prozessen (siehe z.

B. Geschäftsprozessmodellierung) • Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Daten (z. B. Fachanwendungen) und Dokumente (z. B. Office-Produkte) • Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiterleiten von zusammenhängenden Informationen mit zugehörigen Dokumenten oder Daten • Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungsstände, Laufwege und Ergebnisse Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von ECM-Komponenten: Store. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen 2003 • Paralleles und sequentielles Bearbeiten von VorgänSpeicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomgen einschließlich Mitzeichnung der Bearbeitung ponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als • Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Ver- unterschiedliche Speichertechniken. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z. T. wie das Filesyswaltungsfunktionalität. tem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören Business-Process-Management (BPM) geht in seinem die Sicherheitstechniken, die unten im Abschnitt „DeAnspruch noch einen Schritt weiter als Workflow.[9] BPM liver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechniken sind strebt die vollständige Integration aller betroffenen An- einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifenwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der de Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.

Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme) Funktionen: Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch • Business-Intelligence (BI) mit hinterlegten Regel- kombiniert eingesetzt werden können, gehören unter anwerken, Integration von InformationWarehouses derem: und den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeit unterstützenden Hilfsprogrammen Content-Management-System An dieser Stelle ist das eigentliche Speichersystem für den Content ge• Enterprise Application Integration (EAI) zur Vermeint, bei dem es sich um eine Datenbank oder ein bindung verschiedener Anwendungen spezialisiertes eigenständiges Speichersystem han• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene deln kann.

• Vollständige Workflow-Funktionalität

Data-Warehouses Data-Warehouses sind datenbankbasierte, komplexe Speichersysteme, die Informationen aus unterschiedlichsten Quellen referenzieren 10.1.3 Store (Speichern) oder direkt bereitstellen. Sie können auch mit einem globaleren Anspruch als Document-Warehouse oder Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären SpeiInformation-Warehouse konzipiert sein. cherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Me- Dateisystem Das Dateisystem wird vorrangig zur temporären Zwischenspeicherung, so. z. B. Eingangsdien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM ist Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Prees, das Dateisystem von Informationen zu entservation“ durch die Aufbewahrungsstrategie abgegrenzt. lasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponen„Preservation“-Techniken allgemein verfügbar beten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ [10] reitzustellen. gleichzusetzen.

Die aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Verunterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als waltung der Zugriffsinformationen. Sie können aber

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)

45

auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Con- Information und über Veränderungen an den Informatiotent oder Media Assets benutzt werden. nen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden. Für solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der Begriff ILM Library-Services (Informationsverwaltungsdienste) Information-Lifecycle-Management eingebürgert.

Library-Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der Library-Service ist letztlich für den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library-Service arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen Information Retrieval Funktionen • Search (Suche) und • Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen) bedient. Während die Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service • Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), • Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber z. B. erst durch eine Robotik eingelegt werden muss) und • Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht im automatisierten Zugriff eines Systems befindet).

Speichertechniken Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zum Einsatz kommen.

• Mehrmals beschreibbare magnetische OnlineSpeicher. Hierzu gehören Festplatten als RAID (Redundant Array of Independent Disks) Festplattensubsystem am Server, SAN (Storage Area Networks) als Speicherinfrastruktur oder NAS (Network Attached Storage) direkt in Netzwerken zugänglich gemachte Speicherbereiche.

• Magnetbänder in automatisierten Speichereinheiten wie Tape-Libraries dienen eher wie DAT-Bänder in kleineren Umgebungen der Datensicherung und nicht zum Online-Zugriff.

• Digital Optical Disk (digitale optische Speichermedien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Compact Disk, CD/RW mehrmals beschreibbare Compact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Magneto Optical), UDO (Ultra Density Optical) und andere können zur Sicherung und zur Verteilung aber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plattenwechselautomaten) eingesetzt werden.

10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Hierfür kommen Speichermanagementsysteme und HSM hierarchisches Speichermanagement zum Einsatz.

Sofern nicht ein übergelagertes Dokumentenmanagementsystem die Funktionalität bereitstellt, muss der Library-Service ein • Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedlicher Stände der Information, und • Checkin/Checkout für die kontrollierte Bereitstellung der Information besitzen.

Eine wichtige Funktion des Library-Services ist die Er- ECM-Komponenten: Preserve. Quelle: AIIM / PROJECT CONzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der SULT 2003

46

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen der lang• Papier ist als Langzeitspeicher von Informationen zeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbeebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, da die Aufwahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschzeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittel sprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der gelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilm elektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitzt handelt es sich aber nur um die Sicherung originär aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preelektronischer Information. serve“ (Preservation; Digital Preservation) subsumiert.

Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Manage- Migration ment, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Entscheidend bei der elektronischen Archivierung und bei allen Langzeitspeichersystemen ist die rechtzeiSpeicher-Subsystemen. tige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfris- Migrationen um die Information in sich verändernden tigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informa- technischen Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser tionen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen kontinuierliche Prozess wird nach Kampffmeyer auch in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und da- ‚Continuous Migration‘ genannt[11] . tenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.

Die Aussonderung nicht mehr benötigter, ungültig gewordener oder zu löschender Informationen wird auch 10.1.5 Kassation genannt.

Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben)

Speichertechniken Zu den „Preserve“-Speichersystem-Komponenten gehören unter anderem: • WORM (Write Once Read Many) rotierende digital optische Speichermedien, zu denen die klassischen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“- oder 3 ½“-Technik ebenso wie CD-R und DVD-R gehören. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, die in Jukeboxen für einen Online- und automatisierten Nearline-Zugriff bereitgestellt werden, sind unterschiedlich.

• WORM-Tape (Magnetband mit WORMEigenschaften) wird in speziellen Laufwerken eingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bändern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnliche Sicherheit wie ein traditionelles WORM Medium erreichen können.

• Content-Addressed Storage (CAS) magnetische Festplattenspeicher die durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern wie ein WORM-Medium geschützt sind • Network Attached Storage (NAS) / Storage Area Network (SAN) können ebenfalls eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen und Löschen etc. erfüllen.

ECM-Komponenten: Deliver. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (z. B. Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (z.

B. Konvertierung oder Kompression) für die „Store“und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst.

• Mikrofilm (Mikroform nach DIN) kann als Sicherungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informationen nicht mehr in der Nutzung sind und keine ma- Die “Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Seschinelle Auswertbarkeit gefordert ist.

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) curity Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine MiddlewareEbene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.

Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig: • Layout/Design mit Werkzeugen zur Gestaltung und Formatierung der Ausgaben und • Publishing, Anwendungen zur Bereitstellung der Informationen für die Distribution und Publikation.

Transformation Technologies Techniken, Umwandlung)

(Transformations-

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den TransformationsTechniken werden unter anderem gerechnet:

47

Formate zu erzeugen, und andererseits um Informationen unterschiedlichen Formates wieder anzuzeigen und auszugeben.

• Compression (Kompression, Komprimierung) wird benutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafte Informationen zu reduzieren. Für s/w wird hier auf das ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für Farbbilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“Verfahren können auch beliebige Dateien für die Datenübermittlung komprimiert werden.

• Syndication dient zur Bereitstellung von Content (Inhalt) in unterschiedlichen Formaten, Selektionen und Aufbereitungsformen im Umfeld des Content Management. Durch Syndication kann der gleiche Inhalt mehrfach in verschiedener Form und für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.

Security Technologies (Sicherheitstechniken)

Die Sicherheitstechniken gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz sondern können auch bei der Erfassung, beim Scan• COLD / ERM ist hier im Gegensatz zur „Capture“- nen benötigt werden, um die Vollständigkeit der ErfasKomponente als Aufbereitung von Daten von Aus- sung zu dokumentieren. gaben für Verteilung, Druck und Übergabe an das Archiv zu sehen. Typische Anwendungen sind Lis• PKI (Public-Key-Infrastruktur) ist ten und formatierter Output, z. B. individualisierte die Basistechnik für den Einsatz Kundenanschreiben. Zu diesen Techniken gehören elektronischer Signaturen. Sie verwaltet auch die Journale und Protokolle, die von den ECMSchlüssel und Zertifikate, und prüft die Komponenten erzeugt werden.

Authentizität von Signaturen.

• Personalization (Personalisierung) ist nicht mehr nur eine Funktion von Web-basierten Portalen sondern gilt für alle ECM-Komponenten. Durch die Personalisierung erhält der Nutzer nur noch die Funktionalität und Informationen angeboten, die er benötigt.

• XML (eXtensible Markup Language) ist eine Beschreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen, Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschreiben. XML setzt sich als die universelle Technik zur Beschreibung von Informationen durch.

• Portable Document Format (PDF) ist ein intelligentes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubt Informationen plattformunabhängig bereitzustellen.

Im Gegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden.

Als international genormtes Format ist PDF/A auch für die Archivierung geeignet.

• Konverter und Betrachter dienen einerseits zur Umformatierung von Informationen, um einheitliche

• Digital Signatures (Elektronische Signaturen) dienen dazu, für Dokumente bei Übermittlungen die Authentizität des Absenders und die Integrität der übermittelten Nachricht, d. h. die Unverändertheit und Vollständigkeit, nachzuweisen. In Europa gibt es drei Formen der elektronischen Signatur mit unterschiedlicher Qualität und Sicherheit: einfache, fortgeschrittene und qualifizierte.

In Deutschland ist die qualifizierte elektronische Signatur im Rechtsverkehr und Vertragswesen gesetzlich verankert.

