EBS digest. Issue 10

semiannual | issue #10 піврічне видання | випуск #10

leadership transparency legality motivation лідерство прозорість законність мотивація

www.ebskiev.com

5 25 39 53

Шановні читачі! Представляємо Вашій увазі десятий ювілейний випуск EBS Дайджест, в якому ми пишемо «на вічні теми». Всім відомий той факт, що вода - одна із самих некерованих і непередбачуваних стихій. Коли в новинах обговорюється політична криза в Україні, екран телевізора починає мимоволі штормити. Шторм і нестабільність - це два різних слова, що передають однаковий зміст. Десятий випуск EBS Дайджест ми вирішили присвятити темі кораблів, що борознять води. Дана тема обрана невипадково, оскільки «штормить» український бізнес вже не перший рік. І зовсім неважливо, скільки балів шторм, важливо, хто у штурвала! Саме тому експерти EBS підготували ряд актуальних статей, які допоможуть компаніям в Україні залишитися на плаву. Сподіваюсь, що викладений матеріал буде для Вас цікавим і корисним. Приємного читання!

Олена Вольська Керуючий партнер та директор

Dear readers!

We present you the tenth anniversary edition of the EBS Digest, where we write “on perpetual topics”. Everyone knows that water is one of the most uncontrolled and unpredictable elements. When the news discussing the political crisis occurring in Ukraine, the TV screen begins to involuntarily storm. Storm and instability – these are two different words that convey virtually the same meaning.

For the tenth edition of the EBS Digest, we decided to dedicate its theme to the ships plying the waters. This topic was not chosen by chance, as this is not the first year that Ukrainian business is encountering a “storm”.

It does not matter how great the storm is; what is important is who is at the helm! That is why EBS experts have prepared a number of topical articles for their readers, which should help companies in Ukraine to remain afloat.

I hope that you will find the abovementioned material interesting and useful.

Happy reading!

Helen Volska Managing Partner and Director

2

Дайджест 3

піврічне видання | випуск #10

Дайджест 5

4

Дайте чи що карти в руки поворожити на інвестора…

Let’s read the hands of Ukraine’s investors...

«1С» та «SAP» - МИРНЕ СПІВІСНУВАННЯ «1C» AND ‘SAP’: A PEACEFUL COEXISTENCE

ГРАНТИ ДЛЯ НЕПРИБУТКОВИХ ОРГАНІЗАЦІЙ - ЯК ПРАВИЛЬНО СКОРИСТАТИСЯ НАДАНИМИ МОЖЛИВОСТЯМИ?

GRANTS TO NON-PROFIT ORGANIZATIONS – HOW TO TAKE ADVANTAGE OF THE OPPORTUNITIES

піврічне видання | випуск #10

5 15 19

Дайте чи що карти в руки поворожити на інвестора…

Let’s read the hands of Ukraine’s investors...

В

T

Враховуючи вищевикладене, в Україні наразі відсутні традиції, розуміння і відчуття довгостроковості бізнесу. Новітня історія ще не дала шанс показати кейси успішних українських компаній-довгожителів. Тож на сьогоднішній день в наявності є винятковий мінімум прикладів успішної передачі великого бізнесу або активів наступним поколінням. Саме тому багато хто з бізнесменів продовжує жити даним моментом «тут і зараз», а не «коли-небудь потім».

Given the above, Ukraine still lacks tradition, understanding and a sense of long-term business. Recent history still has not given business a chance to demonstrate cases of successful longterm Ukrainian companies. Therefore, today, we can observe only an exclusive handful of exampleswhere a large business or assets have been successfully transferred to the next generation. That is why many businessmen continue to live in the moment(“here and now”) rather than “sometime later”.

цьому році Україна відзначила 24-річчя своєї незалежності. Можна сказати, що українське підприємництво в цілому трохи старше зазначеного терміну. Незважаючи на існуючу різницю в роках, український бізнес та підприємництво є досить молодими, як і самі бізнесмени і підприємці - це в основному люди у віковому коридорі 40-50 років, у яких, якщо врахувати останні тренди тривалості життя на землі, ще все життя попереду.

Але часи змінюються. Незвичні практики, в які мало хто вірить, стають звичними і навіть буденними. Так, наприклад, наприкінці 90-х - початку 2000-х років питання про необхідність планування і бюджетування викликало здивовану і злегка саркастичну посмішку на тему «як взагалі можна планувати в умовах такої інфляції і невизначеності?!».Зараз дана звичка сформувалася

his year Ukraine celebrates 24 years of independence. We can say that Ukrainian business, in general, is a bit older than this particular period. Despite the fact that differences have existed for years, Ukrainian business and entrepreneurship are quite young, just as the businessmen and entrepreneurs themselves. This group is mostly comprised of people 40-50 years of age, who, if you take recent trends in life expectancy into account, have their whole life ahead of them.

But the times are changing. Unusual practices, in which few believe, are becoming habitual and even commonplace. For example, in the late 1990’s to early 2000s, the question about the need for planning and budgeting astonished many and was met with slightly sarcastic smiles on the theme “How can you plan in the face of such uncertainty and inflation?”.Now, this very

Дайджест 7

6

піврічне видання | випуск #10

вже в домінуючій більшості українських компаній. І якщо деякі підприємці здатні побачити перспективу не далі ніж на один рік, інші дивляться на три, п’ять, а іноді і десять років вперед. Насправді ж перспектива на п’ятьдесять років - це хороша стратегічна перспектива операційного бізнесу, яка дає глобальні відповіді на питання щодо управління бізнесом. Більшість з підприємців звикли думати про довгострокову стратегію саме в такому ключі. Однак тепер перед власниками як маленьких і середніх, так і великих компаній стоїть новий виклик - необхідно навчитися думати на двадцять п’ять і більше років вперед! А все заради того, щоб надавати відповідь не лише на питання щодо розпорядження бізнесом, а і на питання щодо його управління в довгостроковій перспективі. На жаль, необхідність в наявності процесу планування наступності (succession planning) усвідомлює лише незначна частка підприємців. Щодо решти власників бізнесу, відсутність даного усвідомлення породжує хаотичну поведінку. Часто такого роду обставини породжують почуття, що підігрівається поточним періодом стабільної нестабільності, що все це є лише тимчасовим явищем. Тож відноситися до цього слід рівно настільки серйозно, наскільки власник здатний побачити перспективу і в неї повірити. Маючи можливість більше двадцяти років працювати з власниками та підприємцями українських компаній, я майже не зустрічала таких, хто готовий говорити про те, що буде з їх улюбленим дітищем після них. А все тому,

habit has been adopted and implemented in the overwhelming majority of Ukrainian companies. While some entrepreneurs are able to see no more than one year into the future, others are looking three, five, or even ten years ahead.

In fact, the next five to ten years ahead is a good time period for the strategic prospects of an operating business, providing a global response to questions on business management. Most entrepreneurs tend to think of long-term strategy in this vein.

Now, however, this is a new challenge for the owners of both small and mediumsized, as well as large companies - they need to learn to think 25 or more years ahead!

This is all being done in order, not only so a company can answer the question regarding the order of business, but also the question of its long-term management.

Unfortunately, the need for a succession planning process (hereinafter referred to as succession planning) is something that only a small proportion of entrepreneurs are aware of. As for other business owners, their lack of awareness creates chaotic behavior.

Often, these circumstances give rise to a feeling that heats up this current period of stable instability, indicating that all this is only a temporary phenomenon. Therefore, it should be treated just as seriously as the owner is able to see the future and believe in it.

Having worked with the owners and employers of Ukrainian companies for more than twenty years, I practically have not met anybody who is willing to talk about what will happen to their beloved offspring afterwards. The reason for this, of course, is that their fate is terrible. If such thoughts penetrate such owners, they are

що страшно. Якщо такого роду думки і вникають, то вони ретельно ховаються у віддалені куточки підприємницької підсвідомості та душі. В такі моменти емоційний стан бореться з ірраціональним, і добре розвинена та загартована інтуїція наших підприємців шепоче: «залучи інвесторів, це буде корисно твоєму бізнесу». Розуміння, якого саме інвестора необхідно залучити - фінансового, венчурного або стратегічного - не є чітким. Якщо говорити про бажання власника істотно збільшити розмір свого бізнесу,то залучення інвестора в даному випадку розглядається не просто як мета, а як неминуча необхідність.І тут на п’яти наступає реальність, яка змінюється разом з економічними і політичними умовами країни. Сміливо можна сказати, що зараз в умовах кризи не так багато дійсно успішних українських бізнесів, які були б привабливі для потенційного інвестора. І без того непрості умови щодо залучення капіталу для українського бізнесу ускладняються так званими «вимогами часу». Наприклад, для потенційного інвестора краще, щоб бізнес був абсолютно прозорий, експортно-орієнтований, фізично розташовувався якнайдалі від зони конфлікту. Тобто, готовність брати і розділяти ризик з боку інвестора різко впала. З іншого боку, обмежений вибір перспективних компаній для інвестицій змушують інвесторів йти на певні компроміси - більш ретельно придивлятися до більш-менш добре працюючих компаній, надавати час для забезпечення прозорості, а також допомогу в розширенні ринків збуту і т.д. Неоднозначність попиту та пропозиції мотивують гравців ринку бути більш гнучкими.

carefully hidden in the remote corners of the entrepreneurial subconscious and soul.

In such moments, the emotional state struggles with the irrational, and our entrepreneurs’ well-developed and hardened intuition of whispers, “attracting investors will be helpful to your business”.

We do not have a clear understanding of what is required in order to attract investors, whether they be financial, venture or strategic investors. If we talk about a business owner’s desire to significantly growhis business, in this case, attracting investors is considered not only as an objective, but an inevitable necessity. And on its heels comesa reality, which is changing along with the economic and political conditions occurring within the country.

One can boldly say that now, in the conditions of this crisis, there are not so many truly successful Ukrainian businesses that would be attractive to a potential investor.

Adding insult to injury of the already difficult conditions for Ukrainian business’ raising capital are so-called “time requirements”.

For instance, for potential investors it would be better if a business were completely transparent, export-oriented, and physically located further away from the conflict zone.

That is to say that an investor’s willingness to take on and share in risk has seriously dropped.

On the other hand, a limited selection of companies considered promising to investors are motivating investors to compromise by more carefully examiningcompanies that are, more or less,strong performers, by providing time to ensure transparency, and by offering assistance to expandtheir markets, and so on.

The ambiguity of supply and demand is motivating players to be more flexible.

Дайджест 9

8

піврічне видання | випуск #10

Тим не менш, мотив інвесторів зрозумілий - знайти актив, з якого можна заробити гроші. А ось мотиввласників бізнесу «пустити» інвестора є не завжди зрозумілим. Адже абсолютно очевидно, що світ поділиться на «до» і «після». Одним з очевидних базових мотивів є бажання залучити гроші. Але як показує досвід, мета щодо залучення грошей на розвиток далеко не завжди виявляється такою на практиці. Досить часто - це «залучити гроші, щоб закрити дірки» або «залучити гроші, щоб вкласти в інший бізнес». Тобто, на жаль, серед реальних цілей і мотивів існує прямий обман. І яким би ретельним не був duediligence, його мета - оцінити ризики, подивитися, чи немає «скелетів у шафі».А осьсправжній мотив власників виявити за його допомогою не завжди вдається. З точки зору більш глобальної перспективи, бізнес, побудований на прямому обмані чи прихованих мотивах, як правило, не є довгостроковим. Складніше, коли є успішний бізнес, який швидко розвивається, без очевидних фінансових проблем і касових розривів, здатний себе самостійно фінансувати і залучати кредити на цікавих умовах. І раптом на такому тлі з’являється рішення залучити інвестора. Часто дане рішення далеко не завжди супроводжується такими важливими деталями, як якого саме інвестора необхідно залучити. Саме тому розглядаються всі моделі відразу. Можна фінансового, можна IPO, можна стратега. Така поведінканагадує синдромом «втомленого власника», який бажає знайти партнера, з яким можна розділити ризики. В даній ситуації є як свої плюси, так і мінуси. З одного боку, залучення грошей в успішну добре працюючу компанію є сприятливою умовою для обох сторін. Більше того, власник має позитивний аспект в ціні. З іншого боку, не правильно вибраний формат інвестора часто призводить

Nevertheless, investors’ motive is clear – to find an asset from which he can make money. As for business owners’ motive to “allow entry” to an investor, the motives here are not always clear.After all, it is quite obvious that the world is divided into “before” and “after”.

One obvious underlying motive is the desire to attract money. But experience shows that the purpose of raising money for development is not always exercised in practice. Quite often, the real objective is “to bring the money to close a hole” or “to attract money to invest in another business”.In other words, outright deception is unfortunately among the real aims and motives of some business owners. And no matter how thorough was one has done his due diligence, business owners should aim to assess the risks in order to see if there are any “skeletons in the closet”, so to speak.However, it is not always possible to identify the real motive of some business owners. From the perspective of a more global perspective, businesses that are built on direct fraud or ulterior motives, as a rule, do not operate in the long-term.

It is more difficult when there is a successful business, which is developing rapidly, with no apparent financial problems or cash shortages, andwhich is able to finance itself and obtain loans based on interesting conditions. Suddenly, against this background, a solution emerges in terms of attracting investors. Often, the decision is not always accompanied by such important details as what is necessary to attract investors. That is why all models are considered immediately. It can be a financial investor, an IPO, or a strategic investor. This kind of behavior resembles the “tired owner” syndrome, who wants to find a partner with whom he can share risks. There are both pros and cons in such a situation. On the one hand, attracting money to a successful well-functioning company is a favorable

до помилкових очікувань в підходах до управління бізнесом. Тим не менш, цим завданням необхідно управляти так, щоб дана мета не стала самоціллю. Зрештою, для того щоб така мета і її результати виправдали очікування, українському власнику дуже важливо на початку шляху мати чітку відповідь на питання: навіщопродавати щось справді цінне? Логічних пояснень причин залучення інвесторів в нові або вже добре працюючі бізнеси може бути багато. Так, експерти EBS попросили поділитися своєю думкою екс-віцепрезидента HorizonCapital Оксану Страшну: EBS: Оксано, крім безпосередньої мети залучення фінансування, який найбільш частий мотив залучення інвестора серед українських власників Вам зустрічався? О.С.: Я бачу ситуацію через призму PE інвестора. Як правило, це допомога у наступному продажі компанії стратегічному інвесторові. Передбачається, що інвестор зможе допомогти компанії реструктурувати свою діяльність, наблизити структуру корпоративного і операційного управління до кращих світових стандартів, систематизувати процес прийняття рішень. Власник розуміє, що стратег хоче купити системний бізнес з прогнозованим майбутнім. Друга причина - допомога безпосередньо у продажу, тобто пошук потенційного покупця і грамотна організація процесу. З одного боку, це може зробити кваліфікований інвестиційний банкір. З іншого боку, якщо у інвестора є вже підтверджений досвід успішних продажів - це неоціненно. Є багато тонкощів в організації продажу компанії, у тому числі роками відбудовуються відносини з

condition for both sides. Furthermore, the holder has a positive aspect in terms of its price. On the other hand, a correctly chosenkind of investor often leads to false expectations in approaches to business management. However, this task needs to be managed so that this objective does not end up being an end in itself.

Ultimately, in order for this objective and its results to achieve expectations, it is very important for a Ukrainian business owner, at the very outset, to have a clear answer to the question: why sell something that is really valuable?

There can be many logical explanations of the reasons for attracting investors to a new or well-run business.

Thus, EBS experts asked Oksana Strashna, former Vice-President of Horizon Capital, to share her opinions about this.

EBS: Oksana, except for the immediate purpose of raising financing, what is themotive most often encountered for attracting investors among the Ukrainian business owners you have met?

Oksana: I see the situation through the prism of an investor. As a rule, it is to gain support for the subsequent sale of the company to a strategic investor. It is assumed that the investor will be able to help the company restructure its operations, to bring the structure of the corporate and operational management closer to the world’s best standards, and to organize itsrespective decision-making process.

The business owner understands that a strategic investor is interested in acquiring a system-driven company with projected future business. The second reason is to gain support directly with respect to the sale of the company, i.e. searching for a potential buyer and competently organizing this process. On the one hand, this can involve a qualified investment banker. On

Дайджест 11

10

піврічне видання | випуск #10

потенційними покупцями. Не зменшуючи важливості ролі інвестбанкірів, вони, як правило, знайомляться з компанією перед продажем, тільки після цього з’ясовують коло можливих покупців і займаються технічною стороною угоди.

EBS: Яке найбільш часте розчарування в українських власників після здійснення угоди і початку роботи з інвестором? О.С.: Іноді, не завжди, у власника присутній якийсь «дуалізм» мислення. З одного боку, власник може хотіти, щоб інвестор якомога менше втручався в операційну діяльність (очікується, що інвестор допомагає у великих стратегічних питаннях) і, як результат, прагне обмежити деталізацію наданої інформації або навіть доступ до неї. З іншого боку, може бути присутнім сподівання, що фантастичним чином інвестор, не володіючи повністю інформацією, підкаже рішення, яке виведе компанію на якісно новий рівень. Може скластися ситуація «garbagein, garbageout» і, як результат, розчарування.

EBS: Які, навпаки, приємні сюрпризи може принести інвестор, про які український власник не встиг подумати до укладання угоди? О.С.: Такі приємні сюрпризи швидше за все будуть пов’язані з каталогом контактів інвестора. Наприклад, коли компанія озвучує проблему, а у інвестора в обоймі виявляється є сильний консультант, який цю проблему вже успішно вирішив для іншої компанії. Скорочується не тільки час на пошуки рішення і консультанта, усувається фактор невизначеності при прийнятті рішення («ми його наймемо, а він буде неуспішним»). У моїй практиці був випадок, коли я допомогла портфельній компанії якісно закріпитися на експортному ринку і значимо збільшити продажі, бо добре знала

the other hand, if the investor already has a proven track record of successful sales, this is invaluable. There are many subtleties when it comes to organizing the sale of a company, including years of work to build relationships with potential buyers. Without belittling the importance of the role played by investment bankers, they tend to be familiar with the company before such a sale, and only then do they explore the range of possible buyers and deal with the technical side of such a transaction.

