Manual SkyDrive

JUNIO 2012

Manual explicativo de las diferentes funcionalidades de Microsoft SkyDrive.

Crear documentos, compartir archivos, crear álbumes de fotos y sincronizar con diferentes dispositivos

Manual de SkyDrive Mucho más que un almacén de información en la nube

Javier Roig Garro

Manual de SkyDrive

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CONTENIDO Presentación ......................................................................................................................................2 Acceder a Microsoft SkyDrive ........................................................................................................3 Iniciar sesión ....................................................................................................................................3 Dar de alta nuevo usuario ...........................................................................................................4 El entorno de SkyDrive ......................................................................................................................5 Crear documentos en la web ........................................................................................................6 Word .................................................................................................................................................6 Excel .................................................................................................................................................6 PowerPoint ......................................................................................................................................7 OneNote .........................................................................................................................................7 Trabajar con documentos Office en SkyDrive ...........................................................................9 Editar ................................................................................................................................................9 Historial de versiones. ................................................................................................................. 10 Descargar .................................................................................................................................... 10 Mover a ........................................................................................................................................ 10 Copiar en ..................................................................................................................................... 11 Cambiar Nombre ....................................................................................................................... 11 Eliminar.......................................................................................................................................... 11 Incrustar ........................................................................................................................................ 11 Compartir elementos .................................................................................................................... 14 Correo electrónico ..................................................................................................................... 14 Publicarlo en redes sociales ..................................................................................................... 14 Obtener un vínculo .................................................................................................................... 15 Cargar documentos ...................................................................................................................... 17 Fotos .................................................................................................................................................. 18 Crear un álbum ........................................................................................................................... 18 Tareas con las fotos.................................................................................................................... 19 Etiquetas ....................................................................................................................................... 20 Compartir ..................................................................................................................................... 20 Tareas con los álbumes ............................................................................................................. 20 Compartir Carpeta .................................................................................................................... 22 Equipos ............................................................................................................................................. 23 Obtener aplicaciones SkyDrive ............................................................................................... 23 Visualizar equipos sincronizados .............................................................................................. 25

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PRESENTACIÓN Microsoft SkyDrive aprovecha el tirón de Hotmail y Messenger extendiendo esas herramientas con un almacén de datos en la nube. SkyDrive, permite alojar cualquier tipo de contenido, con la peculiaridad de que integra un editor de documentos de office para crear y modificar documentos en internet. Este servicio es gratuito, pero lo rentabiliza a través de las soluciones profesionales y de Office 365.

Si disponemos de una cuenta de Hotmail o de Messenger no necesitamos crear una nueva. Esa cuenta es lo que Microsoft identifica como Windows Live ID. Una vez dentro de la plataforma podemos crear y editar documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) o subir cualquier otro tipo de contenido En el caso de las fotografías, permite tener álbumes de fotos sincronizados con la galería fotográfica de Windows, a modo de copia de seguridad o simplemente para compartirlos.

Tiene un sencillo sistema para compartir los archivos vía correo electrónico, publicarlo en la red social que queramos o integrarlo en un blog. La gestión de con quién se comparten estos documentos es sencilla e intuitiva.

Dispone de un complemento que podemos instalar en los ordenadores, para sincronizar los contenidos de carpetas con la información en skydrive. En general está muy enfocado para la plataforma Windows, aunque esta incorporando complementos para otras plataformas como Apple y Android

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ACCEDER A MICROSOFT SKYDRIVE INICIAR SESIÓN Acceder a este servicio a través de la web http://skydrive.live.com.

Introducir el usuario de Windows Live y la contraseña asociada para iniciar sesión y pulsar Iniciar Sesión.

Debajo del botón Iniciar Sesión, hay un enlace para que en el caso de acceder a nuestra cuenta desde un ordenador público, podemos solicitar una clave de un solo uso para no introducir la contraseña habitual. Para generar este código utiliza el usuario de Windows Live y el número de teléfono con el que nos dimos de alta.

