EBS Digest#7 by EBSkiev

semiannual | issue #7 піврічне видання | випуск #7

РОКІВ В УКРАЇНІ YEARS IN UKRAINE leadership transparency legality motivation лідерство прозорість законність мотивація

Digest Дайджест

www.ebskiev.com

Шановні читачі! Представляємо Вашій увазі сьомий випуск EBS Digest, в якому ми пишемо на «вічні теми». Визнання не приходить за рік – це роки наполегливої праці. Щоб про тебе пам`ятали через кілька десятків років, однієї харизми буде замало. Розвивати свій талант, удосконалювати набуті навички та знання, трудитися і при цьому любити те, що ти робиш – саме ці дії збільшують імовірність того, що Вашу працю гідно оцінять, Вас будуть поважати, і Вами будуть захоплюватися. Тему сьомого випуску EBS Digest ми вирішили присвятити тим особистостям, які зуміли прославитися і заявити про себе на весь Світ, чого і Вам щиро бажаємо!

Олена Вольська Керуючий партнер та директор

Dear readers! We are pleased to present you the seventh edition of EBS Digest, where we write about “eternal themes”. Recognition does not come for a year – that’s the years of hard work. Charisma alone is not enough for people to remember you after a few decades. Developing your talents, improving your skills and knowledge, working and still loving what you do – it is such actions that increase the likelihood that your work will be appreciated, that you will be respected and admired. We decided to dedicate the theme of the seventh issue of EBS Digest to those who have managed to become famous and make themselves known to the whole world, which is what we truly desire for you as well!

Helen Volska Managing Partner and Director

Дайджест 3 піврічне видання | випуск #7

БУТИ ПЕРШИМ – ЗНАЧИТЬ БАГАТО ТРУДИТИСЯ. ОПТИМІЗУЮЧИ БІЗНЕС-ПРОЦЕСИ, ВИ ВИГРАЄТЕ ЧАС.

Юрій Гагарін (1934 - 1968) – перша людина в космосі

BEING THE FIRST MEANS WORKING HARD. BY OPTIMIZING BUSINESS PROCESSES, YOU ARE SAVING TIME.

НАЛЕЖНА ПІДТРИМКА ПРОЕКТУ ЯК СКЛАДОВА УСПІХУ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ GOOD PROJECT SUPPORT AS A COMPONENT IN IMPLEMENTING AUTOMATION

АУТСОРСИНГ І КОСОРСИНГ ФУНКЦІЇ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ OUTSOURCING AND CO-SOURCING OF INTERNAL AUDIT FUNCTION

В ЧОМУ ПОЛЯГАЄ МИСТЕЦТВО ДЕЛЕГУВАННЯ? WHAT IS THE ART OF DELEGATION?

5 9 15

Дайджест 5 піврічне видання | випуск #7

НАЛЕЖНА ПІДТРИМКА ПРОЕКТУ ЯК СКЛАДОВА УСПІХУ ВПРОВАДЖЕННЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ

GOOD PROJECT SUPPORT AS A COMPONENT IN IMPLEMENTING AUTOMATION

а сьогоднішній день майже жодну компанію чи організацію не можна здивувати проектами з автоматизації бізнес-процесів. Як мінімум в області обліку та звітування кожен робить крок вперед. Залежно від наявних фінансових, трудових ресурсів та амбіцій топ-менеджменту, обсяг проекту з автоматизації може коливатись від впровадження окремих модулів облікових систем до розгортання комплексного проекту, який буде мати за мету оптимізувати більшість операційних бізнес-процесів. Проте, якщо вище зазначені ресурси та амбіції піддаються не дуже складним «розрахункам», то інші важливі передумови успішної реалізації проекту іноді на їх тлі стають зовсім непомітними при прийнятті рішень щодо запуску проекту.

Як показує практика, однією з таких вкрай важливих передумов стає підтримка проекту з боку топ-менеджменту та команди, яка буде його реалізовувати. Існує такий термін як «Commitment» (від англ. – активне, відповідальне відношення), який зустрічається на всіх рівнях менеджменту проектів. Його переклад дуже чітко описує те, що буде як потужний швидкісний потяг просувати проект до фінішної прямої. При чому не стільки просувати, скільки враховувати всі наявні та потенційні ризики, всі можливості щодо коригування складових проекту, а іноді і концептуальних рішень.

As practice has shown us, one of these very critical assumptions is support for the project on the part of the company’s top management and the team that will be charged with the task of implementing it. There is such a term as “Commitment” (implying an active, responsible relationship), which occurs at all levels of project management. It very clearly describes what can be compared to a powerful high-speed train to quickly advance a project to its finish line. Actually, it is not so much to advance it as it is taking into account all existing and potential risks, all possibilities to adjust the various project components, and sometimes also even

o date, almost no company or organization would be taken by surprise over projects aimed at automating business processes. Each of them strives to move forward in this area, at the very minimum, in the area of accounting and reporting. Depending on the existing financial and human resources, as well as the ambitions of top management, the scope of an automation project can range from simply introducing individual modules of integrated accounting systems of a comprehensive project, which would be designed to optimize most of the company’s operational business processes. However, while the above resources and ambitions entail not very complicated “calculations”, other important predictors as to whether a project will be successfully implemented sometimes, against their background, become quite invisible when deciding to launch a project.

Хто ж є тим Прометеєм, на підтримку вогню яким чекають всі зацікавлені у реалізації проекту учасники? Перш за все, як би банально не прозвучало, це керівництво компанії/організації. Цікава річ – всі вважають цей факт звичайною умовою, проте, коли час доходить до вирішення виникаючих у ході реалізації проекту питань/проблем, то у багатьох випадках менеджер проекту вповноважується справитись самостійно. Іноді це очікуваний дефіцит часу, а буває й елементарна нерішучість у реалізації жорстких заходів, прийнятті рішень, які суттєво вплинуть як на операційні процеси, так і на взаємовідносини всередині компанії/організації. Яскравим прикладом таких випадків може стати прийняття рішень щодо шляхів автоматизації процесів, які включають в себе перерозподіл функцій між фронт-офісом/«бізнесом» та бек-офісом/«підтримуючими підрозділами». Зважаючи на поставлені цілі – зосередитись на показниках продажу («продавати!»), керівники бізнесу будуть намагатись всю «паперову» роботу перекласти на підрозділи підтримки, а ті, в свою чергу, будуть опиратись збільшенню обсягу функцій. У цій ситуації саме керівник, відповідальний за впровадження проекту, має якомога об’єктивніше розглянути всі аргументи, наявні ресурси, оцінити потенційні ризики та прийняти, можливо і не дуже приємне, рішення для однієї зі сторін. Винесення ж ситуації на розсуд проектної команди, проектного менеджера може призвести до «перекосів» – адміністративної/авторитетної переваги однієї зі сторін та потенційного неврахування всіх необхідних можливостей впроваджуваної інформаційної системи в проекті. Якщо участь та підтримка керівництва компанії/організації є безсумнівними з точки зору необхідності речами, то ролі менеджера проекту іноді приді-

consider what conceptual solutions are appropriate. Who is then is that Prometheus, upon whose support fire awaits all stakeholder participants in the implementation of the project? First of all, as trite as it might sound, it is the management of the company or organization. The interesting thing is that everyone considers this fact to be a usual condition, but when the time comes to making decisions about issues or problems arising in the course of the project’s implementation, in many cases, the project manager is authorized to manage this on his own. Sometimes this involves an insufficient amount of time, and sometimes it’s about elementary indecision in implementing austerity measures, or making decisions that will significantly affect both the operational processes of and the relationships within the company or organization. A striking example of such cases may involve making decisions regarding how to automate processes, which include the distribution of functions between the front office/the “business” and the back office/the “support units”. Given that the objectives set focus on sales figures and “selling”, the company’s management will try to shift all of the necessary “paperwork” to the company’s respective support units, and they, in turn, will resist increase in the amount of functions. In this situation, namely the head, who is responsible for the project’s implementation, should, as objectively as possible, consider all existing arguments and the resources available in order to assess the potential risks and to make a decision that is probably not a very pleasant decision for one of the parties. In assigning the same situation to the discretion of the project team, the project manager can cause distortions regarding the administrative/authoritative advantage of one of the parties and potentially neglect all necessary possibilities to implement an information system in the respective project. While the participation and support

Дайджест 7 піврічне видання | випуск #7

ляється неналежна увага. Проте, на наш погляд, саме менеджер є другим (а іноді навіть і першим – див. нижче) рушієм проектів. При цьому, зважаючи на те, що цю роль може виконувати як працівник компанії/організації, так і представник партнера (коли реалізація та/або супроводження проекту здійснюється «третьою стороною», наприклад, консалтинговою компанією або консалтинговим підрозділом компанії-виконавця проекту), його участь у прийнятті тих чи інших рішень (повноваження) має бути чітко окресленою, а його авторитет перед іншими учасниками команди та працівниками компанії/організації – під- ПРАВИЛЬНО триманий керівни- ПІДІБРАНИЙ цтвом. А якщо ме- МЕНЕДЖЕР МОЖЕ неджер проекту є ЗАБЕЗПЕЧИТИ БІЛЬШЕ внутрішнім ресур- ПОЛОВИНИ УСПІХУ сом компанії/орга- ПРОЕКТУ нізації, то його авторитетність та незалежність у прийнятті рішень від впливу того чи іншого керівника підрозділів компанії/організації стає ще більш вагомими в управлінні проектом. Правильно підібраний менеджер може забезпечити в деяких випадках більше половини успіху проекту, а іноді і замінити на 100% підтримку керівництва компанії/організації. Особиста професійна зацікавленість у результатах проекту, значний практичний досвід, психологічна врівноваженість та віра в успіх менеджера проекту допомагає не лише сумлінно слідкувати за строками виконання тих чи інших задач, а часто під значним внутрішнім опором просуватись за графіком реалізації проекту вперед. Результатом таких зусиль стає справедливе та переможне «я ж вам говорив!» менеджера на фінішній стадії проекту (при комплексних проектах це може бути через рік-півтора від початку реалізації) та визнання успіхів автоматизації процесів їх безпосередніми учасниками. Прагнучи

of the management of a company or organization is unquestionable in terms of things that are needed, the role played by the project manager is sometimes neglected. However, in our opinion, it is specifically the manager that is the secondary (and sometimes even the primary – see below) driving force of a project. In spite of the fact that this role could be performed by an employee of the company/organization or a representative of the partner (when the project is implemented and/ or maintained by a “third party”, for example, a consulting firm or a consulting division of the company executing this project), the participation of such A PROPERLY a person in making SELECTED PROJECT certain decisions (his MANAGER CAN ENSURE authority) must be MORE THAN HALF clearly defined, and OF THE PROJECT’S his authority over SUCCESS other team members and employees of the company/organization must be supported by its management. And in the case that the project manager is already part of the staff of the company/organization, his credibility in decision-making and independence from the influence of the heads of the company/organization departments in this regard become even more powerful in terms of the management of this project. A properly selected project manager can ensure, in some cases, more than half of the project’s success, and sometimes this number can even amount to 100% support from the management of the company/ organization. The manager’s personal professional interest in the outcome of the project, his/her significant practical experience, psychological balance and faith in the success of the project are all factors helping him/her to not only follow the deadlines of certain tasks in good faith, but often, under considerable internal resistance, advance the implementation of the project according to schedule. The result of these efforts is a fair and triumphant “I

таких результатів керівництво компанії/ організації має враховувати той факт, що іноді навіть деяка «нестача» професійних знань у менеджера проекту, у порівнянні з «еталоном» кандидата на цю роль, може повністю перекриватись його практичними навичками проектного управління. При цьому, якщо обирається «зовнішній» кандидат на роль менеджера проекту, то найкращою перевіркою його кандидатури з точки зору занурення у проект, ставлення до виконуваних задач, націленості на результат може стати не перегляд «портфоліо» реалізованих проектів, а залучення: до проекту діагностики бізнеспроцесів, що передує проекту автоматизації, або однієї із перших стадій реалізації проекту автоматизації, або «пробного» проекту, навіть не пов’язаного з автоматизацією. Резюмуючи розкриту вище тему, можна вивести рівняння розрахунку успіху проекту: Успіх проекту = (Фінансові ресурси + Трудові ресурси) х Підтримка проекту

Адже якщо відсутня підтримка проекту, то його успіх буде нульовим. Але якщо проект підтримують усі зазначені учасники, тоді ми маємо «мультиплікатор» для отримання успіху, іноді навіть маючи у розпорядженні обмежену кількість ресурсів. Катерина Шевальє

told you so” uttered by the project manager in the final stage (for complex projects, this may happen a year to one and a half years from the start of implementation) and recognition of the success of both the automation of processes and those persons who were directly involved in the project. In aims of achieving such results, the company/organization should take into account the fact that the absence of some project manager’s professional knowledge, comparing with the candidate`s “standard” on this position, can be compensated by his/ her practical skills in project management. At the same time, if you select an “external” candidate to serve as the project manager, the best test of his/her candidacy, from the point of view of immersing himself/herself in the project, the performance of tasks, and orientation to results should not be reviewing his/her “portfolio” of completed projects, but rather the involvement in the following: the prior project for the diagnostics of business processes towards the automation project, or one of the first stages of implementing the automation project, or a “test” project that is not even associated with automation. In summarizing the themes that we have disclosed above, we can derive the equation for calculating the success of a given project: The success of a project = (Financial Resources + Human Resources) x Project Support

After all, if there is no support for the project, then that project will be completely unsuccessful. But if all of the mentioned participants support the project, then we have a “multiplier” for achieving success, sometimes even with limited resources. Kateryna Shevalie

Дайджест 9 піврічне видання | випуск #7

АУТСОРСИНГ І КОСОРСИНГ ФУНКЦІЇ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ

OUTSOURCING AND CO-SOURCING OF INTERNAL AUDIT FUNCTION

оняття аутсорсингу бухгалтерської, податкової та кадрової функцій вже давно на слуху. Трохи незвичним є поняття косорсингу функції внутрішнього аудиту. Саме косорсинг може бути найбільш ефективним при проведенні оцінки системи внутрішніх контролів або побудові власного відділу внутрішнього аудиту на перших етапах у компаніях.

Для розуміння процесу звернемося до загального визначення понять. Косорсинг (від англ. cosoursing) – поділ функцій між підрозділами компанії і зовнішньою організацією (часткове залучення зовнішніх консультантів; частковий аутсорсинг). Косорсинг в загальному випадку передбачає залучення зовнішніх консультантів як на тимчасовій (на час проведення інвентаризацій, закриття звітності), так і на постійній основі (ведення обліку дебіторської заборгованості, основних засобів, тощо). Він передбачає проведення перевірок за окремими узгодженими із замовником питань, у тому числі за участю штатних співробітників підрозділів замовника. Внутрішній аудит – є однією з основних форм контролю за діяльністю компанії як в Україні, так і за кордоном. В даний час не всі господарюючі суб’єкти можуть похвалитися наявністю такого підрозділу, навіть якщо він існує, то не завжди спрямований на виконання властивих йому у відповідності з міжнародними стандартами цілей, функцій і завдань.

To understand this process, let’s now reach a general definition of concepts. Co-sourcing entails a separation of functions between those performed by the company and by the external organization (partial use of external consultants, partial outsourcing). Co-sourcing generally involves the use of external consultants on a temporary basis (at the time of taking inventory and closing statements), as well as on an ongoing basis (for maintaining accounts receivable, fixed assets, etc.). It involves carrying out checks on certain issues that have been agreed upon with the customer, including the participation of the staff of the customer’s divisions. An internal audit is one of the main forms of maintaining control over a company’s activities, regardless of whether it is located in Ukraine or abroad. Currently, not all economic actors can boast that they operate such a unit, and, for those that do have one, its activity is not always dedicated to performing its tasks in accordance with international standards, objectives, functions and tasks.

he concept of the outsourcing of accounting, tax and human resources functions has already been abuzz for a long time. A bit less familiar concept is that of co-sourcing of internal audit function. In this regard, in the early stages of a company, it is namely this solution that could be most effective when evaluating a company’s internal controls or building its own internal audit department.

В даний час найчастіше робота відділу внутрішнього аудиту в українських компаніях з великою філіальною структурою спрямована на перевірку виконання норм чинного законодавства та забезпечення збереження активів. У даній статті під функцією внутрішнього аудиту розглядається не лише аудит фінансової звітності, а й аудит бізнес-процесів, оцінка їх ефективності та перевірка відповідності внутрішньокорпоративним вимогам. Крім того, до основних функцій внутрішнього аудиту слід відносити не лише контрольноінформаційну (яка передбачає проведення регулярних тематичних перевірок по підрозділах), а й консультаційну (що дозволяє надавати підрозділам рекомендації щодо зниження рівня їх ризику, підвищення ефективності діяльності та впровадження передових технологій). Загальні цілі виконання функцій внутрішнього аудиту відповідно до міжнародних стандартів набагато ширші прийнятих в даний час в Україні та включають в себе наступні складові:

Currently, most of the internal audit work being carried out in Ukrainian companies with a large branch structure is aimed at verifying the applicable legislation and safeguarding the company’s assets. For the purposes of this paper, the internal audit function is not only considered to include the auditing of financial statements, but also includes an audit of business processes, evaluation of their effectiveness, and checking the consistency of internal corporate requirements. In addition, the main functions of an internal audit should entail not only controlling and informational work (including regular theme-related checkups according to business unit), but should also include consulting work (allowing units to provide recommendations in order for the company to reduce its level of risk, to improve its performance, and to implement advanced technologies). The overall objectives of the internal audit function are adopted much more widely now in Ukraine, in accordance with international accounting standards. Thus, they now include the following components:

виявлення чинників, що перешкоджають досягненню цілей бізнеспроцесів організації; виявлення шахрайства та неефективного використання активів організації; оцінку ризиків і вироблення рекомендацій щодо їх усунення або зменшення їх негативного впливу; перевірку систем внутрішнього контролю та обліку (бухгалтерського, податкового, управлінського); вироблення плану заходів щодо усунення виявлених недоліків і впровадження новацій; контроль реалізації узгоджених заходів та проведення змін.

identifying constraints to the organization’s ability to achieve the objectives entailed in its business processes; detecting fraud and the inefficient use of the organization’s assets; risk assessment and recommendations to eliminate such risks or mitigate their negative impact; verifying internal control and accounting systems (i.e. for accounting, tax, and management); developing an action plan to address the deficiencies in and the implementation of innovations; monitoring the implementation of agreed-upon actions and implementing the necessary changes.

Розуміючи складність досягнення зазначених вище цілей, в даний час ке-

Realizing the difficulty of achieving the

Дайджест 11 піврічне видання | випуск #7

рівники служб внутрішнього аудиту все частіше стикаються з ситуацією нестачі досвідчених фахівців з внутрішнього аудиту всередині компанії або відсутнос- НЕСТАЧА ті у наявних співро- ДОСВІДЧЕНИХ бітників досвіду та ФАХІВЦІВ З знань, необхідних ВНУТРІШНЬОГО для відповідності АУДИТУ ВСЕРЕДИНІ високим очікуван- КОМПАНІЇ ням всіх зацікавлених сторін, виконання ними відповідних функцій і досягнення цілей, поставлених перед ними Комітетом з аудиту. До основних проблем, пов’язаних з організацією власної служби внутрішнього аудиту слід віднести:

above objectives, directors of internal audit divisions increasingly face the situation where there is a lack of experienced internal audit specialists within the A LACK OF company or else there is a lack of available EXPERIENCED INTERNAL AUDIT staff expertise and the SPECIALISTS WITHIN knowledge required THE COMPANY for them to meet the high expectations held by all stakeholders, to perform their respective roles, and to achieve the objectives set for them by the Audit Committee. The main problems for a company in relation to organizing its own internal audit are as follows:

Залучення та утримання талановитих фахівців в області внутрішнього аудиту, особливо в таких спеціалізованих галузях знань, як аудит інформаційних технологій та управління ризиками; Доступ до передових інструментів і методологій проведення внутрішнього аудиту; Необхідність залучення фахівців з досвідом роботи в міжнародних структурах, що володіють необхідними знаннями та володіють іноземними мовами; Нестача відповідних освітніх програм для професіоналів в області внутрішнього аудиту.

Єдиним виходом, що дозволяє вирішити проблему всередині компаній, є пошук додаткових ресурсів ззовні – консалтингові та аудиторські компанії поряд з окремими консультантами та аудиторами. При залученні зовнішньої допомоги керівництво компаній та їх власники в першу чергу повинні визначити, який аутсорсинг передбачається – частковий (косорсинг) або аутсорсинг функції «внутрішній аудит». Необхідність ко-

Attracting and retaining talent in the sphere of internal audit, particularly with respect to specialized areas of knowledge as auditing information technology and risk management; Access to advanced tools and methodologies for conducting internal audits; The need to attract professionals who have experience with international organizations, as well as the necessary expertise and knowledge of foreign languages; Lack of appropriate educational programs for professionals in the field of internal auditing.

The only solution that allows resolving the problem within the company is to seek additional external resources, such as those that may be provided by consulting and auditing companies, along with individual consultants and auditors. When attracting external assistance, a company’s management and owners should, in first order, conduct an evaluation concerning the partial (co-sourcing) or complete outsourcing of functions assumed an “internal audit”. The need for co-sourcing arises in a number of cases,

сорсингу виникає у ряді випадків, найбільш поширеними з яких є: потреба у проведенні разових або спеціальних проектів з внутрішнього аудиту; обмеженість власних кадрових ресурсів служб внутрішнього аудиту; потреба у професійній підготовці власних співробітників служб внутрішнього аудиту за допомогою прямої передачі знань і практичного досвіду від залучених для аутсорсингу фахівців. В останньому випадку у компанії з’являється можливість побудови власного відділу внутрішнього аудиту, що має необхідні навички і знання для виконання покладених на них функцій та досягнення поставлених цілей. Консультанти при цьому можуть запропонувати розробку системи автоматизації діяльності підрозділу внутрішнього аудиту та контролю під вимоги конкретного замовника. Крім налаштування роботи програми, зовнішні фахівці можуть також забезпечити замовника кваліфікованими кадрами для подальшого виконання функцій внутрішнього аудиту та провести їх навчання. Систематизувати вищеописане можна шляхом визначення переваг аутсорсингу та косорсингу функції внутрішнього аудиту, представленого в таблиці (див. Табл. 1). Незважаючи на видимі переваги аутсорсингу функції внутрішнього аудиту, хотілося б звернути увагу на деякі ризики: залучення одного і того ж консультанта може негативно вплинути на об’єктивність та достовірність отримуваних результатів; необхідність наявності вільних додаткових ресурсів (відволікання фахівців, використання додат-

the most common of which are as follows: the need to perform one-off or special internal audit projects; human resource limitations in the company’s own internal audit division; the need for professional training of personnel in the company’s own internal audit division by means of the direct transfer of knowledge and practical experience from the outsourcing professionals involved. In the latter case, the company has the opportunity to build its own internal audit department, which would have the necessary skills and knowledge to perform the functions it is assigned and to achieve its objectives. In this case, consultants would be able to propose the development of automated systems for carrying out internal audits and control according to the customers’ requirements. In addition to determining the program’s operations, external experts can also provide the customer with qualified personnel, who are selected for the purposes of further implementing the internal audit function and to conduct their training. It is possible to successfully systematize the above by defining the benefits of outsourcing and co-sourcing of internal audit function, as we have presented for you in the table (see Table 1). Despite the apparent benefits of outsourcing the internal audit function, we should also draw attention to some of the existing risks: involvement of the same consultant all the time may affect both the objectivity and reliability of the results; the need for the availability of additional resources (due to the fact that the specialists are otherwise distracted, and require additional time to review the respective cases) to provide the outsourcing company with information

Дайджест 13 піврічне видання | випуск #7

кового часу на ознайомлення) щодо забезпечення аутсорсингової компанії інформацією про діючі бізнес-процеси. У разі залучення до аутсорсингу функцій внутрішнього аудиту консалтингової або аудиторської компанії, яка надає такі послуги, вищевказані ризики можна знизити шляхом використання різнопланових консультантів на умовах ведення аутсорсинговою компанією так званого досьє на замовника.