EBS: What is the most common frustration that Ukrainian owners have after concluding the business transaction and starting to work with the investor?

Oksana: Sometimes, but not always, the owner takes on a certain “duality” of thinking. On the one hand, the owner may want to investor to interfere as little as possible in the company’s operating activity (it is expected that the investor assists with larger strategic issues) and, as a result, this tends to limit the granularity of the information or access to it. On the other hand, the company may be hopeful that the investor fantastically, without having all of the information, will introduce a solution that will help the company reach a new level.This may essentially be a situation of “garbage in, garbage out” and therefore, result in frustration.

EBS: Let’s ask about the contrary – what surprises can an investor bring that the Ukrainian business owner did not even conceive ofbefore concluding such atransaction?

Oksana: Such surprises are likely to be associated with the investor’s directory of contacts. For example, it may occur that the company voices a problem, and the investor has direct access to a strong consultant, who ha already successfully resolved this same problemfor another

цей ринок і його гравців, вчасно надала рекомендації портфельній компанії зробити ставку на одного з них і сприяла їх знайомству.

EBS: Чого, як правило, не вистачає українським компаніям для того, щоб угоди відбувалися частіше, більш ефективно і привабливо для всіх сторін - інвесторів, власників, і самої компанії? О.С.: Існують відмінності в ментальності між західними інвесторами та українськими власниками. Часто інвестор виходить з типового для заходу розуміння, що при побудові партнерства ситуація повинна бути «win-win». Тобто виграшна для обох сторін. Власник,який пройшов сувору школу 90-х років, веде переговори з позиції «zero-sum». Тобто якщо хтось виграє, то хтось програє, і програвшим не повинен бути він сам. Якщо власник бачить у інвестора «win», він навіть не оцінює свою позицію, т.я. ментально він вже програв. «Win-win» не передбачається навіть ментально. Як правило, мова йде про оцінку або корпоративне правління. Така агресивна позиція може призвести до відмови від угоди. До речі, враховуючи, що демографія власників змінюється, тут можливі трансформації. Останнім часом перепоною для успішного завершення угод часто виступала структура капіталу. Багато компаній просто перевантажені банківськими кредитами, які вони не змогли реструктурувати, і ці історії тягнуться ще з 2008 року. Це робить переговори за оцінкою дуже складними.

EBS: Як Ви оцінюєте наступне спостереження: власник йде на угоду, очікуючи змін. Але насправді він змін не хоче, і потім їх саботує. Як часто таке трапляється? Якщо часто, в чому основна причина?

company previously. Not only does this effectively reduce the time required to find a solution and consultant, but so too does it eliminate any uncertainty that may otherwise arise when making such a decision (“we will hire him, and he will fail”).

In my practice,there was a case where I helped a portfolio company toqualitatively consolidate on an export market and to significantly increase sales due to the fact that Iknew the market and its players, because I gave timely advice to the portfolio company to bet on one of them and also helped them to become acquainted.

EBS: What are Ukrainian companies usually lacking that would help strike deals more frequently, more efficiently and more attractive to all parties (investors, owners, and the company itself)?

Oksana: There are differences in the mentality between Western investors and Ukrainian business owners. Often the investor begins with a typical understanding of this event – that the formation of a partnership situation should be “winwin” situation (i.e. that both sides end up winning). The owner, who passed through the severe school of the 1990s, negotiates from a position of “zero-sum”, meaning that if someone wins, someone else loses, and that he should not end up being the loser. If the business owner sees that the investor has “won” something, he does not even stop to evaluate his own position since, mentally speaking, he has already lost. He has not even mentally envisioned the possibility of a “win-win”situation. As a rule, we are talking about the evaluation or corporate governance. This aggressive stance could lead to refusals to achieve business deals. By the way, taking into account the fact that the demography of business owners is changing, a transformation may be possible. Recently, the structure of the company’s capital has been a serious obstacle to successfully

Дайджест 13

12

піврічне видання | випуск #10

О.С.: Якщо мова не йде про прямий обман, то скоріше це від відсутності довіри. Власник боїться змін, т.я. вони можуть зруйнувати те, що ніби непогано працює (інвестора залучили, значить щось робили правильно). Отримавши інвестицію він може зняти певну напругу в бізнесі або ос обисті фінанси та завагатися. В ідеалі власник повинен перевіряти інвестора так само, як інвестор власника - до угоди, а саме: дивитися trackrecord інвестора, говорити з його партнерами по операціях. Інвестору при оформленні угоди важливо домовитися про правила спільної роботи «на березі» і підписати юридично документи, які не залишають простору для інтерпретацій. Без довіри, покладаючись лише на документи, в угоду йти небезпечно. Так само небезпечно йти в угоду зі слабо підготовленими інвестиційними документами. Таким чином, цілком очевидно, що правильно побудований процес пошуку інвестора і підготовки до угоди в будь-якому випадку є корисним для компанії, т.я. стимулює займатися стратегічно важливими питаннями, до яких раніше або не доходили руки, або не було готовності в них вкладати кошти.Тим не менш, є і помилки. Спостерігаючи за декількома реальними ситуаціями із залученням інвесторів в компанії, я дійшла висновку, що найчастіше бізнесмена в «сітку» заганяє страх. Цей страх має різну природу. Наприклад, іноземний інвестор може розглядатися як захист від претензій з боку держорганів (обґрунтовано чи ні держава покарає за те, що бізнесмен «напартачив» в минулому, що є прямою загрозою наявності та успішності його бізнесу в майбутньому).Або, наприклад, страх «не втримати бізнес». Мається на

completing transactions. Many companies are simply overwhelmed by bank loans, and they have not been able to restructure or extend their history since 2008. This makes negotiations very difficult to assess.

EBS: How do you assess the following observation: the owner concludes a transaction, expecting that changes will occur. But in fact, he does not want change, and then they are sabotaged. How often does this happen? If it occurs often, what is the main reason for his happening?

Oksana: While we are not talking about outright deception, we are most likely referring to lack of confidence.

The business owner is afraid of change, because he feels it may potentially destroy something that works reasonably well (the fact that the business has managed to attract an investormeans that it is doing something right). Upon gaining investment,this may remove certain tension within a business or its personal finances and cause doubt. Ideally, the owner should do due diligence with respect to the investor, and vice-versabefore signing any agreement. Namely, this entails checking outthe investor’s track record, talking to his partners with whom he has done business.

While registering a business transaction, it is important for the investor to agree on the rules for working together “on the bank” and to sign a legal document that leavesno room for interpretation. If trust is lacking and when relying solely on legal documents, accommodating the other party remains dangerous. It is just as dangerous to enter into an agreement on the basis of poorly prepared investment instruments.

Thus, it is rather evident that the best formulated process for finding an investor and preparing for adealis, in any case, useful for the company, since it motivates the business to engage in strategically important issues,

увазі, що іноді успіх приходить швидко, трохи несподівано для самого підприємця, що породжує невіру в самого себе і власний успіх. «Розігнатися - розігнались», а далі що? А далі, крім грошей, потрібна експертиза, досвід, набір інструментів, здатних тримати бізнес в балансі, при цьому не стримуючи його розвитку –те, чого не вистачає підприємцям, що викликає бажання монетизувати хоча б якусь частину свого успіху. Але страх - поганий порадник. На шляху до залучення серйозного інвестора будь-яка компанія так чи інакше починає змінюватися і істотно трансформуватися, вибудовуючи повністю або частково всі ті інструменти, яких наразі не вистачало для зміцнення керованості бізнесом і стабільності його розвитку. Так чому б не починати цим займатися відразу? Наприклад, займатися внутрішньою ефективністю, коли стає зрозуміло, що темп зростання продажів - суттєвий, але їх рентабельність - під питанням? Чому б відразу не займатися фінансами та ІТ, коли обсяги і обороти стають вже відчутними?Коли є виправдані припущення їх росту, а ІТ- інфраструктура є ще клаптева і більше схожа на «ІТ-зоопарк»? Чому б відразу не займатися людьми, не наймати кваліфікований і компетентний персонал, коли стає зрозуміло, що власник самостійно вже не може відповісти на всі питання, або йому не вистачає компетенції і він не знає, кому вірити? Робота над ефективністю істотно піднімає вартість бізнесу. Це і є той ласий шматок, який віддається інвесторові (портфельному або стратегічному), і на якому він потім заробляє. Але в цьому плані немає нічого неможливого для самої компанії.

which it earlier did not find time for or which the company was not prepared to invest.

Nevertheless, have been are mistakes.

Upon observing several real situations involving investors in the company, I have come to the conclusion that, most likely it is feat that drives businessman in a “grid”. This fear is of a different nature. For example, a foreign investor may be seen as some kind of defense against claims from the state authorities (rightly or wrongly, the government issues punishment for being a businessman who has “screwed up” in the past, which is a direct threat to the availability and success of this business in the future). Or, for example, there is the fear of “losing business”. It is understood that sometimes success comes quickly, even a little unexpected for the entrepreneur himself, which generates a lack of confidence in himself and his own success. “Accelerate - overclock” and then what?

Apart from that, in addition to money, you need expertise, experience, and a set of instruments that can keep the business healthy on the balance sheet, while not hindering its development. This is something where entrepreneurstypically fall short,invoking the desire to monetize at least some part of their success.

But fear is a bad adviser. On the path towards attractinga serious investor, any company somehow begins to change and undergoes a significant transformation, wholly or partially building all those instruments that,so far, have not been sufficient to enhance controllability and stability for the business or to advance itsdevelopment.

So why not start doing this right away?

For example, why not engage in internal efficiency, when it becomes clear how the pace of sales’ growth is significant, but that profitability is under question? Why do not immediately engage in finance and IT, when volume and turnover are

Дайджест 15

14

піврічне видання | випуск #10

Більшість інструментів і способів відомі та зрозумілі - потрібно просто їх планомірно впроваджувати. У всіх компаній є рівний доступ до систем, консультантів, індустріальних експертів. Є можливість будувати бізнес системно і правильно. Було б бажання, якого часто якраз і не вистачає. І тільки наявність зовнішнього партнера вносить строгість у відносини між компанією і власниками. Олена Вольська

already being felt? Should this happen when there are justified assumptions about growth, and the IT infrastructure is still a patchwork, and seems to be more like an “IT-zoo”? Why not immediately hire people rather than renting the services of qualified and competent staff, when it becomes clear that the owner alone already cannot answer all the questions, or when he lacks competence or when he does not know who to believe?

Work on efficiency significantly raises the cost of business.

This is the sweet spot, which is given to the investor (whether he/ she is a portfolio or strategic investor), and on the basis of which he then makes money. However, in this respect, there is nothing impossible for the company itself. Most of the tools and methods are known and understood - you just need to systematically introduce them. All companies have equal access to the systems, consultants, and industrial experts. This presents the opportunity to build a business systematically and correctly, if the desire to do so existed (but of course it is exactly thisdesire that is lacking). Only the presence of an external partner contributes to the strictness of the relationship between the company and the owners.

Helen Volska

«1С» та «SAP» - МИРНЕ СПІВІСНУВАННЯ

‘1C’ AND ‘SAP’: A PEACEFUL COEXISTENCE

К

A

ожен, кому коли-небудь доводилося приймати рішення щодо вибору програмного продукту для автоматизації обліку, стикався з інтернет-баталіями провайдерів - всі вважають свій програмний продукт оптимальним рішенням. В даний час на українському ринку ERP систем доводиться обирати між західною SAP та вітчизняною 1С. Кожна з цих систем має свої переваги і недоліки. Користувачі SAP, в першу чергу, очікують отримати концептуально опрацьовану систему, що має великий досвід впровадження на великих підприємствах у всьому світі. Але з іншого боку, дана перевага може стати недоліком в українських реаліях - облік на підприємстві повинен повністю відповідати логіці цієї системи, доводиться змінювати бізнес-

nyone who has ever had to make a decision regarding the choice of software to be used to automate accounting has deal with online providers – everyone thinks their software offers the best solution. On the current Ukrainian market for ERP systems, for the most part, companies ultimately have to choose between Western SAP and native 1C. Each of these systems has its own advantages and disadvantages.

In the first place, customers choosing in favor of SAP expect to receive a conceptually-developed system, which has extensive experience in implementing large enterprises worldwide. On the other hand, what is an advantage in the Ukrainian reality can also be a disadvantage –the company’s accounting must fully comply with the system’s logic, and it is necessary to change the business processes developed over the years. Of course the implementation of any modern ERP system requires the revision and formalization of business processes, but for western programs, these requirements are tougher.

Of course this will not be the last argument in this dispute –it is the cost of acquisition and the cost of ownership. Of course, these costs for 1C entail an order of a magnitude smaller. It is easier to find service specialists, and the salaries of such professionals are also lower. But that can sometimes turn into a minus for 1C due to the very small percentage of certified pro-

Дайджест 17

16

піврічне видання | випуск #10

процеси, які вибудовувалися роками. Звичайно, впровадження будь-якої сучасної ERP системи потребує перегляду та формалізації бізнес-процесів, але для західної програми ці вимоги жорсткіші. Не останній аргумент у цій суперечці - це вартість придбання та вартість володіння. Витрати для 1С на порядок менші. З фінансової точки зору більш вигідно знайти фахівців з обслуговування, і заробітна плата таких фахівців нижче. Але плюс фінансової складової іноді може обернутися мінусом 1С - дуже мала частка фахівців сертифікуються. Легкість освоєння коду призводить до того, що студент, який вивчив так звану «жовту книгу» (керівництво з програмування), позиціонує себе як фахівця, і отримуючи запити безпосередньо від користувачів, може привести облікову систему до вельми плачевного стану. Перевагою 1С вважається її гнучкість. Купуючи типову конфігурацію, ми не тільки отримуємо програмний продукт, який відповідає вимогам українського законодавства, а й підписуємося на оновлення, які вона випускає. І якщо типовий продукт нас влаштовує, то оновити реліз можна буквально в один клік. Але виходячи з практики використання ERP систем, жодне впровадження не може обійтися без доробок. А кожна доробка потенційно збільшує трудовитрати на оновлення. В цілому рекомендації досвідчених спеціалістів, які займаються впрова-

fessionals, and the ease of developing code leads to a situation where a student who has studied the so-called «Yellow Book» guide to programming has positioned himself as a specialist. Upon receiving orders directly from users of this accounting system, this could lead to a very disastrous situation.

The advantage people see to using 1C is its flexibility. By purchasing a typical configuration, not only do we recieve a software product that meets the requirements of Ukrainian legislation, but we can also subscribe to updates that 1C releases. In the case that we are satisfied with a product sample, then updating a release can be done with just one click. But in practice, no implementation of an ERP system can be achieved without modification, and each refinement potentially increases the labor costs involved in upgrading.

In general, the recommendations of people experienced with implementation is that, if you are interested in building a business by Western standards and launching an IPO, you should implement SAP. However, if you want a cost-affordable system, and you have specialists who are capable of effectively handling a task, you should choose 1C instead.

But the purpose of this article is not to prove once again those advantages that are evident, but rather to show that these systems can exist together, ultimately complementing and supporting each other.

If you are a subsidiary company or representative office of a foreign company, quite often the choice is made for you due to the fact that your parent company is registered in SAP. Thus,for the formation of consolidated financial statements, you will need to maintain records in a homogeneous medium. In this case, you have the specialists who support SAP and you have properly configured business processes. But practice shows that sooner or later, the majority of foreign missions operating in Ukraine will still gain something from complementing the Western SAP with use of native 1C program

дженням такого роду систем, звучать так: «Хочете побудувати бізнес за західними стандартами і вийти на IPO - впроваджуйте SAP. Якщо хочете бюджетну систему і у вас є фахівці, здатні грамотно поставити завдання, - використовуйте 1С. ». Мета даної статті - показати, що системи можуть існувати разом, взаємно доповнюючи і підтримуючи одна одну. Якщо ви є дочірнім підприємством чи представництвом іноземної компанії, в більшості випадків вибір зроблено за вас - материнська компанія веде облік в SAP, і для формування консолідованої звітності вам потрібно вести облік в однорідному середовищі. Але практика показує, що більшість іноземних представництв, що працюють в Україні, рано чи пізно все одно набувають в доважок до західного SAPу 1С. До прийняття такого рішення підштовхують найголовніші переваги 1С - локалізація, бюджетність, гнучкість налаштування. Звичайно, в цьому випадку здобуваються не великовагові ERP системи, а конфігурації для ведення бухгалтерського обліку. Змінилася форма подання звітності або форма податкової накладної - що робити бухгалтеру, який веде облік в SAP? Подавати запит до відділу розробки, пояснювати зміни, тестувати результат. А що робить в цій же ситуації його колега, який працює в 1С, - очікує виходу чергового релізу, в якому вже все реалізовано.

as well. The factors that contribute to making this decision are simply consideration of the most important advantages of 1C, such as localization, cost, and flexibility in terms of its settings. Of course, in this case, once is not acquiring heavy ERP systems, but rather configurations for accounting purposes. The form for reporting has changed, and the form for the tax invoice – what should an accountant maintaining records in SAP do in this regard? – To submit a request to the development (engineering) department, to explain what has changed, and to test the result. And what should be done in this same situation by a colleague working in 1C? – He should await the next release, for which everything is already realized, and it is not necessary to set a task. Nor is is necessary to test since, if there happens to be an error, it will quickly be identified and rectified owing to the number of consumers who use this product.