• Digital Rights Management / Watermark (elektronische Rechteverwaltung) dient besonders bei der Content Syndication und in MAM Media Asset Management der Verwaltung und Absicherung von Urheberrechten. Hierzu kommen Techniken wie elektronische Wasserzeichen (Watermarks), die direkt in die Dokumente eingebunden werden, zum Einsatz.

Ziel ist die Wahrung von Rechten und die

48

KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM Sicherung der Inhalte bei der Veröffentlichung im Internet.

Distribution (Verteilung)

• OpenText, OpenText Corporation, ein weltweiter Anbieter von Enterprise Information Management(EIM) Software, darunter Enterprise Content Management (ECM) • SharePoint, Microsoft SharePoint

Alle zuvor erwähnten Techniken dienen im Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und Distributionsmedien können zum Einsatz kommen: • Internet, Extranet und Intranet • E-Business-Portale • E-Mail und Fax • Datenübermittlung mittels EDI, XML, Short Message Service (SMS) oder anderen Formaten

• EMC Documentum Platform EMC Corporation

10.2.2 Freie ECM-Software Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für ECM (unter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie ECM-Software kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser, die sich auf freie ECM-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen. Bekannte Beispiele für freie Enterprise-Content-Management-Systeme sind unter anderem: • Alfresco, Alfresco Inc.

• Mobile Geräte wie Mobiltelefone, Kommunikator-Geräte und andere

• bitfarm-Archiv

• Datenträger wie CD oder DVD

• LogicalDOC, Logical Objects

• Digitales Fernsehen Multimedia-Dienste

und

andere

10.3 Fußnoten

10.2 ECM-Software Kommerzielle ECM-Software

Software für ECM bzw. für Management-Systeme wird von ternehmen angeboten, wobei es ECM-Technologien spezialisierte handelt. Hierzu gehören unter Softwarelösungen bzw. Hersteller:

• Plone • Nuxeo EP

• Papier

10.2.1

• Saperion ECM, Lexmark[12]

Enterprise-Contentverschiedenen Unsich teils um auf Software-Hersteller anderem folgende

[1] Kampffmeyer, 2003.

[2] Geschichte und Definition auf der Diskussionsseite. Dieser Artikel detailliert die Zusammenfassung im Hauptartikel Enterprise-Content-Management.

[3] AIIM Association for Information and Image Management International, Silversprings, USA, AIIM Webseite [4] Gliederung, Zusammenstellung, Beschreibungen und Abbildungen folgen Kampffmeyer 2003.

• censhare, censhare AG

[5] Zur Definition einer Suite siehe Kampffmeyer, 2006

• Easy Software, “EASY ENTERPRISE.X”

[6] Erweiterungen sind z. B. E-Mail-Management, Digital Asset Management, Portale, Migration und andere. Eine aktuelle und erweiterte Zusammenstellung von Komponenten findet sich bei Kampffmeyer, 2006

• ELO, ELO Digital Office GmbH • Fabasoft Folio • CMS G3, INM Inter Network Marketing AG • Imperia, Imperia AG • InterRed, InterRed GmbH • Xerox DocuShare, Xerox Corporation

[7] Der deutsche Begriff Dokumentenmanagement ist wesentlich weiter gefasst als die ursprüngliche amerikanische Definition, siehe Dokumentenmanagement.

[8] Microsoft mit Exchange, Sharepoint, Outlook und anderen Modulen sowie IBM mit Lotus Notes / Domino bieten ebenfalls integrierte Dokumentenmanagementfunktionalität.

10.5. WEBLINKS

49

[9] Die AIIM international sieht BPM Business Process Management als wesentliche Komponente und als Rückgrat von ECM an. Am Markt und von anderen Fachverbänden wird jedoch BPM als eigenständiges Thema betrachtet.

Siehe hierzu Prozessmanagement und diesen Artikel.

[10] Die Verwendung der Begriffe Ablage für den dynamischen Teils des Lebenszyklus im Dokumentenmanagement („Store“ nach AIIM) und Archiv für den statischen, unveränderbaren Bereich („Preserve“ nach AIIM) geht auf Ulrich Kampffmeyer 1996 zurück (Artikel). „Store“ und „Preserve“ werden seitens der Anbieter von Speichersystemen auch unter dem Begriff „ILM“ „Information Lifecycle Management“ zusammengefasst.

[11] Ulrich Kampffmeyer, Architektur von DokumentenManagement- und elektronischen Archivsystemen. NfD, Nachrichten für Dokumentation, 47 (1996) 2, S. 75–80.

[12] http://www.perceptivesoftware.de/products/ perceptive-content/saperion-ecm-platform.html gerufen 31. August 2015

ab-

10.4 Quellen und Literatur • Enterprise-Content-Management – unternehmensweite Informationsplattform der Zukunft.

IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach 2003, ISBN 3-936052-24-7.

• Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Management – Zwischen Vision und Realität. Hamburg 2003. Whitepaper mit den zugehörigen Abbildungen zum Beitrag.

• Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content Management. Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.

PDF. • Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Management - Konzepte und Techniken rund um Dokumente, Vieweg+Teubner, 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7.

10.5 Weblinks • AIIM Seite des internationalen Dachverbandes für ECM Enterprise Content Management • Content Management Interoperability Services (CMIS) • VOI Seite des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. • BITKOM ECM Seite des IT Verbands Bitkom zum Thema ECM

Kapitel 11

Schriftgutverwaltung Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, haltung) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.

Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt (in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (engl. records preservation)).

11.1 Definition

Records (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation der Records ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen.

Ziel des Records Management ist es, dem Kunden zu helIm internationalen Standard ISO 15489 sind die Grund- fen in seiner Organisation ein geeignetes Ablegungs- und sätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung Ordnungssystem herzustellen. umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen[1] .

In der Norm ISO 15489 wird Records Management definiert „als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten“.

11.2 Elemente der Aktenführung

Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenführung sind nach Staatsarchiv Basel-Landschaft folgende Elemente: Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung (Aufgaben, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel). Sie müssen von der Dienststelle laufend nachgeführt werden und werden vom Staatsarchiv regelmäßig auf ihre Einhaltung hin überprüft.

PricewaterhouseCoopers definiert Records Management als Methode, „die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management umfasst Zugriffs- und Bearbeitungsrechte Die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte müssen klar geregelt sein in Bedamit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösunzug auf die Dossiers beziehungsweise die Untergen, sondern insbesondere auch die Definition von entsprelagen und die Metadaten. Als Metadaten gelten chenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen die beschreibenden Merkmale zu Ordnungssystem, der Aufbau- und Ablauforganisation.“ Dossiers und Unterlagen.

Zentral für Records Management sind die Prozessund Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Ordnungssystem Das Ordnungssystem muss nach dem Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neAufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Tätigkeiben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch ten der Dienststelle umfassen. Es muss angemessen der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entdetailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheitstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen liche Systematik aufweisen. Bei Änderungen des Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert Ordnungssystems muss die Konsistenz der Ablawird. ge gewährleistet sein. In der elektronischen Abla50

11.3. AKTENBILDUNG ge werden alle abhängigen Objekte (z. B. Aktenzeichen) automatisch angepasst.

Dossierbildung Alle registrierten Unterlagen (konventionell oder elektronisch) sind in Dossiers abzulegen. Alle Dossiers müssen einen eindeutigen Titel, ein Eröffnungs- und ein Abschlussdatum enthalten sowie dem übergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein. Bei Bedarf können die Dossiers weiter unterteilt (z. B. in Unterdossiers) oder zusammengeführt werden. Organisatorische und technische Maßnahmen müssen sicherstellen, dass die geschäftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet und nur einmal registriert werden. Die Zuständigkeiten für die Eröffnung und den Abschluss der Dossiers müssen entsprechend klar geregelt werden.

Ein Dossier respektive Subdossier kann sowohl elektronische Unterlagen als auch Papierdokumente enthalten. Zusätzlich können Dossiers respektive Subdossiers Referenzen auf Objekte enthalten, die physisch an anderer Stelle – z. B. auf Bild- oder Tonträger – aufbewahrt werden.

51 derungen entsprechend mit organisatorischen, technischen und baulichen Maßnahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Veränderung sowie vor Verlust geschützt werden.

11.3 Aktenbildung Die Geschäftstätigkeit beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit und findet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung. Die Aktenbildung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und gewährleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschäfte. Sie basiert auf den Elementen: • Erstellen und Empfangen von Unterlagen • Registrieren der geschäftsrelevanten Unterlagen

Grundsätzlich sind drei Arten von Ablagen möglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische Metadaten Ordnungssysteme, Dossiers, Subdossiers Ablagen. und Unterlagen müssen mit Metadaten versehen sein. Diese werden zur Abwicklung von Geschäften Elektronische Unterlagen Wird die elektronische Unbenötigt und sind Grundlage der Nachvollziehbarterlage als die maßgebliche bestimmt (Master), keit der Geschäftstätigkeit. Metadaten helfen bei muss mittels geeigneter organisatorischer und dem der Verwaltung der erhaltenen beziehungsweise technischen Stand entsprechender Maßnahmen sierstellten Unterlagen über deren gesamten Lechergestellt sein, dass sämtliche Änderungen protobenszyklus, liefern zusätzliche Informationen über kolliert werden. eine Unterlage und erleichtern deren Auffinden.

Bei der Konvertierung von Papierdokumenten in Die Dienststellen können die für sie notwendigen ein elektronisches Format (Scannen) muss das urMetadaten selbst definieren. sprüngliche Originaldokument detailgetreu reproBei der Einführung von elektronischen Aktenduziert werden. Die Rechtsgültigkeit von Unterlagen führungssystemen muss dem Staatsarchiv eine muss berücksichtigt werden.

