Projekt „Kohalike omavalitsuste võimekuse tõstmine e-teenuste pakkumiseks Ida-Virumaa- Leningradi oblasti piiriülestes piirkondades (e-G2C)“ UUDISKIRI NR 3
31.detsembril 2014 lõppenud ja poolteist aastat kestnud projektis osalenud leiavad, et on saavutatud peamine eesmärk tõsta Eesti-Vene piiriäärsete alade ehk Narva, Kingissepa ja Slantsõ kohaliku võimu administratiivset valmisolekut elektrooniliste arhiiviteenuste osutamisel. Projekti käigus töötati mainitud piiriäärsete linnade munitsipaalarhiividele välja ühtsed e-lahendused matmispaikade ja tööstaaži info edastamiseks. Arhiivide vajaduste väljaselgitamiseks viisime projekti ettevalmistusjärgus läbi piirialade arhiivinduse sektori uuringu, mille käigus selgus, et mõlemal pool piiri elavate kodanike päringud on kõige sagedamini seotud matmispaikade ja tööstaažiga. Varasemalt tuli arhiivitöötajal või päringu esitajal ületada piir, et toimetada dokumendid isiklikult naaberriigi arhiivi, või saata päring rahvusvahelise tähtsaadetisena. Paberkandjal teabepäringute edastamisega ning vastuse saamisega kaasnes suur aja- ning rahakulu. Näiteks võis vastuse saamisele kuluda isegi kuni kuni 5 kuud. Elektrooniliste kanalite kasutuselevõtt sihtarhiivide dokumendiringluses lühendab tunduvalt päringu vastuse ettevalmistuse ning nõutud dokumentide ja tõendite esitamise aega. Projektis testisime teenuste osutamise protseduure, need kiideti heaks ja said meiepoolse soovituse elluviimiseks. Arhiivide edasise koostöö jätkamiseks ja üleriigilise digitaalse dokumendivahetuse võimaldamiseks allkirjastasid Slantsõ piirkondlik omavalitsus, Kingissepa piirkondlik omavalitsus ning Narva Linnaarhiiv omavahelised kokkulepped. Võttes arvesse piiriäärsete alade e-teenuste olulisust asjaajamises, levitasime infot leitud lahenduste, loodud e-protseduuride ning e-teenuste kohta «EstLatRus» programmi tulemuste mõjualal. Läbiviidud suhtekorraldusürituste ja infomaterjalide vahendusel said piiriäärsetel aladel ligemale 350 000 elanikku ja 80 organisatsiooni Eestis, Leningradi oblastis ning Läti Latgale piirkonnas regulaarselt teavet projekti, selle tulemuste ja loodud e-teenuste kohta.
DETSEMBER 2014
Sankt-Peterburgis toimunud lõpukonverentsist osavõtnud.
Projekt on lõppenud. Esitleme tulemusi 18 kuud väldanud projektiga saavutasime järgmised tulemused: zz
Pilootarhiividesse on juurutatud piiriülese dokumendivahetuse uued elektroonilised protseduurid ning loodud võimalus käivitada kaks e-teenust piiriäärsete alade elanike jaoks;
valmistas kolme pilootarhiivi 16 töötajale spetsiaalsed personaliseeritud test ID-kaardid, millel on reaalsed kehtivad sertifikaadid, ehk dokumentidele saab test-keskkonnas anda kehtivaid allkirju. Komplekti kuuluvad ka nende digitaalseks kasutamiseks mõeldud kaardilugejad. See lahendus valmis projekti lisaväljundina.
zz
Arhiividokumentide digitaalseks vahetuseks on välja töötatud vastavad töödokumendid ning allkirjastatud vajalikud kohaliku tasandi kokkulepped;
zz
On käivitatud toimiv koostöö Narva, Kingissepa ja Slantsõ arhiivide vahel. Sellele aitasid iseäranis kaasa arhiivide esindajate kogemuste vahetuseks ja pilootarhiivide ning Eesti Rahvusarhiivi ja Leningradi Oblasti Valitsuse Arhiivikomitee tööga tutvumiseks korraldatud külaskäigud naaberriiki.
