ROKASGRĀMATA
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos 2015
Šis dokuments tika izveidots ar Igaunijas – Latvijas – Krievijas Pārrobežu sadarbības programmas Eiropas kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros 2007 – 2013. finansiālo atbalstu. Par šī dokumenta saturu pilnībā atbild Estonian e-Governance Academy Foundation un tas neatspoguļo Programmas, iesaistīto valstu un Eiropas Savienības oficiālo viedokli.
SATURS 1.
IEVADS
..............................................................................................
3
1.1 Rokasgrāmatas mērķis un īss izklāsts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2 E-pārvaldes koncepcija
........................................................................................
4
1.3 Vietējās e-pārvaldes galvenie uzdevumi un priekšrocības . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2.
E-PAKALPOJUMI PILSOŅIEM UN UZŅĒMUMIEM
..........................
8
2.1 Tiešsaistes pakalpojuma izstrādes etapi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 2.2 Savstarpējā izmantojamība
...............................................................................
10
2.3 Pilsoņu iesaistīšana un e-līdzdalība . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.4 Konfidencialitātes un drošības jautājumi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 3.
E-PĀRVALDES NODROŠINĀŠANA PIEROBEŽAS REĢIONOS
....
12
3.1 Pārrobežu režīmā izmantojamu pakalpojumu pieejamības palielināšana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 3.2 Galvenie šķēršļi attiecībā uz pārrobežu režīmā izmantojamajiem pakalpojumiem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.3 Pilsoņu autentificēšanas un autorizēšanas sistēmas
.....................................
13
3.3.1 Pārskats par Igaunijas ID karšu tehnoloģijām . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 3.3.2 Pārskats par Krievijas ‘’Kripto Pro’’ tehnoloģiju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.3.3 Pārskats par Latvijas ID-kartes tehnoloģiju
........................................
17
3.3.4 Pārskats par tehnoloģiju “Laipni bez paroles - WWP” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3.4 Digitālās arhivēšanas ieviešana pierobežas reģionos – Praktisks piemērs no EstLatRus projekta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.4.1 Elektroniskās dokumentācijas un digitālās arhivēšanas ieviešana 18 3.4.2 Informācija par pārrobežu dokumentu pārvaldību
..........................
19
3.4.3 Procesa analīze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.4.4 Gūtā mācība un secinājumi
..................................................................
22
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
1
1 IEVADS
I
nformācijas un sakaru tehnoloģijas (IST), saistītie telekomunikāciju un pārējie tīkli tiek uzskatīti par galvenajiem virzītājspēkiem ekonomikas veidošanā. Tie aizvien vairāk tiek atzīti par vienu no pašreizējās pārvaldes prakses uzlabošanas faktoriem situācijā, kur līdz pat 80% darījumu starp pilsoņiem un pārvaldes iestādēm (C2G) notiek vietējā līmenī. Vietējā e-pārvalde nozīmē IST spēka izmantošanu, lai nodrošinātu kvalitatīvu sabiedrisko pakalpojumu un palīdzētu atjaunot attiecības starp pilsoņiem un to labā strādājošajām valsts pārvaldes iestādēm. Vietējā līmenī e-pārvalde un lietderīgs IST lietojums var uzlabot un veicināt ekonomisko un sociālo attīstību. Jo īpaši tas attiecas uz iespējām ierēdņiem un vietējās pārvaldes iestāžu pārstāvjiem nodrošināt savstarpēju sakaru uzturēšanu, kopdarbu, kā arī efektīvu, pārskatāmu un savlaicīgu pakalpojumu sniegšanu. Būtiski ieguvumi ir iespējami, lietojot IST valsts pārvaldes iestāžu digitālo pakalpojumu (e-pakalpojumu) nodrošināšanai pārrobežu režīmā. Tomēr daudzi valsts pārvaldes iestāžu tiešsaistes pakalpojumi pārrobežu režīmā vai nu nav pieejami, vai arī piekļuve tiem ir apgrūtinoša, un tas mazina uzņēmumu un pilsoņu mobilitātes iespējas. Šī iemesla dēļ ir ļoti svarīgi analizēt iespējas izstrādāt un ieviest kvalitatīvus pakalpojumus, ar kuru palīdzību tiek mazinātas atšķirības starp pierobežas reģioniem un nodrošināta līdzsvarotāka attīstība. Šīs rokasgrāmatas “E-pārvaldes ieviešana pierobežas reģionos” mērķis ir palīdzēt vietējā līmeņa lēmējpersonām pieņemt pārdomātus lēmumus attiecībā uz īstenojamo stratēģiju un saprast ar e-pārvaldes risinājumu ieviešanu pierobežas reģionā saistītās praktiskās problēmas un iespējas. Rokasgrāmatā ir labas prakses piemēri un ieteikumi, kuru nolūks ir palīdzēt vietējām pārvaldes iestādēm ieviest pārrobežu režīmā darbojošos e-pārvaldes risinājumus. Rokasgrāmata ir izstrādāta projekta “Vietējo pārvaldes iestāžu iespēju palielināšana e-pakalpojumu sniegšanā Ida-Virumaa un Ļeņingradas apgabala pierobežas reģionos” ietvaros. Projekta vispārīgais uzdevums ir palielināt vietējā un reģionālā
Ievads
3
līmeņa pārvaldes iestāžu administratīvo tiesībspēju un rīcībspēju, kā arī to gatavību elektronisko sistēmu lietošanai (e-gatavību) sociāli nozīmīgu valsts e-pakalpojumu sniegšanā, sadarbojoties un ieviešot e-pārvaldes risinājumus pierobežas reģionā. Projektu atbalsta Eiropas Kaimiņattiecību un partnerības instrumenta (EKPI) Pārrobežu sadarbības programma, kuru daļēji finansē Eiropas Savienība.
1.1
ROKASGRĀMATAS MĒRĶIS UN ĪSS IZKLĀSTS
Nav nekādu gatavu labu vai sliktu vietējās e-pārvaldes modeļu vai stratēģiju. Labs modelis ir tāds, kurā ir panākta visu ieinteresēto personu vienprātība un kura ir izstrādāta pārskatāma un uz konsultācijām balstīta procesa rezultātā. Tomēr ir daži būtiski kontroles pamatkritēriji dažādu e-pārvaldes iniciatīvu izstrādē un īstenošanā saistībā ar e-pārvaldi kā visaptverošu publisko pakalpojumu un saziņas starp pārvaldes iestādēm un pilsoņiem (G2C) sistēmu. Šajā rokasgrāmatā ir sniegts īss pārskats par trīs Est-Lat-Rus programmas valstu pieredzi digitālajā pasaulē, apzinātas galvenās problēmas un ietekmes, kā arī piedāvātas iespējamās stratēģijas un vadlīnijas pārrobežu režīmā darbojošos e-pārvaldes risinājumu, tostarp digitālās arhivēšanas, ieviešanā.
