Projekt Projekt „Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa- Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades (e-G2C)“ Uudiskiri Nr 2
JUULI 2014
Kontakt on loodud!
Piiriäärsete administratsioonide arhiivitöötajad käisid üksteisel külas õppevisiitidega Projekti piiriäärsete partnerlinnade Narva (Eesti, Ida-Virumaa), Kingissepa ja Slantsõ (Venemaa, Leningradi oblast) arhiivitöötajad said juunis võimaluse täiendada oma erialast teadmistepagasit ja vahetada kogemusi – nii omavahel kui ka kõrgemalseisvate arhiivistruktuuride esindajatega.
3.-4. juunil tehti õppevisiit Eestisse. Venelased külastasid algul linnaarhiivi Narvas, seejärel suundusid koos oma eesti kolleegidega Tallinna, kus tutvusid Eesti Riigiarhiivi tööga. Tallinnas toimus e‑juhtimise akadeemias (E-Riigi Akadeemia Sihtasutus on käesoleva projekti juhtivpartner) töökohtumine, kus arutati arhiivide ja piiriülese dokumendikäibe osaliste elektroonse koostöö variante. Neid variante töötas välja projekti ühine rahvusvaheline ekspertide grupp. 10.-11. juunil olid õppevisiidi päevad teisele poole piiri, Venemaale. Programm sisaldas Kingissepa rajooni administratsiooni arhiiviosakonna külastust Kingissepas, Leningradi oblasti Arhiivivalitsuse ning B. Jeltsini nimelise Presidendi raamatukogu külastust Sankt-Peterburgis, viimane kogub ja säilitab trüki- ja arhiivimaterjale elektroonilis-digitaalses vormis. Kohtumisel Leningradi oblasti Arhiivivalitsuses ilmutas riigiarhiivi fondi moodustamise, metoodilise kindlustamise ja arhiivide tegevuse osakonna juhataja Tatjana Trubkina suurt huvi pensionifondi kaasamiseks projekti ja ütles, et on valmis osalema projekti partnerite töökohtumistes, muu hulgas abistama määrustike koostamise ettevalmistamisel. Vene ja eesti arhivaaride hinnangul on nad toimunud kohtumistega äärmiselt rahul. Eelkõige seetõttu, et said kolleegidelt-naabritelt häid kogemusi töökorralduse osas. Nii märkisid narva-
lased, et Kingissepa arhiivi struktuuris ametis olev süsteemi administraator aitab arhiivi töötajaid nende jooksvas tegevuses. Arvestades üha suuremat infotehnoloogia juurutamist, kergendab see oluliselt paljude ülesannete lahendamist. Nad pöörasid tähelepanu ka huvitavaid arhiividokumente eksponeerivatele vitriinidele vene arhiivi ruumides. Venelastele omakorda meeldis, et Narva arhiivi uues hoones on lugemissaal, kus külastajad saavad dokumentidega tutvuda. Lisaks sellele saab seal korraldada konverentse, kohtumisi, korraldada ettevõtetes arhiveerimise eest vastutavate spetsialistide koolitust. Ära märgiti seegi, et Eestis, erinevalt Venemaast, kehtib fondide säilitamise karpide standard. Venemaal on senini käigus isegi XX sajandi alguse puitkarbid (foto vasakul). Suurt muljet avaldas eranditult kõigile B. Jeltsini nimeline Presidendi raamatukogu ning eelkõige see, mil viisil seal töödeldakse ja säilitatakse arhiivimaterjale, kuidas antakse neid välja kasutajatele (foto allpool). Tutvumissõitude osavõtjate sõnul võib nende ürituste suureks plussiks lugeda ka seda, et piiriäärsete arhiivide töötajate endine kaudne tutvus (näiteks ulatub päringute arv, mida vahetavad Narva ja Kingissepa arhiivid keskmiselt aasta jooksul, tuhandetesse) saavutas uue kvaliteedi – nüüd said nad omavahel tuttavaks näost näkku. Mõlemal pool piiri töötavate arhivaaride arvates tuleb seegi asjale kasuks.