zz
Selleks, et praktiline töö arhiivides sujuks, koostasid projekti eksperdid e-protseduuride ning ID-kaardi ja kaardilugeja kasutuse juhendid.
zz
Arhiivi klientidele on välja töötatud detailne juhend e-päringute edastamiseks arhiividesse. Juhend on näitlikustatud ka animatsioonina Internetis.
zz
Arhiivitöötajate isiklikke kontakte, naaberarhiivide tööpraktika ja iseärasustega tutvumist hindavad otsesed kasusaajad projekti üheks olulisemaks ja praktilisemaks tulemuseks:
zz
Lätis Rēzeknes allkirjastati projekti lisatulemusena leping, mille kohaselt on Rēzekne Augstskola kõrgkooli tudengitel võimalik läbida praktika Narva Linnaarhiivis;
zz
Arhiivid soetasid tänapäevased IKT-seadmed, mis võimaldavad töötajail tõhusamalt tööd teha ning e-teenuseid osutada;
zz
Omandamaks teadmisi e-dokumentide vahetuse elektroonilistest protseduuridest, korraldasime arhiivitöötajatele vastava ühiskoolituse;
zz
zz
Projekti kaaspartner Eesti Sertifitseerimiskeskus koostöös Trueb Baltic´uga
zz
Projekti vahe- ja lõpptulemuste kommunikatsiooni viisime projekti sihtpiirkondades ja Lätis läbi järgnevalt: Korraldasime kolm infoseminari, millest üks toimus Rēzeknes (Läti), tekitades sealsetes osalistes suurt huvi projekti vastu; Ilmunud on kolm digitaalset infolehte
See dokument töötati välja Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi raames Eesti-Läti-Vene piiiülese koostöö programmi 2007-2013 rahalisel toetusel. Käesoleva dokumendi sisu on ainult projekti E-G2C vastutuse esemeks ja ei kajasta mingil määral Programmi ning Pogrammis osalevate riikide ja Euroopa Liidu positsioone
jätkub lk. 2
PROJEKTI KALENDER
2
Projekt on lõppenud. Esitleme tulemusi eesti, vene ja läti keeles ning paberkandjal tiraažiga 900 eksemplari; zz
zz
zz
Ette on valmistatud ja levitatud seitse pressiteadet vene, eesti ja inglise keeles;
Projekti lõpukonverents 18.–19. novembril toimus Sankt-Peterburgis projekti lõpukonverents, kus esitleti projekti esialgseid tulemusi. Osa võtsid kõigi seitsme projektipartneri esindajad, lisaks Narva, Kingissepa, Slantsõ pilootarhiivide töötajad ning Leningradi Oblasti Riigiarhiivi spetsialistid ja Venemaa linnade Gatšina, Vsevolžski, Viiburi, Priozjorski arhiivide töötajad. Kokku osales konverentsil 32 inimest.
Trükis on avaldatud 10 000 flaierit vene ja eesti keeles; Avaldatud on temaatilisi artikleid ajalehtedes ja projektipartnerite veebilehtedel. Projekti ürituste põhjal on loodud fotogalerii, mis on kättesaadav Põhipartneri veebilehel www.ega.ee/projects/ELRII-470 . Projekti adressaatide hulgas oli 80 inimest ja 3 programmiriiki. Projektiga seotud teabe levitamiseks kasutasime rohkem kui 6 meediakanalit.
zz
Projekti informatsiooni avaldati regulaarselt kõigi 7 projektipartneri kodulehekülgedel
Projekti tulemuste saavutamisele aitas kaasa juhtpartneri projektitegevuste efektiivne juhtimine ning partnerorganisatsioonide projektijuhtide tõhus töö. Projekti jooksul: zz
Viisime läbi 7 töökohtumist
zz
Korraldasime 6 projekti juhtkomitee istungit
zz
Korraldasime projekti ava- ja lõpukonverentsi (Eesti, Venemaa) ning teavitusseminari (Läti)
Ühtekokku osales projektis enam kui 140 inimest, teiste seas kohaliku, piirkondliku ja riikliku tasandi esindajad, poliitikud ja ametnikud. Vaatamata pingutustele ei õnnestunud meil Venemaa seadusandluse eripärast tulenevalt allkirjastada pilootarhiivide töötajate digitaalsete allkirjade tunnustamise lepingut. Samas leidsid projekti eksperdid muid seadusjärgseid lahendusi, mis võimaldavad arhiivitöötajatel omavahelist elektroonilist dokumendivahetust edukalt töösse rakendada. Nimetatud projekt on kaasrahastatud Euroopa naabrus – ja partnerlusinstrumendi Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programmist 2007-2013. Projekti eelarve on 199 337 eurot, millest programmi rahaline toetus on 179 403,30 eurot ning projektipartnerite omafinantseering vastavalt 19 933,70 eurot. Projekti kestvus oli 18 kuud (juuni 2013 – detsember 2014).
