EBS Digest #18

#18

BREAKING

THE RULES

leadership лідерство

legality законність

motivation мотивація

transparency прозорість

Ж

иття без правил хаотичне, а з ними – максимально структуроване. Правила існують, щоб процеси були прозорими і виконувалися, не порушуючи принципів моралі, загальноприйнятого ладу і законів. Для когось правила – це обмеження і заборони, для інших - безпека, інтерес, життя відповідно до призначення. Зрозуміло, що “хороші хлопці” ті, хто дотримується правил, а погані ті - хто їх порушує, але кожен виток розвитку так чи інакше пов'язаний з порушенням правил. Тож де межа між нашими примхами та руйнуванням правил заради чергового витка?

Олена Вольська Керуючий партнер та директор

O

ur life becomes chaotic without rules, and the rules can structurize it.

The rules exist to make the processes clear and performable, without violating moral principles, widely accepted procedures and laws.

For somebody rules mean limits and prohibitions, for others – safety, interest, and life in compliance with its intended purpose. It is clear that people abiding by the rules are “good guys”, and those who violate them are “bad”. But each stage of development is connected to some extent with violation of the rules.

So where is the line between our whimsies and destruction of rules for the sake of a new stage of development?

Helen Volska Managing Partner and Director

“BREAKING RULES ISN’T BAD WHEN WHAT YOU’RE DOING IS MORE IMPORTANT THAN THE RULE ITSELF” — "ПОРУШУВАТИ ПРАВИЛА НЕ ПОГАНО, КОЛИ ТЕ, ЩО ТИ РОБИШ, ВАЖЛИВІШЕ, НІЖ САМЕ ПРАВИЛО"

KIM HARRISON — КІМ ГАРРІСОН

СТРАТЕГІЯ І ЇЇ РЕАЛІЗАЦІЯ: ВИЙТИ ЗА РАМКИ STRATEGY AND ITS EXECUTION: GOING BEYOND THE BOUNDS

7

ВИКЛЮЧЕННЯ З ПРАВИЛ – ЦЕ НОВІ ПРАВИЛА. ЧИ МОЖЛИВО ЗЛАМАТИ СТЕРЕОТИПИ В ДІЯЛЬНОСТІ КОМПАНІЇ EXCEPTIONS TO THE RULES ARE THE NEW RULES. IS IT POSSIBLE TO BREAK THE STEREOTYPES RELATING TO THE COMPANY’S ACTIVITIES

13

ПОРУШУЮЧИ ПРАВИЛА BREAKING THE RULES

19

Дайджест #18

7

СТРАТЕГІЯ І ЇЇ РЕАЛІЗАЦІЯ:

STRATEGY AND ITS EXECUTION:

ВИЙТИ ЗА РАМКИ

GOING BEYOND THE BOUNDS

КІЛЬКА РОКІВ ТОМУ ЖУРНАЛ HARWARD BUSINESS REVIEW ОПУБЛІКУВАВ РЕЗУЛЬТАТИ ОПИТУВАННЯ, ПРОВЕДЕНОГО КОМПАНІЄЮ STRATEGY & І ПІДРОЗДІЛОМ СТРАТЕГІЧНОГО КОНСАЛТИНГУ PWC СЕРЕД СЕМИСОТ РЕСПОНДЕНТІВ, ЯКІ ЗАЙМАЮТЬ КЕРІВНІ ПОСАДИ В НАЙБІЛЬШИХ СВІТОВИХ КОМПАНІЯХ

С

уть опитування полягала в тому, що респонденти повинні були оцінити керівників своїх компаній за двома критеріями:  вміння розробляти стратегію;  вміння втілити її в життя. По кожному з критеріїв існувало три типи оцінки: нейтрально або нижче, ефективно, високоефективно. Як показало дослідження, тільки 16 % вищих керівників мають високу ефективність в умінні розробляти стратегію або реалізувати її, 8 % були високо ефективні в обох умовах, і 63 % були оцінені нейтрально або нижче, як мінімум по одному з вимірів.

SEVERAL YEARS AGO HARVARD BUSINESS REVIEW PUBLISHED RESULTS OF THE SURVEY OF 700 EXECUTIVES IN THE BIGGEST COMPANIES IN THE WORLD, CONDUCTED

BY STRATEGY AND THE STRATEGY CONSULTING DIVISION OF PWC.

T

he respondents had to evaluate the executives using two criteria:  Ef f e c t i ve n e s s a t s t r a t e g y development;  Effectiveness at strategy execution.

Each criterion had three types of marks: Neutral or worse, effective, very effective.

According to the results only 16% of top leaders were rated very effective at either strategy or execution, 8% were very effective at both, while 63% were rated neutral or worse on at least one dimension.

We should pay attention to 2 interesting conclusions of this survey:

8 З цікавих висновків даного дослідження можна звернути увагу на два:  перший висновок про те, що половина з вищих керівників провідних компаній, хто опинився ефективний або в розробці стратегії або в її реалізації, виявилися сильні в обох навичках. З цього можна зробити припущення, що у всіх, хто зможе “прокачати” навик в створенні стратегії, в кінцевому підсумку може досягти успіху в її реалізації і навпаки.  другий висновок, який набагато в а ж л и в і ш и й , о с о б л и в о в с в і тл і теми цієї статті – коли дослідники проаналізували, які компанії, на думку опитаних, ефективні і в розробці стратегії і у виконанні, виявилося, що найчастіше такі компанії не слідують переважній практиці в своїх галузях. Іншими словами, вони порушують правила. У список компаній, ефективних в обох вимірах, потрапили наприклад, Amazon, Apple, CEMEX, Danaher, Haier. ТОП-керівники цих компаній застосовують на практиці методи управління, які суперечать загальноприйнятій думці. Серед цих методів можна виділити наступні п'ять. По-перше, ці компанії прагну ть до ідентичності. Вони не метушаться між різними ринками, вишукуючи одномоментні можливості. Компанії та їх керівники мають чітке уявлення про те, що вони роблять найкраще. Вони розробляють тверду ціннісну пропозицію і створюють собі такі стійкі конкурентні переваги, які будуть діяти протягом тривалого часу. Наочним прикладом такої компанії може бути ІКЕА. Шведський виробник меблів, навіть ставши одним з провідних світових брендів, завжди залишався вірним своїй ідентичності. Місія ІКЕА: “Змінити на краще повсякденне життя багатьох людей”. І компанія невідступно слідує своїй місії вже багато років, постійно вивчаючи побут і повсякденне домашнє життя людей в тих країнах, де вона представлена. А потім створює товари,

The first conclusion is that half of top leaders of the top companies who are effective in either strategy or execution are skilled in both strategy and execution. This finding suggests that those who become better strategists will probably gain skill at execution as well, and vice versa.  The second conclusion is even more impor tant, especially in a view of the subject of this article – when the researchers analyzed the companies, which were considered effective by the respondents, they found out that in most cases such companies do not follow traditional practice in their industries. In other words, they are breaking the rules.

The list of the companies effective in both dimensions includes: Amazon, Apple, CEMEX, Danaher, Haier. Top leaders of these companies use management methods, which contradict generally accepted ones. We can distinguish five methods: First of all these companies commit to identity. They are not running between different markets, looking for one-time opportunities.

The companies and their leaders clearly understand what they are strong at. They develop strong offer and create such stable competitive advantages, which will function for a long time.

Great example of such a company is IKEA. The Swedish furniture manufacturer, even being one of the top world brands, was always committed to its identity. IKEA mission: “To create a better everyday life for the many people”. And the company has been following this mission for many years, constantly studying everyday life of people, in the countries where it is represented. Then it creates the goods, which are affordable and attractive for the people at large. It is promoted by the model “Do It Yourself”, actively used by the manufacturer.

Secondly, unlike most companies, where the leaders think that in order to develop and be successful it is necessary to accept the 

Дайджест #18 які є доступними і одночасно привабливими для найширших верств населення. Цьому ж сприяє модель “зроби своїми руками” (Do It Yourself), яку активно використовує виробник. По-друге, на відміну від більшості компаній, де керівники вважають, що для розвитку і успіху необхідно перейняти кращі практики своєї галузі і надалі регулярно проводити бенчмаркінг, в компаніях, які виявилися успішними і в стратегії, і в реалізації, інший підхід. А саме, перенесення стратегії в повсякденність. Спочатку вони створюють свої індивідуальні можливості, продукти, бізнесмоделі, які відрізняють їх від інших компаній. Потім вони масштабують свої досягнення. Наприклад, іспанський ритейлер одягу Inditex, відомий своїм брендом одягу Zara, перевернув індустрію моди з ніг на голову. Постійно вдосконалюючись в області швидкого, модного дизайну, компанія змогла до мінімуму скоротити період від створення до запуску в серійне виробництво. Zara виробляє більше 11 000 різних найменувань в рік, при цьому їй потрібно всього 4-5 тижнів, щоб вивести в продаж товар зі стадії дизайну, і всього 2 тижні, щоб зробити невеликі зміни в дизайні продукції, яка випускається. Прискорення процесу виробництва дозволяє компанії швидше і легше відповідати на запити клієнтів. При цьому Компанія – це вертикально інтегрована мережа роздрібної торгівлі, тобто сама займається не тільки дизайном, виробництвом, а й торгівлею. На відміну від схожих розповсюджувачів одягу, Zara безпосередньо контролює більшу частину виробничого ланцюга. 50 % продукції виробляється в Іспанії, 26 % – в інших частинах Європи і 24 % – в Азії та інших країнах. У той час, як конкуренти виносять виробництво в країни Азії, Zara виробляє свої наймодніші моделі на власних фабриках в тих регіонах Іспанії і Португалії, де праця найманих робітників дешевше, ніж у всій Західній Європі. Така модель дозволяє Zara щорічно поставляти десятки тисяч нових дизайнів одягу в рік в більш ніж 1900 магазинів по всьому світу.

9 best practice in their industry and regularly perform benchmarking; the companies which are successful both in strategy and execution use different approach. They translate the strategic into the every day. At first they create their individual opportunities, products and business models which differ them from the other companies. And then they scale their achievements.

For example, the Spanish clothing retailer Inditex, known for its brand Zara, turned fashion industry on its head. Constantly improving in the sphere of quick and fashionable design, the company managed to minimize the period between creation and mass production. Zara produces more than 11,000 distinct items per year, and it needs only 4-5 weeks to start selling the products after they are designed, and only 2 weeks to make small changes to the design of its products. Acceleration of the production process allows the company to faster and easier react to the clients’ requests.

Meanwhile: this is a vertically integrated retail network, it means that the company not only designs and produces the clothes, but also sells them. Unlike similar clothing distributors, Zara directly controls bigger part of the production chain. 50% of products and made in Spain, 26% – in other parts of Europe, and 24% – in Asia and other countries. At the time when the competitors move their production to the Asian countries, Zara produces its most fashionable items at its own factories in those regions of Spain and Portugal, where salary of the employees is lower than in other parts of the Western Europe. Such model allows Zara to supply tens of thousands of new clothing items a year to more than 1,900 shops around the world.

The third issue, addressed by the researchers, is that for many companies the communication problem seems to be a serious obstacle for execution of the strategy. If they were able to correctly explain a new corporate strategy to their employees, it would allow them to quickly overcome resistance to the novelties,

10 Третє, на що дослідники звернули увагу, це те, що багато компаній бачать проблему комунікації, як серйозну перешкоду при реалізації стратегії. Якби вони змогли правильно донести до своїх співробітників нову корпоративну стратегію, це б дозволило швидко подолати опору нововведенням, що відбуваються зсередини. Однак всередині к о мпані ї в же м оже ск лас т и с я св о я корпоративна культура, яка буде суперечити всім із запропонованих змін. Тут доречно згадати відомий вислів Пітера Друкера про те, що “культура з'їдає стратегію на сніданок”. Компанії, які досягли успіху в обох напрямках, поводяться зовсім інакше. Замість спроб затіяти зміни організаційної структури або системи цінностей, які можуть мати руйнівні наслідки, вони використовують свою корпоративну культуру як конкурентну перевагу. Використовують силу укоріненого корпоративного мислення і поведінки для стимулювання змін. Як приклад можна привести Google – компанію, де корпоративна культура є одним з найважливіших факторів, що привертають тисячі фахівців щорічно. Google дуже дбайливо ставиться до створеної ним корпоративної культури. Наприклад, у жовтні 2018 року компанія відкликала свою заявку на участь у тендері по контракту з Пентагоном на 10 мільярдів доларів США. Контракт стосувався розробки хмарного рішення і Google не стала приймати угоду, побоюючись, що оборонний контракт буде суперечити власним принципам, які обмежують військове застосування штучного інтелекту. Співробітники компанії вже протестували проти роботи над окремим контрактом Міністерства оборони і на цьому тлі корпорація вирішила не продовжувати роботу над хмарою Об'єднаної оборонної інфраструк т ури підприємства (Jedi). Незважаючи на те, що контракт передбачав програму на кілька років і міг суттєво просунути Google в розробці хмарних технологій і таким чином нівелювати відставання від лідерів ринку Amazon і Microsoft.

introduced inside. But inside the company there can be its own corporate culture, which will contradict all offered changes. Here we should mention the famous phrase of Peter Drucker: “The culture eats strategy for breakfast”.

The successful companies act differently.

Instead of changing organizational structure or system of values, which can have destructive consequences, they use their corporate culture as their competitive advantage. They use power of the well-established corporate thinking and behavior to promote changes.

For example Google, the company whose corporate culture is one of the most important factors, attracting thousands of professionals every year. Google takes care of the corporate culture created by it. For example, in October 2018 the Company canceled its application for participation in tender to win 10 billion dollars Pentagon contract. The contract related to the development of the cloud solution and Google decided not to execute the contract, because of the fears that it contradicted its principles, limiting usage of the artificial intelligence for military purposes. The companies employees’ had previously protested against its involvement in a separate Department of Defense project, and with a view to this the corporation decided not to continue its work at the cloud solution for the Joint Enterprise Defense Infrastructure cloud (Jedi). Despite the fact that the contract involved several years’ worth of work, could promote Google’s cloud development and catch up with the market leaders Amazon and Microsoft.

Fourthly, during the crisis the companies usually try to reduce expenditures in all directions, being extremely sparing. But the leading companies reduce their expenditures only partially in order to become stronger.

They strategically distribute their resources, duplicating the opportunities, which are the most important, and reducing all other things.

In such a way Lego, which was losing 1 million dollars every day in 2004, became the biggest producer of toys in 2015. Lego was

Дайджест #18 По-четверте, зазвичай компанії під час періодів кризи намагаються скоротити витрати в усіх напрямках, економлячи на всьому. Але компанії-лідери скорочують витрати частково, щоб стати сильнішими. Вони стратегічно розподіляють свої ресурси, подвоюючи ті деякі можливості, які найбільш важливі, і скорочуючи все інше. Так, Lego перетворилася з компанії, яка у 2004 році втрачала по мільйону доларів на день, в найбільшого в світі виробника іграшок в 2015 році. Lego витрачала значні кошти на виробництво одягу, на тематичні парки, тобто області, де компанія ніколи не змогла б досягти прориву. Lego вийшла з частини бізнесів і зосередилася на тому, що робить Lego по-справжньому унікальною. Наприклад, розвиток цифрових електронних ігор, робототехніка і розвиток глобального співтовариства Lego. По цеглинці це повертало Lego до прибутковості. Про успіхи компанії може говорити той факт, що в 2018 році Lego очолила рейтинг ТОП 100 найбільш шанованих європейських компаній, потіснивши з першого місця такі бренди, як Bosch і Rolex. Опит ування, проведене Інстит у том репутації, пов'язує успіх датського виробника іграшок з “сильною прихильністю” ідеї створення корпоративного бренду, а також з його корпоративною соціальною відповідальністю і цілеспрямованістю, про що свідчать такі новинки, як екологічно чистий конструктор, в якому деталі створені з цукрової тростини. Нарешті, п'ята особливість успішних компаній полягає в тому, що вони не намагаються просто стати гнучкими. Компанії та їх вищі керівники не реагують на зовнішні зміни настільки швидко, наскільки це можливо. Замість цього вони формують своє майбутнє, створюючи зміни, які вони хочуть бачити.

Starbucks – класичний приклад. Його клієнти думали, що вони просто хочуть кави, але генеральний директор Говард Шульц

11 spending a lot of money for clothing production, adventure parks, i.e. the spheres where the company was not able to make a significant breakthrough. Lego left part of its businesses and focused on the sphere, which makes it unique. For example, development of digital games, robotics and development of global community of Lego. Brick by brick it returned profit to Lego. The success of the company is confirmed by the fact, that in 2018 Lego topped a ranking of the European 100 most reputable companies, edging out the likes of Bosch and Rolex.

The Reputation Institute’s survey attributed the Danish toy manufacturer's success to its "strong commitment" to building a corporate brand as well as its corporate social responsibility and sense of purpose, evidenced by launches like its eco-friendly sugar cane brick range.

And finally, the fifth feature of the successful companies is the fact that they do not simply try to become flexible. The companies and top leaders do not react to external changes as quickly as possible. Instead they shape their future, creating changes, they would like to see.

The classical example is Starbucks. Its clients thought that they needed only coffee, but its CEO wanted Starbucks to be a “third place” for conviviality beyond home and the workplace.

The company has 22,000 shops and continues to develop its concept and dominate in the space created by it: “coffee and community”.

Management of such corporations, which participated in the survey, requires big responsibility. That is why quality and level of top leaders are so important. Leaders of the companies avoid generally accepted ideas not just to be different, but because they are focused on the fundamental issues of the company’s strategy, for example: What do we want to be?

What values do we want to offer? And they are also focused on fundamental issue of strategy execution. What can we do well, like nobody else can? What are the other opportunities, we have to develop? How will we design, create and scale these opportunities and use them?

12 хотів створити для людей “третє місце”, крім будинку і роботи. Компанія налічує 22 000 магазинів і продовжує розвивати свою концепцію і домінувати в створюваному нею просторі “кава і суспільство”. Управління такими корпораціями, як ті, які брали участь в дослідженні, вимагає великої відповідальності. Ось чому якість і рівень вищого керівництва так важливі. Керівники компаній уникають загальноприйнятих поглядів не заради невідповідності як такої, а тому, що вони зосереджені на фундаментальних питаннях стратегії компанії, таких як: ким ми хочемо бути? які цінності ми хочемо запропонувати? І вони також зосереджені на фундаментальних питаннях реалізації стратегії: що ми можемо робити так добре, як ніхто інший не може? які ще можливості нам потрібно розвивати? як ми будемо проектувати, створювати і масштабувати ці можливості і використовувати їх? Вони розглядають всі ці питання одночасно, знову і знову промовляючи їх зі своїми командами, домагаючись того, щоб стратегія і її реалізація були тісно пов'язані між собою в кожному прийнятому рішенні. Не боячись відступати від правил, вони створюють свої правила гри і при цьому досягають значних успіхів.

ДАВИД ТЕТРУАШВІЛІ,

Керівник практики управлінського консалтингу

DAVID TETRUASHVILI,

Management Consulting Practice Leader

They review these issues simultaneously, repeating them again and again together with their teams, trying to achieve close connection between the strategy and its execution in each decision taken. They are not afraid to break the rules, create their own rules and achieve significant success.

ВОЛОДИМИР ПРОДАНЮК

Консультант VOLODYMYR PRODANIUK,

Consultant

Дайджест #18

ВИКЛЮЧЕННЯ З ПРАВИЛ – ЦЕ НОВІ ПРАВИЛА. ЧИ МОЖЛИВО ЗЛАМАТИ СТЕРЕОТИПИ В ДІЯЛЬНОСТІ КОМПАНІЇ

13

EXCEPTIONS TO THE RULES ARE THE NEW RULES. IS IT POSSIBLE TO BREAK THE STEREOTYPES RELATING TO THE COMPANY’S ACTIVITIES

ЧАСТИНА 1. ЦЕ ПРАВИЛО! ЦЕ ПРАВИЛО?

PART 1. THIS IS A RULE! IS THIS A RULE?

Правила – це опис того, ЩО і ЯК треба робити. Незалежно від контексту. Дія правил поширюється на всі сфери нашого життя. І ми знаємо, і в більшості випадків дотримуємося найкритичніших з них: не ходи під стрілою, не переходь дорогу на червоний, не їж мухомори... Для ряду професій неухильне дотримання правил та інструкцій – це запорука життя, свого і чужого. Є к о р п о р а т ив ні пр ав и ла р о б о т и. Правильні, регламентовані, актуальні.

The rules are the description of HOW to do SOMETHING. Irrespective of the context.

Rules exist in all areas of our life. And we know that in most cases we follow the most critical ones: do not stand under crane loads, do not cross the road when the light is red, do not eat toadstool...

In several professions strict compliance with the rules and instructions can protect your life and life or other people.

There are corporate rules of work. Correct, regulated and up-to-date.

Or strict, inefficient and obsolete. These are the

14 Або жорсткі, не ефективні, застарілі. Ось про ці правила хочеться поговорити детальніше. Чи можна змінити їх? Такі правила можна досить просто згрупувати:  “Вони не зможуть працювати поіншому” – правила написані для груп співробітників, що володіють іншими навичками;  “Ми так завжди робили” – правила встановлені давно і не адаптовані під зміни технологій і законодавства;  “Нам так зручно” – кожен підрозділ встановлює свої правила, не піклуючись про ефективність роботи всієї компанії.

Ситуація перша. “Вони не зможуть” – стереотипи щодо співробітників. Стандартне правило: Ви бачили наших вантажників, водіїв, комірників (потрібне підкреслити)? Вони ж неосвічені люди, які не зможуть впоратися з мобільним додатком, сканером штрих-кодів, GPS-навігатором і т.д. Тому ми не поспішаємо їх впроваджувати.

rules we are going to speak about. Can they be changed?

Such rules can be easily grouped:  “They cannot function in another way” – the rules are written for groups of employees who have other skills;  “We always acted in this way” – the rules were introduced long ago but were not adapted to the changes of the technologies and legislation;  “We are comfortable” – every department has its own rules and does not care about the efficiency of the company as a whole.

Situation No 1 “They will not be able to do this” — stereotypes relating to the employees.

Standard rule: Have you seen our freight handlers, drivers, warehouse workers (underline as appropriate)? They are uneducated and cannot work with mobile apps, barcode readers, GPS, etc. So we are not in a hurry to introduce them.

Though these employees (with rare exception) have modern cell phones and Internet access, and they know how to use them. But at work they suddenly “forget” their skills relating to work with gadgets.

Дайджест #18 Хоча у цих співробітників, за рідкісним винятком, в наявності є сучасні мобільні телефони, доступ до інтернету, і вони вміють цим користуватися. Але, приходячи на роботу, вони раптом “забувають” всі свої набуті навички роботи з гаджетами. По б оювання ТОП-мене д жмен т у щодо складності використання гаджетів у виробничому процесі д уже сильно впливають на автоматизацію підприємства. І, як наслідок, на ефективність роботи. Тому в цьому випадку є тільки один вихід: впроваджувати, “підтягувати” рівень існуючого персоналу і висувати інші вимоги до нових співробітників.

Ситуація друга. “Ми так завжди робили”. Зміна правил тягне за собою заперечення: “це ж все зламати потрібно”. Найпоширеніший приклад – впровадження внутрішнього електронного документообігу. Дуже багато рішень залежить від ТОПменеджера, і співробітники очікують прийнятого рішення, підтвердженого підписом керівника на службовій записці, заяві тощо. Впровадження електронного документообігу спрощує комунікації, скорочує час на узгодження. Але, при цьому, нівелює роль підпису на паперовому документі і саме “високе значення” паперового документу. Змінити цей стереотип в компаніях, в яких не дуже прогресивний ТОП-менеджмент, практично неможливо. Паперовий документообіг – це частина корпоративної культури. Аргументи “чому ні?” переважують. В цьому випадку є простий вихід – впровадити на одній ділянці і показати керівництву, дати спробувати. Так а ж іс т о рія з впр о в а д ж е нням електронного документообігу з контрагентами. Тут переконання відбувається трохи легше, тому як на кону іноді стоять контракти з ключовими клієнтами.

15 Fears of the top management, who think that it is difficult to use gadgets in the work process, significantly influence the enterprise’s automation.

