SERVICES NUMÉRIQUES université Michel de Montaigne Bordeaux 3
BV002 Mettre à disposition des documents pour les étudiants personnels de l’université Le bureau virtuel vous permet de diffuser des documents à destination d’un groupe d’étudiants. Préparation : − créer un groupe et/ou rejoindre un groupe, ou utiliser un groupe institutionnel ; − créer des répertoires (facultatif) ; − déposer des documents ; − inviter des membres. Fonctionnement et notification : − déposer des documents ; − inviter des membres.
1. Créer un groupe En créant un groupe vous êtes automatiquement administrateur du groupe. Par défaut, seul l’administrateur du groupe peut placer, modifier ou supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers, documents, etc.), il peut toutefois accorder ces droits à certains ou tous les membres du groupe.
Lorsque vous créez votre groupe vous devez décider de son mode d’accès.
Trois possibilités s’offrent à vous : - soit vous invitez les étudiants par le biais de votre carnet d’adresses ; (cf. Fiche BV013) - soit vous créez un groupe « ouvert » et laisser alors aux étudiants la tâche de le rejoindre (attention : toute personne de l’université possédant un bureau virtuel peut alors rejoindre le groupe) ; (cf. fiche BV012) - soit vous demandez la création d’un groupe institutionnel (ce type de groupe peut être mis en place lorsqu’il s’agit de regrouper tous les étudiants d’une même étape d’Apogée). (cf. fiche BV014)
V1.0 27/08/2007
Page 1 sur 2
SERVICES NUMÉRIQUES université Michel de Montaigne Bordeaux 3
2. Déposer des documents Une fois le groupe créé, rendez vous dans votre outil documents et sélectionnez votre groupe d’appartenance.
Vous pouvez alors organiser vos dossiers et sous-dossiers, puis charger vos documents prêts à être diffusés:
Attention Par défaut, les étudiants peuvent télécharger les documents mis à disposition dans votre groupe, ils ne peuvent ni les modifier ni les supprimer.
3. Fonctionnement et notification À tout moment vous pouvez créer de nouveaux dossiers et déposer de nouveaux documents. Vous pouvez autoriser les étudiants à déposer des documents dans un dossier spécifique. Cliquez sur actions puis accès pour autoriser le dépôt de documents dans tel ou tel dossier.
Vous pouvez avertir les membres d’un groupe d’une modification et/ou de l’ajout d’un document en cliquant sur actions puis sur notification. Un courrier pré rédigé est envoyé à tous les membres du groupe.
V1.0 27/08/2007
Page 2 sur 2