Konverentsil anti kolme pilootarhiivi 16-le töötajale digitaalseks kasutamiseks kätte personaliseeritud test ID-kaardid.
Konverentsil esitleti ning arutati võimalike variantide üle e-dokumentide piiriüleseks vahetamiseks päringu esitanud kodanike, ametnike ja arhiivide vahel, mis olid projekti rahvusvahelise ekspertrühma koostöö tulemus. Eksperdid tutvusid üksikasjalikult riiklike ja kohalike omavalitsuste e-teenuste osutamise keskkonna üldise olukorraga ning
arutasid mitmesuguseid võimalusi e-dokumentide vahetuseks piirilinnade munitsipaalarhiivide vahel - nii tehniliste võimaluste kui kehtiva seadusandluse seisukohast. ITMO Ülikooli asedirektor Dmitrii Trutnev´I sõnul seisneb peamine e-teenuste rakendamise vastuolu kahe riigi erinevas seadusandluses. “Täna oleme olukorras, kus on raskusi Venemaa ning teiste riikide vastastikuses digitaalse allkirja aktsepteerimises. Siiski oleme praeguseks tuvastanud võimalikke lahendusi elektrooniliste dokumentide vahetamiseks Venemaa ja Eesti Pensionifondide näitel ning kirjeldanud skeemide abil ära võimalikud stsenaariumid, mis ei tohiks olla vastavate riikide seadustega vastuolus“, selgitas Trutnev. Sellest takistusest hoolimata näitas projekt, et on võimalik panna elektroonilist dokumendiringlust piirilinnade arhiivide vahel toimima „usalduslike“ suhete loomisega arhiivide vahel kehtiva seadusandluse raames. Konverentsil osalenud said teise päeva pärastlõunast osaleda ka paralleelselt toimuval rahvusvahelisel üritusel „e-riik ja infoühiskond: Euraasia väljakutsed“
E ksper d i arva m u s
Jüri Voore, Eesti Sertifitseerimiskeskuse ID-kaartide spetsialist.
„Kas me tahame või mitte, igal juhul on Venemaa meie naaber ja lähim infoturg - seda enam Sankt-Peterburg ja Leningradi oblast, kuhu on kiviga visata. Meid on vaja Venemaale ja Venemaad on vaja Eestile. Seetõttu on digitaalallkirja küsimus, selle õigsuse tunnistamine mõlemal pool piiri juba praegu ülimalt aktuaalne“, avaldas Voore arvamust. „Kui eestlased ja venelased usaldavad täna näiteks Šveitsile oma raha, siis miks ei võiks me hakata usaldama üksteise elektroonilisi dokumente? Ma olen kindel, et digitaalse allkirja legitiimsuse ja e-dokumentide ringluse aktiivse funktsioneerimise küsimus Eesti ja Venemaa vahel on lähituleviku küsimus. Ja antud projektiga on astutud konkreetseid samme, et leida selle jaoks praktilisi lahendusi.“
PROJEKTI KALENDER
3
Test ID-kaardid tegid võimalikuks piiriülese digitaalse dokumendivahetuse 21. novembril toimus Kingissepas ülepiirilise digitaalse dokumendivahetuse ja digiallkirja kasutamise praktiline seminar. Kingissepa ja Slantsõ kohalike omavalitsuste ametnikud ning arhiivitöötajad koos Narva kolleegidega osalesid praktilisel seminaril, kus loodi ning vahetati digitaalselt allkirjastatud dokumente. Seejuures kasutasid Venemaa spetsialistid testimiseks väljaantud ja kehtivate sertifikaatidega ID-kaarte, mille olid projekti raames loonud projekti kaaspartner Eesti Sertifitseerimiskeskus koostöös Trueb Baltic´uga, ning kaartide digitaalseks kasutamiseks mõeldud kaardilugejaid. Eestis on esimene riik maailmas, kes niisugused test keskkonnas toimivad ID-kaardid välja töötas. Ka e-G2C projekti raames said piirilinnade arhiivitöötajad esimeste hulgas need ka Sertifitseerimiskeskuse abiga järele proovida. Tõsi küll, esialgu saab neid kaarte kasutada vaid testkeskkonnas.