And, as a result, work efficiency.

In this case there is only one way-out: to introduce, to “upgrade” level of the existing employees and to make new requirements for the new employees.

Situation No 2 “We always acted in this way”.

Changes of the rules cause objection: “we have to break everything”.

The most widespread example is introduction of the internal electronic document flow. A lot of decisions depend on the top management, and employees are waiting for the decision, approved by the boss’s signature on the memo, application, etc.

Introduction of the electronic document flow cuts the approval time. But at the same time cancels out the role of the signature on the paper document and “importance” of the paper document itself. It is almost impossible to change this stereotype in the company, where top management is not very innovative. The paper document flow is a part of the corporate culture. Arguments “Why not?” prevail.

In this case there is a simple way out – to introduce novelties in one area, to show them to the top management and let them try.

The same situation is with introduction of the electronic work flow with the contractors. It is a bit easier to persuade them, because sometimes the contracts with the main clients are at stake.

Situation No 3 “We are comfortable”. It is a standard rule in the companies, where work procedures are not described and processes are not automated. Each department invents its own rules, standards and document templates.

“I have a table, where I check data from the table of the colleague from the Purchase Department. I

16 Ситуація третя. “Нам так зручно”. Це стандартне правило в компаніях, в яких не описані регламенти роботи, не автоматизовані процеси. Кожен підрозділ вигадує свої правила, стандарти, шаблони документів. “У мене є табличка, в якій я перевіряю дані таблички колеги з Відділу продажів. І цю табличку я передаю у Відділ персоналу. І вони переносять руками дані в свої таблички”. Знайома ситуація, правда? Але це зручно конкретному користувачеві для виконання конкретного завдання. Необхідність змін тут очевидна. Воля ТОПменеджера оптимізувати роботу і грамотний бізнес-аналітик, здатний поглянути на процес в цілому, зібрати його по шматочках з різних підрозділів. Але навіть з усталених правил роботи є винятки. І легалізація системних виключень – це захоплюючий бізнес-квест.

ЧАСТИНА 2. ЯК ВИНЯТОК ЗРОБИТИ ПРАВИЛАМИ. ЧИ ЦЕ МОЖЛИВО? Порушення правил роботи компанії – явище досить поширене, часто не контрольоване і те, яке не підлягає покаранню. Рівно до того моменту, поки факт порушення не стає явним і впливає на інші процеси.

give this table to the Personnel Department. And they manually transfer data to their tables.” Does it sound familiar? It is convenient for a certain user when performing a certain task.

It is clear that changes are necessary here.

You need desire of the top manager to optimize the work and skilled business analyst capable of looking at the process as a whole and collect all its parts from different departments.

But even well-established rules have their exceptions. And legalization of system exceptions is a fascinating business quest.

PART 2. HOW TO MAKE RULES OUT OF EXCEPTIONS? IS IT POSSIBLE? Violation of the company’s rules is a very widespread phenomenon, which is usually not controlled and punished for. Until the time when violation becomes very obvious and starts influencing the other processes.

The most interesting things start here. The first reaction of the management is to “punish” the violator. But if the rules are violated systematically, they must be changed. Though the companies do not often intend to do this. It is clear why.

Situation No 4 “It must be done immediately. This will not repeat in future.”

These “immediately, important” become a habit.

And the situation, which used to be force majeure, becomes standard. There is an oral agreement

Порушення правил роботи компанії – явище досить поширене, часто не контрольоване і те, яку не підлягає покаранню. Рівно до того моменту, поки факт порушення не стає явним і впливає на інші процеси.

Дайджест #18

17

Violation of the company’s rules is a very widespread phenomenon, which is usually not controlled and punished for.

Until the time when violation becomes very obvious and starts influencing the other processes.

І тут починається найцікавіше. Перша реакція керівництва на виявлені порушення – “голову з плечей”. Але якщо правила порушуються систематично, то вони повинні бути змінені. Але далеко не завжди компанії прагнуть це робити. Чому, здогадатися не складно.

Ситуація четверта. “Треба терміново зробити. Більше такого не буде”. І ці “терміново, важливо” стає звичкою. І те, що ще недавно було форс-мажором, тепер – стандартна ситуація. Є усна домовленість між підрозділами робити завдання так, як домовилися. Зручно? Дуже. У разі проколу винних не знайти, завжди можна скинути відповідальність на “сусіда по парті”.

Ситуація п'ята. “Ініціатива карається виконанням”. Небажання брати ініціативу легалізації винятків з правил в свої руки співробітники п о я сню ю т ь пр о с т о – ц е д о д а т к о в е навантаження на опис нових правил, узгодження та впровадження. А основну роботу ніхто не відміняв. Та й відповідальність за успіх впровадження тепер лежить на плечах ініціатора. Тому, поки немає нагальної

between the departments to perform the task as agreed. Convenient? Sure. In case of failure it is impossible to find a person at fault, you can always find somebody else to blame.

Situation No 5 “No good deed goes unpunished”.

Lack of desire to initiate legalization of exceptions is explained by the employees in the following way: it is additional work relating to description, approval and introduction of the new rules. And nobody cancels the main work. Also the initiators bear all the responsibility for success of the introduced changes. That is why, if there is no need or desire of the top management, exceptions remain exceptions.

Situation No 6 (widespread at our projects) “We have so many ideas, help us to promote them”.

This situation is beneficial for the advisor, but sad for the company. Almost always there are employees who understand which processes are inefficient. But the top managers do not hear them and do not give a green light to the changes.

Sometimes it happens since the offers do not seem significant for them. “A prophet is not recognized in his own land”.

Quite often they understand that one change will entail the next one, and then one more. And this

18 потреби або волі керівництва, виключення з правил так і залишаються винятками.

Ситуація шоста, поширена в наших проектах. “У нас тут стільки ідей, допоможіть нам їх просунути”.

is time, resources, elusiveness of the success. But the moment comes and magic begins...

Magic of changes. Magic of overcoming of obstacles relating to perception of the new rules, desire to follow them and change yourself with a view of new rules.

Це благодатна ситуація для консультанта, але сумна для компанії. Практично завжди в компанії є співробітники, які розуміють, які з процесів працюють неефективно. Але їх не чують керівники або не дають “зелене світло” для змін. Іноді тому, що вважають пропозиції неістотними. “Немає пророка в своїй вітчизні”. Найчастіше, розуміючи, що одна зміна потягне за собою наступні, а потім ще і ще. А це – час, ресурси, примарність успіху. Але настає момент, і починається магія... Магія змін. Магія подолання бар'єрів в сприйнятті нових правил, порушення бажання їх дотримуватися, бажання змінювати себе під зміни навколо.

НАТАЛЯ ПАСІЧНИК

Старший бізнес аналітик NATALIA PASICHNYK

Senior Business Analyst

Дайджест #18

ПОРУШУЮЧИ ПРАВИЛА ЯК І В БУДЬ-ЯКІЙ ГРІ, В БІЗНЕСІ ПРИСУТНІ ПРАВИЛА. ЦЕ МОЖУТЬ БУТИ ПРАВИЛА РІЗНОГО РОДУ, ЯК ЗАГАЛЬНОПРИЙНЯТІ (ПРАВИЛА ДІЛОВОГО ЕТИКЕТУ, ВЗАЄМИНИ З КЛІЄНТОМ І Т.Д.), ТАК І ВНУТРІШНІ, ЯКІ БУЛИ РОЗРОБЛЕНІ І ПРИЙНЯТІ КОМПАНІЄЮ ДЛЯ ЗБІЛЬШЕННЯ ЇЇ ЕФЕКТИВНОСТІ.

Я

к показує прак тика, частина внутрішніх правил та процесів впроваджується заплановано. Керівництво компанії детально їх моделює, проводить аналіз на етапі інтеграції і при необхідності вносить коригування. Друга частина – “спонтанне” впровадження. В даному випадку, правила і процеси впроваджуються в критичні для компанії моменти, коли необхідно оперативно переналагодити вже напрацьовані процеси або додати нові, для реагування на виниклі зміни ринку або інші умови ведення бізнесу. Через необхідність прийняття “спонтанних” правил або поновлення процесів в мінімальні

19

BREAKING THE RULES LIKE ANY GAME, BUSINESS HAS ITS OWN RULES. THOSE CAN BE DIFFERENT TYPES OF RULES, EITHER GENERALLY ACCEPTED (BUSINESS PROTOCOL, RELATIONS WITH THE CLIENTS, ETC.), OR INTERNAL – DEVELOPED AND ACCEPTED BY THE COMPANY IN ORDER TO INCREASE ITS EFFICIENCY.

E

xperience has proven that part of the internal rules and processes are introduced according to the plans. The management of the company carefully designs them, analyses in the integration stage and makes adjustments (if necessary). The second part is introduced “spontaneously”. In this case the rules and processes are introduced in the moments, which are critical for the company, when it is necessary to quickly readjust the existing processes or add new ones in order to react to the market changes or changes of the business environment.

Since there is need to approve “spontaneous” rules or renewal of processes in the shortest

20 терміни, їм не приділяється достатньо часу на опрацювання. Відповідно, такі правила і процеси можуть не до кінця інтегруватися з існуючими процесами. Проблема в даній ситуації в тому, що, якщо компанія найближчим часом не повернеться до доопрацювання подібних нововведень, відбудеться адаптація системи, компанія адаптується до них і перестає бачити дефекти. Те, що система адаптується – це точно не проблема. Тим і хороша стійка система, що вона може для збереження стійкості включати механізм так званої компенсації. Проблема насправді в тому, що така система буде працювати, маючи всередині себе вбудовану помилку. Ось приклад: Ви сидите постійно криво. В такому випадку, організм сам змінює (викривляє) поставу, щоб утримувати Вас в рівному положенні. В цілому для організму це погано. І може надалі привести до різних захворювань. Але в короткостроковій п е р с п е к т иві, з д а т ні с т ь с и с т е ми д о самобалансування Вам допомагає. Так і в бізнесі – процеси налаштовані неправильно, але бізнес працює за рахунок додаткових резервів. Якщо вчасно не виправити дефекти, в довгостроковій перспективі можна отримати сумні наслідки. Проблема адаптації до правил відноситься як до “спонтанних” правил і процесів, так і до ідеально спланованих, впроваджених роками раніше. У світі стрімкого розвитку технологій, правила і процеси, прийняті вчора, завтра можуть бути вже застарілими або їх можна вдосконалити із застосуванням IT-технологій. У разі, якщо компанія прибуткова, вона

possible time, not enough attention is paid to their development. Correspondingly such rules and processes cannot be completely integrated with the existing processes. The problem is that if the company in the nearest future does not return to improvement of such novelties, the system will adapt and the company will get used to them and will stop seeing the defects.

Adaptation of the system is not a problem.

The positive feature of the stable system is the fact that in order to keep balance it can launch compensation mechanism. The real problem is that such system will function with an internal error. For example: you are always hunching. In this case your body changes (distorts) your posture in order to keep you upright. It is bad for your body as a whole. And can lead to different diseases.

But in the immediate future, system’s capacity to self-balance helps you. The same can be said about business, the processes are adjusted in a wrong way, but business can function due to additional reserves. If the defects are not rectified timely, in future you can have sad consequences.

Problem relating to adaptation to rules concerns both “spontaneous” and ideally planned rules and processes, which were introduced several years ago. In the world of fast development of the technologies, the rules and the processes, adopted yesterday, can become obsolete tomorrow or can be improved by means of the IT-technologies. If the company is profitable, it does not even think about any changes of its activities. All processes are smooth-running; activity is profitable... what else is needed? When management of the company wants to increase the profit, in many cases they will look for solutions from outside, in

Проблема адаптації до правил відноситься як до “спонтанних” правил і процесів, так і до ідеально спланованих, впроваджених роками раніше.

Дайджест #18

21

Problem relating to adaptation to rules concerns both “spontaneous” and ideally planned rules and processes, which were introduced several years ago.

навіть не замислюється про будь-які зміни в своїй діяльності. Всі процеси налагоджені, діяльність прибуткова... що ще потрібно? Коли керівництво компанії захоче збільшити дохід, в більшості випадків вони будуть шукати рішення ззовні, такі як вихід на нові ринки, розширення асортименту послуг або товарів, що надаються і т.д. Є й інший шлях – підвищення внутрішньої ефективності, пошук прихованих резервів. Але більшість компаній вже не бачать ніяких невідповідностей, протиріч в налаштуваннях бізнес-процесів за багато років роботи по накатаній. “В чужому оці соломинку бачити, в своєму колоди не помічати.” Тут на допомогу приходять зовнішні консультанти, які можуть провести діагностику всіх внутрішніх процесів, систем і дати свій висновок, в якому буде надано оцінку всіх поточних процесів і в разі їх неефективності – рекомендації щодо поліпшення. Найскладніше на даному етапі – донести до керівництва компанії інформацію про те, що в їх успішному і прибутковому підприємстві, яке вже довгі роки займає лідируючі позиції на ринку, є недоліки, і виправивши їх, компанія буде більш ефективною. Найпоширенішою проблемою є недостатня автоматизація. Часто навіть на самих “сучасних підприємствах” значна частина операцій виконується вручну, що вимагає великих витрат трудових ресурсів, не кажучи вже про людський фактор і можливість допущення помилок. Як правило, це відноситься до “бекофісних” процесів, тому їх трудомісткість і

particular entry into the new markets, productline expansion, etc. There is also the other way – improvement of the internal efficiency, search for hidden reserves. But most companies do not see any incompliance and contradiction in the adjustment of business processes, functioning for many years.

“He sees the speck in your brother’s eye but falls to notice the beam in his own eye”.

In such case the external advisors can help, they can perform analysis of all internal processes and systems, and provide their conclusion, which will contain assessment of all current processes, and if they are inefficient the conclusion will also have recommendations as to how to improve them.

The most difficult in this stage is to explain to the company’s management that their successful and profitable enterprise, which has dominated on the market for many years, has defects, rectification of which can make the company more efficient.

The most widespread problem is an insufficient automation. Quite often even the most advanced enterprises perform most operations manually, thus requiring a lot of labor force without mentioning human factor and possible mistakes.

As a rule it refers to back office processes, because their labor intensity and inefficiency is not always visible to the top management.

The other widespread problems include:  overlapping of functions, when the same task is performed by several people;  lack of communication between the departments of the company.

22 неефективність не завжди кидається в очі керівництву. Інші поширені проблеми:  дублювання функцій, коли одне і те ж завдання виконується кількома людьми;  відсутність комунікації між підрозділами компанії. Під час проведення діагностики процесів у одного великого клієнта ми зіткнулися з такою ситуацією: кожен підрозділ щомісяця передає керівництву звіти по виконаній роботі. Але форма звіту не стандартизована, тому всі готують їх у “своєму” форматі, при тому, що частково звіти містять ідентичну інформацію, але через відсутність правил і комунікації, візуально вони зовсім різні. Наприклад, деякі відділи заповнюють інформацію по стовпцях, деякі по рядках. Для подальшої обробки інформації і роботі з нею, необхідно затратити багато часу, щоб привести цей “вінегрет” в один формат. На питання консультантів, чому не введений єдиний формат звітів, керівництво посилалося на те, що так історично склалося, вони вже звикли.  відсутність відповідальних. Дуже часто зустрічаються подібні випадки на “перетині” кількох бізнес-процесів. Ще один кейс з практики. У компанії регламентований бізнес-процес закупівлі. Даний процес включає в себе підпроцеси приймання товару і обробки документації бухгалтерією. Але між ними відсутній сполучний крок – хто несе відповідальність за передачу документів, отриманих під час приймання товару в бухгалтерію. Відповідно, бухгалтери повинні особисто стежити за закупівлями і просити у відділу закупівель необхідну документацію. Після узгодження з керівництвом існуючих проблем і способів їх вирішення, консультанти приступають безпосередньо до впровадження змін. Цей етап часто є найскладнішим. Тому що він стосується змін в роботі людей на місцях, які відповідальні лише за дану їм ділянку. Їх не дуже цікавлять нововведення,

Analyzing the processes of one big client we faced the following situation: Each department monthly submits to the top management reports describing the works done. But the form of the reports is not standard and everybody makes their own form, meanwhile the answers partially contain identical information, though due to lack of rules and communication, visually all of them are different. For example, some departments provide information in columns, the other in rows. In order to process this information and work with it, it is necessary to spend a lot of time to unify these documents. To the advisors’ question why they still do not have a single form, the top management answered that it is traditional already and they are used to it.  absence of responsible people. Such cases arise quite often, when several business processes overlap.

One more case from our practice. The company regulates purchasing process. This process includes the following sub-processes: acceptance of goods and processing of the documents by the accountants. But between them there is no connecting component – the person responsible for transfer of the documents, which were received when the goods were accepted by the accountant’s office. Therefore the accountants must keep track of goods and request necessary documents from the purchasing department.

After discussion with the top management of the existing problems and their solution, the advisors start introducing changes. This stage is usually the most difficult. Since it concerns changes of work of the people, who are responsible only for the issues, delegated to them. They are not very interested in the novelties, in particular those which do not influence their salary and do not simplify their work. They have been following the tried-and-tested rules for many years, and their change is an unnecessary trouble, which requires altering the well-established style of work. As a rule they can sabotage any novelties causing the following situations:  in case of automation – willful damage of the equipment;

Дайджест #18 особливо ті, які їх не торкнуться матеріально або істотно не спростять роботу. Вони вже багато років працюють за напрацьованими правилами, зміна яких – для них зайвий головний біль, так як доведеться порушити напрацьований роками стиль роботи. Як правило, в таких випадках відбувається саботаж будь-яких нововведень, відповідно виникають такі ситуації:  у разі автоматизації – навмисне псування довіреного обладнання; Відомо безліч випадків псування терміналів збору даних на складах після проведення переобладнання, псування датчиків збору різних показників в автомобілях, виведення з ладу гаджетів для фіксації місця розташування торгових представників або водіїв вантажних автомобілів.  умисне “уповільнення” нових бізнеспроцесів для того, щоб вони сприймалися керівництвом як неефективні; Під час впровадження на одному з проектів ми звернули увагу на наступне: співробітники Компанії навмисне витрачали в рази більше часу на виконання певних етапів процесу, ніж це було необхідно. За результатами тестування, вони повідомляли керівництву, що нові процеси виконуються набагато довше ніж попередні і вони їм не потрібні. Дана проблема була вирішена, коли протягом декількох днів за даними співробітниками був повний контроль з фіксацією їх обсягу роботи і витрат часу.  повне або часткове ігнорування нових правил і процесів. Кейс: співробітники компанії відкрито ігнорували нововведення. Така ситуація стала можлива не тільки через невиконання співр о біт ник ами св оїх функцій, а й неефективного контролю з боку відповідальних осіб. Така проблема може вирішитися, якщо у кожного учасника процесу буде розуміння, навіщо було зроблено нововведення, як від цього виграє компанія в цілому і в тому числі всі учасники процесу. Одночасно з цим необхідно, щоб за недотримання контролю

23 We know about a lot of cases when the terminals collecting data at the warehouse were damaged after re-equipment, also about damaged sensors collecting information in the cars and gadgets for tracking of the sales representatives and truck drivers.  willful slowdown of new business processes to persuade the top management that they are not efficient.

Introducing changes at one of the projects, we paid attention to the following: the Company’s employees deliberately spent much more time to perform certain stages of the process than it was necessary. As a result of testing they told that the new processes require more time than the old ones, and they do not need them. The problem was solved when the monitoring of these employees was organized for several days, recording volume of works and time spent.  partial or complete disregard of the new rules and processes.

Case: the company’s employees openly disregarded the novelties. The cause of such situation is not only failure by the employees to perform their functions, but also inefficient control by the authorized people. Such problem can be solved if every participant of the project understands the purpose of such novelty, the benefits for the company and for all participants of the process. Also it is necessary to ensure that the responsible person who does not control the process bears liability for this.

In order to avoid situations, stipulated in the examples, it is necessary to explain to the worker all the advantages of the new processes and how they will influence them. For example, there is no need to manually fill a big pile of documents; this can be done by the information system on the basis of the information, collected by this employee by means of the manual scanner.

Besides, it is necessary to alter the employee’s motivation system, taking into account the changed processes, so that the employees were interested in fulfillment of new requirements or work under changed conditions.

After introduction of the novelties, in some

24 відповідальний співробітник дійсно ніс відповідальність. Для виключення випадків, описаних в прикладах, потрібно чітко донести до кожного працівника всі плюси від нових процесів і акцентувати увагу на тому, як саме це торкнеться його. Наприклад, немає необхідності більше вручну заповнювати безліч документів, це може зробити інформаційна система на підставі інформації, яка буде зібрана даним співробітником за допомогою ручного сканера. Крім того, необхідно внести корективи в систему мотивації співробітників з урахуванням мінливих процесів. Зробити так, щоб співробітники були зацікавлені виконувати нові вимоги або працювати в умовах, що змінилися. Після впровадження нововведень, через певний період, компанія починає відчувати їх ефективність, а ще через деякий час – повністю адаптується до них. Здавалося б, що правила, за якими компанія працювала до приходу консультантів – найефективніші і правильні. Але при проведенні поглибленої діагностики компанії можна побачити зони ризику або навпаки, зони, де можна суттєво підвищити ефективність. Ті, хто працюють з цими правилами протягом багатьох років, їх не бачать, для них це буденно. Необхідний свіжий погляд з боку.

time the company starts feeling their efficiency and soon adapts to them completely.

It may seem that the rules followed by the company before the advisors’ assistance are the most efficient and correct. But deep analysis of the company can show the risky areas or the areas where efficiency can be increased. Those who follow the rules for many years do not see them, since this is routine for them. They need a fresh eye.

ВОЛОДИМИР ПРОДАНЮК

Консультант

VOLODYMYR PRODANIUK,

Consultant

“THE FIRST RULE ON BREAKING A RULE IS TO KNOW EVERYTHING ABOUT THE RULE ” — "ПЕРШЕ ПРАВИЛО ПРО ПОРУШЕННЯ ПРАВИЛА - ЦЕ ЗНАТИ ВСЕ ПРО ЦЕ ПРАВИЛО" NUNO ROQUE — НУНО РОКЕ

ПОМИЛКА В НОМЕНКЛАТУРІ ПОДАТКОВОЇ НАКЛАДНОЇ – ПОДАТКОВА ЗАГРОЗА, НА ЯКУ НЕ ЧЕКАЮТЬ A MISTAKE IN THE TAX INVOICE NOMENCLATURE — UNEXPECTED TAXATION DANGER

27

НЕПРИБУТКОВІ ОРГАНІЗАЦІЇ – ГРОМАДСЬКІ ОРГАНІЗАЦІЇ ТА ГРОМАДСЬКІ СПІЛКИ. ОСОБЛИВОСТІ ОБЛІКУ І ЗВІТНОСТІ NOT-FORPROFIT ENTITIES — NONPROFIT ORGANISATIONS AND SOCIAL ASSOCIATIONS. SPECIFICS OF ACCOUNTING AND REPORTING

35

НЕГРОШОВА МОТИВАЦІЯ ПЕРСОНАЛУ ТА ДЕЯКІ ПИТАННЯ ОПОДАТКУВАННЯ ТАКИХ ДОХОДІВ INTANGIBLE MOTIVATION OF STAFF AND SOME ISSUES WITH REGARD TO TAXATION OF SUCH INCOMES

41

Дайджест #18

ПОМИЛКА В НОМЕНКЛАТУРІ ПОДАТКОВОЇ НАКЛАДНОЇ – ПОДАТКОВА ЗАГРОЗА, НА ЯКУ НЕ ЧЕКАЮТЬ РОЗВИТОК ПОДАТКОВОЇ ДУМКИ ФІСКАЛЬНИХ ОРГАНІВ ЗАВЖДИ ЗМУШУЄ БІЗНЕС АДАПТУВАТИСЬ, ПРОТЕ НЕ ЗАВЖДИ ПЛАТНИКИ ПОДАТКІВ ГОТОВІ ДО НОВИХ ВИКЛИКІВ. ЗОСЕРЕДЖЕННЯ КОНТРОЛЕРІВ НА ФОРМАЛЬНОМУ ПІДХОДІ У ВИКЛАДЕННІ СВОЄЇ АРГУМЕНТАЦІЇ ВИМАГАЄ ВІД БІЗНЕСУ ВІДІЙТИ ВІД ЗВИЧНОЇ СТРАТЕГІЇ ПРОСТОГО АПЕЛЮВАННЯ ДО ПОДАТКОВОГО КОДЕКСУ ТА ВИКОРИСТОВУВАТИ БІЛЬШ ГНУЧКУ СИСТЕМУ ДОКАЗІВ.

