Projekt «Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa-Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades» Uudiskiri Nr 1
Detsember 2013
Projektiosalejad
e-teenused piiriüleses koostöös hakkavad olema paremini kättesaadavad Projekti (i.k. Increasing capacity of local authorities in providing e-services in IdaVirumaa–Leningrad oblast cross-border area) kaasrahastab Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm 2007–2013. Tegemist on pilootprojektiga, mis soodustab Kirde-Eesti ja Venemaa Leningradi oblasti piiriülestes administratsioonides olevates arhiivides (Narva, Kingissepp, Slantsy) ühiskonnale vajalike e-teenuste väljaarendamist. Projekti kolm peamist eesmärki on: • Arendada välja lahendused e-teenuste pakkumiseks piiriüleste omavalitsuste arhiivides; • Välja töötada kolmes väljavalitud omavalitsuses ühtsed e-lahendused spetsiaalsete teenuste pakkumiseks; • Levitada väljatöötatud e-lahenduste kohta infot Eestis, Lätis ja Venemaal (programmi piirkonnas); Olukorra analüüsist selgub, et Venemaa piirialadel elavatel inimestel tuleb sageli kokku puutuda dokumentidega, mis puudutavad maaomandit, sugulaste haudasid, tööstaaži jm. Paberkandjal tõendeid tänaseks iseseisvunud riikide arhiividest küsides tuleb inimestel ülepiiriliselt kokku puutuda mitmete keeleliste ja administratiivsete probleemidega. Kahjuks ei tööta täna veel nn ühtse teenusvärava meetod (one-stop-shop), mille puhul peaks kodanik avaliku teenuse tarbimiseks pöörduma üksnes ühe riigiasutuse teenusletti ning edasise töö, mis on seotud vastava päringu rahuldamisega, peaksid ära tegema ametnikud elektroonse koostöö abil teiste, sealhulgas piiririikide riigistruktuuridega.
Piiriülese elekroonse suhtluse peamine keerukus seisneb digitaalse allkirja aktsepteerimises mõlema riigi seadusi järgides – kui Eestis kehtib inimesepõhine unikaalne digitaalne autentimine ID-kaardi abil ning sertifikaatide õigsus ja kehtivus on garanteeritud Sertifitseerimiskeskuse poolt, siis Venemaal võib olla allkiri seaduslik nii inimesepõhiselt kui asutusepõhiselt ning lisaks Riiklikule Sertifitseerimiskeskusele on üle riigi sadu sertifitseerimisteenust pakkuvaid asutusi. Antud projekt tahab pakkuda peamisi e-teenuseid Eesti-Vene piirialal, mis tõhustab kodanike päringute esitamist arhiivides, lühendab päringu menetlemise protsessi ning vastuse saamise aega. Projektitegevuse esimeseks ülesandeks oli kaardistada arhiivide töö ning päringutega seotud infojagamise kitsaskohad kodanikele. Edasi arendatakse välja e-teenused kahe enimnõutud päringu – töötamise ajalugu ning matustega seotud info jaoks. Lõppkasutajate jaoks kirjutatakse ka e-teenuste kasutamise juhend ning omavalitsuste ametnike ning arhiivitöötajate jaoks valmistatakse ette koolitus, mille abil oskavad nad vastavat teenust efektiivsel moel pakkuda. E-teenuste infot levitatakse väljatrükitud flaierite abil ning samuti interneti teel (info pannakse üles projektipartnerite kodulehele).
Projekti tegevused juuni–detsember 2013 Projekt algas 2013.aasta juunis ning kestab 18 kuud. 2013. Aasta tegevused olid:
1. juuli Esimene partnerite kohtumine Tallinnas Selgitati ühiselt projekti eesmärke ning oodatavaid tulemusi; Loodi 7-liikmeline nõukogu projektitegevusi jälgima; Põhipartner (E-Riigi Akademia) tutvustas lepinguga kaasaskäivad eritingimusi ning programmi reegleid, sh aruandlus- ning rahastamistingimusi jne; Projekti tegevus jaotati viieks erinevaks tegevuspaketiks ning vastutavad Partnerid said ülevaate oma kohustustest.
2. juuli Esimene avalik infoseminar.
Puhkusteperioodiga kokkulangemise tõttu osales seminaril 18 inimest. Kutse oli eelnevalt saanud 53 erinevat asutust ning vastavat ametnikku, sh meediakanalid. Üheks olulisemaks osalejaks oli Riigiarhiivi direktor Toivo Jullinen, kellega arutati arhiivide digitaliseerimise protsessi ning lahendusi, samuti piiriülest digitaalsete dokumentide vahetamist ning digitaalse allkirja andmise võimalustest moel, et see oleks ühtemoodi aktsepteeritav mõlemal pool piiri – Eestis ja Venemaal.