Auflistung der Metadaten zur Beurteilung unterUnterlagen erstellen heißt • Dokumente während breitet werden. der Geschäftsabwicklung verfassen (z. B. Aufbewahrung und Verwendung der Unterlagen Briefe, Berichte und Protokolle) Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, • den Dossiers Informationen beifügen (z. B. dass sie während ihres gesamten Lebenszyklus Anmerkungen) jederzeit bei Bedarf für autorisierte Benutzer rasch • bereits bestehende, registrierte Unterlagen beauffindbar sind und in ihrem Kontext zur Verfügung arbeiten (z. B. neue Versionen generieren) stehen. Der Lebenszyklus umfasst das Erstellen beziehungsweise Empfangen, die Registrierung und Ablage sowie die Archivierung oder Löschung Von Unterlagen können mehrere Versionen vorhanden der Unterlagen. Den konventionellen und elektro- sein. Ausgewählte Versionen können speziell gekennnischen Dossiers sind eindeutige Ablagestandorte zeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frühere Verzuzuweisen. Abweichungen von diesen Standorten sionen können nicht verändert, aber reaktiviert werden müssen nachgewiesen werden. Ablagestandorte können sein: Zentral-, Abteilungs-, Gruppen- und Unterlagen registrieren Sämtliche erstellten und empArbeitsplatzablagen. fangenen (Briefpost, Fax, E-Mail) geschäftsrelevanDie Bewegungen von Unterlagen sind bedürfnisten Unterlagen müssen registriert werden. Registriegerecht zu protokollieren. Dadurch kann jederzeit ren bedeutet: der Standort der Unterlagen nachgewiesen und die Verantwortung definiert werden.

• Unterlagen einem Geschäft zuordnen (DosSchutz und Sicherheit der Unterlagen Die Dossiers und Unterlagen müssen den Sicherheitsanfor-

sierbezeichnung) • Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen

52

KAPITEL 11. SCHRIFTGUTVERWALTUNG • Unterlagen ins Ordnungssystem integrieren (Amtsablage)

Dossiers und Unterlagen archivieren Archivieren beinhaltet die Übergabe archivwürdiger Dossiers und Unterlagen in unverschlüsselter Form an das Staatsarchiv. Der Zusammenhang der Unterlagen (Dossierstruktur, Metadaten) muss erhalten bleiben.

Die Ermittlung der Archivwürdigkeit erfolgt durch das Staatsarchiv. Zur Erleichterung der Archivierung kann das Staatsarchiv zusammen mit den Dienststellen geeignete Instrumente erarbeiten (Kassationslisten, Archivierungsvereinbarungen).

Nicht archivwürdige Dossiers und Unterlagen sind zu kassieren (Papier) resp. zu löschen (elektronische Unterlagen).

Dossiers, Unterlagen und Metadaten löschen In elektronischen Aktenführungssystemen müssen die Dossiers, die Unterlagen und die Metadaten nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist unter Berücksichtigung des Archivierungsvorbehaltes gelöscht werden können. Allfällige spezialgesetzliche Regelungen (z. B. Datenschutz) sind zu beachten. Sämtliche Löschungen müssen protokolliert werden.

11.4 Siehe auch • Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit für die öffentliche Verwaltung in Deutschland (Bundesregierung “Verwaltung innovativ”) (hat 2012 das DOMEA-Konzept abgelöst) • GEVER-Konzept für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz • ELAK-Konzept für die öffentliche Verwaltung in Österreich • MoReq (Model Requirements) des DLM-Forum der Europäischen Kommission zum Records Management • Electronic Records Management (ERM) als Bestandteil von Enterprise Content Management Systemen • Registratur

11.5 Literatur • Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung.

Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (= Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auflage. Boldt, München 2000, ISBN 3-486-56491-9.

• Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildhaber: Records Management. Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und erweiterte Auflage. Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-3018013 (deutsch/englisch).

• Peter M. Toebak: Records Management. Ein Handbuch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919059-1.

• Peter M. Toebak: Records Management. Gestaltung und Umsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 9783-03919-141-3.

11.6 Weblinks und Quellen • Definition von Records Management und Schriftgutverwaltung der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010 • Bundesverwaltungsamt (Hrsg.): Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis („Kleiner Hoffmann“) (PDF; 2,4 MB) • Fachstelle Aktenführung Landschaft

Staatsarchiv

Basel-

• Bereich Öffentliche Verwaltung von PricewaterhouseCoopers Schweiz • Verein eCH: eCH-0038: Records Management Framework – Informationsmanagement im eGovernment

• Records Management Journal, Fachzeitschrift

• GEVER Net Bund – Informationsplattform zu Geschäftsverwaltung und Records Management der Schweiz. Bundesverwaltung

• Aktenplan, Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung

• Ulrich Kampffmeyer Standards im Records Management (PDF; 1,3 MB)

• Dokumentenmanagement (Verwaltung elektronischer Dokumente)

• Arbeitsgruppe Records Management des Vereins Schweiz. Archivare

11.7. EINZELNACHWEISE

11.7 Einzelnachweise [1] Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend überarbeitet. Mite iner Veröffentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle: http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_ 15489_records_management_%C3%BCberarbeitet

53

Kapitel 12

MoReq MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records, seit der Version MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems) ist der europäische Standard für das elektronische RecordsManagement.[1] Die Richtlinie wurde im Rahmen des IDA-Programmes der Europäischen Kommission entwickelt und vom DLM-Forum veröffentlicht. Ursprünglich sollte MoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaustauschs zwischen der europäischen Kommission und den Regierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischen hat sich MoReq als Grundlage für verschiedene Standards für das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung etabliert. An MoReq orientieren sich z.

B. die Standards für die Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Niederlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Luxembourg (SEL ECM).[2][3] Obwohl der MoReq Standard nicht durch ein offizielles Standardisierungsgremium (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischen über die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standard für elektronische Schriftgutverwaltung etabliert.[4]

E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungschecklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu jedem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslisten werden alle Anforderungen beschrieben und jede einzelne Funktion detailliert definiert. Im Anschluss werden Empfehlungen ausgesprochen, ob eine Funktion „Pflicht“ oder „wünschenswert“ ist. MoReq1 besteht aus 390 definierten Anforderungen. MoReq wurde im Auftrag der Europäischen Kommission und des DLM-Forum erstellt.

MoReq1 wurde in Brasilianisch, Englisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch (eigene Adaption), Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Ungarisch und andere Sprachen übersetzt (jedoch nicht ins Deutsche) oder in nationale Standards gewandelt.[6]

12.2 MoReq2

Auf Basis eines Anforderungsdokumentes des DLMIm Dezember 2008 wurde vom DLM-Forum ein MoReq Forum für Erweiterungen von MoReq schrieb die EuroGovernance Board eingerichtet, das die Pflege des Stanpäische Kommission im Jahr 2006 das MoReq2-Projekt dards, die Akkreditierung von Testzentren sowie die Prüaus. Dabei ging es nicht nur um funktionale Erweiterunfung und Freigabe von Übersetzungen durchführt. gen, sondern besonders um die Nachweisfähigkeit und Zertifizierung der Implementierung von MoReq in Softwareprodukten. Die MoReq2 Spezifikation wurde am 13.

Februar 2008 in elektronischer und im September 2008 12.1 MoReq1 in gedruckter Form in Englisch veröffentlicht.[7] AktuelDie MoReq-Spezifikation (heute häufig als MoReq1 be- le Übersichten über akkreditierte Testcenter und zertifizeichnet) wurde im Jahr 2001 von der Europäischen zierte Produkte sind auf der MoReq-Webseite des DLMKommission in englischer Sprache veröffentlicht.[5] Mo- Forum zu finden.

Req liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.

B. ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungsliste sowohl für funktionale Anforderungen an ein elektronisches und papierbasiertes Schriftgutverwaltungssystem, als auch für die dazugehörigen elektronischen Vorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-ManagementSysteme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrachtung von operationalen Systemen und Managementsystemen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für eine Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, sondern auch für die Anforderungen anderer elektronischer dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow,

Der MoReq2-Standard baut auf MoReq1 auf und lehnt sich in Struktur und Format an diesen an. Dadurch wurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilität zur Ursprungsspezifikation erreicht. Wesentliche Neuheiten in MoReq2 sind die flexiblere Struktur, die Berücksichtigung nationaler Besonderheiten (Chapter „0“), Erweiterungen des Basismoduls mit den Kernfunktionen der Schriftgutverwaltung, neue optionale Module, ein XML-Schema für den Datenaustausch und der MoReq2-Conformance-Test mit Zertifizierungsverfahren. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seiten stark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100

54

12.4. WEBLINKS

55

Seiten und die Testszenarien gehen weit über 1000 Seiten hinaus. Bei der Erstellung von MoReq2 wurden Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten wie z. B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO 14721 sowie dem deutschen DOMEA-Standard und der UK-TNA-2002-Spezifikation berücksichtigt, sowie Trends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung und Dokumentenmanagement. Das Metadaten-Modell wurde erheblich erweitert und mit internationalen Standards harmonisiert. MoReq2 beschäftigt sich nicht nur mit dem Kernbereich der Schriftgutverwaltung sondern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab. Im Vergleich mit anderen Standards wie TNA (England, aktualisiert 2004) oder DoD 5015.2 (USA, aktualisiert 2006) war MoReq2 im Jahr 2008 die aktuellste und umfassendste Spezifikation für Schriftgutverwaltung.[8]

Diskussion und Weiterentwicklung des neuen Standards und des Schema wurde vom DLM-Forum ein Diskussionsforum bereitgestellt.[19] Neben dem MGB MoReq Governance Board wurde ein technisches Komitee bestehend aus Records-Management-System-Anbieter eingerichtet, das die Weiterentwicklung von MoReq2010 beratend begleiten soll.[20] Im September 2011 wurde das Zertifizierungsprogramm für Anbieter von RecordsManagement-Systemen vorgestellt[21] . Es wird zukünftig auch für den Test von Lösungen beim Anwender eingesetzt werden können. Auf der DLM Forum Konferenz in Brüssel im Dezember 2011 wird ferner das Schulungsprogramm für MoReq2010 verabschiedet und die Koordination der Übersetzungen der Spezifikation eingerichtet[22] .

