1
2
INDICE
3
Investigación o
Antecedentes………………………………………………………………… 3
o
Objetivos/ preguntas……………………………………………………….. 5
o
Marco Referencial…………………………………………………………… 5
o
Metodología…………………………………………………………………... 6
o
Resultados……………………………………………………………………. 6
Contexto………………………………………………………... 7
Campaña o
Problema de RRPP ……………………………………………………… 8
o
Objetivo de Campaña…………………………………………………… 9
o
Públicos……………………………………………………………………. 9
o
Estrategias………………………………………………………………… 12
o
Tácticas……………………………………………………………………. 13
o
Evaluación………………………………………………………………… 18
o
Resultados………………………………………………………………… 18
Código de ética………………………………………………… 19
Anexos…………………………………………………………… 20
Resumen Ejecutivo ……………………………………………. 20
Antecedentes •
La Dirección General de Seguridad Pública fue inaugurada en el año del 2011 durante la administración de Victoria Labastida Aguirre.
•
El departamento de comunicación a lo largo de estos 3 años ha cambiado 3 veces de Subdirectora de Comunicación Social.
•
La misión es ser una administración comprometida con la ciudadanía que genere progreso, orden, confianza y oportunidades; a través de una amplia participación ciudadana, en un marco de legalidad, justicia y transparencia.
•
La visión: Ser una Dirección líder en prosperidad, incluyente y transparente, orientado a brindar mejores servicios a la ciudadanía que contribuyan para su desarrollo, equilibrando los niveles de bienestar y de calidad de vida de los ciudadanos del Municipio de San Luis Potosí. Los objetivos de calidad son los siguientes:
4
Mantener un 80% de cumplimiento de los indicadores mensuales establecidos en los trámites y servicios que integran la SGC.
Obtener el 89% de promedio mensual en la satisfacción de los clientes en las encuestas aplicadas del SGC
Mantener anualmente el Premio Nacional al Desarrollo Municipal, que otorga la Secretaría de Gobernación a través del INAFED, logrando el total de los indicadores en verde, en la operación del programa Agenda desde lo Local.
La política de calidad: Nuestro compromiso con la ciudadanía es: Proporcionar trámites y servicios de calidad, administrando los recursos en forma incluyente, eficiente y transparente, en apego al arco legal vigente y en continua mejora de los objetivos institucionales.
Los valores de la DGSPM son: Honor, lealtad, honradez. o
Honestidad:
Implica
realizar
nuestro
trabajo
con
integridad,
credibilidad, transparencia y sustentabilidad. o
Lealtad: Comprometidos con la institución y con la ciudadanía
o
Liderazgo:
Promovemos
procesos
de
comprometiéndonos y siendo proactivos.
5
cambio
y
desarrollo,
o
Responsabilidad: Respondiendo con habilidad a las funciones que se encomiendan. No eludimos ni olvidamos nuestras responsabilidades.
o
Transparencia: Trabajando bajo los conceptos de apertura a la información y comunicación.
o
Igualdad: Promovemos en trato respetuoso, cordial y equitativo, entre todos los integrantes de la Dirección de Seguridad Pública Municipal y hacia la ciudadanía. Basados en el respeto a las personas, independientemente de su puesto, sexo o edad y promoviendo la denuncia contra cualquier tipo de hostigamiento.
o
Generosidad: La generosidad comienza por la propia casa, con la familia; sigue con nuestros compañeros de trabajo y se extiende a la comunidad en que vivimos y mejorar así sus niveles de salud de educación y la ecología.
o
Diversidad: Acoger las diversas perspectivas de todas las personas, honrándolas con dignidad y con respeto.
Objetivo Conocer los roles y perfil de cada miembro de la Subdirección de Comunicación Social de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal (DGSPM) y su afectación en el trabajo diario. Pregunta de investigación
6
¿Cómo afectan los roles y perfiles en el trabajo diario de la Subdirección de Comunicación Social de la DGSPM? Hipótesis La deficiente asignación de roles de acuerdo a los perfiles, afecta de manera negativa en el trabajo diario de la Subdirección de Comunicación Social de la DGSPM.