Another very important niche in which 1C has an advantage over SAP on the Ukrainian market concerns its payroll functions, which adhere to the requirements of current legislation. Again, this advantage is related to the frequent changes in legislation occurring in Ukraine, especially in the context of today’s reality, in addition to user support received from the 1C representatives in Ukraine, who issue new releases for each respective change introduced. Under such circumstances, companies that use SAP as their main accounting system can carry out payroll using the specialized 1C

Дайджест 19

18

піврічне видання | випуск #10

Ще одна дуже важлива ніша, в якій 1С має перевагу перед SAP на українському ринку, - це розрахунок заробітної плати, відповідно до вимог законодавства. З’являється дана перевага в силу частих змін у законодавстві, особливо в умовах сьогоднішніх реалій. Підприємства, які використовують SAP як основну облікову систему, можуть вести розрахунок заробітної плати в спеціалізованій конфігурації 1С «Зарплата і управління персоналом». За допомогою такої конфігурації ви правильно порахуєте заробітну плату, податки та внески, а також заповните регламентовані форми звітності та відішлете їх до податкової в електронному вигляді. А в SAP піде зведена інформація про витрати на оплату праці. Звичайно, спільне використання цих продуктів вимагає налаштування обміну інформацією між ними. Цей обмін зазвичай відбувається через зовнішні файли у форматах csv, xml, xls, тому що такі вивантаження/завантаження легко реалізуються в двох системах. При досить формалізованих процесах обміну його можна налаштувати автоматично, без участі користувача. Тому немає ніякої війни між обліковими системами, вони можуть взаємодоповнювати і покращувати одна одну. Купуйте програмний продукт, який максимально підходить саме вашому бізнесу, і отримуйте максимальне задоволення від його використання. Наталя Розгоні

configuration «Salary and personnel management». Here you can find the correct wages, taxes and contributions, as well as the ability to fill in specific regulated forms for accounting reporting and even submit them to the tax authority in electronic form.

Then in SAP, what’s left is a summary of labor costs.

Of course, the combined use of these products will require setting up a system to exchange information between them. This exchange usually takes place through external files in csv, xml, and xls formats due to the fact that such upload / download can be easily implemented in both systems. Given the existence of a sufficiently formalized process for exchanging information,it can be configured automatically, without requiring any user intervention.

Therefore, there is no war between the two accounting systems. They can complement and enhance each other. Obtain the software that is most appropriate for your business and get the most from its use.

Natalia Rozgoni

ГРАНТИ ДЛЯ НЕПРИБУТКОВИХ ОРГАНІЗАЦІЙ ЯК ПРАВИЛЬНО СКОРИСТАТИСЯ НАДАНИМИ МОЖЛИВОСТЯМИ?

GRANTS TO NON-PROFIT ORGANIZATIONS – HOW TO TAKE ADVANTAGE OF THE OPPORTUNITIES

ьогодні в Україні склалася ситуація, коли до нашої країни прикуті погляди всього світу. За останні два роки суттєво зросли обсяги матеріальної та фінансової допомоги Україні, у тому числі кількість та обсяги програм грантів. Коли на ринку існує велика пропозиція грантів у всіляких напрямках для неприбуткових організацій з боку США, Європи, Японії та інших країн, ключовим моментом є можливість використовувати дані кошти з метою реалізації проектів і розвитку самих неприбуткових організацій. Зараз неприбуткові організації в основному претендують на невеликі гранти, з терміном дії 1-2 роки. У даній статті експерти EBS детальніше розкажуть про основні критерії для можливості отримання гранту, а також правила обліку витрат для залучення більших грантів на значні проекти (як показує практика, програми грантів володіють сумами від 5 тис. до декількох мільйонів доларів США). На шляху до отримання грантів неприбуткові організації в обов’язковому порядку проходять аудит, щоб надати донору впевненість при прийнятті рішення про надання коштів. Аудит неприбуткових організацій в таких випадках ґрунтується на методиці NUPAS (NonU.S. Organization Pre-Award Survey). Відповідно до даної методики, аудит розділений на 6 критеріїв: юридична структу-

owadays, the current situation in Ukraine has captivated the eyes of the whole world. Over the last two years, the amount of material and financial assistance to Ukraine has significantly increased, including the number of grant programs and their respective values. When there are a great number of grants available on the market for nonprofit organizations from the USA, Europe, Japan and other countries and in all fields of activity, the key point is an organization’s ability to use the funds to implement projects and to develop the non-profit organizations themselves. Now non-profit organizations generally apply for small grants, the term of which is typically for 1-2 years.

In this article, we shall outline the basic criteria for the possibility of obtaining a grant in greater detail, as well as the cost accounting rules in order to attract larger grants for important projects (as practice shows, the amounts offered through grant programs range from five thousand to several million dollars (USD).

On their way towards obtaining grants, non-profit organizations are required to go through an audit in order to ensure donor confidence in their decision to grant funds to them. In these cases, an audit of a nonprofit organization is based on the NUPAS (Non-US Organization Pre-Award Survey) methodology. According to this method, an audit is divided into six criteria: legal framework, financial management and

С

N

Дайджест 21

20

піврічне видання | випуск #10

ра, фінансовий менеджмент і внутрішні системи контролю, системи закупівель, системи управління персоналом, проектний менеджмент, організаційна стійкість - перевіряються внутрішні процедури організацій. Тут присутні два ключових моменти - всі процедури повинні бути розроблені, сформовані і описані; використання даних процедур має бути підтверджено практикою діяльності організацій. Найчастіше організаціям відмовляють у наданні гранту за однією з двох причин: • Ключові процедури, які є найбільш важливими для донора, просто відсутні (наприклад, не розроблена процедура тендерних закупівель, немає процедури обліку витрат по проектам і т.д.); • Процедури описані, однак не знайшли застосування на практиці (наприклад, процедури і положення є, але на практиці не використовується проектний менеджмент, закупівлі проводяться без належного оформлення і створення тендерної комісії, процес найму співробітників відбувається не на ринкових умовах). Вкрай необхідним для вітчизняних неприбуткових організацій є розробле-

internal control systems, procurement, personnel management system, project management, organizational resistance – and an organization’s internal procedures is analyzed. There are two key points in this regard: 1) all business procedures should be developed, established and described; and 2) the use of these procedures must be validated by the applicant organization’s own practices. It often occurs that organizations are denied a grant for one of two reasons: 1. The key procedures, which are deemed to be the most important for the donor, are simply not available (i.e. there is still no procedure for carrying out tenders, or no procedure for project cost-accounting, etc.)

2. The procedures are described, but the auditors did not find evidence that they were being applied in practice (i.e. while procedures and regulations do exist, project management is not used in practice, procurement is conducted without proper registration or establishing a tender commission, and the recruitment process does not take place on the basis of market conditions).

Here we focus on the fact that what is essential for a local non-profit organization is that it has a developed system of internal procedures in place, which has also been

на система внутрішніх процедур, яка успішно застосовується на практиці. Дана умова забезпечує можливість претендувати на значні фінансові вливання з боку іноземних донорів. Найчастіше в організаціях існує думка, що після отримання гранту, фінансові вкладення можна витрачати на будь-які потреби, які можуть бути і не пов’язаними з метою гранту. Однак це не так. Саме з цієї причини внутрішні процедури і політики організацій є для іноземних донорів точкою впевненості в тому, що організація є прозорою, всі витрати є цільовими і їх можна ідентифікувати. Після отримання гранту, організація повинна раціонально його використовувати, оскільки грант покриває тільки прямі витрати по проекту. Якщо ж донор побачить не обумовлені витрати, організація повинна буде оплатити їх особисто, а в гіршому випадку - донор припинить фінансування проекту. Щоб подібних випадків не було, необхідно дотримуватися наступних правил: • • • • •

Витрати повинні відповідати цільовим призначенням проекту; Витрати повинні бути дозволені законодавством України; Витрати повинні бути узгодженими з політиками, положеннями та процедурами організації та донора; Витрати не повинні включатися в інші проекти; Витрати повинні бути відповідно задокументовані.

Також у кожного іноземного донора існує ряд додаткових вимог до неприбуткових організацій з використання грантів (обумовлені політикою країни донора, політикою компанії донора і т.д.). Завдяки даним правилам і коротким посібникам можливий значний різкий розвиток діяльності неприбуткових організацій в Україні, а також збільшен-

successfully applied in practice.

This condition makes it possible to qualify for significant financial investments from foreign donors.

It often occurs that organizations think that, after receiving the grant, such investments can be spent on any of the organization’s needs, which may not actually be related to the purpose of the grant – but this is not the case. For this reason, an organization’s internal procedures and policies represent a point of confidence for foreign donors, since they can see that the organization is transparent, that all costs are targeted, and that they can be clearly identified.

After receiving the grant, the organization must use it rationally due to the fact that the grant covers only the project’s direct costs and, in the case that the donor observes expenditures that are not related to the project, the recipient organization would have to pay for them personally. In the worst-case scenario, the donor will simply stop financing the project altogether.

Whatever the case may be, it is necessary for the recipient organization to adhere to the following rules: 1. Expenditures must correspond to the intended purpose of the project; 2. The expenditures are not prohibited by Ukrainian legislation; 3. The expenditures correspond to the policies, regulations and procedures of both the recipient organization and the donor; 4. The expenditures are not included in other projects; 5. Expenditures are documented accordingly.

Furthermore, each foreign donor also has its own additional requirements for non-profit organizations with respect to the use of grants (depending on the policy of the donor’s country, the policy of the donor company, etc.).

Owing to these rules and a brief guide, we are seeing the possibility of the significant dramatic development of the activities of

Дайджест 23

22

піврічне видання | випуск #10

ня кількості проектів, що фінансуються іноземними донорами. Основним моментом є те, що якщо організація дотримується всіх вищевказаних правил, то з великою часткою ймовірності вона отримає фінансування і велику кількість грантів. А значить, вона буде розвиватися як організація і стане загальновідомою. Необхідно враховувати, що донорські гроші розраховані на конкретні проекти і для того щоб ці гроші отримати, потрібно бути максимально чесними, відкритими і прозорими. Повинна бути дисципліна відносно витрат коштів і виконання проектів, які фінансуються. І коли неприбуткові організації будуть діяти тільки в інтересах реалізації проектів, без попутного досягнення особистих цілей, непов’язаних з донорським фінансуванням, тоді в Україні буде збільшуватися кількість проектів, їх масштаби, а відповідно і суми фінансування неприбуткових організацій будуть набагато більшими. На даний момент перед неприбутковими організаціями відкрилися широкі горизонти і нові фінансові можливості. Головне - не розмінюватися на дрібні програми. Адже наше майбутнє - в наших руках! Ігор Гмиря Володимир Проданюк

nonprofit organizations in Ukraine, as well as an increase in the number of projects funded by foreign donors.

The main point is that, if the organization adheres to all of the above mentioned rules, it is very likely to receive funding and a large number of grants, and that it will develop as an organization and will be become wellknown. Please note that a donor’s funding is intended for particular projects, and to obtain such funds, an organization needs to be as honest, open and transparent, and must demonstrate discipline in relation to the flow of funds and the implementation of the projects financed. And when nonprofit organizations only act in the interest of their projects’ implementation, without the associated achievement of any personal goals that are unrelated to the objectives that the donor has funded, the number of projects approved for Ukraine will increase, as will their scale and accordingly, the amount of financing made available to nonprofit organizations will be much greater. At the moment, wide horizons have opened up before non-profit organizations in Ukraine, as well as new financial opportunities – the main thing is to keep up with trends and not to waste your time on small programs, because our future is in our own hands and it is necessary to strive for success Igor Gmyrya Vladimir Prodanyuk

Дайджест 25

24

піврічне видання | випуск #10

ЧИ ДІЙСНО УКРАЇНА ПОТРЕБУЄ ПОДАТКОВИХ РЕФОРМ?

Does Ukraine Really Need Tax Reform?

О

I

Сьогодні, на думку багатьох експертів, податкова система України знаходиться в піковому стані, коли для збільшення доходівбюджету вже неможливо просто збільшувати ставки та розширювати базуоподаткування. Такі дії можуть призвести лише до уповільнення економічного зростання (або скоріше до пришвидшення падіння) і, як наслідок, до зменшення доходів бюджету.Радує той факт, що уряд усвідомлює можливі негативні наслідки, про що свідчить запрошення до співпраці в якості радника відомого економіста, автора “кривої Лаффера“ (співвідношення ставки податків до податкових надходжень). Зважаючи на величезну кількість змін в оподаткуванні останнім часом, до яких майже неможливо швидко і безболісно адаптуватись, як це не парадоксально, постає питання: можливо стабільність податкового законодавства протягом декількох років і є необхідною реформою? Очевидно, що будь-які реформи потребують значних ресурсів, яких наразі бюджет не має в розпорядженні. Проведення ж реформи податкової системи шляхом пошуку компенсаторів, що зніве-

Today, according to many experts, the tax system of Ukraine is in peak condition when it is no longer possible to boost revenue by simply increasing rates and broadening the tax base. Such actions can only lead to slower economic growth (or rather, to accelerating decline) and, consequently, to decreased revenue.A fortunate fact is that the government is aware of the possible negative consequences, as evidenced by the fact that it has invited a renowned economist and author of the “Laffer curve” (the ratio of tax rates to tax revenues) to cooperate as an advisor.

Given the fact that a huge amount of changes have been occurred with respect to taxation in recent years, to which it has been virtually impossible to quickly and smoothly adapt, the question paradoxically arises: Is it possible to achieve stability in regards to tax legislation in just several years and is reform necessary?

It is clear that any reforms require significant resources, but these are currently not earmarked in the state budget. Carrying out reforms to the tax system by searching for ways to compensate tomake up for revenue shortfalls in the budget is, in fact, like running in circles. It is impossible

станні декілька років система оподаткування перебуває в перманентному стані реформування. Все частіше ми чуємо риторику щодо чергової термінової необхідностівнесення змін до податкового законодавства.

ЧИ ДІЙСНО УКРАЇНА ПОТРЕБУЄ ПОДАТКОВИХ РЕФОРМ?

Does Ukraine Really Need Tax Reform?

ACCRUAL – РЕЗЕРВ ЧИ ЗАБОРГОВАНІСТЬ?

ACCRUALS – A RESERVE OR A DEBT?

ПОСТАЧАННЯ ПРОГРАМНОЇ ПРОДУКЦІЇ ТА ПРАВ КОРИСТУВАННЯ ПРОГРАМНИМИ ПРОДУКТАМИ РОЯЛТІ ЧИ НІ?

DELIVERY OF SOFTWARE AND THE RIGHT TO USE PRODUCTS – SUBJECT TO ROYALTIES OR NOT?

25 29 33

n the last few years, the tax system has been in a state of permanent reform. We are increasingly hearing rhetoric that there is once again anurgent need to amend tax legislation.

Дайджест 27

26

піврічне видання | випуск #10

люють недоотримані доходи бюджету є, по суті, рухом по колу. Неможливо впроваджувати реформи безкоштовно, тобто не інвестуючи. Компенсатором має виступати не збільшення навантаження на бізнес та громадян, а саме створення привабливого інвестиційного клімату для залучення інвестицій, створення нових робочих місць, підвищення купівельної спроможності та боротьба з тіньовими схемами. Якщо ж говорити про розвиток інвестиційної привабливості країни, це означає не тільки надання преференцій, пільг та зниження ставок оподаткування. Бізнес готовий сплачувати податки. Насамперед потрібно створитипрості,зроз умілі,прозоріі рівні правила гри, а також можливість довгострокового планування.Експерти EBSспробували знайти актуальну редакцію Податкового кодексу України англійською мовою. Завданнявиявилось не з легких. Більше того, під час перекладу губляться «підводні камені», що сховались у нечітких формулюваннях податкового законодавства. Питання тлумаченнязаконодавства є ще одним негативним чинником у взаємовідносинах фіскалів з бізнесом. Сподіваємось, що дії держави, спрямовані на розвиток інституту бізнесомбудсмена,залучення до досудових спорів професійних медіаторів і позбавлення фіскальних органів права тлумачитинорми законодавства, посприяють плідній співпраці з платниками податків. Насправді, якщо не брати до уваги колізії в податковому законодавстві,діюча система оподаткування є досить збалансованою. Найбільш обтяжливим, на думку експертів EBS, є навантаження на заробітну плату. Проте і без внесення змін в законодавство, починаючи з 2016 року, заплановано зниження такого навантаження в середньому з 56% до більшменш прийнятних 41%. Діюча в Україні ставка податку на

to implement reforms for free, and that cannot be considered an investment.A compensating force should act in a way so as not to increase the burden on businesses and citizens, namely by creating an attractive investment climate to attract investment, by creating new jobs, by increasing purchasing power, and by combattingschemes in the shadow economy.

If we talk about developingthe investment attractiveness of the country, this does not only relate to the provision of preferences, exemptions and reduced tax rates. Business entities are willing to pay taxes. First of all, what is needed is to create a simple, clear, transparent and level playing field, as well as the possibility of long-term planning. EBS experts have tried to find the actual wording of the Tax Code of Ukraine in English. This was not an easy task. Moreover, there exist “pitfalls” hiddenwithin the obscure wording of the tax legislation, which have been lost in translation.

Questions regarding the interpretation of existing legislation is yet another negative factor emerging within relations with business.

We are hopeful that the government’s actions will be aimed at developing the institute of the business ombudsman, involving professional mediators in pre-trial disputes, and depriving fiscal authorities of the right to interpret legislation, which should all help to advance fruitful cooperation with taxpayers.

In fact, if you do not take the existing conflicts in tax legislation into account, the current taxation system would seem fairly balanced.

According to EBS experts, the most burdensome element here is the burden on the wages/payroll. However, even without considering changes in legislation, starting in 2016, plans include reducing this load from an average of 56% to a more acceptable 41%.