Переваги аутсорсингу внутрішнього аудиту гарантована договірними відносинами якість і можливість нівелювати конфлікт інтересів, обмеження повноважень, прав доступу; професіоналізм аудиторів; об’єктивність і достовірність отримуваних результатів; незалежність та «свіжий погляд» залучених спеціалістів; економія ресурсів компанії на створенні власної служби внутрішнього аудиту; надання послуг аудиту; можливість використання співробітників зі знаннями в міжнародних структурах та володіють іноземними мовами; доступ до передових інструментів, технологій та методик проведення внутрішніх аудитів. Benefits of Internal Audit Outsourcing guaranteed quality of contractual relationships and the ability to mitigate conflicts of interest, limiting powers and access rights; professionalism on the part of auditors; the objectivity and reliability of the results; independence and a “fresh look” by the experts involved; cost savings of company resources in developing its own internal audit service; provision of audit services; the use of staff with expertise in international structures and with a command of foreign languages; access to advanced tools, technologies and methods for performing internal audits.

Ксенія Мараховська

on existing business processes. In the case that an external consulting or auditing company providing such services is involved to outsource the internal audit function, the above-mentioned risks can be reduced through the use of different kinds of consultants according to terms of reference whereby the so-called outsourcing company strictly maintains the customer’s profile and needs.

Переваги косорсингу внутрішнього аудиту залучення додаткових аудиторських ресурсів в пікові періоди навантаження на штатних аудиторів; можливість використовувати послуги експертів в різних областях; здійснення аудиту специфічних областей, особливо таких як аудит інформаційних технологій та управління ризиками; отримання додаткового досвіду та передових навичок штатними співробітниками відділу внутрішнього аудиту з імовірною економією на підвищенні їх кваліфікації через стандартні освітні програми.

Benefits of Internal Audit Co-sourcing attracting additional audit resources during peak load periods for staff auditors; the ability to use the services of experts in various fields; implementation of specific audit areas, especially with respect to the auditing of information technology and risk management; opportunity for staff members in the internal audit department to obtain additional experience and advanced skills and likely cost savings for improving their skills through standard educational programs.

Ksenia Marakhovska

Дайджест 15 піврічне видання | випуск #7

В ЧОМУ ПОЛЯГАЄ МИСТЕЦТВО ДЕЛЕГУВАННЯ?

WHAT IS THE ART OF DELEGATION?

фективне делегування повноважень та грамотна постановка завдань – це не що інше, як додатковий час для удосконалення себе і просування свого бізнесу. Незалежно від масштабу компанії, список завдань керівника має тенденцію постійного розширення. Якщо перерозподіл «технічних» завдань практично ні в кого не викликає питань (керівник лише зітхає з полегшенням), то передача підлеглим права приймати рішення в тих чи інших ситуаціях відразу показує і невміння чітко поставити завдання, і страх прийняття бізнес-рішень, і відсутність системи контролю.

Говорячи про делегування, існує дві найбільш поширених і «критичних» поведінкових моделі:

Speaking about delegation, we note that there are two most common and “critical” behavioral models:

1) 2)

«Копати звідси і до обіду»; «Я все сам».

Копати звідси і до обіду. Часто керівники саме так і описують, що працівник повинен зробити. А після виконання завдання виникає маса питань і зауважень – не в ту сторону копали, недостатньо глибоко копали, мало накопали, оскільки використовували не той інструмент, і т. д. Тому перш ніж ставити завдання своєму підлеглому, чітко його сформулюйте та обміркуйте термін виконання відповідно часовим затратам. Вказуючи термін виконання «на завтра» (коли час, необхідний для якісного виконання такого роду завдання – три дні), може призвести до «чорних дірок» у виконаній роботі, наприклад, упущений ряд деталей, порушена структура. Інша

ffectively delegating authorities and competently setting goals is nothing other than extra time for someone to improve himself and also promote his business. Regardless of the size of a company, a director or manager’s task list has a tendency to constantly expand. While reallocating “technical” problems causes virtually no problems for anyone (it only helps to relieve a director of manager), transferring the subordinate right to take decisions in certain situations also immediately reveals the inability to clearly formulate a problem and demonstrates fear about making business decisions, not to mention a lack of control.

“Dig here right until lunch time”; “I’ll handle it myself”.

Dig here right until lunchtime. Most often, executives describe exactly what an employee must do. But after it’s done, many questions and comments arise – i.e. you were digging in the wrong direction, you didn’t dig deep enough since you were apparently using the wrong tool, etc. So before a manager assigns his subordinate a task, he should consider the required period for its implementation according to the time he will have to spend on this and also clearly specify the job that needs to be done. Indicating that the deadline is “tomorrow” (when the time required for the high quality performance of the task at hand is actually three days) may lead to a “black hole” in the work performed (for example, there are a number of details missing or the structure of

крайність, коли керівник намагається з надмірним фанатизмом контролювати всі деталі аж до окремих кроків виконання (це виявляється і як, наприклад, на рівні розробки формули розрахун- ЗАНУРЮЮЧИСЬ ків для обробки ін- В ОПЕРАТИВНІ формації в Excel ЗАВДАННЯ, ВИ замість працівни- ПОЗБАВЛЯЄТЕ СЕБЕ ка, так і на рівні ви- ЧАСУ НА ПРИЙНЯТТЯ значення – у який СТРАТЕГІЧНО час і як часто ке- ВАЖЛИВИХ БІЗНЕСрівник нижньої лан- РІШЕНЬ ки повинен проводити зустрічі зі своїми безпосередніми підлеглими). Така поведінка найчастіше потім описується як «завантажений оперативними питаннями». Занурюючись в оперативні завдання, керівник не лише забуває про цінність свого часу, а й фактично позбавляє себе можливості прийняття стратегічно важливих бізнес-рішень, оскільки «часу катастрофічно не вистачає». Ефективному керівнику важливо не «розпилюватися» на дрібні оперативні завдання і використовувати свій вільний час для реалізації більш глобальних цілей. В іншому випадку Ви будете мати постійний головний біль у вигляді виховання працівників, яким необхідно максимально детально роз’яснити виконання завдань, а також з повною відсутністю ініціативи. Наприклад, необхідно опрацювати продуктову лінійку. При коректному делегуванні цієї функції керівник поставить завдання проаналізувати ринок, включити в продуктову лінійку, наприклад, лише товари національного виробника з певним терміном оборотності. При «включенні» ж в оперативний процес, керівник сам почне аналізувати ринок, складати формат майбутнього списку продуктів і т. д., тобто виконувати тим самим поставлену самим собою задачу. Якщо не розвивати у співробітників ініціативність і почуття відповідальності,

the assignment completed is flawed. The other extreme occurs when a manager tries, with excessive fanaticism, to control all the details of operations down to the individual steps of their execution (this BY PLUNGING how it manifests itself, INTO OPERATIONAL for example, at the CHALLENGES, YOU level of developing a REMOVE YOURSELF formula for calculating FROM THE PROCESS information processing OF MAKING in Excel instead of the STRATEGIC BUSINESS employee, or when DECISIONS the executive defines when and how often a lower level manager should hold meetings with his direct subordinates). This behavior often then described as “weighed down with operational issues”. By plunging into operational challenges, a manager not only forgets about the value of his own time, but he actually removes himself from the process of making strategic business decisions, since he is chronically “starved for time”. It is important for effective executive to “spend his energy” on handling minor operational tasks and use his free time to implement more global objectives. Otherwise, you will end up with a constant headache in the form of training workers, to whom you will need to explain the way to work in great detail, while workers demonstrate a complete lack of initiative. For example, it is necessary to develop a product line. If the related duties are properly delegated, the manager will set the task of analyzing the market to include in the product line (for example, to include only national manufacturers of goods) for a specified period of turnover. When he/she is “plugged into” the same operational process, the manager himself/herself will inevitably begin to analyze the market, to determine the format for the future list of goods, etc. That is, the manager himself/herself be essentially fulfilling the task he/she has set. If you lack the personnel to develop a sense of initiative and responsibility among staff members, the growth of your business will continue to decelerate. Just be aware of

Дайджест 17 піврічне видання | випуск #7

зростання Вашого бізнесу буде постійно сповільнюватися. Просто усвідомте той факт, що успіх компанії не будується на досягненнях лише однієї людини це командна робота. Однак, навіть провівши своєрідну чистку функціоналу та делегувавши виконання більшості «технічних» завдань, керівник неминуче зіткнеться з тим, що необхідно описати результат, який він націлений отримати в певний час, а також тим, що слід віддати на міркування «середній» ланці. Опис бажаного результату потрібно підкріпити відповідною системою контролю – визна- ОПИС БАЖАНОГО чити точки та пері- РЕЗУЛЬТАТУ ПОТРІБНО оди контролю. На- ПІДКРІПЛЯТИ приклад, віддаючи ВІДПОВІДНОЮ право на підписан- СИСТЕМОЮ ня певних докумен- КОНТРОЛЮ тів, рекомендується періодично проводити контроль кількості підписаних документів, контрагентів з якими вони були підписані, суті документів і т. д. При цьому працівники повинні бути проінформовані вже на етапі делегування – прийняття на себе відповідальності, що такі перевірки будуть здійснюватися. Підводячи підсумки, хотілося б ще раз акцентувати увагу на довірі, підкріпленій знаннями щодо рівня компетенції підлеглих – це спільна основа передачі частини своїх повноважень. Довіряйте виконання завдань і повноважень, не пускаючи на самоплив, а спостерігаючи зі сторони – будьте стратегом. І пам’ятайте, що навіть часткове делегування «освіжає» думки, приносячи тим самим користь бізнесу! Світлана Ломакіна Катерина Шевальє

the fact that the company’s success is not based on the achievements of one person – it should be a team effort. However, even after spending a kind of cleanup of functional roles and having delegated the performance of tasks and responsibilities by delegating most of the “technical” problems, the manager will inevitably have to face the fact that he/she needs to determine the result he/she aims to achieve within the time period he/she specifies. He/she will also need to realize that such issues should be delegated to “medium-level” managers to resolve. A written description of the desired result A WRITTEN should be backed DESCRIPTION OF THE up by an appropriate DESIRED RESULT system of control in SHOULD BE BACKED UP order to define the BY AN APPROPRIATE relevant terms and SYSTEM OF CONTROL periods of control. For example, when awarding the right to sign certain documents, it is recommended that the manager periodically control the number of documents that are being signed, the counterparties with whom they are being signed, the essence of such documents, etc. In this case, employees should be informed already at the stage of the delegation about such things as taking responsibility and of the fact that such checkups will be carried out. To summarize this article, I would like to once again bring your attention to the need for trust, backed up with knowledge about the actual level of subordinates’ competence. This will ultimately be the common ground for transferring responsibilities to them. Trust their ability to handle the required tasks and responsibilities, not letting them stray from their course, but while observing them from the side. In other words, be a strategist. You should also remember that even partially delegating tasks and responsibilities serves as a “refresher” for one’s thinking, thereby bringing value to your business! Svitlana Lomakina Kateryna Shevalie

ПОДАТКОВЕ ЗАКОНОДАВСТВО – ЦЕ КОЖЕН ДЕНЬ НОВЕ ВІДКРИТТЯ.

Христофор Колумб (1451-1506) – першовідкривач Америки

TAX LEGISLATION BRINGS A NEW DISCOVERY EVERY DAY.

МОТИВАЦІЙНІ ВИПЛАТИ: ЗНИЖКИ НА ТОВАР ЧИ ПОСЛУГИ? MOTIVATIONAL PAYMENTS: DISCOUNTS ON PRODUCTS OR SERVICES?

ОРЕНДА ЖИТЛА: ФОНД ОПЛАТИ ЧИ ДОДАТКОВЕ БЛАГО? RENTING ACCOMMODATIONS: THE FUND OR AN ADDITIONAL BENEFIT?

21 27

КОРПОРАТИВНІ ПЛАТІЖНІ КАРТКИ ТА ЇХ ВИКОРИСТАННЯ CORPORATE PAYMENT CARDS AND ITS USING

Дайджест 21 піврічне видання | випуск #7

МОТИВАЦІЙНІ ВИПЛАТИ: ЗНИЖКИ НА ТОВАР ЧИ ПОСЛУГИ?

MOTIVATIONAL PAYMENTS: DISCOUNTS ON PRODUCTS OR SERVICES?

ьогодні ми розглянемо проблемні питання, які можуть виникати у платників податків як покупців, так і продавців щодо мотиваційних виплат при формуванні податкових зобов’язань з податку на прибуток та податку на додану вартість. Можливо, для багатьох ця тема не буде новою і ми не «відкриємо Америку», можливо, хтось для себе знайде в цій статті щось корисне, а хтось подивиться на дану проблему по-новому.

Податковий орган зазначив: «Мотиваційні виплати можуть включати наступне: премія (бонус) за дострокову сплату дебіторської заборгованості, за виконання плану закупівель товарів постачальника, за точність прогнозів щодо закупівлі, за дотримання визначеного асортименту товарів при закупівлі»; «Оскільки мотиваційні виплати направлені на стимулювання збуту продукції (робіт, послуг), такі виплати можуть бути віднесені до маркетингових послуг». В Узагальнюючій податковій консультації № 123 податкові органи дійшли висновку та спробували назвати мотиваційні виплати «маркетинговими послугами». Але нам потрібно зрозуміти, чи будь-які мотиваційні виплати можна віднести до маркетингових послуг. Податкові наслідки з податку на прибуток. Для визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток необхідно брати до розрахунку три складові частини: (1) доходи підприємства; (2) собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг; та (3) інші витрати звітного податково-

In the Summary Tax Advice, approved by State Tax Service of Ukraine Order no. 123, dated February 15, 2012 (hereinafter referred to as “Order number 123”), the authorities confirmed legal entities’ right to claim advertising and marketing services as expenditures, including motivational payments that are made in favor of distributors and retailers. In this document, the tax authorities stated the following: “Motivational payments may include the following: a premium (bonus) for the premature payment of receivables, for fulfilling the supplier’s plan for the procurement of goods, and for the accuracy of forecasts for purchases, subject to a certain range of products in purchasing”. It also noted, “Since the motivational benefits are aimed at encouraging the sale of goods (or works or services), such payments may be regarded as the marketing of services”. In the Summary Tax Advice no. 123, the tax authorities reached a conclusion and tried to categorize motivational benefits as “marketing services”. But, for the purposes of this article, our objective is to understand whether indeed there are any motivational benefits that can be claimed as marketing services. The tax consequences of profit tax.

oday we shall review the problematic issues that may arise for taxpayers, both as buyers and sellers, regarding motivational benefits in relation to determining tax liabilities for income tax and value added tax purposes. Perhaps for many, this topic is not new, and we are not “discovering America”, so to speak, but perhaps there are others who will discover something useful in this article, and perhaps this article will also help someone to look at this problem in a new way.

го періоду. Постає питання: до якої складової можуть бути віднесені мотиваційні виплати при визначенні оподаткованого прибутку: до доходу у вигляді його зменшення; до інших витрат звітного періоду. Мотиваційні (стимуляційні) виплати можна поділити на дві категорії: товарні знижки: ретроспективні – надаються за обсяг уже проданих товарів, проспективні – надаються в момент постачання товарів, наприклад, за 100% передоплату; інші, які не є товарними знижками, а пов’язані з послугами супутніми продажу товару, є компенсацією вартості послуг та направлені на стимулювання збуту товарів. Товарні знижки та інші мотиваційні виплати направлені на збільшення обсягів продажу товарів, та в кінцевому випадку стимулюють покупців придбавати все більше товарів. Вони безумовно пов’язані із словом «маркетинг», проте не всі, на наш погляд, можна назвати «послугами». Товарні знижки. Ретро-знижки документально оформлюються шляхом підписання сторонами (продавцем і покупцем) додаткової угоди, акту перегляду цін до договору поставки або коригуючої накладної до видаткової накладної (кредит-ноти). В таких документах вказуються зміна ціни в розрізі номенклатури товару та реквізити відповідних видаткових накладних, крім коригуючої накладної, яка складається до кожної видаткової накладної окремо. Ретро-знижки відображаються в бухгалтерському та податковому обліку як зменшення доходу в періоді оформлення вищезгаданих документів. Їх надання впливає на стан взаєморозрахунків між

For the purposes of determining the object that is subject to profit tax, we should take three factors into account: (1) the revenues of the taxpayer company; (2) the cost of the goods that have been sold, the work performed, or the services rendered; and (3) the company’s other expenditures for the given tax period. The question arises as to which component motivational payments from taxable income should be attributed to, of the following two choices: claimed against income by reducing its overall total; claimed as other expenditures for the reporting period. Motivation (incentive) payments can be divided into two categories: commodity discounts: retrospective ones are presented based on the volume of goods that have already been sold, while prospective ones are available at the time that the goods are delivered, for example, given the condition of 100% pre-payment; other discounts that are not commodity discounts, but rather are related to services associated with the sale of goods, entail compensation of the cost of services and are aimed at stimulating the sales of goods. Commodity discounts and other motivational payments are aimed at increasing the volume of goods that are sold, and ultimately encourage consumers to buy more goods. They are certainly related to the word “marketing”; however, in our opinion, not all such motivational payments can actually be considered “services”. Commodity discounts. The signing parties (the buyer and the seller) document retroactive discounts in the form of a supplementary agreement, a certificate of price revision appended to the supply contract, or an updated invoice in the expenditure bill (credit note). The respective price change is specified

Дайджест 23 піврічне видання | випуск #7

продавцем та покупцем, а перерахована ретро-знижка розглядається як повернення покупцю зайво сплачених грошових коштів. Найпростіший варіант надання знижки – проспективні знижки. Вони можуть надаватись в момент продажу товару. Наприклад, при внесенні 100% передплати, покупець отримує право на знижку в розмірі 5%. В такому випадку реалізація товару в обліку та первинних документах одразу відображається за зниженими цінами. Ще один варіант – проспективні знижки залежать від минулих продажів та надаються на майбутні відвантаження товару. Наприклад, після того, як покупець закупить то- НАЙПРОСТІШИЙ вару на суму 500 ВАРІАНТ НАДАННЯ 000 грн., він отри- ЗНИЖКИ – мує право на 5% ПРОСПЕКТИВНІ знижку на подаль- ЗНИЖКИ ші закупки. Такі знижки також враховуються в момент відвантаження при формуванні ціни реалізації товару. Відповідно дохід визнається з урахуванням знижок. Системний аналіз надання товарних знижок дає нам можливість вважати, що перерахування грошових коштів внаслідок надання товарних знижок не можуть розглядатись в якості маркетингових послуг. Інші мотиваційні виплати. Податковий Кодекс не містить поняття «мотиваційних виплат». Чи може сам факт сплати грошових коштів, чим фактично є мотиваційна виплата, розглядатись в якості операцій з постачання послуг та відповідати критеріям витрат, які можуть бути враховані з метою визначення об’єкту оподаткування податком на прибуток? Які первинні документи потрібно мати продавцю та надати їх при перевірці контролюючим органам, щоб довести що мотиваційні виплати відповідають критеріям поняття «постачання послуг» та є витратами, які пов’язані з господар-

in these documents within the context of the product categories and the payment requisites for the corresponding goods delivery note (a.k.a. expenditures invoice), other than the updated invoice, which is issued for each goods delivery note separately. Retroactive discounts are recognized in the accounting and tax reporting as a reduction in income in the period for which the above-mentioned documents are recorded. Their provision impacts on the status of mutual settlements between the buyer and the seller, but the indicated retroactive discount is interpreted as the seller returning the sum of the overpaid funds to the buyer. The easiest option for offering discounts is in the form of prospective discounts. They may be provided directly at THE EASIEST OPTION the point of sale. For FOR OFFERING example, when the DISCOUNTS IS IN THE buyer makes a 100% FORM OF PROSPECTIVE advance payment for DISCOUNTS the goods (or works or services) being supplied, he shall be entitled to a discount of 5%. In this case, the sale of goods in both the records and source documents are immediately reflected in the discounted prices. Another option entails that prospective discounts are dependent on past sales levels and services for the future shipment of goods. For example, after the buyer purchases goods valued at USD 500,000, he is entitled to a 5% discount, applicable on the next purchase. These discounts are also taken into account at the time of shipment in determining the product’s sales price. Accordingly, revenue is recognized, taking the discounts into account. Conducting a systems analysis of the provision of commodity discounts leads us to assume that the transfer of funds, as a result of trade discounts, cannot be regarded as marketing services. Other motivational payments. The Tax Code of Ukraine does not offer a definition of “motivational payments”. Can the fact itself that money has been paid and is factually a motivational payment be considered as a transaction for the supply of services and meet