Marco Referencial Rol Laboral: “…se puede definir como el conjunto de expectativas sobre las conductas esperadas de la persona que ocupa una determinada posición laboral, expectativas que tiene su origen en las personas que se relacionan o se ven afectadas por su conducta y sus decisiones, como por el propio ocupante y cuya función es prever coordinar y facilitar la interacción social, reduciendo la gran incertidumbre que suele acompañar a la conducta interpersonal.” (Alcover de la Hera, Moriano León, Osca Segovia, & Topa Canstiano, 2012) Perfil profesional: “expresa tanto las características pretendidas por el empleador, como las exigencias del mercado ocupacional en términos de los requisitos que definan conocimientos. Es la definición que reúne todos los requerimientos (ocupacionales, académicos, y de personalidad).” (Gill Guzman, 1994) Modelo de información pública: generación de contenido y se difunde analizando el entorno, solo se investiga la sensibilidad que hay en el entorno.
7
Modelo asimétrico bidireccional: en la práctica suele ser muy poco ético porque indagamos en las opciones del público directamente, se toman esas opiniones sin cambiar a la organización. Persuadiendo en las opiniones de las personas para hacerlos cambiar.
Metodología Observación participante.
Resultados Se realizó una investigación como observador no participante, mediante la cual, se percibió lo siguiente: La organización no cuenta con roles definidos. Los perfiles no definen funciones. Las funciones están claramente definidas La usencia de comunicación organizacional, produce fatiga y desorden
dentro del área Las acciones que se emprenden, son a decisión propia, y con poca
participación en equipo Al no existir roles definidos, todos hacen todo, pero no de la mejor forma,
aunado a que no se comunica dentro de la organización lo que cada miembro está emprendiendo.
8
Referencias Wikipedia. (14 de 06 de 2014). Wikipedia. Obtenido de La observación participante: http://es.wikipedia.org/wiki/Observaci%C3%B3n_participante Alcover de la Hera, C. M., Moriano León, J. A., Osca Segovia, A., & Topa Canstiano, G. (2012). Psicología del trabajo. Madrid: Universidad NAcional de Educación a Dsitancia. Gill Guzman, R. (1994). Figuras sobresalientes de la comunicación social. Caracas: Universidad Cátolica Ándres Bello. Rojas Soriano, R. (2002). Investigacion social: teoría y praxis. México, DF: Plaza y Valdés.
Contexto La Subdirección de Comunicación Social de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal de San Luis Potosí, cuenta con 4 auxiliares administrativos y 1 subdirectora. La finalidad de esta Subdirección, es la de proveer a los ciudadanos potosinos que residen dentro de la capital, toda aquella información preventiva tanto de seguridad, como de vialidad. Dentro de ésta, existen dos turnos. Para la realización de todo nuestro estudio se tomó solo en cuenta el turno vespertino. La división de tareas, no corresponde a un planteamiento organizacional, sino a un interés propio. Es decir, cada miembro toma el rol de trabajo que crea que es el más conveniente tomar. Por lo tanto, muchas veces se duplican tareas, o en el peor de los casos, se deja de lado objetivos importantes.
9
Se percibe un respeto o seguimiento total a la encargada de la subdirección, es decir, se reconoce su liderazgo. Las oficinas son amplias, y con espacio de trabajo para cada uno de los servidores públicos. A continuación se dejan imágenes que fueron tomadas dentro de la dirección, para que el lector perciba de manera más clara, la distribución del inmueble:
Campaña
Problema de RRPP
Los integrantes que conforman el departamento de Comunicación Social y RRPP de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal, identifican cuáles son las actividades que se llevan a cabo en un día laboral, pero no tienen claro la actividad qué a cada uno le corresponde realizar.