Fookuses Projekt „Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa-Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades (e-G2C)“ (Increasing capacity of local authorities in providing e-services in Ida-Virumaa-Leningrad oblast cross-border area) on piiriülese koostöö programmi „EstLatRus CBC programme within ENPI 20072013” projekt. Projekt on suunatud Kirde-Eesti ja Vene Föderatsiooni Leningradi oblasti piiriäärsete administratsioonide omavalitsuse arhiivide sotsiaalselt oluliste elektroonsete teenuste loomisele ja pilootjuurutamisele – Narva linnas ning Kingissepa ja Slantsõ rajoonis.
Projekti kolm peamist eesmärki on: • arendada välja e-lahendused, mis võimaldavad piiriäärsete omavalitsuste arhiividel osutada e‑teenuseid, • luua ja juurutada sotsiaalselt olulised e-teenused omavalitsuste-partnerite territooriumidel, • levitada infot uute väljatöötatud e-teenuste kättesaadavuse kohta Eestis, Venemaal ja Lätis.
Oodatavad tulemused • Välja on töötatud ja kirjeldatud 2 e-teenust Narva, Slantsõ ja Kingissepa piiriäärsetele linnaarhiividele. • Välja valitud teenused on järele proovitud, heaks kiidetud ja soovitatud edasiseks levitamiseks. • Toimib kahe välja valitud teenuse ühtne funktsionaalne süsteem: • Matusepaikade andmete e-arhiiv • Tööhõive ja tööstaži andmete e-arhiiv. • Kooskõlastatud ja kahepoolselt kinnitatud on digitaalallkirja tunnustamise ja legitiimsuse protseduurid Eesti ja Vene Föderatsiooni partnerlinnade projekti arhiivides. • Läbi on viidud 6 koolituskursust kohaliku võimu organitele ja sihtgruppidele (umbes 100 välja õpetatud isikut). • Kolmes keeles on koostatud metoodiline juhend levitamiseks sihtgruppidele. • Läbi on viidud PR-kampaania projekti metoodiliste, reklaam- ja koolitusmaterjalide ettevalmistamise ja levitamise kohta Eesti, Venemaa ja Läti piiriäärsete territooriumide sihtgruppidele.
„See dokument töötati välja Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi raames Eesti-Läti-Vene piiiülese koostöö programmi 2007-2013 rahalisel toetusel. Käesoleva dokumendi sisu on ainult projekti E-G2C vastutuse esemeks ja ei kajasta mingil määral Programmi ning Pogrammis osalevate riikide ja Euroopa Liidu positsioone“.
2
Eksperdi arvamus
Digitaalallkirja kasutamine piiriäärsetes arhiivides:
Fundamentaalsed juriidilised vastuolud puuduvad 2013. aasta lõpust töötab projekti rahusvaheline ekspertide grupp efektiivsete e-lahenduste otsimisel piiriülese dokumendikäibe valdkonnas Narva (Eesti) ning Kingissepa ja Slantsõ (Leningradi oblast, Venemaa) kohaliku omavalitsuse arhiivide vahel. Ekspertide esialgne otsus edasiseks tööks selles valdonnas on positiivne. Peamine – puuduvad igasugused fundamentaalsed juriidilised vastuolud Eesti ja Venemaa seadusandluse vahel rahvusvahelise elektroonse arhiividokumentide vahetamise ja legitiimse digitaalallkirjaga allkirjastamise võimaluse osas. 2. juulil toimus ekspertide järjekordne tööhohtumine Tallinnas. Kohtumisel osalesid e-Riigi tehnoloogiate keskuse direktori asetäitja Dmitri Trutnev, Leningradi oblasti riigiasutuse „E‑valitsemise „Operaator““ Sertifitseerimiskeskuse direktor Kirill Poznahirko, E-Riigi Akadeemia direktor Arvo Ott ja projektijuht Annela Kiirats, Nikolai Jermakov MTÜst „e‑Signature Without Borders“. Ekspertide töögrupi raames kohtuti Eesti Sertifitseerimiskeskuse töötajate Andrei Kargini ja Margus Armiga. Seega kogunesid just need kompetentsed spetsialistid, kes lõpuks võtavad vastu lõpliku ja praktilise otsuse digitaalallkirja piiriülese kasutamise protseduuri ja teenuste kohta Eesti ja Venemaa arhiivides. Ekspertide grupp vaatas veel kord läbi ja analüüsis e-lahenduste välja töötatud ja