ською діяльністю? Виходячи з поняття «витрати» (пп. 14.1.27 ПКУ), можна дійти висновку, що будь-яка виплата в грошовій формі, яка здійснюється для провадження господарської діяльності платника податку, в результаті якої відбувається зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов’язань, внаслідок чого відбувається зменшення власного капіталу, відповідає поняттю «витрат». Проте, якщо звернутись до по- НЕ ВАРТО няття «постачання СПОДІВАТИСЯ послуг» (пп. 14.1.185 НА ЛІБЕРАЛЬНЕ ПКУ), для визнання ВІДНОШЕННЯ З БОКУ факту їх здійснен- ПОДАТКОВИХ ОРГАНІВ ня, між сторонами повинна здійснюватись яка-небудь операція, окрім сплати грошових коштів, та яка не є операцією постачання товару. Ми розуміємо, що в деяких випадках мотиваційні виплати пов’язані з компенсацією послуг, якщо покупці-дистриб’ютори дійсно виконують послуги на користь продавця. В такому випадку мотиваційні виплати можуть бути враховані у складі витрат за умови наявності первинних документів, оскільки відповідають поняттю «постачання послуг». Не варто сподіватися на ліберальне відношення з боку податкових органів. Необхідно розуміти, що наявність лише первинних документів, навіть складених з урахуванням вимог законодавства, не буде достатньою умовою для включення продавцем сплачених грошових коштів у вигляді мотиваційної виплати до складу витрат з метою визначення податкової бази, якщо послуги покупцем-дистриб’ютором фактично не надавались і продавець не зможе підтвердити факт їх отримання. На наш погляд, для того щоб мотиваційна виплата враховувалась до податкової бази, потрібно наступне:

the criteria for being an expenditure that may be taken into consideration in determining the object of taxation for profit tax purposes? What are the primary documents that your supplier needs to have and provide during any review audit by regulatory authorities in order to prove that the motivational payments meet the criteria for the concept “service delivery” and that these are indeed expenses related to economic activity? Based on the concept of “expenditures” (Sub-paragraph 14.1.27 of the Tax Code of Ukraine), we can IT IS NOT WORTH conclude that any HOPING FOR A LIBERAL payment in cash, ATTITUDE ON THE which is transacted to PART OF THE TAX support the economic AUTHORITIES activity of the taxpayer, resulting in a reduction in economic benefits in the form of a disposal of assets or increased liabilities, which results in a reduction of the taxpayer’s own equity, corresponds to the concept of “expenditure”. However, if we refer to the concept of “delivery of services” (Sub-paragraph 14.1.185 of the Tax Code), in order to recognize their implementation, the parties must engage in a transaction other than the payment of money, and that does not consist of goods’ delivery in and of itself. We understand that, in some cases, motivational payments are associated with compensation for a service in the case that the buyers-distributors really do perform services for the seller’s benefit. In this case, motivational payments may be included as an expense given the availability of primary documents, since they correspond to the concept of “service delivery”. It is not worth hoping for a liberal attitude on the part of the tax authorities. It should be understood that the availability of solely original documents, even those that formulated to meet the requirements of the law, will not be sufficient to enable the seller to declare the funds issued as a motivational payment as expenses in determining the tax base in the case that the buyer-distributor did not factually provide any

Дайджест 25 піврічне видання | випуск #7

щоб послуги дійсно мали місце; послуги дійсно здійснювались покупцем, покупець (як виконавець послуг) фактично виконував певні дії на користь продавця. При цьому виникають взаємні зустрічні зобов’язання сторін; платник податку-продавець дійсно отримував такі послуги; послуги повинні мати зв’язок з господарською діяльністю, та сторони готові це довести. Податок на додану вартість. Сума знижок, яка пов’язана із зміною ціни товару, в податковому обліку відображається як зменшення податкових зобов’язань з ПДВ на підставі додаткової угоди до договору поставки товару, акту перегляду цін або коригуючої накладної до видаткової накладної (кредит-ноти), та супроводжується випискою розрахунку коригування до податкової накладної. В таких документах, крім розрахунку коригування до податкової накладної, доцільно зазначити зміну ціни товарів в розрізі номенклатури та відповідних видаткових накладних (вказати їх реквізити). Щодо коригуючої накладної, можливо, не всі погодяться з нашою точкою зору, хоча ми вважаємо, що такий документ не є забороненим законодавством та може оформлюватись для використання в господарській діяльності підприємства за умови, якщо він затверджений наказом про документообіг. Якщо мотиваційні виплати як маркетингові послуги відповідають поняттю «постачання послуг», вони повинні оформлюватись актом виконаних-наданих послуг (не актом узгодження нарахування бонусу, премії). Крім того, якщо продавець здійснює сплату мотиваційної виплати грошовими коштами, у отримувача коштів (покупця-дистриб’ютора) виникає обов’язок нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ та видати податкову накладну.

services and if the seller is unable to confirm the fact that he has indeed received them. In our opinion, in order to take motivation payments into account in the tax base, a company will need to do the following: ensure that the services were actually provided; ensure that the services were actually carried out by the buyer, and that the buyer (as a service provider) actually carried out certain actions in the seller’s favor. It should also be noted that this gives rise to mutual reciprocal obligations of the parties; the taxpayer-seller has factually receive such services; the services should be linked to economic activity, and the parties should be ready to prove this fact. Value-added tax. The amount of rebates, which is linked to a change in the price of goods, shall be recorded in the tax reporting as a reduction in the company’s tax liability for VAT on the basis of an additional agreement for the delivery of goods, a certificate of price revision, or an updated invoice in the goods delivery note (credit - notes), and shall also be accompanied by an extract of the adjustment calculation to the tax invoice. In these documents, with the exception of the adjustment calculation to the tax invoice, it is appropriate to note the change in the price of the goods in the context of the product category and the corresponding goods delivery note (to indicate their requisite details). Perhaps not everybody will agree with our point of view regarding the updated invoice, although we believe that this document is not prohibited by law and that it may be registered for use in the course of business, provided that it is approved by a company order (memo) on the document flow. In the case that the motivational payments, as marketing services, correspond to the concept of “service delivery”, they should be formalized in the form of a certificate of services rendered/ delivered (as opposed to a certificate of granting bonuses or prizes). In addition, in

Якщо ж податкова накладна не виписується/ не видається, податкові зобов’язання у покупця-дистриб’ютора не нараховуються, податкові органи можуть дійти висновку про відсутність факту надання-отримання послуг, а мотиваційна виплата може бути визнана податковими органами як перерахування безповоротної фінансової допомоги. В зоні ризику можуть опинитися компанії (фарм-бізнес, постачання ЗМІ та інші), які постачають товари, звільнені від оподаткування або які не є об’єктом опо- В ЗОНІ РИЗИКУ даткування, оскільки МОЖУТЬ ОПИНИТИСЯ при отриманні мо- КОМПАНІЇ, ЯКІ тиваційної виплати, ПОСТАЧАЮТЬ яка позиціонується ЗВІЛЬНЕНІ ВІД як постачання мар- ОПОДАТКУВАННЯ кетингових послуг, ТОВАРИ повинні виникати податкові зобов’язання з ПДВ. Проте не всі покупці-дистриб’ютори погоджуються їх нараховувати, оскільки вважають, що отримують кошти в якості ретро-знижки на товар, база для розрахунку якої не включає ПДВ. Тобто, якщо дотримуватись комплексного підходу та позиціонувати мотиваційну виплату постачанням маркетингової послуги, виходить, що покупець-дистриб’ютор повинен за свій рахунок нарахувати ПДВ. Але це не є фінансово доцільно. Тож ми рекомендуємо, щоб продавці і покупці узгоджували свої дії та дотримувались єдиного підходу: якщо мотиваційна виплата це маркетингова послуга, у покупця-дистриб’ютора виникають податкові зобов’язання з ПДВ. Якщо позиції ж будуть відрізнятись, спір з податковими органами буде неминучим для обох сторін. Людмила Рассахацька

the case that the seller pays the motivational payments in cash, the recipient of funds (the buyer-distributor) is obligated to charge VAT tax liabilities and, respectively, to issue a tax invoice. If the tax invoice is not issued or is not provided, the buyer-distributor’s tax liability will not be calculated, and the tax authorities may reach the conclusion that there is no evidence that the services were granted and received. In such a case, the tax authorities may recognize the motivational payment merely as the transfer of non-repayable financial assistance. Taxpayers that might find themselves at risk may include COMPANIES companies (i.e. farm THAT SUPPLY business, companies GOODS THAT ARE providing mass mediaEXEMPTED FROM related services, etc.) TAXATION MIGHT that supply goods that FIND THEMSELVES are exempted from AT RISK taxation or that are non-taxable entities, due to the fact that, upon receiving motivational payments, which are being claimed for the delivery of marketing services, this gives rise to tax liabilities for the payment of VAT. However, not all buyers-distributors agree to calculate them because they believe that they are receiving funds as retroactive discounts on goods, the basis for calculation of which does not include VAT. That is, if a company adheres to this integrated approach and claims that its motivational payments are for the delivery of marketing services, it appears that the buyerdistributor shall have to pay VAT to the state at his own expense. However, this is not financially feasible. Therefore, we recommend that sellers and buyers coordinate their actions and that they adhere to a common approach: if the motivational payment is a marketing service, VAT liabilities will also arise for the buyerdistributor. If the position will be different, a dispute with the tax authorities will be inevitable for both parties. Lyudmila Rassakhatska

Дайджест 27 піврічне видання | випуск #7

ОРЕНДА ЖИТЛА: ФОНД ОПЛАТИ ЧИ ДОДАТКОВЕ БЛАГО?

RENTING ACCOMMODATIONS: THE FUND OR AN ADDITIONAL BENEFIT?

станнім часом серед компаній непоодинокими стали випадки забезпечення тимчасовим житлом своїх найманих працівників. Найбільш поширений з них – це оплата проживання для працівника-нерезидента, якого запрошено як цінного висококваліфікованого спеціаліста на певний термін, протягом якого компанія зобов’язана забезпечити його облаштування в країні перебування. Переважно такі працівники переїжджають разом зі своєю родиною, що передбачає немалі витрати для роботодавця.

В інтересах будь-якого керівництва мінімізувати витрати компанії, тож давайте розглянемо податкові наслідки з єдиного внеску витрат на проживання працівників-нерезидентів. На практиці орендарем житла може виступати як підприємство, так і сам працівник. В першому випадку підприємство сплачує орендну плату за проживання свого найманого працівника згідно договору оренди житла, який укладено між юридичною особою. В другому випадку підприємство компенсує працівнику витрати на оренду житла, які понесені ним на підставі договору, укладеного між працівником та орендодавцем. Розглянемо податкові наслідки нарахування та утримання єдиного соціального внеску (ЄСВ) щодо сум, сплачених у той чи інший спосіб за оренду житла для працівника. Відповідно до Закону України від 08.07.2010 р. № 2464-VI «Про збір та облік

Since it is in the interests of the management of any company to minimize costs, let’s look at the tax consequences of making a single contribution to cover the costs of non-resident workers’ accommodation. In practice, the legal tenant may be either the company or the employee. In the first case, the company pays the rent for the employee’s accommodation under a rental contract, signed by the legal entity. In the second case, the company compensates the employee for the cost of rent that is incurred pursuant to a contract entered into between the employer and landlord. Let’s consider the tax implications of calculating and withholding single social contribution (SSC), regarding amounts that are paid, in one or another way, to cover the costs of renting accommodation for the employee. According to Law of Ukraine no. 2464-VI “On the collection and accounting of a single

ecently, companies in Ukraine frequently use to provide temporary housing for their employees. The most common practice in this regard was to provide housing as a form of payment for a non-resident employee, who has been invited to work with the company as a valuable highly qualified professional for a specified period, during which the company is required to provide for his/ her accommodation in the host country. For the most part, such workers move to Ukraine together with their families, which ultimately means considerable costs for the employer.

єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» базою нарахування єдиного внеску є сума нарахованої заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України “Про оплату праці”, та сума винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами. Традиційно в питаннях, пов’язаних з оплатою праці, контролюючі органи роз’яснюючи певні норми законодавства звертаються до Закону України від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон № 108), Інструк- АДМІНІСТРУВАННЯ ції зі статистики за- ЄДИНОГО ВНЕСКУ робітної плати, за- ЗДІЙСНЮЄ твердженої нака- МІНІСТЕРСТВО зом Держкомста- ДОХОДІВ ТА ЗБОРІВ ту від 13.01.2004 р. № 5 (далі – Інструкція № 5), що розкриває структуру заробітної плати та інших нормативних актів. На сьогодні адміністрування єдиного внеску здійснює Міністерство доходів та зборів. На думку МДЗ з Єдиної бази податкових знань, ЄСВ нараховується підприємством на витрати, понесені ним у зв’язку з оплатою найманого житла працівникам. Висновок податкового органу базується на положеннях Інструкції № 5. Хочемо звернути увагу, що Інструкція № 5 (пп.1.1 розділ І Інструкції № 5) не застосовується для визначення складових фонду оплати праці як бази (об’єкта) для нарахування внесків до фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування. Проте, не звертаючи уваги на заборону Державного комітету статистики України, і Пенсійний Фонд свого часу, і МДЗ сьогодні, відповідаючи на питання

contribution for compulsory state social insurance”, dated July 08, 2010, the base for charging a single contribution is the sum of gross wages and salaries according to type of disbursements, which include basic and additional wages, other incentives and compensation payments, including those made in-kind, which are determined in accordance with the Law of Ukraine “On wages”, and the amount of compensation made to individuals for performing works (services) under civil law contracts. Traditionally, in matters relating to the remuneration of labor, controlling bodies try to clarify certain legal regulations by referring to Law of Ukraine 108/95-VR “On wages”, dated March 24, 1995 (hereinafter referred to as Law THE MINISTRY OF no. 108), as well as REVENUE AND DUTIES the Instruction on IS RESPONSIBLE FOR Wage Statistics no.5, ADMINISTERING THE dated January 13, SINGLE CONTRIBUTION 2004 and approved by order of the State Statistics Committee (hereinafter referred to as Instruction no. 5), which outlines the structure of wages and other regulations. At present, the Ministry of revenue and duties is responsible for administering the single contribution. According to the Ministry based on the Unified database of tax knowledge, SSCs are charged on expenses incurred by a company in connection with the payment of accommodation for its employees. The tax authority’s conclusion is based on the provisions of Instruction no. 5. We would like to note that Instruction no. 5 (Sub-paragraph 1.1. of Section I of Instruction no. 5) is not used to determine the components of the employee’s wage as the basis (object) for crediting contributions to the compulsory state social insurance fund. However, in ignoring the prohibition of the State Committee of Statistics of Ukraine, both the Pension Fund and the Ministry of revenue and duties today answering

Дайджест 29 піврічне видання | випуск #7

платників податків, ґрунтують свої висновки на положеннях Інструкції № 5. В той же час, податкові органи неодноразово висловлювали думку про те, що вартість або компенсація використання житла відноситься до додаткового блага (п. 164.2.17 ПКУ) та не включається до складу витрат, оскільки ці витрати, які не є заробітною платою та не пов’язані з виконанням обов’язків трудового найму (п. 14.1.47 ПКУ). Потрібно МДЗ все ж таки визначитись: то чи є вартість використання житла додатковим благом, чи ні? Якщо є додатковим благом, тоді не є базою нарахування ЄСВ, оскільки не є заробітною платою. Якщо не є додатковим ЧІТКОЇ ПОЗИЦІЇ НА благом, тоді є скла- СЬОГОДНІ ПОДАТКОВІ довою фонду опла- ОРГАНИ НЕ МАЮТЬ ти праці і платники податків мають право на витрати (п. 142 ПКУ). Як бачимо, чіткої позиції на сьогодні податкові органи не мають. А що ж робити платникам податків? Повернемося до Закону 2464, який серед іншого визначає умови та порядок нарахування і сплати єдиного внеску, а саме до його частини сьомої статті, якою передбачено, що Перелік видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок, затверджується Кабінетом Міністрів України. Постановою КМУ від 22.12.2010 р. № 1170 затверджено перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі – Перелік № 1170). Оплату вартості проживання працівника до Переліку № 1170 не включено, що говорить про необхідність нарахування та утримання з цієї суми єдиного внеску в межах максимальної величини бази його нарахування. Враховуючи викладене вище, на нашу думку, суми компенсації вартості оренди житла або суми оплати

questions from taxpayers, the authorities base their conclusions on the provisions outlined in Instruction no. 5. At the same time, the tax authorities have repeatedly expressed the view that the cost of using residential property or the compensation thereof shall be considered additional benefits (Paragraph 164.2.17 of the Tax Code of Ukraine) and that they cannot be claimed as expenses due to the fact that these costs are not wages and are not related to the performance of the employee’s work duties (Paragraph 14.1.47 of the Tax Code of Ukraine). The Ministry of revenue and duties still needs to determine whether or not it deems the cost of THE TAX AUTHORITIES using a residential STILL DO NOT HAVE A property to be an housing CLEAR POSITION additional benefit. In the case that this is considered an additional benefit, then this provides no basis for calculating SSCs since this payment is not actually wage. If it is deemed that this cost is not an additional benefit, then it is an integral part of the payroll and taxpayers are entitled to claim such expenses (Paragraph 142 of the Tax Code of Ukraine). As we can now see, the tax authorities still do not have a clear position on this issue. So what should taxpayers do? Let’s return to Law no. 2464, which, among other things, defines the conditions and procedures for the calculation and payment of the single contribution, namely in a section of the seventh article, which stipulates that the list of types of payments for which the single contribution is not accrued shall be approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine. Cabinet of Ministers Resolution no. 1170, dated December 22, 2010, approved the list of payments that are made by employers that are not subject to the single contribution for compulsory state social insurance (hereinafter referred to as List no. 1170). The payment of an employee’s accommodation is not included

орендної плати за житло є виплатами, які підлягають нарахуванню та утриманню ЄСВ. Разом з тим, ми вважаємо, що платники податків мають право віднести їх до складу витрат при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток. Валерія Снісаренко Тетяна Жильцова та Марія Опріц

in List no. 1170, which suggests the need for calculating and deducting the sum of the single contribution from this amount up to the maximum value of the base for its calculation. Given all the information presented above, we believe that the sum of compensation provided to cover the cost of housing and any rental payment made for housing are both payments that are subject to the calculation and withholding of SSCs. However, we believe that taxpayers have the right to claim them as expenses in determining the object of profit taxation. Valeria Snisarenko Tetiana Zhyltsova and Maria Oprits

Дайджест 31 піврічне видання | випуск #7

КОРПОРАТИВНІ ПЛАТІЖНІ КАРТКИ ТА ЇХ ВИКОРИСТАННЯ

CORPORATE PAYMENT CARDS AND ITS USING

даній статті ми спробуємо розкрити питання щодо використання корпоративних платіжних карток в господарській діяльності підприємства, що є особливо зручним у відрядженнях - звільняє бухгалтерію від необхідності видавати аванси на відрядження та купувати іноземну валюту у випадку відрядження за кордон. Зазначимо, що платіжні картки міжнародного зразка, які існують сьогодні, дозволяють знімати з картрахунку кошти у валюті країни перебування, незважаючи на те, що на самому картрахунку кошти враховуються в гривнях. Це позбавляє необхідності відкриття валютного рахунка.

n this article, we will try to reveal the issue of using corporate payment cards for carrying out company business, which are particularly suitable for use on business trips – it alleviates the accounting department from the need to issue travel advances and buy foreign currency in the case that staff members are taking business trips abroad. It also should be noted that there are now payment cards adhering to an international standard allows you to withdraw money from the card’s account in the currency of the host country, regardless as to whether the card account is accounted for in hryvnia. This eliminates the need to open a foreign currency account.

Постанова НБУ від 30 квітня 2010 року N 223 «Про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів» дає визначення корпоративної картки як спеціального корпоративного платіжного засобу, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб’єкта господарювання, а також визначає певні права та обмеження щодо використання. Користувачі мають право використовувати спеціальні платіжні засоби для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків та умов договору з емітентом. Застосовуються наступні платіжні схеми: дебетова, дебетово-кредитна та кредитна. Найбільш поширеною є дебетова схема, яка передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням спеціального платіжного

NBU Resolution no. 223 “On operations using special means of payment” dated April 30, 2010 defines corporate cards as a corporate special means of payment, which allows the holder to carry out operations on the company’s account, and also determines specific rights and restrictions on the use. Card users have the right to use this special means of payment to carry out payment transactions in accordance with the accounting modes and terms of the contract with the issuer. The following payment scheme may apply: debit cards, credit cards and combined debit-credit cards. The most common type of card is one involving a debit scheme, enabling customers to carry out payment transactions using specific means of payment within the balance amount that is carried on his account.

засобу в межах залишку коштів, які обліковуються на його рахунку. За допомогою корпоративних платіжних карток можуть фінансуватись витрати на виконання деяких цивільно-правових дій та витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із таким підприємством або є членами керівних органів такого підприємства згідно переліку, наведеному в п. 140.1.7 ПКУ: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті); оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень; оплату телефонних розмов; оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат; добові витрати (на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної ВСІ ВИТРАТИ ПОВИННІ особи). БУТИ ПІДТВЕРДЖЕНІ ДОКУМЕНТАЛЬНО У ВИГЛЯДІ ТРАНСПОРТНИХ КВИТКІВ АБО ТРАНСПОРТНИХ РАХУНКІВ

Всі зазначені вище витрати повинні бути підтверджені документально (крім добових витрат) у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (ба-

Corporate payment cards may be used to fund the costs of carrying out certain civil actions, as well as the costs for business trips of individuals who are in the company’s employment or members of the company’s governing bodies in accordance with the list provided in Paragraph 140.1.7 of the Tax Code of Ukraine. Such expenses are outlined as follows: for travel (including baggage, booking travel tickets) both to the destination for one’s business trip and back, as well as on-ground transportation at that particular place where the business trip is occurring (including the rental of motor vehicles); for payment of the cost of living in hotels (motels), and the cost of any food and personal services (i.e. laundry, cleaning, mending and ironing of clothes, shoes or underwear) included in the bill issued by that venue or the rental of other premises to reside at during the business trip; for payment of telephone bills; for the processing of foreign passports, travel permits (visas), compulsory travel insurance, and other documented expenses associated with the rules of entry and stay pertaining to business trips, including any fees and taxes that need to be paid in connection with the implementation of such costs; for the payment of per diem/ subsistence costs (i.e. for meals and to cover other individual needs encountered by the employee).

