INFORME EJECUTIVO
INFORME EJECUTIVO SIGAMOS CONVERSANDO 2024
CARACTERIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN
PRINCIPALES RESULTADOS ESTUDIANTES
PRINCIPALES RESULTADOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
INFORME EJECUTIVO SIGAMOS CONVERSANDO 2024
En el marco del Plan de Desarrollo Estratégico 2021-2025 de Duoc UC, se ha establecido como prioridad la promoción de una cultura de diálogo y mejora continua dentro de la comunidad educativa. Con este propósito, se implementaron diálogos institucionales dirigidos a estudiantes, administrativos y docentes, con el objetivo de recabar sus percepciones y experiencias sobre diversos aspectos operativos y académicos de la institución. Estos Diálogos forman parte de un esfuerzo más amplio por identificar áreas de mejora que puedan ser abordadas para optimizar la eficiencia y efectividad de los procesos institucionales.
Los Diálogos “Optimización de Procesos” con la participación de colaboradores administrativos y docentes se realizaron los días 17 al 23 de julio de 2024, mientras que para estudiantes se realizaron los días 21 al 26 de agosto de 2024.
01 CARACTERIZACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN
Se realizaron 152 conversatorios de docentes y colaboradores administrativos de las distintas sedes y campus de Duoc UC, incluyendo Casa Central. En total, participaron 1.174 personas.
En el caso de los estudiantes, 169 conversatorios fueron realizados en las diversas sedes y campus de Duoc UC, permitiendo obtener una visión integral de las experiencias y desafíos que enfrentan en diferentes contextos. Esto corresponde a una participación total de 1.181 estudiantes.
321 Conversatorios
2.355
Participantes
PRINCIPALES RESULTADOS ESTUDIANTES
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a)
Proceso inscripción de asignaturas
Los/as estudiantes plantean que es uno de los procesos más relevantes dentro de su experiencia estudiantil, pues a partir de éste seleccionan los horarios y sus asignaturas, lo que se convierte en la carga horaria que tendrán a lo largo del semestre.
Los comentarios revelan problemas con la plataforma, que a veces cierra la sesión antes de terminar. Esto afecta en la navegación por el sistema, lo que repercutiría en cambios en las preferencias de sus asignaturas y docentes.
Los/as estudiantes sugieren la implementación de mejoras en la plataforma y también en el proceso, para que la distribución de cupos de los cursos esté en línea con las necesidades de los/as estudiantes. Esto incluye la actualización del sistema y la mejora en la visualización.
También sugieren implementar cursos de inducción que los instruya en el uso correcto de la plataforma. Además, proponen segmentar la inscripción de asignaturas por carreras o grupos específicos de estudiantes como soluciones que podrían incidir en la mejor experiencia con este proceso.
Sobre esto último, estudiantes igualmente visualizan oportunidades de mejora en la programación académica, dado que en ocasiones no coincide con la demanda de los/ as estudiantes.
b) Proceso justificación de inasistencias
Los/as estudiantes expresan dudas por el actual sistema de justificación de inasistencias, específicamente en tiempos entre la solicitud de justificación y la respuesta, junto a la
modalidad de justificación que debe ser en línea. Además, consideran que existen diferencias de criterios entre docentes y coordinadores a la hora de justificar inasistencias.
Otro punto planteado por los/as estudiantes es la consideración de las excepciones. Sienten que el proceso perjudica a aquellos/as que, debido a problemas personales, emergencias o situaciones laborales no contempladas en el reglamento académico, no pueden asistir a una clase o prueba. Los/as estudiantes sienten que esta situación podría ser más flexible, relevando un criterio para manejar las excepciones.
Acortar los tiempos de respuestas para las solicitudes de justificación es otro aspecto relevado por los/as estudiantes, asegurando que las respuestas sean entregadas en plazos más cortos.