allpool illustreeritud variandid ning leppis kokku nende praktilises testimises pärast suvepuhkusi. Kodanik (või võimuorgan) pöördub talle vajaliku arhiiviinfo saamiseks MISTAHES talle sobiva elukohajärgse arhiivi poole. Arhiiv moodustab päringu või vastuse päringule, kinnitades selle oma digitaalallkirjaga ning saadab selle e-posti vahendite abil teisel pool piiri asuvasse arhiivi, kus asub vajalik info. Arhiivid kasutavad ilmselt ainult digitaalallkirja rahvuslikke standardeid, kuid postiprogrammid, kasutades sisestatud vahendeid, allkirjastavad elektroonse dokumendi saatja allkirjaga ning kontrollivad saadud dokumendi digitaalallkirja sertifikaadi, tehes päringu ja saades kinnituse sertifikaadi ehtsuse kohta selle väljastajalt (välismaiselt, piiriülese kootöö korral). Sertifikaadi ehtsuse kinnituse saamiseks oma maa Sertifitseerimiskeskuselt (SK) talitab omavalitsuse arhiiv järgmiselt: Variant 1. Võrdleb iseseisvalt digitaalallkirja sertifikaati sertifikaatidega, mis on avaldatud oma riigi SK saidil ja teeb järelduse selle ehtsusest (digitaalallkirja valideerimise vastutus on pandud arhiivitöötajale); Variant 2. Saadab saadud elektroonse teate (või ainult selle digitaalallkirja sertifikaadi) edasi SK-sse, kus see kontrollitakse. Seejärel saadab SK arhiivile otsuse (kinnituse) digitaalallkirja ehtsuse kohta, mida kinnitab digitaalallkirjaga juba oma riigi SK
Eesti ja Venemaa arhiivide piiriüleses dokumendikäibes osalejate elektroonse koostöö variandi skeem
Võimuorgan
Arhiiv
Postiprogramm
Postiprogramm
Arhiiv
Piir Kodanik – avalduse esitaja
Usalduslikud suhted Sertifitseerimiskeskus
Sertifitseerimiskeskus
(digitaalaalkirja valideerimise vastutus on pandud SK-le). Veel üks võimalik variant: 1. SK loob spetsiaalse postkasti ja teenuse; 2. Arhiiv kujundab ja saadab päringu või vastuse päringule, mille on allkirjastanud oma SK, spetsiaalsele välismaisele SK-le koos lõppsaaja äranäitamisega; 3. SK kontrollib digitaalallkirja oma vahenditega ning eduka valideerimise korral saadab selle lõppsaajale, tõendades selle oma digitaalallkirjaga; 4. Arhiiv-saaja saab päringu või vastuse oma päringule välismaalt, mis on allkirjastatud „oma“ digitaalallkirjaga, mis teeb selle legitiimseks. Üldised tingimused: • Koostöö osaliste rollid ja tegutsemise eeskirjad Eestis ja Venemaal on mõlemal pool piiri sümmeetrilised. • Elektroonse koostöö iga osaline peab olema identifitseeritud ja autoriseeritud osavõtuks juriidilise tähendusega dokumendikäibest kooskõlas oma riigi seadusandlike normide ja eeskirjadega. • Iga dokument (pöördumine, päring, ametlik vastus, arhiividokument jm) peab olema kaitstud (moonutuse, autorsusest keeldumise jne eest) kooskõlas oma riigi seadusandlike normide ja eeskirjadega. • Kasutatakse postiprogramme, mida on lubatud kasutada oma riigi normide ja eeskirjadega (Venemaal – sertifitseeritud Föderaalse tehnilise ja ekspordi teenistuse poolt). • Iga elektroonsest koostööst osavõtja kasutab oma riigi SK teenuseid. • Digitaalallkirjaga tõendatud dokumendi legitiimsuse tunnistamine, mida kinnitab välismaine SK, tagatakse oma riigi SK kinnitusega. • Välismaise digitaalallkirja kontrollimine ja kinnitamine toimub olemasolevate tehniliste võimalustega ning Eesti ja Venemaa SK-de vahel sisse seatud usalduslike suhetega.