The current Value Added Tax (VAT) rate in Ukraine of 20% is widely used in the world, with more than 80 countries having a VAT rate of 15%-20%and most European

додану вартість 20% широко застосовується у світовій практиці, а саме більше 80 країн світу мають ставку ПДВ на рівні 15%-20%, а також більшість країн Європи мають ставку 20% і більше. Якщо бути реалістами, зниження ставки, а тим паче заміна ПДВ на податок з обороту, в нинішніх умовах є практично неможливими, оскільки цей податок дає більше третини всіх податкових надходжень до бюджету.Болючим питаннямвсе ще залишається своєчасне відшкодування ПДВ. Починаючи з 2011 року обсяг відшкодованого ПДВ балансує на рівні 25% - 30% загальних надходжень від ПДВ до бюджету. Звичайно, такого рівня відшкодування ПДВ недостатньо для нормального функціонування економіки. Враховуючи ситуацію на валютному ринку, зростання експорту має бути серед ключових завдань держави. Сьогодні експортери мають змогу нарощувати обсяги постачання, проте не поспішають використовувати таку можливість, розуміючи складнощіщодо отримання законного бюджетного відшкодування. Щодо обліку з податку на прибуток, то він вже максимально наближений до бухгалтерського обліку. Існуючі податкові різниці є,по суті,запобіжниками проти нових схем ухилення від оподаткування, які використовуються в багатьох країнах світу. Навряд чи хтось може сказати, що такі податкові різниці у поєднанні з досить ліберальною ставкою оподаткування на рівні 18% можуть поставити прозорий бізнес у складне становище.У структурі бюджетних надходженьпереважна частина податку на прибуток сплачується великими платниками.Так, 95% платників податків мають річний оборот до 20 млн.грн.Малоймовірно, що такі платники є бюджетоутворюючими підприємствами.Саме тому послаблення контролю та спрощення податкового обліку для малого та середнього бізнесу разом з одночасним підвищенням уваги до трансфертного ціноутворення вели-

countries having a rate of 20% or more. To be realistic, it is virtually impossible to reduce this rate and especially to replace VAT on sales tax under current conditions, since this tax generates more than one-third of all tax revenue. The timely reimbursement of VAT remains a sensitive issue. Since 2011, the amount of VAT refunds are balanced at 25%-30% of total VAT revenue to the state budget. Of course, this level of VAT refund is insufficient for the normal functioning of the economy. Given the current situation on the currency market, export growth should be among the key objectives for the state.

Today, exporters are able to increase the volume of supply, but do not appear to be in a hurry to use this opportunity, realizing the difficulties that exist in obtaining legal refunds from the state budget.

With respect to accounting for corporate profit tax, it is already as close as possible to regular business accounting.The existing tax differences are essentially safeguards against new schemes for tax evasion, which are used in many countries.Hardly anyone could say that such tax differences, combined with a fairly liberal tax rate of 18%, would put a transparent business in a difficult position. In the structure of budget revenues, most of the income tax paid comes from large taxpayers. For instance, 95% of taxpayers have an annual turnover of up to 20 million hryvnia. It is unlikely that such taxpayers are organizations that have been funded from thestate budget. It is for this reason that deregulation and simplifying tax accounting for small and medium businesses, while simultaneously increasing attention to transfer pricing among large taxpayers, is the right solution. Moreover, the cost of administering a large number of taxpayers is becoming too expensive for the state.

While searching for a balance between reducing the tax burden on business and the needs of the state budget during this time of crisis, it is necessary to carefully weigh the need for and timeliness of tax reforms.

As stockbrokers say, one must think either

Дайджест 29

28

піврічне видання | випуск #10

ких платників є правильним рішенням. Тим більше, витрати на адміністрування великої кількості платниківстає не по кишені для держави. Знаходячись у пошуках балансу між зниженням податкового тиску на бізнес та потребами державного бюджету в умовах кризи, необхідно виважено підходити до питання необхідності та своєчасності реформ. Як кажуть біржовіброкери, думати треба або швидше або менше.Так, можливо,думки щодо кардинального реформування базових принципів оподаткування не є необхідними в даний момент? Звичайно, косметичний ремонт законодавства, що має призвести до чіткості та зрозумілості податкових правил,життєво необхідний. Що ж стосується суттєвих змін в економіці, необхідно хоча б трішки послабити тиск, провести тотальну дерегуляцію та припинити вважати платників податків апріорі порушниками законодавства. Єгор Синицин

faster or less. So perhapsopinions about making radical reforms regarding the basic principles of taxation are not really necessary at the moment? Of course, it is vitally necessary to make superficial changes to legislation should lead to clarity and the comprehensibility of tax regulations. As regards significant changes in the economy, it is necessary to, at least, slightly ease the pressure, to carry out total deregulation, and to stop considering taxpayers as lawbreakers a priori.

ACCRUAL – ACCRUALS – A RESERVE РЕЗЕРВ ЧИ ЗАБОРГОВАНІСТЬ? OR A DEBT?

Iegor Sinitsyn

В

же пройшло достатньо чимало часу після першої хвилі шоку, зумовленого введенням нових правил податкового обліку при обчисленні податку на прибуток, а саме з того моменту, коли навіть фінансові директори, не вірячи своєму щастю, розгублено питали «так що – і витрати на розваги та алкоголь можна відносити на валові?». Наразі такого роду питання вже не шокують,але відповідь все ще дивує бухгалтерів. Між тим, усвідомивши безповоротність головування бухгалтерського обліку при обчисленні податку на прибуток, бухгалтери продовжують (або тільки починають) ретельно вивчати національні та міжнародні стандарти бухгалтерського обліку. І тут треба визначитись, згідно яких стандартів компанія буде вести облік – національних чи міжнародних. Дане рішення має бути закріплене в наказі про облікову політику. Одним з коригувань, що може впливати на суму нарахування з податку на прибуток, є коригування фінансового результату на різниці, що виникають при формуванні резервів (забезпечень). Тож давайте спробуємо розібратися, чи відноситься так званий «ассruals» до резервів (або забезпечень) у розумінні національних стандартів бухгалтерського обліку. Перш за все, пропонуємо з`ясувати значення терміну «accrual», тобто що саме розуміє бухгалтер під цим поняттям. Бе-

Q

uite a long time has passed since the first shockwave caused by the introduction of the new tax accounting rules in calculating income tax. We are specifically referring to the moment when even a Chief Financial Officer, not believing his luck, often asks in confusion “so, we can consider entertainment and alcohol costs as gross expenditures?” Now this kind of question is no longer shocking, but the answer still comes as a surprise to many accountants.

Meanwhile, recognizing the irreversibility of the authority of accounting in calculating income tax, accountants are continuing (or beginning) to more closely scrutinize national and international accounting standards. In this regard, it is necessary to decide the standards according to which the company will maintain their accounting practices– national or international? This decision should be clearly documented as a company order on accounting policy.

One of the adjustments that can affect the calculation of the amount owing for income tax is the adjustment of the financial result in the differences arising from the formation of reserves (provisions). Let’s try to understand whether the so-called “accruals” to reserves (or provisions) is included within the meaning of national accounting standards.

First of all, we propose clarifying the meaning of “accrual”, that is, in the way that an accountant understands this term. Taking

Дайджест 31

30

піврічне видання | випуск #10

ручи до уваги міжнародну бухгалтерську практику, термін «accrual» (буквально - нарахування) найчастіше використовується у якості складової більш об’ємного визначення – «accrual method» (метод нарахувань, один із основних принципів бухгалтерського обліку). Проте в українських реаліях під «accruals» зазвичай розуміють нарахування, що проводяться в обліку (бухгалтерському, управлінському) у певному періоді у зв’язку з наявною інформацією про операцію, яка має попередньо розраховану суму витрат або доходів (без первинного документу), та відповідне сторнування (відшкодування за рахунок «ассruals») в періоді отримання остаточних відомостей (є в наявності первинний документ), які вносяться в дані облікової системи. Тобто найбільш відповідний переклад даного терміну – «тимчасове нарахування». Такі тимчасові нарахування доречно поділити на два види:

international accounting practice into account, the term “accrual” (literally - accumulation) is most commonly used as part of a volumetric determination –the “accrual method” (this is one of the main accounting principles).

However, in the Ukrainian reality, what is usually meant by “accruals” is a calculation that is carried out in financial reporting (regular and managerial accounting) within a given period in relation to available information regarding an operation, which presumes a pre-calculated amount of expenses or income (without an original document), and the corresponding reversal (the reimbursement by “accruals”) in the period when the final data is available (which can be found in the original document). This date is then included as data in the accounting system. This is the most appropriate translation of the term “provisional calculation”.

It is appropriate to divide such temporary calculations into two different types: •

•

•

Накопичувані – відносяться до постійних операцій з періодичними розрахунками, виставлянням рахунків. По цих витратах - зазвичай періодично (щомісячно, щоквартально або щорічно) - робляться і накопичуються у балансі записи про нарахування (рахунки нарахувань є балансовими) в кореспонденції з відповідними рахунками витрат. Прикладами накопичуваних тимчасових нарахувань можуть бути: a) витрати на аудит; б) витрати на виплати річних премій працівникам - найчастіше йдеться про такі виплати, як щорічний бонус (з відповідними податками та іншими нарахуваннями); Разові – відносяться до конкретної операції, не підтвердженої зовнішніми (первинними) документами. По цих витратах зазвичай робиться одне нарахування. До них відносяться різнорідні витрати, документи по

•

Accumulative – This relates to continuing operations with periodic calculations and billing. These costs –which are usually periodic (i.e. monthly, quarterly or annually) – form the basis for making accrual entries and their accumulation on the balance for accrual entries (the accruals account is the balance) in correspondence with the appropriate expense account.

Examples of accumulated time charges may include: a) the cost of an audit; b) the cost of paying annual bonuses to employees –we are mainly referring to such payments as annual bonuses (with the corresponding fees and other charges); One-time – This refers to a specific transaction that is not confirmed by an external (primary) document. Usually a single calculation is done for such expenses. These include diverse expenses, the backing documents for which have not been received during the reporting period. Examples of such costs, which are most often provisional calcu-

яких не отримані в звітному періоді. Прикладами таких витрат, які найчастіше стають об’єктом тимчасових нарахувань, є телефонні, поштові та інші комунікаційні витрати, витрати на страхування, паливно-мастильні матеріали, оренду, комунальні витрати та інше. Давайте визначимо, як саме класифікувати такі тимчасові нарахування – як зобов’язання (кредиторська заборгованість) або як забезпечення. П(с)БО 11 «Зобов’язання» містить наступні визначення: • •

забезпечення – зобов’язання з невизначеними сумою або часом погашення на дату балансу; поточні зобов’язання – це зобов’язання, які будуть погашені протягом операційного циклу підприємства або повинні бути погашені протягом дванадцяти місяців, починаючи з дати балансу.

Якщо взяти разове тимчасове нарахування, що базується на попередньо розрахунковій сумі, наприклад такі як телефонні, поштові, комунальні витрати, витрати на ПММ, то вони практично завжди не співпадають із сумою, яка згодом зазначається у первинних документах (рахунках на оплату, актах, тощо). Тобто на момент здійснення такого разового тимчасового нарахування сума зобов’язання є невизначеною, а тому класифікується як забезпечення. Окрім того, іноді разове тимчасове нарахування відображається з урахуванням валютного еквіваленту, що також призводить до того, що сума тимчасового нарахування є попередньою, тобто невизначеною на момент нарахування. Також дуже часто тимчасові нарахування не мають точної дати погашення – наприклад, договором передбачена оплата рахунку протягом 5-ти днів після його

lations, pertain to telephone, postal and other communication expenses, insurance, fuel and lubricants, rent, utilities and so on.

Now let’s define how we should classify such provisional calculations. Should we consider them as liabilities (accounts payable) or as a provision?

Ukrainian National Accounting Standard 11 “Liabilities” includes the following definitions: • •

Provisions – This is a financial obligation for an uncertain amount or repayment period as of the balance sheet date; Current liabilities –These are liabilities that will be paid during the company’s operating cycle or that should be repaid within twelve months from the balance sheet date.

If you make a one-time provisional calculation, which is based on a precalculated amount, for such things as the telephone, postal services, utilities, and fuel expense, for instance, the amount that is specified here virtually never coincides with the amount subsequently observed in the original documents (i.e. payment invoices, statements, etc.). That is, at the time that this one-time provisional calculation was made, the amount of the liability was uncertain, which is the reason why it is classified as a provision.

In addition, sometimes a one-time provisional calculation is recorded, inclusive of the currency equivalent, which also leads to the fact that the sum of the provisional calculation is preliminary – in other words, it is uncertain at the time of the calculation.

Also, it very often occurs that provisional calculations do not have an exact date for repayment – for example, the contract provides for payment of an invoice within 5 days after its receipt, but we cannot predict the date of the invoice’s receipt in advance, nor the payment date. Therefore, it is not

Дайджест 33

32

піврічне видання | випуск #10

отримання, але наперед ми не можемо передбачити дату отримання такого рахунку, дату оплати, а отже дату погашення зобов’язання. Проаналізувавши природу накопичувальних тимчасових нарахувань, можна стверджувати, що це є забезпечення. Повертаючись до питання обчислення податку на прибуток, необхідно зазначити, що на суму тимчасових нарахувань (забезпечень) бухгалтеру потрібно відкоригувати фінансовий результат щодо оподаткування у відповідності до ст. 139 Податкового кодексу України. Таким чином, бухгалтеру потрібно звикати з думкою, що нарахування «ассruals» є обов’язковим не тільки з точки зору вимог П(с) БО України, але й виходячи з норм Податкового кодексу. Отож, відійшовши від прискіпливого податкового обліку, бухгалтери кидаються в обійми так званого «creative accounting», тобто творчості в бухгалтерії. Сподіваємось, що бухгалтери не залишаться наодинці з труднощами «творчої бухгалтерії», а будуть долати цей тернистий та невідомий шлях разом з податковими інспекторами. Наостанок пропонуємо вашій увазі бухгалтерські проводки: Дата

possible to know in advance what date the financial obligation will be settled.

Upon analyzing the nature of accrued provisional calculations, it can be argued that this s actually a provision.

Returning to the question regarding the calculation of income tax, it should be noted that for the amount of provisional accruals (provisions), the accountant needs to adjust the financial result for taxation in accordance with Article 139 of the Tax Code of Ukraine.

Thus, accountants need to get used to the idea that calculating “accruals” is a must, not only in terms of fulfilling the requirements of Ukrainian National Accounting Standards, but also in accordance with the norms of the Tax Code of Ukraine.

Therefore, moving away from thorough tax accounting, accountants are rushing to embrace so-called “creative accounting”, i.e. being creative in their accounting practices.

We hope that accountants do not remain alone with the difficulties of “creative accounting” and that they will manage to overcome this thorny and unknown path, along with tax inspectors.

Finally, we offer draw the following the accounting entries for your attention:

Найменування операції

Date

Type of operation Тимчасове нарахування «accruals» витрат з оренди офісу 31.03.2015 Provisional calculation of “accruals” for office lease costs Оренда офісу згідно первинного документу (сума витрат з урахуванням ПДВ 13 800 грн., ПДВ 2 300 грн.)

30.06.2015 Office rental according to the original document (total costs, including VAT of UAH 13,800, VAT of UAH 2,300) Олена Згортюк

Дт

Кт

Сума, грн.

Debit

Credit

Amount, UAH

92

474

10 000

63 та / and 63 63 або / Or 474 63

2 300

6415 474 92 92 92

10 000 1 500 -10 000 11 500

Olena Zgortyuk

ПОСТАЧАННЯ ПРОГРАМНОЇ ПРОДУКЦІЇ ТА ПРАВ КОРИСТУВАННЯ ПРОГРАМНИМИ ПРОДУКТАМИ РОЯЛТІ ЧИ НІ?

В

же знаковим для України є 1 січня – все, що було в минулому році, забуваємо, і починаємо вивчати нове законодавство та втілювати його в існуючі бізнес-процеси. 2015 рік не є винятком. В якості новорічного подарунку наші законотворці створили черговий Закон України №71-VII «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи». Давайте розглянемо одну із змін цього Закону, що стосується поняття «роялті». Нагадаємо, що роялті - це будь-який платіж, отриманий як винагорода за використання або за надання права на використання об’єкта права інтелектуальної власності. Відповідно до ст.420 та 1107

DELIVERY OF SOFTWARE AND THE RIGHT TO USE PRODUCTS – SUBJECT TO ROYALTIES OR NOT?

J

anuary 1 is something that is already well known for Ukraine –a time when all that existed in the past year is forgotten and the analysis of new legislation begins and is implemented in terms of existing business processes. The beginning of 2015 is no exception.

As a New Year gift, our legislators have created new legislation in Law of Ukraine no. 71-VII “On Amendments to the Tax Code of Ukraine and some other legislative acts of Ukraine regarding tax reform».

Let’s look at one of the changes presented in this law, which deals with the concept of royalties.

We recall that royalties entail any payment received as a reward for the use of, or the right to use intellectual property rights.

In accordance with Articles 420 and 1107 of

Дайджест 35

34

піврічне видання | випуск #10

ЦКУ комп’ютерні програми належать до прав інтелектуальної власності. Чому нас так цікавлять дані зміни?! Тому що відповідно до підпункту 196.1.6 пункту 196.1 статті 196 ПКУ роялті не є об’єктом для цілей оподаткування ПДВ, відповідно якщо це не є роялті, тоді є ПДВ. Норми даного Закону розширили список виключень, що регламентують, які платежі не вважаються роялті. Таким чином, за нової редакції ПКУ не вважаються роялті платежі, отримані: •

•

•

як винагорода за використання комп’ютерної програми, якщо умови використання обмежені функціональним призначенням такої програми та її відтворення обмежене кількістю копій, необхідних для такого використання; за придбання примірників (копій, екземплярів) об’єктів інтелектуальної власності, які втілені в електронній формі, для використання за своїм функціональним призначенням для кінцевого споживання; за придбання речей (у тому числі носіїв інформації), в яких втілені або на яких містяться об’єкти права інтелектуальної власності, визначені в абзаці першому цього підпункту, у користування, володіння та/або розпорядження особи.

the Civil Code of Ukraine, computer software falls under the concept of intellectual property rights.