ALL COSTS SHOULD BE DOCUMENTED AS TRANSPORT TICKETS OR TRANSPORTRELATED BILLS

All of the above costs should be documented (with the exception of per diem expenses) as transport tickets or transport-related bills (i.e. baggage receipts), including any

Дайджест 33 піврічне видання | випуск #7

гажних квитанцій), у тому числі електронних квитків (за наявності посадкового талона) та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо. В п. 7.3. Постанови НБУ № 223 зазначено, що операції користувачів повинні виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека ВИТРАТИ, ЗДІЙСНЕНІ банкомата, сліпа та В ІНОЗЕМНІЙ ВАЛЮТІ інших документів ВКЛЮЧАЮТЬСЯ за операціями з ви- ДО ВИТРАТ ЗВІТНОГО користанням спе- ПЕРІОДУ ціальних платіжних засобів у паперовій формі, що складаються та друкуються державною мовою за місцем проведення операції в такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі (за умови доставки його клієнту), передбачених правилами платіжної системи. Документи за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів мають статус первинного документа та можуть бути використані під час урегулювання спірних питань. Обов’язкові реквізити таких документів наведені в п. 7.7 Постанови НБУ № 223. Отже, крім первинних документів наведених в п. 140.1.7 ПКУ співробітник, що користувався корпоративною карткою, повинен надати до бухгалтерії також первинні документи наведені в п.7.3 даної постанови. Поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням спеціальних платіжних засобів, використовується відповідно до Постанови НБУ від 12 листопада 2003 року № 492 «Про затвердження Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних ва-

electronic tickets issued (together with a boarding pass), and documents related to the payment for all types of transport, including charter flights, invoices received from the hotels (motels) or from other persons performing services related to the accommodation and residence of the individual during his business trip, including the reservation of space at places of residence, the acquisition of insurance policies, etc. Paragraph 7.3 of NBU decree no. 223 indicates that operations transacted by the user must be EXPENDITURES THAT carried out with the ARE UNDERTAKEN IN issuance/registration FOREIGN CURRENCIES of receipts from the terminal, ARE INCLUDED IN THE payment REPORTING PERIOD a receipt from the ATM, a slip and other documents produced in relation to the use of special means of payment. They must take the form of paper, which shall be compiled and printed in the official language of the place where the transaction occurred in the number of copies necessary for all parties involved, and/ or they may be documents provided in electronic form (subject to their delivery to the client), according to the rules of the payment system. Documents arising from the use of special means of payment are legally recognized as an original document and can be used in the settlement of disputes. The mandatory details pertaining to such documents are presented in Paragraph 7.7 of NBU Resolution no. 223. Thus, apart from the source documents listed in Paragraph 140.1.7 of the Tax Code of Ukraine, an employee using the corporate card should also present the accounting department the original documents that are specified in Paragraph 7.3 of this Resolution. Current account transactions, which may be carried out using special means of payment, shall be used in accordance with NBU Resolution no. 492 “On the approval of the procedure of opening,

лютах» з урахуванням обмежень, установлених законодавством України. Відповідно до п. 8.3 даної Постанови кошти з поточного рахунку юридичної особи не можуть бути використані за допомогою спеціального платіжного засобу для: одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру; розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами); здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі. Кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи можуть бути використані за допомогою спеціального платіжного засобу виключно для: одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження; здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов’язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов’язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України, відповідно до умов Кодексу торговельного мореплавства України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух. Таким чином, за допомогою корпоративної картки (валюти, знятої із цієї картки) працівник, перебуваючи за кордоном у відрядженні не має права придбавати ТМЦ, оплачувати роботи, послуги для цілей підприємства за виклю-

using and closing accounts in local and foreign currencies” dated 12 November 2003 within the limitations established by existing legislation of Ukraine. According to Paragraph 8.3 of this Resolution, means from the current account of a legal person cannot be used as a special means of payment for the following type of transactions: to receive wages and other social benefits; for settling foreign trade agreements (contracts); for carrying out foreign investments in Ukraine and residents’ investments abroad. Funds from a legal person’s foreigncurrency bank account can be used as a special means of payment solely for the following purposes: to receive cash outside of Ukraine’s borders in order to cover expenses; for settlements in non-cash form outside of Ukraine if such expenses are related to the cost of a business trip and representational expenses, and also to pay for the operational costs associated with maintaining and finding air, sea and road vehicles outside of Ukraine, in accordance with the terms of the Merchant Shipping Code of Ukraine, the Air Code of Ukraine, the Convention on International Civil Aviation, and the International Convention on Road Traffic. Thus, by using a corporate card (i.e. the currencies withdrawn using this card), an employee located abroad on a business trip does not have the right to purchase inventory, to pay for work and services for business purposes with the exception of the above-mentioned costs. One may ask, what exchange rate

Дайджест 35 піврічне видання | випуск #7

ченням вище наведеного. Може виникнути питання: який курс повинно використати підприємство для відображення витрат в обліку, оплата яких здійснена корпоративною картою за межами України в іноземній валюті, за умови, що валюта платежу відрізняється від валюти карткового рахунку? Існує два варіанти відповіді: 1)

Підприємство може використати курс міжбанківського валютного ринку відповідно до виписки з корпоративної карти. Підприємство може використати курс НБУ на дату операції з наступним відображенням курсової різниці.

При проведенні розрахунку корпоративною карткою по поточному рахунку, валюта якого відрізняється від валюти розрахунку, банком надається додаткова послуга щодо проведення транзакцій конвертації (купівлі – продажу) іноземної валюти. Користуючись нормами п.153.1.4 ПКУ ми визначаємо, що за операціями купівлі – продажу іноземної валюти позитивна або від’ємна різниця включаються до складу відповідно доходу та витрат. Також до витрат включаються всі інші платежі, пов’язані із придбанням валюти. Банківська виписка по поточному картковому рахунку містить інформацію щодо суми, понесених витрат у валюті карткового рахунку. Різниця між сумою витратних операцій за курсом НБУ та даними виписки банку відповідає вартості витрат по транзакції конвертації валют. Операції в іноземній валюті під час первинного визначення відображаються в національній валюті шляхом перерахунку із застосуванням валютного курсу на дату здійснення операції ( п.5 П(С) БО). Відповідно до норм ПКУ (п.п.153.1.2, 153.1.3) витрати, здійснені в іноземній

should the company use to reflect costs in accounting, the payment of which is made in foreign currency with a corporate card outside of Ukraine, provided that the payment currency differs from the currency of the company’s card account? There are two possible answers: 1)

The company can use the exchange rate of the interbank foreign exchange market, in accordance with the extract for the company’s corporate card; The company can use the NBU exchange rate as of the transaction date and the subsequently measured rate difference.

In performing calculations for the corporate card linked to the company’s current account in relation to currency that differs from the currency of the calculation, the bank shall also provide additional services for transaction conversions (i.e. purchase - sale) of foreign exchange. In applying the provisions stipulated in Paragraph 153.1.4 of the Tax Code of Ukraine, we have determined that the surplus or deficit of foreign currency exchange transactions shall respectively be included as income and expenditures. Expenditures shall also include all other fees associated with purchasing foreign currency. The bank statement for the current card account contains information about the amount of the expenses incurred in the currency specific to the company’s card account. The difference between the total amount of debit transactions at the NBU exchange rate and the bank-issued data statement shall correspond to the cost of the currency conversation transaction. Transactions in foreign currencies, given their primary definition, are reflected in the national currency through a revaluation applying the exchange rate as of the transaction date (Paragraph 5 of the Statement of Standard Accounting Practice of Ukraine).

валюті включаються до витрат звітного періоду шляхом перерахування в національну валюту за офіційним курсом НБУ на дату здійснення операції, а в частині раніше проведеної оплати – за курсом на дату перерахування авансу. Визначення курсових різниць від перерахунку операцій здійснених в іноземній валюті здійснюється відповідно до положень (стандартів) бухгалтерського обліку. Витрати визнаються одночасно з визнанням доходу. Витрати, які неможливо пов’язати з певним доходом визнаються в періоді, в якому вони здійснені (П(С)БО 16). На розрахунки корпоративною картою діють обмеження, встановлені п.2.3 гл.2 Постанови НБУ від 15 грудня 2004 року № 637 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» в частині граничної суми розрахунків в оплату за товари, що придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, одержаних за корпоративними спеціальними платіжними засобами. Обмеження не поширюються на використання коштів: при розрахунках з фізичними особами; виданих на відрядження. Співробітники, у розпорядження яких надано корпоративні платіжні картки, подають до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 05 грудня 2012 року № 1276 з урахуванням таких особливостей (п. 170.9.3 ПКУ): у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа отримала готівку з застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про ви-

According to the provisions of the Tax Code of Ukraine (Sub-paragraphs 153.1.2 and 153.1.3), expenditures that are undertaken in foreign currencies shall be recognized as expenditures for the reporting period through revaluation of the respective amounts into the national currency at the official NBU exchange rate as of the transaction date, and particular concerning payments carried out earlier, they shall be revaluated according to the exchange rate in effect on the date that the advance was actually transferred. The calculation of exchange rate differences from the revaluation of operations carried out in a foreign currency shall be determined in accordance with the Statement of Standard Accounting Practice. Expenses shall be recognized simultaneously with the recognition of income. Expenses that cannot be associated with a certain income shall be recognized in the period in which they were carried out (Statement of Standard Accounting Practice provision no. 16). Limitations apply to corporate card payments, as stipulated in Paragraph 2.3 of Chapter 2 of NBU Resolution no. 637 “On the approval of regulations on conducting cash transactions in local currency in Ukraine” dated December 15, 2004. This specifically concerns the maximum amount of payment for goods purchased for production (economic) needs at the expense of the funds received using the company’s special means of payment. Limitations do not apply to the using funds for the following purposes: for making settlements with individuals; for funds issued for making a business trip. Employees who have access to corporate payment cards shall present the accounting department a report on the use of funds they were provided for

Дайджест 37 піврічне видання | випуск #7

користання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження; у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами). На практиці часто виникають проблеми, пов’язані з використанням корпоративних карток: на цілі не передбачені чинним законодавством; подачею звітів про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, з порушенням строків, встановлених пп. 170.9.3 ПКУ; несвоєчасним поверненням готівки, отриманої із застосуванням корпоративної картки. В такому випадку користувачам платіжних карток варто знати про пп. 170.9.1 ПКУ, який передбачає утримання податку на доходи фізичних осіб на суми неповернутих коштів, отриманих із застосуванням спеціальних платіжних засобів. При цьому згідно з п. 164.5 ПКУ до суми неповернутих коштів для утримання ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт. Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць,

the business trip or they shall present a completed report form approved by the Order of the Ministry of Finance of Ukraine no. 1276 dated December 5, 2012 with the following particularities (Paragraph 170.9.3 of the Tax Code of Ukraine): in the case that, the travelling employee has received cash using such payment cards during a business trip, he shall submit a report on the use of the funds granted for the business trip, and shall, correspondingly, return the amount of money remaining from the funds disbursed before the end of the third business day after returning from his business trip; in the case that, the travelling employee used such payment cards to carry out financial transactions via bank transfer during a business trip, the deadline for him to submit a report on the use of the funds granted for the business trip shall not exceed 10 business days. However, with good reason, the employer can extend this period up to 20 business days (until such a time that this question is clarified in the case of discrepancies between the reporting documents). In practice, problems associated with the use of corporate cards often emerge. These pertain to the following: for purposes that are not provided for by the law; the submission of reports regarding the use of funds, which were provided for a business trip or on the condition of accountability after the deadline specified in Sub-paragraph 170.9.3 of the Tax Code of Ukraine; the failure to return cash obtained through the use of corporate payments cards. In this case, the users of payment

а у разі недостатності суми доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку. Корпоративна карта є ефективним та зручним інструментом в житті сучасного підприємства, яка дозволяє оперативно фінансувати відповідні витрати підприємства за умови використання такого інструменту з дотриманням діючих обмежень. Наталія Дзигунова та Вікторія Венгер

cards should be familiar with Subparagraph 170.9.1 of the Tax Code of Ukraine, which stipulates withholding tax on personal income in the amount of the any outstanding funds obtained by using the special means of payment. However, according to Paragraph 164.5 of the Tax Code of Ukraine, a multiplying factor shall be applied to the amount of outstanding funds for withholding personal income tax. The amount of tax calculated on this surplus amount shall be withheld by the person issuing such funds at the expense of any taxable income (after tax) for the corresponding month. However, in the case that the amount of income is insufficient, this shall occur at the expense of taxable income due in the following reporting month until such a time that full payment of the tax amount has been fully redeemed. A corporate payment card is an effective and useful tool in the life of the modern enterprise, which allows employees to quickly cover the company’s expenses through the use of such a tool in accordance with applicable restrictions. Natalia Dzygunova and Viktoriya Venger

Дайджест 39 піврічне видання | випуск #7

КРИМІНАЛЬНА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЦІЛКОМ НАВІТЬ ПЕРЕДБАЧУВАНА, АЛЕ ЛИШЕ ЗА НАЯВНОСТІ ГРАМОТНОГО ЮРИСТА.

Нострадамус (1503 -1566) – провидець, відомий своїми пророцтвами

CRIMINAL RESPONSIBILITY IS EVEN QUITE PREDICTABLE, BUT ONLY WITH THE SUPPORT OF A COMPETENT LAWYER.

АДМІНІСТРАТИВНИЙ АРЕШТ МАЙНА ЯК СПОСІБ ТИСКУ НА ПЛАТНИКА ПОДАТКІВ ADMINISTRATIVE ARREST OF PROPERTY AS A MEANS TO PRESSURE TAXPAYERS

ЗАХОДИ КРИМІНАЛЬНОПРАВОВОГО ХАРАКТЕРУ ЩОДО ЮРИДИЧНИХ ОСІБ CRIMINAL ACTION AGAINST LEGAL ENTITIES

НОВОВВЕДЕННЯ У ПРОЦЕДУРІ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ ІНОЗЕМНИХ ІНВЕСТИЦІЙ NEW ASPECTS REGARDING THE STATE REGISTRATION PROCEDURES FOR FOREIGN INVESTMENT

41 49 57

Дайджест 41 піврічне видання | випуск #7

АДМІНІСТРАТИВНИЙ АРЕШТ МАЙНА ЯК СПОСІБ ТИСКУ НА ПЛАТНИКА ПОДАТКІВ

ADMINISTRATIVE ARREST OF PROPERTY AS A MEANS TO PRESSURE TAXPAYERS

к відомо, із прийняттям Податкового кодексу України повноваження контролюючих органів було значно розширено. Наразі у контролюючих органів існує цілий арсенал заходів, які можуть бути вжиті, власне кажучи, до будь-якого платника податків, незалежно від того, чи такий платник є сумлінним, чи зовсім навпаки.

s is well know, with the adoption of the Tax Code of Ukraine, regulatory bodies’ powers have been significantly expanded. As a result, now regulatory bodies essentially have an arsenal of measures that they against any taxpayer, regardless of whether a taxpayer is considered to be a responsible taxpayer or not.

В наш час від впливу та втручання контролюючих органів у діяльність підприємства не застрахований ніхто. Представники контролюючих органів завжди можуть знайти у своєму арсеналі як не один, то інший спосіб «проконтролювати» платника податків та правильність і повноту нарахування останнім податків та обов’язкових платежів. Перевірки платників податків вже стали звичним явищем, а різноманіття їх видів вже давно нікого не дивує. Проте останнім часом почастішали випадки застосування до платників податків процедури адміністративного арешту майна, як своєрідного способу впливу. Особливо часто цей спосіб застосовується для схилення платників податків до проведення документальних перевірок, оскільки відмова платника податків від проведення документальної перевірки за наявності законних підстав для її проведення або від допуску посадових осіб контролюючого органу є підставою для застосування такого арешту майна. Причому, законність підстав проведення самих документальних перевірок часто-густо перебуває під великим питанням. Отже, що потрібно мати на увазі

At present, nobody is immune from the influence and intervention of regulatory authorities in a company’s activities. Representatives of regulatory bodies can always find something in their arsenal to, one way or another, “control” the taxpayer, and to monitor the accuracy and completeness of the accrual of the latest taxes and obligatory payments on the part of the taxpayer. The audit of taxpayers has become a common phenomenon and, for quite some time now, the diversity in terms of the form this is taking comes as a surprise to nobody. However, there has recently been an increase in the application of procedures for arresting taxpayers’ property, which is a rather unique measure. Very often, this method is used in order to induce taxpayers to undergo documentary audits, since a taxpayer’s refusal to concede to such an audit given the existence of legal grounds for the authorities to conduct one or the refuse access to officers of the supervisory authority serve as a sufficient basis for enforcing the arrest of the taxpayer’s property. Moreover, the validity of the grounds upon which such documentary audits are most frequently carried out can also be significantly questioned. So exactly what considerations should

платникам податків, щоб уникнути застосування до них процедури арешту майна та з метою гідного реагування на погрози або спроби контролюючих органів застосувати цей важіль впливу?! Відповідно до ст. 94 Податкового кодексу України (надалі – ПКУ), адміністративний арешт майна (надалі – арешт майна) платника податків є винятковим способом забезпечення виконання платником податків його обов’язків, визначених законом. Винятковість, судячи з усього, полягає в тому, що застосування такого способу має бути рідкісним явищем, а не загальноприйнятою практикою. Проте навряд чи представники контролюючих органів звертали увагу на цей незначний нюанс. Відповідно до ПКУ для застосування арешту майна достатньою є наявність однієї з таких обставин: платник податків порушує правила відчуження майна, що перебуває у податковій заставі; фізична особа, яка має податковий борг, виїжджає за кордон; платник податків відмовляється від проведення документальної перевірки за наявності законних підстав для її проведення або від допуску посадових осіб контролюючого органу; відсутні дозволи (ліцензії) на здійснення господарської діяльності, торгові патенти, а також у разі відсутності реєстраторів розрахункових операцій, зареєстрованих у встановленому законодавством порядку, крім випадків, визначених законодавством; відсутня реєстрація особи як платника податків у контролюючому органі, якщо така реєстрація є обов’язковою відповідно до ПКУ або коли платник податків, що отримав податкове повідомлення або має податковий борг, вчиняє дії

the taxpayer keep in mind in order to avoid having their property subject to arrest and to adequately respond to threats or attempts from the supervisory authorities the apply this form of leverage against it? In accordance with Article 94 of the Tax Code of Ukraine (hereinafter referred to as the Tax Code), the administrative arrest of property (hereinafter referred to as the arrest of property) belonging to the taxpayer is an exceptional way for the tax authorities to enforce the taxpayer’s obligations, as defined by law. Apparently, the exclusivity in this lies in the fact that such a method should be applied in rare instances, rather than being applied as common practice. However, it is unlikely that representatives of the regulatory authorities are paying much attention to this minor nuance. According to the Tax Code of Ukraine, one of the following circumstances is deemed sufficient in order to enforce the arrest of a taxpayer’s property: the taxpayer has violated the regulation regarding the alienation of property situated under a tax lien; an individual who bears a tax debt travels abroad; the taxpayer refuses the authorities conducting a documentary audit given the existence of legal grounds for them to perform one or to provide access to officials from the supervisory authority in this regard; the absence of a permit (license) to carry out economic activities, or the absence of the necessary trade patents, as well as the absence of registered proof of payment transactions in the manner prescribed by law, with the exception of those cases that are also determined by law; the taxpayer’s failure to undergo registration with the supervisory authority in the case that such registration is mandatory according to the Tax Code or in the cast that

Дайджест 43 піврічне видання | випуск #7

з переведення майна за межі України, його приховування або передачі іншим особам; платник податків відмовляється від проведення перевірки стану збереження майна, яке перебуває у податковій заставі; платник податків не допускає податкового керуючого до складення акта опису майна, яке передається в податкову заставу. Крім вищезазначеного, арешт майна також може бути застосований до товарів, які виготовляються, зберігаються, переміщуються або реалізуються з порушенням правил, визначених митним законодавством України чи законодавством з питань оподаткування акцизним податком, та товарів, у тому числі валютних цінностей, які продаються з порушенням порядку, визначеного законодавством, якщо їх власника не встановлено. Тож у чому саме полягає арешт майна? Арешт майна – це його набутий правовий статус відповідно до якого платник податків не має можливості вчиняти щодо свого майна, яке підлягає арешту, певні дії. При цьому, ВСТАНОВЛЕНІ встановлені обме- ОБМЕЖЕННЯ ження залежать від ЗАЛЕЖАТЬ ВІД ТИПУ типу арешту май- АРЕШТУ МАЙНА на. Відповідно до п. 94.5. ПКУ арешт майна може бути повним або умовним. Повним арештом майна визнається заборона платнику податків на реалізацію прав розпорядження або користування його майном. У цьому випадку ризик, пов’язаний із втратою функціональних чи споживчих якостей такого майна, покладається на орган, який прийняв рішення про таку заборону. Умовним арештом майна визнається обмеження платника податків щодо реалізації прав власності на таке май-

the taxpayer, who has received a tax notice or has a tax debt, undertakes to transfer property outside of Ukraine, to conceal his property or to transfer it to other persons; the taxpayer refuses to concede to an audit on the actual condition of any property that is currently under a tax lien; the taxpayer does not permit the tax authorities to draw up an inventory certificate for property that is being transferred under tax lien. In addition to the above, the arrest of property can also be applied to products that are manufactured, stored, transferred or sold in violation of the rules defined by the customs legislation of Ukraine or else existing legislation on the taxation of excise duty and goods, including currency valuables sold in violation of the procedure defined by law in the case that their owner is not identified. So what exactly does the arrest of property entail? Arresting a person’s property essentially means that the taxpayer has taken on a legal status, according to which he is not able to perform certain actions with respect to the THE RESTRICTIONS particular property THAT ARE APPLIED that is subject to DEPEND ON THE TYPE arrest. Moreover, the OF PROPERTY ARREST restrictions that are applied depend on the type of property arrest. According to Section 94.5 of the Tax Code, property may be placed under arrest either completely or conditionally. The complete arrest of property is recognized in prohibiting the taxpayer from implementing any rights to the disposal or use of his property. In this case, the risk associated with the loss of functionality or the consumer features of such property shall be vested in the body that took the decision to enforce such a ban. The conditional arrest of property is

но, який полягає в обов’язковому попередньому отриманні дозволу керівника відповідного контролюючого органу на здійснення платником податків будь-якої операції з таким майном. Зазначений дозвіл може бути виданий керівником контролюючого органу, якщо за висновком податкового керуючого здійснення платником податків окремої операції не призведе до збільшення його податкового боргу або до зменшення ймовірності його погашення. Потрібно зазначити, що арешт майна може бути накладено контролюючим органом на будь-яке майно платника податків, крім майна, на яке не може бути звернено стягнення відповідно до закону, та коштів на рахунку платника податків. Отже, вищевказаний порядок накладення арешту жодним чином не розповсюджується на арешт коштів на рахунку платника податків. Такий арешт коштів здійснюється виключно на підставі рішення суду шляхом звернення контролюючого органу до суду. Звільнення коштів з-під арешту банк або інша фінансова установа здійснює також виключно за рішенням суду. Ця норма безумовно має важливе практичне значення, оскільки накладення арешту на банківські рахунки платника податків за одноосібним рішенням контролюючого органу без сумнівів паралізує роботу підприємства і зробить його надзвичайно вразливим перед грізними податківцями. Саме з метою зменшення зловживань з боку контролюючих органів таким ефективним механізмом впливу, рішення про арешт рахунків віднесено до компетенції суду. Накладення арешту на майно відбувається наступним чином: керівник контролюючого органу (його заступник) за наявності однієї з обставин, визначених вище, приймає рішення про застосування арешту майна платника податків, яке надсилається або платнику по-

recognized in limiting the taxpayer in relation to the ownership rights of such property, which entails that it is mandatory for the taxpayer to first receive prior authorization from the head of the relevant supervisory authority should he wish to implement any transaction with respect to such property. The head of the supervisory authority may issue the mentioned permit in the case that the tax authority determines that, by implementing such a separate transaction by the taxpayer, this will not lead to an increase in his tax debt or else reduce the likelihood of its repayment. It should be noted that the supervisory authority has the capacity arrest the taxpayer’s property and that this applies to virtually any of his property, other than property that cannot be levied in accordance with the law and also funds that are being held in the taxpayer’s bank account. Thus, the above procedure for placing property under arrest does not apply to the taxpayer’s own bank account. The decision to arrest such property as this is enforced by means of a court decision, which must be achieved by the supervisory authority appealing to the court. It is also exclusively within the court’s jurisdiction to release funds held at a banking or other financial institution from arrest. This rule certainly is of great practical importance due to the fact that placing the taxpayer’s bank accounts under arrest, which is done at the sole discretion of the supervisory authority, undoubtedly paralyzes a company’s operations and will obviously make it extremely vulnerable to threats issued by the tax authorities. The decision to arrest financial accounts rests within the competence of the court specifically for the purpose of reducing potential abuse on the part of the regulatory authorities has proven to be an effective mechanism of action in this regard. The way that the taxpayer’s property is placed under arrest occurs as follows: given the existence of any of the circumstances

