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TABLA DE CONTENIDO 1.
Informaciรณn General.................................................................................................... 3 1.1.
OBJETIVO MANUAL USUARIO ............................................................................. 3
Perfil Colaborador ............................................................................................................... 3 Home ................................................................................................................................. 3 Mis reservas ..................................................................................................................... 5 Agendar Reuniรณn ............................................................................................................19 Agendar Actividad ..........................................................................................................29
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1. INFORMACIร N GENERAL 1.1. OBJETIVO MANUAL USUARIO El objetivo de este manual es proporcionar al usuario la informaciรณn necesaria para utilizar el sistema de reserva de Piso 15.
PERFIL COLABORADOR
Home
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Detalle Al ingresar al sistema los usuarios colaboradores podrán visualizar los siguientes menús:
Mis Reservas Agendar Reunión Agendar Actividad Más información sobre el uso del piso 15
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Mis reservas
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Detalle Desde el Home, el usuario colaborador podrá acceder al menú para ver todas sus reservas realizadas (aparecerán todas las reservas que ya fueron realizadas, aquellas que están en proceso y las que están programadas para el futuro); y sólo podrá editar o anular sus reservas. Al ingresar el sistema arroja una grilla con los siguientes filtros de búsqueda y campos de visualización:
Filtro Nombre: Caja de Texto para ingresar el nombre de la reunión o la actividad. Filtro Fecha: Date Field para ingresar la fecha de búsqueda con el siguiente formato dd-mm-aaaa. Filtro Id Actividad/Reunión: Caja de texto que sólo permite números, en el cual se ingresa el id que arroja el sistema cuando se agenda una actividad o reunión Filtro Estado: Lista desplegable con los estados de las reservas Botón Buscar: Botón que al accionar arrojará el resultado de búsqueda Grilla con los siguientes campos: Fecha – Detalle- Actividad/Reunión. Al lado de la grilla existirá una columna por registro, la cual tendrá los siguientes botones; Ver – Editar – Eliminar.
Botón Buscar
Al accionar el botón Buscar, el sistema arroja una grilla con los siguientes campos: Fecha Detalle Actividad/Reunión Al lado de la grilla existirá una columna por registro, la cual tendrá los siguientes botones:
Ver Editar Eliminar
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Botón Ver En el caso de las reuniones, el sistema debe arrojar la pantalla de reuniones, y en el caso de las actividades el sistema debe arrojar la pantalla de actividad. Al mostrar cualquiera de las dos pantallas, estas deben estar bloqueadas para su edición. Al accionar el botón “Ver” en la grilla de las reservas, se visualizará de esta manera;
El sistema arrojará los datos de la reserva iniciando por la ventana “Datos”. Para poder visualizar las siguientes ventanas se debe accionar sobre ellas.
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Al accionar la ventana “Servicios Internos”, se visualizarán los servicios internos que contiene la reserva.
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Al costado derecho de “Servicio Internos”, puede accionar “Servicios Externos”, cumple con la función de visualizar todos los servicios externos que se contrató con la reserva.
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El usuario puede ver un resumen de la reserva accionando la ventana “Resumen”, se verá de la siguiente manera.
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El usuario puede seleccionar dos botones que están en el lado inferior de la pantalla, estos son: “Finalizar”: cumple con la función de volver al home “Volver”: cumple con la función de retornar a la grilla de reservas.
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Botón Editar
Al accionar el botón editar, el sistema arroja la pantalla según el tipo de actividad que sea, en el caso de las reuniones, el sistema debe arrojar el formulario para agendar reunión; en el caso de las actividades el sistema debe arrojar el formulario para agendar actividad. Los formularios deben traer los campos editables a excepción de la pestaña 1.- Inicio en el caso de la reunión; y la pestaña 1 y 2 en el caso de la actividad.
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Al presionar el botón “Editar”, redirigirá al usuario a editar la reserva, se verá de la siguiente manera:
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Los campos serán editables según la necesidad del usuario, una vez que desea continuar deberá accionar el botón “Siguiente”.
De esta manera, el usuario podrá continuar a las ventanas siguientes como “Servicios Internos”, “Servicios Externos” y “Resumen”.
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La ventana “Resumen” contiene la información de la reserva, y al inferior de la pantalla posee dos botones: “Anterior”: cumple con la función de retornar a la ventana anterior. “Cancelar”: cumple con la función de retornar a la grilla de reservas. “Guardar cambios”: cumple con la función de guardar todos los datos ingresados por el usuario y terminar la etapa de edición.