Das DLM-Forum veröffentlicht Listen der akkreditierten Test-Center und zertifizierter Produkte.[9]

12.4 Weblinks

Das erste Unternehmen, das die MoReq2-Zertifizierung bestand, ist Fabasoft aus Österreich mit dem Produkt Fabasoft Folio.[10][11] Es ist derzeit (Stand Mai 2010) das einzige Produkt mit erfolgreich bestandener MoReq2 Zertifizierung.[12]

• Europäische Kommission Archival Policy - MoReq2 (auf Englisch)

MoReq2 wurde bisher in Estnisch, Französisch und Slowenisch (einschließlich „Chapter 0“ mit den nationalen Besonderheiten) sowie Katalan, Koreanisch, Russisch, Rumänisch, Spanisch, Tschechisch, Ukrainisch, Ungarisch und andere Sprachen übersetzt.[13]

• MoReq-Seite des DLM-Forum (auf Englisch)

12.3 MoReq2010

• Publikationsseite der neuen Version MoReq2010

Im Herbst 2009 wurde vom DLM-Forum und dem Moreq Governance Board eine Überarbeitung von MoReq2 beschlossen. Der überarbeitete Standard trägt die Bezeichnung MoReq2010.[14] MoReq2010 wurde in zwei Schritten öffentlich zur Diskussion gestellt. Die neue Version der Spezifikation orientiert sich stärker an den heute verfügbaren Technologien des elektronischen Dokumentenmanagements und hat sich deutlich von den eher papierorientierten Vorläuferstandards entfernt.

Am 6. Juni 2011 wurde die MoReq2010 Spezifikation als PDF veröffentlicht.[15] Es handelt sich dabei um die „MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems, Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, Version 1.0“. Diese Version ist noch nicht vollständig und wird um weitere Module ergänzt werden.[16] Die neue Spezifikation bricht mit einer Reihe von Prinzipien des Records Management, die noch MoReq2 dominierten.[17] MoReq2010 ist modularer und als Services strukturiert.

Der Titel der 520-seitigen Spezifikation wurde der veränderten Zielrichtung angepasst. MoReq als Acronym steht jetzt für „Modular Requirements for Records Systems“. Am 14. Juli 2011 wurde die erste Version des MoReq2010-XML-Schema veröffentlicht.[18] Für die

• DLM-Forum Webseite des DLM-Forum (auf Englisch)

• MoReq2.de Informationsseite mit Quellen zu MoReq2 (auf Deutsch) • Informationsseite mit zahlreichen Downloads in verschiedenen Sprachen

12.5 Fußnoten [1] Im Deutschen wird Records-Management teilweise mit dem Begriff Schriftgutverwaltung übersetzt, der auch in der ISO-Norm 15489 verwendet wird. Diese Übertragung deckt jedoch nicht alle Aspekte des Anwendungsbereiches von Records-Management ab. Zum Problem der deutschsprachigen Übersetzung siehe z.B. Ulrich Kampffmeyer „Records Management und Schriftgutverwaltung“, IWP Information Wissenschaft & Praxis, 60(2009)6-7, S. 333-338 [2] Quelle zu MoReq in Deutsch.

[3] Quelle zu MoReq2 in Deutsch.

[4] Europäische Kommission Informationsseite zu MoReq2 in Englisch [5] MoReq MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. MoReq SPECIFICATION. Office for Official Publications of the European Communities. INSAR Supplement VI. Bruxelles-Luxembourg. 2001. ISBN 92-894-1290-9.

56

[6] DLM Forum MoReq1 download //www.dlmforum.eu/index.php?option= com_jotloader&view=categories&cid=23_ 75067adade55e2da39ea036bc400a33f&Itemid= 100&lang=en .

KAPITEL 12. MOREQ

http:

[7] MoReq2 MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. UPDATE AND EXTENSION, 2008. MoReq2 SPECIFICATION. European Archives News Supplement VIII. Office for Official Publications of the European Communities. Bruxelles-Luxembourg. 2008. ISSN 1725-1540.

[8] Darstellung verschiedener Anbieter von Schriftgutverwaltungsoftware und Ergebnis einer Marktstudie in 2008, publiziert als multimediale Dokumentation der Roadshow zu MoReq2 im Juni 2008. Inzwischen wurden weitere Records Management Standards von der OMG, ICA, ISO (16175, 30301) und dem DLM Forum (MoReq2010) veröffentlicht.

[9] Liste aller MoReq2 zertifizierten Produkte(abgerufen am 17. Mai 2010) [10] Der erste erfolgreiche Test... (PDF; 1,5 MB) Über MoReq und MoReq2, Seite 14 (abgerufen am 17. Mai 2010).

[11] Weltweit erste MoReq2 Zertifizierung (abgerufen am 17.

Mai 2010)(Englisch) [12] Liste aller MoReq2 zertifizierten Produkte(abgerufen am 17. Mai 2010) [13] DLM Forum Webseite Übersetzungsprojekte: List of translation projects (for MoReq2) (Memento vom 4. Juli 2011 im Internet Archive) [14] Pressemitteilung des DLM-Forum März 2010 http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_ jotloader&section=files&task=download&cid=315_ 733e6d3049a11fbac8beefb1f0a51207&Itemid=96& lang=en [15] MoReq2010 PDF-Download http://moreq2010.eu/pdf/ MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf [16] Zusammenfassung von MoReq2010 in deutscher Sprache http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/ moreq2010_status_juni_2011 [17] Diskussion zu MoReq2010 bei PROJECT CONSULT http://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/ moreq_2010_ist_noch_nicht_offiziell_ver%C3% B6ffentlich [18] MoReq Download Seite „Export XML Schema - Examples v1 (July 2011)“ http://www.dlmforum.eu/index.php? option=com_jotloader&section=files&task=download& cid=395_dce508882b6c233b32cdb2848cc09462& Itemid=137&lang=en . Es wurde ferner eine persistente URL zur Validierung von Schema bereitgestellt: http://moreq2010.eu/export.xsd .

[19] MoReq2010 Feedback Site http://feedback.moreq2010. eu/

[20] DLM Forum Pressenotiz vom 14. Juli 2011 zum Technical Committee http://www.dlmforum.eu/index. php?option=com_content&view=article&id=134% 3Ajuly-14-2011-press-release&catid=18%3Anews& Itemid=48&lang=en .

[21] DLM Forum MoReq2010 Testing Regime http://www.dlmforum.eu/index.php? option=com_content&view=article&id=139% 3Aseptember-20-2011-establishment-of-independent-moreq2010-testing-re catid=18&Itemid=48&lang=en [22] siehe das Programm der DLM Forum Conference Brüssel 12.−14-12.2011 http://www.dlmconference.com/

Kapitel 13

Enterprise Information Management Enterprise Information Management (EIM) beschreibt „die Zusammenführung von strukturierten Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehörigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen.“[1] EIM vermittelt den Ansatz einer ganzheitlichen strukturierten Verwaltung und Organisation von Informationen im Unternehmen. Es ist eine Fortführung oder Weiterentwicklung von Enterprise Content Management (ECM) mit den wesentlichen Ergänzungen der Kommunikation, Collaboration und Prozessorientierung. Die Unterschiede zwischen den Informationstypen, die bisher die Grundlage von Definitionen wie Content-Management, Records-Management, Dokumentenmanagement, AssetManagement usw. gebildet haben, werden aufgelöst, da alle Informationen unabhängig vom Typ verwaltet und erschlossen werden müssen.

Als Erweiterung von ECM und im Unterschied zum allgemeinen Informationsmanagement (IM), zielt EIM auf eine unternehmensweite Betrachtungsweise, auf die prozessualen Abläufe in sich verändernden Unternehmensbereichen und die nachhaltige, transparente und "Compliance"-gesicherte Kommunikation und Dokumentation der unternehmensweiten Verwaltung von Information.

13.1 Entwicklung

ten Kommunikation an und hat als Ziel abteilungsübergreifende und strukturierte Informationsprozesse. Unter dem Anspruch der sich dynamisch und flexibel ändernden Organisationsstrukturen in den Unternehmen ist es eine klare und zeitgemäße Kommunikation notwendig. Die Grundlagen unternehmerischen Handelns wie Verträge, Kommunikation, Prozesse und Compliance-Excellence können mit dem Begriff EIM und seiner Umsetzung in den Unternehmensalltag geordnet und verbessert werden.” [3] “Enterprise Information Management (EIM) ist die Technologie und die Praxis zur Maximierung des Informationswerts bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken.

Während die meisten Unternehmen ihre strukturierten Informationen – die Art, die man in Datenbanken findet – im Griff haben, gibt es nur sehr wenige, die ihre unstrukturierten Informationen – Videos, Bilder, Dokumente, Folien usw. – voll nutzen. Die Menge, Vielfalt und Geschwindigkeit dieser Informationen machen sie immer schwerer verständlich und verwendbar, sogar dann, wenn sie unverzichtbar für jeden Aspekt eines Unternehmens (und den Alltag) werden. Wir können den Anbruch des Zeitalters der Informationsunternehmen beobachten.