August–Detsember
Sihtomavalitsustes ning arhiivides kasutatava e-riigi teenuste formaadi tundmaõppimine. Soovituste ning uute võimaluste väljatöötamine e-lahenduste pakkumiseks kohalike omavalitsuste tasandil, mis puudutab korraldust, määrustikke, administratiivseid protsesse, IKT-infrastruktuuri, võrgustiku loomist, andmete säilitamist jne.
august–detsember
Ringküsitlus Narva, Slantsy ning Kingissepa piiriarhiivide klientidele, samuti arhiivitöötajate ning omavalitsuste küsitlemine. Küsitlemise alusel on koostatud analüüs kodanike avalike teenuste vajaduste osas. On välja selgitatud kõige nõutumad arhiiviteenused omavalitsustes eesmärgiga üle viia need e-formaati ning kasutada piiriüleselt. On tehtud analüüs kolme omavalitsuse võimekuse osas osutada elektroonseid teenuseid.
November–detsember Digitaalse dokumendivahetuse kokkulepped on arutamisel ning kinnitamisel.
Tsitaat:
“Väikseim eesmärk on luua võimalus iga Eesti või Venemaa elaniku jaoks, kellel on digitaalallkirja andmise võimalus, pöörduda päringu tegemiseks otse arhiivitöötajate poole. Detailsem eesmärk on luua hädavajalikud organisatsioonilised ning tehnilised tingimused riigisiseste „one stop shop“ -süsteemide võimaluste laiendamiseks viisil, et kodanikud saaksid pöörduda „enda“ ametnike poole avalike teenuste tarbimiseks distantsilt. Ametnikud, kes osutavad avalikke teenuseid oma riigi kodanikele, võiksid koostööd teha enda kolleegidega teisel pool piiri, vabastades kodanikud sellest kohustusest“. Nikolai Ermakov, juhatuse liige, MTÜ „e-Signature Without Borders“
Toivo Jullinen
Arvo Ott, E-Riigi Akadeemia SА Tegevdirektor
“Käesolev dokument on koostatud Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti – Läti – Vene piiriülese koostöö programmi 2007 – 2013 rahalise abiga. Dokumendi sisu eest vastutavad antud projekti partnerid ja mitte mingitel tingimustel ei saa tõlgendada dokumendi sisu Programmi, Programmis osavate riikide ja Euroopa Liidu seisukohti peegeldavana.”
2
Fookuses
Narva arhiivi juhataja sõnul
päringule võtab vastus aega kohati kuni 5 kuud
Narva arhiivi juhataja Andres Kustola ütleb, et keskmine päringute arv aastas ulatub Narva arhiivis kuni 1200-ni, millest 40% on Narvast väljastpoolt tulevad päringud, peamiselt Venemaalt. Kustola sõnul on suurem osa päringuid seotud tõenditega palgaarvestusest ning tööstaažist, ettevõtete ümbernimetamisest, sugulaste hauakohtadest, lisaks taotletakse ka kohtuotsuseid, notariaalseid dokumente. „Inimene tuleb meie arhiivi kohale kas ise või saadab kirja. Postiga saadetud vastus jõuab päringu esitajani keskmiselt kuni 5 kuuga. Arvestage ise – poolteist kuud läheb kiri ühes suunas, poolteist teises. Lisaks aeg dokumentide ettevalmistamiseks. Tuleb ette ka selliseid juhuseid, kus näiteks Kingissepa arhiivi töötajad koguvad mõnda aega dokumente, et seejärel vormistada Eesti viisa ning tuua Kingissepa elanike päringud meile. Mõne aja möödudes naasevad nad uuesti Eestisse vastuse järele. Kahtlemata võimaldavad arhiivide elektroonsed teenused kordades lühendada eelmainitud ajakulu ning vabastada inimesi liigsetest kulutustest. Narva arhiiv on väga huvitatud e-teenuste juurutamisest. Näiteks võiksid pensionifondid teha arhiivile päringuid interneti kaudu ning arhiiv saaks samamoodi vastata. Või siis ütleme, et inimene pöördub Kingissepa arhiivi – kollegid saadavad meile päringu interneti teel edasi ning me vastame elektroonselt. Seejärel saab juba arhiiv anda konkreetsed dokumendid välja päringu esitajale. Ka võib ju inimene päringu teha otse meie arhiivi aga dokumentide kättesaamist palub nö „oma“ arhiivis, sest seal on tema isikuandmed juba olemas. Selleks, et korraldada elementaarne infovahetus, on vaja digitaalse allkirja tunnistamist mõlemal pool piiri“.