Why are we so interested in these legislative changes? Because, in accordance with Sub-Paragraph 196.1.6 of Paragraph 196.1 of Article 196 of the Tax Code of Ukraine, a royalty is not an object that is subject to VAT. Accordingly, if it is not royalty, then VAT will be charged.

The provisions of this Law have expanded the list of exceptions, regulating what payments are not considered to be royalties.

Thus, with respect to the new edition of the Tax Code, the following are not considered as royalty payments that have been received: •

•

•

As compensation for the use of a computer program, if the conditions of use are limited by the functionality of such a program and its reproduction, and a limited number of copies required for such use; For the purchase of copies (copies) of intellectual property assets, which are embodied in electronic form for use according to their function for final consumption; For the purchase of things (including the media), in which or on which the intellectual property asset is being carried (or is embodied), as defined in the first part of this sub-paragraph, for the use, possession and/ or disposal by the person.

The introduction of the concept “final consumer” is an essential condition in order that a payment is not considered to be a royalty.

In other words, in the case that a company gives the final consumer the right to use an intellectual property asset, payments for providing such rights would not be royalties and therefore, they should be subject to VAT charges. In turn, the terms

Введення поняття «кінцевий споживач» є основною умовою для того, щоб платіж не вважався роялті. Тобто, якщо компанія надає права на використання об’єкта права інтелектуальної власності кінцевому споживачу, то в цьому випадку платежі за надання таких прав не є роялті, тобто потрібно нараховувати ПДВ . В свою чергу, терміни «кінцевий споживач» та «кінцеве споживання» не мають чіткого тлумачення. У законодавстві України поняття кінцевого споживача зустрічається лише в Законі №549-IV та Постанові №920 та включає суб’єктів господарювання України, державні органи України, Збройні Сили України та інші військові формування, правоохоронні органи, іноземних суб’єктів господарської та іншої діяльності, які безпосередньо є споживачами товарів, імпортованих в Україну або експортованих з України. Для того щоб цей платіж вважався роялті – потрібно якимось чином довести, що це право надано не кінцевому споживачу. Звичайно, можемо в договорі прописати, що ці права Замовник може передавати третій стороні та Замовник не є кінцевим споживачем. Але питання, на скільки ця фраза буде вагомою для того щоб не нараховувати ПДВ? – залишається відкритим та потребує роз’яснень з боку податківців. Що ж змінилось в бізнес-процесі компаній, які продають програмну продукцію та права на користування програмним продуктом на підставі ліцензій. Для цілей оподаткування ПДВ умовно розділимо операції з програмною продукцію на 2 типи: 1. Операції, які передбачають перехід права власності на таку програмну продукцію.

2. Постачання прав користування програмними продуктами, які не передбачають перехід права власності (постачання ліцензій). Для операцій, які відносяться до

“final consumer” and “final consumption” have not yet been clearly interpreted. In Ukrainian legislation, the only times that the notion of ‘final consumer’ is found is in Law no. 549-IV and Resolution no. 920 and such reference includes business entities of Ukraine, the Ukrainian authorities, the Armed Forces of Ukraine and other military units, law enforcement agencies, foreign business entities,as well as other activities that are direct consumers of goods imported into Ukraine or else exported from Ukraine.

In order for this payment to be considered as a royalty, you will need some way to prove that the right to the intellectual property asset has not yet been granted to the final consumer (i.e. you are not the final consumer). Of course, a contract may prescribe that the Customer may transfer these rights to a third party and indicate that the Customer is not the end user, but the question is actually about how weighty this phrase would be in order not to not be charged VAT? This question remains open and ultimately requires clarification by the tax authorities.

So what exactly has changed with respect to the business processes of companies that sell software products and the right to use software products on a licensed basis?

For the purposes of calculating VAT, let’s conditionally divide operations with software products into two different types: 1. Transactions that involve the transfer of title to such software products.

2. The delivery of rights to use software products, which do not involve transfer of ownership (delivery of licenses).

For operations belonging to the first type,the provisions of Article 261 Subsection 2 of section XX of the Tax Code of Ukraine apply until January 1, 2013. This means that, namely such transactions are exempt from VAT at all stages in the supply chain, regardless of the manner in which these

Дайджест 37

36

піврічне видання | випуск #10

першого типу, до 1 січня 2013 року застосовуються норми ст.261 підрозділу 2 розділу XX ПКУ, а саме такі операції є звільненими від ПДВ на всіх етапах в ланцюгу постачань, незалежно від того яким чином постачається дана продукція (диск, Інтернет, електронна пошта,тощо ). Крім того, звільняються від ПДВ також послуги з технічної підтримки, якщо такі послуги є складовою постачання такої програмної продукції. Для цілей цього пункту до програмної продукції відносяться: •

•

результат комп’ютерного програмування у вигляді операційної системи, системної, прикладної, розважальної та/або навчальної комп’ютерної програми (їх компонентів), а також у вигляді інтернетсайтів та/або онлайн-сервісів; криптографічні засоби захисту інформації.

Операції, що відносяться до другого типу, тобто не передбачають перехід права власності, до 1 січня 2015 року трактувались як виплати роялті і відповідно до підпункту 196.1.6 пункту 196.1 ст.196 ПКУ не були об’єктом для ПДВ. Однак, зміни внесені від 1 січня 2015 року до ПК виключили з поняття роялті платежі, які отримані як винагорода за постачання прав користування комп’ютерною програмою кінцевому споживачу. Відповідь на запитання «Як дані зміни вплинули на компанії, які безпосередньо надають права на користування комп’ютерними програмами, шляхом надання ліцензій на таке користування?» – очевидна, вартість послуг зросла на 20%, що в свою чергу призвело до зниження продажів. Наталя Дзигунова Вікторія Венгер

products are supplied (via disk, Internet, e-mail, etc.). In addition, technical support services are also exempt from VAT in the cast that such services are an integral supply of such software products.

For the purposes of this paragraph, software products include the following: •

•

The result of computer programming in the form of an operating system; system, application, entertainment and/or educational computer programs (components); as well as Internet sites and/ or online services; The cryptographic protection of information.

Transactions relating to the second type (i.e. that do not provide for a transfer of ownership) were treated as royalty payments until January 1, 2015 and, in accordance with Sub-paragraph 196.1.6 of Paragraph 196.1 of Article 196 of the Tax Code of Ukraine, they may be subject to VAT. However, the changes made since January 1, 2015 to the PC, were excluded from the concept of royalty payments received as a reward for the delivery of rights to the final consumer to use computer software.

The answer to the question regarding “how did these changes affect the companies that directly provide the right to use computer programs, by providing licenses for such use”? – it is obvious - the cost of services increased by 20%, which, in turn, led to a decrease in sales.

Natalia Dzigunova Viktoriya Venger

Дайджест 39

38

піврічне видання | випуск #10

ВИЗНАЧЕННЯ ЦІНИ ДОГОВОРУ, УКЛАДЕНОГО МІЖ РЕЗИДЕНТАМИ, В ІНОЗЕМНІЙ ВАЛЮТІ

С

ВИЗНАЧЕННЯ ЦІНИ ДОГОВОРУ, УКЛАДЕНОГО МІЖ РЕЗИДЕНТАМИ, В ІНОЗЕМНІЙ ВАЛЮТІ Price determination forforeign currency-denominated contracts between residents

НОВЕЛИ У ВРЕГУЛЮВАННІ ФОРС-МАЖОРНИХ ОБСТАВИН NEW DEVELOPMENTS IN THE SETTLEMENT OF FORCE MAJEURE SITUATIONS

ОСОБЛИВОСТІ ОРЕНДИ ЗЕМЕЛЬНОЇ ДІЛЯНКИ PARTICULARITIES OF LEASING LAND IN UKRAINE

39 43 47

Price determination forforeign currencydenominated contracts between residents

T

ьогодні, коли курс іноземної валюти по відношенню до української гривні стрімко змінюється, суб’єкти господарювання все частіше намагаються визначити грошовий еквівалент зобов’язання в іноземній валюті. В даній статті ми розглянемо законодавчі норми, що регулюють дане питання, а також практичні аспекти їх застосування.

oday, when foreign currency ratesare changing rapidly against the Ukrainian hryvnia, companies are increasingly trying to determine the monetary equivalent of their obligations in foreign currency. In this article, we will look at the legislative rules governing the matter, as well as the practical aspects of their application.

Як випливає з ч. 2 ст. 524 Цивільного кодексу України (надалі - ЦКУ), сторони правовідносин мають право визначати грошовий еквівалент зобов’язання в іноземній валюті, при цьому в ч. 2 ст.

533 зазначено, що сума, яка підлягає сплаті, визначається за офіційним курсом, встановленим Національним банком України (надалі - НБУ) на день здійснення платежу, якщо інший порядок не встановлений договором або законом.

As follows from Part 2 Article 524 of the Civil Code of Ukraine (hereinafter referred to as the Civil Code), the parties have the legal right to determine the monetary equivalent of theirobligations in foreign currency, while Part 2 Article 533 states that the amount payable shall be determined according to the official exchange rate set by the National Bank of Ukraine (hereinafter referred to as the NBU) on the date of payment, unless otherwise specified in the contract or law.

Отже, проаналізувавши положення зазначених вище статей можна дійти висновку, що суб’єкти господарювання мають право зазначати грошовий еквівалент зобов’язання в іноземній валюті у випадку:

Thus, having analyzed the provisions of the above-mentioned articles, it can be concluded that business entities have the right to indicate the monetary equivalent of obligations in foreign currency in the following cases:

Дайджест 41

40

піврічне видання | випуск #10

•

подальшого його перерахування в національну валюту України;

•

theexistence of further transfers into the national currency of Ukraine;

•

здійснення оплати виключно в національній валюті України.

•

the implementation of payments exclusively in the national currency of Ukraine.

Процедура подальшого перерахування грошового еквіваленту зобов’язання в національну валюту повинна бути чітко визначена в договорі. Сторонам рекомендовано дійти згоди щодо: •

•

порядку визначення курсу іноземної валюти (курс НБУ; міжбанківський валютний курс купівлі/продажу тощо); визначення моменту здійснення перерахування грошового еквіваленту зобов’язанняв національну валюту (дата фактичного здійснення платежу або інший момент, за домовленістю сторін).

Звертаємо також увагу на положення ч. 2 ст. 189 Господарського кодексу України (надалі - ГКУ), де вказується, що ціна грошового зобов’язання зазначається в договорі у гривнях. Посилаючись на цю норму, деякі державні органи займають позицію, що в договорах, укладених між суб’єктами господарювання (юридичними особами та фізичними особами-підприємцями), які підпадають під сферу дії ГКУ, грошовий еквівалент зобов’язання не може бути встановлений в іноземній валюті. Що стосується договорів, в яких стороною є хоча б одна фізична особа, та, відповідно, які підпадають під дію ЦКУ, визначення грошового еквіваленту зобов’язання в іноземній валюті дозволяється.

The procedure for further transferring the monetary equivalent of obligations into the national currency should be clearly defined in the contract. The parties are encouraged to reach an agreement on the following: •

the procedure for determining the foreign currency exchange rate (the NBU rate;the interbank foreign exchange rate for purchases / sales, etc.);

•

determiningthe date for transferring the monetary equivalent of obligations into the national currency (the actual date of payment or another date, by agreement of the parties).

We also draw attention to the Part 2 Article 189 of the Commercial Code of Ukraine (hereinafter referred to as the Civil Code), a provision which states that the price of the monetary obligation shall be specified in the contract in hryvnia terms.

On the basis of this provision, some public authorities are taking the position that, for contracts concluded between business entities (as well aslegal entities and sole proprietors), which fall within the scope of the Civil Code, the monetary equivalent of obligations cannot be definied in a foreign currency. With regard to contracts for which a party consists of at least one individual person, therefore meaning that such contracts are subject to the Civil Code, defining the monetary equivalent of obligations in foreign currency is permitted.

Слід зауважити, що НБУ також має альтернативну позицію, яка викладена в листі № 18-315/47707 від 28.08.2014 р., дезазначається, що з огляду на спільну політику НБУ та Кабінету Міністрів України, направлену на «дедоларизацію економіки», НБУ вважає, що формування, встановлення та застосування цін в Україні повинно здійснюватися виключно в гривнях. Отже, виходячи з аналізу норм законодавства, а також беручи до уваги роз’яснення, надані державними органами України, легко дійти висновку, що сьогодні питання встановлення ціни в договорах, укладених між резидентами, в еквіваленті іноземної валюти є дискусійним. В такій спірній ситуації нічого іншого не залишається, як звернутися до судової практики, яка свідчить на користь можливості визначення грошового еквіваленту зобов’язання в іноземній валюті. Дослідивши судову практику, слід зазначити, що суди дотримуються думки, що положення чинного законодавства хоч і визначають національну валюту України як єдиний законний платіжний засіб на території України, однак не містять заборони на вираження у договорі грошових зобов’язань в іноземній валюті, визначення грошового еквівалента в іноземній валюті, а також на здійснення перерахунку грошового зобов’язання у разі зміни НБУ курсу національної валюти України щодо іноземної валюти. Так в оглядовому листі Вищого господарського суду України (надалі - ВГСУ) «Про деякі питання практики застосування господарськими судами законодавства про відповідальність за порушення грошових зобов’язань»

It should be noted that the NBU also holds an alternative position, which is set out in Letter no. 18-315/47707, dated August 28, 2014, which notes that, given the fact that the general policy of the NBU and the Cabinet of Ministers of Ukraine is aimed at the “de-dollarization of the economy”, the NBU believes that the formation, establishment and application of prices in Ukraine should be carried out exclusively in the national currency.

Thus, based on an analysis of existing legislation, and also taking into account the explanations that have been provided by the state authorities of Ukraine, it is easy to conclude that, at present, the question of determining the price for contracts, concluded between residents, in the monetary equivalent of a foreign currency remainsdebatable.

In such a conflict situation, there is nothing else to do other than appeal to existing judicial practice, which favors the possibility of determining the monetary equivalent of obligations in foreign currency.

Having examined existing jurisprudence, it should be noted that the courts are of the opinion that while the provisions of existing legislation establish that the national currency of Ukraine is the only legal tender on the territory of Ukraine, they do not necessarily prohibit the expression of monetary obligations in foreign currency when concluding contracts, or determining the monetary equivalent in foreign currency or performing recalculations of monetary obligation in the event that the National Bank of Ukraine rate for the national currency changes against foreign currencies.

Thus, the Supreme Economic Court of Ukraine Review Letter no. 01-06/767/2013 “On some issues regarding the practical application of legislation on liability

Дайджест 43

42

піврічне видання | випуск #10

від 29.04.2013 № 01-06/767/2013 зазначається, що вираження у договорі грошових зобов’язань в іноземній валюті не суперечить чинному законодавству.

for breaching monetary obligations by economic courts”, dated April 29, 2013, states that the expression ofmonetary obligations in foreign currency within contracts does not contradict existing legislation.

Катерина Пономаренко

Ekaterina Ponomarenko

ОСОБЛИВОСТІ ОРЕНДИ ЗЕМЕЛЬНОЇ ДІЛЯНКИ

В

Україні земельні відносини вимушено набули орендного характеру. Оренда стала основним механізмом набуття строкового платного володіння і користування земельними ділянками. Питання оренди земельної ділянки на сьогодні є досить актуальним, оскільки має багато особливостей та нюансів. Нижче розглянемо основні моменти, які є найбільш важливими в процесі оформлення оренди земельної ділянки. На сьогоднішні основними нормативноправовими актами, які регламентують процедуру оренди землі в Україні, є Земельний кодекс України, Закон України «Про оренду землі», Цивільний кодекс, Податковий кодекс та інші спеціальні нормативно-правові акти. Процедура отримання земельної ділянки в оренду, на нашу думку, є «зарегульованою», що сприяє розвитку різних зловживань. Наприклад, для отримання в оренду земельної ділянки в місті із земель державної або комунальної власності, зацікавлена особа повинна звернутися до відповідного територіального органу з клопотанням щодо надання дозволу на розробку «проекту землеустрою щодо відведення в оренду». Наступним етапом є розгляд клопотання відповідним територіальним органом в місячний термін і прийняття рішення щодо надання згоди на розробку проекту або про відмову. Саме на цьому етапі і виникають складнощі щодо отримання відповідного дозволу. Слід звернути

PARTICULARITIES OF LEASING LAND IN UKRAINE

I

n Ukraine, land relations have necessarily had to take on somewhat of area signature. Leasing has become the main mechanism for acquiring the long-term paid right to ownership and land usage.

The question of land leasing is very relevant today, since it involves so many particularities and nuances.

In this article, we shall consider the fundamental issues that are most important to consider during the process of registering a land lease.

At present the main legal acts regulating the procedure for leasing land in Ukraine are the Land Code of Ukraine, the Law of Ukraine “On Leasing Land”, the Civil Code of Ukraine, the Tax Code of Ukraine and other special regulations.

In our opinion, the procedure for obtaining land through leasing is “overregulated”, which essentially encourages the development of various forms of abuse.