Und das bedeutet, dass eine gute Informationsstrategie zugleich eine gute Geschäftsstrategie ist...” [4]

13.2 Anspruch

“EIM Enterprise Information Management steht für die ganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Unternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, erzeugenden System, Anwendung, Format, Device, Zeit und ursprünglichem Nutzungsmodell. EIM vereint hierzu funktionale Ansätze von Enterprise Content Management, Business Process Management, Enterprise Search, Business Intelligence, Governance-RiskCompliance Management Infrastructure, Data Warehousing und Information Lifecycle Management.”[2] “EIM - Enterprise Information Management ist ein Ansatz zur Transparenz Ihrer Prozesse und Verträge, Beschleunigung der Standards unternehmensweit, Minimierung von Risiken und Einhaltung von Compliance. Es fängt in einer bewussten, nachhaltig gestalte-

EIM löst im Gegensatz zum Ansatz von EnterpriseContent-Management-Systemen (technischer Lösungsfokus) weniger technische denn organisatorische, kommunikative und informelle Aufgaben zu Optimierung von Prozessen und Informationsnutzung, sondern kann als Leitfaden und Zielorientierung für sämtliche Mitarbeiter in den Geschäftsprozessen verstanden werden.

Die Werkzeuge, Vorlagen und Prozessansätze von EIM leiten eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse beginnend von der Bewertung, Beratung, Dokumentation und Beschreibung bis hin zur Umsetzung ein. Der IT obliegt dabei die Rolle des Begleiters, Integrators und Ratgebers aber nicht des Entscheiders. Strukturierte Informationen sind abteilungsübergreifend nutzbar zu machen-

57

58

KAPITEL 13. ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Hierbei sind das Prozess-KnowHow und Ablaufpraktiken • Journal of Enterprise Information Management. einer Organisation bzw. unternehmensweiter Regeln in ISSN 1741-0398 alle zukunftsorientierten Handlungen und Verbesserungen mit einzubeziehen. Den Rahmen bilden die Anforderungen zur Einhaltung von “Compliance"-Vorgaben und 13.4 Weblinks die Risikominderung. Der EIM-Anspruch ist dabei nicht technisch getrieben, sondern leitet sich aus den Anforderungen der Geschäftstätigkeit, der Organisation der Ge- 13.4.1 Verbände schäftsbereiche und den fachlichen Anforderungen ab.

• VOI Verband Organisations- und InformationssysEine EIM-Systemunterstützung ist im Kern aus den teme e.V., deutscher Fachverband zu EIM unternehmerischen Erfolgskriterien abzuleiten. Beispiele sind Verträge, als Kernelement allen unternehmerischen Handelns, Innovation und Collaboration ent- 13.4.2 Förderung lang der Wertschöpfungskette sowie Kommunikation • “Excellence with EIM” DIALOG - Award Güteund Compliance als Handlungsvorschrift im Umgang siegel für nachhaltige Unternehmensprozesse mit von Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten. Diese Elestrukturiertem und übergreifenden abteilungsweimente sollten bei einem EIM-Lösungsansatz entlang des tem Ansatz, Verleihung jährlich auf dem Fachforum Lebenszyklus von Nachrichten, Dokumenten, Akten, für EIM, Schirmherr ist der Fachverband VOI und Vorgängen, Prozessen und Compliance-relevanten Daten Initiatoren-Pool aus Wissenschaft, Praxis und Beraorganisiert sein. tung Im gängigen IT-Sprachgebrauch integriert der EIMAnsatz so Lösungen wie: • Vertragsmanagement • Risikomanagement / Management-Risk-Controlling • Compliance-Management • Dokumentenmanagement (DMS) • Elektronische Archivierung • Aktenverwaltung / elektronische Akte • Kontaktverwaltung • Terminverwaltung • Collaboration • Vorgangsverwaltung • Business Process Management / Workflow • Management Cockpit • Reporting / Business Intelligence

13.3 Literatur • DiALOG - Fachmagazin für Enterprise Information Management. ISSN 2198-6819 • Gartz, Ulfert: Enterprise Information Management.

In: Business Intelligence in the Digital Economy: Opportunities, Limitations and Risks. Texas Woman’s University, USA, 2003, ISBN 978-1591402060.

• Baan, Paul: Enterprise Information Management When Information Becomes Inspiration. Springer New York, 2013, ISBN 978-1-4614-5235-5.

13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen • “DiALOG-Fachforum” DiALOG-Fachforum für EIM jährlicher internationaler Fachkongress der Anwender, Nutzer und Experten, Plattform für Netzwerke, Trends und Informationen rund um Vertrags- und Informationsmanagement, GRC Governance, Risk und Compliance Management, Wissens- und Organisationsmanagement in sich agil verändernden Unternehmensprozessen, BPM Business Process Management, Treffpunkt für Anwender, Experten und Anbietern aus Wissenschaft und Praxis • “Innovation Tour”

13.5 Einzelnachweise [1] VOI, 2013: “Neuausrichtung des VOI auf Enterprise Information Management (EIM)" [2] Ulrich Kampffmeyer, 2012, “Definition Enterprise Information Management” [3] TQG, 2013 “Trends und Beschreibung zu Enterprise Information Management” [4] OpenText, 2012 “Was ist Enterprise Information Management?"

Kapitel 14

Informationslebenszyklusmanagement Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch information lifecycle management) umfasst Strategien, Methoden und Anwendungen, um Information automatisiert entsprechend ihrem Wert und ihrer Nutzung optimal auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermedium bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren.

Der Begriff stammt aus den USA und wurde von verschiedenen Speichersystemanbietern 2003 als Marketing-Schlagwort auserkoren. Verschiedentlich und in anderer Bedeutung wurde der Begriff bereits in den 1990er Jahren benutzt. Der Begriff bildet sich aus den Komponenten „Information“, „Lifecycle“ (engl. für Lebenszyklus; zusammengezogen aus life cycle, um ein dreibuchstabiges Akronym bilden zu können) und „Management“ im Sinne der Verwaltung, Handhabung und Kontrolle von Informationen in einem Informationssystem.

and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition. Information is aligned with business processes through management policies and service levels associated with applications, metadata, information, and data[1] .

14.2 Funktionen Lösungen

von

ILM-

Um diese Anwenderanforderungen erfüllen zu können, benötigen ILM-Lösungen eine Vielzahl von Funktionen.

Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zusammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden ein geschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen an ILM integrativ abdecken zu können. Zu den wichtigsten Komponenten von ILM gehören[2] :

14.1 Definition ILM beschreibt eine Speicherstrategie. Ziel dieser Strategie ist die Speicherung von Informationen entsprechend ihrem Wert auf dem jeweils günstigsten Speichermedium einschließlich der Regeln und Prozesse, wie Information auf die geeigneten Speichermedien verschoben wird. Die Steuerungsmechanismen der Verwaltung und der Speicherung orientieren sich an Wichtigkeit, Wertigkeit und Kosten der elektronischen Information. Hierfür wird eine Klassifizierung der Daten, Quellen und Speichersysteme vorgenommen, die innerhalb einer Speicherhierarchie die automatisierte Bereitstellung erlauben.

Der Herstellerverband für Speichersystemlösungen SNIA definiert ILM wie folgt: • ILM Vision: A new set of management practices based on aligning the business value of information to the most appropriate and cost effective infrastructure.

• ILM Definition: Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices, 59

• Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung, Aufbereitung, Verarbeitung, Indexierung und Ordnung unterschiedlichster Formen von Informationen • Verwaltung von Dokumenten, Content und Media Assets: Software zur kontrollierten Erstellung, Verwaltung, Publikation und Verteilung von Information • Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speicherung beliebiger Typen von Information mit Unterstützung unterschiedlichster Hardware, softwaregestützter Verdrängungsstrategien, verteilter Umgebungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen in einem System • Zugriff und Verwaltung: datenbankgestützte Registratur-, Dokumenten-, Metadaten- und Indexverwaltung für den geordneten, schnellen Zugriff auf die gespeicherte Information • Prozessunterstützung: Workflow- und BusinessProcess-Management-Software zur Bereitstellung, Zusammenführung und Kontrolle von Information und zur Steuerung der Speicherprozesse

60

KAPITEL 14. INFORMATIONSLEBENSZYKLUSMANAGEMENT

• Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unveränderbaren, langzeitigen elektronischen Archivierung entsprechend rechtlichen und regulativen Anforderungen Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten wird der gesamte Lebenszyklus der Information von ihrer Entstehung bis zur Aussonderung unterstützt.

14.3 Quellen [1] SNIA Data Management Forum / SNIA Information Lifecycle Management Initiative, ILM Vision. März 2004, Webseite [2] Ulrich Kampffmeyer: Lebenszyklus. DoQ, September 2003

14.4 Weblinks • Speicherguide.de • SNIA Verband der Anbieter von Speichersystemen

14.5 Literatur • Günter Thome, Wolfgang Sollbach: Grundlagen und Modelle des Information Lifecycle Management.

Springer, Berlin; Auflage: 1 (Mai 2007), ISBN 9783-540-69079-5 • Wolfgang Sollbach, Günter Thome: Information Lifecycle Management. Prozessimplementierung.

Springer, Berlin; Auflage: 1 (Dez 2007), ISBN 9783-540-35838-1

Kapitel 15

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.

tronischen Bücher und sonstigen erforderlichen Unterlagen in das Ausland. § 146 Abs. 2b der Abgabenordnung sieht seit 20. Dezember 2008 für Unternehmen, die den Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, ein Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung Verzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor. des Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimmte Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von 15.2 Literatur Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen konkretisiert.

