Italy docet – Rodolfo Musco

Raziocinio ed emozioni

Lo sappiamo, ciascuno di noi filtra spontaneamente attraverso i sentimenti tutti i messaggi che riceve. Un esempio? Per rafforzare la comunicazione usiamo, per esempio, delle similitudini che evocano in chi ascolta sensazioni speciali (“bianca come la neve”) oppure moduliamo la voce in tonalità differenti (in quanti modi possiamo dire “no”, e quanti significati diversi può assumere lo stesso monosillabo in funzione del modo in cui lo pronunciamo?). Gran parte di questo personalissimo processo di incasellamento delle notizie si svolge a livello subconscio, automaticamente. Questo rende difficile schematizzare i rapporti stimolo-risposta. Ma i professionisti di convegni non devo scoraggiarsi, anzi devono inquadrare i naturali processi interiori tra gli elementi che legittimano la professione, in contrapposizione all’improvvisazione e alla despecializzazione. Chi è specializzato nella progettazione e nella realizzazione di convegni sa che più sensi si stimolano meglio si comunica. Purtroppo la comunicazione a distanza pare limitarsi alla vista (testi e immagini). Ma possiamo stimolare anche altri sensi, come l’udito, il tatto, l’olfatto e il gusto. Faccio alcuni esempi: la cena di inaugurazione di un convegno era stata organizzata con il tema “La notte dei gelsomini”. In uno dei messaggi inviati per posta prima dell’evento, fu inclusa una ciocchetta di gelsomini per anticipare il piacere della sensazione odorosa che i partecipanti avrebbero avuto durante la cena che si sarebbe svolta nel giardino di un hotel di Marrakech. Durante il viaggio d’ispezione per un viaggio d’incentivazione in Sudafrica furono registrati i suoni della savana e furono scattate 36 bellissime foto degli animali a cui si riferivano. Tutto fu inviato un mese prima del convegno a coloro che vi avrebbero partecipato, e il processo di incentivazione cominciò molto prima della partenza. Ricordo con emozione che cosa accadde al termine di un convegno formativo promosso da una società di oculistica e alla cui organizzazione fui delegato. Si svolse in Thailandia, e al ritorno tutti i 180 partecipanti vollero ringraziarmi per le emozioni che avevo prodotto in loro con otto brevi messaggi settimanali prima della partenza e con segmenti di programmi sociali svolti in villaggi thailandesi con la partecipazione di abitanti locali. Valutarono quella un’esperienza ben più emotiva rispetto alle funzioni svolte nell’albergo a cinque stelle della zona piena di edifici tutti progettati e costruiti come sedi congressuali. Un altro episodio esemplare: fui incaricato di organizzare e gestire in Danimarca un “advisory board” meeting, tipologia di convegno che si svolge con un numero limitato di specialisti invitati a consigliare modalità di presentazione di un nuovo farmaco nei cinque continenti. Sono i convegni a più alto costo per partecipante. Considerando il fattore umano, chiesi e ottenni l’autorizzazione di far partecipare gli importantissimi ospiti a una… gara da svolgere al termine della cena in un elegante ristorante vicino al castello di Kronborg, la residenza di Amleto. Suddivisi i 15 ospiti in tre gruppi e li invitai a preparare una performance per recitare in due minuti un discorso che contenesse il famoso quesito che Shakespeare formulò in quella città: “To be, or not to be?”. A ciascun gruppo consegnai rotoli di fodere per abiti, rotoli di grossi fili di lana e grossi aghi. Era previsto un tour il pomeriggio, ma tutti preferirono preparare gli “abiti” per la performance. Risultato? Quei professionisti a distanza di anni continuano a scambiarsi esperienze e rapporti professionali per la pura amicizia generata durante quella divertente esperienza. L’importanza che la comunicazione pre-evento contenga elementi “umani” è documentata dalle analisi del Roi (Return on Investment). Essa genera emozioni, predispone i partecipanti a dialoghi interpersonali e alla convinzione che il convegno sarà un ottimo investimento di tempo e di attenzioni.

Uno dei principi della comunicazione sottolinea che noi comunichiamo fatti e sentimenti. Se comunichiamo soltanto fatti, i contenuti del messaggio non si sedimentano in chi ascolta, ed “evaporano” dopo poco tempo

RODOLFO MUSCO pubblicista e meeting architect certificato Cmp, Cmm, Cme-it musco@motivationandevents.com