Al pinchar en el enlace “Obtener un código de un solo uso para iniciar sesión con” nos redirige a otra página de inicio de sesión donde podemos iniciar sesión con un código que ya tengamos u obtener uno nuevo.

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DAR DE ALTA NUEVO USUARIO Si no tienes cuenta de Windows Live ID (Hotmail, Messenger) puedes darte de alta desde esta misma página pulsando el botón regístrate.

Al pulsar este botón accedemos a un formulario con los datos habituales para dar de alta una cuenta que nos va a servir para SkyDrive y el resto de servicios de Microsoft

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EL ENTORNO DE SKYDRIVE Una vez que accedemos a nuestro entorno de trabajo podemos distinguir diferentes áreas.

En la cabecera tenemos el enlace a las diferentes herramientas de Microsoft y la información de nuestro usuario.

Desde el panel de la izquierda podemos acceder a los datos de nuestra nube.

Archivo. Al seleccionar esta opción muestra los documentos y fotos. Si seleccionamos documentos filtra sólo los documentos y si seleccionamos fotos, muestra sólo los álbumes.

En Documentos Recientes, vemos un filtro de los archivos que hemos utilizado recientemente.

Compartidos. En esta categoría nos muestra los archivos que hemos compartido con otros usuarios.

Equipos. Desde aquí se ven los equipos que están sincronizados con nuestra cuenta de SkyDrive

En la parte central muestra la información en función de la categoría seleccionada en el panel de la izquierda. Muestra la información de la fecha y persona que han modificado el documento, con quién está compartido y el tamaño que tiene.

Por último podemos crear nuevos documentos de office, crear nuevas carpetas o cargar documentos existentes desde la barra superior.

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CREAR DOCUMENTOS EN LA WEB Desde la barra de botones de crear podemos generar desde cualquier ordenador documentos de texto de Word, hojas de cálculo de Excel, Presentaciones de PowerPoint y anotaciones de OneNote.

El procedimiento es el mismo en todos los casos. Seleccionamos el tipo de documento, indicamos el nombre y ya podemos empezar a editarlo con la aplicación web correspondiente

WORD Seleccionando el botón Word, muestra un panel para el nombre y una vez que pulsemos crear abre la aplicación Word Web App para editarlo.

Una vez finalizado el documento volvemos a la galería de documentos seleccionando desde el menú Archivo la opción Cerrar

EXCEL En el caso de Excel el procedimiento es exactamente igual. Indicamos el nombre de la hoja de cálculo

Podemos trabajar con el de Excel utilizando Excel Web App

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POWERPOINT Seleccionando el botón de PowerPoint nos muestra el panel para introducir el nombre de la presentación

La presentación la abre con la aplicación PowePoint Web App. Donde podemos trabajar con una versión reducida del Office PowerPoint 2010

El procedimiento cerrar es igual al resto.

ONENOTE

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Por último al pulsar el botón OneNote, muestra el panel para indicar el nombre del bloc de notas

Una vez creada la nota podemos editarla con OneNote Web App, versión resumida de Office OneNote 2010

El procedimiento para cerrar la nota y volver a la biblioteca de documentos es la misma que con el resto. Volvemos a la galería desde Archivo  Cerrar.

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TRABAJAR CON DOCUMENTOS OFFICE EN SKYDRIVE EDITAR Todos los documentos creados desde la web se pueden modificar haciendo clic encima del nombre de documento. Muestra una vista previa del documento y da la opción de abrir el documento en el programa de Office correspondiente o de editarlo en el explorador

Si seleccionamos Abrir en Word (o el programa que corresponda) lo intenta abrir con el programa del ordenador que desde el que estamos accediendo. Si seleccionamos la opción Editar en el explorador, nos lo muestra en la aplicación web correspondiente. En este ejemplo en Word Web App. Si queremos ir directamente a editarlo en el explorador o en la aplicación Office de nuestro equipo podemos hacerlo desde la biblioteca de documentos

Una vez que marcamos la casilla de verificación de un documento, aparece a la derecha un menú de opciones que podemos realizar con el documento marcado.