10
Objetivo
Mejorar la comunicación dentro de la Subdirección de Comunicación Social y RRPP de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal con el fin de establecer roles idóneos.
Públicos
Es importante conocer las características y habilidades de las personas que van a conformar parte de cada uno de los puestos de la empresa.
Perfiles
Esaú
Genero: Masculino Escolaridad: Lic. En Ciencias de la Comunicación Edad: 29 años. Habilidades: Hablar en público, redactar, monitorear, buena ortografía. Experiencia: Trabajó en el H. Ayuntamiento de San Luis Potosí durante 2 años, participó en la campaña de Mario García Valdez. Locutor de la 95:3 Áreas de Oportunidad: Realización de boletines y monitoreo. Imagen Física: Tés morena, alto, robusto, siempre viste informal, suele llevar ropa deportiva. No viste formal aunque la ocasión lo amerite. Nivel socioeconómico: Medio.
11
Orlando
Genero: Masculino Edad: 35 años. Habilidades: Monitorear Experiencia: Trabajó en el H. Ayuntamiento de San Luis Potosí durante 1 año en el área de Comunicación Social y en la CFE. Áreas de Oportunidad: monitoreo, fotógrafo. Imagen Física: Tés blanca, estatura baja, viste casual la mayoría del tiempo. Nivel socioeconómico: Medio.
Leslie:
Edad: 22 años. Habilidades: Redacción, fotografía, video, edición, community manager. Experiencia: Trabajó en el H. Ayuntamiento de San Luis Potosí durante medio año en el área de Comunicación Social y Redes Sociales, durante 1 año se desempeñó en el área de Comunicación Social en el SEER Áreas de Oportunidad: monitoreo, fotografía, diseño, community manager, facilidad de palabra. Imagen Física: Tés morena clara, estatura media, viste casual la mayoría del tiempo. Cuando la ocasión lo amerita, ella viste formal.
12
Mayela:
Edad: 23 años. Habilidades: fotografía, video, edición, community manager. Hablar en público, maestra de ceremonias, redacción, habilidades orales y de comunicación. Buena ortografía. Experiencia: Community manager en el H. Ayuntamiento de San Luis Potosí. • Trabajó durante un año en el Instituto Potosino de la Juventud en el departamento de Comunicación Social. • Fotógrafa en El dorado, Los toneles, Sanmy, Yogo, Fundidora, Wine Cru, Azul Marino, Cielo Tinto, Cappero, Plaza Cittadela, Terracosta, Gaucho Argentino, Cappero, Bistro 1929, El rinconcillo. Áreas de Oportunidad: monitoreo, fotografía, community manager, maestra de ceremonias, redactora, video y edición. Imagen Física: Tés morena clara, estatura alta, viste casual la mayoría del tiempo. Cuando la ocasión lo amerita, ella viste formal.
13
Estrategias
De acuerdo a los resultados obtenidos en las encuentras, se ha hecho un análisis de las necesidades que tiene la organización y pudimos darnos cuenta que lo ideal es realizar una estrategia en la que se obtenga como resultado una mejora dentro del Dpto. de Subdirección de Comunicación Social de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal y por ende dentro de la organización. Como antes lo mencionamos, se busca que cada quien responda a sus actividades analizando antes sus perfiles. Para esto, nos basamos en el modelo de información pública a través del cual se
difundirá la información de los perfiles y los campos de
desarrollo al que mas se podría enfocar, para esto se realizará una junta en la que se haga mención del problema que se esta suscitando dentro del departamento y se informará que este esta afectando tanto la eficiencia del departamento como en
14
el publico que acude a las instalaciones; se
mostrará
esta distribución de las tareas en una especie de
mural
como el que se encuentra en la imagen de la
parte
superior, en el que se podrán ver asignadas las tareas que se cada quien puede realizar de acuerdo
posibles a
su
perfil,
tomando en cuenta habilidades y capacidades de cada uno de los trabajadores.; esto basándonos ya en el modelo asimétrico bidireccional, en el que se persuadirá a los trabajadores para llegar a acuerdos en el que tanto ellos logren un mejor rendimiento en sus labores y la organización no tenga la necesidad de reestructurar el departamento.