Dmitri Trutnev, e-Riigi tehnoloogiate keskus ITMO
“2013.a. novembris – detsembris viisime lisaks Narvale läbi uuringu Slantsy ning Kingissepa haldusüksuste arhiivinduse sektorite valmisoleku osas osutamaks piiriüleseid avalikke teenused elektroonsel kujul. Uuringu tulemusena selgus terve rida olulisi fakte, mida tasub projekti elluviimisel arvesse võtta. Näiteks – kehtiv määrustik arhiiviteenuste osutamise kohta elektroonsel kujul, mis on kinnitatud Leningrdi oblasti arhiivikomitee 27.12.11 No.36 käskkirjaga, sisaldab terve rida sätteid, mis välistavad elektroonsete teenuste täisväärtusliku osutamise. Positiivne on aga see, et arhiivisektoris on juba loodud eraldiseisev digitaalne sidekanal, mis on loodud Vene Föderatsiooni Pensionifondi poolt. Kanalit kasutatakse fondile esitatud päringute täitmiseks. Sellise lahenduse kogemust ei ole aga hetkel võimalik meie projekti jaoks kohandada põhjusel, et see kanal ei ole kättesaadav projekti ülejäänud partneritele. Slantsy ning Kingissepa arhiivid kasutavad juba ammu tarkvarapaketti „Arhiivifond“. Informatsioon on koondatud Leningradi oblasti arhiivide e-otsingusüsteemi, mis asub veebilehel: http://archiveslo.ru. See programm nõuab aga informatsiooni sisestamist mitmel tasandil ning on keeruline protsess. Samuti on see ka ajakulukas eelkõige arhiivitöötajatele. See ei võimalda lähiajal täies mahus digitaliseerida fonde arhiividokumentidega ning üle minna nende automatiseeritud arvepidamisele. Analüüs võimaldab teha järeldusi, et antud projekti eesmärkide edukas saavutamine on Venemaa olemasoleva seadusandluse juures siiski võimalik, kuid seda arhiivitöötajate ning mainitud administratsioonide töötajate valmisolekul olemasolevaid administratiivsed määrustikke üle vaadata. Samuti tuleks hakata kasutama mitte ametkondlikke, vaid avalikke sidevahendeid. Võtmeküsimus on usaldusruumi loomine digitaalse allkirja infrastruktuurile pilootarhiivides ning piiriülestes administatsioonides.”
Raivo Ruusalepp, arhiiviekspert (Dokumendikonsultatsionide OÜ) «Nagu selgus tehtud arhiivide uuringust, toetavad kõik arhiivi töötajad e-teenustele üleminekut, kuid samas ei ole täna veel ühtset nägemust, kuidas seda teostada»
Kes on kes
3
Projektipartnerid on:
EESTIS
VENEMAAL
E-Riigi Akadeemia Sihtasutus
Peterburi Rahvusliku Teadusülikooli infotehnoloogia, mehaanika ja optika e-riigi tehnoloogiate keskus
põhipartner www.ega.ee
E- Riigi Akadeemia Sihtasutus (eGA) on mittetulunduslik infoühiskonna arendus- ja analüüsikeskus, mis loodi 2002. aastal Eesti Vabariigi Valitsuse, ÜRO Arenguprogrammi (UNDP) ja Avatud Ühiskonna Instituudi (OSI) vastastikuse mõistmise memorandumi alusel. Peamised tegevussuunad on uurimustöö, koolitused ja IKT-alane nõustamine. Omab 10-aastast kogemust juhtida riiklikke ning rahvusvahelisi e-riigi teemalisi projekte, olles seotud kümnete erinevate riikidega ning rahvusvaheliste organisatsioonidega nagu ÜRO arenguprogramm (UNDP), Ameerika abiprogramm USAID, Avatud Ühiskonna Instituut (OSI) ja SOROS programm, Maailmapank jne . Antud projektis analüüsib eGA Eesti e-teenuste raamistikku, kaasab vastava arhiivieksperdi kolme arhiivi olukorda hindama ning soovitusi andma arhiiviteenuste digitaliseerimiseks, koordineerib projektitegevusi partnerite vahel, olles vastutav rahastajaga suhtlemise eest ning tagab projektitegevuste vastavuse rahastamise reeglitele.