1.2 E-PĀRVALDES KONCEPCIJA E-pārvaldes pamatideja ir mainīt veidu, kādā tiek īstenota pārvalde. Papildus pakalpojumu sniegšanai e-pārvalde tiek lietota arī, lai uzlabotu nodrošinājumu, palielinātu pārskatāmību, uzlabotu atbilžu sniegšanu pilsoņiem un samazinātu administratīvās izmaksas. Tā nodrošina pilsoņiem labāku piekļuvi pakalpojumiem, līdztiesību un lielāku ietekmi uz sabiedriskajiem procesiem. E-pārvaldē ir nepieciešama saskaņota stratēģija, sākot ar tautas politiskās gribas, resursu, normatīvās vides un iedzīvotāju spējas izmantot plānotās tehnoloģijas izpēti.
4
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
1. ATTĒLS: E-pārvaldes modelis
VAJADZĪBAS
» Piekļuve informācijai » Tiešsaistes veidlapas un atļaujas » Darba un biznesa iespējas
PILSONIS
PROBLĒMAS
» Kopīgoti pakalpojumi » Integrētas biroja operācijas » Attiecību ar klientiem pārvaldība » Klienta uzticība » Datu drošība, pārbaude un apstiprināšana » Infrastruktūra
VALSTS
VAJADZĪBAS
» Līdzdalība procesā » Pilsoņiem ērts portāls » Pastāvīga piekļuve » Viegli lietojams » Komplekss risinājums » Konfidencialitāte
PILSONIS
Avots: United Nations e-Government Survey 2008 - From e-Government to Connected Governance
1.3 VIETĒJĀS E-PĀRVALDES GALVENIE UZDEVUMI UN PRIEKŠROCĪBAS Informācijas sabiedrības attīstība lielā mērā ir vietējo pašvaldību (VP) pārziņā. Tā kā salīdzinājumā ar centralizēto valdību VP ir tuvāk pilsoņiem, ieviešot e-pārvaldi vietējā līmenī un pierobežas reģionos, ir iespējams sasniegt šādus mērķus: » Lielāka “vienotība” - vienoti pakalpojumi dažādās attiecīgā reģiona organizācijās, kuri tiek sniegti, izmantojot savstarpēji savienotas informācijas sistēmas, uzlabotus piekļuves punktus un sniegšanas metodes. Tas ietver pakalpojumu sniegšanu vienoti ar centrālām un vietējām pārvaldes iestādēm un nodaļām. » Lielāka pieejamība - no mājām, bibliotēkām, birojiem; no jebkuras vietas, kas lietotājiem ir daudz ērtāk nekā gaidīt garās rindās VP birojos. Atslēgvārdi ir vienlīdzīga piekļuve un sociālā iekļautība. Pakalpojumi pilsoņiem ir pieejami jebkurā laikā neatkarīgi no darba laika vai piekļuvei pakalpojumam izmantojamas tehnoloģijas (piekļuves kanāli).
Ievads
5
» Sniegšana vai nodrošinājums elektroniski – reaģējošāku, labāk novērtētu un ātrāku pakalpojumu izveide, kā arī pastāvīga informācijas pieejamība visu diennakti. Piemēram, vienkāršāka piekļuve pakalpojumiem tīmekļa vietnēs, piemēram, pārejot uz citu skolu, dibinot uzņēmumu vai mainot mājas adresi. Galvenie mērķi ir pakalpojuma sniegšana efektīvi integrētā (kompleksā) veidā un nevajadzīgas birokrātijas izskaušana. » Atklātība un pārskatāmība - plašākas informācijas sniegšana par nākotnē paredzētajām darbībām, prioritātēm un darbību, sabiedriskās apspriešanas veicināšana un atbalsts vietējo pārvaldes iestāžu darbiniekiem saziņā ar viņu pārstāvētajiem cilvēkiem. » Lietotāji ir ‘e-pilsoņi’ – kur tas ir iespējams un vēlams, ir jāatbalsta un jāveicina, ka sabiedrība lieto e-pakalpojumus; it īpaši, ja tādējādi tiek samazinātas ar attiecīgo operāciju/darījumu veikšanu saistītās izmaksas, kā arī ja tiek nodrošināts, ka nepietiekamie resursi tiek izmantoti tur, kur tie ir nepieciešami visvairāk. Kaut arī nav iespējams paredzēt, ko sabiedrība vēlēsies no elektroniskajiem publiskajiem pakalpojumiem nākotnē, kā arī mēs atzīstam, ka ne visi vēlēsies vai spēs pakalpojumiem piekļūt elektroniski, rūpīga plānošana un pastāvīgas konsultācijas palīdz nepieļaut dārgas kļūdas investīciju veikšanā. E-pārvaldes ieviešanai ir vairākas priekšrocības: » IST lietošana palīdz palielināt pārvaldes efektivitāti. IST kalpo kā virzītājs, lai īstenotu reformas valsts pārvaldes iestāžu darbā. Iekšējo, darbā izmantojamo sistēmu (piemēram, finanšu sistēmu), iekšējās saziņas un informācijas apmaiņas pilnveide uzlabo pakalpojumu sniegšanas efektivitāti kopumā. » Labāka pakalpojumu kvalitāte pēdējo divdesmit gadu laikā ir bijusi viens no būtiskajiem pārvaldes procesu reformu elementiem, un IST lietošana pakalpojumu sniegšanas pilnveidei ir bijis viens no galvenajiem e-pārvaldes īstenošanas virzītājspēkiem. Tiešsaistes pakalpojumi aizvien vairāk tiek uzskatīti par daļu no plašākas pakalpojumu sniegšanas stratēģijas, kur svarīgi atslēgvārdi ir “koncentrēšanās uz klientu” un “efektīvs” (ātrs, vienkāršs un rentabls). » IST var palīdzēt panākt lielāku efektivitāti tādās politikas sfērās kā veselība, labklājība, drošība un izglītība. Galu galā valdību un valsts pārvaldes iestāžu uzdevums ir nodrošināt, ka īstenotā politika dod rezultātu, un IST ir viens no visas pamatjomas aptverošiem īstenošanas līdzekļiem. » E-pārvalde var palīdzēt veicināt reformu īstenošanu. Īstenojot saskaņoti ar attiecībā uz modernizāciju izvirzītajiem mērķiem, e-pārvalde var pārvaldes iestā-
6
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
dēm palīdzēt koncentrēties uz papildu izmaiņām, kuras ir nepieciešamas nolūkā risināt ar pakalpojumu sniegšanu un labu pārvaldi saistītās problēmas. Tajā pašā laikā tā nodrošina vērtīgus reformu īstenošanas līdzekļus, kā arī augsta līmeņa vadītāju un pārvaldes iestāžu darbinieku atbalstu šo mērķu sasniegšanā. » Nodrošinot pilsoņu iesaisti, e-pārvalde var vairot vispārējo uzticību starp pārvaldes iestādēm un sabiedrību. E-pārvalde, kura uzlabo informācijas apmaiņu un vienlaikus nodrošina apstākļus lielākai pilsoniskajai līdzdalībai, aizvien vairāk tiek uzskatīta par vērtīgu instrumentu un tiek dēvēta arī par e-valdību (e-pārvalde + e-līdzdalība/e-demokrātija).