• Krüger, Ralph; Schult, Bernd; Vedder, Rainer: DigiDie GDPdU wurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015 tale Betriebsprüfung: GDPdU in der Praxis - Grundabgelöst.[1] sätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, Gabler Verlag, 2010, ISBN 978-38349-0676-2

15.1 Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer

• Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprüfung. Electronic Commerce und Recht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG, 2004, ISBN 3-503-07408-2

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten, die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Betriebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wählen: • unmittelbarer Lesezugriff (Z1),

• Ernst&Young (Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5 (alle relevanten Gesetzespassagen in Deutsch und Englisch) • Flamm, Markus: Die digitale Steuerprüfung kommt.

DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36212

• mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steuerpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabei nicht.

Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist die Voraussetzung für die Genehmigung der Auslagerung der elek61

• Flamm, Markus: Betriebsprüfer mit Röntgenblick - Was die Buchführung alles verrät. DATEVBuchreihe, Bestellnummer 36068 • Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2.

VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4 • Hentschel, Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprüfung – eDatenzugriff der Finanzverwaltung. 2. überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXTFACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5

62 KAPITEL 15. GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN • Wendland, Holger : Neue Archivierungspflichten nach der geänderten AO 2002. Kontinuierlich ergänztes Sammelwerk. Forum Verlag Herkert, 86504 Merching • Wenzig, Herbert : Außenprüfung / Betriebsprüfung.

GRÜNE REIHE Band 12, 9. Auflage 2004, Erich Fleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9

15.3 Siehe auch • Elektronische Archivierung • E-Mail-Archivierung • Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

15.4 Weblinks Wiktionary: GDPdU – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

• BMF : Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (16. Juli 2001) (Memento vom 6. Januar 2014 im Internet Archive) • Audicon : IDEA GDPdU-Beschreibungsstandard [1] http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/ DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_ Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/ 2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Kapitel 16

Verfahrensdokumentation • der Entstehung (Erfassung),

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 “GoBS”) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO), den GoBS und den GoBD für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

• der Indizierung, • der Speicherung,

• dem eindeutigen Wiederfinden, Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von • der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von und Verfahrensdokumentationen, so z. B. für die Pharmaindustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP Gute • der Reproduktion der archivierten Informationen, Laborpraxis). Für die Erstellung technischer Dokumentationen ist die Norm EN 82079 die Grundlage. die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

16.1 Verfahrensdokumentation nach den GoBD Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den § 239, § 257 HGB, den GoBD und aus denen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

16.2 Siehe auch • Revisionssicherheit • Dokumenten-Technologien

• Ordnungsmäßigkeit

• GoBD

• Vollständigkeit

• Compliance (BWL)

• Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung

16.3 Literatur

• Sicherung vor Verlust

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (PDF-Datei; 57 kB).

Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Oberfinanzbehörden der Länder vom 7.

November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.

• Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die GoBD. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess 63

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (PDF-Datei). Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Oberfinanzbehörden der Länder vom 14. November 2014 V A 4 - S 0316/13/10003.

64 • Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elektronischen Archivierung. Code of Practice Band 1. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3932898-03-6.

• Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampffmeyer, Jan Prochnow: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.

KAPITEL 16. VERFAHRENSDOKUMENTATION

Kapitel 17

Verband Organisations- und Informationssysteme Der VOI Verband Organisationsund Informationssysteme e.V. ist der deutsche Fachverband der Anbieter von Produkten und Dienstleistungen im Umfeld von Dokumentenmanagement, elektronischer Archivierung und Enterprise Content Management. Sitz des Verbandes ist Bonn.

17.1 Geschichte

Der Verband ist die Berufs- und Standesorganisation von Herstellern, Anbietern, Systemintegratoren, Beratern und Dienstleistern für Dokumentenmanagement- Der Verband wurde am 17. März 1991 auf der CeLösungen. Er definiert seine Ziele wie folgt: BIT von Ulrich Kampffmeyer als Verband Optische Informationssysteme e.V. gegründet. 1999 benannte der • Förderung der Interessen der Anbieter von Informa- Verband sich unter Beibehaltung der Abkürzung VOI tionstechnologie (IT) im Bereich Informationslogis- in VOI-Verband Organisations- und Informationssysteme tik als Grundlage für e-Business auf nationaler und e.V. um. Die Abkürzung VOI wurde in den Folgejahren internationaler Ebene. auch als “Voice of Information” interpretiert. Er besitzt seit 1998 eine Geschäftsstelle mit hauptamtlichem Ge• Herstellung von Markttransparenz durch Schaffung schäftsführer. Im Jahr 2010 hatte der Verband ca. 250 von Kommunikationsverbindungen zwischen An- Mitgliedsfirmen. In 2011 wurde vom Vorstand des VOI bietern und Anwendern von IT. eine Überführung des Verbandes in den BITKOM vorgeschlagen. Die Mitgliederversammlung lehnte das mehr• Sammlung, Ordnung, Erstellung und Verbreitung heitlich ab, weil es eine Auflösung des Verbandes bequalifizierter Informationen zur IT, um dem poten- deutet hätte. Die Ablehnung in der Mitgliederversammtiellen Anwender diese Technologie als optimales lung führte zum Austritt mehrerer Mitglieder, die sich Hilfsmittel im privaten und geschäftlichen Bereich anschließend innerhalb des BITKOM neue konstituierten vorzustellen. und dabei die Arbeitsfelder und Strukturen des VOI nachbildeten [1] . Im Jahre 2012 zählt der Verband rund 200 • Ausarbeitung von Normen zur Schaffung von Mitgliedsfirmen und kommt seinen Satzungszielen nach, Rechtssicherheit in der IT. als “Voice of Information” über den Nutzen der Informationstechnologie, insbesondere im Themenfeld Enterpri• Förderung und Durchführung von Informationsver- se Content Management (ECM) aufzuklären. Dazu wuranstaltungen zu dieser Technologie. de das Informationsportal ECMtoday ins Leben gerufen, auf dem Fachartikel und Anwenderberichte zu ECM LöDer Verband hat fünf Regionalgruppen und mehrere sungen veröffentlicht werden. Im September 2013 richFachgremien, u.a. zum Thema elektronische Signatur. tet sich der VOI neu aus und ergänzt seine Ansprüche Aus der Arbeit der Fachgremien gehen unter anderem mit der Positionierung auf Enterprise Information MaVeröffentlichungen hervor wie z.B. den Codes of Prac- nagement (EIM). „Mit seiner neuen Strategie fügt der tice, die üblicherweise von einer Gruppe von Fachauto- Verband mit der Trendwende von ECM zu EIM noch ren erstellt und im Selbstverlag vertrieben werden. Der mehr Wachstum und Mehrwerte hinzu. Der VOI erweiVOI wirkt wesentlich bei der Ausrichtung der jährlichen tert ECM und definiert Enterprise Information ManageDMS EXPO mit. Seit dem 1. Mai 2012 betreibt der VOI ment (EIM) als die Zusammenführung von strukturierten das Informationsportal ECMtodayzum Thema Enterpri- Daten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehöse Content Management (ECM). rigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen[2] .

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66

KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

17.2 Wichtige Publikationen des 17.4 Einzelnachweise Verbandes

[1] siehe hier http://www.bitkom.org/de/themen/69257.aspx

• Dokumenten Management Systeme: Hersteller und Produkte. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2006.

• Code of Practice Dokumenten-Management – Vom Archiv zum Enterprise-Content-Management. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn 2005, ISBN 3-93289811-7.

• DMS-Leitfaden für Entscheider. Schriftenreihe des VOI e.V., 2004.

• PK-DML Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen. VOI/TüVIT, Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2. Auflage, 2004.

• Elektronische Signatur: Potenziale, Verfahren, Anwendungen, Nutzen. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn 2004.

• Technische Aspekte und Komponenten von Digitalen Archivsystemen. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn 2003, ISBN 3-932898-09-5.

• Dokumenten Management in Deutschland. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2003.

• Code of Practice Verfahrensdokumentation nach GoBS. VOI-Kompendium Bd. 4, Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.

• Code of Practice Grundsätze der elektronischen Archivierung. VOI-Kompendium Bd. 3, Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3932898-03-6.