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Para editar el documento podemos seleccionar Editar en el explorador o Abrir con Word.

HISTORIAL DE VERSIONES. Abre la ventana Ver en el explorador mostrando en el panel de la izquierda las diferentes fechas en las que hemos guardado los documentos Pudiendo visualizar cada una de ellas al pinchar en el enlace y si queremos podemos restaurar el documento a la fecha seleccionada o descargarnos a nuestro ordenador esa versi贸n, manteniendo la actual en SkyDrive

DESCARGAR Permite bajar a nuestro ordenador una copia del documento en SkyDrive

MOVER A Facilita reorganizar los documentos seleccionados. Muestra la lista de carpetas en SkyDrive para seleccionar a d贸nde los queremos trasladar.

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COPIAR EN Similar a la anterior, pero en este caso crea una copia del documento en la carpeta que seleccionemos en vez de moverlo.

CAMBIAR NOMBRE Permite modificar el nombre del documento desde la misma ventana de la biblioteca de documentos.

ELIMINAR Borra definitivamente todos los documentos seleccionados. Muestra un panel de confirmaci贸n. Una vez seleccionado Si, no se puede volver a recuperar.

INCRUSTAR

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Permite generar el código HTML necesario para insertar el documento de office en un blog. En un primer panel muestra como va a quedar el documento.

Al pulsar el botón generar, muestra el código HTML que tenemos que pegar en el blog para enlazarlo

Una vez enlazado en el blog, cualquiera que pinche encima del documento va a ser redirigido a la vista previa en el explorador.

Es importante resaltar que cambia la visibilidad del documento, ya que cualquiera va a poder acceder a él. En la biblioteca de SkyDrive refleja ese cambio poniendo en la columna de permisos “Algunas personas”

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COMPARTIR ELEMENTOS Una función muy interesante de alojar los documentos en la nube es la facilidad de compartirlos con otros usuarios, bien vía correo electrónico o a través de las redes sociales

CORREO ELECTRÓNICO Con esta opción podemos detallar la persona o personas que queremos que puedan acceder al documento. Así mismo podemos indicar si sólo lo pueden ver o si también tienen permisos para modificarlo.

Por último si queremos que pueda verlo aunque no tenga una cuenta de Microsoft Live, tenemos que desmarcar la casilla “Requerir inicio de sesión para acceder”

PUBLICARLO EN REDES SOCIALES Es una forma rápida para poner en circulación información. Desde Agregar Servicios, tenemos que seleccionar dónde lo queremos publicar. Para cada uno de ellos tendremos que identificarnos con nuestro usuario y contraseña correspondiente.

Igual que en el caso anterior podemos indicar si las personas que accedan a través de estos enlaces pueden modificar el documento.

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OBTENER UN VÍNCULO Es muy similar a la opción de incrustar, pero en vez de generar el código HTML para ponerlo en la web, crea una dirección URL (dirección de internet) que podemos pegar en cualquier documento o correo, de tal manera que al pinchar en ese enlace se abrirá el navegador mostrando el documento.

Podemos seleccionar entre crear un enlace de sólo lectura o ver y editar o directamente convertir el documento en público, de tal manera que cualquiera pueda verlo independientemente de si tiene el enlace.

Como estos enlaces suelen ser muy largos, tenemos la posibilidad de Acortar la dirección URL pulsando en el botón Acortar, generándose una dirección corta equivalente a la dirección original. Las dos direcciones son equivalentes.

La descripción del documento en la biblioteca también se modifica, mostrando ahora en la columna Compartido con el valor de “Todos (público).

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Así mismo en el panel lateral derecho muestra la información de con quién y como está compartido un documento, pudiendo cambiar los permisos desde ahí mismo pulsando en las aspas de cada una de las opciones.