Е

ксперти EBS з оподаткування пр о п о н у ю т ь д о В а ш о ї у в а г и приклад системного підходу до формування власної доказової бази щодо одного з актуальних питань. Так, в одному з кейсів, що був предметом аналізу консультантів EBS, податківці виявили помилку в номенклатурі податкових накладних та загрожували низкою податкових донарахувань: подвійними зобов’язаннями з ПДВ на одну і ту ж поставку товарів/робіт/ послуг, оскарженням відповідної суми податкового кредиту у контрагента Компанії та донарахуванням доходу на буцімто “безкоштовно отриманий товар невідомого

27

A MISTAKE IN THE TAX INVOICE NOMENCLATURE — UNEXPECTED TAXATION DANGER BUSINESS IS ALWAYS FORCED TO ADAPT BY TAX-ORIENTED MENTALITY OF FISCAL AUTHORITIES. HOWEVER, TAXPAYERS ARE NOT ALWAYS READY TO FACE NEW CHALLENGES. INSPECTORS' FOCUS ON A FORMAL APPROACH IN PRESENTING THEIR CAUSE REQUIRES BUSINESS TO SIDESTEP A COMMON STRATEGY OF SIMPLY MAKING AN APPEAL TO THE TAX CODE AND TO USE A MORE FLEXIBLE SYSTEM OF ARGUMENTS.

E

BS taxation experts offer you an example of a systemic approach to establishing their own body of evidence on one of the topical issues.

Thus, in one of the cases that has been subject to analysis of the EBS consultants, tax officers discovered a mistake in the nomenclature of tax invoices and threatened a series of additional taxes: double VAT liability on one and the same delivery of goods/works/services, appeal of the respecitve tax credit amount to the Company's contractor and recognize additional income with regard to "goods of unknown origin, received free of charge". A question arose, how the Company could defend its point.

28 походження”. Постало питання: як Компанії відстояти свою позицію. Висока актуальність даного питання викликана декількома причинами: по-перше – процес звірки первинної документації та податкових накладних не потребує суттєвого професіоналізму перевіряючих, в той же час у разі виявлення розбіжностей – сума донарахувань може бути значною; по-друге – при великому обсязі номенклатурних позицій важко запобігти періодичному виникненню помилок. Ми розуміємо, що податківці недаремно так прискіпливо аналізують розбіжності в номенклатурі між первиною документацією, даними обліку та податковими накладними, адже дані розбіжності можуть сигналізувати про використання підприємством так званого механізму “скруток”, коли одна група товарів навмисно реалізується під виглядом іншої. Тож якщо підходити до аргументації порушення виключно з формальної точки зору, то така розбіжність може бу ти достатньою причиною для застосування певних податкових санкцій – адже не може Компанія продати цвяхи, а податкову накладну зареєструвати на апельсини, не порушуючи чинного законодавства. Проте, що у випадку, коли мова йде про ненавмисну помилку в номенклатурі в одну букву / цифру / знак? Чи не є застосування санкцій в такому разі порушенням концепції превалювання сутності над формою? По-перше, давайте розглянемо питання з точки зору ризику донарахування податкових зобов’язань в подвійній сумі. Проаналізувавши собівартість реалізованих товарів в розрізі номенклатури за даними бухгалтерського обліку та не знайшовши відповідної номенклатури в податкових накладних, податкові органи можуть визнати списані з балансу товари такими, які не використані в господарській діяльності, що відповідно тягне за собою донарахування ПДВ згідно з пп. 198.5 ПКУ.

This issue is very relevant for a number of reasons: firstly, the process of matching source documents and tax invoices does not call for high proficiency of the inspector, whereas, if discrepancies are discovered, the amount of additional charges can be significant; secondly, with a large number of nomenclature units, mistakes are very likely to appear from time to time.

We realise that tax officers are right to thoroughly analyse nomenclature discrepancies between source documents and tax invoices, as such discrepancies can signal the use by the enterprise of the so-called "twisting" method, where one group of goods is intentionally sold as another.

Thus, in case of a purely formal approach to proving non-compliance, such discrepancy can be sufficient basis for application of certain tax penalties, since a Company is not allowed to sell nails and register a tax invoice for oranges; doing so, it will be breaking the legislation in force.

But what if this refers to an unintentional mistake in nomenclature, in one letter/number/ character only? In this case, will application of sanctions not violate concept of substance prevailing over form?

First of all, let us consider this issue in the context of charging additional tax liabilities at double rate.

Having analyzed net cost of the sold goods by nomenclature items as per accounting records, and having found no respective nomenclature item in tax invoices, tax authorities can consider the goods written off the balance sheet as such that have not been used in economic operations, and this will result in charging additional VAT according to subclause 198.5 of the Tax Code of Ukraine.

At the same time, the goods shown in the tax invoices can be considered “goods of unknown origin”. As the origin is unknown, tax authorities view the full amount obtained from sales of such goods, that have been received free of charge, as income subject to tax liabilities and VAT.

Дайджест #18 В той же час товари, зазначені в податкових накладних, можуть бути визнані реалізованими товарами невідомого походження. Оскільки їх походження не відоме, то на суму операцій з реалізації т ак о г о т о в ар у п о д а т к ів ці в изнаю т ь безкоштовне отримання таких товарів з відповідним визнанням доходів та необхідністю нарахування податкового зобов’язання з ПДВ. То що робити Компанії, аби запобігти значних донарахувань та протистояти такому креативному підходу контролюючих органів? По-перше, варто звернутися до норм П(С)БО 15, які регламентують порядок визнання дохо дів. В св оїй за хисній аргументації важливо підкреслити, що первісними елементами, які породжують податкові наслідки, є первинні документи, на основні яких формуються дані бухгалтерського обліку та податкова звітність, а складання податкової накладної не може бути підставою для визнання доходу. Саме тому, складання та реєстрація податкової накладної з номенклатурою, відмінною від даних первинного документу, свідчить виключно про неумисну помилку саме в податковій накладній, а не про реалізацію товару, інформація про який не відображена у бухгалтерському обліку. Що стосується висновку податкового органу про реалізацію товару “невідомого походження”, то Компанія має апелювати до нормативно-правового забезпечення, яким керую т ь с я пер евіряючі т а яке містило б подібне поняття або принципи, які передбачали б методику формування доказової бази для його встановлення. З в і с н о, т а к е н о р м а т и в н о - п р а в о в е забезпечення відсутнє в Українському законодавстві. Проте цей факт не заважає контролюючим органам ввести “власні” поняття та внутрішні принципи для встановлення такої доказової бази. Так, згідно з п.3.1. “Методологічних

29 So, what can the Company do to prevent considerable additional charges and oppose this very creative approach of control authorities?

In the first place, it is worth making reference to the norms of Ukrainian Accounting Standards 15 that govern recognition of income. It is important to emphasise in the reasoning used as a defence, that the primary items that entail tax consequences are source documents which are the basis for the accounting records and tax reports, and drawing out a tax invoice cannot be the basis for recognition of income.

That is why drawing out and registering a tax invoice with nomenclature items different from the data in the source document signals solely of an unintentional mistake just in the tax invoice, and is not the indicator of sales of goods not shown in the accounting records.

As to the tax authority's conclusion as regards sale of "goods of unknown origin", the Company should appeal to the regulatory basis used by the inspectors, which would include such concept or principles that provide for the methodology for creating a body of evidence allowing to come to this conclusion. Of course there is no such regulatory basis in Ukrainian legislation.

However, this fact does not prevent control authorities from introducing their own concepts and internal principles for establishing such body of evidence.

Thus, according to clause 3.1. of the "Instructional Guidelines on Stating in the Inspection Certificates of the Results of Tracking Fictional Business Operations with Goods, Documented by Taxpayers” approved by the Letter of the State Fiscal Service of Ukraine No. 16872/7/99-99-14-02-02-17 dd. 16.05.2016 (just as a reminder, Letters are not regulatory acts), a tax authority may prove the fact that the goods of unknown origin have been received by the Company, through finding a number of discrepancies, namely:  detection of an unrecorded production from which products are supplied to taxpayers;

30 р екомен д ацій з фікс ув ання в ак т а х перевірок результатів відпрацювання документально оформлених платниками податків нере а льних го сподарських операцій з товарами, затверджених Листом ДФС України № 16872/7/99-99-14-02-0217 від 16.05.2016 року (нагадуємо – Листи не є підзаконними актами), податковий орган може довести факт отримання товару невідомого походження за допомогою вияв лення низки невідповідно с т ей, зокрема:  виявлення необлікованого виробництва, з якого проводиться постачання продукції для платників податків;  відсутність реального виробництва;  неможливість здійснення продавцями господарської діяльності (наприклад відсу тніс ть дос татньої кількос ті персоналу, виробничих потужностей тощо). Та к и м ч и н о м п о д а т к о в и й о р г а н, спираючись на в ласне розуміння проблематики, самостійно вик лючає вс т анов лення фак т у б е зкош т овног о отримання товару невідомого походження платником податку лише на підставі звірки даних первинних документів та даних податкових накладних. Питання друге: що ж буде з податковим кредитом нашого контрагента? І в ц ь о м у в ип а д к у у п о д а т к ів ц ів підготовлено чіткий план дій. Так, згідно з п.3.2. “Рекомендацій стосовно наведення інформації з окремих питань в актах документальних перевірок вигодонабувачів схемного податкового кре дит у, затверд жених Лис том ДФС України № 35277/7/99-99-14-02-0217 від 02.11.2016 року, при здійсненні оцінки неправомірності (безпідставності) відображення даних первинних документів у регістрах бухгалтерського обліку, слід враховувати, незважаючи на однаковий податковий наслідок нереальних операцій

 lack

of actual production;  impossibility for the sellers to perform economic operations (e.g. not enough staff, no production premises etc.).

Thus, a tax authorit y, relying on its understanding of the problem, directly excludes the possibility to prove only on the basis of comparing data in the source documents with data in the tax invoices, that the taxpayer has received goods of unknown origin free of charge.

The second question is: what will happen to our contractor's tax credit?

In this case, too, tax officers have a firm actions plan.

Thus, according to clause 3.2. of "Guidelines as Regards Provision of Information on Separate Issues in the Documentary Inspection Certificates with Regard to Inspection of Beneficiaries of Fraudulent Tax Credit" approved by the letter of the State Fiscal Service of Ukraine No. 35277/7/99-99-14-02-02-17 dd. 02.11.2016, when assessing unlawfulness (lack of legal base) for reflecting data of source documents in accounting registers, it is necessary to consider that, regardless of the same tax consequence for fake operations of obtaining (purchasing) and for unlawful establishment of tax credit, there are three types of these operations depending on their content, that for clarity can be called as follows:  "commodity" transactions, where the beneficiary actually acquires the respective asset (service) of unknown origin. Here tax officers mention that the aim of these illegal operations is to make it possible for the beneficiaries to put into circulation (legalise) goods (stock)/ services (e.g. construction and assembly work) of unknown origin, in particular, obtained from unrecorded production or from households, and with regard to goods also to enable their sale to end consumers, including export operations, or use them in the beneficiary’s own production of finished goods;  "fictious sale" operations, when the

Дайджест #18 з одержання (купівлі) та неправомірного формування податкового кредит у, ці операції є трьох змістовних видів, які умовно можна назвати:  “ т о в ар ні ” операції, що характеризуються фактичним набуттям вигодонабувачем відповідного активу (послуги), дійсне джерело походження я к о г о н е в і д о м е. Ту т п о д а т к і в ц і з аз начаю т ь, щ о т ак ий р із н о ви д нереальних операцій застосовується з метою введення в обіг (легалізації) вигодонабувачами товарів (запасів)/ п о с л у г (напр ик ла д , буд ів е льн о монт а жних р о біт) невідомого походження, зокрема, одержаних в результаті необлікованого виробництва або від домогосподарств, а також щодо товарів – для послідуючої їх реалізації кінцевим споживачам, в тому числі при експортних операціях, або використання у власному виробництві готової продукції;  “безтоварні” операції, коли створюється видимість придбання вигодонабувачем неіснуючих запасів (актив в дійсності не формується) чи реально не наданих послуг з безпідставним віднесенням їх вартості на витрати, чим порушено п. 6 П(С)БО 16 “Витрати”;  “попередня оплата” – перерахування коштів, як нібито аванс за товари/ послуги з формуванням дебіторської заборгованості за операцією, яка має очевидний нереальний характер (відсутні будь-які об'єктивні обставини можливості реального постачання товарів/послуг у майбутньому). Тож можна зробити висновок, що в процесі доведення факту наявності товару невідомого похо д ження по д атковий орган керується виключно внутрішніми м е т о д о л о г ічними пр о ц е д у р ами д ля посадових осіб податкового органу, які передбачають проведення детального дослідження інформації та формування

31 impression is given that the beneficiary has acquired some stock, which is actually nonexistent (no asset has actually been established), or services that have not been provided, and the value of such purchase has been groundlessly attributed to expenses, which violates clause 6 of Ukrainian Accounting Standards 16 "Expenditures";  "prepayment" – transfer of funds as advance payment for goods/services, creating accounts receivable in relation to apparently unlikely operation (there is no objective possibility of actual delivery of goods/services in the future).

Thus, a conclusion can be drawn, that in the process of proving existence of goods of unknown origin the tax authority is guided exclusively by internal guidelines and procedures for tax officials that make provisions for detailed research of information and establishment of the body of evidence and not only formalistic comparative check of the nomenclature item names.

The above comprehensive analysis of the tax legislation is an example of systemic approach that should be stuck to in order to convince the inspectors at the stage of carrying out inspection that their positions are weak.

However, if conclusions that the Company had received goods of unknown origin were included into the Documentary Inspection Certificate, with reference to the obligation to recognize income according to clause 5 of Ukrainian Accounting Standards 15, there are additional arguments to challenge the tax authority's conclusions besides the ones mentioned above.

According to clause 21 of Ukrainian Accounting Standards 15, income is shown in the accounting records in the amount of fair value of assets that have been received or are due to be received.

According to clause 4 of Ukrainian accounting standards 19, fair value is the price that can be received to sell an asset or paid to transfer a liability in an orderly transaction on a certain date.

32 доказової бази, а не лише формальної звірки назв номенклатури. Вищенаве дений цілісний аналіз податкового законодавства є прикладом с и с т е м н о г о п і д х о д у, я к о г о т р е б а притримуватися аби переконати перевіряючих в слабкості їх позицій ще на етапі перевірки. Якщо до Акту все ж потрапили висновки про те, що Компанією отримано товар невідомого походження, з посиланням про необхідність визнання доходу згідно п.5 П(С)БО 15, то окрім вищенаведеної аргументації для заперечення висновків податкового органу, існує й додаткова аргументація. З г і д н о з п . 21 П (С) Б О 15, д о х і д відображається в бухгалтерському обліку в сумі справедливої вартості активів, що отримані або підлягають отриманню. Згідно п.4 П(С)БО 19 справедлива вартість – це сума, за якою можна продати актив або оплатити зобов'язання за звичайних умов на певну дату. Оскільки податковий орган зазначає, що платником податків реалізовано товари, які не були відображені у бухгалтерському обліку Компанії та які отримані із джерела невідомого поход ження, то в такому випадку дохід від безоплатного одержання таких активів мав би нівелюватись їх собівартістю при реалізації чи списанні з балансу. Таким чином, логічним було б збільшення податковим органом доходу від реалізації товарів невідомого походження з одночасним збільшенням його собівартості, що нівелює такий дохід. Проте очевидно, що податківці не приймають до уваги собівартість такого товару. При збільшенні доходу платника податків від реалізації товарів, податківцям доцільно визначити, на підставі яких документів її проведено (договір, видаткові накладні, акти приймання-передачі) і чи призведе така господарська операція до надходження економічних вигід у розумінні п.8 П(с)БО 15. Оскільки, фактично відсутні документи,

As the tax authority states that the taxpayer has sold goods not shown in the Company's accounting records and obtained from an unknown source, in this case income from getting such assets free of charge should be levelled out by their net cost when selling or writing them off the balance sheet. Thus, it would be logical for the tax authority to increase the income from sale of goods of unknown origin with simultaneous increase of their net cost that levels such income off. However, it is obvious that tax officers do not take net cost of such goods into consideration.

When increasing the taxpayer's income from sale of goods, it is practicable for tax officers to determine the documents, on the basis of which the goods have been sold (an agreement, delivery notes, delivery and acceptance certificates) and to see, whether or not such business transaction will lead to receiving economic benefits in the meaning of clause 8 of Ukrainian Accounting Standards 15.

As, in fact, there are no documents confirming the right to receive payment for the goods which, in the opinion of the fiscal authority, have been sold, there is no basis to recognize income.

Additional arguments on the part of the Company can also be broadening analysis sources and comparing nomenclature of the received/written off goods with nomenclature items stated in the tax invoices, as control authorities often rely only on the information obtained from accounting systems. Additional sources that should be given to tax officers for analysis are production reports, receipt and delivery notes, consignment notes and other documents that confirm actual amount of the acquired goods along the whole supply chain inclusive of the moment of sale.

In our opinion, the tax officials' appeal to existence of a tax invoice is ungrounded, as the tax invoice does not confirm the fact of the economic operation being performed and is not the document that can be the basis for income recognition.

Дайджест #18 які підтверджували б право на отримання оплати за товари, які, на думку фіскального органу, було реалізовано, підстави для визнання доходу відсутні. Додатковою аргументацією для Компанії може бути також розширення джерел аналізу та порівняння номенклатури отриманого/ спис аного товару т а номенк лат ури, зазначеної в податкових накладних, адже часто контролюючі органи обмежуються лише інформацією, отриманою з облікових систем. Додатковими джерелами, які варто надати податківцям для аналізу, є виробничі звіти, прибуткові та видаткові накладні, товаро -транспортні нак ладні та інші документи, які підтверджують фактичний обсяг придбаних товарів на всьому ланцюг руху включно до моменту їх реалізації. Апеляція посадових осіб податкового органу на наявність податкової накладної, на нашу думку, не обґрунтована, адже податкова накладна не підтверджує факт здійснення господарської операції і не є документом, який може бути підставою для визнання доходу. Та к о ж д л я п о я с н е н н я н а я в н и х розбіжностей в обсязі реалізації товару певної номенклатури доцільно використати результати дослідження впливу отриманих авансів. На думку податкових органів, щ о міс ячна р о з біж ніс т ь між б аз о ю оподаткування ПДВ в розрізі номенклатури та доходом від реалізації такої продукції підтверджують підозру щодо використання Компанією механізму “скруток”. При цьому, податківці нібито нівелюють ефект від таких авансів, приймаючи до уваги сальдо за отриманими авансами на початок і на кінець періоду, що перевіряється. В цьому разі менеджменту Компанії необхідно нагадати перевіряючим очевидну методологічну помилку у даному підході: визнання податкових зобов’язань з ПДВ відбувається за першою подією, а дохід від реалізації може бути відображено в наступному податковому періоді. Тож для

33 To explain existing discrepancies in the amount of sales of goods belonging to certain nomenclature, it is expedient to use the results of researching the effect of the received advance payments. Tax authorities consider that monthly discrepancy between the VAT base in the context of nomenclature and income from sales of such goods confirm their suspicion, that the Company uses the so-called "twisting" method.

Under these circumstances tax authorities presumably neutralise the impact of such advance payments, taking into consideration balance against the received advance payments as of the beginning and the end of the period being checked.

In such case the company's managers should draw the inspectors' attention to an obvious methodological mistake in this approach: recognition of VAT liabilities is happening as the first event, while income from sale can be shown in the next taxation period. Thus, for getting a true picture it is necessary to compare VAT taxation base and the amount of income, considering monthly balance of advance payments and not through excluding impact of such advance payments once a year.

34 отримання об’єктивної картини необхідно проводити порівняння бази оподаткування з ПДВ та обсягу доходу з урахуванням балансу авансових платежів кожного місяця, а не шляхом виключення впливу таких авансів раз на рік. Ми розуміємо, що наразі практика адміністративних оскаржень щодо даного питання є переважно негативною та не приносить бажаних результатів, проте ми наполегливо рекомендуємо боротися з незаконними та необґрунтованими висновк ами податкових органів, застосовуючи не занадто формальний підхід. На нашу думку, за умови проведення комплексного аналізу та послідовного викладення власних аргументів, бізнес має високий шанс відстояти свою позицію в судовому порядку.

ЯНА ЖОЛОБЕЦЬКА ,

Податковий консультант

YANA ZHOLOBETSKA,

Tax advisor

We realise that the currently prevailing practice of administrative complaints with regard to this issue is negative and does not bring the desired results, but we strongly encourage you to oppose illegal and groundless conclusions of tax authorities, using a not too formalized approach. In our opinion, with comprehensive analysis and structured presentation of its own grounds, business has high chances to carry its point through legal action.

МАКСИМ ПРОДУН

Старший податковий консультант

MAKSYM PRODUN,

Senior tax advisor

Дайджест #18

35

НЕПРИБУТКОВІ ОРГАНІЗАЦІЇ –

NOT-FORPROFIT ENTITIES

НЕГРОШОВА МОТИВАЦІЯ ПЕРСОНАЛУ ТА ДЕЯКІ ПИТАННЯ ОПОДАТКУВАННЯ ТАКИХ ДОХОДІВ

— NONPROFIT ORGANISATIONS AND SOCIAL ASSOCIATIONS. SPECIFICS OF ACCOUNTING AND REPORTING.

МИ ЗВИКЛИ , ЩО ПІДПРИЄМСТВА СТВОРЮЮТЬСЯ ЗАДЛЯ ОТРИМАННЯ ПРИБУТКУ, АЛЕ НЕ ЗАВЖДИ ГРОШІ Є ОСНОВНОЮ МЕТОЮ. СЬОГОДНІ ІСНУЄ АКТИВНИЙ НАПРЯМОК СУСПІЛЬНОГО РОЗВИТКУ, ЯКІЙ ПРОВОДИТЬСЯ ЧЕРЕЗ ГРОМАДСЬКІ ОРГАНІЗАЦІЇ (ДАЛІ – ГО). НАПРИКЛАД, МЕТОЮ ГО МОЖЕ БУТИ СПРИЯННЯ ВІДРОДЖЕННЮ УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ТА КУЛЬТУРИ АБО ПІДВИЩЕННЯ РІВНЯ ЦИФРОВОЇ ГРАМОТНОСТІ В СУСПІЛЬСТВІ ТА СЕРЕД ПІДПРИЄМСТВ. РЕАЛІЗАЦІЮ СВОЇХ ЦІЛЕЙ ГРОМАДСЬКІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЗДІЙСНЮЮТЬ ШЛЯХОМ ПРОВЕДЕННЯ РІЗНОМАНІТНИХ СЕМІНАРІВ, КОНФЕРЕНЦІЙ, ОЗНАЙОМЧИХ ЗАХОДІВ ТОЩО.

Я

к ми знаємо, основні напрямки діяльності підприємство визначає в статуті, і якщо говорити про звичайні товариства, то вони дуже часто вказують великий перелік напрямків своєї діяльності. А ось що стосується ГО, то тут все складніше – в статуті чітко фіксується напрямок діяльності ГО і в подальшому не має можливості міняти напрямок без внесення змін у статут .

WE HAVE BEEN USED TO THINKING THAT ENTERPRISES ARE ESTABLISHED FOR GETTING PROFIT, BUT MONEY IS NOT ALWAYS AN OVERRIDING PRIORITY. NOWADAYS THERE IS AN ACTIVE LINE OF SOCIAL DEVELOPMENT GOING THROUGH NONPROFIT ORGANISATIONS (HEREINAFTER NPOS). AN NPO'S GOAL CAN BE, FOR EXAMPLE, TO PROMOTE REVITALIZATION OF UKRAINIAN LANGUAGE AND CULTURE OR TO BOOST THE LEVEL OF DIGITAL LITERACY IN THE SOCIETY AND AMONG ENTERPRISES. NPOS IMPLEMENT THEIR GOALS BY WAY OF ARRANGING VARIOUS SEMINARS, CONFERENCES, AWARENESS RAISING EVENTS ETC.