For example, in order to obtain a lease in a city for land that is either state or municipal property, the person concerned must apply to the relevant territorial authority with a request for permission to develop “land management plan for all outwent for leasing purposes”. The next step entails the relevant territorial authority considering the application within a period of one month and then making a decision to either grant consent for the plan’s development or refuse it. It is typically at this stage where difficulties occur in obtaining permission. It should be noted that there must be a clear motivation for the government’s refusal to

Дайджест 45

44

піврічне видання | випуск #10

увагу,відмова щодо надання дозволу на розробку проекту має бути чітко мотивованою. Але на практиці зустрічаємося з випадками, коли об’єктивних підстав для такої відмови у відповідного органу виконавчої влади або органу місцевого самоврядування, як правило, немає. І ось тут починається найцікавіше, фантазія та письмові здібності співробітників виконавчої влади дійсно вражають. Якщо ж Вам вдалося подолати перешкоду у вигляді відмови, відразу виникає наступна - подання проекту землеустрою комісії з розгляду питань, пов’язаних з погодженням документації із землеустрою. Погодження такого проекту може затягнутись більше ніж на місяць. На думку експертів EBS, така проблема може бути вирішена шляхом внесення змін до чинного законодавства, якими передбачити ліквідацію зазначеної комісії, аргументуючи тим, що проект землеустрою і так підписується сертифікованим інженером-землевпорядником, який несе відповідальність за якість роботи. Завершальним етапом процедури відведення земельної ділянки в оренду є отримання договору оренди землі та його державна реєстрація. Існують також деякі складнощі, які виникають при продовженні договору оренди або його припиненні, і які важко ігнорувати. Все частіше фіксуються випадки, коли після закінчення терміну оренди орендар подає клопотання до органу виконавчої влади або органу місцевого самоврядування на продовження, але у зв’язку з бюрократією продовження договору оренди може затягнутися на кілька років. У такому випадку орендар має лише одне бажання - призупинити сплату оренди до моменту її продовження. У той же час податкова і відповідний територіальний орган договір вважають чинним (т. я. його не було розірвано і знято з реєстрації), і тому нараховують і стягують плату з орендаря навіть після

grant permission for the plan’s development.

However, in practice, there have been cases where there this happens despite the fact that there really are no objective reasons for the relevant government official or local authority to refuse such land management plans. It is namely here where the most interesting part begins, as government agent’s imagination and writing capabilitiescan be ratherimpressive.

Although you have managed to overcome this barrier of the initial refusal, you will immediately face the next barrier, which entails presenting the land use plan to a commission in order to address issues relating to the harmonization of the documentation on land management. At this point the land management plan’s approval may be delayed by more than a month.

According to EBS experts, this problem can be solved by amending existing Ukrainian legislation, which would stipulate this commission’s elimination based on the argument that the land management plan is already subject to the signatures of a certified engineer and land surveyor, who are thus, responsible for the quality of the respective work. The final stage in the procedure for land allotment for leasing purposes is to obtain a land lease agreement and to finalize its state registration.

There are also several other difficulties that arise when extending or terminating a lease, which definitely should not be overlooked.

There are an increasing number of recorded cases whereby, after the end of the leasing term, the lessee (tenant) submits an application for its extension to the relevant government official or local authority, but, in connection with bureaucracy, the leasing agreement’s extension may be delayed for several years. In this case, the lessee generally is most strongly interested in having rental payments suspended until such a time that the agreement is extended.

At the same time, the taxation and relevant territorial authority consider the leasing agreement to be valid (due to the fact that it

закінчення терміну оренди. У таких випадках слід керуватись пунктами договору оренди, де зазначена інформація щодо його припинення, у тому числі розірвання. Відповідно до п. 37 Типового договору оренди, затвердженого Постановою КМУ від 3 березня 2004 р. № 220, дія договору припиняється у разі: • закінчення строку, на який його було укладено; • придбання орендарем земельної ділянки у власність; • викупу земельної ділянки для суспільних потреб або примусового відчуження земельної ділянки з мотивів суспільної необхідності в порядку, встановленому законом; • ліквідації юридичної особи-орендаря. Договір припиняється також в інших випадках, передбачених законом. Таким чином, якщо в договорі вказано відповідні підстави для його припинення, закінчення строку дії такого договору відбувається автоматично. Однак, в договорі може бути умова про автоматичну пролонгацію (за ініціативою однієї зі Сторін). Існують випадки, коли орендар бере в оренду земельну ділянку з метою її забудови. Якщо ж орендарю не вдалося реалізувати проект будівництва і він хоче

has not been terminated or removed from the register), and therefore, the rental payments are still accrued and the lessee continues to be charged even after the leasing term has ended. In such cases, you should be guided by those points of the leasing agreement that contain information about the agreement’s termination, including its cancellation.

In accordance with Paragraph 37 of Model Leasing Contract no. 220, approved by the Cabinet of Ministers on March 3, 2004, the contract’s validity shall be terminated in the following cases: • The term for which the agreement was concluded has expired; • The lessee has acquired the land on an ownership basis; • The land has been purchased for public use or the land has been expropriated for reasons of social necessity in a manner prescribed by law; • The lessee has been liquidated as a legal entity.

The agreement shall also be terminated in other cases that are stipulated by law. Thus, if the agreement identifies the corresponding reasons for its termination, the period of the agreement’s validity shall automatically expire. However, the agreement may be also include conditions regarding the agreement’s automatic extension (at the initiative of one of the parties).

Дайджест 47

46

піврічне видання | випуск #10

відмовитися від оренди, то орендар повинен подати до органу виконавчої влади або органу місцевого самоврядування клопотання про розірвання договору оренди. Таке клопотання також відкладається представниками податкових органів в «довгий ящик». Тожспірна ситуація знараховуванням орендної плати за земельну ділянку повторюється. У таких випадках є декілька варіантів розірвання договору оренди земельної ділянки.Відповідно до п. 38 Типового договору оренди, затвердженого Постановою КМУ від 3 березня 2004 р. № 220, дія договору припиняється шляхом його розірвання за: • взаємною згодою сторін; • рішенням суду на вимогу однієї із сторін у наслідок невиконання другою стороною обов’язків, передбачених договором, та внаслідок випадкового знищення, пошкодження орендованої земельної ділянки, яке істотно перешкоджає її використанню, а також з інших підстав, визначених законом. При цьому в переважній більшості випадків в договорі прописують, що розірвання договору оренди землів односторонньому порядку не допускається, оскільки з орендою земель державної та комунальної власності не бажають розірвання саме з боку орендодавця. В іншому випадку питання вирішується в судовому порядку. На думку фахівців EBS, проблемні питання,пов’язані з орендою земельної ділянки, продовженнямстроку дії договору оренди земельної ділянки тощо, можливо вирішитишляхом тісної співпраціорганів влади з бізнесом, щодозволить підвищити ефективність ведення господарської діяльності та сприятиме залученню нових інвесторів. Євген Данилов

There are cases where the tenant leases land for the purpose of developing it. In the case that the lessee has failed to realize his construction project and he wishes to cancel the lease, the lessee shall submit an application to cancel the leaseto the relevant executive authority or local municipal authority.This applicationcan also be delayed due to representatives of the tax authorities putting it on the “back burner”.

Therefore, asomewhat controversial situation emerges when the issue of calculating rental fees for the land leased is once again repeated.

In such cases, there are several options for terminating a land lease. In accordance with Paragraph 38 of the Model Leasing Contract no. 220, approved by Cabinet of Ministers on March 3, 2004, the contract shall be terminated by means of cancellation in one of the following ways: • By mutual agreement of both parties; • By a court decision taken at the request of either of the parties as a result of the other party’s failure to perform the duties specified in the agreement and as a result of the accidental cancellation of the contract, any damage to the leased land plot that significantly hinders its use, and under any other grounds specified by law.

At the same time, in the vast majority of cases, it is prescribed in the agreement that the land lease cannot be unilaterally cancelled due to the fact that the lease of state and municipal property is not subject to the unilateral termination by the lessor (landlord). Otherwise, the problem shall beresolved in court.

According to EBS experts, the problematic issues associated with leasing land, extending land leases, etc., can be resolved through close cooperation between government authorities and business entities, which should improve the efficiency of business activities and also help to attract new investors.

Evgeny Danilov

НОВЕЛИ У ВРЕГУЛЮВАННІ ФОРС-МАЖОРНИХ ОБСТАВИН

В

раховуючи складну політичну ситуацію в Україні, бізнесу доводиться підлаштовуватися під нові обставини та слідувати новим законам. На жаль, все частіше виникають випадки, коли контрагент перебуває в зоні АТО. Зрозуміло, функціювати вони не можуть, отримувати платежі за надані послуги теж. Більш того, при всьому бажанні термінувати контракт з обопільної згоди сторін або списати заборгованість не виходить, т.я. у більшості Донецьких/ Луганських підприємств відсутній підписант. Давайте розглянемо, які існують варіанти законного врегулювання відносин з такими контрагентами. У багатьох контрактах є застереження про порядок припинення дії контракту у зв’язку з настанням обставин непереборної сили (форс-мажору). Навіть, якщо такого застереження немає, сторона має право звернутися до Торгово-промислової палати за отриманням відповідного сертифіката про визнання обставин, що виникли, форсмажорними. Перелік обставин, які можуть бути визнані форс-мажорними, зазначений у cт.14-1 ЗУ N 671/97-ВР «Про Торгово-промислові палати в Україні» від 02.12.1997 р. (далі - Закон), деталізований у п. 3.1. Регламенту Торговопромислової палати №44 від 18.12.2014 р. (далі - Регламент) і не є вичерпним. В першу чергу зверніть увагу на новели Закону. Нагадуємо, що Торгово-промислова палата України (далі - ТПП), включаючи уповноважені нею

NEW DEVELOPMENTS IN THE SETTLEMENT OF FORCE MAJEURE SITUATIONS

A

s the political situation tends to worsen in Ukraine, there is nothing for the business community to do but to adapt to the new circumstances and to follow new legislation. Unfortunately, there are also rare cases where the counterparty is in the zone where the ATO is being carried out. Of course, under such conditions, such companies cannot function or even receive payments for services rendered.

Moreover, in the case that they wanted to terminate a contract by mutual agreement or to cancel debt, most companies in Donetsk and Lugansk do not even have a signatory. How should business relations with such counterparties be regulated?

This is the question that we shall examine in this article.

Many contracts include a clause outlining the procedure for terminating the contract due to force majeure circumstances.

Even in the case that a contract does not contain such a clause, the party has the right to appeal to the Chamber of Commerce in order too obtain the corresponding certificate to recognize the arising circumstances as force majeure. A list of the circumstances that can be recognized as force majeure situation is specified in Article 14-1 of Law of Ukraine no. 671/97BP “On Chambers of Commerce”, dated December 2, 1997 (hereinafter referred to as the Law), is detailed in Section 3.1 of Chamber of Commerce Regulation no.

44, dated December 18, 2014 (hereinafter referred to as the Regulation), and is not exhaustive.

Дайджест 49

48

піврічне видання | випуск #10

регіональні торгово-промислові палати, засвідчують форс-мажорні обставини і видають сертифікат про такі обставини протягом 7 днів з дня звернення суб’єкта господарської діяльності за собівартістю. У зв’язку з набранням чинності нещодавніх змін, які більш детально розписані в листі ТПП №106/05-5.4 від 09.01.2015 р., сертифікат про форсмажорні обставини для суб’єктів малого підприємництва видається безкоштовно. Достатнім підтвердженням статусу суб’єкта малого підприємництва (критерії встановлені ст.55 ЦК України) є такі документи, які необхідно надати в ТПП додатково до обов’язкового пакету документів, встановленого для будь-якого суб’єкта господарювання: • копія довідки 4-ОПП; • документ, що підтверджує одержання річного доходу, який не перевищує суму, еквівалентну 10 млн. євро; • документ, що підтверджує середню чисельність працівників за звітний період (календарний рік), яка не перевищує 50 осіб; • поштовий конверт формату А4 з марками на суму 5 гривень і зворотною адресою.

First of all, let’s pay some attention to parts of the Law that are new. We recall that the c of Commerce in Ukraine (hereinafter referred to as the Chamber of Commerce), including its authorized regional chambers of commerce, is the entity that certifies force majeure situations and issues a certificate detailing such circumstances and they do so within a period of seven days from the date that the applicant business entity submits information on the cost of the damage. As of the day that the recent changes outlined in detail in Chamber of Commerce letter no.

106/05-5.4, dated January 09, 2015, came into effect, a certificate of force majeure circumstances is free of charge for small businesses.

In order that the proof of the small business entity’s status (according to the criteria established in Article 55 of the Civil Code of Ukraine) will be deemed sufficient, the following documents must be submitted to the Chamber of Commerce, in addition to the mandatory package of documents prescribed for any business entity (we shall discuss this in more detail in the next paragraph): 1. A copy of form number 4-OPP; 2. A document confirming the receipt of annual income that does not exceed the equivalent of 10 million euro; 3. A document confirming the average number of employees during the reporting period (calendar year), which did not exceed 50 persons; 4. An A4-sized envelope with stamps wording $5 USD, as well as the return address.

For representatives of medium and large businesses, to obtain a certificate attesting to the occurrence of force majeure circumstances for tax liabilities, together with the application form (specified in Chamber of Commerce Regulation no. 44 section 6.3, dated December 18, 2014), it is necessary to submit the following documents:

Представникам середнього та великого бізнесу для отримання сертифікату про настання форс-мажорних обставин за податковими зобов’язаннями разом із заявою встановленої форми (вказано в Регламенті ТПП № 44 п.6.3 від 18 грудня 2014 року) необхідно подати наступний пакет документів: •

• • •

•

•

•

копію платіжного доручення з відміткою банку про оплату послуг за встановленим тарифом (крім суб’єктів малого підприємництва); виписку з ЄДР/ксерокопію паспорта для фізосіб; копію довідки 4-ОПП/ копію ІПН для фізосіб; оферту акту наданих послуг за підписом керівника/фізособи і з відбитком печатки суб’єкта господарювання в 2-х примірниках; копію наказу про призначення керівника, у разі отримання ним сертифікату та примірника акта наданих послуг; оригінал довіреності на отримання сертифіката і примірника акта наданих послуг представником заявника; поштовий конверт формату А4 з наклеєними марками на суму 5 гривень і зворотною адресою при простому відправленні поштою.

Що стосується тарифів на послуги, що надаються ТПП, то з ними можна ознайомитися на офіційному сайті: http://www.ucci.org.ua/ua/forcemr/fmcost. html. Тарифи передбачають звичайний і терміновий порядок засвідчення форс-мажорних обставин. Більш того, на вказаному сайті надана форма, використовуючи яку можна не тільки визначити вартість послуги, але і завантажити необхідні бухгалтерські документи для подальшої оплати в електронній формі (наприклад, через Інтернет-бан-

1. A copy of proof of payment with a stamp from the bank for payment of services according to the established rate (except for small businesses); 2. An extract from the Uniform State Register / a photocopy of a passport for individuals; 3. A copy of form number 4-OPP/copy of the personal identification code for individuals; 4. An offer for the report on services rendered for signature by the director/ physical person and also bearing the business entity’s seal in 2 copies; 5. A copy of the order for appointing the director, in the case that he/ she receives the certificate and a copy of the report on services rendered; 6. The original Power of Attorney for receiving the certificate and a copy of the report on services rendered by the applicant’s representative; 7. An A4 envelope with postage stamps in the amount of 5 hryvnia and the return address, sent through the regular postal service.

With regard to tariffs for the payment of Chamber of Commerce services, they can be found on the Chamber’s official website at http://www.ucci.org.ua/ua/forcemr/fmcost. html. They include rates for establishing a normal and urgent procedure for certifying force majeure situations. Moreover, upon visiting the specified website, you can find a form that can be used to not only determine the cost of services for certifying force majeure situations, but also to download the necessary accounting documents for subsequent payment in electronic form, for instance, through internet banking. There it also points out another new element of the Law, specifically that the cost of certifying force majeure situations for the purposes of postponing financial liabilities and tax debt, and for extending the deadline for the submission of reports and statements by

50

кінг). Там же вказується ще одна новела Закону - вартість засвідчення форсмажору для відстрочення грошових зобов’язань та податкового боргу, продовження граничних строків подання звітності та заяв платниками податків в зоні АТО становить 208,80 грн. з урахуванням ПДВ. Проте варто бути уважним, так як зона проведення АТО - це не вся Донецька і Луганська область, а певні населені пункти. Розпорядження КМУ N1053-р про перелік населених пунктів в АТО втратило свою юридичну силу. На сьогоднішній день альтернативного документа немає. Єдиним органом, який надає таку інформацію, є Штаб Антитерористичного центру при СБУ. Звернутися за інформацією можна шляхом подання письмового запиту відповідно до ЗУ «Про звернення громадян» N393/96-ВР від 01.10.1996 року та Інструкції про порядок розгляду в Службі безпеки України звернень громадян від 27.01.2005 року N44. Враховуючи все вищевикладене, варто зазначити, що порядок отримання сертифікату про засвідчення форсмажорних обставин спростився. Всю необхідну інформацію, включаючи бланки заяв, можна отримати на офіційному сайті або в телефонному режимі. Таким чином, призупинивши зобов’язання за контрактом у зв’язку з форс-мажорними обставинами, компанії варто фокусувати свою увагу на внутрішній реструктуризації. Можливо, прийшов час впровадити інноваційні технології в систему управління компанією з метою оптимізації бізнес-процесів. Вікторія Бикова Еліна Палій

taxpayers based in the ATO zone, amounts to UAH 208.80, including VAT. However, it is worth being careful because the ATO zone does not only encompass the Donetsk and Lugansk regions, as many believe, but also other certain localities. Cabinet of Ministers Order no. 1053-p, dated October 30, 2014, which had indicated the settlements covered by the ATO zone, has lost validity.

However, to date, there is still no document to replace it. The only body that provides such information is the headquarters of the Anti-Terrorist Center of the SBU. You can request such information by submitting a written request in accordance with the Law of Ukraine no. 393/96 BP “About complaints from citizens”, dated October 01, 1996 and the Regulation no. 44 regarding the procedure for the Security Service of Ukraine to consider citizens’ complaints”, dated January 01, 2005.