En este ejemplo el Documento1 indica primero que cualquiera que busque el documento lo puede ver, también indica que existe un vínculo (URL) que cualquiera que lo reciba puede verlo y por último que se puede acceder mediante un código incrustado en blog.

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CARGAR DOCUMENTOS Además de crear directamente los documentos en la web, podemos subir cualquier tipo de archivo al almacén de SkyDrive.

Al pinchar en el enlace “Cargar” se activa un panel desde donde podemos subir los archivos de dos maneras diferentes

Podemos arrastrarlos desde cualquier carpeta del ordenador sobre el panel o podemos pinchar en “selecciónalos de tu equipo” entonces se abre la ventana típica de Abrir desde donde podemos buscar el archivo que queremos subir.

Automáticamente muestra un panel donde indica el porcentaje de carga del archivo mientras esta cargando e informa de la finalización de la carga.

Con los archivos que carguemos desde el ordenador podremos hacer todas las tareas que con los archivos de office (ver, copiar, compartir...), salvo editarlos.

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FOTOS Un enfoque similar a los documentos lo tenemos con las fotografías. En vez de utilizar carpetas podemos generar álbumes de fotos donde subir las fotos para después compartirlas o simplemente a modo de copia de seguridad.

Al pulsar en la lista de la izquierda encima de Fotos, cambia el panel central de la vista de biblioteca de documentos a la vista de álbumes de fotos.

CREAR UN ÁLBUM Al pulsar en el enlace “Crear álbum” aparece directamente el dibujo de una carpeta con un cuadro para escribir el nombre del mismo.

La forma de cargar las fotos es igual a la de cargar documentos. Al pulsar el botón cargar aparece el panel donde podemos arrastrar las fotos o utilizar la ventana Abrir para seleccionar las fotos que queramos. Por defecto, las fotos se limitan a 2048px. Una vez cargada la foto, la muestra en el álbum al que la hayamos subido.

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TAREAS CON LAS FOTOS En cuanto hacemos clic a una foto, cambia la pantalla para mostrar la galería de imágenes desde donde podemos realizar varias tareas sobre las fotos. En el panel derecho muestra el nombre de la galería, el número de imágenes y todas las acciones que podemos realizar sobre la imagen.

VER CARPETA Cerramos la galería de imágenes y volvemos a la pantalla anterior donde vemos el contenido de un álbum

DESCARGAR Bajamos una copia de la imagen al ordenador desde estamos conectamos

VER ORIGINAL Muestra la fotografía a tamaño real.

MOVER A Muestra la lista de carpetas, identificando los álbumes con un icono diferente.

Podemos seleccionar cualquier carpeta para mover la imagen.

COPIAR EN Es similar a Mover a, solo que esta vez copia la imagen a la carpeta de destino

ELIMINAR Elimina permanentemente la imagen seleccionada. pág. 19

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INCRUSTAR Genera el código HTML necesario para publicar la imagen en un blog. La diferencia con poner directamente la imagen es que no ocupa casi espacio en el servidor donde se aloja el blog, ya que ahí sólo se guarda el código que enlaza con la foto. La foto se encuentra en SkyDrive.

ETIQUETAS Una diferencia con los documentos es que aquí podemos etiquetar personas en las fotos, asociándola a una dirección de corre electrónico de nuestros contactos de Hotmail.

COMPARTIR Al igual que con los documentos, las fotos las podemos compartir por correo electrónico, por las redes sociales o generando un vínculo que podemos pegar en documentos La información de con quién está compartida, aparece en el panel lateral de la derecha.

TAREAS CON LOS ÁLBUMES Al igual que con las fotos individuales, podemos realizar una serie de tareas directamente con los álbumes. Estas tareas las podemos ver en el panel lateral de la derecha cuando estamos en un álbum pero no tenemos ninguna foto seleccionada.