Ievads
7
2 E-PAKALPOJUMI PILSOŅIEM UN UZŅĒMUMIEM
V
ietējās pārvaldes iestādes var palielināt pilsoņu apmierinātību, nodrošinot publisko pakalpojumu (e-pakalpojumu) pieejamību, jo cilvēki atzinīgi novērtē iespēju pieteikt pakalpojumus, ziņot par problēmām vai apmaksāt rēķinus vakaros vai nedēļas nogalēs, izmantojot internetu (tiešsaistē). Koordinācija un sadarbība starp pierobežas reģionu vietējām pārvaldes iestādēm ir nepieciešama, lai apmierinātu šādu prasību attiecībā uz e-pārvaldes pakalpojumiem izpildi: » Cilvēki ir informēti par pieejamajiem pārrobežu režīmā izmantojamajiem e-pakalpojumiem un zina, kā tos lietot » E-pakalpojumi ir viegli atrodami vietējo pārvaldes iestāžu tīmekļa vietnēs vai no viena piekļuves punkta atsevišķā tīmekļa vietnē (vienotā e-pakalpojumu sistēmā u.tml.) un ērti lietotājam » E-pakalpojumiem ir jābūt pieejamiem visiem paredzēto mērķa grupu locekļiem, tostarp personām ar īpašām vajadzībām un gados vecākiem cilvēkiem » E-pakalpojumiem ir jābūt lietderīgiem (jānodrošina laika un naudas ekonomija, kā arī labāka saziņa ar vietējo pārvaldes iestāžu amatpersonām) » Kur tas nepieciešams, pakalpojumam ir jābūt integrētam ar citiem pakalpojumiem.
Attīstot pārrobežu režīmā izmantojamos pakalpojumus, ir jāņem vērā arī pieci mērķi, kuri ir noteikti i2010 e-pārvaldes rīcības plānā - E-pārvaldes veicināšana Eiropā, nodrošinot ieguvumu visiem: 1. 2. 3. 4. 5.
8
Pieejamība visiem Lielāka efektivitāte Augstas efektivitātes e-pārvaldes pakalpojumi Nepieciešamo priekšnosacījumu nodrošināšana Lielāka līdzdalība lēmumu pieņemšanas procesos
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
Turpmākajās rindkopās ir izklāstīti e-pakalpojumu pamatprincipi un akcentēti sekmīgai īstenošanai nepieciešamie būtiskie priekšnosacījumi.
2.1 TIEŠSAISTES PAKALPOJUMA IZSTRĀDES ETAPI Lai izmērītu “publisko pakalpojumu pieejamību tiešsaistes režīmā”, Eiropas Savienības dalībvalstis ir noteikušas un plaši ievēro piecu etapu struktūru. Šajā struktūrā ir pamatnorādes par dažādu pakalpojumu izstrādi pilsoņiem un uzņēmumiem. Šāda veida struktūra ir izmantojama arī pārrobežu režīmā pieejamo e-pakalpojumu izstrādē un mērīšanā. » 1. etaps - Informācija: Informācija par publiskā pakalpojuma lietošanu ir pieejamā internetā. » 2. etaps - Vienvirziena mijiedarbība: Publiskajās tīmekļa vietnēs tiek piedāvāta iespēja aizpildīšanai lejupielādēt papīra veidlapu un saņemt konkrētu pakalpojumu. Papīra veidlapas pasūtīšana, izmantojot elektronisku kanālu, arī tiek uzskatīta par 2. etapu. » 3. etaps - Divvirzienu mijiedarbība: Publiskajā tīmekļa vietnē tiek nodrošinātas elektroniskas veidlapas aizpildīšanai un iespēja saņemt noteiktu publisko pakalpojumu. Tas nozīmē, ka ir jābūt papildu etapam pakalpojumu pieprasošās personas autentificēšanai (fiziskai vai juridiskai), lai nokļūtu 3. etapā.
5. ATTĒLS: E-pakalpojumu dažādie etapi 5. etaps PERSONALIZĀCIJA
4. etaps DARĪJUMS
3. etaps DIVVIRZIENU MIJIEDARBĪBA
2. etaps VIENVIRZIENA MIJIEDARBĪBA
1. etaps INFORMĀCIJA
0. etaps
Avots: Preparing the 9th eGovernment Benchmark Measurement- method paper, European Commission (2010).
E-pakalpojumi pilsoņiem un uzņēmumiem
9
» 4. etaps - Darījums (lietas pilna apstrāde elektroniskajā vidē): Publiskajā tīmekļa vietnē ir piedāvāta iespēja pilnībā saņemt publisko pakalpojumu tīmekļa vietnē (ieskaitot lēmumu un nodrošināšanu). Pieteicējam nav jāveic nekādas papildu formalitātes “papīra formātā”. » 5. etaps – Personalizācija (automātiska un automatizēta pakalpojuma sniegšana): Šajā līmenī tiek veiktas pilnībā integrētas, elektroniskas procedūras, kuras palīdz uzlabot datu saskaņotību. No pieteicēja puses nav nepieciešamas nekādas citas fiziskas darbības. Tiešsaistes e-pakalpojumu pamats ir jauni tiešā darba ar klientiem un atbalsta funkciju integrācijas modeļi, pieejamo datu atkārtota izmantošana, nodrošinot proaktīvu pakalpojuma sniegšanu. Attiecībā uz dažiem pakalpojumiem tas nozīmē, ka pieteicējs saņem pakalpojumu automātiski, balstoties uz kāda notikuma iepriekšēju reģistrāciju.
2.2 SAVSTARPĒJĀ IZMANTOJAMĪBA Informācijas sistēmu (IS) savstarpējā izmantojamība ir kļuvusi par nozīmīgu tematu visās pasaules valstīs, jo valsts sektorā ar to saprot pārvaldes organizāciju spēju kopīgot un integrēt informāciju, izmantojot vienotus resursus. Īsāk sakot, sazināties bez jebkādām tehniskām problēmām, kuras kavē pārvaldes iestāžu netraucētu darbību. Lai nodrošinātu savstarpēju izmantojamību, ir nepieciešamas politiskas, juridiskas, organizatoriskas un tehniskas darbības. Savstarpējā izmantojamība iespējo tiešsaistes izsekošanas sistēmu, kas pilsoņiem ļauj pārbaudīt tiešsaistes darījumu statusu. Tāpat kā identitātes pārvaldības funkcijas gadījumā, šādā sistēmā pilsoņu lietotā sistēma (nacionālā tīmekļa vietne vai portāls) spēj komunicēt ar sistēmu, kuru pārvaldes iestāžu amatpersonas lieto darījuma apstrādei. Eiropas Komisijas “Pārrobežu režīmā izmantojamo pakalpojumu nepieciešamības analīzes un organizatorisko, juridisko, tehnisko un semantisko šķēršļu novērtējuma pētījumā” ir akcentēts, ka viens no galvenajiem faktoriem sekmīgai pārrobežu režīmā izmantojamo pakalpojumu ieviešanai ir savstarpējā izmantojamība.