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Botรณn Anular
Al accionar el botรณn anular, el sistema arroja un mensaje para reconfirmar la acciรณn, si el usuario acepta, el sistema debe anular la reserva o actividad, si el usuario cancela la acciรณn, el sistema debe cerrar la ventana. El mensaje se visualizarรก de la siguiente manera:
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Al accionar aceptar, el sistema arrojarรก un mensaje el cual indica el siguiente contexto:
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Agendar Reunión
Detalle Desde el Home, los usuarios administradores podrán acceder al menú para agendar reunión. Al hacer clic el sistema arroja lo siguiente: Un tabulador que indica los procedimientos que debe realizar el usuario para la reserva de sala con las siguientes pestañas:
1.2.3.4.5.-
Inicio Datos Servicios Internos Servicios Externos Resumen
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Pestaña 1.- Inicio. El usuario debe ingresar los datos que se necesitan para poder realizar la búsqueda de la reserva según número de participantes y la fecha de la reunión. En la pantalla también se puede visualizar un mensaje de aviso y además dos botones: “Buscar”: Busca las alternativas de reservas según el número de participantes que ingreso el usuario y según la fecha de reunión en la que requiere agendar. Se visualizará de la siguiente manera:
Posteriormente de accionado el botón “Buscar”, la pantalla mostrará una ventana en donde puede seleccionar la sala que necesita utilizar, esto según los participantes que seleccionó. Se visualizará de la siguiente manera:
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Al seleccionar el botón de la sala que utilizará, arrojará una grilla con horarios con rangos de 08:00 a 23:00 hrs y además un calendario desde el día actual en adelante. El usuario debe seleccionar un horario para agendar la reunión y luego presionar el botón “Siguiente” que se encuentra al costado inferior derecho de la pantalla, como se indica en la siguiente imagen;
Una vez accionado el botón “Siguiente”, el flujo continuará a la siguiente etapa que será “Datos”.
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Pestaña 2.- Datos. El usuario tiene como función ingresar los datos que solicita el formulario de Datos, ingresando asunto de la reunión, responsable de la reunión y la unidad a la que pertenece.
Si el usuario no ingresa algún campo y acciona el botón “Siguiente”, el sistema arrojará un error indicando “Verifique los campos en rojo”.
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Al accionar “Siguiente” ya con los campos ingresados, el sistema lo redireccionará al siguiente flujo que se llama “Servicios Internos”. Pestaña 3.- Servicios Internos Al ingresar la etapa de “Servicios Internos”, el usuario debe indicar si requiere o no de servicios internos, en el caso de que no lo requiera deberá seleccionar la opción de “No requiero Servicios Internos”, en este caso las demás opciones se bloquearán y seguiría con el flujo. Además, se visualizará el stock disponible de algunos servicios, con el fin de que el usuario sepa la máxima cantidad a pedir. La pantalla se visualizará de la siguiente manera;
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En el caso de que el usuario no haya seleccionado ninguna opción, el sistema le arrojará el siguiente error:
En el caso de que el usuario haya seleccionado alguna opción y accionado el botón “Siguiente”, el sistema seguirá con el flujo a la siguiente etapa llamada “Servicios Externos”. En el caso de los botones, desde este proceso contiene los botones “Anterior” y “Cancelar”, además del el “Siguiente”. -
“Cancelar”: cumple con la función del volver al home. “Anterior”: cumple con la función de retornar al proceso anterior.
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Pestaña 4.- Servicios Externos Al ingresar la etapa de “Servicios Externos”, el usuario debe indicar si requiere o no de servicios internos, en el caso de que no lo requiera deberá seleccionar la opción de “No requiero Servicios Internos”, en este caso las demás opciones se bloquearán y seguiría con el flujo. En el caso de que el usuario indique que necesita de servicios eternos, deberá seleccionar las opciones que necesita y luego la cantidad, además de indicar el centro de costo. También, se visualizará el stock disponible de algunos servicios, con el fin de que el usuario sepa la máxima cantidad a pedir. La pantalla se visualizará de la siguiente manera;
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El usuario puede ver las opciones de cada desayuno situando el mouse sobre cada opción y el sistema le arrojara un tooltip con la información del desayuno. Se visualizará de la siguiente manera:
El usuario si sitúa el mouse sobre las demás opciones, el sistema le arrojará mensajes de sugerencias, como se visualiza en las siguientes imágenes;
En el caso de que el usuario haya seleccionado alguna opción y accionado el botón “Siguiente”, el sistema seguirá con el flujo a la siguiente etapa llamada “Resumen”.
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Pestaña 5.- Resumen Al ingresar al formulario de “Resumen”, el usuario podrá visualizar la información de la reserva, datos como Número de reserva, asunto de la reunión, participante, nombre solicitante, sala, nombre responsable, fecha reunión, horario reunión y servicios solicitados (Servicios internos y externos, según si es que se contrató) junto a un detalle de estos. Esta pantalla se visualizará de la siguiente manera.
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Además, la pantalla tiene el botón “Agendar”, que cumple con la función de agendar la reunión que se solicita. Al accionar este botón, el sistema arrojará el siguiente mensaje:
Este mensaje lo indica en caso de que algún servicio no esté disponible. En el caso de que accione el botón “Aceptar”, el sistema arrojará un mensaje indicando que ha sido realizada con éxito más el número de reserva. Se visualizará de la siguiente manera:
Una vez que el usuario accione el botón “Cerrar”, el flujo cerrará la pantalla y redirigirá al home.
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Agendar Actividad Al accionar el botón “Agendar Actividad”, el sistema redireccionará a la siguiente pantalla.