15
Tácticas
Las tácticas de RRPP que se utilizarán para la realización de estas estrategia serán las siguientes:
1. LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL CON UN FIN DE RRP Cada vez que hablamos de las relaciones públicas, creemos que es una relación meramente externa, sin embargo, no lo es siempre así. También pueden hacerse relaciones públicas al interior, como lo emprendimos (un grupo de amigos y yo) al interior de una subdirección del gobierno municipal. La investigación consistió en conocer las entrañas de esta área, es decir, contamos con un observador participante y encuestas, estas metodologías nos permitieron ver a ciencia cierta, lo que se sucedía dentro de la área. Una vez que tuvimos los resultados, verificamos, que sí, nuestra hipótesis era correcta: la mala organización dentro del área, estaba provocando una comunicación deficiente en el departamento. Entonces planificamos la campaña. A grandes rasgos, la campaña consistió en mostrar a cada quien su rol dentro de la organización, y su rol, de acuerdo a su perfil, aunado a procesos de comunicación eficientes y transparentes. Así que para hacer una campaña de RRPP, necesitamos, una investigación, los resultados de ésta, y una campaña que mitigue las deficientes. ¿Simple?
2.- NOTA INFOMATIVA La nota informativa es un escrito que permite informar a los lectores acerca de algún suceso que sea de interés público, es decir; que pueda interesarle a
16
cualquier persona, en este caso, a los empleados del departamento de Departamento de Comunicación Social y Relaciones Públicas del DGSPM SLP. Por ejemplo: El encargado de dpto. de CS y RRPP, María de la Paz Ramírez Barba, dio a conocer que se aplicarán nuevas políticas, las cuales mejorarán el desempeño de los empleados en dicho depto. Las nuevas políticas son: • Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético. • Habrá sanciones por faltas injustificadas. -
Una falta; Amonestación.
-
Dos faltas; Suspensión por un día sin goce de sueldo.
-
Tres faltas; suspensión por tres días sin goce de sueldo.
-
Cuatro faltas; Rescisión de contrato.
• No se permitirá el consumo de ningún alimento dentro del dpto. durante las horas de trabajo (8:00-15:00). Se aplicará sanción a quien no cumpla con estas políticas a partir del 23 de junio de 2014.
3.- BOLETÍN INTERNO
17
SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y RRPP BOLETÍN INFORMATIVO INTERNO MIÉRCOLES 18 DE JUNIO DEL 2014
La subdirección de Comunicación Social y RRPP, implementará nuevas estrategias
con el objetivo de tener una mejor comunicación dentro del
departamento. Las estrategia se empezarán el mes de Julio del año en curso, esto para dar oportunidad a todos los integrantes a que se desarrollen dentro del área que les corresponde. Las estrategias fueron realizadas por al empres MMAKE SOLUTIONS, empresa encargada en hacer investigaciones de comunicación y organización dentro de una empresas, son ellos mismo quienes aplicarán las estrategias a los integrantes de este departamento. La finalidad de esta nueva implementación de trabajo es tener un mejor equipo de trabajo y por ende el trabajo sea más efectivo, en menos tiempo y siempre tener una muy buena organización. La empresa MMAKE SOLITIONS, tendrá acceso a la información que se crea dentro de este departamento para hacer un monitoreo antes y después de implementar dichas estrategias. Siempre esperando contar con su participación de manera positiva y con ánimo como hasta ahora se ha venido haciendo dentro de la Subdirección de 18
Comunicación Social y Relaciones Públicas.