2.3 PILSOŅU IESAISTĪŠANA UN E-LĪDZDALĪBA E-līdzdalība ir joma, kurai ir īpaša nozīme vietējā līmenī, kur personām visticamāk varētu būt saskare ar valsts iestādēm. Ir svarīgi apsvērt, cik lielā mērā pārvaldes iestādes sniedz nepieciešamo informāciju, aktīvi apspriežas ar pilsoņiem, izmantojot tiešsaistes kanālus, un iesaista viņus lēmumu pieņemšanas procesā. Katrs no šiem uz pilsoņiem orientētas vadīšanas aspektiem ir jādefinē konkrēti un izmērāmi, un ir jāapkopo atbils-
10
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
tošie dati, lai kontrolētu attiecības starp tiešsaistes režīmā izmantojamajiem pakalpojumiem un pilsoņu pilnvarošanu. Daudzas pārvaldes iestādes ir uzlabojušas savas valsts līmeņa un ministriju tīmekļa vietnes, iestrādājot tajās interaktīvus līdzekļus pilsoniskās e-līdzdalības stiprināšanai. Pilsoņi veido atšķirīgu saikni ar savām attiecīgajām pārvaldes iestādēm, kam ir raksturīga lielāka efektivitāte, jo valdība spēj reaģēt uz pilsoņu vajadzībām daudz tiešākā veidā. Web 2.0 rīki (Facebook, Twitter, blogi, wiki) nodrošina pilsoņiem iespējas būt aktīvākiem. Viņi šajā vietnēs var izteikt komentārus un ieteikumus valsts iestādēm neatkarīgi no savas atrašanās vietas, kā arī no tā, vai attiecīgā vietējā pārvaldes iestāde ir pašmāju, vai ārvalstu. Šo rīku pastāvīga pieejamība visu diennakti ir ekonomisks mehānisms ziņojumu, kā arī atsauksmju par pārvaldes iestāžu darbu saņemšanai no pilsoņiem.
2.4 KONFIDENCIALITĀTES UN DROŠĪBAS JAUTĀJUMI Ir maz ticams, ka pilsoņi lietos e-pārvaldes pakalpojumus bez konfidencialitātes un drošības garantijām. Arī pārvaldes iestādes ir ļoti ieinteresētas pilsoņu uzticības pastāvīgā saglabāšanā (piem., nodrošinot, ka sniegtā informācija netiek izmantota neatbilstošiem nolūkiem). Ar personas datu aizsardzību un konfidencialitātes nodrošināšanu saistītās grūtības var būt nopietns šķērslis e-pārvaldes ieviešanā. Kritiski svarīgs elements uzticības nodrošināšanā ir e-pārvaldes iniciatīvu atbilstības tam, ko sagaida sabiedrība, nodrošināšana. Izaicinājums e-pārvaldes koordinatoriem un īstenotājiem ir spēja ievērot pieņemtos konfidencialitātes un datu aizsardzības garantēšanas principus, vienlaikus nodrošinot pilsoņiem interneta un tehnoloģiju sniegtās priekšrocības. Šis līdzsvars ir īpašu svarīgs, apsverot vienotus pārvaldes pakalpojumus, kur notiek datu apmaiņa starp dažādām iestādēm. Pārvaldes iestādes ir atbildīgas par to, lai uzņemtos līderību saistībā ar datu aizsardzības un konfidencialitātes nodrošināšanu, kā arī drošības garantēšanu. IST šī līderība ir jānodrošina, uzņemoties izstrādāt publisko politiku, sistēmu un tīklu īpašnieka un operatora, kā arī šo sistēmu un tīklu lietotāja lomu. Kā informācijas sistēmu un tīklu lietotājam pārvaldes iestādei saistībā ar sistēmas un tīkla drošas lietošanas nodrošināšanu ir tāda pati loma kā uzņēmumiem, citām organizācijām un privātpersonām.
E-pakalpojumi pilsoņiem un uzņēmumiem
11
3 E-PĀRVALDES NODROŠINĀŠANA PIEROBEŽAS REĢIONOS 3.1 PĀRROBEŽU REŽĪMĀ IZMANTOJAMU PAKALPOJUMU PIEEJAMĪBAS PALIELINĀŠANA
S
askaņā ar Eiropas Komisijas veikto analīzi par pārrobežu režīmā izmantojamu pakalpojumu nepieciešamību un organizatorisko, juridisko, tehnisko un semantisko šķēršļu novērtējumu galīgo slēdzienu kontekstā attiecībā uz to, kā palielināt pārrobežu režīmā izmantojamu pakalpojumu pieejamību, ir izmantojamas šādas kategorijas: » Ekonomiskā: pierādījumi izmaksu samazināšanai visām ieinteresētajām pusēm (pilsoņiem, uzņēmumiem, pārvaldes iestādēm un nozarei kopumā), izstrādājot pārrobežu režīmā izmantojamus pakalpojumus. » Vadīšanas: esošais pienākumu un atbildību sadalījums (struktūra) koordinācijas darbā, vispārīgās ilgstpējības un mērogojamības aspekti pārrobežu pakalpojumu izmantošanā. » Organizatoriskā: Pārrobežu modelis prasību noteikšanā (piem., kā risināt dažādo valodu problēmas utt.). » Juridiskā: Starpnozaru direktīvas, regulas utt., kuras nosaka politikas, vadīšanas, tehnoloģiju, organizatorisko aspektu, kā arī pakalpojumu sniegšanas likumību. » Sociālā un komunikācijas: informētības palielināšana administrācijā un pret lietotājiem. » Tehnoloģiskā: tehniskā arhitektūra un attiecībā uz pārrobežu režīmā izmantojamajiem pakalpojumiem izvirzāmās funkcionālās prasības.
12
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
3.2 GALVENIE ŠĶĒRŠĻI ATTIECĪBĀ UZ PĀRROBEŽU REŽĪMĀ IZMANTOJAMAJIEM PAKALPOJUMIEM Lai tālāk realizētu un uzlabotu pārrobežu režīmā izmantojamos pakalpojumus, Eiropas Komisijas analīze “Pārrobežu režīmā izmantojamo pakalpojumu nepieciešamības analīzes un organizatorisko, juridisko, tehnisko un semantisko šķēršļu novērtējuma pētījums” liecina, ka ir vairāki atkārtoti konstatēti šķēršļi, kas nozīmē līdzīgas problēmas e-pakalpojumu sniegšanā: 1. Trīs galvenie šķēršļi ir kopīgi visiem pakalpojumiem un principā absolūti visiem pakalpojumiem, kur notiek divvirzienu mijiedarbība: eID, eParaksti un lingvistiskās problēmas. 2. Daudzu pakalpojumu galvenā problēma ir vietējo infrastruktūru, ieinteresēto pušu un likumdošanas gatavība. 3. Lai nodrošinātu ilgtspējību, visiem augšminētajiem pakalpojumiem ir nepieciešama stabila vadīšana.