Para reservar la sala para una actividad, el usuario debe ingresar algunos campos para realizar la búsqueda
Nro. de participantes Fecha Desde Fecha Hasta Botón Buscar
En el caso de que el usuario no haya ingresado los datos solicitados, el sistema le arrojará el siguiente error:
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Botón Buscar El usuario al accionar el botón buscar, el sistema re direcciona a la pestaña 2.-Salas.
Pestaña 2.- Salas
Al ingresar a la pestaña Salas, el sistema arrojará las salas disponibles, junto al formato que corresponda según capacidad. Las salas las arrojará como radio button, el cual, al seleccionar, mostrará la imagen de la sala en el formato que corresponde; bajo la imagen un mensaje con la descripción de la sala.
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En el caso de que el usuario seleccione alguna opciรณn, debe accionar el radio button y el sistema arrojarรก un dibujo de la sala junto a una descripciรณn de esta como se visualiza en la siguiente imagen;
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Botón Atrás
Al accionar el botón atrás, el sistema debe redirigir a la pestaña anterior (Inicio)
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Botón Cancelar
Al accionar el botón cancelar, el sistema debe redirigir a la pestaña Inicio y limpiar los datos de búsqueda.
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Botón Siguiente
Al accionar el botón siguiente el sistema debe redirigir a la siguiente pestaña 3.- Datos y debe registrar la reserva en estado “Pendiente”
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Pestaña 3.- Datos. Luego de accionar el botón siguiente en la pestaña Salas, el sistema debe re direccionar al usuario a la pestaña Datos.
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Detalle En la pestaña Datos el sistema arroja el siguiente formulario:
Asunto de Actividad Datos Solicitante o Nombre o Correo Datos Responsable o Nombre o Cargo o Dirección ejecutiva o Sede o Escuela o Área Hora Inicio Hora Término Botón Siguiente
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Botón Cancelar Al accionar el botón cancelar, el sistema debe redirigir a la pestaña Inicio y limpiar los datos de búsqueda.
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Botón Siguiente
Al accionar el botón siguiente el sistema debe redirigir a la siguiente pestaña (Servicios Internos).
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Pestaña 4.- Servicios Internos Luego de accionar el botón siguiente en la pestaña Datos, el sistema debe re direccionar al usuario a la pestaña Servicios Internos.
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Detalle En la pestaña Servicios Internos el sistema despliega la lista de los servicios internos, además del stock disponible de algunos de ellos. El usuario debe seleccionar mediante los siguientes checkbox, los servicios que requiere:
En la parte superior del sistema, el sistema arroja un checkbox “No requiero servicios internos”, el cual al seleccionar deshabilita los servicios.
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Botón Atrás Al accionar el botón atrás, el sistema debe redirigir a la pestaña anterior (Datos)
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Botón Cancelar Al accionar el botón cancelar, el sistema debe redirigir a la pestaña Inicio y limpiar los datos de búsqueda
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Botón Siguiente
Al accionar el botón siguiente el sistema debe redirigir a la siguiente pestaña (Servicios Externos).
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Pestaña 5.- Servicios Externos Luego de accionar el botón siguiente en la pestaña Servicios Internos, el sistema debe re direccionar al usuario a la pestaña Servicios Externos.
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Detalle En la pestaña Servicios Externos el sistema despliega la lista de los servicios externos y además el stock que tiene cada uno y el centro de costo al que corresponde. El usuario debe seleccionar mediante los siguientes checkbox, los servicios que requiere:
En la parte superior del sistema, el sistema arroja un checkbox “No requiero servicios internos”, el cual al seleccionar deshabilita los servicios. Si el usuario quita la selección, el sistema debe deshabilitar los servicios.
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Botón Atrás
Al accionar el botón atrás, el sistema debe redirigir a la pestaña anterior (Servicios Internos)
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Botón Cancelar
Al accionar el botón cancelar, el sistema debe redirigir a la pestaña Inicio y limpiar los datos de búsqueda.
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Botón Siguiente Al accionar el botón siguiente el sistema debe redirigir a la siguiente pestaña (Resumen).
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Pestaña 6.- Resumen Luego de accionar el botón siguiente en la pestaña Servicios Externos, el sistema debe re direccionar al usuario a la pestaña 6.- Resumen.
Detalle En la pestaña Resumen el sistema arroja la siguiente información:
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Además, el sistema arrojará una grilla con los servicios solicitados (Internos y externos).
Bajo la grilla arroja el total de los servicios. Bajo las grillas contiene los botones:
Botón Anterior Botón Cancelar Botón Agendar.
Botón Anterior Al accionar el botón Anterior, el sistema redirige al usuario a la pestaña anterior 5.-Servicios Externos.
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Botón Cancelar Al accionar el botón cancelar, el sistema debe redirigir a la pestaña 1.- Inicio y limpiar los datos de búsqueda.
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Botรณn Agendar
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Al accionar el botón agendar, el sistema generará un mensaje automático con la siguiente información: “Si alguno de los servicios no estuviera disponible será informado vía correo electrónico dentro de las 24 horas posteriores a la reserva” con un botón para aceptar o cancelar.
Al accionar el botón aceptar, el sistema arroja un mensaje que indica que la reserva fue realizada con éxito e indicará el número de la reserva.
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