Projekti tegevuste kalender Projekti realiseerimine algas 2013. aasta juunis ja kestab 18 kuud – 2014. aasta detsembrini.
1. juuli 2013.
Partnerite esimene töökohtumine Tallinnas. Projekti eesmärkide ja ülesannete täpsustamine. Loodi 7-liikmeline nõukogu projekti juhtimiseks. Põhipartner tutvustas partnereid uurimistoetuse lepingu eritingimustega ning realiseerimise ja aruandluse nõuetega.
2. juuli 2013.
Infoseminar nr 1. Seminaril osales 18 inimest, seminari materjalid saadeti 53 isikule ja organisatsioonile, kaasa arvatud meediakanalid. Vaadeldi teenuste osutamise olukorda Eesti, Venemaa ja Läti piiriäärsetes arhiivides ning küsimust sellest, millised võivad olla sihtarhiivide e-lahendused pärast projekti realiseerimist. Arutati digitaalallkirja legitiimsuse probleemi Eesti ja Venemaa vahelises piiriüleses dokumentide vahetamises.
August – november 2013.
Sihtomavalitsustes ja arhiivides kasutatava e-riigi teenuste formaadi tundmaõppimine. Soovituste ning uute lahenduste väljatöötamine e-lahenduste pakkumiseks kohalike omavalitsuste tasandil, mis puudutab korraldust, määrustikke, administratiivseid protsesse, võrgustiku loomist, andmete säilitamist jms.
August – november 2013.
Ringküsitlus Narva, Slantsõ ja Kingissepa piiriäärsete arhiivide klientidele, samuti arhiivitöötajate ning omavalitsuste küsitlemine. Küsitluse alusel on koostatud analüüs kodanike avalike teenuste vajaduste osas. On välja selgitatud kõige nõutumad arhiiviteenused omavalitsustes eesmärgiga üle viia need e-formaati ning edaspidi kasutada piiriüleselt. Tehti ka analüüs kolme omavalitsuse võimekuse osas osutada elektroonseid teenuseid.
November – detsember 2013.
E-dokumentide vahetamise legitiimsuse kokkuleppe ettevalmistamine ja digitaalallkirja tunnustamise kokkuleppe aluste väljatöötamine.
3
„Ühised otsused Eesti, Läti ja Venemaa piiriäärsete alade hüvanguks“ Sellise nimetuse all toimus 4. juunil Gatšinas (Venemaa, Leningradi oblast) rahvusvaheline konverents Euroopa naabrusja partnerlusinstrumendi (ENPI) raames piiriülese koostöö programmi „Eesti-Läti-Vene – 2007-2013“ realiseerimise tulemuste kohta, osa võtsid ka projekti e-G2C esindajad. Nagu konverentsil märgiti, realiseeritakse piiriülese koostöö programmi „Eesti-Läti-Vene“ järgi kokku 50 projekti, mis on suunatud territooriumide sotsiaalsele ja majanduslikule arengule (äri ja ettevõtluse aktiivsuse stimuleerimine, turismi, transpordi ja logistika arendamine), kultuuri- ja ajaloopärandi mälestusmärkide taastamise üldiste probleemide lahendamine, keskkonnakaitse ning samuti kultuuri, spordi, hariduse, sotsiaalse ja meditsiini valdkonna koostöö ja muude kohalike initsiatiivide edendamine. Projektide üldine eelarve moodustab 58,89 mln eurot. Projektides osaleb 239 partnerit Eestist, Lätist ja Venemaalt. 19 projekti 50-st on 2014. aasta juuni alguseks oma projektialased tegevused lõpetanud. 20 projekti demonstreerisid oma saavutusi näitusel, mis oli avatud Gatšina lossis, kus konverents toimus. Kolmel plenaaristungil räägiti ka tulevaste programmide perspektiividest ajavahemikul 2014-2020.