3.3 PILSOŅU AUTENTIFICĒŠANAS UN AUTORIZĒŠANAS SISTĒMAS Jautājums par to, kādi autentifikācijas mehānismi tiek lietoti pārrobežu saziņā, ir lielā mērā saistīts ar konkrētās valsts attiecīgajiem likumiem un noteikumiem. Pārrobežu režīmā piedāvātie vietējo pārvaldes iestāžu e-pakalpojumi ir jāanalizē, ņemot vērā attiecīgajā valstī nodrošināmo datu aizsardzības līmeni un personas datu aizsardzības principus. Vairumā ES valstu jau ir sava veida pilsoņu elektroniskās autentifikācijas sistēmas. Dažos gadījumos sistēma ir integrēta arī ar elektronisko identifikācijas karšu datu bāzi un/vai piesaistīta pilsoņa mobilajam tālrunim. Runājot par ES dalībvalsts un valsts, kura nav ES dalībvalsts, pierobežas reģionu vietējām pārvaldes iestādēm, prasību līmeņi atšķiras atkarībā no tā, kādas informācijas apmaiņa notiek. Atšķiras arī digitālajai (elektroniskajai) parakstīšanai lietotais programmnodrošinājums. Pierobežas iestāžu savstarpējā uzticēšanās digitālajām tehnoloģijām ir ārkārtīgi svarīgs aspekts attiecībā uz jebkuru elektronisko pakalpojumu. Šī iemesla dēļ katrā e-valdības projektā neizbēgami ir jāietver prasības (elektroniskās) informācijas drošībai. E-pakalpojuma vai e-risinājuma sniegtajam ieguvumam ir jābūt līdzsvarā ar attiecīgiem drošības pasākumiem. Drošības un konfidencialitātes ievērošanas no-
E-pārvaldes nodrošināšana pierobežas reģionos
13
zīmīgums pieaug, palielinoties ieviesto e-pakalpojumu skaitam. Tas ir ļoti svarīgi arī tad, kad tiek ieviesti pārrobežu režīmā izmantojami pakalpojumi, kuri ir vienlīdzīgi akceptēti abās robežas pusēs. Daudziem tiešsaistes un uzņēmumu tīklu pakalpojumiem ir nepieciešama droša lietotāju autentifikācija. Viena no tradicionālajām autentifikācijas metodēm ir kombinācija “Lietotājvārds + Parole”. Lai palielinātu informācijas sistēmas drošības līmeni, ir izstrādātas citas autentifikācijas tehnoloģijas – zīmes un viedkartes, digitālie sertifikāti un paroles (atslēgas), biometrisko datu sistēmas u.tml. Tālāk norādītie trīs risinājumi raksturo digitālās identitātes pārvaldību, kuru lieto dažādās ES dalībvalstīs un valstīs ārpus ES: Igaunijā pilsoņi dokumentu elektroniskai parakstīšanai, kad digitālais paraksts ir tikpat saistošs, cik fiziskais paraksts, lieto savu nacionālo identifikācijas karti vai mobilo tālruni. Krievijas Federācijā digitālai dokumentu apmaiņai tiek lietots Crypto Pro risinājums, un programmatūra tiek lietota valsts robežās. Latvijā ir trīs dažādas eparaksta iespējas: virtuālais eParaksts, eParaksts, izmantojot viedkarti, un eParaksts, izmantojot eID.
3.3.1 PĀRSKATS PAR IGAUNIJAS ID KARŠU TEHNOLOĢIJĀM Igaunijas ID-kartes tehnoloģija ir balstīta uz nacionālo ID karti, ko izsniedz Policija un Robežsardzes pārvalde. ID-karte nodrošina gan fizisku, gan digitālu kartes izmantošanu. Katrai personai, kas saņem karti, tiek piešķirti 2 PIN kodi, kur pirmais ir (4 cipari) digitālai autentifikācijai un otrais ir (5 cipari) digitālajam parakstam. Derīguma apstiprinājuma pakalpojumu sniedz Igaunijas Sertifikācijas centrs. Lielākā daļa no valsts pakalpojumiem ir pieejami tiešsaistē (www.eesti.ee), izmantojot digitālo autentifikāciju. Lai parakstītu un apskatītu elektroniski parakstītus dokumentus, izmanto brīvpiekļuves programmatūru, ko sauc DigiDoc un, neskatoties uz ģeogrāfisko atrašanās vietu, ikviens, kurš vēlas to izmantot, to var lejupielādēt (www.id.ee). Digitālie paraksti pilsoņiem ir bez maksas, un paraksts ir sasaistīts ar laika zīmogu. Digitāli parakstītus dokumentus glabā “konteinerā”, kur visi parakstītie faili tiek uzskaitīti kreisajā pusē, un paraksts kopā ar laika zīmogu tiek saglabāts labajā pusē. Risinājums ļauj pievienot tik daudz parakstu, cik nepieciešams.
14
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
Elektroniskais paraksts tiek izmantots kopš 2002. gada, un līdz 2015. gadam jau ir veikti 202 miljoni digitālo parakstu (Igaunijā ir 1,3 miljoni cilvēku). ID karte ir arī fiziskās identifikācijas un ceļošanas dokuments Eiropas Savienības (ES) robežās un obligāts personu apliecinošs dokuments no 15 gadu vecuma.
3.3.2 PĀRSKATS PAR KRIEVIJAS ‘’KRIPTO PRO’’ TEHNOLOĢIJU
Nacionālajā līmenī, ID-kartes izmantošanas principi (Universal Electronic Card - UEC) ir aprakstīti 2010. gada 27. jūlija Federālajā likumā №210-FZ “Par valsts organizāciju un pašvaldību pakalpojumiem”.
E-pārvaldes nodrošināšana pierobežas reģionos
15
Universal Electronic Card (UEC) ir plastikāta kartes atsevišķs veids, kas ļauj lietotājam veikt tiesiskas darbības, tostarp valsts, pašvaldību un komerciālo pakalpojumu saņemšanai elektroniskā formā. UEC izmēģinājums tika uzsākts 2012. gadā deviņos lielākajos valsts reģionos. Sākot no 2013. gada, UEC var lietot visi pilsoņi. Līdz 2015. gada februārim tika izsniegtas vairāk nekā 500 000 kartes (t.i. 0,34% no KF pilsoņiem). 2013. gada septembrī Krievijas Federācijas valdība ierosināja koncepciju par jaunu personu apliecinošu dokumentu (Elektronisko pasi), un tās izdošanas procesa sākšanu no 2016. gada 1. janvāra. Šobrīd Krievijā nepastāv vienots risinājums par elektronisko parakstu - tiek izmantota atšķirīga programmatūra: Crypto CSP (Crypto-Pro), CryptoARM (Digitālās tehnoloģijas), KARMA (EOS), Blokhost-EDS (Gazinformservice), Kriptoserver (Validata) un daudzas citas. Valsts iestādēs visbiežāk izmanto - CryptoARM programmu, kas domāta jebkura formāta un lieluma failu šifrēšanai un parakstīšanai. Šī programma atbilst visām Krievijas tiesību aktu prasībām par tiesiski nozīmīgu statusu, un to izmanto, lai parakstītu dokumentus e-pārvaldes pakalpojumu sistēmā, departamentu darbplūsmās, dažādiem līgumiem un citiem dokumentiem. Pareizi uzstādīta un konfigurēta CryptoARM programmatūra, ļauj lietotājam parakstīt, šifrēt, pārbaudīt parakstu un atšifrēt jebkuru failu tipus, izmantojot tās izvēlni, kā arī izmantojot File Manager konteksta izvēlni.