17.3 Weblinks • Webseite des Verbandes • ECMtoday - das Informationsportal des Verbandes zum Thema Enterprise Content Management (ECM) • DMS EXPO der Messe Stuttgart jährliche Messe und Kongress unter Mitwirkung des Verbandes • DiALOG-Award “Excellence with EIM” Schirmherr und Initiator des Nachhaltigkeitkeits-Award für Ansätze und Methoden im Umfeld zu EIM (Deutschland)

[2] Peter Schmerler, Geschäftsführer des VOI, 2013: „Enterprise Information Management ist ein Daten, Informationen und Wissen umfassendes Qualitätskonzept zur Verbesserung der Unternehmensprozesse.” http://www.voi.de/voi-pressemeldungen/ 3729-neuausrichtung-des-voi-auf-enterprise-information-management-eim

17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN

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17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen 17.5.1

Text

• Ulrich Kampffmeyer Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer?oldid=143595617 Autoren: Peng, Mogelzahn, Onkelkoeln, PeterGuhl, Codc, Bartonitz, Spuk968, =, Lukasbild, Schlauer Gerd, MorbZ-Bot, Bibelschmeisser, RonMeier und Anonyme: 4 • Elektronisches Dokument Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronisches_Dokument?oldid=133990817 Autoren: Kku, Ocrho, HaSee, Bubo bubo, RedBot, Siehe-auch-Löscher, Poupou l'quourouce, Saehrimnir, ChristianBier, Francois Palmier, BJ Axel, STKanzler, Semper, Zaibatsu, Milvus, DodekBot, Synthebot, AlleborgoBot, Crazy1880, Aalfons, Succu, Alecs.bot, Ute Erb, DumZiBoT, UHT, Luckasbot, Nallimbot, Wowo2008, Xqbot, Howwi, MastiBot, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wikwik, EmausBot, Emustrom, CamelBot, MerlIwBot, Wheeke, Aktenstapel, Addbot und Anonyme: 16 • Dokumentenmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement?oldid=148864520 Autoren: Kku, Zeno Gantner, Jed, Aka, Stefan Kühn, Irmgard, Mikue, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Seewolf, WKr, Dominik~dewiki, HenrikHolke, Holger I., Tzeh, Zwobot, Ocrho, D, Kiker99, Stern, Jpp, HaSee, APPER, Nocturne, RokerHRO, Sinn, Peng, MFM, TinoStrauss, Ot, Bnawiki, TheK, Kohl, Much89, Kubrick, Duesentrieb, Kff, ChristophDemmer, DasBee, Carbenium, Cyper, S.K., Xwolf, BWBot, Lustiger seth, Simon04, Cecil, Sgrewe, W.alter, BLueFiSH.as, Tuxman, DuesenBot, JAF, A.Heidemann, Gum'Mib'Aer, Heliosteam, Speck-Made, Diba, He3nry, Stf, Sparti, FlaBot, Codc, Lyzzy, AkaBot, SBT, Bkemmler, Flominator, Bernburgerin, Mst, Kolja21, Millbart, Siehe-auch-Löscher, Syrcro, Abubiju, Ephraim33, RobotQuistnix, M-sch, Bota47, Andy king50, Frank C. Müller, DerHexer, MelancholieBot, Bartonitz, JCS, Jdk, Staro1, AlexM~dewiki, Hieronymus A., Stylor, Slazerhome1, LKD, Fomafix, Thebizzman, Symposiarch, Moucis, FAEP, Carol.Christiansen, WortUmBruch, Graphikus, PixelBot, Elendur, Renate Karl, Semper, Spuk968, Thijs!bot, HubiB, Farino, XenonX3, GiordanoBruno, Horst Gräbner, Urmelbeauftragter, JAnDbot, Milvus, Grieb, Tom md, Seth Cohen, Nolispanmo, Vren, Bildungsbürger, Septembermorgen, AndiWSI, Groucho M, Fmrauch, HHE99, Thotig, Wesener, Teflon21, Amrep, Crazy1880, Trustable, Snoopy1964, Aalfons, KnopfBot, Umherirrender, Alnilam, M. Dalla Vecchia, Pittimann, JensKneese, Jkokemueller, Dvptpost, LogoX, Wildtierreservat, Zorrobot, MystBot, Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, Wowo2008, DocXter, Xqbot, Iogos82, Howwi, Telford, Hardtwer, Geierkrächz, Wilske, Oliver.schulze, Tutorx, Cazhira, Bestoernesto, SteEis, Azimut, Wondigoma, Alraunenstern, Judith.lenz, EmausBot, Faltenwolf, Horst bei Wiki, Doc.Heintz, ECMdoku, RonMeier, Steven-arts, WikitanvirBot, Randolph33, ChuispastonBot, BlackSophie, Beutnagel, Rezabot, Marcel083, MerlIwBot, Jkoprax, Wsagemerten, Kmheide, Hkoeln, Goettler, Georgewinet, Boshomi, Chester20, Christophorus77, Softgate, Innobello, Was-sds, Abacky, Exoport, Jürgenreichert, Wikisola, Kendox AG, Lozin, Thomas8585, Schmalenbach, Addbot, Motorsued, Eissi296, Duddits1969, AxelHellinger, Ttork, Gwen3965, Nicole roe, Emeldir, Momm1981, Aconso, U2fanboi, GerImmanuel, Schnabeltassentier, ES64U4, Luise3214 und Anonyme: 218 • Dokumenten-Technologien Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien?oldid=133016340 Autoren: Kku, JakobVoss, Jed, HaeB, Stern, HaSee, Rdb, °, Kff, Rax, Diesterne, Stf, AkaBot, Avobert, Blaubahn, Siehe-auch-Löscher, Ront, Saehrimnir, Drahreg01, Farino, Horst Gräbner, Supermartl, Bildungsbürger, Avron und Anonyme: 22 • Dokumentenklasse Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenklasse?oldid=133016351 Autoren: Timekeeper, S.K., Rax, Stell, Abubiju, Zahnradzacken, Nightflyer, ChikagoDeCuba, Camino7, Bildungsbürger, Jperl, Giftpflanze, Wondigoma, Vollbio und Anonyme: 12 • Elektronische Archivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung?oldid=147659122 Autoren: RobertLechner, JakobVoss, Head, GNosis, Tsor, Balû, Zwobot, D, Stern, PatrickD, MichaelDiederich, Jpp, HaSee, APPER, Peter200, Nina, Fuzzy~dewiki, Manja, Kff, AHZ, ChristophDemmer, Forevermore, Cyper, Captaingrog, Polarlys, Tuxman, Cherubino, Sparti, Hubertl, GFJ, Binter, Sebmol, Manorainjan, Millbart, Siehe-auch-Löscher, Abubiju, Ront, Einar Moses Wohltun, Andreas75, Mauro.bieg, Amtiss, JTK, Saehrimnir, Drahreg01, RobotQuistnix, Omi´s Törtchen, LiMa, MarcoBorn, MelancholieBot, Kantor.JH, Staro1, Kaisersoft, Nightflyer, PortalBot, Gugerell, LKD, EgGr, Eadi, Stephan Heuscher, 08-15, Wdwd, PixelBot, Aniramm, YMS, Leider, Periegetes~dewiki, Milvus, Tom md, Blaufisch, Complex, VolkovBot, Teflon21, Krawi, SieBot, VVVBot, Fresh!WEB, Antrophos, Hxhbot, Umherirrender, Pittimann, Plankton314, Zulu55, Ute Erb, Proutprout~dewiki, THWZ, LatitudeBot, ³²P, Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, RibotBOT, Gyxeed, Tbrand~dewiki, Wondigoma, Tuhl, Gateprof, Aveexoo, Voskos, MerlIwBot, ChristophLZA, YFdyh-bot, Addbot, Pdlx, Florianbamberg und Anonyme: 112 • Revisionssicherheit Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit?oldid=145589332 Autoren: Ocrho, Kff, AHZ, ChristophDemmer, Uwe Gille, Sabata, Stf, Badenserbub, Bernd.Bast, Abubiju, LiMa, Alrahad, Don Magnifico, Schlangengott, Alros002, Krawi, Tasma3197, Xqbot, MorbZ-Bot, Lexinexi, Hephaion und Anonyme: 31 • Langzeitarchivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung?oldid=147732969 Autoren: Fgb, JakobVoss, Aka, Stefan Kühn, GNosis, Tsor, Zuse, Ralf Roletschek, Jacek79, Kubieziel, Anathema, Marti7D3, Zwobot, PatrickD, Hadhuey, Xeper, MichaelDiederich, Sinn, Peter200, MFM, Phrood, Robbit, Fuzzy~dewiki, Philipendula, Koerpertraining, Kff, Chrisfrenzel, Conny, ChristophDemmer, MR, Kam Solusar, Carbenium, Historiograf, Supercoach, FabianL, Aule, Libelle63, Mps, JAF, BlackNite, Slick, Horgner, Cherubino, Calle Cool, Dtrx, Hubertl, GFJ, Vonsoeckchen, Cg909, MrBurns, Andreas Werle, DrSeehas, Uwe W., Aschmidt, Atc, Drahreg01, Kowa, YurikBot, Atirador, Blauebirke, Derbuffer, Schmitty, LiMa, Nils Lindenberg, Staro1, Netnet, Gwexter, PortalBot, Minderbinder, Knbinnerer, Keco, Speifensender, Scantur, Arnulf zu Linden, Aniramm, Hoffmeier, Tobi B., Luckyagnano, Black Sparrow, Nolispanmo, Kuebi, Blaufisch, Don Magnifico, Ordnung, Jaymz1980, Avron, Complex, Iván Tapia, Milbi, Wesener, Spunki69, Ibohnet, Ahandrich, Ishbane, Lumu, Der gelehrte hermes1974, Jochen2707, Anaval, Peter.worm, Alnilam, Mike aus dem Bayerwald, Zulu55, Rekire, Kein Einstein, Digisus, Ein Anonymer, Stefanf74, Rebeling, Astrobeamer, Itu, Spitschan, Nameless23, Rr2000, Gyxeed, Bookiwrite, MorbZ-Bot, Meinicke, Tuhl, DerGraueWolf, JFH-52, Digifriend, Shaddim, Tommes, ChristophLZA, Boshomi, Samlowry2, PresseWatschounek, GeisterPirat und Anonyme: 99 • Enterprise-Content-Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management?oldid=146361707 Autoren: JakobVoss, Zeno Gantner, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Filzstift, Atman Sun, Tsor, Zwobot, Stern, Robbot, Jpp, HaSee, Rdb, Mussklprozz, MFM, Wiki-observer, PeeCee, Kerbel, Kff, Arctic~dewiki, Michail, Bimberbube, Ska13351, GeorgVollmers, VanGore, Cyper, MarkusHagenlocher, Michaelsy, RobGoa, Tuxman, Diesterne, Robot Monk, FlaBot, Friedemann Lindenthal, Ehrl, Cethegus, Curtis Newton, Komikaa, Windharp, Firefox13, Banzay~dewiki, Millbart, Sae1962, Siehe-auch-Löscher, Florian Adler, Syrcro, Patrick-coeln, Amontillado, Roterraecher, Wickler, Wissenslogistiker, Elvaube, Clienti, WIKImaniac, Androl, Keyanoo, Ollo, Frank C. Müller, Jdk, Stylor, Valen~dewiki, LKD, Jü, PixelBot, Renate Karl, Rufus46, Thijs!bot, Weinertc, Farino, Bernard Ladenthin, Gerd-HH, Kallistratos, TIETRO, Milvus, Pentadoc~dewiki, Yellowcard, Nolispanmo, Septembermorgen, Fmrauch, Don Magnifico, VolkovBot, Sitacuisses, Jocian, SieBot, Die tiefe blaue See, Towopedia, Trustable, Avoided, KnopfBot, Alexbot, DumZiBoT, FerdiBf, Lockalbot, Grey Geezer, MDV-Basel,