A

s we know, the enterprise sets its main activity lines in its statute, and if we take ordinary companies, they quite often provide a long list of their activity areas. Things are much more complicated for an NPO, as its activity line is expressly stated in the statute and it is impossible to change the area of focus, unless changes to the statute are made.

As we have noted above, an NPO is

36 Як ми зазначили вище, ГО створюється не задля отримання прибутку, тому вона має статут неприбуткової організації, але для підтвердження цього організація повинна бути внесена до Реєстру неприбуткових установ та організацій. Юридично існують дві організаційноправові форми ГО: громадська організація (ГО) та громадська спілка (ГС), які мають суттєві відмінності , про які треба пам’ятати при їх створенні. Громадська організація – це об’єднання, засновниками та членами (учасниками) якого є виключно фізичні особи. Це можуть бути громадяни України, іноземці, особи без громадянства, які перебувають в Україні на законних підставах. Громадська спілка – це об’єднання, засновниками якого є виключно юридичні особи, а членами можуть бути як юридичні, так і фізичні особи. Виникають питання: за рахунок чого існує ГО/ ГС, якщо ж діяльність не направлена на отримання прибутку?, яким чином ГО/ ГС може отримувати кошти на виконання своєї місії? Відповідь дуже проста – ГО/ ГС отримують членські внески, безповоротні фінансові допомоги або цільове фінансування від донорів, якими є міжнародні спільноти, такі як ЄБРР, USAID, SIDA тощо. Але ще раз звертаємо увагу на те, що використовувати ці кошти ГО/ ГС може тільки в рамках своєї уставної діяльності, а якщо кошти отримані від донорів, то по закрит тю проек т у необхідно пройти аудит на підтвердження, що всі кошти були витрачені в рамках затвердженого бюджету та статуту. Р о з г л я н е м о ГО / ГС з т о ч к и з о р у бухгалтерського та податкового обліку. Неприбуткові організації не сплачують податок на прибуток, не подають декларацію за ним, але водночас, статус неприбутковості не звільняє від подання звітності. Такі організації подають Звіт про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації.

established with the purposes other than gaining profit, that's why it has a statute of a not-for-profit organisation; but in order to confirm this, the organisation has to be included into the Register of nonprofit institutions and organisations.

From a legal perspective there are two forms of legal entity's incorporation for NPOs: a nonprofit organisation (NPO) and a social association (SA); these two differ greatly from each other, and these differences should be kept in mind when establishing an NPO or a SA. A nonprofit organisation is an association with only natural persons as its founders and members (participants). These can be Ukrainian citizens, foreigners, persons without any citizenship legally staying in Ukraine.

A social association is an association established by legal entities only, and its members can be both legal entities and natural persons.

Here the questions arise: what is the source of funding for an NPO/SA, if its activity is not aimed at receiving profit? How can an NPO/SA get funds to carry out its mission?

An answer is simple: an NPO/SA receives membership fees, non-repayable financial aid or targeted financing from donors which are international associations, such as EBRD, USAID, SIDA etc. However, we would like to note again, that these funds can be used by an NPO/SA only within the framework of its statutory activity, and in cases were funds have been obtained from donors, audit will be necessary after the project closure with the view to confirm that all funds have been spent within the approved budget and statute.

Let's consider an NPO/SA from the accounting and tax accounting perspective.

Nonprofit organisations do not pay income tax and do not submit income statements; however, their nonprofit status does not relieve them from obligation to submit statements. Such organisations submit Statement on the use of NPO's income (profit).

Besides, nonprofit organisations have to prepare condensed financial statements as part

Дайджест #18 Також неприбуткові організації повинні складати скорочену фінансову звітність у складі Балансу і Звіту про фінансові результати згідно П(С)БО 25 “Спрощена фінансова звітність”. Ведення бухгалтерського обліку для неприбу ткових організацій має певні особливості. З а г а л ь н і н о р м и П(С)Б О д л я н и х підходять не повністю, адже діяльність будь-якої неприбуткової організації не спрямована на одержання прибутку, а всі базові бухгалтерські поняття (активи, доходи, витрати) сформульовано, виходячи з припущення, що підприємство буде одержувати економічні вигоди. Під час відображення доходів (витрат) неприбуткові організації стикаються з проблемами, оскільки згідно з нормами пункту 5 П(С)БО 15 “Дохід”, дохід визнають під час збільшення активу або зменшення зобов’язання, що призводить до зростання власного капіталу (за винятком збільшення капіталу за рахунок внесків учасників підприємства), за умови, що оцінку доходу може бути достовірно визначено. Більшість операцій неприбу ткових організацій не призводять до збільшення власного капіталу, тому доходи визнавати недоречно. Кошти, отримані неприбутковою організацією, як фінансування в рамках статутної діяльності, не є доходом. Над ход ження таких коштів не класифікуються і як цільове фінансування згідно норм П(С)БО 15, хоча по су ті громадська організація отримує кошти на конкретні цілі для виконання своєї мети, задля якої було створено таку громадську організацію. Зважаючи на походження коштів (від засновників ГО, членські внески, благодійні внески) і можливість їх використання тільки вик лючно д ля фінансування видатків на своє утримання, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльнос ті, визначених ус тановчими документами ГО без мети отримання

37 of their Balance and earnings statement, as well as their Financial performance statement under the National Provisions (Standards) of Accounting 25 "Abbreviated financial statements".

Accounting for nonprofit organisations has certain specifics.

General norms of National Provisions (Standards) of Accounting are not fully applicable to them, as the activity of any nonprofit organisation is not aimed at receiving profit, while all basic accounting terms (assets, income, expenditure) have been based on the assumption that an enterprise shall receive economic benefits.

Nonprofit organisations face problems when showing income (expenditure), as in compliance with point 5 of National Provisions (Standards) of Accounting 15 "Income", income is recognized when assets increase or liabilities decrease, which leads to growth of the company's own capital (exclusive of capital growth on account of contributions of the company's members), provided that income estimate can be verifiably established.

The majority of operations performed by nonprofit organisations do not lead to increase of their own capital, therefore it is irrelevant to declare income. Funds received by a nonprofit organisation as financing within the framework of statutory activity are not an income.

Neither is inflow of such funds classifiable as targeted financing in accordance with the norms of National Provisions (Standards) of Accounting 15, although a nonprofit organisation actually receives funds for certain actions to carry out its objective for which this organisation has been established. Taking into consideration origin of funds (from founders of an NPO, membership fees, charitable contributions) and the possibility of their use exclusively for funding the NPO's maintenance and implementation of its goal (targets, objectives) and activity lines set by the NPO's statutory documents without the aim of receiving profit, such inflow can be considered targeted financing and for accounting purposes can be shown in subaccount 484 "Other targeted

38 пр и бу т к у, т акі на д хо д ження м ожна вважати цільовим фінансуванням і для цілей бухгалтерського обліку відображати на субрахунку 484 “Інші кошти цільового фінансування і цільових надходжень” – Дт 30, 31 Кт 484. Такої думки дотримується і орган, відповідальний за реалізацію державної податкової політики. В офіційному виданні податківців “Вісник. Офіційно про податки” (2018 р., № 4, с. 34) зауважено, що, враховуючи специфіку діяльності неприбуткових організацій, доцільно визнавати всі над ходження неприбу ткових організацій цільовим фінансуванням і цільовими надходженнями, включно з орендними платежами, відсотками, отриманими за депозитами, курсовими різницями. При цьому доходи неприбуткових організацій визнають щомісяця на рівні здійснених витрат, тому в бухгалтерському обліку й фінансовій звітності неприбуткових організацій прибутків за такими операціями бути не може. Такий висновок узгоджується з нормами П(С)БО 15 “Дохід”, а саме: в пункті 16 вказано, що “цільове фінансування не визнається доходом доти, поки не існує підтвердження того, що воно буде отримане та підприємство виконає умови щодо такого фінансування”; в пункті 17 визначено, що “отримане цільове фінансування визнається доходом протягом тих періодів, в яких були зазнані витрати, пов’язані з виконанням умов цільового фінансування”. Однак цей висновок не підкріплено ні нормативними документами, ні роз’ясненнями офіційних органів. Зважаючи визнання доходів на рівні витрат у випадку придбання необоротних матеріальних активів (НМА) за рахунок коштів цільового фінансування в бухгалтерському обліку ГО, витрати з придбання відображаються Дт 48 Кт 69. Після введення в експлуатацію НМА і нарахування амортизаційних витрат (Дт 92, 94 Кт 13), одночасно з витратами нараховуються доходи (Дт 69 Кт 74). При цьому, залишок на рахунку 69 дорівнює залишковій вартості необоротних активів.

financing and special purpose receipt funds" Debit 30, 31 Credit 484.

The same opinion is held by the authority responsible for implementation of the state tax policy. It has been noted in the official periodical of revenue officers, "Vestnik. Officially on taxes" (2018, No. 4, p. 34) that, taking into consideration specifics of activities of nonprofit organisations, it is expedient to recognize all receipts of nonprofit organisations as targeted financing and special purpose receipts, including lease payments, interest on deposit, exchange rate differences. At the same time, incomes of nonprofit organisations are declared monthly at the level of incurred expenditures, therefore, in the NPOs' accounting and financial accounting no profit on such operations can exist.

This conclusion complies with the National Provisions (Standards) of Accounting 15 "Income", namely: point 16 states that "targeted financing is not considered income as long as there is no confirmation that this financing will be received and the enterprise will meet conditions for such financing"; point 17 establishes that the "received targeted financing is considered income within those periods, in which expenses tied to meeting conditions for targeted financing were incurred".

However, this conclusion is not backed either by regulations or by official clarifications.

Taking into consideration that income Is recognized as amounting to expenditures in case of acquisition of nonnegotiable fixed assets (NFAs) from target funds in the NPO accounting, expenditures for acquisition are shown as Debit 48, Credit 69.

After the NFAs have been brought into service and depreciation has been calculated (Debit 92, 94, Credit 13), income is calculated (Debit 69, Credit 74) alongside expenditures. Herewith balance of account 69 shall be equal to residual value of capital assets.

Дайджест #18 Операція

39 Дт рахунку

Кт рахунку

Operation

Debit of account

Credit of account

Отримано кошти

30 “Готівка”, 31

48 “Цільове

Funds received for

30 "Funds", 31 "Bank

48 "Targeted

для цілей діяльності

“Рахунки в банках”

фінансування

NPO's activity objec-

accounts"

financing and

і цільове

tives

ГО

special-purpose

надходження” Придбано основні

15 “Капітальні

засоби

інвестиції”

Введено в

10 “Основні засоби”

експлуатацію

Кт 63

receipt" Capital assets

15 "Capital invest-

acquired

ment"

15 “Капітальні

Capital assets

10 "Capital assets"

інвестиції”

brought into service

основні засоби

Credit 63

15 "Capital investment"

This reflects the

48 "Targeted financ-

69 "Deferred

Відображено

48 “Цільове

69 “Доходи

amount of targeted

ing and special-

income"

використання

фінансування

майбутніх

use for acquisition of

purpose receipts"

суми цільового

і цільові

періодів”

a nonnegotiable asset

використання

надходження”

на придбання необоротного активу

Depreciation

92, 94 "Expendi-

13 "Wear

calculated

tures"

(depreciation) of nonnegotiable

Нараховано

92, 94 “Витрати”

амортизацію

13 “Знос (амортизація) необоротних активів

Визнання доходу

69 “Доходи

від цільового

майбутніх періодів”

74 “Інші доходи”

assets Recognition of

69 " Deferred

74

income from tar-

income"

"Other incomes"

geted financing in the amount of calculated depreciation

фінансування в сумі нарахованої

Write-off of expenses

амортизації

79 "Activity result"

to financial perfor-

92, 94 "Expenditures"

mance Списання витрат

79 “Результат

92, 94

на фінансовий

діяльності”

“Витрати”

результат

Визнання доходу

48 “Цільове

від цільового

фінансування

фінансування в сумі

і цільове

понесених витрат

надходження”

74 “Інші доходи”

Recognition of

48 "Targeted financ-

74 "Other

income from tar-

ing and special-

incomes"

geted financing in the

purpose receipt

amount of incurred expenses

Assigning incomes to financial performance

Віднесення доходів на фінансові

74“Інші доходи”

74 "Other incomes"

79 "Activity result"

79 “Результат діяльності”

результати

Таким чин ом, у р азі ф ор м у в ання показників фінансової звітності громадських організацій з урахуванням особливостей обліку:  фінансовий результат діяльності неприбуткової організації дорівнює нулю;  залишок отриманих, але не використаних в звітному періоді коштів відображається в пасиві балансу як “Довгострокові зобов’язання, цільове

Thus, when financial accounting results are established taking into consideration accounting specifics:  financial performance of a not-for-profit organisation is zero;  balance of funds received but not used in the accounting period is shown in the liability part of the balance sheet as "Long-term liabilities, targeted funding and collateral" (Balance Debit 48);  residual value of nonnegotiable assets

40 фінансування та забезпечення” (С-до Кт 48);  залишкова вартість необоротних активів, придбаних за кошти цільового фінансування, відображається як “Доходи майбутніх періодів” (С-до Кт 69). Не зважаючи на статус неприбутковості, є багато нюансів:  вибір правової форми організації – ГО чи ГС;  визначення цілей та місії , які необхідно зафіксувати в статуті та чітко слідувати їм;  пр о в е де ння о б о в’яз к о в о г о фінансового аудиту, у разі отримання коштів від донорів;  специфічний бухгалтерський облік;  спеціальні форми податкової звітності.

purchased for targeted financing funds is shown as "Deferred income" (Balance Credit 69).

Regardless of the nonprofitable status, there are lots of finer points, namely:  choice of the type of legal entity, NPO or SA;  determining goals and mission that have to be set in the statute and strictly followed;  undergoing mandatory financial audit if the entity receives donor funds;  specific accounting;  special forms of tax reporting.

ІРИНА КОШОВА

Заступник керівника практики аутсорсингу бухгалтерського обліку IRYNA KOSHOVA

Deputy Head of Practice of accounting outsourcing

Дайджест #18

НЕГРОШОВА МОТИВАЦІЯ ПЕРСОНАЛУ ТА

41

INTANGIBLE MOTIVATION OF STAFF AND SOME

ДЕЯКІ ПИТАННЯ ОПОДАТКУВАННЯ ТАКИХ ДОХОДІВ

ISSUES WITH REGARD TO TAXATION OF SUCH INCOMES

НАЙВАЖЛИВІШОЮ КАТЕГОРІЄЮ РИНКОВОЇ ЕКОНОМІКИ Є ПРАЦЯ. ЯК І БУДЬ-ЯКИЙ ІНШИЙ РЕСУРС. ПРАЦЯ ПРОДАЄТЬСЯ, КУПУЄТЬСЯ ТА МАЄ ЦІНУ, ЯКА ВІДОБРАЖАЄ СПІВВІДНОШЕННЯ ПОПИТУ ТА ПРОПОЗИЦІЇ НА РИНКУ ПРАЦІ.

LABOUR IS THE MOST IMPORTANT CATEGORY OF MARKET ECONOMY. AS ANY OTHER RESOURCE, LABOUR CAN BE SOLD AND PURCHASED, AND IT HAS ITS PRICE THAT REFLECTS CORRELATION BETWEEN DEMAND AND OFFER IN THE LABOUR MARKET.

Л

юдина, як суб’єкт праці, зацікавлена в и г і д н іш е п р о д а в а т и с в о ю працю, що стимулює підвищення професіоналізму та створює потужну мотивацію працівника до пошуку кращих умов праці. З іншого боку, вільне функціонування ринку праці стимулює роботодавців до створення цих самих умов, які задовольнятимуть робочу силу. В сучасних умовах важливим аспектом взаємовідносин між працівниками та роботодавцями є мотивація праці. Мотивація праці – це певний набір дій зі сторони компанії, направлений на підвищення працездатності працівників та залучення і втримання кваліфікованих кадрів.

B

eing labour market players, individuals are interested in selling their labour at a maximum price, which fosters professional development and creates powerful motivation for a labourer to seek better conditions of work. On the other hand, free functioning of the labour market encourages employers to create working environment that will satisfy workforce.

An important aspect of relationships between employers and employees in the present context is motivation to work. Labour motivation is a certain set of measures on the part of the company, aimed at attracting and keeping skilled workforce.

Motivation of labour allows to amalgamate

42 Мотивація праці дозволяє об’єднати інтереси підприємства і працівників та є взаємовигідною для обох сторін. З одного боку, працівник стає більш зацікавленим у підвищенні свого рівня, продуктивності, лояльності до компанії і т. п., за що отримує певну вигоду, а з іншого – підприємство в свою чергу отримує вмотивованого до досягнення цілей працівника, чиї показники підвищують економічні результати діяльності компанії в цілому. Сис тему мотивації умовно можна поділити на матеріальну та нематеріальну мотивацію. Матеріальна мотивація – це вигоди працівника у грошовій та негрошовій формі. Мотивація у грошовій формі являє собою підвищення заробітної плати, премії, бонуси від продажів та досягнення певних цілей, надбавки і т.п. Це найбільш використовуваний вид мотивації, тому питань щодо оподаткування даних виплат працівникам немає. Негрошова матеріальна мотивація – це певні матеріальні вигоди, що надаються працівникам в негрошовій формі, так звані додаткові блага. Це може бути медичне страхування, надання подарунків, путівок, оплата навчання, тренінгів та курсів, участь у недержавному пенсійному страхуванні, тощо. В сучасних умовах все більше компаній та працівників стають зацікавленими в негрошовому мотивуванні, що обумовлює актуальність питання оподаткування таких доходів. Найбільш поширені види такого мотивування розглянемо нижче. Медичне страхування та страхування життя. Більшість роботодавців уже давно зрозуміли, що головний фактор успіху їх компаній – з б ер е ження з д ор ов’я співробітників. Тому чимало підприємств все частіше ук ладають із страховими компаніями договори на добровільне медичне страхування та трохи рідше – договори страхування життя.

interests of an enterprise and its employees, and is beneficial for both parties. On the one part, an employee becomes more interested in raising its productivity level, in loyalty to the company etc., and gets some reward for this; on the other part, an enterprise gets employees who are motivated to achieve their goals, and whose efficiency improves the company's overall economic performance.

The system of incentives can be roughly divided into tangible and intangible motivation.

Tangible motivation is benefits for employees in their monetary and non-monetary form.

Motivation in its monetary form is increase in salary, premia, sales- and achievement-related bonuses, benefits etc. This is the most widely used motivation type, thus, no questions arise on taxation of such payments to employees.

Non-monetary tangible motivation is certain material benefits granted to employees in a nonmonetary form, the so-called perquisites. This can be medical insurance, gifts, holiday packages, payment of tuition fees, payment for courses and workshops, participation in non-governmental retirement insurance etc.

In the present context a growing number of companies and employees become interested in non-monetary motivation, which makes the issue of taxation of such incomes ever more topical.

Below we are going to have a look at the most widely spread motivator types.

Health and life insurance. The majority of employers has long ago understood that the main success factor of their companies is maintenance of health of their employees. Therefore, many enterprises increasingly frequently conclude voluntary health insurance agreements and, a bit less frequently, life insurance agreements with insurance companies.

Voluntar y health insurance scheme (hereinafter VHI) provides for insurance compensation to health care institutions in case of an insured event linked to the insured person's illness or accident. Voluntary health insurance agreement should be concluded for at least one year, and in case of an early termination

Дайджест #18 Вид добровільного ме дичного страхування життя (далі – ДМС) передбачає с трахову виплат у зак ладам охорони здоров’я у разі настання страхового випадку, пов’язаного із хворобою застрахованої особи або нещасним випадком. Договір добровільного медичного страхування має пере дбачати мінімальний с трок його дії – 1 рік та повернення страхових платежів виключно страхувальнику в разі дострокового розірвання договору. Укладання Договору на страхування життя передбачає обов’язок страховика здійснити страхову виплат у згідно з договором страхування у всіх випадках, що загрожують життю людини або в разі настання смерті. Цей вид страхування є довгостроковим. Договір укладається на 5 та більше років. При цьому платник податку – роботодавець не може бути вигодонабувачем за такими договорами (пп. 14.1.52 ПК). По д ару нки пр ацівник ам, ді т ям працівників. Попри непросту фінансову ситуацію, все таки, чимало підприємців, піклуючись про колектив, намагаються заохотити співробітників, як найцінніший р е с у р с пі д пр и єм с т в а. О с о б лив о ц е актуально під час новорічно-різдвяних свят, до днів народжень, коли робляться подарунки не тільки працівникам, але і їх дітям. Подарунком може виступати будь-яка матеріальна цінність, наприклад техніка, квитки на видовищні заходи, сертифікати на товари та послуги і т.п., головною умовою їх визнання є оформлення наказу на надання подарунків, в якому зазначена особа, яка отримує подарунок. Надання путівок, екскурсій, спортивних абонементів. Хороший працівник – це відпочивший працівник. Тому багато компаній, окрім надання додаткових вихідних або відпусток понад законодавчі норми, практикують надання путівок для працівників та членів іх сімей, організацію

43 insurance premiums should be returned to the insurer only.

Conclusion of a life insurance agreement provides for the underwriter's obligation to pay insurance compensation under the insurance agreement in all cases that threaten a person's life or in case of death of the insured person. This is a long-term insurance type. The agreement is concluded for a five-year term or more. Also, a taxpayer–employer cannot be a beneficiary under such agreements (subclause 14.1.52 of the Tax Code of Ukraine).

Gifts to employees and their children.

Regardless of the challenging financial situation, still quite a few entrepreneurs, taking care of their teams, try to incentivise their employees as the company's most valuable resource. This is especially topical during Christmas and New year season or on birthdays, when presents are given not only to the employees, but to their children as well.

Any thing of value can be a gift, like appliances, tickets to entertainment events, certificates for goods and services etc., and the main condition for their recognition is drawing up an order for giving gifts, where the receiving person is stated.

Granting holiday packages, excursion packages, gym membership. Only an employee who has had a proper rest can be a good employee. That is why many companies practice giving holiday packages to employees and their families, arrange excursions, provide paid gym membership, all this on top of additional days off and leaves longer than the statutory minimum annual leave.

An important factor at taxation of the provided holiday packages is their cost and the destination to which the company provides this package, as holiday packages to a destination abroad are taxable in full, while holiday packages inside Ukraine are subject to preferential tax treatment.

Payment of residential lease, travel expenses, parking rate, meals. Employers are entitled to set up and cover from the company's funds additional labour and social incentives for their employees.

One of such incentives is arranging travel of the company's employees to and from work as well

44 екскурсій, оплату спортивних абонеменів. Важливим фактором при оподаткуванні наданих путівок є іх вартість, а також безпосере днє місце, в яке компанія надає путівку, оскільки путівки за кордон оподатковуються в повному обсязі, а путівки по Україні мають пільгу в оподаткуванні. Оплата оренди житла, проїзду, вартості паркування, харчування. Роботодавці вправі за рахунок власних коштів встановлювати додаткові трудові та соціально-побутові пільги д ля своїх працівників. Однією з таких пільг є доставка працівників підприємства до місця роботи та назад, компенсація витрат на проїзд у службових справах. Також, доволі часто, намагаючись “прив’язати” до себе цінного співробітника, роботодавець бере на себе вирішення його квартирного питання. Забезпечення працівників житлом – це неабиякий плюс для кожного працівника, що потребує подібне благо. Особливо наочно ця тенденція простежується в разі працевлаштування на роботу іногородніх фахівців. Підприємства часто забезпечують харчування для працівників. На практиці існує декілька варіантів реалізації цього питання, та для кожного – свої особливості. Харчування може бути організоване у різні способи, основні з них наведено нижче:  у власній їдальні чи буфеті;  замовляти обіди в офіс, укладаючи договори із закладами ресторанного господарства;  оплачувати харчування працівників у закладах ресторанного господарства згідно з укладеними договорами;  установлювати знижки на готові страви, що продаються в їдальні чи буфеті в конкретній сумі;  надавати працівникам грошові кошти, як компенсацію чи дотацію на харчування. Дуже важливе питання, у який саме спосіб забезпечується харчування, як воно організоване й документально оформлене

as compensation of travel expenses in case of business trips. Besides, it also happens quite often that an employer tries to "tie down" a valuable employee by solving his/her housing problems. If a company provides housing for its employees, this is a significant asset for any employee who is in need of such weal. This tendency is especially apparent when professionals from other cities are employed.