Además, los/as estudiantes proponen mejorar la comunicación entre los distintos actores involucrados en el proceso, como docentes y coordinadores, lo que garantizaría que las decisiones sobre las justificaciones se tomen de manera coherente.
Los/as estudiantes sugieren que se desarrollen materiales informativos y se implementen capacitaciones para que todos/as los/as involucrados comprendan plenamente el sistema y sus procedimientos.
c) Proceso sobre uso de plataformas digitales
Los/as estudiantes mencionan que las caídas de plataformas y los problemas técnicos dificultarían el acceso a la información de los
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PRINCIPALES RESULTADOS ESTUDIANTES
recursos educativos. Además, los/as estudiantes han señalado que las plataformas son poco intuitivas y amigables en su funcionamiento y que esto último se acentuaría en los aplicativos móviles.
La falta de orientación adecuada es una especial preocupación para los/as estudiantes de primer y segundo año, quienes encuentran dificultades para conocer y navegar en las plataformas.
Otro punto importante es la poca integración percibida entre las diferentes plataformas. Los/as estudiantes reportan dificultades para acceder a la información de manera fluida e integrada, ya que los distintos sistemas no están unificados.
Estudiantes sugieren una mejora en la infraestructura técnica de las plataformas. Esto incluiría optimizar el sistema para mejorar la estabilidad general, lo que garantizaría un mejor acceso a los recursos educativos.
Además, los/as estudiantes recomiendan rediseñar las plataformas para hacerlas más intuitivas y amigables para el usuario. Específicamente, se sugiere que se unifiquen las plataformas, permitiendo así que los/as estudiantes accedan a toda la información y recursos de una manera más directa.
d) Inscripción de práctica
En relación con el proceso de inscripción de práctica, los/as estudiantes declaran que la principal preocupación radica en la poca información respecto de los procesos y pasos a seguir para inscribir la práctica laboral o
profesional. Según lo manifestado, perciben que existen pocas instancias de difusión respecto de qué deben hacer, a qué exigencias deben responder o cómo prepararse, además desconocen dónde dirigirse para obtener orientación. Asimismo, se señala que la institución podría apoyar de mejor manera cuando hay cancelación de prácticas o falta de convenios con instituciones.
Los/as estudiantes proponen llevar a cabo capacitaciones desde los primeros años de estudio, procurando recibir toda la información necesaria respecto a las prácticas a objeto de concientizar sobre su importancia y su impacto en la trayectoria formativa. De igual forma, sugieren crear una asignatura en la cual se les prepare a para el proceso de inscripción, facilitando con ello su primer acercamiento laboral.
PRINCIPALES RESULTADOS ADMINISTRATIVOS
a) Asuntos Académicos
Existe una percepción generalizada sobre la oportunidad de mejorar la organización y articulación con los distintos actores involucrados en todos los niveles.
Se sugiere una mejora en la organización al momento de generar la planificación académica, que repercutiría en el desconocimiento de los/as docentes de su carga académica de manera oportuna.
Para docentes, la planificación de la semana cero también visualiza aspectos de mejora, en tanto se reconoce que faltaría estandarización y definición de actividades mínimas a desarrollar, junto con un horario determinado que facilite la inserción de estudiantes y la planificación del semestre.
La actualización de los planes de estudio no siempre se percibe oportuna en función de las demandas del mercado laboral y los cambios en este contexto. La entrega de maletas didácticas que en ocasiones ocurre tardíamente y la dificultad de coordinar horarios tanto para estudiantes y docentes (planificación académica) son situaciones importantes señaladas por los equipos.
b) Procesos Administrativos
Uno de los temas recurrentes es la burocracia y duplicación de tareas que genera retrasos en procesos clave, afectando aspectos como las compras y la contratación de personal. Los procedimientos en general son descritos como lentos, con múltiples personas involucradas en los flujos, lo que dificulta la agilización de las actividades y repercutiría directamente en los insumos que se requieren para poder efectuar clases.