Дайджест 45 піврічне видання | випуск #7

датків з вимогою тимчасово зупинити відчуження його майна, або іншим особам, у володінні, розпорядженні або користуванні яких перебуває майно такого платника податків. Функції виконавця рішення про арешт майна плат- ПОСАДОВА ОСОБА ника податків по- КОНТРОЛЮЮЧОГО кладаються на по- ОРГАНУ ВИЗНАЧАЄ даткового керуючо- ПОРЯДОК го або іншого пра- ЗБЕРЕЖЕННЯ ТА цівника контролю- ОХОРОНИ МАЙНА ючого органу, призначеного його керівником (заступником). Виконавець рішення про арешт безпосередньо надсилає рішення про арешт майна та організовує опис майна платника податків. Опис майна платника податків проводиться у присутності його посадових осіб чи їх представників, а також понятих. У разі відсутності посадових осіб платника податків або їх представників опис його майна здійснюється у присутності понятих. Представникам платника податків, майно якого підлягає адміністративному арешту, роз’яснюються їх права та обов’язки. Важливо пам’ятати, що під час опису майна платника податків, особи, які його проводять, зобов’язані пред’явити посадовим особам такого платника податків або їх представникам відповідне рішення про накладення адміністративного арешту, а також документи, які засвідчують їх повноваження на проведення такого опису. За результатами проведення опису майна платника податків складається протокол, який містить опис та перелік майна, що арештовується, із зазначенням назви, кількості, мір ваги та індивідуальних ознак та за умови присутності оцінювача, вартості, визначеної таким оцінювачем. Усе майно, що підлягає опису, пред’являється посадовим особам платника податків або їх представникам і понятим, а за

mentioned above, the head of the supervisory authority (or his deputy) decides whether or not to place the taxpayer’s property under arrest. This decision is sent to the taxpayer with the demand that he temporarily ceases AN OFFICIAL FROM to dispose of his THE SUPERVISORY property, or it is sent AUTHORITY SHALL to other persons who DETERMINE THE are in possession the taxpayer’s PROCEDURE FOR of PRESERVATION AND property or else are PROTECTION OF THE holding it for use. The functions PROPERTY as executor of the decision to arrest the taxpayer’s property is dependent on the tax administrator or another employee of the supervisory authority, who is appointed by the head of the supervisory authority (or his deputy). The executor of the decision to arrest the property immediately sends out the notice of the property’s arrest and organizes an inventory audit of the taxpayer’s property. This property inventory is carried out in the presence of the taxpayer’s officials or their representatives, as well as witnesses. In the case that that the taxpayer’s officials or their representatives are absence at the time that the property inventory is carried out, this task shall be performed in the presence of witnesses. The representatives of the taxpayer, whose property is subject to administrative arrest, are made aware of their respective rights and responsibilities. It is important to remember that, during the time that the taxpayer’s property inventory is being carried out, an officer from the authorities should present his representative or his representatives the decision regarding the imposition of administrative arrest, in addition to documents confirming their authority to perform such an inventory. A protocol is drafted according to the results of the taxpayer’s property inventory. It includes a list and description of the property being placed under arrest, indicating the name,

відсутності посадових осіб або їх представників - понятим, для огляду. Посадова особа контролюючого органу, яка виконує рішення про адміністративний арешт майна платника податків, визначає порядок його збереження та охорони. Платникам податків необхідно слідкувати за дотриманням вищевказаних формальних процедур, оскільки їх недотримання представниками контролюючого органу є законною підставою для відмови у допуску останніх до майна або підставою для подальшого оскарження дій представників контролюючого органу. Досить важливим є те, що відповідно до ПКУ обґрунтованість рішення керівника контролюючого органу (його заступника) про накладення арешту протягом 96 годин має бути перевірена судом. Також при розрахунку вказаного строку не враховуються добові години, що припадають на вихідні та святкові дні. Зазначений строк не може бути продовжений в адміністративному порядку, у тому числі за рішенням інших державних органів, крім випадків, коли власника майна, на яке накладено арешт, не встановлено (не виявлено). Платникам податків потрібно мати на увазі, що рішення керівника контролюючого органу (його заступника) щодо арешту майна може бути оскаржене в адміністративному або судовому порядку. Крім того, платник податків має право на відшкодування збитків та немайнової шкоди, завданих контролюючим органом внаслідок неправомірного застосування арешту майна такого платника податків, за рахунок коштів державного бюджету, передбачених контролюючим органам, згідно із законом. Рішення про таке відшкодування приймається судом. Також необхідно звернути увагу на те, що у випадку якщо контролюючий орган вищого рівня або суд скасовує рі-

quantity, weight, and measures of the property’s individual features, and the value is subsequently determined by an appraiser given the presence of such an expert. The authorities shall present all property subject to the property inventory to the taxpayer’s officials or their representatives and witnesses, and, given the absence of the taxpayer’s officials or their representatives, this property is instead presented to the witnesses for their inspection. An official from the supervisory authority, having taken a decision to place the taxpayer’s property under administrative arrest, shall determine the procedure for its preservation and protection. Taxpayers need to monitor the implementation of the above-mentioned formalities since their failure to comply with representatives of the supervisory authority constitutes sufficient legal ground to deny the taxpayer access to his property or can be deemed grounds for further appeal actions to the supervisory authority. Another important fact is that, in accordance with the Tax Code, the court must verify the validity of the decision taken by the supervisory authority manager (deputy) to arrest the taxpayer’s property within a period of 96 hours. Also, it’s noteworthy that any hours that fall on weekends or public holidays are not taken into account when calculating this period. This time limit may not be extended by administrative order, including the decision by other government agencies, unless the owner of the property that is subject to arrest has not been determined (is not detected). Taxpayers should keep in mind that the decision by the head of the supervisory authority (or his deputy) regarding the property’s arrest may be disputed either through administrative or judicial procedure. In addition, by law, the taxpayer shall be entitled to any damages and non-pecuniary damage caused by the regulatory authority as a result of the wrongful arrest of the taxpayer’s property, at the expense of

Дайджест 47 піврічне видання | випуск #7

шення про арешт майна, контролюючий орган вищого рівня проводить службове розслідування щодо мотивів прийняття керівником контролюючого органу (його заступником) рішення про арешт майна та приймає рішення про притягнення винних до відповідальності відповідно до закону. Припинення адміністративного арешту майна платника податків здійснюється у зв’язку з: відсутністю протягом 96 годин з моменту винесення рішення контролюючим органом, рішення суду про визнання арешту обґрунтованим; погашенням податкового боргу платника податків; усуненням платником податків причин застосування адміністративного арешту; ліквідацією платника податків, у тому числі внаслідок проведення процедури банкрутства; наданням відповідному контролюючому органу третьою особою належних доказів про належність арештованого майна до об’єктів права власності цієї третьої особи; скасуванням судом або контролюючим органом рішення керівника контролюючого органу (його заступника) про арешт; прийняттям судом рішення про припинення адміністративного арешту; пред’явленням платником податків дозволів (ліцензій) на провадження діяльності, торгових патентів, а також документа, що підтверджує реєстрацію реєстраторів розрахункових операцій, здійснену в установленому законодавством порядку, крім випадків, визначених законодавством; фактичним проведенням платником податків інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, у тому числі знят-

the state budget, under the control of the authorities. The decision to provide such financial compensation is taken by the court. It also should be noted that, in the case that a higher-level supervisory authority or court decides against the arrest on the taxpayer’s property, the supervisory authority at the higher level shall conduct an internal investigation regarding the motives behind the decision taken by the head of the supervisory authority (or his deputy) to arrest this property, and shall also decide to make the perpetrators legally accountability under the law. The administrative arrest of the taxpayer’s property may be terminated in connection with the following: the court’s failure to make a decision, whereby it declares the arrest to be justified, within 96 hours of the time that the supervisory body makes its decision; the repayment of the tax debt by the taxpayer; the elimination of the reasons for placing the taxpayer’s property under administrative arrest; the liquidation of the taxpayer entity, including as a result of bankruptcy proceedings; the provision of adequate proof of ownership of the property under arrest to a relevant supervisory authority by a third party, which indicates that the third party is the factual owner of this property; the cancellation of the decision of the head of the supervisory authority (or his deputy) to place the property under arrest by a court or regulatory authority; the court’s decision to terminate the administrative arrest of such property; the presentation of permits (licenses), by the taxpayer, to implement the activities of trade patents, as well as a document confirming the registration of payment transactions, carried out in

тя залишків товарно-матеріальних цінностей, готівки. У вищевказаних випадках рішення щодо звільнення з-під арешту майна приймається контролюючим органом протягом двох робочих днів, що наступають за днем, коли контролюючому органу стало відомо про виникнення підстав припинення адміністративного арешту. У разі якщо рішення про звільнення майна з-під арешту прийнято щодо арешту, який було визнано судом обґрунтованим, контролюючий орган повідомляє про своє рішення відповідний суд не пізніше наступного робочого дня. Олег Ковба

the manner prescribed by law, except in those cases that are also determined by law; the actual performance of taking inventory of fixed assets, inventory by the taxpayer, and cash, including the removal of the remaining inventory of commodity-material assets and cash. In the above-mentioned cases, the decision to release property from arrest is taken by the regulatory authority within two working days following the day on which the supervisory authority first became aware of the grounds for terminating the administrative arrest of such property. In the case that the decision to release the property from arrest is made in relation to an arrest that the court had recognized as justified, the supervisory authority shall communicate its decision to the relevant court within the course of the next working day. Oleg Kovba

Дайджест 49 піврічне видання | випуск #7

ЗАХОДИ КРИМІНАЛЬНОПРАВОВОГО ХАРАКТЕРУ ЩОДО ЮРИДИЧНИХ ОСІБ

CRIMINAL ACTION AGAINST LEGAL ENTITIES

n 2013, namely on May 23, the Verkhovna Rada of Ukraine adopted Law of Ukraine no. 2990 “On amendments to some legislative acts of Ukraine (implementation of the Action Plan for the liberalization of the EU visa regime for Ukraine regarding the liability of legal persons)”, which shall come into force on September 1, 2014 (this will hereinafter be referred to as the “Law”). This Law effectively amended the Criminal Code, the Criminal Procedure Code of Ukraine, the Law of Ukraine “On Principles of Preventing and Combating Corruption” and the Law of Ukraine “On ensuring the safety of persons involved in criminal proceedings”. By adopting this law, the Verkhovna Rada of Ukraine has fulfilled the action plan for visa liberalization with the EU with respect to the reform of anti-corruption legislation.

2013 році, а саме 3 трявня, Верховна рада України прийняла Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України (виконання Плану дій щодо лібералізації Європейським Союзом візового режиму для України стосовно відповідальності юридичних осіб)» № 2990, котрий вступає в силу з 01 вересня 2014 року (надалі по тексту – «Закон»). Цим Законом внесено зміни до Кримінального кодексу України, Кримінально-процесуального кодексу України, Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та Закону України «Про забезпечення безпеки осіб, які беруть участь у кримінальному судочинстві». Прийнявши даний Закон Верховна рада України виконала план дій з візової лібералізації з Європейського Союзу в частині реформування антикорупційного законодавства. Запровадження кримінальної відповідальності для юридичних осіб – ідея не нова. Ще в 1993-1997 рр. було запропоновано передбачити в одному з двох проектів Кримінального кодексу України кримінальну відповідальність юридичних осіб. Але за результатами довготривалого розгляду такої пропозиції вона була відхилена, адже ця ідея не знайшла належної підтримки ні у науковців в сфері кримінального права, ні у практикуючих юристів, ні у народних депутатів України. На початку 2013 року на розгляд Верховної Ради України був поданий аналогічний законопроект, який в квітні було відхилено, а вже 14 травня 2013 р.

The introduction of criminal liability for legal persons is not necessarily a new idea. Back in 1993-1997, it was proposed, in one of the two drafts of the Criminal Code, that the criminal liability of legal persons be considered. But according to the results of the lengthy consideration of this draft, that proposal was rejected, mainly due to the fact that this idea did not receive an adequate level of support from scientists in the field of criminal law nor from practitioners nor from deputies in the Ukrainian parliament. At the beginning of 2013, a similar bill was submitted for consideration by the Verkhovna Rada of Ukraine, which was subsequently rejected in April, and already as of May 14, 2013, MPs from various parliamentary factions drafted a compromise document, which, as a result,

народні депутати різних фракцій внесли до парламенту компромісний документ, який, в результаті, і затвердила Верховна рада України. Прийнятий Закон передбачає визначити в Кримінальному кодексі України конкретний перелік злочинів, за вчинення яких до юридичної особи можуть бути застосовані заходи кримінально-правового характеру, підстави звільнення юридичної особи від їх застосування, види заходів кримінально-правового характеру та загальні правила їх застосування. Отже, стаття 933 Кримінального кодексу України зазначає, що підставами для застосування до юридичної особи заходів кримінально-правового характеру є вчинення її уповноваженою особою (під уповноваженою особою юридичної особи слід розуміти службових осіб юридичної особи, а також інших осіб, які відповідно до чинного законодавства, установчих документів юридичної особи чи договору мають право діяти від імені юридичної особи) в інтересах та від імені юридичної особи таких злочинів: легалізація (відмивання) доходів, отриманих злочинним шляхом (ст. 209 Кримінального кодексу України); використання коштів, здобутих від незаконного обігу наркотичних засобів, психотропних речовин, їх аналогів, прекурсорів, отруйних чи сильнодіючих речовин або отруйних чи сильнодіючих лікарських засобів (ст. 306 Кримінального кодексу України); підкуп службової особи юридичної особи приватного права незалежно від організаційно-правової форми (ст. 3683 Кримінального кодексу України, але кримінальна відповідальність юридичної особи передбачається лише у випадках здійснення злочину, передбаченого

was finally approved by the Verkhovna Rada of Ukraine. This Law stipulated that the Criminal Code of Ukraine determined a specific list of offenses, for which action can be taken against a legal person may under criminal law, the grounds for exemption of a legal person from such action, the types of actions that can be taken under criminal law, and the general rules for their application. In this relation, Article 933 of the Criminal Code of Ukraine notes that the basis for taking legal action against a legal entity under criminal law entails that an authorized person from this organization (what is meant by an authorized person of the legal entity is officers of that legal entity, as well as other persons who, in accordance with applicable law, the legal entity’s founding documents or a contract, is entitled to act on behalf of the legal entity) commits one ore more of the following crimes for and on behalf of the legal entity: the legalization (laundering) of proceeds from crime (Article 209 of the Criminal Code); the use of funds derived from illicit traffic in narcotic drugs, psychotropic substances, their analogues and precursors, toxic or potent substances or toxic or potent drugs (Article 306 of the Criminal Code); bribery of the legal entity’s authorized representative of private law, regardless of its legal form (Article 3683 of the Criminal Code, but the criminal liability of legal persons is provided for only in cases where an offense has occurred under the first and second part of this article); bribery of a person providing a public service (Article 3684 of the Criminal Code, but the criminal liability of legal persons is provided for only in cases where an offense has occurred under the first and second part of this article); proposing or providing undue

Дайджест 51 піврічне видання | випуск #7

першою та другою частиною даної статті); підкуп особи, яка надає публічні послуги (ст. 3684 Кримінального кодексу України, але кримінальна відповідальність юридичної особи передбачається лише у випадках здійснення злочину, передбаченого першою та другою частиною даної статті); пропозиція або надання неправомірної вигоди службовій особі (ст. 369 Кримінального кодексу України); зловживання впливом (ст. 3692 Кримінального кодексу України); терористичний акт (ст. 258 Кримінального кодексу України); втягнення у вчинення терористичного акту (ст. 2581 Кримінального кодексу України); публічні заклики до вчинення терористичного акту (ст. 2582 Кримінального кодексу України); створення терористичної групи чи терористичної організації (ст. 2583 Кримінального кодексу України); сприяння вчиненню терористичного акту (ст. 2584 Кримінального кодексу України); фінансування тероризму (ст. 2585 Кримінального кодексу України). Слід зазначити, що такі злочини вважаються вчиненими в інтересах юридичної особи, якщо вони спрямовані на отримання нею неправомірної вигоди або створення умов для отримання такої вигоди, а так само на ухилення від передбаченої законом відповідальності. В Кримінальному кодексі України наводиться перелік юридичних осіб, до яких застосовуються заходи кримінально-правового характеру. Такими юридичними особами є підприємства, установи чи організації, крім державних органів, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, організацій, створе-

advantage to the authorized person (Article 369 of the Criminal Code); abuse of power (Article 3692 of the Criminal Code); performing an act of terrorism (Article 258 of the Criminal Code); involvement in carrying out a terrorist act (Article 2581 of the Criminal Code); public incitement to commit a terrorist act (Article 2582 of the Criminal Code); creation of a terrorist group or terrorist organization (Article 2583 of the Criminal Code); assisting in carrying out a terrorist act (Article 2584 of the Criminal Code); the financing of terrorism (Article 2585 of the Criminal Code). It should be noted that it is considered that the authorized person commits such crimes for the legal person’s benefit in the case that they are aimed at bringing them undue advantage or creating conditions leading to the receipt of such benefits, or if they are committed in order to evade statutory responsibility. The Criminal Code provides a list of legal entities against which legal action may be taken under criminal law. These entities include companies, institutions or organizations other than government agencies, authorities of the Autonomous Republic of Crimea, local governments, the organizations established by them in the prescribed manner, which are completely supported by the appropriate state or local budgets, obligatory state social insurance funds, the Deposit Guarantee Fund, as well as international organizations. Nevertheless, we should pay attention to the fact that the principles of the Criminal Code, which provide for the criminal liability of a legal entity, do not apply to public entities, which are maintained by state or local budgets. However, statistics attest to the prevalence of corruptive activity specifically in state agencies and municipal governments, as well as public

них ними у встановленому порядку, що повністю утримуються за рахунок відповідних державних чи місцевих бюджетів, фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, Фонду гарантування вкладів фізичних осіб, а також міжнародних організацій. Водночас слід звернути увагу на те, що засади Кримінального кодексу України, які передбачають кримінально-правову відповідальність юридичних осіб, не поширюється на юридичних осіб публічного права, які утримуються за рахунок державних чи місцевих бюджетів. Але статистика свідчить про поширеність корупційних дій саме в органах державної влади та органах місцевого самоврядування, так само як і серед юридичних осіб публічного права. Незрозуміло, чому коло юридичних осіб, на яких поширюються зміни, впроваджені Законом, є звуженим. Складається враження, що уповноважені особи юридичних осіб виключно приватного права можуть зловживати своїми повноваженнями, давати чи брати хабарі, здійснювати незаконні операції з коштами, тощо. В новій редакції Кримінального кодексу України автори передбачають звільнення юридичної особи від застосування до неї заходів кримінально-правового характеру, якщо з дня вчинення її уповноваженою особою злочину і до дня набрання вироком законної сили минули такі строки: три роки – у разі вчинення злочину невеликої тяжкості; п’ять років – у разі вчинення злочину середньої тяжкості; десять років – у разі вчинення тяжкого злочину; п’ятнадцять років – у разі вчинення особливо тяжкого злочину. Перебіг зазначених вище строків зупиняється, якщо уповноважена особа,

entities. It is not clear why the circle of legal entities subject to the changes introduced by the Law, has been narrowed down. It seems that the authorized persons of legal entities, specifically under private law, are able to abuse their authority, give or take bribes, make illegal transactions with funds, or commit other crimes. The authors of the new version of the Criminal Code stipulated a legal entity’s exemption from legal action being taken against him/ her under criminal law in the case that the following deadlines have passed since the date that the authorized person committed the crime until the date that the verdict is handed down: three years - for a minor offense; five years - for a serious crime; ten years - for a serious crime; fifteen years - for a particularly serious crime. The above-mentioned terms shall no longer be in force in the case that the authorized person committing the crime is hiding from authorities carrying out a pretrial investigation or trial in order to avoid criminal liability and whose location is not known. In this case, these periods will resume from the date that the person’s whereabouts become known. The statute of limitations for crimes shall be interrupted in the event that, prior to the date of their expiration, the authorized person repeatedly commits any of these offenses. In this case, the limitations shall be calculated from the date the authorized person of the legal entity has re-offended, and the statute of limitations shall be calculated separately for each crime. According to newly introduced provisions, in the case that an authorized person of the legal entity commits any of the crimes described above, the Criminal Code of Ukraine stipulates that the court can take action against legal entities under criminal law, including the imposition of

Дайджест 53 піврічне видання | випуск #7

яка вчинила злочин, переховується від органів досудового слідства та суду з метою ухилення від кримінальної відповідальності та її місцезнаходження не відоме. В такому випадку перебіг цих строків відновлюється з дня встановлення місцезнаходження цієї особи. Переривання строків давності за вчинені злочини здійснюється у випадку, якщо до їх спливу уповноважена особа повторно вчинила будь-який з перелічених злочинів. В цьому разі обчислення давності починається з дня вчинення уповноваженою особою юридичної особи повторного злочину, при цьому строки давності обчислюються окремо за кожен злочин. Згідно із нововведеннями, за вчинення уповноваженою особою юридичної особи злочинів, описаних вище, Кримінальний кодекс України передбачає, що до юридичних осіб судом можуть бути застосовані заходи кримінально-правового характеру такі, як: штраф; конфіскація майна; ліквідація. Основними заходами кримінальноправового характеру є штраф та ліквідація юридичної особи, а конфіскація майна являється лише додатковим заходом кримінально-правового характеру. Розмір штрафу залежить від ступеня ОСНОВНИМИ тяжкості злочину та ЗАХОДАМИ становить від п’яти КРИМІНАЛЬНОтисяч до сімдесяти ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРУ п’яти тисяч неопо- Є ШТРАФ ТА ЛІКВІДАЦІЯ даткованих мініму- ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ мів доходів громадян. Суд може врахувати майновий стан юридичної особи та призначити штраф із розстрочкою виплати певними частинами строком до трьох років. Ліквідація юридичної особи здійснюється відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридич-

the following: a fine; confiscation of property; liquidation. The main measures under criminal law are to impose a fine and the liquidation of the legal entity, while the confiscation of property entails a further measure under criminal law. The size of the financial penalty shall depend on the severity of the crime committed, ranging from 5 thousand to 75 thousand non-taxable minimum personal incomes (of the average citizen), as determined by the state. The court may take the financial situation of the legal entity into account and impose a fine, payable in installments, to be made in certain parts over a period up to three years. The liquidation of a legal entity shall take place in accordance with the Law of Ukraine “On the state registration of legal entities and individual entrepreneurs”. According to this provision, if the legal entity is related to objects of strategic importance to the country’s economy and national security, this entity shall not be subject to liquidation. The confiscation of property entails the compulsory uncompensated seizure of the legal entity’s property by the state and its use by the court in the event of the legal entity’s liquidation, in THE MAIN MEASURES accordance with the UNDER CRIMINAL current legislation of LAW ARE TO IMPOSE Ukraine. When taking A FINE AND THE LIQUIDATION OF THE legal action against LEGAL ENTITY a legal entity under criminal law, the court shall take into account the degree of severity of the crime committed by the authorized person, the degree of criminal intent, the extent of the damage, the nature and size of the illegal benefits that were obtained or could have been obtained by the legal entity, and the measures that the