Lai to izmantotu arī ārpus Krievijas (pārrobežu paraksta risinājums), ir nepieciešama eksporta licence.
16
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
3.3.3 PĀRSKATS PAR LATVIJAS ID-KARTES TEHNOLOĢIJU Latvija sāka izsniegt elektroniskās identifikācijas kartes (eID), ko izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde kopš 2012. gada, tādējādi pievienojoties ES dalībvalstu grupai, kuras jau ir ieviesušas savu nacionālo eID. Neatkarīgi no fiziskās identifikācijas un ceļošanas dokumenta Eiropas Savienības (ES) ietvaros, eID nodrošina drošu autentifikāciju tiešsaistes pakalpojumiem un juridiski saistošu elektronisko parakstu. To nodrošina attiecīgs autentifikācijas sertifikāts, lai radītu un parakstītu elektroniskos dokumentus, un eID karte iekļauj arī 120 bezmaksas laika zīmogus. Elektroniskā paraksta pakalpojumu sniedz VAS “Valsts radio un televīzijas centrs”. Tā kā ID-karte Latvijā nav obligāta, tad nav arī daudz lietotāju digitālajiem pakalpojumiem, un arī ar ID-karti parakstīto dokumentu. Lielākā daļa e-pakalpojumu izmanto e-paraksta mākoņa risinājumu (eParaksts), kurā autentifikācija tiek veikta caur banku, vai arī izmantojot 3 līmeņu mobilo log-in (mob. Nr + parole + slepeno jautājumu). Tāpat lielākā daļa no pakalpojumiem ir pieejami, pieslēdzoties tiešsaistē bankā. Trešais digitālā paraksta risinājums tika radīts uzņēmējiem un valsts ierēdņiem 2013. gadā, kā ID karte, kas nebija obligāts un visiem pieejams risinājums, un tāpēc tas nav labs risinājums amatpersonām, lai parakstītu dokumentus, neizmantojot personīgo banku autentifikācijai.
3.3.4 PĀRSKATS PAR TEHNOLOĢIJU “LAIPNI BEZ PAROLES - WWP” Vairākas digitālās identifikācijas sistēmas piesaista lietotājus darbstacijām vai konkrētam datoram, kur uzstādītas visas komponentes, kas vajadzīgas darbam ar autentifikācijas rīkiem, tāpēc lietotājiem parādās atsevišķi izmantošanas ierobežojumi un neērtības. Tehnoloģiju «Laipni bez paroles» (WWP) nesen izstrādāja uzņēmums “e-Paraksts bez robežām”, un tā ir balstīta uz sarežģītu kriptogrāfijas un elektroniskā paraksta tehnoloģiju izmantošanu. Lai izmantotu šo tehnoloģiju, personai ir nepieciešams viedtālrunis, lai varētu nolasīt QR kodu. WWP tehnoloģija izmanto uz programmatūru balstītus drošības risinājumus (žetonus un viedkartes izmanto aparatūras balstīti drošības risinājumi).
E-pārvaldes nodrošināšana pierobežas reģionos
17
Katram jaunam klientam būtu jāmaksā neliela maksa par Sertifikātu un tā uzturēšanu. Lietotāja identifikācija pirmo reizi notiek caur banku. Risinājums ir realizēts portālā „Kriptogrāfiskā aizsardzība pret viltošanu - Crypto Contra Counterfeit” (ССС) http://fbc24.com/. Detalizēti WWP tehnoloģija ir aprakstīta krievu valodā, saitē YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=tHFvfTWet7c
3.4 DIGITĀLĀS ARHIVĒŠANAS IEVIEŠANA PIEROBEŽAS REĢIONOS – PRAKTISKS PIEMĒRS NO ESTLATRUS PROJEKTA 3.4.1 ELEKTRONISKĀS DOKUMENTĀCIJAS UN DIGITĀLĀS ARHIVĒŠANAS IEVIEŠANA Digitālā dokumentācija nav nekas jauns un ir pazīstama kopš brīža, kad darbvietās 1990-ajos gados plaši sāka lietot datorus, un visu valstu likumdošanas aktos ir noteikumi par elektronisko dokumentu izveidi, apmaiņu un arhivēšanu. Igaunijā galvenie elektronisko dokumentu lietojumu administratīvajā procesā reglamentējošie likumdošanas akti ir: » Likums “Par digitālo parakstu”1 » Likums “Par publisko informāciju”2 » Likums “Par arhīviem”3 » Administratīvā procesa likums4 un vairāki rīkojumi (administratīvā un dokumentu pārvaldības kārtība, arhivēšanas kārtība utt.). Vairums esošo noteikumu aptver elektronisko dokumentu dzīves cikla aktīvos etapus, taču parasti mazāk uzmanības ir pievērsts arhivēšanai, uzglabāšanai un saglabāšanai. Arhivējot dokumentus papīra formātā, ir iesakņojies priekšstats, ka dokumenti, kuri vairs nav nepieciešami pašreizējā darbībā, tiek nodoti arhīva pārziņā. Digitālajā vidē arhivēšanai, iespējams, ir jānotiek vēl pirms tam, kad dokuments ir sasniedzis sava dzīves cikla neaktīvo etapu, bet digitālo failu fizisko uzraudzību dalīti var nodrošināt arhīvs un iestāde, neietekmējot piekļuvi dokumentiem.
1 2 3 4
18
https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/508072014007/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/522122014002/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/530102013053/ https://www.riigiteataja.ee/en/eli/ee/Riigikogu/act/530102013037/consolide
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
Digitālās arhivēšanas prakse dažādās iestādēs ir atšķirīga un bieži ir atkarīga no profesionālo zināšanu, pieredzes, līdzekļu un prasmju esamības. Līmeni, kādā organizācijas kontrolē savus aktīvus, šķiet, nosaka arī elektronisko dokumentu veids (piem., teksta dokumenti, datu bāzes, audio vai video ieraksti, tīmekļa vietnes u.tml.); proti, statiskākie datu veidi (attēli, teksts) bieži vien arhīvos tiek kontrolēti labāk nekā dinamiskākie objekti. Nodrošinot plānveida kontroli pār elektronisko dokumentu dzīves ciklu, tiek atvieglota arhivēšana to dzīves cikla beigās; arhivēšanas procesa automatizācijas priekšnosacījumi ir adekvāti metadati, autentifikācijas prasību izpilde, integritātes kontrole un pastāvīga darījumu/operāciju dokumentēšana. Lietojot automatizētos līdzekļus aktīvai elektronisko dokumentu pārvaldībai visā to dzīves cikla laikā, tiek nodrošināta efektivitāte arī turpmāk administratīvajos procesos saistībā ar dokumentu pārvaldību, atbildēšanu klientiem un informācijas datu bāzes izveidi lietotāju apkalpošanas uzlabošanai. Šajā Rokasgrāmatas sadaļā tiks izmantots piemērs no EstLatRus projekta (arhivēšanas sertifikātu darbplūsmas automatizācija). Tas ir piemērs, kā īstenot elektronisko dokumentu dzīves cikla kontroli, lai atvieglotu digitālo arhivēšanu un uzlabotu darba efektivitāti organizācijā, kurai attiecīgie dokumenti pieder.