Y DOCENTES
Asimismo, el acceso a plataformas como Senegocia también se ve limitado, sin percibir un claro aporte a la gestión. Se describe como una plataforma que dificultaría la gestión de proveedores y que afectaría la optimización de recursos en virtud de la complejidad de estos para acceder/registrarse en esta plataforma.
c) Tecnologías y Plataformas
Los/as participantes señalaron que, aunque la tecnología tiene el potencial de facilitar muchas operaciones académicas y administrativas, la existencia de múltiples plataformas, con poca integración y conexión, afecta la gestión en términos de registro o de búsqueda de información. Esto afecta la optimización de procesos por duplicidad de información, registro y/o almacenamiento percibiéndose como un obstáculo en labores sencillas y cotidianas.
La poca integración incide en la capacidad de manejo de las plataformas, particularmente AVA, RAGC, y el Portal de Notas, que son aquellas de uso permanente. Además, se sugiere tener un sistema unificado para ciertas funciones, como la solicitud de salas o la gestión de notas. De igual forma, automatizar el registro de bitácoras sería esencial para avanzar en la optimización del tiempo y por tanto de gestión.
Por otro lado, los/as estudiantes a menudo enfrentan dificultades para acceder y utilizar correctamente las plataformas, lo que genera una dependencia adicional de los/as docentes para recibir apoyo técnico. La falta de acceso a materiales anteriores, la demora en la habilitación de cuentas para nuevos docentes, y la poca claridad de la disponibilidad de recursos tecnológicos son problemas mencionados.
Finalmente, se percibe una necesidad de ac-
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PRINCIPALES RESULTADOS
ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
ceso a la información de cargas académicas y perfiles de estudiantes. Los/as participantes refieren que el acceso a esta información estaría limitado, lo que provoca tener que recurrir o acudir a distintas personas para poder obtener la información.
d) Comunicación, correos y encuestas
Los/as participantes expresaron que la comunicación entre direcciones y hacia los docentes podría mejorar, para no generar retrasos en la toma de decisiones o tareas duplicadas por la falta de coordinación.
Se reconoce que el modelo matricial de Duoc UC puede ser un elemento que podría afectar la comunicación entre las áreas. El gran tamaño y estructura de la institución suele dificultar la coordinación interáreas, debido a que en ocasiones no llegaría la información de manera oportuna.
Si bien, se identifican y valoran distintas estrategias para fortalecer la comunicación, la difusión de información más estratégica y relevante, los/as participantes refieren que la estrategia preponderante es la comunicación vía correo electrónico. La gran cantidad de correos electrónicos se percibe como un factor que afecta la claridad y fluidez de la comunicación interna.
Las encuestas internas fueron mencionadas como una herramienta útil en tanto es una instancia que permite contar con información valiosa para la toma de decisiones, pero su programación a menudo no es adecuada, pues se traslapa con otros procesos académicos relevantes, afectando la participación y la calidad de las respuestas.
¿CÓMO ESTAMOS AVANZANDO EN DUOC UC?
En Duoc UC siempre estamos trabajando para optimizar nuestra gestión y mejorar la experiencia de nuestros estudiantes, administrativos y docentes. Acá te contamos cuáles son los avances de distintas áreas de la institución respecto a los principales temas mencionados en Sigamos Conversando 2024.
PROCESOS ACADÉMICOS
Respecto al proceso de Inscripción de Asignaturas, se creó una mesa de trabajo interdisciplinar que aborda diversas temáticas de mejora respecto de este proceso: temas académicos, comunicaciones, plataformas, entre otros. Esto nos ha permitido avanzar en mejoras significativas en este proceso, entre ellas, la campaña de comunicación respecto a este hito y planes de contingencia. Además, se realizaron mejoras a la infraestructura tecnológica, aumentando la concurrencia y velocidad de procesamiento. Esto aumentó la satisfacción por el proceso de 51,6% (2022) a un 60,8% (2024) en los últimos dos años, según la Encuesta de Experiencia Estudiantil. Para el próximo proceso se ideó una nueva distribución de ventanas de inscripción, donde se optimizó el tiempo de duración para aumentar el porcentaje de conexiones disponibles.