Given the above-mentioned information, it should be noted that the procedure for obtaining a certificate, testifying to force majeure circumstances, has become simplified. All the necessary information, including application forms for the specific case, can be found on the official site. In the case that any questions still remain, you can easily get an answer over the phone.

Thus, upon suspending obligations under the contract due to force majeure circumstances, the company should focus its attention on carrying out internal restructuring. Perhaps is exactly the right time to introduce innovative technologies in relation to the company’s management in order to optimize business processes (agility practice, maximum automation of business processes, and EPR systems).

Victoria Bykova Elina Paliy

If we were logica l, the future woul d be bleak, indeed. But we are more than logical. We are human beings, and we have faith, and we have hope, and we can wo rk. – Jacques Cousteau

Дайджест 53

піврічне видання | випуск #10

Відміна трудових книжок: наслідки для роботодавця та працівника

М

ПІКЛУВАННЯ ПРО ТИМЧАСОВО НЕПРАЦЕЗДАТНОГО ЧЛЕНА СІМ’Ї TAKING CARE OF A TEMPORARILY DISABLED FAMILY MEMBER

ТИМЧАСОВІ ПЕРЕСЕЛЕНЦІ TEMPORARY MIGRANTS

ОСОБЛИВОСТІ ВІДРАХУВАНЬ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ СПІВРОБІТНИКА PARTICULARITIES OF MAKING WITH HOLDING EMPLOYEES’ WAGES

53 57 61

іністерство економічного розвитку та торгівлі виступило з ініціативою про скасування трудових книжок та винесло на розгляд проект закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів (щодо спрощення ведення кадрової роботи платниками податків)». Основною метою такої ініціативи є зменшення витрат на адміністрування трудових книжок та скасування норм та вимог Радянського Союзу. Дійсно, європейські країни не мають такого поняття, як трудові книжки. Саме томуменеджерам з персоналу в іноземних компаніях доводиться пояснювати своєму функціональному керівництву в материнській компанії суть та використання даного документу. Насправді, в європейських країнах призначення пенсії та її розмір вже давно залежить від розміру сплачених податків (в Україні - від загальної кількості роботи). Тожзакордоном немає потреби використовувати трудові книжки. Проте в Україні трудова книжка впливає на деякі дуже важливі моменти для громадян та для роботодавців. Давайте розглянемо, які можуть бути наслідки скасування трудових книжок. Поточна ситуація «AS-IS». На сьогоднішній момент трудові книжки використовуються в більшості випадків для: • Призначення пенсії співробітнику – трудова книжка є обов’язковим документом, який надається в Пенсійний фонд; • Визначення страхового стажу (для визначення розміру компенсації та оплати листка тимчасової непрацез-

Abolishment of employment record books: Implications for employers and employees

T

he Ministry of Economic Development and Trade has taken an initiative regarding the abolishment of employment record books and has issued the draft law “On amendments to some legislative acts (concerning the simplification of personnel work for taxpayers)”. The main purpose of this initiative is to reduce the administrative costs associated with maintaining labor records and the cancellation of the regulations and requirements of the Soviet Union.

Indeed, in European Union countries, there is no such thing as employment record books.

This is the reason why HR managers at foreign companies have to explain to the functional management of their parent companies why such a document is necessarily used. In fact, in European Union countries, people recieve a pension, the size of which has long been dependent on the amount of tax that has been paid by the taxpayer over the years (in contrast to Ukraine, where it is dependent on the total amount of time worked).

Therefore, there is absolutely no need to use employment record books abroad. However, in Ukraine,the employment record book affects some very important points for citizens and employers.

This article explores the question of what the consequences would be in the case of abolishing the employment record book.

The current “AS-IS” situation. At present, employment recordbooks are used, in most cases, for the following purposes: • Allocating pensions to employees–an employment record book is a mandatory document that is provided to the State Pension Fund; • Determining one’spensionable service period(in order to determine the amount of compensation and payment for temporary disability leave).As of January 1, 2011, the pensionable service period for those

Дайджест 55

54

піврічне видання | випуск #10

датності). Починаючи з 1 січня 2011 року страховий стаж для осіб, які беруть участь у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, на добровільних засадах, визначається за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру, а до цієї дати — у порядку, передбаченому раніше чинним законодавством. Щодо оплати листка тимчасової непрацездатності, страховий стаж до 1 січня 2011 рокурозраховується по трудовій книжці, а після цієї дати – на основі довідки ОК-7, яку співробітник має отримати в Пенсійному фонді; • Визначення основного місця роботи. Трудова книжка ведеться по основному місцю роботи і роботодавець не має права прийняти співробітника за сумісництвом, якщо він не є працевлаштованим і приносить трудову книжку для оформлення; • Визначення попередніх місць роботи та причин звільнення. На сьогоднішній деньданий пункт дуже рідковикористовується комерційними компаніями. Що пропонується «TO-BE». Згідно з проектом закону та експертними думкам, скасування трудових книжок призведе до наступних змін: • Призначення пенсії співробітнику буде визначатися згідно даних Пенсійного фонду. З 2000 року в Україні існує Єдиний реєстр застрахованих осіб. Данийреєстр ведеться в електронному вигляді і містить дані про платежі в Пенсійний фонд за кожного працівника. Саме по відрахуваннях і планується визначати страховий стаж працівника, згідно з яким потім буде оформлюватися пенсія; • Визначення страхового стажу (для визначення розміру компенсації та оплати листка тимчасової непрацездатності). Страховий стаж для осіб, які беруть участь у загальнообов’язковому державному соціальному страхуванні у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності

people participating in the compulsory state social insurance due to temporary disability benefits and expenses incurred in association with a voluntarily-held burial, shall be determined according to the data contained in the system for personalized registration information on the insured persons from the State Register. For those whose pensionable service period began prior to the abovementioned date, this shall happen in the manner prescribed by the previously applicable law. Regarding the payment for a temporary disability certificate, the pensionable service periodending before January 1, 2011 is calculated according to one’s employment record book, while for those whose period end after that date, the pensionable service period should be based on the OK-7 certificate, which the employee must obtain from the Pension Fund; • Identifying the main place of employment. The employment record book must be handled at the main place of employment and the employer has no right to hire a part-time employee if he/ she is not employed elsewhere and brings his employment record book for registration; • Identify in gan employee’s past employment and the reasons for his/ her dismissal. Today, this purpose is very rarely pursued by commercial companies.

What is being offered “TO-BE”. According to the draft law and expert opinion, abolishing the employment record book will result in the following changes: • Allocating pensions to employees is something that shall be determined according to Pension Fund data. Since 2000, Ukraine has had an unified registry of insured persons. This registry is maintained in electronic form and contains data on the payments to the Pension Fund that have been made on behalf of each employee. It is planned that one’s pension will then be issued based on the contributions made on the employee’s behalf, as well as his/her pensionable service period; • Determining one’s pensionable service period (in order to determine the amount of compensation and payment for temporary disability leave). The insurance period for those people

та витратами, зумовленими похованням, на добровільних засадах, будуть визначатися за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб Державного реєстру. Для оплати листка тимчасової непрацездатності страховий стаж розраховуватиметься по даним, які співробітник має отримати в Пенсійному фонді; • Визначення основного місця роботи. Не є зрозумілим той факт, яким чином роботодавець буде визначати можливість прийняття співробітника на основне місце роботи, адже на сьогоднішній день законодавством не передбачена робота співробітника на декількох основних місцях роботи; • Визначення попередніх місць роботи та причин звільнення. Згідно з даними резюме; • При прийомі на роботу трудова книжка не буде вимагатися. Можливі наслідки відміни трудових книжок: 1. Проблеми з визначення страхового стажу для деяких категорій співробітників. Наприклад, в різні часи період перебування співробітників у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, то виключався зі страхового періоду, то входив в цей період. Єдиний Державний реєстр містить інформацію виключно за період сплати податків, а оскільки під час такої відпустки за співробітника не сплачують податки, то після скасування трудових книжок цей період зникне і співробітник не буде мати можливості довести наявність страхового стажу за час такої відпустки. Зважаючи на високий рівень бюрократії в Україні та повільні терміни введення нововведень, існує велика вірогідність того, що якісний Єдиний реєстр з усіма даними по всім співробітникам буде створений ще не скоро. Тим більше, що в цьому реєстрі має з’явитися інформація про більше ніж 14 млн. співробітникам. Тож різке скасування трудових

participating in the compulsory state social insurance, due to temporary disability benefits and expenses incurred in association with a voluntarily-conducted burial, shall be determined according to the data contained in the system for personified registration information on insured persons from the State Register.

Payment for temporary disability leave under the pensionable service period shall be calculated according to data that the employee needs to receive from the Pension Fund; • Identifying the main place of work. It is not clear exactly how the employer will determine the possibility of hiringemployees deeming this position as their main place of employment since, to date, existing legislation does not permit employeesto work at several key places of employment simultaneously; • Identifyingan employee’s past employment and the reasons for dismissal. According to the date contained on his/her resume (CV); • Upon hiring an employee, the employment recordbook will not be required.

The possible implications of abolishing the employment record book are as follows: 1. Problems in determining the pensionable service period for certain categories of employees. For example, at different times when employees have taken leave to care for a child up under the age of three years, this time has been excluded from the pensionable service period, even though this was supposed to be included within in. The Unified State Register only contains information regarding the period for which taxes have been paid and, due to the fact that an employee does not pay taxes during such leave, a consequence of abolishing employment record books is that, this period would disappear from an employee’s record and he/ she would never be able to prove the existence of his/ her pensionable service period during the period he/ she has taken such leave. Given the high level of bureaucracy in Ukraine and the slow pace at which innovations are being introduced, there is a great likelihood that it won’t be soon that we see the establishement of a high-quality Unified Registry for all data on all employees.This is especially due to the fact that this register would contain information on more than 14 million employees. Therefore, the abrupt

Дайджест 57

56

піврічне видання | випуск #10

книжок може викликати проблеми як у співробітника, так і у роботодавця.

2. Такі переваги, як економія (заощадження 500 млн.грн.) від скасування трудових книжок та звільнення інспекторів по кадрам, які зазначило Міністерствоекономічного розвитку та торгівлі, є дуже сумнівними. На сьогоднішній день в більшості випадків інформацію про трудовий та страховий стаж дублюють в фінансову систему (наприклад, 1С) одразу після прийому співробітника, а запис про прийом та звільнення можуть бути єдиними в книжці. Тож інспектор по кадрам роками може не вносити жодні записи в трудові книжки. Саме тому ми би не рекомендували звільняти інспекторів по кадрам після скасування книжок, оскільки більша частина роботи цих фахівців пов’язана з іншим функціоналом.

3. Скасування трудових книжок також призведе до ліквідації документів, які підтверджують роботу у важких, шкідливих і небезпечних умовах праці, що дає право співробітнику на отримання додаткових пільг (можливість раніше вийти на пенсію, отримати більш високий коефіцієнт пенсії і т.д.). Наразі єдиного реєстру таких співробітників не існує.

4. Неможливість довести співробітником свої права під час оформлення пенсій (у випадку, якщо трудові книжки не будуть прийматися до уваги). Адже людина не зможе зібрати довідки про роботу від усіх своїх роботодавців по свій Україні. Відтак, більшість організацій та фізичних осіб вважають, що перш ніж скасовувати трудові книжки, спочатку треба впевнитися в наявності якісного та робочого реєстру. Євгенія Вознюк

abolishment of one’s employment record book will cause problems for boththe employee and the employer.

2. The potential benefits of abolishing employment record books and laying off inspectors as government staff, which have been cited by the Ministry of Economic Development and Trade, such as cutting costs (producing a savings of UAH 500 mln), are rather questionable.

Today, in most cases, information regardinga person’s employment and insurance experience is duplicated within the financial system (for example, through the 1C program) immediately once the employee has been hired, and records regardinghis/ her being hired and dismissed may be the only ones on regarding in the book. Therefore, over the years, an HR inspector may not make any entries in an employee’s employment records. It is for this reason that we do not recommend that the government dismiss inspectors following the abolishment of the employment record books, especially due to the fact that most of the work performed by such specialists is actually associated with another purpose.

3. The abolishment of employment recordbooks will also lead to the elimination of documents confirming that an employee has worked under heavy, harmful and dangerous working conditions, which otherwise entitles the employee to receive additional benefits (i.e. the ability to take early retirement, to obtain a higher pension rate, etc.). From here on, a unified registry would not contain any such indications regarding employees.

4. An employee would be unable to prove his/her rights when formalizing his/ her pension (if one’s employment recordbook is not taken into account). After all, people will otherwise be unable to collect certificates pertaining to the work performed foreach of their employers within Ukraine.

Therefore, most organizations and individuals believe that, before abolishing any employment record books, the government should first ensure that itwill be implementinga high quality and operable registry.

Yevgeniya Vozniuk

ТИМЧАСОВІ ПЕРЕСЕЛЕНЦІ

Ж

иття здатне вносити свої корегування не лише в сьогодення окремо взятої людини, але й цілих компаній також. Починаючи з минулого року роботодавці України змушені працювати з новими реаліями, які навряд чи передбачалися декілька років тому. Так, в Україні та в компаніях з’явилася нова категорія співробітників, які отримали статус тимчасово переміщеної особи. Розглянемо з точки зору чинного законодавства та практики на ринку України, чи вимагає ця категорія особливої уваги з боку роботодавця, та чи мають такі співробітники переваги над своїми колегами. Документи. На жаль, більше мільйона наших громадян були змушені виїхати з тимчасово окупованих територій та шукати роботу на територіях, підконтрольних українській владі. Тому в особових справах деяких співробітників з’явилися нові документи, а саме Довідка про взяття на облік особи, переміщеної з тимчасово окупованої території України та районів проведення антитерористичної операції. Дана довідка засвідчує місце проживання людини за державною реєстрацією та місце тимчасового проживання, тобто дані які вимагаються для оформлення на роботу. Вплив держави. Крім того, Центри зайнятості, які мають свої внутрішні плани щодо працевлаштування тимчасово переміщених осіб, досить часто здійснюють дзвінки до юридичних осіб з метою сприяння працевлаштування цієї категорії громадян. Окрім дзвінків, співробітники Цен-

TEMPORARY MIGRANTS

A

djustments are being made in life, not only with respect to the current situation for individuals, but in the life of entire companies as well. Since last year, employers in Ukraine now haveto operate in the face of new realities, which could hardly be envisaged a few years ago. For example, in Ukraine and within companies, there has appeared a new category of employees, who have received the status of temporarily displaced persons. In this article, we shall consider, from the perspective of current legislation and practice in the Ukrainian market, whether this category is something that requires special attention from employers, and also whether such employees hold any advantage over their peers.

Documents. Unfortunately, more than a million Ukrainian citizens have been forced to temporarily leave occupied territories and to seek work in other territories under the control of Ukraine authorities. This has ultimately resulted in a good number of employees obtaining new legal documents, namely a registration certificate for displaced persons from temporarily occupied territories of Ukraine and districts where the antiterrorist operation is being carried out. This certificate confirms a person’s place of residence with state registration, as well as his place of temporary residence – this is all information that is required in order to officially receive employment.

The state’s influence. In addition, employment centers, having their own internal plans regarding the employment of such displaced persons, often make calls to legal entities in order to facilitate

Дайджест 59

58

піврічне видання | випуск #10

трів зайнятості готові зустрічатися особисто з компаніями та проводити тренінги для мотивації працевлаштування таких осіб. Такі дзвінки є досить новими реаліями для компаній, оскільки раніше державні органи досить пасивно реагували на наявність вакансій у юридичних осіб. Необхідно віддати належне державним органам, які в останній рік продемонстрували досить клієнтоорієнтований підхід,саме тому намагаються вести діалог з організаціями, а не категорично ставити вимоги. Окрім залучення Державної Служби Зайнятості, держава намагається сприяти працевлаштуванню тимчасово переміщених осіб за допомогою чинного законодавства. Так, Закон України «Про внесення змін до деяких законів України щодо посилення соціального захисту внутрішньо переміщених осіб» передбачає надання компенсації витрат роботодавців. Така компенсація витрат роботодавця на оплату праці (але не вище середнього рівня заробітної плати, що склався у відповідному регіоні за минулий місяць) може бути отриманою за працевлаштування зареєстрованих безробітних з числа внутрішньо переміщених осіб на умовах строкових трудових договорів тривалістю не більше шести календарних місяців, за умови збереження гарантій зайнятості такої особи протягом періоду, що перевищує тривалість виплати у два рази. І хоча більшість організацій скаржаться на слабку дієвість даного Закону, будемо сподіватися, що він запрацює повністю та надасть можливість компенсувати частково витрати роботодавця,а також буде сприяти працевлаштуванню внутрішньо переміщених осіб. Працевлаштування. Міфи. До речі, необхідно відмітити, що, незважаючи на активність з боку держави, на ринку існують певні міфи стосовно працевлаштування тимчасово переміщених осіб, що стримують роботодавців в працевлаштуванні внутрішньо переміщених осіб. Існує хибна думка, що тимчасово переміщені

the employment of citizens falling into this category. In addition to calls, staff members at employment centers are also ready to personally meet with companies and to provide training to encourage the employment of such persons. Such calls entail a fairly new reality for companies, as government bodies are typically rather passive in responding to existing vacancies at legal entities. We should commend state authorities, which, over the last year, have been demonstrating adherence to a sufficient customer-oriented approach, which is why they are trying to engage in dialogue with organizations rather than strictly making demands.

Apart from attracting the State Employment Service, the state is trying to promote the employment of displaced persons on the basis of existing legislation. Thus, the Law of Ukraine “On amendments to some laws of Ukraine concerning the strengthening of social protection of internally displaced persons” provides for the reimbursement of employers’ expenses.