ORGANIZAR FOTOS Permite ordenar las fotos del álbum. Ofrece dos posibilidades, arrastrando las imágenes o con la organización estándar

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DESCARGAR CARPETA Permite bajar todo el álbum al ordenador en vez de ir foto a foto Descargar con galería fotográfica Mediante un asistente, importa las fotos que queramos al ordenador abriendo el programa Windows Live Photo Gallery para retocar y organizar las fotos

PEDIR COPIAS FOTOGRÁFICAS Realmente lo que hace es redirigirnos a una aplicación de HP para que nos preparen las fotos en papel. Similar a lo que podemos hacer con otras herramientas como Hoffman.

MOVER CARPETA Muestra el árbol de carpetas de SkyDrive y traslada el álbum a la carpeta que indiquemos

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ELIMINAR CARPETA Elimina el álbum y todas las fotos, previa confirmación de la acción

INCRUSTAR Genera el código HTML para poder visualizar un enlace a la galería en un blog o página web

COMPARTIR CARPETA Siguiendo la misma idea que los documentos y las fotos, podemos compartir todo el álbum por correo electrónico, por las redes sociales o mediante un vínculo que podemos pegar en otros documentos o correos

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EQUIPOS Esta herramienta permite sincronizar carpetas de un ordenador con el almacén en internet. Para poder hacer esta sincronización, es necesario descarga e instalar un pequeño problema en cada dispositivo que queramos sincronizar.

OBTENER APLICACIONES SKYDRIVE Al seleccionar esta opción en el panel de la izquierda muestra un panel para descargar el programa al ordenador

Pulsando el botón “Obtener SkyDrive para Windows” vamos a la página de descarga desde donde tenemos que bajar el programa y además nos informa de cómo funciona

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Una vez que ha acabado de descargar el programa empieza un asistente para instalarlo en el ordenador

Tenemos que vincular el programa en el ordenador con la plataforma en internet, por eso nos pide el usuario y la contraseña Una vez validado el usuario y la contraseña crea una carpeta en el ordenador que se va a sincronizar con SkyDrive. Por defecto crea la carpeta en Documentos, aunque pulsando el botón Cambiar podemos seleccionar otra carpeta.

Podemos acceder también a los ordenadores que tengan instalado SkyDrive, activando la casilla “Permitir que los archivos de este equipo estén disponibles en mis otros dispositivos”. (Tienen que estar encendidos y en red)

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Una vez finalizado el asistente, podemos ir en el ordenador a la carpeta SkyDrive en Documentos y veremos que tiene toda la información de nuestro SkyDrive en la nube.

Todos los cambios que hagamos en ordenador, se actualizarán automáticamente en la nube y en el resto de dispositivos donde tengamos instalada la aplicación de sincronización.

De forma paralela, aparece un pequeño icono en el área de notificaciones de Windows (a la izquierda del reloj) donde podemos configurar la sincronización de nuestro ordenador.

VISUALIZAR EQUIPOS SINCRONIZADOS Una vez instalado el programa en el ordenador, los equipos vinculados aparecen en el panel de la izquierda.

La primera vez que queremos ver la información de uno de estos equipos pide un código de seguridad

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El procedimiento es sencillo. Al pulsar en el enlace “Iniciar sesión con código de seguridad” te envían un correo a la cuenta de correo de tu perfil. Se puede cambiar la cuenta de correo a la que se quiere recibir el mensaje.

Hay que introducir ese código en la pantalla siguiente y ya puedes entrar.

A partir de ese momento tenemos acceso a la información del equipo que hemos seleccionado. Podemos navegar por las carpetas del equipo y seleccionar qué información queremos subir a SkyDrive

Una vez que hayamos encontrado el archivo y marcada la casilla de selección de la izquierda podemos copiar a la carpeta de SkyDrive o descargarlo. Para poder

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descargarlo desde otro ordenador es necesario haber activado la casilla de “Permitir que los archivos de este equipo estén disponibles en mis otros dispositivos”. Sino, sólo podemos copiar la información a SkyDrive.

Importante, para que esta opción funcione, el ordenador al que queramos acceder tiene que estar encendido y conectado a internet.

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