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KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

Oberlaender, Montsegu, Meierbaer, Louperibot, Luckas-bot, GrouchoBot, Empro2, Cybercraft, Greki79, Xqbot, Foley999, MerlLinkBot, Acky69, RibotBOT, AwOcBot, Oliver.schulze, LucienBOT, Cazhira, Judith.lenz, EmausBot, NeoRageX, ZéroBot, WikitanvirBot, Beutnagel, SteffenEhemann, MiriamFoerster, Addbot, Aloviel und Anonyme: 137 • Enterprise-Content-Management-System Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System?oldid= 147251745 Autoren: JakobVoss, AlexR, Jed, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Tzeh, Zwobot, Arcy, Ninjamask, MichaelDiederich, HaSee, Mussklprozz, Wikitoni, Geos, XPhilosoph, Matthias Bock, Kff, Dominik Kuropka, ChristophDemmer, 1-1111, H005, Bubo bubo, Tuxman, Heinte, Kvedulv, Diesterne, Stf, GFJ, Defchris, Abubiju, Proofreader, Saehrimnir, Wirthi, Drahreg01, Stefan506, Keyanoo, Torsten Werner, Frank C. Müller, LiMa, Jdk, Staro1, LKD, Jü, Btr, HoKi, Farino, Arno Matthias, ComillaBot, Nolispanmo, Batke, Complex, Myotis, Codeispoetry, BurghardRichter, Sushiman, Tommy Kellas, Shaun72, Trustable, Inkowik, JensKneese, Knoff, Palin, Cybercraft, Prokhor, Astrobeamer, Wondigoma, OsGr, Faltenwolf, Steven-arts, MerlIwBot, Boshomi, Informationswiedergutmachung, Xitrust, Car031, Schmalenbach, AgoRum, !aoniug, Henemm, Dab0015, UrmelEis und Anonyme: 104 • Schriftgutverwaltung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftgutverwaltung?oldid=144309920 Autoren: Hardenacke, Gerhardvalentin, Ri st, JuTa, Arma, LiMa, EgGr, MRewald, RainerB., Thijs!bot, JAnDbot, Milvus, Knopfkind, ComillaBot, WaltR, DodekBot, Milbi, Sitacuisses, Eschenmoser, Bücherwürmlein, Themistokles1984, SieBot, Crazy1880, Loveless, PaterMcFly, Aalfons, KnopfBot, Pittimann, Alecs.bot, Woches, THWZ, Doitnow, Andreas Scholz, CorranHorn, Wowo2008, Pfieffer Latsch, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wondigoma, Hahnenkleer, EmausBot, Halbarath, Drago29, CSp1980, WikitanvirBot, Mint25, Beutnagel, MerlIwBot, KLBot2, S. Hager86, Cyberhagi und Anonyme: 27 • MoReq Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/MoReq?oldid=147207878 Autoren: Aka, Zwobot, GVogeler, Flominator, Bernburgerin, Leyo, Roterraecher, Hydro, Saibo, LiMa, Matzematik, Thijs!bot, Nolispanmo, Klara Rosa, Fmrauch, Giftmischer, Blaufisch, Don Magnifico, Knoff, Krd, Xqbot, Andreas aus Hamburg in Berlin, MacOrcas, MorbZ-Bot, Eco30, Wondigoma, Pascal64, Labant, Mertinger, KLBot2, Boshomi, JPhCerny und Anonyme: 15 • Enterprise Information Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Information_Management?oldid=143182571 Autoren: Andim, Asdert, Dnaber, Gregor Bert, Andy king50, ColdCut, Nassauer27, FeddaHeiko, MerlBot, Serols, Astrofreund, Haferflockentüte, Stschaar, BR-BR-1234 und Anonyme: 8 • Informationslebenszyklusmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Informationslebenszyklusmanagement?oldid=123317534 Autoren: Kku, JakobVoss, Tsor, Zwobot, Helm, Stern, APPER, Rdb, Perrak, PeeCee, Kff, ChristophDemmer, Jonathan Groß, Sparti, FlaBot, Ront, YurikBot, Toffel, Frank C. Müller, Chatter, Hobbes ch, Leppus, Thijs!bot, Bluepower530, Synthebot, Alexlo, DumZiBoT, Muro Bot, Sbezold, ChuispastonBot, KLBot2 und Anonyme: 32 • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_ zum_Datenzugriff_und_zur_Pr%C3%BCfbarkeit_digitaler_Unterlagen?oldid=147293393 Autoren: TomK32, Seewolf, Mcdanilo, Wolfgang1018, HaSee, Stechlin, Siggi, Sinn, Dnaber, MFM, Fuzzy~dewiki, Kff, Este, Fl.schmitt, Mami~dewiki, Millbart, Hydro, Mef.ellingen, Stefan Selbach, Wangen, MelancholieBot, PortalBot, LKD, Fomafix, Centipede, WDText, Telepath82, Zipferlak, Alros002, Nis Randers, Regi51, Mundanus, Teflon21, Coffins, Makuro~dewiki, Saltose, Marcel Keienborg, Joergsiebert, Frankwichmann, UHT, FeddaHeiko, Xqbot, Tutorx, MorbZ-Bot, Michael Micklei, Tuhl, Stanik Brater, Tributus, Tulumino, Herbert81, Unendlicheweiten, Don Heraldo und Anonyme: 66 • Verfahrensdokumentation Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation?oldid=143736677 Autoren: Stern, Manja, ChristophDemmer, Friedemann Lindenthal, Susina, Flingeflung, Abubiju, Bluethunder3456, Xqt, Knoerz, Ische007, Anaval, Michael Metschkoll, UHT, Xqbot, MorbZ-Bot, Herbert81 und Anonyme: 19 • Verband Organisations- und Informationssysteme Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verband_Organisations-_und_ Informationssysteme?oldid=128168624 Autoren: Wst, Aka, Matt1971, Geisslr, Jergen, Dave81, Haring, LiMa, Radschläger, Lirum Larum, Giftmischer, Visitator, 9mag, Goodnews-sven und Anonyme: 10

17.5.2

Bilder

• Datei:Adic_scalar_100.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/86/Adic_scalar_100.jpg Lizenz: CC BY-SA 2.5 Autoren: No machine-readable source provided. Own work assumed (based on copyright claims). Ursprünglicher Schöpfer: No machinereadable author provided. Splat215~commonswiki assumed (based on copyright claims).

• Datei:CD-R_Back.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/9/99/CD-R_Back.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren: photograph by Stefan Kühn Ursprünglicher Schöpfer: Stefan Kühn • Datei:Commons-logo.svg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/4a/Commons-logo.svg Lizenz: Public domain Autoren: This version created by Pumbaa, using a proper partial circle and SVG geometry features. (Former versions used to be slightly warped.)

Ursprünglicher Schöpfer: SVG version was created by User:Grunt and cleaned up by 3247, based on the earlier PNG version, created by Reidab.

• Datei:Disambig-dark.svg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ea/Disambig-dark.svg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren: Original Commons upload as Logo Begriffsklärung.png by Baumst on 2005-02-15 Ursprünglicher Schöpfer: Stephan Baum • Datei:ECM_Architektur.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/c/c1/ECM_Architektur.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren: Die Grafik stamt aus dem im Artikel Enterprise Content Management zitierten Aufsatz und wurde vom Autor selbst unter GNU zur Verfügung gestellt.

Ursprünglicher Schöpfer: Kff 14:37, 23. Sep 2004 (CEST) • Datei:ECM_Capture.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/f/f1/ECM_Capture.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren: Die Grafik gehört zum Beitrag ECM-Komponenten und stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das zitiert ist unter Enterprise_Content_Management. Die Grafik wurde vom Autor selbst nach GNU freigegeben. Ursprünglicher Schöpfer: Kff 14:47, 23. Sep 2004 (CEST)

17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN

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• Datei:ECM_Collaboration.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/5/5f/ECM_Collaboration.jpg Lizenz: CC-BY-SA3.0 Autoren: Die Grafik entstammt dem Whitepaper Enterprise Content Management, das auf der Seite Enterprise_Content_Management zitiert ist. Die Grafik wurde vom Autor selbst nach GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer: Kff 14:57, 23. Sep 2004 (CEST) • Datei:ECM_Deliver.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/0/0f/ECM_Deliver.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren: Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. Ursprünglicher Schöpfer: Es fehlt noch der Urheber bzw. der Nutzungsrechteinhaber für die Datei (Wer hat die Datei ursprünglich erstellt?). Bitte diese Information noch nachtragen.

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KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

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