Vitali Sergejev, SA Narva Ärinõuandla, piiriülese koostöö programmi „Eesti-Läti-Vene – 2007-2013“ realiseerimise tulemuste konverentsi osavõtja.
Osavõtjad said käia ka ekskursioonil Gatšina lossis. Konverentsi oluliseks osaks sai 3. juulil ajaloolise Suure kaskaadi avamine Pavlovski pargis. See kuulus maastikuobjekt (rajati Pavlovski pargis XVIII sajandi 80-ndail aastail) rekonstrueeriti ajaloopärandi säilitamise projekti „Landscape Pearls“ Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programmi raames. Suur kaskaad sai tagasi endise ilu ja tegutseb ning näeb välja samasugusena nagu paari sajandi eest.
Kuidas valmistada ette lõpparuannet
Välja töötada ja testida piiriäärsete omavalitsuste kaks e-teenust: • matusekohtade andmete väljastamine
27.-28. veebruaril kogunesid Eestis Pühajärvel kahepäevasele seminarile umbes 80 projektide elluviijat Eestist, Lätist ja Venemaalt, kes esindasid projektide kasusaajaid ja partnereid, et valmistada ette lõpparuandeid ja lõpetada projektid. Osa võttis projekti e-G2C kogu meeskond. Presentatsioonid ja praktilised harjutused puudutasid kõige aktuaalsemaid teemasid, mis vältimatult kerkivad projekti realiseerimisel. Nende hulgas olid näiteks sellised nagu lõpparuande finantsilise ja
kirjeldava osa täitmine, materjalide visualiseerimine ja kättesaadavus, nõuded ehitustöödele, projekti partnerite roll ja kohustused, dokumentide säilitamine pärast projekti lõpetamist, varade üleandmine, valuutakursi arvestamine ja muu. Seminari käigus oli võimalik saada üksikasjalikke individuaalseid konsultatsioone Programmi juhtkonna esindajatelt. Projekti meeskond kasutas seda võimalust, mis aitas efektiivsemalt valmistada ette projekti töö esimest aruannet.
• tööhõive ja tööstaaži andmete väljastamine. Luua arhiivitöötajatele uute e-teenuste osutamise samm-sammuline juhend. Koostada see elektroonsena ja paigutada partnerite saitidele. Koolitada piiriäärsete arhiivide töötajad uute e-teenuste osutamiseks. Välja anda piiriäärsete alade elanikele infomaterjalid uute e-teenuste kohta. Viia läbi rida infoseminare e-teenuste edendamiseks Venemaal (Sankt-Peterburgis), Eestis, Lätis. Korraldada Narva, Kingissepa ja Slantsõ omavalitsuste vahelise digitaalallkirja tunnustamise kokkuleppe allkirjastamine.
Praktiliste ülesannete lahendamine tekitas suurt huvi.
Mälestusfoto koos Programmi juhtidega.
Jaanuar – juuni 2014.
Valmistatakse ette Narva, Kingissepa ja Slantsõ omavalitsuste vahelist digitaalallkirja tunnustamise kokkulepet.
Juuni 2014.
Arhiivitöötajate tutvumisvisiidid Eestisse ja Venemaale.