них осіб та фізичних осіб-підприємців». У разі якщо юридична особа належить до об’єктів, що мають стратегічне значення для економіки та безпеки держави, ліквідація до неї не застосовується. Конфіскація майна полягає у примусовому безоплатному вилученні у власність держави майна юридичної особи і застосовується судом у разі ліквідації юридичної особи згідно з чинним законодавством України. При застосуванні до юридичної особи заходів кримінально-правового характеру судом враховуються ступінь тяжкості вчиненого її уповноваженою особою злочину, ступінь здійснення злочинного наміру, розмір завданої шкоди, характер та розмір неправомірної вигоди, яка отримана або могла бути отримана юридичною особою, вжиті юридичною особою заходи для запобіган- ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЮРИДИЧНОЇ ня злочину. За сукупніс- ОСОБИ Є СПІРНИМ тю злочинів в меж- ПИТАННЯМ З ТОЧКИ ах одного прова- ЗОРУ ТЕОРІЇ ПРАВА дження суд, застосувавши до юридичної особи заходи кримінально-правового характеру за кожен злочин окремо, визначає остаточний основний захід шляхом поглинення менш суворого заходу більш суворим. При застосуванні до юридичної особи заходів кримінально-правового характеру за злочин за наявності невиконаного заходу за попереднім вироком (вироками) суду кожне з них виконується самостійно, крім випадків застосування судом ліквідації юридичної особи згідно з чинним законодавством України. Слід зауважити, що порядок провадження щодо юридичної особи здійснюється одночасно з кримінальним провадженням щодо фізичних осіб, які від імені та в інтересах цієї юридичної особи вчинили злочин. Нагадаємо, що Закон, крім змін до Кримінального кодексу України, вніс

legal entity itself took to prevent the crime from taking place. For addressing multiple offenses in a single proceeding, the court, taking action against the legal entity under criminal law for each separate crime, shall determine the final major action to be taken by absorbing the less stringent measures within those that are more stringent. When taking court action under criminal law against a legal entity for a crime and given the existence of measures that remain outstanding from previous court rulings (verdicts), each of them shall be implemented separately, except for in cases where the court liquidates the legal entity in accordance with the current legislation of Ukraine. It should be noted that the order of court proceedings with respect to the legal entity is carried out CORPORATE LIABILITY simultaneously with IS A CONTENTIOUS criminal proceedings ISSUE FROM THE against natural POINT OF VIEW OF persons who have LEGAL THEORY committed the crime on behalf and for the benefit of the legal entity. We recall that the Law, apart from changes made to the Criminal Code, effectively introduced amendments to the Criminal Procedural Code of Ukraine, the Law of Ukraine “On the principles of preventing and combatting corruption” and the Law of Ukraine “On ensuring the safety of persons involved in criminal proceedings”. The changes made to the Criminal Procedural Code of Ukraine determine the order of proceedings in respect of the legal entity, which shall be carried out simultaneously with criminal proceedings against natural persons committing the crime on behalf and for the benefit of the legal entity. In turn, amendments to the Law of Ukraine “On the principles of preventing and combatting corruption” aim to consolidate the possibility of taking action

Дайджест 55 піврічне видання | випуск #7

зміни до Кримінально-процесуального кодексу України, Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та в Закон України «Про забезпечення безпеки осіб, які беруть участь у кримінальному судочинстві». Зміни, які внесені в Кримінально-процесуальний кодекс України, визначають порядок провадження щодо юридичної особи, яке здійснюватиметься одночасно з кримінальним провадженням щодо фізичних осіб, які від імені та в інтересах цієї юридичної особи вчинили злочин. У свою чергу змінами до Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» пропонується закріпити можливість застосування до юридичних осіб заходів кримінально-правового характеру, а змінами до Закону України «Про забезпечення безпеки осіб, які беруть участь у кримінальному судочинстві» - надати право представнику юридичної особи, щодо якої здійснюється провадження, на забезпечення безпеки. Отже, ознайомившись зі змінами до законодавства України, можна зробити висновки, що з прийняттям цього Закону наша держава розпочала складний процес, який потребує переосмислення існуючих принципів кримінального права та кримінальної відповідальності. Хоча на даному етапі, коли чинне законодавство повноцінно не приведено у відповідність до запропонованих змін, співіснування кримінальної відповідальності юридичних осіб з традиціями вітчизняного кримінального права, які передбачають принципи винної та особистої відповідальності особи, є несумісними. Адже відповідальність юридичної особи є спірним питанням з точки зору теорії права, оскільки юридична особа самостійно від свого імені і в своїх інтересах не може вчиняти вольові діяння. Крім того, підставою для застосування заходів кримінальної відповідальності до юридичної особи є вчинення злочину її уповноваженою

against legal entities under criminal law, and amendments to the Law of Ukraine “On ensuring the safety of persons involved in criminal proceedings” upholds the right to security for the representative of the legal entity, in respect of which the legal proceedings are occurring. In this relation, upon becoming acquainted with the amendments to Ukrainian legislation, we can conclude that, with the adoption of this Law, our country has essentially begun a complicated process that requires us to rethink the existing principles of criminal law and criminal liability. While at this stage, where existing legislation still has not been fully harmonized with the proposed changes, criminal liability of legal entities remains incompatible with the traditions of domestic criminal law, which provides for the principles of guilt and personal responsibility. After all, corporate liability is a contentious issue from the point of view of legal theory, since a legal entity cannot willingly perform any action on its own behalf and in its own interests. In addition, the basis for bringing a legal entity to criminal liability is the fact that the authorized person has committed an offense; this also applies to its members (shareholders). We therefore encounter a direct violation of the Commercial Code of Ukraine and the Civil Code of Ukraine, which establish the property and organizational separateness of the legal entity and its members (founders). In fact, the provisions of this Law suggest that the legal entity is deemed to have committed a crime in the case that its director, founder, member or another authorized person has committed and offence. However, since, according to experts in Ukraine, it is fairly common for offenses to be committed with the aid of legal entities or on their behalf, and the experience of other countries demonstrates not only the possibility but also the effectiveness of legal entities being subject to criminal liability, it

особою, до яких відносяться так само її учасники (засновники). Тож маємо пряме порушення норм Господарського кодексу України та Цивільного кодексу України, що встановлюють майнову й організаційну відокремленість юридичної особи та її учасників (засновників). Положення Закону фактично передбачають, що юридична особа вважається такою, яка вчинила злочин, у тому разі, якщо певний злочин вчинив її керівник, засновник, учасник чи інша уповноважена особа. Але оскільки за оцінками спеціалістів в Україні злочини, вчинені за допомогою юридичних осіб або в їх інтересах, досить поширені, а досвід зарубіжних країн демонструє не лише можливість, а й ефективність кримінальної відповідальності юридичних осіб, то можна допустити, що прийняття цього Закону – це крок України до приведення положень українського законодавства у відповідність із міжнародними стандартами у даній царині. Однак варто пам`ятати, що лише одних редакційних змін буде замало. Потрібно зробити набагато більше, так як з прийняттям Закону постала нагальна необхідність комплексного та системного редагування положень різних галузей вітчизняного законодавства. Відповідні зміни повинні бути внесені і в положення Конституції України, і в нормативно-правові акти адміністративного, господарського, цивільного та інших галузей права. Зрештою слід пам’ятати і про необхідність запровадження гарантій захисту юридичних осіб від свавілля окремих чиновників, незаконних спроб захоплення бізнесу та проявів недобросовісної конкуренції. Катерина Пономаренко

can be assumed that the adoption of this law entails a step by Ukraine towards bring the provisions of Ukrainian legislation in line with international standards in this area. However, it should be kept in mind that merely making the necessary amendments in legislation is still insufficient. We need to do much more due to the fact that, since the adoption of the Law, there exists an urgent need for comprehensive and systematic changes to provisions in various areas of legislation. Appropriate changes should be made to provisions of the Constitution of Ukraine and to laws and regulations pertaining to the administrative, economic, civil, and other fields of law. In the end, we must seriously consider the necessity of legal safeguards to protect legal entities from the tyranny of certain officials, illegal (raider) attempts to seize a business and unfair competition. Kateryna Ponomarenko

Дайджест 57 піврічне видання | випуск #7

НОВОВВЕДЕННЯ У ПРОЦЕДУРІ ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ ІНОЗЕМНИХ ІНВЕСТИЦІЙ

NEW ASPECTS REGARDING THE STATE REGISTRATION PROCEDURES FOR FOREIGN INVESTMENT

метою приведення у відповідність підзаконних нормативно-правових актів із Законом України від 24.05.2012 р. № 4835-VI, яким було внесено зміни щодо реєстрації іноземних інвестицій до Господарського кодексу України та Закону України «Про режим іноземного інвестування», 06 березня 2013 року Кабінет Міністрів України своєю Постановою № 139 затвердив новий Порядок державної реєстрації (перереєстрації) іноземних інвестицій та її анулювання (далі - Порядок), що набрав чинності 19 березня 2013 року.

n order to bring sub-legal normative acts in line with Law of Ukraine no. 4835-VI, dated May 24, 2012, which amended the registration of foreign investment in the Commercial Code of Ukraine and the Law of Ukraine “On Foreign Investment”, dated March 6, 2013, the Cabinet of Ministers adopted Decree no. 139, which outlines a new procedure for state registration (re-registration) of foreign investment and its cancellation (hereinafter referred to as the Decree), which entered into force on March 19, 2013.

Новий Порядок в цілому дублює процедуру реєстрації іноземних інвестицій, передбачену Положенням про Порядок державної реєстрації іноземних інвестицій, затвердженим Постановою КМУ від 07.08.1996 р. № 928, яке з прийняттям Порядку втратило чинність. Зокрема, як і раніше, реєстрація іноземних інвестицій здійснюється Радою міністрів Автономної Республіки Крим, обласними, Київською та Севастопольською міськими держадміністраціями шляхом присвоєння інформаційному повідомленню реєстраційного номера, який на усіх трьох примірниках засвідчується підписом посадової особи та скріплюється печаткою органу державної реєстрації, та внесення таким органом відповідного запису до журналу обліку. При цьому, інформаційне повідомлення подається до відповідного

The new procedure, in general, duplicates the procedure for registering foreign investment in Ukraine, as provided in the Regulation on the Procedure for the State Registration of Foreign Investment no. 928, approved by the Cabinet of Ministers on August 07, 1996, which effectively ceased to be in force as of the date that the Cabinet of Ministers adopted the new Decree. In particular, just as before, the registration of foreign investments is carried out by the Council of Ministers of the Autonomous Republic of Crimea, as well as regional, Kyiv and Sevastopol city administrations by assigning an information notice with a serial number. All three copies of this document must be signed and sealed with the official stamp of the relevant state registration body and this authority must record such information in its register. In this regard, the information notice shall be

органу реєстрації уже з відміткою територіального органу Міністерства доходів і зборів за місцем здійснення інвестицій про їх фактичне здійснення. Зауважимо, що станом на сьогоднішній день Міністерство доходів і зборів ще не привело у відповідність нормативно-правових актів щодо підтвердження інформаційних повідомлень про фактичне внесення іноземних інвестицій. Так, досі продовжує діяти суперечливий, на наш погляд, Порядок підтвердження органами державної податкової служби інформаційних повідомлень про фактичне внесення іноземних інвестицій та векселів, виданих під час увезення в Україну майна як внеску іноземного інвестора до статутного фонду підприємства з іноземними інвестиціями, а також за договорами (контрактами) про спільну інвестиційну діяльність, затверджений наказом Державної податкової ПЕРЕРЕЄСТРАЦІЯ адміністрації Украї- ІНОЗЕМНИХ ІНВЕСТИЦІЙ ни від 29.06.2005 р. ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ № 238, відповідно У ЗВ’ЯЗКУ ЗІ ЗМІНОЮ до якого строк роз- ВЛАСНИКА гляду податковим органом інформаційних повідомлень та доданих до них документів складає 15 календарних днів з дати одержання письмової заяви. Слід зазначити, що Порядком державної реєстрації (перереєстрації) іноземних інвестицій та її анулювання передбачені і деякі суттєві нововведення: 1)

Порядком передбачено крім процедури держаної реєстрації іноземних інвестицій, також і процедури перереєстрації іноземних інвестицій та анулювання державної реєстрації іноземних інвестицій.

Так, перереєстрація іноземних інвестицій здійснюється у зв’язку зі зміною власника таких інвестицій шляхом

submitted to the appropriate registration authority and should already bear a mark from the territorial authority of the Ministry of Income and Fees, according to the place of investment and about their actual implementation. We note that, to date, the Ministry of Income and Fees has not yet ensured the compliance of laws and regulations about confirming information notices about the actual introduction of foreign investment. Thus, there still seems to be contradictions, in our opinion, between the procedure whereby the State Tax Service confirms information notices regarding the actual implementation of foreign investments and the notes that are issued upon importing property into Ukraine as a foreign investor’s contribution to a company’s charter capital using foreign investment, as well as the agreements (contracts) on joint investment, approved by State Administration THE RE-REGISTRATION Tax of Ukraine Order no. OF FOREIGN 238, dated June 29, INVESTMENT 2005, according to IS CARRIED OUT IN which the established RELATION TO A period for the tax CHANG IN OWNERSHIP authority to review information notices and appended documents is 15 calendar days from the date of receiving the written request to this effect. It should be noted that some significant innovations have been introduced in the new procedure for state registration (re-registration) of foreign investment and its revocation: 1)

Apart from the procedure for the state registration of foreign investments, the new procedure also stipulates the procedure for the re-registration of foreign investments, as well as the cancellation of state registration of foreign investments.

Thus, the reregistration of foreign investment is carried out in relation to a

Дайджест 59 піврічне видання | випуск #7

скасування попередньої державної реєстрації іноземних інвестицій та здійснення заходів щодо нової державної реєстрації іноземних інвестицій. Для скасування державної реєстрації іноземних інвестицій заявник подає органові державної реєстрації такі документи: письмове повідомлення про припинення іноземним інвестором своєї діяльності у зв’язку з передачею (продажем) своїх інвестицій іншим суб’єктам інвестиційної діяльності; інформаційне повідомлення про попередню державну реєстрацію іноземних інвестицій; довідку територіального органу Міністерства доходів і зборів про сплачені іноземним інвестором в Україні податки. Нова державна реєстрація іноземних інвестицій у зв’язку зі зміною власника здійснюється у загальному порядку. У разі вилучення (репатріації) іноземних інвестицій державна реєстрація відповідно до Порядку підлягає анулюванню. Раніше вимагалось, щоб у разі повної або часткової репатріації іноземної інвестиції за кордон, іноземний інвестор або уповноважена ним особа повідомляли відповідний орган державної реєстрації, про що останнім робилася відмітка на інформаційному повідомленні і відповідний запис у журналі обліку державної реєстрації внесених іноземних інвестицій. Для анулювання державної реєстрації іноземних інвестицій заявник повинен подати до органу державної реєстрації такі ж документи, як і для скасування державної реєстрації іноземних інвестицій при процедурі перереєстрації. 2)

Суттєвими є зміни щодо строку здійснення державної реєстрації

change in ownership of such investment by eliminating the previous state registration of such foreign investments and by implementing event according to the new system for the state registration of foreign investments. In order to cancel the state registration of foreign investments, the applicant shall submit the following documents to the state registration body: written notice to the effect that the foreign investor is terminating his activities in connection with the transfer (sale) of his investments to other subjects of investment activities; an information notice about the preliminary state registration of foreign investments; a certificate from the territorial authority of the Ministry of Income and Fees regarding the taxes that have been paid by the foreign investor in Ukraine. The new state registration of foreign investments in connection with a change in ownership is handled according to the general procedure. In case of the withdrawal (repatriation) of the foreign investments, in accordance with the Procedure, the state registration shall be canceled. Previously, in the event of the full or partial repatriation of foreign investment abroad, the foreign investor or a person authorized by the investor was required to submit the appropriate report to the registration authority, about which the latter had to make a note on the information notice and make the corresponding entry in the registry for the state registration of foreign investments. In order to cancel the state registration of foreign investments, the applicant must also submit the same documents to the state registration body as he submitted in order to cancel the state registration of foreign investments during the reregistration procedure.

іноземних інвестицій. Зокрема, Порядком визначений семиденний строк держаної реєстрації іноземних інвестицій, що рахується з дня подання іноземним інвестором документів для їх реєстрації. Раніше було передбачено три робочі дні після фактичного внесення іноземних інвестицій, що на практиці було нереальним, оскільки з моменту внесення інозем- СЕМИДЕННИЙ СТРОК них інвестицій про- ДЕРЖАВНОЇ РЕЄСТРАЦІЇ цедура реєстра- ІНОЗЕМНИХ ції тривала як міні- ІНВЕСТИЦІЙ мум 20 календарних днів. Зазначену колізію врахував законодавець і в новому Порядку передбачив семиденний строк з дня подання іноземним інвестором документів для їх реєстрації. Семиденний строк встановлений і для перереєстрації іноземних інвестицій та її анулювання. Слід зазначити, що строк розгляду органом державної реєстрації поданих документів для реєстрацій іноземних інвестицій та прийняття рішення про їх реєстрацію, або про відмову – збільшився з трьох робочих днів до семи днів. Проте законодавцем не конкретизовано, яких саме днів: календарних чи робочих. У зв’язку з цим, на нашу думку, можуть бути зловживання з боку працівників органу реєстрації, а саме: можуть трактувати, як робочі дні, і процес розгляду документів відповідно буде затягуватися. Також варто звернути увагу, що приймальними днями, наприклад, у Київській міській державній адміністрації (а саме: Міському дозвільному центрі) для подання документів щодо реєстрації іноземних інвестицій є лише понеділок та четвер. 3)

У новому Порядку на відміну від Положення, яке втратило чинність, не передбачено підстав для відмо-

The significant changes that have been made related to the deadline for the state registration of foreign investments.

In particular, there are seven days for the state registration of foreign investments, which is counted from the date that the foreign investor presents his documents for registration. The previous provision entailed a period of only three SEVEN DAYS FOR THE business days after STATE REGISTRATION the foreign investment OF FOREIGN was actually made, INVESTMENTS which, in practice, was unreal due to the fact that, from the moment the procedure began until it was achieved, it took at least 20 calendar days to register a foreign investment registration. Lawmakers took this particular collision into account and, in the new Procedure, envisaged a period of seven days from the day the foreign investor presents his documents for registration. A seven-day period has been established for both the re-registration of foreign investments and their cancellation. It should be noted that the period for the state registration body to review the documents submitted for registering foreign investments and the adoption of the decision to register foreign investments or to refuse doing so has increased from three days to seven days. However, lawmakers failed to specify exactly which days: calendar days or business days. In connection with this, in our opinion, employees of the state registration authority may use this ambiguity to their advantage. Specifically, they may count the business days, and the process for reviewing the documents will be delayed accordingly. At the same time, another factor that should also be taken into account is that there are certain days that are open to receiving documents for registering foreign investments. For example, at the Kyiv City State Administration (namely at the City

Дайджест 61 піврічне видання | випуск #7

ви органом реєстрації в державній реєстрації іноземних інвестицій та не вказано, що відмова у державній реєстрації повинна бути оформлена письмово із зазначенням мотивів і може бути оскаржена у судовому порядку, що на наш погляд, є не на користь іноземних інвесторів. 4)

У новому Порядку відсутні положення щодо плати за реєстрацію іноземної інвестиції та за видачу дубліката інформаційного повідомлення. Так, попереднім Положенням, яке втратило чинність, встановлювалась плата за державну реєстрацію іноземної інвестиції у розмірі двадцяти неоподатковуваних мінімумів громадян; за видачу дубліката інформаційного повідомлення – у розмірі 40 відсотків реєстраційного збору, встановленого на день подання заяви про видачу дубліката зазначеного документа.

Крім того, серед переліку документів, який подається для державної реєстрації іноземних інвестицій у новому Порядку відсутній документ, що свідчить про внесення заявником плати за реєстрацію. З вищезазначеного випливає висновок, що відповідно до нового Порядку плата за державну реєстрацію іноземних інвестицій та за видачу дубліката інформаційного повідомлення не вноситься. Однак, цікавим є те, що на офіційному сайті Київської міської державної адміністрації розміщена Інструкція про порядок державної реєстрації іноземних інвестицій, якою керуються в роботі працівники Київської міської державної адміністрації щодо реєстрації іноземних інвестицій, і в якій серед документів для реєстрації іноземних інвестицій передбачений документ, що свідчить про внесення заявником плати за

Permit Centre), the only two days allocated for this are Monday and Thursday. 3)

The new Procedure, in contrast to the defunct Regulation, does not stipulate the grounds for refusal by the state registration authority to register foreign investments and also fails to state that the refusal of registration must be put in writing, specifying the reasons for such a refusal and that this decision may be challenged in court, which, in our opinion, is not favorable for foreign investors.

The new Procedure lacks provisions regarding a fee for registering foreign investments and for issuing a duplicate information notice. Thus, the previous Regulation, which is no longer in force, had set a fee for the state registration of foreign investments in the amount of twenty times the exemption limit for citizens. And for issuing a duplicate information notice, the fee was equivalent to 40 percent of the registration fee as of the day the applicant applied to receive a duplicate of this document.

In addition, in the list of documents to be submitted for state registration of foreign investments, the new Procedure lacks a document certifying that the applicant has already paid the appropriate registration fee. From the above, we can conclude that, in line with the new Procedure, the state registration of foreign investments and for the issuance of duplicate information notice shall not be subject to payment. However, one thing that is interesting is the fact that the official website of the Kyiv City Administration has posted Instructions on the Procedure for the state registration of foreign investments, which apparently guides the work of Kyiv City Administration personnel in terms of registering foreign

реєстрацію. Як бачимо, існують певні суперечності, які не відзначаться позитивно на практиці під час здійснення реєстрації державних інвестицій. Таким чином, проаналізувавши новий Порядок державної реєстрації (перереєстрації) іноземних інвестицій та її анулювання, можемо зробити висновок, що процедура державної реєстрації іноземних інвестицій не змінилася у кращий бік для іноземних інвесторів. Юлія Іванець

investment, and which stipulates that, among the documents to be submitted for registering a foreign investment, there should be a document certifying that the applicant has already paid the respective registration fee. As you can see, there are some contradictions, which, in our opinion, do not reflect positively on the practice of registering public investments. Thus, upon analyzing the new Procedure for the state registration (reregistration) of foreign investments and their cancellation, in our opinion, the procedure for the state registration of foreign investments has not changed in a way that is beneficial to foreign investors. Julia Ivanets

НАЙКРАЩІ КАДРИ – ЦЕ ТІ, ЯКІ ВИ ВИРОСТИЛИ САМІ.

Стів Джобс (1955 – 2011) – легендарний винахідник, який заснував компанію Apple

THE BEST SPECIALISTS ARE THE ONES YOU HAVE GROWN YOURSELF.