MTÜ „e-Signature Without Borders” („piirideta digitaalne allkiri“)
www.e-swb.com Rahvusvaheline assotsiatsioon «e-Signature Without Borders» (e-SWB) asutati 2008. Aastal koostöös erinevate juriidiliste asutustega Euroopast ja Venemaalt. Tegeleb riikidevahelise elektroonse koostöö võimaluste laiendamisega. Projektipartnerina seab oma eesmärgiks hõlbustada organisatsiooniliste, õiguslike ning tehniliste protseduuride paigaldamist, mis annavad õigusliku jõu piiriülesele digitaaalallkirjastatud dokumentide kasutamiseks.
www.egov.ifmo.ru
Toetab Venemaal erinevaid e-riigi arendamisega tegelevaid projekte. Ülikool on olnud seotud erinevate riiklike ja rahvusvaheliste projektidega, sealhulgas RUNNet võrgustiku ning G2B-teenuste arendamisega. Antud projektis tegeleb ühise e-teenuste arendamismalli loomisega piirialadel ja kolmes valitud omavalitsuses. Tegeleb valitud e-teenuste loomise ettevalmistamise ning loomisega, hilisema testimise ning info levitamisega. Koordineerib e-teenuste juriidikaga seotud arutelusid partnerite vahel.
Kingisepa piirkondlik omavalitsus www.kingisepplo.ru
Viimase 10 aasta jooksul on Kingisepa omavalitsus olnud aktiivne partner erinevates piiriülese koostöö projektides ning on üks kolmest omavalitsusest antud projektis, mis on otseselt seotud e-teenuste testimise ning juurutamisega.
Slantsy piirkondlik omavalitsus www.slanmo.ru
Slantsy omavalitsus on samuti olnud seotud erinevate riiklike ning rahvusvaheliste piiriülese koostöö temaatikat puudutavate projektiga. Antud projektis on Slantsy omavalitsus ning selle arhiiv samuti otseselt seotud e-teenuste testimise ning juurutamisega.
Narva Linnavalitsus
AS Sertifitseerimiskeskus (Eesti)
www.sk.ee
Sertifitseerimiskeskus (SK) on 2001.aastal asutatud riiklikult akrediteeritud sertifitseerimisja ajatempliteenusele ning sellega seotud tarkvara arendusele ja opereerimisele keskendunud ettevõte. SK tagab kodanikele ID-kaardi-põhise isikutuvastamise ja digitaalse allkirja sertifikaatide õigsuse ja kehtivuse. Antud projektis on SK peamiseks koostööpartneriks Venemaal töötavale Sertifitseerimiskeskusele, et garanteerida piiriülene digitaalse allkirja tunnustamine.
Loode-Venemaa e-arengu koostöökeskus (e-Development Partnership in the North-West of Russia) www.prior.nw.ru Loodud kui regioonidevaheline ühisalgatus. Aitab kaasa Loode-Venemaa Föderaalpiirkonna territooriumite arendamisele kaasaegsete info-ja kommunikatsioonitehnoloogiate efektiivse kasutamise kaudu. Abistab projekti kvaliteetse ekspertiisi ning professionaalse toe hankimises efektiivsete IT-lahenduste arendamise jaoks sihtomavalitsustele. Kontaktide võrgustikud Loode-Venemaal ning teistes Venemaa regioonides aitavad kaasa kiirele ning laialdasele projektitulemuste levitamisele.
Leningradi piirkonna telekommunikatsiooni ja informatiseerimise komitee (Committee for Telecommunication and Informatization of the Leningrad region government) http://kis.lenobl.ru/
Komitee pakub projektitegevustele regionaalsel tasandil poliitilist tuge ning levitab projektiinfot ning selle tulemusi teistes Leningradi oblasti piirkondades peale e-teenuste väljaarendamist ja testimist.
Narva Ärinõuandla SA
www.nbas.ee Mittetulunduslik konsultatsioonifirma, mis toetab ärilist tegevust Kirde-Eestis. Pakub ärialaseid konsultatsioone nii uutele kui ka juba töötavatele äriettevõtetele Eestis kui ka ärimeestele ja investoritele Euroopast ja Venemaalt. Viimase 15 aasta jooksul on osalenud enam kui 30-s projektis, millest enamus on olnud seotud piiriülese koostööga ning rahvusvaheliste rahastajatega. On antud projektis vastutav selle visuaalse poole eest, koordineerib avalikke suhteid ning suhtleb projektipartneriteks olevate kohalike omavalitsustega.