4.- ENTREVISTAS PERSONALES INTERNAS: Dentro de la empresa de deben de establecer medios de comunicación ascendentes y descendentes. La comunicación ascendente, tiene como fin conocer los problemas del personal, mientras que la comunicación descendente, tiene como fin informar al personal sobre los planes y objetivos de la organización. Las entrevistas personales son una buena herramienta para establecer este tipo de comunicación y lograr ambos. Se debe implementar la política de que los directivos realicen entrevistas con el personal a fin de solucionar los problemas que éstos expresen para mejorar su área de trabajo. En este caso con el personal del Dpto. de Subdirección de Comunicación Social de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal con el fin de
tener un contacto constante con el área y conocer como se están
adaptando a sus roles dentro del departamento y como esta fluyendo la comunicación dentro del mismo. Consideramos importante la realización de estas entrevistas empezando cada quince días una vez implementada la estrategia de RRPP; después de 3 meses seria recomendable continuar con estas entrevistas mensualmente pero ya con todo el personal del dpto. para continuar resolviendo inconformidades que puedan llegar a surgir y sobre todo para no perder la constante comunicación con el departamento para que también la dirección pueda
19
estar manteniendo informados a los trabajares del funcionamiento o cambios dentro de la organización, etc., Porque si los integrantes del área responden satisfactoriamente a sus actividades lo mas seguro es que esto se proyecte de manera positiva en los servicios que proporcione la organización.
Evaluación
Para poder evaluar si la estrategia que empleamos funcionó de manera positiva se realizará una comparación de cuánto trabajo se realizó antes y después de emplear la estrategia. Es decir, cuántos boletines, cuántas publicaciones, cuántos videos y fotografías se editaron y cuánto tiempo se empleo en hacer esto, si realmente la estrategia que se pensó ayuda a reducir tiempos y hace más efectivo el departamento. La evaluación consistirá en hacer un monitoreo de las actividades que se realizarán, empleando la información que se recopila en el departamento de los registros de actividades que se realizan. Hacer una comparación de un mes, en dónde se verán reflejadas las actividades realizadas durante el mes dónde se aplicó la estrategia y uno donde todavía no se había aplicado ninguna estrategia.
20
Resultados
Conforme a las tácticas que se implementaron para la mejora de la organización dentro del departamento de Dpto. de Subdirección de Comunicación Social de la Dirección General de Seguridad Pública Municipal pudimos darnos cuenta de una gran mejora dentro de la comunicación y organización del departamento y por ende una mayor eficiencia por parte de los integrantes del área, esto debido a que se están implementando tanto las tácticas como las estrategias que se sugirieron. Las mejoras se vieron reflejadas en: El servicio otorgado por la organización; ahora es mucho mas rápido y eficiente. Reducción en tiempos de trabajo y mejor distribución de las actividades Existen menos sobrecargas de actividades para algunos y tiempo muerto para otros. Hay un mejor flujo de comunicación directivos- personal. Hay menos margen de error en las actividades a realizar. Se ve reflejada una mayor eficiencia dentro del departamento. Mas interacción con otras áreas afines y mas apoyo entre los integrantes.
Gracias a esto podemos darnos cuenta de lo importante que es la comunicación constante de los directivos con el resto del personal y que cada quien este en el rol que le corresponda de acuerdo a sus habilidades y conocimientos, esto siempre dará un mejor rendimiento por parte del personal.
21
Se presento un video realizado por los integrantes de la Agencia de Relaciones Públicas ``MMAKE Solutions´´, para mostrar el resultado que se esperaba obtener con la implementación de estas estrategias y como mejoraría el departamento con si se aplicaran.
Código de Ética
1. Ser responsables de todos los actos que como empresa emitamos, realicemos o aceptemos.
2. Transparentar todos los procesos de contratación de servicios. 3. Ofrecer lo más altos estándares de calidad, apegándonos en todo momento a las necesidades del cliente.
4. No se aceptan dadivas a cambio de realizar nuestra labor. 5. Respetar las leyes y reglamentos que los tres órdenes de gobierno emitan para la regulación de nuestros servicios.