2014 РІК: ПЕРСПЕКТИВИ ТА ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ ПРАЦІ 2014: TRENDS AND PROSPECTS OF THE LABOR MARKET

EXECUTIVE SEARCH ТА HEADHUNTING: ЧАС, ЗУСИЛЛЯ, ГРОШІ EXECUTIVE SEARCH AND HEADHUNTING: TIME, EFFORT AND MONEY

СКОРОЧЕННЯ ПЕРСОНАЛУ ПО-НОВОМУ REDUCTION OF PERSONNEL IN A NEW WAY

65 71 77

Дайджест 65 піврічне видання | випуск #7

2014 РІК: ПЕРСПЕКТИВИ ТА ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ ПРАЦІ

2014: TRENDS AND PROSPECTS OF THE LABOR MARKET

ерш ніж говорити про тенденції ринку праці України в 2014 році, зробимо короткий екскурс в 2013 рік. Адже, як відомо, майбутнє багато в чому залежить від того, що було зроблено в минулому, та які передумови та ініціативи були закладені.

Не зважаючи на те, що 2013 рік ще не закінчився, вже можна констатувати той факт, що різких та кардинальних змін на ринку праці України протягом року не відбулося. Заробітна плата зростала так само, як і попередні 2-3 роки на 10-15%. Такий ріст майже не відчувався на рівні працівників, оскільки рівень інфляції «з’їдав» таке підвищення. Найбільшим попитом на ринку праці, як і в попередні роки, користувалися ІТ фахівці, програмісти, фінансові фахівці та менеджери з продажу. Що ж до директорів з персоналу, фахівців з маркетингу та зі зв’язків з громадськістю, фахівців банківської справи, то знайти роботу їм було більш складно. У 2013 році, як і в попередні декілька років, найбільш активними на ринку праці були компанії з сільськогосподарського сектору (від виробників с/г продукції до компаній, що продають обладнання для цієї галузі), ІТ компанії, фармацевтичні та FMCG компанії. Враховуючи відсутність різких змін в рівні заробітної плати, попиту на професії, компенсаційного пакету, різких змін в наступному році не очікується. Хотілося б більш детально розглянути питання тенденцій в області впливу дер-

Despite the fact that 2013 has not yet ended, it is already possible to establish that there were no sudden and dramatic changes on the labor market in Ukraine this year. Wages increased in the same way they have for the previous 2-3 years – at a rate of 10-15%. Such growth is almost not intangible at the level of workers due to the fact the rate of inflation practically “eats up” such an increase. Just as in previous years, the greatest demand on the labor market is seen with respect to the employment of IT specialists, programmers, financial professionals and sales managers. As for HR directors, marketing, public relations and banking specialists, it has been more challenging for them to find a position in their field of expertise. In 2013, as in previous years, the most active employers on the labor market were companies operating in the agricultural sector (ranging from producers of agricultural goods to companies selling equipment for this industry), as well as IT companies, pharmaceutical companies and those working in the FMCG sphere. Given the fact that there have been no abrupt changes in wage levels, demand for professions, the compensation package, we can expect dramatic changes to happen over the next year. In this article, I would like to

efore we speak about the trends that will occur on the labor market in Ukraine in 2014, let’s have a brief glance at 2013. As is known, the future depends on what has been done in the past, and what assumptions and initiatives have already been laid.

жави на діяльність роботодавців на ринку України. Ось де слід очікувати змін у 2014 році, зважаючи на започаткування можновладців у поточному році. Отже, що рік прийдешній нам готує? Праця іноземців в Україні у 2014 році. Ті компанії, що намагалися або вже спромоглися отримати чи продовжити дію дозволу на працевлаштування іноземців в Україні, мабуть дуже добре відчули зміни в відношенні державних органів в 3-4 кварталі 2013 року. ВЕЛИКА КІЛЬКІСТЬ Такої кількості від- ВІДМОВ У ВИДАЧІ мов від видачі до- ДОЗВОЛІВ НА зволів за ці кіль- ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ ка останніх місяців, ІНОЗЕМЦІВ роботодавці, мабуть, не отримували за останні декілька років. Серед причин відмов - невідповідність назви посади Класифікатору професій, нібито невідповідність фотографії та документів і т. д. У своїх відмовах, частіше за все, Центри зайнятості спираються на два нормативних акти, що вступили в дію в цьому році: Закон про зайнятість та Постанова про Питання видачі, продовження дії та анулювання дозволу на застосування праці іноземців та осіб без громадянства. Необхідно відзначити, що до другого півріччя 2013 року, Україна мала чи не найбільш лояльні умови серед країн СНД для працевлаштування іноземців: ніяких квот чи обмежень з кількості іноземців не було. Наприклад, в Росії кожна юридична особа має чітку квоту іноземців, які можуть бути прийнятими на роботу, в Казахстані також регулюється відсоток іноземців від загальної штатної кількості, які можуть бути працевлаштованими в компанії. Тому дуже часто іноземні компанії працевлаштовували іноземних співробітників в офісі компанії в Україні, тоді як вони фактично виконували роботу для інших офісів компанії в країнах СНД. І ось, нарешті, державні органи України також по-

further consider trends in terms of the state’s influence on employers’ activities on the Ukrainian market. That is where we should expect to see changes occurring in 2014, taking into account the changes that have occurred on the part of officials this year. So, what does the coming year have in store for us? Foreigners’ employment in Ukraine in 2014. Those companies that have tried to or have successfully obtained or renewed work permits for foreigners in Ukraine A GREAT NUMBER OF REFUSALS TO evidently very much GRANT WORK felt the change that PERMITS FOR has occurred public FOREIGNERS authorities’ attitudes in the 3-4 quarter of 2013. There have been such a great number of refusals to grant permits over the last few months – more than employers have ever seen over the last few years. The reasons for the failure to obtain such permits include existing discrepancies in the job titles of certain professions, and ostensibly also discrepancies in applicants’ photos and documents, etc. In their refusals, the employment centers, for the most part, have relied on two specific statutory instruments, both of which came into effect this year: the Employment Act and the Resolution on the Question of issuing, renewing and revoking permits for the employment of foreigners and stateless persons. It should be noted that, until the second half of 2013, Ukraine had what was likely the most loyal conditions in the CIS for foreigners’ employment: there were no quotas or limits placed on the number of foreigners in Ukraine. For the purposes of comparison, let’s take Russia for example, where each legal entity has a clear quota regarding the number of foreigners it can hire. In Kazakhstan, legal entities are also regulated in terms of the percentage of foreigners (of the total number of staff at the respective organization) that may be employed there. It is for this reason that foreign companies often

Дайджест 67 піврічне видання | випуск #7

чали захищати інтереси громадян держави та обмежувати надання дозволів на роботу в Україні для іноземців. Хоча наразі в жодному нормативному акті немає обмежень чи квот на певну кількість іноземних співробітників, вже очевидно, що тенденція до такого обмеження праці іноземців буде зростати з кожним роком. Тож роботодавці повинні взяти цей факт до уваги під час планування людських ресурсів для своїх офісів в Україні. Праця соціально незахищених верств населення України в 2014 році. Закон України про зайнятість зобов’язав роботодавців працевлаштовувати соціально незахищених співробітників (матерів одиночок, осіб після примусового лікування, молодь і т. д.) і встановив квоти для компаній в залежності від розміру компанії та інших показників. 2013 рік не став роком масових перевірок щодо дотримання умов виконання працевлаштування цієї категорії працівників. По-перше, Закон тільки впроваджувався і до другого півріччя 2013 року не було навіть інструментів та інструкцій для повного виконання цього Закону (наприклад, не було зрозуміло, яким чином виплачувати штраф кандидатам за відмову від прийому на роботу у випадку наявності вакансії і т. д.). По-друге, самі соціально незахищені верстви населення були мало проінформовані про свої права, можливість такого працевлаштування та про зобов’язання юридичних осіб приймати їх на роботу. А ось у 2014 році прогнозується посилення перевірок дотримання Закону про зайнятість, а відтак компанії повинні визначити свою квоту соціально незахищених верств населення на 2014 рік та обрати, які категорії цих громадян можуть бути прийнятими в компанію. У випадку, якщо компанія прийме рішення про відмову від виконання своєї квоти, краще в бюджет 2014 року закласти витрати на виплату штрафних санкцій, які будуть з’являтися кожного разу, коли при

sought to hire foreign workers to work in their Ukraine office, while they actually performed work for that company’s offices in other CIS countries. And then, finally, the Ukrainian authorities have also started to protect the interests of this country’s citizens by limiting the provision of work permits granted to foreigners and stateless persons in Ukraine. While there currently is no legal act that sets out any restrictions on or quotas for a certain number of foreign workers, it is obvious that the trend concerning such a restriction on foreign labor will intensify with each passing year. Therefore, employers should take this fact into account when planning human resources for their offices in Ukraine. Employment of socially disadvantaged persons in Ukraine in 2014. The Law of Ukraine on employment has obliged employers to employ socially disadvantaged workers (for instance, single mothers, persons subsequent to receiving obligatory medical treatment, young people, etc.) and has set quotas for companies, depending on the size of the company and several other factors. 2013 was not a year characterized by mass inspections in terms of companies’ compliance with the conditions regarding the employment of such workers. Firstly, the Law has only just come into effect and, until the second half of 2013, companies did not even have the instruments and guidelines for the full implementation of this law (for example, it was not clear how a company would go about compensating a candidate for not hiring him/her for an open vacancy, etc.). Secondly, the socially vulnerable segments of the population were even less informed about their rights, the possibility to benefit from such employment, and the fact that legal entities are now obliged to offer such persons employment. However, in 2014, we expect that the authorities will intensify their compliance audits to see who is acting in line with the provisions of the Law on Employment. Therefore, by 2014, a company must first clarify what its exact quota is for the number of vulnerable people it must hire, and also

наявній вакансії роботодавець буде відмовлятися працевлаштовувати соціально незахищені верстви населення. Праця інвалідів в Україні в 2014 році. Обов’язок роботодавців працевлаштовувати осіб з особливими потребами, а також розмір квоти на працевлаштування інвалідів не змінились за 2013 рік, і навряд чи буде мінятися в найближчі роки. Але існують певні тенденції на ринку праці, які можуть вплинути на співпрацю з цією категорією громадян. Наші можновладці вже давно розмірковують про те, щоб виключити з квоти інвалідів, які вже вийшли на пенсію та не зараховувати їх до квоти. Станом на 4-й квартал 2013 року зареєстрований проект змін до закону, який виключає інвалідів-пенсіонерів з квоти. Наразі багато працедавців для того, щоб виконати квоту з працевлаштування осіб з особливими потребами приймали на роботу будь-якого інваліда. А оскільки саме серед людей похилого віку є найбільша кількість інвалідів, то дуже часто компанії працевлаштовували інваліда, який вже вийшов на пенсію за віком. Тому у випадку прийняття змін до закону, роботодавцям дове- 2014 РІК деться терміново СТАНЕ РОКОМ шукати співробіт- КОНКУРЕНЦІЇ НА ників, які зможуть ОСІБ З ОСОБЛИВИМИ закрити квоту по ін- ПОТРЕБАМИ валідам та, можливо, прийняти рішення щодо звільнення зі свого штату інвалідів-пенсіонерів. Також необхідно звернути увагу на те, що більшість роботодавців у 2013 році вже виставляли критерії до пошуку інвалідів, здатних виконувати функціональні обов’язки юриста, бухгалтера, кур’єра і т. д. А відтак попит на співробітників з особливими потребами, які можуть повноцінно працювати поряд з іншим персоналом буде зростати з кожним роком. І скоріше за все, 2014 рік стане роком конкуренції з боку праце-

determine which categories of citizens the company can viably employ. In the case that a company decides not to honor its quota, it would be best to earmark the necessary funds in the 2014 budget to cover the cost of the punitive damages it will face each time the employer refuses to employ people from such socially disadvantaged categories for a given available vacancy. Employment of physically challenged persons in Ukraine in 2014. There were no changes in 2013 with respect to employers’ obligation to employ people with physical disabilities, nor were there changes in the size of the quota for the employment of this category of people; it is also unlikely to change in the coming years. But there are certain evident trends on the labor market, which may affect cooperation with this group of citizens. State officials in Ukraine have, for a long time now, been considering a way to exclude physically challenged people who have already retired from this quota, thereby not considering them as counting them towards a company’s fulfillment of its quota. As of the 4th quarter of 2013, a draft law was registered, proposing amendments to the law that excludes disabled retirees of the quota. Now, in 2014 WILL BE A order to meet a quota YEAR OF SIGNIFICANT for employing people COMPETITION ON THE with disabilities, many PART OF PEOPLE WITH people have been PHYSICAL DISABILITIES offering employment to just any disabled person. And since the elderly is the group accounting for the largest number of people with disabilities, it very often happens that companies employ disabled people who have already reached retirement age. Therefore, in the event that the law is amended, employers will have to urgently take on employees to fulfill the quota for physically challenged employees and may ultimately decide to lay off employees who are disabled pensioners. It is also necessary to draw attention to the fact that, in 2013, the majority of

Дайджест 69 піврічне видання | випуск #7

давців на цю категорію персоналу. Контроль держави у 2014 році. Поточний рік став роком започаткування багатьох ініціатив з боку держави. Окрім вищезгаданих законів та проектів про внесення змін до законів, державні органи намагаються запровадити додаткові зміни, що зменшать соціальні виплати з державного бюджету та які можуть вплинути на роботодавців також. Наприклад, було зареєстровано проект про зменшення віку, відповідно до якого мешканці України вважаються молоддю (наразі цей вік становить 35 років). У випадку, якщо такі зміни будуть прийняті, роботодавці будуть обмежені у виборі при прийомі на роботу в рахунок квотних місць даної категорії співробітників. Аналізуючи встановлення квоти на працевлаштування соціально незахищених верств населення, спроби позбавити інвалідів-пенсіонерів права бути зарахованими до квоти по інвалідам, спроби зменшити кількість громадян України, які можуть мати пільги (для молоді і т. д.), можна побачити тенденцію з боку держаних органів щодо запровадження заходів для зменшення виплат з державного бюджету. Інформація про дефіцит бюджету не є новиною ні для кого, але саме в цьому році дер- ЗАПРОВАДЖЕННЯ жава робить суттє- ЗАХОДІВ ДЛЯ ві кроки для змен- ЗМЕНШЕННЯ ВИПЛАТ шення тиску на бю- З ДЕРЖАВНОГО джет, та намагаєть- БЮДЖЕТУ ся перекласти частину виплат на плечі роботодавців. Зважаючи на вищевикладене, можемо прогнозувати посилення перевірок з боку державних органів, які будуть перевіряти виконання компаніями соціальних законів та будуть намагатися максимально поповнити бюджет держави за рахунок штрафів. Наостанок хотілося б відзначити, що Україна, як більшість європейських

employers did make public the criteria for recruiting candidates with disabilities, who are able to perform the functional responsibilities of a lawyer, accountant, courier, etc. Hence the demand for employees with special needs, who can work effectively alongside other staff members, will grow with each passing year. It very likely that 2014 will be a year of significant competition on the part of employers to attract members from this category as employees. State control in 2014. This year was the year that the government began many initiatives. In addition to the above-mentioned laws and draft amendments to laws, the authorities are trying to introduce further changes that will reduce welfare payments from the state budget, and initiatives that may also affect employers too. For example, a draft law was introduced, which would result in decreasing the age, according to which people are deemed to be young in Ukraine (this age is currently set at 35 years). If such changes are adopted, employers will be limited in their choices when hiring people to fill the quota for work positions reserved for this category of employees. Upon analyzing the establishment of quotas set for employing socially disadvantaged groups, attempts to deprive disabled pensioners of the right to be included in the quota for the INTRODUCTION OF disabled, attempts to MEASURES AIMED reduce the number AT REDUCING THE of Ukrainian citizens FINANCIAL PAYMENTS who may receive (i.e. for FROM THE STATE BUDGET benefits youth, etc.), we can clearly observe a trend on the part of public authorities to introduce measures aimed at reducing the financial payments being made from the state budget. While information about the budget deficit will not come as news to anyone, but it will namely be this year when the government takes significant steps to reduce the pressure on the state budget, and that it tries to shift the bulk of social payments to employees’ own shoulders.

держав, намагається так чи інакше дбати про захист своїх громадян. За умови щорічного дефіциту бюджету та відсутності можливості фінансування соціальних програм, держава змушена частково перекладати функції по захисту незахищених верств населення на роботодавців. А відтак компанії повинні бути готові виконувати, з одного боку, фінансові затратні, а з іншого - досить благородні функції по захисту громадян країни. Євгенія Вознюк

Given the information presented above, we can predict the intensification of audits performed by government officials, who will verify companies’ performance in terms of complying to social laws, and also that they will attempt to replenish the state budget based on the subsequent imposition of fines in this relation. Finally I would like to note that Ukraine, like most European countries, is trying to somehow play a role with respect to protecting its citizens’ best interests. Given its annual budget deficits and lack of financing opportunities for social programs, the government has to partially shift the function of protecting vulnerable people to employers themselves. Therefore, companies should be prepared to carry out obligations that are, on the one hand, financial costly, and that, on the other, entail a quite noble function to protect the citizens of this country. Yevgeniya Vozniuk

Дайджест 71 піврічне видання | випуск #7

EXECUTIVE SEARCH ТА HEADHUNTING: ЧАС, ЗУСИЛЛЯ, ГРОШІ

EXECUTIVE SEARCH AND HEADHUNTING: TIME, EFFORT AND MONEY

спіх будь-якої компанії безпосередньо залежить від ефективності роботи її менеджменту. Своєчасна та грамотна підтримка «здоров’я» всередині компанії - це біологія бізнесу.

На сьогоднішній день успішні компанії вкладають досить багато зусиль для формування ефективної цілісної команди управлінської ланки, тому що рівень компетенцій та професійного досвіду ключових керівників різних напрямків мають найвищу вагу впливу на стратегічний розвиток компанії. Для якісного та швидкого пошуку цінного кандидата такого рівня, компанії часто звертаються за допомогою до партнерів – спеціалізованих консалтингових Executive Search компаній, які використовують спеціальні технології пошуку, такі як: Executive Search та Headhunting. Давайте, для початку, внесемо ясність у значення цих двох понять: Headhunting (хедхантинг) – від англ. «полювання за головами», тобто фахівець, який використовує даний метод, в буквальному сенсі «полює» за кандидатом, який поки що не збирається змінювати роботу. Класичний хедхантинг (а не те, що на території України прийнято називати хедхантингом) передбачає колосальну працю: перш ніж вступити в контакт з кандидатом, хедхантер дізнається про його родину, захоплення, амбіції, плани на майбутнє,

At present, successful companies invest a significant amount of effort in creating an effective integrated management team, because the level of professional competence and expertise of key executives in different spheres is the factor bearing the greatest weight in terms of influencing the strategic development of the company. To ensure a high-quality and quick search of valuable candidates at this level, companies often rely on partners that are specialized Executive Search consulting companies, using special search methods such as Executive Search and HeadHunting. For a start, let’s be clear in meaning between these two separate concepts: Headhunting is a term derived from the English term “head hunting”. That is, a specialist using this method literally “hunts” for a candidate who, at that point, is not actually planning to change positions. Classic headhunting (and not the practice that has generally come to be called headhunting in Ukraine) involves a tremendous amount of work: the headhunter, before getting in touch with the candidate, learns about the candidate’s family, his/her hobbies, ambitions, plans for the future, any problems or organizational changes occurring in his/her

he success of any company depends on the efficiency of its management. Here the main thing is that measures aimed at supporting the internal “health” of a company is provided in a timely and competent manner. This is essentially the biology of the business.

проблеми або організаційні зміни на поточному місці роботи, про те, коли у кандидата виплата річного бонусу і бонусу за проект; записується в тренажерний зал, куди ходить кандидат, відвідує конференції, круглі столи, світські заходи, що і кандидат. Вся ця «домашня робота» проробляється з однією єдиною метою – знайти мотиви та аргументи, що зацікавлять високооплачуваного топ керівника змінити роботу. ВАРТІСТЬ ПОСЛУГ ЗА «У Вас син йде ПОШУК КАНДИДАТІВ вчитися в престиж- МЕТОДОМ ний коледж в Ан- ХЕДХАНТИНГУ МОЖЕ глії? Чудово! Ми ДОСЯГАТИ 100 ТИСЯЧ якраз пропонує- ДОЛАРІВ мо роботу в нашому офісі в Лондоні, і Ваша сім’я зможе бути разом» – саме так виглядає побудова діалогу з «бажаним» кандидатом на практиці. У хедхантера, як і у сапера, є лише один шанс наблизитись до кандидата. І якщо він не зміг зацікавити кандидата, то доводиться «полювати» за іншим, і починати все спочатку. Очевидно, що такий метод пошуку кандидатів є дуже і дуже дорогим і, як правило, використовується лише для пошуку вищих керівників великих міжнародних компаній, що входять до списку Forbes. Вартість послуг за пошук кандидатів методом хедхантингу може досягати 100 тисяч доларів. Відповідно, хедхантинг (у чистому вигляді) не використовується на ринках, що розвиваються, таких як Україна. Лише кілька компаній в Україні можуть собі дозволити використання послуг хедантера. В Україні найчастіше використовується метод Executive Search – метод прямого пошуку кандидатів, які поки не розглядають пропозиції щодо нового місця роботи. Даний метод передбачає використання дешевших джерел взаємодії з кандидатами, наприклад, соціальні мережі, особиста база даних, кон-

current work place, and also about when the candidate receives payment of his/her annual bonus and/or bonus for certain projects. A headhunter would get a membership at the gym where the candidate goes, and attend conferences, round tables, and social events involving that candidate. Headhunters do all this “homework” for the sole purpose of learning about the motives and arguments that would stimulate a high-paid top manager to change his job for THE COST OF another. “Your son got HEADHUNTING SERVICES TO SEARCH accepted to study at FOR CANDIDATES CAN a prestigious college RUN UP TO 100 in England? Great! THOUSAND DOLLARS On that note, we would like to propose you a position in our London office, so your family can still be together” – a dialogue with a “desired” candidate might be constructed something like this in practice. The headhunter, much like a minesweeper approaching his target, has only one chance to become closer to the candidate, and in the case that he/she is not able to interest a candidate, he/she will have to “hunt” for other candidates and thus, start all over again. Obviously, this method of finding candidates is very, very expensive and is usually only used to search for the top management of major international companies, particularly those that are included in the Forbes list. The cost of headhunting services to search for candidates can run up to 100,000 dollars. Accordingly, headhunting in its pure form is not actually applied in emerging markets such as Ukraine. Only a few companies in Ukraine can even afford to use headhunter services. In Ukraine, the most commonly used method for an Executive Search is the direct method. That is, finding a candidate who is not currently considering job offers. This method involves using cheaper sources to interact with candidates, such as social networking, referring to personal databases, attending