Enterprises often provide meals for their employees. In practice there are a few ways to implement this incentive, each having its own specific features. Meals can be provided in a number of ways, with the main of them being as follows:  in a cafe or lunchroom owned by the company;  delivery of lunch to the office can be ordered by way of concluding agreements with catering facilities;  meals at restaurants or cafes for the company's employees can be paid according to the signed agreements;  fixed-amount discounts for readymade meals that are sold in a canteen or lunchroom;  provide cash to employees as meal compensation or allowance.

An important question is, how the meals are provided, how this is arranged and documented, and whether or not this incentive is personified.

There are at least two reasons for the company's managers to make travel arrangements for the commuting employees:  if the enterprise (its department or affiliate) is located at some distance from the city;  for convenience of the employees.

In the first case transportation of the employees to the working place can be viewed as one of the obligations of the enterprise, and in the second case – as one of social benefits for its employees.

This benefit can be granted either collectively or individually. The issue of transportation of the employees to and from work can be solved in one of the following ways:

Дайджест #18 та чи вбачається персоніфікований характер під час надання харчування. Доставка працівників до місця роботи і назад може бути організована керівництвом підприємства, як мінімум, з двох причин:  у з в’я з к у з т е р и т о р і а л ьн о ю віддаленістю підприємства (його відділення, філії) від населеного пункту;  для зручності працівників. У першому випадку доставку працівників до місця роботи можна розглядати, як один із обов’язків підприємства, а в другому – як одну із соціальних пільг для його працівників. Д ана пільга може на даватись як колективно, так і індивідуально. Питання доставки працівників до роботи і назад може бути вирішено одним із способів:  перевезення працівників (власним транспортом підприємства, шляхом залучення сторонніх транспортних організацій або орендуючи особистий транспорт когось із працівників);  забезпечення працівників проїзними документами на громадському транспорті;  компенсація працівникам вартості проїзду. Але, все ж таки, найоптимальніший спосіб вирішення даного питання лишається за керівництвом. Оплата навчання, курсів та тренингів. Вкладаючи кошти у навчання і підвищення кваліфікації своїх працівників, компанія не лише мотивує їх, але і отримує в результаті таких дій більш професійний персонал. Це може бути оплата тренинігів, курсів, оплата за підвищення кваліфікації, оплата навчання у відчизняних та закордонних закладах освіти. Учас т ь к о мпані ї в н е д ер ж авн о м у пенсійному страх уванні. На відміну від закордонних компаній, зокр ема американських, в Україні недержавне пенсійне страхування не дуже поширене. Проте, в умовах солідарної пенсійної

45  transportation

of employees (by vehicles that belong to companies, involving third-party carriers or taking on lease an employee-owned vehicle);  providing urban-transport passes to employees;  reimbursement of travel cost to employees.

The company managers are free to decide which is the most optimal way to solve this issue.

Payment of tuition fees, payment for courses and workshops. Investing into training and further training of its employees, the company not only incentivises them; this also results in the company having a more professional staff. This can include payment for courses, for further training, for studying in either national or foreign educational establishments.

Participation of the company in nongovernmental retirement insurance. Unlike among companies abroad, especially in the USA, non-governmental retirement insurance is not really widespread in Ukraine. However, in the context of pay-as-you-go pension system (defined contribution pension system has not started to function as yet), this motivator is becoming ever more interesting for both employees and companies.

46 системи (накопичувальна наразі так і не запрацювала) цей вид мотивування стає все більш цікавим для працівників та компаній. Нижче розглянемо оподатк ування зазначених вище видів негрошового мотивування працівників.

Below we will look at taxation of the types of non-monetary motivation of an employee mentioned above.

Вид матеріальної негрошової компенсації

ПДФО

Військовий збір

ЄСВ

Type of tangible non-monetary compensation

Personal Income Tax (PIT)

Military Levy

Unified Social Tax

Добровільне медичне

Суми страхових платежів за договорами добровільного медичного страхування та довгострокового медичного страхування включають до оподатковуваного доходу працівника із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512 – на 2019 р.), обкладаються ПДФО за ставкою 18 % незалежно від розміру цих внесків (пп.

164.2.16 п. 164.2 ст. 164 ПКУ).

Внески за договорами добровільного медичного страхування та довгострокового медичного страхування у складі заробітної плати обкладаються ВЗ за ставкою 1,5 % без застосування натурального коефіцієнта.

Внески підприємств згідно з договорами добровільного медичного страхування працівників і членів їх сімей не включаються до фонду оплати праці згідно з нормами п. 3.5 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5 (далі – Інструкції № 5) і включені до Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого Постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170 (далі – Перелік № 1170), такі витрати не є базою нарахування ЄСВ.

страхування

Voluntary Health Insurance

Довгострокове страхування (Страхування життя)

The amounts of insurance premiums under the VHI and long-term health insurance agreements are included into taxable income of an employee using the legally fixed (“natural”) coefficient (1.219512 – as of 2019) and are subject to PIT at a rate of 18% irrespective of the amount of these contributions (subclause 164.2.16 clause 164.2 art. 164 of the Tax Code of Ukraine).

Instalments under the VHI and long-term health insurance agreements as part of salary are subject to Military Levy at a rate of 1.5 not increased by the coefficient.

Instalments of enterprises according to VHI agreements for the employees and their family members are not included into the salary budget under the norms of clause 3.5 of Instruction on Salary Statistics approved by the Ordinance of the State Statistics Service of Ukraine dd. 13.01.2004 No. 5 (hereinafter Instruction No. 5) and are included into the List of types of compensations paid from the employers' budget, that are not subject to unified contribution to compulsory state social insurance, approved by the Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine dd. 22.12.2010 No. 1170 (hereinafter the List No. 1170), such expenses are not base amount for UST.

Суми страхових внесків, сплачені за договорами довгострокового страхування життя за найманих працівників, п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 відносить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат, що входять до складу заробітної плати, відповідно, є базою нарахування ЄСВ

Long-term insurance (Life insurance) According to subclause 2.3.4 of Instruction No. 5, the amounts of insurance premiums paid under the long-term life insurance agreements for wage labour are considered other motivating and compensatory payments that are included into salary and therefore are the base amount for UST.

Дайджест #18

47

Вид матеріальної негрошової компенсації

ПДФО

Військовий збір

ЄСВ

Type of tangible non-monetary compensation

Personal Income Tax (PIT)

Military Levy

Unified Social Tax

До оподатковуваного доходу фізособи не потрапляє вартість негрошових подарунків, якщо їх вартість не перевищує 25 % однієї мінзарплати (з розрахунку на місяць), установленої на 1 січня звітного податкового року п.п. 165.1.39 ПКУ. Вартість негрошового подарунка, що перевищує 25 % однієї мінзарплати включають до загального місячного оподатковуваного доходу фізособи у сумі перевищення як додаткове благо й оподатковують ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнту (п. 174.6 ПКУ).

Якщо “подарунковий” дохід не оподатковується ПДФО, то і ВЗ з нього утримувати не потрібно. У разі перевищення вартості подарунку – утримується ВЗ з суми такого перевищення без урахування натурального коефіцієнту.

Вартість подарунків, безоплатно переданих працівникам (наприклад, до ювілейних та пам’ятних дат, як у грошовій, так і натуральній формі), є базою нарахування ЄСВ в разі перебування цих працівників у трудових відносинах з роботодавцем. Якщо подарунок від юридичної особи отримала фізособа, яка не перебуває у трудових відносинах із такою юрособою, то ЄСВ на вартість цього подарунка не нараховують.

Подарунки працівникам

Gifts to employees

The cost of non-monetary gifts is not included into the natural person's taxable income, if their value does not exceed 25% of one minimum salary (calculated on a monthly basis), set as of January 1 of the accounting year, subclause 165.1.39 of the Tax Code of Ukraine.

Value of a non-monetary gift that exceeds 25% of one minimum salary is included into the overall monthly taxable income of an individual in the exceeding amount as a perquisite and is subject to PIT at a rate of 18% with application of legally fixed coefficient (clause 174.6 of the Tax Code of Ukraine).

If "gift income" is not subject to PIT, it is not subject to Military Levy, too. If the gift value exceeds the set limit, Military Levy is charged on the exceeding amount exclusively of the legally fixed coefficient.

Подарунки дітям

Value of gifts given to employees free of charge (e. g. to anniversaries and memorable dates, both in monetary form and in kind), is the base for charging UST, if these employees are in employment relations with the employer. If a gift from a legal entity was received by an individual who is not in employment relations with this legal entity, no UST is charged on the cost of such gift.

На вартість подарунків та квитків на видовищні заходи, що надаються дітям працівників за рахунок коштів роботодавця, ЄСВ не нараховується на підставі п. 8 розд. ІІ Переліку № 1170.

працівників

Presents to the employees' children The cost of presents and tickets to entertainment events that are granted to the employee's children and covered from the employer's budget, are not subject to UST on the basis of clause 8 section II of the List No. 1170.

Надання путівок

Granting holiday packages

Згідно п. 165.1.35 ПКУ путівки на відпочинок, по території України, надані працівникам а також членам їх сімей першого ступення споріднення, в розмірах, що не перевищують 5 розмірів мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року не включаються до оподатковуваних доходів. У разі перевищення або надання путівки за межі України вся сума підлягає оподаткуванню із застосуванням натурального коефіцієнту.

According to clause 165.1.35 of the Tax Code of Ukraine, holiday packages for recreation on the territory of Ukraine that are granted to employees and their first-degree relatives, in the amount not exceeding 5 amounts of minimum salary as of January 1st of the accounting year, are not included into taxable income.

If this amount is exceeded or in case of a holiday package for recreation abroad, the complete amount is taxable and the legally fixed coefficient is applied to it.

Є базою для утримання військового збору в розмірах як і для ПДФО, без урахування натурального коефіцієнту.

It is the basis for charging military levy in the same amount as for PIT, not increased by the coefficient.

Є фондом оплати праці згідно п.2.3.4. Інструкції № 5, тому є базаою ЄСВ.

It is the salary budget according to clause 2.3.4 of Instruction No. 5, therefore it is the base for charging UST.

48

Вид матеріальної негрошової компенсації Type of tangible non-monetary compensation

ПДФО Personal Income Tax (PIT)

Включається до оподатковуваного доходу особи з урахуванням натурального коефіцієнту (пп. 164.2.17 ПКУ).

Організація ексурсій

This is included into an individual's taxable income, with the legally fixed coefficient (subclause 164.2.17 of the Tax Code of Ukraine).

Arranging excur-

Оплата

Payment for meals

При відсутності персоніфікації доходу немає об'єкта для утримання ПДФО . Якщо харчування працівників прописане в трудовому або колективному договорі, воно матиме “зарплатний” характер і його вважатимуть частиною зарплати як інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що їх включають до фонду зарплати (пп. 2.3.4 Інструкції № 5). Вартість такого харчування оподатковується за ставкою 18%. Дохід, отриманий фізичною особою як додаткове благо у вигляді вартості безоплатного харчування, сплаченого роботодавцем закладам харчування, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника та оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнту (пп. 164.2.17 ПКУ).

If the income is not personified, there is no taxable object for charging PIT. If meals for employees are included into labour or collective employment agreement, these will be "salary-like" and considered part of salary as other motivating and compensatory payments that are included into salary budget (subclause 2.3.4 Instruction No. 5). The cost of such meals is taxable at a rate of 18%. Income that an individual receives as a perquisite, as the cost of free meals that has been paid by the employer to catering enterprises, is included into the overall monthly (yearly) taxable income of such taxpayer and PIT is charged on it increased by the legally fixed coefficient (clause 164.2.17 of the Tax Code of Ukraine).

Участь у недержавному пенсійному страхуванні

Participation in non-governmental retirement insurance

Military Levy

Є базою для утримання військового збору в розмірах як і для ПДФО, без урахування натурального коефіцієнту.

ЄСВ Unified Social Tax

Є фондом оплати праці згідно п.2.3.4. Інструкції №5 , тому є базаою ЄСВ.

It is the salary budget according to clause 2.3.4. of Instruction No. 5, therefore it is the basis for charging UST.

It is the basis for charging military levy in the same amount as for PIT, not increased by the coefficient.

sions

харчування

Військовий збір

Є базою для утримання військового збору в розмірах як і для ПДФО, без урахування натурального коефіцієнту.

It is the basis for charging military levy in the same amount as for PIT, not increased by the coefficient.

Згідно п.164.2.16 включаються в оподатковуваний дохід платника податків кошти, сплачені роботодавцемрезидентом на користь НПФ за своїх працівників, якщо їх сума перевищує 15% ЗП працівника за відповідний місяць або 2.5 розмірів мінімальної ЗП. Тобто якщо є перевищення таких перерахувань – вони включаються до доходів платника з урахуванням натурального коефіцієнту.

База оподаткування ПДФО є базою для ВЗ, проте без урахування натурального коефіцієнту

According to clause 164.2.16, funds paid by a resident employer for its employees to a non-governmental retirement fund are included into taxable income of a taxpayer, if their amount exceeds 15% of an employee's salary for the respective month or is more than 2.5 higher than minimum salary. That is, if such payments exceed the set amounts, they are included into the taxpayer's income and the legally fixed coefficient is applied to them.

Base for charging PIT is the base for Military Levy, not increased by the legally fixed coefficient.

Якщо роботодавець організовував для працівників безкоштовне харчування за системою "шведський стіл" (коли неможливо визначити кількість спожитих продуктів кожною окремою особою), отриманий дохід не може розглядатися як база нарахування єдиного внеску. Згідно з пп. 2.3.4 Інструкції № 5 виплати соціального характеру в грошовій і натуральній формі, у т. ч. оплата харчування працівників, як “додаткове благо” є компенсаційною виплатою, яка входить до фонду оплати праці та є базою ЄСВ.

If the employer has arranged free meals for its employees as buffet lunch (when it is impossible to determine the amount of meals consumed by each individual), the received income cannot be viewed as basis for charging UST. According to subclause 2.3.4 of Instruction No. 5, social payments in monetary form and in kind, including payment for meals as a "perquisite", are considered compensation payments that are included into salary budget and are the basis for UST.

Не є фондом оплати праці згідно п.3.5. Інструкції № 5, отже не є базаю нарахування ЄСВ.

It is not the salary budget according to clause 3.5. of Instruction No. 5, therefore it is not the base for charging UST.

Дайджест #18 Вид матеріальної негрошової компенсації Type of tangible nonmonetary compensation Оплата проїзду, паркування

Payment of travel expenses and parking

49

ПДФО Personal Income Tax (PIT)

Доставляючи працівників безоплатно на роботу і у зворотному напрямку, роботодавець надає їм безоплатну послугу. Згідно з пп. 164.2.17. Податкового кодексу України вартість безоплатно отриманих від роботодавця товарів/послуг є для працівників додатковим благом і, відповідно, повинна бути включена до їхнього загального місячного (річного) доходу. Щоб оподатковувати дохід працівника ПДФО необхідно визначити розмір такого доходу. У випадку колективної доставки працівників до місця роботи і у зворотному напрямку, як правило, персоніфікований облік наданих транспортних послуг не ведеться. Тому в такому випадку не можна визначити конкретний розмір доходу у вигляді додаткового блага для кожного із працівників, отже, неперсоніфікована вартість доставки не може розглядатися як об’єкт оподаткування ПДФО. В разі забезпечення працівників проїзними квитками, підтвердженням чого є відомість на їхню видачу з персональними підписами працівників про отримання, або компенсує окремим працівникам вартість їхнього проїзду (проїзні квитки) до місця роботи і назад, то можна точно визначити дохід кожної особи. У такому випадку дохід працівника в розмірі вартості проїзного квитка або суми компенсації оподатковується ПДФО із застосуванням натурального коефіцієнта. Вищезазначений підхід оподаткування застосовується і до компенсації вартості паркування автомобілів працівників.

Військовий збір Military Levy

Є базою для утримання військового збору в розмірах як і для ПДФО, без урахування натурального коефіцієнту.

It is the basis for charging military levy in the same amount as for PIT, not increased by the coefficient.

Оплата оренди житла

Payment of residential lease

Надання спортивних

If the possibility for such compensation is set in the section "Labour remuneration" of the collective (individual) employment agreement, it is treated as salary, as, according to subclause 2.3.4 of Instruction No. 5, such payment is included into the salary budget. Therefore, as a part of salary, the amount of such compensation will be included into the amount on which PIT is charged, with the income marked as "101" in the 1ДФ form. However, if the document adopted at the enterprise, determining the elements that comprise the employees' salary, does not include such compensation payment, for the purpose of charging PIT and Military Levy such income can be treated as a perquisite on the basis of point "г" subclause 164.2.17 of the Tax Code of Ukraine and the legally fixed coefficient should be applied for PIT purposes.

Включається до оподатковуваного доходу особи з урахуванням натурального коефіцієнту (пп. 164.2.17 ПКУ)..

абонементів It is included into an individual's taxable income, including the legally fixed coefficient (subclause 164.2.17 of the Tax Code of Ukraine).

База оподаткування ПДФО є базою для ВЗ, проте без урахування натурального коефіцієнту

Base for charging PIT is the base for Military Levy, not increased by the legally fixed coefficient.

Є базою для утримання військового збору в розмірах як і для ПДФО, без урахування натурального коефіцієнту.

Provision of paid gym membership

Unified Social Tax

У випадку надання безкоштовного проїзду, база нарахування ЄСВ відсутня, також база буде відсутньою при відсутності персоніфікованого обліку на підставі п. 7 розділу ІІ Переліку № 1170. У випадку, коли вартість персонального проїзного квитка, сума компенсації за проїзд, компенсація паркування включаються до фонду оплати праці, відповідно, на них слід нараховувати ЄСВ на загальних підставах.

If free travel is provided, there is no base for charging UST, and there will be no such base if no personified accounting is carried out on the basis of clause 7 section II of the List No. 1170.

If the cost of an individual travel card, the amount of travel expense or parking refund are included into the salary budget, UST should be accordingly charged on them on general basis.

Arranging transportation of the employees to and from work, the employer grants them a free service. According to subclause 164.2.17. of the Tax Code of Ukraine, the value of goods or services received from an employer free of charge is a perquisite for employees and as such it should be included into their overall monthly (yearly) income. In order to charge PIT on the employee's income, it is necessary to establish the amount of this income. If the employees are collectively transported to and from their workplace, as a rule, there is no personified accounting of the provided transportation services. Thus, in this case it is impossible to determine a certain amount of income in the form of a perquisite for each employee, and a nonpersonified cost of transportation cannot be viewed as an object for charging PIT. If employees receive travel cards, and this is confirmed by a respective distribution sheet with personal signatures of each employee, or an employer refunds travel expenses for travel to and from work (travel cards) to certain employees, exact income of each individual can be determined. In this case income of an employee in the amount of the travel card price or refund is subject to PIT with application of the legally fixed coefficient. The above approach to taxation is also applied to refund of the cost of parking of the employees' cars.

Якщо можливість такої компенсації передбачена в розділі “Оплата праці” колдоговору (трудового договору, укладеного з працівником), то це прирівнюється до заробітної плати. Адже згідно з п.п. 2.3.4 Інструкції № 5 така виплата включається до фонду оплати праці. Тому у складі зарплати сума компенсації ввійде до бази обкладення ПДФО з ознакою доходу в 1ДФ — “101”. Якщо ж у документі, який затверджений на підприємстві і визначає набір складових зарплати працівників, такої компенсаційної виплати немає, для цілей оподаткування ПДФО і ВЗ такий дохід можна віднести до додаткового блага на підставі п.п. “г” п.п. 164.2.17 ПКУ із застосуванням натурального коефіцієнту для ПДФО.

ЄСВ

It is the basis for charging military levy in the same amount as for PIT, not increased by the coefficient.

Вартість використання житла за рахунок роботодавця (власного чи орендованого) та компенсація його вартості належать до фонду оплати праці, тому є об’єктом нарахування ЄСВ на загальних підставах.

The cost of accommodation use covered by the employer (either owned or leased) and compensation of its value belong to salary budget, therefore they are an object for charging UST on general basis.

Є фондом оплати праці згідно п.2.3.4. Інструкції № 5, тому є базаою ЄСВ.

It is the salary budget according to clause 2.3.4., therefore it is the basis for charging UST.

50 Вид матеріальної негрошової компенсації

ПДФО

Військовий збір

ЄСВ

Personal Income Tax (PIT)

Military Levy

Unified Social Tax

У випадках коли мова йде про підвищення кваліфікації або перепідготовку кадрів згідно з законом надану вітчизняними закладами освіти – данній дохід не буде оподатковуваним.Якщо мова йде про інше навчання. то не включається до оподатковуваного доходу сума, сплачена за навчання у вітчизняних закладах освіти в розмірі не більше 3 МЗП на 1 січня податкового року в розрахунку на місяць (пп. 165.1.21 ПКУ). У разі якщо вартість навчання більша, то на різницю має бути нарахований ПДФО з урахуванням натурального коефіцієнту. Якщо кошти за навчання перераховані закордоному закладу освіти або надані безпосередньо працівнику – вся сума є базою нарахування ПДФО.

База нарахування така сама як і для ПДФО, проте без урахування підвищувального коефіцієнту.

Витрати на навчання, підготовку, перепідготовку кадрів, підвищення кваліфікації не входять до фонду оплати праці згідно з пп. 3.10 і 3.24 Інструкції № 5, а також зазначені в пп. 9 і 11 розд. II Переліку № 1170 серед виплат, з яких не стягується ЄСВ.

Type of tangible non-monetary compensation Оплата навчання

Payment for training and education

If this refers to further training or retraining of personnel in accordance with the law provided by national educational establishments, such income will not be subject to tax.If this refers to other training, the amount paid for studying in Ukrainian educational establishments is not included into taxable income, if this amount does not not exceed 3 minimal salaries (as of January 1st of the accounting year) per month (subclause 165.1.21 of the Tax Code of Ukraine). If training costs more, PIT should be charged on the difference, including the legally fixed coefficient. If funds for traning have been transferred to a foreign educational establishment or handed in to an employer him/herself, the total amount is subject to PIT.

Система мотивації праці на підприємстві відіграє одну з важливих ролей з усіх внутрішніх факторів що впливають на розвиток організації. Мотиваційна система має вплив на сукупність взаємопов’язаних заходів, які стимулюють окремого працівника або трудовий колектив у цілому щодо досягнення індивідуальних та загальних цілей щодо ефективної діяльності підприємства. Вірне стимулювання робітників і вдале мотивування до виробничої діяльності дає внутрішній поштовх для більш ефективного виробництва та більш ефективного функціонування підприємства. Системи додаткових заохочень повинні сприяти підвищенню зацікавленості працівників у поліпшенні не тільки індивідуальної роботи, але і ділових стосунків з іншими співробітниками. Тому, одним з головних завдань для керівництва будьякого підприємства повинно стати створення на ньому ефективного мотиваційного середовища.

Taxation base is the same as for PIT but not increased by the coefficient.

Expenses for education, traning, retraining or further training of personnel are not included into salary budget according to sublclauses 3.10 and 3.24 of Instruction No. 5; these are also mentioned in clauses 9 and 11 Section II List No. 1170 among payments not subject to UST.

The system of work motivation at an enterprise plays one of the most important roles among all internal factors that influence growth of any organisation.

Motivational system affects a pool of interrelated measures that stimulate an individual employee or workforce in general to achieve individual and common performance goals of an enterprise.

Proper encouragement of employees and successful motivation to productive activity provides drive to better performance and more efficient functioning of an enterprise. Additional incentive systems should promote the employees' desire to improve not only individual work performance but also business relationships with other co-workers. Thus, one of the main objectives for managers of any enterprise should be to establish efficient motivating environment in their company.