3.4.2 INFORMĀCIJA PAR PĀRROBEŽU DOKUMENTU PĀRVALDĪBU EstLatRus projekta iecere bija veicināt pārrobežu režīmā izmantojamu e-pakalpojumu ieviešanu, izstrādājot tam nepieciešamos likumdošanas aktus, administratīvās procedūras, kā arī nodrošinot attiecīgo IST infrastruktūru un personāla prasmes. Narvas, Kingissepas un Slancu vietējie arhīvi izsniedz izziņas abās Igaunijas un Krievijas robežas pusēs, taču pašreizējais process, kurā tiek izsniegti papīra dokumenti, ir lēns. Papildus tam, ka starp pusēm nebija panākta vienošanās par digitālo parakstu lietošanu, šķērslis bija arī ar elektronisko dokumentu efektīvu pārvaldību un arhivēšanu saistītās grūtības. Arhīvu iestādes izsniedz daudz dažādu dokumentu apliecinātas kopijas lielam daudzumam pieteicēju, no kuriem trešā daļa tiek izsniegtas pārrobežu režīmā. Šī iemesla dēļ būtiska ir pārrobežu elektroniskās dokumentu apmaiņas un arhivēšanas ieviešanas efektivitāte. Tika veikta procesa analīze nolūkā apzināt pašreizējā darbības procesa pārstrukturēšanas iespējas, lai panāktu lielāku efektivitāti un ātrumu, kā arī ieviestu izveidoto dokumentu digitālu arhivēšanu.
E-pārvaldes nodrošināšana pierobežas reģionos
19
3.4.3 PROCESA ANALĪZE Izziņas izsniegšanas process parasti sākas ar iesnieguma saņemšanu papīra dokumenta formā pa pastu, iesnieguma personīgu iesniegšanu, kā arī bieži vien iesniegums tiek sagatavots arhīva atrašanās vietā, nosūtīts pa elektronisko pastu vai faksu, vai arī notiek telefoniski. Iesnieguma izskatīšana var ilgt no vienas dienas līdz pat vienam mēnesim atkarībā no iesnieguma un pieprasītās informācijas veida. Vidējais izskatīšanas laiks arhīvā ir 1 nedēļa. Arhīva izsniegtais apliecinātais dokuments ir galīgs pēc tam, kad to ir parakstījusi atbildīgā amatpersona un tas ir iereģistrēts arhīva dokumentu reģistrā. Dokumenti pieprasītājam tiek nosūtīti pa pastu, izsniegti personīgi (uzrādot personu apliecinošu dokumentu) vai reizēm arī trešajai personai, kura rīkojas kā kurjers (ir nepieciešams rakstisks pilnvarojums). Vienkāršākie efektivitātes palielināšanas pasākumi šajā vienkāršajā procesā, kura pamatā ir korespondence, būtu alternatīvu līdzekļu vai paņēmienu lietošana, piemēram: » standarta elektronisku iesniegumu veidlapu lietošana, kas nodrošinātu, ka iesniedzēji sniedz informāciju, kura ir pietiekama pieprasījuma izpildei un vēlākai pieprasījuma arhivēšanai elektroniska dokumenta formā. Tas var mazināt nepieciešamību pēc papildu informācijas pieprasījumiem no pieprasītājiem vai citām iestādēm pieprasījumā turpmākās apstrādes/izskatīšanas gaitā. » Saņemto papīra formāta iesniegumu skenēšana un apstrāde, izmantojot rakstzīmju optiskās atpazīšanas programmas, lai varētu kopēt tajos esošo tekstu attiecīgās informācijas meklēšanai arhīvā, kā arī izmantošanai arhīva izziņas sagatavošanā. Veicot skenēšanu kontrolētā vidē, papīra dokumentu vietā var arhivēt iesniegumu skenētās versijas. » Elektronisku meklēšanas līdzekļu lietošana vai ieviešana arhīvu kolekcijās, jo meklēšanas datubāzē ir daudz efektīvāka nekā papīra formāta dokumentu pārlūkošana. Tirgū ir pieejami īpaši arhīvu pārvaldības programmatūras risinājumi. Meklēšanai arhīvā var pielāgot arī elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas (turpmāk tekstā - ERMS). » Kopīgotas metadatu kopas noteikšana, aprakstot organizācijas saņemto un izsniegto dokumentu veidus. Meklēšanu un izguvi gan elektronisko dokumentu pārvaldības, gan arhīvu pārvaldības sistēmās uzlabo un paātrina arī kopīgotas nozares vārdnīcas, atslēgvārdi un krātuves (tēzauri). » Organizācijas ERMS lietošana uzdevumu došanai (piem., atrast attiecīgos dokumentus un sagatavot arhīva izziņu) darbiniekiem, kā arī darba gaitas pārraudzī-
20
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
bai. Tas palīdz izvairīties no situācijas, kad daži iesniegumi tiek izskatīti ilgi vai „aizmirsti“ kāda darbinieka prombūtnes, slimības vai citu iemeslu dēļ. » Atrasto un arhīva izziņas sagatavošanai izmantojamo arhīva dokumentu digitalizācija. Skenētos attēlus var uzglabāt iestādes ERMS vai arhīva datubāzē pārbaužu veikšanai un lietošanai nākotnē, kad, piemēram, tiktu saņemts atkārtots pieprasījums vai iesniegums izsniegt papildu izziņas. » Gatavu dokumentu standartformu (veidņu) lietošana arhīva izziņām, piesaistot tās saņemto iesniegumu reģistrācijas sistēmai (piem., ERMS). Nodrošinot savstarpējo sasaisti, ir iespējams automātiski aizpildīt dažus dokumenta standartformas laukus, tādējādi paātrinot arhīva izziņas sagatavošanas procesu. » Elektronisko dokumentu vai ierakstu pārvaldības sistēmas (ERMS) lietošana reģistrācijai, dokumentu apstiprināšanai un digitālai parakstīšanai arhīvā, lai paātrinātu izskatīšanas un apstiprināšanas procesu. Piemērs: » Katru reizi, kad tiek reģistrēts jauns iesniegums, ir jāveic meklēšana ERMS nolūkā pārbaudīt, vai tāds pats iesniegums jau nepastāv vai ir saņemts un izskatīts jau iepriekš, tādējādi paātrinot atbildes sagatavošanas procesu. » Iespēja meklēt saņemtos iesniegumus elektroniskajā datubāzē pēc atslēgvārdiem (personas vārds, uzvārds, ģeogrāfiskais apgabals, datumu diapazons, dokumenta tips utt.). » Iepriekš noteiktu darbplūsmu lietošana ERMS dokumentu apstiprināšanas un parakstīšanas procesā iestādē, lai paātrinātu izskatīšanas un apstiprināšanas procesu, kā arī lai nodrošinātu procesa izsekojamību. » Iegūtais pašreizējo, digitāli parakstīto dokumentu digitālais arhīvs komplektā ar visiem nepieciešamajiem metadatiem ir viegli arhivējams elektroniskā formātā vietēji vai nododams arhīva pakalpojumu sniedzējam. » Elektroniskā paraksta lietošana ar roku uzlikta paraksta vietā, kā arī elektronisko zīmogu lietošana nodrošina laika ekonomiju, paātrina elektronisko dokumentu apmaiņu un nodrošina iespēju nākotnē šos dokumentus arhivēt digitāli. » Noformēto arhīva izziņu nosūtīšana to pieprasītājiem, izmantojot elektroniskos sakaru līdzekļus, tādējādi paātrinot pārsūtīšanas procesu un ieekonomējot sūtīšanai pa pastu nepieciešamos līdzekļus. Gadījumos, kad ir liels failu apjoms vai ir nepieciešams lietot drošus saziņas kanālus, var lietot Dropbox līdzīgas failu kopīgošanas platformas, kur tiek kontrolēta piekļuve un nodrošināta lietotāju autentifikācija. Eksportēšanai un importēšanai, izmantojot šos līdzekļus, ir jābūt iestrādātai ERMS risinājumos.