Дайджест 73 піврічне видання | випуск #7

ференції і т. д. Якщо ж говорити про спосіб, до якого вдаються компанії для закриття вакансій, то, як правило, існує 2 найпоширеніших варіанти: внутрішній (силами досвідчених HR-директорів/ HR-менеджерів всередині компанії) або зовнішній (за допомогою вузькоспеціалізованих консалтингових Executive Search компаній). Завжди, перш ніж вибрати той чи інший спосіб пошуку, керівництво компанії порівнює бюджет потенційних витрат. Дані витрати ґрунтуються не лише на фінансових витратах, найчастіше для компаній більш важливим фактором є якість та оперативність закриття вакансії. Для наочного прикладу проведемо порівняльний аналіз інвестицій компанії, необхідних для пошуку Директора з продажу провідної FMCG компанії (непродуктовий сегмент). Цінність часу. Всі ми знаємо, що час – це гроші. Оскільки посада «Директор з продажу» має прямий вплив на якість та швидкість отримання прибутку компанії, показник витрат часу на пошук потрібного кандидата матиме найвищу цінність. Порівнюючи витрати часу на успішне закриття вакансії внутрішнім та зовнішнім пошу- ЗАКРИТТЯ ВАКАНСІЇ ком, важливо від- ЗОВНІШНІМИ значити, що у ви- СИЛАМИ – ІСТОТНА падку роботи зо- ЕКОНОМІЯ внішнього Консуль- В ЧАСІ танта вакансія закривається по закінченню 1-го, максимум 3-х місяців роботи. У той час як своїми силами компанія шукає фахівця довше – протягом 2-6 місяців. Які переваги отримує Замовник при використанні зовнішнього пошуку? Істотна економія в часі, яка дозволяє Менеджменту Компанії-Клієнта, по-перше, зберегти повну конфіденційність всередині компанії щодо по-

conferences, etc. If you talk about the ways that a company resorts to in order to close a job vacancy, then, as a rule, there are two common choices: internal (by experienced HR directors/HR managers within the company) or external (using a highly specialized Executive Search consulting firm). Before choosing which recruiting method should be utilized, a company will always begin by comparing the budget of the potential costs. These costs are based on not only financial expenses, often quality and efficiency of the positions filling is more important for companies. We shall provide you with a visual example involving a comparative analysis between the investments required by a company to find a Sales Director for a leading FMCG company (in the non-food segment). The value of time. We all know that time is money. Since the position of “Sales Director” directly impacts on the quality and speed according to which a company earns profit, indicators regarding the time invested to search for the right candidate is of utmost importance. In comparing the time required to successfully fill a position through recruiting conducting by internal and external means, it is important to note that, in the case of an external headhunter consultant, a job position is typically filled before FILLING OF the end of the first A JOB POSITION BY month or, at most, it EXTERNAL FORCES – may take three months SIGNIFICANT TIME for this to be achieved. SAVINGS In comparison, if the company were to rely on its internal resources, it would take longer to find the relevant specialist (2-6 months). What are the benefits to a client company in hiring an external headhunter consultant? The benefits are as follows: significant time savings, which allows the management of the client company, in first order, to ensure complete privacy within the company about the search for a new Sales Director. Secondly, this allows the client company to prepare

шуку нового Директора з продажу, а по-друге, підготувати робочу область для кандидата (зона відповідальності, завдання з управління) та проінформувати співробітників про організаційні зміни в компанії вже перед самим виходом кандидата. Вартість закриття вакансії. Порівняємо витрати на внутрішній та зовнішній пошук Директора з продажу та розглянемо, що включає в себе даний показник. Показник вартості закриття вакансії Компанії-Клієнта «своїми силами» формується виходячи з витрат на ФОП (досвідчений HR-директор/ HR-менеджер, який здійснює ретельний пошук кандидатів отримує мінімум 4 тис. дол. в міс.), часу (завдання такого рівня відповідальності вимагає 30-50 % робочого часу HR-директора) і додаткові витрати на використання HR-послуг: доступ до бази, реклама, публікація вакансій на спеціалізованих сайтах роботи (близько 1 тис. дол. в міс.). Показник вартості закриття вакансії за допомогою зовнішньої спеціалізованої Executive Search компанії в середньому становить 1/3 частину річного доходу кандидата – від 10 до 25 тис. дол. У даному випадку Компанія-Клієнт платить за професіоналізм і вміння успішно та оперативно закрити вакансію. Перевагою для Компанії-Клієнта є оплата послуг у повному розмірі за результатами успішно закритої вакансії. З одного боку, Компанія-Клієнт звертаючись за допомогою до спеціалізованої Executive Search компанії несе ще одну статтю фінансових витрат на пошук «Директора з продажу», але з іншого боку – вона отримує абсолютну конфіденційність пошуку на ринку та гарантований результат на успішне закриття вакансії. До того ж безумовною перевагою є економічна вигода Компанії-Клієнта. Адже новоприбулий грамотний Директор з продажу, як

a workspace for the successful candidate (fields of responsibility, task management) and to inform employees about the relevant organizational changes in the company already before the candidate commences his position with the company. The cost of closing a vacancy. We compare the cost of conducting a search by internal and external means for a Sales Director and also consider exactly what each figure includes. The cost index for the client company to fill positions “on its own” is formulated on the basis of the following factors: the cost of payroll (a seasoned HR director/HR manager, who would be conducting a thorough search for candidates, would receive a minimum of 4,000 dollars per month), time (challenges with this level of responsibility requires 30-50% of the HR director’s time), and additional costs for the use of HR services. This latter factor includes access to the specialist’s database, advertising, and publishing of vacancies on specialized job sites (this amounts to about 1,000 dollars per month). The cost index for filling positions through an external specialized Executive Search company is, on average, onethird of the annual income of the successful candidates (this ranges from 10,000 to 25,000 dollars). In this case, the client company pays for the consulting company’s professionalism and ability to quickly and successfully close the vacancy. The advantage for the client company is that the full amount is payable based on the results of successfully filled vacancies. On the one hand, by approaching a specialized Executive Search company for support, the client company takes on another financial expenditures item for recruiting a “Sales Director”. On the other hand, the client company can be absolutely confident in searches for specialists on the market and also in a guaranteed result that the position will be successfully filled. In addition, the absolute advantage for the client company lies in the resultant economic benefit. After

Дайджест 75 піврічне видання | випуск #7

правило, «повертає» суму, витрачену на його пошук в бюджет компанії за перші 3-6 місяців роботи на посаді. Ви скажете, що хедхантинг та прямий пошук дуже дорога послуга. Що немає ніяких гарантій того, що кандидат підійде компанії. Що невідомо чи окупляться витрати на Executive Search компанію, і що нераціонально викидати кілька десятків тисяч доларів на такі послуги? А Ви б заплатили 10 тисяч за кандидата , який Вам за рік принесе додатковий чистий прибуток 100 тисяч? Скажете, що немає гарантій, що саме так все і буде? Вірно, таких гарантій немає. Так само немає жодних гарантій того, що новий бренд, який Ви виводите на ринок, принесе Вам прибуток. Так само немає впевненості в тому, що перехід з економ сегменту до престижного буде вдалим. Адже бізнес – це завжди ризик. Але як показує практика, той, хто цілеспрямовано займається однією справою, має більше шансів успішно завершити операцію. Відповідно, спеціалізований рекрутер, який має свою базу контактів, зможе більш оперативно та якісно закрити вакансію. Ганна Клюковська

all, as a rule, a newly arrived competent Sales Director essentially “recoups” the amount that the company initially spent on the search from the company budget within his/her first 3-6 months on the job. You may say that headhunting and direct searches entail a very expensive service and that there is no guarantee that a candidate will come on board with your company. What is not known is whether the cost of hiring a recruiting company will eventually be recouped, and whether it would be an irrational move to spend tens of thousands of dollars on such services? Would you be willing to pay 10,000 dollars for a candidate whose performance will ultimately result in an additional net profit of 100,000 dollars for your company? You might argue that there is no guarantee that this is how things will turn out? That statement would be correct actually; there is no such guarantee. Similarly, there is also no guarantee that a new brand you have decided to introduce to the market will bring you profit. A company can also never be entirely certain that making the transition from the economy segment to the prestigious segment will end up being successful. After all, business always entails some degree of risk. But as practice has shown, the one who purposefully engages in a single business activity is the one that is more likely to successfully complete the intended transaction. Accordingly, a dedicated recruiter equipped with his/her own database of contacts would be able to more quickly and efficiently fill a vacancy. Hanna Kliukovska

Дайджест 77 піврічне видання | випуск #7

СКОРОЧЕННЯ ПЕРСОНАЛУ ПО-НОВОМУ

REDUCTION OF PERSONNEL IN A NEW WAY

і, хто хоч раз стикався зі скороченням персоналу, знають, наскільки це трудомісткий та деколи болісний для обох сторін процес. Останнім часом у трудовому законодавстві України відбулися деякі зміни, які частково «спростили життя» роботодавця. Так як же відбуватиметься цей процес тепер?

Як і раніше, все починається з видання наказу про внесення змін до штатного розкладу та скорочення чисельності (штату) працівників. Далі необхідно попередити працівників про майбутнє скорочення, але не пізніше, ніж за два місяці до планованої дати звільнення. З двомісячного терміну не виключаються періоди перебування у відпустці, на лікарняному, або відсутність з інших поважних причин. Тобто, якщо ми попередили співробітника про те, що він може бути скорочений, і він після цього захотів використати всі види належних йому відпусток – він має на це повне право. Пам’ятайте, ми скорочуємо не конкретних людей, а посади або штатні одиниці. Тому, якщо ми хочемо скоротити 1 посаду з 5 аналогічних, ми попереджаємо всіх 5 працівників про те, що вони можуть бути скорочені. Але як же нам вибрати тих, хто підлягає скороченню? Припустимо, що у нас в штаті є 10 менеджерів з продажу, з яких ми хочемо залишити лише п’ятьох. Ми не можемо вибрати їх за алфавітом, за жеребом або гороскопом. У першу чергу переважне право залишитися на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці. При рівних умовах продуктивності праці та кваліфікації переважне право за-

As before, everything begins with the publication of the order on modification of the staff list and reduction of the number (staff) of workers. Further it is necessary to warn workers about the future reduction, no later than in two months prior to date of a planned dismissal. The periods of stay in holiday aren’t excluded from the two-month term, on the sick-list, or absence for other good reasons. That is, if we warned the employee that he/she can be reduced, and he/she after that wanted to use all types of the holidays together – he/she has the full authority on it. Remember, we do not reduce people, but we reduce positions or established posts. Therefore if we want to reduce 1 position from 5 similar, we warn all 5 workers that they can be reduced. But how to choose those who can be subject to reduction? Let’s say we have 10 sales managers in staff and we want only five to stay. We cannot choose them alphabetically, by chance or by a horoscope. First of all the privilege to remain at work is provided to workers with higher qualification and efficiency of work. Under equal conditions of efficiency of work and qualification the privilege to remain at work is provided:

hose who once faced the reduction of personnel know how time-consuming and sometimes painful process it is for both sides. Recently, the labor legislation of Ukraine has had some changes that partly “simplified the life” of the employer. So how will this process happen now?

Family – in the presence of two and

лишитися на роботі надається:

more dependents; To persons in which family there are no other workers with independent earnings; 3) To workers with the long continuous seniority at this enterprise; 4) To workers who study in the highest and special educational institutions during working; 5) To participants of military operations, disabled veterans and persons on whom action of the Law of Ukraine “About the social status of veterans of war, a guarantee of their social protection” extends; 6) To authors of the inventions, useful models, industrial samples and improvement suggestions; 7) To workers who sustained labor injuries or occupational disease at this enterprise; 8) To persons from those who were deported from Ukraine – for five years since return to the constant place of residence in Ukraine; 9) To workers from among the former military personnel of conscription service and persons who passed alternative service – for two years from the date of their dismissal from service; 10) To Chernobyl veterans of the 1st and 2nd category, participants of elimination of accident on the Chernobyl Nuclear Power Station of the 3rd category; 11) To veterans of military service, veterans of law-enforcement bodies; 12) To persons who have special merits before the Homeland and other. 2)

Сімейним – при наявності двох і більше утриманців; 2) Особам, в сім’ї яких немає інших працівників з самостійним заробітком; 3) Працівникам з тривалим безперервним трудовим стажем на даному підприємстві; 4) Працівникам, які навчаються у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах без відриву від виробництва; 5) Учасникам бойових дій, інвалідам війни та особам, на яких поширюється дія Закону України «Про соціальний статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; 6) Авторам винаходів, корисних моделей, промислових зразків і раціоналізаторських пропозицій; 7) Працівникам, які отримали на даному підприємстві трудове каліцтво або професійне захворювання; 8) Особам з числа депортованих з України – протягом п’яти років з часу повернення на постійне місце проживання в Україні; 9) Працівникам з числа колишніх військовослужбовців строкової служби та осіб, які проходили альтернативну службу – протягом двох років з дня звільнення їх зі служби; 10) Чорнобильцям 1-ї та 2-ї категорії, учасникам ліквідації аварії на ЧАЕС 3-ї категорії; 11) Ветеранам військової служби, ветеранам органів внутрішніх справ; 12) Особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною та інше. Тобто ми спочатку дивимося на кваліфікацію та продуктивність праці працівників, а лише потім звіряємося зі списком тих, хто має переважне право залишитися. Наприклад, у нас є працівник «А», який має науковий сту-

That means, we initially look at qualification and labor productivity of workers, and only then we verify with the list of those who has the privilege to remain. For example, we have a worker “A” who has scientific degree on economy and implements the plan sales for 120%, and

Дайджест 79 піврічне видання | випуск #7

пінь з економіки і виконує план продажів на 120%, і є працівник «Б» – учасник бойових дій, який часто хворіє і план продажів виконує лише на 45%. У такому випадку, не дивлячись на приналежність працівника «Б» до п.5 вищенаведеного списку, ми повинні залишити працівника «А», а працівника «Б» скоротити. При визначенні переважного права згідно вищенаведеного списку, черговість пунктів не має значення. Тобто працівник з двома утриманцями не має переваг перед працівником, який отримав трудове каліцтво. Перевагу слід віддати тому співробітникові, який має більшу кількість підстав. Наприклад, працівнику з тривалим трудовим стажем, який у той же час є автором раціоналізаторських пропозицій. Однак є категорії громадян, яких не можна звільнити за п.1 ст.40, навіть незважаючи на недостатню кваліфікацію та низьку продуктивність праці. До даної категорії відносяться вагітні жінки та жінки, які мають дітей до трьох років, одинокі матері (батьки) за наявності дитини до 14 років або дитини-інваліда. Звільнення такої категорії громадян допускається лише у випадку повної ПОЧИНАЮЧИ ліквідації підпри- З 12.07.2013 ємства, і лише за РОКУ НЕОБХІДНО умови подальшого ПОДАВАТИ ЛИШЕ працевлашт уван- ОДИН ЗВІТ ЗА ня. Крім того, звіль- ФОРМОЮ 4-ПН нення осіб молодших 18 років допускається лише у виняткових випадках і не допускається без подальшого працевлаштування. Звітність. Якщо раніше при скороченні хоча б однієї посадової одиниці необхідно було подавати два звіти в Центр зайнятості: за формою 4-ПН (план) «Про заплановане вивільнення персоналу» – не пізніше, ніж за два місяці до запланованої дати звільнення;

there is a worker of “B” – the participant of operations who often is ill, and the sales plan carries out only for 45%. In that case, despite belonging of the worker of “B” to item 5 of the above list, we have to leave the worker “A”, and to reduce the worker of “B”. At privilege definition according to the above list, the sequence of points doesn’t matter. I.e. the worker with two dependents has no advantages before the worker who has sustained labor injuries. Advantage should be given to that employee who has bigger quantity of the bases. For example, to the worker with the long seniority and at the same time is the author of improvement suggestions. However there are categories of citizens which cannot be dismissed according to item 1 of Art. 40 even despite insufficient qualification and low labor productivity. Pregnant women and the women having children till three years, lonely mothers (fathers) treat this category in the presence of the child till 14 years or the disabled child. Dismissal of such category of citizens is allowed only in case of a complete elimination of the enterprise, and only on condition of further employment. Besides, dismissal SINCE JULY of persons who are 12, 2013 IT IS younger than 18 NECESSARY TO years is allowed only SUBMIT ONLY ONE in exceptional cases REPORT IN A FORM and it is not allowed further 4-PN without employment. Reporting. If earlier at reduction at least one official unit it was necessary to submit two reports to the Employment Center: in a form 4-PN (plan) “About the planned release of the personnel” – no later than in two months prior to the planned date of dismissal; in a form 4-PN (fact) “About the actual release of the personnel” – within 10 days of date of the actual dismissal of

за формою 4-ПН (факт) «Про фактичне вивільнення персоналу» – протягом 10 днів від дати фактичного звільнення співробітника, то тепер, починаючи з 12.07.2013 року, необхідно подавати лише один звіт за формою 4-ПН, який називається «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці». Дана форма заповнюється усіма підприємствами незалежно від форми власності та виду діяльності у разі запланованого масового звільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці, в т.ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, тобто за п.1 ст.40 КЗпП України. Якщо співробітники масо- МАСОВИМ во звільняються за ВВАЖАЄТЬСЯ згодою сторін або ЗВІЛЬНЕННЯ за власним бажан- ПРОТЯГОМ 3 МІСЯЦІВ ням, то даний звіт 20% ПЕРСОНАЛУ І подавати не потріб- БІЛЬШЕ но. Також немає необхідності подавати звіт, якщо планується скорочення лише 1-го співробітника. Термін подачі нового звіту 4-ПН залишається таким же, як і 4-ПН (план) – не пізніше, ніж за 2 місяці до запланованої дати звільнення. Відразу виникає питання, що ж вважати масовим звільненням? 1)

Якщо чисельність персоналу на підприємстві становить від 20 до 100 осіб – масовим вважатиметься звільнення протягом 1 місяця 10 і більше осіб; Якщо чисельність персоналу на підприємстві становить від 101 до 300 осіб – масовим вважатиметься звільнення протягом 1 місяця 10% персоналу і більше; Незалежно від чисельності персоналу на підприємстві – масовим

the employee, so now, since July 12 2013, it is necessary to submit only one report in a form 4-PN which is “Information on the planned mass release of workers in connection with changes in the production and work organization”. This form is filled with all enterprises irrespective of form of ownership and a kind of activity in case of the planned mass dismissal of workers in connection with changes in the production and work organization, including elimination, reorganization or an enterprise reshaping, i.e. according to item 1 of Art. 40 the Labor Code of Ukraine. If employees in large quantities leave by agreement of the parties or at own will, the report does not need to be submitted. Also there is no need DISMISSAL FOR to submit the report 3 MONTHS OF 20% if the reduction of OF THE PERSONNEL only one employee is AND MORE IS planned. The term of CONSIDERED AS the new report 4-PN MASS remains the same, as well as 4-PN (plan) – not later than in 2 months prior to the planned date of dismissal. At once there is a question: what to consider as mass dismissal? 1)

If personnel number at the enterprise is from 20 to 100 people – mass dismissal for 1 month of 10 and more people will be considered; If personnel number at the enterprise is from 101 to 300 people – mass dismissal for 1 month of 10% of the personnel and more will be considered; Irrespective of personnel number at the enterprise – mass dismissal for 3 months of 20% of the personnel and more will be considered.

Pay attention on the tricky third point. Let us say we have a company with 100 of personnel. In January we planned a March

Дайджест 81 піврічне видання | випуск #7

вважатиметься звільнення протягом 3 місяців 20% персоналу і більше. Зверніть увагу на підступність третього пункту. Припустимо, у нас компанія з чисельністю персоналу 100 осіб. У січні ми запланували на березень скорочення 8 посадових одиниць (п.1 – звіт не подаємо). На початку лютого вирішуємо провести у квітні скорочення ще 8 штатних одиниць (п. 1 – звіт знову не подаємо). Через місяць вирішуємо, що в травні необхідно скоротити ще 8 штатних одиниць. Ось тут-то і криється каверза! Якщо ми скоротимо в травні ще 8 одиниць, то загальна чисельність скороченого персоналу перевищить 20%. А це означає, що необхідно подати звіт 4-ПН. Але подати його потрібно було ще за два місяці до запланованого звільнення першої партії працівників, тобто ще в січні. Відповідно, якщо ми не подали звіт вчасно, нам можуть загрожувати штрафні санкції. Штрафні санкції. Якщо раніше розмір штрафу за порушення строків подання звіту 4-ПН, або за неподання даного звіту дорівнював рівню річної заробітної плати за кожного звільненого РОЗМІР ШТРАФУ працівника, то те- ДОРІВНЮЄ пер ця сума крат- 4 МІНІМАЛЬНИМ на 4 мінімальним ЗАРОБІТНИМ ПЛАТАМ заробітним платам на момент виявлення правопорушення. У день звільнення співробітника необхідно розрахувати, виплатити компенсацію за всі дні невикористаних щорічних відпусток, а також додаткових соціальних відпусток тим співробітникам, які мають на це право, видати розрахунково-платіжний листок, трудову книжку та копію наказу на звільнення. При звільненні за п.1 ст. 40 КЗпП України співробітнику також належить вихідна допомога в розмірі не менше одного середньомісячного заробітку.

reduction of 8 official units (item 1 –we do not submit the report). At the beginning of February we decide to carry out in April reduction of 8 more established posts (item 1 – we do not submit the report). A month later we decide that it is necessary to reduce 8 more established posts in May. There is also a trick here. If we reduce 8 more units in May, the total number of the reduced personnel will exceed to 20%. It means that it is necessary to submit the report 4-PN. Only its tax it was necessary in two months prior to the planned dismissal of the first party of workers, i.e. in January. Respectively if we did not submit the report in time, penalties can threaten us. Penalties. If earlier the size of a penalty for violation of terms of the report 4-PN, or for not submission of the report equaled to an annual salary for each dismissed worker, now this sum is multiple to 4 minimum wages at the time of identification offense. In day of dismissal of the employee it is necessary to calculate, pay compensation for all days of unused annual holidays, and also additional social holidays to those employees who have such right, to give out a settlement and payment leaf, the service record and the order THE SIZE OF A copy on dismissal. PENALTY IS EQUAL During the dismissal TO 4 MINIMUM according to item 1 WAGES of Art. 40 the Labor Code of Ukraine the severance pay at a rate of not less than one average monthly earnings to the employee is also necessary. Therefore, according to the collective agreement or other internal regulations of the enterprise this sum can be more. In this article we considered only the general questions connected with reduction of the personnel, but each case is unique therefore it is better to address the specification of all nuances to experts. It is important to sum up that the correct documentary registration and timely

Отже, згідно з колективним договором або іншим внутрішнім нормативним актом підприємства дана сума може бути більше. У даній статті ми розглянули лише загальні питання, пов’язані зі скороченням персоналу, але кожен випадок унікальний по-своєму, тому для уточнення всіх нюансів краще звертатися до фахівців. На закінчення хочеться сказати, що правильне документальне оформлення та своєчасна комунікація зі співробітником можуть звільнити керівника компанії від можливих тривалих судових розглядів! Тетяна Малинич

communication with the employee can relieve the head of the company of possible long judicial proceedings! Tetiana Malynych

2013 Грудень December Опублікований матеріал є інтелектуальною власністю компанії. Передруковувати цей матеріал заборонено. The published materials are the intellectual property of the company. The reproduction of this material is prohibited.