Eesti Sertifitseerimiskeskuse ID-kaartide spetsialist Jüri Voore ning Juhtpartneri projektijuht Annela Kiirats demonstreerisid ID-kaardi kasutamist reaalajas ning õpetasid digitaalsete dokumentide loomist ning haldamist. Koolitusseminari viisid läbi neli koolitajat ja ning oma kogemustest rääkisid kolme partnerarhiivi juhatajad. Muuhulgas rääkis Narva linnasekretär Ants Liimets kuulajatele põhjalikult Narva linnavalitsuse elektroonilisest dokumendiringlusest, tutvustades digitaalse töökeskkonna juurutamise häid külgi ja õppetunde. Narva Linnaarhiivi juhataja Andres Kustola, Kingissepa arhiivi juhataja Rimma Žarkova ning Slantsõ arhiivi juhataja Marina Zubareva väljendasid heameelt projekti tegevuste kestel saavutatud hea koostöökogemuse üle ning nägid häid väljavaateid selle jätkumiseks tulevikus. Digitaalse arhiivi ekspert Jaak Rand tutvustas kokkutulnutele elektroonilise arhiivi põhimõtteid ning ülesehitust Eestis. Seminaril osalenud arutasid projekti tulemusi ja digitaalse piiriülese koostööprotsessi lahendusvariantide üle päringu taotlejate, ametnike ning Eesti ja Venemaa piirilinnade vahel. Narva Ärinõuandla juhataja Vitali Sergejev esitles EstLatRus programmi ning projekti e-G2C. Ta algatas ka arutelu arhiivide e-teenuste edasise arengu jätkamiseks uue ühisprojekti vahendusel.
Narva linnasekretär Ants Liimets
K o m m entaar Jaak Rand, digitaalse arhiivi ekspert, Eesti Äriarhiivi juhataja, Eesti
„Arhiiv on omavalitsusele väga vajalik ja oluline asi, kuid probleem seisneb selles, et enamik meie omavalitsusi on väga väikesed, mistõttu ei ole kõigil võimalik oma arhiive üleval pidada. Loodan, et see olukord muutub pärast Eesti omavalitsuste haldusreformi läbiviimist,“ tõi Rand välja kitsaskohad. „Munitsipaalarhiividel on kahtlemata väljavaateid arenguks - eeskätt on selleks dokumentide digiteerimine. Näiteks meie arhiivis digiteeritakse praegu nii vanu, ajaloolisi dokumente, kui ka uusi. Me näeme, et kodanikel on aktiivne huvi arhiividokumentide vastu, ning seepärast on praktiline vajadus need digitaalsele kujule viia. Ka arhiivide endi vahel on suhtlus elektroonilisel tasandil tunduvalt kiirem ja efektiivsem. Võtkem arvesse, sellisel mugavusel on ka üsna konkreetne majanduslik kasu. Muidugi tuleb meil hea seista, et elanike päringud saaksid rahuldatud- võimalus teha järelepärimine ning saada tõend või dokument elektroonilisel kujul muudab dokumendi otsimise kordi lihtsamaks ja kiiremaks ning hoiab kokku aega ja raha. Minu arvates ei ole dokumentide digiteerimine tänapäevaste arhiivide homne, vaid juba tänane päev. Kahtlemata on arhiividokumentide digitaalsele kujule viimine tohutu töö, millele kulub aega, kuid on kokkuvõttes tänuväärt töö. Mis puutub eri riikide arhiivide dokumendivahetusse, siis ma tean, et arhiivid on huvitatud sellest, et eksisteeriks riikidevaheline praktika, mis võimaldaks arhiividel koostööd teha.“
Tähelepanu keskpunktis on arhiivide e-teenuste tulevikuväljavaated Rezekne Kõrgkooli rektori asetäitja Gunars Strods ja Narva Linnaarhiivi linnaarhivaar (direktor) kirjutavad koostöölepingule alla.