KATERYNA PINKOVSKA

Payroll Accountant

КАТЕРИНА ПІНЬКОВСЬКА

Бухгалтер із заробітної плати

“T H E YO U NG MAN K N OWS T H E RU LE S , B U T T H E O L D MAN K N OWS T H E E XC E PT I O NS” — "ЮНАК ЗНАЄ П РАВ И Л А , А С ТАР Е Ц Ь З Н А Є В ИН Я Т К И " OLIVER WENDELL HOLMES — ОЛІВЕР ВЕНДЕЛЛ ХОЛМС

КОДЕКС УКРАЇНИ З ПРОЦЕДУР БАНКРУТСТВА: ЗНАЧНІ ЗМІНИ ТА НОВЕЛИ У СФЕРІ БАНКРУТСТВА THE CODE OF UKRAINE ON BANKRUPTCY PROCEDURES: MATERIAL CHANGES AND NEW FEATURES IN THE BANKRUPTCY SPHERE

53

ВІДНОВЛЕННЯ ПЕРЕВІРОК ВІД ДЕРЖПРАЦІ RENEWAL OF UKRAINIAN STATE LABOR SERVICE INSPECTIONS W

57

РАХУНОК В ІНОЗЕМНОМУ БАНКУ: ЯКІ “СТРАХИ” ВАРТО ПЕРЕБОРОТИ КОМПАНІЇ ACCOUNT IN THE FOREIGN BANK: WHAT FEARS DO COMPANIES HAVE TO OVERCOME

63

Дайджест #18

КОДЕКС УКРАЇНИ З ПРОЦЕДУР БАНКРУТСТВА: ЗНАЧНІ ЗМІНИ ТА НОВЕЛИ У СФЕРІ БАНКРУТСТВА 21 ЖОВТНЯ 2019 РОКУ НАБРАВ ЧИННОСТІ КОДЕКС УКРАЇНИ З ПРОЦЕДУР БАНКРУТСТВА (НАДАЛІ – КОДЕКС), ЯКИМ ВПРОВАДЖЕНО ЗНАЧНІ ЗМІНИ ТА УДОСКОНАЛЕНО ПРОЦЕДУРУ БАНКРОТСТВА В УКРАЇНІ.

Н

асамперед розглянемо основні зміни у сфері банкрутства, які настануть після набрання чинності Кодексу у порівнянні із Законом України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом”, а саме: Закон, який регулював сферу банкрутства, став кодексом;  кредитору більше не потрібні докази безспірності його вимог, розмір яких, для відкриття провадження у справі про банкрутство, не має значення (раніше встановлювалась обов’язкова вимога – не менше 300 мінімальних розмірів заробітної плати);

53

THE CODE OF UKRAINE ON BANKRUPTCY PROCEDURES: MATERIAL CHANGES AND NEW FEATURES IN THE BANKRUPTCY SPHERE THE CODE OF UKRAINE ON BANKRUPTCY PROCEDURES CAME INTO FORCE ON 21 OCTOBER 2019 (FURTHER REFERRED TO AS THE CODE), IT INTRODUCES MATERIAL CHANGES AND IMPROVES BANKRUPTCY PROCEDURE IN UKRAINE.

F

irst of all let’s have a closer look at the changes in the bankruptcy sphere, which will be used after entry into force of the Code, in comparison with the Law of Ukraine “On Restoring Debtor Solvency or Declaring a Debtor Bankrupt” , in particular: The law, which regulated bankruptcy, became the Code;  the creditors do not need the evidence of incontestability of their requirements any more, and their amount for commencement of bankruptcy proceedings is not regulated, earlier there was a minimum requirement – not less than 300 minimum salaries);  now there is an obligation to submit

54 з’явився обов’язок подання доказів неплатоспроможнос ті боржник а, а т а к о ж о б о в’я з о к а в а н с у в а н н я винагороди арбітражному керуючому у розмірі трьох розмірів мінімальної заробітної плати за три місяці виконання повноважень (раніше право вимоги грошової винагороди виникало в арбітражного керуючого в останній день кожного календарного місяця виконання ним повноважень розпорядника майна боржника);  пропуск тридцятиденного строку на пред’явлення вимог тепер не позбавляє кредитора статусу конкурсного, як це було у минулому, але позбавляє права голосу на зборах та комітеті кредиторів, тобто такі кредитори мають право лише дорадчого голосу;  кредитори, які пропустили строк на пред’явлення вимог, потрапляють у четверту чергу задоволення вимог, а не у шосту;  кодексом скасована можливість переходу у процедуру банкрутства із процедури добровільної ліквідації;  раніше значним визнавався правочин, балансова вартість якого перевищувала один відсоток вартості активів боржника на день укладення правочину. За новим Кодексом ринкова вартість повинна становити 10 і більше відсотків вартості активів боржника за даними останньої річної фінансової звітності;  встановлено нові строки, протягом яких кредитор може визнати недійсними правочини боржника – три роки замість одного року, який був встановлений Законом України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом”;  змінено також і строки проведення с а н а ц і ї. З а н о в и м К о д е к с о м н е визначаються строки санації, вони формуються планом санації. На сьогодні 

evidence of debtor’s insolvency and prepay remuneration to the bankruptcy commissioner in the amount of three minimum salaries for three month of fulfillment of his/her obligations (earlier the bankruptcy commissioner had right to demand payment of remuneration on the last day of each calendar month when he/ she acted as a debtor’s asset manager);  failure to submit claims within 30 days does not deprive the creditor of the bankruptcy creditor status, as it was in the past, but deprives them of the right to vote at the meeting and committee of the creditors, meaning that such creditors have only an advisory vote;  the creditors, who failed to submit claims, get into the forth category of the creditors, and not into the sixth one;  the Code has canceled an opportunity to transfer to the bankruptcy procedure from the voluntary liquidation procedure;  earlier the contract was considered material, if the book value exceeded 1 per cent of the cost of debtor’s assets as of the day when the contract is executed. The new Code stipulates that the market value shall be 10 or more per cent of the value of debtor’s assets according to the results of the last annual financial reports;  the new period is set, within which the creditor can declare the debtor’s contracts invalid — three years instead of one year, as it was provided for in the Law of Ukraine “On Restoring Debtor Solvency or Declaring a Debtor Bankrupt “;  the time of financial recovery has also changed. The new Code does not provide for the time of the financial recovery, it is set by the plan of the recovery. Currently the time of the financial recovery cannot exceed 12 months;  taking into account previous practice of sale of the debtor’s property via offline auctions, organized with limited access, where the assets were purchased very

Дайджест #18 строк санації не може перевищувати 12 місяців;  враховуючи попередню практику пр о д а ж у майна б оржник а чер е з офлайн-аукціони, які проводились з обмеженим доступом, і часто активи купувались за безцінь, Кодексом передбачено, що майно реалізується в електронній торговій системі, порядок функціонування якої затверджується Кабінетом Міністрів України. Проте, найбільш значимою зміною, що вноситься новим Кодексом, є впровадження процедури банкротства для фізичних осіб та фізичних осіб підприємців. Зокрема зазначається, що провадження у справі про неплатоспроможність боржника-фізичної особи або фізичної особи-підприємця може бути відкрито лише за заявою боржника, за наявності таких підстав:  розмір прострочених зобов’язань боржника перед кредитором (кредиторами) становить не менше 30 розмірів мінімальної заробітної плати; боржник припинив погашення кредитів чи здійснення інших планових платежів у розмірі більше 50 відсотків місячних платежів за кожним з кредитних та інших зобов’язань упродовж двох місяців;  ухвалено постанову у виконавчому провадженні про відсутність у фізичної особи майна, на яке може бути звернено стягнення;  існують інші обставини, які підтвер д ж ую ть, що найближчим часом боржник не зможе виконати грошові зобов’язання чи здійснювати звичайні поточні платежі (загроза неплатоспроможності). Процедура банкрутства фізичної особи завершується ухваленням Господарським судом рішення про звільнення боржникафізичної особи від її боргових зобов’язань, але

55 cheap, the Code stipulates that the property shall be sold in the electronic trading system, working procedure of which is approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine.

But the most significant change, made by the new Code, is introduction of bankruptcy procedure for natural persons and individual entrepreneurs. In particular it is stipulated that the proceedings relating to insolvency of the debtor, being an individual entrepreneur or natural person, can be opened only at the debtor’s request, provided that:  the amount of overdue liabilities to creditor(-s) is at least 30 minimum salaries;  the debtor has stopped repayment of credits or performance of all planned payments in the amount exceeding 50% of monthly payments for each credit or other liability for two months;  there is a court regulation that the natural person does not have the property which can be confiscated;  there are circumstances, which confirm that in the nearest future the debtor will not be able to fulfill financial obligations or perform ordinary payments (and threat of insolvency).

Bankruptcy procedure for natural persons finishes with the approval by the Economic Court of the resolution about release of the debtor - natural person from the liabilities, but as a result the natural person cannot be considered a person with impeccable business reputation during three years after being declared a bankrupt.

Also it shall be mentioned that after entry into force of the Code, the bankruptcy cases shall be considered according to the norms of the Code, irrespective of the date when they were opened. Meanwhile the bankruptcy proceedings, which are at the financial recovery stage, shall continue according to the Law of Ukraine “On Restoring Debtor Solvency or Declaring a Debtor Bankrupt “.

56 як наслідок фізична особа не може вважатися такою, яка має бездоганну ділову репутацію, протягом трьох років після визнання її банкрутом. Необхідно також зазначити, що із набранням чинності Кодексу, розгляд справ про банкрутство, незалежно від дати їх відкриття, здійснюється відповідно до норм Кодексу. При цьому провадження у справах про банкрутство, які знаходяться на стадії санації, буде продовжуватись згідно до положень Закону України “Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом”. З огляду на вищевикладене, підсумуємо, що прийняття Кодексу з процедур банкрутства забезпечить значне підвищення ефективності процедур банкрутства в Україні та однозначно сприятиме залученню додаткових іноземних інвестицій в економіку України.

МАКСИМ ЛЄЩИНСЬКИЙ,

Юрист, Адвокат MAKSYM LESCHYNSKYI,

Lawyer, Attorney at Law

Taking into account the above mentioned information, we shall state that approval of the Code on Bankruptcy Procedures shall ensure significant increase in efficiency of bankruptcy procedures in Ukraine and promote attraction of additional foreign investment into the Ukrainian economy.

ЯРОСЛАВ ТИМОЩУК

Юрист

YAROSLAV TYMOSCHUK,

Lawyer

Дайджест #18

57

RENEWAL OF ВІДНОВЛЕННЯ ПЕРЕВІРОК ВІД ДЕРЖПРАЦІ ПИТАННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ТРУДОВИМИ ПРАВОВІДНОСИНАМИ ЗАВЖДИ БУЛО ДОСИТЬ АКТУАЛЬНИМ, ЯК ДЛЯ РОБОТОДАВЦІВ ТАК І ПРАЦІВНИКІВ. НА СЬОГОДНІ ДОСІ ІСНУЄ ВЕЛИКА КІЛЬКІСТЬ “ТІНЬОВИХ” ПРАЦІВНИКІВ, ПРАЦЕВЛАШТУВАННЯ ЯКИХ ОФІЦІЙНО НЕ ОФОРМЛЕНО ТА ЧИЇ ПРАВА НЕ ЗАХИЩЕНІ. ТОМУ ЗРОЗУМІЛО, ЧОМУ РЕГУЛЯТОРНИЙ ОРГАН НАМАГАЄТЬСЯ ВИЗНАЧИТИ СПОСІБ ЗДІЙСНЕННЯ ДЕРЖАВНОГО КОНТРОЛЮ В СФЕРІ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН.

Д

ержавний контроль за дотриманням законодавства про працю здійснюється шляхом проведення перевірок (інспектувань). Але не завжди метою перевірки є саме виявлення порушення законодавства про працю та захист прав працівників. На жаль, на сьогоднішній день зустрічається багато порушень прав суб’єктів господарювання та зловживань обов’язками з боку інспекторів праці. З метою врегулювання порядку здійснення державного контролю, Кабінетом Міністрів України прийнято Постанову № 823 від 21 серпня 2019 року “Деякі питання здійснення

UKRAINIAN STATE LABOR SERVICE

INSPECTIONS CONTROL OF LABOR RELATIONS WAS ALWAYS VERY IMPORTANT FOR EMPLOYERS AND EMPLOYEES. NOWADAYS THERE ARE A LOT OF “SHADOW” WORKERS, WHO ARE NOT OFFICIALLY EMPLOYED AND WHOSE RIGHTS ARE NOT PROTECTED. THAT IS WHY IT IS CLEAR WHY THE REGULATORY BODY IS TRYING TO FIND A WAY TO EXERCISE STATE CONTROL IN THE SPHERE OF LABOR RELATIONS.

T

he state control of compliance with the labor legislation is exercised by means of inspections. But the aim of inspections is not always to detect violation of the labor legislation and protect employees’ rights. Unfortunately nowadays a lot of rights of economic entities are violated and labor inspectors abuse their positions.

In order to regulate the state control, the Cabinet of Ministers of Ukraine passed the Resolution No 823 on 21 August 2019 “Some Issues of State Control and Monitoring of Compliance with Labor Legislation”, which approved a “new” Procedure of State Control of Compliance with Labor Legislation (further referred to as the

58 державного нагляд у та контролю за додержанням законодавства про працю”, якою затверджено “новий” Порядок здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю (надалі – Порядок), Порядок здійснення державного нагляду за додержанням законодавства про працю та внесено зміни до деяких Постанов КМ України. Необхідно відмітити, що це не перша спроба затвердити такий Порядок. “Старий” Порядок, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України № 295 від 26 квітня 2017 року, був визнаний нечинним 14 травня 2019 року Шостим апеляційним адміністративним судом через порушення порядку підготовки та ухвалення, при цьому суд наголосив, що Постанова Кабінету Міністрів України № 295 також суперечила вимогам чинного законодавства. З а хо д и д е р ж ав н о г о к о н т р о лю з а додержанням законодавства про працю здійснюються у формі інспекційних відвідувань та невиїзних інспектувань. Що стосується інспекційних відвідувань, “старий” Порядок передбачав лише 7 підстав, в той час як зараз Порядок передбачає вже 11 підстав. Додано такі нові підстави: за дорученням Прем’єр-міністра України, за зверненням Уповноваженого Верховної ради з прав людини, за запитом народного депутата та у разі невиконання вимог припису. Відтепер, відповідно до “нового” Порядку, строк для інспекційного відвідування та невиїзного інспект ування ск ладає 10 робочих днів, і цікавою новелою є те, що тривалість інспекційного відвідування або невиїзного інспектування починається з дня наступного за днем надання об’єктом відвідування док ументів і пояснень, необхідних для їх проведення. Враховуючи цю норму, рекомендуємо документально фіксувати передачу всіх документів та пояснень відповідно до запитів інспекторів праці для того, щоб не допустити порушень цього строку.

Procedure), Procedure of the State Monitoring of Compliance with Labor Legislation and made changes to several Resolutions of the Cabinet of Ministers of Ukraine.

It should be noted that it was not the first attempt to approve such a Procedure. The “old” Procedure, approved by the Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine No 295 of 26 April 2017 was recognized invalid on 14 May 2019 by the Sixth Administrative Court of Appeal due to violation of the preparation and approval procedure, meanwhile the court stated that the Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine No 295 also contradicted current legislation.

State control of compliance with the labor legislation is exercised in the form of inspection visits and remote inspections.

Speaking about inspection visits, the “old” Procedure stipulated only 7 reasons, meanwhile the new one provides for 11 reasons. The following reasons were added: by order of the Prime Minister of Ukraine, by order of Human Rights Commissioner of the Verkhovna Rada, at the request of the People’s Deputy, or in case of noncompliance with the instructions.

So according to the “new” Procedure, the time for inspection visit and remote inspection is 10 business days; there is an interesting novelty: duration of the inspection visit or remote inspection starts on the day, following the day when the inspected entity provides documents and explanations necessary to perform such inspections. Taking into account this norm, we recommend to document transfer of all the documents and explanations according to the requests of the labor inspectors, in order not to violate this deadline.

During inspection visit the labor inspector must show to the inspected entity or its authorized person his/her identification card, and at the request of the inspected entity or its authorized person the labor inspector shall provide a copy of the corresponding assignment to perform inspection visit and make a record about inspection visit in the corresponding state monitoring (control) registration book (if available)

Дайджест #18 Під час прове дення інспекційного відвідування інспектор праці повинен пре д’явити об’єк т у відвід ування або уповноваженій ним пос а довій осо бі своє службове посвідчення, та на вимогу об’єкта відвідування або уповноваженої ним посадової особи інспектор праці також надає копію відповідного направлення на проведення інспекційного відвідування та вносить запис про проведення інспекційного відвідування до відповідного журналу реєстрації заходів державного нагляду (контролю) об’єкта відвідування (за його наявності) перед наданням акту на підпис. Це надасть можливість об’єкту відвідування пересвідчитись в тому, що інспектор праці діє в рамках своїх повноважень, та не перевищує їх. У разі виявлення невідповідностей – обов’язково занести відповідні зауваження до акту. Новелами в повноваженнях інспекторів є те, що вони мають право під час проведення інспекційних відвідувань з питань виявлення неоформлених трудових відносин за наявності підстав для перевірки, о будь-якій годині доби, з урахуванням вимог законодавства про охорону праці, мати вільний доступ до будьяких виробничих, службових, адміністративних приміщень об’єкта відвідування, в яких використовується наймана праця; наодинці або у присутності свідків ставити керівнику та/ або працівникам об’єкта відвідування, іншим особам, що володіють необхідною інформацією, запитання, що стосуються законодавства про працю, отримувати по зазначеним питанням усні та/ або письмові пояснення. Оскільки в Порядку не визначено коло “інших осіб, що володіють інформацією”, на нашу думку, це може стати підставою для зловживань зі сторони інспекторів праці. Нажаль, з “нового” Порядку виключено таку підставу для недопущення до інспекційного відвідування “якщо строк проведення інспекційного відвідування перевищує строки, визначені в п.10 порядку”, і тепер, у разі перевищення цього строку, інспектор

59 before submitting Inspection Certificate for signature. This will enable the inspected entity to be sure that the inspector acts in the framework of his/her authorities and does not abuse them.

In case if some incompliance is detected, the corresponding remarks must be made in the Inspection Certificate.

New authorities of the inspectors are the following: during the inspection visits with a view to detect unreported labor relations (if there are reasons for the inspection), they are entitled at any time of the day, taking into account requirements of the legislation, to have free access to any production, service and administrative facilities of the inspected entity, where the employees are used; alone or in the presence of the witnesses to ask the head and/ or employees of the inspected entity or other persons, who have the necessary information, questions relating to the labor legislation and receive oral or written explanations for all the above mentioned questions. Since the Procedure does not provide for the list of “other person who have the necessary information”, this can be a basis for abuse on the part of the labor inspectors.

Unfortunately the following reason for prohibition to perform the inspection was removed from the “new” Procedure: “if the time of performance of the inspection visit exceeds the time provided for in item 10 of the Procedure”, so now if this time is exceeded, labor inspector can execute the Inspection Certificate about impossibility to perform an inspection visit (remote inspection). It should be mentioned that such certificates are a reason to impose fine. It can be understood if such an impossibility to perform inspection is connected with obstacles on the part of the inspected entity, but there can be a situation, when the time is exceeded because of negligence and incompetence of the labor inspector.

Positive changes in the “new” Procedure are the following: the inspected entity is allowed to perform audio-, video- and photo fixation of the inspection visit and to demand that inspection

60 праці може скласти акт про неможливість проведення інспекційного відвідування (невиїзного інспектування). Слід зазначити, що такі акти є підставою для накладення штрафних санкцій. Можна зрозуміти, коли ця неможливість проведення пов’язана з перешкодами з боку об’єкта відвідування, але ж може виникнути ситуація, коли перевищено строки через недбалість або некомпетентність інспектора праці. Прогресивними змінами в “новому” Порядку є надання об’єкту відвідування права на здійснення фіксації проведення інспекційного відвідування засобами аудіо-, фото- та відеотехніки та вимога припинення інспекційного відвідування або невиїзного інспектування у разі перевищення їх строків, а також те, що інспекторам праці заборонено перевищувати встановлені строки для інспекційного відвідування (невиїзного інспектування). Відповідно до “нового” Порядку за результатами інспекційного відвідування або невиїзного інспектування складається відповідний акт, і в разі виявлення порушень – припис до їх усунення. У разі відмови об’єкта відвідування або уповноваженою ним особою від підписання акту та/ або припису, акт та/ або припис складаються в 3 примірниках та 2 примірника надсилаються об’єкту відвідування за адресою, зазначеною в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, рекомендованим листом з описом документів до нього та із повідомленням про вручення. Об’єкт відвідування зобов’язаний поверну ти інспектору праці особисто або поштовим відправленням з описом вкладення підписаного примірника акту та припису не пізніше ніж через 3 робочих дні з дати його отримання. Тепер, відповідно до “нового” Порядку, у разі не надходження протягом 7 робочих днів з дня, що настає за днем відправлення об’єкту відвідування, підписаного примірника акту та припису, складається акт про відмову від підписання

visit or remote inspection shall be terminated, if the time for their performance is exceeded, and the labor inspectors are prohibited to exceed the set time for the inspection visit (remote inspection).

According to the “new” Procedure results of the inspection visit or remote inspection are used to execute a corresponding Inspection Certificate, and if some violations are detected – to prepare Instructions about their rectification.

If the inspected entity or its authorized persons refuse to sign the Inspection Certificate and/ or Instruction, the Inspection Certificate and/or Instruction shall be executed in 3 copies, and 2 copies shall be sent to the address of the inspected entity, indicated in the Unified State Register of Legal Entities, Individual Entrepreneurs and Public Organizations by registered post with description of documents and acknowledgment of receipt. The inspected entity is obliged to return to the labor inspector (personally or by post with description of contents) a signed copy of the Inspection Certificate and Instruction within 3 business days from the moment of their receipt. Now the “new” Procedure stipulates that if the signed Inspection Certificate and Instruction are not received during 7 business days, starting from the day when they were sent to the inspected entity, it is necessary to execute 2 copies of the certificate about refusal to sign, one of them shall be sent to the inspected entity by registered post with acknowledgment of receipt.

It should be noted that the Instruction can be disputed during 10 calendar days, and labor inspector’s demands – during 1 day.

Having analyzed the “new” Procedure one can come to conclusion that it does not differ significantly from an “old” one, though it contains some positive novelties, but, unfortunately, does not prevent abuse of power by the labor inspectors. That is why we recommend the employers to be very careful during inspections of the State Labor Service, fixate any violations on the part of the labor inspectors, do not forget about their rights and use them timely, and, if

Дайджест #18 у 2 примірниках, один з яких надсилається об’єкту відвідування рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Звертаємо увагу, що строк на оскарження припису складає 10 календарних днів, а вимоги інспектора праці – 1 день. Проаналізувавши “новий” Порядок можна зробити висновок, що він майже не відрізняється від “старого”, хоча до нього було додано декілька прогресивних новел, але, на жаль, він не виключає можливість перевищення своїх повноважень інспекторами праці. Тому ми рекомендуємо роботодавцям бути досить уважними під час проведення перевірок Держпраці, фіксувати будь-які порушення з боку інспекторів праці, не забувати про свої права та вчасно скористатися ними та, в разі необхідності, завчасно звернутись за правовою допомогою. Необхідно зазначити, що Державна регуляторна служба України у своєму рішенні від 25 червня 2019 року № 281 відмовила у погодженні постанови Кабінету Міністрів України

61 necessary, to ask for legal advice beforehand.