Teised koostööpartnerid:
Läti Rezekne kõrgkool (Rezekne Higher Education Institute) www.ru.lv. Annela Kiirats, Projektijuht
Kõrgkooli peamine ülesanne on projektitulemuste tutvustamine Lätis peale e-teenuste testimist ning kasutuselevõtmist kolme omavalitsuse arhiivides. Koostööpartnerina abistab uudiskirja tõlkimisel Läti keelde ning korraldab teavitusseminari Lätis peale e-teenuste väljaarendamist 2014.a lõpus.
www.narva.ee
Narva Linnavalitsusel on pikaajaline kogemus osalemaks erinevates Euroopa Liidu poolt rahastatavates projektides, sisaldades ka piiriülese koostöö projekte. Olles üheks väljavalitud omavalitsuseks antud projekti tegevustes, on Narval oluline roll projekti tegevuste täideviimisel, tulemuste testimisel ning e-teenuste juurutamisel Narva arhiivis.
Kõik projektipartnerid suhtlesid omavahel juba enne projektitegevuste algust ning enamusel on varasem kogemus omavalitsuse töös või avalike teenuste efektiivsuse tõstmises nende digitaliseerimisel.
4
Järgmise 6 kuu plaanid • Kirjalikud kokkulepped digitaalselt allkirjastatud dokumentide vahetamiseks piiriüleselt • Kirjalikud kokkulepped kolme omavalitsuse vahel teise riigi digitaalse allkirja aktsepteerimiseks • Arhiivide töötajate õppevisiitide korraldamine piiriülesesse arhiivi • Kahe e-teenuse väljatöötamine kolmes arhiivis
Edasised tegevused: • Kahe loodud e-teenuse testimine. Testijateks on projektipartnerite Narva, Slantsy ning Kingissepa piirialade elanikud, kes on potentsiaalsed arhiiviteenuste kasutajad. • Omavalitsuste personali ning arhiivitöötajate väljaõpe, mis annab piisavad edaspidi e-teenuseid pakkuda. • Arhiividokumentide üleviimine digitaalsesse formaati (päringupõhiselt). See töö jätkub ka peale projektitegevuste lõppu.
Projekti positiivset mõju on tunda kõigi kolme piiriüleses koostöös osaleva riigi – Eesti, Läti ja Venemaa piirialadel. Koos väljatöötatud lahendused saavad olulisteks vahenditeks Eesti ja Venemaa kaugemate piirkondade konkurentsivõime suurendamiseks, tõstes samas koha atraktiivsust. Antud pilootprojekt arendab ja testib kahte arhiivi e-teenust ning efektiivse töölerakendamise tulemusena on kaudsed kasusaajad kõik Est-Lat-Rus programmipiirkonna elanikud – ca 20 piiriäärset omavalitsust ja 90 maakonda kuna väljatöötatud e-teenuseid saab edasi arendada ka teistesse piirkondadesse. Interneti kättesaadavusega muutuvad elekt-
roonsed teenused projekti tulemusena avatuks ning ligipääsetavaks igapäevaseks kasutamiseks mitte ainult projekti sihtgruppidele, vaid ka programmi piiridest väljapoole. Kõik, kes vajavad informatsiooni või dokumente - nii füüsilised kui juriidilised isikud, saavad riiklikke teenuseid kasutada efektiivsemalt ning väiksema ajakuluga.
Rahastamine Projekti kaasrahastab Euroopa naabrus – ja partnerlusinstrumendi Eesti–Läti–Vene piiriülese koostöö programm 2007–2013. Projekti eelarve on 199 337 eurot, millest programmipoolne toetus (90%) on 179 403,30 eurot ning omafinantseering (10%) on 19 933,70 eurot. “Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi
NB!
Projekti kohta saab infot: http://www.ega.ee/projects/ELRII-470
Kontaktid: Annela Kiirats e-Riigi Akadeemia Тõnismägi 2 10122 Tallinn +372 6411313 annela.kiirats@ega.ee
Eesti–Läti–Vene piiriülese koostöö programm 2007–2013 toetab rahaliselt ühiseid arendustegevusi regiooni konkurentsivõime parandamiseks, kasutades ära regiooni potentsiaali ja soodsat asukohta Euroopa Liidu ja Vene Föderatsiooni vahelisel ristteel. Programmi koduleht on www.estlatrus.eu.”
Vitali Sergejev Narva Ärinõuandla Tallinna mnt 19c 20303 Narva +372 35 79395 vitali@nbas.ee