25. novembril kogunesid projekti osalised Läti linnas Rēzeknes toimunud rahvusvahelisele infoseminarile. Teavitusseminar korraldati Lätis Rezekne linnas, kus asub ka projekti kaaspartnerina tegutsev Rezeknes Augstskola kõrgem kool, mis
oli vastutav projektitulemuste kajastamisele kaasaaitamisel Lätis. Seminaril esitleti projekti tulemusi, kõik projektipartnerid esitlesid oma ettekannetes oma asutuse tegemisi ning kuulajad said ka põhjaliku ülevaate ID-kaardi digitaalsetest võimalustest Eestis koos online demodega. Ka ID-kaardi tarkvara tutvustus koos kaardiga kaasaskäivate tehniliste aspektide ülevaate andmisega tekitas kuulajates suurt huvi. Huvi põhjuseks on asjaolu, et ehkki Lätis on küll ID-kaardiga seotud seadused olemas ja mittekohustusliku dokumendina võimalik taodelda juba 12 aastat, on ID-kaardil põhinevat digitaalset allkirja katsetatud vaid viimased paar aastat ning väga paljud kodanikud ei
ole senimaani teadlikud digitaalse allkirja tähendusest. Meeldivaks lisaks seminari lõpetamisel oli ka Rezeknes Augstskola ning Narva Linnaarhiivi koostöölepingu allkirjastamine, mis võimaldab ülikooli arhiivitudengitel teha oma praktika Narvas. Lisaks projekti seitsmele põhipartnerile oli konverentsil kuulajateks ka Rezeknes Augstskola juriidika, IKT ja arhiivide teaduskondade õppejõud ning teemast huvitatud üliõpilased. Samuti oli meil hea meel tervitada osalejate seas Rezekne kohaliku omavalitsuse esindajaid ning arhiivitöötajaid, kes ka aktiivselt kaasa mõtlesid ning küsimusi esitasid. Kokku osales seminaril 42 huvilist.
4
Kes on kes Loode-Venemaa e-arengu koostöökeskus (Venemaa) www.prior.nw.ru Loodud kui regioonidevaheline ühisalgatus. Aitab kaasa Loode-Venemaa Föderaalpiirkonna territooriumite arendamisele kaasaegsete info-ja kommunikatsioonitehnoloogiate efektiivse kasutamise läbi.
18.-19. novembril Sankt-Peterburgis toimunud projekti lõppkonverentsil andis EstLatRus programmi esindaja Vladimir Skorohodov projekti juhtpartneri projektijuhile Annela Kiiratsile üle projekti tänukingituse.
Projekti heaks töötasid: 7 partnerit ning 4 nõustamise rolliga kaaspartnerit. Kõik partnerid tegid aktiivset koostööd juba enne projekti käivitumist. Igaühel neist oli juba teatud kogemus e-teenuste osutamisel nii Euroopa Liidu riikides kui ka Venemaa Föderatsiooni territooriumil.
EESTI Põhipartner on е-Riigi Akadeemia Sihtasutus www.ega.ee E- Riigi Akadeemia Sihtasutus (eGA) on mittetulunduslik infoühiskonna arendus- ja analüüsikeskus. Peamised tegevussuunad on uurimustöö, koolitused ja IKT-alane nõustamine. Omab 12-aastast kogemust juhtida riiklikke ning rahvusvahelisi e-riigi teemalisi projekte Partnerid. MTÜ „e-Signature Without Borders” www.e-swb.com Rahvusvaheline assotsiatsioon «e-Signature Without Borders» (e-SWB) tegeleb riikidevahelise elektroonse koostöö võimaluste laiendamisega. Narva Ärinõuandla SA www.nbas.ee Mittetulunduslik konsultatsioonifirma, mis toetab ärilist tegevust Kirde-Eestis. Pakub ärialaseid konsultatsioone nii uutele kui ka juba töötavatele äriettevõtetele. Viimase 15 aasta jooksul on osalenud enam kui 30-s projektis, millest enamus on olnud seotud piiriülese koostööga ning rahvusvaheliste rahastajatega.