Anexos Anexo 1: Cronograma
22
Anexo 2: Curriculum Anexo 3: Encuesta y Resultados Anexo 4: Vídeo
Resumen Ejecutivo La investigación que realizamos en torno a la problemática dentro del departamento de Relaciones Públicas y Comunicación Social, surgió a partir de la falta de organización que se tenía dentro de la estructura, de la cual nos pudimos dar cuenta que el departamento no tenía una buena distribución de las actividades que se llevaban a cabo dentro del departamento, lo que provocaba poca eficiencia por parte de los trabajadores y sobrecarga de trabajo para otros. Por lo anterior se determinaron una serie de estrategias, la primera partiendo del Modelo de información pública, en dónde se realizó primero un análisis del entorno y la problemática,. con este modelo lo que se busco fue que los trabajadores se adaptaran a sus puestos de acuerdo a sus perfiles, sin modificar la estructura ya existente de la organización y a partir de la información obtenida persuadir a que los trabajadores a que funcionen para los intereses de la organización. Esto partiendo ya del modelo Asimétrico bidireccional.
23
Para esto hicimos uso de una metodología cuantitativa por medio encuestas, con el objetivo de recopilar datos por medio de un cuestionario que previamente diseñamos basándonos especialmente en nuestro objetivo, sin modificar nuestro espacio de trabajo ni alterando el lugar dónde se iban a realizar, esto para que las respuestas fueran lo más cercano a la realidad y el personal no se sintiera presionado y hubiera posibles conflictos para que fueran contestadas. Utilizamos el tipo descriptivo de encuestas, es decir, buscábamos que las respuestas reflejaran la realidad de lo que sucedía en el momento, poder descubrir en qué situación se encontraba el departamento al momento de realizar el cuestionario. Las preguntas se realizaron cerradas con el objetivo de poder cuantificar de manera precisa los resultados. Las ventajas que pudimos notar al aplicar este tipo de herramientas fueron que son de bajo costo, conseguimos información exacta, y es mucho más rápido obtener información. Los resultados que se obtuvieron en las encuestas fue que no existía una organización al realizar las tareas diarias dentro del departamento, por esta razón se tomó la decisión de que lo ideal era realizar una junta para llegar a un acuerdo, en la junta se expusieron los perfiles de los trabajadores del departamento y sus posibles áreas de oportunidad, para que tampoco se vieran forzados a cambiar su puesto actual, sino que de acuerdo a los resultados el personal se diera cuenta que al estar en el área donde pudieran desarrollar sus habilidades podrían tener un mejor desempeño laboral y menos carga de trabajo así como desempeñarse mejor, y por ende el trabajo sería más eficiente. 24
Para realizar los cambios que se iban a dar en la Subdirección de Comunicación Social y RRPP, se llevaron a cabo tácticas para que el cambio se fuera dando poco a poco con todos los miembros del departamento y que estos fueran entrando en la dinámica. Se difundirán boletines internos en los que se informará del problema,, buscando llegar a los trabajadores e influirlos para generar compromiso hacia la organización creando participación de los mismos y promoviendo la colaboración de todos. No dejando de lado nuestro objetivo principal; que el trabajo realizado sea el más eficiente, logrando que cada miembro del departamento desempeñe un rol específico, esto para que haya mayor y mejor actividad y por ende mejores resultados. Como resultado se obtuvo un mejor rendimiento en las labores diarias de los integrantes del departamento y los trabajos que ahora desempeñan se hicieron cuidadosamente y con el tiempo que se requería, esto origino que las desempeñaran correctamente. También se buscaba que no se tuvieran que descuidar sus actividades por abarcar otras que ni siquiera les correspondían. Además se logro establecer una mejor comunicación del personal con los directivos ayudando a que el departamento se mantuviera controlado y sin problemas de organización y mantener al departamento informado de los acontecimientos y problemas que se llegaran a suscitar en la organización.
25