Such compensation to the employer for labor costs (but not above the average wage prevailing in the region concerned for the previous month) are obtainable for companies employing registered unemployed individuals from among internally displaced persons, according to fixed-term employment contracts lasting no more than six calendar months pending that the company guarantees the person’s job security for a period that is twice longer than the duration of the period for which the state is providing payment support. Although most organizations have complained about the weak effectiveness of this law, we are hopeful that it will come into full effect and will lead to the partial compensation of employers’ costs, in addition to promoting the employment of internally displaced persons.

Hiring. Myths. By the way, it should be noted that, despite the active orientation on the part of the state, there still exist certain myths on the market regarding the employment of displaced persons, which have ultimately hindered employers from employing internally displaced persons. There exists

особи мають переваги у працевлаштуванні, залишенні на роботі і т.д. Тобто, роботодавці бояться, що у випадку, якщо людина не пройде випробний термін, то звільнити її буде не можливо. Розглянемо це з точки зору чинного законодавства. Ніяких змін в Кодекс Законів про Працю України стосовно випробного терміни, статей звільнення і т.д. не було внесено за весь цей час. Відповідно співробітники зі статусом тимчасово переміщеної особи мають абсолютно однакові права та обов’язки нарівні зі своїми колегами. Звісно, не варто забувати, що чинне законодавство передбачає певні переваги для осіб, які опікуються малолітніми особами або утримують непрацюючих членів родини. Наприклад, такі особи мають переважне право залишитися на роботі у випадку скорочення персоналу. Відповідно, якщо особа була переміщена разом з особами, що не досягли 18-річного віку і т.д., то тоді у співробітника гарантовано будуть певні переваги. Але вони виникають не через статус тимчасово переміщеної особи, а на рівні чинного законодавства України. Існує думка, що більшість осіб з тимчасово окупованих територій мають посттравматичний синдром, а відтак роботодавці переживають, що поведінка співробітника може не відповідати робочим вимогам, негативно впливати на інший персонал і т.д. Така думка є абсолютна хибною. Сумна статистика попередніх війн (Балканські країни і т.д.) показує, що кількість осіб, які приймали активну участь у воєнних діях та мають посттравматичний синдром складає не більше 30%, з яких частина осіб адаптуються до мирного життя від 2-х місяців до 1 року і повністю позбавляються даного синдрому. Відсоток мирних мешканців, які мають такі негативні наслідки від воєнних дій, значно менший, і на практиці вірогідність прийому на роботу співробітника з подібним синдромом значно мала. Співробітники, які приїхали з зони АТО так само ефективно працюють, дотримуються біз-

a misconception that temporarily displaced persons have certain benefits when it comes to employment, that they must be retained as employees, etc. That is, employers are afraid that, in the case that the person does not successfully pass his probationary period, it will be impossible for the company to dismiss him. Let’s consider this from the perspective of existing legislation. During this time, no changes have been made at all to the Labor Code of Ukraine concerning the probationary period, the provision on dismissal, etc. For this reason, employees with the status of temporarily displaced persons enjoy exactly the same rights and responsibilities as their colleagues do. Of course, it should be kept in mind that current legislation does provide certain advantages for those legal entities employing minors (under the age of 18) or who are supporting other nonworking family members. For example, such persons shall have the preferential right to retain employment in the event that layoffs occur within the company. Accordingly, if an employee who is an internally displaced person happens to be a minor or falls into one of these other protected categories, then he would also be guaranteed certain benefits. However, such benefits do not arise in relation to their status as temporarily displaced person, but as a result of this provision within Ukraine’s current legislation.

It is generally believed that the majority of persons with temporarily occupied territories have post-traumatic syndrome, and therefore, employers are worried that the behavior of such an employee may not correspond to their operational requirements or that this may negatively impact on other staff or cause other problems. However, this opinion is completely unfounded. The tragic statistics of previous wars (i.e. in the Balkans, etc.) indicate that the number of people taking an active part in the hostilities and, as a result, suffered from post-traumatic syndrome, represents not more than 30%.

A portion of such people managed to adapt to civilian life in a period ranging from two

Дайджест 61

60

піврічне видання | випуск #10

нес-етики, виконують внутрішні політики та процедури. Ще одним міфом є складність документообігу, пов’язаного з тимчасово переміщеними особами. Так, людина може не мати трудової книжки, свідоцтв про народження дітей і таке інше. Більш за все роботодавці хвилюються через неможливість коректно розрахувати листок непрацездатності або розрахувати іншу допомогу, яка в подальшому має бути компенсована з боку держави. Адже такі виплати досить суворо перевіряються з боку держави. Звісно, втрата та неможливість співробітника надати певні документи додає певних складнощів, але наразі державні органи надають все більше і більше пояснень з цього приводу, щоб допомогти організаціям коректно здійснити виплати, допомогти співробітнику та не порушити законодавства. Так, наприклад, якщо особа, переміщена з тимчасово окупованої території, не може надати трудову книжку, відомості про заробітну плату (дохід) з останнього місця роботи, тоді роботодавець повинен орієнтуватися на дані Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Отже, слід відзначити, що держава зі свого боку намагається стимулювати роботодавців приймати на роботу тимчасово переміщених осіб, і що компанії не мають ніяких обмежень чи ризиків при працевлаштуванні такої категорії персоналу з точки зору чинного законодавства. Тому при розгляді кандидатів на відкриті вакансії, роботодавці можуть ігнорувати міфи, що існують на ринку праці. Євгенія Вознюк

months to one year and fully recovered from this syndrome. The percentage of civilians suffering from the negative consequences of military action is much fewer and, in practice, the likelihood of hiring an employee with such a syndrome is significantly small. Employees who come from the ATO zone work just as effectively as other employees and are able to adhere to business ethics, and carry out internal policies and procedures.

Another myth concerns the complexity of the documents that need to be processed to hire a temporarily displaced person.

Indeed, a person may not have a labor record (employment book), their children’s birth certificates and so on. Most employers are worried about this due to the inability to correctly calculate sick leave or other support, which in future should be compensated by the state. After all, state officials are rather strict in verifying documentation in relation to such payments. Of course, the loss of certain documents and the employee’s inability to provide them does create some difficulties, but state authorities have been making efforts to provide more and more explanations on this issue in order to help organizations,to properly make payments, to help employees, and to ensure that the law is not being violated. For example, if a person who moved from temporarily occupied territory is unable to provide his labor record or details of wages (income) from his most recent job, then the employer must be guided by data derived from the State Register of obligatory state social insurance.

Thus, it should be noted that the state, on its part, is trying its best to encourage employers to hire temporarily internally displaced persons, and the company, on its part, does not actually face any limitations or risks regarding the employment of staff from this category in terms of current legislation. Therefore, when considering candidates for open positions, employers should just ignore these myths that currently exist on the labor market.

Yevgeniya Vozniuk

ОСОБЛИВОСТІ ВІДРАХУВАНЬ ІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ СПІВРОБІТНИКА

О

плата праці є одним з найбільш важливих питань для кожної компанії. А ось забезпечення гарантій, передбачених законодавством, - це одне з головних завдань роботодавця. Проте в житті кожної компанії відбуваються ситуації, коли із заробітної плати працівника потрібно зробити утримання в рахунок погашення будь-яких видів заборгованості або переплати працівнику. В яких ситуаціях можна проводити утримання із заробітної плати працівника? Які нюанси можуть виникнути при утриманні? Саме на ці та інші питання Ви знайдете відповіді в даній статті. Звертаємо Вашу увагу, що відносини між роботодавцем і працівником, при здійсненні утримання із заробітної плати, регулюються Кодексом законів про працю, Законом «Про оплату праці», іншими законами. Отже, роботодавець має право проводити утримання із заробітної плати у таких випадках: 1. Заробітна плата була зайво нарахована та виплачена у вигляді авансу; видача авансу на службове відрядження для господарських потреб, які не були витрачені та своєчасно не повернуті; при виявленні лічильної помилки та виплаті працівнику зайвої суми заробітної плати. Увага! Утримання в цих випадках може бути проведено лише протягом місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або виплати неправильно нарахованої суми. Якщо зазначені термі-

PARTICULARITIES OF MAKING WITHHOLDING EMPLOYEES’ WAGES

F

inancial remuneration is one of the most important issues for each company, and ensuring the guarantees provided for by legislation is among the most important issues faced byan employer. However, in the life of every company, there are situations where it becomes necessary to make deductions from the employee’s salary for the purposes ofreimbursing any outstanding types of debt or due to a previous overpayment the employer or any third parties has made to the employee in cases stipulated by law.

In what situations is it possible to make deductions from the employee’s salary? What nuances might occur in the case of such deductions? In this article, we shall investigate these issues and elaborate on the damages to the employer by fault of the employee.

In regards to making deductions from wages, relations between employers and employees are governed by the Labor Code of Ukraine, the Law “On wages” and other laws. Accordingly, the employer has the right to make deductions from an employee’s salary in the following cases: 1. Wages have been accrued and paid in excess due to one of the following reasons: the payment of advances on wages;the issuance of advances for administrative purposes in regards to a business trip, which have not been used up and have not been returned in a timely manner; the detection of accounting errors regarding the initial payment; and the fact that an excessive amount of wages have been paid to the employee.

Please note that, in any of these cases, deductions can only be made during a

Дайджест 63

62

піврічне видання | випуск #10

ни витримані, то у працівника немає ніяких підстав відмовитися від підписання відповідних документів та утримання із заробітної плати. Однак можлива ситуація, коли незадоволений працівник може не погодитися з утриманням, яке роботодавець хоче провести. Наприклад, із-за лічильної помилки, допущеної при розрахунку бухгалтером. У цьому випадку роботодавець повинен переконатися в правочинності своїх дій (чи проводиться утримання у встановлені терміни і чи правильний новий розрахунок) і тільки після цього провести утримання. Якщо співробітник звернутися до суду з позовом про неправомірність утримань, питання буде врегульовано в судовому порядку, а рішення буде на боці роботодавця.

2. На момент звільнення працівника щорічна відпустка надмірно витрачена. Утримання проводиться при фінальній виплаті заробітної плати в останній день звільнення. Як правило, роботодавець завчасно з’ясовує залишок відпустки працівника. Тому, коли з’ясовується, що при нарахуванні остаточної виплати у працівника не достатньо коштів для утримання, ситуація може бути вирішена, наприклад, за допомогою відпрацювання працівником двох тижнів з дати надання ним заяви на звільнення або працівник може самостійно компенсувати суму в касу. Якщо сторони не можуть домовитися, питання вирішується в судовому порядку. Зверніть увагу, що є причини, обумовлені законодавством, згідно яких утримання не проводиться, наприклад, при звільненні з причини скорочення чисельності або штату при ліквідації компанії, або призову працівника до військової служби, або у зв’язку з виходом працівника на пенсію.

3. Заподіяння шкоди роботодавцю з вини працівника. У компаній є постійний ризик, що дії працівника можуть призвести до завдання шкоди майну компанії через недбалість, недостатню обачність або навмисне. Трудове законо-

period of month from the end of the term for reimbursing an advance repayment or for the payment of a duly assessed amount. In the case that such deadlines are adhered to, then the employee has no reason to refuse to sign the relevant documents regarding the withholding of his wages. However, there may be cases when a disgruntled employee may not agree with the fact that the employer plans to withhold his wage. For example, this might occur due to an accounting error on the part of an accountant. In this case, the employer must verify the legality of their actions (to determine whether the deduction was made in a timely manner and whether the new calculation is correct) and only then should he make the respective deductions.

In the case that the employee appeals to the court against the company for illegally making deductions, the court shall settle this question, and the decision will be made in favor of the employer.

2. At the time of his/her dismissal, the employee had taken annual leave in excess of what he/she is entitled. The necessary deductions are carried out at the time that the final payment of wages is made on the last day of the employee’s employment. As a rule, the employer explains what vacation is remaining to the employee in advance. Thus, upon calculating the final payment,when it turns out that the worker does not have sufficient funds to withhold, the situation can be resolved, for example, by the employee working off two weeks of work from the date of the employee’s application or else resignation or any employee can independently compensate the required amount in cash. In the case that the parties cannot reach an agreement, the issue shall be resolved in court. Please note that there are reasons stipulated under the legislation, in which no money is withheld, for example, given that the dismissal was carried out on grounds that the company is down sizing staff or being liquidated, or if an employee is drafted for military service, or in connection with the fact that an employee is retiring.

давство передбачає два види матеріальної відповідальності: часткова і повна. Часткова відповідальність поширюється на всіх працівників і залежить від ступеня вини працівника, розміру завданих збитків. Суть відповідальності в тому, що працівник несе матеріальну відповідальність. Однак, розмір збитку не може перевищувати середньомісячну заробітну плату співробітника. Якщо розмір збитку більше середньомісячної заробітної плати, то працівник не покриває його і залишок лягає на плечі роботодавця. Повна матеріальна відповідальність передбачена законодавством у таких випадках: • якщо між працівником і роботодавцем укладено договір про повну матеріальну відповідальність за передані матеріальні та інші цінності. Потрібно відзначити, що на законодавчому рівні затверджено перелік посад, який визначає з ким можна укладати такий договір. Наприклад: головний бухгалтер, начальник складу, касир і т.д.; • якщо цінності було отримано під звіт за разовими дорученнями (у тому числі на відрядження та господарські потреби); • якщо шкода заподіяна внаслідок дій, що мають ознаки діянь, переслідуваних у кримінальному порядку; • якщо шкода завдана працівником, який перебував у нетверезому стані; • якщо збиток нанесений не при виконанні службових обов’язків; • якщо посадова особа винна в незаконному звільненні працівника або переведенні його на іншу роботу. Спеціально призначена комісія компанії проводить розслідування щодо визначення ступеня провини працівника. Ґрунтуючись на отриманих висновках, компанія проводить утримання.

3. If the employer has suffered any damage at the fault of the employee.

Companies constantly face the risk that an employee’s actions may result in damage to the companies’ property due to negligence, lack of care or even done intentionally.

Current labour legislation provides for two types of liability: partial and total.

Partial responsibility extends to all employees and depends on the degree to which the employee is at fault and the amount of the respective damage. The essence of the liability is that the employee is liable, but that the amount of damages cannot exceed the average monthly wage of this employee. If the amount of damage amounts to more than his average monthly wage, the employee is not responsible for covering it, and the remaining cost must be borne by the employer.

Full material liability is required by law in the following cases: 1. If the employee and the employer have signed an agreement regarding full liability for the transferred material and other valuables. It should be noted that the list of job positions has been approved at the legislative level, which determines who we can enter into such an agreement with. For example: a chief accountant, a warehouse boss, a cashier, etc.

2. If the values are obtained for accountability according to a single order (including travel and business needs); 3. If the damage is the result of actions with characteristics of actions pursued through criminal procedures; 4. If the damage was caused by workers, who were intoxicated; 5. 5. If the damage was done but not while the employee was performing his/her official duties; 6. If a company officer is guilty of illegally dismissing the employee or of transferring him to another job.

A specially appointed commission from the company was investigating in order to determine the degree to which the employee is at fault and, based on these findings, the

Дайджест 65

64

піврічне видання | випуск #10

Увага! Строки виявлення та повідомлення, які роботодавець повинен витримати: • між датою виявлення заподіяного збитку і датою видання розпорядження про стягнення збитків - не більше двох тижнів; • між датою повідомлення працівника про розпорядження і датою фактичного утримання - не менше семи днів. Але якщо працівник не згоден з відрахуванням, пов’язаним з нанесенням ним шкодою, то питання краще врегулювати в судовому порядку.

4. Рішення суду про утримання. За рішенням суду здійснюються утримання із заробітної плати: • аліментів або інших виплат на користь фізичних осіб; • матеріальної шкоди, заподіяної працівником підприємству, якщо сума такого збитку перевищує середньомісячну заробітну плату винної особи. Розмір і порядок утримання в цих випадках визначається виконавчими органами. В інтересах працівника законодавством встановлені граничні норми по щомісячному утриманню коштів із заробітної плати працівника, їх розмір: • не може перевищувати 20% від нарахованого заробітку; • не повинен перевищувати 50% від нарахованого заробітку при наявності декількох виконавчих документів; • не повинен перевищувати 70% від нарахованого заробітку за умови виплати аліментів на неповнолітніх дітей або відбування виправних робіт.

company can withhold wages.

Note the time periods for the employer to determine and notify the employee, which the employee must adhere to: - Between the date that the damage was first detected and the date of issuing the resolution for withholding any damage –this is no more than two weeks; - Between the date that the employee is notified about the order and date of actual disposal hold –this lasts at least seven days.

Finally. If the employee does not agree to withhold wages in relation to damage he/ she has caused, then the question would be better addressed in court.

4. The court’s decision regarding withholding/ deductions.

By court order, funds are deducted from the employees’ wages: • Alimony or other payments to individuals; • Material damage by employees shall be made to the employer in the case that the amount of such damage exceeds the average monthly salary of the guilty person.

In these cases, the size and order of withholding is determined by the companies’ executive bodies.

Please note that in the employee’s interest, legislation establishes the boundary regulations according to the monthly deduction of funds from the employee’s salary. Their amount: 1. May not exceed 20% of the accrued earnings; 2. Should not exceed 50% of the accrued earnings in the case that there are multiple execution documents; 3. Shall not exceed 70% of the accrued earnings, subject to the payment of alimony to support minors who are engaged in correctional labour.

Наталя Кузора Natalia Kuzora

2016

ЛИСТОПАД November Опублікований матеріал є інтелектуальною власністю компанії. Передруковувати цей матеріал заборонено.

The published materials are the intellectual property of the company.

The reproduction of this material is prohibited.

www.ebskiev.com