It should be noted that the State Regulatory Service of Ukraine in its Resolution No 281 of 25 June 2019 refused to approve the Resolution of the Cabinet of Ministers of Ukraine “Some Issues of State Control and Monitoring of Compliance with Labor Legislation” because it was drafted violating main principles of the state regulatory policy, thus again giving reasons to invalidate the Resolution of the Cabinet of Ministers No 823 and the “new” Procedure by a court order, since Article 25 of the Law “On Fundamentals of the State Regulatory Policy in the Sphere of Economic Activities” stipulates that regulatory

62 “Деякі питання здійснення державного нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю” через те, що проект розроблено з порушенням основних принципів державної регуляторної політики, що знову дає підстави для визнання Постанови Кабінету Міністрів № 823 та відповідно “нового” Порядку нечинними у судовому порядку, оскільки відповідно до ст.25 Закону “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності” встановлено, що регуляторний акт не може бути прийнятий або схвалений уповноваженим на це органом виконавчої влади або його посадовою особою, якщо наявна хоча б одна з таких обставин: відсутній аналіз регуляторного впливу; проект регуляторного акту не був оприлюднений; проект регуляторного акту не був поданий на погодження уповноваженому органу; щодо проекту регуляторного акту уповноваженим органом було прийнято рішення про відмову в його погодженні.

act cannot be accepted or approved by the authorized executive body or its official, if there is at least one of the following circumstances: there is no analysis of the regulatory influence; the draft regulatory act was not released to public; the draft regulatory act was not submitted to the authorized institution for approval; the authorized institution took decision to refuse to approve the draft regulatory act.

ГАННА ЗАКАМСЬКА

Старший юрист

ANNA ZAKAMSKAYA,

Senior Lawyer

Дайджест #18

РАХУНОК В ІНОЗЕМНОМУ БАНКУ: ЯКІ “СТРАХИ” ВАРТО ПЕРЕБОРОТИ КОМПАНІЇ НЕРІДКО В УКРАЇНСЬКОЇ КОМПАНІЇ ВИНИКАЄ НЕОБХІДНІСТЬ ВІДКРИТИ РАХУНОК В ІНОЗЕМНОМУ БАНКУ.

В

63

ACCOUNT IN THE FOREIGN BANK: WHAT FEARS DO COMPANIES HAVE T O OVERCOME QUITE OFTEN THE UKRAINIAN COMPANY NEEDS TO OPEN THE ACCOUNT IN THE FOREIGN BANK.

A

цей момент виникає безліч питань та “внутрішніх страхів” щодо того, чи законно це взагалі, які умови його використання та які обмеження існують для компанії при здійсненні операцій через такий рахунок. Ми пропонуємо розглянути основні побоювання.

t this moment a lot of questions and internal fears arise: whether it is legal, what are the terms of use and what limits are applied to the company when performing transactions using such an account. We offer to have a close look at the main fears.

Страх 1. Чи законне відкриття рахунку українською компанією в іноземному банку? Відповідь. Безперечно, так. Право на відкриття рахунку за кордоном прямо передбачено чинним законодавством України, зокрема, Господарським кодексом України та Законом України “Про валюту і валютні операції”.

Fear 1. Is it legal for the Ukrainian company to open an account in the foreign bank?

Answer. Yes, of course. The right to open an account abroad is stipulated by the current legislation of Ukraine, in particular by the Code of Commercial Procedure of Ukraine and Law of Ukraine “On Currency and Currency Transactions”.

64 Страх 2. Для відкриття рахунку в іноземному банку компанія повинна мати ліцензію, для отримання якої має звернутись до Національного банку України. Відповідь. На сьогодні для відкриття рахунку за кордоном не вимагається отримання ліцензії або іншого дозвільного документу від будь-якого державного органу. Вимога про отримання індивідуальної ліцензії при переказі коштів із України була скасована у лютому 2019 року. Страх 3. Компанія має повідомити податкову про відкриття рахунку в іноземному банку. Відповідь. Чинне податкове законодавство України не встановлює обов’язку компанії повідомляти українські податкові органи про відкриття рахунку в іноземному банку. В той же час, така вимога повинна бути виконана компанією стосовно Національного банку України, а саме компанія має повідомити вказаний орган не пізніше трьох днів після відкриття рахунку. Також, щомісячно компанія має подавати до Нацбанку статистичну звітність за таким рахунком. Страх 4. Через рахунок, відкритий в іноземному банку, українська компанія не має права здійснювати господарську діяльність. Відповідь. Отримувати кошти від іноземних компаній на іноземний рахунок від ведення господарської діяльності українська компанія має право. Жодних обмежень щодо виду чи обсягу таких надходжень українське законодавством не містить. Також хотіли б звернути увагу на те, що наразі діє обмеження щодо обсягу операцій, які компанія може робити із власного рахунку в Україні на рахунок, відкритий за кордоном. Сума ліміту на один календарний рік встановлена в розмірі 2 000 000 євро. Однак, таке обмеження має тимчасовий характер і може бути скасоване Національним банком у майбутньому. Страх 5. Для зарахування коштів на іноземний рахунок компанія має подати аналогічний

Fear 2. In order to open an account in the foreign bank the company must have license, which can be received from the National Bank of Ukraine.

Answer. Currently in order to open an account abroad there is no need to receive a license or other permit from any state institution.

Requirement about receipt of the individual license for money transfer from Ukraine was canceled in February 2019.

Fear 3. The company must inform the tax inspection about opening of an account in the foreign bank.

Answer. Current Ukrainian legislation does not provide for the need to inform the Ukrainian tax inspection about opening of an account in the foreign bank. But there is such a requirement relating to the National Bank of Ukraine: the company must inform the mentioned institution within 3 days after opening of an account.

Also the company must monthly provide the National Bank with the statistic reports for such an account.

Fear 4. The Ukrainian company cannot use the account opened in the foreign bank in order to perform economic activities.

Answer. The Ukrainian company has the right to receive money for the performed business activities from the foreign companies to its foreign account. The Ukrainian legislation does not stipulate any limits relating to type or volume of such transfers. Also we would like to mention that currently there are limits as to the volume of transactions, which company can make from its own account in Ukraine to the account opened abroad. Limit for one calendar year amounts to EUR 2,000,000.00. But this limit is temporary and can be canceled by the National Bank in future.

Fear 5. In order to receive funds to the foreign account, the company must submit the same list of documents as to the Ukrainian bank.

Answer. Maintenance of the company’s foreign account is not regulated by the Ukrainian laws.

Дайджест #18 пакет документів, як і для українського банку. Відповідь. Операції щодо обслуговування іноземного рахунку компанії не регулюються українським правом. В цьому разі будуть з ас т о с ову в а т ись н ор ми ін о з емн ог о законодавства, де відкрито рахунок, та правила роботи самого іноземного банку. Але український банк зобов’язаний перевірити у момент, коли кошти будуть переказані із закордонного рахунку компанії на рахунок в Україні, дотримання правила про граничні строки розрахунків із нерезидентами, встановлені законодавством України. Тобто, український банк буде вимагати від компанії підтвердження надходження коштів на її іноземний рахунок за товар чи послугу у граничний строк (365 днів) з метою здійснення нагляду за такою операцією у момент і за умови, що кошти із іноземного рахунку будуть переказуватись до України. Страх 6. Компанії заборонено відкривати офшорні рахунки. Відповідь. Чинне банківське законодавство дійсно містить обмеження щодо операцій по рахункам, відкритим в іноземних фінансових установах, які знаходяться або зареєстровані у офшорних зонах, Російській Федерації, так і в державі, що не виконує чи неналежним чином виконує рекомендації міжнародних, міжурядових організацій, які проводять діяльність у сфері боротьби з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення, та/ або має стратегічні недоліки у сфері боротьби з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення відповідно до заяв Групи з розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей (FATF). Однак зазначений “чорний” список держав стосується переказу коштів із України на такі рахунки, при цьому відкриття такого

65 In this case laws of the country, where the account is opened, and rules of the foreign bank itself will be applied. But the Ukrainian bank is obliged to check at the moment, when funds are transferred from the foreign account of the company to the account in Ukraine, compliance with terms of payment by the non-residents, set by the Ukrainian legislation. It means that the Ukrainian bank will demand that the company provides confirmation of transfer of money paid for the goods or services to its foreign account within certain period of time (365 days) in order to monitor this transaction at the moment and under conditions that the funds from the foreign account are transferred to Ukraine.

Fear 6. The company is prohibited to open offshore accounts.

Answer. Current Ukrainian legislation indeed has limits relating to transactions against accounts opened in the foreign financial institutions, located or registered in offshore tax havens, the Russian Federation and in the countries which do not comply with the recommendations of the international and intergovernmental organizations combatting money laundering and terrorist financing, as well as the financing of proliferation of weapons of mass destruction, and/or has strategic disadvantages in the sphere of combatting money laundering and terrorist financing, as well as the financing of proliferation of weapons of mass destruction according to The Financial Action Task Force (on Money Laundering) (FATF).

The mentioned black list of the countries concerns transfer of money from Ukraine to such accounts, and it is not prohibited to open such accounts. At the same time the company can face real problems relating to transfer of money, deposited to the foreign account, to Ukraine. In such case the authorized Ukrainian bank must carefully check the origin of such funds.

Finally, we would like to ascertain everyone who intends to have an account abroad, that the Ukrainian legislation relating to foreign currency and banks in future will ensure that the Ukrainian

66 рахунку як таке не заборонене. В той же час, на практиці, у компанії можуть виникнути реальні труднощі із перерахуванням коштів, які надійшли на іноземний рахунок, до України. В такому разі, уповноважений український банк зобов’язаний дуже ретельно перевірити джерело походження таких сум. Насамкінець, хотіли б ще раз запевнити усіх бажаючих мати рахунок за межами України в тому, що валютне та банківське законодавство України у майбутньому має лише сприяти тому, аби українські компанії отримували такий же сервіс та умови по використанню рахунків в Україні, які вони шукають за кордоном. В цьому напрямку активно працює як законодавчий орган, так і Нацбанк, ну і звісно самі українські банки, що сприяють тому, аби не тільки зберегти валютні надходження від операцій своїх вітчизняних клієнтів, але і привабити та спонукати іноземні компанії відкривати рахунки в Україні.

companies will receive the same service and terms of use of the accounts in Ukraine, which they search abroad. Legislative authorities, the National Bank of Ukraine and the banks themselves are working in this direction in order not only to preserve inflow of foreign currency from the transactions of their national clients, but also to attract foreign companies to open accounts in Ukraine.

ТЕТЯНА ПРИЧЕПА

Старший юрист

TETIANA PRYCHEPA,

Senior Lawyer

“KNOW THE RULES WELL, SO YOU CAN BREAK THEM EFFECTIVELY” — "ДОБРЕ ЗНАЙТЕ ПРАВИЛА, ЩОБ ВИ МОГЛИ ЗЛАМАТИ ЇХ ЕФЕКТИВНО"

THE DALAI LAMA — ДАЛАЙ-ЛАМА

ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ ТА СУЧАСНИЙ “АУТСТАФІНГ” MARKET TRENDS AND MODERN OUTSTAFFING

69

ЛИСТОК НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ: ВИПРАВИТИ НЕМОЖНА ОПЛАТИТИ

СОЦІАЛЬНА ВІДПУСТКА “НЕКРОВНИМ” БАТЬКАМ

SICK LEAVE CERTIFICATE: REWORK IMPOSSIBLE TO PAY

SOCIAL LEAVE FOR NONBIOLOGICAL PARENTS

73

79

Дайджест #18

69

ТЕНДЕНЦІЇ РИНКУ

MARKET TRENDS

ТА СУЧАСНИЙ “АУТСТАФІНГ”

AND MODERN OUTSTAFFING

В УМОВАХ ЖОРСТКОЇ КОНКУРЕНЦІЇ, ГЛОБАЛІЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ, А ТАКОЖ СПРЯМОВАНОСТІ КРАЇНИ НА ЄВРОІНТЕГРАЦІЮ, ЗОВНІШНІ ФАКТОРИ МАЮТЬ СУТТЄВИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ ВПЛИВ НА ОСОБЛИВОСТІ ТА УМОВИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО УКРАЇНСЬКОГО ПІДПРИЄМСТВА.

Д

инамічна зміна як зовнішнього, так і внутрішнього середовища обумовлює стрімку реакцію підприємства на відповідні ринкові явища та процеси. На сьогодні існують різні моделі оптимізації діяльності підприємств, що спрямовані на підвищення ефективності та результативності їх функціонування, та забезпечення їх розвитку. Серед доволі відомих та успішно діючих в сучасному бізнес-середовищі ділових схем є модель аутстафінгу. Хоча послуга “аутстафінг” з’явилась на українському ринку вже доволі давно, попит на неї суттєво збільшився тільки в останні роки. Регулювання подібної діяльності законодавчо не закріплено, відносна новизна

В УМОВАХ ЖОРСТКОЇ КОНКУРЕНЦІЇ, ГЛОБАЛІЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ, А ТАКОЖ СПРЯМОВАНОСТІ КРАЇНИ НА ЄВРОІНТЕГРАЦІЮ, ЗОВНІШНІ ФАКТОРИ МАЮТЬ СУТТЄВИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ ВПЛИВ НА ОСОБЛИВОСТІ ТА УМОВИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО УКРАЇНСЬКОГО ПІДПРИЄМСТВА.

I

n the face of intense competition, globalization of the processes and country’s commitment to the Eurointegraton, external factors have significant economic influence on peculiarities and conditions of the activities of the contemporary Ukrainian enterprise. Dynamic change of external and internal medium determines quick reaction of the enterprise to corresponding market phenomena and processes. Currently there are different models for optimization of the enterprises’ activities, aimed at increase in their efficiency and performance as well as promotion of their development. One of the most popular and successful modern business models is outstaffing.

Though the outstaffing service appeared on the

70 і нестандартність цих форм забезпечення персоналом стримували український ринок. Основна суть аутстафінгу – це виведення персоналу за штат підприємства-замовника з наступним його оформленням в штаті підприємства-виконавця, при цьому останній бере на себе повну юридичну й фінансову відповідальність за працівників. Залучення персоналу на умовах аутстафінгу створює для замовника можливість знизити навантаження на фонд оплати праці, мінімізувати ризики пов'язані з трудовими відносинами, знизити витрати та навантаження з приводу бухгалтерського і адміністративного супроводу персоналу, зменшити документообіг. Давайте розглянемо більш детально , що потребує ринок сьогодні і що ж таке сучасний аутстафінг. ЗАЗВИЧАЙ НАДАННЯ ПОСЛУГ З АУТСТАФІНГУ ВКЛЮЧАЄ: підготовку та укладення трудової угоди (контракту) з працівником та зарахування до штату аутстафінгової компанії як індивідуального працівника, так і груп працівників; забезпечення кадрового документообігу у відповідності до чинного законодавства України; проведення розрахунків нарахувань зарплати, утримань, перерахувань податків, обов’язкових платежів, зборів з заробітної платні працівника; розрахунок допомоги з тимчасової непрацездатності, компенсацій за відпустку, інших компенсаційних та заохочувальних (мотиваційних) виплат. СУЧАСНА МОДЕЛЬ НАДАННЯ ПОСЛУГ З АУТСТАФІНГУ ПЕРСОНАЛУ суттєво відрізняється і вимагає від ринку включення набагато ширшого переліку послуг, пов’язаних з забезпеченням персоналу. Коли компанія приймає рішення використовувати модель аутстафінг Замовник бажає передати Виконавцю також і всі інші витрати, пов’язані з забезпеченням персоналу. Не поодинокі випадки, коли на початку розвитку бізнесу перспективи ще недостатньо визначені, і підприємці не наважуються інвестувати кошти у відкриття повноправного представництва. У такому випаду іноземний клієнт і звертається до компанії, яка надає

Ukrainian market long ago, demand for it has increased only during the last several years. Such type of activity is not regulated by the law, relative novelty and irregularity of these forms of provision of personnel restrained the Ukrainian market.

The outstaffing means dismissal of the personnel by the client with further employment by the contractor, meanwhile the latter undertakes all legal and financial responsibilities for the personnel.

Attraction of the personnel on the outstaffing basis allows reducing salary, minimizing risks connected with labor relations, reducing expenditures connected with accounting and administrative support of the personnel, and reducing the document flow. Let’s have a closer look at the needs of the current market and understand what modern outstaffing means.

U S U A L LY P R O V I S I O N O F T H E OUTSTAFFING SERVICES INCLUDES: preparation and execution of the labor agreement (contract) with the employee and employment by the outstaffing company of an individual employee or groups of the employees; management of the staff document flow according to the current Ukrainian legislation; accounting of salaries and deductions; payment of taxes, mandatory duties, payroll taxes; calculation of temporary disability benefits, holiday compensation, and other bonuses and incentives.

MODERN OUTSTAFFING MODEL DIFFERS SIGNIFICANTLY AND REQUIRES INCLUSION OF A MUCH BROADER LIST OF SERVICES relating to provision of the personnel. When the company decides to use the outstaffing model, the Client also wants to transfer all other expenditures relating to provision of the personnel.

It is not uncommon when at the beginning of the business development, perspectives are not clearly defined, and the entrepreneurs are afraid to invest in establishment of fully-fledged representative office. In such cases the foreign client addresses the outstaffing company.

The foreign company looks for a provider of complex service relating to maintenance of the office on the new territory. The content of the service can be different: rent of the office, office equipment, communication equipment, vehicles,

Дайджест #18 послуги з аутстафінгу. Іноземна компанія шукає провайдера комплексної послуги з життєзабезпечення офісу на новій території. Зміст послуги може мати різний обсяг наповнення: оренда офісу, оргтехніки і засобів зв’язку, автомобілів, обслуговування комп’ютерних мереж, логістика, пошук і підбір персоналу, кадрове консультування, ведення кадрового діловодства і нарахування заробітної плати найнятих співробітників. Юридично послуги в зоні кадрового супроводу виступають як надання аутстафінгових послуг. Замовник очікує повну допомогу та підтримку, але більшість українських компаній-провайдерів послуг не готові і не мають ресурсів для забезпечення такого роду підтримки через відсутність чіткого регулювання з боку законодавства. Гнучкість у питаннях забезпечення бізнесу найманим персоналом однозначно є чи не найактуальнішим трендом сучасного ринку праці і Україна у цьому питанні однозначно не виняток. У світовій практиці застосування аутстафінгу регулюється Конвенцією про приватні агентства зайнятості № 181, ухваленою 19.06.1997 р. Ця Конвенція сьогодні не ратифікована Україною і термін “аутстафінг” законодавчо не закріплений, проте норми, визначені ст. 39 Закону України “Про зайнятість населення” від 05.07.2012 p. № 5067-VІ (далі — Закон), поширюються на правовідносини, що виникають під час провадження діяльності суб’єктів господарювання, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого роботодавця. Коло таких суб’єктів господарювання визначається, виходячи з установчих документів суб’єкта господарювання і згідно з видами економічної діяльності. Закон не забороняє здійснювати подібні операції, проте поки і не регулює їх на належному рівні. Отже, ринок формує попит на розширення послуг, пов’язаних з аутстафінгом і вимагає окрім працевлаштування покривати організацію робочого місця працівників, логістичні питання, забезпечення страхування життя та інше. В той же час, чинне законодавство не встигає за попитом на ринку і не має чіткого рішення

71 maintenance of computer networks, logistics, search and choice of personnel, human capital consulting, staff records management and payroll management. Legally the services relating to staff management are described as provision of the outstaffing services. The client expects full assistance and help, but majority of the Ukrainian service providers are not ready and do not have resources to ensure such type of support because of absence of clear legal regulations. For sure flexibility relating to provision of the employees to the business is one of the latest trends on the modern labor market, and Ukraine is no exception in this case.

Usage of the outstaffing model globally is regulated by the Private Employment Agencies Convention No 181, approved on 19 June 1997.

This Convention was not ratified by Ukraine and the term “outstaffing” is not enshrined in the law, though the norm, set forth in Article 39 of the Law of Ukraine on Employment of Population of 5 July 2012 covers legal relations, arising as a result of business operations of the economic entities, which employ the workers with a view to making them available to other employer in Ukraine. Such economic entities are defined taking into account the articles of association of the economic entities and according to the types of economic activities. The law does not prohibit performing such operations, but currently it does not duly regulate them. So the market creates a demand for the services, relating to the outstaffing and requires to include not only employment but also organization of the work place, logistics, life insurance, etc. At the same time the current legislation goes behind the demand and has no clear solution and understanding how to regulate these additional needs.

Taking into account summary of court rulings concerning the outstaffing services, in order to avoid claims of the fiscal bodies about illegal formation of expenditures and tax credit relating to personnel provision, non-recognition of the primary documents because of lack of identification and confirmation of provided outstaffing services, it is important to indicate in the Provided Services

72 і бачення, як регулювати ці додаткові потреби. З огляду на судову практику по послугам з аутстафінгу, з метою уникнення претензій з боку фіскальних органів про неправомірне формування витрат та податкового кредиту за операціями з надання персоналу, невизнання документів первинними через відсутність ідентифікації та підтвердження реальності наданих послуг з аутстафінгу, важливо в актах виконаних робіт не просто вказувати кількість осіб та період, за який надавалися послуги, а ідентифікувати персонал (зазначити ПІБ), або конкретизувати обсяг робіт, який виконувався направленими особами, їхні посади, кількість відпрацьованого часу у періоді. Відсутність персоніфікації осіб, які надавали послуги, не зазначення їхніх посад та кваліфікації позбавляють таких документів значення первинних. Отже, правильне юридичне оформлення взаємовідносин по послугам з аутстафінгу (договори, первинні документи та ін.), перелік детальних умов у договорах допоможе уникнути спорів між замовником та виконавцем, а ретельне складення документації щодо залучених працівників, (наприклад, права та обов’язки, порядок роботи, перелік працівників тощо) – можливих непорозумінь із Держпрацею та податковою службою.

Acceptance Certificate not only number of people and period, for which the services are provided, but also to identify the personnel (indicate first and last name), or specify volume of works, performed by these people, their positions, and time worked.

Absence of identification of the persons, who provided the services, absence of information about their positions and qualification do not allow to recognize these documents as primary documents. That is why correct legal formalization of the relations connected with the outstaffing services (agreements, primary documents etc.), list of detailed conditions in the agreements can help to avoid disputes between the client and contractor; and careful preparation of the documents about the attracted employees (for example rights and obligations, work procedures, list of employees, etc.) can help to avoid possible misunderstanding with the State Labor Service and Tax Service.

ОЛЕКСАНДРА ЛЕСНОВСЬКА,

Менеджер з обліку доходів OLEXANDRA LESNOVSKA,

Billing manager

Дайджест #18

73

ЛИСТОК НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ:

ВИПРАВИТИ НЕМОЖНА ОПЛАТИТИ ВИХОДЯЧИ З НАЗВИ СТАТТІ, СТАЄ ЗРОЗУМІЛО, ЩО МОВА ПІДЕ ПРО ТАКУ НАБОЛІЛУ ДЛЯ КОЖНОГО РОБОТОДАВЦЯ ТЕМУ, ЯК ПРАВИЛЬНІСТЬ ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ МЕДИЧНИМ ЗАКЛАДОМ.

O

сновними нормативними документами, які регулюють порядок оформлення документів, що підтверджують тимчасову непрацездатність, є Інструкція “Пр о порядок заповнення лис тк а непрацездатності” (далі – Інструкція 1) та Інструкція “Про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян” (далі – Інструкція 2). Нажаль, обидва док ументи є недосконалими і не передбачають всіх можливих ситуацій та нюансів. У зв’язку

SICK LEAVE CERTIFICATE:

REWORK IMPOSSIBLE TO PAY AS YOU COULD HAVE GUESSED FROM THE ARTICLE HEADING, WE ARE GOING TO TALK ABOUT A HOT-BUTTON ISSUE FOR EVERY EMPLOYER, COMPLETENESS AND CORRECTNESS OF A SICK LEAVE CERTIFICATE ISSUED BY A HEALTH CARE FACILITY.

T

he main statutor y document s regulating the procedure of issuing documents that confirm temporary disability are the Guidelines on filling in the sick leave certificate form (hereinafter the "Guidelines 1") and the Guidelines on the procedure for issuing documents certifying temporary disability of citizens (hereinafter the "Guidelines 2").

Regretfully, both documents are not perfect and do not cater for all possible situations and nuances. In view of this, lately employers have been increasingly facing a problem of health

74 з цим останнім часом роботодавці все частіше зіштовхуються з такою проблемою, як порушення даних інструкцій медичними закладами під час оформлення листків непрацездатності. В свою чергу органи Фонду соціального страхування, захищаючи бюджетні кошти, при перевірці досить прискіпливо ставляться до оформлення листків непрацездатності. І тут у роботодавця виникає питання – прийняти лікарняний на оплату, заплющивши очі на деякі неточності та невідповідності, чи вимагати від медичного закладу виправлення такого документу. У статті розглянемо дві найпоширеніші сит уації, в яких виникає суперечливе бачення на правильність оформлення листка непрацездатності між роботодавцем, медичним закладом і ФСС.

care facilities infringing these guidelines when issuing sick leave certificates. Social Insurance Fund (SIF) authorities, in their turn, endeavouring to protect budget funds, check thoroughly, whether or not the sick leave certificates have been issued correctly. And here an employer faces the choice, whether to accept the sick leave certificate for payment, turning a blind eye to some inaccuracies and discrepancies, or to require a health care facility to amend such document.