Järgmise 6 kuu plaanid
4
Kes on kes
Projekti e-G2C kuuluvad 7 partnerit Eestist ja Lätist. Juhtpartneriks on E-Riigi Akadeemia Sihtasutus. E-Riigi Akadeemia Sihtasutus Juhtpartner www.ega.ee MTÜ „e-Signature Without Borders” (Piirideta digitaalallkiri) www.e-swb.com Narva Ärinõuandla SA www.nbas.ee Narva Linnavalitsus www.narva.ee Sankt-Peterburgi infotehnoloogiate, mehaanika ja optika rahvusliku uurimisülikooli e-riigi tehnoloogiate keskus www.egov.ifmo.ru Piirkondlik omavalitsus „Kingissepa rajoon“ www.kingisepplo.ru Piirkondlik omavalitsus „Slantsõ rajoon“ www.slanmo.ru
Будни партнеров
Kingissepa arhiiv võõrustas Leningradi oblasti arhiviste 9. juulil toimus Kingissepas Leningradi oblasti arhiivivalitsuse töötajate seminar valitsuse juhataja Andrei Savtšenko eesistumisel. Seminari töö oli osaliselt korraldatud ka Kingissepa arhiivi ruumides. Alustuseks näitas Kingissepa arhiivi direktor Rimma Žarkova külalistele, milline remont tehti ruumides Kingissepa administratsiooni ja OÜ Tööstusgrupp „Fosforiit“vahel sõlmitud sotsiaalse partnerluse lepingu alusel, seejärel jätkasid osavõtjad kutsealast tegevust puudutavate arvamuste vahetamist ning lõpetuseks korraldati ekskursioon Kingissepa ajaloo ja koduloo muuseumi. R. Žarkova sõnul oli seminari arutelude üheks kesksetest teemadest infotehnoloogia, e-dokumendid ja elektroonne dokumendikäive arhiivinduses, mis on seotud vene seadusandluse muudatustega. Seminaril esinenud riigiarhiivi fondi moodustamise, metoodilise kindlustamise ja arhiivide tegevuse osakonna juhataja Tatjana
Trubkina sõnul ilmuvad arhiiviseaduse uues redaktsioonis ka uued terminid, sellised nagu e-dokument, e-toimik, elektroonne dokumendikäive. See on seotud infotehnoloogia juurutamisega arhiivindusse. – Seepärast võeti info projektist „Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa ja Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades (e-G2C)“ arhiivitöötajate poolt vastu suure huviga, – räägib R. Žarkova. – Enamgi, otsustati, et järgmise aasta kevadel suundume me suure delegatsiooniga Eestisse, Narva, kutsealaste kogemuste vahetamiseks. Seda enam, et selleks ajaks suudavad piiriäärsed arhiivid osutada kahte uut e-teenust, mis ilmuvad projekti tegevuse tulemusena. Nagu ütles nõupidamisel hr Savtšenko, käesoleval ajal on seadusandjale ja õigusaktide kasutajale elektroonse dokumendikäibe valdkond otsatu ja ääretu tööpõld.
Assotsieerunud partnerid: AS Sertifitseerimiskeskus (Eesti) www.sk.ee Loode-Venemaa e-arengu koostöökeskus (Venemaa) www.prior.nw.ru Leningradi oblasti telekommunikatsiooni ja informatiseerimise komitee (Venemaa) http://kis.lenobl.ru/ Rezekne kõrgkool (Läti) www.ru.lv Kõik projekti partnerid tegid omavahel aktiivset koostööd juba enne projekti algust. Suurem osa neist omab kogemusi omavalitsustele teenuste osutamises ja riiklike teenuste efektiivsuse tõstmises e‑riigi abil.
Projekti finantseerimise allikad Projekti e-G2C kaasfinantseerimine toimub piiriülese koostöö programmist „EstLatRus CBC Programme within ENPI 2007-2013“. Projekti eelarve moodustab 199 337 €, sh uurimistoetus – 179 403,30 €, partnerite rahastamine – 19 933,70 €. „Euroopa naabrus- ja partnerlusinstru-
mendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm 2007-2013“ rahastab ühise piiriülese tegevuse arendamist konkurentsivõime tõstmiseks piirkonna potentsiaali arvel ning Euroopa Liidu ja Vene Föderatsiooni ristteel olevat soodsat asukohta kasutades. Programmi veebisait on www.estlatrus.eu..
Kontaktid: NB! Annela Kiirats e-Riigi Akadeemia SA Tõnismägi 2, 10122 Tallinn, Eesti +372 6411313 annela.kiirats@ega.ee
Vitali Sergejev Narva Ärinõuandla SA Tallinna mnt 19c, 20303 Narva, Eesti +372 35 79395 vitali@nbas.ee
Rohkem saab projektist teada, vaadates: www.ega.ee/projects/ELRII-470