GUIA DE APRENDIZAJE F08-63-004/10-10
Versión 4 Modelo de Mejora Continua
Proceso: Ejecución de la Formación Procedimiento: Desarrollo Curricular
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE Código de la Guía: (01)
Fecha de Inicio de la actividad: 17/09/2012 Regional: Centro de formación: QUINDIO COMERCIO Y TURISMO Programa de Formación: Organización de archivos Código: N/A Versión: 1 Ficha SOFIA : N/A Nombre del Proyecto: N/A Fase del Proyecto. N/A
Duración: N/A Duración: N/A
Nombre de la Actividad del Proyecto: N/A Nombre de la Actividad de Aprendizaje: Identificación, conceptos e importancias de los archivos y documentos
Duración en horas: 10 Fecha inicio: 17/09/2012 Fecha Terminación: a 23/09/2012
Equipo Ejecutor de la Actividad: Ana Edilia Castaño Ramírez Resultados de Aprendizaje: Identificar en la estructura orgánica funcional de la entidad las unidades administrativas, su relación con los procesos de clasificación documental. Competencias: Organizar archivos de gestión de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas institucionales. 2. INTRODUCCIÓN La organización de archivos consiste en el proceso técnico y físico de cualquier material, sin importar el soporte en el que se encuentre. Dentro de la organización de archivos, hay varios procesos que son importantes, como son la clasificación, la ordenación y la descripción. Si no se da seguimiento a cada uno de los procesos que hay dentro de la metodología y los principios archivísticos, que se deben utilizar para la organización de los archivos, no se obtienen los mismos resultados; por tal razón, 3. CONOCIMIENTOS PREVIOS debemos respetar las metodologías y los principios archivísticos en cada uno de los procesos, poder llegar a la organización de los archivos. Conocer para la estructura organizacional de la empresa. 4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS Pagina 1 de 3
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Actividad 1 Identificar en la estructura orgánico- funcional de la entidad, las unidades administrativas, su relación con los procesos de clasificación documental. # Horas: 10 Descripción de la actividad: Leer la cartilla de clasificación del archivo general de la nación, e identificar y establecer las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánicofuncional de la entidad de aguas claras En un documento de Word, inserte una tablas donde se evidencie el nombre del fondo documental, las secciones documentales y al frente de cada una con sus respectivas subsecciones documentales, deberá guiarse con base al organigrama de la empresa aguas claras.
5. EVIDENCIAS Y EVALUACIÓN Tipo de evidencia Conocimiento
Descripción de la evidencia:
Evaluación sobre organización de archivos.
Identificación de las agrupaciones documentales, que se dan en el proceso de clasificación.
Operaciones de clasificación, ordenación y descripción del proceso de organización de archivos.
Desempeño
Producto Forma de entrega:
Criterios de Evaluación:
Carpeta con las evidencias de las operaciones de clasificación, ordenación y descripción del proceso de organización de archivos.
Identifica la estructura orgánico funcional, para la clasificación documental. Utiliza sistema de clasificación según necesidad de la empresa. Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental de acuerdo con la estructura orgánico funcional y las tablas de retención documental. Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la organización y elabora el cuadro de organización documental.
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Técnicas e Instrumentos de Evaluación:
Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales.
Técnica: (Taller, Formulación de preguntas, Análisis de casos, Formulación de Problemas)
Instrumento: (Cuestionario)
5. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MEDIOS Y RECURSOS DIDÁCTICOS REQUERIDOS PARA LA ACTIVIDAD:
Ambientes virtuales de aprendizaje
6.
GLOSARIO (Español e Ingles)
ARCHIVO DE GESTIÓN: aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo a la estructura orgánico – funcional de la entidad. EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. ORDENACIÓN DOCUMENTAL: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. SECCIÓN: es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generados en razón de esa subdivisión orgánico – funcional. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple.(Véase: Pieza Documental). SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS Pagina 3 de 3
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7. MATERIAL DE CONSULTA (BIBLIOGRAFIA y WEBGRAFIA)
Organización de documentos. Disponible en: http://organizaciondocumentos.blogspot.com/
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación Documental, Bogotá, D.C., 2001.
Elaborada por: Ana Edilia Castaño Ramírez
Fecha
Ajustada por:
Fecha
Aprobada por:
Fecha
15
09
2012
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