Narva Linnavalitsus www.narva.ee Narva Linnavalitsusel on pikaajaline kogemus osalemaks erinevates Euroopa Liidu poolt rahastatavates projektides, sisaldades ka piiriülese koostöö projekte.
VENEMAA Peterburi Rahvusliku Teadusülikooli infotehnoloogia, mehaanika ja optika e-riigi tehnoloogiate keskus www.egov.ifmo.ru Toetab Venemaal erinevaid e-riigi arendamisega tegelevaid projekte. Ülikool on olnud seotud erinevate riiklike ja rahvusvaheliste projektidega, sealhulgas RUNNet võrgustiku ning G2B-teenuste arendamisega. Kingisepa piirkondlik omavalitsus www.kingisepplo.ru Viimase 10 aasta jooksul on Kingisepa omavalitsus olnud aktiivne partner erinevates piiriülese koostöö projektides. Slantsõ piirkondlik omavalitsus www.slanmo.ru Viimasel 10 aastal on Slantsõ omavalitsus omandanud rikkaliku kogemuse nii föderaalsete kui rahvusvaheliste projektidega, sealhulgas ka piiriülese koostöö projektidega. Teised koostööpartnerid: AS Sertifitseerimiskeskus (Eesti) www.sk.ee Sertifitseerimiskeskus tagab kodanikele ID-kaardi-põhise isikutuvastamise ja digitaalse allkirja sertifikaatide õigsuse ja kehtivuse.
Leningradi piirkonna telekommunikatsiooni ja informatiseerimise komitee, (Venemaa) http://kis.lenobl.ru/ Komitee pakub projektitegevustele regionaalsel tasandil poliitilist tuge ning levitab projektiinfot ning selle tulemusi teistes Leningradi oblasti piirkondades peale e-teenuste väljaarendamist ja testimist. Läti Rezekne kõrgkool (LÄTI) www.ru.lv Rēzekne kõrgkool. Kõrgkoolis saab õppida 4 teaduskonnas: pedagoogika, humanitaarained ja juura, inseneriteadus, majandus.
NB! Projekti kohta saab infot: http://www.ega.ee/projects/ELRII-470
Kus saab teateid e-teenuste kohta? Narva Linnaarhiiv: http://www.narva.ee/ru/gorosaninu/departamento,_otdelo_i_clusbo/gorodckoi_arhiv/page:606 Linda tn 4, 20309, Narva, Eesti tel: +372 359 9106 e-post: arhiiv@narva.ee Kingissepa Linnaarhiiv: www.kingisepplo.ru või www.кингисеппский-район.рф Voksalnaja tn 4, 188480, Kingissepa, VF Leningradi oblast tel: +78137524784 e-post: king-archive@mail.ru Slantsõ Munitsipaalrajooni Administratsiooni ahiiviosakond: http://www.slanmo.ru/power/arxiv Majakovski tn 8, 188561, Slantsõ, VF Leningradi oblast tel: +7813 7443224 e-post: arhiv@slanmo.ru
Kontakinfo:
Annela Kiirats e-Riigi Akadeemia SA Tõnismägi 2, 10122 Tallinn, Eesti +372 6411313 annela.kiirats@ega.ee
Vitali Sergejev Narva Ärinõuandla SA Tallinna mnt 19c +372 35 79395 vitali@nbas.ee
„Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi Eesti-LätiVene piiriülese koostöö programm 2007-2013“ rahastab ühise piiriülese tegevuse arendamist konkurentsivõime tõstmiseks piirkonna potentsiaali arvel ning Euroopa Liidu ja Vene Föderatsiooni ristteel olevat soodsat asukohta kasutades. Programmi veebisait on www.estlatrus.eu.