In this article we are going to have a look at two most commonly encountered situations where an employer, a health care faclity and SIF, all have different views on the right way to issue a sick leave certificate.

1. ПЕЧАТКА ЗАВІДУВАЧА ВІДДІЛЕННЯ.

Case No. 1: an employee has been given a sick leave certificate for a general illness for a term of five consecutive days, later it has been prolonged for five more consecutive days, and then for the other 10 days. The first two records in the "Release from work" section have been certified in the respective column by signatures and seals of the consulting physician. The third record, prolonging the sick leave to 20 consecutive days, has been certified by the consulting physician's signature and seal and signed by the department chief.

Legislation: "If temporary disability lasts for more than 10 consecutive days, the sick leave certificate shall be prolonged up to 30 consecutive days by the consulting physician jointly with the department chief".

Health care facility: refuses to seal the document with the department chief's seal, as Guidelines 2 make no direct provisions as regards affixing this seal.

SIF: in its written clarifications does not provide any direct reply as regards the requirement for the sick leave certificate to bear the seal of the department chief, making reference to the provisions of the guidelines.

Employer's actions: to insist on certifying the department chief's signature with his/her

Кейс №1: працівнику видано листок непрацездатності за загальним захворюванням терміном 5 календарних днів, потім продовжено ще на 5 календарних днів, а потім ще на 10. Перші два записи у розділі “Звільнення від роботи” завірені у відповідній колонці підписами та печатками лікуючого лікаря. Третій запис, яким лікарняний продовжено до 20 календарних днів, завірений підписом та печаткою лікуючого лікаря та підписом завідувача відділення. Законодавство: “Якщо непрацездатність триває більше 10 календарних днів, продовження листка непрацездатності до 30 календарних днів здійснюється лікуючим лікарем спільно з завідувачем відділення”. Медичний заклад: відмовляється ставити печатку завідувача відділенням, оскільки Інструкцією 2 прямо не передбачена вимога щодо наявності даної печатки. ФСС: не надає в письмових роз’ясненнях прямої відповіді, щодо необхідності наявності печатки завідувача відділенням, а лише посилається на норми Інструкції.

1. SEAL OF THE DEPARTMENT CHIEF.

Дайджест #18 Дії роботодавця: наполягати на завіренні підпису завідувача відділенням печаткою, використовуючи наступні аргументи: поперше, Інструкцією 2 чітко визначено, що продовження листка непрацездатності здійснюється спільно з завід увачем відділенням. Тобто, якщо до 10 календарних днів листок непрацездатності продовжується тільки лікуючим лікарем шляхом внесення відповідного запису до розділу “Звільнення від роботи” та засвідченням його підписом та печаткою, то у випадку продовження лис тк а непраце з д атно с ті спільно із завідувачем відділення, очевидно, що порядок продовження слід використовувати той самий, тільки з додаванням підпису та печатки завідувача відділенням. Подруге, поглянувши на б ланк лис т к а непрацездатності, ми бачимо, що четверта колонка розділу “Звільнення від роботи” називається “Підпис та печатка лікаря”. Тобто, якщо завідувач відділенням поставив свій підпис в даній колонці, то, відповідно до реквізитів бланку листка непрацездатності, він повинен завірити його особистою печаткою. Кейс №2: працівниці видано листок непрацездатності по вагітності та пологам. Термін непрацездатності вказано одним рядком на 126 календарних днів та завірено підписом та печаткою лікуючого лікаря та підписом завідувача жіночої консультації, проте відсутня печатка завідувача. Законодавство: “Листок непрацездатності по вагітності та пологам затверджується підписом лікуючого лікаря, завідувача жіночої консультації та завіряється печаткою закладу охорони здоров’я”. Дії роботодавця: наполягати на завіренні підпису завідувача жіночої консультації печаткою, викорис товуючи нас т упні арг ументи: по -перше с лід зверну ти увагу, що про печатку лікуючого лікаря в даному пункті Інструкції 1 також не йдеться, проте це не означає, що підпис лікуючого лікаря не повинен бути завірений

75 seal, reasoning as follows: firstly, Guidelines 2 expressly state that the sick leave certificate can be prolonged jointly with the department chief.

That is, if up to 10 days a sick leave certificate can be prolonged by the consulting physician only, by way of making a respective record in the "Release from work" section and certifying this record with his/her signature and seal, in case of the sick leave certificate prolongation jointly with the department chief, obviously, the prolongation procedure should be the same and the department chief's signature and seal should be added. Secondly, having a look at the sick leave certificate form, we can see, that the fourth column of the "Release from work" section is entitled "Doctor's signature and seal". This means that if the department chief has put his/ her signature in this column, it has to be certified by his/her seal, based on the details of the sick leave certificate.

Case No. 2: an employee has been issued a maternity leave certificate. Temporary disability period is 126 consecutive days shown in one line and certified by the consulting physician’s signature and seal, and signed by the head of maternity welfare center, but the document bears no seal of the latter official.

Legislation: "The maternity leave certificate shall be certified with signatures of the consulting physician and head of maternity welfare center, and authenticated by the seal of the health care facility".

Employer's actions: to insist on authentication of the head of maternity welfare center's signature with the seal, reasoning as follows: in the first place, it is necessary to note that the consulting physician's seal has not been mentioned in this clause of Guidelines 1 either, but this does not mean that the consulting physician's signature does not have to be authenticated by the seal.

In the second place, again, one should take into consideration the sick leave certificate form itself, which provides for the signatures being attested by seals.

Conclusion: as shown by practice of inspections by the Social Insurance Fund on temporary disability in

76 печаткою. По-друге, знову ж таки, слід брати до уваги безпосередньо бланк листка непрацездатності, який передбачає завірення підписів печатками. Висновок: практика перевірок Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності з приводу вищенаведених кейсів така, що перевіряючий інспектор вимагає наявність печаток завідувача відділенням/ завідувача жіночої консультації та, у випадку їх відсутності, може визнати такий листок непрацездатності недійсним, як такий, що заповнено з порушенням вимог Інструкцій. Тобто, роботодавцю слід все ж повернути такий листок непрацездатності для доставлення необхідних печаток, ніж потім нести втрати у зв’язку із накладенням штрафних санкцій з боку органів ФСС. І найбільш дієвим способом впливу на працівників медичного закладу, у випадку категоричної їх відмови від проставлення печатки на листку непрацездатності, є офіційне письмове звернення роботодавця до керівника медичного закладу.

2. ПРОДОВЖЕННЯ СТАЦІОНАРНОГО ЛІКУВАННЯ В АМБУЛАТОРНИХ УМОВАХ. Кейс: працівник у надано листок непрацездатності з режимом “стаціонар”, який далі продовжено в амбулаторних умовах терміном на 10 календарних днів в межах одного лікарняного.

the above cases, the inspector insists that the sick/ maternity leave certificate should be authenticated by the seal of the department chief or the maternity welfare center's head, as the case may be, and if the document is not sealed with these, the inspector can consider such sick/maternity leave certificate void as being filled in improperly, in breach of requirements of the Guidelines. That is, the employer should rather return such sick/ maternity leave certificate for the necessary seals to be affixed, than later suffer damages due to penal sanctions imposed by the SIF authorities. And the most efficient way to influence the health care workers if they categorically refuse to seal the sick/ maternity leave certificate is the employer's letter addressed to the head of the health care factlity.

2. CONTINUING HOSPITAL TREATMENT IN AMBULATORY CONDITIONS. Case: an employee has been issued a sick leave certificate with the "stationary treatment" mode that further was prolonged for 10 days for ambulatory treatment, with both treatment modes shown in one sick leave certificate.

Legislation: according to clause 2.9 of the Guidelines 2, "Should it become necessary to continue treatment in ambulatory conditions, the sick leave can be prolonged by up to 3 consecutive days". Further prolongation is made by way of issuing another sick leave certificate marked as "prolongation".

Найбільш дієвим способом впливу на працівників медичного закладу, у випадку категоричної їх відмови від проставлення печатки на листку непрацездатності, є офіційне письмове звернення роботодавця до керівника медичного закладу.

Дайджест #18

77

The most efficient way to influence the health care workers if they categorically refuse to seal the sick/maternity leave certificate is the employer's letter addressed to the head of the health care factlity.

Законодавство: відповідно до п. 2.9 Інструкції 2 “У разі потреби продовження лікування в амбулаторних умовах листок непрацездатності може бути продовжено на термін до 3 календарних днів”. Наступне продовження здійснюється шляхом видачі іншого листка непрацездатності з відміткою “продовження”. Медичний заклад: відмовляється вносити відповідні виправлення, обґрунтовуючи відмову посиланням на п.1.8 Інструкції 2, в якому йдеться про те, що листок непрацездатності видається і закривається в одному лікувально-профілактичному закладі. ФСС: посилається на п. 1.8 Інструкції 2, при цьому прямо не підтверджуючи правильність та правомірність оплати такого листка непрацездатності. В усному порядку працівники ФСС дають наступне роз’яснення: для медичних закладів, які згідно із статутом у своїй структурі мають і стаціонарне, і амбулаторне відділення, існує виключення з правил – дані медичні заклади мають право продовжувати стаціонарний лікарняний в амбулаторних умовах на необхідний термін в межах одного листка непрацездатності Дії роботодавця: роботодавець має прийняти управлінське рішення щодо прийняття до оплати такого листка непрацездатності, враховуючи всі можливі ризики. В такому

Health care facility: refuses to make the respective amendments, referring to clause 1.8 of the Guidelines 2, which states that the sick leave certificate shall be issued and the release to get back to work shall be granted in one and the same health care facility.

SIF: makes reference to clause 1.8 of the Guidelines 2, without direct confirmation that payment against such sick leave was rightful and correct. Orally the SIF authorities give explanation as follows: an exception has been made for the health care facilities that, according to their statute, have both stationary and ambulatory departments, and these health care facilities are entitled to prolong the stationary treatment sick leave certificate in ambulatory conditions for the necessary term within one sick leave certificate.

Employer's actions: an employer has to take a managerial decision to accept such sick leave certificate for payment, considering all possible risks. In this case the employer should take measures as follows: in the first place, to request the issuing health care facility to provide information in writing as regards the grounds for refusal to amend the sick leave certificate. The health care facility shall reply in writing that the structure of this facility comprises both stationary and ambulatory treatment departments. In the second place, to approach the local financing SIF body with a request to give official explanation, whether or not such sick leave certificates are

78 разі роботодавцю слід вжити таких заходів: по-перше, звернутися до медичного закладу, який видав листок непрацездатності, з проханням надати письмову інформацію щодо причини відмови від внесення коригувань до лікарняного. Медичний заклад повинен надати письмову відповідь стосовно наявності в структурі закладу стаціонарного і амбулаторного відділення. По-друге, звернутися до територіального органу ФСС, з якого здійснюється фінансування, щодо надання офіційного роз’яснення стосовно коректності таких листків непрацездатності. Даний запит слід формулювати не під конкретний випадок, а під ситуацію взагалі, щоб в подальшому використовувати відповідь ФСС для підтвердження правомірності оплати лікарняних. Отримавши та долучивши до листка непрацездатності всі вказані документи та, керуючись принципом “що не заборонено, те дозволено”, приймати лікарняний на оплату. Не досконалість та несвоєчасна актуалізація та оновлення нормативних документів, а також досить поверхневі роз’яснення державних органів часто призводять до суперечливих ситуацій, в яких роботодавець не має чіткого алгоритму дій. Проте системний підхід до аналізу вищезазначених документів та грамотне обґрунт ування своїх дій допоможу ть мінімізувати ризик штрафних санкцій та судових спорів.

correct. Such request shall be made not on a case-by-case basis, but on the situation in general, to make it possible to use the SIF reply to confirm the rightfulness of payments against sick leave certificates. Having received and attached to the sick leave certificate all the above mentioned documents, and being guided by the principle "everything that is not explicitly forbidden is allowed", the employer should accept the sick leave certificate for payment.

Imper fection and untimely update of regulatory documents, as well as quite shallow explanations on the part of public authorities often lead to contradictory situations where the employer has no clear algorythm of action.

Nevertheless, systemic approach towards analysis of the above mentioned documents and appropriately formulated substantiation of their actions can help minimize the risk of penal sanctions and litigations.

ОЛЬГА НІКУЛІЧЕВА,

HR консультант

OLHA NIKULICHEVA,

HR Consultant

Дайджест #18

79

СОЦІАЛЬНА ВІДПУСТКА

“НЕКРОВНИМ” БАТЬКАМ НА СЬОГОДНІ ЧИННИМ ЗАКОНОДАВСТВОМ УКРАЇНИ ПЕРЕДБАЧЕНО НИЗКУ ПІЛЬГ ТА ГАРАНТІЙ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ, ЩО МАЮТЬ ДІТЕЙ, ДЛЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ МОЖЛИВОСТІ ЇХ ВИХОВАННЯ, ВСЕБІЧНОГО РОЗВИТКУ ТА ЗМІЦНЕННЯ ЇХ ЗДОРОВ’Я. ОДНІЄЮ З ТАКИХ ГАРАНТІЙ Є ПРАВО ПРАЦІВНИКІВ, ЩО МАЮТЬ ДІТЕЙ, НА ЗНАЙОМУ УСІМ ДОДАТКОВУ СОЦІАЛЬНУ ВІДПУСТКУ.

В

ідповідно до чинного законодавства право на додаткову соціальну відпустку мають, зокрема, такі категорії працівників, як опікуни, особи, які усиновили дитину, прийомні батьки та батьки-вихователі. Як правило, труднощів з визначенням таких категорій не виникає. Проте, останнім часом почастішали випадки звернення працівників до кадрової служби з проханням надати додаткову соціальну відпустку як одному з батьків, що виховує дитину, підтверджуючи свій статус наказом щодо тимчасового влаштування дитини на виховання. І тут постає питання: чи має право такий працівник на соціальну відпустку?

SOCIAL LEAVE FOR

NON-BIOLOGICAL PARENTS THE CURRENT LEGISLATION OF UKRAINE PROVIDES FOR A NUMBER OF BENEFITS AND GUARANTEES FOR EMPLOYEES THAT HAVE CHILDREN, TO ENSURE THE POSSIBILITY FOR THE CHILDREN’S UPBRINGING, HOLISTIC DEVELOPMENT AND HEALTH PROMOTION. ONE OF SUCH GUARANTEES IS THAT THE EMPLOYEES THAT HAVE CHILDREN ARE ENTITLED TO A GENERALLY KNOWN ADDITIONAL SOCIAL LEAVE.

A

ccording to the legislation in force, categories of employees as follows are entitled to additional social leave: guardians, adoptive parents and foster parents. As a rule, no difficulties arise with determining such categories. However, lately there have been more instances when an employee would apply to personnel departments willing to be granted additional social leave as one of the parents raising a child, confirming their status by the ordinance as regards temporary placement of the child into care.

Here the question arises, whether or not such an employee is entitled to social leave?

To answer this question, we have to recourse in the first place to the concepts of adoption, guardianship,

80 Для відповіді на це питання необхідно перш за все звернутись до понять усиновлення, опіки, прийомних батьків та батьків-вихователей, що наведені у Сімейному кодексі України. Так, усиновленням є прийняття усиновлювачем у свою сім'ю особи на правах дочки чи сина, що здійснене на підставі рішення суду. Тобто, у цьому випадку саме рішення суду про усиновлення разом із свідоцтвом про народження дитини є необхідними і достатніми документами, які повинен надати працівник для підтвердження права на додаткову соціальну відпустку. Прийомні батьки – подружжя або особа, яка не перебуває у шлюбі, які взяли для спільного проживання та виховання дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування. Прийомні діти проживають і виховуються у прийомній сім'ї до досягнення 18-річного віку, а в разі навчання у професійно-технічних, вищих навчальних закладах I - IV рівнів акредитації - до його закінчення. Влаштування дітей до прийомної сім'ї відбувається на підставі договору про влаштування дітей на виховання та спільне проживання в прийомній сім’ї між прийомними батьками та органом, який прийняв рішення про утворення прийомної сім'ї. Рішення про створення прийомної сім'ї ухвалюється головою районної державної адміністрації або виконкому міської ради. Таким чином, у цьому випадку, працівникові необхідно надати копію рішення про створення прийомної сім’ї та копію відповідного договору. Батьками-вихователями є подружжя або окрема особа, що не перебуває у шлюбі, які взяли дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, для виховання та спільного проживання. Вихованці проживають і виховуються у дитячому будинку сімейного типу до досягнення 18-річного віку, а в разі продовження навчання у професійно-технічному, вищому навчальному закладі I - IV рівнів акредитації – до його закінчення. Для підтвердження свого статусу та права на соціальну відпустку батьки-вихователі надають копію рішення про створення дитячого

adoptive parents and foster parents as stated in the Family Code of Ukraine.

Thus, an adoption is the act of an adoptive parent legally, on the basis of a court award, taking a child into their family to be taken care of as their own daughter or son. That is to say, that in this case the court award as regards adoption and the child's birth certificate are necessary and sufficient documents that shall be provided by the employee to certify his/her right to additional social leave.

Adoptive parents are a married couple or an unmarried individual, who have taken for living together and fostering orphaned children and children deprived of parental care. Adopted children live and are raised in a foster family until they reach the age of 18, and in case of studying at a vocational school or higher educational establishment of 1st–4th accreditation level, until the graduation.

Children are placed into a foster family on the basis of the agreement on placement of children for upbringing and for living together in a foster family, concluded between foster parents and the body that has taken the decision on foundation of a foster family. The decision as regards foundation of a foster family is taken by the head of a district (rayon) public administration or executive committee of a city council (rada).

Thus, in this case an employee shall grant a copy of the decision as regards foundation of the foster family and a copy of the respective agreement.

Foster parents are a couple or an unmarried individual, who have taken orphaned children and children deprived of parental care for uprbinging and for living together. Foster children live and are raised in a family-based foster home until they reach the age of 18, and in case of continuing to study at a vocational school or higher educational establishment of 1st–4th accreditation level, until the graduation.

To confirm their status and right to social leave, foster parents provide a copy of the decision as regards foundation of a family-based foster home, taken by a head of district public administration or a city council's executive committee, and the decision as regards sending the child to the family-based foster home, taken by an executive committee of a city or city district (where applicable) council, or by a

Дайджест #18 будинку сімейного типу, що ухвалюється головою районної державної адміністрації або виконкому міської ради, та рішення про направлення дитини до дитячого будинку сімейного типу, яке приймається виконавчим комітетом міської, районної у місті (у разі її створення) ради або районною, районною у містах Києві та Севастополі державною адміністрацією. Слід наголосити, що у випадку надання відповідної відпустки одному з прийомних батьків або одному з батьків-вихователів, слід вимагати довідку з місця роботи другого з подружжя про те, що він не використовує таку відпустку. Опіка (піклування) є особливою формою державної турботи про неповнолітніх дітей, що залишились без піклування батьків. Опіка (піклування) встановлюється для забезпечення виховання неповнолітніх дітей, які внаслідок смерті батьків, хвороби батьків або позбавлення їх батьківських прав чи з інших причин залишились без батьківського піклування, а також для захисту особистих і майнових прав та інтересів цих дітей. Опіка (піклування) встановлюється над дітьмисиротами і дітьми, позбавленими батьківського піклування, які не досягли чотирнадцяти років. Опіка (піклування) над дитиною встановлюється органом опіки та піклування, а також судом у окремих випадках, визначених законодавством. Тобто, документом, що підтверджує таку форму державної турботи є рішення про призначення особи опікуном (піклувальником), що його прийнято відповідним органом (державна адміністрація, виконавчий орган ради, суд). Реквізити рішення буде вказано у посвідченні опікуна (піклувальника). Опіка встановлюється над дитиною, яка не досягла 14 років. Якщо дитині від 14 до 18 років, установлюється не опіка, а піклування. Однак для надання додаткової відпустки не має значення – це опіка чи піклування. В обох випадках працівник матиме право на додаткові дні, які зможе присвятити дитині. Після досягнення підопічним 14 років опікун стає піклувальником автоматично, жодного спеціального рішення щодо цього не приймається.

81 district public administration, or by a city district public administration in the cities of Kyiv and Sevastopol.

It should be emphasized that in case the respective leave is granted to one of the adoptive or foster parents, an applicant shall provide a letter of confirmation from the other spouse's place of employment, confirming that this other spouse is not using such leave.

Guardianship (wardship) is a specific form of state care of minor children deprived of parental care. Guardianship (wardship) is set to ensure upbringing minor children deprived of parental care due to their parents' death, illness or termination of parental rights, as well as to protect personal and property rights and interests of such children.

Guardianship (wardship) is set in relation to orphans and children deprived of parental care that are below the age of 14. Guardianship (wardship) in relation to a child is set by a guardianship and wardship authority, as well as by court in certain cases as determined by the legislation.

Thus, the document confirming such form of public care is the decision on appointment of a guardian (custodian), taken by the respective body (public administration, executive body of the council, court). Details of the decision shall be shown in the guardian (custodian) certificate.

Guardianship is set in relation to a child aged under 14. If a child is between 14 and 18 years old, wardship and not guardianship is set in relation to it.

However, for the purpose of granting additional leave, it does not matter whether it is guardianship or wardship. In both cases an employee is entitled to additional days which he or she will be able to spend with a child.

After a child under care reaches the age of 14, a guardian automatically becomes a custodian, no special decision is taken with regard to this.

Temporary child placement is done by a public authority and a local authority, in particular, by an office of children's services, in case of establishing the fact of lack of parental care with regard to a child, until the decision is taken on the form of child placement.

Forms of placement for orphaned children and children deprived of parental care are adoption; establishment of guardianship or wardship;

82 Тимчасове влаштування дитини здійснюється органом державної влади та органом місцевого самоврядування, зокрема службою у справах дітей, у разі встановлення факту відсутності батьківського піклування щодо дитини до вирішення питання про форму влаштування дитини. Формами влаштування дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, є усиновлення; встановлення опіки, піклування; передача до прийомної сім'ї, дитячих будинків сімейного типу, до закладів для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування. Тобто, тимчасове влаштування дитини, яка залишилась без батьківського піклування, є тимчасовим засобом забезпечення її соціального захисту до прийняття відповідним органом рішення про форму влаштування дитини, і не може бути ототожнене з жодною з категорій, що дають право на додаткову соціальну відпустку. Проте, безвихідних ситуацій не буває. У разі нагальної потреби працівника у відпустці, йому можна запропонувати взяти відпустку без збереження заробітної плати за сімейними обставинами. Або ж, якщо такий працівник є відповідальним та цінним для компанії, роботодавець в праві піти на зустріч йому та відпустити на необхідний термін без нарахування заробітної плати, відобразивши його відсутність у табелі робочого часу як прогул. Такий прогул не буде мати для працівника дисциплінарних наслідків, адже притягнення до дисциплінарної відповідальності за прогул є правом роботодавця, а не обов’язком.

placement into a foster family, family-based foster homes, institutions for orphaned children and children deprived of parental care.

That is, temporary placement of a child deprived of parental care is a temporary means of ensuring its social protection until a decision is taken by an appropriate body with regard to the form of child placement, and this cannot be identified with any of the categories that are entitled to additional social leave.

However, there is no such thing as a deadlock situation. If an employee absolutely needs a leave, he or she can be offered an unpaid leave for family reasons. Alternatively, in case of a responsible employee valuable to a company, an employer can let this employee be absent for as long as needed, without payroll accounting, showing his/her absence in a time sheet as an unjustified absence. Such unjustified absence will carry no disciplinary consequences for the employee, as employers are entitled to take disciplinary actions against employees, but not obliged to do so.

YULIIA RUDENKO,

HR Consulting

ЮЛІЯ РУДЕНКО,

HR Консультант

2019

ЛИСТОПАД / NOVEMBER