Para mejorar el conocimiento sobre los procesos internos, se creó un sitio compartido que reúne todos los instructivos, procedimientos y resoluciones de la Vicerrectoría Académica, y que permite mejorar la gestión de los equipos académicos en sede.
Por último, se está trabajando en un piloto de
un nuevo portal de calificaciones que tiene como objetivo mejorar la experiencia digital de los docentes, buscando la optimización de su tiempo al automatizar integraciones con otras plataformas como Blackboard y SAP. De esta manera, se evitará el doble registro de calificaciones que deben hacer actualmente los docentes.
PLATAFORMAS DIGITALES
En octubre se lanzó la nueva versión de la app Vivo Duoc, que soluciona bastantes problemas de los planteados por nuestros estudiantes en estos diálogos. Esta aplicación permite que tengan más y mejor información sobre su plan de estudio, estados de sus asignaturas, certificaciones, requisitos y avance, con el fin de potenciar su progresión y titulación oportuna. Vivo Duoc busca entregar información de manera sencilla sobre los distintos procesos clave y concentrar todos los servicios en un solo lugar.
Además, se está trabajando en un nuevo centro de ayuda del estudiante, que será el principal canal de atención para toda la comunidad estudiantil. Acá podrán resolver dudas y problemas rápidamente y también crear y seguir todas las solicitudes de atención que sean enviadas por parte de ellos. Próximamente se liberará el centro de ayuda del estudiante que potenciará la autogestión, la atención y la resolución de solicitudes para nuestros estudiantes de carreras presenciales.
¿CÓMO ESTAMOS AVANZANDO EN DUOC UC?
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Uno de los procesos administrativos que salió mencionado en los diálogos son las compras. Recientemente se publicó el nuevo Manual de Gestión Integral de Compras y Administración de Proveedores, que tiene como objetivo flexibilizar y agilizar este proceso, además de permitir mayor autonomía de parte de las sedes y de Casa Central. Dentro de las novedades que trae este manual, se definen nuevos tramos de compras y se elimina la obligatoriedad de cotizar a través de la plataforma Senegocia.
Además, este año se lanzó la nueva plataforma Gestor de Compras, que permite mayor trazabilidad y agilidad en el proceso de aprobación de compras. Además, entrega información en tiempo real respecto del avance presupuestario de cada área y fomenta la autogestión de cada equipo.
COMUNICACIONES
Respecto a las comunicaciones y el acceso a la información también hay bastantes avances. Se acaba de publicar la política de Comunicación Interna que define los canales, modelo de comunicación, además de definir principios y lineamientos que rigen la comunicación en Duoc UC. Esto permitirá ordenar y priorizar el envío de correos electrónicos, entre otras cosas. Un ejemplo de esto es un boletín semanal segmen-
tado para administrativos y docentes que recopila toda la información relevante en un correo.
La comunicación con alumnos se ha potenciado con diversos formatos, como por ejemplo el podcast “Vida en curso”, que toca diversas temáticas relevantes de acuerdo al calendario académico. Mientras que para docentes, la comunicación se ha complementado en el portal Vivo Docente, implementando banners informativos con temas puntuales además de la comunicación en cascada directa hacia ellos.
Por último, desde el área de Gobierno de Datos se está trabajando en la estrategia de democratización de datos para docentes, con la creación de dos paneles de Power BI que permiten el acceso a datos relevantes para la gestión del aula y progresión estudiantil.
Agradecemos a todos/as quienes fueron parte de los diálogos “Sigamos Conversando” 2024 y los invitamos a seguir siendo parte de estas instancias, que sin duda nos permiten detectar oportunidades de mejora y seguir trabajando para avanzar en nuestro propósito de formar personas para una sociedad mejor.