E-pārvaldes nodrošināšana pierobežas reģionos
21
» Lai izvairītos no grūtībām, kuras ir saistītas ar digitāli parakstītu dokumentu izmantošanu, iestādēm ir jāvienojas par failu formātiem un veidiem (piem., ļoti veci/ļoti jauni failu formāti vai to versijas; failu formāti, kuri izveidoti, lietojot programmatūru, kuras nav citam apmaiņā iesaistītajam partnerim). Ieviešot dažas vai visas šīs funkcijas, tiek automatizēta ar iesniegumu/pieprasījumu apstrādi un attiecīgo izziņu izsniegšanu saistītā darbplūsma. Tādējādi iesaistītajām iestādēm tiktu nodrošināti būtiski ieguvumi attiecībā uz atbildes sniegšanai klientiem nepieciešamo laiku, novērsta darba dubulta veikšana un laika gaitā izveidota digitāla krātuve, kurā ir iespējama meklēšana ar automatizētiem līdzekļiem un kura var tikt arhivēta kā viens veselums.
3.4.4 GŪTĀ MĀCĪBA UN SECINĀJUMI » Digitālā arhivēšana sākas, nodrošinot elektronisko dokumentu aktīvas pārvaldības kontroli iespējami agrīnā etapā (vislabāk - to izveides brīdī). » Digitalizējot papīra formāta dokumentus, tiek paātrināta to turpmākā apstrāde un novērsta situācija, kad tiek veidota papīra formāta un digitālā formāta dokumentu hibrīdkrātuve, kura ir sarežģīti arhivējama un lietojama. » Digitālajā arhīvā tiek izmantoti ne tikai tajā esošie ieraksti/dokumenti, bet arī to metadati (meklēšanai un izguvei, kā arī ierakstu/dokumentu īstenuma pārbaudei). Visās valstīs eksistē dokumentu pārvaldības metadatu standarti un/vai arhivēšanas kārtības apraksti, un tie ir jāizmanto. » Galvenais līdzeklis visām prasībām atbilstošu (īstu) elektronisko dokumentu izveidē, apmaiņā, arhivēšanā un uzglabāšanā ir elektroniskais paraksts. » EDMS ir nodrošināta lielākā daļa funkciju, kuras ir nepieciešamas, lai kontrolētu elektroniskos dokumentus visā to dzīves cikla garumā, kā arī automatizētu šo dokumentu arhivēšanu. » Arhivēšanas uzdevumu ievērojami atvieglo savstarpējas vienošanās starp galvenajiem informācijas apmaiņā iesaistītajiem partneriem un esošo standartu ievērošana. » Digitālajai arhivēšanai nav nepieciešami būtiski resursi; to var sākt, lietojot standarta biroja programmatūru un dokumentu apstrādei lietotos līdzekļus. Galvenā komponente ir dokumentu procesu un dzīves cikla analīze, ņemot vērā ar arhivēšanu saistītās prasības. Dokumentu izveides un pārvaldības procesus var pārskatīt un pārstrukturēt, tādējādi nodrošinot pilnībā digitāla dokumentu arhīva
22
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
izveidi. Arhīvu var uzturēt ERMS līdz brīdim, kad beidzas tā uzglabāšanas laiks, veicot periodisku datu pārsūtīšanu uz īpaši atvēlētu digitālā arhīva pārvaldības programmatūras sistēmu, arhīva pakalpojumu sniedzējam/publiskam arhīvam. Pēdējā gadījumā ir jāievēro attiecīgā arhīva noteikumi un normatīvi. » Digitālajai arhivēšanai nekad nebūs pilnīga normatīvā regulējuma; proti, likumdošanas akti ir tikai pamats iespējai lietot un arhivēt elektroniskos dokumentus. Taču šo procesu praktiskai ieviešanai nepieciešamais granularitātes līmenis vienmēr būs saistīts ar nepieciešamību pēc iniciatīvas, plānošanas un pārvaldības no pašas iestādes puses. Attiecībā uz īstenošanas fāzi eksistē noderīgas vadlīnijas un labākā prakse (skatīt 1. pielikumu “Noderīgi avoti”).
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
23
1. PIELIKUMS: NODERĪGI AVOTI Arhivēšana » Igaunijas Valsts arhīvs http://www.arhiiv.ee/en Digitālais paraksts » Igaunijas identifikācijas karte un digitālā identitāte: http://id.ee/index.php?id=30500 Elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmas » https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/information-society/records-management-information-governance » http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/ managing-electronic-records-without-an-erms-publication-edition.pdf Metadati » http://community.aiim.org/browse/blogs/blogviewer/?BlogKey=da202182-57 5a-4ce5-87f5-0c3c1ddf3802&tab=recentcommunityblogsdashboard Papīra dokumentu skenēšana » http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-policy/scanning-incoming-paper.aspx » http://www.archives.gov/frc/scanning/why-scan.html » http://www.aiim.org/Research-and-Publications/Research/AIIM-White-Papers/ Archived-Content Citi avoti » Digitizing Public Services in Europe: Putting ambition into action - 9th Benchmark Measurement, European Commission (2010) » Global Information Technology Report 2012, World Economic Forum (2012) » Study on Analysis of the Needs for Cross-Border Services and Assessment of the Organisational, Legal, Technical and Semantic Barriers, European Commission (2011) » United Nations e-Government Survey 2012 – e-Government for the People, United Nations New York (2012) » United Nations e-Government Survey 2014 – e-Government for the Future We Want (2014)
24
E-pārvaldes ieviešanai pierobežas reģionos
Igaunijas – Latvijas – Krievijas Pārrobežu sadarbības programma Eiropas kaimiņattiecību un partnerības instrumenta ietvaros 2007 – 2013 finansiāli atbalsta kopīgus pārrobežu attīstības pasākumus, lai uzlabotu reģiona konkurētspēju, izmantojot tā potenciālu un izdevīgo atrašanās vietu krustcelēs starp ES un Krievijas Federāciju. Programmas mājas lapa: www.estlatrus.eu
e-Governance Academy Foundation T천nism채gi 2 10122 Tallinn Estonia + 372 641 1313 info@ega.ee